S Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Postbus EA DEN HAAG

Bestek voor de aanschaf van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM in het kader van de gezamenlijke aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB 2004/S 248-213889

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Postbus 20011 2500 EA DEN HAAG

©2005 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Auteursrecht voorbehouden. Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM

Inhoudsopgave Begripsbepalingen Inleiding 1.

Aanbestedingskader 1.1 Doelstelling 1.2 Globale omvang van deze aanbesteding 1.3 Communicatie met betrekking tot de aanbesteding 1.4 Voorbehoud 1.5 Kosten offerte / aanbesteding 1.6 Indeling offerte 1.7 Intellectueel eigendom bestek 1.8 Tegenstrijdigheden 1.9 Vragen over het bestek 1.10 Indienen van de offerte 1.11 Raamovereenkomst onder opschortende voorwaarde

2.

Minimumeisen aan de offerte 2.1 Sluitingsdatum 2.2 Algemene minimumeisen aan offerte 2.3 Standaardverklaring 2.3.1 Gestanddoeningstermijn 2.3.2 Voorbehoud en juistheid van de geleverde informatie 2.3.3 Contract(voorwaarden)

3.

Gunningcriteria 3.1 Programma van eisen 3.2 Prijsstelling 3.3 Conceptraamovereenkomst 3.4 Praktijkbezoeken 3.5 Proof of concept

4.

Gunningprocedure 4.1 Minimumeisen 4.2 Inhoudelijke beoordeling offertes 4.3 Praktijkbezoeken en proof of concept 4.4 Gunning

Bijlagen: I standaardverklaring; II prijsstelling; III conceptraamovereenkomst (inclusief model Nadere Overeenkomst); IV verklaring acceptatie conceptraamovereenkomst (inclusief model Nadere Overeenkomst); V programma van eisen.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 3 / 23


Begripsbepalingen Bestek Het totaal van eisen die aan de offerte wordt gesteld, waaronder de eisen met betrekking tot de gevraagde levering. Opdrachtgever De Staat der Nederlanden, voor deze De opdrachtgever, zijnde de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Postadres: Postbus 20011, 2500 EA DEN HAAG. Bezoekadres: Schedeldoekshaven 200, 2511 EZ DEN HAAG De Staat der Nederlanden, voor deze, de minister van Defensie, De Staat der Nederlanden, voor deze, de minister van Justitie, De Staat der Nederlanden, voor deze, de minister van Financiën, De Staat der Nederlanden, voor deze, de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, De Staat der Nederlanden, voor deze, de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, De Staat der Nederlanden, voor deze, de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, De Staat der Nederlanden, voor deze, de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, Het ministerie van Defensie en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn inclusief hun agentschappen. Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft de aanbesteding betrekking op het bestuursdepartement en de volgende agentschappen, diensten en instellingen: Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg, Inspectie Jeugdzorg, Inspectie voor Gezondheidszorg, Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu, Sociaal Cultureel Planbureau en de adviescolleges met uitzondering van de Gezondheidsraad. Bij de overige ministeries heeft deze aanbesteding slechts betrekking op de bestuursdepartementen van de betreffende ministeries. Contactpartij en –persoon van de zijde van BZK mevrouw H. Suliman, projectsecretaris directie Facilitaire Zaken, telefoon 070 426 6654, fax 070 426 7636, e-mail [email protected]. Kandidaatinschrijver Het bedrijf dat op basis van dit bestek een offerte uitbrengt aan Opdrachtgever. DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 4 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM Leverancier De kandidaatinschrijver waarmee Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding een raamovereenkomst aangaat voor de aanschaf van licenties ten behoeve van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM. Nadere Overeenkomst

Een afzonderlijke schriftelijke opdracht van Opdrachtgever aan Leverancier ter zake de levering van licenties ten behoeve van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM. Offerte Een door kandidaatinschrijver ingediende aanbieding op het door Opdrachtgever toegezonden bestek. Raamovereenkomst De tussen Opdrachtgever en Leverancier af te sluiten raamovereenkomst voor de levering van licenties ten behoeve van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM. Prijsstelling De prijsstelling voor de aanschaf van licenties ten behoeve van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM die tussen Opdrachtgever en Leverancier wordt overeengekomen. De Prijsstelling is in euro inclusief leveringskosten, kosten voor het medium, documentatiekosten, overheadkosten, reis- en verblijfkosten, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, doch exclusief BTW.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 5 / 23


Inleiding Voor u ligt het bestek voor de aanschaf van licenties ten behoeve van standaard applicaties voor Document Management Systemen (DMS), Record Management Systemen (RMS) en Workflowmanagement Systemen (WfM) in het kader van de gezamenlijke aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB. Daar de geraamde kosten van deze levering de aanbestedingsdrempel voor leveringen zal overschrijden, vindt de aanbesteding plaats conform de Europese Richtlijn Leveringen 93/36/EEG. Er is gekozen voor de “niet-openbare” procedure zoals bedoeld in bovenvermelde Richtlijn. Hiertoe is in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen aankondiging gedaan. Deze aankondiging is op 21 december 2004 gepubliceerd onder referentienummer 2004/S 248-213889. Leeswijzer Dit bestek bevat de informatie die nodig is om een gefundeerde offerte op te kunnen stellen. In hoofdstuk 1 wordt een beeld gegeven van het onderwerp van deze aanbesteding en het kader waarbinnen deze aanbesteding plaatsvindt. Vervolgens komen in hoofdstuk 2 de gestelde minimumeisen met betrekking tot de offerte aan de orde. Hoofdstuk 3 omvat de gunningcriteria die van toepassing zijn op onderhavige aanbesteding. Tenslotte wordt in hoofdstuk 4 een beeld gegeven van de procedure om tot gunning te komen.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 6 / 23


1

Aanbestedingskader Dit hoofdstuk betreft onder meer de doelstelling van de aanbesteding en het procedurele kader waarbinnen de aanbesteding plaatsvindt. 1.1 Doelstelling De doelstellingen voor de gezamenlijke aanbesteding van standaard applicaties zijn: • het verkrijgen van een zo groot mogelijk inkoopvoordeel; • een doeltreffende ondersteuning van de primaire processen, door de inzet van DI-systemen tegen zo laag mogelijke initiële en structurele kosten. Opdrachtgever is voornemens over te gaan tot het sluiten van een raamovereenkomst met één leverancier voor een periode van drie jaar met een verlengingsoptie van één jaar. De verwachte ingangsdatum van de raamovereenkomst is 1 juli 2005. Voor een uitgebreide beschrijving van de betreffende levering van de standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM wordt verwezen naar het programma van eisen zoals opgenomen in bijlage V. 1.2 Globale omvang van deze aanbesteding Tijdens de voorbereiding op deze gezamenlijke aanbesteding is door de deelnemende ministeries en de genoemde buitendiensten een inschatting gemaakt van het aantal werkplekken dat zal worden uitgerust met de nog aan te schaffen applicaties voor DMS, RMA en WfM. Hieronder een opgave per deelnemer. Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaat het om maximaal 2.000 werkplekken. Voor de pilot worden licenties aangeschaft voor maximaal 100 werkplekken. Bij het ministerie van Defensie (inclusief agentschappen) gaat het om tenminste 2.000 werkplekken. Voor uitvoerende en operationele, militaire organisatiedelen wenst het ministerie van Defensie de mogelijkheid open te houden om een keuze te maken voor de inzet van standaard applicaties die worden aangeschaft via onderhavige aanbesteding, dan wel voor een ander soort oplossing. Indien voor het eerste wordt gekozen dan bedraagt het aantal werkplekken maximaal 50.000. Bij het bestuursdepartement van het ministerie van Justitie gaat het om maximaal 1.800 werkplekken. Voor de pilot worden licenties aangeschaft voor maximaal 100 werkplekken. Bij het bestuursdepartement van het ministerie van Financiën gaat het om maximaal 1.800 werkplekken. Het ministerie van Financiën is slechts geïnteresseerd in de aanschaf van DMS. Optioneel wil het ministerie van Financiën WfM nader onderzoeken en mogelijk aankopen. Voor de pilot worden licenties aangeschaft voor maximaal 100 werkplekken. De Belastingdienst maakt geen onderdeel uit van deze aanbesteding. Bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (inclusief agentschappen) gaat het om maximaal 3.500 werkplekken. Voor de pilot worden licenties aangeschaft voor maximaal 300 werkplekken.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 7 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport gaat het om maximaal 4.250 werkplekken. Voor de pilot worden licenties aangeschaft voor maximaal 100 werkplekken. Bij het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer gaat het om maximaal 5.500 werkplekken. Voor de pilot worden licenties aangeschaft voor maximaal 100 werkplekken. Bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst gaat het om tenminste 100 werplekken met een mogelijke uitbreiding naar maximaal 1.600 werkplekken. Samengevat houdt dit in dat er minimaal 2.900 en maximaal 70.450 licenties ten behoeve van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM zal worden aangeschaft. Hierbij is geen rekening gehouden met eventuele thuis- en flexwerkplekken. Aan de genoemde aantallen kunnen geen rechten worden ontleend. 1.3 Communicatie met betrekking tot de aanbesteding Voor deze aanbesteding is een verwervingsteam samengesteld. Naast materiedeskundigen bestaat het verwervingsteam ook uit deskundigen op het gebied van (Europees) aanbesteden en contracteren. Alle communicatie met betrekking tot dit project dient te verlopen via de contactpersoon van BZK zoals genoemd in de Begripsbepalingen. Het is niet toegestaan andere functionarissen rechtstreeks te benaderen. Elke positieve of negatieve beïnvloeding, op welke manier dan ook, van de bij de aanbesteding betrokken medewerk(st)ers kan leiden tot uitsluiting van deelname. 1.4 Voorbehoud Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om het aanbestedingstraject geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een offerte verklaart de kandidaatinschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. Het onderzoek naar de mogelijkheid van het gebruik van Open Source is inmiddels afgerond. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek hebben de betrokken plaatsvervangend secretarissen-generaal besloten geen gebruik te maken van deze mogelijkheid en door te gaan met onderhavige aanbesteding. 1.5 Kosten offerte / aanbesteding Aan de gehele aanbestedingsprocedure en het opstellen en uitbrengen van een offerte zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden. 1.6 Indeling offerte De kandidaatinschrijver moet zijn offerte op de volgende wijze indelen: - Aanbiedingsbrief, rechtsgeldig ondertekend; - Tabblad 1: managementsamenvatting zonder prijsinformatie; - Tabblad 2: standaardverklaring en eventueel bijbehorende bewijsstukken; - Tabblad 3: beantwoording van het programma van eisen; - Tabblad 4: formulier prijsstelling en eventuele aanvullend gevraagde prijsinformatie; - Tabblad 5: formulier acceptatie conceptraamovereenkomst; DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 8 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM De standaardformulieren moeten exact op de gevraagde manier worden ingevuld en ondertekend. De in te vullen standaardformulieren zijn ook digitaal via e-mail ter beschikking gesteld als MS Word of MS Excel document. Het is niet toegestaan om de vaste tekst van de standaardformulieren te wijzigen. De standaardformulieren moeten rechtsgeldig worden ondertekend door een medewerker die bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en te binden. Rechtsgeldige ondertekening kan uitsluitend geschieden door degene die zoals blijkt uit de gegevens van de Kamer van Koophandel gemachtigd is om namens zijn onderneming verplichtingen aan te gaan. 1.7 Intellectueel eigendom bestek Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van Opdrachtgever niets uit dit document worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van dit bestek) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. 1.8 Tegenstrijdigheden Dit bestek is met zorg samengesteld. Mocht kandidaatinschrijver desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan maakt kandidaatinschrijver deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen negen dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de offerte, aan de contactpersoon van deze gezamenlijke aanbesteding kenbaar. 1.9 Vragen over het bestek Uitsluitend schriftelijk ingediende vragen worden tijdens het aanbestedingstraject in behandeling genomen. De vragen kunnen per brief, fax of e-mail, gesteld in het Nederlands, worden gericht aan de contactpersoon van BZK. In verband met snellere verwerking hebben vragen verstuurd per e-mail de voorkeur van BZK. Tot uiterlijk 4 maart 2005 worden vragen in behandeling genomen. Vragen die na deze datum binnenkomen, worden derhalve niet beantwoord. Vragen die wel worden beantwoord worden uiterlijk op 11 maart 2005 geanonimiseerd en schriftelijk naar alle kandidaatinschrijvers afgedaan. 1.10 Indienen van de offerte De uiterste inleverdatum van de offerte is vastgesteld op 24 maart 2005 om 12.00 uur. Datum en tijdstip moeten als een fataal moment worden beschouwd. Het risico van vertraging tijdens de (post)verzending of door onjuiste of onvolledige adressering is geheel voor rekening van kandidaatinschrijver. De inzending mag uitsluitend geschieden door middel van bijgevoegde witte retourenveloppe. Is de retourenveloppe te klein om de offerte te bevatten, dan dient de kandidaatinschrijver de offerte gesloten te verpakken. In dat geval zal ten behoeve van de adressering en de juiste afhandeling de kandidaatinschrijver de retourenveloppe op de verpakking plakken. In de linkerbovenhoek van de enveloppe vermeldt de kandidaatinschrijver “Offerte DFAZ2005/U51178”.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 9 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM De retourenveloppe is voorzien van de volgende adressering: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties t.a.v. de Coördinerend Directeur Inkopen Kamer H 337 Postbus 20011 2500 EA DEN HAAG Bezoekadres: Schedeldoekshaven 200, 2511 EA Den Haag Op de offerte duidelijk vermelden: Europese aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB gepubliceerd onder nummer 2004/S 248-213889. Gelet op de waarborging van de vertrouwelijkheid kunnen offertes niet per telefax of e-mail worden ingediend. Met strafport bezwaarde inzendingen kunnen worden geweigerd. Kandidaatinschrijvers die hun stukken persoonlijk willen afgeven dienen dit schriftelijk (bij voorkeur per e-mail) minimaal drie dagen voor de sluitingsdatum kenbaar te maken aan de contactpersoon van BZK. De offertes worden geopend door medewerkers van BZK die geen invloed hebben op de beoordeling van de inhoud. Voor deze opening wordt geen toegankelijke bijeenkomst voor alle kandidaatinschrijvers georganiseerd. De offertes zullen na de opening nog volledig moeten worden bestudeerd en beoordeeld. Daarom is besloten bij de opening alleen vertegenwoordigers van BZK toe te laten. Er wordt naar gestreefd om eind mei 2005 de beoordeling van de offertes af te ronden en de geselecteerde kandidaatinschrijver schriftelijk van de voorlopige gunning in kennis te stellen. Gelijktijdig ontvangen de afgewezen kandidaatinschrijvers een brief met een motivering van de afwijzing. Iedere afgewezen kandidaatinschrijver kan nadere informatie inwinnen bij de opdrachtgever. 1.11 Raamovereenkomst onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke kandidaatinschrijver de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een raamovereenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat er binnen een termijn van vijftien (15) kalenderdagen na dagtekening van de gunningbeslissing geen civiel kort geding is aangespannen tegen die gunningbeslissing. Iedere afgewezen kandidaatinschrijver die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van vijftien (15) kalenderdagen een civiel kort geding aanspannen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere afgewezen kandidaatinschrijver dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 10 / 23


2

Minimumeisen aan de offerte De kandidaatinschrijvers worden op basis van de ingediende offerte beoordeeld. In dit hoofdstuk staan de formele eisen waaraan de offerte moet voldoen. Een aantal standaardformulieren komt aan de orde die ondertekend dienen te worden. Indien kandidaatinschrijver verzuimt aan het gestelde in dit hoofdstuk te voldoen kan dit tot een directe afwijzing leiden. 2.1 Sluitingsdatum De uiterste inleverdatum van de offerte is vastgesteld op 24 maart 2005 om 12.00 uur. 2.2 Algemene minimumeisen aan offerte De offerte dient in viervoud te worden aangeboden (waarvan drie complete originele sets en één kopieerbare set, d.w.z. zonder tabbladen, plastic of andere insteekhoesjes, folders, jaarverslagen, nietjes, e.d.). Tevens dient u uw offerte in te dienen op een CD-ROM in PDF-formaat. De offerte dient volledig te zijn, dat wil zeggen: alle gevraagde bewijsstukken of andere informatie dienen te zijn bijgevoegd en kandidaatinschrijver wordt verzocht alle in het bestek vermelde vragen, zowel algemeen als specifiek, via de standaardformulieren te beantwoorden. Als de kandidaatinschrijver besluit een vraag niet te (kunnen) beantwoorden, dan moet dat expliciet en met redengeving worden aangegeven. Daar waar om bewijsstukken of andere informatie wordt gevraagd, voegt kandidaatinschrijver het betreffende stuk als bijlage bij de offerte. De opdrachtgever behoudt het recht onvolledige offertes niet verder in behandeling te nemen. 2.3 Standaardverklaring De opdrachtgever heeft een standaardverklaring opgesteld die kandidaatinschrijver naar waarheid moet invullen en ondertekenen. De standaardverklaring wordt bij de offerte gevoegd. De standaardverklaring, zoals opgenomen in bijlage I van dit bestek, betreft de volgende onderwerpen: • -

bedrijfsgegevens officiële naam en rechtsvorm kandidaatinschrijver; naam en functie tot ondertekening bevoegde functionaris; naam, functie, telefoon- en faxnummer contactpersoon; bezoekadres, postcode en plaats; postadres, postcode en plaats; naam, functie, telefoon- en faxnummer van de vervangende contactpersoon; - e-mail adres van de contactpersoon en vervangende contactpersoon; - internetadres (website). • verklaringen betreffende de minimumeisen - gestanddoeningstermijn; - voorbehoud en juistheid van de geleverde informatie.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 11 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM 2.3.1 Gestanddoeningstermijn Van de kandidaatinschrijver wordt verwacht dat de door hem in te dienen offerte tenminste tot 120 dagen na de uiterste inleverdatum van de offerte geldig blijft. Via de standaardverklaring dient kandidaatinschrijver dit te verklaren. 2.3.2 Voorbehoud en juistheid van de geleverde informatie De kandidaatinschrijver wordt ten slotte gevraagd door middel van de standaardverklaring te verklaren dat hij borg staat voor de juistheid en volledigheid van alle gevraagde en geleverde gegevens en akkoord gaat met alle in dit document aangegeven condities en voorbehouden. Indien in een latere fase blijkt dat onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt kan kandidaatinschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen al gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder rechtsgevolgen voor opdrachtgever. 2.3.3 Contract(voorwaarden) Opdrachtgever is voornemens een raamovereenkomst aan te gaan met één leverancier voor een periode van drie jaar met een verlengingsoptie van één jaar. De verwachte ingangsdatum van de raamovereenkomst is 1 juli 2005. Levering-/ betalingsvoorwaarden en andere algemene voorwaarden van de zijde van de kandidaatinschrijver worden nadrukkelijk van de hand gewezen. De wederzijdse rechten en verplichtingen van partijen zullen uitsluitend worden geregeld door de definitieve raamovereenkomst. De definitieve raamovereenkomst die zal worden afgesloten is op alle betrokken ministeries van toepassing. Om de individuele afname van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM te reguleren wordt per ministerie een Nadere Overeenkomst afgesloten.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 12 / 23


3

Gunningcriteria Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van de gunningcriteria die van toepassing zijn op de onderhavige aanbesteding. De opdracht wordt gegund aan de kandidaatinschrijver met de ‘economisch voordeligste aanbieding’. Om te komen tot de ‘economisch voordeligste aanbieding’ worden onderstaande criteria gehanteerd. Voor de inhoudelijke beoordeling van de offertes worden de criteria gehanteerd die onder 3.1 tot en met 3.3 zijn beschreven. De criteria zoals omschreven onder 3.4 en 3.5 zijn van toepassing indien de kandidaatinschrijver wordt geselecteerd voor praktijkbezoeken en het doorlopen van een proof of concept. 3.1 Programma van eisen In het samenwerkingsverband InterLAB is een kernmodel gerealiseerd. In dit kernmodel zijn alle eisen geformuleerd die in gezamenlijkheid belangrijk werden gevonden bij de keuze van de gevraagde applicaties voor DMS, RMA en WfM. Met het kernmodel als basis is voor deze gezamenlijke aanbesteding een programma van eisen opgesteld. Het programma van eisen is onderverdeeld in algemene, functionele en technische eisen en wensen. Tevens zijn in het programma van eisen een aantal vragen opgenomen die door kandidaatinschrijver beantwoord dienen te worden. De eisen die zijn genoemd in het programma van eisen gelden als knock-out criteria. Dit betekent dat het niet kunnen voldoen aan één van de eisen automatisch leidt tot uitsluiting van verdere deelname. In bijlage V van dit bestek is het programma van eisen opgenomen. Bij het aangeven of een eis of wens al dan niet van toepassing is, dient kandidaatinschrijver de volgende regels in acht te nemen: • Beantwoording met ‘ja’ betekent dat de functionaliteit onderdeel is van de aangeboden standaard applicatie en eventueel geconfigureerd dient te worden. De functionaliteit mag niet worden geleverd door middel van maatwerk of een add-on. • Beantwoording met ‘nee’ betekent dat de gevraagde functionaliteit geen onderdeel is van de aangeboden applicatie. Indien kandidaatinschrijver de gevraagde functionaliteit op een andere wijze kan leveren, kan dit worden aangegeven in de kolom ‘opmerkingen’. Kandidaatinschrijver dient daarbij niet alleen een kwalitatieve beschrijving te geven, maar tevens een beschrijving die opdrachtgever inzicht geeft in de omvang (tijd en geld) en zwaarte van een eventuele oplossing om de ‘ja’ situatie te kunnen bereiken. Indien sprake is van maatwerk dat in opdracht van opdrachtgever wordt ontwikkeld dan komt dit maatwerk volledig in eigendom van opdrachtgever. • Ook als kandidaatinschrijver twijfelt of de aangeboden applicatie de functionaliteit kan leveren kan kandidaatinschrijver gebruik maken van de kolom ‘opmerkingen’ en kan een beschrijving worden gegeven van geboden functionaliteit. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor aanvullende vragen te stellen naar aanleiding van onduidelijk ingevulde antwoorden of onduidelijk geformuleerde opmerkingen.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 13 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM 3.2 Prijsstelling Op het formulier Prijsstelling, zoals opgenomen in bijlage II van dit bestek, geeft kandidaatinschrijver aan welke prijsstelling hij offreert voor het leveren van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM. De prijsstelling is in euro inclusief leveringskosten, kosten voor het medium, documentatiekosten, overheadkosten, reis- en verblijfkosten, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, doch exclusief BTW. De gevraagde standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM worden gefaseerd ingevoerd bij opdrachtgever. Na een succesvolle invoering met een relatief kleine groep gebruikers kan gedurende een bepaalde periode deze gebruikersgroep doorgroeien naar zijn maximale omvang. Opdrachtgever kan op dit moment geen uitspraken doen over de snelheid waarmee gebruikers ‘aangesloten’ worden op de standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM. Voor de globale omvang van deze aanbesteding wordt verwezen naar paragraaf 1.2 van dit bestek. Uitgangspunt blijft dat de raamovereenkomst tussen Opdrachtgever en de leverancier wordt aangegaan voor een periode van drie jaar met een verlengingsoptie van één jaar. Om de kandidaatinschrijvers op een éénduidige manier te kunnen beoordelen op de prijstelling heeft opdrachtgever het formulier Prijsstelling opgesteld waaraan de kandidaatinschrijvers zich dienen te conformeren bij het verstrekken van prijzen en tarieven. Het niet correct gebruiken van het formulier Prijsstelling kan leiden tot uitsluiting. Indien kandidaatinschrijver nadere prijsinformatie wil verstrekken, buiten de informatie die in het formulier Prijsstelling is opgenomen, voegt hij daartoe een extra bijlage achter het formulier Prijsstelling toe. De licentieprijzen dienen gebaseerd te zijn op de genoemde aantallen van minimaal 2.900 en maximaal 70.450 licenties voor DMS, RMA en WfM die kunnen worden aangeschaft door de deelnemende ministeries. In het formulier Prijsstelling zijn staffels opgenomen Deze staffels moeten in ieder geval worden aangeboden. Het staat kandidaatinschrijver vrij om de genoemde staffels verder uit te breiden. Kandidaatinschrijver biedt opdrachtgever de mogelijkheid om een groepslicentie aan te schaffen voor alle deelnemende ministeries. Tevens verwachten wij een prijsvoorstel voor een site-licentie per ministerie. Opdrachtgever verwacht van de kandidaatinschrijver een prijsstelling die voldoet aan de gestelde doelstelling voor deze gezamenlijke aanbesteding. Een belangrijk uitgangspunt voor de prijsstelling is dat het voor een deelnemend ministerie niet uitmaakt op welke moment van de looptijd van de raamovereenkomst de licenties worden afgeroepen. Het is aan de kandidaatinschrijver om in de offerte hiervoor voorstellen op te nemen. Naast de aanschaf van standaard licenties voor DMS, RMA en WfM willen de deelnemende ministeries, in voorkomende gevallen, met de leverancier een onderhoudsovereenkomst afsluiten. De kosten voor een dergelijke overeenkomst dient kandidaatinschrijver aan te geven op het formulier Prijsstelling. Kandidaatinschrijver dient in een bijlage bij het formulier Prijsstelling duidelijk en gespecificeerd aan te geven waaruit het onderhoud op de software bestaat. Opdrachtgever wil, indien van toepassing, van minimaal 10 jaar onderhoud verzekerd zijn.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 14 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM 3.3 Conceptraamovereenkomst De conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) is als Bijlage III bijgevoegd. Kandidaatinschrijver moet via de standaardverklaring verklaren dat hij kennis heeft genomen van de bijgevoegde raamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) en dat hij zonder voorbehoud/onder voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) Indien kandidaatinschrijver onder voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) dan dient kandidaatinschrijver tekstsuggesties op de verklaring acceptatie raamovereenkomst, zoals opgenomen in bijlage IV van dit bestek, aan te geven. Tekstsuggesties van kandidaatinschrijver mogen de essentie van de raamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst)niet aantasten. 3.4 Praktijkbezoeken Dit criterium is alleen van toepassing voor de kandidaatinschrijver die op basis van de inhoudelijke beoordeling van de offerte in aanmerking komt voor het afleggen van praktijkbezoeken. In de aanmelding heeft kandidaatinschrijver minimaal drie en maximaal vijf referenties ingediend. Kandidaatinschrijver is ermee akkoord gegaan dat de voorgestelde referenties benaderd mochten worden door opdrachtgever. Het benaderen van de ingediende referenties wordt gedaan in de vorm van een bezoek aan maximaal twee referentiesites. Tijdens deze bezoeken worden onderdelen van het programma van eisen en de door kandidaatinschrijver voorgestelde applicatie door opdrachtgever in de praktijk getoetst. Naar verwachting wordt medio april 2005 kenbaar gemaakt welke kandidaatinschrijvers in aanmerking komen voor de praktijkbezoeken. 3.5 Proof of concept Dit criterium is alleen van toepassing voor de kandidaatinschrijver die op basis van de inhoudelijke beoordeling van de offerte in aanmerking komt voor het doorlopen van een proof of concept. Voor het doorlopen van de proof of concept wordt één gecombineerde use case, waarin verschillende generieke procesonderdelen zijn verwerkt, aan de kandidaatinschrijver voorgelegd. Volgens planning zal het doorlopen van een proof of concept in week 19 gaan plaatsvinden. Naar verwachting zal de proof of concept op locatie bij één van de deelnemende ministeries worden ingericht. Kandidaatinschrijver wordt alvast verzocht deze periode alvast te reserveren. In week 14 worden de use cases en het draaiboek voor de uitvoering van de proof of concept ter voorbereiding aan alle kandidaatinschrijvers verstuurd. Het feit dat alle kandidaatinschrijvers de use cases en het draaiboek ontvangen betekent niet dat kandidaatinschrijvers in aanmerking komen voor het doorlopen van een proof of concept.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 15 / 23


4

Gunningprocedure De offertes worden beoordeeld volgens de gunningprocedure die in dit hoofdstuk staat beschreven. 4.1 Minimumeisen De offerte van kandidaatinschrijver wordt getoetst aan de minimumeisen die in hoofdstuk 2 door opdrachtgever zijn gesteld. Als de kandidaatinschrijver heeft verzuimd om aan één of meerdere minimumeisen te voldoen kan dit tot een directe afwijzing leiden. 4.2 Inhoudelijke beoordeling offertes De offertes die voldoen aan de minimumeisen worden door een beoordelingscommissie vervolgens beoordeeld op de gestelde knock-out eisen zoals die zijn opgenomen in het programma van eisen. Indien niet kan worden voldaan aan één van de eisen leidt dit automatisch tot uitsluiting van verdere deelname en wordt de offerte terzijde gelegd. Alleen de offertes van kandidaatinschrijvers die voldoen aan de gestelde knock-out eisen worden beoordeeld op de feitelijke inhoud van de offertes. Ten aanzien van de inhoudelijke beoordeling van de offertes is voor het toekennen van punten voor de in hoofdstuk 3 genoemde criteria de volgende onderverdeling gemaakt. Criterium Mate van voldoen aan het programma van eisen Prijsstelling van de aangeboden standaard applicatie (inclusief onderhoud) Mate instemming conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) Totaal aantal punten

Totaal aantal te behalen punten 60 punten 30 punten

10 punten 100 punten

Het aantal behaalde punten voor de inhoudelijke beoordeling van de offertes bepaalt wie van de kandidaatinschrijvers worden geselecteerd voor het afleggen van praktijkbezoeken en het doorlopen van de proof of concept. Maximaal drie kandidaatinschrijvers komen in aanmerking voor de volgende fase in de aanbestedingsprocedure. Dit zijn de kandidaatinschrijvers met het hoogste aantal behaalde punten. Het aantal punten dat is behaald bij de inhoudelijke beoordeling van de offertes wordt meegenomen naar de volgende fase van de gunningprocedure. 4.3 Praktijkbezoeken en proof of concept Zowel de praktijkbezoeken als het doorlopen van de proof of concept worden door een beoordelingscommissie beoordeeld. Voor de praktijkbezoeken en het doorlopen van de proof of concept kunnen door kandidaatinschrijvers die hiervoor in aanmerking komen resp. 10 en 30 punten worden behaald.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 16 / 23

Bestek aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB Standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM 4.4 Gunning Na het doorlopen van de voornoemde gunningprocedure wordt vastgesteld welke kandidaatinschrijver het hoogste aantal punten heeft behaald. Dit is dan de kandidaatinschrijver die de economisch voordeligste aanbieding heeft ingediend. De beoordelingscommissie van deze gezamenlijke aanbesteding stelt vervolgens een gunningadvies op waarin wordt geadviseerd om de opdracht te gunnen aan de kandidaatinschrijver die de economisch voordeligste aanbieding heeft ingediend. Dit gunningadvies wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de stuurgroep. De stuurgroep neemt vervolgens op basis van dit advies de gunningbeslissing. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningbeslissing aan degene met wie de raamovereenkomst wordt gesloten, zullen de afgewezen kandidaatinschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Er wordt naar gestreefd om eind mei 2005 de kandidaatinschrijvers over de gunningbeslissing te berichten. Zij ontvangen daarover een brief met een korte motivering van de afwijzing. Door iedere afgewezen kandidaatinschrijver kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de opdrachtgever. Zodra de beslissing is genomen aan welke kandidaatinschrijver de opdracht wordt gegund, zal een raamovereenkomst worden gesloten onder de opschortende voorwaarde dat binnen een termijn van vijftien (15) kalenderdagen door afgewezen kandidaatinschrijvers geen rechtsmiddelen tegen de gunningbeslissing worden ingesteld. Iedere afgewezen kandidaatinschrijver die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van vijftien (15) kalenderdagen een rechtsmiddel aanwenden. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt verzocht om opdrachtgever tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bijvoorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding.

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 17 / 23


BIJLAGEN

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 18 / 23


BIJLAGE I

STANDAARDVERKLARING

Bedrijfsgegevens en standaardverklaring Officiële naam en rechtsvorm kandidaatinschrijver: Naam tot ondertekening bevoegde functionaris: Naam contactpersoon:

Functie: Functie:

Naam vervangend contactpersoon: Bezoekadres:

Functie:

Postadres:

Postcode/ plaats:

Telefoonnr. contactpersoon: Telefoonnr. vervangend contactpersoon: E-mailadres contactpersoon:

Faxnummer (contactpersoon): Faxnr. vervangend (contactpersoon): E-mailadres vervangend contactpersoon:

Postcode/ plaats:

Internet-adres:

De hiervoor aangegeven functionaris verklaart dat: Met betrekking tot de gestanddoeningstermijn a.

hij er mee akkoord gaat dat de ingediende offerte tenminste tot 120 dagen na de uiterste inleverdatum van de offerte geldig blijft.

Met betrekking tot de contractvoorwaarden a.

b.

hij kennis heeft genomen van de bijgevoegde conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) en dat indien hij zonder voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) dit op de verklaring acceptatie conceptraamovereenkomst heeft aangegeven. hij in het geval hij onder voorbehoud akkoord gaat met de conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) hij op de verklaring concept raamovereenkomst tekstsuggesties heeft aangegeven.

Met betrekking tot het door BZK gestelde juistheid van geleverde informatie a.

hij borg staat voor de juistheid en volledigheid van alle gevraagde en geleverde informatie;

b.

er in de aangeleverde tekst van deze verklaring geen wijzigingen zijn aangebracht.

Naam ondertekenaar: Handtekening:

Datum:

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 19 / 23


BIJLAGE II FORMULIER PRIJSSTELLING officiële naam en rechtsvorm kandidaatinschrijver:

De prijsstelling is “all-in” Dat wil zeggen dat in ieder geval zijn inbegrepen: leveringskosten, kosten voor het medium, documentatiekosten, overheadkosten, reis- en verblijfkosten, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten. Prijstelling is exclusief de van toepassing zijnde BTW.

Aantal licenties

Nettoprijs per gebruiker in euro

Netto prijs in euro in geval van concurrent-use

Prijs netto bij 100 gebruikers Prijs netto bij 200 gebruikers Prijs netto bij 500 gebruikers Prijs netto bij 1.000 gebruikers Prijs netto bij 2.500 gebruikers Prijs netto bij 5.000 gebruikers

Soort licentie Site-licentie Groepslicentie

Nettoprijs

Onderhoudsovereenkomst Onderhoudspercentage jaar 1 Onderhoudspercentage jaar 2 en volgend Indexpercentage onderhoudskosten

Percentage

Indien kandidaatinschrijver nadere prijsinformatie wil verstrekken, buiten de informatie die gevraagd wordt in het formulier Prijsstelling, voegt hij daartoe een extra bijlage achter het formulier toe.


Datum:

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 20 / 23


BIJLAGE III CONCEPTRAAMOVEREENKOMST (inclusief model Nadere Overeenkomst)

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 21 / 23


BIJLAGE IV VERKLARING ACCEPTATIE CONCEPTRAAMOVEREENKOMST (inclusief model Nadere Overeenkomst)

officiële naam en rechtsvorm kandidaatinschrijver:

Hierbij verklaart ondergetekende zonder voorbehoud/onder voorbehoud1 akkoord te gaan met de conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) zoals opgenomen in bijlage IV van het bestek voor de aanschaf van standaard applicaties voor DMS, RMA en WfM in het kader van de gezamenlijke aanbesteding digitale documenthuishouding InterLAB. Indien kandidaatinschrijver onder voorbehoud gaat met de conceptraamovereenkomst (incl. model nadere overeenkomst) dient kandidaatinschrijver voor het betreffende artikel een nieuw tekstvoorstel in te dienen. Voor het indienen van tekstvoorstellen maakt kandidaatinschrijver gebruik van onderstaande tabel. Artikelnummer conceptraamovereenkomst

Tekstvoorstel


Datum:

1

Doorhalen wat niet van toepassing is DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 22 / 23


BIJLAGE V PROGRAMMA VAN EISEN

DFAZ2005/U51178 11 februari 2005 23 / 23

S Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Postbus EA DEN HAAG

Recommend Documents