SIASATAN

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

Halaman: 1 / 9

BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI

No. Semakan: 03

Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN

No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

1.0 TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengendalian siasatan dalaman yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan. 2.0 SKOP Skop arahan kerja ini merangkumi semua tindakan yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan dan laporan yang dimajukan oleh unit-unit lain di dalam Bahagian Keselamatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 -

UPM/OPR/BKU/AK04/BRG-KES UPM/OPR/BKU/AT01/SOP

Manual Kualiti Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia Kanun Acara Jenayah Akta 953 (semua pindaan hingga April 2006) Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes Arahan Tetap Operasi (S.O.P)

4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : BHEP PGH KB PK PPK Ketua PTJ PP Pelanggan / Pengadu

-

JKPAU ADU PYB

-

Bahagian Hal Ehwal Pelajar Pengarah Ketua Bahagian Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Dekan/Ketua Bahagian/Pengetua/Ketua Jabatan Pegawai Penyiasat Pegawai, pelajar, orang awam dan unit-unit dalam Bahagian Keselamatan Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti Audit Dalam Universiti Pegawai Yang Bertanggungjawab


Halaman: 2 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

5.0 TANGGUNGJAWAB PGH, KB, PK, PPK, PP, Pelanggan / Pengadu, JKPAU, ADU dan PYB yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan arahan kerja Pengendalian Siasatan Dalaman ini dilaksanakan.


Halaman: 3 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

6.0 CARTA ALIR Mula

7.1

Terima Laporan

7.2

Laksanakan Siasatan Awal

7.3

Kenalpasti Kes

7.4

Tidak Pasti? 7.5 Ya

Majukan Laporan kepada PP

7.6

Laksanakan Siasatan Lanjut

7.7

Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK

7.8

Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK

7.9

Pasti?

7.10

Ya

Pelajar

7.11

Staf

7.12

BHEP

7.13

Pendaftar/JKPAU/ADU/KJ

7.14

Rekod

7.17

Tamat 7.18

Tindakan

7.15

Polis

7.16

7.0


Halaman: 4 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

PROSES TERPERINCI Tindakan

7.1

Mula

7.2

Terima Laporan 7.2.1 Menerima laporan kejadian daripada pelanggan atau arahan daripada PGH / KB / PK / PPK dalam bentuk lisan atau secara bertulis untuk membuat siasatan .

7.3

Tanggungjawab

PP

Laksanakan Siasatan Awal 7.3.1 Pergi ke tempat kejadian, mengambil catatan, mendapatkan maklumat, mendapatkan barang bukti sekiranya ada, mengenalpasti kesan-kesan kejadian, membuat lakaran tempat kejadian dan merakamkan gambar di tempat kejadian.

PP

7.3.2 Sekiranya barang bukti dapat ditemui di tempat kejadian Anggota perlu mengisi butir-butir barang kes ke dalam Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES).

PP

Sila Rujuk - Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes (UPM/OPR/BKU/AK04/BRG- KES). 7.3.3 Dapatkan maklumat daripada saksi-saksi dan orang yang disyaki. 7.4

Kenalpasti Kes 7.4.1

7.5

PP

Satu laporan lengkap menggunakan Borang Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / PPK untuk dikenalpasti samada kes perlu dibuat siasatan Lanjut.

PP

Pasti ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6. 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.17.

PGH / KB / PK / PPK

7.6


Halaman: 5 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

Majukan Laporan kepada PP 7.6.1 Laporan kejadian dimajukan untuk melaksanakan siasatan lanjut.

7.7

Laksanakan Siasatan Lanjut 7.7.1 Menerima laporan kejadian dan arahan daripada PGH/KB/PK/PPK untuk melaksanakan siasatan.

PP

7.7.2 Buka fail kes (kertas siasatan).

PP

7.7.3 Sediakan Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN) (jika perlu) dan siasatan lanjut akan dijalankan.

PP

7.7.4 Mengambil keterangan daripada saksi dengan menggunakan Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA). Selepas selesai keterangan diambil baca semula keterangan yang diambil tadi kepada saksi dan minta saksi menandatangani Borang Penyataan.

PP

7.7.5 Jika orang yang disyaki/suspek dikenalpasti, dikehendaki membuat soal siasat. Jika orang yang disyaki/suspek mengakui kesalahannya, dikehendaki mengisi Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN) dan menandatangani Borang Pengakuan. 7.6.6 Sediakan laporan hasil siasatan. 7.8

PP

PP

Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK 7.8.1 Kertas siasatan akan dimajukan kepada PGH/KB/PK/PPK.

7.9

PGH / KB / PK / PPK

PP

Kenalpasti Kes 7.9.1 Satu laporan lengkap menggunakan Borang Hasil Siasatan (OPR/BKU/BR04/SIASAT) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / PPK untuk dikenalpasti kes samada lapor kepada HEP / Pendaftar / Ketua Jabatan / Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti / Audit Dalam Universiti.

PGH / KB / PK / PPK

7.10


Halaman: 6 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

Pasti ? 7.10.1 Jika ya melibatkan Pelajar, ikut langkah 7.11.

PGH / KB / PK / PPK

7.10.2 Jika ya melibatkan Staf, ikut langkah 7.12. 7.11

Pelajar 7.11.1 Kes yang melibatkan Pelajar hendaklah dilaporkan kepada BHEP.

7.12

Staf 7.12.1 Kes melibatkan staf hendaklah dilaporkan kepada Pendaftar / Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ.

7.13

PGH / KB / PK / PPK

Lapor kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ 7.14.1 Kes yang melibatkan staf, PGH / KB / PK / PPK akan memajukan laporan hasil siasatan kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ.

7.15

PGH / KB / PK / PPK

Lapor kepada BHEP 7.13.1 Kes yang melibatkan Pelajar, PGH / KB / PK / PPK akan memajukan laporan hasil siasatan kepada BHEP untuk tindakan selanjutnya.

7.14

PGH / KB / PK / PPK

PGH / KB / PK / PPK

Tindakan 7.15.1 Kes akan direkodkan

PP

7.15.2 Kes yang memerlukan tindakan Polis hendaklah mendapatkan kelulusan PGH / KB / PK / PPK. 7.16

Lapor kepada Polis 7.16.1 Kes dilaporkan kepada pihak Polis untuk tindakan selanjutnya.

PP

7.17


Halaman: 7 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

Rekod 7.17.1 Kertas siasatan hendaklah direkodkan dan disimpan di dalam Kabinet Fail Unit Siasatan.

7.18

7.17.2 Bagi kes dimana tidak dibuka Kertas Siasatan, Laporan Kejadian dan laporan siasatan awal disimpan di dalam fail Laporan Kejadian di Bilik Dokumen dan Rekod. Tamat

PP

PT (PO)

8.0


Halaman: 8 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02

REKOD KUALITI

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

1

UPM/BKU/LAPORAN KEJADIAN

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

PT (PO)

PYB

LAPORAN KEJADIAN Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Borang Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL)

2

Tarikh: 30/04/2013

UPM/BKU/SIASAT/KES--/--

Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Dokumen dan Rekod

Kuasa Melupus PGH

Kekal

PP

PYB

Kabinet Fail Unit Siasatan

PGH

KERTAS SIASATAN Kekal

Borang Hasil Siasatan (OPR/BKU/BR04/SIASAT) Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Borang Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA) Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN) Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN) Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES)

3

Buku Laporan Tugas Harian

PP

PYB

Kabinet Fail Unit Siasatan 3 tahun

PGH

9.0


Halaman: 9 / 9


No. Semakan: 03


No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

PGH

WP

03/01/2011

02

01

4 & 11/2011

Mesyuarat Pengurusan BKU bil 2/2011 & 3/2011

PGH

WP

08/08/2011

02

02

6/2012

Mesyuarat Pengurusan BKU bil 4/2011

PGH

WP

30/01/2012

02

03

8/2013

MSKP Bil 1/2013

PGH

WP

30/04/2013

SIASATAN

Recommend Documents