REGELING VERGOEDINGEN voor leden van bestuur, raad van toezicht, verantwoordingsorgaan, beleggingsadviescommissie en ander commissies/werkgroepen van Pensioenfonds Horeca & Catering per 1 juli 2014
Zoetermeer, 1 juli 2014
1/7
HOOFDSTUK 1
BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. het fonds: Pensioenfonds Horeca & Catering; b. het bestuur: het bestuur van Pensioenfonds Horeca & Catering; c. de raad van toezicht: de raad van toezicht van Pensioenfonds Horeca & Catering; d. het verantwoordingsorgaan: het verantwoordingsorgaan van Pensioenfonds Horeca & Catering; e. de beleggingsadviescommissie: de beleggingsadviescommissie van Pensioenfonds Horeca & Catering; f. commissie en/of werkgroep: een commissie of werkgroep, als bedoeld in Artikel 14 of artikel 18 lid 3 van de Statuten, niet zijnde de commissie bedoeld onder e. van dit artikel; g. vergoedingen: vacatievergoeding dan wel de jaarvergoeding die de in hoofdstuk 2 van deze regeling benoemde vergoedingsgerechtigden ontvangen, welke dient ter compensatie van de tijd en middelen, die de vergoedingsgerechtigden besteden ter invulling van hun taken en bevoegdheden, voor het bijwonen van vergaderingen en interne en/of collectieve opleidingsactiviteiten van en ten behoeve van het fonds, alsmede externe bijeenkomsten en/of individuele opleidingsactiviteiten als bedoeld onder i. van dit artikel; h. vergadering: een bijeenkomst van het bestuur van het fonds als bedoeld in artikel 10 van de Statuten van het fonds, een vergadering van het verantwoordingsorgaan als bedoeld in artikel 15 van de Statuten, een vergadering van de raad van toezicht als bedoeld in artikel 18 van de Statuten, een vergadering van de beleggingsadviescommissie als bedoeld in artikel 4 van de Taakomschrijving beleggingsadviescommissie of een vergadering van de commissies of werkgroepen als bedoeld in artikel 14 van de Statuten; i. interne en/of collectieve opleidingsactiviteit: een interne en/of collectieve opleidingsactiviteit van en ten behoeve van het fonds voor leden van het bestuur en verantwoordingsorgaan, waaronder tevens begrepen de halfjaarlijkse opleidings- en strategische bestuursconferentie. Indien een vergadering wordt gecombineerd met een interne en/of collectieve opleidingsactiviteit en derhalve (nagenoeg) aansluitend plaatsvindt, worden de vergadering en opleidingsactiviteit als één vergadering beschouwd; j. externe bijeenkomst en/of individuele opleidingsactiviteit: bijeenkomsten en opleidingsactiviteiten voor leden van het bestuur en leden van het verantwoordingsorgaan, welke niet georganiseerd zijn door het fonds, waaronder seminars en informatieve bijeenkomsten van de Pensioenfederatie en toezichthouders; k. ontslagvergoeding: elke vergoeding en/of tegemoetkoming in de ruimste zin des woords in geldelijke of niet-geldelijke vorm die mogelijk als aanvulling kan worden gezien op de vergoeding zoals bedoeld onder g. rond, op en/of na het (tussentijds) einde van een benoeming en/of lidmaatschap; l. transactieoverzicht: het authentieke, elektronische overzicht dat door de gezamenlijke openbaar vervoerders in Nederland wordt verstrekt op reis- en persoonsniveau via de OV-chipknip en door het Ministerie van Financiën als bewijs ten behoeve van de loonadministratie is aangemerkt. HOOFDSTUK 2
VERGOEDINGSGERECHTIGDEN
Artikel 2 - Bestuur 1. Leden van het bestuur, waaronder de voorzitter, zijn vergoedingsgerechtigd. 2. Leden van het bestuur ontvangen een jaarvergoeding. Bij een tussentijdse benoeming of tussentijds aftreden geldt een jaarvergoeding naar evenredigheid. 3. De jaarvergoeding die de voorzitter van het bestuur ontvangt wijkt af van de jaarvergoeding die de andere leden van het bestuur ontvangen. 4. In geval het bestuur heeft ingestemd met een voorgenomen eerste benoeming van een bestuurslid, ontvangt de voorgedragen persoon voor het bijwonen van een 2/7
vergadering een vacatievergoeding, indien wordt voldaan aan artikel 7. Het bepaalde in deze regeling voor de jaarvergoeding die geldt voor bestuursleden is van toepassing nadat de benoeming, na een melding van de toezichthouder geen bezwaar te hebben tegen de voorgenomen benoeming, is geformaliseerd. 5. Naast de jaarvergoeding, zoals benoemd in dit artikel, hebben (voorgedragen) leden van het bestuur recht op een vergoeding van reiskosten. De bepalingen hieromtrent zijn opgenomen in artikel 11. 6. Bestuursleden die de jaarvergoeding en reiskosten via declaratie laten verlopen, kunnen als zij BTW-plichtig zijn, over de vergoeding BTW in rekening brengen. De verantwoordelijkheid tot declaratie ligt bij het betreffende lid of organisatie die het betreffende lid heeft voorgedragen. Artikel 3 –Raad van toezicht 1. Leden van raad van toezicht zijn vergoedingsgerechtigd. 2. Leden van de raad van toezicht ontvangen een jaarvergoeding. Bij een tussentijdse benoeming of tussentijds aftreden geldt een jaarvergoeding naar evenredigheid. 3. De jaarvergoeding van de voorzitter van de raad van toezicht wijkt af van de vergoeding van de overige leden. 4. In geval het bestuur heeft ingestemd met een voorgenomen eerste benoeming van een lid van de raad van toezicht, ontvangt deze persoon voor het bijwonen van een vergadering een vacatievergoeding, indien wordt voldaan aan artikel 7. Het bepaalde in deze regeling voor de jaarvergoeding die geldt voor leden van de raad van toezicht is van toepassing nadat de benoeming, na een melding van de toezichthouder geen bezwaar te hebben tegen de voorgenomen benoeming, is geformaliseerd. 5. Naast de jaarvergoeding hebben leden van de raad van toezicht recht op een vergoeding van reiskosten. De bepalingen hieromtrent zijn opgenomen in artikel 11. 6. Leden van de raad van toezicht declareren de jaarvergoeding in vier gelijke delen vooraf en de reiskosten per kwartaal achteraf. Over de vergoeding en reiskosten wordt door de leden van de raad van toezicht BTW in rekening gebracht. De verantwoordelijkheid tot declaratie ligt bij het desbetreffende lid. Artikel 4 - Verantwoordingsorgaan 1. Leden van het verantwoordingsorgaan zijn vergoedingsgerechtigd. 2. Leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen, interne en/of collectieve opleidingsactiviteiten een vacatievergoeding, indien wordt voldaan aan artikel 7. Per vergadering, interne en/of collectieve opleidingsactiviteit geldt één vacatievergoeding. Indien meerdere vergaderingen binnen een dagdeel vallen, dan dienen deze vergaderingen als één vergadering beschouwd te worden. 3. In aanvulling op het tweede lid ontvangen de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter een vergoeding ter hoogte van twee vacatievergoedingen op jaarbasis. 4. Naast de vacatievergoeding hebben leden van het verantwoordingsorgaan recht op een vergoeding van reiskosten. De bepalingen hieromtrent zijn opgenomen in artikel 11. 5. Leden van het verantwoordingsorgaan die de vacatievergoeding en reiskosten via declaratie laten verlopen, kunnen als zij BTW-plichtig zijn, over de vergoeding BTW in rekening brengen. De verantwoordelijkheid tot declaratie ligt bij het betreffende lid of organisatie die het betreffende lid heeft benoemd. Artikel 5 - Beleggingsadviescommissie 1. Leden van beleggingsadviescommissie zijn vergoedingsgerechtigd. 2. Leden van de beleggingsadviescommissie ontvangen een jaarvergoeding. Bij een tussentijdse benoeming of tussentijds aftreden geldt een jaarvergoeding naar evenredigheid. 3. De jaarvergoeding van de voorzitter van de beleggingsadviescommissie wijkt af van de vergoeding van de overige leden. 4. Naast de jaarvergoeding hebben leden van de beleggingsadviescommissie recht op een vergoeding van reiskosten. De bepalingen hieromtrent zijn opgenomen in artikel 11. 3/7
5. Leden van de beleggingsadviescommissie declareren de jaarvergoeding in vier gelijke delen vooraf en de reiskosten per kwartaal achteraf. Over de vergoeding en reiskosten wordt door de leden van de beleggingsadviescommissie BTW in rekening gebracht. De verantwoordelijkheid tot declaratie ligt bij het desbetreffende lid. Artikel 6 - Commissie en/of werkgroep Voorafgaand aan de instelling van een commissie en/of werkgroep als bedoeld onder f. artikel 1 stelt het bestuur vast of de leden vergoedingsgerechtigd zijn en wordt de hoogte en voorwaarden van deze vergoeding voor leden van commissies en/of werkgroepen door het bestuur vastgesteld. Artikel 7 - Bewijsvoering De getekende presentielijst van een vergadering strekt tot uitsluitend bewijs dat de, in dit hoofdstuk genoemde, vergoedingsgerechtigden de desbetreffende vergadering hebben bijgewoond. HOOFDSTUK 3
VERGOEDINGEN
Artikel 8 - Hoogte van de vergoedingen 1. De hoogte van de jaarvergoedingen voor bestuursleden en leden van de raad van toezicht, waaronder begrepen de voorzitters, wordt bepaald door het, in artikel 35a van het Besluit uitvoering Pensioenwet bepaalde, tijdsbeslag zoals eveneens vastgelegd in de functieprofielen, te vermenigvuldigen met een vervangings- c.q. functiewaarde (op voltijdbasis). 2. De hoogte van de vacatievergoeding voor de leden van het verantwoordingsorgaan en voorgedragen leden van het bestuur of raad van toezicht, volgt de SER-norm, zoals die is vastgelegd bij Verordening van de Sociaal Economische Raad voor de vaststelling van vergoedingen aan leden van de raad, het dagelijks bestuur en de commissies (niveau 2013-2014: € 410). 3. De hoogte van de jaarvergoedingen voor leden van de beleggingsadviescommissie, waaronder begrepen de voorzitter, wordt vastgesteld, rekening houdend met zowel marktconformiteit als een indicatieve tijdsbesteding, welke gemiddeld kan worden aangenomen op basis van taken, verantwoordelijkheden en vergaderfrequentie van de beleggingsadviescommissie. 4. De jaarvergoedingen per 1 juli 2014 zijn als volgt bepaald: Functie Lid bestuur Voorzitter bestuur Lid raad van toezicht Voorzitter raad van toezicht Lid beleggingsadviescie Voorzitter beleggingsadviescie
Tijdsbeslag in fte 0,2 0,3 0,1 0,2
Vervangings- c.q. functiewaarde in € op voltijdbasis € 125.000,€ 175.000,€ 175.000,€ 175.000,-
Jaarvergoeding € € € € € €
25.000,52.500,17.500,35.000,17.500,20.000,-
5. De hoogte van de jaarvergoeding voor de voorzitter van het bestuur wordt vastgesteld door het bestuur en vastgelegd in de overeenkomst van opdracht tussen het fonds en de voorzitter van het bestuur. 6. De hoogte van de jaarvergoeding voor leden van de raad van toezicht wordt vastgesteld door het bestuur en vastgelegd in de overeenkomst van opdracht tussen het fonds en de leden van de raad van toezicht. 7. De hoogte van de jaarvergoeding voor leden van de beleggingsadviescommissie wordt vastgesteld door het bestuur en vastgelegd in de overeenkomst van opdracht tussen het fonds en de leden van de beleggingsadviescommissie. 8. De hoogte van de jaarvergoedingen voor het bestuur, de raad van toezicht en de beleggingsadviescommissie worden geëvalueerd bij de evaluatie van het functioneren van het bestuur en het bestuursmodel. Hierbij wordt het tijdsbeslag en de 4/7
vervangings- c.q. functiewaarde bezien. Indien nodig kan het bestuur – na advies van het verantwoordingsorgaan en na goedkeuring van de raad van toezicht - de hoogte van de vergoedingen naar aanleiding van de evaluatie bijstellen. 9. Het bestuur voorkomt dat door de hoogte van de beloning van de leden van de raad van toezicht, een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat. 10. Bij tussentijds ontslag van een lid van een orgaan en/of commissie/werkgroep bestuurslid of van een lid van de raad van toezicht verstrekt het fonds geen ontslagvergoeding. Artikel 9 - Uitbetalen, opschorten, stopzetten en korten van de vergoedingen 1. De vacatievergoeding voor leden van het bestuur zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 en leden van het verantwoordingsorgaan, die de vergoeding niet via declaratie laten verlopen, wordt binnen twee weken na afloop van de vergadering uitbetaald. 2. De jaarvergoeding voor leden van het bestuur, die de vergoeding niet via declaratie laten verlopen, wordt per maand vooraf in gelijke delen uitbetaald. 3. De vergoeding van reiskosten, als bedoeld in artikel 11 lid 4, voor leden van het bestuur en leden van het verantwoordingsorgaan wordt binnen twee weken na afloop van de vergadering uitbetaald. Reiskosten als bedoeld in artikel 11 lid 5 worden binnen twee weken na ontvangst van het origineel vervoersbewijs vergoed. 4. Indien leden van het bestuur, raad van toezicht of beleggingsadviescommissie twee opeenvolgende vergaderingen niet bijwonen, is de voorzitter van het bestuur, de voorzitter van de raad van toezicht respectievelijk de voorzitter van de beleggingsadviescommissie bevoegd te besluiten tot opschorting dan wel tijdelijke stopzetting van de uitbetaling van de jaarvergoeding. Indien het de voorzitter van het bestuur, raad van toezicht of beleggingsadviescommissie betreft beslist het bestuur. 5. Indien een lid van het verantwoordingsorgaan door overmacht (waaronder ziekte) een vergadering niet bij kan wonen, is de voorzitter van het verantwoordingsorgaan bevoegd te besluiten tot het uit laten keren van de betreffende vacatievergoeding indien het betreffende lid een aantoonbare bijdrage in de voorbereiding op de vergadering of bespreking van agendapunten heeft gehad. Indien het de voorzitter van het verantwoordingsorgaan betreft beslist het bestuur. HOOFDSTUK 4
VERGOEDING VAN KOSTEN
Artikel 10 - Kosten opleidingen en geschiktheidsbevordering Leden van het bestuur hebben recht op een vergoeding van de kosten voor deelname aan een externe bijeenkomst of individuele opleidingsactiviteit, indien van het bijwonen van de betreffende bijeenkomst of opleidingsactiviteit vooraf een schriftelijke opgave bij het fonds is ontvangen. Het bestuur stelt jaarlijks een begroting op ten behoeve van individuele en collectieve opleidingen en geschiktheidsbevordering. Artikel 11 - Reiskosten 1. (Voorgedragen) leden van het bestuur, leden van de raad van toezicht, leden van het verantwoordingsorgaan en leden van de beleggingsadviescommissie hebben per dag waarop zij één of meer vergaderingen of interne en/of collectieve opleidingsactiviteiten van het fonds hebben bijgewoond recht op een vergoeding voor de reiskosten. 2. (Voorgedragen) leden van het bestuur en leden van het verantwoordingsorgaan kunnen reiskosten voor het bijwonen van externe bijeenkomsten of individuele opleidingsactiviteiten declareren, indien deze bijeenkomst of opleidingsactiviteit vooraf schriftelijk is gemeld. Declaratie van de reiskosten geschiedt door middel van het indienen van een declaratieformulier bij de uitvoeringsorganisatie. 3. Leden van de raad van toezicht en leden van de beleggingsadviescommissie kunnen reiskosten voor externe bijeenkomsten waar zij als vertegenwoordiger van het fonds moeten optreden declareren, indien deze bijeenkomst vooraf schriftelijk is gemeld. 4. De vergoeding voor reiskosten bedraagt een door het bestuur vast te stellen bedrag per kilometer, indien met een motorvoertuig wordt gereisd voor de afstand heen en terug tussen de woonplaats en de plaats waarin de vergadering, externe bijeenkomst of individuele opleidingsactiviteit wordt gehouden; de afstand wordt vastgesteld door 5/7
het secretariaat op basis van de meest gebruikelijke reisroute over de weg. Het aantal kilometers wordt getoetst met behulp van een routeplanner. Dit geschiedt aan de hand van de postcode van de vergoedingsgerechtigde en de postcode van de plaats waar de vergadering, bijeenkomst of opleidingsactiviteit wordt gehouden. 5. Indien gebruik gemaakt wordt van het openbaar vervoer om de vergadering, externe bijeenkomst of individuele opleidingsactiviteit bij te wonen kunnen de kosten voor reizen in de eerste klas worden vergoed, met dien verstande dat reiskosten voor het reizen met openbaar vervoer niet vergoed worden, indien geen origineel vervoersbewijs wordt overgelegd. Indien gebruik wordt gemaakt van een transactieoverzicht dient de identiteit van de vergoedingsgerechtigde buiten twijfel te staan. Indien de declarant in het bezit is van een maand- c.q. jaarkaart voor het openbaar vervoer (in de vorm van een origineel dan wel elektronisch en/of digitaal vervoersbewijs), worden de werkelijke kosten voor de reis per openbaar vervoer vergoed, zoals aangegeven in de prijsopgave van de Nederlandse Spoorwegen, Connexxion, Veolia, Arriva, Hermes (h.o.d.n. Breng), Syntus, HTM, RET, GVB, QBuzz TCR, OV Regio IJsselmond en/of elke andere exploitant van openbaar vervoerslijndiensten en/of veerdiensten. Voorwaarde hierbij is dat de declarant de maand- c.q. jaarkaart op eigen kosten heeft aangeschaft en hiervan bij voorkeur bij aanvang van het boekjaar het betalingsbewijs heeft overgelegd. Artikel 12 - Overnachtingkosten (Voorgedragen) leden van het bestuur, leden van de raad van toezicht, leden van het verantwoordingsorgaan dan wel van de beleggingsadviescommissie kunnen in uitzonderlijke gevallen én na voorafgaande toestemming van de bestuursvoorzitter voor het bijwonen van een of meer vergaderingen een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor maaltijden en overnachting, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota’s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. Indien de bestuursvoorzitter zelf toestemming wenst, verleent het bestuur deze toestemming. Artikel 13 - Buitenlandse reizen van het bestuur De voorgaande artikelen gelden niet voor buitenlandse reizen van het bestuur. Voor het bijwonen van seminars, bedrijfsbezoeken, vergaderingen en andere bijeenkomsten in het buitenland ontvangen de leden van het bestuur de werkelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, zodat hiermee wordt voldaan aan de in artikel 6, lid 3 van de Integriteitregeling genoemde voorwaarden. Als voorwaarde voor vergoeding geldt dat van de werkelijke kosten een origineel, schriftelijk bewijsexemplaar wordt verstrekt. HOOFDSTUK 5
SLOTOPMERKING EN INWERKINGTREDING
Artikel 14 Alleen kosten genoemd in deze regeling komen voor vergoeding in aanmerking. Artikel 15 – Transparantie Deze regeling wordt gepubliceerd op de website van Pensioenfonds Horeca & Catering. In het jaarverslag van het fonds rapporteert het bestuur over de werkelijk gemaakte kosten in het kader van deze regeling. Artikel 16 - Hardheid en onvoorziene gevallen 1. In gevallen waarin onverkorte toepassing van de regeling in een bijzonder geval tot onaanvaardbare hardheid leidt, kan het bestuur een beslissing nemen die afwijkt van de bepalingen van deze regeling. 2. In onvoorziene gevallen beslist het bestuur. Artikel 17 - Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2008 en is laatstelijk - na advies van het verantwoordingsorgaan - gewijzigd op 1 juli 2014.
6/7
Artikel 18 - Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als Regeling vergoedingen.
© Pensioenfonds Horeca & Catering, 2014 Pensioenfonds Horeca & Catering besteedde de grootst mogelijke zorg aan de samenstelling van dit document. Toch kunnen tekst (druk- of zet)fouten voorkomen. Aan fouten kunt u geen rechten ontlenen. Pensioenfonds Horeca & Catering behoudt zich ook het recht voor fouten te herstellen.
7/7
