Seleksi Mahasiswa Baru. Sekolah Pascasarjana

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

JUDUL

KODE : POB-SPs 01 TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006

Seleksi Mahasiswa Baru AREA

NO.REVISI : 00 Sekolah Pascasarjana

LATAR BELAKANG Seleksi penerimaan mahasiswa baru merupakan kegiatan yang rutin dilakukan oleh SPs-IPB dengan tujuan untuk mendapatkan calon mahasiswa pascasarjana program magister dan doktor yang berkualitas baik. Seleksi penerimaan mahasiswa baru SPs-IPB di lakukan oleh Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru yang diketuai oleh Dekan SPs-IPB dan beranggotakan Wakil Dekan, Sekretaris program Magister dan Doktor, ketua Home Base/departemen dan ketua program studi. Seleksi dilakukan secara bertahap, dimulai dengan seleksi administrasi, seleksi nilai dan kesesuaian bidang studi sebelumnya dan pertimbangan kegiatan ilmiah. Adapun tingkat seleksi penerimaan mahasiswa berada pada tingkat SPs-IPB dan tingkat Homebase/ program studi. TUJUAN 1. Memberikan acuan bagi pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru yang dilakukan pada SPsIPB. 2. Menciptakan kejelasan mekanisme, keteraturan dan ketertiban pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru pada SPs-IPB. 3. Menjamin terjadinya proses seleksi mahasiswa yang obyektif, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga diperoleh mahasiswa yang berkualitas. ACUAN 1. Keputusan Mendiknas No. 232/U/2000 tentang Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa. 2. Keputusan Mendiknas No. 212/U/1999 tentang Pedoman penyelenggaraan Program Doktor. 3. Keputusan Mendiknas No.184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan – Pengendalian dan pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana di Perguruan Tinggi. 4. Keputusan Majelis Wali Amanat IPB No. 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB. 5. Keputusan Senat Akademik IPB No. 20/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Dasar Pendidikan IPB. 6. Keputusan Senat Akademik IPB No. 24/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Pendidikan Pascasarjana. PERSYARATAN DAN TAHAPAN Pendaftaran dan Persyaratan 1. Calon mahasiswa baru membeli berkas formulir pendaftaran. 2. Calon mahasiswa mendaftarkan diri ke SPs-IPB dengan mengisi formulir pendaftaran, formulir BPPS (bagi yang mengajukan) dan melengkapi persyaratan lainnya (rangkap dua) yang terlampir pada formulir Daftar Kelengkapan Syarat Pendaftaran. Adapun batas akhir pendaftaran adalah tanggal akhir bulan April bagi yang mengajukan beasiswa BPPS dan 10 minggu sebelum pelaksanaan kuliah untuk pelamar non-BPPS. 3. Syarat utama dalam penerimaan mahasiswa baru SPs-IPB adalah : (a) nilai NMR kumulatif strata sebelumnya minimal 2,75 (0-4) atau 6,25 (0-10) untuk calon mahasiswa magister, dan minimal 3,50 (04) untuk calon mahasiswa Doktor. Bagi pelamar program magister dengan NMR 2,50 – 2,74 dan bagi pelamar

Hal 1 dari 80

Rektor



JUDUL




program doktor dengan NMR 3,25 – 3,49 dapat dipertimbangkan untuk dapat diterima dengan status percobaan, (b) nilai TOEFL Internasional atau institusional atau yang setara. 4. Syarat penunjang : nilai Test Potensi Akademik (TPA) dan syarat tambahan lainnya adalah memiliki latar belakang studi yang menunjang. Seleksi Penerima BPPS 1. Bagian administrasi SPs-IPB melakukan seleksi secara administrasi dengan melihat kelengkapan persyaratan sebelum rapat pertama. Pemeriksaan berkas ini harus telah selesai selambat-lambatnya dua minggu setelah penutupan pendaftaran. 2. SPs-IPB mengadakan rapat pertama seleksi penerimaan mahasiswa baru selambat-lambatnya empat minggu setelah penutupan pendaftaran. Rapat ini memiliki agenda memberikan rekomendasi status calon mahasiswa baru SPs-IPB yang memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat. 3. SPs-IPB mengirimkan berkas lamaran yang memenuhi syarat ke setiap program studi dengan tembusan surat kepada masing-masing Home Base/departemen selambat-lambatnya tujuh hari setelah rapat pertama. 4. Pimpinan Home Base/departemen melakukan seleksi bersama-sama program studi dan mengirimkan hasilnya selambat-lambatnya tujuh hari setelah menerima berkas lamaran dari SPs-IPB. Seleksi pada tahap ini ditujukan untuk mempertimbangkan penerimaan status calon mahasiswa baru dengan pertimbangan NMR, kesesuaian latar belakang studi, nilai TOEFL Internasional atau institusional, TPA atau bentuk-bentuk seleksi lain yang dikembangkan oleh homebase, publikasi dan temuan ilmiah, rekomendasi dan kualifikasi program studi dari strata sebelumnya. Keputusan seleksi dapat menghasilkan (a) diterima status penuh, (b) diterima status percobaan, (c) direkomendasikan ke program studi lain, dan (d) ditolak. 5. Untuk calon mahasiswa yang direkomendasikan ke Program Studi lain, PPMB SPs-IPB mengirimkan berkas ke Program Studi yang bersangkutan untuk diseleksi. Hasil seleksi ini dikirimkan kembali ke PPMB SPs, selambat-lambatnya tujuh hari setelah penerimaan berkas oleh program studi. 6. SPs-IPB mengadakan sidang pleno selambat-lambatnya tujuh hari setelah proses pengembalian seluruh berkas, termasuk yang direkomendasikan untuk program studi lain. Sidang Pleno ditujukan untuk memutuskan dan menetapkan nama-nama mahasiswa baru yang mengajukan beasiswa BPPS bersama statusnya (ditolak, diterima dengan biaya sendiri, diusulkan ke BPPS DIKTI dan BPPS lokal/IPB). 7. SPs-IPB mengirimkan berkas mahasiswa yang diusulkan mengajukan beasiswa BPPS ke Dirjen Pendidikan Tinggi selambat-lambatnya satu hari sebelum batas akhir pengajuan. 8. SPs-IPB mengumumkan dan mengirim surat panggilan ke penerima beasiswa BPPS selambat-lambatnya satu hari setelah mendapat keputusan dari DIKTI. Seleksi Penerima non-BPPS 1 Bagian administrasi SPs-IPB melakukan seleksi secara administrasi dengan melihat kelengkapan persyaratan sebelum rapat pertama. Pemeriksaan berkas ini harus telah selesai selambat-lambatnya dua minggu setelah penutupan pendaftaran. 2 SPs-IPB mengadakan rapat pertama seleksi penerimaan mahasiswa baru selambat-lambatnya empat minggu setelah penutupan pendaftaran. Rapat ini memiliki agenda memberikan rekomendasi status calon mahasiswa baru SPs-IPB yang memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat. 3 SPs-IPB mengirimkan berkas lamaran yang memenuhi syarat ke setiap program studi dengan tembusan surat kepada masing-masing Home Base/departemen selambat-lambatnya tujuh hari setelah rapat pertama.

Hal 2 dari 80

Rektor



JUDUL




4

5 6

7

8

Pimpinan Home Base/departemen melakukan seleksi bersama-sama program studi dan mengirimkan hasilnya selambat-lambatnya tujuh hari setelah menerima berkas lamaran dari SPs-IPB. Seleksi pada tahap ini ditujukan untuk mempertimbangkan penerimaan status calon mahasiswa baru dengan pertimbangan NMR, kesesuaian latar belakang studi, nilai TOEFL Internasional atau institusional, TPA atau bentuk-bentuk seleksi lain yang dikembangkan oleh homebase, publikasi dan temuan ilmiah, rekomendasi dan kualifikasi program studi dari strata sebelumnya. Keputusan seleksi dapat menghasilkan (a) diterima status penuh, (b) diterima status percobaan, (c) direkomendasikan ke program studi lain, dan (d) ditolak. Untuk calon mahasiswa yang direkomendasikan ke Program Studi lain, SPs-IPB mengirimkan berkas ke Program Studi yang bersangkutan untuk diseleksi. Hasil seleksi ini dikirimkan kembali ke SPs, selambat-lambatnya tujuh hari setelah penerimaan berkas oleh program studi. SPs-IPB mengirimkan berkas mahasiswa yang direkomendasikan ke Program studi lain ke program studi tersebut untuk selanjutnya diseleksi oleh pimpinan Home Base dan Ketua Program Studi. Hasil seleksi ini dikirimkan kembali ke SPs, selambat-lambatnya tiga hari setelah penerimaan berkas oleh program studi. SPs-IPB mengadakan sidang pleno selambat-lambatnya lima hari setelah proses pengembalian seluruh berkas, termasuk yang direkomendasikan untuk program studi lain. Sidang Pleno ditujukan untuk memutuskan dan menetapkan nama-nama mahasiswa baru non-BPPS bersama statusnya: (a) diterima status penuh, (b) diterima status percobaan, (c) ditolak. SPs-IPB mengumumkan dan mengirim surat panggilan ke calon mahasiswa baru non-BPPS selambatlambatnya dua hari setelah mendapat keputusan dari rapat/sidang pleno.

Penetapan Mahasiswa Baru 1. SPs-IPB menetapkan daftar mahasiswa baru dengan statusnya selambat-lambatnya empat minggu sebelum perkuliahan berlangsung. Untuk mahasiswa baru calon penerima BPPS DIKTI, keputusan mendapatkan beasiswa BPPS menunggu keputusan dari DIKTI. 2. SPs-IPB menginformasikan daftar mahasiswa baru ke masing-masing Program Studi dan homebase selambat-lambatnya tiga hari setelah penetapan oleh SPs-IPB. Matriks Tugas Matriks tugas unsur-unsur pelaksanaan kegiatan seleksi penerimaan mahasiswa baru adalah sebagai berikut: Kegiatan Pengambilan form pendaftaran Penyerahan form pendaftaran Seleksi administrasi Rapat Seleksi di Program Studi Sidang pleno Penetapan pemanggilan mahasiswa baru

Hal 3 dari 80

Calon Mahasiswa V V

Bagian Adm. SPs-IPB V V V

PPMB SPS-IPB

Ketua homebase /departemen

Ketua Program Studi

V

V V

V V V

Rektor


INSTITUT PERTANIAN BOGOR JUDUL




Mulai Berkas lamaran yg Memenuhi syarat SPs Pelayanan, penjelasan, dan Penyerahan form isian pendaftaran

Berkas lamaran yg Tidak diterima

Home Base Seleksi berkas lamaran:

• NMR • Kesesuaian Bidang Studi

Homebase yang lain

SPs

Seleksi berkas lamaran:

• NMR • Kesesuaian Bidang Studi • Rekomendasi

Penerimaan, pemeriksaan Berkas lamaran:

• Kelengkapan berkas. • Pemenuhan persyaratan

Berkas lamaran yang Diterima, Status:

• PENUH • PERCOBAAN

IPB (Panitia PPMB)


Seleksi berkas lamaran:

• persyaratan • NMR. • CV / Biodata.

IPB (Panitia PPMB) Pengesahan Calon yang Diterima/ditolak sebagai Mahasiswa SPs


Surat Penerimaan Surat Penolakan

SPs Penyelesai Administrasi/Dokumen :

• •

Penerimaan Penolakan

Gambar: Bagan Alir Berkas dalam Proses Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru

Hal 4 dari 80

Rektor

Selesai



KODE : POB-SPs 01

JUDUL

TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006



S2: NMR≥ 2.75 S3: NMR≥ 3.50 ?

Mulai

Memperoleh Lembaran Isian pendaftaran, mengisi dan melengkapi dokumen persyaratan Oleh Calon Mahasiswa

Tidak

YA

Tidak

Diterima ? YA

Diterima di PS Alternatif ?

b

YA Calon Mahasiswa Status Percobaan

Calon Mahasiswa Status Penuh YA

Tidak

Rekomendasi Rapat Pertama ?

YA

Keputusan Sidang Pleno ?

b YA

c

a

Gambar: Bagan Alir Proses Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru

Hal 5 dari 80

Publikasi ?

Tidak

Tidak

Tidak

•

YA

Pemeriksaan kelengkapan Berkas Lamaran dan Persyaratan

Lengkap & Memenuhi syarat ?

Rekomendasi Dosen PS

YA

Latar Belakang Sesuai PS ? Berkas lamaran

•

Rektor

a



JUDUL




c

a

Administrasi / Dokumen Penerimaan

Administrasi / Dokumen Penolakan

Surat Penerimaan / Penolakan

Calon Mahasiswa Yang diterima

Lolos Verifikasi Dokumen

Mahasiswa Baru SPs-IPB

Tidak

Gugur sbg Mahasiswa Baru SPS-IPB

File data Mahasiswa Baru SPs-IPB

Selesai

Gambar: Bagan Alir Proses Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (lanjutan)

Hal 6 dari 80

Rektor



KODE : POB-SPs 01

JUDUL

TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006


NO.REVISI : 00 Sekolah Pascasarjana Calon Mahasiswa

No

Pengambilan Form Pendaftaran

1

Form Pendaftaran

setiap saat

Penyerahan Form Pendaftaran

2

Form Pendaftaran

Feb April

Pemeriksaan Administrasi

3

Berkas Seleksi

4 minggu

Daftar pelamar Longlist

3 hari

Seleksi untuk penetapan Longlist

SPs-IPB

Dept./Prog. Studi

Tahapan Kegiatan

Pleno

Dokumen

Waktu

Lolos administrasi ?

tidak

4 ya

Lolos seleksi ?

Rapat Pleno I

5 tidak

Daftar Shortlist B.A.Pleno I

1 hari

Daftar Shortlist

1 minggu

B.A. Pleno II/ daftar calon mhs yang lolos seleksi

1 hari

Pengumuman penerimaan/ penolakan

3 minggu

I ya

Seleksi di Program Studi

6 tidak

Rapat Pleno II Penetapan calon mahasiswa yang lolos seleksi

7

Pengumuman penerimaan, penolakan & pemanggilan

8

II Lolos seleksi ? ya

Lolos verifikasi ?

tidak

Verifikasi berkas

Hal 7 dari 80

9

Daftar mahasiswa baru

ya

Rektor

2 hari

Hal 1 dari 80

Rektor

Hal 1 dari 80

Rektor

Seleksi Mahasiswa Baru. Sekolah Pascasarjana

Recommend Documents