Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling « Sociale Zekerheid »
SCSZ/11/037
BERAADSLAGING NR 11/028 VAN 5 APRIL 2011 MET BETREKKING TOT DE TOEGANG VAN DE KONINKLIJKE FEDERATIE VAN HET BELGISCH NOTARIAAT TOT DE KRUISPUNTBANKREGISTERS VOOR HET BEHEER VAN HET CENTRAAL HUWELIJKSOVEREENKOMSTENREGISTER Gelet op de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, inzonderheid op artikel 15, § 1; Gelet op de aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat van 23 februari 2011; Gelet op het auditoraatsrapport van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van 4 maart 2011; Gelet op het verslag van de heer Yves Roger;
A.
SITUERING EN ONDERWERP VAN DE AANVRAAG
1.
De notarissen zijn openbare en ministeriële ambtenaren krachtens verschillende wettelijke en reglementaire bepalingen, zoals de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, de wet van 16 december 1851 tot herziening van het hypothecair stelsel, de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, ... . Krachtens deze bepalingen hebben zij de wettelijke plicht om de partijen bij de akte te identificeren.
2.
Bij het opmaken van een authentieke akte dient de notaris een aantal opzoekingen te verrichten over de natuurlijke personen die als partij betrokken zijn bij de akte. De vzw Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) stelt daartoe een doeltreffende opzoekingsmodule ter beschikking van de notarissen, waarmee zij informatie kunnen
verkrijgen over de identiteit van de natuurlijke personen. Deze opzoekingsmodule kreeg de naam « RIC ». 3.
Bij beraadslaging nr. 09/007 van 13 januari 2009 met betrekking tot de toegang van de notarissen, hun medewerkers en de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat tot de Kruispuntbankregisters voor de opzoeking van gegevens over natuurlijke personen heeft het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid de notarissen onder meer gemachtigd om toegang te krijgen tot bepaalde gegevens uit de Kruispuntbankregisters met het oog op het verrichten van opzoekingen over natuurlijke personen in het kader van het « RIC »-project .
4.
De KFBN wordt bij dezelfde beraadslaging gemachtigd om toegang te krijgen tot de Kruispuntbankregisters, teneinde de inlichtingen die in het Centraal register van uiterste wilsbeschikkingen en in het Centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder zijn opgenomen, te controleren.
5.
De bedoeling van deze beraadslaging is om van de afdeling sociale zekerheid van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid de nodige machtigingen te krijgen voor de personeelsleden van de KFBN met het oog op de implementatie van een nieuw project genaamd « CRH (centraal huwelijksovereenkomstenregister - registre central des contrats de mariage) ».
6.
Het CRH werd ingesteld bij de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen. Het organiseert een gecentraliseerde bekendmaking van de gegevens van alle huwelijksovereenkomsten en wijzigende akten met het oog op het aanbieden van actuele informatie over het huwelijksstelsel dat op beide echtgenoten van toepassing is. Door raadpleging van het CRH kan de notaris nagaan of de partijen die betrokken zijn bij de akte waarmee hij is belast, wel over de vereiste hoedanigheid beschikken om de bedoelde juridische akten te verrichten. Hiertoe is het huwelijksstelsel van essentieel belang, omdat dit stelsel een invloed heeft op het feit dat bepaalde goederen persoonlijk dan wel gemeenschappelijk zijn en dus op de beschikkingsbevoegdheid van de echtgenoot op die goederen. Naargelang het geval kan hij alleen handelen of is de tussenkomst of het akkoord van zijn echtgenoot vereist.
7.
Een koninklijk besluit dat onder meer de vorm en de inschrijvingsmodaliteiten, de toegangsmodaliteiten en de gegevens regelt die zullen worden opgenomen in het huwelijksovereenkomstenregister ligt op dit ogenblik ter goedkeuring voor. Dit besluit zal de artikelen 6 en 6/1 uitvoeren van de wet van 13 januari 1977 houdende goedkeuring van de overeenkomst inzake de vaststelling van een stelsel van registratie van testamenten, opgemaakt te Bazel op 16 mei 1972, en tot invoering van een centraal huwelijksovereenkomstenregister, gewijzigd door de programmawet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen.
8.
Met het oog op de implementatie en het beheer van dit register wenst de KFBN toegang te krijgen tot de Kruispuntbankregisters van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.
9.
De KFBN is een instelling van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervult. Het is de representatieve instelling van het notariaat. De KFBN vervult onder meer de volgende opdrachten van algemeen belang: het onderzoek van alle zaken die kunnen bijdragen tot de verbetering van het functioneren van het notariaat en de organisatie van alle diensten die in rechtstreeks of onrechtstreeks verband staan met de notariële activiteit (artikel 4, 3de lid, van haar statuten), het beheer van het centraal register van uiterste wilsbeschikkingen (koninklijk besluit van 28 oktober 1977 tot vaststelling van de regels voor de registratie van de uiterste wilsbeschikkingen en voor de raadpleging van het centraal register van uiterste wilsbeschikkingen), het beheer van het centraal register betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder en het beheer van het centraal huwelijksovereenkomstenregister (zie voormeldde wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen).
10.
De KFBN werd door het sectoraal comité van het Rijksregister gemachtigd om toegang te hebben tot het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor het beheer van het centraal huwelijksovereenkomstenregister (beraadslaging nr. 10/2011 van 16 februari 2011).
11.
Concreet moeten de gemachtigde personeelsleden van de KFBN opzoekingen kunnen verrichten over de natuurlijke personen die in het centraal huwelijksovereenkomstenregister ingeschreven zijn teneinde na te gaan of deze gegevens overeenstemmen met de officiële gegevens van het Rijksregister/de Kruispuntbankregisters, hetzij wenst de KFBN de kwaliteit van de door de notarissen overgemaakte gegevens te controleren, hetzij verhelpt de KFBN een technisch probleem waardoor de betrokken notaris de gegevens onmogelijk kan controleren, hetzij is de inschrijving door de notaris nog niet geautomatiseerd.
12.
De gemachtigde personeelsleden van de KFBN wensen toegang te krijgen tot de volgende informatie in de Kruispuntbankregisters met betrekking tot de personen die als partij bij de huwelijksovereenkomsten betrokken zijn, en dit via de beveiligde website van het "enotariaat” en door middel van hun persoonlijke chipkaart (kaart « REAL »): het INSZ, de naam en de voornamen, de geboorteplaats en -datum, de hoofdverblijfplaats en de datum van overlijden. - Het INSZ: Dit identificatienummer is een uniek nummer om de betrokken persoon correct te identificeren, bijvoorbeeld ingeval van homonymie. Het is noodzakelijk voor het beheer van het CRH omdat de KFBN op basis daarvan de betrokken personen kan identificeren door na te gaan of de gegevens die in verband met die personen worden meegedeeld juist zijn. Dit gegeven zal bovendien uitdrukkelijk worden vermeld in het koninklijk besluit bedoeld in punt 7 als informatie die verplicht in de inschrijving moet worden opgenomen. De KFBN zal het INSZ eveneens als opzoekcriterium gebruiken voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de in de Kruispuntbankregisters opgezochte persoon. - De naam en de voornamen en de hoofdverblijfplaats. De KFBN moet de partijen bij de huwelijksovereenkomsten identificeren door na te gaan of de gegevens juist zijn.
De KFBN zal de naam, de voornamen en de hoofdverblijfplaats als opzoekcriteria gebruiken voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de in de Kruispuntbankregisters opgezochte persoon. - De geboorteplaats en -datum: De KFBN zal de geboortedatum eveneens als opzoekcriterium gebruiken voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de in de Kruispuntbankregisters opgezochte persoon. - De datum van overlijden. Dit gegeven is noodzakelijk omdat de KFBN verantwoordelijk is voor de bewaring en de geheimhouding van de informatie in het centraal huwelijksovereenkomstenregister. Ze zal maatregelen moeten implementeren met betrekking tot de bewaring en de vernietiging van de gegevens. Een van de voorwaarden voor de vernietiging van de gegevens is dat er tien jaar moet zijn verlopen sinds het overlijden van de betrokken persoon. Dit gegeven is bijgevolg noodzakelijk. 13.
De KFBN wenst eveneens wijzigingen van voormelde gegevens te ontvangen met betrekking tot de personen die in het centraal huwelijksovereenkomstenregister zijn ingeschreven. Voor zover de KFBN moet kunnen instaan voor de toegangsaanvragen tot voormeld register met betrekking tot personen van wie voormelde identificatiegegevens kunnen wijzigen, is de automatische mededeling van deze wijzigingen noodzakelijk.
B.
BEHANDELING VAN DE AANVRAAG
14.
Het betreft een mededeling van persoonsgegevens buiten het netwerk van de sociale zekerheid waarvoor krachtens artikel 15, § 1, van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid een principiële machtiging van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en de gezondheid is vereist.
15.
Met deze aanvraag wenst de KFBN de machtiging te krijgen voor de toegang tot de Kruispuntbankregisters teneinde de informatie te kunnen controleren die in het centraal huwelijksovereenkomstenregister (CRH) zal worden opgenomen.
16.
De KFBN werd reeds bij beraadslaging nr. 10/2011 van 16 februari 2011 met betrekking tot de toegang door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat tot de gegevens van het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister voor het beheer van het centraal huwelijksovereenkomstenregister gemachtigd om over dezelfde gegevens van het Rijksregister te beschikken voor hetzelfde doeleinde.
17.
Voor zover het identificatienummer van de sociale zekerheid toegekend wordt door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, is het gebruik ervan bovendien vrij krachtens artikel 8, § 2, van de voormelde wet van 15 januari 1990.
18.
Het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid is de mening toegedaan dat de gevraagde toegang tot de Kruispuntbankregisters en tot de wijzigingen ervan voldoet aan de welbepaalde, uitdrukkelijke en rechtmatige principes inzake finaliteit omdat de KFBN voor het beheer van het centraal huwelijksovereenkomstenregister over
19.
20.
voormelde gegevens (INSZ, naam en voornamen, geboorteplaats en -datum, hoofdverblijfplaats, datum van overlijden) moet kunnen beschikken. De KFBN zal de inschrijvingsgegevens bewaren tot tien jaar na het overlijden van de persoon van wie de gegevens worden bewaard of indien de datum van het overlijden niet is gekend tot op het ogenblik waarop hij 125 jaar zou zijn geworden. Elke personeelslid van de KFBN zal toegang krijgen tot de gegevens via zijn persoonlijke identificatiekaart REAL op basis waarvan hij toegang krijgt tot de beveiligde portaalsite van het e-notariaat. De REAL-kaart maakt het mogelijk om de persoon met zekerheid te identificeren en authentiseren. Er wordt een zeer strikte procedure gevolgd voor de uitreiking van de kaarten (audit). De afdeling sociale zekerheid van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid dringt erop aan dat de KFBN voor elke mededeling minstens het INSZ van de gebruiker, het INSZ van de persoon van wie de gegevens werden meegedeeld alsook het doeleinde van deze mededeling zou loggen, teneinde de gemachtigde instanties of de betrokken persoon te informeren over de onderzoeken die over hem werden verricht, ingeval van klacht of voor de vaststelling van eventuele anomalieën. De KFBN zal zich op voorhand en schriftelijk bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid ertoe verbinden om dit punt na te leven.
21.
De loggegevens moeten gedurende minstens tien jaar worden beheerd. Ze moeten worden beveiligd aan de hand van maatregelen die de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid garanderen. Ze worden meegedeeld aan de afdeling sociale zekerheid van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid en aan de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid indien die daarom verzoeken.
22.
De KFBN moet tevens rekening houden met de minimale veiligheidsnormen die bepaald werden door het Algemeen Coördinatiecomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en die goedgekeurd werden door het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid. De minimale veiligheidsnormen moeten pas strikt worden toegepast na een overgangsperiode van negen maanden die ingaat op de datum van deze beraadslaging. Deze bepaling is tevens van toepassing op de stromen die voortvloeien uit voormelde beraadslaging nr. 09/007 van 13 januari 2009.
23.
Wat de notarissen betreft, neemt de afdeling sociale zekerheid van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid bovendien akte van het feit dat de “referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoongegevens” die door de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer worden aanbevolen, als bijlage bij de gebruiksovereenkomst van de REAL-kaart zullen worden gevoegd. Door het ondertekenen van deze gebruiksovereenkomst verbindt de notaris zich ook tot de naleving van voormelde maatregelen.
24.
De toegang tot de gegevens van het Rijksregister en/of van de Kruispuntbankregisters zal geschieden via tussenkomst van de federale overheden. De « RIC »-toepassing zal zich op voormelde registers aansluiten via de technische infrastructuur van de FSB (Federal Service Bus) waardoor een ondervraging van deze authentieke bronnen via de technologie van de webservices mogelijk wordt.
25.
Concreet zullen de notarissen, hun medewerkers en de personeelsleden van de KFBN, zodra ze geïdentificeerd en geauthentiseerd zijn, één of meerdere opzoekcriteria invullen in de opzoekingsmodule, hetzij het INSZ, hetzij de geboortedatum en de naam, hetzij de verblijfplaats van de betrokken persoon. Als het eerste opzoekingsresultaat niet doorslaggevend is omdat het gebruikte opzoekcriterium niet toelaat om één enkele persoon te identificeren (bv. indien meerdere personen op hetzelfde adres wonen of dezelfde naam en geboortedatum hebben), dan zal de gemachtigde persoon toegang krijgen tot beperkte informatie met betrekking tot de gevonden personen, namelijk de naam en voornamen, de geboortedatum en het adres van de betrokken personen.
26.
Deze gegevens zullen de gemachtigde persoon toelaten om de geselecteerde persoon over wie informatie nodig is met zekerheid te identificeren. Hij verkrijgt dan de gegevens over de bij deze aanvraag betrokken persoon volgens het soort onderzoek.
Om deze redenen verleent de afdeling sociale zekerheid van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid de machtiging aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat om de Kruispuntbankregisters te raadplegen voor voormelde doeleinden, onder de uitdrukkelijke voorwaarde van naleving van de hierboven vastgelegde voorwaarden en van de voorwaarden vastgelegd in de beraadslaging van het sectoraal comité van het Rijksregister nr. 10/2011 van 16 februari 2011. Deze machtiging zal pas van kracht worden op de datum van vankrachtwording van het in punt 7 van deze beraadslaging bedoelde koninklijk besluit.
Yves ROGER Voorzitter
De zetel van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid is gevestigd in de kantoren van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, op volgend adres : Sint-Pieterssteenweg 375 – 1040 Brussel (tel. 32-2741 83 11)
