Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling « Sociale Zekerheid »
SCSZ/08/193
BERAADSLAGING NR. 08/072 VAN 2 DECEMBER 2008 MET BETREKKING TOT DE TOEGANG TOT DE KRUISPUNTBANKREGISTERS IN HOOFDE VAN HET VLAAMS MINISTERIE VAN CULTUUR, JEUGD, SPORT EN MEDIA Gelet op de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, inzonderheid op artikel 15, § 1; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media van 3 oktober 2008; Gelet op het auditoraatsrapport van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van 17 november 2008; Gelet op het verslag van de voorzitter.
1.
ONDERWERP VAN DE AANVRAAG
1.1. Ingevolge artikel 24 van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie werd voor het beleidsdomein cultuur, jeugd, sport en media het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media opgericht, dat bestaat uit het gelijknamige departement en twee agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid, meer bepaald “Kunsten en Erfgoed” en “Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen”. De taken van het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media en de hogervermelde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid staan beschreven in respectievelijk het besluit van de Vlaamse Regering van 31 maart 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media, het besluit van de Vlaamse regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Kunsten en Erfgoed en het besluit van de Vlaamse regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen.
2 Het departement is onder meer bevoegd voor het erkennen, subsidiëren, adviseren, inspecteren en evalueren van de organisaties voor sociaal-cultureel volwassenenwerk, landelijk georganiseerd jeugdwerk, experimenteel jeugdwerk en andere betrokken actoren en het organiseren van cultuurverspreidende initiatieven voor specifieke doelgroepen (jeugd, kansarmen,…). 1.2. Het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media werd door het Beheerscomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid opgenomen in het netwerk van de sociale zekerheid, met toepassing van het koninklijk besluit van 16 januari 2002 tot uitbreiding van het netwerk van de sociale zekerheid tot sommige overheidsdiensten en openbare instellingen van de Gemeenschappen en Gewesten, met toepassing van artikel 18 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, na een gunstig advies van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid (advies nr. 08/13 van 1 juli 2008). 1.3. Bij beraadslaging nr. 18/2008 van 7 mei 2008 werd het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media door het sectoraal comité van het Rijksregister gemachtigd om toegang te krijgen tot bepaalde persoonsgegevens uit het Rijksregister van de natuurlijke personen (meer bepaald de naam, de voornamen, de geboortedatum, het geslacht, de hoofdverblijfplaats en de datum van overlijden), met het oog op het verlenen van erkenningen en subsidies en het functioneren van raden en commissies. Vermits het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media bij het vervullen van zijn opdrachten ook dient in te staan voor de correcte identificatie van personen over wie hij een dossier behandelt maar die niet in het Rijksregister van de natuurlijke personen zijn opgenomen of van wie de persoonsgegevens niet systematisch worden bijgewerkt in het Rijksregister van de natuurlijke personen, wenst hij – voor dezelfde doeleinden en voor dezelfde persoonsgegevens – toegang te bekomen tot de Kruispuntbankregisters bedoeld in artikel 4 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. 1.4. De toegang tot de persoonsgegevens uit de Kruispuntbankregisters zou permanent en voor een onbepaalde duur zijn.
2.
BEHANDELING VAN DE AANVRAAG
2.1. Het betreft een mededeling van persoonsgegevens waarvoor krachtens artikel 15, § 1, van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid een principiële machtiging van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid vereist is. 2.2. Het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media heeft tot taak, enerzijds, het erkennen, subsidiëren, adviseren, inspecteren, controleren en evalueren van de actoren die bij zijn beleidsmateries betrokken zijn en, anderzijds, het ondersteunen van de raden en de commissies die bij zijn beleidsmateries betrokken zijn. Het dient de personen over wie het in het kader van deze opdrachten een dossier beheert op een eenduidige wijze te kunnen identificeren. Het kan daarbij gaan om personen die zijn opgenomen in de Kruispuntbankregisters bedoeld in artikel 4 van de wet van 15 januari 1990, die
3 complementair en subsidiair zijn ten opzichte van het Rijksregister van de natuurlijke personen. Het betreft een gerechtvaardigd doeleinde. 2.3. De meegedeelde persoonsgegevens uit de Kruispuntbankregisters (het Identificatienummer van de Sociale Zekerheid, de naam, de voornamen, de geboortedatum, het geslacht, de hoofdverblijfplaats en de datum van overlijden) zijn, uitgaande van hogervermeld doeleinde, ter zake dienend en niet overmatig. De naam, de voornamen, het geslacht en de hoofdverblijfplaats van de betrokkenen stellen het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media in staat om de betrokkenen in zijn dossiers op een correcte wijze te identificeren en te contacteren. Het geslacht van de betrokkenen, voor zover het gaat om leden van de raden en de commissies die bij de beleidsmateries van het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media betrokken zijn, is voorts van belang met het oog op het toepassen van de wet van 20 juli 1990 ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met adviserende bevoegdheid. De geboortedatum zou worden aangewend voor het verlenen van erkenningen en subsidies (de leeftijd is in een aantal gevallen één van de criteria op basis waarvan bepaald wordt of de betrokkene in aanmerking komt), voor het functioneren van raden en commissies (de geldige samenstelling kan eveneens aan bepaalde leeftijdsvereisten onderworpen zijn) en voor het rapporteren (bijvoorbeeld het in kaart brengen van de impact van het beleid op bepaalde doelgroepen). De datum van overlijden biedt het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media de mogelijkheid om na te gaan of de betrokkene die om een erkenning of een subsidie verzoekt nog in leven is op het ogenblik dat diens dossier behandeld wordt en om te voorzien in de vervanging van overleden leden van raden en commissies. Het gebruik van het Identificatienummer van de Sociale Zekerheid, voor zover het werd toegekend door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, is overigens vrij, ingevolge artikel 8, § 2, van de hogervermelde wet van 15 januari 1990. 2.4. Bij het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media werd een informatieveiligheidsconsulent aangeduid. De informatieveiligheidsconsulent in kwestie staat, met het oog op de veiligheid van de persoonsgegevens die door zijn opdrachtgever worden verwerkt en met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen op wie deze persoonsgegevens betrekking hebben, in voor het verstrekken van deskundige adviezen aan de persoon belast met het dagelijks bestuur en voor het uitvoeren van opdrachten die door deze worden toevertrouwd. Hij heeft een adviserende, stimulerende, documenterende en controlerende opdracht inzake informatieveiligheid. Hij vervult tevens de functie van aangestelde voor de gegevensbescherming, bedoeld in artikel 17bis van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
4 Hij staat daarenboven in voor het uitvoeren van het informatieveiligheidsbeleid van zijn opdrachtgever. Daartoe kan in voorkomend geval een beroep worden gedaan op het document “referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoongegevens” van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. 2.5. Het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media dient tevens rekening te houden met de minimale veiligheidsnormen zoals bepaald door het Algemeen Coördinatiecomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en goedgekeurd door het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid. 2.6. Het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media dient de betrokkenen vooraf te integreren in het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, bedoeld in artikel 6 van de wet van 15 januari 1990. 2.7. De mededeling verloopt met tussenkomst van het MAGDA-platform (“Maximale Gegevensdeling tussen Administraties/Agentschappen/Afdelingen”) van de Vlaamse overheid. Bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en het MAGDA-platform worden loggings bijgehouden met betrekking tot de mededelingen aan het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media, waarin onder andere wordt opgenomen wanneer en over wie persoonsgegevens worden meegedeeld in het kader van hogervermeld doeleinde. Noch de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid noch het MAGDAplatform kunnen echter zelf te weten komen aan welke concrete medewerker van het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media persoonsgegevens worden meegedeeld. Deze taak komt het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media zelf toe. Het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media van zijn kant dient echter uitgebreidere loggings bij te houden, met per mededeling een aanduiding van wie wanneer over wie welke persoonsgegevens heeft verkregen voor welke doeleinden. Deze loggings dienen gedurende minstens tien jaren te worden beheerd met het oog op het behandelen van eventuele klachten of het achterhalen van eventuele onregelmatigheden met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens. De loggings zelf dienen te worden beveiligd aan de hand van maatregelen die de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid garanderen. Ze worden aan het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid en aan de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid overgemaakt indien zij daarom verzoeken.
5 Om deze redenen, verleent het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid de machtiging aan de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid om de hogervermelde persoonsgegevens onder de hogervermelde voorwaarden en voor de hogervermelde doeleinden mee te delen aan het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
Yves ROGER Voorzitter
De zetel van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid is gevestigd in de kantoren van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, op volgend adres : Sint-Pieterssteenweg 375 – 1040 Brussel (tel. 32-2-741 83 11)
6
