beszerzes 2/9/01 5:18 PM Page 1 C
M
Y
CM
MY
CY CMY
K
Részletes ismertetô A proALPHA® moduláris réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolódását és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben.
Beszerzés Alapszolgáltatások
Termelés
Információs- & Kontrollingrendszer
Logisztika Pénzügy/Számvitel Költség- & Fedezetszámítás Munkaügy
Amit tudni kell a beszállítókról, a cikkekrôl és még sok másról Valamennyi vállalati adatnak egy egységes és könnyen kezelhetô felhasználói felületen történô megjelenítése, mégpedig úgy, hogy az a felhasználó információigényének megfeleljen - ez volt a proALPLHA® Információs- & Kontrollingrendszer kifejlesztésénél az alapelv. Ennek során a felhasználó ösztönös ráérzéssel érheti el a megjelenített összegzett adatokból kiindulva, fokozatosan lefelé haladva, az alsóbb szinteken levô, egyre részletesebb adatokat. A szállítókkal, a cikkekkel, és a cikkcsoportokkal kapcsolatos információigény mindig is korlátlan. Például: ki mit szállít és milyen feltételek mellett? Milyen mennyiség és mely szállítóknál került az utolsó 18 hónapban megrendelésre? Hogyan néznek ki egy már archivált beszerzési számlához tartozó megrendelési és áruátvételi bizonylatok? Történt-e már egy bizonyos cikkre ajánlatkérés, mely szállítók ajánlatai hiányoznak még?
proALPHA: Bizonylatkapcsolódás Beszerzés Fájl
Infó
?
Bizonylatfajta: Bejövô számla Belsô bizonylat
Bizonylatszám: 20700003
Belsô bizonylat keresése Szállítói bizonylat keresés
Szállítói bizonylat
2345672
Pozíciószám: Szállító:
300000
Bizonylatfajta Bejövô számla Megrendelés Árubeérkezés
Szám Nemzetközi Árufuvarozó
Fo Biz.szám Bizony. dát Idegenbiz.sz. Ügyintézô 20700003 2000.12.20 2345672 Nagy József E 20300001 2000.12.18 Kiss Péter E 20800002 2000.12.20 Kiss Péter
Státusz Felvett Szállítva Számított
Bizonylatinformác
proALPHA: Számlapozíciók
Fájl proAlpha Infó ? Software Kft. Budapest (c) 2001 Poz Cikk 1 10110007
Megnevezés Alu.fólia 0,2
Szállított menny. ME 30 kg
Áruérték Va 36.000 Ft
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Meghatalmazott képviselônk:
hasonló kérdésekre kimerítô és azonnali választ ad. A proALPHA® moduláris, réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolatát és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben.
http://www.proalpha.hu
A proALPHA® információs rendszer az ilyen, és az ehhez
beszerzes 2/9/01 5:18 PM Page 2 C
M
Y
CM
MY
CY CMY
K
®
proALPHA - Beszerzés Optimális beszerzés a proALPHA®-val
A beszerzési feltételek kifinomult kezelése
Ajánlatkérés - a legkedvezôbb ajánlat kiválasztása
Kényelmesen rendelni, és megbízhatóan felügyelni
Áruátvétel, minôségellenôrzés, visszaszállítás
A termelô vállalatoknál a termelés mélységi szintjének csökkenése, valamint a know-how intenzív területeken a sok közepes vállalat koncentrációja szükségszerûen megnövelte a beszerzési tevékenység mértékét és annak jelentôségét.
A beszerzôk sokrétû igényei közé tartozik egyrészt a komplex és hosszú lejáratú feltételek kezelhetôsége, másrészt az, hogy az alkatrészek és a nyersanyagok állandóan változó, széles körû választéka rövid idôn belül beszerezhetô legyen. Egyre jelentôsebbé válik komplett részegységek alvállalkozásba adása, részben saját alkatrészek rendelkezésre bocsátása mellett. A proALPHA® beszerzés ehhez a megfelelô eszköz.
A globális, gyorsan fejlôdô beszerzési piac kikényszeríti a kiváló minôségû, egyre rövidebb határidô alatt szállítható, kedvezô árfekvésû cikkek és szolgáltatások utáni folytonos kutatást. A proALPHA® ajánlatkérés lehetôvé teszi a
Az árakhoz és az engedményekhez idôbeli érvényesség tartozik, megadhatók sávokban és tetszôleges pénznemben. Ezek a rendelési egységre, vagy a tömegre vonatkozhatnak. A szabadon meghatározható áregységek mellett a proALPHA® beszerzésben számtalan abszolút és százalékos
A potenciális szállítókhoz elküldendô ajánlatkérések közvetlenül a megrendelési javaslatokból állíthatók elô, vagy felvihetôk kézzel is. Ezek után a beérkezô ajánlatok egymással összehasonlíthatók, az adott tételhez tartozó valamennyi ajánlat egyidejû áttekintésével, majd a beszerzô valamennyi döntési kritérium figyelembevételével kiválaszthatja a legkedvezôbbet. A rendeléseket meg is lehet bontani, például úgy, hogy a leggazdaságosabb beszállító végzi a fô szállítást, de a rövidebb határidejû igények kielégítése - egy bizonyos részmennyiség erejéig - a legrövidebb szállítási határidôt biztosító szállítónál történik.
A megrendelések kézi felvitele, valamint a szállítói ajánlatok átvétele mellett a megrendeléseket automatikusan is létre lehet hozni. Ilyenkor, megbízható módon, a legkedvezôbb aktuális feltételek kerülnek figyelembe vételre. A beszerzô megtekintheti az automatikusan megjelenített, valamint a döntését befolyásoló adatot, mint például az ár és engedmény sávokat, a diszpozíciós adatokat, a megrendelési kötelezettségeket és a hitelkereteket.
Az áru átvételével egyidejûleg automatikusan megtörténik a készletek és a megrendelések adatainak aktualizálása is. A beérkezett áru vagy egy minôségellenôrzési raktárban vagy közvetlenül a célraktárban kerül nyilvántartásba. A vállalat saját maga határozhatja meg, mely cikkek esetében szükséges külön engedélyezés a minôségellenôrzést követôen. A hibás áru akár közvetlenül a minôségellenôrzési raktárból, akár bármely más raktárból is visszaszállítható az érintett szállítóhoz. A proALPHA® elkészíti a szükséges szállítási okmányokat és nyilvántartja a nyitott visszaszállítási bizonylatokat.
Az egyéb feltételek – mint például a szállítási és fizetési feltételek, a minimális rendelési mennyiségek és értékek, vagy a szállítási határidôk – karbantartása a kényelmes kezelhetôségével tûnik ki.
A proALPHA® beszerzés teljes körû funkcionalitást biztosít a szállítók kiválasztásához, a rendelések lebonyolításához és felügyeletéhez az árubeérkezésen keresztül egészen az ehhez kapcsolódó számlaellenôrzésig. Ezenkívül az áru visszaszállítását, valamint a terhelési értesítések kezelésének legkülönbözôbb eseteit is támogatja a rendszer.
A magas színvonalú megoldás része a keretszerzôdések és a lehívási szerzôdések kezelésének teljes körû funkcionalitása.
proALPHA: Szállítótörzs Fájl Funkció
Nézet Extrák
Szállító:
Törzs
Infó
?
Keresôfogalom: Pannon metal
300011
Szelekció:
Név: Pannon Metal Kft.
Telefon: 999-9239
Utca: Rákóczi út 42.
Telefax: 999-9238
Város: H 1072 Budapest Rendelési feltételek:
Számlaparaméterek: Valuta:
0
Ft
Fizetési mód: átutalás Fizetési feltétel:
9
1
Telephelyen átvéve
1
Saját szállítás - Selbst
Min. rendel érték:
30 naptárinap
Hitelkeret: 200
Szállítási feltét.: Kiszállítási mód:
Euróország: H
0
Nézet Extrák
Törzs
Infó
?
Magyarország
Adócsop. val/nélk.: 1
/
Cikk: 100110005
2
Keresôfogalom: alu.t.
Megnevezés: Alu. tábla 2,0 Alapadatok
Számlaparaméterek
Szelekció:
Infó
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Cikkfajta: 10
Vásárolt cikkek
Archivált Alapadatok
Funkció
Nézet
Extrák
Törzs
Infó
Mennyiségi egység
Elosztási csoport:
proALPHA: Szállítók cikkhez 10110005 Fájl
Számla csoport: LEMEZ
?
Termék csoport: 10110 Részleg:
Szállító:
Raktár ME:
10
kg
LEMEZ ALAPANYAG
Csomagolási ME:
10
kg
Alumínium tábla
Faktor RME-CSM:
nincs
Faktor RME-SME: ?
1,0 db
ABC-osztály: -
300011
Fô szállító
MSZ:
Archivált
Név: Pannon Metal Kft.
Tömeg: Tömeg/RME kg-ban:
0,0000
Tömeg/SME (kg):
0,0000
Felhasználási mód:
Város: H-1137 Budapest
Termékmenedzser:
TömegME:
0
db
Szállítói cikkszám: Szállítói cikkszám: Alapadatok
Megnevezés: Megnevezés:
Szállítási idô:
0
Mennyiségi faktor:
Tûrés: + Alapadatok
Árak
Export
Infó
Igénylés dátum:
0,0000 0%
Kalkuláció
Igénylés év: 0000
db
1,000000
Tömeg (kg):
Diszpozíció
Száll. Nyíl. kell
0 0
Agaz
Alapme. figy. vétele
0
Alapmennyiség: Mennyiségi egység:
Értékesítés
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Nap(ok)
Min. rend. menny.:
Beszerezve 0%
Az egyszeri vagy ritka üzleti események, az úgynevezett eseti cikkek és szállítók felhasználásával, idôt megtakarítva intézhetôk. A proALPHA® ûrlapgenerátor lehetôvé teszi az eltérô megrendelési bizonylatok változatos kialakítását. A megrendelés levélben történô elküldése mellett a modern kommunikáció valamennyi formáját támogatja a rendszer. Lehetséges az EDI-n keresztül rendelni, vagy bizonylatot online a proALPHA®-ból elfaxolni. A legfejlettebb módszer a proALPHA® ITP funkciójának (Internet Transaction Processing) felhasználása. Itt – garantált adatintegritás mellett – biztosított például a szállítói raktári rendszerek adataihoz való közvetlen hozzáférés, ami lehetôvé teszi a keresett termékek rendelkezésre állásának ellenôrzését is.
proALPHA: Cikkek
Fájl Funkció
1000-ben
Érvényes -ig:
Infó
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Beszerzés
Az áru átvétele minden esetben valamely nyitott vagy visszárus megrendelésre hivatkozva történik, ezért lehetôség van az átvett áru bármely adatának ellenôrzésére és a megrendelés adataival való összehasonlítására. Így például a mennyiségi ellenôrzés mellett megállapítható az is, hogy az adott súlyeltérés a jóváhagyott értéken belül van-e.
A szükségletek keletkezése és kielégítése közötti egyensúly állandó felügyeletét egy központi diszpozíciós program végzi. Minden megrendeléstétel mennyisége és határideje felvitelkor azonnal bekerül az adott cikk diszpozíciós nyilvántartásába, mint fedezet. Amennyiben a rendelés visszaigazolási határideje eltér a megrendelési határidôtôl, az új határidô is közvetlenül aktualizálásra kerül a rendelés visszaigazolásakor. A proALPHA® megrendelés-felügylet célja a diszpozíciós határidôk betartatása, emellett lehetôvé teszi a szállítók minôsítését a vállalt szállítási határidôk betartása alapján. A még vissza nem igazolt rendelések lekérdezése mellett, megelôzô szállítási figyelmeztetések vagy a határidô csúszásánál szállítási felszólítások hozhatók létre.
Számlaellenôrzés - a szállítók szigorú kontrollja Bár hasonlóak, mégis sokban különböznek a beszerzés, az áruátvétel, a számlaellenôrzés, a pénzügy valamint a könyvelés ügyviteli folyamatai. A vevôk és a szoftverfejlesztô cég tapasztalt szervezési tanácsadói közötti szoros kapcsolat következtében a gyakorlatban meghatározó fontosságú megoldások a proALPHA® standard szoftverben mind rendelkezésre állnak.
Késésben levô, magas prioritású igények esetén – például amikor az éppen beérkezett árura a már kiadott gyártási rendelésekhez sürgôsen szükség van – ezen áruk szétosztására a proALPHA® javaslatot készít. A proALPHA® ûrlapgenerátora segítségével elkészített árukísérô bizonylat tartalmazza a szállításhoz, a bevételezéshez, továbbá az azonnali rendelkezésre bocsátáshoz szükséges valamennyi információt. Diszpozíció
Függetlenül az adott helyi munkafolyamattól, a számlaellenôrzéskor meg kell vizsgálni a megrendelés, a tényleges áruszállítás és a beérkezett számla adatainak egyezôségét. Ugyanez a helyzet a jóváírásoknál is. A számlaellenôr feladata eldönteni, hogy elfogadja-e, és ha igen, milyen mértékben az esetlegesen fellépô mennyiségi-, határidôés feltételeltéréseket. Az el nem fogadott eltérésekrôl automatikusan terhelésértesítô készíthetô.
Értékesítés Beszerzés
Szükségletmeghatározás
Ajánlatok
Keretmegrendelések Lehívásos megrendelések
Megrendelések Megrendelés-kezelés
Visszaszállítás
Árubérkezés
Terhelés-értesítô
Számla-ellenôrzés
Projektmenedzsment
árengedmény, illetve felár is beállítható.
Az eltérô megrendelési és számlázási címek éppúgy megadhatók, mint a különbözô szállítási címek. Az üzlethálózatokhoz tartozó vevôk megrendelései ugyanúgy kényelmesen továbbíthatók a szállítók felé, mint az adott vevôk közvetlen megrendelései.
Költség és Fedezetszámítás
A minôség, a szállítási határidôk betartása valamint a beszerzési költségek minimalizálása lényeges kritériumok a szállítók kiválasztásánál, ezért egy rugalmas és megbízható beszerzési rendszer nagymértékben meghatározza a vállalati sikert.
Pénzügy/Számvitel
szolgáltatásokat nyújtó ajánlattevôk száma.
Információs- & Kontrollingrendszer
Ezzel egyidejûleg, a beszerzési piacok globalizációjának következtében drasztikusan megnôtt az árucikkeket és
szállítói ajánlatkérések elkészítése és lebonyolítása mellett a megfelelô beszerzési források megbízható kiválasztását is.
A nemzetközi kapcsolatokkal rendelkezô vállalatok beszerzôi különösen jól tudják értékelni az idegen pénznem kezelésének lehetôségét, ahol is a proALPHA® tetszôleges számú pénznemet képes szállítónként kezelni. A realitásvizsgálat megkönnyítéséhez a bizonylat-feldolgozás során bármikor lehet váltani a saját és az idegen pénznem között. A proALPHA® magas fokú integrációjának jelentôs racionalizációs hatása van. Például a beszerzési folyamat adatainak felvitele, és az ezt követô lezárással egyidejûleg, a kiválasztott szervezeti modellnek megfelelôen, az érintett folyamathoz kapcsolódó, de a beszerzésen kívüli eljárások is végrehajtásra kerülnek. Így történik például a számla és a megrendelési ár eltérése alapján keletkezô értékkülönbözet elszámolása, a fizetési engedélyek kiadása, valamint a felhasznált anyagoknak az érintett költséghelyekre történô terhelése.
beszerzes 2/9/01 5:18 PM Page 2 C
M
Y
CM
MY
CY CMY
K
®
proALPHA - Beszerzés Optimális beszerzés a proALPHA®-val
A beszerzési feltételek kifinomult kezelése
Ajánlatkérés - a legkedvezôbb ajánlat kiválasztása
Kényelmesen rendelni, és megbízhatóan felügyelni
Áruátvétel, minôségellenôrzés, visszaszállítás
A termelô vállalatoknál a termelés mélységi szintjének csökkenése, valamint a know-how intenzív területeken a sok közepes vállalat koncentrációja szükségszerûen megnövelte a beszerzési tevékenység mértékét és annak jelentôségét.
A beszerzôk sokrétû igényei közé tartozik egyrészt a komplex és hosszú lejáratú feltételek kezelhetôsége, másrészt az, hogy az alkatrészek és a nyersanyagok állandóan változó, széles körû választéka rövid idôn belül beszerezhetô legyen. Egyre jelentôsebbé válik komplett részegységek alvállalkozásba adása, részben saját alkatrészek rendelkezésre bocsátása mellett. A proALPHA® beszerzés ehhez a megfelelô eszköz.
A globális, gyorsan fejlôdô beszerzési piac kikényszeríti a kiváló minôségû, egyre rövidebb határidô alatt szállítható, kedvezô árfekvésû cikkek és szolgáltatások utáni folytonos kutatást. A proALPHA® ajánlatkérés lehetôvé teszi a
Az árakhoz és az engedményekhez idôbeli érvényesség tartozik, megadhatók sávokban és tetszôleges pénznemben. Ezek a rendelési egységre, vagy a tömegre vonatkozhatnak. A szabadon meghatározható áregységek mellett a proALPHA® beszerzésben számtalan abszolút és százalékos
A potenciális szállítókhoz elküldendô ajánlatkérések közvetlenül a megrendelési javaslatokból állíthatók elô, vagy felvihetôk kézzel is. Ezek után a beérkezô ajánlatok egymással összehasonlíthatók, az adott tételhez tartozó valamennyi ajánlat egyidejû áttekintésével, majd a beszerzô valamennyi döntési kritérium figyelembevételével kiválaszthatja a legkedvezôbbet. A rendeléseket meg is lehet bontani, például úgy, hogy a leggazdaságosabb beszállító végzi a fô szállítást, de a rövidebb határidejû igények kielégítése - egy bizonyos részmennyiség erejéig - a legrövidebb szállítási határidôt biztosító szállítónál történik.
A megrendelések kézi felvitele, valamint a szállítói ajánlatok átvétele mellett a megrendeléseket automatikusan is létre lehet hozni. Ilyenkor, megbízható módon, a legkedvezôbb aktuális feltételek kerülnek figyelembe vételre. A beszerzô megtekintheti az automatikusan megjelenített, valamint a döntését befolyásoló adatot, mint például az ár és engedmény sávokat, a diszpozíciós adatokat, a megrendelési kötelezettségeket és a hitelkereteket.
Az áru átvételével egyidejûleg automatikusan megtörténik a készletek és a megrendelések adatainak aktualizálása is. A beérkezett áru vagy egy minôségellenôrzési raktárban vagy közvetlenül a célraktárban kerül nyilvántartásba. A vállalat saját maga határozhatja meg, mely cikkek esetében szükséges külön engedélyezés a minôségellenôrzést követôen. A hibás áru akár közvetlenül a minôségellenôrzési raktárból, akár bármely más raktárból is visszaszállítható az érintett szállítóhoz. A proALPHA® elkészíti a szükséges szállítási okmányokat és nyilvántartja a nyitott visszaszállítási bizonylatokat.
Az egyéb feltételek – mint például a szállítási és fizetési feltételek, a minimális rendelési mennyiségek és értékek, vagy a szállítási határidôk – karbantartása a kényelmes kezelhetôségével tûnik ki.
A proALPHA® beszerzés teljes körû funkcionalitást biztosít a szállítók kiválasztásához, a rendelések lebonyolításához és felügyeletéhez az árubeérkezésen keresztül egészen az ehhez kapcsolódó számlaellenôrzésig. Ezenkívül az áru visszaszállítását, valamint a terhelési értesítések kezelésének legkülönbözôbb eseteit is támogatja a rendszer.
A magas színvonalú megoldás része a keretszerzôdések és a lehívási szerzôdések kezelésének teljes körû funkcionalitása.
proALPHA: Szállítótörzs Fájl Funkció
Nézet Extrák
Szállító:
Törzs
Infó
?
Keresôfogalom: Pannon metal
300011
Szelekció:
Név: Pannon Metal Kft.
Telefon: 999-9239
Utca: Rákóczi út 42.
Telefax: 999-9238
Város: H 1072 Budapest Rendelési feltételek:
Számlaparaméterek: Valuta:
0
Ft
Fizetési mód: átutalás Fizetési feltétel:
9
1
Telephelyen átvéve
1
Saját szállítás - Selbst
Min. rendel érték:
30 naptárinap
Hitelkeret: 200
Szállítási feltét.: Kiszállítási mód:
Euróország: H
0
Nézet Extrák
Törzs
Infó
?
Magyarország
Adócsop. val/nélk.: 1
/
Cikk: 100110005
2
Keresôfogalom: alu.t.
Megnevezés: Alu. tábla 2,0 Alapadatok
Számlaparaméterek
Szelekció:
Infó
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Cikkfajta: 10
Vásárolt cikkek
Archivált Alapadatok
Funkció
Nézet
Extrák
Törzs
Infó
Mennyiségi egység
Elosztási csoport:
proALPHA: Szállítók cikkhez 10110005 Fájl
Számla csoport: LEMEZ
?
Termék csoport: 10110 Részleg:
Szállító:
Raktár ME:
10
kg
LEMEZ ALAPANYAG
Csomagolási ME:
10
kg
Alumínium tábla
Faktor RME-CSM:
nincs
Faktor RME-SME: ?
1,0 db
ABC-osztály: -
300011
Fô szállító
MSZ:
Archivált
Név: Pannon Metal Kft.
Tömeg: Tömeg/RME kg-ban:
0,0000
Tömeg/SME (kg):
0,0000
Felhasználási mód:
Város: H-1137 Budapest
Termékmenedzser:
TömegME:
0
db
Szállítói cikkszám: Szállítói cikkszám: Alapadatok
Megnevezés: Megnevezés:
Szállítási idô:
0
Mennyiségi faktor:
Tûrés: + Alapadatok
Árak
Export
Infó
Igénylés dátum:
0,0000 0%
Kalkuláció
Igénylés év: 0000
db
1,000000
Tömeg (kg):
Diszpozíció
Száll. Nyíl. kell
0 0
Agaz
Alapme. figy. vétele
0
Alapmennyiség: Mennyiségi egység:
Értékesítés
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Nap(ok)
Min. rend. menny.:
Beszerezve 0%
Az egyszeri vagy ritka üzleti események, az úgynevezett eseti cikkek és szállítók felhasználásával, idôt megtakarítva intézhetôk. A proALPHA® ûrlapgenerátor lehetôvé teszi az eltérô megrendelési bizonylatok változatos kialakítását. A megrendelés levélben történô elküldése mellett a modern kommunikáció valamennyi formáját támogatja a rendszer. Lehetséges az EDI-n keresztül rendelni, vagy bizonylatot online a proALPHA®-ból elfaxolni. A legfejlettebb módszer a proALPHA® ITP funkciójának (Internet Transaction Processing) felhasználása. Itt – garantált adatintegritás mellett – biztosított például a szállítói raktári rendszerek adataihoz való közvetlen hozzáférés, ami lehetôvé teszi a keresett termékek rendelkezésre állásának ellenôrzését is.
proALPHA: Cikkek
Fájl Funkció
1000-ben
Érvényes -ig:
Infó
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Beszerzés
Az áru átvétele minden esetben valamely nyitott vagy visszárus megrendelésre hivatkozva történik, ezért lehetôség van az átvett áru bármely adatának ellenôrzésére és a megrendelés adataival való összehasonlítására. Így például a mennyiségi ellenôrzés mellett megállapítható az is, hogy az adott súlyeltérés a jóváhagyott értéken belül van-e.
A szükségletek keletkezése és kielégítése közötti egyensúly állandó felügyeletét egy központi diszpozíciós program végzi. Minden megrendeléstétel mennyisége és határideje felvitelkor azonnal bekerül az adott cikk diszpozíciós nyilvántartásába, mint fedezet. Amennyiben a rendelés visszaigazolási határideje eltér a megrendelési határidôtôl, az új határidô is közvetlenül aktualizálásra kerül a rendelés visszaigazolásakor. A proALPHA® megrendelés-felügylet célja a diszpozíciós határidôk betartatása, emellett lehetôvé teszi a szállítók minôsítését a vállalt szállítási határidôk betartása alapján. A még vissza nem igazolt rendelések lekérdezése mellett, megelôzô szállítási figyelmeztetések vagy a határidô csúszásánál szállítási felszólítások hozhatók létre.
Számlaellenôrzés - a szállítók szigorú kontrollja Bár hasonlóak, mégis sokban különböznek a beszerzés, az áruátvétel, a számlaellenôrzés, a pénzügy valamint a könyvelés ügyviteli folyamatai. A vevôk és a szoftverfejlesztô cég tapasztalt szervezési tanácsadói közötti szoros kapcsolat következtében a gyakorlatban meghatározó fontosságú megoldások a proALPHA® standard szoftverben mind rendelkezésre állnak.
Késésben levô, magas prioritású igények esetén – például amikor az éppen beérkezett árura a már kiadott gyártási rendelésekhez sürgôsen szükség van – ezen áruk szétosztására a proALPHA® javaslatot készít. A proALPHA® ûrlapgenerátora segítségével elkészített árukísérô bizonylat tartalmazza a szállításhoz, a bevételezéshez, továbbá az azonnali rendelkezésre bocsátáshoz szükséges valamennyi információt. Diszpozíció
Függetlenül az adott helyi munkafolyamattól, a számlaellenôrzéskor meg kell vizsgálni a megrendelés, a tényleges áruszállítás és a beérkezett számla adatainak egyezôségét. Ugyanez a helyzet a jóváírásoknál is. A számlaellenôr feladata eldönteni, hogy elfogadja-e, és ha igen, milyen mértékben az esetlegesen fellépô mennyiségi-, határidôés feltételeltéréseket. Az el nem fogadott eltérésekrôl automatikusan terhelésértesítô készíthetô.
Értékesítés Beszerzés
Szükségletmeghatározás
Ajánlatok
Keretmegrendelések Lehívásos megrendelések
Megrendelések Megrendelés-kezelés
Visszaszállítás
Árubérkezés
Terhelés-értesítô
Számla-ellenôrzés
Projektmenedzsment
árengedmény, illetve felár is beállítható.
Az eltérô megrendelési és számlázási címek éppúgy megadhatók, mint a különbözô szállítási címek. Az üzlethálózatokhoz tartozó vevôk megrendelései ugyanúgy kényelmesen továbbíthatók a szállítók felé, mint az adott vevôk közvetlen megrendelései.
Költség és Fedezetszámítás
A minôség, a szállítási határidôk betartása valamint a beszerzési költségek minimalizálása lényeges kritériumok a szállítók kiválasztásánál, ezért egy rugalmas és megbízható beszerzési rendszer nagymértékben meghatározza a vállalati sikert.
Pénzügy/Számvitel
szolgáltatásokat nyújtó ajánlattevôk száma.
Információs- & Kontrollingrendszer
Ezzel egyidejûleg, a beszerzési piacok globalizációjának következtében drasztikusan megnôtt az árucikkeket és
szállítói ajánlatkérések elkészítése és lebonyolítása mellett a megfelelô beszerzési források megbízható kiválasztását is.
A nemzetközi kapcsolatokkal rendelkezô vállalatok beszerzôi különösen jól tudják értékelni az idegen pénznem kezelésének lehetôségét, ahol is a proALPHA® tetszôleges számú pénznemet képes szállítónként kezelni. A realitásvizsgálat megkönnyítéséhez a bizonylat-feldolgozás során bármikor lehet váltani a saját és az idegen pénznem között. A proALPHA® magas fokú integrációjának jelentôs racionalizációs hatása van. Például a beszerzési folyamat adatainak felvitele, és az ezt követô lezárással egyidejûleg, a kiválasztott szervezeti modellnek megfelelôen, az érintett folyamathoz kapcsolódó, de a beszerzésen kívüli eljárások is végrehajtásra kerülnek. Így történik például a számla és a megrendelési ár eltérése alapján keletkezô értékkülönbözet elszámolása, a fizetési engedélyek kiadása, valamint a felhasznált anyagoknak az érintett költséghelyekre történô terhelése.
beszerzes 2/9/01 5:18 PM Page 2 C
M
Y
CM
MY
CY CMY
K
®
proALPHA - Beszerzés Optimális beszerzés a proALPHA®-val
A beszerzési feltételek kifinomult kezelése
Ajánlatkérés - a legkedvezôbb ajánlat kiválasztása
Kényelmesen rendelni, és megbízhatóan felügyelni
Áruátvétel, minôségellenôrzés, visszaszállítás
A termelô vállalatoknál a termelés mélységi szintjének csökkenése, valamint a know-how intenzív területeken a sok közepes vállalat koncentrációja szükségszerûen megnövelte a beszerzési tevékenység mértékét és annak jelentôségét.
A beszerzôk sokrétû igényei közé tartozik egyrészt a komplex és hosszú lejáratú feltételek kezelhetôsége, másrészt az, hogy az alkatrészek és a nyersanyagok állandóan változó, széles körû választéka rövid idôn belül beszerezhetô legyen. Egyre jelentôsebbé válik komplett részegységek alvállalkozásba adása, részben saját alkatrészek rendelkezésre bocsátása mellett. A proALPHA® beszerzés ehhez a megfelelô eszköz.
A globális, gyorsan fejlôdô beszerzési piac kikényszeríti a kiváló minôségû, egyre rövidebb határidô alatt szállítható, kedvezô árfekvésû cikkek és szolgáltatások utáni folytonos kutatást. A proALPHA® ajánlatkérés lehetôvé teszi a
Az árakhoz és az engedményekhez idôbeli érvényesség tartozik, megadhatók sávokban és tetszôleges pénznemben. Ezek a rendelési egységre, vagy a tömegre vonatkozhatnak. A szabadon meghatározható áregységek mellett a proALPHA® beszerzésben számtalan abszolút és százalékos
A potenciális szállítókhoz elküldendô ajánlatkérések közvetlenül a megrendelési javaslatokból állíthatók elô, vagy felvihetôk kézzel is. Ezek után a beérkezô ajánlatok egymással összehasonlíthatók, az adott tételhez tartozó valamennyi ajánlat egyidejû áttekintésével, majd a beszerzô valamennyi döntési kritérium figyelembevételével kiválaszthatja a legkedvezôbbet. A rendeléseket meg is lehet bontani, például úgy, hogy a leggazdaságosabb beszállító végzi a fô szállítást, de a rövidebb határidejû igények kielégítése - egy bizonyos részmennyiség erejéig - a legrövidebb szállítási határidôt biztosító szállítónál történik.
A megrendelések kézi felvitele, valamint a szállítói ajánlatok átvétele mellett a megrendeléseket automatikusan is létre lehet hozni. Ilyenkor, megbízható módon, a legkedvezôbb aktuális feltételek kerülnek figyelembe vételre. A beszerzô megtekintheti az automatikusan megjelenített, valamint a döntését befolyásoló adatot, mint például az ár és engedmény sávokat, a diszpozíciós adatokat, a megrendelési kötelezettségeket és a hitelkereteket.
Az áru átvételével egyidejûleg automatikusan megtörténik a készletek és a megrendelések adatainak aktualizálása is. A beérkezett áru vagy egy minôségellenôrzési raktárban vagy közvetlenül a célraktárban kerül nyilvántartásba. A vállalat saját maga határozhatja meg, mely cikkek esetében szükséges külön engedélyezés a minôségellenôrzést követôen. A hibás áru akár közvetlenül a minôségellenôrzési raktárból, akár bármely más raktárból is visszaszállítható az érintett szállítóhoz. A proALPHA® elkészíti a szükséges szállítási okmányokat és nyilvántartja a nyitott visszaszállítási bizonylatokat.
Az egyéb feltételek – mint például a szállítási és fizetési feltételek, a minimális rendelési mennyiségek és értékek, vagy a szállítási határidôk – karbantartása a kényelmes kezelhetôségével tûnik ki.
A proALPHA® beszerzés teljes körû funkcionalitást biztosít a szállítók kiválasztásához, a rendelések lebonyolításához és felügyeletéhez az árubeérkezésen keresztül egészen az ehhez kapcsolódó számlaellenôrzésig. Ezenkívül az áru visszaszállítását, valamint a terhelési értesítések kezelésének legkülönbözôbb eseteit is támogatja a rendszer.
A magas színvonalú megoldás része a keretszerzôdések és a lehívási szerzôdések kezelésének teljes körû funkcionalitása.
proALPHA: Szállítótörzs Fájl Funkció
Nézet Extrák
Szállító:
Törzs
Infó
?
Keresôfogalom: Pannon metal
300011
Szelekció:
Név: Pannon Metal Kft.
Telefon: 999-9239
Utca: Rákóczi út 42.
Telefax: 999-9238
Város: H 1072 Budapest Rendelési feltételek:
Számlaparaméterek: Valuta:
0
Ft
Fizetési mód: átutalás Fizetési feltétel:
9
1
Telephelyen átvéve
1
Saját szállítás - Selbst
Min. rendel érték:
30 naptárinap
Hitelkeret: 200
Szállítási feltét.: Kiszállítási mód:
Euróország: H
0
Nézet Extrák
Törzs
Infó
?
Magyarország
Adócsop. val/nélk.: 1
/
Cikk: 100110005
2
Keresôfogalom: alu.t.
Megnevezés: Alu. tábla 2,0 Alapadatok
Számlaparaméterek
Szelekció:
Infó
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Cikkfajta: 10
Vásárolt cikkek
Archivált Alapadatok
Funkció
Nézet
Extrák
Törzs
Infó
Mennyiségi egység
Elosztási csoport:
proALPHA: Szállítók cikkhez 10110005 Fájl
Számla csoport: LEMEZ
?
Termék csoport: 10110 Részleg:
Szállító:
Raktár ME:
10
kg
LEMEZ ALAPANYAG
Csomagolási ME:
10
kg
Alumínium tábla
Faktor RME-CSM:
nincs
Faktor RME-SME: ?
1,0 db
ABC-osztály: -
300011
Fô szállító
MSZ:
Archivált
Név: Pannon Metal Kft.
Tömeg: Tömeg/RME kg-ban:
0,0000
Tömeg/SME (kg):
0,0000
Felhasználási mód:
Város: H-1137 Budapest
Termékmenedzser:
TömegME:
0
db
Szállítói cikkszám: Szállítói cikkszám: Alapadatok
Megnevezés: Megnevezés:
Szállítási idô:
0
Mennyiségi faktor:
Tûrés: + Alapadatok
Árak
Export
Infó
Igénylés dátum:
0,0000 0%
Kalkuláció
Igénylés év: 0000
db
1,000000
Tömeg (kg):
Diszpozíció
Száll. Nyíl. kell
0 0
Agaz
Alapme. figy. vétele
0
Alapmennyiség: Mennyiségi egység:
Értékesítés
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Nap(ok)
Min. rend. menny.:
Beszerezve 0%
Az egyszeri vagy ritka üzleti események, az úgynevezett eseti cikkek és szállítók felhasználásával, idôt megtakarítva intézhetôk. A proALPHA® ûrlapgenerátor lehetôvé teszi az eltérô megrendelési bizonylatok változatos kialakítását. A megrendelés levélben történô elküldése mellett a modern kommunikáció valamennyi formáját támogatja a rendszer. Lehetséges az EDI-n keresztül rendelni, vagy bizonylatot online a proALPHA®-ból elfaxolni. A legfejlettebb módszer a proALPHA® ITP funkciójának (Internet Transaction Processing) felhasználása. Itt – garantált adatintegritás mellett – biztosított például a szállítói raktári rendszerek adataihoz való közvetlen hozzáférés, ami lehetôvé teszi a keresett termékek rendelkezésre állásának ellenôrzését is.
proALPHA: Cikkek
Fájl Funkció
1000-ben
Érvényes -ig:
Infó
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Beszerzés
Az áru átvétele minden esetben valamely nyitott vagy visszárus megrendelésre hivatkozva történik, ezért lehetôség van az átvett áru bármely adatának ellenôrzésére és a megrendelés adataival való összehasonlítására. Így például a mennyiségi ellenôrzés mellett megállapítható az is, hogy az adott súlyeltérés a jóváhagyott értéken belül van-e.
A szükségletek keletkezése és kielégítése közötti egyensúly állandó felügyeletét egy központi diszpozíciós program végzi. Minden megrendeléstétel mennyisége és határideje felvitelkor azonnal bekerül az adott cikk diszpozíciós nyilvántartásába, mint fedezet. Amennyiben a rendelés visszaigazolási határideje eltér a megrendelési határidôtôl, az új határidô is közvetlenül aktualizálásra kerül a rendelés visszaigazolásakor. A proALPHA® megrendelés-felügylet célja a diszpozíciós határidôk betartatása, emellett lehetôvé teszi a szállítók minôsítését a vállalt szállítási határidôk betartása alapján. A még vissza nem igazolt rendelések lekérdezése mellett, megelôzô szállítási figyelmeztetések vagy a határidô csúszásánál szállítási felszólítások hozhatók létre.
Számlaellenôrzés - a szállítók szigorú kontrollja Bár hasonlóak, mégis sokban különböznek a beszerzés, az áruátvétel, a számlaellenôrzés, a pénzügy valamint a könyvelés ügyviteli folyamatai. A vevôk és a szoftverfejlesztô cég tapasztalt szervezési tanácsadói közötti szoros kapcsolat következtében a gyakorlatban meghatározó fontosságú megoldások a proALPHA® standard szoftverben mind rendelkezésre állnak.
Késésben levô, magas prioritású igények esetén – például amikor az éppen beérkezett árura a már kiadott gyártási rendelésekhez sürgôsen szükség van – ezen áruk szétosztására a proALPHA® javaslatot készít. A proALPHA® ûrlapgenerátora segítségével elkészített árukísérô bizonylat tartalmazza a szállításhoz, a bevételezéshez, továbbá az azonnali rendelkezésre bocsátáshoz szükséges valamennyi információt. Diszpozíció
Függetlenül az adott helyi munkafolyamattól, a számlaellenôrzéskor meg kell vizsgálni a megrendelés, a tényleges áruszállítás és a beérkezett számla adatainak egyezôségét. Ugyanez a helyzet a jóváírásoknál is. A számlaellenôr feladata eldönteni, hogy elfogadja-e, és ha igen, milyen mértékben az esetlegesen fellépô mennyiségi-, határidôés feltételeltéréseket. Az el nem fogadott eltérésekrôl automatikusan terhelésértesítô készíthetô.
Értékesítés Beszerzés
Szükségletmeghatározás
Ajánlatok
Keretmegrendelések Lehívásos megrendelések
Megrendelések Megrendelés-kezelés
Visszaszállítás
Árubérkezés
Terhelés-értesítô
Számla-ellenôrzés
Projektmenedzsment
árengedmény, illetve felár is beállítható.
Az eltérô megrendelési és számlázási címek éppúgy megadhatók, mint a különbözô szállítási címek. Az üzlethálózatokhoz tartozó vevôk megrendelései ugyanúgy kényelmesen továbbíthatók a szállítók felé, mint az adott vevôk közvetlen megrendelései.
Költség és Fedezetszámítás
A minôség, a szállítási határidôk betartása valamint a beszerzési költségek minimalizálása lényeges kritériumok a szállítók kiválasztásánál, ezért egy rugalmas és megbízható beszerzési rendszer nagymértékben meghatározza a vállalati sikert.
Pénzügy/Számvitel
szolgáltatásokat nyújtó ajánlattevôk száma.
Információs- & Kontrollingrendszer
Ezzel egyidejûleg, a beszerzési piacok globalizációjának következtében drasztikusan megnôtt az árucikkeket és
szállítói ajánlatkérések elkészítése és lebonyolítása mellett a megfelelô beszerzési források megbízható kiválasztását is.
A nemzetközi kapcsolatokkal rendelkezô vállalatok beszerzôi különösen jól tudják értékelni az idegen pénznem kezelésének lehetôségét, ahol is a proALPHA® tetszôleges számú pénznemet képes szállítónként kezelni. A realitásvizsgálat megkönnyítéséhez a bizonylat-feldolgozás során bármikor lehet váltani a saját és az idegen pénznem között. A proALPHA® magas fokú integrációjának jelentôs racionalizációs hatása van. Például a beszerzési folyamat adatainak felvitele, és az ezt követô lezárással egyidejûleg, a kiválasztott szervezeti modellnek megfelelôen, az érintett folyamathoz kapcsolódó, de a beszerzésen kívüli eljárások is végrehajtásra kerülnek. Így történik például a számla és a megrendelési ár eltérése alapján keletkezô értékkülönbözet elszámolása, a fizetési engedélyek kiadása, valamint a felhasznált anyagoknak az érintett költséghelyekre történô terhelése.
beszerzes 2/9/01 5:18 PM Page 1 C
M
Y
CM
MY
CY CMY
K
Részletes ismertetô A proALPHA® moduláris réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolódását és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben.
Beszerzés Alapszolgáltatások
Termelés
Információs- & Kontrollingrendszer
Logisztika Pénzügy/Számvitel Költség- & Fedezetszámítás Munkaügy
Amit tudni kell a beszállítókról, a cikkekrôl és még sok másról Valamennyi vállalati adatnak egy egységes és könnyen kezelhetô felhasználói felületen történô megjelenítése, mégpedig úgy, hogy az a felhasználó információigényének megfeleljen - ez volt a proALPLHA® Információs- & Kontrollingrendszer kifejlesztésénél az alapelv. Ennek során a felhasználó ösztönös ráérzéssel érheti el a megjelenített összegzett adatokból kiindulva, fokozatosan lefelé haladva, az alsóbb szinteken levô, egyre részletesebb adatokat. A szállítókkal, a cikkekkel, és a cikkcsoportokkal kapcsolatos információigény mindig is korlátlan. Például: ki mit szállít és milyen feltételek mellett? Milyen mennyiség és mely szállítóknál került az utolsó 18 hónapban megrendelésre? Hogyan néznek ki egy már archivált beszerzési számlához tartozó megrendelési és áruátvételi bizonylatok? Történt-e már egy bizonyos cikkre ajánlatkérés, mely szállítók ajánlatai hiányoznak még?
proALPHA: Bizonylatkapcsolódás Beszerzés Fájl
Infó
?
Bizonylatfajta: Bejövô számla Belsô bizonylat
Bizonylatszám: 20700003
Belsô bizonylat keresése Szállítói bizonylat keresés
Szállítói bizonylat
2345672
Pozíciószám: Szállító:
300000
Bizonylatfajta Bejövô számla Megrendelés Árubeérkezés
Szám Nemzetközi Árufuvarozó
Fo Biz.szám Bizony. dát Idegenbiz.sz. Ügyintézô 20700003 2000.12.20 2345672 Nagy József E 20300001 2000.12.18 Kiss Péter E 20800002 2000.12.20 Kiss Péter
Státusz Felvett Szállítva Számított
Bizonylatinformác
proALPHA: Számlapozíciók
Fájl proAlpha Infó ? Software Kft. Budapest (c) 2001 Poz Cikk 1 10110007
Megnevezés Alu.fólia 0,2
Szállított menny. ME 30 kg
Áruérték Va 36.000 Ft
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Meghatalmazott képviselônk:
hasonló kérdésekre kimerítô és azonnali választ ad. A proALPHA® moduláris, réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolatát és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben.
http://www.proalpha.hu
A proALPHA® információs rendszer az ilyen, és az ehhez
beszerzes 2/9/01 5:18 PM Page 1 C
M
Y
CM
MY
CY CMY
K
Részletes ismertetô A proALPHA® moduláris réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolódását és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben.
Beszerzés Alapszolgáltatások
Termelés
Információs- & Kontrollingrendszer
Logisztika Pénzügy/Számvitel Költség- & Fedezetszámítás Munkaügy
Amit tudni kell a beszállítókról, a cikkekrôl és még sok másról Valamennyi vállalati adatnak egy egységes és könnyen kezelhetô felhasználói felületen történô megjelenítése, mégpedig úgy, hogy az a felhasználó információigényének megfeleljen - ez volt a proALPLHA® Információs- & Kontrollingrendszer kifejlesztésénél az alapelv. Ennek során a felhasználó ösztönös ráérzéssel érheti el a megjelenített összegzett adatokból kiindulva, fokozatosan lefelé haladva, az alsóbb szinteken levô, egyre részletesebb adatokat. A szállítókkal, a cikkekkel, és a cikkcsoportokkal kapcsolatos információigény mindig is korlátlan. Például: ki mit szállít és milyen feltételek mellett? Milyen mennyiség és mely szállítóknál került az utolsó 18 hónapban megrendelésre? Hogyan néznek ki egy már archivált beszerzési számlához tartozó megrendelési és áruátvételi bizonylatok? Történt-e már egy bizonyos cikkre ajánlatkérés, mely szállítók ajánlatai hiányoznak még?
proALPHA: Bizonylatkapcsolódás Beszerzés Fájl
Infó
?
Bizonylatfajta: Bejövô számla Belsô bizonylat
Bizonylatszám: 20700003
Belsô bizonylat keresése Szállítói bizonylat keresés
Szállítói bizonylat
2345672
Pozíciószám: Szállító:
300000
Bizonylatfajta Bejövô számla Megrendelés Árubeérkezés
Szám Nemzetközi Árufuvarozó
Fo Biz.szám Bizony. dát Idegenbiz.sz. Ügyintézô 20700003 2000.12.20 2345672 Nagy József E 20300001 2000.12.18 Kiss Péter E 20800002 2000.12.20 Kiss Péter
Státusz Felvett Szállítva Számított
Bizonylatinformác
proALPHA: Számlapozíciók
Fájl proAlpha Infó ? Software Kft. Budapest (c) 2001 Poz Cikk 1 10110007
Megnevezés Alu.fólia 0,2
Szállított menny. ME 30 kg
Áruérték Va 36.000 Ft
(c) 2001 proALPHA Software Kft. Budapest
Meghatalmazott képviselônk:
hasonló kérdésekre kimerítô és azonnali választ ad. A proALPHA® moduláris, réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolatát és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben.
http://www.proalpha.hu
A proALPHA® információs rendszer az ilyen, és az ehhez
