Makalah Seminar Kerja Praktek
MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER UNTUK MANAJEMEN KEGIATAN DAN MEETING WORKSPACE di PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JATENG dan DIY Supartika (L2F006084) Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang ABSTRAK Dalam menjalankan suatu perusahaan dituntut adanya suatu sistem jaringan komputer yang dapat menghubungkan sekumpulan komputer, printer, dan peralatan lainnya dalam suatu kesatuan untuk menjalankan tujuan tertentu. Di dalam sistem jaringan komputer tersebut dapat di bangun sebuah jaringan Internet dan Intranet untuk memperoleh berbagai macam informasi, mulai dari text, gambar, audio, video, dan lainnya. Pada pelaksanaan kerja praktek di PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY, mahasiswa dituntut untuk menerapkan apa yang telah dipelajari di kampus pada suatu keadaan nyata di perusahaan. Dalam hal ini mahasiswa melakukan wawancara kepada pembimbing lapangan di perusahaan untuk memperoleh data dan turut serta mengikuti apa yang harus dilakukan untuk mengetahui secara langsung situasi dan kondisi di perusahaan. PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY menggunakan aplikasi software seperti Microsoft Office SharePoint Server 2007 yang bertujuan untuk mendukung jaringan Intranet yang terdapat pada kantor PT PLN Distribusi Jateng dan DIY untuk mendukung proses penyebaran informasi antar sesama karyawan dengan cara yang cepat, mudah dan efektif. Kata kunci: Internet, Intranet, SharePoint.
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dan jaringan sangatlah pesat. Hal inilah yang menuntut tiap perusahaan untuk selalu menyadari bahwa kebutuhan akan jaringan sangat diperlukan di masa ini bahkan sampai masa yang akan datang. Salah satu jaringan yang di manfaatkan untuk jejaring (informasi) perusahaan dan banyak dipakai oleh personil dan staf dari perusahaan adalah Intranet. Sebuah Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya sehingga Perusahaan dapat mengatasi masalah utama yaitu tentang penyebaran informasi antar sesama karyawan dengan cara yang cepat, mudah dan efektif. Tidak terikat oleh Program atau perangkat keras tertentu. Besarnya manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan Intranet khususnya yang berkaitan dengan system informasi perusahaan menjadi alasan mengapa Intranet menjadi
penting untuk diaplikasikan dalam sebuah perusahaan. Karena pentingnya sistem jaringan privat (private network) inilah maka tiap penggunanya diharapkan tidak hanya mampu mengoperasikan Intranet, namun juga dapat memahami hal-hal yang terkait di dalamnya serta pengembangan yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan pemanfaatan Intranet secara maksimal. 1.2 Batasan Masalah Dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas pada: 1. Pengenalan Intranet dan SharePoint secara umum 2. Tampilan aplikasi kalender kegiatan dan Meeting Workspace II. INTERNET DAN INTRANET 2.1 Definisi Internet Internet merupakan jaringan global komputer dunia, besar dan sangat luas sekali dimana setiap komputer saling terhubung satu sama lainnya dari negara ke negara lainnya di
seluruh dunia dan berisi berbagai macam informasi, mulai dari teks, gambar, audio, video, dan lainnya.
Gambar 1. Sketsa sederhana jaringan Internet
Internet itu sendiri berasal dari kata Interconnection Networking, yang berarti hubungan dari banyak jaringan komputer dengan berbagai tipe dan jenis, dengan menggunakan tipe komunikasi seperti telepon, satelit, dan lainnya. Internet ini memungkinkan pengguna komputer di seluruh dunia untuk saling berkomunikasi dan berbagi informasi dengan cara saling mengirimkan e-mail, menghubungkan komputer satu ke ke komputer yang lain, mengirim dan menerima file dalam bentuk teks, audio, video, membahas topik tertentu pada newsgroup, website social networking dan lain-lain. 1. Web Site atau Situs Situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara, dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan link-link. 2. Pemeliharaan Web Site atau Situs Untuk mendukung kelanjutan dari situs diperlukan pemeliharaan setiap waktu sesuai yang diinginkan seperti penambahan informasi, berita, artikel, link, gambar atau lain sebagainya. Tanpa pemeliharaan yang baik situs akan terkesan membosankan atau monoton juga akan segera ditinggal pengunjung. Pemeliharaan situs dapat dilakukan per periode tertentu seperti tiap hari, tiap minggu atau tiap 1 bulan sekali secara rutin atau secara periodik saja tergantung kebutuhan (tidak rutin).
Pemeliharaan rutin biasanya dipakai oleh situssitus berita, penyedia artikel, organisasi atau lembaga pemerintah. Sedangkan pemeliharaan periodik biasanya untuk situs-situs pribadi, penjualan/e-commerce, dan lain sebagainya. 2.2 Definisi Intranet Sebuah Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya. Kadang-kadang, istilah Intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal perusahaan. Untuk membangun sebuah Intranet, maka sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun Internet, yakni protokol Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol Internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan. Intranet juga merupakan Jaringan Komputer yang khusus untuk penggunaan pada lingkungan di dalam batasan suatu Organisasi. Dilihat dari sudut teknisinya, Intranet didefinisikan sebagai penggunaan teknologi Internet dan www (World Wide Web) di dalam sebuah jaringan komputer lokal (LAN). Local Area Network (LAN) adalah sekumpulan komputer-komputer yang saling dihubungkan pada suatu daerah atau lokasi tertentu. Intranet memaksimalkan penggunaan LAN tersebut dengan menambahi kemampuankemampuan Internet kedalamnya.
Gambar 2. Diagram Intranet
2.3 Infrastruktur dan Isi (Content) Pembinaan Intranet meliputi berbagai aspek. Tiga diantaranya yang dirasakan relevan untuk dikemukakan adalah: manajemen yang menyangkut pengadministrasiannya, isinya dan masalah-masalah teknik. 1. Manajemen dan administrasi dari isi (content management) Berbicara tentang manajemen dari Intranet maka tugas-tugas yang akan banyak dijumpai pasti berkaitan dengan disain dari web. Dari sisi ini, dapat ditemui lima fungsi yang dalam kenyataannya memang tidak dapat secara tegas dipisahkan satu terhadap yang lain yaitu bahwa mereka saling terkait dan bahkan pada aspekaspek tertentu berimpitan seperti yang digambarkan pada gambar 3 berikut.
Gambar 3. Content management Intranet
Author: Yang membangun isi atau content adalah author dengan kedudukan yang cukup penting karena suatu Intranet tanpa content tidak punyai nilai apa-apa. Administrator: Administrator adalah individu yang bertanggung jawab terhadap proses manajemen dan kebijaksanaan dari isi (content) serta untuk membangun halaman-halaman dari perantara jasa (broker pages) ditempat sendiri (on-site) maupun pada direktori ataupun melalui perangkat bantu navigasi dilokasi luarnya (offsite). Termasuk juga dalam tugas ini penetapan pagar-pagar pengaman (firewalls) serta menyajikan kiat-kiat strategi pengamanan. Dalam hal ini maka lingkup tanggung jawab ini meliputi sampai manajemen dari e-mail, mailinglists serta bentuk pesan lainnya. Webmaster: Disisi teknis, tanggung jawabnya terletak pada webmaster. Peranannya dapat dikatakan sebagai komplimen dari seorang manajer jaringan. Tugas-tugas yang banyak ditemui,
berkaitan dengan pendaftaran nama domain (domain name), penginstalasian dari web servers bahkan sampai pada penyiapan konsep dari perjanjian kerja dengan penyedia layanan (service providers), pencatatan prestasi (performance monitoring), dan implementasi dari scripts khusus serta bermacam antar muka (interfaces), termasuk misalnya modul-modul pengamanan, akses pada basis data maupun antar muka e-mail. Publisher: Isi atau content formal dari Intranet menjadi tanggung jawab dari Publisher. Pada umumnya seorang publisher mewakili satu unit bisnis atau departemen tertentu dan masingmasing dapat diserahi tugas memimpin satu "komite editorial" dalam unitnya atau bisnisnya. Biasanya tugas komite semacam ini adalah untuk menetapkan dan mengesyahkan content yang diterapkan secara formal. Editor: Editor bertanggung jawab atas pembentukan dan perawatan content yang terkait dengan lingkup individual dari Intranet. Seorang editor misalnya, dapat ditugaskan pada suatu proyek dan mengemban tanggung jawab atas sekelompok content. Ia dapat juga mewakili kepentingan fungsi tertentu dari organisasi, ataupun mewakili produk tertentu. Analogi pada lingkungan bisnis sama dengan seorang eksekutif pemasaran yang memusatkan perhatian pada aktivitas dan promosi khusus sehingga secara langsung bertanggung jawab pada bentuk content serta pemutakhirannya. 2. Struktur logikal dari Intranet a. Struktur organisasi serta prioritas Hubungan yang hampir satu-satu diatas disatukan dengan upaya efisiensi dan efektivitas memposisikan struktur dari Intranet mengikuti prioritas dari organisasi. Bila pelayanan pelanggan yang menjadi prioritas utama organisasi, maka kemungkinan besar bentuknya akan berlandaskan kepada model hirarkis dengan komunikasi kepada pelanggan sebagai andalannya. Bila laporan manajemen yang merupakan prioritas, maka bentuknya akan merefleksikan pemenuhan visi perusahaan melalui efektivitas dari hubungan informasi yang terkait dan diturunkan dari strata tanggung jawab organisasi.
b. Homepage Homepage selalu merupakan halaman penuntun yang berfungsi sebagai peta bumi yang memberikan kemudahan dalam menelusuri strata yang lebih rinci. Tergantung pada kepentingan organisasi, tuntunan bisa dibawa juga ke homepage dari unit-unit lebih kecil, bahkan bisa dikaitkan ke departemen atau homepage divisi. Juga dapat ke tahapan-tahapan yang memperoleh akses kepada data inventori dan sebagainya. Struktur hibrid dan homepage yang majemuk Dapat dirancang berbagai jenis "hybrid Intranets" dimana beberapa cara pandang organisasi disimpan. Ada yang terbuka buat umum misalnya, dan ada yang terbatas hanya untuk kalangan tertentu atau kalangan dalam. Terdapat halaman-halaman tertentu yang diberikan kesempatan akses kepada Internet yang lebih luas melalui unsur-unsur link atau perangkat pencari (search tools). Ada juga yang menampung layanan e-mail serta antar muka atau jalur-jalur gerbang (gateways) kepada basis data perusahaan serta sistem-sistem papan tulis buletin (bulletin board systems). 2.4 Struktur direktori dari Intranet Dilihat dari kacamata pemakai maka struktur logikal dari Intranet, selayaknya mengandung sifat-sifat yang sejauh mungkin menjamin relasi antar halaman. 1. Kebebasan lokasi Salah satu aspek yang penting dari Intranet adalah bahwa ia memungkinkan diwujudkannya relasi dari dokumen-dokumen maupun files untuk disimpan dimana saja terbebas dari lokasi fisik mereka. Dengan kata lain files ini dapat diletakkan dimanapun juga tanpa peduli terhadap lokasinya. 2. Mengelompokkan file-file bersama-sama Administrasi dan manajemen cukup dipermudah dengan menyimpan file-file yang berkaitan bersama-sama sejauh mungkin dan memisahkannya dari kelompok file-file lainnya. Intranet memungkinkan semua ini dengan menyebarkan mereka di sekitar jaringan. Dengan demikian penting untuk memandangnya sebagai struktur dari kelompok file. Proyek yang terkait pada isi (content) misalnya, dapat disimpan semuanya dalam satu direktori bahkan dapat pada mesin yang terpisah didalam jaringan.
2.5 Isi informal (informal content) Menurut definisi maka isi informal tidak memiliki tempat dalam struktur halaman yang direncanakan pada Intranet. Isi informal punya ruang diluar struktur itu. Sekalipun demikian ia sebenarnya tidak berada diluar struktur direktori serta ruang penyimpan fisik dari suatu Intranet. Desain situs untuk Intranet situs yang dionline-kan hanya untuk lingkup perusahaan/organisasi/corporate (Intranet) dan mempunyai tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para karyawan atau anggota perusahaan tersebut saja. Kesimpulannya adalah situs-situs yang ditujukan untuk kepentingan Intranet biasanya berisi informasi yang padat dan dikategorikan berdasarkan ketentuan perusahaan. III. KALENDER KEGIATAN DAN MEETING WORKSPACE 3.1 Microsoft Office SharePoint Server 2007 SharePoint adalah sebuah platform sistem manajemen dokumen berbasis web yang diciptakan oleh Microsoft Corporation. SharePoint dapat digunakan untuk menjalankan situs-situs web yang terdiri atas ruangan kerja (shared workspace) dan dokumen yang digunakan secara bersama-sama (shared documents), Fungsionalitas SharePoint terbangun dari beberapa web-part, seperti halnya daftar tugas (task list) atau panel diskusi (discussion pane). 3.2 Tampilan Kalender Kegiatan dan Meeting Workspace Kalender Kegiatan ini dalam operasionalnya menggunakan Microsoft Outlook 2007. Pertama kali yang harus dilakukan adalah menghubungkan Kalender Kegiatan di Intranet dengan Outlook yang terpasang pada komputer. 1.
Setting Outlook Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat koneksi dari Outlook ke Kalender Kegiatan Intranet:
1. Pertama-tama buka program Outlook 2007 Buka http://Intranet/calendar/ dari Internet Explorer sehingga muncul tampilan All Sites Content seperti pada gambar 4.
Gambar 7. Tampilan saat akan masuk ke Outlook Gambar 4. Tampilan All Sites Content
d.
Klik Allow
2. Klik Menu Actions >> Connect to Outlook. a.
Klik Connect to Outlook
Gambar 8. Tampilan Outlook kalender
Gambar 5. Menu untuk masuk ke Outlook
b.
Jika muncul peringatan dari Microsoft Outlook seperti gambar 6.
Gambar 8 menunjukkan kalender di sebelah kiri adalah Kalender Personal, sedangkan kalender di sebelah kanan, dengan judul Kalender Kegiatan adalah kalender yang ada di Intranet.
3. Pastikan bahwa
Kalender Kegiatan dan Kalender Personal telah terpilih seperti yang terlihat pada menu Outlook pada gambar 9.
Gambar 6. Tampilan saat pertama masuk ke Outlook
c. Klik Allow sehingga muncul tampilan seperti gambar Gambar 9. Tampilan menu Outlook kalender
4. Setelah
proses ini, Outlook telah terhubung dengan Kalender Kegiatan di Intranet.
2.
Create Appointment (Membuat Undangan) Setelah melakukan setting Outlook, langkah selanjutnya adalah: 1. Buka Kalender di Outlook, dengan cara klik menu Calendar seperti pada gambar 10.
Gambar 10. Tampilan pilihan menu untuk masuk ke kalender
Sehingga akan muncul tampilan dua buah kalender seperti ditunjukkan pada gambar 11.
Gambar 11. Tampilan Outlook kalender
Sebelah kiri adalah Personal Calendar, sedangkan sebelah kanan adalah Kalender Kegiatan di Intranet. Jika belum muncul dua buah kalender, pastikan telah melakukan Setting Outlook dan mengaktifkannya.
Gambar 13. Tampilan Outlook-New Appoinment menu
Kemudian akan muncul jendela Tampilan Outlook-New Appoinment seperti gambar 14.
Gambar 14 Tampilan Outlook-New Appoinment window
4. klik Invite Attendees untuk dapat mengisi penerima undangan seperti gambar 15.
2. Pilih tanggal yang diinginkan dengan cara klik tanggal tersebut di tampilan kalender seperti pada gambar 12.
Gambar 15 Tampilan potongan menu pada toolbar
5. Setelah mengisi informasi yang diperlukan, Gambar 12 Tampilan tanggal pada kalender
3. Klik kanan di bagian Personal Calendar, kemudian pilih New Appointment Pada tampilan menu Outlook seperti yang ditunjukkan pada gambar 13.
pengguna dapat melengkapi informasinya, menambahkan Meeting Workspace, dan kemudian mengirimkannya dengan klik Send.
6. Jangan lupa untuk menampilkan kalender ke Kalender Intranet
3.
Publikasi Event ke Kalender Intranet Jadwal kegiatan/meeting yang dibuat tidak secara otomatis tertampil di Kalender Kegiatan Intranet. Jadwal kegiatan harus di-copy ke Kalender Kegiatan Intranet. Berikut ini langkahlangkah pembuatannya: a. Dari Outlook Calendar yang sudah tertampil dua buah kalender seperti yang ditunjukkan pada gambar 16 klik Calendar pada Outlook.
Gambar 19 Tampilan proses drag pada personal calendar
d. Selanjutnya proses drag and drop pada Kalender Kegiatan ditunjukkan pada gambar 20.
Gambar 16 Tampilan pilihan menu untuk masuk ke kalender
Gambar 20 Tampilan proses drag and drop di kalender kegiatan
Gambar 17 Tampilan Outlook Calendar
b. Klik di appointment bagian personal calender kemudian drag and drop di Kalender Kegiatan seperti yang ditunjukkan pada gambar 18.
Gambar 18 Tampilan Outlook-Publish calendar
c. kemudian muncul jendela untuk melakukan proses drag pada personal calendar seperti yang ditunjukkan pada gambar 19.
Pastikan jamnya sama persis dengan apa yang ada di personal calendar. Penyesuaiannya dapat dilakuksn dengan cara drag and drop. IV. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Setelah melakukan kerja praktek selama kurang lebih satu bulan di PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY, maka penulis dapat mengambil kesimpulan: 1. SharePoint Server 2007 adalah sebuah produk yang kompleks dan mulai berkembang yang menawarkan kemudahan dalam mengelola dan bekerja dengan informasi dalam sebuah organisasi dalam cara yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih pintar. 2. PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY menggunakan Intranet untuk memaksimalkan kinerja dan mempermudah penyebaran informasi antar sesama karyawan dengan cara yang cepat, mudah dan efektif.
3. Beberapa aplikasi Microsoft Office SharePoint Server 2007 dibuat dan dijalankan pada jaringan Intranet PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY untuk mendukung proses penyebaran informasi. 4. Nama domain PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY adalah jateng.corp.pln.co.id. 4.2 Saran Dengan mengacu pada kondisi yang ada sekarang ini serta berbagai kendala yang dihadapi oleh PT. PLN (Persero), maka penulis memberikan beberapa saran guna optimalisasi sistem yang ada serta kemudahan dalam perkembangannya sebagai berikut ini: 1. Perlu diadakannya pelatihan IT pada tiap pegawai mengingat pentingnya IT saat ini. 2. Pengembangan pada tampilan dan fungsi aplikasi akan semakin memberi manfaat dan meningkatkan minat serta kinerja para pegawai dalam menggunakan aplikasi yang dibuat. 3. Perlunya pemberian pengetahuan dan pendalaman materi bagi mahasiswa khususnya konsentrasi komputer dan informatika mengenai aplikasi-aplikasi yang bisa dibangun dan dikembangkan pada jaringan komputer dan Intranet.
DAFTAR PUSTAKA [1] ---, Intranet, http://id.shvoong.com/books/1901179pengertian-internet/, Mei 2010 [2] ---, Sejarah Internet, http://www.sejarah-internet.com/, Mei 2010 [3] ---, http://belajar-komputermu.com/pengertian-internet/, April 2010 [4] ---, SharePoint, http://id.wikipedia.org/wiki/SharePoint/, April 2010 [5] ---, http://www.pacific.net.id/pakar/jafar/Intr anet.3.b.html/,Mei 2010 [6] ---, http://wssid.org/blogs/audi/archive/2007/11/05/ebo
ok-office-sharepointserver-2007-inbahasa-indonesia-gratis.aspx/, Mei 2010 [7] ---, Direktori Diklat, Pusat Pendidikan Dan Pelatihan, PT PLN (Persero), Juni 2009 [8] ---, Tentang PLN, /http:www.pln.co.id/pro00/tentangpln.html/ Mei 2010 Supartika (L2F006084) dilahirkan di Aceh, 17 Mei 1988. Menempuh pendidikan di SDN Janarata lulus tahun 2000, kemudian melanjutkan ke SLTPN 1 Bandar, NAD lulus tahun 2003, dilanjutkan lagi di SMAN 1 Bebesen, NAD lulus tahun 2006, dan sampai saat ini masih menyelesaikan studi S1 di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang Semester IX konsentrasi Informatika Dan Komputer.
Mengetahui Dosen Pembimbing
R.Rizal Isnanto, ST., MM., MT. NIP. 197007272000121001
