Victorialaan 1 b-g | 5213 JG 's-Hertogenbosch G i l d e k a m p 8 | 5431 SP Cuijk Postbus 88 | 5430 AB Cuijk (0485) -338 300
[email protected] | w w w . o d b n . n l
Omgevingsdienst Brabant Noord Aan de g e m e e n t e Boxtel T.a.v. de raadsgriffier
2 0 JUL
m
Postbus 1000 5 2 8 0 DB BOXTEL
Ovì, —i
afcl. Datum 16 juli 2015 Bijlage(n) 4
Ons kenmerk Z/006490 Uw kenmerk
Telefoonnummer (0485) -338 304 Registratienummer 19005/rbu
ļ ^
Contactpersoon Dhr. H. Koenders Onderwerp jaarrekening 2014 en begroting 2016
Geachte heer/mevrouw, Bijgaand treft u de jaarrekening 2014, het accountantsverklaring en de concept - begroting 2016 van de Omgevingsdienst Brabant Noord aan. Aan deze stukken hebben wij een toelichting toegevoegd om voor u de context en cruciale overwegingen te schetsen. Conform artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling w o r d t u in de gelegenheid gesteld uw zienswijze over de concept begroting 2016 kenbaar te maken. De concept begroting 2016 en de jaarrekening 2014 worden behandeld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 21 oktober 2015. Vriendelijk verzoeken wij u om uw eventuele zienswijze bij de begroting voor 30 september 2014 aan ons kenbaar te maken. Tevens wijzen wij u op het jaarverslag 2014 'Het eerste jaar samen', waarin we terugblikken op het eerste jaar ODBN. Wij bieden het jaarverslag 2014 digitaal aan via www.odbn.nl/iaarverslag. Een afschrift van deze brief is verzonden aan het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente. Hoogachtend,
I 7
Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Brabant Noord namens namens deze, dee directeu/a.i. ai u
ing/J.D.'Nijkamp tíiikarŕu
L
Bijlage(n)
Jaarrekening 2014 Accountantsverklaring Concept - begroting 2016 Toelichting op financiële producten ODBN
BSI ISO 9001
gecertificeerd : 200a
•O F S C
MIX Papier van verantwoorde her komst
F S C * C020257
Qídbn Omgevingsdienst 8rabant
Noord
Toelichting op financiële producten ODBN 1.
Inleiding
Het Dagelijks Bestuur (DB) van de Omgevingdienst Brabant Noord (ODBN) doet u de volgende financiële producten toekomen: »
Jaarrekening 2014;
» Concept Begroting 2016. Het jaar 2015 is van start gegaan met een interim - directeur, die onmiddellijk een plan van aanpak heeft ontwikkeld. Gelet op de tijd die is gemoeid met de totstandkoming van dit plan van aanpak en de relatie die dit heeft met de jaarrekening 2014 en de concept begroting 2016, heeft de procedure van behandeling voor laatstgenoemde documenten vertraging opgelopen. M e t deze toelichting wil het DB van de ODBN u nader informeren over de context van deze documenten en een perspectief schetsen van het proces waarin de opbouw van de ODBN zich bevindt. 2.
De O m g e v i n g s d i e n s t B r a b a n t N o o r d
Als uitvloeisel van het rapport van de commissie Mans naar aanleiding van een aantal rampen in Nederland is in 2013/2014 het landsdekkend stelsel van omgevingsdiensten van start gegaan. De gemeenten en provincie in Noordoost Brabant hebben in dat kader op 25 april 2013 besloten t o t het oprichten van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Brabant Noord . De ODBN is op 1 januari 2014 echt van start gegaan. Het AB heeft op 12 maart 2014 de missie en visie voor deze 1
nieuwe dienst vastgesteld. In dit Koersdocument "Missie, Visie 2020, Fundament 2014-2016" worden de kaders neergezet voor de ontwikkeling van de ODBN. In het Koersdocument is beschreven dat de ODBN in 2020 de vergunningverlening, toezicht en handhaving voor de
2
deelnemende gemeenten en provincie op een integrale en kwalitatief goede wijze verzorgt als natuurlijk verlengstuk van het openbaar bestuur. De deelnemende partijen willen via de ODBN goed samenwerken in de zorg voor de fysieke leefomgeving, in het bijzonder op het terrein van de landbouw en groene wetgeving. Om daar te komen is vastgesteld dat de ODBN er eerst voor moet zorgen dat de basis eind 2016 op orde is. Gelet daarop is in het Algemeen Bestuur (AB)van 8 april 2015 het Plan van aanpak 2015-2016 "Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de t o e k o m s t " vastgesteld. 3
Belangrijke bouwstenen daarbij zijn de kernwaarden van de ODBN: Klantgericht Į Deelnemergericht, Kwaliteit, Kosten. Het Plan van aanpak is opgebouwd uit drie thema's, die er op gericht zijn om de doelstellingen van het Koersdocument te realiseren en daarbij de kernwaarden van de ODBN te versterken. Het thema 'Samenwerking op orde' draagt met name bij aan verbetering van de kernwaarde Klantgericht/ Deelnemergericht. Het thema 'transparante en financieel gezonde organisatie op orde' draagt met name bij aan de kernwaarden kwaliteit en kosten. Het thema 'Bemensing op orde' draagt bij aan alle kernwaarden. De ontwikkeling van de organisatie is er dus op gericht om deze bestuursopdracht, in dienst van alle deelnemers, te realiseren. Bij het vaststellen van financiële kaders heeft het DB de invulling van deze opgave t o t een wezenlijk uitgangspunt benoemd omwille van het belang van een veilige en gezonde leefomgeving voor de burgers, de
1
Vindplaats GR: w w w . o d b n . n l / d o c u m e n t e n
2
Vindplaats Koersdocument: w w w . o d b n . n l / d o c u m e n t e n
3
Vindplaats Plan van aanpak: w w w . o d b n . n l / d o c u m e n t e n
1
Mîdbn
Omgevingsdienst Brabant Noord
reden voor het oprichten van Omgevingsdiensten in Nederland. Deze investering in de ODBN is noodzakelijk, waarna de bezuinigingstaakstelling vervolgens ingevuld kan worden. 3.
J a a r r e k e n i n g 2 0 1 4 e n Plan v a n a a n p a k 2 0 1 5 - 2 0 1 6
De jaarrekening
2014 is de eerste volledige jaarrekening van de ODBN. Het jaar 2014 was het eerste
volledige jaar in het bestaan van de ODBN. Het jaarverslag 2014 heet dan ook 'Het eerste jaar samen'. In de vergelijking met de begroting 2014 is als bijzonderheid nog wel te vermelden dat de begroting is vastgesteld in de vergadering van het AB van 31 oktober 2013, nog voordat de ODBN echt in werking was. De begroting is vooral opgebouwd op inschattingen en aannames. Uit de 4
analyse van de jaarrekening 2014 kunnen de eerste lessen worden getrokken, mede ten behoeve van de begroting 2016 en verder. De jaarrekening sluit met een positief resultaat. Dit wordt vooral veroorzaakt door het verschil tussen het beschikbaar gestelde budget voor de zogenaamde VVGB bedrijven en de feitelijke uitvoeringskosten in 2014. Ook zijn enkele posten gesignaleerd die te ruim blijken te zijn ingeschat voor het doel waarvoor ze zijn opgenomen. Dit laatste blijkt ook uit de managementrapportage per 1 juni 2015. Het DB stelt voor om deze middelen te investeren in de uitvoering van het Plan van aanpak 2015-2016. Daarmee financiert de ODBN zelf investeringen om de basis op orde te maken. De keuze om deze middelen in te zetten voor het realiseren van de bestuursopdracht uit het Koersdocument betekent tevens dat deze beschikbare middelen niet voor de taakstellende bezuiniging van 9 A in 2017 ten opzichte van de begroting 2014 kunnen worden ingezet. Hierbij moet in ogenschouw worden genomen dat de Gemeenschappelijke Regeling ODBN niet gelijk is aan de gemeentelijke of provinciale organisatie. De ODBN is een uitvoeringsorganisatie met maar heel beperkte 0
beleidsmatige ruimte. De kosten van de ODBN bestaan voor bijna 90 A uit (vaste) personeelslasten. Voor de inkomsten is de ODBN nagenoeg geheel afhankelijk van de opdrachten die de deelnemers aanleveren, waarbij verrekening op basis van gewerkte uren plaatsvindt. Dit betekent dat op korte termijn geen andere mogelijkheden aanwezig zijn om de taakstellende bezuiniging te realiseren. Het DB kiest dus voor investering in de ontwikkeling van de ODBN conform de missie en visie van het AB. Om de voortgang van de investeringen te monitoren en te kunnen sturen w o r d t de Planning 8t 0
Control Cyclus geoptimaliseerd. In de volgende kwartaalrapportage t o t 1 oktober 2015 zal deze verbetering zijn doorgevoerd. 4.
C o n c e p t Begroting 2 0 1 6 e n m e e r j a r e n b e g r o t i n g
1015
20X6
2017
Vindplaats jaarverslag 2014: www.odbn.nl/jaarverslaK
2
2018
2019
Hdbn Omgevingsdienst Brabant Noord
Bij het vaststellen van de Kadernota 2016 (Algemeen Bestuur 8 april 2015) waren ervaringscijfers uit 2014 nog niet b eschikb aar. De inzichten die zijn opgedaan uit de analyse van de jaarrekening 2014 zijn nu verwerkt in de Begroting 2016. Een b elangrijk punt daarb ij b etreft het voorstel om de taakstellende b ezuinigingen uit te stellen. Het DB kiest er voor om de financiële ruimte niet in te zetten voor b ezuinigingen, maar in te zetten voor uitvoering van het Plan van aanpak 2015-2016 om de basis op orde te maken. Er worden geen extra b ijdragen van deelnemers voor de uitvoering van het plan van aanpak gevraagd. Mogelijke positieve saldi in 2015/2016 zullen worden geb ruikt om de reservepositie te verstevigen, omdat deze nu erg fragiel is. 5.
Proces I Vervolg
In het kader van de uitvoering van het Plan van aanpak zal in het derde kwartaal een financiële strategie voor de komende jaren worden opgesteld. Daarb ij hoort ook een nadere b eschouwing ten aanzien van het verdienmodel van de ODBN. In de Kadernota 2017, die in het derde kwartaal 2015 wordt opgesteld, worden heldere keuzes voorgesteld ten aanzien van de wijze waarop de taakstelling gerealiseerd kan w o r d e n . Het uitgangspunt is en blijft om de taakstelling van 996 bezuiniging te realiseren in 2018. In de Kadernota 2018 zal de invulling van de taakstelling van 996 worden aangegeven.
Financiŕís î»îf-Jĩ*ale
Kad*mota 2017
Begfot.ng 2017
V«rdİ«rwrwd«l
9apport»ae 3 ' k wartaal
2015
6.
Afsluitend
Door omstandigheden is de behandeling van de financiële producten van de ODBN anders gelopen dan vooraf gepland. Daardoor kunnen nu wel de nodige onderdelen in samenhang met elkaar aan u worden aangeboden. Het DB kan zich echter voorstellen dat de behandeling van deze documenten lastig is. Het DB biedt daarom nadrukkelijk de ondersteuning door de ODBN aan bij behandeling in commissie o f gemeenteraad I Provinciale Staten. De concept Begroting 2016 w o r d t u aangeboden met de gelegenheid om uw zienswijze kenbaar te maken. Volgens planning zal het AB in de vergadering van 21 oktober 2015 het voorstel behandelen omtrent de vaststelling van de Begroting 2016. Het DB verzoekt u derhalve o m uw zienswijze voor 30 september 2015 kenbaar te maken. Het voorstel t o t vaststelling van de jaarrekening 2014 wordt geagendeerd in de vergadering van het AB van 21 oktober 2015.
3
Deloitte
9 Deloitte Accountant! B.V. Flight Forum 1 5657 OA Eindhoven Postbus 376 5 6 0 0 AJ E i n d h o v e n T e l : 1088) 2 6 8 2888 Fax; (088) 288 983S www.deloitte.nl
Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling ODBN Postbus 88 5430 AB CUJJK
Datum
Behandeld door
O n s kenmerk
8 juli 2015
drs. L.F.M. van Aubel
2015.31738/3113908550/
Onderwerp
Controleverklaring jaarrekening 2014 Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u onze controleverklaring d.d. 8 juli 2015 bij de jaarrekening 2014 van uw gemeenschappelijke regeling. W i j hebben één exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is bestemd voor uw eigen archief. Het andere exemplaar van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Wij verzoeken u bij openbaarmaking van de controleverklaring gebruik te maken van het exemplaar van de controleverklaring dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Dit conform het advies van de beroepsorganisatie NBA ter vermijding van fraude met handtekeningen van accountants. W i j bevestigen u ermee akkoord te gaan dat de bijgevoegde controleverklaring zonder persoonlijke handtekening wordt opgenomen in de jaarstukken. Deze jaarstukken dienen te worden uitgebracht overeenkomstig het aan ons voorgelegde definitieve concept (c.q. de laatste drukproef, rekening houdend met de aangegeven wijzigingen), waarvan een gewaarmerkt exemplaar is bijgevoegd. Overigens wijzen wij u erop dat onze hiervoor genoemde toestemming vervalt in de situatie dat de jaarrekening niet ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Indien u deze jaarstukken inclusief controleverklaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken inclusief controleverklaring goed zijn afgescheiden van andere informatie op de internetsite.
Op alle opdrachten verricht door Detains zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014' gedeponeerd bij de Kamer v a n Koophandel onder nummer 24362337 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. Is Ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
M e m b e r of Detoltte Touch» T o h m a t s u Limited
Deloitte •Abt
įįŜ
1
g
|
2 8 juli 2015 2015.31738/3113908550/CL
Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat ("u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening"). Overigens wijzen wij erop dat, indien tot het moment van de vergadering van het a lgemeen bestuur omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, een dergelijke aanpassing nog vóór deze vergadering moet worden gemaakt. Uitera a rd vervalt in die situatie onze genoemde toestemming. Tot het geven va n een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Over onze overige bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengen wij u separaat verslag uit onder kenmerk 2015.31738/3113908550/CL. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
C
—
" ~~
drs. D.O. Meeuwissen RA Bijlagen:
Een coņtroleverklaring bij de jaarrekening 2014 in tweevoud (één getekend en één ongetekend exemplaar).
Deloitte Deloitte Accountants B.V. Flight F o r u m 1 5657 DA Eindhoven Postbus 376 5600 AJ Eindhoven T e l : (088) 288 2888 Fax:(088)2889835 www.deloitte.nl
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling ODBN Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in de jaarstukken op de pagina's pagina 31 tot en met 72 opgenomen) jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling ODBN te Cuijk gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over 2014 met de toelichtingen, waarin opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling ODBN is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) het door het algemeen bestuur d.d. 8 juli 2015 vastgestelde controleprotocol en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Deloitte Accountante B.V. Is ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam o n d e r nummer 2436JS53.
M e m b e r of Deloitte T o u c h * Tohmatsu Limited
2015.31738/3113908550/CL
2
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De financiële rechtmatigheidscriteria zijn vastgesteld met het normenkader door het algemeen bestuur op 8 juli 2015. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten Wo en voor onzekerheden 39fc van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur vastgesteld bij besluit van 8 juli 2015. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling ODBN een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
2015.31738/3113908550/CL
Deloitte 3
Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Eindhoven, 8 juli 2015 Deloitte Accountants B.V.
Paraaf voor identificatiedoeleinden:
2015.31738/3113908550/CL
