1|Page
Proyek, semua orang pernah mendengar kata ini, kami yakin orang-orang yang mengerjakan sesuatu yang bersifat ada target yang harus dicapai, ada waktu yang ditentukan untuk dicapai dan ada pendelegasian serta mutu yang harus dicapai, itu semua adalah berbicara mengenai satu kata, yaitu “Proyek”. Pada abad ke 21 ini mengerjakan sebuah proyek adalah merupakan sebuah tantangan yang sangat besar, dimana kita dituntut untuk dapat memposisikan diri dengan berbagai pekerjaan yang menuntut kecepatan yang tinggi ditambah dengan perkembangan teknologi informasi yang begitu pesatnya. Proyek-proyek yang dikerjakan merupakan proyek-proyek yang tidak dapat dilepaskan dari teknologi informasi, sebuah kecanggihan yang membantu penyelesaian sebuah proyek menjadi lebih efektif dan efesien. Menyelesaikan sebuah proyek dengan menggunakan bantuan teknologi informasi adalah merupakan satu hal penting dan masalah-masalah dalam penyelesaiannya adalah hal yang lain yang perlu diberikan perhatian yang besar. Mengapa?, karena permasalahan yang ada di dalam proyek terkadang berputar-putar seperti sebuah lingkaran posisi atas dan posisi turun yang menyebabkan para manajer proyek atau kepala proyek menjadi tertekan. Tetapi apakah itu masalah utama yang harus kita lihat sekarang?, atau ada masalah lain yang sesungguhnya lebih mendalam daripada hal tersebut? Pada buku ini, kami akan menghadirkan berbagai konsep manajemen proyek dan konsep
manajemen
dalam
penyelesaian
proyek,
dimana
kami
sangat
mengharapkan dengan hadirnya buku ini akan memberikan pencerahan dan membangkitkan kerangka berpikir yang baru mengenai manajemen proyek. Dimulai dari konsep, teori, sebuah refleksi, pendapat, kerangka berpikir kami sebagai peneliti, dosen, beberapa proyek yang kami kerjakan serta beberapa konsep manajemen yang mungkin dapat membantu kita dalam mengembangkan kerangka berpikir yang lebih kreatif dan berkualitas.
2|Page
Bab ini akan mulai dari konsep, daripada dasar manajemen proyek dan beberapa pemahaman yang perlu kita ketahui dengan benar. Pada saat membacanya, kami berharap anda dapat berpikir dengan jernih dan terbuka untuk dapat memahami kedalaman daripada pemahaman ini. Kita akan mempelajari beberapa pengertian yang akan berguna sebagai fundamental atau dasar bangunan dari pemahaman manajemen proyek. Kami mengatakan bahwa: “Pemahaman kita sebenarnya akan menjadi lengkap pada saat kita dengan sungguh-sungguh dapat membangun dasar yang benar dari sebuah konsep”.
I. Mendefinisikan Ulang Arti Proyek Berapa banyak dari kita yang mendengar kata “proyek” dan kesulitan dalam mendefinisikannya ?, saya percaya ada beberapa orang yang sanggup untuk mendefinisikannya dengan baik dan ada beberapa orang yang sampai sekarangpun belum dapat memahaminya. Proyek dalam arti yang paling sederhana, merupakan sebuah pekerjaan yang diselesaikan dari awal sampai akhir dengan batas waktu yang telah ditentukan, ini adalah definisi yang sangat sederhana, tetapi pemahaman kita tidak hanya sampai di sini, pemahaman kita mengenai proyek harus lebih dalam dari pemahaman yang paling sederhana ini. Sekarang mari kita lihat beberapa definisi proyek di bawah ini: Menurut PMBOK Guide, proyek adalah usaha temporer yang dilakukan untuk menciptakan proyek atau jasa (service) yang unik Menurut Wikipedia, Proyek dalam bisnis dan ilmu pengetahuan biasanya didefinisikan sebagai sebuah usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara,temporer, dan bukan permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas. 2 definisi di atas menurut kami sudah dapat mewakili definisi proyek menurut apa yang dikemukakan oleh berbagai ahli manajemen proyek. Sekarang mari kita lanjutkan dengan definisi secara keseluruhan daripada proyek, yaitu “Manajemen Proyek”. Berikut adalah beberapa definisi penting:
3|Page
Pengertian manajemen proyek menurut H. Kerzner : Manajemen proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh lagi manajemen proyek menggunakan pendekatan hiraki vertikal dan horizontal .
Pengertian manajemen proyek menurut Olson (2003;16) manajemen proyek adalah aplikasi sumber daya yang mencakup pengetahuan, peralatan, dan teknik untuk merancang aktivitas proyek dan kebutuhan proyek.
Pengertian manajemen proyek menurut IAI adalah pengelolaan jalannya proses konstruksi secara menyeluruh yang dimulai sejak proses tahap persiapan inisiatif proyek, yaitu tahap perumusan kebutuhan atau gagasan proyek, penyusunan anggaran dan jadwal pembangunan secara keseluruhan sampai dengan selesainya proses pelaksanaan konstruksi termasuk masa pemeliharaan serta proccurement ‟pengadaan‟ peralatan dan perlengkapan bangunan.
Pengertian manajemen proyek menurut Hughes dan Cotteral (2002;8-9) manajemen proyek adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah yang harus dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat jelas dan harus terjadi komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui.
Pengertian manajemen proyek dalam buku Information Technology Project Management 4th edition karangan katy, manajemen proyek ialah aplikasi dari ilmu pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.
Pengertian manajemen proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dalam buku Budi Santoso (2009:3) manajemen proyek adalah aplikasi
4|Page
pengetahuan (knowledges), ktrampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek.
Pengertian manajemen proyek menurut Schawalbe (2004;8) manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.
Pengertian manajemen proyek menurut Wulfram I. Ervianto (2003:19) Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) samapi selesainya proyek untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu.
Pengertian manajemen proyek menurut Chase, Aquilano, Jacobs (2001;58) Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengarahan, dan pengaturan sumber daya (manusia, peralatan, bahan baku) untuk mempertemukan bagian teknik, biaya dan waktu suatu proyek.
Pengertian manajemen proyek menurut Soeharto (1997;28) manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki (arus kegiatan) vertikal dan horizontal.
Pengertian manajemen proyek menurut Nicholas (2001;9) manajemen proyak adalah manajemne yang lebih sederhana, yang operasi-operasinya berulang damana pasar dan teknologinya dapat diprediksi, ada kepastian tentang antisipasi hasil, lebih sedikit organisasi yang dilibatkan.
5|Page
Pengertian manajemen proyek menurut Budi santoso (2003;3) manajemen proyek adalah
kegiatan
merencanakan,
mengorganisasikan,
mengarahkan
dan
mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam
waktu
tertentu
dengan
sumber
daya
tertentu.
Manajemen
proyek
mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek. Pengertian Manajemen Proyek menurut PMI: Aplikasi pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik untuk aktivitas proyek guna memenuhi atau melampaui kebutuhan yang diharapkan stakeholder dari proyek tersebut. Melihat dari beberapa definisi yang dikemukakan, sekarang kita dapat memahami bahwa manajemen proyek tidak sesederhana seperti yang kita pikir. Dalam manajemen proyek terdapat beberapa hal lainnya yang sangat penting untuk diperhatikan,
seperti
faktor
manusia,
waktu
dan
sebagainya.
membahasnya nanti.
Gambar.1. Project Management & Keahliaan yang diperlukan
Kita
akan
6|Page
Gambar di atas merupakan penjelasan daripada keahlian-keahlian apa saja yang dibutukan pada saat mengerjakan suatu proyek. Keahlian-keahlian di atas hanya berjumlah 8, dan ditambah satu, kita akan menjelaskannya nanti pada bab-bab berikutnya.
I.1. Berbagai Macam Alat & Teknik Manajemen Proyek Dalam manajemen proyek terdapat beberapa alat dan teknik yang sudah lama digunakan dan hal ini sampai sekarang masih digunakan dalam pengerjaan suatu proyek. Alat dan teknik tersebut antara lain: 1. The Task & Bonus Systems (Gantt) Teknik ini pertama kali diperkenalkan oleh Henry Gantt pada tahun 1800-an dan diterapkan ke dalam Bethlehem Steel, dimana Gantt bekerja di tempat tersebut. Teknik Gantt ini sangat efektif dan efesien pada saat diterapkan di perusahaan tempat ia bekerja dulu dan hal ini melambungkan nama Henry di dunia international.
Henry Gantt
7|Page
Teknik Gantt ini membagi-bagi suatu proses menjadi suatu serangkai tugas, melaksanakan pekerjaan sesuatu dengan estimasi standar pada tugas-tugas tersebut, dan memeriksa kemajuannya sehingga dapat diverifikasi dengan 1 kali pandang, demikian Henry menyebutnya.
Gambar.2. Diagram Gantt
2. Program Evaluation And Review Techniques (PERT) & Critical Path Method (CPM) PERT merupakan teknik pembuatan diagram jaringan kerja yang disebut aktivitas pada anak panah dan teknik estimasi yang dinamakan rata-rata tertimbang. Dan selanjutnya CPM menggunakan metode penyusunan diagram yang disebut aktivitas pada titik dan menciptakan jadwal proyek berdasarkan jalan terpanjang melalui jaringan. Ke dua teknik ini juga sangat terkenal dalam penggunaannya di manajemen proyek, walaupun yang paling sering digunakan adalah Gantt. Berikut adalah gambar daripada PERT dan CPM:
8|Page
Gambar 3. PERT & CPM
Fungsi dari PERT dan CPM ini sangat sederhana yaitu meminimalkan resiko pada proyek itu sendiri. Sekarang mari kita sedikit membahas mengenai Struktur Perincian Kerja (Work Breakdown Structure), ini adalah hal yang sangat penting di dalam mengerjakan suatu proyek, merupakan susunan hierarkis dari tugas-tugas proyek dalam level yang sama dengan bagan organisasi perusahaan. Berikut adalah contoh dari WBS:
9|Page
Gambar.4. Work Breakdown Structure (WBS)
I.2. Beberapa Kesalahan Dalam Pemikiran Manpro Sebelum kita melangkah lebih jauh mengenai manajemen proyek dengan lebih jauh, mari kita melihat terlebih dahulu mengenai beberapa konsep yang salah mengenai beberapa hal dalam manajemen proyek. Menurut Nancy Mingus terdapat 3 kesalahan dalam manajemen proyek yang harus kita mengerti dengan baik karena kesalahan-kesalahan ini dapat menjadi suatu pengerjaan proyek menjadi terhambat, antara lain: (dikutip dari buku 24 Hours Project Management) 1. “Hal ini berkaitan dengan penggunaan teknik manajemen proyek. Kekeliruaan pemikiran positifnya adalah bahwa penggunaan alat dan teknik manajemen proyek akan menjadi keberhasilkan proyek. Pemikiran keliru sebaliknya adalah bahwa penggunaan teknik manajemen proyek tidak membantu dalam keberhasilan proyek, dan dalam kenyataannya, mungkin malah menambah biaya sehingga menyebabkan proyek kurang berhasil.” Banyak dari kita beranggapan bahwa dengan menggunakan alat atau software yang canggih maka penyelesaian proyek dapat berjalan dengan baik, tetapi di sini kita
10 | P a g e
perlu memahaminya dengan benar bahwa faktor utama yang terpenting di dalam proyek bukan hanya menggunakan alat atau software yang canggih, tetapi mengorganisasi manusia. Tetapi pemikiran sebaliknya mengatakan bahwa kita tidak membutuhkan alat atau software untuk menyelesaikan sebuah proyek, pemikiran ini pun bertentangan. Inilah yang disebut sebagai “Paradoks dalam manajemen proyek”. Di sini kita harus memahami lebih dalam dan mengerti bahwa teknologi informasi dipakai untuk membantu penyelesaian proyek tetapi inti dari keberhasilan suatu proyek adalah mengorganisasikannya dengan baik, benar, efektif dan efesien. 2. “Pasangan kekeliruan kedua berkaitan dengan estimasi, dimana yang pertama menyatakan bahwa estimasi adalah akurat dan harus dijadikan patokan. Ini tidak realistis. Tetapi pernyataan yang sebaliknya juga tidak realistis, yaitu bahwa estimasi selalu berlebihan dan mesti diabaikan dan atau dibuang setengahnya agar lebih mendekati kenyataan”. Kita di sini melihat bahwa berbicara mengenai estimasi selalu menjadi diskusi yang berkepanjangan dan mungkin merupakan masalah utama dalam manajemen proyek. 2 sisi bertolak belakang, yang satu mengatakan bahwa segala sesuatunya haruslah sempurna dan akurat sedangkan sisi lainnya adalah tidak usah dipikirkan atau diabaikan saja. Kita harus realistis dalam hal ini dan terutama menjadi fleksibel dalam mengukur dan menetapkan sebuah estimasi, ini menyangkut penyelesaian akhir daripada sebuah proyek, pengukuran suatu estimasi haruslah disesuaikan dengan kemampuan daripada hal-hal yang sudah disepakati di awal dan jika terdapat permasalahan maka hal tersebut haruslah memiliki “backup” untuk dapat menopang estimasi, dan harus ketat dalam hal menentukan estimasi. 3. “Yang terakhir adalah kesalahan perencanaan proyek. Yang pertama menyatakan bahwa jika manajer proyek membuat rencana dengan benar, maka segala sesuatu akan sesuai dengan rencana. Tetapi sungguh tidak realistis, jika kita menganggap bahwa manajer proyek dapat mengantisipasi setiap kejadian yang akan datang. Di lain pihak, mempercayai bahwa segala sesuatu tidak akan ada yang sesuai dengan rencana juga merupakan keyakinan yang keliru, dan mungkin mengada-ngada”. Melihat masalah perencanaan, kita seharusnya dapat melihat di sini bahwa perencanaan merupakan hal yang sangat penting di dalam menyelesaikan sebuah proyek, tetapi ada sebuah “paradox” penting di sini, satu sisi dan sisi lainnya
11 | P a g e
mengatakan hal yang bertentangan. Perencanaan yang baik, menurut kami, adalah perencanaan yang telah disusun dengan memperhatikan banyak faktor dan perencanaan tersebut harus fleksibel tetapi tidak mengurangi keteraturan. Perlu diakui menyusun perencanaan merupakan hal yang tidak mudah, tetapi masalah utamanya adalah pada saat perencaan telah dibuat dan orang-orang di dalamnya tidak mau bekerja sama dalam melaksanaan perencanaan tersebut. Menurut Nancy Mingus, Rencana proyek adalah dokumen formal yang berisi banyak komponen. Ini bukan sekedar jadwal proyek seperti yang dibuat dalam paket software.
II. Mengukur Keberhasilan Proyek Dalam penyelesaian sebuah proyek tentunya ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dan di sini kita akan mempelajarinya, bahwa dalam penyelesaian proyek terdapat beberapa tolak ukur yang harus diperhatikan agar proyek dapat berjalan dengan baik:
II.1. Tepat Waktu Membahas mengenai ketepatan waktu dalam mengerjakan sebuah proyek dan menyelesaikannya adalah masalah yang sangat penting. Hal ini dapat menyita waktu, membuang banyak biaya/anggaran dan/atau bahkan dapat berakhir dengan terbengkalainya proyek tersebut. Mengapa hal-hal ini dapat terjadi?, hal ini disebabkan pada saat menentukan waktu penyelesaiannya, kita tidak konsisten dalam menjalankannya. Manajer proyek dalam hal ini harus dapat sungguh-sungguh memahami bahwa waktu itu sama dengan uang (waktu = uang) dan uang sama dengan terselesaikannya proyek atau tidak terselesaikannya proyek. Apakah waktu sebegitu pentingnya dalam menyelesaikan sebuah proyek?, jawabannya adalah sangat penting, karena banyak manajer proyek ataupun pemilik modal mengabaikan hal ini sehingga kita melihat banyak proyek tanpa jangka waktu menjadi tidak berjalan dan ditutup.
12 | P a g e
Ini merupakan hal pertama yang harus diperhatikan proyek = jangka waktu penyelesaian, tetapi di sini kita harus melihat lebih dalam lagi di sini. Banyak manajer proyek menimpakan sebuah tugas kepada bawahannya tanpa bisa mendelegasikan
dengan
baik,
yaitu
memberikan
tim
yang
mendukung
terselesaikannya dengan baik dan pada saat terjadi masalah, maka kesalahan jatuh pada satu orang, sedangkan di sini manajemen yang chaos sedang terjadi. Masalah utama di sini adalah tidak adanya kerjasama antara manajer proyek dengan bawahannya sehingga terjadi kerusakan dalam waktu. Waktu terbuang untuk memikirkan banyak hal yang tidak penting dan terbuang untuk saling menyalahkan sedangkan awal dari permasalahan tersebut tidak terselesaikan.
II.2. Sesuai Anggaran Pada saat akan memulai sebuah proyek, hal penting yang harus diperhatikan adalah memperhitungkan anggaran dengan cermat. Banyak yang mengabaikan hal ini, dimana anggaran merupakan hal yang tidak perlu diperhitungkan, hal ini merupakan kesalahan yang sangat besar. Bagaimana mungkin anda ingin menyelesaikan sebuah proyek tetapi mengesampingkan perhitungan yang sangat details mengenai anggaran yang harus dikeluarkan dan bahkan pengembalian modalnya?. Manajer proyek dan pemodal harus duduk bersama-sama dan juga lebih penting lagi transparasi mengenai anggaran yang harus dikeluarkan dan memperhitungkan faktor lain yang dapat mempengaruhi kinerja dalam sebuah proyek. Faktor lain ini atau disebut dengan Faktor X akan dapat sangat mempengaruhi anggaran yang dikeluarkan dan bahkan mungkin dapat mengurangi kekuatan yang ada. Kita harus dapat melihat di sini, bahwa faktor X ini pengaruhnya sangat besar dan tanpa perhitungan yang benar, maka pengeluaran daripada faktor x ini akan dapat sangat besar. Inilah yang disebut “politik proyek”.
13 | P a g e
II.3. Apakah Tujuan Proyek Tercapai? Pada bagian ini kita perlu mengajukan pertanyaan penting: Apakah tujuan proyek dapat dicapai dengan baik, jika di dalam prosesnya terjadi saling “sikut menyikut”, saling mengedepankan “kepentingan pribadi” dan “tidak ada kerjasama”?. Pertanyaan-pertanyaan singkat ini hanya merupakan sekumpulan dari banyak pertanyaan yang terdapat dalam mengerjakan proyek. Kita harus dapat melihat dengan jelas di sini, bahwa sebuah tujuan hanya dapat tercapai dengan baik dan benar jika di dalam proses penyelesaian proyek, faktorfaktor “pengganggu” tersebut dapat di kikis habis?. Apakah hal tersebut mungkin untuk dilakukan?, jujur, bisa dilakukan!, tetapi banyak daripada kita meng kompromikan beberapa hal sehingga hal tersebut dapat merusak kualitas dan sebuah tujuan baik.
II.4. Apakah Kliennya puas? Pertanyaan ini merupakan pertanyaan yang mengandung “tantangan” tersendiri dalam penyelesaian sebuah proyek. Kepuasan klien memang merupakan hal penting tetapi kita tidak boleh mengorbankan hal lainnya seperti kualitas itu sendiri. Kita harus dapat menjaga keseimbangan antara kualitas dan kuantitas dan yang tidak kalah pentingnya adalah kepentingan komunitas yang ada di sekitar proyek. Ini memang tidak mudah, karena di sini ada pilihan-pilihan yang harus kita buat dan tentunya banyak pilihan yang benar akan menimbulkan kontroversial dan mungkin disebut kecenderungan kepada ekstrim. Klien dan/atau kepuasan daripada pemegang modal memang merupakan hal yang utama, dan konsumen juga memang penting tetapi kualitas yang ada tidak boleh dikurangi kadarnya. Banyak hal yang terjadi pada saat ini, terjadi pengurangan kualitas besar-besaran sehingga yang terjadi adalah kerusakan hasil daripada proyek itu sendiri. Sebagai contoh proyek konstruksi pembanguan sebuah jembatan, seharusnya dapat bertahan selama 50 tahun tetapi karena terdapat pengurangan kualitas seperti korupsi bahan bangunan atau penggantian kualitas dari material maka jembatan tersebut hanya bertahan 10 tahun, ini merupakan kasus klasik yang
14 | P a g e
terjadi terus menerus hingga kini dan pemecahannya sesungguhnya “tidak ada” dan “ada”, kembali kepada hati nurani masing-masing.
II.5. Apakah Tidak Ada Kerusakan Pada Sebuah Hubungan? Satu hal penting di antara semua hal yang telah dikemukakan adalah mengenai sebuah hubungan antara satu sama lain di dalam proyek. Jika terjadi kerusakan hubungan dalam proses pengerjaan dan penyelesaian sebuah proyek maka yang terjadi komunitas akan di korbankan. Pepatah yang mengatakan bahwa “hubungan adalah segala-galanya bagi penyelesaian sebuah tugas, memang benar. Di sini kita perlu melihat dengan benar bahwa kasus-kasus ketidaksesuaian ataupun perbedaan pendapat adalah hal yang normal, tetapi pemikiran yang mementingkan diri hanya demi sebuah posisi ataupun mengorbankan sebuah komunitas adalah merupakan sebuah kebodohan ganda yang memiliki efek jangka panjang. Proyek hanya dapat diselesaikan dengan baik, jika kerjasama dapat dilakukan secara solid dan bukan dengan memikirkan (maaf) “perut sendiri”. Efek-efek dan konsekuensi dari kerusakan ini akan merusak keseluruhan team dan yang paling berbahaya merusak kepercayaan terhadap kepemimpinan. Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 1
Kelinci dan kura-kura
15 | P a g e
Rick Pitino dari NY Knicks menantang bahaya demi Mark Jackson (Bantulah karyawan untuk meraih rasa percaya diri dengan memanfaatkan kekuatan mereka) Seekor kelinci gemar mengolok-olok kelambanan seekor kura-kura. “Kamu begitu lambat”, kelinci sering berkarta: “seningga domba saja menghitung kamu sebelum mereka tidur!”. Biasanya, kura-kura membahas ejekan itu dengan diam, namun suatu hari ia kehilangan kesabarannya di depan hewan-hewan lainnya. “Karena kamu pikir kamu begitu cepat, aku menantangmu untuk lomba lari”, kata kura-kura. Kelinci tidak percaya: “Kamu tidak mungkin serius! Tak mungkin makhluk lamban sepertimu bisa mengalahkan aku”. “Kalau begitu kamu menerima tantanganku!”, kura-kura menegaskan dengan keras sehingga semua makhluk lain mendengar. Hari pertandingan pun tiba. Hewan-hewan itu membuat jalur pertandingan dan menetapkan rubah sebagai wasit. Kelinci dan kura-kura bersiap di garis awal. Rubah berteriak, “Mulai!” dan pertandingan itu pun dimulai. Kelinci melesat mendahului kura-kura meninggalkan kepulan debu tebal dan dengan cepat menjadi hanya sebuah titik di cakrawala, sementara kura-kura mengikutinya dengan susah payah. Kelinci mengungguli kura-kura dengan jarak yang begitu jauh sehingga ia memutuskan untuk duduk dan beristirahat. Sinar matahari yang hangat membuatnya mengantuk. Aku unggul sangat jauh, kata kelinci pada dirinya sendiri, jadi aku punya waktu untuk tidur sejenak sebelum aku menyelesaikan pertandingan ini. Sementara itu, kura-kura tidak pernah kehilangan rasa percaya diri atau pun keteguhan hatinya. Ia terus merangkak perlahan sampai ia melewati kelinci yang tengah tidur dan berjalan dengan santai menuju garis akhir sementara hewan-hewan lainnya menyorakinya. Sorak-sorai tersebut membangunkan kelinci, yang kemudian melihat kura-kura yang sudah nyaris menggapai kemenangannya. Kelinci berlari
16 | P a g e
secepat mungkin, tapi ia tertinggal terlalu jauh di belakang sehingga tidak bisa menyusul, kura-kura mencapai garis akhir dan memenangkan pertandingan dengan disambut oleh kegembiraan hewan-hewan lainnya. Kelinci sangat malu akhirnya kembali ke dalam hutan. Pesan moral Aesop: Langkah yang lambar dan stabil akan memenangkan pertandingan Perspektif: Kura-kura yakin pada dirinya, pada apa yang bisa dilakukannya, dan apa yang tidak bisa dilakukannya. Ia percaya bahwa ketekunan dan keteguhan hatinya bisa lebih lama bertahan dibandingkan kecepatan yang dimiliki pesaingnya, hewan berbulu itu. Dan ia benar, sehingga memungkinkannya untuk menang, hal yang bertentangan dengan perkiraan umum. Tidak ada 2 karyawan yang serupa, setiap karyawan mempunyai bakat dan keahlian yang berbeda. Ada beberapa karyawan yang cepat dalam mengerjakan sesuatu sejak awal, sementara yang lain berkembang secara lebih lambat. Sebaiknya, salah satu tujuan anda sebagai seorang manajer adalah mengeluarkan bakat khusus dari setiap karyawan guna memenuhi kepentingan terbaik dari perusahaan. Apa cara yang terbaik untuk melakukan hal itu?, Rick Pitino percaya ia punya jawabannya. Pitino pernah melatih basket di tingkat perguruan tinggi dan professional. Ia memimpin tim basket kentucy Wildcats ke kejuaraan NCAA pada tahun 1996. Dalam buku Success is a choice, Pitino menggambarkan bagaimana ia membantu pemain basket professional yang lambat berkembang. Mark Jackson, hingga menyadari bakatnya yang unik. Jackson menjadi pilihan ke 18 di putaran pertama National Baskeball Association pada tahun 1987 ketika Pitino menjadi pelatih kepala di New York Knicks. Jackson merupakan seorang guard yang luar biasa di tim St. John, namun fakta bahwa ada 17 tim yang tidak mau mengambilnya memunculkan kekhawatiran terhadap masa depannya sebagai seorang pemain professional. Komentar mengenai Jackson adalah ia terlalu lamban, tidak terlalu bisa menembakkan bola dengan baik dan akan menemui kesulitan untuk mengimbangi guard lainnya yang lebih cepat di liga itu.
17 | P a g e
Sejak awal, Pitino bertekad untuk meningkatkan rasa percaya diri dan harga diri Jackson, terutama karena ia masih ragu-ragu pada pilihan draft teratasnya, Jackson yakin bahwa dirinya ditakdirkan untuk gagal. Keyakinan tersebut antara lain terpicu oleh apa yang ia baca di berbagai tabloid New York. “Terlalu lamban untuk jumlah uang yang dibayar kepadanya”, tulis mereka. Pitino menjelaskan: “Salah satu hal pertama yang saya lakukan adalah memberitahu anggota tim yang lain bahwa saya beranggapan Mark mempunyai peluang yang masuk akal untuk menjadi Rookie of the year (pemain baru terbaik tahun itu) karena ia akan maju pesat di dalam sistem kami”. Sudah bisa diduga, anggota tim lainnya tidak mempercayai Pitino. Seorang pemain urutan ke 18 di dalam draft tidak akan terpilih menjadi Rookie of the year. Pitino memusatkan perhatian pada upaya menonjolkan kekuatan Jackson- yakni operannya, kemampuannya memimpin, dan charisma pribadinya. Ia melenyapkan keraguan diri Jackson terhadap kelambanannya dengan memberitahunya bahwa tidak ada point guard lain di liga itu yang lebih diinginkannya untuk masuk ke dalam timnya, kecuali Magic Johnson. Harga diri dan rasa percaya diri Jackson tumbuh setiap hari. Dan begitu pula tingkat permainannya. Musim semi berikutnya, Mark Jackson terpilih sebagai Rookie of the year NBA. Tidak ada pemain sebelumnya atau setelah itu yang setelah terpilih di posisi yang begitu rendah di dalam draft kemudian berhasil meraih gelar Rookie of the year seperti Jackson. “Anda bisa mengharapkan hal-hal yang hebat dari seseorang”, kara Pitino, “yang merasa nyaman dengan dirinya sendiri”. Pesan moral bisnis: Bantulah karyawan anda untuk meraih rasa percaya diri dengan memanfaatkan kekuatan mereka. Sumber: Pitino, Rick, Success is a choice: Ten steps to overachieving in business and life, 13-15. New York: Broadway Books, 1997.
18 | P a g e
Di dalam mengerjakan sesuatu ataupun menyelesaikan sesuatu tentunya tidak lepas daripada sebuah proses dan sebuah proses merupakan sebuah hal yang sangat penting dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Mari kita lihat gambar di bawah ini:
Input
Process
Output
Gambar.5. Input-Process-Output
Pada gambar 5, kita dapat melihat bahwa titik tengah dalam mengerjakan sesuatu, yaitu proses merupakan hal yang sangat penting untuk dikerjakan dengan baik untuk menghasilkan output yang baik dan benar. Perhatikan rumus sederhana di bawah ini: Input tidak baik = proses tidak baik = output sangat tidak baik Input sangat baik = proses tidak baik = output 70-80% tidak baik
19 | P a g e
Dan masih banyak pola rumus sederhana yang bisa kita buat dalam menyimpulkan hal tersebut. Ada kalimat yang mengatakan bahwa: “proses jauh lebih penting daripada input dan output”, sebaliknya ada juga yang mengatakan bahwa “input jauh lebih penting daripada proses dan output”, dan terakhir ada juga yang mengatakan “tidak usah memusingkan input dan proses yang penting hasil (output)”. Apakah semua pernyataan ini benar atau salah?. Inilah pernyataan dan pertanyaan yang menjebak dalam mengerjakan sesuatu, dimana tidak ada keseimbangan, yang ada hanya satu ekstrim di tingkatkan tetapi 1 ekstrim lainnya di korbankan. Secara sederhana, kami mengatakannya bahwa “ketiga-tiganya penting, dan salah satu tidak boleh dikorbankan untuk mencapai sebuah tujuan”. Penjelasan di atas hanya merupakan pembukaan daripada sebuah proses, dan ini harus sangat diamati dengan baik. Sekarang mari kita mulai memasuki apa yang disebut proses proyek, keahlian-keahlian apa saja yang terdapat di dalam proyek dan beberapa hal yang perlu diketahui mengenai proyek.
I. Beberapa Komentar Penting Sebelum kita memulai langkah lebih lanjut mengenai pemahaman kita tentang proses yang terdapat dalam manajemen proyek dan keahlian apa saja yang harus dimiliki, mari kita perhatikan dan membaca beberapa komentar penting dari orang-orang yang berpengalaman dalam mengerjakan proyek dan apa yang mereka katakana tentang hal tersebut: “Yang menjadi ganjaran bagi saya adalah ketika saya berhasil membuat klien senang, melampaui harapan mereka dan memberikan nilai” (Beth Chapman, Engagement Management)
“Dalam proses pengerjaan proyek. Ganjaran bagi saya adalah orang-orang yang saya pekerjakan untuk bekerja bersama saya. Saya sangat bangga dengan orangorang di sekitar saya” (Jennifer Sargent, Producer Film dan Video)
20 | P a g e
“Berusaha membuat sesuatu yang sebelumnya tidak ada bagi saya, itu menarik” (Timothy O‟Meara, Direktur Layanan teknis baru)
“Saya paling tidak suka sifat pekerjaan yang monoton. Anda harus mengetahui setiap pengeluaran. Anda harus membaca halaman demi halaman spesifikasi tentang setiap bagian bangunan-setiap paku, setiap baut, setiap saluran air, setiap langit-langit, dan setiap batu bata – dan jaminan-jaminan, dan cara menggunakan atau memasang alat-alat tersebut. Kegiatan ini seperti membaca buku telepon” (Victor Ortale, Designer proyek/arsitek proyek).
“Ada perhatian yang begitu intens terhadap details dan saya tidak suka ini. Tapi perhatian ini sangat penting, karena jika tidak dilakukan, anda pasti gagal, anda harus memperhatikan detail-detail tersebut atau semuanya akan berantakan” (Beth Chapman).
Dari komentar-komentar di atas kita dapat menyimpulkan 3 hal penting, antara lain: Pertama: bahwa dalam proyek selalu ada hal-hal yang baik Kedua: bahwa dalam proyek selalu ada hal-hal yang tidak baik Ketiga: bahwa dalam proyek selalu ada hal-hal sebenarnya Ketiga hal ini mempengaruhi kinerja suatu proses dan merupakan hal yang sangat penting untuk dapat dipertimbangan dengan seksama agar dapat menjadi lancar dalam prosesnya. Kita semua belajar dan hal ini merupakan pembelajaran yang sangat penting untuk dapat memahami dengan benar.
21 | P a g e
II. Proses Proyek “Proyek adalah sebuah masalah yang dijadwalkan untuk diselesaikan” (Dr. J.M. Juran) Jika kita mendengar mengenai proses proyek, maka beberapa orang mungkin dapat mendefinisikannya secara berbeda, tetapi di sini kita harus belajar dengan benar bahwa proses proyek merupakan proses yang berkelanjutan dan terus menerus, tidak ada kata berhenti untuk menyempurnakan sebuah proses oleh sebab itu diperlukan feedback yang baik dan benar untuk dapat mencapai kesempurnaan tersebut. Proses proyek dapat digambarkan sebagai berikut:
Memulai
Perencanaan
Pengendalian
Penyelesaian
Pelaksanaan
Gambar.6. Proses Proyek
Pada gambar 6, kita dapat melihat bahwa terdapat 5 proses dalam memulai sebuah proyek dan hal ini sangat penting untuk diperhatikan. Sebelum menjelaskan hal ini, mari kita me refresh definisi manajemen proyek itu sendiri. Menurut Pocket Mentor, “Sebuah proyek adalah sebuah pekerjaan yang harus diselesaikan. Pekerjaan tersebut memiliki titik akhir yang dapat diindentifikasi. Umumnya, dalam bisnis, proyek merujuk pada serangkaian kegiatan yang saling berhubungan, biasanya
22 | P a g e
melibatkan sekelompok orang yang bekerja sama mengerjakan sebuah tugas musiman selama periode waktu satu hingga delapan belas bulan”. Dari definisi yang dikemukakan kita dapat mempelajari bahwa merupakan hal yang sangat penting untuk dipahami bahwa proyek itu sendiri merupakan sebuah pekerjaan yang sungguh-sungguh memerlukan keseriusan dalam penyelesaiannya, maka gambar 6 mengartikan: Memulai sebuah proyek adalah menyusun fase-fase apa saja yang harus diperhatikan sebelum kita mengerjakan proyek tersebut. Perencanaan adalah penyusunan struktur rincian pekerjaan secara details dan jadwal penyelesaian yang harus ditepati. Pelaksanaan adalah aktivitas yang harus dilakukan, sebagai contoh dalam proyek teknologi informasi meliputi analisis, design, pengembangan dan pengujian software. Pengendalian adalah mengukur dan memonitor pelaksanaan aktivitas dan membantu manajer proyek dalam mengevaluasi dari sisi waktu, biaya dan kualitas. Penyelesaian adalah akhir daripada fase dan mengambil pelajaran penting pada saat proses dan meningkatkan efektivitas serta efesiensi daripada proyek di masa yang akan mendatang. Jika kita ingin menarik fase-fase apa saja yang harus diperhatikan, maka Pocket Mentor Project Management menghadirkan table penting yang harus kita perhatikan dengan seksama, antara lain: Perencanaan Sasaran/Tujuan:
Mengumpul
Implementasi
Memantau
Penyelesaian
Menutup
kan tim
dan
Mengemban
mengontrol
yang
gkan
proses
ikasi
sebenarnya
rencana
Melaporkan
langkah
Mengidentif
keseluruhan
kemajuan
berikutnya
ikasi para stakeholder
Menentuka n masalah
Pembangunan
Menentuka
proyek
Mengidentif
23 | P a g e
n tujuan dan sasaran proyek Aktivitas:
Mengulas dan menyetujui
n cakupan,
proyek
proses proyek
Menciptakan
langkah-
n tonggak-
dan tugas-
langkah
tonggak
tugas
kritis
proyek
Mengestim
Mengevalu asi kinerja
Menutup proyek
Memetik pelajaran
Menciptaka
Mengelola
n rencana
tim
proses
tindak
Memanfaatk
pengembanga
lanjut
Mengukur
an orang
n
kebutuhan
dan sumber
sumber
Memotivasi
Memancangka
aktivitas
dan durasi
jadwal
asi usaha
Membuat
Menentuka
aktivitas-
Mengulas
Mengkomunik
hasil
daya untuk
asikan
dengan
daya
menyelesaik
kemajuan dan
stakeholder
Bersiap
an tugas
masalah ke
Menambah
stakeholder
untuk
melakukan pertukaran-
anggaran
pertukaran
Mendelegasi kan tugas ketika diperlukan
Mengklarifik asi espektasi para stakeholder
Ketrampilan Penting:
Analisis
Analisis
Mensupervisi
terhadap
Memimpin dan
proses
memotivasi
Tindak lanjut
Perencana
24 | P a g e
tugas
Perencana an
Pembentuka
Komunikasi
n tim
Manajemen
Pendelegasi an tugas
Analisis pilihan
Negosiasi
berdasarka
Merekrut
n untung-
dan
rugi
mempekerja
an
komunikasi
Alat
konflik
Penyelesaian masalah
kan
Alat-alat:
komunikasi
Alat
Struktur
pembuatan
pemecahan
jadwal
pekerjaan
(CPM,
Inventarisa
PERT,
si
GANTT)
Alat laporan kemajuan
evaluasi proyek
ketrampilan
Setelah kita melihat table di atas, sekarang kita dapat memahami dengan benar fase-fase apa saja yang seharusnya diperhatikan dalam mengerjakan sebuah proyek. Fase ini sangat penting dan harus dianggap serius karena hal ini akan sangat berpengaruh pada terselesaikannya sebuah proyek dengan baik dan benar.
III. Keahlian-Keahlian Dalam Manpro Dalam manajemen proyek diperlukan beberapa keahlian untuk dapat menudukung berjalannya sebuah proyek. Tetapi pertanyaan penting yang kita ajukan adalah: apakah semua keahlian yang ada mutlak diperlukan oleh semua staff atau manajer di dalam mengerjakan sebuah proyek?, jawabannya sederhana: tidak semuanya, hanya beberapa keahlian dan sisanya kita harus dapat mencari orang yang dapat memenuhi keahlian lainnya, semuanya adalah bicara mengenai kerjasama. Pada bab 1, kita melihat bahwa hanya terdapat 8 keahlian, tetapi Nancy
25 | P a g e
Mingus mengemukakan bahwa ada 9 keahlian penting di sini, antara lain: (Berikut adalah ringkasan dari 9 keahlian tersebut) 1. Manajemen Integrasi. Focus utama manajemen integrasi adalah menciptakan rencana proyek dan rencana pelaksanaan proyek yang komprehensif, terpadu, dan di desain dengan baik. Komponen lainnya dari keahlian ini adalah pengawasan proses control perubahan, baik saat dikembangkan dalam rencana maupun saat dilaksanakan di sepanjang jalannya proyek. 2. Manajemen cakupan. Keahlian yang digunakan manajer proyek untuk mendefinisikan kerja yang perlu dilakukan pada proyek tertentu. Di dalamnya mencakup inisiasi fase dan proyek formal, menyusun pernyataan cakupan tertulis (dengan cakupan yang dikecualikan) dan mendaftar hasil proyek utama dan perantara. 3. Manajemen waktu. Mencakup penyusunan dan perbaikan struktur perincian kerja, menentukan hubungan ketergantungan di antara tugas-tugas proyek, memperkirakan usaha dan durasi tugas, dan menyusun jadwal proyek 4. Manajemen
pemerolehan
(procurement).
Mencakup
pengembangan
pelaksanaan, dan monitoring kontrak dengan jasa dan produk vendor. 5. Manajemen sumber daya manusia. Mendefinisikan peran dan tanggung jawab partisipan, dan memilih kandidat potensial untuk tugas tersebut 6. Manajemen komunikasi. Kebutuhan ini di dokumentasikan dalam rencana komunikasi dalam rencana proyek sehingga semua pihak bisa meninjaunya dan
kemudian
mengikutinya.
Rencana
komunikasi
juga
mungkin
menyebutkan format yang akan dipakai untuk masing-masing komunikasi dan tanggapan masing-masing komunikasi. 7. Perencanaan
mutu.
Memeriksa
output
actual
untuk
mengevaluasi
kesesuaiannya dengan standar yang telah ditetapkan dalam rencana. 8. Manajemen biaya. Penganggaran untuk biaya yang diperkirakan tersebut dan mendapatkan persetujuan dan kemudian mengontrol biaya saat proyek berjalan, 9. Manajemen resiko. Memperkirakan bagaimana kemungkinan masing-masing resiko terjadi dan jika terjadi, bagaimana resiko itu akan berpengaruh terhadap proyek. Dari daftar ini disusunlah kontingensi (kemungkinankemungkinan untuk menghadapi resiko tertinggi.
26 | P a g e
Dari 9 keahlian ini, mana yang lebih penting dan mana yang tidak penting?, jawabannya kesemuanya adalah penting, manajer proyek harus dapat memiliki beberapa keahlian dan staff yang ada pun harus dapat memiliki beberapa keahlian yang dapat membantu dalam menyelesaikan proyek tersebut. Kombinasi ini akan sangat membantu penyelesaian proyek dengan sempurna. Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 2
Petani Dan Pohon Apel Oprah Winfrey kehilangan pekerjaan sampingannya (Berikan tugas yang menantang kepada karyawan guna membantu mereka menemukan bakat yang tersembunyi) Sebuah pohon apel kecil yang tumbuh di tengah kebun milik seorang petani tidak pernah berbuah. Setiap tahun, petani itu semakin frustasi pada keadaan pohonnya yang kering kerontang itu, dan suatu hari ia memutuskan untuk menebangnya. Sekelompok burung gereja dan jangkrik membuat sarang mereka di dahan-dahan pohon itu memohon kepada petani untuk tidak menebangnya. “Pohon ini berharga”, kata mereka. “Jika anda menghancurkannya, anda akan memaksa kami untuk mencari rumah baru di tempat lain. Anda tidak akan mendengar nyanyian dan kicauan kami lagi”.
27 | P a g e
Petani mengabaikan permohonan mereka, meraih kapaknya, dan mulai menebang pohon itu. Namun setelah beberapa pukulan kapak, ia menyadari bahwa pohon itu batangnya berlubang. Anehnya lagi, pohon itu meneteskan semacam cairan berwarna kuning. Si petani melongok ke dalam batang pohon itu dan menemukan sarang lebah yang penuh dengan kandungan madu dalam jumlah besar. Gembira atas penemuannya itu, petani berkata kepada diri sendiri: Wah, pohon kecil ini ternyata lebih berharga daripada yang kuduga dan layak untuk dipertahankan!. Pesan Moral Aesop: Nilai yang sesungguhnya kadang tersembunyi Perspektif: Bakat anda yang mana yang telah membantu anda untuk bisa berada di posisi anda sekarang ini?, kapan anda menyadari bahwa memiliki bakat itu?, apakah anda selalu menyadari keberadaan bakat itu, atau apakah seseorang pernah membantu anda menyingkap bakat yang tersembunyi?, bagaimana orang itu melakukannya?, apakah anda pernah diuntungkan oleh seseorang yang memberi anda kesempatan yang besar sehingga anda bisa menggunakan bakat itu?, bagaimana menurut anda hidup anda bisa berubah jika anda tidak mendapatkan kesempatan itu? Setiap kita diam-diam menyimpan potensi yang belum dimanfaatkan, dan kadang yang perlu dilakukan untuk memanfaatkan potensi itu adalah peluang baru untuk menunjukkan apa yang bisa anda lakukan. “Peluang kecil”, tulis Demosthenes, “Kerap merupakan awal terbentuknya perusahaan besar”. Saya ingat peluang besar pertama saya untuk membuktikan diri. Suatu perubahan besar. Saat itu saya merupakan seorang insinyur tingkat rendah yang bekerja di proyek sejuta dollar untuk melindungi pasokan air minum di wilayah selatan New Jersey. Kondisinya tidak berjalan dengan baik. Pertama, manajer proyek dank lien kami terlibat perselisihan, sehingga perusahaan terpaksa mengangkat seorang manajer proyek yang baru. Tidak lama kemudian, manajer pengganti itu memutuskan untuk meninggalkan perusahaan dan bekerja di tempat lain. Proyek itu menjadi kacau-balau, klien marah, anggaran menipis, dan pekerjaannya belum selesai. Salah satu kepala divisi mendekati saya untuk meminta saya mengambil
28 | P a g e
alih pekerjaan itu dan membuat situasi lebih stabil. Sebagian kolega saya memperingatkan akan terjadinya bencana sebesar tenggelamnya kapal Titanic dalam waktu dekat. Mereka menganggap saya gila ketika saya menjawab ya, saya berpikir bahwa itu merupakan kesempatan pertama saya untuk menjadi kapten, untuk memegang tanggung jawab, untuk mengeluarkan perintah menembak, walaupun ada kemungkinan yang cukup mengkhawatirkan, yakni bahwa saya akan tenggelam bersama kapal itu. Selama 6 bulan, saya terbang ke Garden State setiap minggu untuk bekerja dengan klien kami dan berupaya memahami dengan persis apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh klien tersebut, yang ternyata menjadi interaksi 4 mata pertama saya dengan seorang klien. Untuk mengontrol biaya, saya memangkas jumlah orang yang bekerja di proyek itu menjadi beberapa orang ahli saja. Dan saya menulis banyak bagian dari laporan akhir proyek itu di waktu luang saya sendiri karena jelas bahwa klien tidak akan memberi kami lebih banyak uang untuk menyelesaikan pekerjaan itu. Situasinya berubah haluan. Klien kamu menyukai laporan itu. Kami menekan kelebihan biaya ke angka minimal. Yang lebih penting lagi, saya berhasil menyandang reputasi sebagai seseorang yang bisa memadamkan kebakaran, memulihkan hubungan bisnis yang rusak dan mengelola kontrak yang besar. Dengan menawarkan saya peluang ini, penyelia saya membantu saya menyingkap potensi saya dan membuat karier saya berkembang pesat. Tentu saja, motivasi yang sangat besar dibutuhkan untuk menerima peluang baru. “Peluang dan motivasi adalah dua hal yang saling berhubungan”, kata penulis dan pakar kepemimpinan, John Maxwell. “Orang yang mempunyai motivasi bisa menangkap peluang dan peluang kerap merupakan hal yang memotivasi orang”. Coba perhatikan kisah ala Cinderella yang dialami Susan Diaz, seperti yang diceritakan oleh Gloria dan Thomas Mayer di dalam buku Goldilocks on Management. Susan, seorang wanita berusia 47 tahun dengan dua gelar perguruan tinggi, memutuskan untuk kembali terjun ke dunia kerja setelah menjadi ibu rumah tangga selama 17 tahun karena ingin membesarkan anak-anaknya. Selama periode itu, ia bekerja keras baik di dalam maupun di luar rumahnya, menjalankan tugas sebagai
29 | P a g e
presiden asosiasi orang tua murid dan guru (PTA) selama 6 tahun, dan kegiatan pencarian dana untuk sejumlah alasan yang berguna. Walaupun sudah tidak bekerja selama 2 dekade, susan mendapatkan pekerjaan sebagai sekertaris di sebuah kantor pengacara dengan gaji $ 12,50 per jam. Ia bekerja di bawah Evelyn Naughton, seorang rekanan di kantor pengacara itu. Bulan demi bulan berlalu. Evelyn bersikap ramah pada susan namun tidak pernah benar-benar berusaha mengenal pribadinya dan apa yang bisa dilakukannya. Salah satu tanggung jawab susan adalah menghadiri pertemuan perencanaan untuk pengumpulan dana yayasan kanker, American Cancer Society. Karena bukan orang baru di bidang pengumpulan dana, susan melihat kesempatan untuk memberi bantuan yang besar dan mengajukan diri mengelola seluruh kegiatan itu. Ia bekerja dengan tekun selama 6 bulan berikutnya, menyarankan berbagai cara kreatif untuk memperbesar donasi. Bagaimana hasil kerjanya?, pengumpulan dana tersebut mencetak kesuksesan besar, dengan menghasilkan lebih banyak donasi dibandingkan sebelumnya. Namun, kisahnya tidak berakhir di situ saja. Ketika sedang mengerjakan proyek itu, susan bertemu dengan banyak orang yang menarik, termasuk Ryan Fjelstad, yang saat itu menjabat CEO dari perusahaan akuntansi. Setelah mengamati susan beraksi. Ryan segera menyadari potensinya yang luar biasa dan menawarkannya pekerjaan untuk menjalankan seluruh perusahaannya dengan gaji $ 65.000 per tahun, tawaran yang sangat dihargai susan dan langsung diterimanya. Evelyn, yang merasa terkejut saat susan memberitahukan pengunduran dirinya, terpaksa harus mencari pengganti untuk bintang yang tidak pernah ia sadari duduk di sebelahnya itu. Peluang tidak selalu muncul di dalam kondisi terbaik. Dalam kasus saya, peluang tersebut muncul terbungkus di dalam kemasan yang tidak menyenangkan. Di dalam kasus susan, ia mengambil tugas yang besar yang membutuhkan waktu ekstra tanpa dibayar. Kadang peluang datang dalam bentuk penurunan karier atau penurunan pangkat. Coba lihat kasus gadis Amerika keturunan Afrika yang menjadi seorang pembaca berita dan kemudian diturunkan jabatannya karena pihak manajemen menganggap ia tidak tepat untuk jenis pekerjaan itu.
30 | P a g e
Gadis berusia 19 tahun itu menjadi orang Amerika keturunan Afrika pertama yang menjadi pembaca berita di WTVF-TV, Nashville. Ia menjalankan tugasnya dengan baik dan 3 tahun kemudian pindah ke pasar Baltimore yang lebih besar untuk menjadi pembaca berita di acara berita jam 6 di WJZ-TV. Namun hari-harinya sebaga pembaca berita dihitung mundur. Para produser di stasiun televise itu menganggap bahwa gayanya membaca berita terlalu emosional untuk berita penting (hard news). Mereka mencopotnya dari acara siaran berita pukul 06:00 dan memindahkannya ke sebuah acara bincang-bincang pagi, People Are Talking, langkah yang dianggap bijaksana untuk menyingkirkannya. Nah, kebanyakan wanita akan merasa hancur jika kariernya sebagai pembaca berita berakhir dengan begitu tiba-tiba, tapi tidak dengan wanita ini. Apa reaksinya?, “Begitu acara pagi pertama itu selesai, saya berpikir, terima kasih Tuhan, saya telah menemukan apa yang digariskan untuk dilakukan oleh saya. Hal ini seperti bernapas buat saya”. Peluang baru yang terlihat seperti penurunan pangkat tersebut membantunya menyingkap potensinya. People are talking mencatat sukses besar, mengalahkan acara bincang-bincang pagi lainnya, Donahue, di pasar local. 7 tahun kemudian, wanita itu pindah ke Chicago untuk mencari pembawa acara bincang-bincang lain, AM Chicago, di WLSTV, dimana acara itu menjadi acara bincang-bincang nomor satu di Chicago. Di akhir tahun itu, stasiun televise tersebut memutuskan untuk mengubah nama program itu menjadi The Oprah Winfrey Show. “Kadang anda tidak memilih karier anda”, kata Oprah. “Karier itu yang memilih anda”. Peluang bisa saja muncul dari berbagai masalah dan kemunduran. Anda menginginkan peluang besar?, temukan masalah yang besar dan pecahkan masalah itu. Peluang datang dan pergi. Bersiaplah, kapan waktu yang terbaik untuk memberikan suatu peluang atau lebih baik lagi untuk menerima suatu peluang?, bagaimana kalau hari ini? Pesan Moral Bisnis: Berikan tugas yang menantang kepada karyawan anda guna membantu mereka menemukan bakat mereka yang tersembunyi. Sumber:
31 | P a g e
Lowe, Janet, Oprah Winfrey Speaks: Insight From The World‟s Most Influential Voice, 32-33. New York: John Wiley & Sons, 1998. Mayer, Gloria Gilbert, dan Thomas Mayer, Goldilocks On Management: 27 Revisionist Fairy Tales For Serious Managers, 144, 146-148. New York: AMACOM, 1999.
32 | P a g e
Memulai proyek dan mengakhirinya dengan baik adalah merupakan sebuah tantangan besar bagi manajer proyek dan para staffnya. Mengapa ini disebut tantangan yang besar bahkan sangat besar untuk dihadapi? Karena banyak proses yang harus dilalui dan beberapa masalah harus dapat ditangani dengan benar bukan dengan melakukan kompromi yang merugikan proyek tersebut ataupun merugikan komunitas. Proyek itu sendiri pada dasarnya, jika melihat perencanaan yang telah dibuat tampaknya sempurna dan tidak terjadi apa-apa, tetapi gangguan-gangguan akan datang dan terkadang hal ini membuat frustasi para manajer proyek dalam pelaksanaannya. Satu-satunya hal yang harus dilakukan adalah manajer proyek mampu melihat masalah dan memberikan solusi dengan baik serta memiliki “alat” yang tepat untuk menghadapi semuanya itu.
I. Hal-Hal Yang Menuntut Perhatian Kita Dalam mengerjakan proyek ada beberapa hal penting yang harus kita perhatikan seksama dan cermat, salah satunya adalah mengenai “sasaran”. Sasaran ini merupakan hal yang cukup berbahaya jika kita salah mengartikan arti dari kata ini. Menurut Nancy Mingus, sasaran dalam proyek adalah merupakan sasaran yang objektif, dimana merupakan suatu pernyataan tingkat tinggi yang tidak menjelaskan “mengapa”, tetapi menjelaskan “apa”. Apa yang akan dilakukan proyek ini?. Banyak dari kita terjebak dengan istilah sasaran, seakan-akan bahwa sasaran adalah sesuatu yang tidak perlu untuk diperhatikan dengan details. Sebagai contoh: anda ingin memancing ikan jenis tertentu tetapi menggunakan umpan yang tidak
33 | P a g e
tepat, hasilnya adalah kegagalan terus menerus. Inilah proyek, jika penetapan sasaran di awal sudah salah, maka hasil yang didapat adalah ketidaksesuaikan dengan perencanaan yang telah dibuat, dalam hal ini kita harus berhati-hati dalam menetapkan sasaran proyek. Oleh sebab itu, kita harus dapat memikirkan di dalam setiap fase proyek terdapat hal-hal penting dan prediksi yang harus dapat dikelola dengan baik. Beberapa pertanyaan penting, menurut Pocket Mentor Project Management mengusulkan sebagai berikut:
Apa kebutuhan dan tujuan dari apa yang hendak kita lakukan?
Apa yang membuat orang memandang hal ini sebagai masalah yang perlu diselesaikan?
Siapa yang berkepentingan dengan solusi atau hasilnya?
Bagaimana perbedaan tujuan dari berbagai stakeholders?
Kriteria apa yang digunakan orang untuk menilai sukses tidaknya proyek ini?
Ini adalah serentetan pertanyaan penting pada saat kita ingin merencanakan sesuatu dalam mengerjakan sebuah proyek, dengan menjawab pertanyaanpertanyaan tersebut dengan tepat maka akan diperoleh sasaran yang tepat. Dan langkah-langkah awal yang harus diambil, menurut Pocket Mentor PM adalah: 1. Mengidentifikasi masalah yang sebenarnya 2. Mengidentifikasi para stakeholders 3. Menentukan tujuan 4. Bersiap untuk pertukaran-pertukaran 5. Menentukan aktivitas Ke lima hal ini merupakan tahapan penting dan menuntut analisis yang tajam dalam menyelesaikannya, di sinilah letak tantangan awal yang harus dilakukan di dalam sebuah proyek. Manajer proyek bersama staffs dan pemilik modal hendaknya dapat bekerjasama dengan baik untuk menentukan hal ini dengan benar dan baik dengan memperhatikan efek ataupun konsekuensi yang akan didapat jika tidak objective.
34 | P a g e
II. Perencanaan Dan Pemecahan Masalah Sebelum kita masuk kepada inti dari pembahasan pada bagian ini, mari kita baca 2 komentar berikut ini: “Jika seorang pemain baru diberikan kepada anda. Anda harus mencari tahu apa masalahnya, seberapa valid isu tersebut, dan bagaimana anda dapat menyakinkan semua orang agar bertindak masuk akal. Anda katakana: “Baiklah, kita akan kembali memasang kabel pada seluruh gedung, tapi hingga seminggu yang lalu anda tidak bermasalah dengan keadaan ini, dan semuanya dilakukan sesuai aturan””. (Victor Ortale) “Kesuksesan inisiatif tersebut dihitung berdasarkan tujuan-tujuan yang terukur. Dalam tujuan-tujuan tersebut, saya menggarisbawahi bagaimana (dukungan dari) manajemen eksekutif dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Jika tidak ada dukungan eksekutif. Ada kalanya kami tidak mau menerima pekerjaan tersebut” (Beth Chapman). Dari 2 komentar di atas sebenarnya kita dapat mendapatkan banyak pelajaran berharga, tetapi yang menjadi isu utama adalah kita semua terkadang melakukan segala sesuatu terutama di dalam proyek dengan prinsip tidak mau putus asa (itu memang benar), tetapi kita harus dapat melihat dengan lebih dalam lagi. Sebagai contoh, anda sudah mengetahui bahwa tembok tersebut terlalu tinggi untuk dilompati, mengapa anda tidak melakukannya dengan cara yang “cerdas”, tetapi memilih melompat-lompat tanpa mencapai ujung dari tembok tersebut?. Inilah yang kami sebut sebagai “Kecerdasan proyek”. Beberapa prinsip dapat digunakan di sini seperti metode SMART dan Problem Solving dari Steve Kneeland. Kami di sini akan menjelaskannya secara singkat dan jelas agar anda dapat langsung memahaminya.
II.1. SMART Pada saat ini metode SMART merupakan metode untuk pemecahan masalah yang masih baik untuk dapat digunakan dalam segala situasi. Metode ini mengajarkan bahwa ada 5 hal yang harus diperhatikan pada saat kita ingin
35 | P a g e
menentukan sebuah tujuan yang benar dengan hasil yang memuaskan atau untuk dapat mencapai sasaran-sasaran yang kita inginkan. 5 hal yang terdapat dalam SMART, antara lain: 1. Spesific (spesifik) Banyak dari kita kesulitan dalam hal ini, yaitu menentukan sesuatu yang spesifik dan tepat pada sasaran. Pada bagian ini, kita harus sungguh-sungguh harus dapat menetapkan apa yang kita inginkan secara details dan realistis sehingga kita dapat sungguh-sungguh mampu mengerjakannya dengan benar. Di dalam proyek, kita harus mampu membagi-bagi suatu pekerjaan dengan lebih details sehingga hal ini akan mempermudah kita untuk melihat apa yang harus menjadi pekerjaan untuk mencapai task yang telah direncanakan. 2. Measurable (Dapat diukur) Segala sesuatunya harus dapat diukur dengan jelas, dan jangan menjadi ambigu dalam perencanaan. Jika kita tidak dapat mengukur sesuatu dengan jelas tentunya kita akan kesulitan dalam mencapai sasaran atapun tujuan tersebut, sehingga masalah menjadi berlarut-larut dan tidak dapat diselesaikan. Pada bagian ini, kita harus dapat menyadari bahwa mengerjakan proyek berarti membuat segala sesuatunya harus dapat diukur dengan jelas sehingga pekerjaan di dalam proyek dapat dicapai dengan baik dan benar. 3. Action-Oriented (Berorientasi pada tindakan) Orientasi tujuan bukan pada hal-hal yang pasif. Ini merupakan hal yang penting, kita sering menunda-nunda hal yang harus dikerjakan sehingga pekerjaan itu sendiri menjadikan beban ke dalam diri kita sendiri, kita sering kali tidak memiliki tindakan apa yang harus diambil agar dapat menyelesaikan masalah ini. Orientasi tindakan artinya bukan bertindak secara sembarangan tetapi bertindak berdasarkan perencanaan, cepat bertindak, dan berpikir panjang pada saat melakukan hal tersebut. Dalam mengerjakan proyek, kita tidak boleh menunda-nunda pekerjaan yang harus dikerjakan hari ini, orientasi tindakan artinya kita harus sungguh-sungguh berfokus
36 | P a g e
pada apa yang bisa kita ubah segera dan segera dilakukan dan diperbaiki, sedangkan tindakan menunda-nunda adalah merupakan sebuah tindakan bodoh yang akan berujung pada pemborosan dari berbagai sisi, seperti waktu dan uang. 4. Realistic (Realistis) Kita harus menjadi orang yang realistis dalam memandang sebuah permasalahan, tetapi satu sisi realistis harus diimbangi oleh hal-hal yang terbuka atau dengan kata lain open minded agar kita dapat belajar banyak hal. Dalam mengerjakan sebuah proyek, kita harus sungguh-sungguh realistis dalam mengerjakan sesuatu dan menetapkan sesuatu agar pekerjaan tidak menjadi tekanan yang berlebihan. Hal-hal seperti imajinasi yang berlebihan untuk dapat menyelesaikan sebuah proyek harus dapat ditekan dengan hebat agar proyek dapat diselesaikan dengan baik dan benar. 5. Time-Limited (Memiliki Batas Waktu) Waktu adalah merupakan hal yang sangat penting harus diperhatikan di dalam kehidupan ini, karena waktu adalah merupakan sebuah batasan pada diri manusia dan tidak berlaku kepada hal-hal yang bersifat kekal. Pada pengerjaan proyek, kita harus memiliki batas waktu sehingga pekerjaan kita dapat menjadi sesuatu yang baik dan benar. Batas waktu harus realistis, di samping itu kita harus sungguh-sungguh harus dapat memahami bahwa kerjasama yang solid juga diperlukan agar proyek dapat diselesaikan. Berikut adalah Contoh penerapan “Alat Manajemen proyek” yang dapat kita gunakan agar segala sesuatunya dapat menjadi efektif dan efesien: Mendefinisikan Proyek Anda Mengungkap masalah-masalah dari parameter dalam proyek anda Proyek “Yang sebenarnya” Apa kebutuhan dan tujuan dari apa yang hendak kita kerjakan? Kita perlu memindahkan server web dan database ke pusat data yang baru Apa yang membuat orang memandang hal ini sebagai masalah yang perlu diselesaikan?
37 | P a g e
Kapasitas lokasi yang sekarang telah habis, dan tidak bisa mengantisipasi pertumbuhan di masa depan. Selain itu, arsitektur pusat data yang baru lebih efesien, kokoh dan luas. Kriteria apa yang akan digunakan orang untuk menilai sukses tidaknya proyek ini?
Waktu berhenti operasi yang minimal bagi server jaringan dan database
Dampak minimal terhadap pengguna jaringan
Restart dan tes yang mulus dari semua proses yang penting
Interupsi yang terjadi pada windows Stakeholders
Siapa yang berkepentingan dengan solusi atau hasilnya? Webmaster/administrator database Manager dan pegawai pusat data Bagaimana perbedaan tujuan dari berbagai stakeholders? Administrator jaringan terutama berkepentingan dengan muatan web dan akses ke situs bagi pengguna. Administrator database terutama berkepentingan dengan muatasn akses dan integritas database. Pegawai pusat data menginginkan transisi yang mulus dari situs lama ke situs baru. Fungsi apa atau siapa yang mungkin terpengaruh oleh aktivitas atau hasil dari proyek? Jika situs berfungsi, terutama untuk periode waktu yang panjang, akan terjadi kerugian lalu lintas web yang melebihi kerugian yang telah diantisipasi. Jika database tidak mengalami transisi yang mulus atau jika data hilang dari database, keuangan bisa terpengaruh Siapa yang mengkontribusikan sumber daya (orang, ruang, waktu, alat dan uang?) Administrator server, jaringan dan database Server jaringan dan database tambahan untuk menciptakan situs “cerminan” Ruang fisik tambahan di dalam pusat data Ketrampilan Yang Dibutuhkan Untuk Proyek Ketrampilan Yang Dibutuhkan 1. Administrasi server 2. Administrasi situs
38 | P a g e
3. Administrasi database 4. Teknisi jaringan Anggota Tim yang mungkin 1. Molly 2. Rafael 3. Peter 4. Phil, Charmen
II.2. Problem Solving (Kneeland, Steve) Metode ini sebenarnya adalah metode yang sangat sederhana, dimana kita cukup
memberikan
masukan-masukan
yang
objective
terhadap
tahapan-
tahapannya. Metode ini meliputi 5 langkah yang harus diambil dalam pemecahan masalah. Steve Keeland adalah seorang psikolog bisnis yang sudah menghabiskan waktu 20 tahun lebih untuk bekerja dengan berbagai kalangan internasional. Metode 5 langkah ini adalah sebagai berikut: 1. Menilai Permasalahan Dalam menilai sebuah permasalahan hendaknya kita harus sungguh-sungguh objektives dan tidak berat “sebelah” atau tumpang tindih dengan permasalah pribadi kita. Kita harus dapat memahami dengan benar bahwa profesionalisme berarti mampu memisahkan hal-hal pribadi dengan hal-hal pekerjaan yang harus diselesaikan dalam suatu pekerjaan. Memang hal ini tidak mudah, yang artinya penguasaan diri kita harus tinggi. Menurut Keeland, terdapat 2 hal yang harus diperhatikan dalam hal, antara lain: Masalah Yang Harus Segera Diperbaiki: Secara sangat sederhana merupakan situasi yang ada, yang tidak memuaskan, yang perlu diperbaikki sesegera mungkin. Masalah Yang Harus Dikerjakan: Sedikit berbeba. Di sini kita menentukan tujuan yang harus dicapai. Masalahnya adalah mencari cara untuk melakukannya. Kadangkadang kita harus menangani masalah yang harus segera diperbaiki sebagai ukuran
39 | P a g e
jangka pendek sebelum memutuskan strategi lebih lanjut sebagai masalah yang harus dikerjakan. Hal ini untuk memastikan agar masalah itu tidak terjadi lagi. 2. Berpikir Logis dan Konstruktif Dalam memecahkan sebuah masalah, kita hendaknya sungguh-sungguh berpikir konstruktif dan logis bukan dengan mengikuti perasaan kita. Merupakan hal subjektives pada saat kita memutuskan suatu permasalahan hanya melihat pribadi tetapi pekerjaan itu sendiri tidak dilihat. Keeland mengatakan: “Pastikan anda menangani penyebabnya dan bukan gejalagejala permasalahannya” 3. Menggunakan Model 6 langkah Keeland mengajarkan bahwa “Apakah hal paling penting yang dapat anda lakukan untuk menjadi orang yang efektif dalam memecahkan masalah?, meminta, meminjam, mencuri atau mengembangkan model pemecahan masalah langkah demi langkah dan menggunakannya sampai hal itu menjadi kebiasaan anda”. Metode 6 langkah tersebut antara lain: 1. Menyadari adanya permasalahan. Sesuatu yang menarik perhatian anda yang memerlukan perhatian secara khusus. 2. Mengumpulkan fakta-fakta yang relevan. Anda menyelidiki lingkungan, menanyakan beberapa pertanyaan dan mendapatkan fakta-fakta dari orang yang penting. 3. Mendefinisikan permasalahan. Anda yakin bahwa anda memahami masalah secara keseluruhan. Anda tahu apa permasalahan itu. 4. Mengembangkan pilihan-pilihan solusi. Anda menentukan apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara anda akan mengerjakannya 5. Memilih solusi yang terbaik. Anda melakukannya setelah memastikan bahwa anda memiliki apa saja yang anda butuhkan. Tidak ada yang lebih buruk daripada menunda atau membatalkan satu proyek karena kurangnya informasi atau tidak memiliki keahlian. 6. Menerapkan solusi. Anda melihat hasil-hasil untuk mengetahui apakah permasalahan itu sudah dipecahkan.
40 | P a g e
4. Pemecahan masalah yang membingungkan dengan pengambilan keputusan Seringkali kita menjadi bingung dengan masalah yang ada sehingga kita kesulitan dalam mengambil keputusan yang efektif. Kebingungan tersebut bisa ditimbulkan oleh karena kita berfokus terus menerus kepada masalah yang kita hadapi ataupun karena perencanaan yang tidak disertai dengan komitmen yang benar. Keeland mengemukakan: Masalah adalah kesenjangan antara apa yang terjadi dengan segala hal dan apa yang seharusnya terjadi dengan hal-hal tersebut. Pemecahan masalah sering melibatkan hal-hal yang sudah terjadi. Keputusan adalah pilihan antara dua atau lebih alternative. Pengambilan keputusan memfokuskan pada pembangunan dan pembentukan masa depan. Keputusan sering melibatkan orang-orang yang memiliki potensi lebih tinggi dalam manajemen. 5. Menangani masalah merupakan proses belajar Pada dasarnya permasalahan itu akan selalu ada dan kita tidak bisa menghindari permasalahan, tetapi selalu terjadi pola yang sama bahwa kita terus menerus menghindari permasalahan yang ada sehingga masalah tersebut menjadi berlarut-larut dan menimbun yang pada suatu hari seperti bom atom siap meledak. Keeland mengatakan: “Setiap tantangan baru dapat ditangani dengan metode yang dicoba dan diuji untuk mendekatinya”.
Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 3
Angsa Dan Telur Emas
41 | P a g e
William McKnight dari 3M menolak untuk campur tangan (Rekrutlah karyawan dengan baik, latihlah mereka dengan baik, dan kemudian berilah kebebasan yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan baik) Suatu hari seorang petani terheran-heran karena mendapati angsanya telah menghasilkan sebutir telu emas. Ia mengambil telur itu dan berlari ke istrinya untuk menceritakan berita baik itu. Setiap hari angsa itu menghasilkan sebutir telur emas, dan tidak lama kemudian petani dan istrinya menjadi kaya raya. Karena tidak puas dengan produksi hewan berharga mereka, keduanya mulai memikirkan bagaimana caranya agar mereka bisa mendapatkan lebih banyak emas. “Aku dapat ide”, kata petani itu kepada istrinya. “Ayo kita bunuh angsa itu dan mengeluarkan semua telurnya sekaligus”. Istrinya setuju. Mereka membunuh angsa tersebut, membelah tubuhnya, dan tidak menemukan apa-apa. Pesan Moral Aesop” Jangan menganggu kondisi yang sudah cukup baik. Perspektif: Seberapa besar kebebasan yang anda miliki untuk membuat keputusan sendiri di kantor?, seberapa besar kebebasan yang anda berikan kepada karyawan anda untuk membuat keputusan mereka sendiri?, sebaliknya, seberapa sering anda memeriksa karyawan anda untuk melihat kemajuan mereka? Masing-masing dari kita ingin merasa bahwa atasan kita memberi perhatian pada apa yang kita lakukan, tapi tidak ada satu pun dari kita yang mau terjebak dengan orang yang gila control, yaitu orang selalu yang memberitahu kita bagaimana cara melakukan pekerjaan kita, terus menerus mempertanyakan pendekatan kita dalam menyelesaikan masalah, atau menuntut berbagai laporan kemajuan secara berkala mengenai apa yang sedang kita kerjakan. Besarnya kebebasan yang kita berikan kepada karyawan sangat tergantung pada seberapa yakin diri kita pada pelatihan yang mereka terima, seberapa besar kita mempercayai mereka, dan seberapa nyaman kita dalam mendelegasikan tugas.
42 | P a g e
Para manajer ikut campur untuk berbagai alasan yang berbeda. Sebagian dari mereka tidak yakin pada kemampuan mereka sendiri, sehingga mereka cenderung untuk berlebihan dalam menjalankan tugasnya sebagai manajer. Yang lain begitu yakin akan dirinya sendiri, sehingga mereka bersikeras bahwa cara mereka merupakan satu-satunya cara untuk menyelesaikan tugas. Namun campur tangan yang tidak perlu menghalangi karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka yang terbaik. Suatu kali saya pernah diberik tengat waktu selama 2 minggu untuk membuat laporan akhir proyek riset kecil-kecilan. Saya tahu apa yang saya lakukan, tapi penyelia saya merasa terdorong untuk meminta laporan kemajuan dari saya kapan pun ia punya waktu luang, yang kadang muncul 3 – 4 kali sehari. Saya menghargai perhatiannya, tapi interupsinya itu jelas menganggu produktivitas dan menunjukkan sifat obsesifnya. Akhirnya, saya terpaksa mengatakan kepadanya bahwa jika ia terus menganggu saya, saya mungkin malah tidak bisa menepati tengat waktu. Saya berkata kepadanya bahwa saya akan mengirimkan laporan singkat kepadanya via email di setiap penghujung hari. Ia menjadi lebih tenang dan berhenti menginterupsi, dan saya memasukkan laporan yang berkualitas tepat waktu, yang membuat klien kami puas. Jadi, apa masalahnya?, masalahnya bukan bahwa atasan saya tidak mempercayai saya, kami pernah mengerjakan proyek serupa sebelumnya. Saya mengetahui bahwa kebutuhannya untuk mengendalikan segala sesuatu tumbuh dalam proporsi terbalik dengan waktu yang tersedia untuk merampungkan pekerjaan itu, semakin singkat tengat waktu yang diberikan, semakin besar kebutuhannya untuk campur tangan. Apakah anda ingat film Butch Cassidy and the Sundance Kid? Butch (Paul Newman) dan Sundance (Robert Redford) pergi ke tambang di Bolivia untuk mencari pekerjaan. Pimpinan di pertambangan tersebut bertanya apakah mereka bisa menggunakan pistol karena pekerjaannya adalah menjaga uang gaji perusahaan. Setelah melempar segumpal kertas ke jalan, pimpinan tersebut meminta Sundance untuk “menembak kertas itu”. Berdiri dengan posisi siap menembak, pistol di tangan, lengan tegap, Sundance menembak namun tidak mengenai target. Ketika pimpinan yang kecewa itu mulai melangkah pergi, Sundance bertanya: “Apakah saya boleh bergerak?”, kemudian ia menyarungkan kembali pistolnya dan dengan cepat
43 | P a g e
menariknya kembali dan menembak seraya berlari menyamping. Tembakannya dengan tepat mengenai target. “Hasilnya lebih baik jika saya bergerak”, katanya. Sebagian besar dari kita mengerjakan sesuatu dengan hasil yang lebih baik jika atasan kita memberi kita ruang “untuk bergerak”. Kemampuan kreatif kita untuk menghasilkan solusi inovatif untuk berbagai masalah bisa melonjak jika kita yakin dengan kemampuan kita dan tahu bahwa atasan kita mempercayai kita. Semakin besar kebebasan yang kita miliki untuk melakukan pekerjaan kita, semakin besar kekuatan yang kita rasakan, dan semakin baik pekerjaan yang kita lakukan. Ingin bukti?, lihat saja bagaimana seorang CEO menanamkan filosofinya tidak boleh campur tangan di dalam organisasinya untuk bisa berhasil mendongkrak inovasinya. William McKnight merupakan seorang perintis dan innovator awal di 3M (Minnesota Mining And Manufacturing Company). Sebagai presiden dan pimpinan di dewan direksi,
ia
terang-terangan
mempublikasikan
prinsip
bisnisnya
ke
seluruh
perusahaan. “Pekerjakan orang-orang baik dan kemudian tinggalkan mereka untuk melakukan pekerjaannya”, merupakan salah satu prinsip utamanya. McKnight beranggapan bahwa salah satu tugas manajemen adalah mendorong setiap karyawan agar mencoba gagasan baru. Apa cara terbaik yang bisa dilakukan manajemen untuk melakukan hal ini?, jangan campur tangan. Berilah ruang kepada setiap karyawan. Biarkan karyawan bereksperimen karena pencobaan bisa memicu inovasi. “Jika anda memasang pagar di sekeliling semua orang”, McKnight memperingatkan, “Anda akan mendapatkan domba. Berilah orang itu ruang yang mereka butuhkan”. Di dalam buku innovation: Breakingthrough Thinking at 3M DuPont, GE, Pfizer, and Rubbermaid, Dr. William E. Coyne dari 3M menggambarkan bagaimana perusahaan mendorong karyawan di divisi riset dan pengembangan untuk mengikuti aturan 15%. Semua personel teknik boleh menggunakan 15% dari waktu mereka untuk bekerja di proyek apapun yang mereka sukai. “Mereka tidak membutuhkan persetujuan apapun”, Coyne menjelaskan, “mereka bahkan tidak perlu memberitahu pihak manajemen manapun yang mengukur atau memonitor penggunaan 15% waktu itu”. Seberapa pentingkah inovasi bagi 3M?, perusahaan ini menginventasikan maksimal 7 sen dari setiap dollar hasil penjualan ke bagian riset dan pengembangan. Inovasi memang melibatkan resiko, itu sudah bisa dipastikan, namun Coyne percaya akan
44 | P a g e
lebih riskan lagi untuk bergantung pada hal-hal yang sudah diketahui. “Memasang bel dan peluit di atas kereta kuda”, katanya, “tidak sampai mengalihkan perhatian konsumen dari kereta kuda yang tak berkuda”. Menurut sejarah, karyawan 3M telah menermukan satu produk demi satu produk baru, dimulai sejak tahun 1920 an ketika kertas amplas tahan air menjadi penemuan revolusioner untuk pengecatan mobil. Apakah anda pernah memerhatikan betapa terangnya rambu-rambu lalu lintas saat anda berkendara di malam hari belakangan ini?, teknologi mikroreplikasi yang ditemukan 3M menghasilkan rambu yang merefleksikan cahaya dari lampu mobil tiga kali lebih terang. Produk inovatif lainnya antara lain kartu identifikasi baru untuk mencegah pemalsuan dan lensa baru untuk proyektor (OHP) yang ringan dan tidak mahal. Secara keseluruhan, 3M memproduksi lebih dari 5000 produk, termasuk lebih dari 900 jenis pita perekat Scotch untuk pemakaian rumah tangga, bisnis dan industri. Coyne menyimpulkan filosofi atasannya mengenai kebebasan dan inovasi: “McKnight memutuskan bahwa ada nilai yang berharga untuk memberikan lisensi kreatif kepada orang yang inovatif, berdasarkan kesadaran bahwa kadang hal terbaik yang bisa dilakukan manajemen adalah menyingkir dan tidak melakukan apa-apa”. Pesan Moral Bisnis: Rekrutlah karyawan dengan baik, latihlah mereka dengan baik, dan kemudian berilah kebebasan yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan baik. Sumber: Kanter, Rosabeth Moss, et al. Innovation: Breakthrough Thinking at 3M, DuPont, GE, Pfizer, and Rubbermaid, 50-53. New York: HarperBusiness, 1997.
45 | P a g e
Dalam mengerjakan sebuah proyek, kita tentunya harus menggunakan metode-metode yang sudah teruji dengan baik dan menghasilkan sesuatu yang kita harapkan. Banyak metode yang dapat kita pakai, sekitar 50-100 metode, tetapi di sini kita akan mengambil beberapa metode untuk menganalisis atau membantu dalam pengerjaan sebuah proyek. Metode-metode ini sudah sangat teruji dengan sangat baik dan dapat membantu kita menangai proyek, organisasi, perusahaan dalam memenangkan persaingan global ataupun mengharapkan hasil proyek yang baik.
I. SWOT Analisis Metode SWOT analisis adalah merupakan metode yang sudah sangat sering kita dengar dan untuk saat ini, metode ini masih sering digunakan dan masih relevan dalam menganalisis Kekuatan (Strength), Kelemahan (Weaknesess), Kesempatan (Oppurtunities) dan Ancaman (Threat). Dengan menerapkan metode ini, organisasi/perusahaan ataupun proyek akan mampu menganalisis ke empat hal tersebut. Merupakan sesuatu yang tidak mudah dalam menggunakan metode SWOT ini, secara jujur, karena metode ini menuntut objectivitas kita dalam melakukannya. Gambar di bawah ini adalah SWOT analisis dalam bentuk sederhana.
46 | P a g e
Gambar.7. SWOT Analisis
Gambar 7 merupakan kerangka SWOT yang paling sempurna dan jika kita ingin menganalisis, kita harus membuatnya dengan lebih details, berikut adalah gambar 8 yang merupakan contoh kerangka SWOT yang lebih details:
47 | P a g e
Gambar.8. Kerangka SWOT
Gambar di atas merupakan contoh dari penerapan SWOT secara details dan ini merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Penjelasannya adalah sebagai berikut: SO (Menggunakan kekuatan untuk menciptakan kesempatan) Dalam situsasi ini perusahaan perlu melakukan pengembangan bisnis yang agresif, yaitu memanfaatkan kekuatan-kekuatan yang substantial untuk menciptakan bisnis baru atau mengembangkan bisnis yang ada. Strategi dalam SO disebut sebagai strategi yang agresif
ST (Menggunakan kekuatan untuk menghindari/menangkal ancaman) Dalam situasi ini perusahaan perlu melakukan diversifikasi produk atau bisnis melalui mengembangkan produk-produk unggul. Strategi dalam kuadran ST disebut sebagai strategi diversifikasi
WO (Menciptakan kesempatan melalui menghilangkan kelemahan)
48 | P a g e
Dalam situasi ini manajemen harus melakukan analisis terhadap kelemahankelemahan utama yang ada, sehingga mampu menyelesaikan masalah melalui menghilangkan kelemahan-kelemahan utama itu. Stratregi dalam kuadran WO disebut sebagai strategi berbalik arah (turn-around strategy)
WT (Menghilangkan kelemahan-kelemahan dan menghindari ancaman) Dalam situasi ini manajemen harus melakukan analisis terhadap kelemahankelemahan utama yang ada, sekaligus menghindari ancaman-ancaman. Strategi dalam kuadran WT ini disebut strategi bertahan.
II. Balance ScoreCard (BSC) Balance Scorecard (BSC) pertama kali dikemukakan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton pada tahun 1992, di dalam Harvard Business Review. Metode ini diciptakan untuk membantu para eksekutif untuk menganalisis secara simultan agar perusahaan/organisasi/proyek dapat berjalan dengan efektif. Penggunaan Balance Scorecard (BSC) ini hendaknya diperhatikan dengan sangat cermat karena metode ini sangat baik dalam implementasinya walaupun cukup rumit dalam membuatnya tetapi akan menghasilkan analisis yang tajam untuk sebuah proyek yang dijalankan. Dalam mengimplementasikan hal ini dibutuhkan kerjasama yang solid dan saling memberikan feedback yang transparan agar tingkat keberhasilan metode ini dapat mencapai 100%. Gambar di bawah ini merupakan gambar kerangka BSC:
49 | P a g e
Gambar.9. Balance Scorecard (BSC)
Secara sederhana Balance Scorecard (BSC) dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Bagaimana pandangan para pelanggan terhadap perusahaan? (perspektif pelanggan) 2. Proses bisnis apa yang harus ditingkatkan atau diperbaikki perusahaan? (perspektif proses bisnis internal) 3. Apakah perusahaan dapat melakukan perbaikan dan menciptakan nilai secara berkesinambungan? (perspektif inovasi dan belajar) 4. Bagaimana penampilan perusahaan di mata pemegang saham? (perspektif keuangan) Dari ke empat hal tersebut sekarang kita dapat melihat bahwa kita tidak boleh memisahkan ke empat hal tersebut karena di sini untuk menjaga keseimbangan di antara ke empat hal tersebut. Tabel berikut ini adalah merupakan tahapan-tahapan yang perlu dilakukan dalam membuat Balance Scorecard (BSC):
50 | P a g e
Langkah
Keterangan
Prosedur
Waktu Yang Disarankan
1.
2.
Membangun
Diskusi terbuka dengan petinggi
1-2
consensus
organisasi tentang pentingnya
pertemuan
tentang
perubahan manajemen secara
pentingnya
mendasar, dimana BSC akan dijadikan
manajemen
alat pandu perubahan tersebut
Pembentukan
Begitu kerangka perubahan
1-2 jam
tim proyek
manajemen berbasis BSC disusun
setelah
BSC
maka segera dibentuk sebuah tim
langkah 1
proyek atau tim kerja beranggotakan 68 orang eksekutif lintas fungsi 3.
Mendefinisika
Wawancara dengan sebanyak mungkin
n industri,
orang. Harus dilakukan, jika mungkin,
menjelaskan
oleh orang luar untuk mendapatkan
perkembanga
gambaran yang paling objektif. Riset
n dan peran
terhadap situasi dan tren industri.
1-2 bulan
perusahaan 4.
Menentukan
Berkonsultasi dengan tim eksekutif
1-2
unit atau SBU
senior untuk mendefinisikan unit bisnis
pertemuan
yang dianggap memadai oleh manajemen puncak 5.
Mengevaluasi
Mengevaluasi sistem pengukuran dan
sistem
tolak ukur organisasi yang meliputi:
pengukuran
Overall approach to measurement,
yang ada
Specific type of measure your
1 minggu
scorecard, Reporting and analyzing data dengan menggunakan kuesioner 6.
Merumuskan/
Mengikuti seminar atau workshop yang
1-2
mengkonfirma
dihadiri oleh manajemen tingkat atas
pertemuan
si visi dan
atau opini para pemimpin
1.5 hari
consensus
setiap
atas tujuan-
pertemuan
51 | P a g e
tujuan strategis perusahaan 7.
Merumuskan
Seminar yang dihadiri manajemen
strategi
tingkat atas, project group, dan
perspektif
seorang yang berpengalaman tentang
1-2 hari
proyek Balance Scorecard sebelumnya 8.
Merinci visi
Mengikuti seminar dengan kelompok
Lihat di
pada tiap-tiap
yang sama pada langkah kedua
bawah
perspektif dan merumuskan seluruh sasaran strategis 9.
10.
Mengidentifika Kelanjutan dari seminar di atas
Total
si faktor-faktor
termasuk
penting bagi
langkah ke 4:
kesuksesan
2-3 hari
Mengembang
Seminar di atas, jika mungkin. Namun,
Termasuk
kan tolak ukur, interval tertentu sering menguntungkan
yang di atas
identifikasi
atau 1-2 hari
penyebab dan dampak dan membuat keseimbangan 11.
Mengembang
Penentuan final oleh manajemen
kan top level
tingkat atas dan project group. Lebih
scorecard
disukai, dengan partisipasi seseorang
1-2 hari
yang pernah berpengalaman dengan Balance Scorecard 12.
Merinci
Cocok bagi proyek yang dibagi ke
Total dari 2
Scorecard dan dalam unit organisasi yang sesuai di
hingga x
tolak ukur oleh bawah kepemimpinan project group.
bulan. Paling
52 | P a g e
unit organisasi Lebih baik lagi semua orang terlibat
tidak 1 hari
berpartisipasi dalam pekerjaan proyek
untuk
dari tiap unit, bentuk yang cocok untuk
seminar lokal
pekerjaan adalah seminar. Laporanlaporan kemajuan dan koordinasi yang berkesinambungan dengan manajemen tingkat atas. Bantuan dari arsitek Balance Scorecard yang berpengalaman sangat penting dalam bekerja sama untuk kesuksesan faktorfaktor tolak ukur 13.
Merumuskan
Proposal oleh tiap pimpinan proyek
sasaran
unit. Persetujuan akhir dari sasaran
1-2 bulan
oleh manajemen puncak 14.
Mengembang
Disiapkan oleh tiap project group
1 bulan
Implementasi
Diyakinkan dengan pemantauan
Satu siklus
Scorecard
berkesinambungan di bawah tanggung
proses
jawab manajemen tingkat atas
manajemen
kan rencana kegiatan/tinda kan 15.
strategis
Inilah 15 langkah yang harus dijalankan dalam implementasi BSC ke dalam organisasi/perusahaan atau sebuah proyek.
III. Project Charter Project charter, hal ini merupakan salah satu cara agar proyek dapat berjalan dengan efektif. Pada intinya project charter merupakan suatu dokumen yang mendeskripsikan batas-batas, hasil-hasil yang diharapkan dan sumber-sumber daya yang digunakan oleh tim peningkatan atau perbaikan proses. Dokumen ini berfungsi
53 | P a g e
sebagai kontrak informal yang membantu tim peningkatan kinerja agar tetap berada pada jalur yang sesuai dengan sasaran dan target perusahaan yang mana telah dicantumkan secara tegas dan jelas dalam Corporate Master Improvement Story. Berikut adalah template project charter yang sederhana:
Project charter paling sedikitnya di sini, harus memiliki beberapa hal penting yang harus dicermati, antara lain:
Tujuan: Menetapkan sasaran dan target dari proyek peningkatan kinerja
Manfaat: Menyatakan bagaimana perusahaan akan memperoleh hasil yang lebih baik apabila proyek peningkatan kinerja itu berhasil mencapai target
Ruang lingkup: Menyatakan ruang lingkup dari proyek peningkatan kinerja termasuk keterbatasan-keterbatasan yang berkaitan dengan anggaran, waktu dan sumber-sumber daya lain
Hasil-hasil:
Mendefinisikan
peningkatan kinerja
kriteria
dan
ukuran
keberhasilan
proyek
54 | P a g e
Hal-hal di atas merupakan standar umum daripada project charter. Berikut ini adalah template yang lebih rumit dan kompleks untuk project charter:
55 | P a g e
Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 4
Semut Dan Merpati Napoleon Hill menceritakan kisah mengenai si wanita misterius dan pelayan yang baik hati. (Perlakukan calon customer dengan kesopanan yang sama seperti anda memperlakukan customer lama) Seekor semut yang merasa harus pergi ke sungai kecil untuk minum. Ia berjalan menyusuri bagian tepi dari rumput di pinggir sungai, namun permukaannya begitu berkilauan dan basah sehingga ia kehilangan keseimbangan dan terjatuh ke dalam air. Seekor burung merpati yang tengah bertengger di sebatang pohon di dekat sungai itu melihat semut yang mulai tenggelam itu dan memutuskan untuk menyelamatkannya. “Aku akan menjatuhkan sehelai daun di atas air di dekatmu. Naiklah ke atasnya dan selamatkan dirimu”, teriak burung merpati pada semut. Merpati mencabut sehelai daun dari pohon itu dan terbang persis di atas semut dan menjatuhkan daun itu. Semut naik ke atas daun dan mengapung dengan selamat sampai ke tepi sungai. Tidak lama kemudian, seorang pemburu melompat dari dalam hutan dengan sebuah busur dan anak panah, siap untuk memanah burung merpati. Semut berpikir cepat
56 | P a g e
dan bergegas ke arah pemburu tepat sebelum orang itu menembakkan panahnya kemudian menggigit salah satu kakinya. Pemburu berteriak kesakitan, sehingga tembakannya meleset. Panah tersebut melesat persis di samping burung merpati, yang dengan cepat terbang menyelamatkan diri. Pesan Moral Aesop: Satu perbuatan baik pantas menerima perbuatan baik lainnya. Perspektif: Ketika saya masih kecil, ibu memberitahu saya untuk bersikap baik kepada semua orang yang saya temui karena saya akan bertemu lagi dengan beberapa di antara mereka di dalam perjalanan hidup saya. Saya berusaha untuk mematuhi nasehatnya dan takjub oleh berapa kali jalan yang saya ambil yang benar-benar membuat saya bertemu kembali dengan orang yang pernah saya temui sebelumnya. Seiring bertambahnya usia, saya menyadari bahwa tidak semua orang memiliki pemikiran yang sama seperti saya. Malah, saya pernah bekerja dengan beberapa orang yang bersikap baik kepada orang yang mereka pikir bisa membantu mereka meningkatkan karier mereka. Pada pesta perusahaan, mereka akan mengabaikan siapa pun yang posisinya lebih rendah daripada posisi mereka di struktur organisasi dan mencari waktu untuk bertemu pimpinan teratas dan menjilat dengan melakukan berbagai hal untuk menyenangkan pimpinannya. Orang-orang ini akan dengan antusias melontarkan berbagai sanjungan jika CEO berada di dalam lift pada pagi hari, namun tidak sudi memberikan penghargaan bahkan yang singkat sekalipun kepada staf kantin, sekertaris, atau teknisi tingkat rendah yang juga berada di lift yang sama. Sebagian besar di antara kita tidak bersikap hangat dan ramah kepada orang lain karena kita menginginkan sesuatu sebagai balasan. Kita melakukannya berdasarkan sopan santun dan keinginan untuk berhubungan dengan orang lain. Walau demikian, ada yang menyebutkan bahwa bersikap sopan dan perhatian kepada orang lain bisa menciptakan keuntungan tambahan yang menarik, terutama di dunia bisnis. Di dalam buku Key To Success, Napoleon Hill menceritakan pertemuan singkat antara dua orang yang berakhir tak terduga.
57 | P a g e
Suatu hari saat cuaca sedang hujan, seorang wanita tua masuk ke sebuah toko serba ada di Philadelpia. Sebagian besar karyawan di toko itu mengabaikan. Tapi seorang karyawan yang rajin dan sopan mendekati wanita itu dan bertanya apakah ia membutuhkan bantuan. Wanita itu menjawab bahwa ia tidak berniat untuk membeli apa pun, ia hanya ingin menunggu badai berlalu di tempat yang kering. Karyawan toko itu bisa saja mengabaikannya karena ia bukan seorang pembeli dan ia tidak menjual produk apa pun ke wanita itu. Namun sebaliknya, ia malah membawakan sebuah kursi agar wanita itu bisa menunggu dengan nyaman. Hujan akhirnya berhenti. Saat wanita itu bersiap untuk pergi, ia meminta kartu nama karyawan toko yang baik hati itu. Beberapa bulan kemudian, pemilik toko itu menerima sepucuk surat dari wanita tua yang sama. Di dalam surat tersebut, ia meminta agar karyawan toko yang menolongnya di sore hari yang hujan itu dikirim ke Skotlandia untuk membantunya mengisi seluruh kastilnya dengan perabotan dari toko itu. Wanita itu ternyata merupakan ibu dari miliader Andrew Carnegie. Bukan imbalan yang buruk untuk perbuatan baik yang sederhana untuk dilakukan atas dasar kebaikan hati, bukan?. Mari saya berikan satu contoh lain mengenai bagaimana tindakan yang menunjukkan sedikit respek memberi imbalan bonus yang besar, yang dalam kasus ini, bukan karena siapa wanita itu saat itu, tapi karena siapa wanita itu di kemudian hari. Seorang wanita berusia 20 tahun bernama Debbi membuka toko roti kecil di Palo Alto, California, di akhir tahun 1970 an. Ia menghubungi sejumlah perusahaan coklat local untuk membeli chocolate chip untuk kue-kuenya, yang membuat rencana akan menjadi spesialisasi tokonya. Telepon pertamanya tidak berlangsung baik. Saat staf penjual di ujung telepon mendengar pemintaannya untuk membeli 10 kg cokelat, ia tertawa dan berkata, “dengar sayang, jika anda menginginkan 5000 kg cokelat, hubungi saya, jika tidak, kami tidak tertarik”. Staf penjual itu pun menutup telepon. Dengan semangat yang sama sekali tidak kendur. Debbi menelepon pemasok kedua dengan permintaan yang sama. “dimana lokasi anda?”, Tanya pemasok itu. Ia memberi alamatnya. “Saya akan ke sana”, katanya. Pria itu muncul dengan mengendarai mobil penuh dengan chocolate chip. Ia memberi pria itu sejumlah kue gratis dan memberitahunya apa yang ingin
58 | P a g e
dilakukannya dengan bisnis itu. Pria itu mendengar penuh perhatian dan membuat wanita itu merasa bahwa ia merupakan satu-satunya customer yang dimilikinya. Ia menjadi pemasik chocolate chip untuk wanita itu. Dalam waktu beberapa tahun kemudian, penjualan wanita itu meledak. Penggemar kue dimana pun mengenal wanita itu berdasarkan namanya setelah menikah, Mrs Fields. Apa yang terjadi dengan penjual yang sopan itu? “Saya kebetulan percaya dengan loyalitas, dan penjual itu serta perusahaannya masih memasok Mrs.Fields sampai saat ini”, kata Debbi. “Kami membeli berton-ton cokelat selama 10 tahun berikutnya”. Pesan Moral Bisnis: Perlakukanlah calin customer dengan kesopanan yang sama seperti anda memperlakukan customer lama Sumber: Fields, Debbi, dan Alan Frust. One Smart Cookie, 74-75. New York: Simon and Schuster, 1987 Hil, Napoleon.Napoleon Hill‟s Keys to Success: The 17 Principles of personal achiement, 67. New York: Dutton, 1994
59 | P a g e
Pada bagian ke 2 ini kita akan mempelajari 3 metode lagi yang dapat kita gunakan di dalam manajemen proyek. Kita percaya bahwa banyak sekali metode yang dapat kita gunakan di dalam proyek, tetapi ke 3 metode terakhir ini mungkin dapat mewakili dari sekian banyak metode yang ada di kalangan umum. Metode-metode ini dipercaya dan sudah teruji untuk dapat diterapkan di beberapa kasus proyek dan hingga ini metode ini merupakan metode yang tepat digunakan dalam proyek agar proyek dapat berjalan dengan benar.
I. Johari Window Metode ini diciptakan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham pada tahun 1955 di Amerika serikat dan sangat berguna untuk memahami tipe-tipe kepribadian setiap orang. Metode ini banyak digunakan di dalam memanajemen orang di dalam suatu proyek dan merupakan salah satu metode yang popular sampai saat ini. Di dalam metode ini seseorang diberikan daftar dari kata-kata sifat dan kemudian orang tersebut diminta untuk memilih 5 atau 6 kata sifat tersebut yang sangat menggambarkan kepribadian mereka. Kemudian teman dari orang tersebut atau anggota-anggota tim akan memberikan daftar yang sama dan diminta juga untuk memilih 5 sampai 6 kata sifat yang menggambarkan kepribadian mereka. Kata-kata sifat tersebut antara lain: mampu, menerima, beradaptasi, berani, tenang, merawat, ceria, pintar, rumit, yakin, diandalkan, bermartabat, energik, ekstrover, ramah, memberi, senang, membantu, idealis, indenpenden, cerdik, cerdas, introvert, sopan, berpengatuan, logic, mencintai, dewasa, sederhana, gelisah, jeli, terorganisir, sabar, kuat, bangga, tenang, reflektif, santai, religious, responsive, mencari, tegas,
60 | P a g e
sadar diri, berakal sehat, sentimental, malu, konyol, pintar, spontan, simpatik, tegang, dapat dipercaya, hangat, bijaksana, jenaka. Gambar berikut ini adalah merupakan kerangka daripada Johari Window:
Gambar.10. Johari Window Kuadran 1: Terbuka (Open), merujuk kepada perilaku, perasaan dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri dan juga diketahui oleh orang lain.
61 | P a g e
Kuadran 2: Buta (Blind), merujuk kepada perilaku, perasaan dan motivasi yang diketahui oleh orang lain, tetapi tidak diketahui oleh diri kita sendiri. Kuadran 3: Tersembunyi (Hidden), merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri, tetapi tidak diketahui oleh orang lain. Kuadran 4: Tidak tahu (unknown), merujuk kepada perilaku, perasaan, motivasi yang tidak diketahui baik oleh diri kita sendiri maupun oleh orang lain.
II. 7s McKinsey Metode ini pertama kali diciptakan oleh 2 konsultan McKinsey & Company pada tahun 1980, oleh Tom Peters dan Robert Waterman. Model 7s ini sangat membantu perusahaan/organisasi untuk keselarasan manajemen dan berguna untuk:
Meningkatkan kinerja perusahaan
Menguji faktor-faktor perubahan masa depan yang mungkin berpengaruh dalam perusahaan
Mensejajarkan departemen dan proses selama merger atau akuisisi
Menentukan cara terbaik untuk menerapkan strategi yang diusulkan
Menurut kami, metode ini adalah metode yang terbaik yang pernah kami baca dan sangat indah jika kita mampu menerapkannya di dalam perusahaan. Agar terjadi keselarasan dan manajemen yang efektif dan efesien, maka metode ini adalah merupakan metode yang sangat tepat dan sesuai bagi perusahaan/organisasi untuk siap menghadapi era globalisasi. Pada dasarnya metode ini terdiri dari 2 hal penting yaitu:
Hard skills: Strategi, structure, systems
Soft skills: Shared values, skills, style, staff
2 hal penting harus sangat dicermati dengan baik jika organisasi/perusahaan ingin maju dan berkembang, karena jika salah satunya diabaikan maka yang terjadi adalah ketidakselarasan manajemen di dalam organisasi/perusahaan.
62 | P a g e
Berikut ini adalah merupakan gambar dari metode 7s McKinsey:
Gambar.11. 7s McKinsey
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan penting yang terdapat dalam 7s McKinsey, dikutip dari buku “All in One Management ToolBook”, Vincent Gaspersz: Shared Vision
Apa yang menjadi visi bersama dari organisasi?
Apa yang menjadi nilai-nilai inti?
Apa yang merupakan kultur organisasi?
Bagaimana visi dan nilai-nilai itu dapat di implementasikan?
Apa yang menjadi nilai-nilai utama yang harus dibangun dalam organisasi agar mampu mewujudkan shared vision?
Structure
Bagaimana struktur organisasi dibangun?
Apa hierarki yang ada?
Bagaimana aktivitas koordinasi dari berbagai departemen?
63 | P a g e
Bagaimana anggota tim mengoorganisasikan dan menyelaraskan di antara mereka?
Apakah perbuatan keputusan dan pengendalian bersifat terpusat atau desentralisasi?
Dimana lini komunikasi?, apakah eksplisit atau implisit?
Systems
Apa sistem utama yang menjalankan organisasi?, perhatikan juga sistemsistem finansial, sumber daya manusia, komunikasi dan tempat penyimpanan dokumen.
Dimana pengendalian sistem dilakukan dan bagaimana pemantauan dan evaluasi sistem?
Apa peraturan-peraturan internal dan proses-proses yang digunakan tim agar menjaga tetap pada jalur yang benar?
Strategy
Apa yang merupakan strategi organisasi?
Bagaimana mencapai tujuan-tujuan strategic?
Bagaimana berkaitan dengan tekanan kompetisi?
Bagaimana menanggapi perubahan permintaan pelanggan?
Bagaimana strategi disesuaikan terhadap isu-isu lingkungan?
Style
Bagaimana gaya manajemen dan kepemimpinan organisasi?
Bagaimana efektivitas kepemimpinan itu?
Apakah anggota tim dapat bekerjasama atau saling bersaing?
Apakah tim-tim dapat berfungsi dengan baik dalam organisasi?
64 | P a g e
Staff
Apa posisi atau spesialisasi yang diwakili oleh tim?
Apa posisi-posisi yang perlu diisi?
Apakah kesenjangan terhadap kompetensi yang dibutuhkan?
Skills
Apa ketrampilan terbaik yang dimiliki oleh perusahaan atau tim?
Apakah terdapat kesenjangan ketrampilan?
Apakah tim mengetahui pekerjaan dengan baik?
Apakah anggota-anggota tim memiliki kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik?
Bagaimana ketrampilan dimonitor dan dinilai?
Inilah daftar pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dengan sangat details untuk dapat menerapkan metode ini.
III. Total Quality Person Total quality person (TQP) merupakan bagian dari Total quality management (TQM) yang merupakan basis pembelajaran dan peningkatan terus menerus secara positif. TQP adalah prinsip dimana kita harus dapat membangun diri kita terus menerus secara positif agar kita mampu memimpin sebuah tim dan pada akhirnya menjadi pemimpin organisasi/perusahaan yang handal. Pada dasarnya adalah pada saat kita ingin memimpin sebuah tim ataupun organisasi, maka hal pertama yang harus kita amati dan analisis adalah diri kita sendiri. Membereskan apa yang ada di dalam diri sendiri seperti mengetahui kekuatan dan kelemahan diri kita merupakan salah satu syarat menjadi pemimpin yang handal. Dalam bukunya “Good to Great”, Jim Collins sudah mengemukakan hal ini dengan sangat jelas dan mungkin boleh dikatakan sangat jelas dan di sini kita
65 | P a g e
harus dapat memahami tanpa peningkatan diri secara signifikan dan pembelajaran maka kepemimpinan akan dapat bersifat monoton dan tidak stabil. Berikut ini adalah daftar 3 kategori kepemimpinan menurut Total Quality Management (TQM), antara lain: A. Kepemimpinan Manajemen Organisasi
Pemahaman dan pemuasan pelanggan, pemegang saham, karyawan dan stakeholders lainnya melalui mengembangkan visi, misi, sasaran, tujuan, dan target
yang
dicantumkan
dalam
Master
Improvement
Story
dan
dikomunikasikan secara visual ke seluruh organisasi.
Pengukuran, analisis dan peninjauan ulang (review) hasil-hasil kinerja
Verifikasi status Master Improvement Story dengan data pembanding
Pengidentifikasian kesempatan-kesempatan untuk peningkatan kinerja bisnis terus menerus
B. Kepemimpinan Tim Peningkatan Kualitas (QIT)
Bertanggung jawab untuk keberhasilan kinerja yang tercantum dalam Master improvement story
Mendesain agenda pertemuan yang benar (efektif dan efesien)
Menegaskan dan menyelesaikan isu-isu penurunan kinerja yang muncul
Menghilangkan hambatan-hambatan untuk peningkatan kinerja
Menyebarluaskan hasil-hasil peningkatan kinerja ke seluruh organisasi secara visual
C. Kepemimpinan Individu Berkualitas (TQP)
Belajar terus menerus sebagai kebiasaan pribadi
Bersikap proaktif
Menyelesaikan masalah-masalah agar peningkatan kinerja tercantum dalam Master improvement story
Membangun jaringan kerja
Bekerja untuk kesepakatan menang-menang
66 | P a g e
Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 5
Keledai Dan Anjing Kecil Ukurlah kepuasan anda dalam bekerja dengan menggunakan 10 pertanyaan ini. (Semakin banyak anda melibatkan karyawan anda, semakin sedikit tingkat perputaran karyawan (turnover) yang akan anda alami) Seekor keledai dan seekor keledai tinggal di tanah milik seorang pria kaya. Keledai tinggal di kandang yang penuh dengan persediaan jagung dan gandum untuk dimakan. Pria kaya itu menggunakan keledai untuk mengangkut kayu-kayu, kadangkadang, di malam hari, untuk memutar penggilingan. Sementara itu, sebagai hewan peliharaan tuannya, hidup anjing lebih mudah. Ia bisa tinggal di dalam rumah dan mendapatkan perhatian dari tuannya. Lihat anjing kampong itu, kata keledai pada dirinya sendiri. Ia bisa bermain sepanjang hari dan duduk di pangkuan tuannya. Ia tidak melakukan apa-apa sementara aku di sini membanting tulang. Mungkin jika aku mulai berlaku seperti anjing, tuan akan mempelakukan aku dengan cara yang sama. Aku bisa tinggal di dalam rumah, mendapatkan lebih banyak kasih sayangnya, dan melakukan lebih sedikit pekerjaan.
67 | P a g e
Jadi, keesokan harinya, keledai dengan cepat masuk ke dalam rumah saat tuannya sedang menyantap makan siang dan mulai meloncat-loncat mengajaknya bermain seperti
anjing.
Keledai
tanpa
sengaja
mematahkan
sebuah
kaki
meja,
mengakibatkan piring dan gelas jatuh berserakan ke lantai. “Apa yang kamu lakukan, makhluk celaka!”, kata tuannya berteriak. Meniru anjing, keledai itu kemudian melompat ke pangkuan tuannya dan mengerakgerakkan kedua kaki depannya ke tubuh tuannya. “Jauhkan makhluk ini dari tubuhku!”, pria itu berteriak kepada pelayannya, “Dan kembalikan dia ke tempat yang seharusnya”. Para pelayan menangkap keledai itu, membawanya kembali ke kandang, dan membebaninya dengan begitu banyak batang kayu dan batu-batunya sampai hewan itu tidak bisa berdiri. Pesan Moral Aesop: Anda harus puas melakukan apa yang memang cocok dengan anda. Perspektif: Perusahaan tidak suka kehilangan orang-orang baik. Pergantian karyawan menghancurkan semangat, menciptakan ketidakefesienan, dan merugikan uang perusahaan karena harus merekrut kembali dan melakukan pelatihan kembali. Ketidakpuasan karyawan bisa terbentuk banyak hal: terlalu banyak pekerjaan dengan gaji yang terlalu rendah, tidak ada peluang untuk pengembangan pribadi atau kemajuan perusahaan, mereka tidak cukup dihargai, tidak merasa seperti bagian yang integral dari organisasi itu, kolega yang menjengkelkan, atau atasan yang tidak kompeten dan lain-lain. Kepuasan karyawan, di lain pihak, bisa dirangkum ke dalam satu persoalan dasar, dan tidak ada hubungannya dengan gaji. Bukan rahasia lagi bahwa karyawan mereka berada dalam kondisi paling senang dan paling puas jika mereka menganggap diri mereka terlibat secara penuh dalam peran mereka di perusahaan itu. Apakah anda merasa terlibat secara penuh di dalam perusahaan anda?, jika
68 | P a g e
anda tidak yakin, mungkin sudah waktunya bagi anda untuk melakukan audit karier. Berikut 10 pertanyaan yang bisa diajukan: 1. Apakah perusahaan saya memanfaatkan bakat special saya? 2. Apakah penyelia saya benar-benar memperhatikan minat saya? 3. Dalam waktu 6 bulan terakhir, apakah penyelia saya dengan jujur mengevaluasi kinerja saya? 4. Apakah saya mendapatkan tugas yang menantang di kantor untuk membantu saya berkembang secara professional? 5. Apakah saya mempunyai seorang mentor yang mengarahkan saya di saat saya bergerak menapaki tangga organisasi? 6. Apakah saya memiliki teman kantor yang bisa saya percayai? 7. Apakah ada jenjang karier untuk membawa saya ke posisi yang saya inginkan dalam waktu 5 tahun? 8. Apakah pekerjaan saya memberi saya dorongan untuk meraih target yang lebih tinggi? 9. Apakah kolega saya bisa dipercaya dan memiliki komitmen terhadap kesempurnaan? 10. Apakah saya mendapatkan pelatihan yang saya butuhkan untuk mengerjakan tugas saya dengan baik? Sedikit lebih banyak pujian, penghargaan dan kata-kata yang menentramkan hari dari majikan akan sangat membantu menenangkan hati keledai dan membuatnya tetap senang dan puas dengan pekerjaannya. Seperti apa tingkat keluar masuk karyawan di perusahaan anda?, bagaimana jika hal itu dibandingkan dengan tingkat keluar masuk karyawan pada competitor anda?, seberapa puaskah anda di dalam pekerjaan anda?, apa yang bisa dilakukan perusahaan anda untuk membuat anda merasa lebih terlibat?. “Keamanan yang didapat dari gaji tetap, pekerjaan nyaman yang memberikan tunjangan yang pantas, dan jumlah gangguan yang bisa diterima bisa menenangkan
69 | P a g e
anda sehingga merasa puas dengan karier anda”, kata kolumnis karier, Anita Bruzzese. “Anda bisa menjauhkan diri sendiri dari pekerjaan yang menarik, menantang dan bermanfaat karena anda membiarkan karier anda terjadi begitu saja”. Pesan Moral Bisnis: Semakin banyak anda melibatkan karyawan anda, semakin sedikit tingkat keluar masuk karyawan yang akan anda alami. Sumber: Bruzzese, Anita. Take This Job and Thrive: 60 ways to make life more rewarding in today‟s workplace, 70. Manassas Park, VA: Impact Publication, 2000.
70 | P a g e
Bagian ini merupakan bagian paling relax menurut kami dan sangat menarik untuk dipelajari. Banyak hal yang akan kita pelajari di dalam bagian ini terutama masalah komunikasi antar sesama di dalam proyek. Kami mengatakan: “Bahwa salah satu faktor kesuksesan dalam menyelesaikan sebuah proyek adalah komunikasi dua arah dan saling memahami satu sama lain”. Berapa banyak dari kita pada saat mengerjakan ataupun menyelesaikan proyek menemui kendala dalam komunikasi?, jika kita mau jujur, tentunya banyak dan hal ini menjadi faktor yang membuat manajer proyek atau kepala proyek bersama staffnya terkadang menjadi frustasi akan hal ini. Jika tidak ada pemahaman satu sama lain ataupun komunikasi yang efektif maka yang terjadi adalah saling menyalahkan satu sama lain dan terjadi crash hubungan yang berujung kepada tidak terselesaikannya sebuah proyek dengan baik. Kami akan berfokus pada dua hal penting di sini, yaitu pemahaman kita akan manusia satu dengan yang lainnya dan pemahaman pola komunikasi antara satu dengan yang lain, di sini akan difokuskan pembahasan mengenai 4 tipe “personality” dan sifat berdasarkan golongan darah. Kami tidak bermaksud mengotak-ngotakkan manusia ataupun memberikan pendapat bahwa jika tipe seperti ini adalah merupakan orang yang memang seperti ini dan tidak bisa diubah. Menurut kami, pemahaman kita akan sifat ini akan membantu kita secara minimum tetapi tidak maksimum 100%, mengapa?, karena kita tidak tahu apa yang terdapat di dalam hati manusia.
I. 4 Kepribadian Di dunia ini terdapat 4 kepribadian unik yang perlu kita pahami dan ke 4 kepribadian ini memiliki kekuatan dan kelemahan masing-masing. Walaupun kita mengetahui bahwa 4 kepribadian unik saling bertentangan satu sama lain tetapi
71 | P a g e
pada dasarnya adalah saling melengkapi jika kita mau belajar untuk saling memahami. 4 kepribadian tersebut antara lain: Sangunin, Kolerik, Melankolis dan Plegmatis.
Memang perlu diakui dengan jujur bahwa menyatukan ke 4 tipe ini tidak mudah karena masing-masing memiliki sifat dasar yang berbeda-beda dan inilah yang disebut dengan keunikan. Tetapi pada dasarnya ke 4 kepribadian ini adalah orangorang yang unik, yang jika kita mampu untuk memanajemen mereka dengan baik maka akan dihasilkan orang-orang yang mampu untuk saling bekerjasama satu sama lain untuk saling melengkapi kekuatan dan mengikis kelemahan masingmasing seminimum mungkin. Di dalam proyek tentunya kita bertemu dan berkomunikasi dengan berbagai tipe kepribadian dan terkadang hal ini membuat komunikasi menjadi terhambat. Masalah utamanya adalah mungkin kita tidak dapat memahami dengan benar sifat dasar kepribadian mereka belum lagi ditambah masalah-masalah pribadi yang mereka alami sehingga sifat menjadi kompleks dan sulit untuk dipahami. Tetapi mari sekarang kita di sini belajar untuk berfokus kepada solusi bukan pada masalah terus
72 | P a g e
menerus. Berikut ini adalah penjelasan bagaimana cara kita berkomunikasi dengan ke 4 tipe kepribadian ini, diambil dari buku Dr.Ponijan Liaw, “Comication: Kenali karakter dan gaya komunikasi anda dan lawan bicara anda melalui komik”. Tipe 1: Sanguinis
Karakter orang sanguinis adalah: Suka bicara, berkepribadian menarik, emosional dan demonstrative, antusias dan ekspresif, periang dan penuh semangat, penuh rasa ingin tahu, hidup di masa sekarang, mudah berubah, senang berkumpul, hebat di panggung, berpikir makro, suka gaya hidup pesta, sangat energik. Cara berkomukasi dengan orang Sanguinis: 1. Berbicaralah dengan semangat dan antusias 2. Gunakan kata-kata motivasi 3. Gunakan kata-kata positif dan energik 4. Gunakan gambar atau ilustrasi ketika menjelaskan 5. Berikan pujian kepada mereka 6. Bangun kehangatan persahabatan 7. Ikuti alur pembicaraan mereka dengan serius 8. Jangan berdebat urusan kecil 9. Tampilkan bahasa tubuh yang penuh semangat 10. Jangan pernah loyo, lesu, lemas, letoi, dan lambat
73 | P a g e
Tipe 2: Melankolis
Karakter orang Melankolis adalah: Analitis-mendalam dan penuh pemikiran, serius dan bertujuan-serta berorientasi pada jadwal, mau mengorbankan diri dan idealis, standar
tinggi
dan
perfeksionis,
menghargai
keindahan,
senang
perincian/memerinci-tekun-serba tertib dan teratur/rapih, hemat, berpikiran mikro, hidup di masa lampau, filosofis dan puitis, ekonomis. Cara berkomunikasi dengan orang Melankolis: 1. Gunakan fakta dan data yang dapat dipertanggung jawabkan 2. Kurangi senda gurau yang berlebihan 3. Berikan waktu kepada mereka untuk berpikir setelah kita menyampaikan sesuatu 4. Biarkan mereka mengutarakan kerangka berpikir secara total 5. Jangan menunjukkan raut wajah bosan atau berseberangan dengan mereka 6. Hindari kata-kata yang berbau motivasi berlebihan 7. Gunakan kata-kata realistis dan factual
74 | P a g e
Tipe 3: Koleris
Karakter orang Koleris adalah: Lebih tegas, cepat menilai situasi dan tanggap, memutuskan apa yang harus dilakukan, menuntun orang lain untuk menyelesaikan tugas, berbakat memimpin, dinamis dan aktif, sangat memerlukan perubahan, suka memperbaikki kesalahan, berkemauan tegas dan kuat, tidak emosional, tidak mudah patah semangat, bebas dan mandiri, memancarkan keyakinan, bisa menjalankan apa saja, tidak terlalu butuh teman. Cara berkomunikasi dengan orang Koleris: 1. Bicaralah dengan tegas dan tepat ketika menyampaikan sesuatu 2. Sikap mencla-mencle tidak disukai oleh mereka 3. Hindari kata-kata seperti “mungkin”, “barangkali” dan kata-kata bernuansa ketidakpastian lainnya 4. Jangan berdebat jika tidak ada data pasti yang dapat digunakan untuk meng counter 5. Biarkan mereka menyampaikan pokok-pokok pikiran secara tuntas. Jika perlu, bertanyalah untuk memperjelas hal dimaksud 6. Berbicaralah secara sistematis dari awal, tengah dan akhir 7. Pujilah mereka seperlunya atas apa yang telah disampaikan
75 | P a g e
Tipe 4: Plegmatis
Karakter orang Plegmatis adalah: Rendah hati, cakap dan mantap, mudah bergaul dan santai, damai dan mudah sepakat, diam, tenang, hidup konsisten, penengah masalah,
cenderung
menhindari
konflik,
simpatik
dan
baik
hati,
dapat
menyembunyikan emosi, dapat menemukan jalan keluar dengan mudah. Cara berkomunikasi dengan orang Plegmatis: 1. Jangan bersuara terlalu keras saat menjelaskan sesuatu 2. Semangat tidak perlu sebesar ketika berbicara dengan orang tipe Sanguinis dan Koleris 3. Jangan terburu-buru ketika menyampaikan pokok-pokok pikiran 4. Beri mereka waktu untuk mencerna apa yang kita sampaikan melalui diamnya mereka. Dalam diam, diam-diam mereka memikirkan apa yang kita sampaikan 5. Selalu konsisten dengan apa yang kita sampaikan karena mereka akan ingat apa yang telah kita sampaikan sebelumnya 6. Jangan membuat topic “panas”- berbau konflik dan sejenisnya karena mereka cenderung menghindari topic seperti itu 7. Tegaskan keputusan yang diambil mereka cenderung akomodatif terhadap segala sesuatunya
76 | P a g e
II. Kepribadian Berdasarkan Golongan Darah
Terdapat 4 tipe golongan darah, yang memungkinkan setiap orang memiliki kepribadian yang unik dalam cara mereka berkomunikasi. Keempat tipe golongan darah ini mengekspresikan dirinya masing-masing dengan gaya yang berbeda, di sini kita akan belajar untuk memahami ke empat tipe golongan darah dan cara mereka berkomunikasi. Berikut ini adalah penjelasannya: Tipe Golongan Darah A Karakter orang bergolongan darah A adalah: Tetap tenang dalam krisis ketika semua orang panic menghadapi situasi serupa, cenderung menghindari konfrontasi dan sesungguhnya kurang nyaman berada di antara orang banyak, mencari keharmonisan dan sangat sopan, sangat bertanggung jawab, selalu mengukir sukses dan sangat perfeksionis, sangat kreatif dan paling artistic. Cara berkomunikasi dengan golongan darah A:
77 | P a g e
1. Jangan mengangkat topic yang konfrontatif dan kontroversial 2. Gunakan kata-kata relative sopan karena mereka sangat sensitive dan terkadang konservatif sehingga kata-kata yang tidak sesuai dengan standar kesopanan minimal akan dapat menyinggung mereka. 3. Jika menjawab usahakan dengan lengkap dan bermakna karena mereka adalah orang yang sangat sempurna dan kurang menyukai hal yang setengah-setengah. 4. Mintalah pandangan dan pendapat mereka karena mereka sangat kreatif untuk hal ini dan dengarkan dengan seksama ketika mereka menjelaskan 5. Jangan melebihi mereka saat menyampaikan sesuatu, artinya jangan sampai mereka merasa dilampaui dalam hal kepintaran dan pengalaman 6. Hargai mereka dengan memuji seperlunya.
78 | P a g e
79 | P a g e
80 | P a g e
Tipe Golongan Darah B Karakter orang bergolongan darah B adalah: Menyukai rincian, sistematika dan keteraturan, spesialis di bidang yang digelutinya, selalu berfokus pada apa yang tengah dikerjakan, cenderung berpedoman pada tujuan dan mengejarnya sampai tuntas, cenderung kurang kooperatif, lebih suka mengikuti peraturan dan gagasan sendiri, memberikan perhatian lebih pada pikiran daripada perasaan, terkadang kelihatannya dingin dan serius. Cara berkomunikasi dengan golongan darah B: 1. Mulailah pembicaraan dengan urutan, jangan melompat-lompat karena mereka kurang menyukai hal-hal yang tidak teratur 2. Jangan memulai pembicaraan tanpa mengakhirinya 3. Gunakan kata-kata akurat, bukan rekaan 4. Jika mengajak kerjasama, pastikan mereka bersedia 5. Berbicaralah kepada otaknya bukan hatinya 6. Gunakan lebih banyak fakta rasional daripada social 7. Jangan menggunakan gaya bicara yang terburu-buru
81 | P a g e
82 | P a g e
83 | P a g e
Tipe Golongan Darah O Karakter orang bergolongan darah O adalah: Tidak banyak ambil pusing, penuh semangat dan memiliki jiwa social yang tinggi, paling fleksibel di antara semua golongan darah yang ada, cepat memulai sebuah proyek namun mengalami
84 | P a g e
masalah ketika melanjutkannya, terkadang bertingkah dan tidak terlalu dapat dijadikan sandaran, selalu mengatakan apa yang ada di pikiran mereka secara langsung, memiliki rasa percaya diri yang sungguh kuat. Cara berkomukasi dengan golongan darah O: 1. Bicaralah dengan semangat dan penuh vitalitas, mereka kurang menyukai orang-orang yang terkesan lemah, letih, lesu, lemas, letoi dan loyo yang dianggap tidak dapat mengikuti ritme mereka yang penuh energi. 2. Jangan gunakan kata-kata negative dan pesimis karena kelompok kata itu tidak terdapat dalam kamus mereka yang penuh semangat positif dan optimis. 3. Ketika mengikat sebuah kontrak, pastikan dengan tegas bahwa mereka komit dengan apa yang telah disepakati dan dapat bertanggung jawab atas penyelesaiannya. 4. Berkatalah dengan jujur karena mereka juga demikian adanya. Sekali kebohongan terdeteksi, mereka
tidak akan
percaya
lagi pada
kesempatan. 5. Tunjukkan bahasa tubuh yang penuh keceriaan dan semangat.
lain
85 | P a g e
86 | P a g e
87 | P a g e
88 | P a g e
Tipe Golongan Darah AB Karakter orang bergolongan darah AB adalah: Golongan darah AB susah dikelompokkan, dapat memiliki karakteristik di kedua ujung spectrum pada waktu bersamaan, mudah mengubah satu sisi ke sisi yang lain, sangat suka seni dan metafisika, suka menentukan syarat sendiri dan berhak menggugurkannya jika tidak sesuai dengan harapan mereka, sangat sensitive dan penuh perhatian. Cara berkomunikasi dengan golongan darah AB: 1. Ikuti dulu alur pembicaraan mereka. 2. Selanjutnya, berbicaralah secara tegas karena mereka mudah berubah-ubah 3. Bicaralah tentang seni dan metafisika untuk memulai percakapan yang lebih panjang jika hal itu diinginkan 4. Jika membuat janji, pastikan mereka memahaminya dan setuju 5. Jangan mengambil keputusan sepihak karena mereka termasuk orang yang suka menentukan keputusan mereka sepihak. Diskusikanlah dengan sinergis 6. Jangan terlalu banyak mengumbar kata dan janji karena mereka sulit mengingat, apalagi menjalankan kewajiban yang semakin banyak.
89 | P a g e
90 | P a g e
91 | P a g e
92 | P a g e
Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 6
Menemukan Etika Dalam Karakter Stephen Covey menjelaskan dengan teliti tentang saat dimana ide kuncinya, perbedaan antara etika kepribadian dan etika karakter, “bisa benar-benar dipahami”. Ia menjelaskan ditemukannya saat tersebut sebagai “salah satu pengalaman penting dalam kehidupan manusia”. Khusus bagi Covey, momen tersebut berakar dari suatu situasi keluarga. Salah satu putranya berperilaku buruk di sekolah, baik secara akademik, social, dan olahraga. Khususnya baseball. Covey dan istrinya berbuat sekuat tenaga untuk mendorong putranya agar memperbaikki diri. Contoh yang diberikan Covey sebagai bukti dukungan mereka adalah dalam bidang baseball, bukan urusan sekolah. “Kami berusaha untuk memperkuat mentalnya dengan menggunakan teknik sikap mental positif”. Ternyata usaha mereka yang terlalu keras mengalami kegagalan. “Putra kami menangis dan berikeras bahwa ia tidak menjadi lebih baik dan lagipula ia tidak menyukai baseball”. Perjuangannya sebagai orang tua (apa pun yang kami lakukan tampaknya tidak akan membuahkan hasil dan kami sungguh-sungguh khawatir?) terjadi bersamaan dengan presentasi
93 | P a g e
Covey bagi para eksekutif IBM tentang komunikasi dan partisipasi yang dilakukan dua kali sebulan, salah satu dari program pengembangan eksekutif IBM. Kuliah tersebut mengajarkan Covey tentang persepsi. Buku karyanya tentang teori ekspektasi dan ramalan terbukti sendiri membawa ke realisasi tentang betapa telah tertanamnya persepsi dalam benak kita. Persepsi itu, pada akhirnya disadari oleh Covey, telah mempengaruhi sikap mereka terhadap putra mereka. Ketika kami menyelami perasaan kami yang terdalam, kami menyadari bahwa persepsi kami sebelumnya adalah bahwa ia pada dasarnya tidak mampu atau kurang lebih ketinggalan. “Jalan Berprinsip” Covey pernah terlibat dalam penelitian yang mendalam tentang kesuksesan yang diterbitkan di Amerika Serikat sejak tahun 1776. Selama periode 150 tahun pertama, menurut pengamatannya, literature tersebut berkonsentrasi pada prinsip-prinsip fondasi kesuksesan seperti integritas, kerendahan hati, kesetiaan, pengendalian diri, keberanian, keadilan, kesabaran, selalu menghasilkan sesuatu, keserdehanaan, tidak berlebihan dan aturan emas (perbuatlah pada orang lain sebagaimana anda ingin orang lain berbuat kepada anda). Berbagai kualitas itulah yang ingin ia tekankan dalam etika karakternya. Namun, Covey berpendapat bahwa dalam 50 tahun terakhir ini literature tentang kesuksesan telah berubah secara radikal ke arah yang tidak lebih baik. Kebanyakan hasil tulisan tersebut hanya membahas permukaannya saja, menuju kepada hal yang dinamakan Covey sebagai etika kepribadian: “kesuksesan semakin menjadi salah satu fungsi kepribadian, dari citra public, sikap dan perilaku, ketrampilan dan teknik, yang memperlancar proses interaksi antar manusia”. Dalam usaha menolong anaknya, Covey dan istrinya telah mengikuti etika kepribadian:
teknik
mempengaruhi
sebagai
solusi
sementara,
ketrampilan
komunikasi, dan sikap positif. Dengan kata lain, masalah anak mereka bersumber dari mereka dan anak itu sendiri. Kemudian Covey mengadopso sikap yang cukup bijaksana: “Kami memutuskan untuk bersikap lebih santai, menyingkir dari urusannya dan membiarkan kepribadiannya berkembang” dengan laju dan kecepatannya sendiri. Anak tersebut berkembang ke segala bidang, kinerja
94 | P a g e
akademik, hubungan social, dan atletik, dimana sebelumnya ia sangat terbelakang. Bagi ayahnya, ini adalah momen lahir baru. “Kami mulai melihat putra kami hidup dalam keunikannya sendiri. Kami melihat lapisan demi lapisan potensial dalam dirinya yang dicapainya dengan kecepatannya sendiri” (The Seven habits of highly effective people)
95 | P a g e
I. Andrew Grove (Intel Corporation)
Andrew Grove seorang CEO, pemimpin dari perusahaan raksasa computer di dunia, Intel Corporation, dikenal sebagai “Andy”, lahir tahun 1936 di Hungaria. Seorang CEO dan professor mengajar di Stanford University Business School. Seorang professional yang tangguh dan berhati lembut. Kita dapat mempelajari banyak hal daripada Andy dan menerapkannya dalam organisasi/perusahaan kita. Banyak hal yang akan kita dapatkan di sini, terutama prinsip-prinsip beliau dalam mengelola Intel Corporation dan merupakan salah satu pioneer pemimpin yang diakui oleh dunia sampai saat ini. Dari penjelasannya yang diberikannya, kita akan memahami bahwa kunci menjalankan sebuah proyek adalah details dan inovatif. “Andy” bukan orang yang mudah menyerah, dia bersikeras
96 | P a g e
menerapkan ide-idenya dengan konsisten dan pada akhirnya membuahkan sebuah hasil yang memuaskan.
I.1. Mengoptimasi Manajemen Grove menjelaskan bahwa untuk dapat mengotimasi manajemen secara efektif maka hal pertama yang harus dapat dipahami adalah memahami proses produksi. Formula PAT adalah merupakan formula yang tepat untuk dapat diterapkan.
Process
Assembly
• Semua aktivitas yang secara fisik mengubah material
• Komponenkomponen disusun jadi satu untuk menghasilkan suatu entitas baru
Gambar.12. Formula PAT
Test • Komponen dari total diperiksa dan di evaluasi
97 | P a g e
Formula PAT ini berlaku untuk semua jenis pekerjaan produktif, seperti melatih tenaga pemasaran, mengembangkan compiler untuk computer, merekrut lulusan atau mengelola segala hal. Grove mengatakan: “Semua proses produksi memiliki apa yang disebut sebagai langkah pembatas, yaitu langkah terpanjang (tersulit, tersensitif, atau termahal). Anda menyusun aliran produksi dengan langkah pembatas tersebut dan menyusun proses-proses lainnya di sekitarnya”. Terdapat 5 intisari produksi yang harus kita amati dalam hal ini, antara lain: 1. Membuat dan menyajikan produk 2. Sesuai dengan permintaan pelanggan 3. Pada waktu penyajian yang telah dijadwalkan 4. Dengan tingkat kualitas yang sepantasnya 5. Dengan biaya yang serendah-rendahnya Dan beberapa pertanyaan yang harus kita jawab, antara lain: 1. Apa sajakah produk saya? 2. Siapa sajakah pelanggan saya dan apa yang mereka inginkan? 3. Bagaimana cara saya mengukur mutu, dan mutu yang bagaimanakah yang dianggap pantas? 4. Apa saja biaya “produksi” saya, dan bagaimana biaya-biaya tersebut bisa dipangkas? Oleh sebab itu, sebagai proses akhir, maka manajer harus dapat menggunakan waktunya dengan baik dant terdapat 3 aktivitas manajer yang harus kita jalanlan, antara lain: 1. Mengumpulkan informasi dan menyebarkannya 2. “Mendorong” orang untuk melakukan apa yang perlu dikalukannya 3. Membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan
98 | P a g e
I.2. Manajemen Melalui Pengukuran Grove mengemukakan bahwa ada 2 hal penting yaitu indicator yang harus diperhatikan dalam melakukan pengukuran dengan sangat baik, antara lain: o Indikator
Linearitas
–
memungkinkan
anda
untuk
menggambarkan,
contohnya: kemajuan dalam wujud garis lurus, selama bulan demi bulan, mulai dari permulaan pewawancaraan lulusan S1 sampai hari tatkala kita akan menemui kandidat itu. Anda memplot progress actual terhadap garis lurus. Jika terdapat gap (jurang pemisah) yang brutal, bertindaklah untuk menutupnya. o Indikator tren – mengukur output terhadap waktu (kinerja bulan ini vs kinerja selama beberapa bulan silam), dan juga terhadap beberapa standar atau level yang diharapkan. Untuk dapat mengoptimalkan kinerja, maka terdapat 5 indikator kritis yang harus diperhatikan, antara lain: 1. Peramalan sales hari itu 2. Persediaan material 3. Kondisi dari peralatan 4. Ketersediaan tenaga kerja 5. Mutu dari output Dan terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengukur indicator output khususnya dalam pekerjaan perkantoran, antara lain: A. Fungsi Administratif 1. Hutang 2. Kebersihan 3. Layanan pelanggan 4. Pemasukan data 5. Pengusaha 6. Control persediaan
B. Indikator output kerja 1. Voucher yang diproses
99 | P a g e
2. Meter persegi yang dibersihkan 3. Pesan yang di input 4. Transaksi yang diproses 5. Orang yang dipekerjakan 6. Item yang dikelola di persediaan
I.3. Menerapkan Pengungkitan Pada tahap ketiga ini, Grove mengemukakan bahwa mengumpulkan informasi dari laporan dan memo harian adalah merupakan hal yang sangat penting. 4 alasan mengapa sebuah laporan sangat penting untuk diperhatikan adalah: 1. Laporan tertulis menyediakan arsip data 2. Laporan tertulis menolong memvalidasikan komunikasi ad hoc 3. Laporan tertulis menangkap hal-hal yang mungkin lolos dari perhatian anda 4. Laporan tertulis memaksa disiplin pemikiran pada penulis Lebih jauh lagi, Grove mengatakan: “Menulis laporan adalah hal yang penting, tetapi membacanya adalah hal yang berbeda”. Setelah laporan dan memo di analisis dengan baik, maka hal berikutnya adalah mengenai bagaimana mengambil keputusan. Grove menjelaskan bahwa ada “Buatlah petunjuk yang jelas”, dan halhal yang harus diperhatikan adalah: 1. Keputusan apa yang harus dibuat? 2. Kapan keputusan itu harus dibuat? 3. Siapa yang akan melakukannya? 4. Siapa yang akan diajak berkonsultasi sebelumnya? 5. Siapa yang akan meratifikasi atau memveto keputusan tersebut? 6. Siapa yang harus mengetahui isi keputusan itu? Dan terakhir di sini diperlukan didorongnya sebuah tindakan yang cepat, efektif dan efesien agar hasil dapat segera dilihat.
100 | P a g e
II. Bill Gates (Microsoft Corporation) Bill Gates, siapa yang tidak pernah mendengar namanya?, kami rasa semua orang, di seluruh dunia ini mengetahui siapa itu Bill Gates?. Seseorang yang memiliki perusahaan raksasa computer yang menghasilkan 2 produk yang sangat terkenal dan digunakan di seluruh dunia: Microsoft Windows dan Microsoft Office. Bill Gates memberikan sumbangsih yang sangat luar biasa terhadap teknologi software (perangkat lunak) yang sampai kini belum ada yang bisa menggantikannya.
Menurut
Bill
Gates,
seorang
pemimpin
adalah
seseorang
yang
memiliki
pengetahuan yang tinggi dan ini mutlak untuk diperlukan sebagai seorang pemimpin di dalam organisasi/perusahaan/sebuah proyek IT. Bill Gates mengatakan bahwa ada 4 keahlian yang harus dimiliki oleh “Knowledge Manager”, antara lain: 1. Memahami informasi 2. Memproses informasi 3. Mengkomunikasikan informasi 4. Menghubungkan informasi Dalam hal ini, ke 4 hal tersebut harus sungguh-sungguh dikuasai sehingga manajemen dapat berjalan secara efektif dan efesien. Di samping itu, ada 3 hal penting yang harus diperhatikan dan dipahami dengan benar.
101 | P a g e
II.1. Mempelajari 5 Prinsip Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan hasil yang maksimum, maka menurut Peter Senge, professor MITM mengemukakan 5 prinsip penting yang harus dapat dipahami, antara lain: 1. Mengembangkan kemampuan pribadi anda 2. Menerapkan “pola pikir” yang benar untuk memandu tindakan anda 3. Komitmen diri anda terhadap visi perusahaan 4. Meningkatkan kemampuan berpikir anda secara kelompok 5. Memahami bagaimana tindakan anda mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Selanjutnya anda harus meningkatkan level mengembangkan “Skills-set yang kuat”, antara lain:
keahlian anda, dengan cara
102 | P a g e
1. Analisis skills set anda 2. Cocokkan keahlian anda dengan tuntutan pekerjaan anda yang sekarang dan pekerjaan yang anda inginkan nanti 3. Update keahlian yang anda miliki jika diperlukan 4. Tambah dan tingkatkan skill yang anda perlukan untuk mencapai tujuan anda yang sekarang atau nanti 5. Mulai dari sekarang Lebih jauh lagi, kita harus dapat memahami visi pribadi kita dengan benar, antara lain dengan “menciptakan visi yang kuat”: 1. Lihat jauh ke masa depan 2. Hubungkan visi anda dengan kesuksesan komersial 3. Pandu pilihan kebijakan ke arah yang jelas 4. Manfaatkan trend an perubahan yang kuat 5. Ciptakan kekuatan penguasaan Terakhir anda harus membentuk kelompok kerja yang kuat dan dapat melihat gambaran secara keseluruhan. Khusus untuk kelompok kerja, maka pertanyaan berikut adalah merupakan hal yang harus dipahami dan dijawab dengan benar dan tepat: 1. Apakah anda mempunyai satu atau lebih partner (orang-orang yang dapat anda andalkan, dan mereka juga mengandalkan anda, untuk skill tambahan dan saran)? 2. Apakah anda lebih melihat kepemimpinan dalam kelompok sebagai “menjadi nomor satu di antara yang setara” ketimbang “menjadi sang bos”? 3. Apakah anda merujuk teman sejawat anda, meskipun ia mempunyai status yang lebih rendah dalam mengedepankan tujuan kelompok? 4. Apakah anda menyelaraskan tujuan anda dengan tujuan kelompok? 5. Apakah anda tidak mementingkan kepribadian yang berbeda-beda dan lebih berfokus pada kontribusi orang-orang tersebut dalam kelompok?
103 | P a g e
II.2. Menggunakan Teknologi Digital DNS
(Digital
Nervous
Systems) harus
dapat
diterapkan
ke
dalam
perusahaan/organisasi, DNS merupakan alat yang sangat baik untuk pemikiran dua arah. Di sini terdapat 4 kunci dalam menggunakan DNS, antara lain: 1. Memproduksi, menerima, menyimpan, mengakses dan mengdistribusikan semua jenis dokumen dan data 2. Mengkomunikasikan dan saling membagi informasi dengan orang lain dimana pun di seluruh dunia 3. Menerima informasi langsung dengan seketika tentang operasi dan hasil bisnis 4. Transaksi bisnis dengan para pelanggan dan supplier Terakhir, kita harus mengalahkan apa yang disebut dengan “teknofobia”, jika terjadi hal tersebut, maka yang harus dilakukan antara lain: 1. Melawan ketakutan itu secara langsung 2. Mencari perangkat keras dan perangkat lunak yang anda butuhkan (baik dalam kantor maupun dalam perjalanan) 3. Memiliki semua peralatan yang dibutuhkan 4. Menguasai computer dan berbagai program dengan mengikuti training 5. Menggunakan teknologi secara intensif, sampai hal itu menjadi sebuah kebiasaan
II.3. Mengelola Pengetahuan Anda Pada bagian ini ada beberapa hal penting yang harus benar-benar kita lakukan dan pahami. Pertama untuk dapat berhasil menerapkan 2 hal di atas, maka selanjutnya kita harus dapat melakukan “Analisis pengetahuan kita”. Hal ini menyangkut beberapa pertanyaan yang harus dijawab secara objektif, antara lain: 1. Kekuatan dan sumber daya individu apakah yang anda miliki? Jika digabungkan menjadi satu, berapakah skor yang cocok diukur dengan skala dari 1 (minimal) sampai 5 (maksimal)?
104 | P a g e
2. Pengetahuan apakah yang dapat anda kumpulkan tentang organisasi anda, bisnis yang digeluti, dan sector pasarnya? Bagimanakah rating pengetahuan itu dalam skala dari 1 (dangkal) sampai 5 (dalam)? 3. Keahlian khusus apakah yang telah anda dapatkan sepanjang karier anda yang dapat digunakan dalam pekerjaan sekarang? Bagimana ukurannya dalam skala 1 (manfaat sangat kecil) sampai 5 (sangat efektif)? 4. Apakah yang anda ketahui mengenai pelanggan, baik internal maupun eksternal? Bagaimana ukurannya dalam skala 1 (dangkal) sampai 5 (dalam)? 5. Dalam skala 1 (buruk) sampai 5 (sangat bagus), seberapa efektifkah anda menerapkan kekuatan dan sumber daya pribadi anda, keahlian khusus dan pengetahuan anda, dan pemahaman umum anda mengenai pelanggan? Anda harus mengevaluasi diri anda secara teratur dan membagi pengetahuan anda secara konsisten agar menghasilkan hasil yang luar biasa. Cara membagi pengetahuan, khususnya, memerlukan komunikasi dua arah, antara lain: 1. Mengumpulkan pengetahuan anda dan orang lain- baik dalam ataupun di luar tim anda 2. Membuat pengetahuan yang dimiliki orang lain siap untuk disebar 3. Belajar dari analisis secara objective tentang kesuksesan dan kegagalan di masa lalu dan masa kini (khususnya dari kegagalan)? 4. Terus menerus melihat dua luar melalui seluruh media dan relasi yang ada untuk menambah stimulasi pengetahuan dan gagasan baru 5. Mengembangkan cara-cara untuk mengubah pengetahuan dan gagasan baru menjadi produk, proses, jasa dan metode baru.
III. Stephen R. Covey (Human Effectiveness) Stephen R. Covey merupakan salah satu pemimpin besar yang telah menciptakan konsep 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif. Dalam hal ini Covey mengatakan bahwa seseorang jika menginginkan mendapatkan hasil yang maksimum dalam hidupnya, maka harus dapat mengalahkan kebiasaan buruknya dengan membangun kebiasaan baru yang dapat membantunya untuk menjadi sukses.
105 | P a g e
Secara singkat 7 kebiasaan tersebut, antara lain: 1. Jadilah proaktif 2. Mulailah dengan tujuan akhir dalam benak anda 3. Dahulukan yang utama 4. Berpikir win/win 5. Berusaha mengerti dahulu kemudian berusaha untuk dimengerti 6. Ciptakan sinergi 7. Asahlah gergaji Hal pertama yang harus dicermati adalah melatih diri kita (kepemimpinan diri) dan hal ini harus diikuti dengan kesadaran diri dan belajar untuk menjadi proaktif dalam segala keadaan.
106 | P a g e
III.1. Hati-Hati Dalam Berbicara Stephen R.Covey mengajarkan bahwa untuk menjadi manusia yang positif, kita harus belajar untuk menggunakan bahasa yang proaktif daripada reaktif. Hal ini akan sangat membantu kita untuk dapat berhubungan dengan manusia tipe apa pun. Bahasa yang membatasi diri menurut Covey, adalah, bahasa yang tidak memiliki nilai di dalamnya dan hanya dapat menyakiti seseorang, sedangkan bahasa proaktif adalah merupakan bahasa yang sungguh-sungguh dapat membangun kedua belah pihak. Bahasa Reaktif
Bahasa Proaktif
Tak ada gunanya bertanya pad abos, dia Saya akan menawarkan sesuatu yang pasti berkata “tidak”
dia tidak akan mampu menolaknya
Saya tidak dapat melakukannya, itu Saya tak pernah melakukan hal itu, tapi bukan bidang saya
saya ingin sekali mencobanya
Saya tak berbakat dalam berhitung Saya dan mencongkak
akan
bekerja
keras
untuk
meningkatkan kemampuan berhitung
Inilah perbedaan yang sangat signifikan, yang satu positif dan yang satu lagi negative. Kita dapat menentukan pilihan dalam hal ini.
III.2. Mengambil Inisiatif Hal kedua yang perlu kita pahami adalah bahwa kita harus mau mengambil inisiatif yang positif dalam bertindak dan bukan negative. Berapa banyak dari kita yang berfokus pada tindakan-tindakan negative dan mengesampingkan hal-hal positif yang dapat kita pelajari daripada situasi yang ada. Covey mengajarkan bahwa kita perlu mengembangkan perilaku proaktif dan dalam 30 hari cobalah instruksi berikut ini: 1. Buatlah beberapa komitmen kecil dan laksanakan 2. Jadilah bagian dari solusi bukan bagian dari masalah
107 | P a g e
3. Jadilah teladan, bukan pengkritik 4. Jika anda berbuat kesalahan, akuilah, koreksilah, dan ambillah hikmahnya secepat mungkin 5. Janganlah menyalahkan atau menuduh 6. Jika anda mulai berpikir bahwa masalah adalah „di luar sana‟ dan bukan tanggung jawab anda, segeralah hentikan pikiran anda tersebut
III.3. Menetapkan Tujuan Anda Hal ketiga yang harus kita pahami adalah kita harus dapat menentukan misi dalam hidup anda dan merencanakan strategi dalam kehidupan kita, ini juga berlaku pada saat kita mengerjakan sebuah proyek. Beberapa pertanyaan penting yang harus kita jawab secara objektif, antara lain: 1. Dimanakah aku sekarang? 2. Dimanakah aku ingin berada dan kapankah? 3. Apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk berpindah? 4. Manakah sumber daya yang aku miliki sekarang? 5. Apa yang perlu dikembangkan dari sumber daya itu? 6. Apa sumber daya lain yang harus saya cari? 7. Bagaimana menemukannya? 8. Apa saja tahapan yang harus saya lalui sebelum mencapai tujuan akhir dan kapan? 9. Apa pertolongan yang aku butuhkan dan dari siapa?
III.4. Mengoptimalkan Kemampuan Anda Hal terakhir yang harus kita pahami, yaitu kita harus dapat mengembangkan kemampuan kita dan belajar terus menerus. Ini disebut sebagai lingkaran efektif. Gambar di bawah ini adalah merupakan lingkaran yang sangat berpengaruh dalam kehidupan kita.
108 | P a g e
Pengetahuan (Tentang tugastugas apa yang harus dilaksanakan dan untuk apa)
Kebiasaan Keinginan (Motivasi untuk mengerjakan tugas-tugas)
Keahlian (Tentang bagaimana mengerjakan tugas-tugas)
ini adalah lingkaran yang harus dipahami dan dilakukan, “Irisan dimana pengetahuan, keahlian dan keinginan bertemu adalah landasan bagi potensi untuk mengembangkan kebiasaan bekerja positif”.
Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 7
Memilih Respons Atas Stimultan
109 | P a g e
Selama satu tahun Stephen Covey mengambil cuti dari pekerjaan di universitasnya untuk menulis dan tinggal di dekat sebuah perguruan tinggi di Laie di Oahu, kepulauan Hawaii. Sebuah wacana dari buku (yang tidak disebutnya) menarik perhatiannya. Covey menuliskannya: “kedua mataku terpaku pada sebuah paragraph yang berpengaruh sangat kuat pada kehidupanku”. Paragraph tersebut berisi sebuah frasa pendek yang “memukuliku dengan kesegaran dan kekuatan yang hampir tak bisa dipercaya”, kata-katanya tampak biasa-biasa saja, “sebuah jurang antara stimulant dan respons”. Tetapi kalimat tersebut segera memberikan sebuah ide sederhana yang memiliki daya tarik besar bagi Covey: bahwa kunci dari pertumbuhan dan kebahagiaan manusia adalah bagaimana orang memilih untuk menggunakan jarak antara stimultan dan respons. Covey “hampir tidak dapat menjelaskan efek dari ide tersebut bagi pikirannya”, karena
Covey
“diasuh
dalam
filosofi
determinasi
pribadi”,
kekuatan
dari
pengungkapan ini bisa jadi mengejutkan. Dampaknya bukan semata-mata karena hal tersebut merupak ide baru, namun lebih kepada kekuatannya. Ide itu mengguncang Covey keluar dari paradigmanya yang sudah ada: “Seolah-olah saya telah menjadi seorang pengamat bagi partisipasiku sendiri. Saya mulai berdiri di jurang tersebut dan melihat keluar kepada stimultan tersebut. Saya bergembira di dalam rasa kebebasan dalam batin untuk memilih respons saya. Untuk menjadi rangsangan itu sendiri, atau setidaknya mempengaruhinya, bahkan untuk membalikkannya”. Covey menindaklanjuti pengungkapan itu dengan memulai praktik “komunikasi yang mendalam” dengan istrinya, Sandra, dengan waktu yang lebih panjang. Ia memanggil istrinya, sebelum tengah hari, dan mereka bersepeda ke pantai yang terpencil bersama kedua anak mereka yang belum bersekolah, piknik, dan mengobrol, semakin dalam dan semakin dalam menuju “dunia internal, latar belakang asuhan kami, yang tertulis dalam hati kami, perasaan kami, dan keraguan dalam diri kami”. “Eksplorasi Batin”
110 | P a g e
Pasangan
Covey
“mulai
menggunakan
jarak
antara
stimultan
dan
respons…memikirkan tentang bagaimana kami deprogram dan bagaimana program ini membentuk cara pandang kami tentang dunia”. Pengalaman tersebut melibatkan sebagian rasa sakit saat kamu “membukan lapisan lembaran batin yang rapuh”, meskipun contih yang disampaikan Covey jelas aneh. Sandra “terlihat memiliki obsesi untuk memiliki perlengkapan rumah tangga mereka Frigidaire dan ini mutlak tidak saya pahami”. Obsesi tersebu tidak lebih ganjil daripada kenyataan bahwa itu menjadi “suatu masalah yang cukup menganggu bagi saya”. Kedua hal yang sedikit menjadi derita itu disembuhkan ketika penggalian batin kami mengungkapkan bahwa obsesi Sandra tersebut bersumber dari hubungan mendalam dengan ayahnya, yang bisnisnya diselamatkan oleh perusahaan Frugidaire dengan memberikan modal untuk pasokannya. Apa yang diungkap oleh Covey dan istrinya dalam “tahun-tahun yang indah” dari saling mengeksploirasi secara psikologis adalah bahwa pendekatan “luar ke dalam” benar-benar tidak efektif. Ketika mereka mulai untuk “bekerja dari dalam ke luar, kami dapat memecahkan perbedaan disfungsional dengan cara yang mendalam dan bertahan lama”. Covey mendefinisikan ide yang menjadi fondasi bagi karya best seller multi jutaannya: bahwa dengan berusaha menggunakan paradigma esensial mereka, orang-orang memiliki kemampuan untuk memusatkan kehidupan pada prinsipprinsip yang benar dan menjadi berdaya dalam tugas yang menciptakan kehidupan yang efektif, damai dan berguna. “Membutuhkan keberanian untuk menyadari bahwa anda lebih berkuasa daripada suasana hati anda, lebih berkuasa dari pikiran anda, dan bahwa anda dapat mengendalikan suasana hati dan pikiran anda” (First thing first)
111 | P a g e
Pada bagian ini, kita akan melihat beberapa software yang berguna dalam manajemen proyek dan ini merupakan hal yang tidak kalah penting pada saat kita mengerjakan sebuah proyek.
I. Onproject
Software ini merupakan Application Service Provider, dimana berguna untuk mengelola sebuah proyek secara online. Sangat baik sekali dalam mengkoordinasi proyek antara tim proyek dank lien. Tetapi untuk menggunakan software ini maka akan dikenakan biaya per bulan dalam penggunaannya. Di dalam Onproject, anda akan dapat menemui beberapa fitur, antara lain:
Tugas dan bagan waktu
Penelusuran sumber daya
112 | P a g e
Penyimpanan data
Kalender group
Forum diskusi
Laporan manajemen
Pencatatan otomatis
Keamanan data
Microsoft Project data impor/ekspor
Akses wireless palm
Anda dapat melihatnya lebih details di website: www.onproject.com
II. Ourproject
Menurut The Economist, 12 April‟2001: ourproject.com merupakan peranti lunak teamware
untuk
meningkatkan
efektivitas
kolaborasi
tim
proyek
serta
memungkinkan distribusi informasi secara real time di antara anggota-anggota proyek.
113 | P a g e
Ini dapat sangat berguna bagi perusahaan-perusahaan baik tingkat kecil maupun menengah untuk dapat mengontrol proyek yang sedang berjalan dan merupakan salah satu software yang friendly. Untuk informasi yang lebih details, anda dapat mengeceknya di www.ourproject.com
III. Microsoft Project
Kami sangat merekomendasikan anda menggunakan Microsoft Project, ini adalah software yang dibuat oleh Microsoft Corporation dan merupakan salah satu software yang bisa diandalkan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Penggunaannya sangat mudah dan dapat di install tanpa memerlukan requirement yang sangat tinggi. Di dalam Microsoft project ini, secara singkat kita dapat menemukan:
Manajer proyek akan dengan sangat mudah untuk mengembangkan rencana proyek
Menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas yang sudah direncanakan
Melihat kemajuan proyek
Mengelola anggaran
Analisis beban kerja
114 | P a g e
Menggunakan Gantt method untuk mempermudah
Untuk dapat memperoleh informasi lebih lanjut, anda dapat melihatnya di website: http://search.microsoft.com/en-us/results.aspx?form=MSHOME&setlang=enus&q=Microsoft%20project
Refleksi Dalam Manajemen Proyek Bagian 8
Mempertukarkan Pengajaran Untuk Bisnis Keputusan Stephen Covey untuk meninggalkan Universitas Brigham Young, setelah 20 tahun menjadi professor, mengubah jalur kariernya, tetapi tidak mengubah filosofinya. Pada waktu itu, filosofinya telah terbentuk dan siap diberikan kepada khalayak yang lebih luas. Sebagai seorang kolega, Blaine lee mengatakan Covey mempunyai rencana untuk mempengaruhi manajemen di Amerika dengan menerapkan prinsip-prinsip yang diabadikannya dalam The seven habits of highly effective people. Pada awalnya, lee dikontrak untuk menggunakan setahun waktunya untuk melatih dan mengajar beberapa professional yang jumlahnya dapat dihitung dengan jari. Tahun tersebut berjalan dengan baik sehingga lee segera bergabung dengan Covey sebagal salah
115 | P a g e
pemilik, yang pada tahun 1984, Stephen and associates menjadi Covey leadership center. Bahkan sebelum Seven habits diterbitkan pada tahun 1989, perusahaan baru tersebut memberikan wahana baru yang sangat penting bagi Covey. Jika Covey mengandalkan dirinya sendiri, ia takkan pernah mampu menyebarluaskan idenya, atau mendapatkan pemasukan dari pelanggan korporat, atau berbagai macamnya. Ia secara berkelanjutan menciptakan asset-aset bisnis yang bernilai: Covey Leadership Center mendapatkan reputasi sebagai salah satu perusahaan swasta dengan pertumbuhan tercepat pada tahun 1994. Walau para ahli manajemen lain mengikuti strategi yang serupa, tidak ada yang menjalankan permainan korporat ini denga lebih sukses ketimbang Covey, yang memimpin dengan ekspansi yang cepat menuju pasar luar negeri. Pada tahun 1994, Covey menjadi international entrepreneur of the year. Covey leadership center yang dipimpin oleh orang-orang yang berpandangan sangat serupa seperti lee (beberapa di antaranya menjadi penulis atau penulis pendamping) melembagakan pengabaran ajaran Covey. Ia memfokuskan hal ini pada “mengajarkan kekuatan prinsip-prinsip yang mentransformasi atau hukum-hukum alamiah yang mengatur efektivitas manusia dan organisasi”. Covey leadership center tersebut pada dasarnya adalah bisnis yang dilakukan orang dari dua sisi persamaan: orang mengajar orang, bukannya orang menjual produk. “Keuntungan Komersial” Namun demikian, Franklin Quest telah meraih reputasi yang setara sebagai seorang pemasok berbagai produk, disokong oleh Franklin day planner, perangkat manajemen waktu terlaris. Ketika seven habits menghabiskan 5 tahun berturut-turut (1991-1995) sebagai bukti non fiksi terlaris Amerika, pintu terbuka bagi eksploitasi merek secara besar-besaran, mulai dari the seven habits of family collection hingga loving reminders for couples (belum lagi versi kids). Sifat komplementer dari kedua bisnis ini tampak menciptakan kecocokan alamiah, dan layaklah jika mereka melakukan merger pada tahun 1997. Kombinasi kedua perusahaan tersebut jauh lebih berarti ketimbang ayat-ayat tulisan Covey, walau pimpinannya Hyrum Smith mantan bos di Franklin Quest, adalah orang lain yang
116 | P a g e
meniru jiwa Covey, menulis buku the 10 natural laws of successful time and life management. Karena perusahaan itu telah menjadi perusahaan public, merger tersebut secara otomatis jalan kemakmuran di bursa saham kepada Covey. Namun demikian, jalan tersebut tidak selalu mulus. Pada tahun 1999 harga sahamnya turun hingga setengah. Seorang pengamat dari Utah berkomentar: “pihak manajemen terus menerus berjuang untuk mengintegrasikan operasi kedua perusahaan tersebut”. Karena salah satu dari kebiasaan yaitu kebiasaan ketujuh, adalah bersinergi, jadi integrasi itu seharusnya terbukti cukup sederhana bagi perusahaan Covey. Tindakan dan ajaran tidak selalu bergerak dalam langkah yang seirama, tetapi manfaat utama untuk Covey telah dicapai, pesannya telah membawa kemakmuran multi jutaan dollar. “Sekali orang mengalami sinergi sejati, mereka bukan lagi orang yang sama. Mereka menyadari adanya kemungkinan akan mengambil petualangan yang membuka pikiran di masa depan” (The seven habits of highly effective people)
