Selectie en raadpleging van parochiearchieven Studie- en ontmoetingsdag voor vrijwilligers in kerkelijke en religieuze archieven Leuven, 30 mei 2015 Marc Carnier – Rijksarchief Leuven Joris Colla – KADOC-KU Leuven Gerrit Vanden Bosch – Aartsbisschoppelijk Archief Mechelen
Parochiearchieven: het bewaren waard! Gerrit Vanden Bosch
Parochiearchieven: het bewaren waard!
Parochiearchieven: het geheugen van een gemeenschap Context: parochiale landschap in Vlaanderen is volop in beweging Nood aan richtlijnen inzake archivering Een nieuwe bewaar- en selectielijst Uw feedback is belangrijk!
Het archief van de kerkfabriek
Marc Carnier
Het archief van de kerkfabriek
Statuut
Publiekrechtelijk Decreet erkende erediensten (7/5/2004); archiefdecreet (9/7/2010); archiefwet (24/6/1955, aangepast mei 2009) Verantwoordelijke: secretaris Cf. archieven van centrale kerkbesturen
Het archief van de kerkfabriek
Inhoud
Notulen, briefwisseling, … Stukken betreffende leden kerkfabriek, personeel, … Eigendomsakten, stukken betreffende kerk, pastorie, huizen, gronden, gelden, … Boekhoudkundige stukken
Het archief van de kerkfabriek
Selectie (1)
Vrij beperkt Nooit een verplichting Alles bewaren tot 1965
Het archief van de kerkfabriek
Selectie (2)
Algemene stukken en stukken betreffende kerkbestuur: bewaren Personeel: dossiers bewaren, stukken betreffende financiële afhandeling mogen vernietigd worden na 10 jaar (wel bewaren: stukken belangrijk voor pensioen)
Het archief van de kerkfabriek
Selectie (3)
Beheer van gelden en goederen:
Eigendomsakten: bewaren Kerk en pastorie: alles bewaren, tenzij stukken over onderhoudswerken die het volume niet aantasten en zaken in verband met nutsvoorzieningen en zendmasten Huizen: bewaren Gronden: bewaren Roerende eigendommen (schilderijen, beelden, relieken, …): bewaren Gelden: bewaren
Het archief van de kerkfabriek
Selectie (4)
Financiële stukken:
Grootboeken, manualen, begrotingen, jaarrekeningen: bewaren Bewijsstukken bij de rekeningen en betalingsmandaten: vernietigen na 15 jaar Verzekeringspolissen: vernietigen 10 jaar na verval Stukken over belastingen en rekeninguittreksels: vernietigen respectievelijk na 7 en 10 jaar
Het archief van de kerkfabriek
Raadpleging
Openbaarheid van bestuur Wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer:
Speelt amper op niveau kerkfabriek Personeelsdossiers: vrij na 100 jaar
Het archief van de parochie
Joris Colla
Het archief van de parochie
Statuut
Archief van de parochie in strikte zin of pastoraal archief Privaatrechtelijk Kerkrechtelijke bepalingen (CIC 1983) en toezicht van de kerkelijke overheid (bisschop) Pastoraal bedienaar is verantwoordelijk Cf. archieven van parochiefederaties, pastorale zones, decanaten, …
Het archief van de parochie
Inhoud
Stukken van algemene aard
Stukken over de bedienaars van de eredienst Stukken over de toediening van de sacramenten Stukken over de liturgie (vieringen) Stukken over de pastoraal en het parochiaal leven
Bv. algemene briefwisseling, parochiekronieken, stukken over de parochieraad, stukken over het parochiezegel, …
Bv. stukken over devoties, sociale en caritatieve werking, parochiefeesten, … (inclusief affiches, foto’s, …)
Stukken over de financiën van de parochie
Het archief van de parochie
Selectie (1)
Grote historische waarde → uiterste zorgvuldigheid is vereist De meeste stukken moeten permanent bewaard worden Een beperkt aantal stukken van na 1965 mag na verloop van tijd (meestal 10 of 15 jaar) vernietigd worden, maar vernietiging is geen verplichting Privacy is geen selectiecriterium!
Het archief van de parochie
Selectie (2)
Belangrijkste eventueel te vernietigen stukken:
Gedrukte bisschoppelijke mandementen, herderlijke brieven, liturgische kalenders (tenzij ze handgeschreven notities bevatten of dateren van voor 1850) Stukken over de voorbereiding / afhandeling van doopsels, begrafenissen, … Liturgische agenda’s (tenzij ze essentiële informatie bevatten of de lokale pagina’s van het parochieblad ontbreken) Bepaalde financiële stukken: bewijsstukken en betalingsmandaten, rekeninguittreksels, verzekeringspolissen
Het archief van de parochie
Raadpleging (1)
Geen openbaarheid van bestuur → pastoraal bedienaar beslist over raadpleging Privacygevoeliger dan archief van de kerkfabriek Probeer tegemoet te komen aan vragen tot consultatie, maar met respect voor de privacywetgeving Richtlijnen: vrij raadpleegbaar na 100 / 50 / 30 jaar of onmiddellijk (cf. voorbeelden op volgende dia’s) Gezond verstand!
Het archief van de parochie
Raadpleging (2)
Vrij raadpleegbaar na 100 jaar:
Personalia van de bedienaars van de eredienst Parochieregisters, uittreksels uit parochieregisters Huwelijksdispensaties, huwelijksdossiers Status animarum, lijsten van parochianen Lijsten van abonnees van het parochieblad
Vrij raadpleegbaar na 50 jaar:
Inkomende en minuten van uitgaande brieven Liber memorialis Registers van misintenties, registers van gebedsintenties
Het archief van de parochie
Raadpleging (3)
Vrij raadpleegbaar na 30 jaar:
Stukken over parochieraad, parochieteam, parochieploeg Stukken over de benoeming, inhaling, huldiging van bedienaars van de eredienst Dossiers over vieringen Afroepboeken Stukken over devoties, sociale en caritatieve werking, parochiefeesten, … Boekhoudkundige registers
Het archief van de parochie
Raadpleging (4)
Onmiddellijk vrij raadpleegbaar:
Historische schetsen van de parochie, parochiekronieken Lokale bladzijden van het parochieblad Stukken over het parochiezegel Enquêtes over de godsdienstpraktijk Boekjes van vieringen (lokaal gemaakt) Echtheidsverklaringen van relieken
Het archief van de parochie
Andere privaatrechtelijke archiefvormers Broederschappen, genootschappen Parochiale werken en andere vzw’s Lokale verenigingen Scholen … → Een parochiearchief zal vaak ook stukken van dergelijke archiefvormers bevatten → Ook bij die documenten is op het vlak van selectie en raadpleging zorgvuldigheid vereist
Contactgegevens Aarzel niet om bij vragen of problemen advies in te winnen!
Marc Carnier:
[email protected]
Joris Colla:
[email protected]
Gerrit Vanden Bosch:
[email protected]
