Resources Sharing Perpustakaan melalui konsorsium: manfaat dan tantangan
Latar belakang Situasi yang selalu berubah yang dihadapi pustakawan: pergantian pimpinan, perubahan peraturan, lingkungan pemustaka, alokasi anggaran, fasilitas TIK Cara pikir berbagai komponen yang memiliki kepentingan pada perpustakaan (pemustaka, pustakawan, manajemen, lembaga donor) Metode pengadaan: lelang, penunjukan langsung, pembelian langsung Resources sharing merupakan solusi tepat mengatasi “masalah bersama”
Sumberdaya Perpustakaan Sumberdaya
informasi/koleksi Sumber dana Sumber daya manusia Sumber daya fasilitas Makna Resources sharing: berbagi pakai seluruh jenis sumber daya yang dimiliki perpustakaan Resources sharing dapat dilaksanakan jka ada ikatan formal (konsorsium)
Definisi “A ‘library consortium’ is any local, regional, or national cooperative association of libraries that provides for the systematic and effective coordination of the resources of schools, public, academic, and special libraries and information centers, for improving services to the clientele of such libraries.” A cooperative association of Libraries of different types. Its purpose is to share human and information resources so that the collective strengths of the institutions facilitate the research and learning of the member’s constituents. “A consortium supports resource sharing and provides services to users through programs in cooperative acquisition, access to electronic resources, access to physical collections, enhanced interlibrary loan and document delivery.”
Ciri Konsorsium di Perpustakaan Cakupan: lokal, regional, nasional Tujuan: meningkatkan kualitas layanan Sumber daya yang dipakai bersama:
koleksi, informasi, manusia Kegiatan: pengadaan, pengolahan dan layanan
Konsorsium mendukung kerjasama antar perpustakaan dengan menyediakan jasa kepada pengguna melalui program kerjasama pengadaan, akses sumber informasi elektronik dan mendorong pinjam antar perpustakaan dan document delivery.
Pembentukan konsorsium Dengan
SK institusi/lembaga pemerintah; Dibangun dengan dasar hukum yang kuat, Merupakan organisasi nir-laba resmi
Struktur konsorsium sentralisasi
/ desentralisasi Mengikat / lunak
Apa yang dilakukan oleh konsorsium perpustakaan Terutama
berbagi pakai sumberdaya (resources sharing) secara efektif Mengantisipasi perkembangan informasi masa depan membahas isu-isu nasional dan internasional seperti penentuan biaya dan lisensi Melakukan negosiasi dengan provider mengenai struktur pembiayaan
Konsorsium dan pengadaan sumber daya informasi Memungkinkan
kerjasama
langganan Tawar-menawar biaya langganan Mempengaruhi provider Menarik donatur/pemberi dana Mengelola lisensi
Program kegiatan konsorsium
Kerjasama pengadaan Pinjam antar perpustakaan Mengatur akses fisik bagi pengguna anggota konsorsium Pengiriman dokumen melalui jaringan elektronik, melalui kurir atau pos Pelestarian bersama untuk materi tercetak maupun digital dan dokumentasi kegiatan Melakukan digitalisasi secara bersama Mengembangkan koleksi lokal penting dan koleksi yang memiliki nilai sejarah Membangun katalog induk
Manfaat Mengurangi
biaya Menghemat waktu resource sharing better terms and conditions of licences Layanan kepada pengguna yang lebih profesional Kerjasama antar perpustakaan memungkinkan akumulasi kekuatan besar: kekuatan ekonomi dan bargaining position yang lebih baik
Hambatan Dana Mengatasi
penolakan yang bersifat politis Ego individu dan institusi Masalah hukum dan struktur
Solusi Perencanaan
matang Pengelolaan yang efektif Penghargaan pada orang lain Cara kerja yang sesuai dengan kebiasaan lingkungan
Salah satu contoh konsorsium yang tersentralisasi Dibiayai
sepenuhnya oleh pihak luar Sponsor terpusat Memiliki keuntungan yang besar Ada agenda yang berlaku untuk semua perpustakan anggota Organisasinya formal Peraturan dan kebijakan yang rinci
Salah satu contoh konsorsium yang desentralisasi Dana
sangat sedikit atau bahkan tanpa dana sama sekali Tidak ada sponsor Biasanya tidak menguntungkan Tidak ada aturan yang berlaku umum bagi anggota Peraturan dan kebijakan sangat sedikit
Syarat keberhasilan Kulaitas program dan layanan Sponsor dan kepemilikan yang jelas Misi yang relevan dan tujuan yang jelas Kesungguhan anggota Pemimpin yang kuat Komite yang efektif Komunikasi berkesinambungan Organisasi yang mapan Staf yang memadai dan bukan relawan/suka rela
Tantangan
Menyediakan
layanan terbaik bagi pengguna Membangun konsensus diantara anggota Menciptakan integritas and niat baik dengan information providers Menemukan cara terbaik untuk mengukur keberhasilan dan meningkatkan layanan Memublikasikan keberhasilan Be highly cost effective
Tantangan (1) Dana
yang dikeluarkan menghemat pengeluaran mis untuk staf, legal advice, sistem perpustakaan, waktu yang digunakan oleh pengguna, dll. Memerlukan waktu lebih lama untuk pembuatan keputusan dan peraturan karena menunggu sampai seluruh anggota memiliki pemahaman yang sama dan mencapai kesepakatan
Tantangan (2) Pada
tahap pembentukan dan kesepakatan hasilnya tidak seefektif yang diharapkan Anggota harus saling belajar bekerja sama, komunikasi dan saling mempercayai. Kewajiban melaporkan KEBERHASILAN kepada penyandang dana Harus ambisius dan fokus pada tujuan jika ingin terus berkembang .
Tantangan konsorsium (3) Menjadi
anggota konsorsium nampaknya menambah pekerjaan Kehilangan otoritas untuk membuat keputusan ketika berada dalam kelompok besar Pengambilan keputusan kemungkinan akan menjadi lamban karena menunggu sampai seluruh anggota memiliki pemahaman yang sama dan mencapai kesepakatan Tidak seluruh anggota dapat bekerjasama dan memberikan kontribusi dalam jumlah yang sama
Pertanyaan dasar dalam mengelola konsorsium (1) Siapa
yang akan mengatur dan mengelola?
Anggota konsorsium Komite khusus Organisasi atau unit baru yang berbadan hukum? Lembaga ekternal (bukan untuk tujuan mencari keuntungan maupun komersial)?
Bentuk
kerjasama
Nota kesepakatan? Legal and official incorporation
Pertanyaan dasar dalam mengelola konsorsium (2) Apakah
tujuan konsorsium, mengapa dibentuk konsorsium? Siapa anggota konsorsium? Perpustakaan, perguruan tinggi? Tata pamong:
Siapa yang akan memimpin? Bagaimana anggota berpartisipasi dalam diskusi dan pengambilan keputusan?
Bagaimana
pendanaannya? (SDM dan
program) Bagaimana mengatasi hal-hal tak terduga : baik dan buruk
Cited Sites
eIFL.net, Electronic Information for Libraries http://www.eifl.net/index.html
Hirshon, Arnold Collection Management of Electronic Resources in a Consortial Environment: an eIFL Workshop. (Istanbul, May-June 2003) http://www.nelinet.net/ahirshon/present.htm
International Coalition of Library Consortia (ICOLC) http://www.library.yale.edu/consortia/
Okerson, Ann. Consortium Building for Libraries. An eIFL sponsored workshop. www.library.yale.edu/~okerson/eIFL-Laos-Cambodia1.ppt
Sloan, Bernie. Library Consortia Documents Online http://people.lis.uiuc.edu/~b-sloan/consort.htm
