Referenční model řízení městského úřadu podle standardu CIMAF

Český institut efektivního managementu

Referenční model řízení městského úřadu podle standardu CIMAF®

Roman Fišer CIEM

Referenční model řízení městského úřadu podle standardu CIMAF® • Model vznikal od roku 2012 na základě neformální spolupráce skupiny lidí z městských úřadů a odborníků z oblasti managementu a řízení kvality. • Od roku počátku roku 2015 je spravován a rozvíjen CIEM ve spolupráci s řadou odborníků z měst, NSZM a dalších institucí. • Po implementaci model slouží přímo jako nástroj řízení výkonnosti úřadu. • Model je implementován v 9 městech ČR a v městské části Petržalka v SR, kde je využíván také v NKÚ SR. Dalších 24 měst a městských částí má aktuálně vážný zájem o implementaci modelu v roce 2016. • Model je úspěšně implementován také prvních malých a středních firmách, aktuálně připravuje se implementace ve 2 městských akciových společnostech • Městským Úřadům je model poskytován zdarma

Český institut efektivního managementu Název: Založen:

Český institut efektivního managementu, z.ú. 10. 2. 2015

Předsedkyně správní rady: Mgr. Eliška Olšáková, starostka Valašské Klobouky Členové správní rady: Ing. Miroslav Halatín, tajemník MÚ Kopřivnice Mgr. Jitka Kominácká, PhD., lektor BIBS, Brno Ing. Aleš Dresler, PhD., manažer kvality – MÚ Kopřivnice Mgr. Zdeněk Opálka, tajemník MÚ Břeclav Partneři:

Český institut efektivního managementu

Podstatou managementu je dosahování výsledků prostřednictvím jiných lidí

Smysluplně Systémově Synergicky

Úzké místo při zavádění změn je vždy v hlavách lidí (obvykle ne jejich vinou...) Koncepce

Strategie Optimalizujte !!! Zkvalitňujte !!!

Inovujte !!!

Standardy

Rámce

Ztransparentňujte !!! Zefektivňujte !!!

Vzdělávejte se !!!

Dá se v tom vyznat ? Dá se to pochopit ? Dá se to zvládnout ?

Překážkou v zavádění změn obvykle nejsou schopnosti lidí, ale jejich postoje AVERZE

-

ADAPTACE

AKCEPTACE

AKTIVITA

0 Jaký je účel změny ? Jaké jsou konkrétní cíle změny ? Jaký užitek přinese změna pro zákazníky organizace ? Jaký užitek přinese změna pro realizátory ? Jak se změní konkrétní pracovní úkoly ? Jaké nové dovednosti budou potřeba ? Změní se odměňování ? Jak si lidé vedou při realizaci změny ? ????

+

Prakticky všechny typy změn však lze převést do jednotného integrovaného formátu Strategie

Koncepce

Rámce

Standardy

Referenční model CIMAF®

Co mám dělat ? Procesy, Projekty Činnosti Role

Co mám umět ? Znalosti Dovednosti Zkušenosti Jak budu hodnocen ? Cíle Ukazatele Metriky

CIMAF® - Common Integrated Management and Assessment Framework Obecný integrovaný manažerský a hodnotící rámec obsahuje standardy a metodiky pro diagnostiku, implementaci, SW a certifikaci integrovaného systému řízení výkonnosti a kvality.

Referenční model řízení městského úřadu je aplikací standardu CIMAF® pro podmínky městského úřadu. Připravujeme Referenční model řízení ovládané organizace.

Základní stavební prvky Referenčního modelu - CIMAF® Procesy

Ukazatele a metriky

Kompetenční modely

Více o Referenčním modelu řízení městského úřadu

Hlavní funkce při plné implementaci modelu • Vytváření aktivních strategických map a KPIs • Podpora reportingu se semafory pro vyhodnocením plnění KPIs • Vytváření individuálních výkonnostních modelů a podpora hodnocení výkonnosti úředníka • Vytváření procesních a organizačních modelů s automatickým generováním přehledů zapojení lidí i organizačních útvarů v procesech a projektech úřadu • Vytváření kompetenčních modelů (lidské zdroje) pro úřad i úředníky • Podpora procesu hodnocení kompetencí • Propojení požadavků standardů kvality s procesy a KPIs úřadu, integrace všech požadavků standardů kvality do jednoho systému řízení • Podpora řízení rizik – rizika a opatření jsou vázána ke konkrétním procesům a KPIs • Podpora procesu autoevaluace (CAF, EFQM, MA21) včetně generování tiskových výstupů • Možnost zasílání notifikací při změnách všech prvků systému řízení • Možnost chatování a řízení úkolů nad všemi prvky systému řízení • Osobní stránka zaměstnance zpřístupňující relevantní části modelu řízení

Obsah modelu – verze říjen 2015 • Strategické řízení města obsahující kompletní Metodiku přípravy veřejných strategií (MMR) • Komplexní řídící procesy úřadu ve standardu CIMAF® • Procesně zpracovaná metodika PRINCE 2 ® (Malý Prince) • Procesy přenesené působnosti ve struktuře RPP • Kompletní standard agendy Živnostenského podnikání (procesy, KPIs, kompetence) • Životní situace občana s vazbou na procesy úřadu • Některé vzorové procesy samostatné působnosti a podpůrné procesy • Vzorové sady KPIs pro strategické řízení města, úřadu a agendy přenesené působnosti, kriteria MA 21 • Vzorový kompetenční model úřadu (lidské zdroje) • Číselník QMS (ISO 9001:2015, CAF, MA21) propojené na relevantní prvky modelu • Procesy řízení rizik a nezávislého controllingu • Předefinované postupy a sestavy pro vytváření sebehodnotících zpráv CAF • Model je inovován s každou další implementací…

Příklad využití modelu – implementace standardu agendy

Standard agendy Procesní model agendy

Sada KPIs agendy

1.

Import procesů agendy do modelu řízení úřadu

1.

Import KPIs agendy do modelu řízení úřadu

2.

Doplnění specifických procesů agendy

2.

Doplnění interní sady KPIs pro agendu

3.

Doplnění matic odpovědnosti za procesy

3.

Stanovení individuálních KPIs úředníků pro agendu

4.

Generování procesně orientovaných pracovních náplní úředníků

4.

Doplnění individuálních výkonnostních modelů úředníků do karet zaměstnanců

Kompetenční model agendy 1.

Import kompetenčního modelu agendy do modelu řízení úřadu

2.

Doplnění kompetenčních modelů pro specifické role

3.

Doplnění individuálních výkonnostních modelů úředníků do karet zaměstnanců

Promítnutí standardu agendy do popisu práce úředníků

Zásadní zvýšení podílu času na rozvoj lidských zdrojů

Vstupní analýza

Tvorba modelů

Školení

Rozložení implementačních prací v běžném projektu

Rozdílová analýza

Rozložení implementačních prací při využití Referenčního modelu

Přizpůsobení modelů

Rozvoj kompetencí

Integrace aktivit v rámci Strategického rámce rozvoje veřejné správy 2014 - 2020

Referenční model jako sdílená platforma rozvoje systému řízení úřadu Metodika PMA Legislativa MV ČR

Gestoři agend

Standardy agend (60x) ?

Zpětné vazby

Zpětné vazby

CIEM

Řešení a náměty k oblasti samostatné působnosti

Referenční model

ORP

ORP ORP

Řešení a náměty k oblasti přenesené působnosti

Implementace, využití a rozvoj Referenčního modelu kontinuita a nezávislost na dodavateli Rozvoj modelu Diagnostické programy

Systémové vzdělávací programy

CIEM

Informační semináře k aktualizaci modelu Metodická podpora úřadům Metodický dohled nad implementací

Certifikace uživatelů a partnerů Implementace modelu u klientů

Implementační partneři

Uživatelské vzdělávací programy

Metodická a servisní podpora uživatelům Outsourcing specializovaných služeb

Český institut efektivního managementu

Certifikovaní partneři Certifikovaný partner absolvoval 8 denní školení a je podrobován trvalému metodickému dohledu a vzdělávání ze strany CIEM. Na základě toho má licenční oprávnění implementovat Referenční model.

• • • •

ATTN Consulting, Olomouc AQE Advisors, Brno GATUM Advisory, Praha Icontio, Brno

V lednu 2016 zahajujeme školení dalších 3 partnerů, jedním je nich městská a.s.

Český institut efektivního managementu

Přátelé Smysluplných Inovací Odborné pracovní skupiny podporující rozvoj Referenčního modelu Připravujeme pro témata:

• • • • •

Přenesená působnost Integrace metod řízení kvality Řízení lidských zdrojů Projektové řízení Řízení ICT úřadu

Setkání měst využívajících Referenční model proběhne v termínu 11. - 12. 2. 2015 v Moravské Třebové Vyhlášení podmínek soutěže Inovátor roku 2016

Podzimní semináře k Referenčnímu modelu Ostrava – Praha - Brno Celkem se zúčastnili zástupci 43 měst Zájem o aktivní zapojení do rozvoje modelu vyjádřilo 24 účastníků

Graf 1 Jaké oblasti rozvoje referenčního modelu města doporučují ?

Graf 2 Jaké metody kvality budou města rozvíjet v dalších letech ?

Český institut efektivního managementu

Jdete do toho s námi ?  Roman Fišer – ředitel CIEM Český institut efektivního managementu, z.ú. Lidická 960/81, Veveří, 602 00 Brno Telefon: +420 603 813 911 E-mail: [email protected] WWW: www.ciem.cz [email protected]