Reorganisatie Stad & OCMW Gent Toelichting staten-generaal provincie OostVlaanderen 21 maart 2014
2
I. Doelstelling van de reorganisatie “Door het implementeren van een nieuwe organisatiestructuur die maximaal de organisatiestrategie en de bedrijfsprocessen ondersteunt, ervoor zorgen dat de diensten van Stad Gent en OCMW Gent nog efficiënter én effectiever werken binnen de financiële en beleidslijnen, en met aandacht voor kwaliteit én klantvriendelijkheid.”
3
II. Principes van de reorganisatie 1. Een meer resultaatsgerichte,
slagkrachtige en besluitvaardige organisatie met focus op haar kerntaken,
… die inzet op een transparante, effectieve en klantgerichte dienstverlening ifv de geformuleerde doelstellingen, … met oog voor stabiele samenwerking (dus ook noodzaak van eenheid van leiding). 2. Een meer efficiënte
organisatie opgebouwd volgens de principes van beheersbaarheid en proceslogica
… met een gezond evenwicht tussen beleid (kerndepartementen) en ondersteuning (ondersteunende departementen), • •
Duidelijke bestaffing in de beleids- en ondersteunende departementen met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden Duidelijke afspraken rond beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering
… een beheersing van de overhead, … een structurele reductie van de langetermijnkosten, … en aandacht voor nabijheid door fysieke herhuisvesting. 3. Een meer innovatieve
arbeidsorganisatie (IAO) met een motiverend personeelsbeleid
en principes van talentmanagement, • • • •
We vertrouwen elke medewerker regelcapaciteit inzake werkorganisatie toe Elke medewerker kent zijn doelstellingen en resultaatsgebieden in functie van zijn/haar bijdrage aan kwaliteitsvolle dienstverlening We leggen zoveel als mogelijk de link tussen individuele behoeftes en organisatienoden De juiste medewerker op de juiste plaats waar we maximaal inzetten op interne mobiliteit
… op basis van een gemeenschappelijke waardenset en met aandacht voor diversiteit (respect voor eigenheid/cultuur). Verder te concretiseren (onder meer dmv indicatoren) zodat dit ook als een bruikbaar toetsingskader kan worden gebruikt doorheen de reorganisatieprojecten
4
III. Scope van de reorganisatie Organisatiescope (blauwdruk obv politiek akkoord) • Alle diensten van Stad Gent als OCMW Gent zijn in scope • 3 domeinen: 1. 2. 3.
Persoonsgebonden materie: Samenleven & Welzijn, Ouderenzorg, Sociale Dienstverlening, Vrije tijd en Onderwijs, Opvoeding & Jeugd, Grondgebonden materie: 2 entiteiten obv grondige procesanalyse en -logica (TBD) Ondersteuning: FM, Mensen & Middelen en Bedrijfsvoering
• Per domein worden alle projecten die mogelijks voortvloeien uit de nieuwe blauwdruk geïnventariseerd
Projectscope • Alle geïdentificeerde projecten worden
integraal aangepakt via de IAO-methodiek, obv 7 organisatiebouwstenen: 2.
5. 6. 7.
Resultaat
Kennis
Individueel “actieterrein”
Vaardigheid Attitude
Gedrag
Leiderschap Systemen
Cultuur
Visie
4.
Processen
Strategie
3.
Visie/Strategie Processen Structuur Persoonlijkheid Systemen Cultuur Leiderschap
Persoonlijkheid
1.
Structuur
5
huidig organogram stad gemeenteraad Stad Gent
Fracties
ORGANOGRAM nog goed te keuren door gemeenteraad juni 2013
3
Dienst Ombudsvrouw
burgemeester
college van burgemeester en schepenen
Kabinetten
managementteam (bestaat uit alle functies met *) gemeentedecreet art 96
stadssecretaris*
adjunct-stadssecretaris* financieel beheerder*
2
Departement Bevolking en Welzijn
2
departementshoofd* 3
Staf van departement
3
Staf van departement
3
3
Jeugddienst
3
3
3
3
Dienst Sociale Voorzieningen Dienst Asiel- en Vluchtelingenbeleid Dienst Burgerzaken Dienst Buurtwerk Dienst Straathoekwerk
Staf van departement
3
Dienst Cultuurparticipatie
3
Seniorendienst
3
2
3
Staf van departement
3
Dienst Milieutoezicht
3
3
Dienst Monumentenzorg en Architectuur
3
Dienst Administratie RUMODO
3
2
Staf van departement
3
3
3
3
Dienst Wonen
3
Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning
3
Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen
Gezondheidsdienst
Groendienst
Departement Werk en Economie
Dienst Werk Dienst Economie Dienst Markten en Foren
Departement Onderwijs en Opvoeding
2
departementshoofd* 3
Dienst Coördinatie
Milieudienst
Dienst Stadsarcheologie en Stadsarchief
Departement RUMODO departementshoofd*
3
MSOC
Bibliotheek
3
Departement Milieu, Groen en Gezondheid departementshoofd*
3
Sportdienst
3
3
2
departementshoofd* 3
Integratiedienst
3
Departement Cultuur en Sport
2
departementshoofd* 3
Staf van departement Dienst Administratie Onderwijs
3
3
3
Dienst Kinderopvang Pedagogische Begeleidingsdienst
3
Educatieve Diensten
Departement Communicatie en Promotie
2
departementshoofd* 3
Staf van departement
3
3
3
3
Dienst Communicatie Dienst Onthaal Dienst Toerisme Dienst Evenementen en Feesten
Departement Human Resources departementshoofd*
3
Staf van departement
3
3
Dienst Rekrutering en Selectie Dienst Personeelsbeheer
Staf van departement
3
3
3
3 Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk
3
Dienst FM-Ondersteuning Dienst Bouwprojecten Dienst Vastgoedbeheer
Dienst Onderhoud Gebouwen
3
3
Cultuurcentrum
Departement Facility Management
2
Departement Financiën
2
Diensten van de stadssecretaris
Dienst Service en Logistiek Dienst Aankoopbeheer
Departement Brandweer luitenant-kolonel
3
Staf van departement
3
3
3
Dienst Invorderingen Dienst Financiële Planning GDC Financiën
3
Bureau stadssecretaris
3
3
3
Bureau adjunctstadssecretaris Stadssecretaris Bureau Financiën Stadssecretaris Bureau Personeel
3
Dienst Bestuursondersteuning
3
3
3
Staf van departement
3
3
Dienst Administratie Brandweer Dienst Technisch Logistieke ...
3
Hulpcentrum 100
3
Operationeel Personeel
Dienst Protocol en Logistiek Juridische Dienst en Kennisbeheer
3
Historische Huizen Gent
extern gerichte departementen
ondersteunende departementen
3
Dienst Belastingen
3
Design Museum Gent
Dienst Interne Audit
Museum voor Schone Kunsten (MSK)
Dienst Organisatieontwikkeling
3
veiligheidskorpsen
3
3
3
Museum over Industrie, Arbeid en Textiel (M.I.A.T.) 3
VZW Gent Cultuurstad (STA'M)
2
departementshoofd* 3
Dienst Loopbaanbegeleiding en Vorming
3
3
3
2
VZW REGent
IVA Mobiliteitsbedrijf Stad Gent
3
3
3
Onderwijsinstellingen
Centrum voor Leerlingen-...
Dienst Interrimmanagement Strategie en Coördinatie
VZW SODIGANDA
VZW Huis van Alijn VZW S.M.A.K.
stedelijke VZW's
6
huidig organogram ocmw
7 Gemeenteraad
OCMW-Raad
CBS
Kabinetten en Fracties
Burgemeester
Voorzitter OCMW Financieel beheerder
Stadssecretaris
OCMW-Secretaris
Strategisch Coördinator
Onthaal (“publiekszaken”)
Persoonsgebonden materie Samenleven en Welzijn
Onderwijs en Opvoeding
Vrije Tijd
Grondgebonden materie Werken, wonen, ruimtelijke ordening, leefmilieu en openbaar domein
Sociale Dienstverlening Ouderenzorg
Ondersteuning Stad & OCMW Facility Management
Mensen en Middelen
Bedrijfsvoering
8
V. Programmaorganisatie CBS / GR VB / Raad Kernteam Reorganisatie
Voorzitter: Burgemeester Samenstelling: kernteam TED+ (incl. OCMW voorzitter en fin. beheerder OCMW)
Dep.hoofden
Programmastuurgroep (onder voorzitterschap van beide secretarissen)
Masterprjct manager
Masterprjct manager
Masterprjct manager
Masterprojectteam
Masterprojectteam
Masterprojectteam
Persoon
Grond
Ondersteuning
P
P
P
P
P
P
P
P
P
Support team
Transversale trajecten
Sponsoren (org.ontwikkeling, interimmgt, loopbaanbegeleiding & vorming, mobiele ploeg, mgtondersteuning, departementale resources,…)
(waarden, leiderschap, herhuisvesting, IAO, LEO, DIA, projectwerking,…)
Sponsorgroep (MT Stad/OCMW)
Programma mgt Project mgt Per masterproject: Trekker: 1 masterprojectmanager Samenstelling masterprojectteam: mix stad / OCMW (ivt), senior gebruikers & leveranciers
Trekker: 1 projectleider per project (P)
9
VI. Timing • Start effectieve uitvoering van de reorganisatie: 2014 • Streefdoel volledige realisatie: 2018
GDC Personeelsbeheer Pilootproject in de reorganisatie van Stad & OCMW Gent – (toelichting op staten generaal provincie Oost-Vlaanderen 21 maart 2014) 10
Wat? • Fusie van 3 aparte personeels- & loonadministraties (Stad, OCMW en Onderwijs Gent) naar 1 Gedeeld DienstverleningsCentrum (GDC) • Uitgangspunten: – De klant staat centraal • Incl. diversiteit in klantengroepen • Incl. respect voor eigenheid van elke organisatie binnen groep Gent – Streven naar maximale efficiëntie – Handhaven of verhogen van de kwaliteit in de dienstverlening 11
Kader • Reorganisatie Stad en OCMW Gent • Blauwdruk nieuwe organisatie vertalen naar het dienstverleningsmodel – 3 clusters • Persoonsgebonden materie • Grondgebonden materie • Ondersteuning
12
Plan van aanpak • Structuur GDC – Klantenmodel uitgetekend (Q4 2013) – Gemeenschappelijk organigram (Q2 2014)
• Uittekenen van gemeenschappelijke Processen (Q1 – Q3 2014)
• Implementatie van integraal softwaresysteem (start: Q1 2014 realisatie 1/01/2016)
• Invulling nieuw organogram (vanaf Q3 2014 Q3 2015) • Huisvesting (streefdoel: Q4 2014) • Cultuur (continu) 13
Grootste uitdagingen • GDC Personeelsbeheer: volledig operationeel als 1 geïntegreerd geheel op 1 januari 2016 • Met de huidige personeelsleden instaan voor de dienstverlening aan ongeveer 9100 medewerkers • Fusie en automatisatie moet de pensioenuitstroom binnen het GDC volledig opvangen • Waarborgen van kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan diverse klantengroepen binnen Groep Gent (Stad, OCMW, AGB’s, enz.)
14
Projectstructuur Stuurgroep schepen personeel secretarissen (ad-hoc) dept.hfd HR en dept.hfd P&O + dept. Hfd OO directeur GDC personeel
Alle keuzes met respect voor beide organisaties Bewaken in-/ outscope GDC Personeelsbeheer = 1 team
Projectgroep directeur GDC personeel projectleider verandercoach
WG organigram WG communicatie WG competenties en vorming
WG processen WG systemen WG digitalisering
Even veel aandacht voor projectmgt. als changemanagement
WG facilities WG ICT
15
Tot Slot
“The secret of change is to focus all of your energy, not on fighting the old, but on building the new.” - Socrates
16
