Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
17/ S M Ě R N I C E
Směrnice platná od 1.4. 2010
UPRAVUJÍCÍ OBĚH ÚČETNÍCH
DOKLADŮ
Tato směrnice stanovuje jako závazný dále uvedený oběh a přezkušování účetních záznamů (dokladů) a dalších písemností dokládajících hospodářské děje v organizaci. V souladu s novelou Zák. o účetnictví je účetní doklad charakterizován jako účetní záznam na vstupu do účetnictví (účetních knih). Účetní doklady jsou tedy průkazné účetní záznamy obsahující stanovené informace. Směrnice takto stanovuje postup od vzniku účetního záznamu, přes jeho ověření, zavedení do systému, zaúčtování, uloţení. Na to pak navazuje archivace a následně skartace (viz Směrnice k archivaci). Směrnice a dle ní realizovaný oběh dokladů tak v organizaci vytvářejí předpoklady pro dosaţení věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví, jeho průkaznosti, správnosti a úplnosti. Dodrţování dále uvedeného oběhu účetních dokladů i z hlediska termínovosti vytváří předpoklad pro kontrolovatelný, plynulý a zároveň rychlý oběh dokladů se zaúčtováním těchto dokladů do správného účetního období. Kontrolou účetních dokladů v rámci jejich oběhu se zároveň odstraňují případné chyby a nedostatky dokladů, či operací odpovídajících těmto dokladům. V souvislosti s povinností zavést vnitřní kontrolní systém dle zákona o finanční kontrole vytvářejí zde uvedené administrativněpracovní postupy spolu se Směrnicí k finanční kontrole předpoklad pro naplnění zákonných poţadavků na fungování tohoto vnitřního kontrolního systému. V příloze č. 1 této směrnice jsou uvedena jména a podpisové vzory zaměstnanců oprávněných provádět úkony v jednotlivých fázích oběhu dokladů (podpisový řád). Těmito úkony jsou nařizování, vytváření, zpracování a přezkušování účetních dokladů. Účetní doklady se přezkušují v organizaci v zásadě vţdy před jejich zaúčtováním do účetnictví formou podpisového záznamu z hlediska: a) věcného (věcná správnost), které zahrnuje přezkoušení správnosti údajů, shody obsahu dokladu se skutečností včetně správnosti výpočtů obsaţených v účetních dokladech /výše cen, peněţní částka, mnoţství, DPH/, ověření shody s předem vystavenou objednávkou,ţádankou, kupní smlouvou, vnitropodnikovým ceníkem. Přezkušování věcné správnosti provádí zaměstnanec odpovědný za účetní případ (ekonomka, zástupce ředitele pro OV, hospodářka, vedoucí stavebního střediska, vedoucí kuchyně, vedoucí dílen…), tito zaměstnanci konzultují s ekonomkou školy věcnou správnost, úsek, kam zboţí či sluţba náleţí. Následně můţe být vystaven účetní doklad a schválena účetní operace. Příslušný zaměstnanec označuje doklad i příslušným číslem střediska, kam výkon přísluší (náklad, výnos). Veškeré účetní operace související s nákupy, tj. čerpáním veřejných výdajů jsou předem schváleny a podepsány ředitelem školy, správcem rozpočtu a ţadatelem na ŢÁDANCE (příloha č. 2), a před zaúčtováním jsou všechny účetní případy podepsány ředitelem(příkazce operace), ekonomkou(správce rozpočtu) a hlavní účetní. Ve výjimečných případech je zaměstnanci moţno vystavit celoroční ţádanku, coţ je posuzováno individuálně. b) formálního (formální správnost), které zahrnuje přezkoušení oprávněnosti zaměstnanců, kteří nařídili nebo schválili operace ověřované účetními doklady (osoba odpovědná za účetní případ). Formální přezkoušení správnosti zahrnuje i kontrolu náleţitostí účetních dokladů (kontrola označení účetního dokladu, obsahu účetního případu a jeho účastníků, okamţiku vyhotovení a uskutečnění účetního případu, úplnost příloh, opatření účtovacím předpisem a zapsání do deníku). Přezkušování formální správnosti účetního dokladu provádí zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování (hlavní účetní). c) v souladu s § 12 odst. 2 zákona o účetnictví připojuje technickým způsobem k účetnímu dokladu podpisový záznam rovněţ zaměstnanec odpovědný za provedení účetního zápisu. Tzn. po zavedení dokladu do příslušného deníku zaměstnancem odpovědným za jeho zaúčtování provádí zápis do hlavní knihy hlavní účetní. Zaměstnanec odpovědný za provedení účetního zápisu dále kontroluje: bilanční kontinuitu účetních dat, shodu úhrnu částek zaúčtovaných účetních dokladů v deníku (saldokonto) s úhrnem obratů na účtech, správnost pouţití odpovídajících cen pro jednotlivé operace (správnost oceňování) u majetku a závazků. Podpisovým záznamem na dokladu se přiřazuje konkrétnímu zaměstnanci odpovědnost za operace, které byly (či budou) na základě tohoto dokladu uskutečněny. Podpisový záznam je tedy účetní záznam buď v podobě vlastnoručního podpisu, nebo obdobný záznam v technické podobě.
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
Směrnice platná od 1.4. 2010
Při přezkušování přípustnosti operací posuzuje zodpovědný zaměstnanec, zda realizace účetní operace není v rozporu s právními předpisy, ev. s vnitřními předpisy naší organizace (zejména schvalovací postupy dle směrnice k finanční kontrole). Pokud zjistí zaměstnanec přezkušující účetní doklady nepřípustnost určité operace, uvědomí o tom neprodleně ekonomku školy. Ta zajistí nápravu nepřípustné operace. V závaţných případech informuje ředitele organizace. S ohledem na důraz kladený na předběţnou finanční kontrolu, jsou v obecné rovině v organizaci dodrţovány tyto postupy související s oběhem dokladů pro určité skupiny operací: a) doklady na vstupu do organizace (faktury od dodavatelů, dodací listy, doklady za hotové proplácené z pokladny…) – ještě před dodáním zboţí, poskytnutím sluţby musí být provedena předběžná finanční kontrola formou schválení objednávky, ceníku dodavatele, ţádanky o zálohu či nákup, kupní smlouvy s dodavateli, smlouvy o dílo, mandátní smlouvy aj., a to tak, ţe k této objednávce, smlouvě se připojí podpisový záznam příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní. Tento záznam se provede na papírovém dokladu (předkontační doklad). Následně se provádí kontrola věcné a formální správnosti, kdy jiţ v oběhu účetních dokladů uvedený a za příslušnou kontrolu zodpovědný zaměstnanec kontroluje doklad s jiţ dříve formou předběţné finanční kontroly schválenou objednávkou, ţádankou, kupní sml. atd. b) interní doklady (interní účetní doklady - např. na tvorbu opr. poloţek, rezerv, zúčtování dalších méně obvyklých operací, cestovní příkazy, odpisy majetku, zařazení a vyřazení majetku, čerpání fondů, vystavení příkazu k úhradě, protokoly o manku a škodě, ţádanka o přepravu, zúčtovací a výplatní listina, normy a normativy spotřeby materiálu či potravin v jídelně …) – opět tyto v organizaci vyhotovované doklady musí projít předběţnou finanční kontrolou obdobně jako v bodě a), přičemţ jejich četnost je niţší a podpisový záznam se většinou připojuje přímo na tento doklad. U části těchto dokladů se ale uvedený podklad schvaluje pro určité období – např. normativ spotřeby, odpisový plán pro daný rok aj. c) doklady na výstupu z organizace (faktury vydané, příjmové pokladní doklady…) – objednávky od odběratelů, kupní smlouvy s odběrateli, případně ostatní druhy smluv, ceníky poskytovaných sluţeb, výrobků, zboţí pro odběratele. Probíhá předběţná finanční kontrola obdobně jako v bodu a). Z výše uvedených, v organizaci dodrţovaných postupů je patrné, ţe většina operací je ošetřena formou vystavovaných objednávek a na určité období schválených ceníků. Tak např. při dodávce materiálu je příjemka spárována s objednávkou, kdy samozřejmě musí existovat shoda mnoţství, ceny a jiných dohodnutých parametrů dodávky. U faktur vydaných, zejména u opakovaných plnění, se tyto doklady vystavují ze systému s pouţitím cen z ceníků, které byly do systému „zamčeny“ a běţní zaměstnanci je nemohou měnit. Pouţití správných cen, rabatů je pak předmětem zejména následné finanční kontroly. Dále je dodrţena zásada, ţe kaţdý účetní doklad v organizaci vţdy v rámci svého úseku vrcholově podepisuje vedoucí úseku, poté co mu doklad ke schválení předloţí jeho podřízený. Příslušný zástupce tak rovněţ kontroluje, zda výkon doloţený dokladem patří do jeho úseku – střediska. Tak např. faktura za nákup školních potřeb je předloţena vedoucím teoretického vyučování k podpisu pedagogickému vedoucímu budovy a je podepsáno převzetí na předkontačním dokladu. Nezávisle na limitech pro vyhlášení veřejné obchodní soutěţe organizace u kaţdé významnější dodávky (vstupu) či prodeje (např. majetku) vyhlašuje výběrové řízení, aby bylo dosaţeno nejlevnějšího vstupu při dodrţení potřebné kvality a maximálního zisku při prodeji odběratelům. Evidence originálů platných smluv se vede na ekonomickém úseku u ekonomky školy, schválených objednávek u hospodářky školy. Tyto doklady prošly předběţnou finanční kontrolou. Dále jsou uvedeny rozhodující doklady a jejich fáze v rámci oběhu dokladů v organizaci (v tabulkovém přehledu není uveden sloupec pro podpisový záznam zaměstnance odpovědného za provedení účetního zápisu, kde se tento zápis zcela samozřejmě připojuje automaticky ke všem účetním dokladům zaúčtovaným do hlavní knihy) :
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
Směrnice platná od 1.4. 2010
Název účetní operace, dokladu a Datum zpracování Provádí, vyhotovuje Kontrola věcné správnosti způsob oběhu dokladu doklad (podklad) (zaměstnanec odpovědný za úč. případ)
Kontrola
formální Schvaluje vedoucí úseku,
správnosti (zaměstnanec odpovědný za zaúčtování)
ředitel
jeho
1) dodavatelská faktura - zapsání došlé faktury + V den příchodu označení datumovkou
Sekretářka – označení ekonomka datumovkou na faktuře
Hlavní účetní
Ředitel školy
Hlavní účetní - do knihy došlých faktur
- předání fa příslušnému Nejdéle druhý den po Sekretářka příchodu zaměstnanci - schválení faktury za: - nákup materiálu, zboţí
Do tří dnů od dojití
Skladník, vedoucí Hlavní účetní-dodavatelé příslušných provozů
ředitel
- nákup dlouhod. majetku
Do tří dnů od dojití
Ekonomka, hospodářka
Účetní-dodavatelé
ředitel
Do tří dnů od dojití
Různí zaměstnanci
Účetní-dodavatelé
ředitel
- ostatní reţie
Do tří dnů od dojití
Různí zaměstnanci
Účetní-dodavatelé
ředitel
- kontace dodavat. faktury
Do termínu měsíční Účetní dodavatelé závěrky
- opravy
Hlavní účetní
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
Směrnice platná od 1.4. 2010
Název účetní operace, dokladu a Datum zpracování Provádí, vyhotovuje Kontrola věcné správnosti způsob oběhu dokladu doklad (podklad) (zaměstnanec odpovědný za úč. případ)
Zaúčtování dodavat. faktur
V termínu měs. záv.
Kontrola formální Schvaluje vedoucí úseku, ředitel správnosti (zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování) Hlavní účetní
2) odběratelská faktura - podklad pro fakt.doplňk. č. - kurzy, opravy, stavební Do 15 dní skončení akce práce,ubytování, stravování - vystavení faktury
Ihned po podkladů
po Vedoucí středisek, , vedoucí Účetní-odběratelé kuchyně
předání fakturantka-odběratelé
Dle dříve ředitelem a TN schváleného ceníku Hlavní účetní
Ekonomka, ředitel
3) příjmový pokladní dokl. - za ubytování
V den ubytování
Vedoucí domova mládeţe
Pokladní(hospodářka)
Hlavní účetní
Ekonomka, ředitel
- za stravování
Poslední den v měs.
Vedoucí kuchyně
Pokladní(hospodářka)
Hlavní účetní
Ekonomka, ředitel
4) výdajový pokladní dokl. -
schválení
Ekonomka, ředitel
podkladu- Ihned
dokladu z obchodu - vystavení výd. pokl. dokl.
Ihned po schválení
Pokladní
Hlavní účetní
- kontrola pokladní knihy
Denně
Pokladní
Hlavní účetní
Hlavní účetní
Ekonomka, ředitel Ekonomka
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
5) vystavení šeku-dotace Dle potřeb
Pokladní
Směrnice platná od 1.4. 2010 hlavní účetní
ekonomka
ředitel
pokladny Název účetní operace, dokladu a Datum zpracování Provádí, vyhotovuje Kontrola věcné správnosti způsob oběhu dokladu doklad (podklad) (zaměstnanec odpovědný za úč. případ)
Kontrola formální Schvaluje vedoucí úseku, ředitel správnosti (zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování)
6) výpisy (elektronické)
z banky Denně, spárování se ekonomka
ekonomka
Hlavní účetní
ředitel
saldem+zaúčtování
7) majetek (zařazení, vyř.) - zařazení maj. (inv.karta)
Po dojití faktury
hospodářka
Hlavní účetní
ekonomka
Ředitel
- měsíční odpisy
Do data měs. závěrky hospodářka
Hlavní účetní
ekonomka
Ředitel
- vyřaz. majetku (vyř.prot.)
Dle potřeb
hospodářka
Hlavní účetní
ekonomka
Ředitel
- zař. DDHM do op. evid.
Ihned po nákupu
hospodářka
Hlavní účetní
ekonomka
Ředitel
Ředitel
8) nákup vstupů (MTZ) - příjemka v nákupu
Při fyzickém Skladník v nákupu naskladnění
ekonomka
Hlavní účetní
- výdejka ze skladu
Při fyzickém výdeji
Skladník v nákupu
ekonomka
Hlavní účetní
- záznam mank a přebytků
Po fyzické inventuře
Předseda DIK
Předseda HIK
Hlavní účetní
9) pohonné (vozidlo)
hmoty
Ředitel
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
Směrnice platná od 1.4. 2010
- ţádanka o přepravu
Dle potřeb
Zaměstnanec
Zástupce ředitele pro OV, ředitel
- záznam o provozu vozidla
Po jízdě
Řidič vozidla
Zástupce ředitele pro OV
- proplacení PH za hotové
nejpozdějiposlední den v měs.
Řidič vozidla
Pokladní
Hlavní účetní
- -“- při úhradě kartou CCS
2. den násl. měsíce
Řidič vozidla
Zástupce ředitele pro OV
Hlavní účetní
Název účetní operace, dokladu a Datum zpracování Provádí, vyhotovuje Kontrola věcné správnosti způsob oběhu dokladu doklad (podklad) (zaměstnanec odpovědný za úč. případ)
Kontrola formální Schvaluje vedoucí úseku, ředitel správnosti (zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování)
10) zpracování mezd - vedení záznamů prac.doby Denně
Kaţdý zaměstnanec
Od 1. do 4. násl. měs. Přímý nadřízený
- zpracování docházky
Přímý nadřízený Mzdová účetní
- zpracování výplatní listiny V termínu měs.záv.
Mzdová účetní
V termínu měs. záv.
Mzdová účetní
ekonomka
pojištění 2 dny před výpl.term. Mzdová účetní
ekonomka
- rozbor a zaúčtování mezd 11) úhrada mezd -
úhrada
závazků
S+Z
Hlavní účetní
ředitel
z
+daň+ mzdy na účet zam. (vystavení příkazu k úhradě) 12) zprac. produkt. práce
ředitel
TN, ředitel
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
Směrnice platná od 1.4. 2010
- sjednání produkt. Práce
Dle moţností
Zástupce ředitele pro OV
Vrchní mistr
- kalkulace ceny zakázky
Do 5 dnů po převzetí
Zástupce ředitele pro OV
Vedoucí OV
Účetní-odběratelé
Vedoucí odborného výcviku Hlavní účetní
Učitelé OV
Mzdová účetní
- fakturace zakázky dle Do 15 dní po ukonč. kalk. - mzdy učňů za produkt.pr.
Měsíčně, čtvrtletně
Název účetní operace, dokladu a Datum zpracování Provádí, vyhotovuje Kontrola věcné správnosti způsob oběhu dokladu doklad (podklad) (zaměstnanec odpovědný za úč. případ)
Vedoucí odborného výcviku ředitel
Hlavní účetní
ředitel
Kontrola formální Schvaluje vedoucí úseku, ředitel správnosti (zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování)
13) doklady v kuchyni a skladu potravin - příjemka, dle dodacího Ihned při příjmu listu
Skladník potravin
Vedoucí kuchyně
Hlavní účetní
Skladník potravin
Vedoucí kuchyně
Hlavní účetní
- měsíční soupis příjmů a 1. den následujícího Skladník potravin měsíce výdejů s kontrolou na účet
Vedoucí kuchyně
Hlavní účetní
- výdejka do spotř. v kuch.
- kontrola stravovac. limitu - prodej stravenek
Při fyzickém výdeji
Průběţně
Vedoucí kuchyně
Do 31. v měsíci
Vedoucí kuchyně
Administrativní pracovnice Hlavní účetní ŠJ
ekonomka
Zaměstnanec
Přímý nadřízený
ekonomka, ředitel
ekonomka
14) Cestovní příkazy (c.p.) - vydání cestovního příkazu Den před sl. cestou
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb
Směrnice platná od 1.4. 2010
- záloha na sluţební cestu
Den před sl. cestou
Pokladní, dle údaje na c.p.
- schválení a vyúčt. c.p.
Do 5 dnů po cestě
Pokladní
- dotazník uchazeče
Před přijetím
Útvar personalistiky
- provedení lékařské prohl.
Před přijetím
Uchazeč o zaměstnání
Přímý nadřízený, ekonomka Hlavní účetní
ředitel
15) personální oblast Ředitel Útvar personalistiky
- prac. smlouva+plat. výměr V den přijetí do zam. Útvar personalistiky+PaM - ukončení prac. poměru
Dne 1.4. 2010
K posl. dni trvání
Ředitel
Útvar personalistiky
Ředitel
PhDr. Miroslav Liška ředitel školy
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb 2010 Příloha č. 1
Směrnice platná od 1.4.
Funkce, jména a podpisové vzory oprávněných zaměstnanců (PODPISOVÝ ŘÁD)
FUNKCE
JMÉNO
ředitel školy
PhDr. Miroslav Liška
ekonomka školy
Bc. Věra Burdová
hlavní účetní
Jaroslava Piskáčková
zástupce ředitele pro odb. výcvik
Ing. Jiří Houtke
učitelé OV: stavební středisko
Václav Gotthelf
dílny
Milan Glöckner
elektro
František Broţ
stravovací sluţby
Miloslav Převrátil
mzdová účetní
Lenka Pechrová
zástupci pro teoretické vyučování: Divadelní náměstí 8
Mgr. Dagmar Halová
Komenského 29
Mgr. Václav Polívka
vedoucí budov: Komenského 29
Mgr. Lenka Cimrhaklová
Májová 68
Mgr. Oldřiška Kábová
Divadelní náměstí 8
Vladimír Golláň
Na hrázi 1
Hana Holá
Obrněné brigády 26 (houslaři)
Milan Straka
pokladní, hospodářka
Helena Forsterová
předseda odb.svazu (OS)
Vítězslav Heinz
vedoucí domova mládeţe
Hana Burdová
PODPISOVÝ VZOR (podpis)
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb 2010 sekretářka
Alena Fišerová
skladník (OOPP), fakturace
Hana Ranyáková
vedoucí ŠJ, skladník potravin
Marie Garšicová
vedoucí OV kadeřnictví
Karla Hirková
Zástupce ředitele pro výcvik od 1.4. 2010
odborný Ing. Martin Ševčík
Směrnice platná od 1.4.
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6 350 11 Cheb 2010
Směrnice platná od 1.4.
Příloha č. 2
Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6, 350 11 Cheb
Žádanka o nákup Středisko (útvar) ISŠ Cheb: Ţadatel: Účel nákupu: *Na fakturu/za hotové Datum a podpis ţadatele: Schválili dne: Příkazce operace: Správce rozpočtu:
*nehodící škrtněte
