RAPPORT D'ACTIVITE DE L'ANNEE 2009

RAPPORT D'ACTIVITE DE L'ANNEE 2009

ACTIVITEITENVERSLAG 2009

Avant propos Trois ans et quelques mois de vie…et voici déjà le quatrième rapport d’activités du Comité de gestion…Informatique de l’Ordre judiciaire. Anciennement Phenix. Ainsi au fil de ces trente huit mois de vie, le Comité de gestion a vu défiler trois ministres, deux projets relatifs à l’informatisation de la Justice et sans doute bientôt un troisième. Phenix, Mach, Cheops …et une dénomination nouvelle à laquelle il lui a bien fallu s’accommoder. Le bel et ambitieux édifice que portait le projet Phenix, ouvert à tous, transparent, aux multiples étages communicants a été abandonné au motif notamment que le seul énoncé de son nom véhiculait une image d’échec. Echec dû pour certains peut-être d’avoir vu «trop grand» mais sans doute d’avoir surtout, pour le construire, choisi une entreprise qui n’a pu mener à bien et à terme le chantier. Mais fallait-il pour cela abandonner les nombreux acquis, les milliers d’heures de travail, les efforts fournis par un grand nombre de membres tant de l’Ordre Judicaire et de l’administration qui se sont souvent dépensés sans compter? Ne fallait-il pas suivre l’avis de ce groupe multidisciplinaire d’experts officiellement chargé d’émettre des considérations utiles en vue de reprendre le projet en préconisant une certaine simplification mais aussi un allégement de la structure de l’édifice mais en conservant les piliers comme les soubassements déjà solidement réalisés ? Le choix de l’abandon du projet est devenu une inavouée évidence. La méthode judicieusement préconisée dans le rapport déposé par le groupe multidisciplinaire d’experts d’agir étape par étape a été entendu mais interprété. En attendant la reprise des travaux relatifs au projet Phenix, une première décision a été celle de faire procéder à la mise à niveau, une modernisation du programme Mammouth, vieux d’une quinzaine d’années, à l’usage uniquement des juridictions cantonales. Cette phase de modernisation a été baptisée Mach (Mammouth at Central Hosting). Celle-ci étant entamée, il a été dit qu’elle allait devoir s’intégrer ultérieurement au nouveau projet, baptisé quant à lui Cheops, exactement du même nom du portail choisi en 2007, soit un an avant, par le Ministre de l’Intérieur pour abriter des informations policières. Dans un langage imagé, fini de ce grand et fort bâtiment dans lequel tous devaient vivre en parfaite symbiose mais à la place, après la restauration de la veille bâtisse Mammouth englobant les juridictions cantonales, les tribunaux et parquets de police, il a été décidé qu’il sera construit au dessus, selon le plan Cheops, un étage pour la branche civile des tribunaux de première instance et ainsi de suite. Dans le cadre de ces mouvements opérationnels en cours mais encore depuis près de deux années écoulées sans résultats définitifs probants quel a été le rôle qu’à pu jouer le Comité de gestion, organe désigné par la loi en la matière? La réponse est d’une grande simplicité: rien ou presque rien! Il importe de savoir que le Comité de gestion a été amené à signer un Protocole avec le Ministre de la Justice. Dans ce Protocole, outre l’attribution de sa nouvelle dénomination, ses nouvelles compétences ou attributions y sont décrites alors que la loi du 10 août 2005 instituant le Comité de gestion soit toujours en vigueur.

Rapport d’activité de l’année 2009 Activiteitenverslag 2009

2

Le Protocole a été signé le 4 juin 2008. Protocole scrupuleusement respecté jusqu’à présent mais seulement par le Comité de gestion. Ainsi, à l’exception de quelques réunions peu ou pas constructives, le Comité de gestion a été tenu à l’écart des travaux dans le cadre de Mach comme par ailleurs de la préparation du cahier des charges relatif au programme destiné aux tribunaux de première instance (la branche civile). Il a toutefois été chargé par la Cellule stratégique d’établir, à l’aide d’un personnel réduit en totalité à deux agents, les codes nationaux nécessaires au fonctionnement de telles applications, travail long et fastidieux relevant sans doute de sa compétence mais ne lui donnant aucune vue globale ni aucun rôle dans les développements entrepris. Plus particulièrement concernant un cahier de charges relatif au programme destiné aux tribunaux de première instance (civil), le Comité a été, après insistance, autorisé à le consulter. Ainsi, le Comité a été averti le 14 juillet 2008 que ses membres pouvaient prendre connaissance du projet, dont il a été dit pendant plusieurs semaines qu’il était à la traduction, exclusivement dans les locaux de la cellule et pendant une période limitée du 15 au 16 juillet soit pendant quelques heures, aux heures de bureau, en pleine période de vacances judiciaires. Le projet, d’ailleurs nullement traduit, n’a pu être lu dans les conditions et délai imposés que par les deux membres permanents du Comité de gestion qui ont, comme indiqué dans le rapport qui suit, réagi immédiatement notamment en raison de l’inconsistance totale du projet. Aucun autre texte n’a été proposé entre-temps. Alors que le temps passe inexorablement, que les technologies évoluent, l’informatisation de la Justice du pays quant à elle stagne lamentablement. Le présent avant-propos s’il est un peu plus long qu’à l’accoutumée, les précédents textes manifestant principalement l’espoir d’une avancée sérieuse du processus d’informatisation, a pour but d’éclairer notamment les membres de l’Ordre Judicaire de la préoccupante situation actuelle et aussi afin de leur faire savoir que le Comité de gestion, plus que désireux de participer en qualité de force active dans un tel processus, même s’il ne peut-être que modeste et limité compte tenu du manque de réelle ambition ou de volonté politique, n’a pu jouer aucun rôle. Il va de soi qu’il ne pourra en aucun cas assumer la moindre responsabilité, que ce soit au niveau tant du passé que du présent, par rapport au grand retard dans le processus indispensable de l’informatisation globale et de qualité qu’accuse sans conteste l’appareil judiciaire belge. Si le constat tel que présenté fait indéniablement état de son profond désappointement, le Comité de gestion nourrit toutefois l’espoir que le pire est passé que l’avenir sera meilleur…dans l’intérêt de la Justice et du Citoyen ! Bruxelles, 26 mars 2009. Carmelo Zaiti Président du Comité de gestion


3

Remarque Malgré qu’il n’ait disposé que de peu de moyens, le Comité de gestion a néanmoins assumé diverses tâches et a mené de nombreuses activités Aussi, en raison de ce manque de moyens tant matériels qu’humains, les divers textes du présent rapport annuel y figurent, uniquement dans l’une ou l’autre langue nationale. Opmerking Niettegenstaande het feit dat het Beheerscomité over weinig middelen beschikt, heeft het veel taken uitgevoerd en deelgenomen aan veel activiteiten. Omwille van het gebrek aan middelen, zowel materieel als op het gebied van personeel, zijn de verschillende teksten enkel in één van de beide landstalen opgenomen in dit jaarverslag.


4

1. Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice Le 4 juin 2008, un « Protocole de répartition des tâches dans la mise en œuvre du plan échelonné CHEOPS Justice » proposé par Monsieur le Ministre de la Justice était signé. Ce document, qui était normalement destiné aussi à constituer un acte majeur dans la vie du Comité de gestion, figure en annexe du présent rapport ( annexe 1 a) et 1 b)). En faisant référence aux missions que la loi Phenix I attribue au Comité de gestion et au rapport accepté du groupe de travail interdisciplinaire d‟experts, le Protocole, en soulignant au préalable «les compétences, l‟expérience, l‟enthousiasme présents et la volonté de collaborer de tous les acteurs concernés» engageait le Comité de gestion dans la voie d‟une prise en charge effective d‟importantes tâches. Mais ces nombreuses missions, qui devaient lui laisser le soin d‟assumer les responsabilités y afférentes, se sont révélées être avec le temps extrêmement limitées. Le Comité de gestion a en effet presque exclusivement été confiné à l‟établissement des codes nécessaires au fonctionnement de Mach. Loin et même très loin des nombreuses tâches décrites dans le Protocole auxquelles il était prêt à s‟atteler, fort tant de son expérience que des compétences résultant de la nature même de sa composition. Le Protocole devait servir, en principe, de base à une certaine réorientation visant toutefois l‟objectif unique de « procurer, à court terme, à la Justice des instruments modernes devenus depuis longtemps courants ailleurs » comme le souligne clairement son préambule. Le Comité de gestion, bien que désigné par le Protocole comme étant le partenaire appelé a être le plus actif, devant assumer le rôle de véritable moteur, n‟a été en définitive qu‟un simple instrument, jamais ou rarement consulté et peu ou pas informé. Le Président en exercice du Comité de gestion à ce moment a préparé, pour la Conférence permanente des Chefs de Corps de l‟Ordre Judiciaire, un rapport de douze pages le 23 septembre 2008 et intitulé «De informatisering van Justitie : stand van zaken ? ». Le contenu de ce rapport approfondi et détaillé parle de lui-même (annexe 2). Il y fait état de la grande inquiétude du Comité de gestion vis-à-vis l‟état stagnant de l‟informatisation de la Justice. Le Comité de gestion a exprimé ses inquiétudes au Ministre lui-même et lui adressé à ce sujet deux courriers successifs, l‟un le 08 octobre 2008 (annexe 3) et l‟autre le 08 decembre 2008 (annexe 4). Les deux correspondances n‟ont fait l‟objet d‟aucune suite, même pas d‟un simple accusé de réception. Le Comité de gestion a également envoyé au Ministre de la Justice actuel un courrier le 07 janvier 2009 (annexe 5), en lui transmettant les copies des lettres adressées à son prédécesseur. Elle n‟a eu, comme pour les autres correspondances, aucun effet.


5

Mêmes les questions parlementaires écrites adressées au Ministre de la Justice n‟ont donné lieu à aucune réponse claire et précise mais tout au plus à des réponses évasives. Il suffit à cet égard de se référer aux questions écrites nr. 4-497 (réponse du 06.11.2008) et n° 4-2514 (réponse du 12.01.2009) de Madame Martine Taelman au Sénat et les réponses à ses questions. Le Comité de gestion a ensuite adressé en date du 26 janvier 2009, un mail au Directeur de la Cellule stratégique (annexe 6) en vue de lui rappeler son existence et lui confirmer sa persistante volonté de collaborer activement à l‟œuvre d‟informatisation, ce pourquoi il a d‟ailleurs été légalement institué. Aucune réponse n‟a été accordée à ce courrier. La lettre adressée un peu plus tard, à titre personnel, au Ministre de la Justice avec le même but le 09 février 2009 n‟a pas plus que l‟autre été gratifiée d‟une réponse (annexe 7).


6

2. Le Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice Détails relatifs à son exécution Dans la partie servant d‟introduction du Protocole, il est certifié que le plan échelonné doit constituer une réussite car fondé sur « les compétences, l‟expérience, l‟enthousiasme présents et la volonté de collaborer de tous les acteurs concernés… » A. Engagement des parties - Généralités : point 2 du Protocole 1. Le Ministre de la Justice s‟y engage à organiser une réunion bihebdomadaire entre sa Cellule stratégique, le Comité de gestion et le Service d‟encadrement ICT ainsi que l‟entreprise concernée par la mise au point du programme. Les réunions, intitulées „ tweetrapsoverleg „ qui se sont tenues sur la base de cet engagement, eurent lieu les 6/06, 17/06, 2/07 et pour la dernière fois le 10/09/2008 avec les représentants de la Cellule stratégique, de l‟ICT et du Comité de gestion mais à aucune de ces réunions avec les responsables de la firme chargée des développements de MACH. Lors de ces réunions, le Comité était presque exclusivement soumis à des questions concernant l‟état d‟avancement des travaux visant l‟établissement des codes. 2. Le Ministre de la Justice „s‟engage formellement‟ à concrétiser l‟idée de l‟engagement d‟un chef de projet chargé d‟encadrer le projet d‟informatisation CHEOPS en concertation avec les parties signataires du Protocole dont évidemment le Comité de gestion. Le Comité de gestion n‟a jamais reçu la moindre information à ce sujet. B. Engagements du Comité de gestion Informatique de l’Ordre Judiciaire : point 2.1 du Protocole Le Comité de gestion a été à la base de l‟insertion dans le Protocole des 15 tâches ou missions à accomplir qui y sont décrites et qui ont été reprises des différentes lois Phenix (points 2.1.1 à 2.1.15 ). Les différentes tâches qu‟il a pu réaliser, en l‟absence de communication, de collaboration et de soutien de la part de la Cellule stratégique, font l‟objet de points distincts dans le présent rapport. Il a dû souvent, pour y parvenir, prendre unilatéralement des initiatives diverses. C. Engagements du Ministre de la Justice : point 2.2 du Protocole Aucun des engagements décrits dans cette partie du Protocole n‟ a été réellement suivi d‟effets. Le Comité, sous divers prétextes, n‟a reçu ni l‟effectif prévu devant être engagé selon le Protocole «à court terme» en vue de lui permettre de remplir «correctement ses tâches» ni les « locaux définitifs et appropriés» malgré l‟engagement clair de tout mettre en œuvre pour y parvenir. Le Comité de gestion est donc installé « strictement à titre provisoire » et grâce à l‟hospitalité de la Cour de Cassation depuis maintenant plus de trois ans, dans des locaux ayant servi pendant des lustres en même temps de réserve, de stand de tir et de musée. Rapport d’activité de l’année 2009 Activiteitenverslag 2009

7

3. Mach (modernisation du programme Mammouth) Dans le rapport d‟activité de l‟an dernier, celui de l‟année 2008, le Comité de gestion indiquait dans celui-ci qu‟il devait « … à cet égard préparer très prochainement les codes uniques et uniformisés, nécessaires au fonctionnement de cette application modernisée soit plus d‟un million de codes alors que jusqu‟à ce jour il ne dispose en personnel, en tout et pour tout, que d‟une juriste et d‟une secrétaire… !! » Le Comité de gestion a effectivement réalisé ce long et minutieux ouvrage, véritable travail de bénédiction, qui est sur le point d‟être achevé et livré pour les Justices de Paix .En vue de sa préparation et surtout pour tenir au courant les participants à l‟œuvre « Mach », le Comité de gestion a participé aux réunions programmées par la Cellule stratégique ou l‟ICT, le Comité de gestion étant considéré comme simple exécutant, réunions qui se sont tenues les 04 fevrier 2008, 11 mars 2008, 29 mai, 23 juin , 11 septembre et 16 octobre 2008 et enfin récemment le 12 mars 2009. Cette réunion était la première réunion durant laquelle il a pu être fait état des codes destinés aux Tribunaux et Parquets de police. Après insistance, le Comité de gestion a été informé, au début des travaux relatives à Mach, de quelques détails concernant l‟évolution des développements en cours mais n‟a par la suite reçu que des informations éparses à ce sujet, souvent de manière indirecte par des voix autres que celles qui avaient logiquement ou normalement auraient dû le faire. Alors que le Protocole attribuait et continue à lui attribuer « dans le cadre de sa mission légale, entière implication dans les développements de la vision, la mise en oeuvre concrète et le suivi du plan échelonné CHEOPS Justice et des projets y afférents ». Le Comité de gestion n‟est donc manifestement pas en mesure de communiquer au stade actuel l‟état d‟avancement de MACH, première étape du plan échelonné CHEOPS, laissant le soin à ses partenaires seuls impliqués et dès lors mieux informés, à le faire.


8

4. Plan échelonné CHEOPS Si la première phase du plan échelonné CHEOPS, baptisé MACH, n‟évolue, semble t‟il pas rapidement, malgré un nom évocateur de vitesse, il importe de rappeler que ce programme, qui devait constituer une amorce à ce plan échelonné, avait déjà été mis en chantier sous l‟égide du précédent gouvernement. La firme Axylis avait obtenu le marché dans la perspective de moderniser les applications Mammouth (Justices de Paix et Tribunaux et Parquets de Police) avant la fin de l‟année 2007. Cette solution permettait d‟entrevoir une économie à partir de l‟année 2008 à concurrence de 1.100.000 Euro (voir la note du Ministre de la Justice au Conseil des Ministres du 17 avril 2007). Au mois de novembre 2007, la mise en service du nouveau programme a été reportée à la moitié de l‟année 2008. Selon les informations officieuses qu‟il a réussi à glaner, le Comité de gestion a appris que seulement une petite vingtaine de juridictions cantonales sur les 229 existantes disposaient de l‟application modernisée. Au secteur des Parquets de police, quelques uns seulement sont actuellement en phase de test mais aucun Tribunal de police du pays ne dispose encore du programme en vue de le tester. Ces retards importants restent inexpliqués malgré les nombreuses questions posées à ce sujet par le Comité de gestion. Le contrat de modernisation prévoyait aussi l‟impression centralisée. Il n‟y a aucune réalisation ni même un début de développement. La phase du plan visant l‟échelon supérieur du plan, à savoir la branche civile des tribunaux de première instance, a été effectivement envisagée par les partenaires du Comité de gestion. Alors que le Comité de gestion avait proposé, avec insistance mais en vain, en se référant quant à ce notamment sur le point 2.1.12 du Protocole signé avec le Ministre, de participer à l‟élaboration du cahier des charges, la Cellule stratégique avait toutefois décidé de n‟impliquer dans la préparation dudit et important cahier des charges que l‟ICT du SPF Justice. Le Comité de gestion a par la suite été informé, en raison de insistance, de manière brève et peu détaillée de l‟achèvement de ce cahier des charges lors d‟une réunion qui s‟est tenue le 2 juillet 2008, intitulée « tweetrapsoveleg», organisées en vertu du Protocole, à l‟initiative de la Cellule stratégique en présence de représentants de l‟ICT ( cfr.point 9). Lors de cette réunion, il lui avait été indiqué que le cahier des charges était envoyé à la traduction et que les 26 et 27 juin suivants, le projet pouvait être consulté par les membres du Comité de gestion, toutefois compte tenu de son caractère confidentiel, il ne pouvait être consulté exclusivement que dans les locaux de la Cellule stratégique. Sous le prétexte que la traduction n‟avait pu être achevée, la consultation avait ensuite été décommandée et reportée à une date ultérieure. C‟est ainsi, que le 14 juillet, en pleine période de vacances, qu‟elles soient judiciaires ou non, le Comité a été informé que le projet de cahier des charges pouvait être consulté par les membres du Comité de gestion le lendemain et le surlendemain soit le 15 et le 16 juillet 2008, alors que la grande majorité parmi ceux-ci habitant et travaillant loin de Bruxelles étaient en outre soit occupés au travail, soit en vacances durant cette période. En raison de ces Rapport d’activité de l’année 2009 Activiteitenverslag 2009

9

circonstances, seuls les deux membres permanents, le président et le vice-président du Comité de gestion, purent ainsi consulter le document dans les locaux de la Cellule stratégique. Document qui n‟avait d‟ailleurs fait l‟objet d‟aucune traduction. Le contenu du cahier des charges tel qu‟ élaboré pendant quelques mois constituait un texte léger, incomplet, fort réducteur omettant clairement les accès vers un système global unifié et ne tenant notamment absolument aucun compte des lois Phenix. Il a été fait part immédiatement au Ministre de la consternation du Comité de gestion face à un tel cahier des charges et lui transmettait en même temps une longue liste détaillée des remarques et observations essentielles que le projet avait eu pour effet de susciter par e.a. une inobservance caractérisée des lois Phenix.(annexes 8 a) et 8b).) Depuis, aucune nouvelle de la nécessaire et profonde adaptation de ce projet si ce n‟est qu‟entre-temps un autre projet semble avoir germé....


10

5. Uniformisering Codes Mach / Cheops Art. 17 van de Phenix-I wet voorziet dat het Beheerscomité een codedienst instelt, die belast is met het voorstellen van de codes die nodig zijn voor het oprichten en beheren van de gegevensbank. Het Beheerscomité neemt de codes aan. In het met de voorgaande Minister van Justitie op 04 juni 2008 gesloten Protocol is voorzien dat het Beheerscomité zou instaan voor de nationale codes. Van zijn kant voert het Beheerscomité, met de beperkte middelen, het Protocol loyaal uit. Momenteel wordt de “codedienst” waargenomen door de permanente leden van het Beheerscomité (Voorzitter, Ondervoorzitter, één juriste en één secretaresse). In het kader van de modernisering van de Mammouth-applicaties voor de Vredegerechten en de Politierechtbanken/Politieparketten, is voorzien dat codes moeten geüniformiseerd worden, gelet op de integratie van de applicaties van de Vredegerechten enerzijds, de applicaties Politierechtbanken en –parketten anderzijds. Een aantal van de geüniformiseerde codes dienen nationaal beheerd te worden door het Beheerscomité. Voordien reeds heeft het Beheerscomité aan het CIV de codes overgemaakt betreffende de vakgebieden van de gerechtsdeskundigen. Er werden 594 vakgebieden geïdentificeerd. In samenspraak met Axylis en het CIV van de FOD Justitie heeft het Beheerscomité, wat de Vredegerechten betreft, die codetabellen geïdentificeerd die nationaal beheerd zullen moeten worden. Enkel het Beheerscomité zal daartoe nog bevoegd zijn en over de technische mogelijkheden beschikken deze codeteballen te wijzigen of aan te vullen. Specifiek voor de vredegerechten bestaat het probleem dat, in de loop der jaren, deze codetabellen quasi niet centraal werden beheerd wat tot een wildgroei en grote divergentie in de codetabellen heeft geleid.


11

Werkvergaderingen van het Beheerscomité met het CIV en Axylis gingen door op de volgende data :

Codes Mach 4/02/2008 11/03/2008 29/05/2008 23/06/2008 11/09/2008 16/10/2008 12/03/2009

Na de identificatie van de nationale tabellen werd de volgende werkwijze gevolgd : 

  





Aan het Beheerscomité werd door het CIV en per Vredegerecht een export bezorgd van de nationaal te beheren codetabellen : dit betekent dat het Beheerscomité van de 229 Vredegerechten deze codetabellen ontving. Axylis bezorgde aan het Beheerscomité ook een export van deze tabellen met de gegevens die op het moment van de levering zich reeds in Mach bevonden. Het Beheerscomité heeft, per codetabel, alle gegevens verzameld. In een eerste fase werden per tabel : o Alle louter dubbele codes verwijderd : dus enkel de absoluut dubbele codes (afkorting en omschrijving) werden verwijderd. o Een overzicht gemaakt van de nog weerhouden codes per tabel (afkorting en omschrijving). o Door het Beheerscomité een eerste schifting doorgevoerd van de codes die absoluut niet pertinent waren om weerhouden te worden in de tabel. o Per codetabel werd een inventaris gemaakt van de problemen. o Contact genomen met een hoofdgriffier/gebruiker om onduidelijkheden/lacunes te bespreken, samen met voorstellen tot aanpassing, opsplitsing en/of uitbreiding. o Met een groep gebruikers, aangeduid door de Beleidscel van de Minister van Justitie, werden alle nationale codetabellen per codetabel besproken en geëvalueerd. o Voor alle nationaal te beheren codetabellen werd nadien voor coördinatie van de omschrijving gezorgd in de beide reeds voorziene landstalen en werd ook intern voor de vertaling gezorgd (Nl/Fr). In een tweede fase werden de nationaal te beheren codetabellen voorgelegd aan het Beheerscomité. Zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden konden hun eventuele opmerkingen laten kennen. Tenslotte werden de opmerkingen verwerkt en werden de goedgekeurde codetabellen aan Axylis toegestuurd. Deze firma zal op haar beurt deze


12

codetabellen invoeren in Mach inzoverre dit grote tabellen betreft. De kleinere aanpassingen worden in de Mach-applicatie verwerkt door het Beheerscomité. Voor de vaststelling van de codes werden de volgende principes gehanteerd : 







De omschrijving zoals voorzien in de diverse artikels van de wetboeken (voornamelijk Burgerlijk Wetboek en Gerechtelijk Wetboek) werd weerhouden. Voor de afkortingen werden de officiële afkortingen weerhouden zoals vastgesteld door de Interuniversitaire Commissie Juridische Verwijzingen en Afkortingen (2008) wat de Nederlandstalige afkortingen betreft en gepubliceerd in de “Guide des citations, références et abréviations juridiques (4° uitgave) wat de Franstalige afkortingen betreft. Voor de spelling werd, wat de Nederlandstalige codes betreft, teruggegrepen naar het Van Daele wetboek en het Groene Boekje, wat de Franstalige codes betreft, teruggegrepen naar de Petit Robert. Uniformiteit tussen de gebruikte afkortingen : waar voorheen voor de afkortingen zowel cijfers als letters werden gebruikt, worden thans nog enkel letters gebruikt.

In de mate dat, van officiële zijde gegevens ter beschikking waren voor bepaalde codes, werden deze overgenomen. Bij wijze van voorbeeld kan daartoe verwezen worden naar de codes voor de Vennootschappen waarvoor gebruik werd gemaakt van de lijst van de KBO en de lijst van de wettelijke feestdagen (tot 2020). Heel wat werk diende verricht te worden voor het terugvinden van de postcodes van de diverse landen. Het was de wens van Axylis en het CIV dat van zoveel mogelijk landen postcodes werden aangeleverd. Aangezien noch de Post noch enige internationale organisatie over een elektronisch of papieren bestand beschikt waarin deze codes verzameld zijn, diende per land een opzoeking verricht te worden. Dit resulteerde in volgende gegevens :    

Onderzochte landen : 303 Landen waarvoor postcodes werden teruggevonden : 142 Landen waar geen postcode in gebruik is : 74 Landen waar postcodes bestaan maar niet werden teruggevonden : 87

Voor alle Europese landen werden de postcodes teruggevonden. Voor de technische verwerking is er een specifiek probleem omdat postcodes in diverse landen verschillend worden gedefinieerd.


13

Het samenstellen van de diverse nationaal te beheren tabellen is nog niet beëindigd, gelet op de enorme omvang van het werk en de beperkte personeelsbezetting van het Beheerscomité. Momenteel is de stand van zaken de volgende : Table

Status

123 : Codes postaux Belges

OK

123 : Codes postaux étrangers

. De Europese postcodes staan op de productieomgeving op 02.12.2008.

121 : Pays

OK

DRPAYNM

122 : Province

OK

DRPROVI

128 : Feestdagen

OK

Staan op de productieomgeving

DRJOURS

125 : Aanspreektitels /Titres

OK

Goedgekeurd door BC 31.01.09

DRTITCE

125 : Burgerlijke staat

OK


DRERCIV

125 : Aanwezigheden op zitting

OK


127 : Rechtspersoon

OK

officiële lijst KBO Staan op de productieomgeving op 02.12.2008

131 : Wetten

131 : gecontroleerd door HVB 132 : te controleren door HVB

op vergadering 20081202 overeengekomen met gebruikers niet te bespreken 131 : goed te keuren door BC - nog niet opgestuurd

DRLOI

OK

Goedgekeurd door

DRINTRO

132 : artikels

133 : Inleidingswijze Rapport d’activité de l’année 2009 Activiteitenverslag 2009

Remarque

MACH code

Des contacts ont été pris via Dhl, UPS. Pas de réponse. Des recherches ont été effectuées via internet. L‟important travail effectué par Biro est apprécié.

14

BC 31.01.09 134 : Partijtype + hoedanigheid

OK


DRQUALI

135 : Verschijningswijze/ Mode de comparution

OK


DRCOMPR

135 : Type zitting

OK


DRAUDTY

135 : Sorteringscriteria

OK


DRCRITR

136 : Verzendingswijze

OK


DRENVOI

137 : Graden

OK


DRGRADE

224 : Betalingswijze

OK


DRPAYTY

232 : Bestemmelingen per post

OK

– ingevoerd door Axylis – schikking nog aan te passen. Goedgekeurd door BC 31.01.09

DRDESDC

321 : Talen procedure

OK

126 : Talen

OK

Tabel opgestuurd aan Axylis op 16.12.2008

Specialiteiten Deskundigen

OK.

Staan op de productieomgeving op 12.02.2008

232 : Evolutie - Aard van de zaak

Voir Thesaurus Universel UTU qui est disponible sur jure.juridat.just.fgov.be

6000 mots clés sont prévus mais Biro doit encore ajouter des sous-codes pour les justices de paix. Cinq niveaux d‟arborescence sont prévus

232 : Evolutie - akte


Te bespreken

15

DREVOCE

232 : Evolutie - afschriften

Te bespreken

232 : Evolutie - eindbeschikking

Te bespreken

232 : Evolutie – eindvonnis

Te bespreken

232 : Evolutie – neerlegging

Te bespreken

232 : Evolutie – foutief ingebracht

Te bespreken

232 : Evolutie - diverse

Te bespreken

232 : Evolutie – bestemmelingen uitgaande post

Te bespreken

232 : Evolutie – verdaging

Te bespreken

232 : bijkomend verzoekschrift/akte/dagvaarding

Te bespreken

232 : Evolutie – tussenvonnis

Te bespreken

232 : Evolutie – tussenbeschikking

Te bespreken

232 Evolutie - koppelen van dossiers

Te bespreken

232 : Evolutie – proces-verbaal

Te bespreken

232 : Evolutie – beschikking dagbepaling

Te bespreken

232 : Evolutie - informatie

Leeg veld !

Boekhouding

Te bezorgen door CIV aan B IRO

In het kader van Phenix was hiervoor een werkgroep opgericht dien tot een akkoord is gekomen – HVB neemt contact met Bernard Daminet en Bart De Ryck om deze gegevens te bekomen

Tarieven Tarieven Tarieven

Te bezorgen door CIV aan BIRO

Axylis zal deze liijst overmaken aan het BIRO


16

Heel wat werk zal nog moeten besteed worden aan de complexe tabellen evolutie van de zaak. Binnenkort heeft een vergadering plaats om de inventaris te maken van de nationaal te beheren codetabellen wat de Politierechtbanken en Politieparketten betreft. De thans samengestelde tabellen zullen de basis vormen voor het verder uitbouwen van de tabellen voor andere instanties zodat, over de instanties heen, uniforme codetabellen zullen opgebouwd worden die herbruikbaar zijn.


17

6. Juridat Juridat is de externe gegevensbank voor de rechtspraak, gecreëerd op grond van art. 9 van de wet van 10 augustus 2005 (Phenix-I wet). Deze gegevensbank, vrij beschikbaar via internet (http://jure.juridat.just.fgov.be ) bevat de beslissingen die zijn geselecteerd door de verschillende instanties, overeenkomstig de criteria vastgelegd door het Beheerscomité na advies van het Comité van gebruikers. De selectiecriteria zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 05 oktober 2007. Juridat bestaat uit drie modules :   

raadpleging : raadpleging van de beslissingen in de gegevensbank via internet invoer : deze module wordt gebruikt om de beslissingen in te brengen administratie : met deze module wordt de applicatie beheerd

Juridat wordt begeleid door een werkgroep waarin, naast het Beheerscomité, magistraten (van het Hof van Cassaties, zetel en parket), referendarissen bij het Hof van Cassatie, griffiepersoneel, personeel van het parket-generaal van het Hof van Cassatie, medewerkers van de FOD Justitie en het CIV en de firma Bull vertegenwoordigd zijn. Deze werkgroep kwam op de volgende data samen :

7/01/2008 3/09/2008 14/10/2008 13/11/2008 Tijdens de vergaderingen worden zowel technische als inhoudelijke aangelegenheden besproken die tot verbetering van de applicatie moeten leiden. Ook worden de suggesties en opmerkingen besproken die door gebruikers zijn aangebracht. Daartoe werd voorzien in de applicatie (“suggesties”).


18

1. raadpleging : Tussen 01 januari 2008 en 31 december 2008 werd Juridat als volgt geraadpleegd :   

aantal aansluitingen naar de applicatie : 540.819 aantal opzoekingen : 1.139.140 aantal geraadpleegde beslissingen : 1.326.745

Tussen 01 januari 2009 en 28 februari 2009 werd Juridat als volgt geraadpleegd :   

aantal aansluitingen naar de applicatie : 94.696 aantal opzoekingen : 198.441 aantal geraadpleegde beslissingen : 224.785

Wat het concept en de inhoud betreft, zijn de reacties van de gebruikers over het algemeen heel positief. De toegang, de gebruiksvriendelijkheid en de zoekmogelijkheden worden geprezen. Wel wordt er op aangedrongen dat nog meer beslissingen van diverse instanties ter beschikking zouden gesteld worden en dit ook zo vlug mogelijk. Kritische opmerkingen zijn er wel wat de performantie betreft, voornamelijk van interne gebruikers van Justitie. Deze problemen zijn echter niet gebonden aan de applicatie maar situeren zich vooral op het niveau van het netwerk van Justitie binnen de diverse gerechtsgebouwen dat niet krachtig genoeg is om vlugge consultatie mogelijk te maken. Vooral tijdens bepaalde gedeelten van de dag stellen zich toegangsproblemen. Dit werd reeds uitvoerig besproken binnen de werkgroep en is bekend aan het CIV. De beslissingen die in Juridat worden ingebracht dienen – wetshalve – geanonimiseerd te worden. In de loop van 2008 werd één klacht ontvangen van een betrokken partij die had vastgesteld dat een vonnis, dat hem betrof en was gepubliceerd op een eigen website van een instantie, niet geanonimiseerd was (net zomin als de overige op die website gepubliceerde beslissingen). De verantwoordelijken van Juridat hebben onmiddellijk ingegrepen : de website is – via het CIV – geblokkeerd geworden en de beslissing werd verwijderd. Na anonimisering werd de beslissing terug gepubliceerd (in Juridat) en werd de website terug beschikbaar gesteld.


19

2. invoer : De invoer van de beslissingen gebeurt via een specifieke module en in beginsel op het niveau van de instantie die de beslissing gewezen heeft. Daar wordt beslist of de beslissing wordt ingevoerd (cfr. selectiecriteria), wordt het trefwoord toegevoegd (UTU of Cassatietrefwoord), worden (eventueel) de vrije trefwoorden toegevoegd en een eventuele samenvatting. Nog een aantal gegevens kunnen toegevoegd worden (wettelijke basis, noten, advies OM). Vooraleer de huidige gegevensbank Juridat werd opgestart, bestond bij het Hof van Cassatie en bij de Arbeidshoven reeds een georganiseerde werkwijze om de arresten beschikbaar te stellen. Vooraleer beslissingen kunnen ingevoerd worden, dienen de gebruikers een korte opleiding te volgen van een tweetal uren. Voor deze opleiding staat hoofdzakelijk het Beheerscomité in. De juriste van het Beheerscomité geeft opleidingen in het Nederlands zowel als in het Frans terwijl ook een medewerkster van het CIV reeds een aantal opleidingen in het Frans heeft verzorgd. Aan de gebruikers wordt een handleiding bezorgd die door het Beheerscomité werd opgesteld (zowel in het Nederlands als in het Frans). In de lokalen van het Beheerscomité is daartoe een leslokaal ingericht met 11 desktop Pc‟s. Na de opleiding ontvangen de gebruikers een login en een password waarmee ze toegang krijgen Opleidingen Juridat gingen door op de volgende data : 22.01.2008 29.01.2008 05.02.2008 06.02.2008 07.02.2008 03.03.2008 04.03.2008 27.05.2008 18.06.2008


01.10.2008 31.10.2008 09.12.2008 10.12.2008 09.01.2009 16.02.2009 09.03.2009 10.03.2009

20

Op dit ogenblik werden 196 personen opgeleid die behoren tot 85 instanties en afdelingen. Daarnaast zijn ook een aantal personen opgeleid die niet specifiek tot een instantie behoren van de Rechterlijke Orde. De spreiding doet zich voor als volgt : - Hof van Cassatie : 6 personen - Hof van beroep : 5 instanties – 52 personen - Arbeidshoven : 7 instanties – 25 personen - Rechtbank van Eerste Aanleg : 18 instanties – 35 personen - Rechtbank van Koophandel : 20 instanties – 27 personen - Arbeidsrechtbank : 34 instanties – 38 personen - niet gebonden aan instanties : 13 personen Gebruikers die een opleiding ontvingen zijn magistraten, referendarissen, parketjuristen, griffiers en griffiepersoneel, parketsecretarissen en personeel van de parketten. Op het niveau van de Hoven van beroep wordt vastgesteld dat de inbreng van arresten meer en meer gestructureerd verloopt. Ook het aantal ingevoerde arresten gaat, wat deze instanties betreft, in stijgende lijn. Wat de lagere instanties betreft, kan de invoer – met uitzondering van Arbeidsrechtbanken - zeker nog verbeterd worden. Vanuit de werkgroep wordt daartoe aangedrongen. Vooral de Rechtbanken van koophandel blijven achter. Het Beheerscomité ontvangt ook regelmatig verzoeken om bepaalde beslissingen beschikbaar te stellen. Bij het ontvangen van dergelijke vraag wordt contact opgenomen met de instantie die de beslissing gewezen heeft om de beslissing hetzij zelf in te voeren hetzij ter beschikking te stellen van het Beheerscomité dat dan instaat voor de invoer van de beslissing in Juridat. Ook neemt het Beheerscomité zelf contact op met instanties als het kennis neemt van beslissingen die zouden moeten beschikbaar zijn voor het grote publiek via Juridat. Bepaalde beslissingen die veel media aandacht genieten konden zo op zeer korte tijd via Juridat beschikbaar gesteld worden. Het Beheerscomité heeft verschillende instanties ook reeds bijgestaan voor het invoeren van beslissingen. Op die wijze werden in 2008 meer dan 400 beslissingen zelf ingebracht van diverse instanties. Ook de instantie waar niet-geanonimiseerde beslissingen op de website stonden, werd bijgestaan door het Beheerscomité dat zorgde voor de anonimisering van de beslissingen en het invoeren in Juridat ervan.


21

Bij de diverse korpsoversten wordt regelmatig aangedrongen om de beslissingen van het Hof of de rechtbank te publiceren op Juridat en – indien nog niet gebeurd – medewerkers een opleiding te laten volgen. In de loop van 2009 zullen de Vrederechters en de Politierechtbanken worden gecontacteerd om opleiding te volgen en vervolgens beslissingen in te brengen in Juridat. 3. administratiemodule : De administratiemodule laat toe een aantal noodzakelijke aanpassingen in de keuzemogelijkheden van de raadplegingsmodule door te voeren (instantie, plaats, wettelijke basis, type beslissing, UTU thesaurus en thesaurus Hof van Cassatie….) en de gebruikers te beheren. Twee magistraten hebben de mogelijkheid zo nodig een gepubliceerde beslissing ter zijde te plaatsen (bv. bij problemen i.v.m. anonimisering) en zelfs te schrappen. Met uitzondering van het tabblad van de gebruikers (CIV) worden de tabbladen beheerd door het Beheerscomité. Een tweede belangrijke functie is het verschaffen van statistische gegevens omtrent de raadpleging. Via parameters kan het gebruik van Juridat op verschillende tijdsperiodes opgevolgd worden.


22

7. UTU (Universele Thesaurus Universel) Elke beslissing die in de gegevensbank Juridat wordt ingevoerd, dient voorafgaandelijk gekoppeld te worden aan één of meerdere trefwoorden die zijn opgenomen in een uniek trefwoordenregister, UTU genaamd. Aan elk uniek trefwoord is tevens een unieke numerieke code gekoppeld. Deze thesaurus kon slechts gerealiseerd worden dankzij een minutieus en moeilijk werk dat maanden in beslag heeft genomen. Het is het werk van een team uitstekende juristen, onder het leiderschap van Ivan Verougstraete, voorzitter van het Hof van Cassatie en de (toenmalige) voorzitter van het Beheerscomité Hans Van Bossuyt, waarin de professoren R. de Corte, B. De Groote, meerdere magistraten, referendarissen van het Hof van Cassatie en het Beheerscomité waren samengebracht. De thesaurus bevat op vandaag meer dan 6000 trefwoorden in elk van de landstalen. Hij is geïntegreerd in Juridat en is dus ter beschikking van de gebruikers, zowel onder de vorm van een boomstructuur (per sector van het recht) als alfabetisch. De initiatiefnemers hebben zich bewust beperkt tot vier niveaus omwille van de bruikbaarheid, ook goed beseffend dat keuzes zijn gemaakt. UTU heeft een aantal beperkingen spijts zijn omvang en zal steeds moeten bijgesleuteld worden omwille van o.a. de evolutie van de wetgeving. Dankzij de samenwerking met de uitgeverij Larcier kan UTU ook in een papieren versie verspreid worden. In december 2008 werd dit werk (537 bladzijden) aan de pers voorgesteld. Het is sedertdien verkrijgbaar in de gespecialiseerde boekhandel. In zijn papieren versie gaat UTU nog verder dan in de applicatie Juridat. Het werk is driedelig :  



deel I : UTU per sector in een loutere boomstructuur, tot niveau 4 en tweetalig deel II : een Franstalige alfabetische UTU waarbij op niveau 1 alfabetisch is gerangschikt. Ook alle onderliggende niveaus t.a.v. een niveau 1 zijn nogmaals per onderliggend niveau alfabetisch gerangschikt waarbij zo nodig steeds begonnen wordt met “Généralités” en geëindigd met “Autres”. Naast de Franstalige begrippen vindt de gebruiker steeds de Nederlandse vertaling terug. Deel III is het spiegelbeeld van deel II maar dan vertrekkend van het Nederlands : een Nederlandstalige alfabetische UTU waarbij op niveau 1 alfabetisch is gerangschikt. Ook alle onderliggende niveaus t.a.v. niveau 1 zijn nogmaals per onderliggend niveau alfabetisch gerangschikt waarbij zo nodig steeds begonnen wordt met “Algemeen” en geëindigd met “Andere”. Naast de Nederlandstalige begrippen vindt de gebruiker steeds de Franse vertaling terug.


23

De link tussen de delen en woorden is steeds terug te vinden in de unieke numerieke code die gekoppeld is aan een trefwoord. Wat UTU in Juridat betreft, wordt deze onderhouden via de administratiemodule waarvoor het Beheerscomité instaat. Alle gebruikers die een opleiding Juridat volgen, ontvangen een exemplaar van UTU terwijl ook aan de korpsoversten een exemplaar werd bezorgd. UTU zou, op termijn, een open standaard moeten zijn, toegankelijk voor iedereen. Momenteel zijn er reeds enkele juridische tijdschriften die UTU gebruiken voor de geselecteerde rechtspraak en/of rechtsleer. Ook is vernomen dat bibliotheken en advocatenkantoren UTU als standaard zullen gebruiken. Het Grondwettelijk Hof en het Parlement zijn ook geïnteresseerd in een samenwerking. Om juridische en ook administratieve redenen diende ook het statuut van UTU geregeld te worden. Eind 2008 is de VZW UTU opgericht met als doeleinden en activiteiten : Art. 2, eerste lid. Doeleinden De vereniging stelt zich tot ideëel en niet-winstgevend doel het ordenen van juridische gegevensbanken inzonderheid door de ontwikkeling, handhaving en verspreiding van een juridische thesaurus als open standaard. Art. 2, tweede lid. Activiteiten Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstellingen van de VZW worden verwezenlijkt, behoren onder meer: - de ontwikkeling, handhaving, verspreiding en valorisatie van de thesaurus, zijnde een algemeen bruikbare, ‘universele’ structuur ter classificatie en ontsluiting van de verschillende bronnen van recht met name wetgeving, rechtspraak en rechtsleer. - alle activiteiten die de ontwikkeling, handhaving, verspreiding en valorisatie bevorderen, zoals het op internet plaatsen van de thesaurus, het waken over het wetenschappelijk gehalte en over de publicaties ervan, de eventuele opbrengsten ervan integraal besteden aan de instandhouding, ontwikkeling, verspreiding en valorisatie ervan. Daarnaast kan de VZW alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van voormelde ideële nietwinstgevende doelstellingen, met inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen de grenzen van wat wettelijk is toegelaten en waarvan de opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van de ideële niet-winstgevende doelstellingen.


24

Begin december is tussen de NV Groep De Boeck en de VZW UTU een akte van overdracht getekend waarbij de NV Groep De Boeck kosteloos het merk UTU overdraagt aan de VZW UTU en ook kosteloos de domeinnamen “universelethesaurus”, “utu.be” en “thesaurusuniversel (respectievelijk op 22.12.2004, 23.05.2004 en 20.12.2004 geregistreerd bij DNS) heeft overgedragen aan de VZW zodat zij de domeinnamen zou kunnen gebruiken, wijzigen en exploiteren. De VZW zal UTU onderwerpen aan een waakzame en permanente controle teneinde het wetenschappelijk karakter van de thesaurus te vrijwaren. Daartoe werd een uitgebreid wetenschappelijk comité opgericht.


25

8. Pli Judiciaire Le Comité de gestion a sans aucun doute joué un rôle moteur dans la modernisation du pli judiciaire En effet, le processus a été mené à terme grâce à la persévérante volonté du Comité de gestion de véritablement gérer ce projet qui a constitué d‟ailleurs récemment un bel exemple pratique de la réussite de la théorie du « change managment » dans l‟un des processus de fonctionnement de la justice dont beaucoup devraient s‟inspirer pour parvenir à une meilleure efficience. Ainsi en effet après avoir participé activement avec les autres partenaires au développement du projet, celui-ci était également appelé à vivre une période de profonde somnolence avec un réveil incertain, s‟il n‟y avait pas eu la collaboration effective de la Poste et le rôle significatif du Comité de gestion qui a pu en la matière reprendre la chose en mains en menant, tambour battant, les dernières réunions de travail les 3/04 et 02/09/08. Après l‟avis du Conseil d‟Etat, la publication de l‟arrêté ministériel du 4 août 2008 ( M.B. 13.08.2008), la « carte bleu », ancien modèle a donc été remplacée avec succès à partir du 1er octobre 2008, par une carte au format A4 trilingue facilement imprimable et utilisable.


26

9. CTI /ICT Les rapports nécessairement étroits que doivent entretenir le CTI/ICT et le Comité de gestion ont été, lors des activités de l‟exercice en cours, objet du présent rapport, moins nombreux qu‟auparavant car dépendant évidemment des travaux en cours et surtout ceux auxquels le Comité a été associé. Ayant la charge de l‟élaboration des codes nécessaires au développement de l‟application MACH, le Comité de gestion a ainsi été amené à se réunir avec notamment le CTI/ICT (voir les autres points du rapport annuel).


27

10. Task Force Il importe sans doute de rappeler que le groupe de travail évoqué dans les rapports d‟activité précédents et baptisé Task Force réunissait quelques fins juristes du SPF Justice, l‟association Elegis/Crid et le Comité de gestion en vue de préparer les nombreux arrêtés d‟exécution prévus dans les lois Phenix. Ce groupe de travail spécifique ne s‟est plus jamais réuni en tant que tel cette année, à l‟exception d‟une réunion pour la préparation du projet d‟A.R. concernant l‟anonymisation des décisions judiciaires à publier dans Juridat. Les juristes du SPF Justice et le Comité de gestion, suite à son initiative, ont eu une réunion de travail le 18 novembre 2008 pour achever ce projet d‟Arrêté Royal. Mais qui est toujours en attente…. Les différents projets d‟Arrêtés Royaux (e.a. pour le répertoire et les adresses judiciaires électroniques) ont été envoyées au Ministre pour la poursuite de la procédure. Le Ministre n‟a consenti aucune suite à la demande.


28

11. E-Justice Le Comité de gestion qui a été initialement impliqué avec le SPF Justice dans le cadre de la réalisation du portail judiciaire européen, est tenu au courant par mail et est périodiquement consulté pour donner son avis sur e.a. le vidéo-conférence et le portail européen (en développement). Le Comité de gestion a participé à une réunion au SPF Justice le 23 octobre 2008.


29

12. E-Paiements Il s‟agit du développement d‟un projet devant permettre le paiement par voie électronique. Diverses réunions ont eu lieu les années précédentes mais le Comité de gestion, qui y avait activement participé, est depuis longtemps sans nouvelles également du projet malgré le fait que le paiement par la voie électronique tend à s‟imposer et que Fedict dispose d‟une plate-forme disponible et performante.


30

13. Iudexnet In het najaar van 2008 heeft de Vaste Vergadering van de Korpsoversten beslist dat van start kan worden gegaan met een beveiligd intranet voor de magistraten van de zetel. De magistraten van het Openbaar Ministerie beschikken reeds enige tijd over een eigen intranet, Omptranet genaamd. Het is de bedoeling de beide intranetten Iudexnet en Omptranet te plaatsen onder een gezamenlijk portaal van de Rechterlijke Orde, ROJnet (werknaam). Een aantal documenten zullen zowel voor de magistraten van de zetel als voor de magistraten van het Openbaar Ministerie ter beschikking zijn. Vanuit de FOD Justitie wordt bekeken in welke mate ook een aantal documenten ter beschikking zullen gesteld worden. De werkzaamheden worden gecoördineerd door de Eerste Voorzitter van het Hof van beroep te Gent. Dit hof zal tevens als pilootsite fungeren. Voor de realisatie van Iudexnet wordt samengewerkt door : de Eerste Voorzitter van het Hof van beroep Gent, enkele griffiers van het Hof van beroep Gent, het BIRO, de Commissie Modernisering, het Directoraat Generaal Rechterlijke Organisatie, het CIV, de firma Bull. Ook vanuit het Omptranet wordt ondersteuning gegeven. Bedoeling is in het najaar van 2009 reeds met testen te kunnen beginnen. Op 31 maart 2009 is een technische opleiding voorzien voor de medewerkers aan dit project.


31

14. Groupe de travail SPF Justice et le SPF Emploi, travail et concertation sociale Le Comité de gestion qui avait participé de manière régulière aux travaux visant à établir une collaboration entre les deux Services Publics en vue de l‟utilisation systématique de procès-verbaux électroniques à participé le 27/06/2008 à une longue et fort intéressante démonstration de l‟efficacité des applications à l‟usage des fonctionnaires du SPF Emploi, travail et concertation sociale, dont l‟informatisation a été une réussite.


32

15. Commission de modernisation de la justice Le Comité de gestion avait eu l‟occasion de participer à diverses réunions avec les représentants des magistrats appartenant à des juridictions du travail, les représentants du SPF Emploi et travail et de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale mais aussi de l‟ICT du SPF Justice en vue du développement d‟une application rendant accessible certaines informations contenues dans des banques de données au profit des auditorats et juridictions sociales. De nouvelles réunions ont eu lieu à ce sujet les 22/08, 12/09, 17/11, 25/11/08. Le milieu politique n‟a pas encore pris de décision nonobstant le fait que l‟accès à la Banque Carrefour s‟avère nécessaire pour la lutte contre la fraude sociale et fiscale.


33

16. Bureau permanent des statistiques et de mesure de la charge du travail Le Comité de gestion a d‟autre part participé à quelques réunions du Bureau permanent et est aussi représenté au sein du Comité d‟accompagnement du Bureau permanent, comme prévu dans le Protocole conclu entre le Ministre et le Bureau Permanent.


34

17. Réunions du Comité de gestion Les réunions du Comité de gestion ont été, par la force des choses, moins nombreuses pendant la période concernée compte tenu des changements de caps et du rôle mineur qui lui a été attribué sauf l‟énorme et complexe travail d‟élaboration des codes, le développement de Juridat, son suivi et enfin aussi l‟imposant travail nécessité par l‟élaboration de UTU (Universele ThesaurusUniversel). Les réunions ont eu lieu aux dates suivantes :

1/02/2008, 11/03/2008, 29/05/2008, 23/06/2008, 11/09/2008, 16/10/2008


35

18. Contacts extérieurs - Missions A la demande de la Cellule stratégique, dans le cadre d‟un accord bilatéral de coopération signé entre les départements de la justice du Maroc et la Belgique, le Comité de gestion a été invité le 4 juin 2008 à présenter le projet Phénix et Juridat à la délégation marocaine en visite en Belgique. Toujours dans le cadre du même accord de coopération, le président et le viceprésident du Comité de gestion ont été envoyés en mission au Maroc du 9 au 11 juin, à la suite de l‟aimable demande du Président du SPF Justice. Le rapport de mission figure à l‟annexe 9. Il y est fait état notamment du constat que le Maroc a réussi à mener, et continue d‟ailleurs à mener, une politique ambitieuse, cohérente et intelligente d‟informatisation de l‟institution judiciaire. Politique qui a permis de doter son plan stratégique des moyens nécessaires et permettant de respecter scrupuleusement les lignes qui y sont tracées. Un exemple. Le Président du Comité de gestion a été invité à la 9ème Conférence Internationale “Law via the Internet, Free access, quality of information, effectiveness of rights” qui s‟est déroulée à Florence (Italie) le 30 et le 31 octobre 2008.En collaboration avec le prof. B. de Groote de l‟Université de Gand, il a donné un exposé sur « Free access to law and judicial decisions : solutions and challenges from a Belgian viewpoint » exposé figurant dans les rapports de cette conférence.


36

19 Budgettaire Vooruitzichten Het Beheerscomité dient zijn budgettaire verwachtingen mede te delen. Gezien de onzekerheden die thans aan de evolutie van de realisatie van het programma verbonden zijn, ziet het Beheerscomité zich genoodzaakt zich desbetreffend te beperken tot de directe kosten verbonden aan haar werking zonder dat er een raming wordt gegeven van de noodzakelijke ICT-investeringen voor de uitvoering van de wet. A. VOORSTEL VAN BEGROTING 2010 1. Voorafgaande opmerking

Het voorstel van begroting is uitgewerkt in functie van de geraamde budgettaire noden van het beheerscomité. Hierbij is rekening gehouden met 2 medewerkers voor het secretariaat, 2 juristen en een informaticus die de administrateur moet worden van onder andere juridat bis. Verder is er ook een nood aan een vertaler. In het voorstel is uitgegaan van 6 personeelsleden maar het beheerscomité wenst te onderstrepen dat dit aantal slechts een werkhypothese is. Er wordt niet voorgesteld om binnen de sectie 12 Justitie, afdeling 56 een eigen programma te voorzien. De hier gevraagde kredieten kunnen dus opgenomen worden binnen het geheel van de diverse kredieten van de organisatieafdeling 56.

2. Personeel

Naast de reeds aanwezige jurist (niveau A) en een secretaris (niveau B) voor de algemene werking, wordt dus voorgesteld om een extra informaticus die administrateur moet worden van juridat bis, een jurist, een vertaler en een secretaris te kunnen aanwerven. Voor de opmaak van de begroting wordt verondersteld dat de universitairen ingeschaald zijn in de weddenschaal A21 met 6 jaar anciënniteit, de secretarissen in weddenschaal BA1 met 6 jaar anciënniteit. Voor de bijkomende wervingen wordt uitgegaan van een werving op 1 december 2009. Dit geeft dan voor 2010 een uitgave van 343.539,22 euro. De wedde van de voorzitter en de ondervoorzitter zijn hier niet opgenomen aangezien ze reeds opgenomen zijn binnen de bestaande personeelskredieten.


37

3. Zitpenningen en verplaatsingskosten beheerscomité

De zitpenning bedraagt 166 euro (te indexeren). De zitpenning moet voor het vast personeel van de Staat (magistraten en ambtenaren) worden aangerekend op een 11.03, voor de anderen op een 12.01. De verplaatsingskosten worden aangerekend op een 12.01. Uitgaande van 12 vergaderingen per jaar geeft dit op de 11.03, 13.196 euro en op de 12.01 , 8.797 euro. Hierbij komen dan nog de verplaatsingskosten die berekend zijn op 160,2 € per lid (euro‟s 2006) per vergadering wat op jaarbasis 2.122 euro (euro‟s 2010) geeft . Voor seminaries, conferenties en opleidingen voor de Voorzitter, Ondervoorzitter en leden van het Beheerscomité wordt 20 000 euro voorzien.

4. Werkingsuitgaven voor het personeel

Binnen de begroting moeten de werkingsuitgaven van de voorzitter, de ondervoorzitter en 6 personeelsleden voorzien worden. Op jaarbasis geeft dit uitgaande van een te indexeren forfait van 8.080 euro per personeelslid een bedrag van 71.366 euro. Dit wordt verdeeld in 75% 12.01 (gewone werking), 10% 12.04 (werkingsuitgaven informatica), 10% 74.01 (investeringen) en 5% 74.04 (investeringen informatica). Hierbij komt 10.000 euro voor seminaries, conferenties en opleidingen voor het administratief personeel van het Beheerscomité.

5. Inhuring

Gelet op de precaire huisvesting van het beheerscomité moet ook voorzien worden in de mogelijkheid om nieuwe lokalen te kunnen inhuren. Aangezien niet uitdrukkelijk voorzien is in de regelgeving dat de Regie der Gebouwen moet instaan voor de huisvesting van het beheerscomité wordt voorzichtigheidshalve een inhuringsbudget gevraagd. Hierbij wordt uitgegaan van een in te huren oppervlakte van 500 m² met een totale huurprijs (incl ondermeer onroerende voorheffing en gewestbelasting) van 250 €/m². Dit geeft dan een bedrag van 125.000 euro. Voor de met de inhuring verbonden eenmalige kosten wordt er voor inrichting 25.000 euro en voor meubilair en materiaal eveneens 25.000 euro voorzien.


38

6. Diverse

Pro memorie moeten ook de werkingskosten van het comité van gebruikers vermeld worden.

7. Samengevat

op basis van het geheel van de voorstellen bekomen we :

2010 totaal

11,03

13.195,58

11,04

343.539,22

12,01

219.443,72

12,04

7.136,57

74,01

57.136,57

74,04

3.568,28


39

Globo: A 1 2 personeel 3 4 zitpenningen 5 6 verplaatsingskosten 7

werkingsuitgaven leden werkingsuitgaven personeel

8 9 10 11 12 13 14 seminaries personeel bijzondere opdrachten

15 16 17 huur

inrichting meubilair materiaal

18 19 20 21 totaal 22 23 24 25 26 27

B

C

D

E

F

G

2010 11.03 11.04 343,539.22 11.03 13,195.58 12.01

8,797.05

12.01

2,122.42

12.01 20,000.00 12.01 53,524.25 12.04

7,136.57

74.01

7,136.57

74.04

3,568.28

74.01 74.04 12.01 10,000.00 11.03 12.01 12.01 125,000.00 74.01 50,000.00 2010

2010

11.03 13,195.58

11.03

13,196

11.04 343,539.22

11.04

343,540

12.01 219,443.72

12.01

219,444

12.04

7,136.57

12.04

7,137

74.01 57,136.57

74.01

57,137

74.04

74.04

3,569


3,568.28

40

Personeel: A 1 2 index 3 patr lasten vak geld/eindej

4 5 per maand 6 7 8 index 9 patr lasten

B A21

C

D

E

F

28,760

G

H

I

werkingsuitgaven

1.4859 42,734

# pers

8

34% 57,264

basis

8080

11.67% 63,947

index

1.10405

5,329

totaal

71365.66272

J voorzitter

1

ondervoorzitter

1

juristen

2

secretariaat

2

ict'er

1

0.75

12.01 53524.24704

codering

0

17,724

0.1

12.04 7136.56627

vertaler

1

1.4859 26,336

0.1

74.01 7136.56627

totaal

8

34% 35,290

0.05

74.04 3568.28314

BA1

vak

10 geld/eindej 11 per maand 12 13 14 15 2 juristen

11.67% 39,409 3,284 12 12/11 maanden maanden 2009

2010

2010

127,894 131,309 131,309

2

16 secretarissen 17 18 19 20 21 22 23

78,817

80,922

80,922

0

0

0

vertaler

63,947

65,654

65,654

ict-er

63,947

65,654

65,654

0 universitairen

totaal

K

334,605 343,539 343,539


41

Zitpenningen: A 1 2 3 4 basisbedrag 5 inflatie 2009 6 aantal leden

B

C

D

E

F

G

zitpenningen 11.03

12.01 verplaatsing

166

166

160.2

1.10405

1.10405

1.10405

6

4

1

12

12

12

183.27197

aantal

7 vergaderingen 8 9 totaal

13195.58170 8797.05446 2122.42188


42

Bijlagen : 1. Protocol 2. De informatisering van Justitie: stand van zaken? 3. Brief van 08 oktober 2008 aan de Minister van Justitie 4. Brief van 08 december 2008 aan de Minister van Justitie 5. Brief van 07 januari 2009 aan de Minister van Justitie 6. Mail van 26 januari 2009 aan de Directeur van de Beleidscel 7. Brief van 09 februari 2009 aan de Minister van Justitie 8. a) Mail van 16 juli 2008 aan Beleidscel in verband met ontwerp lastencohier b) Nota betreffende het „Ontwerp lastencohier REA burgerlijk‟ 9. Rapport Zending Marokko

Annexes: 1. Protocole 2. L‟informatisation de la Justice: état de la situation 3. Lettre du 08 octobre 2008 au Ministre de la Justice 4. Lettre du 08 décembre 2008 au Ministre de la Justice 5. Lettre du 07 janvier 2009 au Ministre de la Justice 6. Mail du 26 janvier 2009 au Directeur de la Cellule Stratégique 7. Lettre du 09 février 2009 au Ministre de la Justice 8. a) Mail du 16 juillet 2008 à la Cellule Stratégique en relation avec le cahier des charges b) Note concernant la „projet de cahiers des charges TPI civil‟ 9. Rapport de mission Maroc


43

BIJLAGE 1 PROTOCOL

ANNEXE 1 PROTOCOLE

Bijlage 1

PROTOCOL Houdende de taakverdeling in de uitwerking van het Stappenplan CHEOPS-Justitie

Inleiding: Vanuit de opdracht die de wetgever aan het Beheerscomité heeft gegeven en zoals uiteengezet in oa de Phenix-I wet, willen we komen tot een concretisering van een aantal werkpunten van het Beheerscomité, de Minister van Justitie en de FOD Justitie. Allen erkennen de noodzaak om op een positieve, open en constructieve wijze, via nauw overleg, samen te werken om, wat de informatisering betreft en zoals in het regeerakkoord uiteengezet, “het Gerecht op korte termijn moderne instrumenten te geven die elders al lang gemeengoed zijn.” Hierbij ons baserend op het verslag van de multidisciplinaire werkgroep waarvan de principes door de Minister van Justitie zijn aanvaard. Dit werkstuk dient een leidraad te zijn voor de efficiënte en correcte uitwerking van het stappenplan CHEOPS-Justitie van de Minister van Justitie, dat dient te leiden tot de informatisering van de Rechterlijke Orde. Met de aanwezige competenties, ervaring, gedrevenheid en wil tot samenwerken van alle betrokken actoren moet dit een geslaagd verhaal worden. Het stappenplan CHEOPS-Justitie bestaat uit het gefaseerd voorzien van een gemoderniseerde software voor de Rechterlijke Orde. Dit proces is gestart bij de ontwikkeling van de Mach-software in concrete applicatie voor de Vredegerechten, Politierechtbanken en Politieparketten. De Mach-software is een modernisering van de verouderde Mammouthsoftware en applicatie waarbij de lokale servers sterk verouderd waren en niet meer ondersteund werden alsmede de database en de interface. De Mach-software is gebaseerd op een webapplicatie, met een centrale server en databank. Dit alles met behoud van de functionaliteiten met integratie van nieuwigheden. Dit dient de eerste aanzet te zijn tot de implementatie van het elektronisch dossier. Ons gefaseerd stappenplan wil niet zeggen dat we voor elke tak van de Rechterlijke Orde een nieuwe software dienen te ontwikkelen. Zo willen we het principe dat gelijkaardig is aan dit dat nu ontwikkeld wordt hanteren voor de eerstelijnsrechtbanken, parketten en auditoraten. Dit alles wordt onderschreven door alle hiernagenoemde partijen.

Bijlage 1

1. Betrokken partijen In dit proces zijn naast het voorheen genoemde Beheerscomité Phenix ook de FOD Justitie betrokken alsmede de Minister van Justitie 1.1Het Beheerscomité, Dit comité bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitter, de 8 effectieve leden (4 benoemd op voordracht van het Hof van Cassatie, 4 benoemd op voordracht van de Minister) en de 8 plaatsvervangende leden (eveneens 4 benoemd op voordracht van het Hof van Cassatie en 4 benoemd op voordracht van de Minister). Daarnaast is er het vaste kader, de personen die full-time werken voor het Beheerscomité. Naast de voorzitter en de ondervoorzitter zijn dit 1 secretaresse en 1 juriste. Voortaan zal dit beheerscomité de naam Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde dragen. Afgekort, BIRO/CGIOJ. Er zal geen gebruik meer gemaakt worden van het logo van Phenix. Het Beheerscomité zal het logo van Cheops Justitie gebruiken met daaronder de vermelding “Beheerscomité-Comité de Gestion”. In dit protocol zal het Beheerscomité dan ook BIRO genoemd worden. Voor ondertekening protocol vertegenwoordigd door de heer Voorzitter, Hans Van Bossuyt. 1.2 FOD Justitie Als dusdanig betrokken administratie. De FOD Justitie geeft ondersteuning voor wat voortvloeit uit het huidig protocol. Dit via zijn verschillende diensten zoals het Directoraat-Generaal ICT, Wetgeving en Rechterlijke Orde. Voor ondertekening protocol vertegenwoordigd door de heer Voorzitter van de FOD Justitie, Alain Bourlet. 1.3 De heer Minister van Justitie, Als dusdanig betrokken politiek verantwoordelijk. De Minister van Justitie geeft ondersteuning voor wat voortvloeit uit het huidig protocol, ook via zijn Beleidscel. Voor ondertekening protocol, de heer Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie en Institutionele Hervormingen, de heer Jo Vandeurzen.

Bijlage 1

2. Engagement partijen Algemeen: De Minister van Justitie zal een vastgelegde 2-wekelijkse vergadering organiseren op het kabinet Justitie waarop volgende organisaties vast zullen vertegenwoordigd zijn: *Beleidscel Justitie *BIRO *Stafdienst ICT *De op dat moment betrokken onderneming, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de software *Indien nodig andere diensten van de FOD Justitie De aan te werven projectmanager ter begeleiding van het Informatiseringsproject CHEOPS Justitie zal ook aanwezig zijn op deze vergaderingen. De idee rond mogelijke aanwerving van zulk een projectmanager is nog niet concreet uitgewerkt. De Minister van Justitie engageert zich er formeel toe de verdere, concrete uitwerking van dit idee, inclusief opmaak profiel en functieomschrijving alsmede concrete implementatie in stappenplan CHEOPS-Justitie, te ontwikkelen in transparant en concreet overleg met andere betrokken partijen van het protocol via de twee-wekelijkse vergadering. Deze vergadering wordt bijeengeroepen door de Minister van Justitie. De vergadering wordt ook voorbereid en voorgezeten door de Minister van Justitie. Zij dient als het ware het dagelijks bestuur te zijn van het stappenplan Cheops-Justitie. Daarnaast is dit een uitgelezen moment om de werkzaamheden van het BIRO, betrokken administratie, privépartners en de Minister van Justitie te optimaliseren en concretiseren. Concreet per betrokken partner: 2.1 Engagementen Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde 2.1.1 In het kader van zijn wettelijke opdracht : volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en gerelateerde projecten via bilateraal en twee-wekelijks overleg met de Minister van Justitie, betrokken administratie en mogelijke projectmanager. Dit houdt volledige transparante terugkoppeling van werking en stand van zaken lopende dossiers en activiteiten van het BIRO in. 2.1.2 Het op een positieve en constructieve manier uitdragen van de doelstellingen van het stappenplan CHEOPS-Justitie via de contacten met werkveld en betrokken actoren.

Bijlage 1

Het BIRO communiceert naar interne of externe actoren over de ontwikkeling van visie, concrete uitwerking en uitrol van het stappenplan CHEOPS-Justitie in de mate van het mogelijke na overleg met de Minister van Justitie. 2.1.3 Opvolging, corrigeren en aanpassen van de applicatie Juridat en UTU (Universele Thesaurus Universel-tweetalig-ongeveer 7000 unieke trefwoorden per taal, gestructureerd en per alfabetisch register.) Daarnaast het verzorgen van opleidingen (invoer en gebruik applicatie) en handboeken hieromtrent. 2.1.4 Uniformering, uitzuivering, structurering en opvolging van de nationale codes, in eerste instantie in het kader van Mach; uniformering van codes met codes strafregister. Er moet ook gezorgd worden voor een correcte tekst aangaande de inbreuk die dienstig is voor de dagvaarding, inclusief de verwijzing naar de wetgeving waarop de inbreuk gepleegd werd als naar de bestraffing. Momenteel wordt dit gecoördineerd vanuit Antwerpen voor de politieparketten door nietjuristen. Voor de correctionele inbreuken kan eventueel de info op het Omptranet herbruikt worden (later fase). Er zullen nog 2 codes bestaan: *Plaatselijke codes *Nationaal beheerde codes Wetcodes dienen wet per wet en artikel per artikel gecontroleerd te worden, nagekeken op tweetaligheid en desgevallend de vertaling toevoegen. Eens de codes geüniformeerd zijn dienen deze onderhouden te worden, aangevuld met nieuwe codes ingevolge de evolutie van de applicaties, de wetswijzigingen of op verzoek van de gebruikers, de uniformering van de akten en het juridisch taalgebruik. 2.1.5 Verwerken van de gegevens van derden: in Mach dienen de gegevens van de interne en externe medewerkers van het gerecht (advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders) te worden ingebracht en actueel gehouden te worden alsmede contacten, afspraken en werkmethodes. Het BIRO zal hier een coördinerende rol spelen tussen de medewerkers van het gerecht enerzijds en de Stafdienst ICT en de commerciële partner anderzijds. 2.1.6 Modernisering van de gerechtsbrief: het vervangen van de blauwe kaart door A4; implementatie, uitrol en wetgevend werk. 2.1.7 Elektronische betalingen: het werken met de papieren griffiebon en de daaraan verbonden exclusiviteit dient te evolueren naar de elektronische betaling. Deze omschakeling dient voorbereid en begeleid.

Bijlage 1

2.1.8 Vereenvoudiging van de rol-griffie-en expeditierechten: dit moet geüniformeerd en vereenvoudigd worden. Terzake dient ook de wetgeving opgevolgd en indien nodig aangepast te worden. 2.1.9 Centrale printing: dit contract is reeds gesloten met SPEOS en ook in het contract met de MACH-ontwikkelaar is dit voorzien. Dit moet verder uitgewerkt worden samen met het uitwerken van het gerechtelijk elektronisch adres. 2.1.10 Opleidingen: het volgen van opleidingen, seminaries en conferenties gelet op de diversiteit en specificiteit van de opdrachten van het BIRO. 2.1.11 Het ter beschikking stellen van zijn kennis, beschikbaarheid en kunde ten aanzien van de mogelijk aan te stellen projectmanager. 2.1.12 Het ter beschikking stellen van kennis, beschikbaarheid en kunde ten aanzien van de opstelling van de diverse lastenboeken teneinde te vermijden dat hierin bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met de Phenixwetten vanuit de bevoegdheid van het BIRO. 2.1.13 Op termijn en naarmate de diverse stappen in de informatisering worden gesteld zal het BIRO, in samenwerking met de FOD Justitie en de Minister van Justitie, meewerken aan het verder redigeren van de noodzakelijke uitvoeringsbesluiten en daartoe de adviezen verlenen zoals geïnventariseerd door de FOD Justitie. 2.1.14 De prioriteiten van het BIRO zijn conform de prioriteiten zoals voorzien in het stappenplan Cheops-Justitie en de beleidsvisie van de Minister van Justitie alsmede het opgestelde en ondertekende protocol. 2.1.15 In overleg tussen alle betrokken partijen en rekening houdende met de omstandigheden en technische factoren, is een aanpassing en herziening van de taken en de diverse punten mogelijk.

2.2 Engagementen Minister van Justitie 2.2.1 Volledige betrokkenheid, interactie en transparantie mogelijk maken voor andere betrokken actoren in dit protocol via het tweewekelijks overleg en bilateraal overleg met betrokken actoren en leden van de Beleidscel. 2.2.2 Het vervolledigen van het personeelsbestand van het BIRO tot de noodzakelijke samenstelling om zijn taken goed te kunnen uitvoeren. Dit wil zeggen dat er op korte termijn een concrete aanwerving dient te gebeuren van een: *jurist

Bijlage 1

*administratieve kracht *kracht ter vertaling documenten 2.2.3 Het optimaal en efficiënt ondersteunen van de betrokken administratie voor wat werkingsmiddelen en personeelsondersteuning betreft. De Minister zal hiertoe opdracht geven aan de FOD Justitie. Het personeelsbestand kan steeds in onderling overleg tussen de partijen worden aangepast in functie van de evolutie van het stappenplan en de uitvoering van het stappenplan en het protocol, teneinde de efficiënte werking van het BIRO te waarborgen. 2.2.4 Het actief meewerken aan het bespoedigen van een definitieve en degelijke huisvesting van de medewerkers en leden van het BIRO. De Minister van Justitie en de FOD Justitie engageren zich om te werken naar een zo sterk mogelijke centralisering van betrokken actoren wat dit betreft. Concreet wil dit zeggen: *Kantoorruimte voor Voorzitter BIRO *Kantoorruimte voor Ondervoorzitter BIRO *Kantoorruimtes (minstens 2) voor overig personeel *Vergaderruimte aangepast aan noodzakelijke capaciteit *Stokkeerruimte Uitbreiding van het personeelsbestand van betrokken administratie dient tevens gepaard te gaan met haalbare huisvesting voor leden van betrokken administratie. De Minister van Justitie zal hiertoe opdracht geven aan de FOD Justitie 2.2.5 Het creëren van zo groot mogelijke transparantie rond andere informatiseringsprojecten binnen de FOD Justitie naar de betrokken protocol-actoren toe.

2.3 Engagementen FOD Justitie De FOD Justitie zal aan de betrokken partijen de ondersteuning geven teneinde de partijen in de mogelijkheid te stellen hun diverse taken mogelijk te maken. Dit ondermeer via zijn Directoraten-Generaal Wetgeving, Rechterlijke Orde en ICT.

2.3.1 Engagementen Stafdienst ICT

Bijlage 1

2.3.1.1 Volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking van het het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie via bilateraal en twee-wekelijks overleg met betrokken actoren van het protocol. Dit houdt volledige transparante terugkoppeling in van werking en stand van zaken in de lopende dossiers van het stappenplan CHEOPS-Justitie en andere relevante dossiers. 2.3.1.2 De Stafdienst ICT staat in voor de performante technologische ondersteuning van CHEOPS in zijn geheel. 2.3.1.3 De Stafdienst ICT zal actief meewerken met de verschillende private partners aan de ontwikkeling van de verschillende modules binnen CHEOPS. Ze zal hiervoor de nodige bijkomende versterkingen inzake personeel aantrekken. 2.3.1.4 Efficiënte en snelle voorbereiding van de verschillende lastenboeken in het kader van de uitbouw en uitrol van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie in nauw overleg met andere betrokken actoren van het protocol. 2.3.1.5 Transparante en verstaanbare voorbereiding en opstelling van te ondertekenen financieringsdossiers voor de Minister van Justitie. 2.3.1.6 Onthouden van communicatie, intern en extern, rond gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en andere relevante dossiers zonder formeel, voorafgaandelijk overleg met de Minister van Justitie. 2.3.1.7 Bij mogelijke aanwerving van projectmanager (in voorbereiding in nauw overleg met de betrokken actoren van het protocol) het ter beschikking stellen van zijn kennis, beschikbaarheid en kunde. 2.3.1.8 Efficiënte en correcte samenwerking blijven ontwikkelen met betrokken veldwerkers en tijdig signaleren aan twee-wekelijks overleg van mogelijke hindernissen of gebreken.

3. Voor akkoord:

Namens FOD Justitie, De heer Alain Bourlet Voorzitter Directiecomité

Namens het Beheerscomité Informatica Rechterlijke Orde, De heer Hans Van Bossuyt, Voorzitter

Bijlage 1

De heer Jo Vandeurzen, Vice-Eerste Minister, Minister van Justitie en Institutionele Hervormingen

Bijlage 1

BIJLAGE 2 De informatisering van Justitie : stand van zaken ?

ANNEXE 2 L’informatisation de la Justice: état de la situation

Bijlage 2

De informatisering van Justitie : stand van zaken ? Opzet, wetgevend kader en beslissingen : 1. In 2005 heeft de wetgever beslist dat aan de Rechterlijke Orde een nieuw hulpmiddel diende ter beschikking gesteld te worden. Een aantal instanties van Justitie kampen met een aanzienlijke gerechtelijke achterstand, terwijl de verschillende instanties dertien verschillende applicaties ter beschikking hadden voor het verwerken van de gegevens. De wetgever meende dat, om deze gerechtelijke achterstand weg te werken, de volgende ingrepen vereist waren : - een hogere graad van informatisering van de rechtspleging - het uitwerken van statistische hulpmiddelen ter evaluatie van de werklast binnen de gerechten - bijstand bij het beheer en het bestuur van hoven en rechtbanken - een andere benadering van het proces Om dit te verwezenlijken dient de FOD Justitie, de Rechterlijke Orde en de Minister en zijn kabinet samen te werken. Behalve een wijziging van de interactie met derden, was het ook absoluut noodzakelijk dat een wettelijk kader werd voorzien. 2. Er zagen drie wetten het licht : - de wetten van 10 augustus 2005 tot oprichting van het informatiesysteem Phenix (Phenix-I - B.S. 01.09.2005) : dit is de basiswet waarin de principes worden uiteengezet Met uitzondering van art. 6 (nationale rol) en art. 30 (open standaarden) is deze wet in werking getreden - de wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering (Phenix-II wet – B.S. 07.09.2006) - de wet van 05 augustus 2006 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de elektronische procesvoering (PhenixIII wet – B.S. 07.09.2006) In de Phenix-I wet werden 3 organen gecreëerd : - het Beheerscomité - het Toezichtscomité - het Comité van gebruikers In het informatiseringsgebeuren werd aan het Beheerscomité, evenwichtig samengesteld (ook wat taalpariteit betreft) uit vertegenwoordigers van de Rechterlijke Orde en de Uitvoerende Macht, een centrale rol toebedeeld. Vanaf de publicatie van zijn samenstelling (B.S. 02.02.2006) heeft het Beheerscomité zijn activiteiten aangevat. Ook de leden van het Toezichtscomité en het Comité van gebruikers zijn benoemd.

Bijlage 2

3. Vooraleer het wetgevend kader gecreëerd was, had de Overheid reeds een commerciële partner aangewezen om het informatiesysteem tot stand te brengen. Ook werden een aantal beslissingen genomen, voorbereid en uitgevoerd die noodzakelijk waren in het kader van de creatie van het informatiesysteem Phenix : - een grote centrale server werd aangekocht waarop het informatiesysteem diende te draaien met een backup van de gegevens op een andere plaats (Koning Albert-II laan te Brussel); - een aantal contracten werden afgesloten en projecten opgezet die kaderen in deze informatisering en er zouden in geïntegreerd worden : o centrale printing : contract afgesloten met Speos (samenwerking de Post en Certipost), die is aangeduid als Dienstverlener inzake Communicatie (DIC) en waarmee het gerechtelijk elektronisch adres (noodzakelijk voor het elektronisch versturen van mededelingen, kennisgevingen en betekeningen) samenhangt; o justscan : het inscannen van (straf-)dossiers : contract afgesloten met IRIS; Wat de uitvoeringsbeslutien betreft, die moeten genomen worden om de Phenixwetten ten uitvoer te leggen, werd een contract afgesloten met CRID en e-Legis. Samen met vertegenwoordigers van de FOD Justitie, de Rechterlijke Orde en het Beheerscomité werd een inventaris opgesteld van alle noodzakelijk te nemen uitvoeringsbesluiten. Een aanvang werd genomen met de voorbereiding van deze Koninklijke Besluiten en een aantal zijn inhoudelijk klaar om te worden voorgelegd voor advies aan de Raad van State : - Centraal repertorium van de gerechtelijke elektronische adressen (uitvoeringsKB van art. 4 Phenix-I wet); - Beheer en bewaring van de gerechtelijke dossiers (uitvoeringsKB van art. 5 Phenix-I wet); - Rol (uitvoeringsKB van art. 13 Phenix-II wet); - Gerechtelijk elektronisch adres (uitvoeringsKB van art. 5 Phenix-III wet); Een draft van KB bestaat wat de anonimisering van de gerechtelijke beslissingen betreft die worden opgenomen in de externe gegevensbank voor de rechtspraak (Juridat). 4. Op 07 maart 2007 heeft de (vorige) Minister van Justitie zich verplicht gezien het contract met de commerciële partner te verbreken. Niettegenstaande deze verbreking, heeft dezelfde Minister van Justitie onmiddellijk drie maatregelen genomen, teneinde de wil van de wetgever te eerbiedigen in verband met de informatisering van Justitie : 1. Om te vermijden dat obsolete apparatuur en applicaties, waarmee de Vredegerechten en de Politierechtbanken en – parketten werkten (Mammout), te

Bijlage 2

vervangen: aan de firma Axylis werd, op basis van een feitelijke exclusiviteit, de markt toegewezen om : o de bestaande Mammout-applicaties te vervangen o het contract centrale printing uit te voeren wat deze applicaties betreft Dit project werd “MaCH‟ (Mammout at Central Hosting) genoemd 2. Daarnaast werd, naar aanleiding van de bevoegdheidsoverdracht van de materie collectieve schuldenregeling van de rechtbanken van eerste aanleg naar de arbeidsrechtbanken (nieuwe zaken vanaf 01.09.2007), de applicatie die de rechtbanken van eerste aanleg ter beschikking hebben, aangepast voor de arbeidsrechtbanken die tot dan verstoken bleven van de eerste fase van informatisering binnen Justitie. 3. Er werd door de Minister van Justitie een multidisciplinaire expertengroep samengesteld die als opdracht had een rapport op te stellen met een advies nopens de verdere informatisering van Justitie. Deze expertengroep heeft eind juni 2007 aan de (vorige) Minister van Justitie zijn rapport overgemaakt met de adviezen omtrent het stapsgewijs verder zetten van de informatisering van de verschillende instanties, rekening houdende met de finaliteiten door de wetgever gesteld en met het erkennen van de bevoegdheden van de wettelijk opgerichte organen (Beheerscomité). 5. In de tweede helft van 2007 en dit tot begin 2008 zijn er, door de politieke omstandigheden, geen nieuwe beslissingen genomen en was het uitkijken naar wat de (nieuwe) Minister van Justitie en het Parlement ten aanzien van de informatisering zouden beslissen. De huidige Minister van Justitie heeft in zijn beleidsverklaring van april 2008 aandacht besteed aan de informatisering van Justitie (p. 48 e.v. : “4.1. Informatica als basis voor werking, werklastmeting en beleid”). De informatisering van de rechterlijke orde wordt als een bijzondere prioriteit vermeld, waarbij het belang van een geïntegreerd informaticasysteem niet kan onderschat worden. Een geïntegreerd stappenplan wordt aangekondigd, met in een latere fase van de informatisering van het gerecht, de integratie van elektronische documenten. Eens de basissoftware is aangepast, zullen – nog steeds volgens de Minister van Justitie - een aantal concrete toepassingen volgen die zullen gecoördineerd worden door het door de wetgever opgerichte beheerscomité, in nauw overleg met de bevoegde dienst van de administratie en de Beleidscel Justitie. De Minister stelt in zijn beleidsverklaring dat zijn Beleidscel, samen met het beheerscomité, de werking van het beheerscomité zal toespitsen op een performant informaticatraject, waarbij de grote principes van de Phenix-I wet worden opgesomd : - beheer en bewaring van de gerechtelijke dossiers; - invoering van een nationale rol; - aanleggen van een interne en externe gegevensbank voor de rechtspraak; - statistieken voor de werking van de rechterlijke orde; - centraal repertorium voor de gerechtelijke elektronische adressen; - uniforme, gestructureerde en geactualiseerde codetabel

Bijlage 2

Als kantelmoment voor dit traject wordt de datum van 01 januari 2011 in het vooruitzicht gesteld, wanneer de nieuwe regelgeving van kracht wordt. Hoewel niet gespecificeerd wordt welke “nieuwe regelgeving” wordt bedoeld, is dit overduidelijk een verwijzing naar de Phenix-II en de Phenix-III wet. Deze beide wetten zouden uiterlijk op 01 januari 2009 in voege treden. Door de in het voorjaar van 2007 genomen beslissing, was dit niet realiseerbaar. De wetgever heeft nochtans zijn wens om het informatiesysteem Phenix te realiseren en de Phenix-II en de Phenix-III wetten in voege te laten treden op uiterlijk 01 januari 2011 (kantelmoment) nogmaals bevestigd door de beide wetten niet te wijzigen, met uitzondering van deze data van (uiterlijke) in werking treding, via : - art. 141 van de wet houdende diverse bepalingen (I) wat de Phenix-II wet betreft (B.S. 07.08.2008); - art. 2 van de wet houdende diverse bepalingen (II) wat de Phenix-III wet betreft (B.S. 07.08.2008); De Minister zelf heeft dit dan ook nog uitdrukkelijk met zoveel woorden herhaald in zijn Newsletter van juli 2008 (onder “elektronische procesvoering”) 6. De Minister noemt zijn stappenplan “Cheops Justitie”, zoals verduidelijkt naar aanleiding van de voorstelling van het pilootproject MaCH op 21 april 2008 op de vredegerechten van Torhout en Charleroi (zie de Newsletter van mei 2008) waarbij nogmaals het kantelmoment van 01.01.2011 wordt vermeld. Op 22 april 2008 heeft de Minister van Justitie in de Commissie voor de Justitie van de Kamer : - in antwoord op een vraag van Kamerlid R. Landuyt : aangekondigd dat hij met het “Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Organisatie” (= Beheerscomité Phenix) een protocolakkoord zou sluiten. Naar hij zegt, is dit belangrijk omdat dit het informatiseringsproject van de Justitie moet helpen schragen. Hij deelt mee dat daarvoor een nieuwe strategie is ontwikkeld en daarin is de rol van het beheerscomité uiteraard belangrijk; - in antwoord op een vraag van Kamerlid R. Terwingen : aangekondigd dat vanaf volgende maand hij regelmatig zou vergaderen met de bevoegde administratie, het beheerscomité, het bedrijf dat op dat moment verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van de software en het kabinet. 7. Op 04 juni 2008 is tussen de Minister, de voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie en het beheerscomité (BIRO) een protocolakkoord gesloten waarin taken en verantwoordelijkheden worden omschreven. Eveneens bevestigt de Minister van Justitie in dit protocol dat hij het rapport van de multidisciplinaire werkgroep aanvaardt.

Bijlage 2

Hoever staan we eind september 2008 ? A. uitvoering Mach 1. De vorige Minister van Justitie heeft de beslissing genomen de Mammout-applicaties te moderniseren, het MaCH project. Dit zou in twee fases verlopen : - een eerste fase waarbij de applicaties van de lokale servers worden geplaatst, ieder afzonderlijk, op een centrale server en tegelijkertijd gemoderniseerd worden; - een tweede fase waarbij de applicaties geïntegreerd worden; Hoewel de huidige Minister herhaaldelijk verklaard heeft dat het beheerscomité bij alle werkzaamheden van dichtbij zou betrokken worden, dit ook bevestiging vindt in het afgesloten Protocol en het beheerscomité zelf blijft vragen uitgenodigd te worden op de diverse vergaderingen, wordt het beheerscomité niet uitgenodigd op de werkzaamheden van analyse en ontwikkeling (behalve 1 uitnodiging). Enkel voor het opstellen van de nationale codes wordt beroep gedaan op het beheerscomité. 2. Uit een document van het Departement-ICT aan de voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie blijkt dat : - wat de roll in betreft van de vredegerechten (dus : het ter beschikking stellen van de nieuwe applicatie aan de vredegerechten) : deze moest beëindigd zijn eind juni 2008; - wat de roll in betreft van de politierechtbanken en de politieparketten : deze moest beëindigd zijn eind augustus 2008; Op het terrein blijkt de toestand totaal anders te zijn : - wat de vredegerechten betreft (229 in totaal) : o Torhout is operationeel op de nieuwe applicatie; er waren verschillende problemen ten gevolge van een netwerkpanne; deze zijn opgelost maar de site staat onder verhoogde netwerkmonitoring omwille van performantieproblemen die blijven aanhouden. o Charleroi 2 en Geel zijn in test-fase, eerlang zullen nog twee andere sites in piloot gaan (Mons en Liège); o Het grote probleem is een tekort aan mensen die de opleiding kunnen verzorgen van de gebruikers (teachers), hoofdzakelijk aan Nederlandstalige zijde, terwijl beschikbare teachers onvoldoende ervaring zouden hebben - wat de politieparketten betreft : vanaf 19.09 kunnen sites testen vanuit hun arrondissement; als alle tests goed zijn zouden eind oktober Antwerpen en Liège als pilootsites kunnen opstarten; - wat de politierechtbanken betreft : o intern zouden bij Axylis met gebruikers 8 testsessies doorgaan (gepland tot medio december 2008); o op het terrein is nog geen enkele piloot-site in test gestart

Bijlage 2

Er wordt weinig of geen informatie verschaft aan het beheerscomité, spijts haar vraag, nopens de reden van deze (aanzienlijke) vertragingen bij een firma die de Mammoutapplicatie ontwikkeld en onderhouden heeft. Er waren problemen met de documenten (communicatieprobleem waardoor het verschil tussen primaire en secundaire bestanden niet duidelijk was). Ook was er nog een fout in het conversieprogramma (inmiddels opgelost). Voor de duidelijkheid : dat er enige vertraging is en problemen zijn bij ontwikkeling en testen, is niet abnormaal maar dit moet binnen de perken blijven. 3. Vanuit diverse hoek (gebruikers, magistraten) verneemt het beheerscomité dat er ongenoegen zou zijn nopens de manier van werken. Het beheerscomité heeft dit meegedeeld aan de Beleidscel. Van zijn kant bereidt het beheerscomité de nationale codetabellen voor en waren er reeds verschillende vergaderingen met Axylis, het CIV. De diverse codetabellen zullen besproken worden met de gebruikers. Daarna zullen deze gevalideerd worden door het beheerscomité overeenkomstig de wet. B. Centrale printing 1. In het kader van het Phenix-project heeft de (vorige) Minister van Justitie een contract gesloten met Speos, welke vennootschap werd aangewezen als Dienstverlener Inzake Communicatie (DIC), zoals omschreven in de wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering. Met een werkgroep, bestaande uit het Departement-ICT, de Rechterlijke Orde, Unisys, Speos en het beheerscomité werd een werkdocument opgesteld van 69 bladzijden dat als basis kon dienen voor het realiseren van de centrale printing. In de aanbesteding met Axylis is ook de centrale printing voorzien. Speos heeft het scope-document herschreven en gealligneerd op het MaCH project. Bedoeling was om zeer snel te starten met de documenten die een hoog volume hebben (zoals de documenten K6, K7, verwittigingen en rappels op K8) zodat op korte termijn de eerste belangrijke besparingen zouden kunnen gerealiseerd worden. Tegelijkertijd werd parallel verder gewerkt voor het GEA (gerechtelijk elektronisch adres) en de elektronische distributie naar het GEA. 2. Volgens planning dienden alle instanties in productie te zijn tegen eind november 2008. Op vandaag is op het terrein nog niets zichtbaar. Eind augustus 2008 heeft het beheerscomité het initiatief genomen tot een vergadering met de Beleidscel en de Post / Speos teneinde dit onderdeel van de

Bijlage 2

informatisering te concretiseren. Op 23 september 2008 ging nogmaals een vergadering door met de Beleidscel, het CIV, de Post en de voorzitter van het beheerscomité waarin concrete afspraken werden gemaakt om dit dossier te activeren en werkgroepen samen te roepen. De ontwerp KB‟s voor het repertorium en het GEA zijn klaar (zie hiervoor). KB‟s voor het tenuitvoer leggen van enkele artikels van de Phenix-wetgeving moeten voorbereid worden. C. lastencohier Rechtbank van Eerste Aanleg (burgerlijk) 1. In het kader van de realisatie van het stappenplan Cheops Justitie, is het de bedoeling de applicatie van de burgerlijke kamers van de rechtbank van eerste aanleg te moderniseren. Een ontwerp van lastencohier is voorbereid en aan het beheerscomité werd de gelegenheid gegeven dit ontwerp in te zien. Als bijlage aan dit document wordt de nota van de voorzitter van het beheerscomité gevoegd met de opmerkingen op het ontwerp van lastencohier. Ook de ondervoorzitter van het beheerscomité liet aan de Beleidscel een mail geworden waarin hij zijn bezorgdheid uit nopens dit ontwerp van lastencohier. Dit ontwerp staat in schril contrast met : - de wil van de wetgever om het informatiesysteem Phenix te realiseren; - wat de Minister in zijn beleidsplan, het protocol, in de Kamercommissie en in zijn Newsletter heeft aangekondigd. De belangrijkste tekortkomingen : - er wordt op geen enkel ogenblik gerefereerd naar de bestaande Phenixwetgeving of bestaande adviezen (Privacycommissie-gebruik RRN); - er wordt op geen enkel ogenblik gerefereerd naar of rekening gehouden met lopende contracten (central printing, Justscan); - er wordt op geen enkel ogenblik gerefereerd naar de modernisering van de applicaties Vredegerecht en Politierechtbanken/-parketten, het hergebruik van databanken en het inpassen van de applicaties; - er wordt geen enkele rekening gehouden met het beheerscomité als wettelijk orgaan en zijn bevoegdheden; - in het Stuurcomité is enkel plaats voor de Beleidscel en het CIV, niet voor het beheerscomité, de Rechterlijke Orde of de Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie; In het lastencohier wordt REA als een volledig op zichzelf staande applicatie voorgesteld die niet inpasbaar zal zijn in de door de Minister voorgestelde piramide. Blijkbaar worden ook op het laatste moment nog technische wijzigingen aangebracht (J2EE, Java).

Bijlage 2

2. Algemeen moet gesteld worden dat het ontwerp van lastenkohier in zijn huidige vorm – op zijn zachtst gesteld - veel lacunes en tekortkomingen heeft en niet klaar is voor de markt. Bovendien legt het, in de huidige vorm, een zware hypotheek op de informatisering van Justitie, onafgezien de financiële consequenties. Het past niet in de voorgestelde pyramidestructuur van Cheops en de Phenix-wetgeving. De opmerkingen van het beheerscomité zijn besproken met de Beleidscel op 01 augustus 2008 en op 24 september 2008. Er valt af te wachten in welke mate rekening zal gehouden worden met de opmerkingen in het definitief lastencohier. Ondertussen is het (oorspronkelijk) ontwerp lastencohier wel reeds meegedeeld aan de Inspectie van Financiën. D. Justscan Wat dit project zijn een aantal pilootsites opgestart. Het is de vraag of dan wel in welke vorm dit project zal verder gezet worden. E. noodzakelijke stappen : 1. De Minister heeft gekozen voor een stapsgewijze voortgang van de informatisering. Daarvoor kan begrip worden opgebracht en dit sluit aan bij wat in het rapport van de multidisciplinaire werkgroep is gesteld. Het kantelmoment is 01 januari 2011 is, het elektronisch dossier de finaliteit is. Op grond van de technologische stand van zaken op informaticagebied is het ook absoluut noodzakelijk dat het geïntegreerd systeem toegankelijk is voor derden van buitenaf. Dit moet tijdig voorbereid worden, zoals ook gesteld in het multidisciplinair rapport. De grote zorg van het beheerscomité bestaat er in of op vandaag in die richting wordt gewerkt en vooralsnog is het beheerscomité hier zeer sceptisch : op het terrein is dit niet zichtbaar, terwijl het ontwerp van lastencohier REA burgerlijk het tegendeel doet vermoeden. 2. Om de vooropgestelde data te kunnen halen moet of moeten op heel korte termijn : -

-

concrete afspraken gemaakt worden met de medewerkers van het gerecht (in eerste instantie OVB en OBFG) voor de doorstroming van de gegevens vanuit de authentieke bron; contacten gelegd worden met Fedict dat een platform ter beschikking heeft voor elektronische betalingen of een eigen platform ontwikkeld worden maar

Bijlage 2

-

de mogelijkheid van e-payment is absoluut noodzakelijk (ter vervanging van o.a. de papieren griffiebon); signalen komen van de Minister dat kan verder gewerkt worden aan de diverse uitvoeringsbesluiten;

Parallel kan dan werk gemaakt worden van de aanpassing van de wetgeving betreffende de griffie-, rol- en expeditierechten. De Minister heeft het voornemen geuit beslissingen via internet ter beschikking te stellen maar dan dringt een aanpassing van de wetgeving zich op. 3. De Minister heeft in zijn beleidsverklaring een aantal zaken opgesomd die de grote principes van de Phenix-I wet zijn. Zijn Beleidscel zou, samen met het beheerscomité, de werking van het beheerscomité toespitsen op een performant informaticatraject maar op vandaag is er geen enkel werk gemaakt van : - het beheer en bewaring van de gerechtelijke dossiers; - de invoering van een nationale rol; - het aanleggen van een interne gegevensbank voor de rechtspraak; - de statistieken voor de werking van de rechterlijke orde; - het centraal repertorium voor de gerechtelijke elektronische adressen;

Wat werd in het kader van de informatisering wel reeds gerealiseerd ? A. de externe gegevensbank voor de rechtspraak : 1. Dankzij een samenwerking tussen de Rechterlijke Orde, het CIV, het beheerscomité en een privé-partner (Bull) is sedert vorig jaar de externe gegevensbank voor de rechtspraak, zoals voorzien in de Phenix-I wet, operationeel (http://jure.juridat.just.fgov.be). Deze is vrij te raadplegen via internet. Juridat bestaat uit drie modules : F. een module raadpleging via internet; G. een module voor de invoer van beslissingen, enkel toegankelijk voor personen die een opleiding hebben gevolgd; H. een administratiemodule : enkel toegankelijk voor een heel beperkt aantal personen voor het onderhoud van de applicatie Op 05 oktober 2007 zijn de selectiecriteria voor de te publiceren rechtspraak op Juridat, zoals vastgelegd door het beheerscomité, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Door het beheerscomité en een medewerkster van het CIV werden tot vandaag meer dan 100 personen (magistraten en griffiepersoneel) gevormd om de rechtspraak in Juridat in te voeren.

Bijlage 2

2. De Rechterlijke Orde en het beheerscomité hebben ook een tweetalige universele thesaurus opgesteld (UTU) : aan elke gepubliceerde beslissing wordt een uniek trefwoord gekoppeld. Deze thesaurus zal ook onder hun verantwoordelijkheid verder onderhouden worden. Momenteel bestaat deze thesaurus uit meer dan 6.000 trefwoorden per taalrol. 3. Waar Juridat operationeel is, is er noodzaak om het KB betreffende de anonimisering van de beslissingen, opgenomen in Juridat, te finaliseren. Voordien werd reeds aangedrongen door het beheerscomité bij de FOD Justitie en CRID-eLegis daaraan verder te werken. Dit verzoek is herhaald maar om onduidelijke redenen wordt aan dit verzoek geen gevolg gegeven. B. De modernisering van de gerechtsbrief Op initiatief van het beheerscomité is in september 2007 gestart met de modernisering van de gerechtsbrief : doel was de “blauwe kaart” te vervangen door een gestandardiseerd A4 formulier. Een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de FOD Justitie (administratie en ICT-departement), de Rechterlijke Orde, de firma Axylis, de Commissie Modernisering, de Post en het beheerscomité, heeft de wijziging voorbereid. Op 13 augustus 2008 is het nieuwe Ministeriële Besluit betreffende de gesteldheid van de gerechtsbrief in het Belgisch Staatsblad verschenen. Vanaf 01 oktober 2008 wordt de blauwe kaart vervangen door een drietalig, gestandardiseerd A4 formulier. De gebruikers zijn tijdig via brief en omzendbrief in kennis gesteld van de wijzigingen, een informatiecampagne is op punt gesteld en de verdeling van de nieuwe formulieren zal tijdig gebeurd zijn. Positie van het Beheerscomité : 1. Het Beheerscomité heeft een unieke samenstelling : Rechterlijke Orde en Uitvoerende Macht gelijk vertegenwoordigd met taalevenwicht. De wetgever heeft aan het beheerscomité een centrale rol voorbehouden als wettelijk orgaan. De Minister heeft in zijn beleidsverklaring en het Protocol de rol van het beheerscomité erkend en dit ook met zoveel woorden bevestigd in de Kamercommissie Justitie. Het beheerscomité wil zijn rol en verantwoordelijkheid ten volle waarnemen en bevestigt dit steeds opnieuw. Het moet daartoe echter ook ten volle de gelegenheid krijgen.

Bijlage 2

Het heeft tot vandaag en sedert het verbreken van het contract met Unisys een succesvolle bijdrage geleverd aan de externe gegevensbank voor de rechtspraak Juridat, UTU, de modernisering van de gerechtsbrief. Het meeste tijd wordt opgeslorpt door het voorbereiden van de nationale codes, momenteel voor de vredegerechten. Binnen afzienbare tijd zullen ook de nationale codes voor de politieparketten en de politierechtbanken zich daarbij voegen. Het beheerscomité zet zich ook in om de centrale printing te activeren en zal daarnaast nog andere initiatieven nemen binnen het kader van zijn bevoegdheid en in functie van het creëren van het informatiesysteem voor Justitie. Daarnaast wordt het ook betrokken bij de werklastmeting voor de rechtspraak. Er is een goede samenwerking met de Commissie van Modernisering voor initiatieven die tot de bevoegdheid van de beide organen behoren. 2. Er moet echter worden vastgesteld dat – op vandaag en van hogerhand – wordt gepoogd de rol van het beheerscomité te beperken tot zijn activiteit als “codedienst”. Het beheerscomité neemt deze activiteit waar, maar dit mag slechts één onderdeel zijn van zijn wettelijk omschreven activiteitenpakket. Niettegenstaande herhaalde verzoeken wordt het beheerscomité niet betrokken bij de activiteiten van modernisering van de applicaties vredegerechten, politieparketten en –rechtbanken. Weliswaar is er een veertiendaags “tweetrapsoverleg”1 waarop relaas wordt gedaan van de voortgang maar dit volstaat totaal niet. Zo heeft het beheerscomité er geen enkel zicht op in welke mate geen beslissingen worden genomen die strijdig zijn met de Phenix-wetgeving waardoor naderhand tijd verloren gaat en kosten moeten uitgestaan worden. Tot zijn spijt moet het beheerscomité vaststellen dat heel vaak opmerkingen die door het comité worden gemaakt in het belang van de informatisering (bv. opmerkingen op ontwerp lastencohier, mededelen van opmerkingen van gebruikers) als lastig worden ervaren. 3. Evenmin wordt aan het beheerscomité de personeelsomkadering gegeven om zijn taken – zelfs reeds beperkt tot de codes – te volle waar te nemen, ook al zijn daaromtrent ook in het protocol afspraken gemaakt. Op vandaag moet het beheerscomité zijn opdrachten uitvoeren met 1 (Nl) juriste en 1 (Nl) secretaresse. Sedert oktober 2007 heeft het beheerscomité 2 Franstalige juristen geselecteerd om in dienst te treden. Spijts herhaald en tot vervelens toe aandringen, zijn deze juristen nog steeds niet aangeworven. Integendeel, één van de juristen is benaderd vanuit de Beleidscel om voor MaCH te werken (buiten medeweten van het beheerscomité om).

1

Axylis neemt niet deel aan deze vergaderingen terwijl de Minister naar aanleiding van zijn verklaring van 22 april 2008 in de Kamercommissie Justitie liet uitschijnen dat dit wel het geval zou zijn.

Bijlage 2

4. Wel zal het beheerscomité vanaf medio oktober 2008 nieuwe, moderne lokalen betrekken in het nieuwe gebouw op de hoek Waterloolaan – Jan Jacobsplein. Dit is een uitvoering van het protocolakkoord.

Conclusie De wetgever heeft de mogelijkheid gecreëerd een performant en modern informatiesysteem te realiseren, met de opvolging door diverse organen. De Minister heeft bevestigd dit te willen realiseren. Op vandaag zijn er grote vragen of de wil bestaat dit informatiesysteem werkelijk te realiseren, zelfs stapsgewijs. Op het terrein is hiervan vooralsnog niets echt concreets vast te stellen en het ontwerp lastencohier is hiervan een sprekend voorbeeld. Een projectmanager is nog niet aangeworven terwijl evenmin de organisatiestructuur op punt is gesteld zoals voorzien in het door de Minister van Justitie aanvaard multidisciplinair rapport.

Hans Van Bossuyt Voorzitter BIRO Raadsheer Hof van beroep Gent 23.09.2008

Bijlage 2

Nota betreffende het “Ontwerp lastencohier REA – burgerlijk : (Opdracht via algemene offerteaanvraag met bekendmaking Bijzonder Lastenboek – Afleveren van een applicatie en bijhorende diensten ter informatisering van de rechtbanken van eerste aanleg (burgerlijke procedure) Opm. : De omschrijving in de titel is misleidend: ook de jeugdrechtbank maakt, als afdeling ervan, deel uit van de REA en heeft ook burgerlijke procedures – in de titel en bij Post 1: Analyse (punt 2.1.) zou duidelijker moeten omschreven worden wat juist bedoeld wordt. – Beter zou zijn bv. te spreken van “Ontwerp lastencohier REA, afdeling burgerlijke rechtbank (art. 76 Ger.W.) – Zullen in deze applicatie ook de zaken van de arrondissementsrechtbank worden opgenomen ?? ________ A. Voorafgaandelijk: Tijdens de vergadering van het tweetrapsoverleg op dinsdag 17 juni 2008 werd meegedeeld dat het ontwerp van lastencohier REA burgerlijk op donderdag 26 juni en vrijdag 27 juni 2008 in de lokalen van de Beleidscel van de Minister van Justitie zou kunnen ingekeken worden door de leden van het Beheerscomité. De leden van het BIRO werden hiervan verwittigd teneinde hun agenda te kunnen regelen. Verschillende leden van het BIRO hadden zich geschikt en aangekondigd van deze mogelijkheid gebruik te zullen maken. Op woensdag 25 juni 2008 in de namiddag (omstreeks 15.30 uur) werd het BIRO verwittigd dat het ontwerp lastencohier niet klaar was. Tevens werd medegedeeld dat op de volgende vergadering van het tweetrapsoverleg een nieuwe datum zou worden afgesproken. Teneinde nutteloze verplaatsing te vermijden, werden de leden van het Beheerscomité hiervan onmiddellijk verwittigd. Om de opstellers van het lastencohier te helpen bij de voorbereiding, werd hen nog diezelfde dag – via de Beleidscel – een checklist overgemaakt met aandachtspunten, ook rekening houdende met de Phenix-wetten. Deze checklist wordt nogmaals bij deze nota gevoegd. Daarnaast werd gesuggereerd in het lastencohier een stijlclausule te voorzien waarin op algemene wijze verwezen wordt naar het feit dat de opdrachtnemer rekening dient te houden met de 3 Phenix-wetten. Naar aanleiding van het tweetrapsoverleg van 02 juli 2008 werd geen nieuwe datum medegedeeld waarop het ontwerp lastencohier ter inzage zou zijn. Op maandag 14 juli 2008 werd het BIRO verwittigd dat het ontwerp van lastencohier ter inzage zou liggen van de leden van het Beheerscomité in de lokalen van de Beleidscel op dinsdag 15 en woensdag 16 juli 2008. Onmiddellijk werden per mail de leden van het BIRO ingelicht over deze mogelijkheid, doch gelet op de vakantieperiode en de zeer korte tijd tussen verwittiging en mogelijkheid tot inzage, konden de leden van het Beheerscomité het ontwerp lastencohier niet inzien, met uitzondering van de Ondervoorzitter van het BIRO. Deze laatste kon het echter ook pas inzien op 15 juli 2008 in de namiddag gezien eerder geplande vergaderingen. De Ondervoorzitter van het BIRO liet op woensdag 16 juli 2008 aan de Beleidscel een aantal algemene opmerkingen geworden.

Bijlage 2

De Beleidscel heeft op vrijdag 25 juli en maandag 28 juli 2008 aan de voorzitter van het BIRO de mogelijkheid gegeven het ontwerp van lastencohier alsnog in te zien in de lokalen van de Beleidscel, nadat de voorzitter daar had op aangedrongen. Gelet op deze werkwijze en omstandigheden formuleert het BIRO nu reeds alle nodige voorbehoud nopens de inhoud van dit ontwerp van lastencohier, waarbij tevens wordt vastgesteld dat met de voorafgaandelijke opmerkingen (checklist) geen rekening werd gehouden wat de Phenix-wetten betreft in het ontwerp van lastencohier. De opmerkingen en vaststellingen in deze nota voegen zich bij de reeds door de Ondervoorzitter aan de Beleidscel medegedeelde opmerkingen via mail van 16 juli 2008. Over de technische aspecten worden geen opmerkingen gemaakt omdat dit niet tot de bevoegdheid behoort van het Beheerscomité. De vraag rijst of, ook rekening houdende met de volledige context waarin deze applicatie zal moeten operationeel zijn, het niet aangewezen voorkomt het advies van een bevoegde instantie (bv. Fedict) op technisch gebied in te winnen. Tevens rijst de vraag in welke mate dit ontwerp aan de bevoegde administratie van de FOD Justitie werd voorgelegd wat de juridische aspecten betreft. * *

*

B. Vaststelling: 1. De wetgever heeft, naar aanleiding van de informatisering van Justitie, een wettelijk kader geschapen (3 Phenix-wetten) en wettelijke organen gecreëerd, waaronder het Beheerscomité in een centrale rol en met een duidelijke wettelijke opdracht (artt. 1521 Phenix-I wet). De Phenix-I wet is volledig in uitvoering met uitzondering van 2 artikels (nationale rol en open standaarden). De Phenix-II wet en de Phenix-III wet zijn vooralsnog niet in uitvoering. Het blijft de wens van de wetgever ook deze wetten in werking te laten treden, weze het op een latere datum dan oorspronkelijk voorzien (01 januari 2011 i.p.v. 01 januari 2009 – wetten houdende Diverse Bepalingen I en II). De Minister van Justitie heeft ook meerdere malen en nog in zijn “Newsletter” van juli 2008 bevestigd dat het kantelmoment waarop de Phenix-wetten in werking moeten treden de voornoemde datum is. 2. De Minister van Justitie heeft op 04 juni 2008 met het BIRO en de Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie een protocolakkoord gesloten. Daarin is o.a. bepaald dat het BIRO, in het kader van zijn wettelijke opdracht (die ook nog wordt erkend in de inleiding van het protocol), volledig betrokken zou worden bij de ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en gerelateerde projecten. Tevens werd overeengekomen dat het BIRO zijn kennis, beschikbaarheid en kunde zou ter beschikking stellen ten aanzien van de opstelling van de diverse lastenboeken

Bijlage 2

teneinde te vermijden dat hierin bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met de Phenix-wetten vanuit de bevoegdheid van het BIRO (wat tevens nogmaals bevestigt dat rekening dient gehouden te worden met de bepalingen van de Phenixwetten – het BIRO werkt ook mee aan de diverse uitvoeringsbesluiten). 3. De Minister van Justitie heeft de principes van het rapport van de multidisciplinaire werkgroep van eind juni 2007, aangesteld door zijn voorganger, aanvaard. Dit staat met zoveel woorden in de inleiding tot het afgesloten protocol van 04 juni 2008. In dit rapport werd de strategie en de organisatie vastgelegd en werden tevens een aantal axioma‟s omschreven. Op dit ogenblik en in uitvoering van het door zijn voorganger gesloten contract, is de modernisering van de Mammout-applicaties bezig (Vredegerechten, Politierechtbanken en –parketten). Tevens werden een aantal contracten gesloten (o.a. de centrale printing) waarmee bij de modernisering van deze applicaties rekening moet gehouden worden zoals blijkt uit de aanbesteding van deze modernisering met de firma Axylis. Bedoeling is dat op termijn de diverse applicaties van de instanties, via de realisatie van het stappenplan, geïntegreerd worden in een grote applicatie. Gegevens moeten uitwisselbaar zijn. 4. Onder punt 2.5 van het ontwerp lastencohier wordt gesteld: “ Toekomstige ontwikkeling: “Het huidige bestek heeft betrekking op de eerste fase in de informatisering van de REA (burgerlijke procedure). Deze bevat essentieel de informatisering voor de interne processen, zoals gedefinieerd in de functionele omschrijving. De tweede latere fase betreft de interactie met derden, met uitzondering van een aantal functionaliteiten voorzien in de module betreffende externe communicatie en toegang tot externe databanken. Deze fase heeft geen betrekking op dit bestek en zal verder niet meer besproken worden.” (schema eerste fase rapport multidisciplinaire werkgroep is gevoegd)

Waar dit een uitgangspunt is dat aanvaardbaar is en in overeenstemming met stap A van fase 1 zoals omschreven in het multidisciplinair rapport, zijn er toch een aantal essentiële punten niet in aanmerking genomen. Bij nazicht van het ontwerp van lastencohier wordt vastgesteld dat: - op geen enkel ogenblik sprake is of verwezen wordt naar de Phenix-wetgeving en de daar gestelde imperatieven (cfr. bijgevoegde checklist), terwijl bij de ontwikkeling hiermee rekening moet gehouden worden; -

op geen enkel ogenblik het BIRO als centraal orgaan voor de informatisering van Justitie in zijn wettelijke bevoegdheid, bevestigd in het protocol, wordt erkend laat staan betrokken;

-

met een aantal essentiële axioma‟s geen rekening wordt gehouden, zoals opgenomen in het rapport van de multidisciplinaire werkgroep: o vanaf het begin moet, wat de interactie met derde partijen betreft, bij de informatisering (meer specifiek de basis architectuur) van de interne werking voldoende rekening gehouden worden met het geheel van de noden (interactie met derden, externe toegang voor derden voor het

Bijlage 2

raadplegen van de definitieve procedurestukken en het neerleggen van stukken) o er moet maximaal gebruik gemaakt worden van reeds elektronisch beschikbare gegevens waarbij de Phenix-wetten (en KB‟s) zoveel mogelijk worden nageleefd en de fundamentele opties die daar genomen zijn, worden geëerbiedigd. Dit vertaalt zich in de volgende punten:  consultatie van externe databanken (niet beperkend)  gegevens die gedeeld worden met andere applicaties (nu reeds Vred.Ger., Politierechtbanken en –parketten) dienen centraal beschikbaar te zijn zoals: contacten, organisatie structuur justitie;  centrale definitieve elektronische procedurestukken;  centrale elektronische inventaris;  sterke beveiliging en toegangscontrole via authentieke bronnen;  geavanceerde elektronische handtekening;  bij civiele procedures moet de optie (met daaraan gekoppeld de nodige ondersteuning) om het dossier vanaf de aanvangsfase volledig elektronisch te behandelen voorzien worden;  de wettelijke rol van het Beheerscomité wordt gerespecteerd (o.a. wat de codes en de codedienst betreft); o het contract met de dienstverlener inzake communicatie (DIC) dient uitgevoerd te worden. Dit contract voorziet de implementatie van de centrale verzendingsdienst (zowel elektronisch als op papier). De gerechtelijke elektronische adressen worden via de centrale contacten beheerd; o de nationale rol wordt geïmplementeerd; o operationele management rapporten, nationale statistieken als ook controle rapporten voor het Beheerscomité, zijn onontbeerlijk o vanaf de start moet een functionele architectuur worden opgebouwd die rekening houdt met alle fases, eisen en uitgangspunten waartoe een technische studie noodzakelijk is. Daarbij zijn volgende punten bepalend (zoals opgesomd in het multidisciplinair rapport):  nood van magistraten en derde partijen om transparant, ongeacht plaats en tijd, toegang te hebben tot de officiële

Bijlage 2

procedurestukken (functionaliteit om thuis te werken te implementeren via VPN);  mogelijkheid van elektronische interactie tussen de diverse applicaties via centraal gedeelde gegevens;  archivage van officiële stukken, in een tweede fase de wettelijke archivage;  controle conform de machtiging voor toegang tot externe databanken;  het monitoren van alle toegang tot de centrale databanken;  het beheer van de veiligheidsaspecten op de centrale databanken en de toegang voor derden; transacties en handelingen die uitgevoerd worden op de centrale databanken en interfaces moeten geregistreerd worden, een centrale logging databank dient voorzien te worden en kan enkel geconsulteerd worden via de beheersmodule;  info die nu reeds ter beschikking is, moet beschikbaar blijven (zittingskalenders);  elektronische beslagberichten in aparte logische module;  open identificatiemethode voor derden (d.i. niet beperkt tot eID);  identificatie binnen Phenix op basis van een professioneel nummer, gekoppeld aan het RRN en te bewaren in een authentieke bron;  ondertekenen en neerleggen elektronische stukken conform de Phenix-wetten; (gebruik barcode?)  nationale anonieme statistieken moeten geïsoleerd worden in een aparte databank om geen negatieve impact te hebben op de performantie van de workflow, wat tevens toelaat de gegevens anoniem te maken; -

op geen enkel ogenblik rekening wordt gehouden met de termen van het protocol en de wettelijke taken van het Beheerscomité;

-

hoewel de applicatie wordt ontwikkeld voor de Rechterlijke Orde is de Rechterlijke Orde niet aanwezig in het organisatieorganogram;

-

op geen enkel ogenblik wordt gerefereerd naar:

Bijlage 2

o de thans op handen zijnde modernisering van de applicaties Mammout, niettegenstaande toekomstgericht de diverse applicaties met elkaar moeten kunnen communiceren (cfr. voornoemde axioma‟s), databanken moeten kunnen hergebruikt worden; de toepassingen moeten transparant gemaakt worden zodat kerngegevens en gemeenschappelijke functies gemakkelijk toegankelijk zijn voor andere gerechtelijke instanties; o het feit dat de boekhoudmodule dient geïsoleerd te worden van de workflow zodat deze module kan gebruikt worden door de andere gerechtelijke entiteiten; o de thans in uitvoering zijnde contracten (centrale printing, justscan) hoewel deze wel het voorwerp uitmaken van het contract modernisering Mammout (centrale printing), niet worden vermeld in de opdracht zodat bij de analyse en de ontwikkeling de opdrachtnemer hiermee ten onrechte geen rekening zal houden wat later aanleiding zal geven tot (duur te betalen) change requests. Deze lopende contracten hebben een invloed op het project. Wat de centrale verzendingen betreft, is er de implementatie van het gerechtelijk elektronisch adres en de centrale verzendingsdienst voor zowel elektronische als papieren stukken: per documenttype kunnen per site parameters voorzien worden zodat elke site kan bepalen welke documenten vanaf welk moment lokaal, centraal of via manuele keuze zullen verzonden worden (zowel afgedrukt als elektronisch). Wat justscan betreft, de implementatie van een documentmanagement systeem voor de elektronische opslag van procedure stukken. Om de integreerbaarheid met de lopende projecten, de volgende stappen en de volgende fase te garanderen is daartoe in het multidisciplinair rapport een rol weggelegd voor een externe integrator die gedurende het ganse project over de integriteit, de consistentie, de documentatie en de samenhang moet waken als expert, niet als manager. Deze functie is niet voorzien. -

er geen enkele rekening wordt gehouden met het advies en de beraadslaging van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer wat het gebruik, het verwerken en het behouden van het Rijksregisternummer betreft, te weten : o het advies nr. 13/2006 van 24 mei 2006 betreffende de identificatie en elektronische handtekening; o de beraadslaging RR 17/2006 van 05 juli 2006 betreffende de aanvraag van de FOD Justitie om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken

Bijlage 2

o de beraadslaging nr. 06/054 van 18 juli 2006 met betrekking tot de toegang tot de KSZ-Registers in hoofde van de FOD Justitie Ook al werd dit advies en de beraadslagingen uitgebracht in het kader van het Phenix-project, dit doet niet af aan het feit dat ook thans het RRN zal worden gebruikt en verwerkt, net zoals de KSZ-registers zullen worden geraadpleegd, waardoor de principes onveranderd blijven. Algemeen kan worden gesteld dat, zoals het ontwerp van lastencohier thans voorligt en gelet op de vele lacunes, dit ontwerp niet klaar is voor de markt en een hypotheek wordt gelegd op de informatisering van Justitie. In de huidige staat zijn zware financiële gevolgen niet uit te sluiten om, na aanbesteding, de applicatie nog aan te passen via dure change requests. Dat daarbij ook nodeloos tijd zal verloren gaan is een zo goed als vaststaand feit. * *

* C. Wat de organisatie betreft:

Punt 2.6.2 van het ontwerp van lastencohier bespreekt de organisatie van het project.

1.1. Onder 2.6.2.1 wordt de stuurgroep omschreven : “ De stuurgroep heeft de algemeen (lees : algemene) leiding over het project en neemt alle strategische beslissingen waaronder : beslissingen aangaande de scope en vooruitgang van het project, inzake het categoriseren van de risico’s, inzake aanvaarding en oplevering (milestones, fases), inzake (verschuiving) van de planning (prioritisering), inzake goedkeuren van testscenario’s) aantal werkgroepen – De stuurgroep bestaat uit: a. Een delegatie van de beleidscel van de minister van Justitie b. Een delegatie van de stafdienst ICT van de FOD c. In functie van de te behandelen onderwerpen worden eveneens uitgenodigd: i. Vertegenwoordiger(s) van de uitvoerende firma ii. Vertegenwoordiger(s) van de business (applicatieverantwoordelijke, key-users, het BIRO2, ….)

2

Het BIRO werd hier in de versie ingezien door de voorzitter van het BIRO ingevoegd na de opmerking van de ondervoorzitter per mail van 16 juli 2008.

Bijlage 2

De “stuurgroep” zoals omschreven in het ontwerp van lastencohier vermengt zowel strategische taken als operationele taken. Een absolute scheiding van beide is noodzakelijk voor een goed verloop van het project.

Thans is er enkel voor de technische, materiële uitwerking een “delegatie” terwijl voor het juridische aspect niemand vertegenwoordigd is.

Het is opvallend dat noch de Rechterlijke Orde noch de Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie aanwezig zijn. De aanwezigheid van de Rechterlijke Orde is noodzakelijk aangezien het een applicatie betreft voor de Rechterlijke Orde, de aanwezigheid van de Voorzitter van het Directiecomité is noodzakelijk omwille van de strategische beslissingen die moeten genomen worden en een impact zullen hebben op de werking van zijn administratie en niet enkel op de werking van het CIV. Daarnaast is het opvallend dat de projectmanager die zal worden aangesteld, evenmin aanwezig is in de Stuurgroep. Door zijn functie kan hij niet opgenomen zijn in de delegatie van de stafdienst ICT.

1.2. Het project spreidt zich uit over een zekere termijn en daarbij is het belangrijk dat er oog is voor de continuïteit van diegenen die verantwoordelijk zijn. Een Beleidscel van een Minister heeft per definitie een tijdelijk bestaan en dient, onder de verantwoordelijkheid van de Minister, strategische beslissingen te nemen (“cellule stratégique”). De vraag rijst of het een goede keuze is dat een Beleidscel ook in het operationele luik tussenkomt.

Zoals terecht reeds opgemerkt door de Ondervoorzitter van het Beheerscomité in zijn mail van 16 juli 2008 heeft het Beheerscomité wetshalve een belangrijke rol te spelen in de informatisering van Justitie en dus ook het Stappenplan. Daarom ook heeft de wetgever veel oog gehad voor de specifieke en multidisciplinaire samenstelling van het Beheerscomité: voor de helft samengesteld op voordracht van het Hof van Cassatie en voor de helft samengesteld op voordracht van de Minister van Justitie, een samenwerking tussen de Rechterlijke Orde en de uitvoerende macht. Dit is ook nogmaals bevestigd in het op 04 juni 2008 ondertekende protocol: 2.1.1. In het kader van zijn wettelijke opdracht: volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie….”.

1.3.

Bijlage 2

Het is daarom een absolute vereiste dat aan het Beheerscomité de rol wordt toebedeeld die het wettelijk dient te vervullen en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité permanent aanwezig is in de leidinggevende organen. Hoe valt het trouwens redelijk te verantwoorden dat momenteel een tweewekelijks overleg plaatsheeft in het kader van Cheops Justitie tussen een delegatie van de Beleidscel, een vertegenwoordiging van het CIV en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité, terwijl voor het Beheerscomité geen rol meer zou weggelegd zijn in de stap REA, burgerlijke kamers tenzij subsidiair overgelaten aan en ondergeschikt aan de willekeur van de leden van de Stuurgroep zoals thans geconcipieerd, dit tegen de wil van de wetgever in die juist een centrale rol heeft weggelegd voor het Beheerscomité?

Door het aanvaarden van het multidisciplinair rapport, heeft de Minister ook de organisatiestructuur zoals uitgetekend door de multidisciplinaire werkgroep aanvaard en er is geen enkele aanvaardbare en objectieve reden om hier van af te wijken. Daarom dient de organisatiestructuur te worden overgenomen zoals voorzien in het multidisciplinair rapport onder punt 7: -

Stuurcomité

-

Core Management

-

Governance Board

-

Werkgroep

2. Onder punt 2.6.2.2 worden de werkgroepen omschreven: “diverse werkgroepen onder leiding van projectverantwoordelijke (applicatiebeheerder) en zijn team: verantwoordelijk voor de coördinatie, opvolging en sturing van de werkgroepen. Werkgroep bestaat uit: a. Analisten en projectverantwoordelijke van de firma b. Projectverantwoordelijke van de Stafdienst ICT of zijn afgevaardigde c. De key-users of hun afgevaardigden d. Eventueel experten in het te behandelen domein”

Het ontwerp van lastencohier betreft enkel de burgerlijke kamers van de Rechtbank van Eerste Aanleg. De vraag rijst waarom er meerdere werkgroepen zullen zijn en wat hun respectievelijke bevoegdheden zullen zijn ? Of zal er slechts één werkgroep zijn voor deze instantie en wordt ook gerefereerd naar andere werkgroepen van de andere applicaties?

Bijlage 2

Is het niet aangewezen dat er dan overleg zou zijn tussen deze werkgroepen? In het multidisciplinair rapport was hiervoor de “Governance Board” voorgesteld. Er mag niet uit het oog verloren worden dat er transversale aspecten zullen moeten aan bod komen, waartoe overleg noodzakelijk is tussen nu al Vred.Ger., Pol.Rb. (burgerlijke procedures) en REA burgerlijke kamers. Terug valt op dat, bij de samenstelling van de werkgroepen, het Beheerscomité niet betrokken is, hoewel de centrale wettelijke rol die het Beheerscomité speelt als gevolg van de wet. Het is absoluut vereist dat het BIRO vertegenwoordigd is in alle werkgroepen en actief betrokken wordt bij de analyse en de ontwikkeling. Terecht heeft de ondervoorzitter in zijn reactie al gesteld dat het juist door zijn samenstelling, met ondermeer allerlei vertegenwoordigers uit de gerechtelijke wereld, het ideale orgaan is om hulp te verschaffen en advies te geven om de verschillende aspecten van de applicatie vanuit zijn bevoegdheid mede te helpen ontwikkelen en uit te werken.

* *

*

D. Punctuele opmerkingen wat het ontwerp van lastencohier betreft:

Opmerking: Hieronder worden een aantal opmerkingen gemaakt betreffende het ontwerp lastencohier ten exemplatieven titel en waarbij rekening moet gehouden worden met de hiervoor reeds gemaakte opmerkingen en voorbehouden. Tevens dient het lastencohier afgetoetst te worden aan de bijgevoegde checklist. Bij gebrek aan kopie van het ontwerp, worden deze opmerkingen noodzakelijkerwijs in telegramstijl geformuleerd. -

Punt 1.1.1.3: enkel contactpersonen CIV (projectleider Yves Denoo, Bernard Daminet als verantwoordelijke applicaties RO, adviseur-generaal Geert Dobbelaere) – geen contactpersoon voorzien voor de juridische aspecten

-

Punt 1.1.7.3: toewijzingscriteria: kostprijs 40 % - technische criteria: 60 % - vraag rijst of IF met deze verdeelsleutel zal akkoord gaan

-

Punt 1.1.8: geen presentatie voorzien: kan nochtans heel verhelderend zijn

Bijlage 2

-

Punt 1.2.5.5: ondersteuning door aanbestedende overheid: lokalen worden ter beschikking gesteld - quid deelname personeel FOD aan project (voor technische en juridische kennis en latere opvolging?) (in punt 2.4: deelname van het personeel van de stafdienst ICT is voorzien)

-

Punt 1.2.5.8: Duur van de prestaties: kalender te voegen – hier reeds voorzien rekening houden met periodes van gerechtelijke vakantie?

-

Punt 1.2.6.4: opgeleverde software en documentatie: exclusieve eigendom van FOD – te vermelden: broncode? of is dit inbegrepen?

-

Punt 1.2.7: “de te ontwikkelen applicatie zal (quasi) uitsluitend draaien tijdens de kantooruren der burgerlijke rechtbanken – beschikbaarheid 99,95 % - Quid beslag? Eenzijdig verzoekschrift? Elektronisch neerleggen? Elektronisch consulteren? Moet worden ingeschat naar toekomst toe

-

Punt 1.2.9: minimale termijn van 12 maanden, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering- fasegewijze uitvoering: in stukjes? – te verduidelijken met referentie naar punt 2.3: “garantieperiode echter begint pas na de oplevering van de gehele fase van ontwikkeling, wanneer de volledige testen van de gehele applicatie zijn gebeurd.

-

Punt 2.1: “uit de realisatie van de analyse en de ontwikkeling van een nieuwe informaticatoepassing voor het beheer van dossiers ten behoeve van de REA, burgerlijke procedure (enkel beheer, dus workflow – geen toegang tot? …) – burgerlijke procedure: niet nader te omschrijven zodat geen discussie kan bestaan: bv. ook fiscale procedures inbegrepen, ook procedure arrondissementsrechtbank? – verwijzen naar Ger.W. ?

-

Punt 2.1 – post 3 : “overname van de bestaande gegevens” (punt 6.2.22 : “Overname gegevens huidige applicatie : … De Stuurgroep en eventueel de werkgroepen zullen bepalen welke gegevens overgenomen moeten worden” : dus niet alle gegevens) – het is niet uit te sluiten dat de gebruikers worden uitgesloten (“eventueel”) wat blijkbaar niet de bedoeling is ???

Bijlage 2

-

Te specificeren: onderlinge uitwisseling gegevens over diverse instanties (automatische overname bij transfer dossier)? centraal? uniforme codes?

-

Punt 2.2.1: “workflow van de gegevens tussen de verschillende niveaus van het gerecht (hernemen en verzenden van gegevens in geval van beroep van vredegerechten naar REA en van REA naar hoven van beroep) – quid vanuit Jeugdrechtbank (art. 88 Ger.W. ?) – quid burgerlijke procedures politierechtbank? (wel over gesproken sub 5.2) – quid arrondissementsrechtbank? Quid onderlinge verwijzing na bevoegdheidsincident?

-

Uitgangspunt : gesloten systeem voor beheersing workflow : cfr. initiële opmerkingen en wat moet voorzien worden

-

Punt 2.2.1: niets voorzien i.v.m. tijdig meedelen documenten, procedure bespreking documenten

-

Punt 2.2.2: ook tweetalig – algemeen te voorzien dat alle documenten in de twee landstalen moeten geleverd worden

-

Punt 2.3: planning: generatie documenten staat slechts onder punt 3 terwijl vanaf de inschrijving (punt 1) al documenten moeten verstuurd worden

-

Punt 2.3: punt 5: module voor beheer van o.a. derden: hier is dus principieel al gekozen voor het zelf beheren van de gegevens van derden (???) – quid beheer gegevens gebruikers? – bij de derden wordt, specifiek wat REA betreft, art. 728 §2bis Ger.W. uit het oog verloren (fiscale procedures) !!!

-

Punt 2.3: punt 6: externe communicatie/webservices: o Internet (website, data toegankelijk voor derden, ….) e-mail, toegang externe databanken (meer bepaald KBO, RR en KSZ) – geen beperking databanken te voorzien - VPN o Link met andere applicaties o Elektronische handtekening – is niet correct, dient te zijn: “gekwalificeerde handtekening” of “geavanceerde elektronische handtekening” zoals

Bijlage 2

omschreven in art. 2, 2° van de wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering o Geen sprake van centrale printing – bestaand contract Speos (DIC, GEA) o Geen sprake van Justscan o Geen sprake van toegang door derden tot het systeem (noot: wel beperkt tot 1° fase multidisciplinair rapport – wel al te voorzien, zie hoger) o Geen sprake van gerechtelijk elektronisch adres o Ook te voorzien naar andere databanken toe o Samengevat : er wordt enkel voorzien van opening vanuit systeem naar buiten, niet van buiten naar systeem ????

-

Punt 2.4: “bromcodes”: dient te zijn: “broncodes”

-

Punt 2.4: geen sprake van tweetaligheid documenten

-

Punt 2.5: de burgerlijke rechtbanken moeten in de eerste fase enkel toegang hebben tot KBO, RRN (Rijksregister en BIS register via KSZ)) – quid bv. centraal bestand beslagberichten? andere databanken? – rekening houden met advies en beraadslagingen Privacycommissie (zie hoger)

-

Punt 2.6.1: “4 type gebruikers (administratief personeel, magistraten, partners Justitie, publiek) – in functie van het type: zullen de toegangsrechten worden bepaald” - rekening te houden met art. 12 van de wet van 05 augustus 2006 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de elektronische procesvoering

-

Punt 2.6.1: in BPR “Just in Time”: organisatie sleutelrollen: o Niveau : strategisch tactisch – domein : service – RO : ICT Correspondent (wie ??) – ICT relatiebeheerder o Operationeel : Key User, Gebruiker : geen magistraten ???? o “in de context van dit bestek zijn voornamelijk deze personen van belang die te maken hebben met de applicatie, zijnde de applicatieverantwoordelijke en de key-user aan de kant van de rechterlijke orde en de

Bijlage 2

applicatiebeheerder en applicatiespecialist aan de kant van de Stafdienst ICT. Met betrekking tot dit project zijn zes key-users voorzien, die samen met de applicatiespecialist en zijn team de analyse en ontwikkeling van nabij zullen opvolgen” - personen nodig die het totaal plaatje ook voor ogen hebben – specifieke opdracht en bevoegdheden Beheerscomité – BIRO dient betrokken te zijn - aandacht juridische en transversale aspecten! Op zijn minst moeten magistraten kunnen geconsulteerd worden zoniet aanwezig zijn.

-

Punt 2.6.2.1: De stuurgroep: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft

-

Punt 2.6.2.2: werkgroepen: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft

-

Punt 2.8: procedure voor de change request: vooraleer nieuwe functionaliteit te ontwikkelen: noodzakelijk de mening van de gebruikers te kennen: gevaarlijk: zien dikwijls hun manier van werken en niet het totaal kader, de impact voor andere instanties, applicaties! – beslissing bij stafdienst ICT, rechterlijke orde niet betrokken : kan niet, stafdienst kan niet oordelen over business en juridische aspecten, beperkt tot technische aspecten !!

-

Punt 2.8: “de gebruikers beslissen omtrent het nut van de gevraagde aanpassingen – eindverantwoordelijkheid niet bij gebruikers leggen! Niet aanvaardbaar !!

-

Punt 2.8 : De onderschrijver zal in zijn offerte….. : in de marge staat met de hand geschreven “gewijzigd” : wat is er gewijzigd ???

-

Punt 2.8: niets in verband met tijdig verwittigen, tijdig toesturen tweetalige documenten, het verwerken van de opmerkingen, het bespreken van de opmerkingen, de testscenario’s (details), de opvolging, … (ervaring leert dat gedetailleerde testscenario’s absoluut noodzakelijk zijn)

-

Punt 3: technische vereisten –niet nagegaan: technisch niet bevoegd

Bijlage 2

-

Punt 3.1.1: software structuur: client-server structuur, geheel geïmplementeerd gebruik makende van Java en open standaarden. Hierbij wordt beroep gedaan op de gangbare (J2EE designpatterns) - genoteerd.

-

Punt 3.1.1.1: Client: Rich Desktop Applicatie, gemaakt in Swing of SWT, die de representatielaag implementeert – opm. : zware belasting, RAM geheugen!.

-

Punt 3.1.1.2: Server: Service, Business- en Data laag - genoteerd

-

Punt 3.1.3.1: “de meeste services zullen locaal zijn geïmplementeerd en maken gebruik van de eigen Business en Data laag”: dus niet nationaal, centraal geregistreerd???? met alle gevolgen van dien: verschillende persoonsgegevens, ……

-

Punt 3.1.3.1: “Logischerwijze moet de applicatie ook zelf services verlenen aan externe cliënts. Deze services kunnen in een later stadium verplaatst worden en op die manier extern worden voor de eigen cliënt. Dit moet kunnen gebeuren met minimale impact voor de applicatie”: wat is juist bedoeld?

-

Punt 3.1.3.1: wordt niet voorzien in een modulair systeem zodat niet iedereen altijd tot alles toegang heeft???? (blijkbaar wel : punt 3.1.3.3.1) :”le rôles (sic) permettent d’accéder ou non aux autres services) - quid loggen en controle van toegang, wijzigingen ??? – zie supra opmerkingen

-

Punt 3.1.3.3.2 : “gestion des personnes de justice” : zie Phenix-wet : repertorium – moet centraal beheerd worden !!

-

Punt 3.1.3.3.2: aandacht te vestigen op feit dat een aantal “services” (codes) centraal zullen beheerd worden en andere lokaal

-

Punt 3.3: Tiers ”applications” et “infrastructure”: Single Sign-On – Identity Management!- er zijn wel nog andere wetten en bijzondere wetten en reglementeringen

Bijlage 2

-

Punt 3.6: toegang tot de authentieke bronnen: gebruik van webservices aangeboden door DAV: RRN, KSZ/BCSS; ook KBO – niets voorzien toegang authentieke bron advocaten, gerechtsdeurwaarders, notarissen – advies en beraadslagingen Privacycommissie i.v.m. RRN en KSZ: zie supra

-

Punt 3.7: tests: tweetaligheid documenten

-

Punt 4.1: roll-in: c) tweetaligheid – a) hernemen gegevens uitdrukkelijk te beschrijven door inschrijver – quid met codes? iets te voorzien dat deze zullen moeten gemapt worden met uniforme nationale codes?

-

Punt 4.2: tweetaligheid syllabussen

-

Punt 4.4: helpdesk moeten enkel beschikbaar zijn van 08 uur tot 17 uur – quid beslag? quid eenzijdig verzoekschrift? (beschikkingen à l’hôtel du président) – quid weekends? quid feestdagen ?

-

Punt 5: beschrijving werkzaamheden en de behoeften van de burgerlijke griffie: te vermelden dat dit slechts exemplatief is en niet gedetailleerd wat de beschreven fases betreft

-

Punt 5.2: is slechts heel summier en veralgemeend! – alle voorbehoud voor juridisch niet correcte weergaves – BPM zal detail geven: voorzichtigheidshalve te vermelden o “uit de burgerlijke & gerechtelijke wetboeken”: er is maar 1 B.W. en 1 Ger.W. !! o Een zaak wordt altijd ingeleid op verzoek van een partij, niet meestal o “inventaris van de stukken van waaruit men de stukken moet kunnen visualiseren en die ook automatisch moet kunnen aangevuld worden vanuit applicatie: te spreken over onveranderbaarheid van stukken, formaat waarin stukken worden bewaard, ondertekening van de stukken. o Over de schriftelijke behandeling is helemaal niet gesproken (art. 755 Ger.W.)

Bijlage 2

-

Punt 5.3 : niet te spreken over de mogelijkheid van elektronische betaling van de rolrechten ? in toekomst : mogelijkheid neerleggen via webinterface ??

-

Punt 5.3 : de “nationale rol” is uit het oog verloren !!

-

Punt 5.3.1.3: inleiding via PV van vrijwillige verschijning: het verzoekschrift vrijwillige verschijning wordt door één van de raadslieden opgesteld, niet het proces-verbaal van vrijwillige verschijning: dit dient gecorrigeerd te worden: de griffier stelt het PV van vrijwillige verschijning op

-

Punt 5.3.6: inventaris wordt elektronisch beheerd – niets te voorzien i.v.m. barcode?

-

Punt 5.3.7: o Op eenzijdig verzoekschrift zal de rechter (zeker wat art. 584 Ger.W. betreft) de verzoeker horen o “de zaak wordt pas “voor uitspraak” gesteld, wanneer de griffier het ontwerp van het vonnis heeft ontvangen van de rechter: de zaak wordt voor uitspraak gesteld op de zitting na het sluiten van de debatten!!! dus niet pas na het ontvangen van het ontwerp van het vonnis. o Er is altijd vanaf het begin een inleidingdatum bekend, deze is vermeld in de gedinginleidende akte want anders kunnen de partijen niet verwittigd worden of zijn (bij dagvaarding) o Gerechtsbrieven worden niet alleen verzonden bij de inleiding, ook nadien bij de vaststelling van de zaak voor een zitting

-

Punt 5.3.8: mogelijkheid buitengewone zittingen dient voorzien te worden

-

Punt 5.3.9 : een kamer zal niet, naargelang de dag van de week, uit één of drie magistraten bestaan – in de loop van een zitting kan de zetel wijzigen zelfs voor één zaak !!

-

Punt 5.4.2: is exemplatief, niet limitatief qua voorbeelden (vb. 755 Ger.W.)

Bijlage 2

-

Punt 5.4.2: het project van het vonnis moet toegankelijk zijn voor de magistraat of de magistraten die het zullen uitspreken

-

Punt 5.4.3: is exemplatief

-

Punt 5.5 : er moet hier verwezen worden naar de centrale printing, de DIC, het GEA ??

-

Punt 5: er wordt op geen enkel ogenblik gewag gemaakt van de beslagberichten

-

Punt 5.6.1: er wordt geen gewag gemaakt van de mogelijkheid van elektronische betalingen

-

Punt 5.7.4 : beveiliging en definiëring van de parameters : “de parameters, codes, rekeningen etc. moeten op verschillende niveaus worden gedefinieerd : - door de nationale systeembeheerders wat de nationale parameters, codes, etc. betreft” : dit gaat volledig voorbij aan de Phenix-I wet waar het de wettelijke bevoegdheid van het Beheerscomité (codedienst) is de codes vast te leggen !! Nationale systeembeheerders hebben hier niets met te maken !!!

-

Punt 5.7.4: verwijzing naar het voorzien van een modulair systeem

-

Punt 6.1.1: iets te voorzien voor het beheer van wat in de Phenix-wetten behoort tot de bevoegdheid van het Beheerscomité en ook o.a. de nationale codes

-

Punt 6.1.2: het komt gepast voor hier te vermelden dat alle documenten zowel in het NL als in het Fr moeten opgesteld worden- cfr. Rapport i.v.m. templates

-

Punt 6.1.4: overname van gegevens – quid conformiteit met gegevens Vred.G. en TPP (codes): zelfde databank – niet over te nemen – specificeren – cfr. supra

Bijlage 2

-

Punt 6.1.4: niet te verwijzen naar wijze waarop thans templates gemaakt worden in Vred.G. ? – dubbels niet over te nemen of aan te passen door integratie met Vred.G.

-

Punt 6.1.5: te gebruiken schermresolutie te bepalen?

-

Punt 6.1.6: “Bij een echtscheidingszaak moeten er andere gegevens worden ingevoerd of weergegeven tov een gewone zaak”: dit is te restrictief en moet veralgemeend worden: bv. “voor bepaalde zaken moeten er andere gegevens worden ingevoerd of weergegeven, bv. in een echtscheidingszaak” – contractant zal het anders beperkend uitleggen

-

Punt 6.1.7: te specificeren dat documenten, na generatie, onveranderlijk moeten bewaard worden (formaat? archivering?) (cfr. punt 6.2.11: vanaf handtekening door de rechter en de griffier mag er niets meer gewijzigd worden aan de minuut van de beslissing – controle!)

-

Punt 6.1.8: verwonderlijk dat het eindproduct (vonnis, beschikking) niet in de exemplatieve lijst is opgenomen – is uiteindelijk het belangrijkste document dat ongewijzigd moet bewaard worden

-

Punt 6.2.1: het betreft hier een lastencohier REA dus is het eigenaardig dat een voorbeeld van de arbeidsrechtbanken wordt gegeven – behoudens vergissing zijn er geen rechtbanken van eerste aanleg met een afdeling

-

Punt 6.2.2: toegang tot de applicatie: toegangscontrole gelogd? Controleerbaar? – cfr. supra

-

Punt 6.2.3: “link naar de zaak in vredegerecht, politierechtbank en andere rechtbanken is nodig om nodige gegevens (bvb partijen, advocaten, enz…) over te nemen: er wordt niet verwezen naar de wettelijk voorziene nationale rol

-

Punt 6.2.4: er wordt niet voorzien dat op termijn rekening zal moeten gehouden worden met mogelijkheid van elektronisch neerleggen

Bijlage 2

-

Punt 6.2.6: “bepaalde gegevens zoals partijen, advocaten moeten kunnen gedeactiveerd worden zodat ze bij een outprint niet afgedrukt worden. Dit is bvb het geval wanneer een partij overleden is.” : fout: moet vermeld blijven: ivm hervatting geding, ivm erfgenamen na hervatting geding – bvb: overleden na tussenvonnis: naam overleden partij moet in tussenvonnis vermeld worden

-

Punt 6.2.8: “advokaat” dient te zijn “advocaat

-

Punt 6.2.9: o Openbaar Ministerie is ook aanwezig in bepaalde kamers o Beslagrechter, voorzitter: zetelen wel openbaar, terwijl kamers ook niet openbaar kunnen zetelen (in raadkamer ) – beter: in bepaalde zaken wordt in raadkamer gezeteld en uitgesproken (algemeen) o Mogelijkheid van buitengewone zittingen moet voorzien worden voor een kamer o Wanneer bv. beslagrechter of voorzitter in raadkamer zetelt: geen vaste dag of uur te voorzien

-

Punt 6.2.10: o Voor bepaalde kamers moet het mogelijk zijn te werken zonder maximaal aantal zaken (bv. inleidingkamers) o Vaststellingen in weekend(en feestdagen): moet mogelijk zijn (beslag, art. 584 Ger.W.)

-

Punt 6.2.11: in welk formaat wordt vonnis bewaard?

-

Punt 6.2.14: boekhouding: cfr. multidisciplinair rapport: verwijzen naar boekhoudingmodule Vred.G., ermee rekening houden? ..... – quid (op termijn) verwerken elektronische betalingen: al te vermelden om rekening met te houden

-

Punt 6.2.15: het moet niet alleen mogelijk zijn een inventaris bij te houden, de inventaris moet ab initio verplichtend voorzien worden (punt 5.3.6: inventaris wordt elektronisch beheerd)

Bijlage 2

-

Punt 6.2.16: fichesystemen o Voorzichtigheidshalve nog gesproken van CSR o Geen enkele melding van beslagberichten – ook over te nemen? Gaat over heel groot volume - quid nationaal register beslagberichten? o Opvolgen rechtsmiddelen: is enkel exemplatief (bv. verzet, derdenverzet)

-

Punt 6.2.17: Standaarddocumenten: o Verzendingswijze: hier moet zeker gesproken worden van de centrale printing (DIC, GEA) – cfr. supra o Problematiek inventaris: aan een inventaris van een gerechtsdossier mag niet gewijzigd worden, of indien inschrijving ten onrechte: te schrappen maar met spoor o i.v.m. scanning: te verwijzen naar (mogelijkheid van) Justscan

-

Punt 6.2.19 : Output : terug geen sprake van de centrale printing – logica is zoek : is voorzien voor Vred.G. en TPP, niet voor REA ????

-

Punt 6.2.20: te voorzien dat magistraten en griffiers van thuis uit agenda en taken kunnen beheren – cfr. supra

-

Punt 6.2.21: Beheer module (nationaal & lokaal) o nationaal nummer: vraagteken moet wegvallen – staat in de wet – sequentieel nummer, ook verbonden met andere applicaties o bepaalde codes mogen enkel nationaal beheerd kunnen worden door het Beheerscomité

-

Punt 7: bijlagen – 1. Formulier indiening; 2. Overeenkomst netwerkbescherming; 3. Overeenkomst inzake toegang tot netwerk FOD Justitie; 4. Opleidingen; 5. Prijsformulier (inventaris); 6. Model van formuliervoor presentatie van referenties; 7. Formulier voor CV van aan project toegewezen medewerkers

Bijlage 2

o opleidingen: punt 5 planning van opleidingen: rekening te houden met specificiteiten van justitie (geen opleidingen tijdens gerechtelijke vakantie bv.) – geplande opleidingen moeten tijdig medegedeeld worden zodat de gebruikers zich kunnen organiseren o opleidingen: punt 8: cursusnotities: moeten ook aan de aanbestedende overheid voorgelegd worden ter goedkeuring (net zoals de inhoud van de opleidingen: punt 7 waar dit voorzien is) o opleidingen: punt 10: docenten moeten ook kennis hebben van justitie en de procedure; in ieder geval van de applicatie

Hans Van Bossuyt Voorzitter Beheerscomité 30.07.2008

Bijlage:

1. Checklist Lastencohier Burgerlijk REA – TPI

Bijlage 2

BIJLAGE 3 Brief van 08 oktober 2008 aan de Minister van Justitie

ANNEXE 3 Lettre du 08 octobre 2008 au Ministre de la Justice

Bijlage 3

Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde (BIRO)

Comité de gestion Informatique de l’Ordre Judiciaire (CGIOJ)

CHEOPS JUSTITIE – JUSTICE

De Heer Jo Vandeurzen Minister van Justitie Waterloolaan 115 1000 Brussel Onze Ref HVB/vvh/08-285

Brussel 18 maart 2009

Mijnheer de Minister van Justitie, Betreft: informatisering – Phenix - Cheops Justitie

In 2005-2006 heeft de wetgever resoluut gekozen voor een moderne en performante Justitie. De bestaande applicaties zouden geïntegreerd worden zodat zij zouden kunnen dialogeren met elkaar, het elektronisch dossier werd in het vooruitzicht gesteld en de applicaties zouden toegankelijk zijn voor externen waarvoor de nodige beveiligingsmechanismen zouden voorzien worden. De 3 Phenix-wetten die werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad waren de concretisering van de wens van het Parlement. Waar aanvankelijk was voorzien dat de Phenix-II en de Phenix-III wet ten laatste op 01 januari 2009 zouden in werking treden (met uitzondering van 2 artikels is de Phenix-I wet volledig in uitvoering), werd deze datum door de wetgever recent verschoven naar 01 januari 2011. Een aantal uitvoeringsbesluiten werden ook reeds voorbereid. U hebt ook meermaals bevestigd dat het kantelmoment zich situeert op (uiterlijk) 01 januari 2011. De informatisering zou worden gerealiseerd via het stappenplan, door u Cheops Justitie genoemd. Daarbij bevestigde u ook de principes van het rapport van de multidisciplinaire werkgroep, samengesteld door uw voorganger en waarvan ook een lid van uw Beleidscel deel uitmaakte, te aanvaarden. Het Beheerscomité maakt zich op vandaag heel veel zorgen nopens de finaliteit zoals door de wetgever gewenst. De modernisering van de applicaties van de Vredegerechten, de Politierechtbanken en – parketten (Mammout naar MaCH), waartoe door uw voorganger werd besloten, heeft op vandaag heel wat vertraging opgelopen.

Bijlage 3

Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde Judiciaire (BIRO)

Comité de gestion Informatique de l’Ordre (CGIOJ)


Uit een nota blijkt dat de volledige roll-out zou gerealiseerd zijn medio 2008. Echter, wat de Vredegerechten betreft zijn op vandaag enkel een handvol vredegerechten van de 229 overgeschakeld op MaCH, waarvan dan nog enkele enkel in testfase. De vorming van de toekomstige gebruikers schept heel wat organisatorische problemen. Wat de politieparketten betreft, zou pas onlangs on-site met testen begonnen zijn op enkele locaties wat een gedeelte van de applicatie betreft. Wat de politierechtbanken betreft, zijn er nog helemaal geen testen on-site maar bevindt de modernisering zich nog in het stadium van de voorbereidende vergaderingen met de gebruikers. Vanuit de Rechterlijke Orde worden kritische vragen gesteld naar de oorzaak van deze vertraging die niet gecommuniceerd wordt. Het project van centrale printing ligt volledig stil (hoewel voor Mammout ook aanbesteed) en het Beheerscomité diende het initiatief te nemen om de werkzaamheden te hernemen. De mogelijkheid voor de magistraten om hun just.fgov e-mail thuis te bekijken en agenda te beheren lijkt een stille dood gestorven,… Wat de rechtbanken van eerste aanleg (burgerlijk) betreft, had het Beheerscomité de gelegenheid het ontwerp van lastencohier in te zien in de loop van de maand juli 2008. Kortheidshalve voeg ik bij dit schrijven de door het BIRO gemaakte opmerkingen waarvan de inhoud voor zich spreekt en hier als hernomen wordt aanzien. Er moet worden gesteld dat momenteel dit ontwerp van lastencohier volledig haaks staat op de wil van de wetgever en wat u ook meermaals hebt verwoord. Hoe deze applicatie, zoals thans voorzien, in de piramide zou moeten geïntegreerd worden is een open vraag. Het zet in elk geval een slot op de verdere geïntegreerde bouw. In de huidige stand van zaken moet het BIRO tot zijn spijt vaststellen dat Justitie momenteel heel ver verwijderd is van een geïntegreerd systeem, terwijl uit niets blijkt dat werk wordt gemaakt van een open systeem dat toegankelijk is voor advocaten, andere medewerkers van het gerecht of de burger met inbegrip van elektronische betalingen. De ingeslagen weg naar het elektronisch dossier lijkt verlaten, van gerechtelijke elektronische adressen lijkt geen sprake meer (GEA). Nochtans is de hardware reeds aanwezig om de doelstellingen, weze het gefaseerd, te bereiken. Deze toestand leidt tot heel wat onduidelijkheid en niet alleen het BIRO maar ook de Rechterlijke Orde wenst duidelijkheid zoals blijkt uit diverse vragen die ons worden gericht. Ten aanzien van het buitenland loopt de Belgische justitie intussen een enorme achterstand op wat de elektronische behandeling van de dossiers betreft. Ook wat de positie van het BIRO zelf betreft in het informatiseringsgebeuren maak ik mij zorgen. Het BIRO wil de hem door de wetgever toegekende rol ten volle spelen en zijn bevoegdheden uitoefenen. Het wil op een positieve wijze meewerken aan de realisatie van een performant informatiesysteem zoals door de wetgever gewenst. U heeft herhaaldelijk gewezen op de belangrijke en centrale rol die het BIRO heeft in gans het gebeuren (Beleidsverklaring, Commissie Justitie, Newsletter). Dit werd nogmaals bevestigd met de ondertekening van het Protocol op 04 juni 2008 waarin de rol, de betrokkenheid en de bevoegdheden van het BIRO werden opgenomen. Ik moet echter met heel veel spijt vaststellen dat het BIRO vandaag op een systematische wijze terzijde wordt geschoven om onverklaarbare redenen, spijts de herhaalde vraag Bijlage 3

Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde Judiciaire (BIRO)

Comité de gestion Informatique de l’Ordre (CGIOJ)

CHEOPS JUSTITIE – JUSTICE betrokken te worden bij de werkzaamheden en de mededeling dat wij vanuit onze bevoegdheid alle verantwoordelijkheid willen opnemen. Onze rol wordt vandaag beperkt tot de codes, hoewel onze bevoegdheid heel wat ruimer is.

Het wordt ons niet toegelaten de wettelijke rol te spelen, ook vervat in het protocol, terwijl evenmin de materiële voorzieningen (lokalen) en de personele omkadering (juristen) (vooralsnog) werden gehonoreerd. De bijlagen 2, 3 en 4 zijn desbetreffend duidelijk. Mijnheer de Minister, het BIRO is vandaag heel bezorgd nopens de toestand. Justitie heeft echt nood aan een modern, performant en open systeem. Ik besef dat dit niet van vandaag op morgen kan gerealiseerd worden, dat de negatieve ervaringen uit het verleden tot voorzichtigheid nopen en dat gekozen is om te werken via een stappenplan. Maar dat wat vandaag zichtbaar is, helemaal niet beantwoordt aan wat de wetgever heeft gewild, dat hetgene wat wordt voorbereid zelfs haaks staat op de wetgeving en hiermee zelfs totaal geen rekening houdt, dat een wettelijk orgaan wordt terzijde geschoven dat nochtans wil meewerken en aandringt zijn in het Protocol aanvaarde rol op een positieve wijze te spelen en zijn verantwoordelijkheid op te nemen, is een ontgoocheling niet alleen voor het BIRO maar in eerste instantie voor de Rechterlijke Orde en de medewerkers van het gerecht (zoals het BIRO verneemt naar aanleiding van zijn menigvuldige contacten). Een kopie van dit schrijven laat ik geworden aan het Hof van Cassatie en de Hoge Raad voor de Justitie.

Gelieve te aanvaarden, Mijnheer de Minister, de uitdrukking mijner gevoelens van bijzondere hoogachting.

Voor het Beheerscomité, De Voorzitter

Hans Van Bossuyt

Bijlage 3

BIJLAGE 4 Brief van 08 december 2008 aan de Minister van Justitie

ANNEXE 4 Lettre du 08 décembre 2008 au Ministre de la Justice

Bijlage 4

Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde (BIRO)

Comité de gestion Informatique de l’Ordre Judiciaire (CGIOJ)


De Heer Jo Vandeurzen Minister van Justitie Waterloolaan 115 1000 Brussel Onze Ref HVB/vvh/08-306

Brussel 08 december 2008

Mijnheer de Vice-eerste Minister, Mijnheer de Minister van Justitie,

Betreft: Stappenplan Cheops Justitie

Met zijn omstandige brief met bijlage van 08 oktober 2008 heeft het Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde u zijn bezorgdheid geuit wat het verloop van de informatisering van de Rechterlijke Orde betreft, dit niet alleen wat de huidige situatie betreft maar ook naar de toekomst toe (lastenkohier REA burgerlijk). Ook al ontving het BIRO geen reactie op deze brief, het twijfelt er niet aan dat u inmiddels de passende maatregelen zal genomen hebben zodat deze informatisering kans op slagen zal hebben binnen de door u en de wetgever voor ogen staande visie. In zijn vergadering van 28 november 2008 heeft het BIRO terug kennis genomen van een aantal opmerkingen die geuit worden door gebruikers, zowel wat de modernisering van de applicaties van de Vredegerechten als wat de modernisering van de applicaties voor de Politierechtbanken en –parketten betreft. Het Beheerscomité acht het zijn plicht u deze opmerkingen te signaleren.

Bijlage 4

Zo blijkt de betrokkenheid bij de testen van de gebruikers voor vredegerechten, politieparketten en politierechtbanken niet optimaal te zijn, terwijl het aantal vredegerechten dat op de nieuwe applicatie draait nog steeds onder het beoogde aantal gesitueerd moet worden. Wat de politieparketten betreft, zijn blijkbaar alleen Antwerpen en Liège in testfase, andere sites testen slechts sporadisch bij gebrek aan beschikbare tijd en/of personeel wat een hypotheek legt op de ontwikkeling. Het gebrek aan uitleg, voorbereiding, constant herbeginnen, regressie na verwerken van opmerkingen, geen rekening houden met het gebruik door slechtzienden spijts herhaald aandringen, te wensen overlatende performantie (intern geheugen Pc‟s ?, netwerk ? applicatie ?), problemen met de aansluiting, teachers die te jong zijn en niet de nodige inhoudelijke beroepservaringen hebben, gebrek aan coördinatie, gebrek aan personeel, enz…zorgen voor problemen en nemen de motivatie bij de gebruikers weg. Van zijn kant voert het BIRO de engagementen, zoals opgenomen in het met u ondertekende Protocol, zo loyaal mogelijk uit niettegenstaande het ontoereikende personeelsbestand. Zo zijn de werkzaamheden wat het opstellen van nationale codes voor de vredegerechten betreft, al ver gevorderd en konden reeds een aantal tabellen gefinaliseerd worden. Een aantal andere tabellen zullen eerstdaags ook, na bespreking met de gebruikers en goedkeuring door het Beheerscomité, afgewerkt zijn.

Gelieve te aanvaarden, Mijnheer de Vice-eerste Minister, Mijnheer de Minister van Justitie, de uitdrukking mijner gevoelens van bijzondere hoogachting,

Namens het Beheerscomité, Zijn voorzitter,

Hans Van Bossuyt

Bijlage 4

BIJLAGE 5 Brief van 07 januari 2009 aan de Minister van Justitie

ANNEXE 5 Lettre du 07 janvier 2009 au Ministre de la Justice

Bijlage 5

De Heer Stefaan De Clerck Minister van Justitie Waterloolaan 115 1000 Brussel

Onze Ref HVB/vvh/09-012

Brussel 07 januari 2009

Mijnheer de Minister van Justitie, Betreft: Informatisering Justitie – stappenplan Cheops Justitie – Phenix Namens de leden en personeelsleden van het Beheerscomité Phenix, door uw voorganger hernoemd tot Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde, de ondervoorzitter en in eigen naam wens ik u van harte te feliciteren met uw benoeming tot Minister van Justitie. Ik kan u verzekeren dat het Beheerscomité zich, vanuit zijn wettelijke opdracht en zijn multidisciplinaire samenstelling, onder uw beleid verder zal blijven inzetten om de informatisering van Justitie tot een goed einde te helpen brengen. Justitie moet met de ondersteuning en het gebruik van de nieuwe informaticatools en –mogelijkheden een performant en modern instrument krijgen dat aan de behoeften zowel van de interne gebruikers als de externe medewerkers van het gerecht kan tegemoetkomen. De Phenix-wetten vormen daartoe een gepast wettelijk kader en heel wat voorbereidend werk is reeds verricht wat diverse uitvoeringsbesluiten betreft. Ook de externe gegevensbank van de rechtspraak is operationeel (Juridat), kent heel wat succes en het uitvoeringsbesluit voor de anonimisering van de beslissingen is quasi afgewerkt. De politieke beslissing zou thans moeten kunnen genomen worden om deze Koninklijke Besluiten verder af te werken (centrale printing, gerechtelijk elektronisch adres). In het verleden zag het Beheerscomité zich verplicht te wijzen op een aantal belangrijke knelpunten die een hypotheek dreigen leggen op het informatiseringstraject. Aan uw voorganger liet het Beheerscomité een aantal brieven geworden waarop geen reactie kwam en welke als bijlagen worden gevoegd voor uw informatie. Ongetwijfeld zal de politieke toestand hierin een rol hebben gespeeld. Het Beheerscomité hoopt in elk geval dat met deze opmerkingen rekening zal worden gehouden en is steeds bereid u mondeling de nodige toelichting te verstrekken.

Bijlage 5

Gelieve te aanvaarden, Mijnheer de Minister van Justitie, de uitdrukking van mijn gevoelens van bijzondere hoogachting.

Hans Van Bossuyt Voorzitter Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde

Bijlagen : 1. brief van 08 oktober 2008 met bijlage 2. brief van 08 december 2008

Bijlage 5

BIJLAGE 6 Mail van 26 januari 2009 aan de Directeur van de Beleidscel

ANNEXE 6 Mail du 26 janvier 2009 au Directeur de la Cellule Stratégique

Bijlage 6

From: Carmelo Zaiti Date: 26 janv. 2009 15:36 Subject: rdv To: [email protected] Monsieur le Directeur de Cabinet, je n'ai pas eu l'occasion, et je le regrette, de vous rencontrer lors de la réception de Nouvel an du SPF Justice ce 16 janvier dernier étant donné que j'y suis resté un court moment. A partir de ce 2 février prochain, j'assumerai la charge de la présidence du Comité de gestion Informatique de l'Ordre Judiciaire et il me semble utile et important de vous rencontrer à une date qui rencontre vos meilleures convenances en vue de conférer au sujet des perspectives de travail et de collaboration entre la Cellule stratégique que vous dirigez et le Comité de gestion. Je vous remercie donc de bien vouloir accepter de me recevoir à cet effet ce dont je vous remercie. Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l'assurance de ma considération la plus distinguée. Carmelo Zaiti Vice-président du Comité de gestion Informatique de l'Ordre Judiciaire

Bijlage 6

BIJLAGE 7 Brief van 09 februari 2009 aan de Minister van Justitie

ANNEXE 7 Lettre du 09 février 2009 au Ministre de la Justice

Bijlage 7

Monsieur Stefaan De Clerck Ministre de la Justice Damkaai 7 8500 Kortrijk

Notre Ref CZ/vvh/G1-003

Bruxelles 09 février 2009

Monsieur le Ministre, Concerne: Informatisation de l’Ordre Judiciaire J‟ai pris connaissance avec satisfaction des propos que vous avez tenus lors de l‟émission télévisée „De Zevende Dag‟ ainsi que ceux diffusés dans la presse écrite. Ceux-ci ont eu pour effet de faire naître dans le chef de mes collègues, membres du Comité de gestion, un certain espoir, déçus depuis de très nombreux mois d‟une évidente et incompréhensible mise à l‟écart du Comité. Il est indéniable que le Comité de gestion Informatique de l‟Ordre Judiciaire constitue l‟organe légal essentiel mis notamment à disposition de la politique que vous envisagez de mener en la matière. Je suis convaincu que vous ne manquerez pas de prendre en considération les disponibilités, les connaissances et compétences du Comité. Je reste à cet égard à votre entière disposition et attends donc de vos nouvelles à ce sujet. Je vous prie de croire, Monsieur le Ministre, à l‟assurance de ma plus haute considération.

Carmelo Zaiti Le Président du Comité de gestion Informatique de l‟Ordre Judiciaire

Bijlage 7

BIJLAGE 8 a) Mail van 16 juli 2008 aan Beleidscel in verband met ontwerp lastencohier

ANNEXE 8 a) Mail du 16 juillet 2008 à la Cellule Stratégique en relation avec le cahier des charges

Bijlage 8a)

Mail van 16.07.2008 i.v.m. lastencohier Van: [email protected] [mailto:[email protected]] Namens Carmelo Zaiti Verzonden: woensdag 16 juli 2008 12:36 Aan: [email protected]; Van Bossuyt, Hans; Houba, Georges; Koenraad Maenhout; Koen Maenhout; Koen Maenhout; Kurt Debruyne; Guinotte, Laurent; Erwin Dernicourt; Michael Herbatschek; Jozef Van Nuffel; Diane Van Belle; Jean Deleuze; Pol Van Iseghem; Christophe Philippe; Marc Cottyn; Beuken, Monique; Silvain Weyers Onderwerp: Projet chahier des charges TPI/ Lastencohier burgerlijk REA

Chers Ruben et Koen, Je fais suite à la lecture que j'ai pu faire hier du projet de cahier des charges relatif à l'application concernant les TPI. Force est de constater que le document ne fait absolument aucune référence aux lois Phenix ni à la plupart des points, inspirés de celles-ci, figurant dans la note qui vous avait été adressée par Hans Van Bossuyt au nom du Comité de gestion Informatique de l'Ordre judiciaire. Il ne semble pas non plus y avoir la moindre trace d'influence du rapport du groupe multidisciplinaire. D'autre part il est à supposer que le Fedict sera consulté au sujet de ce projet indépendamment de cette rupture avec les différentes lois existantes en la matière. Ce constat étant fait, sous réserve d'autres remarques ou observations, ou de remarques ou observations plus précises ou plus complètes, notamment de la part de mes collègues, il me semble que les différentes caractéristiques propres à un système modulaire intégrable à un système global font généralement défaut : qu'en est 'il en effet du dossier électronique, de l'impression centralisée, des accès par e-ID dans le projet …. ? En quoi et comment les rédacteurs du projet du cahier des charges concerné ont t'ils tenu compte des considérations reprises dans le protocole qui a été signé le 3 juin dernier entre Monsieur le Ministre de la justice, le SPF Justice et le Comité de gestion Informatique de l'ordre judicaire ? En effet le nom du Comité de gestion Informatique de l'Ordre judiciaire appelé à jouer , selon le protocole et ce sans tenir compte de la loi du 10 août 2005, un rôle important dans le développement du plan échelonné CHEOPS Justice ne figure à aucun endroit du projet. Ne doit il pas figurer, lui ou ses représentants, dans le « stuurgroep » et même dans le « werkgroep » . N'est 'il pas de par sa composition reprenant un peu l'ensemble des représentants du monde judiciaire, l'organe idéal pour fournir aide, conseil et avis quant aux différents aspects des applications à concevoir et à mettre ne œuvre ? Enfin quelques remarques de détails et portant sur quelques points du projet : -

il important de rappeler dans les différentes phases que la firme soumissionnaire devra tenir compte de l'influence de la période des vacances

Bijlage 8a)

-

judiciaires donc non seulement au point 2.9 page 39 mais également au point 4.3 page 52 et au point 5 de la page 89. il importe de préciser aussi que les manuels (syllabus) prévus à la page 52 point 4.2 seront établis dans les deux langues comme la formation technique ; à la page 48, point 3.6 il est sans doute préférable de ne pas limiter les accès aux banques de données RN et BCSS mais aux autres banques de données utiles au fonctionnement de la justice et au sujet desquels des projets sont en préparation comme par exemple la Banque Nationale, le Banque Carrefour des Entreprises, dont les données sont déjà consultables par les tribunaux de commerce, …

Je vous remercie de votre bonne attention. Je vous prié d'agréer mes meilleures salutations Carmelo Zaiti ----------------------------------------------------------Geachte,

Na de lezing van het lastenboek betreffende de applicatie voor de vredegerechten, stel ik het volgende vast.

Het valt op dat het hele document geen enkele verwijzing naar de Phenix-wetten maakt, noch naar de aandachtspunten verwoord in de nota van mijnheer Hans Van Bossuyt in naam van het BIRO. Eveneens is er geen spoor van wat in het rapport van de multidisciplinaire groep staat. Langs de andere kant mag ik toch wel aannemen dat Fedict geraadpleegd zal worden in dit project, los van het feit dat men de verscheidene heersende wetten in deze materie thans opzij duwt.

Dit heb ik vastgesteld onder voorbehoud van andere opmerkingen of aanmerkingen , of meer nauwkeurige of vervolledigende opmerkingen of aanmerkingen vanwege mijn collega's. Tevens blijkt mij dat verschillende karakteristieken eigen aan een modulair systeem inpasbaar in een globaal systeem ontbreken: hoe staat het in het project met het elektronisch dossier, de centrale printing, de toegang met de e-ID.... In hoever hebben de opstellers van het lastenboek rekening gehouden met de overwegingen opgenomen in het protocol dat ondertekend werd op 3 juni laatstleden tussen de Minister van Justitie, FOD-Justitie

Bijlage 8a)

en het Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde?

Het valt op dat de naam van het Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde, dat nochtans volgens het protocol, zelfs zonder rekening te houden met de Wet van 10 augustus 2005, een belangrijke rol te spelen heeft in het Stappenplan Cheops-justitie, zelfs op geen enkele plaats voorkomt in het project.

Is het niet juist door zijn samenstelling, met ondermeer allerlei vertegenwoordigers uit de gerechterlijke wereld, het ideale orgaan om hulp te verschaffen en advies te geven om de verschillende aspecten van de applicatie te ontwikkelen en uit te werken?

Tot slot nog enkele gedetailleerde opmerkingen op de volgende punten van het project: 





het is belangrijk te herinneren in de verschillende fasen dat de ingeschreven firma rekening zal moeten houden met de invloed van de periode van het gerechtelijk verlof, niet alleen op punt 2.9 pagina 39, maar eveneens op punt 4.3 pagina 52 et op punt 5 van pagina 89; belangrijk is ook te benadrukken dat eveneens de handleidingen (syllabus) voorzien op pagina 52 punt 4.2 in de twee talen opgemaakt zullen worden zoals de technische opleiding; Op pagina 48, punt 3.6 is het zonder twijfel beter de toegang niet te beperken tot de gegevensbanken van het Nationaal register en de Kruispuntbank sociale zekerheid , maar ook uit te breiden naar andere gegevensbanken die nuttig zijn voor de goede werking van justitie en waar thans projecten in voorbereiding zijn zoals bijvoorbeeld bij de Nationale Bank, de Kruispuntbank van ondernemingen, waar de gegevens reeds te raadplegen zijn door de rechtbanken van koophandel, ….

U voor uw aandacht dankend, verblijf ik met de meeste hoogachting, Carmelo Zaiti

Bijlage 8a)

BIJLAGE 8 b) Nota betreffende het ‘Ontwerp lastencohier REA burgerlijk’

ANNEXE 8 b) Note concernant la ‘projet de cahier des charges TPI civil’

Bijlage 8 b)

Nota betreffende het “Ontwerp lastencohier REA – burgerlijk : (Opdracht via algemene offerteaanvraag met bekendmaking Bijzonder Lastenboek – Afleveren van een applicatie en bijhorende diensten ter informatisering van de rechtbanken van eerste aanleg (burgerlijke procedure) Opm. : De omschrijving in de titel is misleidend: ook de jeugdrechtbank maakt, als afdeling ervan, deel uit van de REA en heeft ook burgerlijke procedures – in de titel en bij Post 1: Analyse (punt 2.1.) zou duidelijker moeten omschreven worden wat juist bedoeld wordt. – Beter zou zijn bv. te spreken van “Ontwerp lastencohier REA, afdeling burgerlijke rechtbank (art. 76 Ger.W.) – Zullen in deze applicatie ook de zaken van de arrondissementsrechtbank worden opgenomen ?? ________ E. Voorafgaandelijk: Tijdens de vergadering van het tweetrapsoverleg op dinsdag 17 juni 2008 werd meegedeeld dat het ontwerp van lastencohier REA burgerlijk op donderdag 26 juni en vrijdag 27 juni 2008 in de lokalen van de Beleidscel van de Minister van Justitie zou kunnen ingekeken worden door de leden van het Beheerscomité. De leden van het BIRO werden hiervan verwittigd teneinde hun agenda te kunnen regelen. Verschillende leden van het BIRO hadden zich geschikt en aangekondigd van deze mogelijkheid gebruik te zullen maken. Op woensdag 25 juni 2008 in de namiddag (omstreeks 15.30 uur) werd het BIRO verwittigd dat het ontwerp lastencohier niet klaar was. Tevens werd medegedeeld dat op de volgende vergadering van het tweetrapsoverleg een nieuwe datum zou worden afgesproken. Teneinde nutteloze verplaatsing te vermijden, werden de leden van het Beheerscomité hiervan onmiddellijk verwittigd. Om de opstellers van het lastencohier te helpen bij de voorbereiding, werd hen nog diezelfde dag – via de Beleidscel – een checklist overgemaakt met aandachtspunten, ook rekening houdende met de Phenix-wetten. Deze checklist wordt nogmaals bij deze nota gevoegd. Daarnaast werd gesuggereerd in het lastencohier een stijlclausule te voorzien waarin op algemene wijze verwezen wordt naar het feit dat de opdrachtnemer rekening dient te houden met de 3 Phenix-wetten. Naar aanleiding van het tweetrapsoverleg van 02 juli 2008 werd geen nieuwe datum medegedeeld waarop het ontwerp lastencohier ter inzage zou zijn. Op maandag 14 juli 2008 werd het BIRO verwittigd dat het ontwerp van lastencohier ter inzage zou liggen van de leden van het Beheerscomité in de lokalen van de Beleidscel op dinsdag 15 en woensdag 16 juli 2008. Onmiddellijk werden per mail de leden van het BIRO ingelicht over deze mogelijkheid, doch gelet op de vakantieperiode en de zeer korte tijd tussen verwittiging en mogelijkheid tot inzage, konden de leden van het Beheerscomité het ontwerp lastencohier niet inzien, met uitzondering van de Ondervoorzitter van het BIRO. Deze laatste kon het echter ook pas inzien op 15 juli 2008 in de namiddag gezien eerder geplande vergaderingen. De Ondervoorzitter van het BIRO liet op woensdag 16 juli 2008 aan de Beleidscel een aantal algemene opmerkingen geworden. De Beleidscel heeft op vrijdag 25 juli en maandag 28 juli 2008 aan de voorzitter van het BIRO de mogelijkheid gegeven het ontwerp van lastencohier alsnog in te zien in de lokalen van de Beleidscel, nadat de voorzitter daar had op aangedrongen.

Bijlage 8 b)

Gelet op deze werkwijze en omstandigheden formuleert het BIRO nu reeds alle nodige voorbehoud nopens de inhoud van dit ontwerp van lastencohier, waarbij tevens wordt vastgesteld dat met de voorafgaandelijke opmerkingen (checklist) geen rekening werd gehouden wat de Phenix-wetten betreft in het ontwerp van lastencohier. De opmerkingen en vaststellingen in deze nota voegen zich bij de reeds door de Ondervoorzitter aan de Beleidscel medegedeelde opmerkingen via mail van 16 juli 2008. Over de technische aspecten worden geen opmerkingen gemaakt omdat dit niet tot de bevoegdheid behoort van het Beheerscomité. De vraag rijst of, ook rekening houdende met de volledige context waarin deze applicatie zal moeten operationeel zijn, het niet aangewezen voorkomt het advies van een bevoegde instantie (bv. Fedict) op technisch gebied in te winnen. Tevens rijst de vraag in welke mate dit ontwerp aan de bevoegde administratie van de FOD Justitie werd voorgelegd wat de juridische aspecten betreft. * *

*

F. Vaststelling: 1. De wetgever heeft, naar aanleiding van de informatisering van Justitie, een wettelijk kader geschapen (3 Phenix-wetten) en wettelijke organen gecreëerd, waaronder het Beheerscomité in een centrale rol en met een duidelijke wettelijke opdracht (artt. 15-21 Phenix-I wet). De Phenix-I wet is volledig in uitvoering met uitzondering van 2 artikels (nationale rol en open standaarden). De Phenix-II wet en de Phenix-III wet zijn vooralsnog niet in uitvoering. Het blijft de wens van de wetgever ook deze wetten in werking te laten treden, weze het op een latere datum dan oorspronkelijk voorzien (01 januari 2011 i.p.v. 01 januari 2009 – wetten houdende Diverse Bepalingen I en II). De Minister van Justitie heeft ook meerdere malen en nog in zijn “Newsletter” van juli 2008 bevestigd dat het kantelmoment waarop de Phenix-wetten in werking moeten treden de voornoemde datum is. 2. De Minister van Justitie heeft op 04 juni 2008 met het BIRO en de Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie een protocolakkoord gesloten. Daarin is o.a. bepaald dat het BIRO, in het kader van zijn wettelijke opdracht (die ook nog wordt erkend in de inleiding van het protocol), volledig betrokken zou worden bij de ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en gerelateerde projecten. Tevens werd overeengekomen dat het BIRO zijn kennis, beschikbaarheid en kunde zou ter beschikking stellen ten aanzien van de opstelling van de diverse lastenboeken teneinde te vermijden dat hierin bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met de Phenix-wetten vanuit de bevoegdheid van het BIRO (wat tevens nogmaals bevestigt dat rekening dient gehouden te worden met de bepalingen van de Phenix-wetten – het BIRO werkt ook mee aan de diverse uitvoeringsbesluiten). 3. De Minister van Justitie heeft de principes van het rapport van de multidisciplinaire werkgroep van eind juni 2007, aangesteld door zijn voorganger, aanvaard. Dit staat met zoveel woorden in de inleiding tot het afgesloten protocol van 04 juni 2008. In dit rapport werd de strategie en de organisatie vastgelegd en werden tevens een aantal axioma‟s omschreven.

Bijlage 8 b)

Op dit ogenblik en in uitvoering van het door zijn voorganger gesloten contract, is de modernisering van de Mammout-applicaties bezig (Vredegerechten, Politierechtbanken en – parketten). Tevens werden een aantal contracten gesloten (o.a. de centrale printing) waarmee bij de modernisering van deze applicaties rekening moet gehouden worden zoals blijkt uit de aanbesteding van deze modernisering met de firma Axylis. Bedoeling is dat op termijn de diverse applicaties van de instanties, via de realisatie van het stappenplan, geïntegreerd worden in een grote applicatie. Gegevens moeten uitwisselbaar zijn. 4. Onder punt 2.5 van het ontwerp lastencohier wordt gesteld: “ Toekomstige ontwikkeling: “Het huidige bestek heeft betrekking op de eerste fase in de informatisering van de REA (burgerlijke procedure). Deze bevat essentieel de informatisering voor de interne processen, zoals gedefinieerd in de functionele omschrijving. De tweede latere fase betreft de interactie met derden, met uitzondering van een aantal functionaliteiten voorzien in de module betreffende externe communicatie en toegang tot externe databanken. Deze fase heeft geen betrekking op dit bestek en zal verder niet meer besproken worden.” (schema eerste fase rapport multidisciplinaire werkgroep is gevoegd)

Waar dit een uitgangspunt is dat aanvaardbaar is en in overeenstemming met stap A van fase 1 zoals omschreven in het multidisciplinair rapport, zijn er toch een aantal essentiële punten niet in aanmerking genomen. Bij nazicht van het ontwerp van lastencohier wordt vastgesteld dat: - op geen enkel ogenblik sprake is of verwezen wordt naar de Phenix-wetgeving en de daar gestelde imperatieven (cfr. bijgevoegde checklist), terwijl bij de ontwikkeling hiermee rekening moet gehouden worden; - op geen enkel ogenblik het BIRO als centraal orgaan voor de informatisering van Justitie in zijn wettelijke bevoegdheid, bevestigd in het protocol, wordt erkend laat staan betrokken; - met een aantal essentiële axioma‟s geen rekening wordt gehouden, zoals opgenomen in het rapport van de multidisciplinaire werkgroep: o vanaf het begin moet, wat de interactie met derde partijen betreft, bij de informatisering (meer specifiek de basis architectuur) van de interne werking voldoende rekening gehouden worden met het geheel van de noden (interactie met derden, externe toegang voor derden voor het raadplegen van de definitieve procedurestukken en het neerleggen van stukken) o er moet maximaal gebruik gemaakt worden van reeds elektronisch beschikbare gegevens waarbij de Phenix-wetten (en KB‟s) zoveel mogelijk worden nageleefd en de fundamentele opties die daar genomen zijn, worden geëerbiedigd. Dit vertaalt zich in de volgende punten:  consultatie van externe databanken (niet beperkend)  gegevens die gedeeld worden met andere applicaties (nu reeds Vred.Ger., Politierechtbanken en –parketten) dienen centraal beschikbaar te zijn zoals: contacten, organisatie structuur justitie;  centrale definitieve elektronische procedurestukken;  centrale elektronische inventaris;  sterke beveiliging en toegangscontrole via authentieke bronnen;  geavanceerde elektronische handtekening;  bij civiele procedures moet de optie (met daaraan gekoppeld de nodige ondersteuning) om het dossier vanaf de aanvangsfase volledig elektronisch te behandelen voorzien worden;

Bijlage 8 b)

-

 de wettelijke rol van het Beheerscomité wordt gerespecteerd (o.a. wat de codes en de codedienst betreft); o het contract met de dienstverlener inzake communicatie (DIC) dient uitgevoerd te worden. Dit contract voorziet de implementatie van de centrale verzendingsdienst (zowel elektronisch als op papier). De gerechtelijke elektronische adressen worden via de centrale contacten beheerd; o de nationale rol wordt geïmplementeerd; o operationele management rapporten, nationale statistieken als ook controle rapporten voor het Beheerscomité, zijn onontbeerlijk o vanaf de start moet een functionele architectuur worden opgebouwd die rekening houdt met alle fases, eisen en uitgangspunten waartoe een technische studie noodzakelijk is. Daarbij zijn volgende punten bepalend (zoals opgesomd in het multidisciplinair rapport):  nood van magistraten en derde partijen om transparant, ongeacht plaats en tijd, toegang te hebben tot de officiële procedurestukken (functionaliteit om thuis te werken te implementeren via VPN);  mogelijkheid van elektronische interactie tussen de diverse applicaties via centraal gedeelde gegevens;  archivage van officiële stukken, in een tweede fase de wettelijke archivage;  controle conform de machtiging voor toegang tot externe databanken;  het monitoren van alle toegang tot de centrale databanken;  het beheer van de veiligheidsaspecten op de centrale databanken en de toegang voor derden; transacties en handelingen die uitgevoerd worden op de centrale databanken en interfaces moeten geregistreerd worden, een centrale logging databank dient voorzien te worden en kan enkel geconsulteerd worden via de beheersmodule;  info die nu reeds ter beschikking is, moet beschikbaar blijven (zittingskalenders);  elektronische beslagberichten in aparte logische module;  open identificatiemethode voor derden (d.i. niet beperkt tot e-ID);  identificatie binnen Phenix op basis van een professioneel nummer, gekoppeld aan het RRN en te bewaren in een authentieke bron;  ondertekenen en neerleggen elektronische stukken conform de Phenixwetten; (gebruik barcode?)  nationale anonieme statistieken moeten geïsoleerd worden in een aparte databank om geen negatieve impact te hebben op de performantie van de workflow, wat tevens toelaat de gegevens anoniem te maken; op geen enkel ogenblik rekening wordt gehouden met de termen van het protocol en de wettelijke taken van het Beheerscomité; hoewel de applicatie wordt ontwikkeld voor de Rechterlijke Orde is de Rechterlijke Orde niet aanwezig in het organisatieorganogram; op geen enkel ogenblik wordt gerefereerd naar: o de thans op handen zijnde modernisering van de applicaties Mammout, niettegenstaande toekomstgericht de diverse applicaties met elkaar moeten kunnen communiceren (cfr. voornoemde axioma‟s), databanken moeten kunnen hergebruikt worden; de toepassingen moeten transparant gemaakt worden zodat kerngegevens en gemeenschappelijke functies gemakkelijk toegankelijk zijn voor andere gerechtelijke instanties;

Bijlage 8 b)

o het feit dat de boekhoudmodule dient geïsoleerd te worden van de workflow zodat deze module kan gebruikt worden door de andere gerechtelijke entiteiten; o de thans in uitvoering zijnde contracten (centrale printing, justscan) hoewel deze wel het voorwerp uitmaken van het contract modernisering Mammout (centrale printing), niet worden vermeld in de opdracht zodat bij de analyse en de ontwikkeling de opdrachtnemer hiermee ten onrechte geen rekening zal houden wat later aanleiding zal geven tot (duur te betalen) change requests. Deze lopende contracten hebben een invloed op het project. Wat de centrale verzendingen betreft, is er de implementatie van het gerechtelijk elektronisch adres en de centrale verzendingsdienst voor zowel elektronische als papieren stukken: per documenttype kunnen per site parameters voorzien worden zodat elke site kan bepalen welke documenten vanaf welk moment lokaal, centraal of via manuele keuze zullen verzonden worden (zowel afgedrukt als elektronisch). Wat justscan betreft, de implementatie van een documentmanagement systeem voor de elektronische opslag van procedure stukken. Om de integreerbaarheid met de lopende projecten, de volgende stappen en de volgende fase te garanderen is daartoe in het multidisciplinair rapport een rol weggelegd voor een externe integrator die gedurende het ganse project over de integriteit, de consistentie, de documentatie en de samenhang moet waken als expert, niet als manager. Deze functie is niet voorzien. - er geen enkele rekening wordt gehouden met het advies en de beraadslaging van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer wat het gebruik, het verwerken en het behouden van het Rijksregisternummer betreft, te weten : o het advies nr. 13/2006 van 24 mei 2006 betreffende de identificatie en elektronische handtekening; o de beraadslaging RR 17/2006 van 05 juli 2006 betreffende de aanvraag van de FOD Justitie om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken o de beraadslaging nr. 06/054 van 18 juli 2006 met betrekking tot de toegang tot de KSZ-Registers in hoofde van de FOD Justitie Ook al werd dit advies en de beraadslagingen uitgebracht in het kader van het Phenixproject, dit doet niet af aan het feit dat ook thans het RRN zal worden gebruikt en verwerkt, net zoals de KSZ-registers zullen worden geraadpleegd, waardoor de principes onveranderd blijven. Algemeen kan worden gesteld dat, zoals het ontwerp van lastencohier thans voorligt en gelet op de vele lacunes, dit ontwerp niet klaar is voor de markt en een hypotheek wordt gelegd op de informatisering van Justitie. In de huidige staat zijn zware financiële gevolgen niet uit te sluiten om, na aanbesteding, de applicatie nog aan te passen via dure change requests. Dat daarbij ook nodeloos tijd zal verloren gaan is een zo goed als vaststaand feit. * *

* G. Wat de organisatie betreft:

Punt 2.6.2 van het ontwerp van lastencohier bespreekt de organisatie van het project.

1.1.

Bijlage 8 b)

Onder 2.6.2.1 wordt de stuurgroep omschreven : “ De stuurgroep heeft de algemeen (lees : algemene) leiding over het project en neemt alle strategische beslissingen waaronder : beslissingen aangaande de scope en vooruitgang van het project, inzake het categoriseren van de risico’s, inzake aanvaarding en oplevering (milestones, fases), inzake (verschuiving) van de planning (prioritisering), inzake goedkeuren van testscenario’s) aantal werkgroepen – De stuurgroep bestaat uit: a. Een delegatie van de beleidscel van de minister van Justitie b. Een delegatie van de stafdienst ICT van de FOD c. In functie van de te behandelen onderwerpen worden eveneens uitgenodigd: i. Vertegenwoordiger(s) van de uitvoerende firma ii. Vertegenwoordiger(s) van de business (applicatieverantwoordelijke, keyusers, het BIRO3, ….)

De “stuurgroep” zoals omschreven in het ontwerp van lastencohier vermengt zowel strategische taken als operationele taken. Een absolute scheiding van beide is noodzakelijk voor een goed verloop van het project.

Thans is er enkel voor de technische, materiële uitwerking een “delegatie” terwijl voor het juridische aspect niemand vertegenwoordigd is.

Het is opvallend dat noch de Rechterlijke Orde noch de Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Justitie aanwezig zijn. De aanwezigheid van de Rechterlijke Orde is noodzakelijk aangezien het een applicatie betreft voor de Rechterlijke Orde, de aanwezigheid van de Voorzitter van het Directiecomité is noodzakelijk omwille van de strategische beslissingen die moeten genomen worden en een impact zullen hebben op de werking van zijn administratie en niet enkel op de werking van het CIV. Daarnaast is het opvallend dat de projectmanager die zal worden aangesteld, evenmin aanwezig is in de Stuurgroep. Door zijn functie kan hij niet opgenomen zijn in de delegatie van de stafdienst ICT.

1.2. Het project spreidt zich uit over een zekere termijn en daarbij is het belangrijk dat er oog is voor de continuïteit van diegenen die verantwoordelijk zijn. Een Beleidscel van een Minister heeft per definitie een tijdelijk bestaan en dient, onder de verantwoordelijkheid van de Minister, strategische 3

Het BIRO werd hier in de versie ingezien door de voorzitter van het BIRO ingevoegd na de opmerking van de ondervoorzitter per mail van 16 juli 2008.

Bijlage 8 b)

beslissingen te nemen (“cellule stratégique”). De vraag rijst of het een goede keuze is dat een Beleidscel ook in het operationele luik tussenkomt.

Zoals terecht reeds opgemerkt door de Ondervoorzitter van het Beheerscomité in zijn mail van 16 juli 2008 heeft het Beheerscomité wetshalve een belangrijke rol te spelen in de informatisering van Justitie en dus ook het Stappenplan. Daarom ook heeft de wetgever veel oog gehad voor de specifieke en multidisciplinaire samenstelling van het Beheerscomité: voor de helft samengesteld op voordracht van het Hof van Cassatie en voor de helft samengesteld op voordracht van de Minister van Justitie, een samenwerking tussen de Rechterlijke Orde en de uitvoerende macht. Dit is ook nogmaals bevestigd in het op 04 juni 2008 ondertekende protocol: 2.1.1. In het kader van zijn wettelijke opdracht: volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie….”.

1.3. Het is daarom een absolute vereiste dat aan het Beheerscomité de rol wordt toebedeeld die het wettelijk dient te vervullen en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité permanent aanwezig is in de leidinggevende organen. Hoe valt het trouwens redelijk te verantwoorden dat momenteel een tweewekelijks overleg plaatsheeft in het kader van Cheops Justitie tussen een delegatie van de Beleidscel, een vertegenwoordiging van het CIV en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité, terwijl voor het Beheerscomité geen rol meer zou weggelegd zijn in de stap REA, burgerlijke kamers tenzij subsidiair overgelaten aan en ondergeschikt aan de willekeur van de leden van de Stuurgroep zoals thans geconcipieerd, dit tegen de wil van de wetgever in die juist een centrale rol heeft weggelegd voor het Beheerscomité?

Door het aanvaarden van het multidisciplinair rapport, heeft de Minister ook de organisatiestructuur zoals uitgetekend door de multidisciplinaire werkgroep aanvaard en er is geen enkele aanvaardbare en objectieve reden om hier van af te wijken. Daarom dient de organisatiestructuur te worden overgenomen zoals voorzien in het multidisciplinair rapport onder punt 7: -

Stuurcomité

-

Core Management

-

Governance Board

-

Werkgroep

2.

Bijlage 8 b)

Onder punt 2.6.2.2 worden de werkgroepen omschreven: “diverse werkgroepen onder leiding van projectverantwoordelijke (applicatiebeheerder) en zijn team: verantwoordelijk voor de coördinatie, opvolging en sturing van de werkgroepen. Werkgroep bestaat uit: d. Analisten en projectverantwoordelijke van de firma e. Projectverantwoordelijke van de Stafdienst ICT of zijn afgevaardigde f. De key-users of hun afgevaardigden d. Eventueel experten in het te behandelen domein”

Het ontwerp van lastencohier betreft enkel de burgerlijke kamers van de Rechtbank van Eerste Aanleg. De vraag rijst waarom er meerdere werkgroepen zullen zijn en wat hun respectievelijke bevoegdheden zullen zijn ? Of zal er slechts één werkgroep zijn voor deze instantie en wordt ook gerefereerd naar andere werkgroepen van de andere applicaties? Is het niet aangewezen dat er dan overleg zou zijn tussen deze werkgroepen? In het multidisciplinair rapport was hiervoor de “Governance Board” voorgesteld. Er mag niet uit het oog verloren worden dat er transversale aspecten zullen moeten aan bod komen, waartoe overleg noodzakelijk is tussen nu al Vred.Ger., Pol.Rb. (burgerlijke procedures) en REA burgerlijke kamers. Terug valt op dat, bij de samenstelling van de werkgroepen, het Beheerscomité niet betrokken is, hoewel de centrale wettelijke rol die het Beheerscomité speelt als gevolg van de wet. Het is absoluut vereist dat het BIRO vertegenwoordigd is in alle werkgroepen en actief betrokken wordt bij de analyse en de ontwikkeling. Terecht heeft de ondervoorzitter in zijn reactie al gesteld dat het juist door zijn samenstelling, met ondermeer allerlei vertegenwoordigers uit de gerechtelijke wereld, het ideale orgaan is om hulp te verschaffen en advies te geven om de verschillende aspecten van de applicatie vanuit zijn bevoegdheid mede te helpen ontwikkelen en uit te werken.

* *

*

H. Punctuele opmerkingen wat het ontwerp van lastencohier betreft:

Opmerking: Hieronder worden een aantal opmerkingen gemaakt betreffende het ontwerp lastencohier ten exemplatieven titel en waarbij rekening moet gehouden worden met de hiervoor reeds

Bijlage 8 b)

gemaakte opmerkingen en voorbehouden. Tevens dient het lastencohier afgetoetst te worden aan de bijgevoegde checklist. Bij gebrek aan kopie van het ontwerp, worden deze opmerkingen noodzakelijkerwijs in telegramstijl geformuleerd. -

Punt 1.1.1.3: enkel contactpersonen CIV (projectleider Yves Denoo, Bernard Daminet als verantwoordelijke applicaties RO, adviseur-generaal Geert Dobbelaere) – geen contactpersoon voorzien voor de juridische aspecten

-

Punt 1.1.7.3: toewijzingscriteria: kostprijs 40 % - technische criteria: 60 % - vraag rijst of IF met deze verdeelsleutel zal akkoord gaan

-

Punt 1.1.8: geen presentatie voorzien: kan nochtans heel verhelderend zijn

-

Punt 1.2.5.5: ondersteuning door aanbestedende overheid: lokalen worden ter beschikking gesteld - quid deelname personeel FOD aan project (voor technische en juridische kennis en latere opvolging?) (in punt 2.4: deelname van het personeel van de stafdienst ICT is voorzien)

-

Punt 1.2.5.8: Duur van de prestaties: kalender te voegen – hier reeds voorzien rekening houden met periodes van gerechtelijke vakantie?

-

Punt 1.2.6.4: opgeleverde software en documentatie: exclusieve eigendom van FOD – te vermelden: broncode? of is dit inbegrepen?

-

Punt 1.2.7: “de te ontwikkelen applicatie zal (quasi) uitsluitend draaien tijdens de kantooruren der burgerlijke rechtbanken – beschikbaarheid 99,95 % - Quid beslag? Eenzijdig verzoekschrift? Elektronisch neerleggen? Elektronisch consulteren? Moet worden ingeschat naar toekomst toe

-

Punt 1.2.9: minimale termijn van 12 maanden, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering- fasegewijze uitvoering: in stukjes? – te verduidelijken met referentie naar punt 2.3: “garantieperiode echter begint pas na de oplevering van de gehele fase van ontwikkeling, wanneer de volledige testen van de gehele applicatie zijn gebeurd.

Bijlage 8 b)

-

Punt 2.1: “uit de realisatie van de analyse en de ontwikkeling van een nieuwe informaticatoepassing voor het beheer van dossiers ten behoeve van de REA, burgerlijke procedure (enkel beheer, dus workflow – geen toegang tot? …) – burgerlijke procedure: niet nader te omschrijven zodat geen discussie kan bestaan: bv. ook fiscale procedures inbegrepen, ook procedure arrondissementsrechtbank? – verwijzen naar Ger.W. ?

-

Punt 2.1 – post 3 : “overname van de bestaande gegevens” (punt 6.2.22 : “Overname gegevens huidige applicatie : … De Stuurgroep en eventueel de werkgroepen zullen bepalen welke gegevens overgenomen moeten worden” : dus niet alle gegevens) – het is niet uit te sluiten dat de gebruikers worden uitgesloten (“eventueel”) wat blijkbaar niet de bedoeling is ???

-

Te specificeren: onderlinge uitwisseling gegevens over diverse instanties (automatische overname bij transfer dossier)? centraal? uniforme codes?

-

Punt 2.2.1: “workflow van de gegevens tussen de verschillende niveaus van het gerecht (hernemen en verzenden van gegevens in geval van beroep van vredegerechten naar REA en van REA naar hoven van beroep) – quid vanuit Jeugdrechtbank (art. 88 Ger.W. ?) – quid burgerlijke procedures politierechtbank? (wel over gesproken sub 5.2) – quid arrondissementsrechtbank? Quid onderlinge verwijzing na bevoegdheidsincident?

-

Uitgangspunt : gesloten systeem voor beheersing workflow : cfr. initiële opmerkingen en wat moet voorzien worden

-

Punt 2.2.1: niets voorzien i.v.m. tijdig meedelen documenten, procedure bespreking documenten

-

Punt 2.2.2: ook tweetalig – algemeen te voorzien dat alle documenten in de twee landstalen moeten geleverd worden

-

Punt 2.3: planning: generatie documenten staat slechts onder punt 3 terwijl vanaf de inschrijving (punt 1) al documenten moeten verstuurd worden

-

Punt 2.3: punt 5: module voor beheer van o.a. derden: hier is dus principieel al gekozen voor het zelf beheren van de gegevens van derden (???) – quid beheer gegevens gebruikers? – bij

Bijlage 8 b)

de derden wordt, specifiek wat REA betreft, art. 728 §2bis Ger.W. uit het oog verloren (fiscale procedures) !!!

-

Punt 2.3: punt 6: externe communicatie/webservices: o Internet (website, data toegankelijk voor derden, ….) e-mail, toegang externe databanken (meer bepaald KBO, RR en KSZ) – geen beperking databanken te voorzien - VPN o Link met andere applicaties o Elektronische handtekening – is niet correct, dient te zijn: “gekwalificeerde handtekening” of “geavanceerde elektronische handtekening” zoals omschreven in art. 2, 2° van de wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering o Geen sprake van centrale printing – bestaand contract Speos (DIC, GEA) o Geen sprake van Justscan o Geen sprake van toegang door derden tot het systeem (noot: wel beperkt tot 1° fase multidisciplinair rapport – wel al te voorzien, zie hoger) o Geen sprake van gerechtelijk elektronisch adres o Ook te voorzien naar andere databanken toe o Samengevat : er wordt enkel voorzien van opening vanuit systeem naar buiten, niet van buiten naar systeem ????

-

Punt 2.4: “bromcodes”: dient te zijn: “broncodes”

-

Punt 2.4: geen sprake van tweetaligheid documenten

-

Punt 2.5: de burgerlijke rechtbanken moeten in de eerste fase enkel toegang hebben tot KBO, RRN (Rijksregister en BIS register via KSZ)) – quid bv. centraal bestand beslagberichten? andere databanken? – rekening houden met advies en beraadslagingen Privacycommissie (zie hoger)

-

Punt 2.6.1: “4 type gebruikers (administratief personeel, magistraten, partners Justitie, publiek) – in functie van het type: zullen de toegangsrechten worden bepaald” - rekening te houden met art. 12 van de wet van 05 augustus 2006 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de elektronische procesvoering

Bijlage 8 b)

-

Punt 2.6.1: in BPR “Just in Time”: organisatie sleutelrollen: o Niveau : strategisch tactisch – domein : service – RO : ICT Correspondent (wie ??) – ICT relatiebeheerder o Operationeel : Key User, Gebruiker : geen magistraten ???? o “in de context van dit bestek zijn voornamelijk deze personen van belang die te maken hebben met de applicatie, zijnde de applicatieverantwoordelijke en de keyuser aan de kant van de rechterlijke orde en de applicatiebeheerder en applicatiespecialist aan de kant van de Stafdienst ICT. Met betrekking tot dit project zijn zes key-users voorzien, die samen met de applicatiespecialist en zijn team de analyse en ontwikkeling van nabij zullen opvolgen” - personen nodig die het totaal plaatje ook voor ogen hebben – specifieke opdracht en bevoegdheden Beheerscomité – BIRO dient betrokken te zijn - aandacht juridische en transversale aspecten! Op zijn minst moeten magistraten kunnen geconsulteerd worden zoniet aanwezig zijn.

-

Punt 2.6.2.1: De stuurgroep: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft

-

Punt 2.6.2.2: werkgroepen: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft

-

Punt 2.8: procedure voor de change request: vooraleer nieuwe functionaliteit te ontwikkelen: noodzakelijk de mening van de gebruikers te kennen: gevaarlijk: zien dikwijls hun manier van werken en niet het totaal kader, de impact voor andere instanties, applicaties! – beslissing bij stafdienst ICT, rechterlijke orde niet betrokken : kan niet, stafdienst kan niet oordelen over business en juridische aspecten, beperkt tot technische aspecten !!

-

Punt 2.8: “de gebruikers beslissen omtrent het nut van de gevraagde aanpassingen – eindverantwoordelijkheid niet bij gebruikers leggen! Niet aanvaardbaar !!

-

Punt 2.8 : De onderschrijver zal in zijn offerte….. : in de marge staat met de hand geschreven “gewijzigd” : wat is er gewijzigd ???

-

Punt 2.8: niets in verband met tijdig verwittigen, tijdig toesturen tweetalige documenten, het verwerken van de opmerkingen, het bespreken van de opmerkingen, de testscenario’s

Bijlage 8 b)

(details), de opvolging, noodzakelijk zijn)

…

(ervaring leert dat gedetailleerde testscenario’s absoluut

-

Punt 3: technische vereisten –niet nagegaan: technisch niet bevoegd

-

Punt 3.1.1: software structuur: client-server structuur, geheel geïmplementeerd gebruik makende van Java en open standaarden. Hierbij wordt beroep gedaan op de gangbare (J2EE designpatterns) - genoteerd.

-

Punt 3.1.1.1: Client: Rich Desktop Applicatie, gemaakt in Swing of SWT, die de representatielaag implementeert – opm. : zware belasting, RAM geheugen!.

-

Punt 3.1.1.2: Server: Service, Business- en Data laag - genoteerd

-

Punt 3.1.3.1: “de meeste services zullen locaal zijn geïmplementeerd en maken gebruik van de eigen Business en Data laag”: dus niet nationaal, centraal geregistreerd???? met alle gevolgen van dien: verschillende persoonsgegevens, ……

-

Punt 3.1.3.1: “Logischerwijze moet de applicatie ook zelf services verlenen aan externe cliënts. Deze services kunnen in een later stadium verplaatst worden en op die manier extern worden voor de eigen cliënt. Dit moet kunnen gebeuren met minimale impact voor de applicatie”: wat is juist bedoeld?

-

Punt 3.1.3.1: wordt niet voorzien in een modulair systeem zodat niet iedereen altijd tot alles toegang heeft???? (blijkbaar wel : punt 3.1.3.3.1) :”le rôles (sic) permettent d’accéder ou non aux autres services) - quid loggen en controle van toegang, wijzigingen ??? – zie supra opmerkingen

-

Punt 3.1.3.3.2 : “gestion des personnes de justice” : zie Phenix-wet : repertorium – moet centraal beheerd worden !!

-

Punt 3.1.3.3.2: aandacht te vestigen op feit dat een aantal “services” (codes) centraal zullen beheerd worden en andere lokaal

Bijlage 8 b)

-

Punt 3.3: Tiers ”applications” et “infrastructure”: Single Sign-On – Identity Management!- er zijn wel nog andere wetten en bijzondere wetten en reglementeringen

-

Punt 3.6: toegang tot de authentieke bronnen: gebruik van webservices aangeboden door DAV: RRN, KSZ/BCSS; ook KBO – niets voorzien toegang authentieke bron advocaten, gerechtsdeurwaarders, notarissen – advies en beraadslagingen Privacycommissie i.v.m. RRN en KSZ: zie supra

-

Punt 3.7: tests: tweetaligheid documenten

-

Punt 4.1: roll-in: c) tweetaligheid – a) hernemen gegevens uitdrukkelijk te beschrijven door inschrijver – quid met codes? iets te voorzien dat deze zullen moeten gemapt worden met uniforme nationale codes?

-

Punt 4.2: tweetaligheid syllabussen

-

Punt 4.4: helpdesk moeten enkel beschikbaar zijn van 08 uur tot 17 uur – quid beslag? quid eenzijdig verzoekschrift? (beschikkingen à l’hôtel du président) – quid weekends? quid feestdagen ?

-

Punt 5: beschrijving werkzaamheden en de behoeften van de burgerlijke griffie: te vermelden dat dit slechts exemplatief is en niet gedetailleerd wat de beschreven fases betreft

-

Punt 5.2: is slechts heel summier en veralgemeend! – alle voorbehoud voor juridisch niet correcte weergaves – BPM zal detail geven: voorzichtigheidshalve te vermelden o “uit de burgerlijke & gerechtelijke wetboeken”: er is maar 1 B.W. en 1 Ger.W. !! o Een zaak wordt altijd ingeleid op verzoek van een partij, niet meestal o “inventaris van de stukken van waaruit men de stukken moet kunnen visualiseren en die ook automatisch moet kunnen aangevuld worden vanuit applicatie: te spreken over onveranderbaarheid van stukken, formaat waarin stukken worden bewaard, ondertekening van de stukken. o Over de schriftelijke behandeling is helemaal niet gesproken (art. 755 Ger.W.)

Bijlage 8 b)

-

Punt 5.3 : niet te spreken over de mogelijkheid van elektronische betaling van de rolrechten ? in toekomst : mogelijkheid neerleggen via webinterface ??

-

Punt 5.3 : de “nationale rol” is uit het oog verloren !!

-

Punt 5.3.1.3: inleiding via PV van vrijwillige verschijning: het verzoekschrift vrijwillige verschijning wordt door één van de raadslieden opgesteld, niet het proces-verbaal van vrijwillige verschijning: dit dient gecorrigeerd te worden: de griffier stelt het PV van vrijwillige verschijning op

-

Punt 5.3.6: inventaris wordt elektronisch beheerd – niets te voorzien i.v.m. barcode?

-

Punt 5.3.7: o Op eenzijdig verzoekschrift zal de rechter (zeker wat art. 584 Ger.W. betreft) de verzoeker horen o “de zaak wordt pas “voor uitspraak” gesteld, wanneer de griffier het ontwerp van het vonnis heeft ontvangen van de rechter: de zaak wordt voor uitspraak gesteld op de zitting na het sluiten van de debatten!!! dus niet pas na het ontvangen van het ontwerp van het vonnis. o Er is altijd vanaf het begin een inleidingdatum bekend, deze is vermeld in de gedinginleidende akte want anders kunnen de partijen niet verwittigd worden of zijn (bij dagvaarding) o Gerechtsbrieven worden niet alleen verzonden bij de inleiding, ook nadien bij de vaststelling van de zaak voor een zitting

-

Punt 5.3.8: mogelijkheid buitengewone zittingen dient voorzien te worden

-

Punt 5.3.9 : een kamer zal niet, naargelang de dag van de week, uit één of drie magistraten bestaan – in de loop van een zitting kan de zetel wijzigen zelfs voor één zaak !!

-

Punt 5.4.2: is exemplatief, niet limitatief qua voorbeelden (vb. 755 Ger.W.)

Bijlage 8 b)

-

Punt 5.4.2: het project van het vonnis moet toegankelijk zijn voor de magistraat of de magistraten die het zullen uitspreken

-

Punt 5.4.3: is exemplatief

-

Punt 5.5 : er moet hier verwezen worden naar de centrale printing, de DIC, het GEA ??

-

Punt 5: er wordt op geen enkel ogenblik gewag gemaakt van de beslagberichten

-

Punt 5.6.1: er wordt geen gewag gemaakt van de mogelijkheid van elektronische betalingen

-

Punt 5.7.4 : beveiliging en definiëring van de parameters : “de parameters, codes, rekeningen etc. moeten op verschillende niveaus worden gedefinieerd : - door de nationale systeembeheerders wat de nationale parameters, codes, etc. betreft” : dit gaat volledig voorbij aan de Phenix-I wet waar het de wettelijke bevoegdheid van het Beheerscomité (codedienst) is de codes vast te leggen !! Nationale systeembeheerders hebben hier niets met te maken !!!

-

Punt 5.7.4: verwijzing naar het voorzien van een modulair systeem

-

Punt 6.1.1: iets te voorzien voor het beheer van wat in de Phenix-wetten behoort tot de bevoegdheid van het Beheerscomité en ook o.a. de nationale codes

-

Punt 6.1.2: het komt gepast voor hier te vermelden dat alle documenten zowel in het NL als in het Fr moeten opgesteld worden- cfr. Rapport i.v.m. templates

-

Punt 6.1.4: overname van gegevens – quid conformiteit met gegevens Vred.G. en TPP (codes): zelfde databank – niet over te nemen – specificeren – cfr. supra

Bijlage 8 b)

-

Punt 6.1.4: niet te verwijzen naar wijze waarop thans templates gemaakt worden in Vred.G. ? – dubbels niet over te nemen of aan te passen door integratie met Vred.G.

-

Punt 6.1.5: te gebruiken schermresolutie te bepalen?

-

Punt 6.1.6: “Bij een echtscheidingszaak moeten er andere gegevens worden ingevoerd of weergegeven tov een gewone zaak”: dit is te restrictief en moet veralgemeend worden: bv. “voor bepaalde zaken moeten er andere gegevens worden ingevoerd of weergegeven, bv. in een echtscheidingszaak” – contractant zal het anders beperkend uitleggen

-

Punt 6.1.7: te specificeren dat documenten, na generatie, onveranderlijk moeten bewaard worden (formaat? archivering?) (cfr. punt 6.2.11: vanaf handtekening door de rechter en de griffier mag er niets meer gewijzigd worden aan de minuut van de beslissing – controle!)

-

Punt 6.1.8: verwonderlijk dat het eindproduct (vonnis, beschikking) niet in de exemplatieve lijst is opgenomen – is uiteindelijk het belangrijkste document dat ongewijzigd moet bewaard worden

-

Punt 6.2.1: het betreft hier een lastencohier REA dus is het eigenaardig dat een voorbeeld van de arbeidsrechtbanken wordt gegeven – behoudens vergissing zijn er geen rechtbanken van eerste aanleg met een afdeling

-

Punt 6.2.2: toegang tot de applicatie: toegangscontrole gelogd? Controleerbaar? – cfr. supra

-

Punt 6.2.3: “link naar de zaak in vredegerecht, politierechtbank en andere rechtbanken is nodig om nodige gegevens (bvb partijen, advocaten, enz…) over te nemen: er wordt niet verwezen naar de wettelijk voorziene nationale rol

-

Punt 6.2.4: er wordt niet voorzien dat op termijn rekening zal moeten gehouden worden met mogelijkheid van elektronisch neerleggen

-

Punt 6.2.6: “bepaalde gegevens zoals partijen, advocaten moeten kunnen gedeactiveerd worden zodat ze bij een outprint niet afgedrukt worden. Dit is bvb het geval wanneer een

Bijlage 8 b)

partij overleden is.” : fout: moet vermeld blijven: ivm hervatting geding, ivm erfgenamen na hervatting geding – bvb: overleden na tussenvonnis: naam overleden partij moet in tussenvonnis vermeld worden

-

Punt 6.2.8: “advokaat” dient te zijn “advocaat

-

Punt 6.2.9: o Openbaar Ministerie is ook aanwezig in bepaalde kamers o Beslagrechter, voorzitter: zetelen wel openbaar, terwijl kamers ook niet openbaar kunnen zetelen (in raadkamer ) – beter: in bepaalde zaken wordt in raadkamer gezeteld en uitgesproken (algemeen) o Mogelijkheid van buitengewone zittingen moet voorzien worden voor een kamer o Wanneer bv. beslagrechter of voorzitter in raadkamer zetelt: geen vaste dag of uur te voorzien

-

Punt 6.2.10: o Voor bepaalde kamers moet het mogelijk zijn te werken zonder maximaal aantal zaken (bv. inleidingkamers) o Vaststellingen in weekend(en feestdagen): moet mogelijk zijn (beslag, art. 584 Ger.W.)

-

Punt 6.2.11: in welk formaat wordt vonnis bewaard?

-

Punt 6.2.14: boekhouding: cfr. multidisciplinair rapport: verwijzen naar boekhoudingmodule Vred.G., ermee rekening houden? ..... – quid (op termijn) verwerken elektronische betalingen: al te vermelden om rekening met te houden

-

Punt 6.2.15: het moet niet alleen mogelijk zijn een inventaris bij te houden, de inventaris moet ab initio verplichtend voorzien worden (punt 5.3.6: inventaris wordt elektronisch beheerd)

-

Punt 6.2.16: fichesystemen

Bijlage 8 b)

o Voorzichtigheidshalve nog gesproken van CSR o Geen enkele melding van beslagberichten – ook over te nemen? Gaat over heel groot volume - quid nationaal register beslagberichten? o Opvolgen rechtsmiddelen: is enkel exemplatief (bv. verzet, derdenverzet)

-

Punt 6.2.17: Standaarddocumenten: o Verzendingswijze: hier moet zeker gesproken worden van de centrale printing (DIC, GEA) – cfr. supra o Problematiek inventaris: aan een inventaris van een gerechtsdossier mag niet gewijzigd worden, of indien inschrijving ten onrechte: te schrappen maar met spoor o i.v.m. scanning: te verwijzen naar (mogelijkheid van) Justscan

-

Punt 6.2.19 : Output : terug geen sprake van de centrale printing – logica is zoek : is voorzien voor Vred.G. en TPP, niet voor REA ????

-

Punt 6.2.20: te voorzien dat magistraten en griffiers van thuis uit agenda en taken kunnen beheren – cfr. supra

-

Punt 6.2.21: Beheer module (nationaal & lokaal) o nationaal nummer: vraagteken moet wegvallen – staat in de wet – sequentieel nummer, ook verbonden met andere applicaties o bepaalde codes mogen enkel nationaal beheerd kunnen worden door het Beheerscomité

-

Punt 7: bijlagen – 1. Formulier indiening; 2. Overeenkomst netwerkbescherming; 3. Overeenkomst inzake toegang tot netwerk FOD Justitie; 4. Opleidingen; 5. Prijsformulier (inventaris); 6. Model van formuliervoor presentatie van referenties; 7. Formulier voor CV van aan project toegewezen medewerkers o opleidingen: punt 5 planning van opleidingen: rekening te houden met specificiteiten van justitie (geen opleidingen tijdens gerechtelijke vakantie bv.) – geplande opleidingen moeten tijdig medegedeeld worden zodat de gebruikers zich kunnen organiseren

Bijlage 8 b)

o opleidingen: punt 8: cursusnotities: moeten ook aan de aanbestedende overheid voorgelegd worden ter goedkeuring (net zoals de inhoud van de opleidingen: punt 7 waar dit voorzien is) o opleidingen: punt 10: docenten moeten ook kennis hebben van justitie en de procedure; in ieder geval van de applicatie

Hans Van Bossuyt Voorzitter Beheerscomité 30.07.2008

Bijlage:

2. Checklist Lastencohier Burgerlijk REA – TPI

Checklist Lastencohier Burgerlijk REA - TPI OK ? Algemeen Tweetaligheid documenten planning testscenario's hernemen gegevens bestaande applicaties rekening houden met gerechtelijk verlof bij planning/organisatie tests rekening gehouden met contract centrale printing ? elektronische toegang tot het dossier toegang e-ID modulaire applicatie ? toegang externen ? elektronisch dossier ? hergebruik databanken Mach - implementatie van deze databanken ? helpdesk vorming - documentatie - e-learning

Bijlage 8 b)

gebruik open standaarden (protocollen en formaten voor het meedelen en bewaren) advies Fedict te vragen ? in welke mate is rekening gehouden met het rapport van de multidisciplinaire werkgroep dat door de Minister van Justitie is aanvaard ? Phenix-I centraal repertorium gerechtelijke elektronische adressen : voorzien ? (verzameling, bewaringstermijn, regels duurzaamheid, toegang en controle toegang te regelen bij KB) hoe is beheer en bewaring gerechtelijke dossiers voorzien ? (duurzaamheid, regels toegang, controle toegang tot gerechtelijke dossiers) nationale rol : mogelijkheid voorzien ? (duurzaamheid, regels toegang, controle toegang tot gerechtelijke dossiers) mogelijkheid raadplegen beslissingen (i.v.m. interne gegevensbank)(duurzaamheid, regels toegang, categorieën personen die toegang hebben, beveiligingsmaatregelen) mogelijkheid trekken interne en externe statistieken (anonieme of gecodeerde persoonsgegevens beheer human resources, documentatie, leveringen, boekhouding : regels toegang, bijzondere beveiligingsmaatregelen voor verwerkingen, regels duurzaamheid) beheer systeem : hoe ? toegang tot elektronische dossiers van de rechtspleging en opgenomen gegevens controle van de toegang daartoe ? hoe worden gegevens opgeslagen, ingevoerd ? Hoe beschikbaar ? Beschikbaarheid gegevens verwerkingen, aanwending gegevensverwerkingen, mededeling gegevens, toegang gegevensverwerkingen archivering gegevens, dossier technische standaarden gebruikt voor saven en meedelen van gegevens bescherming persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerking persoonsgegevens Phenix-II gebruik gekwalificeerde handtekening werken met Dienstverlener inzake communicatie mogelijkheid proceshandelingen te stellen via elektronische weg : elektronisch aanmaken, neerleggen, betekenen, ter kennis brengen, meedelen, bewaren en raadplegen van processtukken in het kader van een gerechtelijke procedure mogelijkheid proceshandelingen te stellen of documenten te ontvangen via elektronische weg : elektronisch aanmaken, neerleggen, betekenen, ter kennis brengen, meedelen, bewaren en raadplegen van processtukken in het kader van een gerechtelijke procedure elektronische betalingen controle elektronisch neerleggen documenten - time stamps - log verwerking elektronisch neergelegde stukken in dossier beveiliging systeem bij elektronisch neergelegde stukken (onleesbaar, virus,…) werking naar DIC toe (track and trace systeem) verwerking en bijhouden gegevens derden (advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders) opmaken en bewaren elektronische rol : waarborgen leesbaarheid toegang rol externen gerechtelijk elektronisch dossier : verwerking, bijhouden stukken, inventaris, afsluiten dossier, overmaken dossier registratie disfunctioneren van het systeem Phenix-III neerleggen of mededelingen via elektronische weg - eventueel verschaffen van bewijs van verzending aan GEA - bewijs niet automatisch aan te maken

Bijlage 8 b)

betekeningen, kennisgevingen en mededelingen via GEA creatie, toekenning, registratie, bewaring, raadpleging GEA versturen gerechtsbrief per elektronische post aan DIC door griffier : controlemechanismen - berichten van afgifte : registratie registratie problemen ingevolge disfunctioneren van het systeem opmaken, bewaren en mededeling registers en repertoria : mogelijkheid raadpleging, waarborgen leesbaarheid - onwijzigbaarheid registers en repertoria (behalve afwijkende wets- of verordeningsbepalingen dit toelaten) elektronische lijst leden rechterlijke orde

Bijlage 8 b)

BIJLAGE 9 Rapport zending Marokko

ANNEXE 9 Rapport de mission Maroc

Bijlage 9

RAPPORT DE FIN DE MISSION PLAN D’ACTION POUR LA COOPERATION ADMINISTRATIVE RENFORCEE BELGIQUE-MAROC

Chargés de mission: Hans VAN BOSSUYT, président du Comité de gestion Informatique de l‟ordre judiciaire Carmelo ZAITI, vice-président Informatique de l‟ordre judiciaire

du Comité

Thème de la mission: «Gestion de nouvelles applications informatisées» Durée de la mission: Du lundi 9 au mercredi 11 juin 2008 Lieu de la mission: Rabat et Casablanca ( Maroc)

Bijlage 9

de

gestion

I

ETAPES ET DEROULEMENT DE LA MISSION

Dimanche 8 juin 2008: Arrivée, accueil, et communication du programme des trois journées de travail.

Lundi 9 juin 2008: Accueil suivi d‟une allocution chaleureuse de bienvenue par Monsieur Mohamed LIDIDI, Président de chambre à la Cour Suprême, Secrétaire général du Ministère de la Justice du Maroc en présence notamment de diverses personnalités dont notamment Madame Jamila SEDQI, magistrate de liaison et Monsieur Daniel Bernard, magistrat de liaison. Présentation de la structure générale de l‟organisation Judiciaire marocaine comprenant: a) des juridictions de pleine compétence - la Cour Suprême - 21 Cours d‟appel - 66 Tribunaux de première instance b) des juridictions spécialisées - 3 Cour d‟appel de commerce - 8 Tribunaux de commerce - 7 Tribunaux administratifs Définition de la politique poursuivie en matière de modernisation de la justice notamment quant à son volet relatif l‟informatisation de ses structures. Présentation par Monsieur Abdelmajid RHOMIJA, président de chambre à la Cour Suprême, Directeur des Etudes, de la Coopération et de la Modernisation (Ministère de la Justice) des objectifs, des programmes réalisés et ceux encore en cours relatifs à la modernisation de la justice marocaine au travers l‟informatique.

Bijlage 9

Monsieur Abdelmajid RHOMIJA a ainsi dressé le schéma global: -

du programme MEDA II ayant pour objectif la modernisation des juridictions au Maroc, du projet ADALA MAROC visant la constitution d‟une base de données juridique et judiciaire

La présentation a ensuite été suivie d‟une réunion de travail à l‟occasion de laquelle Madame, Najia RAHALI, Chef de la division de la modernisation et des évaluations. Madame Najia RAHALI a axé la séance de travail sur l‟analyse du programme MEDA II relatif à la modernisation des juridictions. Il a été mentionné que les grands objectifs du programme MEDA II concernent 44 juridictions de droit commun. Les objectifs définis sont les objectifs suivants: -

Bijlage 9

modernisation des outils de travail, accélération des procédures pour les rendre les juridictions efficaces, accès et facilitation du suivi des affaires judiciaires par les justiciables, amélioration de la connaissance du droit, et mise en place d‟outils efficaces de consultations des documents et archives.

La mise en œuvre de ce programme MEDA II s‟articule autour de trois composantes:

1. infrastructure information -

-

création d‟un système informatique intégré permettant la gestion des dossiers et mettant à disposition une base de données juridique et judiciaire, création de 5 centres d‟archives structurés et informatisés dans cinq régions du pays, création d‟un large système documentaire ( bibliothèques), création de guichets d‟information et destinés aussi à recevoir les plaintes ( info-points) réalisation d‟une campagne d‟information et de sensibilisation des professionnels du droit et des citoyens.

2. formation La formation qui sera assurée par les services du Ministère de la justice. 3. renforcement institutionnel Les moyens budgétaires ont été prévus à cet effet dans une large et intelligente politique de modernisation de la justice.

Bijlage 9

Une seconde réunion de travail a été menée ensuite par Madame ASMAE REGRAGUY et Monsieur EL MOSTAFA LACHEKAR, les deux ingénieurs d‟Etat à la Direction des Etudes, de la Coopération et de la Modernisation du Ministère de la Justice. La séance de travail a été cette fois consacrée au projet ADALA MAROC visant la constitution et la mise à disposition d‟une base de données juridique et judiciaire. Dans le cadre des choix stratégiques marocains dans le domaine de la modernisation de l‟appareil judiciaire il a été prévu de travailler sur quatre axes ( formation, informatisation, communication et transparence) visant tous une visibilité et surtout une meilleure diffusion de l‟information juridique et judiciaire. Cette diffusion ayant pour conséquences voulues d‟abord et surtout un impact positif dans le chef des justiciables mais aussi une amélioration de l‟image de marque du Maroc et de sons système judiciaire tant sur le plan national qu‟international. Quant à l’information juridique et judiciaire, le Ministère de la justice a mis en place un système global de gestion assurant la prise ne charge de plusieurs types de flux: - les textes de lois, - les conventions et traités internationaux, - la jurisprudence, - les circulaires, - divers documents tels que des études, des rapports…

Cette base de données juridique et judiciaire a, en principe, pour vocation de réunir à terme plus de plus de 120.000 pages de documentation disponible en arabe et en français et consultable selon une multitude de critères de sélection. Le système d‟information comprend un composant appelé «chaîne éditoriale» permettant d‟assurer la prise en charge de bout en bout de flux de documents dans un environnement de type collaboratif à travers diverses fonctions comme par exemple la gestion de lots de documents, la gestion de liens entre les documents, la publication des documents, les statistiques, l‟indexation et la classification des documents, la génération de CD via l‟interface intégrée CD publisher qui, outre le fait qu‟elle offre la possibilité aux utilisateurs de consulter

Bijlage 9

des extraits de la base de données juridique et judiciaire sur un support de type CD, DVD ou autre, propose aussi quasiment les même modes de recherche que le portail dont question ci-dessus. (recherche rapide, structurée, thématique ou avancée). Le portail affecté au système information juridique et judiciaire offre aux utilisateurs plusieurs rubriques: -

Recherches et navigation Recherche rapide Recherche structurée Recherche avancée, Recherche thématique Navigation Diffusion de l’information Accès aux nouvelles Accès aux nouveautés juridiques Abonnement aux différents thèmes Notification par mail des nouveautés Espace perso Enregistrement des requêtes Enregistrement d‟items sélectionnés

Enfin, il est créé un Forum à savoir un espace réservé, sans doute initialement, aux membres de la communauté des juristes appartenant au Ministère de la Justice en vue de leur permettre l‟échange d‟informations et le partage d‟expériences. Le portail ADALA MAROC va constituer rapidement, en raison de sa conception et sa structure associées à sa facilité d‟utilisation, une bonne référence démocratique pour la diffusion de l‟information juridique et judiciaire. Il ressort aussi qu‟en ce qui concerne l‟informatisation de l‟appareil judiciaire, pour le moment seules les juridictions de commerce disposent d‟un système modulaire performant unifié mais fonctionnant exclusivement à leur niveau.

Bijlage 9

Mardi 10 juin: Il était également prévu dans le programme de la mission la visite et la présentation du système informatique mis en place pour les juridictions de commerce. La visite et la présentation a eu lieu dans le prestigieux palais abritant le tribunal de commerce et la cour d‟appel de commerce de Casablanca. Accueil chaleureux, comme à l‟accoutumée, par Monsieur le président du tribunal de Commerce de Casablanca en présence de Monsieur le procureur du Roi. Il est procédé à la présentation générale du fonctionnement de son importante juridiction, Casablanca étant la capitale économique du pays. En vue de permettre une appréciation plus concrète du système informatique mis en place au niveau du tribunal de commerce et de la Cour d‟appel, les deux abritées au sein du même bâtiment, le greffier en chef du tribunal de commerce et les deux ingénieurs, gestionnaires en permanence du système, sont invités à fournir une série de renseignements y afférents avant la visite des différents lieux, tous informatisées et unifiés, suivie des démonstrations pratiques s‟y rapportant. Le système mis en place, récemment d‟ailleurs, a été réalisé par les ingénieurs appartenant au Ministère de la Justice, soutenus dans certaines tâches par des techniciens spécialisés ou formés sur le tas. Le système a été créé sur la base d‟une architecture modulaire unifiée de manière à rendre chaque service indépendant, autorisant un accès au module qui lui est affecté aux seules personnes autorisées tout en permettant aux responsables de gérer l‟ensemble de manière globale. Les deux ingénieurs et les techniciens en informatique qui les assistent sont nommés définitivement auprès de la juridiction où ils disposent pour eux et leurs appareils de locaux adaptés et sécurisés. En cas de problème, ils sont évidemment accessibles et disponibles sur le champ.

Bijlage 9

A l‟occasion de la visite de ce grand et somptueux palais exclusivement réservé à la juridiction de commerce de première instance et d‟appel, nous avons principalement noté: -

l‟existence de part et d‟autre de la grande entrée de plus d‟une dizaine de PC placés sur des bornes accessibles tant aux avocats, huissiers ou simple citoyen recherchant des informations relatives aux affaires inscrites au rôle, aux informations contenues dans le registre de commerce tels que les nantissements ou autres renseignements sur la solvabilité des entreprises, aux dates ainsi qu‟aux résultats des ventes aux enchères,… D‟autres bornes d‟information sont également placées dans les locaux destinés aux avocats en vue de leur facilité. Les bornes d‟information performantes et facile d‟utilisation connaissent une grande affluence et évitent les longues filles pour de simples demandes de renseignements aux guichets. Au total, gain de temps et de travail car l‟information recherchée est facile à trouver et économise le temps du citoyen ayant besoin de l‟information comme le temps de travail du fonctionnaire qui peut vaquer à d‟autres occupations. Outre la présence en nombre de ces bornes informatiques extrêmement utiles, il a été placé dans chaque salle d‟audience un PC servant au greffier et lui permettant notamment, grâce à une connexion à une grand tableau d‟affichage électronique placé à l‟extérieur de la salle d‟audience de voir quelle est la cause qui est traitée par la chambre concernée et l‟ordre des autres affaires qui restent encore inscrites à l‟audience du jour. Informations également accessibles au niveau des bornes électroniques. Parmi les nombreux , locaux et services de la juridiction consulaire qui furent visités, nous avons surtout été assez impressionnés par la configuration judicieuse et agréable des lieux de travail des magistrats, greffiers et membres du personnel créant une atmosphère plus propice au travail notamment sur ordinateur.

Bijlage 9

L‟informatique étant présente dès l‟entrée du bâtiment, elle dessert l‟ensemble des services qui sont répartis de manière décentralisée sous le contrôle du greffier en chef et ses chefs de services. Ainsi, parmi d‟autres, chaque service disposant de locaux séparés, le service des jugements ( ou arrêts) composé de plusieurs fonctionnaires est organisé de manière telle que le chef de service dispose d‟un programme lui permettant de vérifier la liste des décisions déposée ou transmise par les magistrats, de vérifier quel est le fonctionnaire qui dactylographie la décision, le nombre de décisions par fonctionnaire, tel ou tel autre jour. Outre le contrôle effectué par le chef de service, la décision est transmise au greffier de la chambre qui effectue un second contrôle lequel l‟envoi ensuite pour confirmation finale au magistrat ayant rendu la décision, tous travaillant à partir de leur bureau sans déplacement ni perte de temps. Un autre service, ayant toujours à la tête d‟un groupe de fonctionnaires un chef de service responsable, est chargé de la gestion des expertises ordonnées par les décisions judiciaires. Les décisions désignant un ou des experts sont enregistrées. Les délais impartis pour le dépôt du rapport d‟expertise sont mentionnés et le service dispose d‟un échéancier que les magistrats comme les parties peuvent consulter et où sont mentionnés les reports dûment autorisés de dates de dépôts. Le système génère notamment les rappels et les listes de expertises en cours. Le service du registre de commerce, subdivisé en un premier service destiné aux personnes morales, un second destiné aux personnes physiques exerçant une activité commerciale est informatisé mais fonctionne encore sur la base des anciens registres, le premier registre de commerce ayant été ouvert en 1927. Le service dispose d‟un programme qui permet la consultation libre des mentions reprises dans le registre de toute personne physique ou morale commerçante. Les extraits peuvent être commandés via les consoles extérieures disséminées dans le palais, ou au service même. Les inscriptions portent sur les renseignements généraux relatives à la forme de l‟activité, type d‟activité, capital social, mais aussi sur les nantissements ou voies d‟exécution en cours. Le tout aboutissant à une plus

Bijlage 9

grande transparence et donc à une meilleure sécurité dans la conclusion des affaires. L‟application globale à usage exclusif des tribunaux et cours d‟appel de commerce est sans doute performante mais constitue la seule mise en place à travers le pays. La visite des différents sites s‟est achevée par une réunion qui s‟est tenue dans les bureaux de Monsieur le Procureur Général Mostafa FARES, réunion à laquelle participaient également Monsieur le Président du Tribunal de commerce ainsi que Monsieur le Procureur du Roi de Casablanca. A l‟occasion de cette réunion, la qualité et la facilité de fonctionnement du système informatique mis en place a été évoquée par rapport au fonctionnement général des juridictions notamment par rapport à la diminution de l‟arriéré judiciaire.

Bijlage 9

Mercredi 11 juin 2008: Réunion avec Monsieur Mohamed LIDIDI, Président de chambre à la Cour Suprême, Secrétaire général du Ministère de la Justice du Maroc et avec Monsieur Abdelmajid RHOMIJA, Président de chambre à la Cour Suprême, Directeur des Etudes, de la Coopération et de la Modernisation. Il a été procédé à un échange de vues sur les programmes et projets MEDA II et ADALA MAROC ainsi que sur la conception et le fonctionnement de l‟application globale et modulaire développée au profit des tribunaux et cours d‟appel de commerce. La plupart des observations, remarques ou réflexions figurant dans la note qui suit ont été formulées verbalement lors de cet entretien, d‟autres sont le fruit d‟une comparaison, avec un certain recul, de ce que nous avons appris et vu et ce que nous avons et connaissons chez nous. Il est certain que la mission a permis de découvrir une méthodologie de travail différente, un politique d‟investissement progressiste, un dynamisme de développement partagé à tous les niveaux que ce soit au niveau politique, qu‟au niveau de l‟administration que celui de la magistrature et du barreau. L‟ensemble de ces mouvements novateurs, de ces actions concordantes ont pour finalités, comme dans la plupart sinon tous les pays démocratiques : l‟efficacité et la transparence de la justice au service du citoyen.

Bijlage 9

Jeudi 12 juin 2008: Retour en Belgique

CONSIDERATIONS FINALES Il nous revient avant toutes choses de souligner la qualité de l‟accueil qui nous a été réservé du début à la fin de notre mission. Aspects institutionnels Même si les institutions judiciaires marocaines ne correspondent pas, surtout au niveau de leur dénomination, à celles de la Belgique, la structure générale est identique. Les différences sont d‟ailleurs logiques car elles résultent en partie de l‟existence d‟institutions de justice anciennes ou adaptées par rapport aux us et coutumes du pays. Il est clairement avoué que Sa Majesté le Roi Mohamed VI a voulu, soutenu en cela par un gouvernement progressiste, donner à la justice du pays les moyens nécessaires pour se développer, se moderniser pour en définitive être proche du citoyen. Cette impulsion venant du plus au niveau a reçu un écho enthousiaste tant du milieu judiciaire que de l‟administration de la justice surtout de la part de sa haute direction. Sont ainsi nés, pour commencer, les projets MEDA II et ADALA MAROC actuellement en voie de développement. Le Ministère de la Justice marocain a d‟ailleurs créé l‟important département des Etudes, de la Coopération et de la Modernisation dirigé par le haut magistrat, Monsieur Abdelmajid RHOMIJA, département qui comprend en son sein outre les fonctionnaires généraux, des juristes une importante cellule composée d‟ingénieurs d‟Etat spécialement affectés à la réalisation des projets et des programmes. Il est intéressant de noter la symbiose qui résulte de la proximité d‟un haut magistrat, directeur du département, connaissant à la perfection tant les rouages de la justice que ceux de l‟Etat, leur fonctionnement avec des ingénieurs et techniciens chargés de réalisations informatiques et/ou techniques . Il est aussi fort intéressant de noter, pour le moment principalement au niveau des tribunaux et cours d‟appel de commerce, l‟affectation d‟ingénieurs et/ou de techniciens en informatique auprès des juridictions qui en sont équipées. Il va de soi que le déploiement d‟un système informatisé global pour l‟ensemble de l‟institution judiciaire du Maroc, tel que la loi du 10 août 2005 l‟a prévu en Belgique comme certains autres pays, devra à terme sans doute également être envisagé au Maroc. En effet, la perspective de systèmes informatisés différents et non compatibles constitue une voie que le Maroc, en pleine phase de modernisation, ne peut envisager sans courir le risque plus tard d‟être confronté à un manque de communication rapide

Bijlage 9

et moderne entre les différentes instances, manque de communication inconcevable et surtout hautement préjudiciable au bon fonctionnement de la justice. Ce développement global à concevoir dès le début, c‟est à dire actuellement, devra conduire à un réflexion aussi au niveau institutionnel notamment par rapport à l‟autre aspect qui sera évoqué ci-dessous à savoir l‟aspect législatif appelé à régir l‟ensemble. Ensemble à institutionnaliser pour un équilibre optimal et permanent étant donné qu‟il s‟agit toujours d‟un subtil mariage entre la politique, l‟administration, le monde judiciaire et la technologie avec ses impératifs.

Aspects législatifs Les lois donnent vie aux institutions et les institutions, en fonction de certaines nécessités, que celles-ci soient d‟ordre social, économique ou politique, génèrent souvent la naissance d‟autres organes de l‟Etat et partant amènent ainsi un autre travail législatif. Tel va le mouvement. Si en Belgique, comme dans tous les pays de l‟Union Européenne, il doit être tenu compte des contraintes légales liées aux traités européens ou conventions internationales, il n‟y a peut-être pas dans le chef de l‟Etat Marocain de semblables limites pour légiférer, il doit sans doute toutefois veiller à tenir compte de certaines évolutions des législations en vigueur en matière de droit informatique. Le Maroc ne dispose pas encore à ce jour d‟une loi en matière de protection de la vie privée. Un projet ou une proposition de loi est actuellement en préparation. Cette prochaine loi devra constituer, comme elle l‟a été dans le cadre des lois Phenix en Belgique, l‟axe principal autour duquel devront s‟articuler les textes légaux des futurs éventuels organes de protection et de gestion de l‟informatique au niveau judiciaire. A cet égard, il est exprimé le vœu que la future législation marocaine puisse tenir compte des tendances modernes de plus en plus répandues, d‟envisager d‟étendre , l‟intrusion de l‟informatique n‟ayant que peu de limites, la protection légale également vis-à-vis des données relatives aux personnes morales.

Infrastructure, information et informatisation Les projets mis en place au Maroc ( MEDA II et ADALA MAROC) au niveau de la justice constituent indéniablement des initiatives intelligentes, modernes et appelées à garantir une justice plus efficace et transparente et à ce titre plus proche du citoyen. Il ressort toutefois de ces projets que l‟axe majeur de ceux-ci est l‟information que l‟informatique permet de mieux véhiculer. Il est certain que l‟information est essentielle et que c‟est grâce à elle que la justice est en mesure de fonctionner. D‟ailleurs en Belgique, les trois lois novatrices Phenix n‟ont t‟elles pas été baptisées «système d‟information Phenix» visant de manière large l‟information tant interne qu‟externe? Si le projet MEDA II vise la réalisation d‟un système informatique intégré pour les 44 juridictions de droit commun, il n‟est semble t‟il pas question de prévoir à terme un système global unifié pour l‟ensemble de l‟institution judiciaire nationale. Le système informatique intégré vise la gestion des affaires et une base de données juridique et judicaire. S‟il est question d‟une part de la gestion des affaires, il n‟est pas prévu de créer un véritable dossier judiciaire électronique ouvert comme le prévoit le système

Bijlage 9

Phenix en Belgique. Si effectivement la gestion des affaires est facilitée grâce à l‟informatique, ne faut il pas pour garantir un fonctionnement à terme plus performant de prévoir l‟attribution d‟un rôle actif dans le dossier aux différents acteurs du monde judiciaire comme surtout sinon principalement les avocats? D‟autre part, la création d‟une base de données juridique et judiciaire est alignée en même temps que la création d‟un système documentaire ( bibliothèques) alors que le projet ADALA MAROC, se fixe pour objectif de constituer une banque de données réunissant indistinctement les textes de lois, le jurisprudence, les conventions, les circulaires et des études, rapport soit une espèce de doctrine au sens large. Quant à la création des cinq centres d‟archives judiciaires régionaux structurés et informatisés comme le prévoit MEDA? Il s‟agit incontestablement d‟une initiative qui permettra une gestion intelligente, fiable et efficace des archives via une infrastructure physique précise conjuguée à une gestion informatisée permettant la localisation rapide de chacune d‟elles. Ce système d‟archivage régional moderne constitue un exemple de bonne gestion des archives. Il devrait toutefois être associé, pour être encore plus efficace, à un scannage systématique des documents archivés en vue d‟une consultation aisée. Il semble aussi opportun de souligner qu‟en matière d‟information, une banque de données jurisprudentielles internes, c‟est-à-dire à usage interne d‟une juridiction , constituerait un avantage dans le cadre d‟un harmonieuse et sage justice. Il est certain que les projets de la justice marocaine force l‟admiration surtout parce qu‟ils veulent donner à la justice cette transparence qui la rapproche du citoyen qui par ce biais la comprendra et la fera sienne. Il sera toutefois utile de réfléchir davantage sur les structures légales et institutionnelles à prévoir.

Bijlage 9

ACTIVITEITENVERSLAG 2009 – RAPPORT D’ACTIVITE DE L’ANNEE 2009

Inhoudsopgave RAPPORT D'ACTIVITE DE L'ANNEE 2009 --------------------------------------------------- 1 ACTIVITEITENVERSLAG 2009 ------------------------------------------------------------------ 1

Avant propos ................................................................................................................ 2 1. Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice .......................................................... 5 2. Le Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice - Détails relatifs à son exécution ........................................................................................................................................ 7 3. Mach (modernisation du programme Mammouth).............................................. 8 4. Plan échelonné CHEOPS ........................................................................................ 9 5. Uniformisering Codes Mach / Cheops ................................................................. 11 6. Juridat ..................................................................................................................... 18 7. UTU (Universele Thesaurus Universel) ............................................................... 23 8. Pli Judiciaire ........................................................................................................... 26 9. CTI /ICT ................................................................................................................. 27 10. Task Force ............................................................................................................ 28 11. E-Justice ................................................................................................................ 29 12. E-Paiements .......................................................................................................... 30 13. Iudexnet ................................................................................................................ 31 14. Groupe de travail SPF Justice et le SPF Emploi, travail et concertation sociale .......................................................................................................................... 32 15. Commission de modernisation de la justice....................................................... 33 16. Bureau permanent des statistiques et de mesure de la charge du travail....... 34 17. Réunions du Comité de gestion ........................................................................... 35 18. Contacts extérieurs - Missions ............................................................................ 36

Bijlage 9

19 Budgettaire Vooruitzichten .................................................................................. 37 1. Voorafgaande opmerking..................................................................................... 37 2. Personeel.............................................................................................................. 37 3. Zitpenningen en verplaatsingskosten beheerscomité ........................................... 38 4. Werkingsuitgaven voor het personeel .................................................................. 38 5. Inhuring................................................................................................................ 38 6. Diverse ................................................................................................................. 39 7. Samengevat .......................................................................................................... 39 Bijlagen : ..................................................................................................................... 43 BIJLAGE 1 ................................................................................................................. 44 PROTOCOL ............................................................................................................... 44 ANNEXE 1 .................................................................................................................. 44 PROTOCOLE ............................................................................................................ 44 BIJLAGE 2 ................................................................................................................. 53 De informatisering van Justitie : ................................................................................ 53 stand van zaken ? ........................................................................................................ 53 ANNEXE 2 .................................................................................................................. 53 L’informatisation de la Justice: ................................................................................. 53 état de la situation ....................................................................................................... 53 BIJLAGE 3 ................................................................................................................. 88 Brief van 08 oktober 2008 aan de ............................................................................... 88 Minister van Justitie.................................................................................................... 88 ANNEXE 3 .................................................................................................................. 88 Lettre du 08 octobre 2008 au ...................................................................................... 88 Ministre de la Justice .................................................................................................. 88 BIJLAGE 4 ................................................................................................................. 92 Brief van 08 december 2008 aan de ........................................................................... 92 Minister van Justitie.................................................................................................... 92 ANNEXE 4 .................................................................................................................. 92 Lettre du 08 décembre 2008 au................................................................................... 92

Bijlage 9

Ministre de la Justice .................................................................................................. 92 BIJLAGE 5 ................................................................................................................. 95 Brief van 07 januari 2009 aan de ............................................................................... 95 Minister van Justitie.................................................................................................... 95 ANNEXE 5 .................................................................................................................. 95 Lettre du 07 janvier 2009 au ....................................................................................... 95 Ministre de la Justice .................................................................................................. 95 BIJLAGE 6 ................................................................................................................. 98 Mail van 26 januari 2009 aan de................................................................................ 98 Directeur van de Beleidscel ........................................................................................ 98 ANNEXE 6 .................................................................................................................. 98 Mail du 26 janvier 2009 au ......................................................................................... 98 Directeur de la Cellule Stratégique ............................................................................ 98 BIJLAGE 7 ............................................................................................................... 100 Brief van 09 februari 2009........................................................................................ 100 aan de Minister van Justitie...................................................................................... 100 ANNEXE 7 ................................................................................................................ 100 Lettre du 09 février 2009 au ..................................................................................... 100 Ministre de la Justice ................................................................................................ 100 BIJLAGE 8 a)........................................................................................................... 102 Mail van 16 juli 2008 aan Beleidscel ....................................................................... 102 in verband met ontwerp lastencohier ....................................................................... 102 ANNEXE 8 a) ........................................................................................................... 102 Mail du 16 juillet 2008 à la ....................................................................................... 102 Cellule Stratégique en relation avec ......................................................................... 102 le cahier des charges ................................................................................................. 102 BIJLAGE 8 b) .......................................................................................................... 106

Bijlage 9

Nota betreffende het .................................................................................................. 106 ‘Ontwerp lastencohier REA burgerlijk’ ................................................................... 106 ANNEXE 8 b) ........................................................................................................... 106 Note concernant la ‘projet de cahier ........................................................................ 106 des charges TPI civil’ ................................................................................................ 106 BIJLAGE 9 ............................................................................................................... 129 Rapport zending Marokko ........................................................................................ 129 ANNEXE 9 ................................................................................................................ 129 Rapport de mission Maroc ........................................................................................ 129

Bijlage 9

RAPPORT D'ACTIVITE DE L'ANNEE 2009

Recommend Documents