11 ROZKAZ MINISTRA OBRANY ze dne 10. února 2010 ve znění RMO č. 42/2010 Věstníku (1. změna) ve znění RMO č. 17/2013 Věstníku (2. novela) ve znění RMO č. 121/2013 Věstníku (3. novela) ve znění RMO č. 94/2015 Věstníku (4. novela) Spisový řád rezortu Ministerstva obrany Na základě § 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, s t a n o v u j i : Čl. l Vydání spisového řádu V příloze 1 vydávám Spisový řád rezortu Ministerstva obrany (dále jen „spisový řád“), jehož součástí je spisový a skartační plán1) (příloha 2). Čl. 2 Předmět a rozsah úpravy 1. Spisový řád stanovuje základní zásady: a) pro přijímání, evidování, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovení, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů v analogové a digitální podobě ve skartačním řízení (dále jen „manipulace“) a pro kontrolu těchto činností při výkonu spisové služby; b) pro skartační řízení a pro výběr archiválií a archivní péči o ně v rezortu Ministerstva obrany. 2. Stanovené zásady spisového řádu jsou platné také při zabezpečování mobilizační pohotovosti, při uvádění Ministerstva obrany do vyšších stupňů bojové pohotovosti, při uvádění vojenských útvarů, vojenských zařízení, vojenských záchranných útvarů a organizačních útvarů Ministerstva obrany do bojové připravenosti a pro manipulaci s dokumenty při vojenském výcviku. 3. Spisovým řádem se řídí zaměstnanci1a), kteří se seznamují a manipulují s dokumenty. Spisovým řádem se neřídí Vojenské zpravodajství. 4. Oběh dokumentů v analogové a digitální podobě u organizačních celků rezortu Ministerstva obrany je upraven v příloze 3. Čl. 3 1. Vedoucí zaměstnanci přímo podřízení ministrovi obrany zabezpečí: a) ve své podřízenosti včasné seznámení s ustanoveními spisového řádu a jejich důsledné dodržování; b) zřízení úložen v souladu s čl. 42 odst. 2 spisového řádu a provoz datových schránek ve smyslu čl. 5 odst. 1 písm. a) spisového řádu. 1)
1a)
§ 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Čl. 1 odst. 4 písm. g) RMO č. 92/2015 Věstníku Organizační řád Ministerstva obrany
2. Bezpečnostní ředitel Ministerstva obrany-ředitel odboru vydá normativní výnos Ministerstva obrany, kterým podrobněji upraví spisovou službu. Čl. 4 Tento rozkaz nabývá účinnosti dnem 1. dubna 2010. Týmž dnem pozbývá platnosti normativní výnos Ministerstva obrany Adm-1-1 Spisová a archivní služba v rezortu Ministerstva obrany vydaný v roce 2008. Čj. 538-1/2009-OB MO
Martin B A R T Á K
v. r.
„Příloha 1 k RMO č. 11/2010 Věstníku S P I S O V Ý Ř Á D REZORTU MINISTERSTVA OBRANY ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Hlava I Všeobecné zásady spisové služby Čl. 1 Působnosti v oblasti spisové služby 1. Spisovou službu a archivnictví v rezortu Ministerstva obrany řídí a kontroluje bezpečnostní ředitel Ministerstva obrany-ředitel odboru bezpečnosti (dále jen „bezpečnostní ředitel“). Jeho výkonným orgánem pro oblast spisové služby a archivnictví v rezortu Ministerstva obrany je Vojenský ústřední archiv. 2. Vzory administrativních pomůcek a pokyny k jejich vyplňování, vzory formální úpravy základních druhů dokumentů a jejich šablony stanovuje bezpečnostní ředitel. Tyto vzory a pokyny jsou volně přístupné na intranetových stránkách odboru bezpečnosti Ministerstva obrany a na pracovištích ochrany informací. 3. Na základě požadavků bezpečnostního ředitele zabezpečuje Agentura komunikačních a informačních systémů: a) provoz, rozvoj, informační a servisní podporu aplikačního programového vybavení elektronického systému spisové služby; b) školení uživatelů. 4. Vojenský historický archiv, který je součástí Vojenského ústředního archivu, dohlíží na činnost Správního archivu Ministerstva obrany v Praze a Správního archivu Armády České republiky v Olomouci a provádí výběr archiválií1) v rezortu Ministerstva obrany. Čl. 2 Odpovědnost v oblasti výkonu spisové služby 1. Za zabezpečení spisové služby u organizačních celků rezortu Ministerstva obrany (dále jen „organizační celek“) odpovídá jeho velitel, ředitel, náčelník nebo jinak označený vedoucí zaměstnanec (dále jen „vedoucí organizačního celku“). 2. Zaměstnanci pracovišť ochrany informací jsou výkonnými, odbornými a odpovědnými orgány vedoucího organizačního celku pro spisovou a archivní službu a jsou výkonným orgánem pro administrativní bezpečnost. Vykonávají kontrolní činnost u podřízených organizačních celků.
1)
§ 3 odst. 6 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
3. Ministerstvo obrany vůči ostatním orgánům veřejné moci2), fyzickým a právnickým osobám, které mají zpřístupněnu svou datovou schránku, provádí elektronické úkony prostřednictvím informačního systému datových schránek3). 4. V rámci odborné přípravy zaměstnanců rezortu Ministerstva obrany vedoucí organizačních celků organizují minimálně jednou ročně školení v oblasti spisové služby se zaměřením na evidenci, vyhotovení a vyřizování dokumentů a manipulaci s podezřelou zásilkou. U nových zaměstnanců toto školení organizují vždy v rámci zkušební doby. Čl. 3 Vymezení základních pojmů 1. Dokumentem je ve smyslu § 2 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, každá zaznamenaná informace vzniklá: a) v analogové podobě, zejména: 1) akty řízení Ministerstva obrany podle čl. 7 odst. 3 RMO č. 92/2015 Věstníku Organizační řád Ministerstva obrany, 2) vnitřní rozkazy u organizačních celků Armády České republiky, věstníky vedoucích organizačních celků (dále jen „vnitřní rozkaz“), 3) rozkazy, nařízení, směrnice, odborné pokyny a instrukce, 4) dokumenty bojové pohotovosti, bojové připravenosti a mobilizační pohotovosti, 5) výcvikové, hodnoticí a plánovací dokumenty, 6) dokumenty vytvořené podle RMO č. 40/2014 Věstníku Kontrola v rezortu Ministerstva obrany (vnitřní kontrolní řád), a dokumenty související s kontrolou Nejvyššího kontrolního úřadu, 7) statistické, účetní a evidenční výkazy a plány, 8) zápisy z průběhu porad a jednání, 9) dokumenty vzniklé v rámci zahraničních operací a na zahraničních pracovištích, 10) finanční a zdravotní doklady, 11) vývojová, výzkumná, vědecká, projektová a technická dokumentace, 12) veškeré listiny, koncepty, výkresy, popisy, plány, snímky a jejich překlady a reprodukce (opisy a kopie), 13) dokumenty Vojenské policie, 14) dokumentace související s vedením projektů, včetně projektů financovaných nebo spolufinancovaných z prostředků Evropské unie (EU) nebo Organizace Severoatlantické smlouvy (NATO) (dále jen „dokumentace projektu“), 15) dokumentace veřejných zakázek; b) v digitální podobě, zejména: 1) dokumenty uložené nebo doručené na přenosných technických nosičích dat, např. disketách, CD a DVD (dále jen „záznamové médium“), 2) dokumenty doručené a odeslané prostřednictvím informačního systému datových schránek nebo prostřednictvím elektronických komunikací, zejména s využitím elektronické adresy podatelny nebo doručovací e-mailové adresy, 3) elektronické obrazy dokumentů. 2. Pro účely tohoto spisového řádu se rozumí: a) dokumentem – analogový dokument nebo digitální dokument; b) analogovým dokumentem – dokument vyhotovený v listinné podobě; c) digitálním dokumentem – dokument vyhotovený v elektronické podobě; d) náhradní evidencí – výkon spisové služby prostřednictvím jednacího protokolu;
2) 3)
§ 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 503/2012 Sb. § 14 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění pozdějších předpisů
e) jednacím protokolem – podací deník jako administrativní pomůcka pro náhradní evidenci vedená v listinné podobě; f) elektronickým systémem spisové služby – aplikační programové vybavení určené k výkonu spisové služby; g) elektronickým obrazem dokumentu – digitální dokument vzniklý jako digitální reprodukce analogového dokumentu převodem podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. (skenovaný obraz originálu analogového dokumentu ve formátu pdf ověřený podle čl. 36 odst. 5 nebo stejnopis originálu analogového dokumentu uvedeného v čl. 3 odst. 1 písm. b) bod 1 a 2 upravený a ověřený podle čl. 36 odst. 4 a 5); h) dokumentem Vojenské policie – analogový dokument obsahující informaci, jejíž zveřejnění nebo zpřístupnění nepovolaným osobám může zmařit nebo ztížit postup Vojenské policie nebo orgánů činných v trestním řízení; i) zásilkou – dokument vybavený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení; j) podezřelou zásilkou – zásilka, která svým charakterem a rozpoznávacími znaky nasvědčuje, že může obsahovat výhružný verbální projev, jedovatý, biologický nebo radioaktivní materiál nebo výbušný mechanismus; k) uživatelem – zaměstnanec, který má na základě vydaného osvědčení právo užívat příslušný programový modul elektronického systému spisové služby; l) zpracovatelem – zaměstnanec, který dokument vytváří nebo mu byl přidělen k vyřízení; m) služebním lístkem – analogový dokument obsahující krátké sdělení nízké informační hodnoty, který se registruje v elektronickém systému spisové služby; n) zničením dokumentu – znehodnocení analogového dokumentu takovým způsobem, kdy není možná jeho rekonstrukce a identifikace jeho obsahu; o) originálem dokumentu – výtisk nebo elektronický obraz dokumentu, doručeného nebo vzniklého, uvedený v rozdělovníku; p) registrací dokumentu – opatření dokumentu jedinečným (prvotním) identifikátorem dokumentu (čárový kód vytištěný na analogový dokument, u doručených dokumentů čárový kód nalepený na dokument) a zaznamenání základních informací (metadat) o dokumentu; q) skartačním řízením – postup, při kterém se vyřazují dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a které jsou nadále nepotřebné pro činnost Ministerstva obrany, a při kterém příslušný archiv uskutečňuje výběr archiválií. Hlava II Elektronická evidence dokumentů Čl. 4 Základní ustanovení 1. Ministerstvo obrany vykonává spisovou službu prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Organizační celky, u kterých nelze výkon spisové služby realizovat elektronickým systémem spisové služby, používají náhradní evidenci. 2. Konkrétní způsob a postupy elektronické evidence dokumentů, včetně převodu do výstupních datových formátů dokumentů z elektronického systému spisové služby, jsou dány nastavením aplikačního programového vybavení tohoto systému. Jednotlivé úkony jsou popsány v uživatelských příručkách, které vydává bezpečnostní ředitel. Uživatelské příručky jsou přístupné na portálu elektronického systému spisové služby. Každý uživatel elektronického systému spisové služby musí být před zahájením činnosti proškolen. 3. V informačním systému datových schránek zabezpečuje doručování a odesílání datových zpráv4) organizačním celkům s vlastní datovou schránkou5) pracoviště ochrany 4) 5)
§ 19 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. § 2 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
informací. Pro ostatní organizační celky zabezpečuje doručování a odesílání datových zpráv centrální příjmové, výpravní a konverzní místo. Čl. 5 Povinnosti vedoucích organizačních celků 1. Ve vztahu k elektronické evidenci a elektronickému oběhu dokumentů je vedoucí organizačního celku povinen: a) zabezpečit v pracovních dnech příjem datových zpráv a digitálních dokumentů doručených do e-mailové doručovací adresy organizačního celku; b) hlásit Agentuře komunikačních a informačních systémů změny uživatelů elektronického systému spisové služby a změny v doručovací e-mailové adrese; c) předkládat Agentuře komunikačních a informačních systémů požadavky na školení nových uživatelů. 2. Hlášení a požadavky podle odst. 1 písm. b) a c) zpracovává bezpečnostní manažer organizačního celku. Hlava III Evidenční pracoviště Čl. 6 Pracoviště ochrany informací 1. Pracoviště ochrany informací je místo, ve kterém se centrálně evidují a ukládají dokumenty vlastní a doručené organizačnímu celku. Zároveň může plnit úkoly podatelny a výpravny. Je místem pro přijímání a odesílání digitálních dokumentů prostřednictvím datové schránky a e-mailové adresy. 2. Každý vedoucí organizačního celku je povinen zřídit pracoviště ochrany informací nebo pověřit odborně připraveného zaměstnance, který bude zajišťovat výkon činností pracoviště ochrany informací. 3. V odůvodněných případech lze vytvořit jedno pracoviště ochrany informací pro více organizačních celků na základě písemného souhlasu bezpečnostního ředitele. V tomto případě je vedoucí organizačního celku, který nezajistil výkon činností pracoviště ochrany informací, povinen uzavřít písemnou dohodu s poskytovatelem činností pracoviště ochrany informací, ve které se vymezí rozsah a odpovědnost k poskytování služeb pracoviště ochrany informací. Vedoucí organizačního celku, který nezajistil výkon činností pracoviště ochrany informací, odpovídá za plnění povinností stanovených v čl. 5 odst. 1 písm. b) a c). 4. Ve výjimečných případech může vedoucí organizačního celku na svých odloučených pracovištích mimo dislokaci organizačního celku pověřit zaměstnance výkonem některých činností pracoviště ochrany informací s určením jejich rozsahu. Pověření zaměstnanci musí absolvovat kurz elektronického systému spisové služby a zároveň musí být držiteli osvědčení obsluhy elektronického systému spisové služby na úrovni pracoviště ochrany informací. Na odloučených pracovištích se vždy vede vlastní evidence záznamních pomůcek (čl. 19 odst. 4). 5. Vedoucí organizačního celku musí stanovit ve svém rozkazu rozvržení provozní doby pracoviště ochrany informací pro plnění odborných úkolů, přebírání a vydávání analogových dokumentů. Všichni zaměstnanci organizačního celku jsou povinni toto rozvržení pracovní doby dodržovat.
Čl. 7 Obsazení pracoviště ochrany informací 1. U každého organizačního celku musejí být minimálně dva zaměstnanci, kteří mají v pracovní náplni plnění nebo zastupování v plnění povinností zaměstnance pracoviště ochrany informací. 2. Zaměstnanci podle odst. 1 musí být absolventi kurzu spisové a archivní služby a držiteli osvědčení obsluhy elektronického systému spisové služby na úrovni pracoviště ochrany informací. Manipulují-li tito zaměstnanci s utajovanými dokumenty, musejí splňovat požadavky stanovené pro tyto účely zákonem6). 3. Zajišťovat provozní obsluhu kryptografických prostředků a vést evidenci kryptografických dokumentů mohou zaměstnanci pracoviště ochrany informací jen po splnění požadavků stanovených v právním předpisu7). 4. U zahraničních operací velitel úkolového uskupení operace obsazuje systemizované místo zaměstnance pracoviště ochrany informací (určuje pověřenou osobu) z řad odborně připravených zaměstnanců. V rámci přípravy do operace je povinen zajistit prostřednictvím bezpečnostního ředitele jejich doškolení v oblasti manipulace s dokumenty v rámci operace a způsobu předání dokumentů do správního archivu. Čl. 8 Úkoly pracoviště ochrany informací 1. Zaměstnanci pracoviště ochrany informací plní povinnosti stanovené tímto spisovým řádem a dalšími vnitřními předpisy v oblasti ochrany utajovaných informací. Vedoucí organizačních celků jsou povinni dbát na to, aby tito zaměstnanci nebyli pověřováni jinými úkoly, které nesouvisejí s jejich odbornou prací. 2. Hlavní úkoly pracoviště ochrany informací jsou zejména: a) přijímat a odesílat zásilky, datové zprávy a dokumenty; b) kontrolovat formální úpravu a úplnost odesílaných a ukládaných analogových dokumentů; c) založit a vést evidenci administrativních a záznamních pomůcek a kontrolovat jejich úplnost při vrácení; d) vést přesnou evidenci dokumentů; e) předávat dokumenty k vyřízení podle pokynů vedoucího organizačního celku; f) vyhledávat a zapůjčovat uložené dokumenty; g) využívat prostředky elektronického systému spisové služby pro evidenci dokumentů; h) zabezpečovat přenos utajovaných informací akreditovanými informačními systémy nebo komunikačními systémy (je-li pracoviště ochrany informací těmito prostředky vybaveno); i) připravovat a zpracovávat podklady pro skartační řízení; j) fyzicky ničit dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a které jsou nadále nepotřebné, na základě trvalého souhlasu ke skartaci dokumentů, který vystavuje příslušný správní archiv podle místa archivace a podepisuje ředitel Vojenského ústředního archivu; k) připravovat výběr archiválií u dokumentů uložených na pracovišti ochrany informací; l) zapracovávat doplňky k vojenským předpisům uloženým na pracovišti ochrany informací; m) organizovat odborná školení v oblasti spisové a archivní služby; n) kontrolovat u příslušníků vlastního organizačního celku dodržování obecně platných zásad pro manipulaci s dokumenty; 6) 7)
§ 6 až 14 zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů § 39 zákona č. 412/2005 Sb., ve znění zákona č. 255/2011 Sb.
o) v součinnosti s bezpečnostním manažerem organizačního celku navrhovat vedoucímu organizačního celku opatření k odstranění nedostatků a ke zkvalitnění chodu spisové služby a administrativní bezpečnosti. 3. Hlavní úkoly pracoviště ochrany informací s vytvořenou vlastní datovou schránkou jsou zejména: a) přijímat a registrovat datové zprávy v elektronickém systému spisové služby; b) vypravovat datové zprávy do informačního systému datových schránek; c) vyžadovat od centrálního příjmového, výpravního a konverzního místa (je-li to třeba) převod dokumentu formou autorizované konverze dokumentů. Čl. 9 Centrální příjmové, výpravní a konverzní místo 1. Centrální příjmové, výpravní a konverzní místo je pracoviště, které zabezpečuje přijímání a odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky Ministerstva obrany. 2. Hlavní úkoly centrálního příjmového, výpravního a konverzního místa jsou zejména: a) přijímat a registrovat datové zprávy v elektronickém systému spisové služby; b) vyplňovat evidenční karty dokumentů v elektronickém systému spisové služby obsahující základní evidenční údaje o dokumentu, popř. vytvářet evidenční karty spisů v elektronickém systému spisové služby obsahující základní evidenční údaje o spisu; c) rozčlenit a rozeslat datové zprávy příslušným organizačním celkům k vyřízení; d) kontrolovat termíny převzetí datové zprávy organizačním celkem; e) vypravovat datové zprávy organizačních celků do informačního systému datových schránek; f) provádět (je-li to třeba) autorizovanou konverzi8) dokumentů; g) poskytovat metodickou pomoc zaměstnancům pracoviště ochrany informací k problematice datových schránek. 3. Organizačnímu celku, který nemá zřízenou vlastní datovou schránku, centrální příjmové, výpravní a konverzní místo datové zprávy zasílá elektronicky prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo do doručovací e-mailové adresy organizačního celku. Není-li možno dokument (datovou zprávu) doručit elektronicky, doručuje se v analogové podobě telefaxem nebo jako zásilka určená k poštovní přepravě. ČÁST DRUHÁ MANIPULACE S DOKUMENTY Hlava I Příjem a otevírání zásilek, třídění a označování dokumentů Čl. 10 Příjem zásilek 1. Veškeré zásilky doručené organizačnímu celku přijímá zaměstnanec pracoviště ochrany informací. Převzal-li zásilku výjimečně jiný zaměstnanec organizačního celku (např. dozorčí orgán), je povinen ji neprodleně odevzdat proti podpisu v manipulační knize nebo v knize předání a převzetí služby zaměstnanci pracoviště ochrany informací k zaevidování. 2. Převzetí dokumentů doručených telefaxem a určených k evidenci potvrzuje zaměstnanec pracoviště ochrany informací nebo adresát, hrozí-li prodleva při převzetí zaměstnancem pracoviště ochrany informací, obsluze zařízení podpisem a datem v knize přijatých zpráv. 8)
§ 22 zákona č. 300/2008 Sb.
Čl. 11 Otevírání zásilek 1. Zjistí-li zaměstnanec pracoviště ochrany informací, že doručený dokument je určen jinému adresátovi, neeviduje ho. Analogový dokument označí v záhlaví prvního listu textem „Doručeno omylem“, připojí otisk záhlavního razítka s krycím číslem organizačního celku, datum a svůj podpis a neprodleně ho odešle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Digitální dokument doručený informačním systémem datových schránek zaregistruje a předá ho správnému adresátovi nebo centrálnímu příjmovému, výpravnímu a konverznímu místu do 24 hodin od jeho doručení. 2. Zjistí-li zaměstnanec pracoviště ochrany informací při otevření zásilky, že dokument není úplný, zaeviduje jej podle skutečného stavu a zjištěné závady ihned oznámí tomu, kdo dokument zaslal. 3. Při otevírání zásilek vyčlení zaměstnanec pracoviště ochrany informací ty zásilky, které neotevírá. Jedná se o zásilky označené nápisem OTEVŘE ADRESÁT a zásilky, kde je jméno a příjmení adresáta uvedeno před názvem organizačního celku. 4. Obálka analogového dokumentu se ponechá jako její součást, zejména jedná-li se o zásilku do vlastních rukou, je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě, nebo kdy byla doručena, a je-li to rozhodné pro určení odesílatele (např. soudní a správní rozhodnutí). 5. Postup převzetí a činnost při doručení datové zprávy přijaté prostřednictvím informačního systému datových schránek upravuje zvláštní právní předpis9). Čl. 12 Třídění a označování dokumentů 1. Doručené dokumenty se rozdělují a přidělují k vyřízení podle úseku odborné činnosti a ve shodě s odbornou působností jednotlivých součástí organizačního celku. Doručené dokumenty přiděluje k vyřízení vedoucí organizačního celku nebo zaměstnanec, kterého k tomu pověřil (např. podle čl. 35 odst. 1). Pokyny k vyřízení vyznačují zaměstnanci, kteří odpovídají za odborné řízení svěřeného úseku činnosti. Doručené dokumenty cizí moci třídí zaměstnanci centrálního registru Ministerstva obrany, registrů a pomocných registrů. Není-li z textu dokumentu zcela zřejmé, komu je určen, popř. organizačnímu celku nepřísluší, vrací se na pokyn vedoucího organizačního celku obratem zpět odesílateli. 2. Zaměstnanec pracoviště ochrany informací označuje doručené analogové dokumenty otiskem podacího razítka k zaznamenání data jejich doručení, podchycení základních údajů o průběhu a způsobu vyřízení a k zařazení do organicky vytvořeného celku, který zabezpečí jejich pohotové vyhledávání. 3. Dokumenty v elektronické evidenci dokumentů registruje zaměstnanec pracoviště ochrany informací nebo kterýkoli jiný zaměstnanec, který dokument převzal (např. při jednání nebo při doručení dokumentu e-mailem). Registrace zahrnuje vygenerování prvotního identifikátoru dokumentu, vyplnění evidenční karty dokumentu a vytištění prvotního identifikátoru na dokument. 4. V případě datové zprávy (digitálního dokumentu) přijaté z datové schránky prostřednictvím centrálního příjmového, výpravního a konverzního místa je dokument již 9)
§ 2 až 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.
registrován. Zaměstnanec pracoviště ochrany informací (uživatel) podrobně doplní údaje v evidenční kartě dokumentu. 5. Digitální dokument doručený do e-mailové doručovací adresy zaměstnanec pracoviště ochrany informací přijme a předá (přepošle) vedoucímu organizačního celku. Hlava II Evidence dokumentů Čl. 13 Všeobecné zásady evidence dokumentů 1. Podle obsahu se dokumenty dělí na: a) utajované; b) neutajované, které se: 1) evidují vzhledem k jejich důležitosti a informační hodnotě, 2) neevidují vzhledem k nízké informační hodnotě nebo krátkodobému charakteru platnosti (zejména služební lístky, pozvánky, dokumenty, které původce označil pokynem Po využití zničit mimo skartační řízení jako nadpočetný výtisk, tiskopisy a pomůcky, které slouží k práci na mobilizačních pracovištích, např. určovací listy, povolávací rozkazy a dodávací příkazy, mobilizační vyhlášky apod.). 2. Evidovat se musejí zejména tyto dokumenty: a) obsahující právní a jiné nároky nebo závazky; b) smlouvy, finanční i účetní doklady, doklady evidence materiálu, technická a licenční dokumentace (v souladu s příslušnými vnitřními předpisy); c) akty řízení Ministerstva obrany; d) podání (např. reklamace, urgence, oznámení, stížnosti, námitky, škody a úrazy); e) mobilizační pohotovosti, bojové pohotovosti, bojové připravenosti a krizové plány a ostatní listiny (zvláštní skutečnosti), jejichž označení, evidenci, manipulaci a ukládání nařizuje nařízení vlády10); f) cizí moci, které jsou opatřeny číslem jednacím nebo znakem užívaným v dané zemi pro evidenci (např. kód autora). 3. Analogové dokumenty doručené organizačnímu celku se bezprostředně po otevření zásilek a jejich roztřídění, není-li dále uvedeno jinak, registrují. Po roztřídění se předkládají vedoucímu organizačního celku k seznámení a zaznamenání pokynů k jejich vyřízení do evidenční karty dokumentu. Následně se všechny dokumenty od vedoucího organizačního celku vracejí zpět pracovišti ochrany informací. Je-li to třeba, lze registrovat i doručené neevidované dokumenty na základě rozhodnutí vedoucího organizačního celku. 4. Digitální dokumenty se předkládají vedoucímu organizačního celku v elektronické podobě, není-li dále uvedeno jinak (čl. 43 odst. 2). Vedoucí organizačního celku zapisuje pokyny k vyřízení do evidenční karty dokumentu. Dokument k dalšímu vyřízení přiděluje vedoucí organizačního celku. Základní schéma oběhu analogových a digitálních dokumentů u organizačního celku je uvedeno v příloze 3. 5. Vkládá-li pracoviště ochrany informací elektronický obraz dokumentu do evidenční karty dokumentu při jeho registraci, předkládá se vedoucímu organizačního celku doručený dokument podle odst. 4. Analogový dokument si vyzvedne konečný zpracovatel před vytvořením spisu nebo jeho založením do spisu.
10)
Nařízení vlády č. 462/2000 Sb., k provedení § 27 odst. 8 a § 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů
6. Do evidenční karty dokumentu není povoleno vkládat elektronický obraz dokumentu vytvořeného podle RMO č. 40/2014 Věstníku, dokumentů souvisejících s kontrolou Nejvyššího kontrolního úřadu a dokumentů Vojenské policie. 7. Digitální neutajované dokumenty cizí moci doručené informačním systémem, které mají pro adresáta pouze informativní charakter, se v elektronickém systému spisové služby neregistrují. Dokument nesmí být ze zdrojového informačního systému přenesen a využíván v jiném informačním systému. 8. Digitální neutajované dokumenty cizí moci doručené informačním systémem, se kterými se musejí seznámit další osoby nebo jiné organizační celky, se v elektronickém systému spisové služby registrují. Registrace zahrnuje vygenerování prvotního identifikátoru dokumentu, vyplnění evidenční karty dokumentu a vložení elektronického obrazu dokumentu. Čl. 14 Dokument Vojenské policie 1. Dokument Vojenské policie je zpracovatel povinen označit v položce „věc“ textem „Dokument Vojenské policie“ a uvést jeho název. 2. Pracoviště ochrany informací při registraci dokumentu Vojenské policie v evidenční kartě dokumentu v položce „věc“ uvede text „Dokument Vojenské policie“, číslo jednací a označí typ dokumentu „Dokument Vojenské policie“. Do evidenční karty dokumentu není povoleno zapisovat jiné údaje. 3. Zpracovatel při registraci odpovědi na dokument Vojenské policie v evidenční kartě dokumentu v položce „věc“ uvede text „Dokument pro Vojenskou policii“, číslo jednací a označí typ dokumentu „Dokument Vojenské policie“. Zpracovatel předává odpověď na dokument Vojenské policie k odeslání v zalepené obálce, která je opatřena prvotním identifikátorem zásilky. Čl. 15 Manipulační kniha 1. Všem zaměstnancům, kteří manipulují s analogovými dokumenty, slouží pro přehled a kontrolu jejich úplnosti autentizovaná11) manipulační kniha evidovaná na pracovišti ochrany informací nebo v knize záznamních pomůcek jednotky organizačního celku (dále jen „jednotka“) jako neutajovaná administrativní pomůcka. Ten, kdo dokument vytváří nebo mu byl přidělen k vyřízení, jej zaznamená ve své manipulační knize. Dokumenty určené k vyřízení (neutajované a utajované) se zapisují společně, přičemž čísla jednací (evidenční čísla) utajovaných dokumentů se píší červeně. 2. Dokumenty cizí moci se zaznamenávají odděleně od ostatních dokumentů. Zaměstnanci, kteří odcházejí natrvalo od organizačního celku, jsou povinni odevzdat pracovišti ochrany informací nebo osobě odpovědné za evidenci záznamních pomůcek jednotky všechny přidělené a zapůjčené dokumenty spolu s manipulační knihou. 3. Ustanovení odst. 1 a 2 neplatí pro neutajované dokumenty, které zaměstnanec přebírá prostřednictvím elektronického systému spisové služby.
11)
§ 3 odst. 3 vyhlášky č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky č. 433/2011 Sb.
Čl. 16 Základní administrativní pomůcky 1. Základní administrativní pomůckou pro evidenci doručených a vzniklých dokumentů je, není-li dále uvedeno jinak, elektronický systém spisové služby. 2. Jednotlivé jednací protokoly elektronického systému spisové služby se vedou na kalendářní rok, doba vyřízení jednotlivých spisů není omezena. Běžné spisy se vyřizují zpravidla do konce kalendářního roku. Dlouhodobé spisy se vedou zejména k veřejným zakázkám, projektům a smlouvám. Dokumenty se ukládají do správních archivů po 5 letech společně s dokumenty ve spisech označenými skartačním znakem V (výběr) a A (archivace). 3. Priorace dokumentů slouží ke sloučení spisů, připojení spisu včetně všech vložených dokumentů k jinému spisu vedeného v téže věci, přičemž si dokumenty zachovávají své původní číslo jednací. Priorace se nepoužije v souvislosti s ukončením kalendářního roku. 4. Doručené dokumenty, které zaměstnanec pracoviště ochrany informací neregistruje v elektronickém systému spisové služby (analogové dokumenty určené do samostatných evidencí), se předávají proti podpisu v doručovací knize. V doručovací knize musí být u podpisu uvedeno datum, příjmení přebírajícího zaměstnance napsané čitelně a evidenční číslo, pod kterým je analogový dokument založen. 5. Údaje, záznamy a opravy v administrativních pomůckách a na dokumentech se v případě náhradní nebo samostatné evidence zapisují čitelně a jen prostředkem, který zaručuje trvanlivost písma, nebo se pořizují otiskem razítka. Opravovat zápisy v evidenci přelepováním, vymazáváním, vyškrabáváním nebo opravným lakem se zakazuje. Je-li třeba zápis opravit, původní zápis se přeškrtne tak, aby zůstal čitelný, a napíše se správný údaj. Opravený zápis musí obsahovat datum, jméno, příjmení a podpis zaměstnance, který ho pořídil. Čl. 17 Náhradní evidence prostřednictvím sběrných archů 1. Očekává-li se, že bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, nebo je-li potřeba ukládat pohromadě všechny informace, které se týkají jedné konkrétní jednané věci (např. hlášení, připomínky apod.), zapisují se doručené a vytvořené dokumenty do sběrného archu evidovaného v jednacím protokolu. Sběrný arch se zakládá k číslu jednacímu prvního dokumentu (iniciačního dokumentu), který se v něm zaeviduje a který iniciuje vznik nového spisu. Vede se po dobu 1 roku a odevzdává se k založení pracovišti ochrany informací do konce ledna následujícího roku. 2. V opodstatněných případech lze na základě souhlasu vedoucího organizačního celku sběrný arch odevzdat k založení až po vyřízení věci (např. po ukončení připomínkového řízení, při organizování akcí, které přesahují kalendářní rok apod.). 3. Zakládání sběrných archů pro evidování obecných dokumentů (např. dokumenty vedoucího, bezpečnostního manažera, doručené a odeslané dokumenty, smlouvy, žádosti apod.) a dokumentů doručených nebo vytvořených podle čl. 25 odst. 1 je zakázáno. Čl. 18 Spis 1. Spis je uspořádaný soubor dokumentů k téže věci, který tvoří souvislý celek a obsahuje soupis všech čísel jednacích dokumentů, které jsou jeho součástí. Spis musí obsahovat spisovou obálku, ve které jsou zaznamenány základní údaje o spise, a sběrný arch spisu, který obsahuje informace o všech vyhotovených dokumentech pod číslem jednacím spisu.
2. Skartační znak spisu je odvozen od skartačního znaku dokumentu s nejvyšší hodnotou, popř. nejdelší skartační lhůtou. 3. Konkrétní obsah a tvorbu spisů vedených v samostatné evidenci dokumentů (např. personální, finanční a právní povahy) upravují jiné vnitřní předpisy12). 4. Rozhodnutí, personální rozkazy a výnosy ve věcech personálních se evidují pod spisovou značkou, která vychází z čísla personálního opatření. Pro vypravení a doručení těchto analogových dokumentů se nepoužívá jednací protokol. Dokument se na základě potvrzení předává personálnímu orgánu. 5. Spisy související s vedením dokumentace projektů předává k uložení do archivu po ukončení projektu vedoucí zaměstnanec pověřený vedením projektu. 6. Spisy vedené v samostatných evidencích, které již nejsou pro organizační celek potřebné a nemohou být zničeny v rámci skartačního řízení, předává zaměstnanec odpovědný za jejich evidenci do archivu prostřednictvím seznamu dokumentů předávaných k uložení do archivu. Čl. 19 Evidence záznamních pomůcek v listinné podobě 1. Poznámkové sešity, administrativní pomůcky, evidenční knihy a záznamní pomůcky v listinné podobě, které mají pro organizační celek důležitý význam, eviduje, není-li dále stanoveno jinak, zaměstnanec pracoviště ochrany informací na evidenčním listu záznamních pomůcek, které se zapisují do seznamu evidenčních listů záznamních pomůcek. Záznamní pomůcky se do evidenčního listu zapisují jednotlivě. 2. Evidenční list záznamních pomůcek je možno vystavit na jméno a příjmení, služební (pracovní) zařazení, jednotku, dokument a informační systém. Evidenční list ověřuje svým podpisem vedoucí organizačního celku nebo zaměstnanec, kterého tím pověřil. 3. Každá záznamní pomůcka se opatří doložkou „Kniha (sešit) obsahuje ... listů“ s datem, kdy byla záznamní pomůcka vzata do používání, evidenčním číslem z evidenčního listu záznamních pomůcek, otiskem záhlavního razítka s krycím názvem organizačního celku a podpisem zaměstnance, který vede evidenci. 4. U jednotek (např. rota, četa, letka, baterie, expozitura, odloučené zdravotnické zařízení) se vede vlastní evidence neutajovaných záznamních pomůcek. K jejich evidenci slouží kniha evidence záznamních pomůcek jednotky, kterou eviduje pracoviště ochrany informací v seznamu evidenčních listů na samostatném evidenčním listu záznamních pomůcek vytvořeném pro jednotku. 5. Při přemístění k jinému organizačnímu celku vrací uživatel veškeré evidované záznamní pomůcky zaměstnanci pracoviště ochrany informací nebo zaměstnanci pověřenému vedením evidence (např. u jednotky) proti podpisu v manipulační knize. 6. V odůvodněných případech lze záznamní pomůcky se souhlasem vedoucího organizačního celku nebo velitele jednotky odeslat na nové působiště. Odeslání se poznamená na evidenčním listu nebo v knize evidence záznamních pomůcek jednotky s odvoláním na číslo jednací průvodního spisu.
12)
Např. RMO č. 114/2014 Věstníku Personální evidence vojáků z povolání a občanských zaměstnanců
Čl. 20 Samostatná evidence dokumentů 1. Jako záznamní pomůcka pro evidenci neutajovaných analogových dokumentů vytvořených nebo převzatých pro vnitřní potřebu jednotky (např. písemné přípravy, rozvrhy zaměstnání, docházka, evidence dokumentů vytvořených nebo obdržených při vojenském výcviku apod.) se používá evidenční arch. Evidenčnímu archu se přiděluje evidenční číslo z knihy evidence záznamních pomůcek jednotky. 2. Evidenční arch je základní administrativní pomůckou pro evidenci neutajovaných dokumentů, kterým je přidělen skartační znak S, vytvořených nebo doručených pro vnitřní potřebu organizačního celku (např. evidence písemných příprav, dohod o hmotné odpovědnosti, provozních směrnic, směrnic dozorčích orgánů, projektů fyzické bezpečnosti, tabulek počtů a dokumentů cizí moci). Evidenční arch se dále používá pro evidenci doručených odborných a metodických pomůcek pro potřebu odborné činnosti (např. v personální, finanční, materiální, právní nebo jiné oblasti). 3. Stejnopis dokumentu vytvořený z evidenčního archu, upravený v souladu s čl. 36 odst. 4, se v rámci organizačního celku doručuje v elektronické podobě. Konkrétní způsob elektronického doručení takto vytvořených dokumentů uvnitř organizačního celku stanoví vedoucí organizačního celku ve svém organizačním řádu. 4. Je-li třeba odeslat dokument evidovaný v evidenčním archu v listinné podobě (např. pro potřeby správního řízení) v rezortu Ministerstva obrany nebo mimo něj, odesílá se s průvodním spisem evidovaným v elektronickém systému spisové služby. V rezortu Ministerstva obrany lze listinný dokument evidovaný v evidenčním archu odesílat také jako registrovaný dokument. Výjimky z ustanovení tohoto odstavce jsou uvedeny v příloze 2. 5. Evidenčnímu archu přiděluje zaměstnanec pracoviště ochrany informací evidenční číslo z evidenčního listu záznamních pomůcek vystaveného na služební (pracovní) zařazení. Čl. 21 Ostatní evidence Kromě evidence stanovené v čl. 20 se v rezortu Ministerstva obrany užívají následující evidence: a) evidence technické projektové dokumentace u Agentury hospodaření s nemovitým majetkem vedená v listinné podobě; b) evidence právních spisů u odboru pro právní zastupování sekce právní Ministerstva obrany vedená v elektronické podobě; c) evidence trestných činů a přestupků u Vojenské policie vedená v elektronické podobě v Informačním systému Vojenské policie; d) personální evidence vojáků z povolání a občanských zaměstnanců podle RMO č. 114/2014 Věstníku Personální evidence vojáků z povolání a občanských zaměstnanců vedená v listinné a elektronické podobě; e) evidence účetních dokladů a podkladových účetních záznamů u Agentury finanční vedená v elektronické podobě v modulech finančního informačního systému; f) evidence správních spisů a žádostí u odboru pro válečné veterány sekce právní Ministerstva obrany vedená v listinné podobě; g) centrální evidence válečných hrobů u odboru pro válečné veterány sekce právní Ministerstva obrany vedená v elektronické podobě; h) evidence správních spisů ve věci důchodového pojištění vedená u odboru sociálního zabezpečení sekce státního tajemníka Ministerstva obrany v elektronické podobě; i) evidence dokumentů souvisejících s územním plánováním a stavebním řádem vedená u odboru ochrany územních zájmů a řízení programů nemovité infrastruktury sekce ekonomické a majetkové Ministerstva obrany v listinné podobě;
j) evidence dokumentů veřejné správy u újezdních úřadů vedená v listinné podobě; k) evidence obchodních případů pro účely státního ověřování jakosti u Úřadu pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti vedená v listinné podobě; l) evidence úkolových listů ministra obrany u kanceláře ministra vedená v listinné podobě; m) evidence správních spisů vedených podle zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, ve znění nálezu Ústavního soudu č. 199/2015 Sb., a oznamování podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu vedená u sekce státního tajemníka v Ministerstvu obrany a u Úřadu pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti v listinné podobě; n) evidence dokumentace Bezpečnostní rady státu vedená u sekce obranné politiky a strategie Ministerstva obrany v listinné podobě. Čl. 22 Evidence záznamových médií 1. Záznamová média se vydávají jako spotřební materiál. Záznamová média, na kterých se odesílají neutajované dokumenty, eviduje uživatel jako přílohy k průvodnímu spisu. 2. Záznamová média, na kterých se ukládají určené neutajované informace, evidují zaměstnanci pracoviště ochrany informací na evidenčním listu záznamních pomůcek informačního systému. Záznamová média obsahující určené neutajované informace přebírá po jejich zaevidování na pracovišti ochrany informací zaměstnanec pověřený výkonem role místního bezpečnostního správce systému. Jednotlivým uživatelům informačního systému předává zaměstnanec pověřený výkonem role místního bezpečnostního správce systému záznamová média prostřednictvím samostatné manipulační knihy, která se eviduje v evidenčním listu záznamních pomůcek informačního systému. 3. Záznamová média, na kterých se ukládají neutajované dokumenty jednotky, je možno evidovat v knize evidence záznamních pomůcek jednotky. 4. Záznamová média, která slouží ke zpracování ostatních informací (např. služební lístky, pozvánky nebo propagační materiály), se neevidují. 5. Při evidenci se záznamová média opatřují popisným štítkem nebo záznamem, ve kterém se uvede název organizačního celku a příloha k čj. nebo evidenční číslo. Mimo organizační celek se záznamová média odesílají jako přílohy k průvodnímu spisu. Čl. 23 Evidence v mimořádných situacích 1. Správce informačního systému je povinen informovat uživatele elektronického systému spisové služby o předpokládané délce mimořádné situace. 2. Náhradní evidence delší než 48 hodin se vede v listinné podobě v samostatném jednacím protokolu.
Hlava III Evidence vnitřních předpisů a odborných a metodických pomůcek Čl. 24 Evidence vnitřních předpisů 1. Neutajované vojenské předpisy se na pracovišti ochrany informací neevidují. K přehledu o celkovém počtu vojenských předpisů uložených u organizačního celku vedou distribuční střediska výpis z konta vojenských předpisů. 2. U jednotek se vede přehled neutajovaných vojenských předpisů v evidenční knize předpisů a odborných a metodických pomůcek, kterou vede zaměstnanec odpovědný za evidenci u jednotky. 3. Zapracování doplňků k vojenským předpisům trvale uloženým na pracovišti ochrany informací realizují zaměstnanci pracoviště ochrany informací, u zapůjčených uživatelé. Při vrácení kontroluje zaměstnanec pracoviště ochrany informací zapracování všech doplňků. Čl. 25 Evidence odborných a metodických pomůcek 1. Odborné a metodické pomůcky13) se evidují s číslem jednacím, které přiděluje původce z jednacího protokolu. Původce také stanovuje u výtisku určenému k založení (s originálem podpisu schvalujícího vedoucího zaměstnance) skartační znak V. 2. Odborné a metodické pomůcky se vyhotovují v jediném výtisku jako analogový dokument, který se rozesílá jako elektronický obraz dokumentu. Dokument se označuje pokynem Po využití zničit mimo skartační řízení jako nadpočetný výtisk. Hlava IV Evidence razítek a pečetidel Čl. 26 Evidence, použití, výroba a distribuce razítek 1. Razítka se dělí podle druhu a účelu na kulatá, záhlavní, podací, typizovaná, profesní a pomocná. 2. Kulatá, záhlavní, typizovaná a podací razítka jsou opatřena otevřeným názvem organizačního celku nebo jeho krycím číslem. Záhlavní razítka s názvem organizačního celku se mohou na listinách nahradit předtiskem. Razítka se přidělují určeným zaměstnancům podle tabulek mírových počtů. 3. Záhlavní razítka s názvem organizačního celku musejí být vyrobena s pořadovým číslem a používají se na analogových dokumentech, které osvědčují důležité skutečnosti nebo stanovují oprávnění nebo povinnosti. 4. Na analogové dokumenty, pro které se předepisuje používat kulaté razítko (zejména zúčtovací doklady, poukazy, různé doklady vnitřní povahy apod.), se používají kulatá razítka bez státního znaku opatřená jeho bližším určením (Účtárna, PHM apod.). 5. Evidenci podléhají razítka s otevřeným nebo krycím názvem organizačního celku. Pomocná razítka se u organizačních celků neevidují. Evidenci a distribuci razítek provádí Vojenský geografický a hydrometeorologický úřad, není-li dále uvedeno jinak. 13)
Čl. 7 odst. 9 RMO č. 92/2015 Věstníku
6. Každý druh razítka má svůj evidenční list, který se zapisuje do seznamu evidenčních listů a je opatřen evidenčním číslem z evidenčního listu záznamních pomůcek pracoviště ochrany informací. Evidovaná razítka se vyřazují z evidence v případě zániku jejich platnosti, ztráty nebo opotřebování v rámci skartačního řízení u organizačního celku. 7. Kulaté razítko s malým státním znakem (dále jen „úřední razítko“) má průměr 20 mm, nebo 36 mm. V opisu má text „Ministerstvo obrany“, „Armáda České republiky“, „Vojenská policie“, nebo název krajského vojenského velitelství, újezdního úřadu, vojenské školy nebo právnických a fyzických osob, kterým je zákonem nebo na základě zákona svěřen výkon státní moci. Úřední razítko dále obsahuje ve svém středu malý státní znak a pod ním pořadové číslo. Evidenci a distribuci těchto úředních razítek provádí odbor bezpečnosti Ministerstva obrany. 8. Úřední razítko mohou používat jen zaměstnanci14) určení vedoucím organizačního celku, kteří odpovídají za řádné používání razítka v souladu s právními předpisy15) a jeho zabezpečení proti ztrátě nebo zneužití. Přidělení úředních razítek a účel jejich použití stanoví vedoucí organizačního celku ve svém vnitřním rozkaze. Čl. 27 Evidence pečetidel 1. Pečetidla vyžadují organizační celky u Velitelství výcviku-Vojenské akademii. 2. Pečetidla se na pracovišti ochrany informací neevidují. Jako přehled o celkovém počtu pečetidel uložených u organizačního celku slouží výpis z konta pečetidel. Hlava V Oběh a vyřizování dokumentů Čl. 28 Oběh dokumentů 1. Při náhradní a samostatné evidenci se předání a převzetí analogového dokumentu potvrzuje v jednacím protokolu, v manipulační knize, v doručovací knize nebo na dokumentu v rozdělovníku. 2. Předání digitálního dokumentu zaměstnanci se nepotvrzuje. V elektronickém systému spisové služby se předání analogového a digitálního dokumentu zaznamená v historii dokumentu (spisu). Nepoužívá-li přebírající elektronický systém spisové služby, zaměstnanec pracoviště ochrany informací zaznamená převzetí v uživatelské poznámce. K zaznamenání předání dokumentu podle věty třetí je možno založit na pracovišti ochrany informací vlastní administrativní pomůcku (např. doručovací knihu). 3. Proti podpisu se musejí předávat zejména dokumenty, které mají finanční nebo právní hodnotu (vnitřní předpisy, faktury, účetní a evidenční doklady, dokumenty s osobními údaji, záznamní pomůcky v listinné i nelistinné podobě, dokumenty mobilizační pohotovosti a bojové pohotovosti, razítka, pečetidla, zápůjčky dokumentů apod.). 4. Převod z jednacího protokolu do sběrného archu stvrzuje zaměstnanec, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, svým podpisem a připojením data ve sloupci 16 nebo ve sloupci 13 (nepřevádí-li se celý dokument do sběrného archu). 14) 15)
§ 2 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 213/2006 Sb. § 5 zákona č. 352/2001 Sb., ve znění zákona č. 213/2006 Sb.
Čl. 29 Vyřizování dokumentů 1. Vedoucí organizačního celku přiděluje dokumenty k vyřízení svým podřízeným spolu s ústními nebo písemnými pokyny o způsobu a termínu vyřízení. Za věcné vyřízení dokumentu ve stanoveném termínu odpovídá vždy ten, kdo jej převzal k vyřízení, i když se na vyřizování podílí více zaměstnanců. 2. Každý zaměstnanec je povinen před zpracováním vlastního dokumentu nebo odpovědi, která je adresována mimo rezort Ministerstva obrany, prověřit, zda adresát má zřízenu datovou schránku. Vlastní-li adresát datovou schránku, odpověď se vyhotovuje formou datové zprávy. Toto neplatí tehdy, nesplňuje-li dokument technické náležitosti pro použití datové schránky16), vyžaduje-li adresát výslovně analogový dokument doručený držitelem poštovní licence, nebo je-li mezi odesílatelem a adresátem z bezpečnostních důvodů zavedena jiná forma elektronické komunikace. 3. Komunikace mezi organizačními celky, které mají zřízenu vlastní datovou schránku, pomocí datových zpráv není povolena, vyjma komunikace vedené organizačními celky v souvislosti se správním řízením podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. 4. Pro případ konzultace se uvádí na konci textu dokumentu kontaktní osoba, její telefonní číslo, popř. další údaj pro zabezpečení vzájemné komunikace (např. e-mailová adresa). 5. Dokumenty, jež mají pro adresáta pouze krátkodobou informační hodnotu (např. denní a týdenní souhrnná hlášení a informace), označuje původce textem Po využití zničit mimo skartační řízení jako nadpočetný výtisk, který zaznamená na konec textu před podpisovou doložku. Původce dokumentu zničí takto označený dokument pouze v rámci skartačního řízení. Čl. 30 Lhůty vyřízení dokumentů 1. Lhůty k vyřízení doručených dokumentů jsou stanoveny právními předpisy (stížnosti, faktury, obchodní smlouvy, odvolání apod.), vnitřními předpisy, požadavky odesílatelů nebo pokyny vedoucího organizačního celku. 2. Na základě stanovených lhůt pro vyřizování dokumentů se dokumenty dělí na: a) prioritní – záležitosti se vyřizují do 24 hodin po obdržení; b) pilné – záležitosti se vyřizují do 3 kalendářních dnů od doručení; c) běžné – záležitosti, které nevyžadují zvláštní šetření nebo přípravu, se vyřizují do 1 týdne; d) složitější – záležitosti, u nichž je nutno předem vyhledat, opatřit a prostudovat podklady a jiné dostupné informace, zjistit stanovisko ostatních organizačních celků apod., se vyřizují do 30 dnů. 3. Ve zvlášť složitých případech lhůtu vyřízení určuje vedoucí organizačního celku nebo zaměstnanec, kterého tím pověřil, a vyznačí ji na doručeném dokumentu. Nelze-li dokument vyřídit v požadované lhůtě, musí se o tom odesílatel včas uvědomit, stejně jako v případě, kdy není možno požadavkům uvedeným v jeho dokumentu vyhovět.
16)
§ 7 vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
4. Za dodržení lhůty vyřízení dokumentu odpovídá zpracovatel dokumentu. Nadřízený (představený) tohoto zaměstnance je povinen prostřednictvím zobrazených údajů o dokumentech v elektronickém systému spisové služby kontrolovat dodržování lhůt vyřízení dokumentů. 5. Lhůtu pro doručení připomínek k návrhu textu dokumentu stanoví gestor dokumentu. Neobdrží-li gestor připomínky ve stanovené lhůtě, má se za to, že připomínkující vedoucí organizačního celku souhlasí s návrhem textu dokumentu. K připomínkám, které byly doručeny po stanovené lhůtě, není gestor povinen přihlédnout. Čl. 31 Způsob vyřízení dokumentu a spisu 1. Nevyžaduje-li doručený dokument písemné vyřízení, poznamená na něj zpracovatel výsledek jednání (osobní, telefonické apod.), způsob vyřízení vyznačí zkratkou Zal., připojí datum, podpis, skartační znak a rok skartačního řízení. 2. Na evidenční kartě dokumentu, který se neeviduje [čl. 13 odst. 1 písm. b) bod 2] zpracovatel v uživatelské poznámce uvede údaj o způsobu vyřízení, skartační znak mimořádné skartace (MS) a dokument se vyřídí ad acta. Evidenční kartu vyřízeného dokumentu zpracovatel neprodleně přidělí pracovišti ochrany informací. 3. Doručený dokument se zpravidla vyřizuje způsobem podle konceptu (PK). Výtisk pro spis vlastnoručně podepisuje zaměstnanec s podpisovým právem (čl. 35 odst. 1). Pro psaní textu je možno využít obě strany papíru formátu A5, A4 nebo A3. 4. Vyřízení bez konceptu (BK) se používá jen u vlastních dokumentů, k nimž není potřebný doklad (průpis pro spis). Takový dokument se označuje jako Výtisk jediný. 5. Vyřízení průběžně (Průb.) se používá tehdy, má-li se doručený dokument postoupit k vyřízení jinému organizačnímu celku nebo se vrací původci a není-li třeba mít k obsahu vyřízení doklad. Pokyny k vyřízení uvádí zpracovatel v uživatelské poznámce evidenční karty dokumentu nebo v příloze. Postoupený dokument se vkládá do spisu až u organizačního celku, kterému je určen k vyřízení. Čl. 32 Náhradní evidence dokumentů 1. Ten, kdo vytváří analogový dokument, si předem vyžádá proti podpisu od zaměstnance pracoviště ochrany informací číslo jednací z jednacího protokolu, které zapíše do manipulační knihy, nebo použije číslo jednací ze sběrného archu, byl-li v konkrétní věci založen. 2. Ten, kdo vytváří analogový dokument se skartačním znakem S, určený pro vnitřní potřebu organizačního celku nebo pro potřebu podřízeného organizačního celku, použije evidenční číslo z evidenčního archu založeného k uvedené problematice. Schválený dokument se rozesílá jako stejnopis digitálního dokumentu upravený v souladu s čl. 36 odst. 4. 3. Dokumenty vzniklé z vlastního podnětu organizačního celku a zasílané cizí moci se evidují v jednacím protokolu nebo ve sběrném archu a vybavují se jako národní dokument. 4. K dokumentům, které se odesílají mimo organizační celek a neobsahují náležitosti dokumentu (např. plány, mapy, tabulky, vyplněné tiskopisy, žádosti apod.), se musejí připojit organizační pokyny k distribuci, které obsahují základní údaje o odesílaném dokumentu. Odesílatel je zpracovává formou služebního lístku.
Hlava VI Vyhotovení dokumentů Čl. 33 Náležitosti dokumentů 1. Neutajovaný dokument má tyto náležitosti: a) záhlaví, v němž jsou uvedeny otevřený název a adresa sídla původce; b) číslo jednací, které tvoří: 1) pořadové číslo z příslušného jednacího protokolu (při použití sběrného archu se za pořadovým číslem vyznačí spojovník a pořadové číslo ze sběrného archu), 2) lomítko, 3) rok, ve kterém bylo pořadové číslo přiděleno, 4) lomítko, 5) v případě náhradní evidence označení „NE“, 6) spojovník, 7) označení organizace (číslo organizačního celku), dále je možno za lomítkem vyjádřit bližší označení evidenčního místa nebo pracoviště ochrany informací, 8) spojovník, 9) označení původce [pouze u dokumentů cizí moci, např. NATO, EU nebo ostatních subjektů cizí moci (OSS)]; c) místo a datum vyhotovení, které musí vyjadřovat datum podpisu; d) číslo výtisku; e) počet listů dokumentu (počítají se všechny listy, které jsou součástí dokumentu), u počtu listů jiného formátu než A4 se může uvést i velikost formátu nebo rozměr [např. 3 (A3), soulep 9 mapových listů, 200 cm × 350 cm]; f) celkový počet příloh a jejich listů. Vyznačují se v pravém horním rohu titulního listu zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh a jmenovatelem počet listů všech příloh. Nelze-li vyjádřit velikost formátu přílohy, uvádí se její rozměr. Je-li větší počet příloh nebo zasílají-li se s průvodním spisem dokumenty s vlastním číslem jednacím, je možno uvést jejich seznam na konci textu před podpisovou doložkou. Přílohou může být i záznamové médium s vlastním číslem jednacím nebo evidenčním číslem. U těchto příloh se uvede jejich počet a druh, popř. jejich evidenční číslo. Přílohy se vybavují obdobným způsobem jako dokumenty; g) druh dokumentu a pilnosti, které zpracovatel uvádí vpravo nahoře pod údaj o počtu listů (příloh) a označuje se: 1) OTEVŘE ADRESÁT – může otevřít jen adresát, 2) B (bojová pohotovost) – týká se bojové pohotovosti, 3) M (mobilizační) – týká se mobilizační pohotovosti, 4) KURÝR – dokument, který se doručí kurýrem, 5) PILNÉ – jedná se o informaci, jejíž zpracování a doručení je naléhavé. Používá se jen uvnitř rezortu Ministerstva obrany, 6) PRIORITNÍ – jedná se o informaci, jejíž zpracování a doručení nesnese odkladu. Používá se jen uvnitř rezortu Ministerstva obrany, 7) jiným označením (např. zkrácená značka projektu nebo akce v rámci veřejné zakázky); h) adresu – dokumenty se adresují organizačním celkům, orgánům státu nebo organizacím (vedoucím organizačních celků se adresují bez uvedení jejich jmen a příjmení); i) anotaci obsahu (věc), která stručně vyjadřuje obsah dokumentu a případné odkazy na prameny a souvislosti, na základě kterých se dokument zpracovává. Při odpovědi na dokument se pod anotaci obsahu uvádí K čj. nebo K ev. č.; j) podpisovou doložku, která se skládá: 1) z vlastnoručního podpisu zaměstnance s podpisovým právem, 2) z předtisku hodnosti, titulu, jména a příjmení zaměstnance s podpisovou pravomocí a systemizovaného místa. Systemizované místo podepisujícího se neuvádí, je-li uvedeno v otisku záhlavního razítka nebo předtištěno na dopisních papírech; k) pořizovací doložku, která se skládá z rozdělovníku a záznamu a uvádí se pouze na výtisku pro založení na pracovišti ochrany informací nebo do sběrného archu;
l) povinné prvky publicity, které vyplývají z podmínek pro financování z prostředků EU. 2. U dokumentů, které jsou vytvořeny pouze pro potřebu organizačního celku nebo jednotky (např. vytvořené podle čl. 20 odst. 1), obsah záhlaví stanovuje vedoucí organizačního celku. 3. U analogových dokumentů, které se zasílají více adresátům na vědomí nebo k zajištění součinnosti, se za podpisovou doložku u všech výtisků nebo stejnopisů uvádí obecná informace o odeslání dokumentu. 4. Dokument zpracovaný pro odeslání prostřednictvím datové zprávy obsahuje následující odlišnosti: a) neuvádí se číslo výtisku, počet listů dokumentu a počet listů příloh; b) neuvádí se druh dokumentu a pilnost; c) neuvádí se rozdělovník. 5. Není-li vedoucí organizačního celku přítomen, podepisuje dokumenty jeho zástupce nebo při dlouhodobé nepřítomnosti jím pověřený zaměstnanec. V takovém případě zástupce nebo pověřený zaměstnanec uvádí před svůj vlastnoruční podpis zkratku v z. (v zastoupení). 6. Doložka v zastoupení se u názvu funkce používá tehdy, není-li vedoucí organizačního celku (občanský zaměstnanec, zaměstnanec ve správním úřadu nebo státní zaměstnanec) jmenován a výkonem této funkce je pověřen jiný zaměstnanec. U vojáků v činné službě se v tomto případě uvádí doložka dočasně pověřen. 7. K podpisu zaměstnanci s podpisovým právem se předkládají dokumenty, které mají všechny předepsané náležitosti. Formální a věcnou správnost dokumentu potvrdí svým podpisem zpracovatel a schvalující v záznamu pořizovací doložky na dokumentu určeném k založení. Čl. 34 Stanovení skartačního znaku a pilnosti 1. Skartační znak a rok skartačního řízení navrhuje zpracovatel dokumentu podle typu dokumentu (s využitím spisového a skartačního plánu Ministerstva obrany) a schvaluje je vedoucí organizačního celku podpisem dokumentu. 2. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen u organizačního celku a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. 3. V rezortu Ministerstva obrany se pro označení skartační lhůty používá rok skartačního řízení, který se označuje letopočtem za skartačním znakem (např. na dokumentu vytvořeném v roce 2015 se stanovenou skartační lhůtou S-1 se skartační znak a skartační lhůta vyjadřují S-2017, dokument musí být zařazen do skartačního řízení v roce 2017). 4. Při vytvoření druhu dokumentu, který není uveden ve spisovém a skartačním plánu Ministerstva obrany, je zpracovatel povinen tuto skutečnost, včetně návrhu skartačního znaku a skartační lhůty, oznámit zaměstnanci pracoviště ochrany informací. 5. Označení PRIORITNÍ mají právo uvádět na svých dokumentech ministr obrany a jeho náměstci, náměstci pro řízení sekcí, státní tajemník v Ministerstvu obrany, náčelník Generálního štábu Armády České republiky a jeho zástupci. Označení PILNÉ mají právo na svých dokumentech uvádět ředitelé sekcí a samostatných odborů Ministerstva obrany.
Hlava VII Podepisování dokumentů Čl. 35 Základní ustanovení 1. Podpisové právo vychází z pravomoci vedoucího organizačního celku a z jeho odpovědnosti za svěřený organizační celek. Podle charakteru vyřizované záležitosti může vedoucí organizačního celku podpisové právo přenést i na další zaměstnance. 2. Originál dokumentu musí podepsat vedoucí organizačního celku nebo zaměstnanec, na kterého bylo přeneseno podpisové právo. 3. Dokument se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje dokument, neprodleně skartuje vadné nebo nadbytečné výtisky a neschválené návrhy. Analogový dokument, který se rozesílá jako elektronický obraz dokumentu, se vyhotovuje v jediném výtisku. Čl. 36 Podepisování digitálních dokumentů 1. Vedoucí organizačního celku nebo zaměstnanec, na kterého bylo přeneseno podpisové právo, převádí dokument a jeho přílohy nejprve do digitální podoby ve výstupním datovém formátu17) a následně výstup převodu a jeho přílohy podepíše uznávaným elektronickým podpisem18). 2. Dokument se po schválení vrací zpracovateli, který doplní údaje o adresátovi v evidenční kartě dokumentu a dokument odešle datovou zprávou. 3. Je-li potřebné analogový dokument odeslat uvnitř rezortu Ministerstva obrany do e-mailové doručovací adresy, zveřejnit v informačním systému Ministerstva obrany nebo na intranetových stránkách, vyhotovuje se ověřený stejnopis originálu v digitální podobě. 4. Zpracovatel analogového dokumentu při vyhotovení stejnopisu v digitální podobě z prvopisu v analogové podobě vyznačí datum schválení, v podpisové doložce za příjmením schvalujícího uvede v. r. (vlastní rukou) a záznam opatří na každé straně v zápatí ověřovací doložkou (např. Za správnost: jméno a příjmení zpracovatele, název organizačního celku, telefonní číslo). Zaměstnanec odpovědný za správnost před odesláním nebo zveřejněním stejnopis dokumentu zajistí proti možnosti dodatečných úprav. Takto označený dokument se považuje uvnitř rezortu Ministerstva obrany za elektronickou podobu originálu dokumentu. 5. Ověření u elektronického obrazu dokumentu, předávaného prostřednictvím elektronického systému spisové služby, uvádí zpracovatel v uživatelské poznámce evidenční karty dokumentu.
17) 18)
§ 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb., ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. § 2 písm. b) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění zákona č. 440/2004 Sb.
Hlava VIII Odesílání a ukládání dokumentů Čl. 37 Předání analogových dokumentů k odeslání 1. Analogové dokumenty určené k odeslání se odesílají výhradně prostřednictvím pracoviště ochrany informací, kde se soustřeďují v době, kterou stanovil vedoucí organizačního celku. Dokumenty k odeslání předává zpracovatel podle čl. 28 odst. 1 a 2. 2. U odesílaného analogového dokumentu zaměstnanci pracoviště ochrany informací kontrolují formální úpravu a úplnost. Zjistí-li zaměstnanec pracoviště ochrany informací při přebírání dokumentu nedostatky, dokument nepřevezme a vrátí jej zpracovateli k jejich odstranění. 3. Analogové dokumenty určené k odeslání poštou se odevzdávají na pracoviště ochrany informací s nadepsanou a nezalepenou obálkou. 4. Na obálce analogového dokumentu se uvádí pod označením odesílatele číslo jednací, v adrese příjemce krycí číslo organizačního celku, poštovní směrovací číslo a místo dislokace. Na analogových dokumentech určených pro organizační celky se musí v adrese uvést kromě hlavního názvu i název sekce (odboru, správy, samostatného oddělení), pro kterou je dokument určen. Používání zkratek v těchto názvech je zakázáno. 5. Nemá-li se zaměstnanec pracoviště ochrany informací seznámit s obsahem analogového dokumentu, předává ho zpracovatel k odeslání v zalepené obálce proti podpisu v manipulační knize. Pro potřeby evidence však musí oznámit nezbytné údaje o odesílaném analogovém dokumentu. Čl. 38 Odeslání elektronického obrazu dokumentu 1. Při odeslání vytvoří zpracovatel příslušný počet generovaných kopií stejnopisů evidenčních karet dokumentů, které následně přidělí pracovišti ochrany informací konkrétního adresáta. 2. Možnost přidělování dokumentů v rámci rezortu Ministerstva obrany prostřednictvím elektronického systému spisové služby jako elektronický obraz dokumentu je součástí přílohy 2. 3. Stanovuje-li vnitřní předpis zasílání většího počtu výtisků analogového dokumentu jednomu adresátovi, je zpracovatel povinen u dokumentu, který je možné přidělovat jako elektronický obraz dokumentu, přidělit adresátovi příslušný počet kopií stejnopisů evidenčních karet dokumentů. Čl. 39 Vypravení dokumentů Digitální dokumenty vypravují do informačního systému datových schránek zaměstnanci pracoviště ochrany informací, popř. centrálního příjmového, výpravního a konverzního místa. Zjistí-li před vypravením, že adresát nevlastní datovou schránku, zabezpečí vypravení analogového dokumentu.
Čl. 40 Ukládání dokumentů při vedení náhradní evidence 1. Národní dokumenty se ukládají odděleně od dokumentů cizí moci. 2. Po vyřízení se dokument vrací pracovišti ochrany informací k uložení. Zpracovatel dokumentu je povinen: a) dokument uzavřít a vyznačit způsob vyřízení; b) založení dokumentu vyznačit zkratkou Zal.; c) dokument označit skartačním znakem a rokem, ve kterém se uskuteční skartační řízení, opatřit ho datem a svým podpisem; d) předat k založení dokument, s jehož obsahem se zaměstnanec pracoviště ochrany informací nemůže seznámit, v zalepené obálce. Na obálce uvést číslo jednací, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet záznamových médií, skartační znak a rok skartačního řízení. Dokument opatřit datem, svým podpisem a poznámkou s určením zaměstnance, který je oprávněn obálku otevřít. 3. Při ukládání dokumentu, který původce označil pokynem Po využití zničit mimo skartační řízení jako nadpočetný výtisk, zpracovatel vyznačí na dokument skartační znak S a datum jeho zničení (např. S-31. 11. 2015). Zaměstnanec pracoviště ochrany informací dokument uloží k jednacímu protokolu a vyznačí ve sloupci 15 skartační znak a datum jeho zničení (např. S-31. 11. 2015). U původce dokumentu musí být takto označený dokument zařazen do řádného skartačního řízení. 4. Zaměstnanec pracoviště ochrany informací je povinen se přesvědčit, je-li zakládaný dokument úplný, se všemi přílohami a je-li vybaven všemi stanovenými údaji a doložkami uvedenými v tomto spisovém řádu. Zjistí-li zaměstnanec pracoviště ochrany informací nedostatky při přebírání dokumentů a příloh určených k založení, vrátí je zpět k doplnění. 5. Všechny dokumenty evidované v jednacím protokolu musejí být vyřízeny a uloženy u jednacího protokolu do konce ledna následujícího kalendářního roku. 6. Vedoucí pracoviště ochrany informací předkládá vedoucímu organizačního celku přehled všech nevyřízených dokumentů. Vedoucí organizačního celku může v opodstatněných případech podle čl. 17 odst. 2 povolit prodloužení lhůty vyřízení dokumentu nebo uzavření sběrného archu. Čl. 41 Ukládání spisů 1. Po vyřízení se spis vedený v elektronickém systému spisové služby uzavírá a nejpozději do 10 pracovních dnů předává pracovišti ochrany informací k uložení. Zpracovatel je před předáním spisu na pracoviště ochrany informací povinen: a) stanovit způsob vyřízení; b) spis označit skartačním znakem a skartační lhůtou, ve které se uskuteční skartační řízení; c) spis uzavřít; d) vytisknout obálku spisu a sběrný arch spisu; e) potvrdit svým podpisem počet uložených listů spisu; f) přidělit kartu spisu pracovišti ochrany informací a spis předat. 2. Úplnost spisů evidovaných v elektronickém systému spisové služby kontroluje zaměstnanec pracoviště ochrany informací podle zvláštního právního předpisu19 ). 19)
§ 19 odst. 2 až 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb., ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.
Hlava IX Dlouhodobé ukládání dokumentů Čl. 42 1. U výzkumných a vývojových pracovišť, krajských vojenských velitelství a jiných specifických celků, u kterých vzniká nebo se dlouhodobě ukládá vývojová, výzkumná, projektová, technická, zdravotní a personální dokumentace, nebo které realizují dlouhodobé zakázky (zejména pořizují a evidují smlouvy, realizují zakázky a nákup majetku), eviduje zaměstnanec pracoviště ochrany informací nebo zaměstnanec pověřený vedením evidence dokumentů (např. vedoucí úložny) tuto dokumentaci v jiných administrativních pomůckách, obsahujících podle účelu evidence položky jako jednací protokol nebo sběrný (evidenční) arch. 2. U celků podle odst. 1 povoluje, na základě podané žádosti a po kontrole splnění podmínek pro dlouhodobé ukládání dokumentů zaměstnanci Vojenského ústředního archivu, ředitel Vojenského ústředního archivu zřízení dlouhodobé úložny. 3. Žádost o povolení zřízení dlouhodobé úložny podává vedoucí organizačního celku služebním postupem bezpečnostnímu řediteli. 4. Žádost o povolení zřízení dlouhodobé úložny musí obsahovat: a) název a sídlo organizačního celku; b) bližší specifikaci a určení dokumentů ukládaných v úložně; c) doklad o splnění stavebně technických, prostorových a bezpečnostních podmínek pro uložení dokumentů; d) metodiku evidence, ukládání a archivního dohledu nad úložnou, jejíž součástí je i vlastní skartační plán úložny a lhůty pro předání určitých typů dokumentů k trvalé archivaci do Vojenského ústředního archivu. 5. Organizační celky, které mají svůj specifický druh (okruh) dokumentů ukládaných v dlouhodobých úložnách, při skartačním řízení posuzují tyto dokumenty podle vlastního skartačního plánu, který schvaluje ředitel Vojenského ústředního archivu. 6. Podrobnosti ke zřízení dlouhodobé úložny, doporučený vzor žádosti a obsah směrnic úložny upřesňují odborné pokyny pro zřízení dlouhodobé úložny u organizačního celku, které vydává bezpečnostní ředitel. ČÁST TŘETÍ ZVLÁŠTNÍ MANIPULACE S DOKUMENTY Hlava I Postupy vyřizování některých druhů dokumentů Čl. 43 Předkládání dokumentů hlavním představitelům rezortu Ministerstva obrany 1. Dokumenty a informační zprávy se ministrovi obrany, státnímu tajemníkovi v Ministerstvu obrany, náměstkům pro řízení sekcí a náčelníkovi Generálního štábu Armády České republiky (dále jen „hlavní představitel“) předkládají k podpisu v analogové podobě prostřednictvím jejich kanceláří a ředitelství sekcí v jediném výtisku. Vrácení podepsaného dokumentu zpět zpracovateli zajistí kancelář nebo sekce hlavního představitele. Informační zpráva se vrací zpracovateli podle věty druhé, nebo zůstává uložena v kanceláři nebo sekci hlavního představitele. Zůstane-li informační zpráva uložena ve spisu u hlavního
představitele, je nový vlastník spisu povinen zpracovatele písemně informovat o způsobu vyřízení. 2. Doručené digitální dokumenty se předkládají hlavním představitelům k seznámení a zaznamenání pokynů k vyřízení prostřednictvím jejich kanceláří nebo ředitelství sekcí v digitální podobě. Není-li možné předložit digitální dokument v digitální podobě, dokument vytiskne a v analogové podobě předloží hlavnímu představiteli zaměstnanec kanceláře nebo ředitelství sekce. Po seznámení hlavního představitele s dokumentem, přepíše zaměstnanec kanceláře nebo ředitelství sekce veškeré pokyny hlavního představitele do evidenční karty dokumentu a vytištěný analogový dokument zničí. Evidenční kartu dokumentu zaměstnanec kanceláře nebo ředitelství sekce přidělí k vyřízení podle pokynů hlavního představitele. 3. Za konečné a věcně správné zpracování předložených materiálů odpovídá vedoucí organizačního celku, do jehož působnosti řešený úkol svou problematikou patří, nebo vedoucí organizačního celku, který byl určen k realizaci tohoto úkolu rozhodnutím hlavního představitele (dále jen „gestor“). 4. Předkládaný dokument se musí vyřídit a uzavřít komplexně, všechny souvislosti musí gestor projednat s věcně příslušnými vedoucími organizačních celků. Za věcnou a formální správnost předkládaného dokumentu včetně dodržení termínů odpovídá gestor. K podpisu se dokument předkládá společně se všemi souvisejícími podkladovými materiály. 5. Stanoviska k dokumentům adresovaným hlavním představitelům (např. dopisy, rozhodnutí, návrhy vnitřních předpisů apod.) se předkládají formou informační zprávy nebo stanoviska, a to v takové obsahové a formální úpravě, aby je bylo možno předložit k podpisu. Nevyžaduje-li obsah dokumentu zpracování informační zprávy nebo stanoviska s číslem jednacím, je možno přiložit k předkládanému dokumentu stručný popis charakteru předkládané problematiky volnou formou K věci. 6. Způsob formální úpravy vnitřních předpisů v působnosti rezortu Ministerstva obrany stanovuje jiný vnitřní předpis20). Každý předkladatel vnitřních předpisů, který v nich stanovuje nový typ dokumentů a určuje jeho skartační znak, je povinen tuto skutečnost oznámit bezpečnostnímu řediteli. Ten po posouzení skartační lhůty zajistí doplnění spisového a skartačního plánu Ministerstva obrany. 7. Dokumenty, které se odesílají jako datová zpráva, se předkládají (včetně všech stanovisek a podkladů) prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Čl. 44 Vyhodnocení úkolů 1. K ukládání konkrétních úkolů, stanovení termínu jejich splnění a určení gestora vydávají hlavní představitelé úkolové listy. O splnění úkolu gestor informuje hlavní představitele elektronicky (prostřednictvím modulu úkoly v elektronickém systému spisové služby). U úkolů, které vyžadují podrobnější informace nebo jejich rozhodnutí, se současně předkládá informační zpráva. 2. Dokument musí obsahovat stručné a výstižné zhodnocení úplnosti a kvality splnění úkolu, popř. požadavek na změnu úkolu nebo termínu jeho splnění.
20)
NVMO č. 36/2009 Věstníku Pravidla pro zpracování vnitřního předpisu a jeho vyhlašování ve Věstníku Ministerstva obrany
Čl. 45 Pořizování záznamů z jednání 1. Zaměstnanec odpovědný za zpracování záznamu o výsledku jednání pracovní skupiny jej zasílá všem organizačním celkům, jejichž zástupci se jednání zúčastnili. Záznam o jednání se pořizuje vždy v jednom výtisku v analogové podobě k založení. V záznamu o jednání musí být upřesněn způsob další manipulace se záznamem a podkladovými materiály. 2. Účastníkům jednání se schválený záznam doručuje na jimi uvedenou e-mailovou adresu v digitální podobě. 3. Podkladové materiály, které účastník jednání obdržel, se tisknou a evidují na základě rozhodnutí vedoucího zaměstnance organizačního celku, který jej pro jednání určil, pouze tehdy, jsou-li potřebné pro další využití u organizačního celku. Je-li stanoveno jejich vrácení nebo zničení, materiály neeviduje. Čl. 46 Připomínkové řízení a vydávání stanovisek k dokumentům 1. Návrh textu dokumentu gestor k připomínkám odesílá v digitální podobě jako elektronický obraz dokumentu. 2. Návrhu textu dokumentu gestor přiděluje číslo jednací pouze tehdy, jedná-li se o utajovaný dokument. V průvodním spisu musí být uvedena lhůta předložení připomínek a kontaktní osoba, která shromáždí doručené připomínky. 3. U kontaktní osoby se povinně uvádí: a) telefonní číslo (pro případ konzultace); b) e-mailová adresa (pro doručení připomínek). 4. Vedoucí organizačního celku určí zaměstnance, který zpracuje na základě připomínek zaměstnanců organizačního celku, popř. na podkladě připomínek podřízených organizačních celků, souhrnný připomínkový list. Při jejich vypořádání je tento zaměstnanec oprávněn zásadní připomínku projednat a popřípadě rozhodnout, že se od ní upouští. Pro zpracování připomínek se použije obdobně ustanovení jiného vnitřního předpisu21). 5. Text souhrnného připomínkového listu se gestorovi zpět zasílá v digitální podobě. V analogové podobě se gestorovi zasílá pouze tehdy, obsahuje-li utajované informace. 6. Vyhotovené stanovisko k dokumentu zpracovatel registruje v elektronickém systému spisové služby. Je-li nutné ponechat text stanoviska pro další využití, ukládá se podepsaný originál ve spise a gestorovi se zašle stanovisko jako elektronický obraz dokumentu. Čl. 47 Pořizování kopií 1. Každá kopie, opis, reprodukce zvuku a obrazu, obtisk a otisk (dále jen „kopie“) se musejí přesně shodovat s originálem, přičemž formát kopie může být rozdílný. Na vyhotovenou kopii dokumentu se uprostřed horní části přední strany prvního listu vyznačí slovo KOPIE nebo OPIS. Nesouhlasí-li počet listů kopie s počtem listů originálu dokumentu, vyznačí se na kopii rovněž skutečný počet jejích listů.
21)
Čl. 21 odst. 2 RMO č. 29/2009 Věstníku o přípravě, schvalování a vyhlašování vnitřních předpisů v působnosti Ministerstva obrany a vydávání Věstníku Ministerstva obrany
2. Každá pořízená kopie neutajovaného a utajovaného dokumentu se musí označit pokynem Po využití zničit mimo skartační řízení jako nadpočetný výtisk. 3. Pro vnitřní potřeby rezortu Ministerstva obrany je možné v opodstatněných případech (zejména u úředních dokumentů většího významu) kopie dokumentů ověřovat. Nejedná se však o ověřování podle zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů. Ověřovací doložka obsahuje hodnost, titul, jméno, příjmení, datum, podpis a otisk kulatého razítka organizačního celku a podepisuje ji vždy zaměstnanec, který kopii vyhotovil, pod poslední záznam na každé straně (u překladu podepisuje překladatel). Čl. 48 Zapůjčování dokumentů 1. Dokumenty se z pracoviště ochrany informací zapůjčují na dobu nezbytně nutnou podle těchto zásad: a) dokumenty z jednacího protokolu se zapůjčují prostřednictvím zápůjční knihy; b) spisy s přiloženým elektronickým obrazem dokumentu se v elektronickém systému spisové služby zapůjčují prohlížením po zadání zápůjčky; c) ostatní dokumenty (zejména vojenské předpisy, razítka a pečetidla) se zapůjčují prostřednictvím zápůjční knihy nebo na zápůjční list uživatele, který se eviduje na evidenčním listu záznamních pomůcek jmenovaného. 2. Dokumenty se zapůjčují vždy jako celek. Sběrný arch se zapůjčuje úplný. Každý, kdo si dokument zapůjčuje, plně odpovídá za jeho úplnost a za to, že nebude poškozen. 3. Všechny zápůjčky se v průběhu prvního měsíce kalendářního roku vracejí nebo se jejich zápůjčka obnovuje. Při obnově se zapůjčený dokument předloží ke kontrole. 4. U zápůjčky dokumentu, kterému uplyne v kalendářním roce skartační lhůta a je potřebný pro další činnost, se změní skartační lhůta. Čl. 49 Ničení dokumentů mimo skartační řízení 1. Mimo skartační řízení adresát ničí dokumenty, které původce označil pokynem Po využití zničit mimo skartační řízení jako nadpočetný výtisk, a dokumenty, u kterých původce platnost stanovil na dokumentu, zrušil platnost oznámením (např. ve Věstníku Ministerstva obrany) nebo to uvedl v novém dokumentu, který původní nahrazuje. 2. Mimo skartační řízení ničí původce nadpočetné výtisky nebo kopie dokumentů, které byly pořízeny pro vnitřní potřebu organizačního celku. 3. Výtisky odborných dokumentů, které byly vydány pro vnitřní využití v rámci organizačního celku a na kterých původce nebo zaměstnanec pracoviště ochrany informací vyznačil možnost jejich zničení po využití, se pracovišti ochrany informací nevracejí a o jejich zničení se zápis nepořizuje.
Hlava II Opatření při rušení organizačního celku a při odchodu zaměstnance Čl. 50 Nařízení ke zrušení organizačního celku 1. Vedoucí organizačního celku, v součinnosti s nadřízeným stupněm a právním nástupcem, zpracuje nařízení ke zrušení organizačního celku, ve kterém stanoví zejména: a) komisionální kontrolu všech dokumentů; b) výběr dokumentů a způsob předání nevyřízených spisů právnímu nástupci; c) způsob odevzdání vojenských předpisů, odborných a metodických pomůcek a pečetidel distribučnímu středisku; d) způsob a termín předání dokumentů, po dohovoru s Vojenským ústředním archivem, k uložení do Vojenského ústředního archivu. 2. V elektronickém systému spisové služby musejí být všechny vyřízené dokumenty a spisy předány pracovišti ochrany informací, které je uloží ve spisovně a následně je předá právnímu nástupci, nebo do správního archivu. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. 3. Schválené nařízení ke zrušení organizačního celku zasílá vedoucí organizačního celku nejpozději 2 měsíce před termínem zrušení prostřednictvím bezpečnostního ředitele řediteli Vojenského ústředního archivu a právnímu nástupci. 4. Pro udržení aktuálního přehledu o současných a rušených (redislokovaných) organizačních celcích zabezpečuje sekce rozvoje a plánování schopností Ministerstva obrany, u zahraničních operací Společné operační centrum Ministerstva obrany, včasné informování ředitele Vojenského ústředního archivu o připravovaných a realizovaných změnách organizačních struktur. Čl. 51 Opatření při odchodu zaměstnance, který vykonává spisovou službu prostřednictvím elektronického systému spisové služby 1. Zaměstnanec je povinen vyřízené dokumenty a spisy v analogové a digitální podobě nejpozději 5 pracovních dnů před ukončením jeho pracovního (služebního) poměru předat pracovišti ochrany informací. 2. Za stanovení termínu a způsobu předání nevyřízených dokumentů a spisů při odchodu zaměstnance odpovídá jeho přímý nadřízený (představený). Přímý nadřízený (představený) je povinen zkontrolovat, zda odcházející zaměstnanec předal všechny dokumenty a spisy vedené v elektronickém systému spisové služby. Po kontrole je přímý nadřízený (představený) povinen požádat o vyřazení zaměstnance z elektronického systému spisové služby.
Hlava III Manipulace s dokumenty bojové a mobilizační pohotovosti Čl. 52 Evidence dokumentů 1. Výhradním vstupním, výstupním a evidenčním místem pro všechny dokumenty bojové a mobilizační pohotovosti je pracoviště ochrany informací organizačního celku. S utajovanými dokumenty bojové a mobilizační pohotovosti se manipuluje pouze na pracovištích, která jsou k tomu určena, s ohledem na opatření a požadavky fyzické bezpečnosti22). 2. Dokumenty bojové a mobilizační pohotovosti se evidují společně s ostatními dokumenty v jednacích protokolech pracoviště ochrany informací, není-li dále uvedeno jinak. Dokumenty bojové a mobilizační pohotovosti se od ostatních dokumentů odlišují označením druhu dokumentu [čl. 33 odst. 1 písm. g)]. Toto označení se nepoužívá při odeslání dokumentu mimo rezort Ministerstva obrany. 3. Dokumenty bojové a mobilizační pohotovosti, stanovené pro plnění úkolů bojové pohotovosti (bojové připravenosti), a dokumenty zařazené do struktury mobilizačního plánu, plánu rušení a mobilizačního projektu (dále jen „mobilizační plán“) se evidují ve spisu nebo v evidenčním archu. 4. Za evidenci a ukládání dokumentů mobilizačního plánu organizačního celku v procesu zpracování a v průběhu jeho účinnosti odpovídá pověřený zaměstnanec. Zpracovatelé jednotlivých složek mobilizačního plánu odpovídají za aktualizaci a úplnost jemu odevzdaných dokumentů. 5. Všechny dokumenty, které souvisejí s mobilizačním plánem, se označují v pořizovací doložce skartačním znakem S-MP – skartovat na základě rozhodnutí vedoucího organizačního celku mimo skartační řízení. O skartaci pořídí skartační komise zápis v evidenčním archu ve sloupci poznámka, popř. v jednacím protokolu ve sloupci 16. Čl. 53 Likvidace a odsun dokumentů 1. Likvidace dokumentů je nedílnou součástí likvidace přebytečného materiálu. Rozsah likvidace dokumentů stanovuje vedoucí organizačního celku s ohledem na situaci a jejich možné další využití. Organizační celky s teritoriální působností (které nevyjíždějí do pole) likvidují tyto dokumenty pouze v nezbytném rozsahu. 2. Výkonným orgánem je podskupina pro likvidaci dokumentů, která je součástí likvidační skupiny organizačního celku. Vedoucím této skupiny je zaměstnanec pracoviště ochrany informací. 3. Likvidace dokumentů se zahajuje až po dosažení mobilizační připravenosti nebo na rozkaz vedoucího organizačního celku. 4. Likvidace dokumentů probíhá zpravidla v tomto pořadí: a) vrácení všech nepotřebných dokumentů včetně vojenských předpisů a odborných a metodických pomůcek pracovišti ochrany informací zaměstnanci organizačního celku (u jednotky vrací zaměstnanec, který odpovídá za jejich evidenci);
22)
§ 24 až 33 zákona č. 412/2005 Sb., ve znění pozdějších předpisů
b) roztřídění na dokumenty, které se na rozkaz vedoucího organizačního celku skartují (nepotřebné nadpočetné výtisky dokumentů), a na dokumenty, které se předají do místa soustředění dokumentů nebo přímo do Vojenského ústředního archivu; c) příprava ostatních dokumentů určených k předání; d) kontrola všech pracovišť, kanceláří, úschovných objektů, skříní, stolů apod.; e) odsun dokumentů do místa soustředění dokumentů nebo do Vojenského ústředního archivu. 5. Vedoucí organizačních celků jsou povinni do 30. listopadu daného roku zaslat řediteli místně příslušného krajského vojenského velitelství svůj požadavek na předání dokumentů do místa soustředění dokumentů včetně uvedení kontaktní osoby. 6. Je-li organizační celek uveden do bojové připravenosti, upřesní si s příslušným teritoriálním krajským vojenským velitelstvím údaje a informace uvedené v součinnostním dohovoru. Hlava IV Manipulace s dokumenty v rámci cvičení Čl. 54 Označování dokumentů 1. K odlišení evidence dokumentů zpracovaných v průběhu cvičení od mírové evidence se používá označení CVIČNÉ, které zpracovatel vyznačí v záhlaví každé strany dokumentu, která obsahuje informaci. U operačních a bojových dokumentů se označení CVIČNÉ uvádí za stupněm utajení. 2. Pro označení bojových, operačních a řídicích dokumentů s cvičnou tematikou je třeba používat toto označení: a) na stupni osádky (posádky), družstva označení PRO SLUŽEBNÍ POTŘEBU – CVIČNÉ nebo VYHRAZENÉ – CVIČNÉ; b) na stupni čety, roty (baterie) označení VYHRAZENÉ – CVIČNÉ; c) na stupni vojenského útvaru, vojenského zařízení, vojenského záchranného útvaru minimálně označení VYHRAZENÉ – CVIČNÉ; d) na stupni velitelství pluku, brigády, velitelství pozemních a vzdušných sil, sekce, odboru Ministerstva obrany označení DŮVĚRNÉ – CVIČNÉ. 3. Vyšší stupeň označení dokumentů, které se používají v rámci cvičení, může stanovit řídící cvičení nebo vedoucí nadřízeného organizačního celku v závislosti na obsahu cvičení. 4. Označení dokumentů podle odst. 2 je rozhodující pro nácvik a prověření připravenosti všech taktických a operačních stupňů k manipulaci s utajovanými operačními a bojovými dokumenty v reálné situaci. Označení se uvádí i na všech bojových a operačních dokumentech vytvořených pro řízení cvičení (na námětech, dokumentech řídící skupiny, skupiny rozehry apod.). Čl. 55 Pravidla manipulace 1. Pro zabezpečení manipulace s dokumenty v průběhu cvičení vedoucí organizačního celku (řídící cvičení) stanoví: a) zaměstnance pověřeného vedením evidenčního archu pro cvičení; b) označení podle ustanovení čl. 54 odst. 2 na operačních a bojových dokumentech vytvořených v rámci cvičení (neplatí pro mezinárodní cvičení); c) způsob a četnost kontrol úplnosti dokumentů; d) komisi pro posouzení využití dokumentů po ukončení cvičení;
e) dobu cvičení, ve které se s dokumenty označenými podle čl. 54 odst. 2 manipuluje jako s utajovanými informacemi. 2. V průběhu cvičení eviduje zaměstnanec pověřený evidencí v rámci cvičení v evidenčním archu pro cvičení neutajované dokumenty, které zpracoval vlastní štáb, a dále ty, které byly doručeny od ředitelství cvičení, rozhodčí služby nebo od ostatních účastníků cvičení (i v rámci zahraničního cvičení). 3. Pravidla pro manipulaci s dokumenty je nutno dodržovat v průběhu celého cvičení, a to nejen ze strany cvičícího organizačního celku (jednotky), ale i ze strany řídící skupiny cvičení. 4. Po ukončení cvičení se veškeré zpracované dokumenty vracejí zaměstnanci pověřenému evidencí v rámci cvičení. Doručené dokumenty se vracejí zpracovateli jen tehdy, bylo-li jejich vrácení nařízeno. Do 30 dnů po skončení cvičení posoudí komise ustanovená podle odst. 1 písm. d) využitelnost dokumentů. Na základě rozhodnutí vedoucího organizačního celku (řídícího cvičení) zničí pouze nepotřebné dokumenty mimo skartační řízení podle zásad stanovených tímto spisovým řádem a o zničení pořídí zápis na zadní straně evidenčního archu. 5. Evidenční arch jako doklad o výcviku se společně s rozhodujícími dokumenty ukládá po dobu 3 let. ČÁST ČTVRTÁ KONTROLY A ŘEŠENÍ ZTRÁT Čl. 56 Kontroly 1. Soustavná kontrola dodržování ustanovení tohoto spisového řádu pro manipulaci s dokumenty je nedílnou součástí opatření v oblasti velení a řízení na všech velitelských stupních rezortu Ministerstva obrany. 2. Kontroly vykonávají zaměstnanci pracoviště ochrany informací u organizačního celku i podřízených jednotek v rámci své působnosti na základě zpracovaného plánu nebo pověření vedoucího organizačního celku. 3. Roční kontrola neutajovaných dokumentů evidovaných v jednacím protokolu se nevykonává. Roční kontrolu dokumentů evidovaných v knize evidence záznamních pomůcek jednotky organizuje jednou ročně velitel jednotky. Výsledek kontroly uveřejní v rozkazu vedoucího organizačního celku. 4. Úřední razítka se kontrolují při roční kontrole utajovaných dokumentů. Čl. 57 Řešení ztrát a nenávratného poškození nebo zničení dokumentů 1. Vedoucí organizačního celku ve svém rozkazu určí komisi k vyšetření ztráty, poškození nebo zničení dokumentu. Komise k vyšetření ztráty zpracuje protokol. Po vyšetření a uzavření ztráty se dokument odepíše v uživatelské poznámce evidenční karty dokumentu nebo ve sloupci 16 jednacího protokolu v příslušné evidenci s odkazem na číslo jednací protokolu nebo rozkaz, jímž se ztráta uzavřela. 2. Ztrátu neutajovaného dokumentu řeší vedoucí organizačního celku ve své pravomoci.
3. Vedoucí organizačního celku vyvodí kázeňská nebo finanční opatření proti zaměstnanci: a) který zavinil ztrátu vojenského předpisu, odborné a metodické pomůcky, pečetidla nebo razítka podléhajícího evidenci; b) který neoprávněně nařídil nebo zničil vlastní dokument v době kratší, než stanoví spisový a skartační plán Ministerstva obrany; c) který neoprávněně zničil dokument mimo skartační řízení; d) který zavinil ztrátu vlastního i doručeného dokumentu. 4. Dojde-li ke ztrátě vojenského předpisu, odborné a metodické pomůcky, pečetidla nebo razítka, zašle se oznámení o ztrátě, spolu se žádostí o odpis a s potvrzením finanční služby o zaplacení, tomu, kdo je přidělil. 5. V případě ztráty úředního razítka zasílá vedoucí organizačního celku oznámení o ztrátě bezpečnostnímu řediteli. ČÁST PÁTÁ SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ A ARCHIVOVÁNÍ DOKUMENTŮ Hlava I Skartační řízení Čl. 58 Základní ustanovení 1. V rámci skartačního řízení se obsah dokumentů posuzuje vzhledem k možnému budoucímu služebnímu a správnímu významu a také vzhledem k trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem. 2. Skartační řízení v rezortu Ministerstva obrany probíhá: a) u původce (organizačního celku); b) ve správních archivech. 3. Dokumenty mají: a) služební (úřední) hodnotu, je-li třeba jejich uchování po určitou dobu pro potřeby rezortu Ministerstva obrany nebo jiných subjektů. Délka této doby je stanovena především v právních nebo vnitřních předpisech; b) trvalou hodnotu23). 4. Služební nebo trvalá hodnota dokumentů se značí skartačními znaky vyjádřenými písmeny S, V a A: a) skartační znak S (stoupa) – označuje dokument bez trvalé hodnoty, který se ve skartačním řízení navrhne ke zničení; b) skartační znak V (výběr) – označuje dokument, který se ve skartačním řízení ve správním archivu posoudí a zařadí mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S; c) skartační znak A (archiv) – označuje dokument trvalé hodnoty, který se ve skartačním řízení vybere jako archiválie k trvalému uložení do archivu. 5. Dokumenty se skartují ve lhůtách po 1, 2, 3, 4 a 5 letech u organizačního celku (původce). Dokumenty s delší skartační lhůtou se skartují u správních archivů. Za řádné skartační řízení odpovídá původce, jeho právní nástupce nebo ten, na něhož přešla působnost zaniklého určeného původce dokumentu. 23)
§ 2 písm. e), § 4 a příloha 2 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů
6. Postup při vyřazování dokumentů a spisů v elektronickém systému spisové služby stanovuje zvláštní právní předpis24). Čl. 59 Dohled nad skartačním řízením 1. Na skartační řízení dokumentů v analogové a digitální podobě u organizačního celku dohlíží příslušný správní archiv. 2. Do Správního archivu Ministerstva obrany v Praze zasílají skartační návrhy na národní dokumenty jednotlivé organizační celky Ministerstva obrany, u kterých Správní archiv Ministerstva obrany v Praze vykonává odbornou archivní prohlídku. 3. Do Správního archivu Armády České republiky v Olomouci zasílají skartační návrhy na národní dokumenty ostatní organizační celky. 4. Skartační návrhy na dokumenty cizí moci a kryptografické dokumenty zasílají všechny organizační celky do Správního archivu Ministerstva obrany v Praze. 5. Původci jsou povinni umožnit příslušnému archivu dohled na skartační řízení a výběr dokumentů k dlouhodobému (trvalému) uložení. Bez souhlasu příslušného správního archivu se nesmějí dokumenty zničit, a to ani po skartačním řízení. Čl. 60 Skartační řízení u organizačního celku 1. Předmětem skartačního řízení u organizačních celků (původce) se stávají dokumenty, které nejsou potřebné pro provozní nebo správní potřebu součástí a jejich krátkodobá služební hodnota nevyžaduje, aby byly předány k uložení do příslušných archivů. 2. Dokumenty se skartačním znakem S evidované ve sběrném archu (sběrném archu dlouhodobé platnosti) se ničí po vybrání dokumentů v rámci skartačního řízení, a to společně, po uplynutí roku skartačního řízení všech dokumentů s tímto skartačním znakem. 3. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty (národní a cizí moci), administrativní pomůcky, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence. 4. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta se může na základě posouzení zpracovatele nebo skartační komise organizačního celku (dále jen „skartační komise“) prodloužit, vznikne-li potřeba ponechat dokument pro další využití. 5. Ze sběrného archu lze dokumenty pro další využití převádět v rámci skartačního řízení, a to až po uplynutí maximální skartační lhůty sběrného archu (S-5). 6. Na základě písemné žádosti původce může příslušný správní archiv vydat trvalý souhlas ke skartaci dokumentů uvedených ve spisovém a skartačním plánu Ministerstva obrany. Jestliže organizační celek o trvalý souhlas nepožádá nebo ho archiv nevydá, zaměstnanec pracoviště ochrany informací zpracuje skartační návrh i na dokumenty vedené v náhradní evidenci. 7. U dokumentů a spisů vedených v elektronickém systému spisové služby se veškeré činnosti související se skartačním řízením zaznamenávají v evidenční kartě dokumentu a v evidenční kartě spisu. 24)
§ 20 vyhlášky č. 259/2012 Sb., ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.
Čl. 61 Průběh skartačního řízení 1. Skartační řízení u organizačního celku provádí minimálně tříčlenná skartační komise ustanovená písemným rozhodnutím (rozkazem) vedoucího organizačního celku. Ve skartační komisi musejí být zastoupeni zaměstnanci organizačního celku, kteří v rámci své odborné působnosti rozhodují o dalším využití dokumentů zařazených do skartačního řízení. 2. Vyskytují-li se u organizačního celku dokumenty různého původu (národní, cizí moci, KRYPTO), určí vedoucí organizačního celku pro posouzení dokumentů samostatné skartační komise. U dokumentů cizí moci členové skartační komise, kteří posuzují další využití dokumentů, musejí splňovat požadavky jazykových znalostí a dovedností podle standardizační dohody Organizace Severoatlantické smlouvy (NATO) STANAG 6001 Ed. 5 Language Proficiency Levels (Úrovně jazykových znalostí) nejméně SLP 1121 v anglickém jazyce. 3. Skartační komise posoudí dokumenty předložené ke skartačnímu řízení (včetně razítek, administrativních pomůcek, odborných dokumentů, dokumentů evidovaných v evidenčních arších pracoviště ochrany informací apod.) z hlediska dalšího využití pro potřeby organizačního celku. 4. Při zjištění nesprávně stanoveného skartačního znaku nebo skartační lhůty podle spisového a skartačního plánu Ministerstva obrany změní skartační komise skartační znak daného spisu. Tato skutečnost se uvede ve zprávě o činnosti skartační komise. 5. Po ukončení posouzení dokumentů u organizačního celku (po schválení zprávy o činnosti skartační komise) zničí skartační komise opotřebované vojenské předpisy, odborné a metodické pomůcky, razítka a administrativní pomůcky navržené ke skartačnímu řízení. 6. Vedoucí pracoviště ochrany informací zašle příslušnému správnímu archivu (ukládacímu místu) oznámení o zahájení skartačního řízení. Čl. 62 Odborná archivní prohlídka 1. Na základě předložené žádosti vykoná příslušný správní archiv odbornou archivní prohlídku, při které posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem S nemají hodnotu vyžadující uložení ve správním archivu. Pokud zjistí, že tuto hodnotu mají, stanoví nový skartační znak. 2. Po archivní prohlídce archivář sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S. 3. Po obdržení protokolu skartační komise opraví podle pokynů správního archivu skartační znaky a skartační lhůty, zničí dokumenty, na které vydal správní archiv souhlas, a učiní o tom zápis. Čl. 63 Skartační řízení u správních archivů 1. Ve správních archivech se provádí skartační řízení u dokumentů označených skartačním znakem S zrušených organizačních celků, dokumentů s dlouhodobou skartační lhůtou (např. účetní doklady o pohybu zbraní a munice, dokumentace personální bezpečnosti apod.) a dokumentů se skartačním znakem V.
2. Skartační řízení a výběr archiválií ve správních archivech uskutečňuje Vojenský historický archiv nejdříve po uplynutí 30 let od vzniku dokumentů. Hlava II Výběr archiválií ve skartačním řízení Čl. 64 Podrobnosti skartačního řízení u správních archivů 1. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají správní archivy. Výběr archiválií u rezortu Ministerstva obrany provádí Vojenský historický archiv. 2. Kritériem výběru archiválií je trvalá hodnota dokumentu vzhledem: a) k době vzniku – v závislosti na historických podmínkách vzniku dokumentu; b) k obsahu – k hodnotě, rozsahu a koncentraci informací v nich obsažených, k průkaznosti a jedinečnosti, druhu, typu a tematice informace; c) k původu – ke společenskému významu, funkci a postavení původce informace zaznamenané v dokumentu; d) ke vnějším znakům – k výtvarné hodnotě, jazyku, písmu a psací látce, ke způsobu vyhotovení, popřípadě k jiným náležitostem (pečetě, ochranný obal apod.). 3. Za dokumenty trvalé hodnoty se považují dokumenty vlastního (vnitřního) původu, tj. takové, které vznikly činností organizačního celku, výjimečně i dokumenty cizích původců (vnějšího původu), jde-li o informace, které podstatně ovlivňují činnost organizačního celku. Čl. 65 Příprava dokumentů k předání do správních archivů 1. Povinnost odevzdávat dokumenty do správních archivů se vztahuje na všechny organizační celky (včetně rušených). 2. Všechny druhy dokumentů se musejí před odevzdáním do archivu řádně připravit. Za přípravu dokumentů odpovídají ti, kteří jednotlivé druhy dokumentů evidují a obhospodařují. 3. Podrobnosti o předávání národních dokumentů, kryptografických dokumentů, dokumentů cizí moci a zahraničních operací k uložení do správních archivů upřesňuje ředitel Vojenského ústředního archivu ve svých odborných pokynech. Čl. 66 Odevzdání dokumentů do správních archivů 1. Do Správního archivu Ministerstva obrany v Praze odevzdávají: a) národní dokumenty – organizační celky, u kterých Správní archiv Ministerstva obrany v Praze vykonává odbornou archivní prohlídku; b) dokumenty cizí moci, kryptografické dokumenty a dokumenty zahraničních operací – všechny organizační celky. 2. Do Správního archivu Armády České republiky v Olomouci odevzdávají národní dokumenty organizační celky, které nejsou uvedeny v odst. 1. 3. Při vzniku nového organizačního celku je jeho vedoucí povinen požádat ředitele Vojenského ústředního archivu o určení správního archivu k vykonávání odborné archivní prohlídky a k ukládání vybraných dokumentů.
4. Za správné a úplné převzetí odevzdaných dokumentů odpovídají ředitelé správních archivů. Čl. 67 Předání dokumentů k archivaci 1. Národní dokumenty se po skartačním řízení a po uplynutí stanovených lhůt pro jejich uložení ve správních archivech odevzdávají do trvalé péče Vojenského historického archivu. 2. Přehled národních dokumentů určených k odevzdání do správních archivů je uveden ve spisovém a skartačním plánu Ministerstva obrany. Hlava III Využívání archiválií a dokumentů uložených v archivech Čl. 68 1. Archiválie uložené ve Vojenském ústředním archivu se využívají způsobem stanoveným zákonem25). Jedná se zejména o nahlížení, pořizování výpisů a opisů, kopírování nebo zapůjčování archiválií. Pro soukromé účely se zapůjčování originálů archiválií zásadně nepovoluje. 2. Do archiválií uložených ve Vojenském historickém archivu lze nahlížet jen na základě žádosti a za dodržení podmínek stanovených badatelským řádem Vojenského ústředního archivu. 3. Využívat dokumenty uložené ve správních archivech Vojenského ústředního archivu mohou zejména původci dokumentů, popř. jejich právní nástupci, na základě služebního pověření vedoucího organizačního celku. 4. Nahlížení do dokumentů uložených ve správních archivech se uskutečňuje v souladu se zákonem26). 5. O využití dokumentů zrušeného organizačního celku, který nemá právního nástupce, rozhodují ředitelé správních archivů.
25) 26)
Zákon č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů § 68 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. ve znění zákona č. 413/2005 Sb.
Příloha 2 k RMO č. 11/2010 Věstníku SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN Abecední přehled hesel Poř. č.
Heslo
Gestor
1
ARBITRÁŽ
SPráv MO
2
BEZPEČNOST STÁTU
SOPS MO
3
BOJOVÁ POHOTOVOST
SOC MO
4
BOJOVÉ A HISTORICKÉ TRADICE
5
BOZP
SPod MO
6
DOPRAVA – VOZIDLA
SPod MO
7
DOZORČÍ A STRÁŽNÍ SLUŽBA
8
EKOLOGIE – OCHRANA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ
SEM MO
SPSŘO MO
9
FINANČNÍ ŘÍZENÍ A FINANČNÍ ZABEZPEČENÍ
SEM MO
10
HUDBA
PV Praha
11
INTERNÍ AUDIT
OIA MO
12
KOMUNIKAČNÍ A INFORMAČNÍ SYSTÉMY
SPod MO
13
KONTROLNÍ ČINNOST
SDK MO
14
KRIZOVÉ ŘÍZENÍ
15
KRYPTOGRAFICKÁ OCHRANA
16
LEGISLATIVNÍ, NORMATIVNÍ A KONCEPČNÍ ČINNOST
SPráv MO
17
LETECTVO, RAKETOVÁ TECHNIKA
SRPS MO
18
LOGISTICKÉ ZABEZPEČENÍ
SPod MO
19
MIMOŘÁDNÉ UDÁLOSTI
SOC MO
20
MOBILIZAČNÍ OBLAST
SRPS MO
21
OBRANNÁ STANDARDIZACE
22
OCHRANA STÁTNÍCH HRANIC A VZDUŠNÉHO PROSTORU
23
OCHRANA UTAJOVANÝCH INFORMACÍ
24
OCHRANA URČENÝCH NEUTAJOVANÝCH INFORMACÍ
25
OPERAČNÍ OBLAST
26
ORGANIZACE A PŮSOBNOST
SOPS MO/SOC MO/SRPS MO OB MO
Úř OSK SOJ SRPS MO OB MO OB MO SRPS MO
Poř. č.
Heslo
Gestor
27
PÉČE O VÁLEČNÉ HROBY A PIETNÍ MÍSTA
OVV
28
PERSONÁLNÍ PRÁCE, PRACOVNĚPRÁVNÍ A SOCIÁLNÍ OBLAST
29
PLÁNOVÁNÍ OBRANY STÁTU
30
PLÁNOVÁNÍ VÝSTAVBY OZBROJENÝCH SIL ČESKÉ REPUBLIKY
31
POŽÁRNÍ OCHRANA
SPod MO
32
PRÁVNÍ ZÁLEŽITOSTI, JUSTIČNÍ DOKUMENTACE
SPráv MO
33
PUBLIKAČNÍ A VYDAVATELSKÁ ČINNOST
34
REKREACE
35
ŘÍZENÍ A VELENÍ
36
SPISOVÁ A ARCHIVNÍ SLUŽBA
37
STATISTIKA
38
STÁTNÍ OVĚŘOVÁNÍ JAKOSTI
39
STÍŽNOSTI A PETICE
SDK MO
40
ŠKOLSTVÍ (VOJENSKÉ), ŠKOLENÍ, KURZY
SST MO
41
ÚRAZY A NEMOCI Z POVOLÁNÍ
42
ÚZEMNÍ ŘÍZENÍ, STAVEBNÍ ŘÍZENÍ, CIVILNÍ INVESTIČNÍ VÝSTAVBA
SEM MO
43
VETERINÁRNÍ ZABEZPEČENÍ
SPod MO
44
VĚDECKOVÝZKUMNÁ ČINNOST A TECHNICKÝ ROZVOJ
45
VOJENSKÁ POLICIE
46
VÝSTAVY, VELETRHY
47
ZAHRANIČNÍ OPERACE
SOC MO
48
ZAHRANIČNÍ STYKY A NÁVŠTĚVY
SOPS MO
49
ZPRAVODAJSTVÍ
SST MO SOPS MO
OB MO SEM MO Úř OSK SOJ
SPSŘO MO VP
Poznámka: Spisový a skartační plán neobsahuje hesla obsažená v samostatných spisových a skartačních plánech, které schválil ředitel Vojenského ústředního archivu.
Přehled hesel, typů dokumentů a skartačních lhůt
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č. 1
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
ARBITRÁŽE - rozhodnutí - rozsudky a platební rozkazy, arbitrážní nálezy a rozhodnutí, evidence pohledávek, uznání, dlužní úpisy, exekuce
3
V 20
V
událost
S5
ANO
S5 V 20
A
S5
NE
BEZPEČNOST STÁTU - korespondence mezi bezpečnostními složkami – předání závažných poznatků
A
NE(U)
- zásadní dohody
A
ANO
- zprávy o pohybu a činnosti vojenských diplomatických přidělenců
A
NE(U)
- zprávy o závažných poznatcích a opatřeních v souvislosti s bezpečností státu
A
NE(U)
- situační zprávy, rozbory a přehledy o situaci většího rozsahu, celostátní rozbory těchto událostí
A
NE(U)
- opatření vyplývající z usnesení vlády a mající vliv na činnost ozbrojených sil
A
ANO
- zprávy obsahující poznatky o zpravodajských službách cizích států a jejich organizaci, činnost útvarů Armády České republiky, analytické rozbory
A
NE(U)
- zpráva o roční činnosti
A
V
- základní dokumenty bojové pohotovosti – směrnice, rozkazy, plány, vzorové dokumenty, metodiky, koordinační a dislokační mapy
A
S1 až S5
NE(U)
- směrnice a rozkazy pro národní posilový systém protivzdušné obrany České republiky, nařízení a rozkazy pro vyčleňování sil protivzdušné obrany
A
S5
NE(U)
- prověrky posilového systému s letem kontrolních cílů
A
S3
NE(U)
S5
NE(U)
BOJOVÁ POHOTOVOST
- vyhlášení a odvolání pohotovosti 4
Spouštěcí
NE
- upomínky, dlužníci
2
útvar
Možno přidělovat jako EOD
BOJOVÉ A HISTORICKÉ TRADICE - kroniky útvarů, jubilejní a pamětní knihy, alba na fotografie, význačné události, jubilea, články a pojednání, tisk apod.
A
A
A
neodesílá se
- rozhodnutí o udělení řádů a historických názvů, rozhodnutí o udělení (odnětí) historického praporu, zápisy o předání a převzetí historického praporu
A
A
V
NE
při rušení útvaru
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
- návrhy na udělení řádu a vyznamenání součástem Armády České republiky
5
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
V 20
V
V
ANO
- zápisy s pamětníky, vzpomínky týkající se historie organizačních celků a osob, účastnících se jejich založení a vývoje, zápisy z besed s pamětníky apod.
A
A
neodesílá se
- diplomy, vyznamenání a řády udělené organizačním celkům, kolektivu zaměstnanců
A
A
neodesílá se
S5
neodesílá se
Spouštěcí událost
BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci) - záznam o školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci - evidence rizikových prací (evidence se vede u každého zaměstnance ode dne přidělení rizikové práce)
V 20
neodesílá se
- evidence směn odpracovaných ve zdraví škodlivém prostředí
V 20
neodesílá se S1
neodesílá se
- protokoly o vydaném osvědčení, o zkoušce ze znalosti pravidel bezpečnosti a ochrany zdraví při práci
S1
neodesílá se
- inspekce – protokol o výkonu státního odborného dozoru
S5
ANO
- zápis o roční kontrole bezpečnosti a ochrany zdraví při práci včetně opatření k odstranění zjištěných závad, jejich periodické kontroly
S3
NE
- komplexní prověrky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci u organizace
S5
ANO
- seznam osobních ochranných prostředků, mycích čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů
- posudky o zdravotním hygienickém a bezpečnostním stavu organizace a pracovišť
V 20
neodesílá se
- přehledy, rozbory, hlášení a výkazy o stavu bezpečnosti a hygieny práce, rozbory úrazovosti a nemocí z povolání (za období roční a delší a za období kratší než rok)
S1
NE
- seznamy prací a pracovišť zakázaných ženám, těhotným ženám a mladistvým (ukázky)
S1
neodesílá se
- směrnice a normy vydané organizačním celkům (zařízením) k bezpečnosti a ochrany zdraví při práci – vlastní
S1
neodesílá se
- evidence o kontrolovaných pásmech (radiace) a zaměstnancích, kteří tam vstupují
6
Možno přidělovat jako EOD
V 20
- zápisy o sledování zákazu práce v noci žen a mladistvých, manipulace s břemeny nadlimitní váhy ženami
S5
neodesílá se
- dokumentace o informacích a pokynech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví a o učiněných opatřeních
S5
neodesílá se
- dokumentace o vyhledávání a vyhodnocování rizik a o učiněných opatřeních
S5
neodesílá se
- výměry, protokoly, povolení, rozhodnutí úřadů a orgánů k bezpečnosti a ochrany zdraví při práci
S5
ANO
DOPRAVA – VOZIDLA - kniha provozu vozidla
V
neodesílá se
- dopravní nehody – hlášení, informace
S 10
S2
ANO
- dopravní nehody – protokoly a dokumentace
S5
ANO
skončení platnosti
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
- dopravní nehody velkého rozsahu – zranění osob
A
A
ANO
- výkaz dopravních nehod, přehled dopravních nehod (roční a delší)
A
V
ANO
- evidence bloků a nálepek
S1
EAP
- evidence platebních karet CCS, pohonných hmot
S3
EAP
- evidence motorových vozidel - evidence řidičů bojové a automobilové techniky vojáků z povolání a občanských zaměstnanců
V 30
EAP
V
neodesílá se
S1
ANO
- plány použití vojenské techniky
S2
neodesílá se
S2
NE
S2
NE
- přeprava osob, techniky a materiálu – podklady
S1
NE
- přeprava nebezpečného materiálu
S5
NE
- údržba, opravy a provoz vozidel, plány údržby
S3
ANO
- plány parkových dní
S2
neodesílá se
- požadavky na zabezpečení vnitrostátních a mezinárodních přeprav a přesunů
V
- jízda a zkušební protokoly
V
- nádrže pohonných hmot – protokoly o listrování a čištění
8
S5
- preventivní činnost (hlášení o kontrole během provozu vozidla apod.) - rozkazy pro přesun
7
útvar
Možno přidělovat jako EOD
DOZORČÍ A STRÁŽNÍ SLUŽBA - knihy odevzdání a převzetí služby - kniha návštěv - povolení vstupu, propustky - protokoly a šetření závad závažného významu - rozvrh služeb, zavádění stráží - záznamy o účasti na ostrých střelbách - zápisy z kontrol výkonu služby EKOLOGIE – OCHRANA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ - intoxikace zaměstnanců škodlivinami – uloženo ve zdravotní dokumentaci - audity, analýzy, průzkumy, studie, zprávy o stavu a ochraně životního prostředí
V 15 A
- evidence zdrojů znečišťujících ovzduší - evidence přepravovaných nebezpečných odpadů - evidence o umístění odpadů na skládkách
S 10
A
Spouštěcí událost
evidence v evidenčním archu odeslání faxem výjimka podle čl. 22 odst. 4 přílohy 1
neodesílá se S5
neodesílá se
S2 S1 S3 V S2 S3 S5
neodesílá se neodesílá se neodesílá se NE neodesílá se neodesílá se neodesílá se
V
NE
S5
ANO
S5
ANO
S5
ANO
V
ANO
uzavření knihy
zrušení platnosti
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
archiv - závažné ekologické havárie
9.1
MO
A
A
NE
S5
ANO
- kopie faktur za dopravu a zneškodňování odpadů, plateb pokut
S5
ANO
- roční hlášení o produkci odpadů
S5
NE
- rozbory vod (laboratorní protokoly)
S5
NE
- smlouvy na dodávku vody, vypouštění do kanalizace
S5
NE
V 20
V
NE
- dary, darovací smlouvy
V 10
V
DZ
- daňová přiznání (daň z příjmů právnických osob, přidané hodnoty)
S 10
FINANČNÍ ŘÍZENÍ A FINANČNÍ ZABEZPEČENÍ Daně, dávky a poplatky z přidané hodnoty
- dárkové předměty (veškeré doklady o nich) - peněžní deník
9.2
9.3
útvar
Možno přidělovat jako EOD
- ostatní ekologické havárie
- vodohospodářská povolení, rozhodnutí správních orgánů 9
Dokumentační hodnota (skartační lhůta)
V
DZ
S5
neodesílá se
S5
neodesílá se
- deníky pokladní, příjmové atd.
V 10
V
neodesílá se
- účetní deník
V 10
V
neodesílá se
- smlouvy, týkající se uskutečnění zdanitelného plnění
V 10
V
neodesílá se
S3 S3 S3 S3 S5
ANO ANO ANO ANO ANO
S5
ANO
Docházka - evidence pracovní docházky a práce přesčas vojáků z povolání a občanských zaměstnanců - kontrola docházky - měsíční výkazy o absenci a nemocnosti - plán dovolených, žádanky, evidence - vyhodnocení služební zahraniční cesty Ekonomika investic - analýza vybraných problémů v oblasti investiční výstavby
V 10
- ekonomie investic – metody zkoumání a efektivnost investic - poskytování úvěrů - roční zprávy o vyhodnocení dokončených staveb - financování investiční výstavby v rezortu Ministerstva obrany včetně příslušné dokumentace
S 10
NE V
A V 10
- rozbory vývoje rozestavěnosti - řízení tvorby soustavy technicko-hospodářských ukazatelů investiční výstavby
V
V 10
NE ANO
V
NE
S5
ANO
V
NE
Spouštěcí událost
po skončení platnosti
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č. 9.4
9.5
9.6
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) útvar
Možno přidělovat jako EOD
archiv
MO
- devizový plán neobchodních platů a podklady k jeho sestavení
V 10
V
- dokumentace k zajišťování vládních usnesení na úseku finančního řízení a finančního zabezpečení
V 10
V
V
ANO
- stanoviska, návrhy a vyjádření z oblasti rozpočtového hospodaření a jeho usměrňování
V 10
V
V
ANO
- zpráva o rozborech hospodaření s finančními prostředky
V 10
V
V
ANO
- předpisy a směrnice, pokyny pro metodické řízení rozpočtového procesu, rozpočtového hospodaření a dotační politiky
V 10
V
ANO
- prováděcí (roční), střednědobé a dlouhodobé plány a výhledy v oblasti finančního řízení a finančního zabezpečení a podkladová dokumentace
V 10
V
ANO
- návrh rozpočtu a střednědobého výhledu kapitoly Ministerstva obrany
V 10
V
- výsledky a rozbory hospodaření s peněžními prostředky
V 10
Spouštěcí událost
Finanční řízení a finanční zabezpečení ANO
vyřízení dokumentu
ANO V
ANO
- stanovení finančních limitů – rozpis na vnitřní a zahraniční reprezentaci a podklady k jejich sestavení
V 10
V
V
ANO
- závěrečný účet
V 20
V
V
ANO
- inventurní soupis periodické (mimořádné) inventarizace
S5
ANO
- dílčí inventurní soupis, dodatečný inventurní soupis, inventurní zápis průběžné inventarizace
S5
ANO
- deník inventurních soupisů
S5
EAP
- inventarizační zpráva za účetní jednotku
S5
ANO
A
A
NE
- spisový materiál ke škodám
V 15
V
NE
- spisový materiál k pohledávkám již splaceným
V5
V
NE
Inventarizace majetku
Náhradové řízení, pohledávky a škody - hlášení, protokoly a výkazy škod velkého rozsahu, náhradové řízení
- spisový materiál k pohledávkám ostatním
V 10
V
NE
- dohoda o hmotné odpovědnosti
V 10
V
NE
- likvidace pohledávek a závazků (po ukončení)
S 10
V
NE
- likvidační list (evidenční list) o neschopnosti ke službě
V 10
V
NE
V
NE
A
- náhrady škod na majetku, vymáhání pohledávek, rozhodnutí o regresních náhradách, materiál z šetření úrazů a nemocí z povolání - náhrada škody na zdraví (včetně podkladů)
V 20
V
NE
- náhrada škody na zdraví – těžké a smrtelné
A
A
NE
zánik platnosti
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
útvar
Možno přidělovat jako EOD
S5
S5
NE
V 10
V
NE
archiv - výsledné sestavy o škodách, rozbory - rozhodnutí a dohody ke škodám a pohledávkám
9.7
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) MO
NE
Přiznání tarifních a kvalifikačních tříd, platové úpravy S5
NE
V
NE
- refundace
S5
NE
- podklady pro změnu osobních a personálních údajů
S5
NE
- podklady pro soupisky měsíčních změn (mimo dávek nemocenské péče apod.)
S5
NE
- sekundární zařazení – vyslání do zahraniční operace, rozhodnutí o přijetí do služebního poměru, rozhodnutí o změně doby služebního poměru
S5
NE
- za období roční a delší
S5
ANO
- za období kratší než rok
S3
ANO
- úpravy platů
S3
ANO
S3
ANO
- rozpočtové doklady
S5
ANO
- statistické údaje o peněžních náležitostech – dílčí
S3
NE
- metodiky zpracované z úrovně SEM MO včetně prováděcích pokynů
S5
- dokumenty týkající se realizace změnového řízení
S5
ANO
- platový výměr, samostatné složky mimo platový výměr (příplatek za službu v zahraničí, stabilizační příspěvek apod.) - podklady pro výpočet ostatních peněžních náležitostí (rozhodnutí velitele o náhradě škody utrpěné úrazem, rozhodnutí velitele o poskytnutí peněžního daru fondu kulturních a sociálních potřeb apod.)
9.9
událost
Pokladna - služební platební karty – žádosti o zapůjčení
9.8
Spouštěcí
V 15
Rozbory a analýzy platového vývoje vlastní
9.10 Rozpočet – výnosy, čerpání - obchodních a příspěvkových organizací
A
9.11 Účetnictví - deník účetních dokladů, účetní doklady, podkladové účetní záznamy – pouze Agentura finanční
V
neodesílá se
- operativní evidence a účetní záznamy
V 10
S2
neodesílá se
- vnitřní předpisy a normy dokládající formu vedení účetnictví
S5
ANO
nepoužívá se ASAS
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) útvar
Možno přidělovat jako EOD
- konsolidační účetní záznamy – v technické formě (§ 3 vyhlášky č. 383/2009 Sb.)
S5
DZ
- operativní evidence
S5
DZ
- odpisový plán dlouhodobého majetku
S5
neodesílá se
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
archiv
MO
9.12 Výkazy účetní (souhrnné)
- účtový rozvrh - účetní závěrky včetně protokolu o schválení
V 10
S5
NE
V
neodesílá se
- ekonomické informace pro statistiku, účetnictví, kalkulace, rozpočetnictví, operativní a specializované evidence
S5
- ekonomický výzkum a ekonomické studie
S5
neodesílá se
V
neodesílá se
S5
ANO
- účetní doklady bezplatného a naturálního stravování, vyúčtování krmiva
neodesílá se V 10
9.13 Veřejné zakázky a výběrová řízení - čerpání dotace ze státního rozpočtu - dokumentace dotace spolufinancování z prostředků Evropské unie
S 10
- spisová agenda veřejných zakázek (nad 2 mil. Kč bez DPH u dodávek a služeb, nad 6 mil. Kč bez DPH u stavebních prací)
S 10
S5
- spisová agenda veřejných zakázek (pod 2 mil. Kč bez DPH u dodávek a služeb, do 6 mil. Kč bez DPH u stavebních prací) - veřejné zakázky nad 100 mil. Kč bez DPH
ANO V
A
viz dokumentace veřejné zakázky
V
Dokumentace veřejných zakázek - podklady pro registraci akce - investiční záměr - žádost o vydání registračního listu - oznámení předběžných informací do Věstníku veřejných zakázek - žádost o stanovisko ke specifikaci – stanovisko ke specifikaci - specifikace
ANO NE ANO DZ ANO NE
- zadávací dokumentace – komunikace zadavatel – majetkový hospodář, programový manažer, uživatel
ANO
- výzva k podání nabídky – komunikace zadavatel – majetkový hospodář, programový manažer, uživatel
ANO
- uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek - informační zpráva pro ministra obrany
DZ ANO
Spouštěcí událost
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
- žádost o stanovisko k zadávacím podmínkám – stanovisko k žádosti
ANO
- žádost o předběžné projednání Úř OSK SOJ – stanovisko k žádosti
ANO
- návrh smlouvy
ANO
- žádost o stanovisko k návrhu smlouvy – stanovisko k návrhu smlouvy
ANO
- registrační list
NE
- dodatečné informace – komunikace zadavatel – majetkový hospodář, uživatel
ANO
- námitky – komunikace zadavatel – majetkový hospodář, uživatel, SDK MO
ANO
- informace a požadavek na zabezpečení prohlídky místa plnění – komunikace zadavatel – majetkový hospodář, uživatel
ANO
- zápis z prohlídky místa plnění
ANO
- svolání hodnotící komise
ANO
- seznam nabídek
neodesílá se
- protokol z jednání hodnotící komise
neodesílá se
- protokol o otevírání nabídek
neodesílá se
- protokol o posouzení kvalifikace
neodesílá se
- protokol o posouzení ceny
neodesílá se
- zpráva o posouzení a hodnocení nabídek
neodesílá se
- protokol o výběru dodavatele
neodesílá se
- rozhodnutí o vyloučení
neodesílá se
- oznámení rozhodnutí o vyloučení
DZ
- stanovení výdajů na financování akce
NE
- rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky
neodesílá se
- oznámení o výběru nejvhodnější nabídky
DZ
- žádost o projednání Úř OSK SOJ a další podání související se správním řízením k žádosti o projednání Úř OSK SOJ
NE
- uzavřená smlouva – kopie pro potřeby rezortu Ministerstva obrany - písemná zpráva zadavatele
V
ANO neodesílá se
Spouštěcí událost
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
- oznámení o uzavření smlouvy – komunikace zadavatel – majetkový hospodář, programový manažer, uživatel
V
- žádost o vyhodnocení závazkového vztahu – komunikace zadavatel – majetkový hospodář, programový manažer, uživatel
V
- vyhodnocení závazkového vztahu
Možno přidělovat jako EOD
Spouštěcí událost
ANO ANO ANO
- průzkum trhu – výsledky
NE
- ukládání a evidence jistot
NE
- procesní list veřejné zakázky
neodesílá se
Veřejné zakázky, při kterých dochází k nakládání s utajovanou informací - zaslání kopie prohlášení podnikatele
ANO
- zaslání kopie informačního dotazníku podnikatele, kterému bude vydána zadávací dokumentace
ANO
- podklady pro oznámení podle § 69 zákona č. 412/2005 Sb.
ANO
- oznámení identifikačních údajů podnikatele, s kterým byla uzavřena smlouva, při které dochází k nakládání s utajovanými informacemi
ANO NE
- zaslání poučení odpovědné osoby podnikatele provedené vedoucím organizačního celku před prvním přístupem k utajované informaci stupně utajení Důvěrné a vyšší - zaslání seznamu utajovaných informací poskytnutých (vzniklých) podnikateli
ANO
- hlášení o všech okolnostech, které mohou vést k ohrožení utajovaných informací při zadávání nebo realizaci veřejné zakázky, včetně všech změn v oblasti ochrany utajovaných informací v návrhu smlouvy, popřípadě v uzavřené smlouvě
ANO
- oznámení o vrácení všech utajovaných informací po ukončení smluvního vztahu
ANO
- žádost o souhlas – souhlas bezpečnostního ředitele Ministerstva obrany-ředitele odboru se zadáním veřejné zakázky malého rozsahu, při které dochází k nakládání s utajovanými informacemi
ANO
- zaslání projektové dokumentace – komunikace zadavatel – Agentura hospodaření s nemovitým majetkem
NE
9.14 SMLOUVY - nájemné, obchodní a ostatní smlouvy (jsou-li součástí zadávací dokumentace)
V
- v ostatních případech - smlouvy o nabytí, přechodu a převodu majetku, majetkoprávní závažné (originály) - smlouvy a dohody ostatní (o dílo, o provedení práce, servisní, o odborné pomoci aj.)
V A
ANO
od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení
ANO
skončení platnosti
A
ANO
S5
ANO
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
- smlouvy o účasti a financování
MO
A
- smlouvy o úvěrech - dohody o spolupráci
A
ANO ANO
V
ANO
V 10
ANO
- podklady pro přípravu smluv o převodu nemovitostí a o odprodeji movitého majetku
V 10
ANO S5
ANO
- rozhodnutí o nepotřebnosti nemovitostí (originály)
A
ANO
- rozhodnutí o nepotřebnosti movité věci (originály)
V 10
ANO
- nabídková řízení organizační složky státu a státní organizace (originály)
V 10
ANO
A
ANO
V 10
ANO
- komise pro nakládání s nepotřebným nemovitým majetkem zápisy (originály) - komise pro nakládání s nepotřebným movitým majetkem zápisy (originály) HUDBA - dramatický plán na kalendářní rok - celkové vyhodnocení činnosti (roční a delší)
A
- kniha programové a umělecké rady, kniha instrumentací a partitur, kniha účinkování vojenské hudby, evidence přehraných skladeb 11
A S5
- smlouvy o nepotřebném movitém majetku (o bezúplatném převodu majetku, o převodu majetku mezi rezorty a ostatní smlouvy a zápisy) – originály - podklady pro přípravu ostatních smluv
10
útvar
Možno přidělovat jako EOD
S1
ANO
A
ANO
S2
EAP
INTERNÍ AUDIT - auditorský spis – „Oznámení o interním auditu/následné kontrole“
V
V
ANO
- auditorský spis – „Informační zpráva pro ministra obrany“ (interní audit/následná kontrola)
V
V
NE
- auditorský spis – operativní dokumenty (žádosti o součinnost, dotazníky apod.)
V
V
ANO
- auditorský spis – ostatní dokumenty kromě výše uvedených
V
V
NE
- podání oznámení o podezření ze spáchání trestného činu
V
V
NE
- informace o porušení rozpočtové kázně v rezortu Ministerstva obrany, zjištění z finanční kontroly
V
V
ANO
- střednědobý plán interních auditů
S5
NE
- roční plán interních auditů a následných kontrol
S5
NE
- zpráva o zjištěních z interního auditu
V
V
NE
- zpráva z následné kontroly
V
V
NE
Spouštěcí událost
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č. 12
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
V 10
A
V
ANO
Spouštěcí událost
KOMUNIKAČNÍ A INFORMAČNÍ SYSTÉMY (KIS) - dokumenty o plánování, zřízení a provozu spojů a sítí - schéma radiových, radioreléových, satelitních a pohotovostních sítí
V
ANO
- projektová dokumentace projektů a subprojektů KIS, poštovních služeb a e-komunikací
V
ANO
- provozní dokumentace projektů a subprojektů KIS, poštovních služeb a e-komunikací
V
- dokumentace projektového řízení a řízení projektových týmů KIS
ANO A
ANO
- výhledové plány a studie – zavádění informačních systémů
V
- výsledky kontrol hospodaření s majetkem KIS majetkového uskupení 2.4, 4.1, 6.0
A
ANO
- takticko-technické požadavky
A
ANO
- zprávy a návrhy koncepce v oblasti zavádění výpočetní techniky
A
ANO
S2
NE
S5
ANO
12.1 Bezpečnost KIS - plán a hodnoticí dokumentace při plnění nenadálých opatření v KIS - dokumenty k zabezpečení provozu KIS: instalační záznamy KIS, zpravodajské obhlídky, kompromitující vyzařování, žádost o certifikaci, akreditační zprávy, žádosti o povolení provozu, rozhodnutí o povolení provozu, oznámení povolení provozu, povolení instalace softwaru, auditní záznamy, protokoly o legálním výmazu médií, hlášení o ukončení provozu části KIS, protokoly o bezpečnostních incidentech, výsledky kontrolní činnosti v rámci KIS - kompromitující vyzařování (bod 23): KIS nakládající s neutajovanými informacemi nebo s určenými neutajovanými informacemi
S1
NE
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Vyhrazené
S1
NE
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Důvěrné
S3
NE
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Tajné
S5
NE
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Přísně tajné
S 10
V
konec platnosti dokumentu
NE
- projektová bezpečnostní dokumentace KIS
A
NE(U)
- projekt bezpečnosti KIS
A
A
NE(U)
KIS nakládající s neutajovanými informacemi nebo s určenými neutajovanými informacemi
V
S1
NE
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Vyhrazené
A
S1
NE
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Důvěrné
A
S3
NE
ukončení provozu KIS
- provozní bezpečnostní dokumentace KIS: konec platnosti dokumentu
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
Možno přidělovat jako EOD
MO
útvar
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Tajné
A
S5
NE
KIS nakládající s utajovanými informacemi do a včetně stupně utajení Přísně tajné
A
V
NE
- kmitočtové příděly – dokumenty – po deseti letech do archivu
V
ANO
- kmitočtové příděly – dokumenty – po deseti letech do archivu
V
ANO
- povolení letadlové rádiové stanice pro letadla vzdušných sil Armády České republiky – po deseti letech do archivu
V
NE
- plánovací dokumentace
S3
ANO
- Force Goals
S4
ANO
- zahraniční pomoc Foreign Military Financing
V
ANO
- standardizační dokumenty v oblasti KIS
S3
ANO
- mezirezortní koordinace využívání rádiového spektra
S3
DZ
- mezirezortní koordinace využívání rádiového spektra „V“
S4
NE(U)
- mezinárodní koordinace využívání rádiového spektra
V
DZ
- frequency supportability proces
V
DZ
Spouštěcí událost
12.2 NARFA (národní radiofrekvenční agentura)
- hodnocení efektivnosti provozu počítače
S5
ANO
S5
ANO
12.3 Výpočetní technika - provozní dokumentace, operační systémy - plán a hodnoticí dokumentace při plnění nenadálých opatření v KIS 13
S2
NE
KONTROLNÍ ČINNNOST - plány kontrolní činnosti na kalendářní rok - zprávy o činnosti kontrolních orgánů za kalendářní rok
A
S5
S3
NE
A
A
NE
- dokumenty pro potřebu organizačního celku – programy kontroly, úřední záznamy
S5
S3
neodesílá se
- dokumenty obsahující citlivé informace – žádosti a záznamy o podání vysvětlení, potvrzení o zajištění a vrácení originálních dokladů, protokoly o kontrole včetně dodatků/doplňků, záznamy o předběžném šetření, stanovisko k námitkám, podání námitek, rozhodnutí vydaná v průběhu kontroly
S5
S3
NE
- dokumenty potřebné k zabezpečení kontroly – pověření ke kontrole, oznámení o zahájení kontroly, požadavky o předložení podkladů, rozhodnutí o námitce podjatosti
S5
S3
ANO
V 10
S5
NE
- zprávy o výsledcích kontrolní činnosti, kontrolní závěry, opatření ke kontrolním zjištěním, oznámení o podezření ze spáchání trestného činu
ukončení provozu
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
- kontrolní akce Nejvyššího kontrolního úřadu – žádost o doklady a předložení dokladů, námitky a odvolání, rozhodnutí o námitkách a vydání usnesení k odvolání, kontrolní protokol o kontrole, souhrn zjištění při kontrole
V 15
V
V
NE
uzavření spisu
- kontroly mimorezortními kontrolními orgány (mimo Nejvyšší kontrolní úřad) – žádost o doklady a předložení dokladů, námitky a rozhodnutí o námitkách, kontrolní protokol, opatření k nápravě stavu
V 10
V
V
NE
uzavření spisu
- protikorupční programy
S5
ANO
- kontroly v oblasti boje proti korupci, dotazníkové šetření
S5
NE
V 10
NE
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
V 10
- pověření a protokoly o kontrolních zjištěních z kontrol podle zákona č. 320/2001 Sb. a rozhodnutí vydaná v průběhu a na základě finanční kontroly 14
událost
KRIZOVÉ ŘÍZENÍ - dokumenty k zaujímání krizových pracovišť
15
Spouštěcí
S 1 až 5
NE
- seznam opatření pro národní systém reakce na krize
A
ANO
- katalog opatření pro národní systém reakce na krize
A
NE
- katalogové listy národní systém reakce na krize
A
NE
- ústřední krizový štáb – dokumentace
S3
ANO NE(U)
- bezpečnostní rada státu – dokumentace
A
ANO NE(U)
- výbor pro obranné plánování – dokumentace
A
ANO NE(U)
- výbor pro vnitřní bezpečnost – dokumentace
S3
ANO NE(U)
- výbor pro civilní nouzové plánování – dokumentace
S3
ANO NE(U)
- krizový štáb Ministerstva obrany – dokumentace
S3
ANO NE(U)
- dokumenty krizového plánu Ministerstva obrany
A
ANO NE(U)
- dokumenty plánu obrany České republiky
A
ANO NE(U)
po uplynutí platnosti
KRYPTOGRAFICKÁ OCHRANA
15.1 Administrativa - zápůjční kniha
S5
EAP
- provozní deník kryptografického prostředku
S4
EAP
- knihy přijatých a odeslaných zpráv
S4
EAP
- kryptografické dokumenty vzniklé při koaličních cvičeních
S 10
- průvodní spisy o zaslání kryptografických materiálů - připomínkové řízení k normotvorné činnosti v oblasti kryptografické ochrany
S 10
V
NE(U)
S5
NE(U)
V
NE(U)
od posledního zápisu
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
Spouštěcí událost
15.2 Materiální a technické zabezpečení - deník podkladových účetních záznamů dokladů s podkladovými účetními záznamy KRYPTO
V 20
V
EAP
- dokumentace o výběrovém řízení na materiál a techniku KRYPTO
V 15
V
NE(U)
- dokumentace o výrobě klíčových materiálů
V 15
V
NE(U)
A
NE(U)
- evidenční karta materiálu
V 20
V
EAP
- evidenční kniha materiálu majetkového uskupení 2.4 KRYPTO s podkladovými účetními záznamy KRYPTO
V 20
V
EAP
- dokumentace o zavedení techniky do používání
- hovorové a signální tabulky
A
- kniha zápůjček a oprav techniky - pokyny k vydání (storno) expedičního příkazu
V 15
- prostředky ručního šifrování
NE(U) S5
EAP
V
NE(U)
A
NE(U)
- rejstříky evidenčních karet
V 15
V
EAP
- revizní doklady kryptografické techniky
V 10
V
NE
- specifikace na nákup kryptografického materiálu
V 15
V
NE
S5
NE(U)
- technická dokumentace kryptografických prostředků - podkladové účetní záznamy, expediční příkazy KRYPTO, organizační celky, centrální úroveň distribuce
A V 15
V
NE
- inventurní soupis kryptografického materiálu
V 15
V
NE(U)
- zápisy o předání a převzetí kryptografického materiálu
V 15
V
NE(U)
- záznam o spotřebě klíčových materiálů
V 15
V
NE(U)
- opravy kryptografického materiálu – plánování a provedení
S5
NE
- zrušovací protokoly, rozhodnutí o nepotřebnosti, vyřazení, ničení a odprodej kryptografické techniky
A
NE
- normy pro oblast kryptografické ochrany (pravidla, instrukce, pokyny apod.)
A
- průvodní list kryptografické zásilky
NE(U) S5
NE
A
NE(U)
15.3 Provozní dokumentace - analýzy a rozbory kryptografické ochrany, kryptografické ochrany utajovaných informací u vojenských velitelství a Ministerstva obrany - plány nastavení kryptografických prostředků
V 10
V
NE(U)
- protokoly o výrobě klíčového materiálu
V 20
V
EAP
skartace karet
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
- provozní deník nebo kniha
S5
EAP
- režimové směrnice pracoviště
S4
NE(U)
- rozkazy a nařízení k zabezpečení kryptografické ochrany (jen původce)
A
NE(U)
- schémata kryptografické ochrany (jen původce)
A
NE(U)
- souhrnné hlášení o stavu kryptografické ochrany za výcvikový rok (všechny organizační celky)
V 15
V
NE(U)
- zápis o předání kryptografického pracoviště
V 10
V
NE(U)
S2
neodesílá se
A
NE(U)
- zápis o předání služby na kryptografickém pracovišti - zápisy o kompromitaci KRYPTO a učiněná opatření - zápisy (protokoly) o zřízení (zrušení) pracovišť KRYPTO
A V5
- instalační protokol kryptografického prostředku
- zápis o převzetí funkce správce kryptografického materiálu
V 10
V
NE(U)
S3
NE
V
NE(U)
S5
NE(U)
Spouštěcí událost
pozbytí platnosti
odinstalace kryptografického prostředku
15.4 Personální dokumentace - evidence pracovníků kryptografické ochrany
V 10
- evidenční karty pracovníků kryptografické ochrany
V 100
V
EAP
- rejstříky evidenčních karet pracovníků kryptografické ochrany a provozních obsluh
V 10
V
EAP
- určení pracovníků kryptografické ochrany a provozních obsluh
V 20
V
NE(U)
S5
V
EAP
- základní učební dokumentace odborné přípravy pracovníků kryptografické ochrany
V 10
V
NE(U)
- protokol o odborné zkoušce
V 10
V
NE
A
NE(U)
- evidenční karty pracovníků provozních obsluh
V 10
15.5 Školy – kurzy
15.6 Výzkum, vývoj - analýzy řešených problémů
A
- dílčí a závěrečné zprávy
A
- majetkové vypořádání úkolu - oponentní řízení
V 20
NE(U) A
NE(U)
V
NE(U)
- technická a výrobní dokumentace
A
NE(U)
- výsledky technických zkoušek a zkoušek prototypů kryptografických prostředků
A
NE(U)
ukončení činnosti všech pracovníků
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
16
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
- zadání a specifikace vývojových a výzkumných úkolů
A
NE(U)
- zápisy a usnesení vědeckých rad (výborů, komisí) a výsledky mezinárodních jednání k otázkám kryptografické ochrany
A
NE(U)
- kolegium ministra obrany (projednaný materiál, rozhodnutí, zápis z jednání)
A
ANO
- návrhy vnitřních předpisů a služebních předpisů na trvanlivém papíru
A
NE
- návrhy zákonů a vládních nařízení (originály) - evidence vnitřních předpisů a ostatních zásadních dokumentů Armády České republiky - informační zprávy a stanoviska
S5 A
A
A
A
V 10
- podklady, návrhy a ostatní stanoviska - odborné a metodické pomůcky, nařízení a směrnice hlavních představitelů rezortu Ministerstva obrany (pouze původce)
událost
ANO EAP S 1 až V
S 1 až V V 20
V
ANO
ANO ANO
S 1 až V
ANO
- koncepční materiál, který schvalují hlavní představitelé rezortu Ministerstva obrany a ministr obrany (originál)
A
NE
- zásadní stanoviska ke koncepčnímu materiálu
V
ANO
LETECTVO, RAKETOVÁ TECHNIKA - letištní řády
V 20
V
neodesílá se
- plány letištní sítě České republiky, údaje o rozmístění, kapacitě a vybavení
V 20
V
ANO
- převody leteckého a raketového materiálu
V 20
V
NE
A
A
ANO
- zprávy o odborném zjišťování příčin leteckých nehod, vážných předpokladů letecké nehody (u útvaru ponechat po dobu 20 let, pak uložit do archivu) 18
Spouštěcí
LEGISLATIVNÍ, NORMATIVNÍ A KONCEPČNÍ ČINNOST
- dokumentace přípravy vnitřního předpisu (rozkaz ministra obrany, normativní výnos Ministerstva obrany, vojenský předpis, rozkaz prezidenta republiky)
17
útvar
Možno přidělovat jako EOD
zrušení platnosti
LOGISTICKÉ ZABEZPEČENÍ (všechna majetková uskupení) - dokumenty týkající se výstavby Armády České republiky z hlediska materiálního a technického zabezpečení (počty výzbroje a bojové techniky, údaje o vyzbrojení, přezbrojení a doplňování) - návrhy na vyřazení majetku – záloha Informačního systému logistiky
A V 10
- evidenční kniha materiálu vzor 1 - technická dokumentace nově zaváděné vojenské techniky a materiálu, protokoly o zavedení vojenské techniky a materiálu, protokoly o vojskových zkouškách, zápisy oponentního řízení, schválené technické podmínky originální dokumentace, takticko-technická data, výkresy
A
NE(U) V
neodesílá se
S2
EAP
A
ANO
uzavření knihy
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) útvar
Možno přidělovat jako EOD
- dokumentace vyřazené a odprodané techniky: provozní sešit, zápis o technickém stavu, přeúčtovací doklad, smlouvy kupní a o bezúplatném převodu, o převodu mezi rezorty, výzva s harmonogramem odsunu
S3
neodesílá se
- evidenční listy nářadí a pomůcek zaměstnanců, evidenční listy osoby, osobní evidenční list nářadí a pomůcek
S3
EAP
- evidenční list místnosti, seznam předmětů a zařízení v místnosti
S3
EAP
- evidence materiálních zásob, skladů a prostor (skladové karty)
S5
EAP
- příkazy k použití techniky
S4
neodesílá se
- knihy údržby (ošetřování) a oprav (včetně příloh, protokol o rozsahu opravy, žádanka)
S5
EAP
S3
EAP
V
EAP
- kniha prohlídek a kontrol materiálu
S5
EAP
od posledního zápisu nebo po periodické kontrole hospodaření s majetkem
- evidenční doklady v rejstříku evidenčních dokladů
S2
EAP
od posledního zápisu
- podkladové účetní záznamy
S5
neodesílá se
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
archiv
MO
- kniha pohonných hmot a maziv - rejstřík evidenčních dokladů
V 10
- nomenklatury materiálu, seznamy vojenské techniky a materiálu
V
- rejstřík přidělených evidenčních čísel pro mezinárodní přepravu kontejnerů ISO – čj. 65802-12/20063818-SMU
V 10
- odpisy hmotného majetku
V 10
ANO NE(U) V
EAP
V
neodesílá se
- sestavy projektů oprav, údržby a provozu
S2
neodesílá se
- pracovní deník skladu, sešit vstupu do skladu
S5
EAP
18.1 Údaje o dodávkách výzbroje a vojenské techniky z tuzemska nebo z dovozu - zaváděcí řízení techniky a materiálu
A
- zprávy z činnosti parlamentní komise v oblasti obranného průmyslu
A
neodesílá se
- majetkové účetní doklady
S 10
V
- záznamy o marketingovém průzkumu decentrálně pořízeného majetku
V 10
V
18.2 Hospodářská opatření pro krizové stavy – věcné prostředky - plán alokace věcných zdrojů rezortu Ministerstva obrany pro krizové stavy
S5
NE(U)
- bilance zajištění věcných prostředků Ministerstva obrany
S4
NE(U)
- nomenklatury věcných prostředků pro potřeby ozbrojených sil České republiky
S2
S1
neodesílá se
Spouštěcí událost
ukončení pracovního/ služebního poměru
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
- plán zajištění věcných prostředků Ministerstva obrany
MO
útvar
S4
Možno přidělovat jako EOD
Spouštěcí událost
NE(U)
- doklad o převzetí a vrácení věcných prostředků
V 10
V
NE
- dodávací příkaz
V 10
V
NE
vyhlášení stavu ohrožení státu nebo válečného stavu, demobilizace
18.3 Hospodářská opatření pro krizové stavy – nezbytné dodávky - plán nezbytných dodávek rezortu Ministerstva obrany
V
NE(U)
- plán hospodářské mobilizace rezortu Ministerstva obrany
V
NE(U)
- podklady k informačnímu systému ARGIS (pokyny, výstupy apod.)
S2
DZ
- dokumentace návrhů na jmenování (odvolání) subjektů hospodářské mobilizace
S5
NE
- pokyny ke koordinaci dodavatelů nezbytných dodávek při jejich přípravě a realizaci
V
DZ
- přehledy realizace nezbytných dodávek za krizového stavu ve prospěch příjemce (vojenské útvary a vojenská zařízení Armády České republiky)
V
S5
NE
vyhlášení stavu ohrožení státu nebo válečného stavu
18.4 Hospodářská opatření pro krizové stavy – hmotné rezervy - přehled požadavků na vytvoření státních hmotných rezerv pro rezort Ministerstva obrany u Správy státních hmotných rezerv a způsob realizace
V
NE(U)
- dohody k vytvoření a distribuci hmotných rezerv mezi Ministerstvem obrany a Správou státních hmotných rezerv
V
NE
- přehledy vyskladnění a distribuce vytvořených hmotných rezerv za stavu ohrožení státu (za válečného stavu) příjemců (vojenské útvary a vojenská zařízení Armády České republiky)
V
S5
NE(U)
vyhlášení stavu ohrožení státu nebo válečného stavu
18.5 Hospodářská opatření pro krizové stavy – organizační a regulační opatření - přehled regulačních opatření pro krizové situace a krizové stavy, která vydala vláda České republiky
A
ANO
- opatření, která přijímá rezort Ministerstva obrany na základě regulačních opatření a vyhlášek, a nařízení pro řízení ekonomiky za stavu ohrožení státu (za válečného stavu), která vydala vláda České republiky
V
ANO
- technická dokumentace nově zaváděné vojenské techniky a materiálu, protokoly o zavedení vojenské techniky a materiálu, protokoly o vojskových zkouškách, zápisy oponentního řízení, schválené technické podmínky
A
ANO
- vyhlášky a nařízení pro řízení ekonomiky za stavu ohrožení státu (za válečného stavu)
A
DZ
vyhlášení stavu ohrožení státu
vyhlášení válečného stavu
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
S5
neodesílá se
Spouštěcí událost
18.6 Majetková uskupení 2.2 a 5.0 (zvláštnosti) - kniha prohlídek (kontrol) zbraní - přehledy o rezervaci zbraní a munice, dohody, smlouvy - přehledy a seznamy zbraní (převody zbraní) do archivu (ukládá centrální registr zbraní)
S3 V 20
- účetní a evidenční doklady dokládající pohyb zbraní a munice do archivu (ukládá Agentura finanční)
V 20
S5
neodesílá se
- souhrnný výkaz vzor 16 a 16a (originál)
V 20
V
neodesílá se
- žádosti o doplnění normy výcvikové munice - dokumentace, kterou vede centrální registr zbraní a centrální registr munice 19
S1 V 20
V
neodesílá se neodesílá se
MIMOŘÁDNÉ UDÁLOSTI - závažné provozní havárie
A
V
- živelní pohromy velkého rozsahu (hlášení, zprávy, protokoly)
ANO
S1
- hlášení události dozorčím orgánem evidence v evidenčním archu – odeslání faxem, výjimka podle čl. 20 odst. 4 přílohy 1
20
neodesílá se neodesílá se
A
A
ANO
- živelní pohromy malého rozsahu
S 10
V
ANO
- použití (nasazení) techniky a vojáků mimo Armádu České republiky
V 20
V
ANO
MOBILIZAČNÍ OBLAST
20.1 Zabezpečení mobilizace ozbrojených sil - souborná evidence věcných prostředků určených k zabezpečení ozbrojených sil
A
- přehled sil a prostředků a plán jejich doplňování (přehled sil a prostředků mírové organizační struktury ozbrojených sil České republiky, přehled sil a prostředků mobilizačně rozvinovaných a vytvářených útvarů) – příloha k plánu obrany České republiky
A
M neodesílá se
- zásadní dokumenty mobilizačního charakteru zpracované jako souhrnné materiály na základě rozhodnutí ministra obrany nebo náčelníka Generálního štábu Armády České republiky
A
NE
- přezkoušení přípravy mobilizace ozbrojených sil České republiky
A
NE
- seznam oprávněných osob „M“
V
neodesílá se
- plán rozvinutí ozbrojených sil České republiky
A
NE(U)
20.2 Mobilizační dokumenty
- výpisy z plánu ozbrojených sil České republiky
V
- tabulky počtů (pouze původce)
A
M
NE(U) NE(U)
ukončení rezervace
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
- nařízení náčelníka Generálního štábu Armády České republiky pro zabezpečení mobilizační pohotovosti rezortu Ministerstva obrany
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
S3
S2
ANO
- zásady a normy mobilizační pohotovosti ozbrojených sil České republiky
A
NE(U)
- souhrnná zpráva o bojové a mobilizační pohotovosti rezortu Ministerstva obrany
A
NE(U)
- zpráva o bojové a mobilizační pohotovosti útvaru
V
M
NE(U)
- dokumenty mobilizačních příprav
S3
S2
ANO
- mobilizační plán organizačního celku jako celek
V
M
NE
- plán rušení organizačního celku jako celek
V
M
NE
- mobilizační projekt jako celek
V
M
NE
- jednotlivé dokumenty mobilizačního plánu, které byly při upřesnění plánu nahrazeny novými a pozbyly platnosti
V
M
NE
- hlášení o dosažení bojové a mobilizační pohotovosti rezortu Ministerstva obrany
S3
S1
ANO
- vyhodnocení mobilizačních příprav
S3
S1
ANO
20.3 Mobilizační plány
20.4 Zápisy
21
- o prověření opatření pro zabezpečení obrany státu
A
- o kontrole mobilizační pohotovosti
S3
S1
NE
NE
- o kontrole mobilizačních dokumentů
S3
S1
NE
- o součinnostním dohovoru mezi krajským vojenským velitelstvím a vojenským útvarem
V
M
NE
OBRANNÁ STANDARDIZACE - návrhy na přistoupení ke STANAG
V 15
NE
- revize způsobu přistoupení ke STANAG
V 15
NE
- překlady, analýzy nebo odborné posudky standardizačních dokumentů, zpracované na smluvním základě
V 15
ANO
- stanoviska z mimorezortních připomínkových řízení k návrhům na přistoupení ke STANAG
V 15
ANO
- prohlášení o přistoupení ke STANAG
V 15
ANO
- stanoviska ke STANREC
V 15
ANO
- hlášení o zavedení STANAG
V 15
NE
- prohlášení o zavedení STANAG
V 15
ANO
- návrhy na tvorbu českého obranného standardu
V 15
NE
Spouštěcí událost
1 rok po zpracování nové zprávy
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
22
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
útvar
- schvalovací protokoly českého obranného standardu
V 15
NE
- protokoly o provedení revize českého obranného standardu
V 15
NE
- vydání českých obranných standardů
V 15
NE
Spouštěcí událost
OCHRANA STÁTNÍCH HRANIC A VZDUŠNÉHO PROSTORU - údaje o narušení vzdušného prostoru České republiky - údaje o systému, organizaci a provádění ochrany státních hranic
V A
ANO A
ANO
- agenturně operativní opatření při ochraně státních hranic
A
A
ANO
- údaje o hraničním pásmu
A
A
ANO
V
- směrnice, nařízení a rozkazy, plány vyhodnocení prověrek národního posilového systému protivzdušné obrany České republiky 23
MO
Možno přidělovat jako EOD
NE
OCHRANA UTAJOVANÝCH INFORMACÍ - spis k poučené osobě pro přístup k utajované informaci stupně utajení „V“
S5
- spis k poučené osobě pro přístup k utajované informaci stupně utajení „D“ až “PT“
S5
S5
EAP EAP
- přehled systemizovaných míst a seznam osob určených pro styk s utajovanými informacemi
S2
neodesílá se
- personální bezpečnost: oznámení o ukončení služebního poměru, pracovního poměru, oznámení o přijetí nového zaměstnance, oznámení o pominutí skutečností, na základě kterých byla zdůvodněna žádost o vydání osvědčení fyzické osoby
S1
ANO
- dokumentace bezpečnostního řízení: veškeré žádosti a prohlášení fyzických osob, zánik platnosti oznámení, zaslání kopií osvědčení fyzické osoby, poučení a potvrzení o přejetí žádosti
součást spisu k poučené osobě
ukončení pracovního/ služebního poměru pozbytí platnosti
NE
- personální projekt
S1
ANO
- projekt fyzické bezpečnosti
S2
neodesílá se
pozbytí platnosti
- dokumentace související s projektem fyzické bezpečnosti (seznam osob/dopravních prostředků s oprávněním ke vstupu/vjezdu do objektu, zabezpečené oblasti a jednací oblasti, zápis o funkčních zkouškách, přehled klíčů předaných do užívání, seznam osob oprávněných k vyzvednutí schránek s klíči, přehled duplikátů a číselných kombinací apod.)
S1
neodesílá se
pozbytí platnosti
- návrh bezpečnostního projektu
S2
ANO
- žádost o provedení kontroly k předcházení nedovolenému použití technických prostředků určených k získání informací
S2
ANO
- hlášení o projektu fyzické bezpečnosti
S1
ANO
- dokumentace šetření porušení povinností při ochraně utajovaných informací
S3
ANO
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
S2
NE(U)
S2
NE(U)
Spouštěcí událost
- bezpečnostní provozní dokumentace (bod 12.1) - protokoly měření kompromitujícího vyzařování objektu (zónové měření) - vyhodnocení zónového měření místnosti
S 10
- žádost o měření k určení třídy elektronického prostředku, vyhodnocení měření k určení třídy elektronického prostředku S 10
V
- instalační záznamy pro utajované informační systémy stupně utajení „D“
S3
NE
- instalační záznamy pro utajované informační systémy stupně utajení „T“
S5
NE(U)
- žádost o vyhotovení instalačního záznam pro informační systémy „T“
S1
ANO
- stanovisko ke změně (zrušení) stupně utajení dokumentů
S4
ANO
- povolení k poskytnutí utajované informace „V“ v mezinárodním styku
S5
ANO
V
neodesílá se
- protokol o předání utajované informace „V“ v mezinárodním styku
V 10
- evidenční list registru
NE
- doklad o proškolení fyzické osoby ze zásad ochrany utajovaných informací 24
25
S2
neodesílá se
- dokumentace šetření porušení povinností při ochraně určených neutajovaných informací a bezpečnostních incidentů
S1
ANO
- doklad o proškolení fyzické osoby ze zásad ochrany určených neutajovaných informací
S1
neodesílá se
OCHRANA URČENÝCH NEUTAJOVANÝCH INFORMACÍ
OPERAČNÍ OBLAST - dokumenty související s operační přípravou státního území a brannou povinností
A
- operační plány Armády České republiky k jednotlivým akcím
A
- dokumentace k výcviku záloh - vyhodnocení výcviku záloh (roční) 26
NE
A
NE(U) ANO S5
neodesílá se
A
ANO
ORGANIZACE A PŮSOBNOST - organizační řád organizačního celku - kolektivní smlouvy (originál) - metodiky, pokyny instrukce – vlastní (podle důležitosti) – doručené
S5
ANO
A
A
ANO
V 20
S 2 až V S 1 až 5
ANO
zrušení objektu ukončení životnosti nebo změna hardwaru konfigurace elektronického prostředku ukončení provozu informačního systému
pozbytí platnosti
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
- zápisy z porad vedení organizačního celku - porady a rady náčelníka Generálního štábu Armády České republiky - zápisy z porad vedení Ministerstva obrany
ANO
V 10
V A
- rozhodnutí o zřízení, reorganizaci a zrušení součástí Armády České republiky
A
A
ANO
- zápisy o převzetí (předání funkcí) – velitelů, náčelníků, ředitelů
A
A
neodesílá se
S 5 až V
neodesílá se
A
ANO
V
ANO
S5
ANO
- provozní řády útvarů a zařízení
V 10
- provozní a jednací řád pracoviště (dílčí)
EAP
PÉČE O VÁLEČNÉ HROBY A PIETNÍ MÍSTA - centrální evidence válečných hrobů a fotografické materiály (webová aplikace)
A
- dokumenty zpracované v rámci koordinace péče o válečné hroby v České republice a v zahraničí - dokumenty o zřízení, přemístění a zrušení válečných hrobů a pietních míst
A
- dokumenty zpracované k realizaci mezivládních dohod o péči o válečné hroby – sjednané mezivládní dohody - dokumenty o tvorbě zákona č. 112/2004 Sb.
A
- rozhodnutí o tom, co je válečným hrobem nebo pietním místem
A
neodesílá se
S3
ANO
A
NE
S5
ANO
A
ANO
V
NE
PERSONÁLNÍ PRÁCE, PRACOVNĚPRÁVNÍ A SOCIÁLNÍ OBLAST - abecední kniha, funkční knihy (útvar 1. stupně, útvary 2. a 3. stupně a školy mají trvale uloženy u personálního orgánu – archivují v případě zrušení daného stupně)
A
A
NE
- deník personálních opatření
A
NE
- kniha přijatých personálních opatření
S3
NE
A
NE
S3
NE
- originály rozhodnutí, personálních rozkazů a výnosů ve věcech personálních, současně s deníkem personálních opatření
A
- výpisy z výnosů a doručené personální rozkazy a výnosy ve věcech personálních - dohody se studujícím při zaměstnání (je-li součástí osobního spisu) - disciplinární řízení, přestupky - evidenční a osobní doklady vojáků propuštěných z činné služby, včetně příslušných evidenčních pomůcek
A
událost
ANO
A
A
Spouštěcí
ANO
- přehledy systemizovaných míst
- zřizovací listiny, statuty, organizační, pracovní, provozní a jednací řády a schémata
28
S 1 až 5 V
- ostatní funkcionáři (podle významu funkce)
27
útvar
Možno přidělovat jako EOD
A
A
NE
S 10
V
NE
V 100
V
NE
při rušení útvaru
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
- evidence práce neschopných pro nemoc a úraz
S3
NE
- popis pracovní činnosti (nejsou-li součástí ozbrojených sil České republiky)
S5
neodesílá se
- jmenování, pověření, odvolání vedoucích zaměstnanců
A
- kartotéční lístek studujícího vojenské školy (pokud není nástupnická škola)
A
- kniha systemizovaných míst
A
A
- měsíční výkazy o absenci a nemocnosti - nemocnost, rozbory, statistiky, nemoci z povolání za roční a delší období
NE
A
NE
S1
EAP
A
A
NE
V 100
V
NE
- pomocný osobní spis (osobní karta) vojáka z povolání „A“ (trvale uložen v archivu centrální evidence)
V 100
V
NE
V
NE
- rejstřík osob
V 100
V
NE
- protokoly vojenských lékařských komisí
V 100
V
NE
- osobní spisy občanských zaměstnanců, osobní karty
V 100
- komplexní programy péče o občanské zaměstnance
A
V A
- rozvrh čerpání dovolených - žádanky, evidence
NE ANO
S1
ANO EAP
- plány doplňování, rozmísťování, přípravy a zvyšování kvalifikace
A
NE
- potvrzení o výkonu vojenské činné služby občanů – důchodců
A
NE
- průběh základní přípravy a vojenských cvičení - přehledy, výkazy, výsledky průzkumu o sociální a zdravotní péči, sociálním stavu, bytových poměrech, rekreaci a lázeňské péči – roční
A
A
S3
NE
V
NE
- za období kratší a podkladové materiály
S5
EAP
- stanoviska k průběhu základní přípravy a vojenských cvičení
S3
NE
- statistika nemocí z povolání – roční a delší - ostatní - zaváděcí a změnové listy jednotné evidence zaměstnanců v Armádě České republiky
A
A
NE
S3
dle obsahu
A
- závazná opatření proti absenci - závazná pravidla pro organizaci a systemizaci, problematika rovných příležitostí žen a mužů, informační systém o službě a personálu
NE S5
A
událost
neodesílá se
- osobní spis vojáka z povolání - pomocný osobní spis (osobní karta) vojáka z povolání „C“ (vložen do osobního spisu vojáka z povolání)
Spouštěcí
NE NE
při rušení útvaru
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
MO
útvar
28.1 Státní správa – systemizace a organizace
Možno přidělovat jako EOD NE
- podpůrná agenda
S2
ANO
- agenda kárné pravomoci
A
NE
- agenda vzdělávání státních zaměstnanců
V
NE
A
NE
Sociální zabezpečení - agenda státní správy v oblasti důchodového pojištění a výsluhových náležitostí vojáků z povolání Platová politika - pracovní agenda
S5
ANO
S5
DS (NE)
Nemocenské pojištění - přihlášky, odhlášky, změny, dílčí výkazy (nemocenské pojištění státních a občanských zaměstnanců) 28.2 Zákon č. 187/2006 Sb. - správní spis ve věcech nemocenského pojištění (rozhodování o trvání pojištění, o příslušnosti orgánu nemocenského pojištění, o dávkách, o správních deliktech, o regresních náhradách, o ukončení dočasné pracovní neschopnosti, o stanovení zákazu rozhodovat o dočasné pracovní neschopnosti)
A
NE
- evidence výsledků kontrol dodržování režimu dočasně práce neschopného pojištěnce
A
NE
- koncepční a pracovní agenda
A
neodesílá se
28.3 Fond kulturních a sociálních potřeb - rozpočet fondu
S3
ANO
- pracovní agenda
S3
ANO
- půjčky z fondu kulturních a sociálních potřeb, pohledávky – splacené
S5
NE
- půjčky z fondu kulturních a sociálních potřeb – nesplacené
S 10
NE
28.4 Mezirezortní styky - smlouvy o spolupráci s občanskými sdruženími, zprávy o průběhu a výsledcích družebních styků
A
- ostatní dokumenty, podklady - zásadní dokumenty o vzniku, průběhu a ukončení činnosti organizací spolupracujících s Armádou České republiky (rezortem Ministerstva obrany)
A
A
NE
S5
NE
A
NE
28.5 Zákon č. 234/2014 Sb. - kniha evidence oznámení podle nařízení vlády č. 145/2015 Sb.
V
EAP
- dokumentace k podanému oznámení
S2
NE
- kniha evidence správních řízení
V
EAP
Spouštěcí událost
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
- žádost o čerpání dovolené, žádost o vyslání na zahraniční služební cestu, návrh nařízení služební pohotovosti, nařízení služby přesčas 29
30
MO S2
událost
ANO
- plán obrany České republiky
A
- zásady pro zpracování a aktualizaci plánu obrany České republiky a dílčích plánů obrany
V
ANO
- koncepce, dlouhodobé, střednědobé a prováděcí plány výstavby ozbrojených sil České republiky a jednotlivých druhů vojsk a služeb
A
ANO
ANO NE(U) po uplynutí platnosti
A
ANO
po uplynutí platnosti
PLÁNOVÁNÍ VÝSTAVBY OZBROJENÝCH SIL ČESKÉ REPUBLIKY
- roční plány výstavby (rozvoje) organizačních celků a jejich vyhodnocení (vlastní)
V
- výpisy z ročního plánu nadřízeného stupně (čtvrtletní, měsíční)
S1
- dokumenty související s realizací a plněním výstavby (reformy) ozbrojených sil České republiky
V
ANO ANO ANO
POŽÁRNÍ OCHRANA - protipožární řád, organizace požární ochrany
A
- dokumentace požární ochrany u organizačního celku (instruktáže a školení, výcvik, činnost komise apod.)
V
- dokumentace o výkonu vojenského požárního dozoru (zápisy prověrkové komise)
V
- zápisy z jednání požárních technických komisí - evidence požární techniky, hlídek, výstroje a výzbroje - evidence požárů a zahoření, protokoly o závažných požárech
A
V
neodesílá se
S5
neodesílá se
S5
ANO
S3
ANO
S5
ANO
A
ANO
- kontroly dodržování protipožárních opatření
S3
ANO
- odborné posudky a zprávy z kontrol
S5
ANO
- požární kniha 32
Spouštěcí
PLÁNOVÁNÍ OBRANY STÁTU
- koncepce, dlouhodobé, střednědobé a prováděcí plány výstavby ozbrojených sil České republiky a jednotlivých druhů vojsk a služeb
31
útvar
Možno přidělovat jako EOD
neodesílá se
PRÁVNÍ ZÁLEŽITOSTI, JUSTIČNÍ DOKUMENTACE - správní spisy a další spisy právní povahy (právní nebo soudní) zásadního významu, z nichž vyplývají pro vojenskou správu právní nároky nebo povinnosti, doklady o konečných rozhodnutích (správních i soudních) zásadního významu
A
A
- uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace
A
- ucelené rozbory trestnosti v Armádě České republiky
A
NE
ANO
po uplynutí platnosti od posledního zápisu
útvar
S2
ANO
- vyhodnocení vydavatelské činnosti
V
ANO
- výrobní plán prezentačních tiskovin a odborných a metodických pomůcek
S2
ANO
Heslo, název (typ) dokumentu
č. 33
Dokumentační hodnota (skartační lhůta)
Možno přidělovat jako EOD
Poř.
archiv
MO
- návrh na vydání tiskového produktu, prezentačních tiskovin a odborných a metodických pomůcek
S1
ANO
V
neodesílají se
- doklady běžného provozu a údržby vlastních rekreačních zařízení
S3
neodesílají se
- využívání vlastních rekreačních chat, středisek
S5
ANO
- časopisy a tiskoviny vydávané organizačními celky (vlastní publikace a periodika po jednom výtisku)
35
V 20
REKREACE
ŘÍZENÍ A VELENÍ - dokumenty, plány a směrnice na výcvikový rok
V
ANO
- denní výkazy
S3
neodesílají se
- došlé rozkazy a výpisy z nich (podle důležitosti obsahu)
S 1 až 3
ANO
- kniha kontrol
S5
EAP
od posledního zápisu
- kniha výdeje zbraní a střeliva na jednotce
S2
EAP
založení nové knihy
- poskytnutí humanitárních darů - rozhodnutí o uložení kázeňského trestu
A
ANO
S 10
- vnitřní rozkazy
A
- souhrnné zprávy, statistiky, bilance, rozbory, závěrečná hodnocení za období roční a delší
A
- střednědobý plán činnosti a rozvoje rezortu Ministerstva obrany
V A
NE
A
ANO
A
ANO
S2
neodesílá se
A
- vojensko-odborná příprava (písemné přípravy, podklady)
ANO
- výcvikové rozkazy a směrnice, plány bojové a odborné přípravy
S2
ANO
- plánovací a hodnoticí dokumentace vojenského výcviku
S2
ANO
- vyhodnocení výcvikových období a měsíční, rozbory kázně za čtvrtletí apod.
S2
ANO
- vyhodnocení výcvikového roku - rozvrhy zaměstnání 36
událost
PUBLIKAČNÍ A VYDAVATELSKÁ ČINNOST - roční plán vydavatelské, nakladatelské a produkční činnosti
34
Spouštěcí
SPISOVÁ A ARCHIVNÍ SLUŽBA - anotace odborné literatury a periodik - audiovizuální dokumentace – vlastní
A
A
A
ANO
S2
neodesílá se
S5 V
neodesílá se
pozbytí platnosti
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
archiv - jednací protokoly - manipulační a zápůjční knihy, pomocný jednací protokol, kniha evidence utajovaných dokumentů „V“, seznam evidenčních listů, evidenční list, soupisky došlých zásilek
37
38
Dokumentační hodnota (skartační lhůta)
- doručovací knihy a knihy cenné pošty - doručovací knihy pro utajované dokumenty - oznámení o zahájení skartačního řízení - konceptní arch - metodické pokyny, směrnice ústředních a nadřízených orgánů - protokol o předání dokumentů do archivu (předat archivu v analogové a digitální podobě) - skartační návrh, protokol o skartačním řízení, skartační zápisy dokumentů - zápis o zničení dokumentů mimo skartační řízení - zápis o výsledku roční kontroly utajovaných dokumentů - zápis o skartaci vojenských předpisů a odborných a metodických pomůcek - zápis o zničení razítek (s jejich otisky), zápis o skartaci seznamu evidenčních listů a evidenčních listů - zápis o ztrátách a uzavření ztrát utajovaných dokumentů - zápis o ztrátách a uzavření ztrát neutajovaných dokumentů, razítek a pečetidel - zápis o zničení (skartovaných) dokumentů v papírnách - zápis o zničení přísně zúčtovatelných tiskopisů STATISTIKA
MO
A
V 20 V 15
V 15
V 15
- statistické výkazy pro Český statistický úřad
A
A
- roční výkazy, vlastní ročenky
A
A
útvar
Možno přidělovat jako EOD
A S2
EAP EAP
S4 V V S1 až V S5 V V S5 S2 S1 S2 V S2 S2 V
EAP EAP ANO NE neodesílá se NE ANO neodesílá se neodesílá se ANO neodesílá se neodesílá se neodesílá se neodesílá se neodesílá se
Spouštěcí událost
od posledního zápisu
zrušení platnosti
ANO A
ANO
STÁTNÍ OVĚŘOVÁNÍ JAKOSTI - žádost o státní ověřování jakosti (podání ve smyslu § 37 zákona č. 500/2004 Sb.)
V 20
V
NE
- dokumenty vytvářené v průběhu řízení k žádosti o státní ověřování jakosti podle hlavy VI části druhé zákona č. 500/2004 Sb.
V 20
V
NE
- osvědčení o jakosti a kompletnosti vydávané podle § 27 a 28 zákona č. 309/2000 Sb. - oznámení o přerušení nebo obnovení odborného dozoru nad jakostí nebo konečné kontroly vydávané podle § 26 nebo 29 zákona č. 309/2000 Sb. - dokumenty vytvářené před zahájením řízení k žádosti o státní ověřování jakosti podle hlavy V části druhé zákona č. 500/2004 Sb.
V
V
NE
V 20
V
NE
V 20
V
NE
splnění smlouvy dodavatelem
odložení věci
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) útvar
Možno přidělovat jako EOD
S5
NE
A
A
NE
V 20
V
NE
archiv - osvědčení o shodě systému managementu jakosti vydávané podle § 31 zákona č. 309/2000 Sb. - dohoda o uznávání a provádění státního ověřování jakosti uzavíraná s jiným státem
39
- stížnosti, podněty a oznámení – málo závažné případy
S5
NE
- kniha návrhů, žádostí a stížností
S 10
EAP
V 20
V
neodesílá se
A
A
NE
ŠKOLSTVÍ (VOJENSKÉ), ŠKOLENÍ, KURZY - závěrečné práce, absolventské práce, maturitní práce - dokumentace posluchačů, žáků a studentů propuštěných a vyloučených ze studia - osvědčení o absolvování kurzu, vysvědčení, osvědčení o úrovni jazykové způsobilosti
V 10
V
NE
A
A
ANO
- třídní knihy školení vlastních zaměstnanců
S2
neodesílá se
- učební plány a programy
S5
ANO
- školní katalogy, seznamy absolventů škol a kurzů
- třídní knihy školení cizích zaměstnanců, akreditované kurzy
41
událost ukončení platnosti osvědčení
STÍŽNOSTI A PETICE - evidence stížností a petic, výsledky jejich šetření, doklady o způsobu jejich vyřízení – závažné případy
40
MO
Spouštěcí
V 10
V
neodesílá se
- zápisy o závěrečných zkouškách na všech typech škol (včetně kurzů)
A
A
neodesílá se
- dlouhodobé záměry a výroční zprávy
A
A
ANO
- školní matrika, matrika studentů
A
A
neodesílá se
- žádost o akreditaci studijního programu, žádost o akreditaci vzdělávacího programu
A
A
ANO
- protokol o průběhu a výsledku jazykové zkoušky podle STANAG 6001
A
A
NE
V 30
V
NE
A
V
EAP
- lékařské posudky, dokumentace, vyšetřování a šetření, protokoly (k lehkým úrazům), chorobopisy z lůžkové části (40 let)
V 10
V
NE
- lehké úrazy (náhradové řízení)
V10
V
NE
- knihy ošetření a evidence léků
S 10
V
A
A
NE
V 20
S5
NE
ÚRAZY A NEMOCI Z POVOLÁNÍ - těžký úraz (s hospitalizací delší než 5 kalendářních dnů) - kniha nemocí z povolání
- náhradové řízení: rozhodnutí, rozsudky, smíry, žaloby (v závažných případech, těžké a smrtelné) - komise pro vyšetřování úrazů (zápisy)
uzavření knihy
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
archiv - spisový materiál k úrazu, záznamy o úrazu (protokoly)
42
43
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) MO
V 50
ÚZEMNÍ ŘÍZENÍ, STAVEBNÍ ŘÍZENÍ, CIVILNÍ INVESTIČNÍ VÝSTAVBA (nemovitosti, které nejsou majetkem České republiky-Ministerstva obrany) - dokumentace a závazná stanoviska v územní řízení
NE
S5
NE
S5
NE
- dokumentace o kolaudaci staveb a stanoviska
S5
NE
- požadavky a stanoviska k zásadám územního rozvoje
S5
NE
- požadavky a stanoviska k územně plánovací dokumentaci
S5
NE
- ostatní dokumentace související s ochranou územních zájmů
S5
NE
V
NE
Spouštěcí událost
VETERINÁRNÍ ZABEZPEČENÍ účetní pohyb služebního psa
VĚDECKOVÝZKUMNÁ ČINNOST A TECHNICKÝ ROZVOJ - evidence objevů, vynálezů, patentů a zlepšovacích návrhů
A
- projekty obranného výzkumu - zápisy a usnesení vědeckých rad (výborů a komisí) - výzkumné studijní zprávy, závěrečné zprávy výzkumu - zápisy z vojskových zkoušek 45
VOJENSKÁ POLICIE
46
VÝSTAVY, VELETRHY
- hodnocení uspořádání výstavy
ANO ANO V
A
ANO ANO
A
A
ANO
V 20
V
ANO
V
NE
- dokument Vojenské policie - katalogy výstav, které pořádala Armáda České republiky, nebo s její účastí (v jednom výtisku), propagační materiály (fotografie, plakáty, prospekty apod.) vlastní (ukázky)
A A
V 20
- rozhodnutí o zavádění vojenské techniky do výzbroje Armády České republiky
47
V
- dokumentace a závazná stanoviska ve stavební řízení
- kmenová knížka psa – (u Centra vojenské kynologie Chotyně a organizačních celků se služební kynologií a u Hradní stráže) 44
útvar
Možno přidělovat jako EOD
A
předat do knihovny Vojenského historického ústavu
A
V 10
ZAHRANIČNÍ OPERACE - TOA (Transfer of Authority) – předání úkolového uskupení do podřízenosti
A
ANO
- týdenní hlášení úkolového uskupení
A
S2
ANO
- souhrnné logistické hlášení úkolového uskupení
S2
neodesílá se
Poř.
Heslo, název (typ) dokumentu
č.
Dokumentační hodnota (skartační lhůta) archiv
- operační dokumentace úkolového uskupení
V 10
- plánovací dokumenty, hodnoticí dokumentace - souhrnné vyhodnocení celého uskupení (zahraniční operace) 48
49
ZAHRANIČNÍ STYKY A NÁVŠTĚVY - dokumentace obsahující zvláštní poznatky z jednání vojenských, leteckých a námořních přidělenců - sjednané mezinárodní smlouvy a další mezinárodní dokumenty deklarace,(záznamy, organizačně-technická - (politické seznamy osobností fotografie) ujednání) - dokumentace související se sjednáváním, prováděním a ukončováním platnosti mezinárodních smluv a dalších mezinárodních dokumentů (politických deklarací, organizačně-technických ujednání) - seznamy hostů akcí – vlastní - významné návštěvy (plán, výkazy cest apod.) - zápisy (protokoly) z konferencí, sympozií s mezinárodní účastí, výsledky konzultací a porad se zástupci - armád zprávy o obsahu a výsledcích služebních cest vojáků a občanských zaměstnanců v zahraničí - osobní dopisy zahraničním partnerům ZPRAVODAJSTVÍ - zpravodajské informace (výpisy, pravidelná hlášení apod.)
MO
útvar
Možno přidělovat jako EOD
V
ANO
S3 A
A V 20 V 20
V 20 A
událost
ANO A
A A A V
ANO NE(U) ANO NE neodesílá se ANO
S2 V A S5
S 1 až 3
Spouštěcí
S 1 až 3
neodesílá se ANO ANO ANO NE NE(U)
Legenda: Poznámky ke skartačním lhůtám a spouštěcím událostem: 1. Ukládací lhůtou 100 let se rozumí, že osobní a evidenční doklady se mohou skartovat v následujícím roce, kdy by osoba, které se doklady týkají, dosáhla 100 let věku. 2. Spouštěcí událostí u trestních spisů je uzavření rejstříku trestních spisů. 3. Spouštěcí událostí u záznamů o služebních příjmech vojáka z povolání je datum posledního záznamu. 4. Spouštěcí událostí pro smlouvy všeho druhu je datum skončení jejich platnosti. 5. Spouštěcí událostí u projektů financovaných nebo spolufinancovaných z prostředků Evropské unie je první den následujícího roku od data stanoveného k ukončení projektu. 6. Není-li vyplněna konkrétní spouštěcí událost, považuje se za spouštěcí událost vyřízení dokumentu/spisu. Skartační znaky: A (archiv) – označení pro dokumenty, které ke své dokumentární (historické) hodnotě se mají předávat k trvalému uložení do Vojenského ústředního archivu; V (výběr) – označení pro dokumenty, které jsou určeny k výběru, zda mají zůstat uloženy ve správním archivu nebo se mají skartovat; S (stoupa) – označení pro dokumenty, které po uplynutí stanovené skartační lhůty a na základě vydaného trvalého souhlasu ke skartaci dokumentů a po konečném souhlasu Vojenského ústředního archivu se skartují přímo na pracovišti ochrany informací organizačních celků; M – mobilizační dokumenty, které se skartují mimo skartační řízení v následujícím roce po nabytí platnosti nově zpracovaného plánu (dokumentu). Vysvětlení názvů sloupců: archiv – skartační znak a skartační lhůta pro správní archiv nebo dlouhodobou úložnu; MO – skartační znak a skartační lhůta pro dokumenty s celorezortní působností; útvar – skartační znak a skartační lhůta pro dokumenty na řídící úrovni organizačního celku (vojenský útvar, vojenské zařízení, vojenský záchranný útvar, organizační útvar Ministerstva obrany).
Možno přidělovat jako elektronický obrazový dokument (EOD): ANO – dokument se odesílá uvnitř rezortu Ministerstva obrany v digitální podobě; NE – dokument musí být odeslán v analogové podobě; NE(U) – jedná se o utajovaný dokument; DZ – dokument se vytváří v digitální podobě a odesílá se jako datová zpráva; EAP – evidenční nebo administrativní pomůcka; neodesílá se – vytváří se pouze pro potřebu organizačního celku. Právní předpisy: – zákon č. 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona, ve znění pozdějších předpisů; – zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů; – zákon č. 112/2004 Sb., o válečných hrobech a pietních místech a o změně zákona č. 256/2001 Sb., o pohřebnictví a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, ve znění zákona č. 281/2009 Sb.; – zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů; – zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů; – zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů; – zákon č. 234/2014 Sb., o státní službě; – vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech), ve znění pozdějších předpisů; – nařízení vlády č. 145/2015 Sb., o opatřeních souvisejících s oznamováním podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu.
Příloha 3 k RMO č. 11/2010 Věstníku Schéma oběhu analogových a digitálních dokumentů u organizačních celků Schéma oběhu analogových dokumentů u organizačního celku POI Registrace doručeného analogového dokumentu v elektronickém systému spisové služby. Přidělení dokumentu odpovědnému zaměstnanci k rozdělení (vedoucímu OC – určené osobě).
Vedoucí OC Přidělení dokumentu příslušné součásti OC k vyřízení (vedoucímu součásti OC).
Vedoucí součásti OC Přidělení dokumentu příslušnému zaměstnanci k vyřízení (zpracovateli).
Zpracovatel Vyřízení dokumentu.
Zpracovatel
Zpracovatel
Bez evidence = vyřízení dokumentu ad acta.
Evidence dokumentu = přidělení čj. a vytvoření spisu (vložení do spisu).
Přidělení EKD vyřízeného dokumentu POI.
Zpracovatel Zpracování odpovědi, stanoviska… Zpracovatel Bez odpovědi = uzavření spisu. Přidělení a fyzické předání spisu POI.
Vedoucí součásti OC – vedoucí OC Schvalovací proces.
Zpracovatel (odpověď digitální podoba)
Zpracovatel (odpověď analogová podoba)
Převod do digitální podoby, připojení
Doplnění údajů o adresátovi a odeslání dokumentu.
údajů o převodu, vygenerování kopií. Přidělení digitální podoby (kopií) dokumentu POI adresáta.
Předání dokumentu POI k vypravení.
Zpracovatel Vyřízení/uzavření spisu. Přidělení a fyzické předání spisu POI. POI Uložení spisu.
POI Vypravení analogového dokumentu. Uložení spisu.
Legenda: POI – pracoviště ochrany informací OC – organizační celek EKD – elektronická karta dokumentu
Schéma oběhu digitálních dokumentů u organizačního celku POI Převzetí doručené EKD nebo registrace dokumentu a vložení EOD. Přidělení EKD odpovědnému zaměstnanci k rozdělení (vedoucímu OC - určenému zaměstnanci). Vedoucí OC Doplnění pokynů k vyřízení do EKD. Přidělení dokumentu příslušné součásti OC k vyřízení (vedoucímu součásti OC). Vedoucí součásti OC Doplnění pokynů k vyřízení do EKD. Přidělení dokumentu příslušnému zaměstnanci k vyřízení (zpracovateli).
Zpracovatel Vyřízení dokumentu.
Zpracovatel
Zpracovatel
Bez evidence = vyřízení dokumentu ad acta.
Evidence dokumentu = přidělení čj. a vytvoření spisu (vložení do spisu).
Přidělení EKD vyřízeného dokumentu POI.
Zpracovatel
Zpracovatel
Bez odpovědi = uzavření spisu. Přidělení spisu POI.
(převzetí analogového dokumentu z POI) Zpracování odpovědi, stanoviska… Vedoucí součásti OC – vedoucí OC Schvalovací proces.
Zpracovatel (odpověď digitální podoba)
Zpracovatel (odpověď analogová podoba)
Převod do digitální podoby, připojení
Doplnění údajů o adresátovi a odeslání dokumentu.
údajů o převodu, vygenerování kopií.
Předání dokumentu POI k vypravení.
Přidělení digitální podoby (kopií)
Přidělení spisu POI.
dokumentu POI adresáta.
Zpracovatel Vyřízení/uzavření spisu. Přidělení spisu POI.
POI Uložení spisu.
Legenda: POI – pracoviště ochrany informací OC – organizační celek EKD – elektronická karta dokumentu EOD – elektronický obraz analogového dokumentu
POI Vypravení analogového dokumentu. Uložení spisu.
