ISI KANDUNGAN
MUKASURAT
SEJARAH RINGKAS PENUBUHAN UTM
1-2
LAPOR DIRI
3-6
URUSAN KAD MATRIK
7
PENJANAAN EMEL
7
PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM)
8
PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
8
SISTEM PENILAIAN PRESTASI
9
PENGESAHAN DALAM JAWATAN
10
PERGERAKAN GAJI
10
KELAYAKAN CUTI REHAT
11
PILIHAN FAEDAH PERSARAAN
12
PERTUKARAN STAF
12
SISTEM UTMHR
13
PETA
14
GAMBAR MENARIK SEKITAR KUALA LUMPUR
15 - 16
RUJUKAN
17
PENGHARGAAN
18
1
SEJARAH RINGKAS PENUBUHAN UTM
Sejarah penubuhan Universiti Teknologi Malaysia (UTM) bermula pada tahun 1904. Uniknya, UTM bermula dari sebuah sekolah teknik yang dikenali sebagai Sekolah Teknik Treacher di Weld Road, Kuala Lumpur. Nama sekolah ini diambil sempena nama Sir William Treacher, Residen General Negeri-Negeri Melayu Bersekutu. Tujuan penubuhan sekolah ini untuk melahir tenaga kerja yang mempunyai pengetahuan dalam bidang teknikal bagi pembangunan ekonomi Tanah Melayu. Sekolah ini menyediakan latihan teknikal kepada Pembantu Teknik Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Keretapi. Sekolah ini turut membuka pintunya kepada kakitangan Jabatan Ukur untuk mendapatkan latihan. Usaha untuk memperkembangkan Sekolah Teknik Treacher dan mengambil lebih ramai pelajar bagi memenuhi keperluan semasa terbantut berikutan tercetusnya perang Dunia Pertama pada tahun 1915. Sekolah ini terpaksa ditutup dan dibuka semula pada tahun 1918. Pada tahun 1942 Sekolah Teknik Treacher telah dinaikkan taraf menjadi Maktab Teknik. Bagaimanapun, usaha berkenaan terpaksa ditangguh kerana berlaku Perang Dunia Kedua. Selepas Jepun menyerah kalah pada 16 September 1946, Maktab Teknik dibuka semula dan pengambilan pelajar yang pertama selepas perang dilakukan pada tahun 1947. Selepas itu, pada tahun 1949 kerajaan British telah memperkenalkan polisi baru untuk membangunkan pendidikan teknikal di negara-negara Komanwel. Sehubungan itu, menerusi tabung kebajikan dan pembangunan kolonial, kerajaan British telah memperuntukkan RM4.85 juta untuk membangunkan infrastruktur dan penyediaan pelbagai prasarana. Melalui peruntukan tersebut Jabatan Pendidikan dengan kerjasama Jabatan Kerja Raya telah membina Maktab Teknik yang baru di kawasan seluas 47 ekar di Jalan Gurney (kini Jalan Semarak), Kuala Lumpur pada tahun 1951. Pada 1 Mac 1955 Maktab Teknik yang baru dibuka secara rasmi oleh Pesuruhjaya Tinggi British, Sir Donald MacGillivray. Apabila Tanah Melayu mencapai kemerdekaan, kerajaan telah menjadikan Maktab Teknik sebagai institusi pendidikan dan latihan dalam bidang profesional. Pada sesi 1958/1959 seramai 320 orang pelajar diambil bagi mengikuti pengajian di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan awam, mekanikal, elektrik dan radio, ukur, seni bina bangunan, ukur bahan dan kursus khas kejuruteraan automobil untuk pegawai penguatkuasa pengangkutan. Pada tahun 1960, Maktab Teknik membuka lembaran baru apabila menawarkan kursus di peringkat ijazah sarjana muda. Maktab Teknik terus mencipta sejarahnya yang tersendiri apabila dinaikkan taraf menjadi institut yang bertaraf universiti. Pada 14 Mac 1972, DYMM Seri Paduka Baginda Yang diPertuan Agong telah mengisytiharkan penubuhan Institut Teknologi Kebangsaan (ITK) dan En. Ainuddin Wahid telah dilantik sebagai Rektor pertama.
2
ITK mempunyai tiga buah fakulti iaitu Fakulti Kejuruteraan, Fakulti Seni Bina dan Fakulti Ukur di samping sebuah pusat pengajian bertaraf fakulti yang dikenali sebagai Pusat Pengajian Sains dan Kemanusiaan. ITK terus mengalami perkembangan pesat dan namanya telah ditukarkan kepada Universiti Teknologi Malaysia (UTM) pada 1 April 1975. Sehubungan itu, jawatan Rektor dinaikkan taraf kepada Naib Canselor. Oleh kerana keluasan kampus UTM di Jalan Semarak terhad, manakala permintaan terhadap tenaga kerja profesional dalam bidang sains dan teknologi terus meningkat kerajaan telah mengambil keputusan supaya kampus baru dibina di Skudai, Johor. Usaha awal pembinaan kampus di kawasan seluas 1,177 hektar bermula sejak 1978. Bermula 1 April 1985, proses perpindahan peringkat pertama ke kampus baru di Skudai melibatkan sebahagian kakitangan Pejabat Hal Ehwal Pelajar dan Pejabat Pendaftar. Perpindahan seterusnya membabitkan kakitangan Perpustakaan, Fakulti Alam Bina, Fakulti Ukur, Fakulti Sains dan Pusat Pengajian Kemanusiaan. Pada 16 September 1985 DYMM Seri Paduka Baginda Yang DiPertuan Agong Sultan Iskandar Ibni Almarhum Sultan Ismail, selaku Canselor UTM yang kedua telah membuka kampus UTM di Skudai yang bernilai lebih RM1 billion. Selepas itu, pada sesi 1989/1990, dua buah fakulti terbesar iaitu Fakulti Kejuruteraan Awam dan Fakulti Kejuruteraan Jentera mula berpindah ke Skudai. Berikutan itu, pada 1 September 1989 UTM Skudai diisytiharkan sebagai kampus induk manakala kampus di Jalan Semarak sebagai kampus cawangan.
3
1.0
LAPOR DIRI 1.1
Semua calon yang dilantik adalah tertakluk kepada syarat-syarat tawaran dan sekiranya diterima, semua calon yang melapor diri hendaklah memenuhi dokumen keperluan yang telah ditetapkan oleh Bahagian Pengurusan Modal Insan untuk melengkapkan dan mengemukakan borang-borang berikut semasa melapor diri: a)
Surat penerimaan jawatan dan pengakuan
b)
Menandatangi Perakuan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (Lampiran E)
c)
Melengkapkan dan menandatangani Surat Akuan Sumpah
d)
Surat Aku Janji
e)
Borang Pemeriksaan Kesihatan (Lampiran A – Pind./2013)
f)
Borang Mengkreditkan Gaji Bulanan (Lampirkan sesalinan muka hadapan buku bank)
g)
Borang Butiran Peribadi Staf (UTMHR)
h)
Melengkapkan Borang Kad Matrik Staf
i)
Borang Pendaftaran Rawatan Klinik Panel
j)
Borang Perisytiharan Harta (Online – UTMHR)
1.2
Staf dikehendaki melapor diri di Bahagian Pengurusan Modal Insan (PSM) yang terdapat di Pusat Tanggungjawab (PTJ) staf yang ditempatkan.
1.3
Semua borang seperti di Perenggan 1.1 hendaklah lengkap diisi dan dihantar kepada PSM masing-masing bagi tujuan melapor diri.
1.4
Semua staf dikehendaki mengisi borang perisytiharan harta secara online di laman web https://hrfin.utm.my/smu/ bagi kelulusan pihak Universiti dalam tempoh tiga (3) bulan mulai tarikh melapor diri.
1.5
Bahagian Pengurusan Modal Insan yang terdapat di UTM Kuala Lumpur.
4
PEJABAT PENDAFTAR
UTM SPACE
5
UTM RAZAK SCHOOL
UTM IBS
6
Malaysia-Japan International Institute of Technology (MJIIT)
7
2.0
URUSAN KAD MATRIK 2.1
3.0
Setiap staf di UTM perlu mempunyai kad pengenalan diri, atau dikenali sebagai kad matrik. Sekiranya telah melapor diri dan menerima nombor pekerja dari Bahagian Modal Insan, urusan kad matrik boleh didapatkan di Blok J3 yang beroperasi pada hari Rabu dari jam 10.00 hingga 04.00 petang dan hari Jumaat dari jam 10.00 hingga 04.00 petang
PENJANAAN EMEL 3.1
Komunikasi melalui emel adalah dianggap rasmi oleh Pengurusan UTM dan setiap staf adalah diwajibkan mempunyai emel individu. Oleh itu, staf perlu berurusan dengan pihak CICT bagi tujuan penjanaan emel UTM.
8
4.0
5.0
PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM)
4.1
Program ini telah diperkenalkan oleh Kerajaan bagi mengantikan Kursus Induksi dan telah mula dilaksanakan oleh UTM mulai pada tahun 2013. Semua staf dikehendaki mengikuti PTM dengan jayanya sebelum genap tempoh tiga (3) tahun berkhidmat di UTM.
4.2
PTM merupakan salah satu syarat pengesahan dalam perkhidmatan yang disyaratkan kepada staf dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana. Staf yang belum disahkan dalam perkhidmatan hendaklah sentiasa berhubung dengan PSM di PTJ masing-masing agar nama disenaraikan untuk dihantar kepada Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), UTM Johor Bahru bagi program ini.
PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
5.1
Peperiksaan Perkhidmatan Universiti diadakan bagi tujuan:i. ii. iii.
5.2
Memenuhi salah satu syarat bagi pengesahan jawatan bagi skim-skim berkaitan Kenaikan pangkat Berkelayakan staf menerima elaun (cth: elaun BITK)
Peperiksaan ini diadakan dua kali setahun dan staf perlu memohon secara atas talian di laman web UTMHR, https://hrfin.utm.my/smuhr. Berikut adalah aturan permohonan secara atas talian melalui UTMHR: Smuhr -> Perkhidmatan -> Kompetensi -> Peperiksaan Perkhidmatan -> Permohonan
5.3
Bagi UTM, Peperiksaan Perkhidmatan Staf diadakan dua (2) kali setahun. Staf digalakkan untuk sentiasa berhubung dengan Pengurusan Sumber Manusia dibahagian masing-masing bagi mengetahui tarikh-tarikh peperiksaan yang akan dijalankan. Selain itu, staf boleh jua merujuk pada Bahagian Pengurusan Modal Insan (HCM) UTMJB di talian 07-5530423 bagi maklumat lanjut mengenai peperiksaan.
5.4
Staf yang telah menduduki dan lulus Peperiksaan Am Kerajaan sebelum ini boleh dipertimbangkan untuk dikecualikan dengan menyertakan bersama maklumat keputusan peperiksaan Am Kerajaan yang telah diduduki dalam perkhidmatan lama. Walau bagaimanapun keputusan pengecualian adalah tertakluk kepada keputusan pihak Universiti.
9
6.0
SISTEM PENILAIAN PRESTASI
6.1
Sistem Penilaian Prestasi UTM diwujudkan untuk mencapai matlamat organisasi. Ianya melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja Tahunan, penilaian rakan sekerja dan pencapaian kerja pegawai dalam tempoh masa tertentu bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.
6.2
Hasil penilaian ini membolehkan pihak pengurusan mengambil tindakan, pertimbangan dan keputusan berkaitan dengan pengurusan dan kemajuan kerjaya pegawai iaitu:-
6.3
i.
menentukan penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi, kebolehan, keistimewaan serta kemajuan pegawai;
ii.
menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;
iii.
menentukan penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang kebesaran serta pemberian surat penghargaan;
iv.
mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan
v.
memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkat prestasi serta motivasi pegawai.
Terdapat tiga (3) jenis Penilaian Prestasi: i.
ii.
iii.
6.3
e-LPPT
: merupakan satu platform pengesahan sumber data rekod 7P dan penilaian staf akademik UTM. e-LNPT : merupakan satu platform penilaian bagi semua staf bukan akademik untuk menilai prestasi mereka pada tahun semasa yang ingin dinilai. 360 darjah : melibatkan kepada staf UTM gred 41 ke atas sahaja. Bagi staf UTM yang terlibat dengan proses penilaian 360 darjah ini, mereka mempunyai pegawai penilai tambahan yang dikenali sebagai Pegawai Penilai Rakan Sekerja (PPR) dan Pegawai Penilai Subordinat (PPS)
Staf perlu sentiasa bersedia untuk mengisi borang penilaian prestasi secara tahunan UTMHR, https://hrfin.utm.my/smuhr. Berikut adalah aturan permohonan secara atas talian melalui UTMHR: Smuhr -> Sumber Manusia -> Penilaian eLPPT/eLNPT ->eLNPT->Kemasukan SKT
10
7.0
PENGESAHAN DALAM JAWATAN
7.1
7.2
8.0
Staf yang menerima opsyen di bawah Sistem Saraan Malaysia boleh dipertimbangkan untuk disahkan dalam jawatan selepas memenuhi tempoh percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun dan memenuhi semua syarat pengesahan dalam jawatan seperti berikut:i.
Lulus Program Transformasi Minda dengan jayanya
ii.
Lulus Peperiksaan Perkhidmatan dan peperiksaan lain yang disyaratkan oleh universiti untuk sesuatu jawatan (jika ada);
iii.
Markah penilaian prestasi tahunan melebihi 80% dalam tempoh 3 tahun.
iv.
Diperakukan oleh Ketua Jabatan
mestilah
sekurang-kurangnya
Lanjutan tempoh percubaan boleh dipertimbangkan kepada staf yang tidak memenuhi syarat yang ditetapkan untuk pengesahan dalam jawatan apabila genap tiga (3) tahun perkhidmatan. Tempoh yang boleh dipertimbangkan adalah tidak melebihi dua (2) tahun. Jika staf masih belum disahkan dalam jawatan selepas tempoh tersebut pihak Universiti berhak menamatkan tempoh perkhidmatan staf.
PERGERAKAN GAJI
8.1
Pergerakan gaji diberi berasaskan pencapaian kerja tahunan staf iaitu Januari, April, Julai dan Oktober. Pergerakan Gaji ialah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke matagaji berikutnya di peringkat yang sama tertakluk kepada syarat mencapai prestasi yang memuaskan dan diperakukan oleh Ketua Jabatan.
TARIKH LANTIKAN
TARIKH PERGERAKAN GAJI
1 JANUARI HINGGA 31MAC
1 JANUARI TAHUN YANG BERIKUTNYA
1 APRIL HINGGA 30 JUN
1 APRIL TAHUN BERIKUTNYA
1 JULAI HINNGA 30 SEPTEMBER
1 JULAI TAHUN BERIKUTNYA
1 OKTOBER HINGGA 1 DISEMBER
1 OKTOBER TAHUN BERIKUTNYA
11
9.0
KELAYAKAN CUTI REHAT
9.1
Cuti rehat bagi sesuatu tahun adalah terhad mengikut kelayakan cuti rehat seseorang staf. Contoh : Lapor diri pada 2 Februari 2013 jawatan Pembantu Tadbir (P/O) kelayakan adalah 18 hari setahun. Sebulan staf hanya layak cuti dua (2) hari sahaja.
9.2
Staf perlu mengambil maklum bahawa Ketua Jabatan berhak untuk membatalkan dan mengarahkan staf untuk bertugas semula pada tempoh staf cuti rehat.
9.3
Kadar Cuti Rehat bagi staf lantikan 1 Januari 2009 mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 14 Tahun 2008 adalah seperti berikut :-
KELAYAKAN CUTI REHAT LANTIKAN MULAI 1 JANUARI 2009 (PP 14/2008)
**PYM – Perkhidmatan Yang Melayakkan
12
10.0
11.0
PILIHAN FAEDAH PERSARAAN
10.1
Staf yang dilantik bagi kali pertama dalam Perkhidmatan Sektor Awam dikehendaki mencarum dengan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) semasa dalam tempoh percubaan di atas kadar yang dikuatkuasakan oleh pihak KWSP.
10.2
Sebelum disahkan dalam jawatan, staf akan diberi opsyen memilih Skim Pencen atau Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja. Bagi staf yang memilih Skim Pencen Pemberian Taraf Pekerja Berpencen (PTB) akan diberi oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia setelah disahkan dalam jawatannya dan genap tempoh perkhidmatan selama tidak kurang daripada tiga (3) tahun perkhidmatan.
10.3
Manakala staf yang memilih Skim KWSP, caruman kepada pihak KWSP akan di teruskan atas kadar yang dikuatkuasakan oleh KWSP.
10.4
Staf yang telah memilih opsyen Skim Pencen, telah disahkan dalam perkhidmatan dan telah genap tempoh tiga (3) tahun berkhidmat, hendaklah mengisi borang PTB dan menghantar kepada PSM bagi membolehkan caruman dipindahkan ke Kumpulan Wang Pekerja (KWAP) untuk kemudahan persaraan.
PERTUKARAN STAF
11.1
11.2
Pertukaran staf bertujuan memberi pengalaman menyeluruh kepada seseorang staf di samping mendedahkan staf kepada latihan sambil bertugas (in servicetraining). Pertukaran staf terbahagi kepada dua (2) kategori iaitu:i.
Pertukaran dalam kampus iaitu dari satu jabatan/pusat pengajian/unit ke satu jabatan/pusat pengajian/unit yang lain dalam kampus yang sama.
ii.
Pertukaran antara kampus iaitu dari Kampus Induk, UTM Johor Bahru ke Kampus UTM Kuala Lumpur atau sebaliknya.
Permohonan pertukaran akan dipertimbangkan, jika staf telah berkhidmat di sesuatu tempat selama minimum lima (5) tahun berdasarkan keperluan / kesesuaian staf mengikut tempat yang akan di tukar, kekosongan jawatan dan alasan-alasan peribadi yang munasabah.
13
12.0
SISTEM UTMHR
12.1
Sistem UTMHR merupakan sistem pengkomputeran yang telah dibangunkan oleh UTM untuk menyimpan semua rekod staf secara elektronik bermula tarikh lapor diri sehingga ke tarikh staf meninggalkan perkhidmatan. Antara maklumat yang diambil dan disimpan adalah seperti berikut:i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x.
Maklumat Maklumat Maklumat Maklumat Maklumat Maklumat Maklumat Maklumat Maklumat Maklumat
Asas Alamat Pendidikan Perjawatan Gaji Sejarah Perkhidmatan Luar UTM Penyakit Kronik Keluarga Kad Matrik Kesihatan Terperinci
12.2
Selain itu, terdapat juga maklumat berkenaan penilaian prestasi staf, kenaikan pangkat akademik, senarai pekeliling universiti, peperiksaan perkhidmatan, perubatan, perisytiharan harta, direktori staf, aduan keselamatan, perjalanan luar Negara, rekod universiti penyelidikan, dan penyata perubahan pendapatan. Sistem ini dibangunkan adalah bagi membantu bahagian Pengurusan Modal Insan dalam mencapai maklumat bagi keperluan agensi – agensi kerajaan khususnya JPA.
12.3
Staf digalakkan menghubungi Bahagian Pengurusan Modal Insan sekiranya terdapat sebarang perubahan maklumat peribadi dengan membawa dokumen asal dan salinan untuk disahkan perubahan tersebut dan seterusnya dikemaskini dalam Sistem UTMHR.
12.4
Sebarang perubahan maklumat hanya boleh dikemaskini oleh PSM di PTJ masing-masing.
14
13.0
PETA 13.1
PETA KUALA LUMPUR
15
14.0 GAMBAR MENARIK SEKITAR KUALA LUMPUR
DATARAN MERDEKA
MENARA KLCC
MENARA KUALA LUMPUR
TUGU NEGARA
16
SUNWAY LAGOON
TAMAN BURUNG KUALA LUMPUR
PETROSAINS KLCC
17
15.0
RUJUKAN
-
Buku Perintah- Perintah Am dan Arahan Pentadbiran
-
Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2008 - Kadar Cuti Rehat Tahunan dan Tawaran Opsyen Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam
-
Laman Web Jabatan Perkhidmatan Awam – www.jpa.gov.my
-
Manual Pengguna di UTMHR – https://hrfin.utm.my
18
PENGHARGAAN
SETINGGI-TINGGI UCAPAN TERIMA KASIH KEPADA:-
Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur Encik Nasir bin Osman Puan Farahana binti Ahmad Cik Ainul Adla binti Ab. Jalil Puan Yanti Hajar binti Hamzah Puan Nuridzati binti Mohd Noh Cik Noreha binti Md Japah Puan Mardiana binti Azis Puan Noraimy binti Hj Kamisan Encik Mohd Norazlan bin Mohd Nazari Encik Mohd Rushidi bin Shaari Pejabat Pendaftar, UTM Kuala Lumpur
Serta semua pihak yang terlibat secara langsung mahu pun tidak langsung di dalam penerbitan Buku Panduan Staf.
19
