PERANGKAT RPP SMK
MENANGANI SURAT/DOKUMEN KANTOR KELAS XI / SEMESTER I
Standar Kompetensi
: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Penyusun: Ria Rikawati
(120412423480)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2014 1
KATA PENGANTAR
Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran untuk melaksanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran di SMK Ulil Albab pada kelas XI/1. Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini dibuat sebagai acuan bagi para guru untuk melakukan pembelajaran selama kurun waktu 1 (satu) semester, sehingga para peserta didik dapat memperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial. Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter. Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial. Mudah-mudahan Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini dapat memberikan kemudahan bagi calon guru atau guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, 23 April 2014 i
Daftar Isi
halaman Kata Pengantar
i
Daftar Isi
ii
Silabus
1
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran
3
LK-1:
9
LK-2:
12
LK-3:
19
LP-1: Penilaian Produk
25
LP-2: Asesmen Kinerja Proses
30
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor
31
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
32
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial
33
ii
SILABUS Nama Sekolah
: SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran
: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kelas/Semester
: XI / I (Satu)
Kompetensi Keahlian
: Administrasi Perkantoran
Standar Kompetensi
: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kode kompetensi
: 118
Alokasi Waktu
: 4x45’
Materi Pembelajaran Mengidentifikasi
Kegiatan Pembelajaran 1. Siswa
Penilaian Indikator Pencapaian Kompetensi
kantor
membedakan antar
mengenai pola kegiatan
(Indikator:
pola di dalam
administrasi
administrasi
administrasi.
Contoh
Instrumen
Instrumen
Waktu 4x45’
menguraikan dan
kegiatan
Alokasi
Bentuk
Produk
surat/dokumen
1. Pola kegiatan
Teknik
1. Pengenalan dan pemahaman
2. Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar
Tes
Tes Tulis
LP-1: Produk
Sumber Belajar
1. LK 1 : Macammacam pola kegiatan administrasi. 2. LK 2 : Surat menyurat bisnis modern penerbit: Pustaka Setia
1
2. perlengkapan
2. Siswa
3. Pemahaman mengenai
3. LK 3 : Menerima
dalam
menguraikan
peralatan yang akan
surat masuk atau
penanganan
perlengkapan
digunakan dalam
keluar dengan
surat)
dalam penanganan
penerimaan surat masuk
menggunakan
surat.
atau surat keluar
peralatan yang
3. Siswa mencari
Proses
benar.
tahu tentang hal-
Melaksanakan praktek penanganan
Tes
Asesmen
4. Surat menyurat
hal yang harus
surat masuk maupun surat keluar
Kinerja
LP-2:
bisnis modern
diketahui dalam
sesuai dengan prosedur dalam
Proses
Proses
penerbit: Pustaka
penanganan surat
penanganan surat.
Setia
masuk dan keluar.
5. Modul menangani surat masuk da keluar Psikomotor
Assesmen
LP-3:
Melakukan penanganan surat
Kinerja
Psikomotor
menggunakan peralatan yang
Psikomotor
benar.
Tes
(mail handling) penerbit: erlangga 6. Sumber lain yang relevan (internet).
2
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) Satuan Pendidikan
: SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran
: Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester
: Kelas XI / Semester 1
Materi Pembelajaran
: Mengidentifikasi surat/dokumen kantor
Alokasi Waktu
: 2 x 45 menit
I. Standar Kompetensi II. Kompetensi Dasar
: Menangani Surat/Dokumen Kantor : Mengidentifikasi surat/dokumen kantor
III. Indikator A. Kognitif 1.
Produk: a. Pengenalan dan pemahaman mengenai pola kegiatan administrasi b. penanganan surat sesuai dengan peralatannya c. Pemahaman mengenai peralatan yang akan digunakan dalam penanganan surat
2.
Proses: Melaksanakan praktek penanganan surat masuk maupun surat keluar sesuai dengan prosedur dalam penanganan surat: a. Mengoperasikan peralatan penanganan surat b. Memahami tata-cara penanganan surat dengan baik c. Menggunakan tata-cara penanganan surat dengan baik
B. Psikomotor Mengoperasikan peralatan penanganan surat sesuai dengan fungsinya secara benar C. Afektif 1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi: a. Ketelitian b. Kesabaran c. Keuletan 2. Keterampilan sosial: a. Keramahan dalam melayani pelanggan b. Kinerja yang baik c. Menyumbang ide atau pendapat
3
IV. Tujuan Pembelajaran A. Kognitif 1. Produk: a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan pola kegiatan administrasi dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan penanganan dalam pengelolaan surat c. Secara mandiri siswa dapat menjelaskan peralatan yang akan digunakan dalam penanganan surat 2. Proses Disediakan seperangkat alat tulis dan, peralatan penangana surat, siswa dapat mengetahui pola kegiatan administrasi dan peralatan penanganan surat yang telah disediakan
dengan
tepat.
Selanjutnya
siswa
melakukan
penanganan
surat
menggunakan peralatan dengan tepat, sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2 : proses meliputi : penanganan surat sesuai dengan peralatan yang telah disediakan, melakukan tata-cara penanganan surat sesuai dengan fungsi dari peralatan penanganan surat. B. Psikomotor 1. Disediakan peralatan penanganan surat (mulai dari Baki surat sampai dengan lembar disposisi) dan LK, peserta didik dapat mendemonstrasikan praktek penanganan surat menggunakan pperalatan penanganan surat sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP3 Psikomotor 2. Disediakan contoh skenario penanganan surat menggunakan peralatan surat, kemudian peserta didik melakukan praktek penanganan surat sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP3 : Psikomotor C. Afektif 1. Karakter: d. Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter Ketelitian, Kesabaran, Keuletan, sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter. 2. Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai Membuat kemajuan
dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial
4
bersikap ramah dalam pelayanan dan mendapatkan kinerja yang baik, sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial. V. Model dan Metode Pembelajaran Model Pembelajaran
: Model Pembelajaran Koorperatif (MPK)
Metode Pembelajaran
: Tugas proyek berupa simulasi penanganan surat menggunakan peralatan penanganan surat.
VI. Bahan -
Lembar Kerja 1,2,3
-
Lembar format langkah-langkah penanganan surat
VII. Alat Minimal peralatan penanganan surat yang sederhana seperti baki surat, alat tulis, amplop, dan lain sebagainya. Peralatan ini memungkinkan proses penanganan surat dapat berjalan. VIII. Proses Belajar Mengajar A. Pendahuluan Penilaian oleh Kegiatan
Pengamat 1
2
3
4
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. mengemukakan
pengertian
menuliskan
Siswa dapat
pola
kegiatan
administrasi. Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana jika dalam suatu kantor terdapat 2 pendapat untuk menetapkan pola desentralisasi atau sentralisasi. (Fase 1 MPK) 2. Guru memberi penjelasan bahwa disetiap kantor dapat menggunakan pola desentralisasi, sentralisasi, atau gabungan dari kedua pola tersebut yakni desentralisasi dengan sentralisasi. Penggunaan pola tersebut tergantung dari kebijakan dan keperluan pada suatu kantor atau organisasi. (Fase 1 MPK)
5
B. Inti Penilaian oleh Pengamat Kegiatan
1
2
3
4
Penggalan 1 a. Siswa mendiskusikan jenis-jenis pola kegiatan administrasi, penerapan pola desentralisasi, sentralisasi, dan pola gabungan dari desentralisasi dengan sentralisasi. (Fase 2 MPK) b. Guru memberikan informasi tentang penggunaan pola kegiatan administrasi agar kegiatan kantor berjalan dengan efektif dan efisien. Guru membagikan LK satu LK tiap Kelompok . (Fase 3 MPK) c. Siswa mendiskusikan berapa macam peralatan dalam penanganan surat dari yang sederhana hingga pembuatan kartu kendali hingga lembar disposisi. Siswa mengisi LK, melakukan pengamatan terhadap suatu ilustrasi kasus dalam LK. (Fase 4 MPK) d. Guru menginformasikan ke-10 peralatan dalam penanganan surat. Agar peserta didik dapat mengetahui jenis peralatan dalam penanganan kantor satu sama lain. e.
Siswa mendiskusikan Hal-hal apa saja yang perlu dilakukan ketika terdapat surat masuk.
f.
Guru mendemonstrasikan hal-hal apasaja yang harus dilakukan arsiparis ketika surat masuk.
g. Guru memberikan gambaran mengenai apasaja yang harus dikerjakan oleh arsiparis ketika surat itu masuk dengan menggunakan peralatan penanganan surat. Penggalan 2 a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang berbagai pola kegiatan administrasi dalam suatu kantor serta macam-macam peralatan penanganan surat. b. Membimbing siswa membuat laporan tertulis tentang pola kegiatan administrasi dalam suatu kantor serta macam-macam peralatan penanganan surat. (Fase 4 MPK) 6
Penilaian oleh Pengamat Kegiatan
c. Membimbing
siswa
1
2
3
4
melakukan simulasi secara berpasangan
mengenai pola kegiatan administrasi serta macam-macam peralatan penanganan surat dari Baki Surat hingga lembar disposisi. d. Membimbing tugas kelompok simulasi pola apa yang harus dipakai dalam suatu kantor serta macam-macam peralatan penanganan surat. (Fase 5 MPK) e. Meminta masing-masing siswa dalam
setiap kelompok agar
bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas simulasi itu. f. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan keterampilan penanganan surat sesuai dengan peralatan penanganan surat. Penggalan 3 a. Membimbing tugas kelompok simulasi penanganan surat dengan menggunakan peralatan yang dibutuhkan agar dapat berjalan dengan lancar. b. Guru
melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian
mengenai pola kegiatan administrasi dan peralatan apasaja yang dibutuhkan dalam penanganan surat. (Fase 5 MPK) Penggalan 4 a. Membimbing kelompok berdiskusi dan menarik kesimpulan serta Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.
C. Penutup Penilaian oleh Kegiatan
Pengamat 1
2
3
Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman dan memberi Pekerjaan Rumah 7
4
IX. Sumber Pembelajaran 1. 2.
LK 1 LK 2
: Macam-macam pola kegiatan administrasi : Surat menyurat bisnis modern penerbit: Pustaka Setia
3.
LK 3
: Menerima surat masuk atau keluar dengan menggunakan peralatan yang benar.
4.
Kunci LK 1, 2, 3
5.
LP 1: Produk
6.
LP 2: Proses
7.
LP 3: Psikomotor
8.
LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
9.
LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
10. Tabel Spesifikasi Penilaian 11. Silabus 12. Modul menangani surat masuk da keluar (mail handling) penerbit: erlangga 13. Sumber lain yang relevan (internet).
Daftar Pustaka BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan), 2007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah.
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta, Penerbit Erlangga.
8
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Lembar Kerja 1 : Menentukan pola kegiatan administrasi dalam kantor
Tujuan : 1.
Dapat mengetahui definisi dari pola desentralisasi, pola sentralisasi, serta pola gabungan antara desentralisasi dengan sentralisasi;
2.
Dapat mengetahui Kelebihan dari macam-macam pola kegiatan administrasi;
3.
Dapat mengetahui kelemahan dari macam-macam polakegiatan administrasi;
4.
Dapat menentukan pola mana yang akan di pakai dalam suaru kantor
Alat : 1.
Alat tulis
2.
Buku catatan kecil
Rumusan Masalah :
Apakah arti pola kegiatan administrasi ?
Langkah – langkah : 1.
Mendefinisikan dengan bahasa sendiri mengenai ketiga pola kegiatan administrasi.
2.
Dari definisi tersebut selanjutnya peserta didik mencatatnya dibuku catatan kecil.
3.
Dari definisi yang telah terkumpul secara bersamaan dengan guru membahas ketiga pola kegiatan administrasi
4.
Catat pesan-pesan hasil pembahasan guru dengan peserta didik.
5.
Menentukan pola apa yang sebaiknya digunakan dalam suatu kegiatan administrasi.
9
Pengamatan Di suatu kantor atau organisasi X yang sangat besar terdapat kebijakan penerapan pola kegiatan administrasi dengan menggunakan pola desentralisasi, kebijakan ini tidak dapat berjalan dengan lancar karena keterbatasan karyawan pada setiap unit yang bekerja di kantor tersebut dan juga terdapat sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda disetiap unit, sehingga jika bukan pengelola unit tersebut yang mencari arsip / surat yang akan dipinjam tersebut tidak dapat ditemukan, sedangkan customer yang semakin banyak. Sehingga kantor X ini menjadi tidak efektif dan efisien di mata para customer, banyak customer yang harus menunggu lama dan mengeluh jika ingin meminjam arsip / surat yang mereka pinjam. Maka tindakan pengubahan pola administrasi apa yang harus dilakukan pimpinan kantor X ini agar kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar?
Analisis : 1.
Menurut pendapat anda pola apa yang seharusnya diterapkan dalam kantor X ini agar kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien?
.
.............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. 2.
Apakah macam-macam pola dalam kegiatan administrasi? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................
3.
Hal-hal
apa
yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam
kegiatan administrasi? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................
10
Kunci Lembar Kerja 1 : Menentukan pola kegiatan administrasi dalam kantor 1.
Menurut pendapat anda pola apa yang seharusnya diterapkan dalam kantor X ini agar kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien? Seharusnya kantor X tersebut menerapkan pola kegiatan administrasi dengan pola gabungan dari pola sentralisasi dengan pola desentralisasi, karena kantor X tersebut merupakan kantor yang sangat besar jadi harus menggunakan pola gabungan dengan masing-masing unit kerja melaksanakan pengelolaan arsipnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya. Dengan pola gabungan ini maka kantor X dapat Penghematan karyawan, tempat dan peralatan yang digunakan, serta Keseragaman sistem penyimpanan, jadi customer yang akan meminjam arsip / surat tidak menunggu lama untuk meminjam arsip / dokumen yang dibutuhkan. Kegiatan administrasi dalam kantor pun akan berjalan dengan efektif dan efisien serta lancar.
2.
Apakah
macam-macam pola dalam kegiatan administrasi, serta kelebihan dan
kelemahannya? -
Pola Sentralisasi (Pemusatan) merupakan pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau menangani informasi, misalnya : Penggadaan, Pengelolaan arsip, Pengetikan surat, dll. Pola sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkaitan denga specialisasi atau pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terusmenerus. Adapun kelebihan dari penerapan Pola Sentralisasi adalah sebagai berikut: a.
Mudah menyeragamkan cara kerja
b.
Mudah melakukan pengawasan
c.
Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.
d.
Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor
e.
Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.
Adapun kelemahan dari penerapan pola ini adalah sebagai berikut: a.
Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.
b.
Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.
11
-
Pola Desentralisasi (Pemecahan) merupakan Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan. Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit. Misalnya: setiap unit atau bagian mempunyai bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan, penggadaan dll. Adapun kelebihan dari penerapan pola desentralisasi adalah sebagai berikut: a.
Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancar jalanya.
b.
Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masingmasing bagian atau di desentralisasikan , karena mempunyai cirri yang khas misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang bersifat teknis.
Sedangkan kelemahan dari penerapan pola desentralisasi ini adalah sebagai berikut: a.
Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian surat
b. -
Banyak menggunakan perlatan sehingga kurang efetif dan efisien.
Pola Gabungan (kombinasi) merupakan Gabungan masing-masing keunggulan sistem dasar sentralisasi dan keunggulan sistem desentralisasi dari asas sentralisasi dan desentralisasi, yaitu dengan masing-masing unit kerja melaksanakan pengelolaan arsipnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya. Adapun kelebihan dari penerapan pola gabungan adalah sebagai berikut: a. Penghematan tempat dan peralatan yang digunakan b. Keseragaman sistem penyimpanan Sedangkan kelemahan dari penerapan pola gabungan adalah sebagai berikut: a. Apabila dibutuhkan di unit kerja, arsiparis harus mencari ke unit pusat.
3.
Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam kegiatan administrasi? Hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai: a.
Besar kecil rentan tugas organisasi yang bersangkutan
b.
Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
c.
Lokasi gedung kantor
d.
Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi, serta Jumlah surat yang dikelola.
12
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Lembar Kerja 2 5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat
Tujuan 1. Mengetahui macam-macam peralatan dalam penanganan surat; 2. Mengetahui fungsi dari macam-macam peralatan penanganan surat; 3. Menggunakan peralatan tersebut untuk penanganan surat;
Alat : 1. Alat tulis 2. Peralatan penanganan surat 3. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah :
Apa saja 5 macam peralatan penanganan surat yang umumnya
digunakan?
Langkah Kerja 1. Menyiapkan macam-macam peralatan penanganan surat 2. Mengidentifikasi hal-hal apa yang harus dilakukan ketika ada surat 3. Mengurutkan peralatan apa yang harus di gunakan terlebih dahulu agar sistematis. 4. Melakukan penanganan surat dengan penuh kehati-hatian 5. Menempatkan surat yang telah di tangani sesuai dengan jenisnya.
13
Pengamatan
Gambar 1. Peralatan surat Perhatikan Gambar 1. Menurut anda apa sajakah peralatan penanganan surat yang terdapat pada gambar di atas?
Analisis 1.
Dengan tetap menggunakan peralatan penanganan surat, jelaskan ke-5 peralatan penanganan surat termasuk contoh peralatan diatas disertai dengan gambar dan fungsi peralatan tersebut! .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
14
Kunci Lembar Kerja 2 : 5 Macam Peralatan Penanganan Surat 5 macam perlengkapan penanganan surat yang umumnya digunanakan oleh petugas kearsipan: Perlengkapan dalam penanganan surat merupakan barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan sesuatu pekerjaan yang diharapkan dalam menanganan surat baik surat masuk atau pun surat keluar. Adapun perlengkapan yang dibutuhkan dalam penanganan surat adalah sebagai berikut: 1.
Baki Surat (Tray) Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.
Gambar Baki Surat (Tray Leter) 2.
Buku agenda surat masuk dan surat keluar Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda. Buku agenda dibagi menjadi dua jenis yakni buku agenda untuk surat masuk yang merupakan tulisan-tulisan atau berita-beita yang diterima dari instansi / pihak lain yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas ini. Sedangkan buku agenda keluar merupakan tulisan-tulisan atau berita-berita yang dikirimkan kepada instansi / pihak lain yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/ Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti. Adapun fungsi dari buku agenda adalalah sebagai berikut: a.
Mencatat seluruh surat masuk/ keluar.
b.
Pengendalian distribusi atau peredaran surat sampai dengan pengarsipan.
c.
Mengetahui jenis klarifikasi surat.
d.
Mengetahui kebijakan atau tindakan yang diambil oleh pimpinan.
e.
Alat ukur aktifitas suatu organisasi.
15
Gambar buku agenda untuk surat masuk maupun surat keluar Tanggal
Nomor
Nomor
Agenda
Tanggal
dan Lampiran
Terima
Petunjuk
Dari
Pada Nomor
pada
Yang Lalu
berikutnya
Surat Masuk 1
2
3
4
5
6
Perihal
7
Petunjuk
8
Keterangan
nomor
9
Gambar Format untuk buku kendali 3.
Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali yang digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
16
Kartu kendali memiliki fungsi sebagai berikut: a.
Alat pengendali surat masuk dan keluar
b.
Alat pelacak surat
c.
Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
d.
Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Kartu kendali memiliki beberapa keuntungan yaitu sebagai seberikut: a.
Lebih efisien dibanding buku agenda
b.
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
c.
Menghilangkan pencatatan berulang
d.
Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e.
Memudahkan penyusunan arsip
f.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan
keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut: a.
Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut 1.
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
2.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
3.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
b.
Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut. 1.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
2.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
3.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
17
4.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
c.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut. 1.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
2.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS
Gambar kartu kendali masuk dan kartu kendali keluar 4.
Secretaries Desk file Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
Gambar Secretaries Desk file 5.
Alat Tulis Alat Tulis merupakan peralatan yang dipergunakan untuk menuliskan atau menorehkan tanda atau bentuk diatas suatu permukaan untuk membantu proses penanganan surat
Gambar alat tulis 18
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
LK 3: Lanjutan 5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat
Tujuan 1. Mengetahui macam-macam peralatan dalam penanganan surat; 2. Mengetahui fungsi dari macam-macam peralatan penanganan surat; 3. Menggunakan peralatan tersebut untuk penanganan surat;
Alat : 1. Alat tulis 2. Peralatan penanganan surat 3. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah :
Apa saja lanjutan ke- 5 macam peralatan penanganan surat yang
umumnya digunakan?
Langkah Kerja 1. Menyiapkan macam-macam peralatan penanganan surat 2. Mengidentifikasi hal-hal apa yang harus dilakukan ketika ada surat 3. Mengurutkan peralatan apa yang harus di gunakan terlebih dahulu agar sistematis. 4. Melakukan penanganan surat dengan penuh kehati-hatian 5. Menempatkan surat yang telah di tangani sesuai dengan jenisnya.
19
Pengamatan
Gambar 1. Menurut anda apa sajakah peralatan penanganan surat yang terdapat pada gambar di atas?
Analisis 1.
Dengan tetap menggunakan peralatan penanganan surat, jelaskan ke-5 peralatan penanganan surat selanjutnya lanjutan dari materi sebelumnya termasuk contoh peralatan diatas disertai dengan gambar dan fungsi peralatan tersebut! .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
20
Kunci LK 3 : Lanjutan 5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat 5 macam perlengkapan penanganan surat lanjutan dari materi sebelumnya yang umumnya digunanakan oleh petugas kearsipan: Perlengkapan dalam penanganan surat merupakan barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan sesuatu pekerjaan yang diharapkan dalam menanganan surat baik surat masuk atau pun surat keluar. Adapun perlengkapan lanjutan dari materi sebelumnya yang dibutuhkan dalam penanganan surat adalah sebagai berikut: 6.
Kertas dan Amplop Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran. Amplop adalah alat untuk menyimpan dokumen. Suatu dokumen disimpan ke amplop biasanya untuk dikirim kepada pihak lain atau agar menjaga kerahasiaan dokumen, melindungi dokuen agar tidak rusak, dan menambah nilai estetika.
Gambar amplop surat/dokumen 7.
Alat Pembuka Surat Alat ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. Ditinjaiu dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua yaitu: a.
Pembuka surat listrik (elektrik letter opener) Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis.
b.
Pembuka surat elektronik (electronic letter opener) Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat elektronis.
21
Gambar alat pembuka surat 8.
Stempel Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan. Stempel merupakan tanda tera yang dimiliki oleh sebuah instusi atau kelompok sebagai bukti pengesahan atas sesuatu yang terkait dengan interaksi institusi dengan pihak kedua. Dengan stempel maka ada kekuatan hukum yang mengikat diantara dua orang atau lebih yang terikat dalam ketentuannya, maka dari itu stempel bersifat legal. Dari segi bentuknya stempel dibedakan menjadi tiga yaitu: a.
Stempel berbentuk bulat Stempel ini digunakan oleh Institusi resmi, Institusi induk dan dipegang oleh Pimpinan atau Kepala Tata Usaha di Institusi yang bersangkutan.
b.
Stempel berbentuk oval Stempel ini digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan khusus yang berada dilingkup institusi. Kekuatan hukum bersifat mengikat pada kelompok tertentu di institusi.misalnya kepanitiaan dalam institusi.
c.
Stempel berbentuk persegi Stempel ini digunakan untuk kelompok yang lebih kecil lagi. Kelompok ini bersifat tidak permanen, melainkan mempunyai ketentuan dan waktu kerja yang terbatas.
Gambar stempel yang berbentuk bulat, oval, dan persegi. 9.
Formulir tanda terima atau buku ekspedisi Formulir tanda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
22
Gambar formulir tanda terima 10.
Lembar Disposisi Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya. Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut (penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.
Gambar lembar disposisi.
23
Daftar Pustaka BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan), 2007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah. Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta Penerbit Erlangga.
24
Nama :
NIM :
Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Apakah definisi dari pola sentralisasi dalam kegiatan administrasi, serta apasaja kelebihan dan kelemahannya?
2. Menurut anda apakah pola yang sering digunakan dalam kantor / organisasi besar?
3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam kegiatan administrasi?
4. Jelaskan ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya digunakan oleh arsiparis?
5. Berikan contoh gambar ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya digunakan oleh arsiparis
Daftar Pustaka BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan), 2007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah. Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta, Penerbit Erlangga. 25
Kunci LP 1 : Produk
1. Apakah definisi dari pola sentralisasi dalam kegiatan administrasi, serta apasaja kelebihan dan kelemahannya? Pola Sentralisasi (Pemusatan) merupakan pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau menangani informasi, misalnya : Penggadaan, Pengelolaan arsip, Pengetikan surat, dll. Pola sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkaitan denga specialisasi atau pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terusmenerus. Adapun kelebihan dari penerapan Pola Sentralisasi adalah sebagai berikut: a.
Mudah menyeragamkan cara kerja
b.
Mudah melakukan pengawasan
c.
Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.
d.
Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor
e.
Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.
Adapun kelemahan dari penerapan pola ini adalah sebagai berikut: a.
Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.
b.
Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.
2. Menurut anda apakah pola yang sering digunakan dalam kantor / organisasi besar? Menurut saya pola kegiatan administrasi yang sering digunakan oleh kantor / organisasi besar adalah pola kegiatan administrasi dengan pola gabungan antara pola sentralisasi dengan pola desentralisasi, bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya. Dengan pola gabungan ini maka kantor X dapat Penghematan karyawan, tempat dan peralatan yang digunakan, serta Keseragaman sistem penyimpanan, jadi customer yang akan meminjam arsip / surat tidak menunggu lama untuk meminjam arsip / dokumen yang dibutuhkan. Kegiatan administrasi dalam kantor pun akan berjalan dengan efektif dan efisien serta lancar.
26
3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam kegiatan administrasi? Hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai: a.
Besar kecil rentan tugas organisasi yang bersangkutan
b.
Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
c.
Lokasi gedung kantor
d.
Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi, serta Jumlah surat yang dikelola.
4. sebutkan ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya digunakan oleh arsiparis? 1.
Baki Surat (Tray)
2.
Buku agenda surat masuk dan surat keluar
3.
Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
4.
Secretaries Desk file
5.
Alat Tulis
6.
Kertas dan Amplop
7.
Alat Pembuka Surat
8.
Stempel
9.
Formulir tanda terima atau buku ekspedisi
10. Lembar Disposisi
27
5. Berikan 10 contoh gambar dari macam-macam peralatan penanganan surat yang umumnya digunakan oleh arsiparis
1.
Baki Surat (Tray)
2.
Buku agenda surat masuk dan
5.
Alat Tulis
6.
Kertas dan Amplop
7.
Alat Pembuka Surat
8.
Stempel
surat keluar
3.
Kartu kendali
4.
Secretaries Desk file
28
9.
Formulir tanda terima atau
10. Lembar Disposisi
buku ekspedisi
29
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Prosedur : 1. Siapkan seperangkat alat tulis dan peralatan penanganan surat. 2. Tugasi siswa untuk melakukan penanganan surat penggunakan peralatan penanganan surat. 3. Siswa melakukan penanganan surat masuk. 4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini 5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan 6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Proses No
Rincian Tugas Kinerja
1.
Persiapan: - Alat tulis
2.
Kelengkapan peralatan: - Baki Surat (Tray) - Buku agenda - Kartu kendali - Secretaries Desk file - Alat Tulis - Kertas dan Amplop - Alat Pembuka Surat - Stempel - buku ekspedisi - Lembar Disposisi Pengisian Buku Agenda Pengisian Kartu Kendali Pengisian Buku ekspedisi Pengisian Lembar Disposisi
3. 4. 5. 6.
Skor Maksimum
Skor Asesmen Oleh Siswa Oleh Guru Sendiri
Malang,23 April 2014
Siswa
(Risan Gymnastiar)
Guru
(Ria Rikawati) 30
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR Prosedur : 1.
Disediakan peralatan penanganan surat .
2.
Tugasi siswa melakukan penanganan surat dengan skenario pada LK 2
3.
Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4.
Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5.
siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Psikomotor Skor Asesmen
No
1. 2.
3. 4. 5.
Rincian Tugas Kinerja
Menyiapkan peralatan penanganan surat Mengidentifikasikan hal apasaja yang pertama kali dilakukan ketika surat masuk Menerapkan penanganan surat menggunakan peralatan surat Melakukan penanganan surat dengan baik Menguasai penggunaan peralatan surat Jumlah
Skor Maksimum
Oleh Siswa Sendiri
Oleh Guru
20 20
20 20 20 100
Malang,23 April 2014 Siswa
(Risan Gymnastiar)
Guru,
(Ria Rikawati) 31
LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
Siswa:
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan
C = Menunjukkan
perbaikan
kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No
1
Rincian Tugas Kinerja (RTK) Ketelitian
2
Kesabaran
3
Keuletan
Memerlukan Menunjukkan Memuaskan perbaikan kemajuan (C) (B) (D)
Sangat baik (A)
Malang,23 April 2014 Pengamat
(
) 32
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial
Siswa:
Kelas:
Tanggal:
Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan
C = Menunjukkan
perbaikan
B = Memuaskan
kemajuan
A = Sangat baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial No
1. 2. 3.
Rincian Tugas Kinerja (RTK) Keramahan dalam melayani pelanggan Menyumbang ide atau pendapat Kinerja yang baik
Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat baik perbaikan kemajuan (C) (B) (A) (D)
Malang,23 April 2014 Pengamat
(…………………....................)
33
