Rangkaian Persiapan Wawancara Kunjungan Tim Asesor ASEAN University Network (AUN) Program Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia

KERANGKA ACUAN

“Rangkaian Persiapan Wawancara Kunjungan Tim Asesor ASEAN University Network (AUN) Program Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia”

1. Latar Belakang Sesuai dengan visi dan misi Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia (FKUI) untuk menjadi Fakultas Kedokteran yang terkemuka di dunia, Program Studi Pendidikan Dokter FKUI melakukan pengembangan dan evaluasi kurikulum pendidikan dokter secara berkesinambungan. Telah dilakukan perbaikan terhadap Kurikulum Fakultas 2005 menjadi Kurikulum Fakultas 2012 dengan mempertimbangkan kebutuhan pencapaian kompetensi dokter terbaru (Standar Kompetensi Dokter Indonesia 2012) dan masukan dari seluruh pemangku kepentingan (mahasiswa, staf pengajar, alumni, dan pengguna lulusan). Program Studi Pendidikan Dokter FKUI terdiri dari tahap Sarjana Kedokteran dan tahap Profesi Dokter, dengan total waktu pendidikan 5 tahun (Kurfak 2005) dan 5.5-6 tahun (Kurfak 2012). Program Sarjana Kedokteran telah mendapatkan akreditasi A pada akreditasi yang dilakukan pada tahun 2012, sedangkan Program Profesi Dokter mendapatkan akreditasi A pada akreditasi sebelumnya, dan akan diakreditasi kembali oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) pada tahun 2014. Proses penjaminan mutu program studi pendidikan dokter dilakukan secara berkesinambungan oleh berbagai unit yang saling terkait di bawah koordinasi Manajer Akademik dan Kemahasiswaan FKUI, yaitu Medical Education Unit (MEU), Koordinator Program Studi dan tim koordinator, Unit Penjaminan Mutu Akademik (UPMA), dan unit-unit terkait lain. Selain proses penjaminan mutu internal, dan akreditasi nasional oleh BAN-PT, diperlukan asesmen dan akreditasi dari badan internasional untuk semakin meningkatkan kualitas PSPD di seluruh tahap dan memenuhi misi pendidikan FKUI dalam pencapaian rekognisi internasional. Asia University Network (AUN) adalah badan independen internasional yang berperan dalam melakukan asesmen terhadap mutu pendidikan tinggi. Badan ini bukan merupakan badan akreditasi, tetapi mendorong proses peningkatan mutu pendidikan di institusi pendidikan tinggi melalui identifikasi area perbaikan yang dapat menjadi fokus pengembangan program pendidikan di institusi pendidikan tinggi terkait. Beberapa fakultas di lingkungan Universitas Indonesia dan beberapa fakultas kedokteran di Indonesia telah atau sedang menjalani proses asesmen oleh AUN. Saat ini Tim persiapan AUN FKUI telah menyelesaikan sekitar 90% tahap persiapan asesmen AUN untuk Program Studi Pendidikan Dokter. Tahap terakhir yaitu tahap visitasi yang merupakan tahap yang penting dari seluruh rangkaian persiapan AUN akan dilakukan tanggal 2-4 Desember 2014. Pada tahap ini akan diselenggarakan serangkaian wawancara dan observasi ke fasilitas program studi oleh Tim Asesor AUN. Rangkaian wawancara akan melibatkan narasumber dari Dekanat, Ketua Program Studi Pendidikan Dokter dan tim koordinator, staf pengajar, staf kependidikan, mahasiswa, alumni dan pemberi kerja. Rangkaian wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan data secara menyeluruh tentang praktik baik yang telah diselenggarakan dalam Program Pendidikan Dokter FKUI, baik dalam tahap plan, do, check maupun action untuk seluruh kriteria asesmen AUN-QA, sebagai berikut: a. Expected learning outcomes b. Program specification c. Program structure and content d. Teaching and learning strategy e. Student assessment f. Academic staff quality

g. h. i. j. k. l. m. n. o.

Support staff quality Student quality Student advice and support Facilities and infrastructure Quality assurance of teaching and learning process Staff development activities Stakeholders’ feedback Output Stakeholder satisfaction

3. Rasionalitas Dalam upaya mempersiapkan rangkaian wawancara dalam visitasi asesmen AUN untuk Program Studi Pendidikan Dokter FKUI, perlu dilakukan persiapan intensif oleh tim yang terkoordinasi dengan baik, dengan dukungan penuh dari pimpinan FKUI dan UI. Selain itu, narasumber (sebagai pemangku kepentingan) dalam setiap wawancara perlu mendapatkan informasi penting tentang peran masing-masing pemangku kepentingan dalam setiap wawancara. Kerangka acuan ini bertujuan untuk memberikan informasi lebih detil tentang jadwal persiapan, jadwal wawancara dan estimasi tentang materi wawancara dalam rangkaian visitasi asesmen AUN.

4. Tujuan dan Jenis Kegiatan Tujuan kegiatan ini adalah memberikan bekal informasi mengenai visitasi asesor AUN, informasi yang tertera pada laporan Self Assessment Report AUN, jadwal wawancara dan estimasi materi wawancara kepada seluruh pemangku kepentingan dalam Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia.

5. Tahapan Kegiatan Kegiatan persiapan rangkaian wawancara ini terdiri dari 3 tahap sebagai berikut: a. Tahap identifikasi narasumber Tahap ini merupakan tahap persiapan awal untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan yang akan menjadi narasumber dalam masing-masing wawancara. Masing-masing kelompok narasumber akan diwakili 20 – 25 orang. Finalisasi daftar narasumber dilakukan dalam minggu II November 2014. No 1

Kelompok narasumber Tim Koordinator Program Pendidikan Dokter, Ketua Departemen

Detil dan karakteristik narasumber Ketua UPMA dan tim UPMA S1 Ketua Program Studi Pendidikan Dokter Koordinator Kelas Reguler (KR) dan Kelas Internasional (KKI) Koordinator tahun I – V KR dan KKI Ketua dan perwakilan tim skills lab Ketua dan perwakilan tim MEU Ketua Departemen preklinik (Anatomi, Fisiologi, Biokimia, Farmakologi, Patologi Anatomi/Patologi Klinik) dan klinik (IPD, Obsgin, Anak, Bedah)

2

Staf pengajar

3

Staf kependidikan

4

Mahasiswa

5

Alumni

6

Pengguna lulusan atau pemberi kerja

Beberapa ketua modul Perwakilan staf pengajar di masing-masing modul tahun I – V, koordinator pendidikan departemen, anggota tim MEU, alumni Magister Pendidikan Kedokteran Perwakilan seluruh unit terkait (PPSI, PPSP, Humas, IRO, administrasi pendidikan S1, KBK, MEU, IRO, Perpustakaan, Keuangan, SDM, Umum-fasilitas, Pengampuan, SIAK NG, dll) Perwakilan mahasiswa tahun I – V baik kelas reguler maupun kelas internasional, dengan variasi yang setara dalam hal gender, prestasi akademik, dan asal SMA (luar Jakarta dan Jakarta) Perwakilan alumni FKUI yang bekerja di berbagai setting (pelayanan kesehatan, pendidikan, penelitian, industri, pemerintahan, dll). Narasumber juga diharapkan dapat mencakup alumni yang memegang posisi penting di berbagai setting tersebut. Merupakan perwakilan alumni yang telah lulus dari Program Pendidikan Dokter sekitar 5 tahun, 10 tahun, 15 tahun dan 25 tahun. Perwakilan dari instansi pengguna lulusan dokter FKUI (rumah sakit, puskesmas, klinik, industri, instansi pemerintah, LSM terkait, dll). Narasumber wawancara dari instansi tersebut diharapkan adalah narasumber yang menjadi atasan langsung dari para lulusan dokter atau narasumber yang dalam tugas sehari-hari banyak berhubungan dengan para lulusan dokter.

b. Tahap orientasi 1 Tahap orientasi 1 ini dilaksanakan dalam bentuk pertemuan atau penyebarluasan informasi secara tertulis terkait asesmen AUN dan Program Studi Pendidikan Dokter FKUI kepada pemangku kepentingan terkait. 1. Pertemuan orientasi wawancara Pertemuan orientasi untuk wawancara diselenggarakan terutama untuk para pemangku kepentingan yang terdiri dari pengelola program studi, staf pengajar, staf kependidikan dan mahasiswa. 2. Penyebarluasan informasi secara tertulis Penyebarluasan informasi secara tertulis berupa TOR rangkaian wawancara, estimasi daftar pertanyaan dan ringkasan Self Assessment Report (SAR) AUN akan dilakukan untuk seluruh pemangku kepentingan yang akan menjadi narasumber wawancara.

c. Tahap orientasi 2 (penjelasan dan umpan balik singkat pada hari wawancara) Tahap orientasi 2 dilaksanakan 30 – 60 menit sebelum jadwal wawancara berlangsung. Tahap ini merupakan tahap persiapan akhir sebelum wawancara dilaksanakan, dan bertujuan untuk menyampaikan kembali informasi secara singkat tentang tujuan wawancara dan mendiskusikan hal-hal yang menjadi perhatian narasumber wawancara. d. Tahap wawancara Wawancara akan dilaksanakan sesuai kelompok pemangku kepentingan, yaitu pengelola pendidikan (termasuk Ketua Departemen terkait, Koordinator Tahun, Koordinator Pendidikan), staf pengajar, staf kependidikan, mahasiswa, alumni, dan pemberi kerja. Wawancara akan dilaksanakan dalam Bahasa Inggris. Narasumber dapat menyampaikan pendapat dan menjawab pertanyaan saat wawancara menggunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia. Penerjemah akan disediakan di semua sesi wawancara. Jadwal wawancara ditetapkan sesuai ketentuan BPMA UI dan asesor AUN (Lampiran 1)

Rangkaian kegiatan Tahap Orientasi 1 No.

Kegiatan

Waktu pelaksanaan

1.

Pertemuan orientasi untuk staf pengajar dan tim Koordinator Program Pendidikan Dokter (diselenggarakan secara simultan di Salemba dan Depok)

Jumat, 21 November 2014, 09.00 – 10.30 WIB

2.

Pertemuan orientasi untuk staf kependidikan (diselenggarakan secara simultan di Salemba)

Selasa, 25 November 2014, 09.00 – 10.30 WIB

3.

Pertemuan orientasi untuk mahasiswa (diselenggarakan secara simultan di Salemba dan Depok)

Selasa, 25 November 2014, 15.30 – 16.30 WIB

Penanggung jawab PIC undangan dan ruangan: Lia Marlina; PIC konsumsi: Eris; PIC konfirmasi: Ricky Septiawan; PIC materi: Rita Mustika (Depok), Ardi Findyartini (Salemba). PIC undangan dan ruangan: Lia Marlina; PIC konsumsi: Eris; PIC konfirmasi: Ricky Septiawan; PIC materi: Ria Margiana, Dini Sutrisno. PIC undangan dan ruangan: Lia Marlina; PIC konsumsi: Eris; PIC konfirmasi: Ricky Septiawan; PIC materi: Diantha Soemantri (Depok), Rita Mustika&Oktavinda Safitry (Salemba).

Tahap Orientasi 2 dan Tahap Wawancara No.

Kegiatan

Waktu pelaksanaan

1.

Wawancara dan paparan oleh pimpinan FKUI

Selasa, 2 Desember 2014, 10.00 – 10.45 WIB

2.

Wawancara dengan Ketua Program Studi dan tim koordinator (koordinator kelas reguler, kelas internasional, koordinator tahun), MEU, UPMA, Ketua Departemen dan Koordinator Pendidikan Departemen (preklinik dan klinik, sesuai yang mewakili)

Selasa, 2 Desember 2014, 10.30 – 11.00 WIB (briefing) Selasa, 2 Desember 2014, 11.00 – 12.15 WIB (wawancara)

Penanggung jawab PIC materi: dr. Ardi Findyartini (+6285959590377) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983) PIC ruangan: Riris (+6281218475567) PIC: dr. Fernandi Moegni, SpOG - Kaprodi Pendidikan Dokter FKUI (+62818779098, +6281291424562), dr. Diantha Soemantri (+62816773405) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Riris (+6281218475567) PIC ruangan: Riris (+6281218475567)

Selasa, 2 Desember 2014, 13.00 – 13.30 WIB (briefing) Selasa, 2 Desember 2014, 13.30 – 15.00 WIB (wawancara)

dr. Sophie Yolanda, MBiomed (+628139797360) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Ricky Septiawan (+6285711549420) PIC ruangan: Riris (+6281218475567)

4.

Wawancara dengan staf kependidikan (20 – 25 peserta staf kependidikan dari seluruh unit kerja di FKUI dan Program Pendidikan Dokter FKUI)

Selasa, 2 Desember 2014, 14.30 – 15.00 WIB (briefing) Selasa, 2 Desember 2014, 15.00 – 16.30 WIB (wawancara)

dr. Ria Margiana, MBiomed (+628111775515) Dini Sutrisno (+6285717721313) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Ricky Septiawan (+6285711549420) PIC ruangan: Riris (+6281218475567)

5.

Wawancara dengan mahasiswa (20 – 25 peserta perwakilan mahasiswa tahun I – V)

Rabu, 3 Desember 2014, 08.30 – 09.00 WIB (briefing) Rabu, 3 Desember 2014, 09.00 – 10.30 WIB (wawancara)

dr. Diantha Soemantri, MMedEd, PhD (+62816773405) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina

3.

Wawancara dengan staf pengajar (20 – 25 peserta staf pengajar preklinik dan klinik)

(+628561633983), Hilman Wahyudin (+628159630360) PIC ruangan: Riris (+6281218475567)

6.

7.

8.

Wawancara dengan alumni (20 – 25 peserta alumni Program Pendidikan Dokter FKUI yang telah lulus sekitar 3-5 tahun, 10 tahun, 15 tahun, dan 25 tahun)

Wawancara dengan pemberi kerja (20 - 25 peserta dari perwakilan direksi RS atau Kepala Puskesmas/Klinik tempat lulusan dokter FKUI bekerja)

Wawancara dengan penyusun SAR AUN (10 anggota tim penulis inti dan tim data AUN)

Rabu, 3 Desember 2014, 10.00 – 10.30 WIB (briefing) Rabu, 3 Desember 2014, 10.30 – 12.00 WIB (wawancara)

dr. Nani Cahyani, SpKO Manajer Akademik dan Kemahasiswaan FKUI (HP: +62816736605), dr. Atikah Barasila - Koordinator alumni (+6282110001971) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Hilman Wahyudin (+628159630360) PIC ruangan: Riris (+6281218475567)

Rabu, 3 Desember 2014, 12.30 – 13.00 WIB (briefing) Rabu, 3 Desember 2014, 13.00 – 14.30 WIB (wawancara)

dr. Nani Cahyani, SpKO Manajer Akademik dan Kemahasiswaan FKUI (HP: +62816736605) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Okki (+6289606806626) PIC ruangan: Riris (+6281218475567)

Rabu, 3 Desember 2014, 14.30 – 15.30 WIB (wawancara)

dr. Ardi Findyartini (+6285959590377) PIC undangan dan konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983) PIC ruangan: Riris (+6281218475567)

e. Keberlanjutan Kegiatan Rangkaian persiapan, sosialisasi, kegiatan actions for improvement dalam asesmen AUN ini merupakan langkah strategis dalam usaha penjaminan mutu pendidikan di FKUI (dalam hal ini program pendidikan dokter) serta rekognisi dan asesmen Program Studi Pendidikan Dokter FKUI dari badan asesor internasional. Kegiatan ini melibatkan seluruh pemangku kepentingan terkait di FKUI, dan memerlukan koordinasi dan pelaksanaan kegiatan secara intensif. Meskipun rangkaian kegiatan ini bersifat intensif dan difokuskan untuk jangka pendek-menengah, rangkaian persiapan mengarah kepada proses penjaminan mutu dan penyediaan bukti yang diharapkan semakin mendorong implementasi penjaminan mutu program pendidikan dokter dalam jangka panjang.

f.

Keluaran dan Dampak Kegiatan Keluaran dan dampak kegiatan yang diharapkan adalah: a. Tersampaikannya informasi dan teridentifikasinya persiapan yang diperlukan dalam wawancara oleh asesor AUN. b. Pelaksanaan asesmen oleh asesor AUN dan terumuskannya umpan balik untuk Program Pendidikan Dokter FKUI.

6. Sumber Daya yang Dibutuhkan Sumber daya yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah: a. Ringkasan materi SAR AUN dan dokumen bukti sesuai kriteria AUN b. Jadwal kegiatan persiapan dan wawancara c. Estimasi daftar pertanyaan dalam masing-masing wawancara d. Narasumber wawancara masing-masing kelompok pemangku kepentingan e. Sumber daya manusia sesuai kebutuhan dari masing-masing rangkaian kegiatan f. Dana g. Sarana prasarana

LAMPIRAN 1 – JADWAL VISITASI ASESMEN AUN

The 34th Actual Quality Assessment At Program Level (Undergraduate Medical Education Program) Universitas Indonesia 2 – 4 December 2014 DATE/ TIME 1 December 2014

08.30 09.00 - 09.30 09.30 - 09.45 09.45 - 10.00 10.00 - 10.45 10.45 – 11.00 11.00 - 12.15 12.15 - 13.30 13.30 - 15.00 15.00 - 16.30 16.30 - 18.00 18.00

08.30 09.00 - 10.30 10.30 - 12.00 12.00 - 13.00 13.00 - 14.30 14.30 - 15.30 15.30 – 17.30 17.30 08.30 09.00 - 10.30 10.30

ACTIVITIES Arrival of assessors and AUN-Secretariat Pickup from Soetta airport and transfer to The Hotel Dinner at the Hotel Day 1: 2 December 2014 Depart to Campus Opening Session : Rector Universitas Indonesia AUN Representative Exchange Token, Photo Session and Coffee break Transfer to Faculties Briefing by Dean Transfer to respective Department Meeting with Head of Department and Program Chair Working Lunch Meeting with Academic Staff Meeting with Support Staff Site Visit Dinner Back to the Hotel Day 2: 3 December 2014 Depart to Campus Meeting with Students Meeting with Alumni Working Lunch Meeting with Employers Meeting with SAR team Preparation of The Preliminary Report by Assessors’ Team Free – Back to the Hotel Day 3: 4 December 2014 Depart to Campus Presentation of The Key Results by Assessors & Closing Session : Rector UI and AUN Representative Coffee Break and Farewell