REGELING KLACHTENPROCEDURE ONGEWENST GEDRAG Paragraaf 1. Algemeen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. Agressie en geweld: voorvallen waarbij een student of een medewerker psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met de studie of het verrichten van arbeid, waaronder pesten. b. Beklaagde: een student of een medewerker van Hogeschool Leiden, tegen wie de melding of de klacht met betrekking tot ongewenst gedrag is gericht; c. College van Bestuur: College van Bestuur van Hogeschool Leiden; d. Contactpersoon: De door het College van Bestuur aangestelde interne medewerker tot wie men zich kan melden voor advies en ondersteuning bij een melding; e. Discriminatie: het in enigerlei vorm doen van uitspraken over, het verrichten van handelingen jegens, of het nemen van beslissingen over personen, die beledigend zijn voor die personen vanwege hun ras, afkomst, godsdienst, geslacht, levensovertuiging, handicap en/of seksuele geaardheid, dan wel het maken van onderscheid op basis van deze factoren; f. (seksuele) Intimidatie: ongewenste (seksuele) toenadering, verzoeken om (seksuele) gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van zodanige aard jegens een medewerker of een student waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: a. onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet, hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor tewerkstelling van een persoon of in het kader van de studie; b. onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk of de studie van deze persoon raken; c. dergelijk gedrag heeft tot gevolg dat de werk- of studieprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werk- of studieomgeving wordt gecreëerd; g. Klacht: een schriftelijk bij de klachtencommissie ingediende klacht met betrekking tot ongewenst gedrag; h. Klachtencommissie: Klachtencommissie Ongewenst Gedrag, als bedoeld in artikel 2.2 van deze regeling; i. Klager: een student of een medewerker van Hogeschool Leiden die bij de contactpersoon of de vertrouwenspersoon een melding van ongewenst gedrag doet, dan wel een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag indient bij de klachtencommissie; j. Management Hogeschool Leiden: het College van Bestuur, de Clusterdirecteuren, directeur Serviceorganisatie en directeur Beleidsondersteuning en Strategisch Advies of de managers van Hogeschool Leiden; k. Medewerker: degene die een arbeidsovereenkomst heeft of had met Hogeschool Leiden, alsmede degene die zonder dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden verricht of verrichtte in opdracht van Hogeschool Leiden; l. Melding: elke kenbaarmaking aan een contactpersoon of vertrouwenspersoon over zelf ervaren of geconstateerd ongewenst gedrag; m. Ongewenst gedrag: iedere vorm van (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie die gevolgen heeft voor de uitoefening van de werkzaamheden of voor het ongestoord volgen van de studie; n. Pesten: het bij herhaling kwellen, treiteren en/of kwaadaardig plagen van een persoon; o. Student: degene die onderwijs volgt of gevolgd heeft bij Hogeschool Leiden; p. Vertrouwenspersoon: de door het College van Bestuur van Hogeschool Leiden aangestelde externe functionaris tot wie men zich kan wenden voor advies en ondersteuning bij een melding en/of klacht;
Paragraaf 2. Melding of klacht
Artikel 2.1 Indiening melding 1. Een medewerker of een student van Hogeschool Leiden, die in de werk- of studiesituatie wordt geconfronteerd met of kennis neemt van ongewenst gedrag, kan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk tot één jaar na uitschrijving of ontslag hiervan melding bij een contactpersoon of de vertrouwenspersoon van Hogeschool Leiden doen. 2. Anonieme meldingen worden door de contactpersonen en de vertrouwenspersoon geregistreerd, maar worden niet in behandeling genomen. Artikel 2.2 Indiening klacht 1. Een medewerker of een student van Hogeschool Leiden die in de werk- of studiesituatie wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag of kennis neemt van ongewenst gedrag, kan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk tot één jaar nadat de waarneming zich heeft voorgedaan een schriftelijke klacht indienen bij de klachtencommissie met vermelding van 'vertrouwelijk'. 2. De klacht wordt gericht aan : Loket Rechtsbescherming Hogeschool Leiden t.a.v. klachtencommissie ongewenst gedrag Hogeschool Leiden p/a Bestuurssecretariaat Hogeschool Leiden postbus 382 2300 AJ Leiden. 3. Een klacht bevat tenminste de naam, het adres en woonplaats van de klager, een omschrijving van het tijdstip, de aard, de inhoud en de plaats van het gewraakte gedrag, alsmede de identiteit van de beklaagde, voorzover bekend. 4. Anonieme klachten worden geregistreerd, maar niet in behandeling genomen. 5. Klachten met betrekking tot seksuele intimidatie kunnen, indien gewenst, rechtstreeks worden ingediend bij de Landelijke Klachtencommissie HBO, dan wel diens rechtsopvolger. 6. Indien een klacht die feitelijk bestemd is voor de klachtencommissie elders wordt ingediend, draagt de ontvanger zorg voor zo spoedig mogelijke doorzending van de klacht naar de klachtencommissie. Paragraaf 3. Management Hogeschool Leiden Artikel 3.1 Taken management Hogeschool Leiden 1. Het management Hogeschool Leiden draagt zorg voor preventie van ongewenst gedrag. 2. Het management Hogeschool Leiden draagt zorg voor de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de contactpersonen en de vertrouwenspersoon, alsmede voor de nodige voorzieningen en scholingsmogelijkheden van de contactpersonen en de vertrouwenspersoon. 3. Het management Hogeschool Leiden draagt zorg voor voldoende bekendmaking van de bereikbaarheid van de contactpersonen en vertrouwenspersoon. Artikel 3.2 Taken College van Bestuur 1. Het College van Bestuur stelt regels op ter preventie van ongewenst gedrag, waaronder tenminste wordt verstaan het opstellen van een integriteitscode en huisregels. 2. Op grond van artikel 1.20 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek treedt het College van Bestuur direct in overleg met een vertrouwensinspecteur van de Inspectie van het Onderwijs indien iemand zich mogelijk schuldig maakt of heeft gemaakt aan een misdrijf tegen de zeden als bedoeld in Titel XIV van het Wetboek van Strafrecht jegens een minderjarige student van de instelling, 3. Het College van Bestuur doet onverwijld aangifte bij een opsporingsambtenaar als bedoeld in artikel 127 juncto artikel 141 van het Wetboek van Strafvordering indien uit het overleg, bedoeld in het eerste lid, moet worden geconcludeerd dat er sprake is van een redelijk vermoeden dat de desbetreffende persoon zich schuldig heeft gemaakt aan een misdrijf als bedoeld in het eerste lid jegens een minderjarige student van de instelling. 4. Van de aangifte stelt het College van Bestuur de vertrouwensinspecteur, bedoeld in het eerste lid, onverwijld in kennis. 5. Het College van Bestuur doet de aangifte, bedoeld in het tweede lid, niet dan nadat het College van Bestuur de ouders van de betrokken student en persoon die zich mogelijk schuldig maakt of heeft gemaakt aan een misdrijf, hiervan op de hoogte heeft gesteld.
Paragraaf 4. Contactpersonen en vertrouwenspersoon Artikel 4.1 Benoemen van contact- en vertrouwenspersoon 1. Het College van Bestuur benoemt voor de locatie Leiden tenminste één contactpersoon per cluster en tenminste één contactpersoon uit de Serviceorganisatie en de dienst BOSA. Voor de locatie Rotterdam benoemt het College van Bestuur ook tenminste één contactpersoon. De benoeming geschiedt op voordracht van de betreffende manager en geschiedt in overeenstemming met het Beleid Ongewenst Gedrag van Hogeschool Leiden, inclusief alle aanvullingen en wijzigingen die dit beleid ondergaat (besluit College van Bestuur d.d. 17 juli 2007). 2. Het College van Bestuur benoemt voor Hogeschool Leiden een externe vertrouwenspersoon. Artikel 4.2 Taken en bevoegdheden contactpersoon en vertrouwenspersoon 1. De contactpersonen en de vertrouwenspersoon hebben tot taak: a. voorlichtingsbijeenkomsten over het onderwerp ongewenst gedrag te coördineren en hier informatie over te geven tijdens cursussen; b. het te woord staan en begeleiden van een ieder die bij hem of haar, melding maakt zelf last te hebben van ongewenst gedrag dan wel een vorm van ongewenst gedrag te hebben waargenomen; c. de klager die zich tot hem of haar wendt, bij te staan en te adviseren; d. te trachten tot een oplossing van gesignaleerde problemen te komen; e. de vertrouwensrelatie met klager veilig te stellen en geen stappen te ondernemen zonder voorafgaande toestemming van de klager; f. alle informatie en gegevens met betrekking tot de beklaagde als strikt vertrouwelijk te behandelen; g. indien nodig door te verwijzen naar hulpverleners binnen of buiten Hogeschool Leiden; h. het signaleren van omstandigheden die tot ongewenst gedrag kunnen leiden of hebben geleid; i. het formuleren van aanbevelingen aan Hogeschool Leiden; j. het onderhouden van contacten met functionarissen van Hogeschool Leiden die in een positie verkeren waarin zij ongewenst gedrag kunnen signaleren; k. het onverwijld in kennis stellen van het College van Bestuur van het mogelijk schuldig maken of hebben gemaakt aan een misdrijf als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid jegens een minderjarige student van de instelling. 2. De vertrouwenspersoon heeft daarnaast de volgende taken en bevoegdheden: a. naar aanleiding van een melding of een aangifte, dan wel uit eigen beweging als daartoe redenen bestaan, een onderzoek in te stellen naar het zich voordoen van ongewenst gedrag binnen de Hogeschool Leiden; b. de klager op diens verzoek te ondersteunen en te begeleiden bij en na het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. Artikel 4.3 Medewerking 1. De medewerkers en studenten van Hogeschool Leiden verlenen desgevraagd naar beste kunnen medewerking aan de contactpersonen en de vertrouwenspersoon bij de uitvoering van hun taken in het kader van deze regeling. 2. De medewerkers en studenten van Hogeschool Leiden zetten zich naar beste kunnen in bij de preventie van ongewenst gedrag. Artikel 4.4 Verantwoording en verslag 1. De contactpersonen en de vertrouwenspersoon zijn voor de uitvoering van zijn of haar taken slechts verantwoording verschuldigd aan het College van Bestuur. 2. De contactpersonen en de vertrouwenspersoon brengen jaarlijks een gezamenlijk verslag uit aan het College van Bestuur van het aantal en de aard van de bij hen gedane consulten, meldingen en klachten en van de afdoening daarvan. Artikel 4.5
Archief
1. 2. 3.
4. 5.
De contactpersonen en de vertrouwenspersoon stellen een dossier op van de werkzaamheden en de gesprekken die met een melding of een klacht verband houden. Het dossier is slechts toegankelijk voor de behandelend contactpersoon, vertrouwenspersoon en/of de klachtencommissie, tenzij dit op grond van regels van dwingend recht anders is. Na afdoening van de aangifte of klacht wordt het desbetreffende dossier in de eigen administratie van de contactpersoon en/of vertrouwenspersoon opgeslagen en bewaard, tot een jaar nadat overeenkomstig artikel 4.4, tweede lid, verslag gedaan is. Na het opslaan, bedoeld in het derde lid, vernietigt de contactpersoon en/of de vertrouwenspersoon alle stukken met betrekking tot de aangifte of klacht. Het archief van een contactpersoon of vertrouwenspersoon die niet meer als zodanig werkzaam is, wordt overgedragen aan een andere in functie zijnde contactpersoon en/of vertrouwenspersoon.
Artikel 4.6 Bescherming contactpersoon Het feit dat een medewerker de functie van contactpersoon vervult, mag zijn of haar loopbaan direct noch indirect schaden. Paragraaf 5. De klachtencommissie Artikel 5.1 Samenstelling klachtencommissie 1. Het College van Bestuur installeert een klachtencommissie ongewenst gedrag die bestaat uit drie leden waaronder de voorzitter en drie plaatsvervangend leden waaronder een plaatsvervangend voorzitter. 2. De medezeggenschapsraad heeft het recht één lid en één plaatsvervangend lid voor te dragen. 3. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangend leden worden benoemd door het College van Bestuur voor de termijn van twee jaren. Zij zijn terstond herbenoembaar. 4. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter hebben geen dienstverband bij Hogeschool Leiden. 5. De samenstelling van de klachtencommissie is zodanig dat voldoende deskundigheid beschikbaar is met betrekking tot ongewenst gedrag op psychosociaal en juridisch gebied. 6. Leden van de Raad van Toezicht, de medezeggenschapsraad en het management Hogeschool Leiden, alsmede de contactpersonen van Hogeschool Leiden, kunnen geen lid of plaatsvervangend lid van de klachtencommissie zijn. Artikel 5.2 Behandeling klacht 1. De klachtencommissie bevestigt de ontvangst van de klacht, ingediend op grond van artikel 2.2, schriftelijk en stelt de aangeklaagde op de hoogte van de ingestelde klacht. 2. De klachtencommissie geeft bij de ontvangstbevestiging een termijn waarbinnen de klacht behandeld zal worden. 3. De klager kan in ieder geval op ieder gewenst moment de klachtencommissie schriftelijk verzoeken de behandeling van de klacht stop te zetten. Dit verzoek wordt gehonoreerd indien de beklaagde hiermee instemt. Artikel 5.3 Wraking en verschoning 1. Een lid van de klachtencommissie kan worden gewraakt, dan wel kan zich verschonen indien: a. hij of zij functioneel betrokken is bij de zaak of deel uitmaakt van de organisatorische eenheid waartoe de klager of beklaagde behoort; b. er tussen klager of beklaagde en een commissielid een familierechtelijke betrekking bestaat; c. er met klager of beklaagde een persoonlijke betrokkenheid bestaat; d. dit lid eerder in de zaak is betrokken. 2. De andere leden van de klachtencommissie beslissen zo spoedig mogelijk of de wraking of verschoning wordt toegestaan. Bij het staken van de stemmen is wraking of verschoning geboden.
Artikel 5.4 Vereenvoudigde behandeling: verzet 1. De voorzitter van de klachtencommissie kan de klacht onmiddellijk afdoen indien hij of zij van
2.
3. 4.
oordeel is dat: a. de commissie kennelijk onbevoegd is; b. de klacht kennelijk niet-ontvankelijk is. De voorzitter grondt zijn of haar uitspraak uitsluitend op de stukken die op het geding betrekking hebben. Tegen de uitspraak, bedoeld in het eerste lid, kan klager binnen twee weken na de dag waarop die uitspraak is toegezonden, verzet aantekenen bij de klachtencommissie. Het verzet wordt gedaan door middel van een met redenen omkleed geschrift dat door klager is ondertekend. Ten gevolge van het verzet vervalt de uitspraak, bedoeld in het eerste lid, tenzij het verzet door de klachtencommissie niet-ontvankelijk of ongegrond wordt verklaard. Indien de klachtencommissie van oordeel is dat het verzet kennelijk niet-ontvankelijk of ongegrond is, gaat zij niet tot niet-ontvankelijk- of ongegrondverklaring over dan na klager in de gelegenheid te hebben gesteld te worden gehoord.
Artikel 5.5 Het horen van direct betrokkenen 1. De klachtencommissie stelt zowel de klager als de beklaagde in staat zich tegenover de klachtencommissie over de klacht uit te spreken. In ieder geval krijgt de beklaagde als laatste de gelegenheid om zich te doen horen, alvorens de klachtencommissie uitspraak doet. 2. Klager en beklaagde kunnen zich doen bijstaan door een gemachtigde, raadsman alsmede eventueel door de vertrouwenspersoon. 3. Klager en beklaagde worden niet in elkaars tegenwoordigheid gehoord, tenzij de voorzitter hiertoe besluit. Artikel 5.6 Beslotenheid en verslaglegging 1. Alle zittingen van de klachtencommissie zijn besloten. 2. Van elke behandeling van de aan haar voorgelegde klacht wordt een schriftelijke rapportage gemaakt. 3. De klachtencommissie houdt partijen op de hoogte van het verloop van de procedure. Artikel 5.7 Conclusie en advies 1. Na behandeling van de klacht brengt de klachtencommissie binnen vier weken advies uit aan het College van Bestuur. Deze termijn kan door de klachtencommissie ten hoogste eenmaal worden verlengd. Aan partijen wordt daarvan tijdig kennis gegeven. 2. Het advies is gemotiveerd en kan inhouden: a. een niet-bevoegd verklaring; b. een niet-ontvankelijk verklaring; c. een ongegrondverklaring; d. een geheel dan wel gedeeltelijk gegrondverklaring. 3. Indien de conclusie een geheel of gedeeltelijk gegrondverklaring inhoudt, dan kan de klachtencommissie, indien zij dit wenselijk acht, voorstellen doen aan het College van Bestuur voor het nemen van maatregelen jegens beklaagde. Artikel 5.8 Op te leggen maatregelen 1. Een door de klachtencommissie te adviseren maatregel tegen studenten kan slechts inhouden: a. een waarschuwing; b. een berisping; c. een ontzegging van de toegang tot de gebouwen en de terreinen van Hogeschool Leiden voor ten hoogste een jaar; d. een definitieve ontzegging van de toegang tot de gebouwen en de terreinen van Hogeschool Leiden, inclusief het beëindigen van de inschrijving. 2. Een door de klachtencommissie te adviseren maatregel tegen personeelsleden kan slechts inhouden conform CAO-HBO: a. het schorsen als ordemaatregel; b. het nemen van disciplinaire maatregelen; c. schriftelijke berisping; d. overplaatsing; e. schorsing; f. ontslag.
3.
Het College van Bestuur kan, ongeacht de procedure van de klachtencommissie, zelf overgaan tot maatregelen van algemene en specifieke aard.
Artikel 5.9 Beslissing van het College van Bestuur 1. Het College van Bestuur neemt het advies van de klachtencommissie over, tenzij er voor het College van Bestuur gewichtige redenen zijn dit niet te doen. Wijkt het College van Bestuur af van het advies van de klachtencommissie, dan kan dat alleen als dit nadrukkelijk wordt gemotiveerd. 2. Het College van Bestuur neemt zijn beslissing binnen drie weken na ontvangst van het advies. 3. De beslissing van het College van Bestuur is gemotiveerd en wordt terstond schriftelijk ter kennis gebracht aan klager, beklaagde en de klachtencommissie. 4. De beslissing van het College van Bestuur wordt opgenomen in het personeelsdossier of het studentendossier van betrokkenen. Artikel 5.10 Beroep 1. Indien de beslissing door het College van Bestuur niet naar tevredenheid van de klager is, kan de klager zijn of haar klacht indienen bij de Landelijke Klachtencommissie HBO. 2. Daarnaast behoudt de klager het recht zich tot de burgerlijke rechter te wenden. Artikel 5.11 Archivering 1. De verslagen van het horen en de rapportage van de behandeling van de klacht worden door de secretaris gearchiveerd. 2. Betrokkenen hebben recht op inzage en recht op afschriften uit het archief voor zover het stukken betreft, die op hen betrekking hebben. 3. De secretaris beheert de lopende dossiers van de klachtencommissie. Naast de secretaris heeft alleen de klachtencommissie inzage in het archief, tenzij regels van dwingend recht anders bepalen. Artikel 5.12 Verantwoording en verslag 1. De klachtencommissie stelt een jaarverslag op van haar bevindingen en verrichtingen, ook in het geval dat er geen klachten zijn. Dit jaarverslag wordt aangeboden aan het College van Bestuur. 2. De klachtencommissie draagt er zorg voor dat het vertrouwelijk karakter van haar werkzaamheden door dit jaarverslag niet wordt geschaad. Paragraaf 6. Slotbepalingen Artikel 6.1 Geheimhouding 1. Behoudens het bepaalde in deze regeling, is eenieder die bij de procesgang van een aangifte of klacht is betrokken, tot geheimhouding verplicht. 2. Behoudens het bepaalde in deze regeling, is eenieder die stukken met betrekking tot een aangifte of klacht onder zich heeft of krijgt, gehouden deze als strikt vertrouwelijk te beschouwen en ook zodanig met bedoelde stukken om te gaan. 3. Iemand die al dan niet opzettelijk stukken als bedoeld in lid 2 onder zich krijgt en niet bevoegd is van deze stukken kennis te nemen, is verplicht deze terstond aan de voorzitter van de klachtencommissie over te dragen. Artikel 6.2 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze regeling treedt in werking op 1 september 2010, waarbij de regeling ongewenst gedrag van Hogeschool Leiden wordt ingetrokken. 2. De regeling kan worden aangehaald als Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag.
