Reglement Geschillencommissie Wonen Zuid-Holland Zuid DEFINITIES Artikel 1: Dit reglement verstaat onder: corporatie: de bij de Geschillencommissie Wonen Zuid-Holland zuid aangesloten organisatie op wiens handelen een voorgelegd geschil betrekking heeft.
huurder: een huurder van een verhuureenheid van de corporatie. Voor toepassing van dit reglement wordt onder huurder eveneens verstaan de medehuurder en de voormalig (mede) huurder.
koper: de natuurlijke persoon die een woning of appartementsrecht aankoopt van een corporatie,
alsmede hij die een woning met een terugverkoopplicht, zoals Maatschappelijk Gebonden Eigendom (MGE), Koopgarant of Koopcomfort heeft terugverkocht aan de corporatie, voor zover het de koop- of terugkooptransactie betreft.
bewoner: huurder of koper. klager: de bewoner die bij de commissie een geschil heeft ingediend. commissie: de Geschillencommissie Wonen Zuid-Holland zuid, ingesteld op basis van het
laatstgesloten convenant tussen de in dat convenant genoemde corporaties en hun op corporatieniveau functionerende bewonersorganisaties.
bewonersorganisatie: een groep bewoners van (een complex) woningen van een corporatie, waarmee deze corporatie regelmatig overlegt en die een aanmerkelijk deel van de bewoners van (een complex) woningen vertegenwoordigt. geschil: elk geschil, waarin de corporatie naar mening van de klager een onbevredigende beslissing
heeft genomen of nalaat binnen vier weken een beslissing te nemen, waardoor een geschil ontstaat (onverlet artikel 5.2).
zitting: een bijeenkomst waarin het geschil wordt behandeld en waarbij partijen desgewenst aanwezig zijn, inclusief een onderzoek ter plaatse door (een deel van) de commissie.
beraadslaging:
een bijeenkomst over het geschil waarbij partijen niet aanwezig zijn.
vergadering: alle overige bijeenkomsten van de geschillencommissie. DOELSTELLING Artikel 2: De commissie heeft tot doel: 2.1
Bewoners in de gelegenheid te stellen klachten in te dienen over zaken waarbij zij belang hebben;
2.2
Bij te dragen aan een goede behandeling van geschillen met bewoners en daarmee aan de verbetering van de relatie die de corporatie met haar bewoners heeft;
2.3
Bij te dragen aan een gelijke wijze van behandelen van zowel huurders als kopers.
2.4
Bij te dragen aan de verbetering c.q. optimalisering van het functioneren van de corporaties.
TAKEN Artikel 3: De taken van de commissie zijn: 3.1
De commissie heeft tot taak het behandelen van de ingediende geschillen en hierover advies uitbrengen aan de corporatie, danwel er mede voor zorg te dragen dat deze geschillen binnen redelijke termijn door de corporatie zullen worden behandeld en zo snel mogelijk worden opgelost.
3.2
De commissie heeft tot taak het naar aanleiding van de door haar behandelde geschillen gevraagd en ongevraagd te adviseren over het te voeren beleid.
!"#
$
%&'%'
VERHOUDING TOT DE CORPORATIES Artikel 4: 4.1
De commissie adviseert de corporatie op basis van gekwalificeerd advies. De commissie is zelf verantwoordelijk voor haar functioneren.
4.2
De commissie wordt ondersteund door een secretariaat, dat niet door een van de corporaties wordt vervuld.
4.3
De corporaties doen in hun jaarstukken verslag van de geschillenbehandeling.
VOORLEGGEN GESCHIL Artikel 5 5.1 Een bewoner kan een geschil aan de commissie voorleggen als dit geschil het handelen of nalaten van handelen door een corporatie betreft. Onder handelen of nalaten van de corporatie wordt begrepen het handelen of nalaten van medewerkers van de corporatie en door de corporatie bij haar werkzaamheden ingeschakelde bedrijven en personen. 5.2 De volgende geschillen worden niet door de commissie in behandeling genomen: o
indien het geschil inmiddels ook aan de rechter, de huurcommissie of een vergelijkbaar college door de klager of corporatie is voorgelegd of door de corporatie in handen van een deurwaarder of advocaat is gesteld, mits daarvan voor de datum van indiening van het geschil mededeling aan de klager is gedaan. Een geschil kan wel in behandeling worden genomen indien de klager het geschil aan een rechter heeft voorgelegd met het oog op behoud van instantie en tevens aan de betreffende rechter verzocht heeft de behandeling in afwachting van de beslissing op het geschil aan te houden;
o
indien het geschil een bezwaarschrift tegen de aangezegde huurverhoging betreft, of de hoogte van de huur of de servicekosten;
o
indien het geschil de wijze betreft waarop de corporatie haar woonruimteverdelingsbeleid heeft uitgevoerd. Het beoordelen van het woonruimteverdelingsbeleid van de corporatie behoort tot de taken van de Geschillencommissie Woonruimteverdeling.
o
indien het geschil discriminerend van aard is in de zin van artikel 1 van de Grondwet .
o
indien het geschil gericht is tegen beleid of een bestuursbesluit met algemene strekking.
1
indien het geschil later dan 6 maanden na het handelen of nalaten van de corporatie is ingediend, wordt het geschil niet in behandeling genomen. 5.3 Het geschil dient schriftelijk, door middel van het daartoe bestemde formulier, aan de commissie te worden voorgelegd door adressering aan: De Geschillencommissie Wonen Zuid-Holland Zuid t.a.v. De Secretaris Postbus 610 3300 AP Dordrecht
ONTVANGST GESCHIL Artikel 6 6.1
De commissie (danwel het secretariaat namens haar) stuurt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één week na ontvangst van het geschil, aan klager een bevestiging dat het geschil is binnengekomen, aangevuld met procedure-informatie.
6.2
Er is een register waarop binnenkomst, onderwerp, status alsmede datum en wijze van afhandeling van elk ontvangen geschil wordt aangetekend. Dit register wordt periodiek op de agenda van de vergaderingen van de commissie geplaatst.
%
Artikel 1 Grondwet: Allen die zich in Nederland bevinden, worden in gelijke gevallen gelijk behandeld. Discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, is niet toegestaan.
!"#
$
%&'%'
6.3
De commissie (danwel het secretariaat namens haar) verstrekt een kopie van het geschillenformulier met bijlagen aan de corporatie.
6.4
De voorzitter beoordeelt binnen twee weken na ontvangstdatum of het een spoedeisend geschil betreft als bedoeld in artikel 12.
6.5
De corporatie verstrekt uiterlijk binnen drie weken na ontvangstdatum van het geschil, haar standpunt schriftelijk aan de commissie. Dit blijft achterwege nadat de commissie (dan wel voorzitter en secretaris namens haar) heeft bericht dat de commissie het geschil niet in behandeling neemt.
6.6
Uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het geschil bericht de commissie (danwel voorzitter en secretaris namens haar) aan klager en corporatie gemotiveerd of het geschil al dan niet in behandeling wordt genomen. Indien het geschil in behandeling wordt genomen wordt nadere procedure-informatie gegeven en het oordeel over spoedeisendheid.
BERAADSLAGING EN VOORBEREIDING VAN DE ZITTING Artikel 7 7.1
Klager kan verzoeken –onder mededeling van hun naam– getuigen of deskundigen te horen, die zijn of haar beweringen kunnen bevestigen of toelichten tijdens de zitting.
7.2
Na beraadslaging door de commissie ontvangt de klager een mededeling over de verdere behandeling van het geschil. Het gemotiveerde oordeel van de commissie kan zijn: dat de commissie uitspraak doet zonder nadere zitting; dat de commissie een zitting zal houden; dat de commissie de behandeling opschort. De commissie neemt hierbij artikel 10 lid 3 in acht. De commissie kan de corporatie een bepaalde tijd geven om het geschil op te lossen of om onderzoek te doen, indien de corporatie hierom verzocht heeft. In alle gevallen past de commissie het principe van hoor- en wederhoor toe.
7.3
De commissie stuurt tenminste zeven dagen voor de zitting de datum en het tijdstip, een overzicht van de aanwezige functionarissen en een overzicht van ingebrachte stukken naar partijen.
7.4
De commissie kan –naast de vertegenwoordiger van de corporatie– medewerkers van de corporatie uitnodigen voor de zitting om de reactie op het geschil nader toe te lichten of in verband met het geschil te worden gehoord. De commissie kan derden voor de zitting uitnodigen om in verband met het geschil te worden gehoord, dan wel te adviseren.
7.5
Indien de commissie op een verzoek van klager en/of corporatie tot het uitnodigen van getuigen of deskundigen positief beslist, draagt de partij die een getuige of deskundige heeft voorgesteld zelf zorg voor diens oproeping en de vergoeding van diens kosten.
DE ZITTING Artikel 8 8.1
Tijdens een zitting zijn naast de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter minimaal twee leden van de commissie aanwezig. Het aantal door corporaties en door bewonersorganisaties benoemde leden is gelijk.
8.2
De zitting, waarin de commissie het geschil behandelt, is niet openbaar. De voorzitter bepaalt de locatie, waarbij hij streeft naar een optimum van bereikbaarheid voor de betreffende klagers en maximaal één zittingslocatie op een dag. Toegang tot de zitting hebben: o een vertegenwoordiger van de corporatie; o de klager en/of zijn of haar vertegenwoordiger; o de personen die de commissie op grond van artikel 7 uitnodigt; o personen die door de fungerend voorzitter ter zitting worden toegelaten.
8.3
De klager kan zich ter zitting laten vertegenwoordigen dan wel laten bijstaan door een vertegenwoordiger en zal in de gelegenheid worden gesteld zijn of haar geschil nader toe te lichten. De vertegenwoordiger dient bij afwezigheid van de klager aannemelijk te maken dat hij of zij gemachtigd is als zodanig op te treden, tenzij dit al voldoende uit de stukken of omstandigheden blijkt. De ter zitting aanwezige vertegenwoordiger van de werkorganisatie zal eveneens in de gelegenheid worden gesteld een reactie op het geschil te geven.
!"#
$
%&'%'
8.4
De commissie kan, na overleg met de betrokken klagers en leden van de werkorganisatie, besluiten om geschillen van meerdere klagers, die een sterk onderling samenhangend verband tonen, samen te voegen en tegelijkertijd te behandelen.
8.5
De commissie kan de corporatie verzoeken om een onderzoek te doen naar de omstandigheden die hebben geleid tot het geschil en daarover rapport aan haar te laten uitbrengen. De commissie kan daarbij specificeren over welke vragen zij nadere informatie wenst. De klager ontvangt dan een afschrift van het verzoek.
8.6
De commissie kan ter plaatse zelf een onderzoek instellen. Ook kan zij enkele van haar leden tot rapporteurs benoemen om ter plaatse een onderzoek in te stellen.
8.7
Partijen ontvangen van alle eventuele ter zitting ingebrachte of in te brengen stukken een kopie en zullen in de gelegenheid worden gesteld daarop te reageren.
8.8
Een lid van de commissie dient zich terug te trekken indien zijn of haar onpartijdigheid niet is gewaarborgd.
8.9
Degenen die zijn betrokken bij het geschil kunnen bezwaar maken tegen deelneming van een lid van de commissie aan de behandeling van het geschil. Het bezwaar moet zijn gemotiveerd. De commissie beslist op het bezwaar.
WAARBORGEN PRIVACY VAN KLAGER EN DERDEN Artikel 9 9.1
Partijen hebben recht op kopieën of inzage van relevante stukken tenzij deze privacygevoelige gegevens van derden bevatten en voor het verstrekken van die gegevens geen toestemming door de betrokkene is verleend. De commissie kan haar oordeel over het verstrekken van relevante stukken kenbaar maken gedurende de procedure en in haar advies. Partijen worden hiervan door of namens de commissie op de hoogte gesteld. Indien stukken worden verstrekt zijn partijen verplicht tot geheimhouding van die gegevens.
9.2
Elk lid van de commissie en de medewerkers van het secretariaat is verplicht tot geheimhouding van privacygevoelige gegevens, waarvan hij of zij in het kader van de behandeling van geschillen kennis heeft genomen.
9.3
De commissie draagt er zorg voor dat stukken en/of gegevens, welke in het kader van de behandeling van een geschil zijn ingebracht en betrekking hebben op de persoon van klager, vertrouwelijk behandeld worden. In verband daarmee hebben alleen leden van de commissie en door de commissie met name aangewezen personen toegang tot de privacygevoelige gegevens in de dossiers van de commissie. Informatie over privacygevoelige gegevens over klager zal alleen na toestemming van klager aan derden worden verschaft.
9.4
Na afloop van de benoemingsperiode leveren de commissieleden de bij hen aanwezige stukken, ter vernietiging, in bij de secretaris van de commissie. De secretaris bewaart een exemplaar van alle verslagen en stukken voor het archief, gedurende vijf jaren na de uitspraak.
BERAADSLAGINGEN EN ADVIES Artikel 10 10.1
De beraadslagingen van de commissie zijn besloten en niet openbaar. De commissie baseert haar advies op de ingebrachte stukken en de tijdens de zitting naar voren gebrachte informatie.
10.2
De commissie brengt zo spoedig mogelijk, doch binnen drie maanden nadat het geschil is ontvangen, haar advies schriftelijk uit aan de corporatie. Deze termijn kan bij uitzondering -eenmaal- worden verlengd voor drie maanden. De klager krijgt van de verlenging en van de reden daarvan tijdig bericht. Het advies van de commissie stuurt zij binnen 14 dagen na de hoorzitting aan de corporatie.
10.3
De commissie geeft in haar advies gemotiveerd aan: o
of in de situatie waarop het geschil betrekking heeft aan het door de corporatie gevoerde beleid al dan niet op juiste wijze gestalte is gegeven;
o
of er sprake is van bijzondere omstandigheden op grond waarvan op het beleid een uitzondering had moeten worden gemaakt;
o
of, na afweging van alle in aanmerking komende belangen, het betreffende handelen of nalaten al dan niet moet worden herzien. Indien dit het geval is, geeft de commissie tevens hierover inhoudelijk richtlijnen.
!"#
$
%&'%'
De klager krijgt een afschrift van dit advies zodra het advies aan de corporatie wordt uitgebracht. 10.4
Het advies is openbaar voor zover de privacy van klager, eventuele werknemers of derden zich daartegen niet verzet en betrokkenen hun toestemming tot openbaarheid hebben gegeven.
10.5
Van een zitting wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt alleen aan de commissieleden ter beschikking gesteld.
BESLISSING CORPORATIE Artikel 11 11.1
Klager en commissie ontvangen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen veertien dagen nadat het advies aan de corporatie is uitgebracht, de schriftelijke beslissing van de corporatie op het advies.
11.2
Het advies aan de corporatie is bindend. De corporatie kan het advies van haar bindend karakter ontdoen door gemotiveerd en schriftelijk zwaarwegende gronden aan te geven. De corporatie voert overleg met de commissie indien zij overweegt het advies niet op te volgen.
SPOEDPROCEDURE Artikel 12 12.1
De voorzitter of plaatsvervangend voorzitter kan de commissie bijeenroepen om een spoedeisend geschil te behandelen, welke een onmiddellijke voorziening behoeft en waarvoor niet de gebruikelijke behandeling kan worden afgewacht.
12.2
De bepalingen voor de gebruikelijke behandelingsprocedure zullen voor zover de spoedeisendheid dit toelaat, overeenkomstig van toepassing zijn.
12.3
De commissie geeft in haar advies aan waarom en op welke onderdelen van het geschil, zij een onmiddellijk advies of een onmiddellijke voorziening nodig acht. De commissie geeft tevens aan ten aanzien van welke onderdelen van het geschil de gebruikelijke procedure zal worden gevolgd.
12.4
Na het uitbrengen van het advies aan de corporatie, wordt zo spoedig mogelijk –doch binnen vijf werkdagen- door of namens de corporatie beslist. Deze beslissing wordt onverwijld aan de klager en de commissie meegedeeld. Klager en commissie ontvangen zo spoedig mogelijk een afschrift van dit besluit.
INSTELLING, SAMENSTELLING EN BENOEMING Artikel 13 13.1
De commissie wordt ingesteld bij convenant tussen de deelnemende corporaties en hun bewonersorganisaties. De deelnemende corporaties zorgen voor het voortbestaan van de commissie.
13.2
Jaarlijks hebben vertegenwoordigers van de corporaties en de bewonersorganisaties overleg over de samenstelling van de commissie, teneinde bij hun benoemingen zoveel mogelijk relevante soorten deskundigheid aan de commissie toe te voegen, zoals bouwkundige, financiële en juridische kennis.
13.3
De commissie bestaat uit zes leden: drie van deze leden worden benoemd door drie van de deelnemende corporaties en drie leden worden benoemd door de bewonersorganisatie van die corporaties. De deelnemers stellen een rooster vast waarin wordt bepaald welke corporaties in een periode leden benoemen of herbenoemen volgens het zesde lid van dit artikel,. Uitgangspunt voor dit rooster is dat alle corporaties aan de beurt komen.
13.4
De gekozen leden benoemen elk kalenderjaar een onafhankelijk voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van buiten de commissie. Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter kunnen maximaal vier jaar aaneengesloten deel uitmaken van de commissie.
13.5
Lid van de commissie, voorzitter en plaatsvervangend voorzitter kunnen niet zijn: werknemers, bestuurders en commissarissen van de corporaties, leden van bewonersorganisaties, alsmede hun verwanten.
13.6
De leden worden voor twee jaar benoemd, onverlet de eenmalige mogelijkheid van een herbenoeming van twee jaar. De commissie maakt hiervoor een rooster.
13.7
Indien een aftredend lid wordt herbenoemd houdt dit niet automatisch in dat hij of zij wordt benoemd in de functie welke hij of zij voor zijn of haar aftreden bekleedde.
13.8
Het lidmaatschap eindigt door:
!"#
$
%&'%'
13.9
o
het verstrijken van de termijn waarvoor het commissielid is benoemd;
o
de schriftelijke opzegging door of het overlijden van het commissielid;
o
het opzeggen van de deelname door de corporatie waaruit het commissielid is benoemd;
o
het met tweederde meerderheid genomen besluit van de commissie waarin wordt geconstateerd dat het betrokken commissielid in strijd met het reglement heeft gehandeld of om medische of andere redenen kennelijk voor langere tijd niet meer in staat is om zijn of haar functie als commissielid te vervullen.
Bij een tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap heeft de betreffende corporatie of bewonersorganisatie de gelegenheid tijdelijk in de vacature te voorzien. Een tussentijds benoemd lid neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in. Artikel 13.6 is onverkort van toepassing.
WERKWIJZE EN PLICHTEN Artikel 14 14.1
De commissie vergadert tenminste tweemaal per jaar.
14.2
De commissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden aan de corporaties en de bewonersorganisaties, waarin tenminste dezelfde gegevens worden opgenomen als vermeld in artikel 6 lid 2 en het aantal adviezen over het te voeren beleid in het algemeen.
14.3
Het secretariaat van de commissie wordt geregeld in het convenant. De medewerker(s) van het secretariaat hebben geen zitting in de commissie.
14.4
Besluitvormende vergaderingen kunnen plaatsvinden indien tenminste twee door corporaties en twee door bewonersorganisaties benoemde leden aanwezig zijn. Bij stemming is het aantal door corporaties en door bewonersorganisaties benoemde leden gelijk. Besluiten van de commissie worden bij gewone meerderheid genomen, met uitzondering van het bepaalde in artikel 13 lid 8.
14.5
Van een vergadering wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt alleen aan de commissieleden ter beschikking gesteld.
VASTSTELLING EN WIJZIGING REGLEMENT Artikel 15 15.1
Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de aangesloten corporaties, na hun bewonersorganisaties in de gelegenheid te hebben gesteld zich hierover uit te spreken.
!"#
$
%&'%'
