RANCANG BANGUN APLIKASI SCHOOL ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM (Studi Kasus Pada SD-SMP Zainuddin)
Azis Yustiono Adi1) 1)
S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email:
[email protected]
Abstrack: Zainuddin School Waru Sidoarjo is a process of learning institution demanding children understand early on about religion consists of Kindergarten, Elementary School, and the School of Medium First, primary and junior Zainuddin located billowing Posts Waru Sidoarjo area. The operations of the primary and junior Zainuddin include data processing, payment of tuition, fees, registration, scheduling, assessment data to graduation. Primary and junior Zainuddin using and applying information technology (IT) but constrained Student Information Systems, Master of Information Systems, Information Systems Academic and Administrative Information Systems with accuracy, accuracy or speed in data processing. To solve these problems then applied School Administration Information System (SAIS). With this SAIS variety of educational resources can be integrated to assist the smooth operation and help in decision making. Based on the results of experiments performed to conclude the manufacture of School Administration Information System can be used to help elementary and junior operations Zainuddin so as to generate data and information to support the reporting of school administration.
Keyword : School Administration, administration, Information Systems.
Pendidikan memegang peran yang sangat
penting
dalam
berkaitan dengan administrasi. Dalam hal ini
meningkatkan
kegiatan administrasi dikerjakan secara semi
kecerdasan bangsa dan merupakan faktor
terkomputerisasi dan hanya mengandalkan
kunci dalam perkembangan pembangunan
pengarsipan
bangsa di segala bidang sesuai dengan
perangkat lunak pengolah angka atau kata,
perkembangan
seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word,
ilmu
pengetahuan
dan
teknologi yang semakin pesat dewasa ini. Saat
SD
dengan demikian untuk mengolah laporan dengan menggabungkan beberapa data akan
sudah
sangat membutuhkan waktu yang cukup
sarana
lama, untuk menampilkan data siswa saja
untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan yang
pihak sekolah harus membuka kembali
sampai
menggunakan
Zainuddin
menggunakan
Waru-
Sidoarjo
ini
data dengan
saat
ini
komputer sebagai
1
beberapa data yang masuk saat penerimaan
LANDASAN TEORI
calon siswa atau pendataan yang termasuk
Sistem Informasi
nilai dan keuangan siswa. Akibat daripada semi
terkomputerisasi,
Leman
(1998),
Sistem
kegiatan
informasi sebagai suatu sistem yang dibuat
administrasi dirasa tidak efektif dan efesien
oleh manusia yang terdiri dari komponen –
sehingga
komponen dalam organisasi untuk mencapai
informasi
maka
Menurut
yang
disampaikan
berjalan lambat. Maka
suatu tujuan, yaitu menyajikan informasi. sistem
Sistem informasi berfungsi sebagai
dan
suatu alat bantu kompetisi bagi organisasi
menampilkan kembali informasi akademis
dalam mengupayakan pencapaian tujuan.
dan administrasi siswa. Dengan perangkat
Sistem informasi dituntut tidak hanya
lunak yang bertema “School Administration
mengolah data dari dalam organisasi saja,
Information System” (SAIS) yang akan
tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak
dibangun
proses
luar yang dapat menambah nilai kompetisi
pengarsipan informasi data siswa, sistem
bagi dalam organisasi. Dengan demikian
akan dibagi menjadi tiga subsistem yaitu
sistem informasi harus memiliki data yang
Subsistem pendaftaran siswa (siswa lama
telah terpolakan dan memiliki integritas
tetap
dalam hal waktu dan tempat. Hal ini
digital
diperlukan
yang
dapat
akan
bisa
suatu
mengarsip
mempercepat
di-input-kan),
Subsistem
pembagian kelas, dan Subsistem kenaikan
dimaksudkan
supaya
sistem
informasi
kelas, jadwal mata pelajaran, informasi
tersebut dapat menyajikan informasi yang
akademis, dan keuangan siswa dimana
tepat bagi pengguna.
semua informasi tersebut dapat mengontrol nilai
yang
didapat
dengan
terus
Analisa dan Perancangan Sistem
mempertimbangkan persentase dari setiap
Analisis sistem dapat didefinisikan
materi pelajaran yang bermuatan nilai
sebagai penguraian dari suatu informasi
akademis
yang
yang
ditampilkan.
Dengan
utuh
ke
demikian diharapkan permasalahan tersebut
komponennya
diatas dapat terselesaikan..
mengidentifikasikan
dalam
bagian-bagian
dengan dan
permasalahan-permasalahan,
maksud mengevaluasi kesempatan-
kesempatan,
hambatan-hambatan
yang
terjadi
kebutuhan-kebutuhan
yang
dan
2
diharapkan
sehingga
dapat
diusulkan
perbaikan-perbaikannya
dibantu oleh bagian administrasi yang membawahi bagian keuangan serta bagian
(Hartono,1999:129). akademik. Struktur organisasi SD Zainuddin selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 1.
SD-SMP Zainuddin Waru Sidoarjo SD-SMP Zainuddin Waru-Sidoarjo yang berlokasi di daerah Ngeni merupakan sekolah swasta yang dipimpin oleh sebuah yayasan, dimana terdapat Dewan Pembina sendiri membawahi bagian-bagian yang terdiri dari Dewan pengurus dan Dewan Pengawas.
Dewan
Pengurus
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
sendiri
membawahi bagian-bagian yang terdiri dari
Bagian administrasi mempunyai tugas antara lain: penerimaan siswa baru, kurikulum
Lembaga Pendidikan, SARPRAS ( Sarana dan Prasarana), HUMAS ( Hubungan Masyarakat ), Bidang Usaha, Ta’mir Masjid.
sekolah, pembagian satuan pengajaran guru, pembagian kelas, pengaturan data guru dan siswa. Bagian administrasi juga mengurus dalam pembayaran uang SPP, uang pangkal,
Dan dari Lembaga Pendidikan membawahi empat kepala sekolah antara lain kepala sekolah TPA, kepala sekolah TK, kepala
serta penggajian guru. Bagian Akademik membantu
administrasi
dalam
bidang
akademik siswa yaitu membantu dalam kurikulum sekolah.
sekolah dasar, dan kepalas sekolah sekolah menengah pertama. Selain itu, bagian Ta’mir Masjid yang membawahi bagian
Interaksi Manusia dan Komputer Interaksi (IMK)
Remas dan Sosial. Kegiataan operasional SD
Zainuddin
Waru-Sidoarjo
tersebut
Manusia
dideskripsikan
dan
Komputer
sebagai
sebuah
disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia,
3
beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam
lingkungan
interaksinya
(Rizky,
2006:4).
DESAIN SISTEM Contex Diagram Form Formulir Pendaftaran Data Data Bayar SPPCalon Siswa Siswa
Calon Siswa
Data Bayar Informasi Sekolah Baru Infromasi Asal Sekolah 0
Daftar Biaya SPP Data Jadwal Pelajaran Data Bukti Pembayaran SPP Informasi Absensi Siswa Guru Informasi Nilai Siswa School Administrasion Information System pada SD SMP Zainuddin Informasi Jadwal Mengajar Data Guru
Informasi Extrakulikuler Informasi Detil Extrakulikuler
Bagian Akademik
+
Data Biaya Registrasi Data Mata Pelajaran Data Keuangan SPP
Bag Keuangan
Informasi Data Karyawan Buku Data Kelas
Karyawan
Gambar 1. Contex Diagram.
4
Gambar 1 merupakan contex diagram, yang didalamnya memuat gambaran umum dari proses-proses yang ada didalam system. Database Pembayaran
14
Informasi Registrasi Siswa 1
Calon Siswa
Data Bayar
Form Formulir Pendaftaran
Bag Keuangan Data Biaya Registrasi
Sub Sistem Administrasi Siswa
Bag Keuangan
Data Calon Siswa
+ 3
Data Hasil Tes
5
Siswa Baru (Diterima) Sub Sistem Data Bayar SPP Data Bukti Pembayaran SPPInformasi Keuangan
Database Hasil Tes
2
+
Database Siswa
Nilai Tes
Data Keuangan SPP
Data Siswa Siswa
Daftar Biaya SPP
Data Jadwal Pelajaran 2 Informasi Absensi Siswa Guru
Informasi Nilai Siswa Sub Sitem Informasi Data Guru Akademik Informasi Jadwal Mengajar
Data Karyawan
Data Kelas Bagian Akademik Informasi Extrakulikuler
Data Mata Pelajaran
+ Data Guru Guru Mata Pelajaran
Karyawan 8
Database Karyawan 4 Data Karyawan
Informasi Detil Extrakulikuler
Informasi Buku
Informasi Pembayaran Siswa
Informasi Sekolah Baru
Sub Proses Non Akademik
Informasi Pembayaran Siswa
Jenis Extrakulikuler
+
Infromasi Asal Sekolah
14
Database Pembayaran
Gambar 2. DFD Level 0 DFD merupakan proses turunan dari contex diagram. Gambar 2 dibawah ini merupakan DFD level 0, menjelaskan tentang proses yang ada dalam
ystem informasi administrasi
zainuddin. Pada gambar tersebut terdapat 3 proses utama yaitu sistem administrasi siswa, sistem informasi
akademik,
dan
sistem
informasi
non
akademik.
5
Hasil dan Pembahasan
Form Data Guru
Form Utama
Gambar 3. Form Utama Gambar 3. merupakan form utama
Gambar 5. Form Data Guru Gambar 5 merupakan form data guru yang
dimana dari form inilah semua kegiatan di
digunakan untuk menginputkan data-data
dalam sistem akan di mulai. Terdapat menu-
guru yang terdaftar dalam lembaga
menu yang dapat di pilih oleh user.
pendidikan.
Form Data Calon Siswa
Form Master Ruang Kelas
Gambar 4. Data Siswa Gambar 4 merupakan form data calon siswa yang berfungsi untuk menginputkan datadata calon siswa yang terdaftar dalam lembaga pendidikan
Gambar 6. Form Master Ruang Kelas Gambar 6 merupakan form pembagian kelas yang digunakan untuk membagi siswa yang terdaftar ke dalam kelas masing-masing dan kapasitas kelas.
6
Form Penilaian
Form Absensi Pegawai
Gambar 7. Form Penilaian
Gambar 9. Form Absensi Pegawai
Gambar 7 merupakan form penilaian siswa
Gambar 9 merupakan form absensi pegawai
yang di gunakan guru untuk input nilai
yang
siswa dengan ancuan indikator penilaian
absensi pegawai setiap harinya sebagai
yang telah di inputkan sebelumnya dengan
indikator ke aktifan pegawai dalam proses
acuan kurikulum yang telah di susun sesuai
belajar mengajar di lembaga pendidikan
digunakan
untuk
menginputkan
kriterian ketuntasan minimal. Form Kenaikkan Kelas Form Absensi Siswa
Gambar 10. Form Kenaikkan Kelas Gambar 10 merupakan form kenaikkan Gambar 8. Form Absensi Siswa Gambar 9 merupakan form absensi siswa yang absensi
digunakan siswa
untuk setiap
kelas yang digunakan untuk menginputkan data siswa yang naik kelas.
menginputkan
harinya
sebagai
indikator ke aktifan siswa dalam proses belajar mengajar di lembaga pendidikan.
7
5. Pengembangan penerapan e-learning
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Manajemen
terhadap Kurikulum Satuan Tingkat Pendidikan.
Sekolah adalah sebagai berikut: 1. School System
Administration dapat
mengolah
Information data
dan
informasi yang akurat dan tepat untuk mendukung
kegiatan
operasional
sekolah. 2. Pengolahan data nilai pada Laporan Hasil Belajar Siswa telah sesuai dengan contoh raport yang terlampir. School Administration Information System dapat mengintegrasikan data antar bagian sekolah maupun beda sekolah dalam hal ini Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah Pertama.
Saran Adapun saran-saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi
Daftar Rujukan Aunur, M. 2008. Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar. Elmasri, R., & Navathe, S. B. 2000. Fundamentals of Database System (3 ed.). United States of America: Oracle Corporation. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI,Yogyakarta. Kendall, E, Kenneth. “Analisis dan Perancangan Sistem”. Rutgers University, School of bussinesscamden, Camden, New Jersey. Indeks. 2003. Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
menambahkan aplikasi monitoring
Prasetyo, Didik Dwi. 2006. ”Pemrograman Aplikasi Database dengan Visual Basic .NET 2005 dan MS Acces”. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia. Proboyekti, Umi. “Konsep Sistem Informasi”, (Online) (http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/Kon sepSI.pdf,diakses 12 November 2009). Rizky, Soetam. 2006. Buku Materi Kuliah STIKOM Interaksi manusia dan Komputer. Surabaya : STIKOM Surabaya.
terhadap siswa
Romeo,
yang telah dibuat adalah sebagai berikut: 1. Adanya sistem yang terpisah antara SD dan SMP. 2. Penambahan
sistem
informasi
administrasi. 3. Penambahan
adanya
sistem
informasi eksekutif. 4. Pengembangan
dengan
S.T., 2003, Proses STIKOM, Surabaya.
Bisnis,
8
Universitas Budi Luhur. 2010, 1 1. http://webdosen.bl.ac.id/dosen/050023 /materi/. Retrieved 03 15, 2011, from http://webdosen.bl.ac.id: (http://webdosen.bl.ac.id/dosen/05002 3/materi/pw2_pertemuan11.pdf, diakses 03 Januari 2011) Yuswanto & Subari, 2007, “Pemograman Database Visual Basic .NET”, Prestasi Pustaka, Jakarta.
9
