R1

MANUAL MUTU STEKPI Daftar Isi

Tanggal Revisi Tanggal Berlaku Kode Dokumen

: 21 Desember 2010 : 28 Januari 2011 : MM‐STEKPI‐PPMA‐00/R1

HALAMAN PENGESAHAN

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disahkan oleh:

Nama

R. Nansih Widhiastuti SE., MM.

R. Nansih Widhiastuti SE., MM.

Ir. Budi Permadi Iskandar, MSP.

Jabatan

Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Akreditasi

MR

Ketua

Tanggal

25 Januari 2011

25 Januari 2011

27 Januari 2011

Catatan : Pedoman Mutu ini merupakan milik STEKPI dan penerbitannya dikendalikan. Informasi yang terdapat dalam dokumen ini tidak boleh, sebagian ataupun seluruhnya, digandakan tanpa seijin tertulis dari STEKPI. Pihak‐pihak lain di luar penerima yang terdaftar dapat memperoleh salinan Pedoman Mutu ini dengan memberitahukan secara tertulis kepada KETUA STEKPI terlebih dahulu. Pemegang dokumen ini bertanggung jawab untuk menjamin keterbaharuannya dan memastikan bahwa hanya dokumen yang terkendali saja yang disimpan. Perubahan terhadap isi dokumen harus dilaporkan secara tertulis kepada Management Representative (MR).

i


0.2. BAB



DAFTAR ISI BAGIAN

NO. REVISI

TANGGAL BERLAKU

0.0 0.1 0.2 0.3 0.4

PENDAHULUAN Halaman Persetujuan Daftar Isi Pengertian Tujuan

01

26 April 2011

1.0 1.1 1.2 1.3 1.4

YAYASAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN INDONESIA JAKARTA Sejarah Yayasan Struktur Organisasi Yayasan Investasi Evaluasi Portofolio

00

26 April 2011

2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

STEKPI Sejarah STEKPI Visi dan Misi STEKPI Logo STEKPI Tata Nilai dan Ethos Kerja Lokasi Kampus Struktur Organisasi

01

26 April 2011

3.0 3.1 3.2 3.3

RENCANA PENGEMBANGAN Peta Jalan Peta Strategi Balanced Score Card

01

26 April 2011

4.0

SISTEM MANAJEMEN MUTU / KINERJA Komitmen Mutu / Kinerja Manajemen Persyaratan Umum Persyaratan Dokumentasi

01

26 April 2011

4.1 4.2 4.3

ii


BAB


BAGIAN


NO. REVISI

TANGGAL BERLAKU

5.0 5.1 5.2 5.3

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Tanggung Jawab dan Wewenang Komunikasi Internal Review oleh Manajemen

01

26 April 2011

6.0 6.1 6.2 6.3

PROSES‐PROSES UTAMA Proses Pendidikan Proses Penemuan (Penelitian) Proses Pengabdian Kepada Masyarakat

01

26 April 2011

7.0 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

PROSES‐PROSES PENDUKUNG Proses Umum dan Logistik Proses Proses Penjaringan Mahasiswa Proses Sumber Daya Manusia Proses Perpustakaan Proses Keuangan Proses Teknologi Informasi

01

26 April 2011

8.0 8.1 8.2 8.3

PROSES‐PROSES MANAJEMEN Proses Pengendalian Proses Pengukuran dan Analisa Proses Peningkatan Terus Menerus

01

26 April 2011

0.3.

PENGERTIAN Istilah dan definisi yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu yang digunakan dalam Manual Mutu ini, sesuai dengan istilah dan definisi yang digunakan dalam ISO 9001 : 2008 serta istilah yang lazim berlaku di STEKPI. Beberapa definisi yang digunakan dalam Manual Mutu ini adalah: ISO

: The International Organization for Standarization (Organisasi Internasional untuk Standarisasi)

iii




Ketua STEKPI

: Pejabat yang bertanggung jawab atas operasional STEKPI Direktur/Kepala : Pimpinan atas direktorat yang berada di bawah Ketua Manajer : Pimpinan atas sub direktorat yang berada di bawah Direktur/Kepala MR : Management Representative adalah pejabat yang ditunjuk oleh Manejemen dan bertanggung jawab atas kelancaran seluruh kegiatan manajemen mutu. Dalam organisasi ini adalah Pusat Penjaminan Mutu dan Akreditasi Auditor Mutu Internal : Karyawan yang ditugaskan untuk melakukan audit mutu, dalam rangka pelaksanaan sistem manajemen mutu Unit Kerja : Direktorat dan Sub direktorat yang berada dalam organisasi sesuai dengan struktur organisasi STEKPI Program Studi : Program pendidikan yang ditawarkan oleh STEKPI kepada calon mahasiswa Mutu : Adalah kesesuaian terhadap persyaratan / spesifikasi yang telah ditetapkan Sasaran : Suatu tingkat prestasi atau hasil kerja yang telah direncanakan untuk dicapai IKU : Indikator Kinerja Utama, indikator yang memberikan informasi sejauh mana unit kerja atau seseorang telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah ditetapkan Dokumen : Informasi dan media pendukungnya Rekaman : Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti dilaksanakannya perbaikan Catatan : Borang (formulir) yang sudah diisi dan masih terpakai Arsip : Borang (formulir) yang sudah diisi namun sudah tidak terpakai

iv


0.4.



TUJUAN Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di STEKPI, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi kepuasan pelanggan. b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan hubungan Penjaminan Mutu dengan persyaratan ISO 9001:2008. d. Mencerminkan komitmen STEKPI dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan, dan secara konsisten menghasilkan layanan jasa pendidikan yang bermutu dan bermanfaat bagi masyarakat

v

MANUAL MUTU STEKPI Bab 1



BAB 1 . YAYASAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN INDONESIA JAKARTA (YPPIJ) 1.1. SEJARAH YAYASAN Yayasan Pawiyatan Jayakarta yang berdiri berdasarkan Akta Nomor 49 tanggal 29 Maret 1982 dibuat dihadapan Nico Rudolf Makahanap, Notaris di Jakarta diambil alih dan kepengurusannya pada tanggal 15 Maret 1985 oleh para pejabat PT. Bank Duta Ekonomi, dan pada tanggal 20 April 1987 diubah namanya menjadi Yayasan Pengembangan Pendidikan Indonesia, disingkat YAPPINDO. Yayasan ini diketuai oleh Drs. Abdul Gani selaku Direktur Utama Bank Duta Ekonomi. Sejak 12 Desember 1991, kepengurusan Yayasan diketuai oleh Winarto Soemarto, S.H. selaku Direktur Utama Bank Duta dan dilanjutkan oleh B.S. Salamoen, S.H. Berikutnya kepengurusan yayasan dipimpin oleh Muchtar Mandala, S.E. dan pada tanggal 21 September 2000, Saadilah Mursjid diangkat menjadi Ketua Badan Pengurus Yappindo. Sejak tanggal 5 September 2005 kepengurusan Yayasan diketuai oleh Subijakto Tjakrawerdaja. Kemudian pada tahun 2010 nama yayasan berubah menjadi Yayasan Pengembangan Pendidikan Indonesia Jakarta (YPPIJ) yang telah disesuaikan dengan Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2001 tentang Yayasan juncto Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Undang‐Undang Nomor 16 Tahun 2001, berdasarkan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Nomor 07 tanggal 19 September 2008 yang telah disempurnakan kembali dengan Akta Penyimpanan Surat Nomor 11 tanggal 19 Juni 2009 dan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Nomor 01 tanggal 2 September 2009 yang ketiga‐tiganya dibuat dihadapan Ida Murtamsa Salim, SH.,M.Kn. Notaris di Jakarta

1.2. STRUKTUR ORGANISASI YAYASAN Struktur Organisasi Yayasan Pengembangan Pendidikan Indonesia Jakarta (YPPIJ) sesuai dengan Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2001 tentang Yayasan juncto Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Undang‐Undang Nomor 16 Tahun 2001, terdiri dari Dewan Pembina, Pengawas, dan Pengurus. 1




Gambar 1.1 Struktur Organisasi YPPIJ

1.3. INVESTASI Investasi Yayasan Pengembangan Pendidikan Indonesia Jakarta berupa Sarana dan Prasarana STEKPI serta kekayaan yang ada termasuk SDM dan kekuatan finansial yang penggunaannya ditetapkan dan dikelola oleh Yayasan, semata‐mata ditujukan bagi kemajuan pendidikan, dengan prioritas diberikan kepada STEKPI. Sarana dan Prasarana yang berada di STEKPI, bisa juga merupakan kekayaan yang dimiliki bersama antara Yayasan dan pihak lain sesuai dengan perjanjian kedua belah pihak berdasarkan dengan Peraturan Perundang‐Undangan yang berlaku. Pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada diutamakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Pengelolaan Sarana dan Prasarana yang dimiliki Yayasan diatur dengan Surat Keputusan Yayasan setelah mendapat pertimbangan dan saran Ketua serta Senat STEKPI, sedangkan kekayaan lain yang dimiliki bersama oleh Yayasan dan pihak lain diatur dengan aturan tersendiri. Ketua/Direktur/Pejabat lainnya bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengembangan, dan pengaturan penggunaan sarana dan prasarana yang ada di STEKPI atau di unit kerjanya. 2




Dana STEKPI dikelola oleh Yayasan untuk kepentingan penyelenggaraan dan pengembangan Universitas, dan kegiatan lain di bidang Pendidikan sepanjang tidak mengganggu penyelenggaraan STEKPI. Ketua bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan yang dialokasikan untuk STEKPI oleh Yayasan. Yayasan akan memberikan dana operasional STEKPI setiap triwulan ke rekening operasional STEKPI berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja, serta realisasi triwulan sebelumnya selambat‐lambatnya 1 (satu) minggu sebelum dimulainya triwulan berjalan. Ketua wajib menyampaikan laporan kinerja tahunan dan laporan keuangan tahunan kepada Yayasan selambat‐lambatnya setiap tanggal 15 Pebruari. Setiap tahun Yayasan menyusun laporan keuangan dan diperiksa oleh Akuntan Publik. Tatacara pengelolaan dan pelaporan Keuangan diatur lebih lanjut dalam Surat Keputusan Yayasan dengan mempertimbangkan usul Ketua STEKPI.

1.4. EVALUASI PORTOFOLIO Yayasan berfungsi membina dan mengembangkan STEKPI serta bertugas menetapkan Visi, Misi, Tujuan, Kebijakan Dasar (Statuta) dan Kebijakan Strategi (Rencana Induk Pengembangan) yang bertumpu pada ketentuan Perundang‐Undangan yang berlaku serta Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Yayasan. Yayasan Pengembangan Pendidikan Indonesia Jakarta (YPPIJ) bertanggung jawab atas penyelenggaraan dan pengelolaan dengan menyediakan sarana dan prasarana serta dana yang dibutuhkan. Untuk keperluan penyelenggaraan pendidikan, YPPIJ memberikan kewenangan kepada Ketua STEKPI untuk mengelola STEKPI secara baik dan benar serta dengan penuh tanggung jawab. Sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan ketentuan Perundang‐Undangan yang berlaku, Yayasan membentuk Pelaksana kegiatan Pengurus YPPIJ untuk mewakili kepentingan dan atau menjembatani Pengurus dengan Ketua atau sebaliknya yang berkaitan dengan pengelolaan STEKPI. Pembinaan STEKPI secara struktural dilakukan oleh YPPIJ.

3




BAB 2 . STEKPI 2.1 SEJARAH STEKPI Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Keuangan dan Perbankan Indonesia (disingkat STEKPI) berawal dari Sekolah Tinggi Keuangan dan Perbankan Indonesia (STKPI). STKPI didirikan oleh Yayasan Pawiyatan Jayakarta pada tanggal 2 Mei 1982. Pada tahun 1985 dilakukan pengambilalihan Yayasan Pawiyatan Jayakarta dan kepengurusannya ke yayasan dan pengurus baru yang diketuai oleh Drs. Abdul Gani. Pada tahun 1987 nama Yayasan Pawiyatan Jayakarta diganti menjadi Yayasan Pengembangan Pendidikan Indonesia, disingkat YAPPINDO. Sejak 12 Desember 1991 pengurus YAPPINDO diketuai oleh Winarto Soemarto, S.H. Selanjutnya sejak 18 Oktober 1993 kepengurusan diketuai oleh B.S. Salamoen, S.H. Setelah adanya pergantian Direksi Bank Duta, maka pada tanggal 24 November 1995 berdasarkan Akte Pernyataan Putusan Rapat No. 138 dari Notaris Muhani Salim, maka Ketua Umum YAPPINDO dipimpin oleh Muchtar Mandala, S.E. Serangkaian perbaikan dilakukan setelah pengambilalihan pada tahun 1987 antara lain kegiatan persiapan perbaikan STEKPI melalui kerja sama dengan pihak Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI), dalam hal ini Lembaga Penyelidikan Ekonomi dan Masyarakat (LPEM‐FEUI). Kerja sama yang dilakukan khususnya di bidang penyusunan kurikulum dan silabus serta penyediaan staf pengajar tetap yang meliputi penyeleksian dan pembinaannya. Pada tanggal 11 April 1988 dilakukan serah terima Ketua STEKPI dari Drs. Hasymi Ali kepada Sanjoto Subekti, S.E. Selanjutnya sejak tanggal 1 April 1989 Ketua STEKPI adalah Prof. Barli Halim dan Ketua Dewan Penyantun STEKPI adalah Prof. Dr. Ali Wardhana. Dengan meninggalnya Prof. Barli Halim pada tanggal 9 Mei 1996, untuk sementara Ketua STEKPI dijabat oleh Sanjoto Subekti, S.E. Pada tanggal 17 Juni 1997 Yayasan Pengembangan Pendidikan Indonesia mengangkat Prof. Dr. Rustam Didong sebagai Ketua STEKPI untuk periode selanjutnya. Kemudian, pada tanggal 5 Januari 2007 STEKPI dipimpin oleh Bambang Trihartanto, Ph.D. Sejak tanggal 11 Maret 2010, STEKPI dipimpin oleh Ir. Budi Permadi Iskandar, MSP.

4




2.2 VISI DAN MISI STEKPI Visi STEKPI Menjadi Universitas Teknopreneur Indonesia Terkemuka Bersendi Moral Pancasila Pada Tahun 2020. Maksud dari menjadi universitas teknopreneur yaitu: · Kemampuan untuk menemukan dan menggunakan kerangka berpikir yang inovatif. · Kemampuan untuk menemukan dan menggunakan alat‐alat atau sistem kerja baru · Kemampuan untuk menciptakan dan mengembangkan bisnis. · Kemampuan untuk menghasilkan pendapatan dari setiap usaha bisnisnya. · Kemampuan dan keberanian untuk menciptakan perubahan dan/atau inovasi. · Kemampuan dan keberanian untuk mengambil resiko. Teknopreneur merupakan bentukan dari kata teknologi dan entrepreneurship yang berarti pemanfaatan teknologi untuk menciptakan dan mengembangkan kewirausahaan. Terkemuka dimaksudkan sebagai terdepan yang berarti menjadi pionir dalam teknopreneur. Berbagai kriteria akan dikembangkan untuk memberikan kejelasan arti terkemuka tersebut. Beberapa kata kunci yang bisa digunakan sebagai indikator dari terkemuka adalah: · Terkemuka dalam mengkolaborasikan antara dunia pendidikan dengan dunia industri. · Terkemuka dalam merancang sistem pendidikan yang berbasis terknoprenueral. · Terkemuka dalam menemukan sistem pembelajaran yang efektif untuk menghasilkan teknopreneurial. · Terkemuka dalam menghasilkan para lulusan yang paham tentang bagaimana menciptakan nilai tambah bisnis. 5




Misi STEKPI Pendidikan · Menyelenggarakan pendidikan yang bertumpu pada teknopreneur untuk dapat menghasilkan lulusan siap kerja yang berkepribadian nasional, adaptif, dan tangguh terhadap perubahan. Penelitian · Mengembangkan pengetahuan baru dalam teknopreneur. Pengabdian kepada Masyarakat · Berkontribusi pada pembangunan nasional yang berkelanjutan. Penjabaran dari Misi STEKPI adalah: a. Siap Kerja dimaksudkan: i. Cepat menguasai pekerjaan yang dituntut organisasi tempat kerjanya. ii. Cepat mendapat pekerjaan. iii. Memiliki karir yang bagus dalam 5 tahun pertama bekerjanya. iv. Sukses dalam membangun bisnis mandiri. b. Berkepribadian dimaksudkan: i. Satu kata dengan perbuatan. ii. Menjunjung etika. iii. Memiliki jiwa keterbukaan. iv. Menggunakan hati nurani untuk bertindak atau membuat keputusan. v. Bertanggung jawab atas konsekwensi perilaku dan keputusannya. vi. Bersedia berkorban untuk kepentingan yang lebih besar.

c. Adaptif dimaksudkan: i. Mampu menyesuaikan diri terhadap tuntutan perubahan. ii. Bisa bekerjasama dengan kelompok kerja yang berbeda disiplin, pengetahuan maupun etnis. 6


iii. iv. v. vi. vii.



Cepat memahami dan beradaptasi dengan lingkungan baru. Tangguh terhadap perubahan. Tahan terhadap tekanan mental. Tidak mudah menyerah. Memiliki daya untuk cepat bangkit kembali dari kegagalan.

d. Mengembangkan pengetahuan baru dalam teknopreneur khususnya dalam bidang bisnis, manajemen dan akuntansi mengandung arti: i. Mendorong tumbuhnya riset untuk penemuan pengetahuan baru. ii. Memotivasi orang untuk memiliki semangat dalam berkreasi serta menemukan inovas. iii. Memiliki sarana dan fasilitas untuk menunjang kegiatan pengembangan pengetahuan baru. iv. Mendorong pengembangan individu dan kelompok‐kelompok ahli untuk mengembangkan pengetahuan baru. e. Berkontribusi pada pembangunan nasional yang berkelanjutan melalui bidang bisnis, manajemen dan akuntansi mengandung arti: i. Memiliki lembaga pelatihan dan konsultansi yang bisa mendorong tumbuhnya industri nasional. ii. Memiliki sarana dan fasilitas untuk menunjang kegiatan pengabdian kepada masyarakat. iii. Mendorong pengembangan individu dan kelompok‐kelompok ahli yang memiliki keterampilan (sertifikasi) praktis, untuk menumbuhkan daya saing industri nasional.

2.3

LOGO STEKPI Saat ini STEKPI mempergunakan 2 macam logo yaitu : · Logo berbentuk blencong berwarna hijau (selanjutnya disebut ”logo hijau”) . · Logo berbentuk tulisan berwarna merah marun (selanjutnya disebut ”logo merah marun”). 7




Berdasar SK YAPPINDO NO.015/pengurus/YPPI/KPTS/XI/2008, logo merah marun dipergunakan bagi keperluan korespondensi serta dipergunakan di stempel surat‐surat dinas STEKPI. Sedangkan logo hijau dipergunakan di ijazah, transkrip serta stempel yang dipergunakan untuk ijazah. 2.3.1. LOGO HIJAU

Gambar 2.1 Logo STEKPI Hijau

Isi lambang : 1. Selendang dengan tulisan STEKPI mengemban tumbuhan yang berbuah. 2. Api yang menyala berkobar tak kunjung padam dalam suatu wadah / blencong (blencong = lampu penerangan khas Jawa dalam permainan wayang kulit). 3. Lingkaran yang tak berujung pangkal.

Arti dan Makna : 1. STEKPI mengemban tugas dan tanggung jawab dalam mendidik mahasiswa untuk tumbuh dan menjadi buah (sebagai manusia Indonesia seutuhnya) yang berguna bagi nusa dan bangsa Indonesia. 2. Dengan semangat yang menyala‐nyala dan tak kunjung padam, STEKPI sebagai suatu wadah untuk menuntut ilmu, mendidik mahasiswa‐ mahasiswanya agar dapat menjadi bunga‐bunga bangsa yang pakar dalam bidang: ekonomi, keuangan dan perbankan. 8




3. Lambang persatuan dan kesatuan dengan tidak membeda‐bedakan suku bangsa. Makna Keseluruhan : STEKPI adalah wadah untuk menimba/menuntut ilmu di bidang: ekonomi, keuangan dan perbankan, dengan dilandasi persatuan dan kesatuan dan semangat yang tak kunjung padam, mengemban tugas dan tanggung jawab mendidik putra‐putri Indonesia untuk terus tumbuh menjadi bunga‐bunga bangsa dan menghasilkan buah‐buah yang matang (manusia‐manusia pakar) demi pembangunan bangsa dan negara Indonesia.

2.3.2. LOGO MERAH MARUN

Gambar 2.2 Logo STEKPI Merah Marun

Filosofi Visual : Visual Logo berupa tulisan STEKPI school of business and management. Logo ini menegaskan 3E yaitu Excellence, Endorsement dan Entrepreneurship sebagai keunggulan STEKPI dengan fokus tujuan mengantarkan lulusan STEKPI sebagai bagian dari komunitas internasional yang arif, profesional dan humanis. Filosofi Warna : Warna yang digunakan mempunyai makna sebagai berikut yaitu kombinasi warna marun dan oranye mencerminkan standar layanan STEKPI yang elegan, profesional, dinamis dan new age.

Abu‐abu melambangkan kemajuan pemikiran, kemodernan dan keintelegensiaa 9




2.4. TATA NILAI DAN ETHOS KERJA Adapun nilai‐nilai yang dianut oleh STEKPI adalah sebagai berikut: NILAI BUDAYA KERJA STEKPI

PERILAKU UTAMA WARGA STEKPI

INTEGRITAS

·

KEBERSAMAAN

· · · · · · · ·

KEMANDIRIAN

· ·

· · KEUNGGULAN

· · ·

·

Bertindak konsisten dengan Prinsip‐ Prinsip, nilai‐nilai, dan kepercayaan Mengatakan yang sebenarnya Berdiri di pihak yang benar Selalu memenuhi janji Memiliki sense of interdependence Berpikir menang‐menang (win‐win) Mendengarkan dengan empati Menghargai perbedaan dan membangun sinergi Menunjukan mental kemelimpahan (abundance mentality) Memiliki self awareness (kesadaran diri) Memiliki karakter proactivity, memahami nilai‐nilai prinsip‐prinsip, kekuatan dan kelemahan pribadi Mampu memimpin dan mengelola diri, dan Memiliki tanggung jawab Dorongan untuk selalu berjuang mencapai yang terbaik, Dorongan untuk selalu melampaui harapan, Perasaan jika baik, tidak cukup baik; jika status quo, tidak cukup baik; jika bisnis sebagaimana biasa, tidak cukup baik; jika sama dengan kemarin, tidak cukup baik; sampai dapat memperbaiki dan membawa organisasi pada tingkatan yang lebih tinggi. Untuk menjadi unggul, tidak pernah 10


INOVASI BERKELANJUTAN


·

·

·

·


berhenti mencoba melampaui kualifikasi pekerjaan, “going extra miles”, menolak sikap cepat puas diri, tidak hanya menggantungkan pada keberuntungan, tidak pernah berhenti belajar Selalu berusaha melihat dengan jeli apa yang bisa menciptakan, menghasilkan atau menambahkan nilai bagi kepentingan masyarakat. Selalu mengembangkan ide‐ide kreatif memberikan solusi yang baru terhadap masalah yang dihadapi dan kemungkinan menciptakan nilai tambah baru yang lebih tinggi. Selalu berusaha merancang dan mengimplementasikan ide‐ide kreatif menjadi kenyataan. Mengusahakan hasil inovasi tersebut tidak hanya untuk dapat dipenuhi pada masa sekarang saja tetapi juga untuk masa mendatang.

11




2.5. LOKASI KAMPUS Kampus STEKPI terletak di Jl. Kampus STEKPI No. 1, Kalibata – Jakarta Selatan. (homepage: http://www.stekpi.ac.id)

Gambar 2.3 Peta Lokasi Kampus STEKPI Kalibata

2.6 STRUKTUR ORGANISASI Ruang lingkup penerapan sistem mutu ISO 9001 adalah pada seluruh proses di STEKPI yang berkaitan dengan proses akademik, penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta pendukungnya. Berdasar SK YPPI No.08/Peng‐YPPI/KPTS/IV/2010, struktur organisasi STEKPI saat ini adalah : Pimpinan STEKPI terdiri dari Ketua yang membawahi 2 Direktorat yaitu Direktorat Akademik, dan Direktorat Sumber Daya, serta 3 Kepala yaitu Kepala Pusat Penjamian Mutu dan Akreditasi (PPMA), Kepala Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M), dan Kepala Perpustakaan.

12




Direktorat Akademik membawahi : 1. Program Studi Akuntansi 2. Program Studi Manajemen 3. Program Studi S2 Magister Manajemen 4. Kelompok‐kelompok Keahlian 5. Unit Kerja Administrasi Akademik dan Registrasi Mahasiswa 6. Unit Kerja Kemahasiswaan dan Alumni 7. Unit Kerja Pelayanan Karir Direktorat Sumber Daya membawahi : 1. Unit Kerja Keuangan 2. Unit Kerja Sumber Daya Manusia 3. Unit Kerja Umum dan Logistik 4. Unit Kerja Sistem dan Jaringan IT 5. Unit Kerja Penjaringan Mahasiswa Bagan Organisasi STEKPI dapat dilihat dihalaman 14.

13




14




Direktur Akademik

Ketua Program Studi Manajemen

Ketua Program Studi Akuntansi

Ketua Program Studi Magister Manajemen

Manajer Adm. Akademik & Registrasi Mahasiswa

Manajer Kemahasiswaan dan Alumni

Manajer Pelayanan Karir

KK Manajemen Keuangan

KK Manajemen Pemasaran

KK Akuntansi Manajemen

KK Akuntansi Keuangan

Gambar 2.4 Bagan Organisasi STEKPI

15




BAB 3. RENCANA PENGEMBANGAN STEKPI Rencana Pengembangan / Perencanaan Mutu STEKPI dituangkan ke dalam Peta Jalan (Roadmap) dan peta strategi berdasarkan visi yang ingin dicapai dan dimulai dari Penyusunan Strategi Organisasi. 3.1 PETA JALAN Peta Jalan (roadmap) STEKPI disusun hingga Tahun 2020 sebagai sekolah bisnis berbasis teknopreneur yang terkemuka di Indonesia. Peta jalan STEKPI hingga Tahun 2020 adalah sebagai berikut: ● Tahun 2010 ‐ Tahun 2012: tercapainya sustainability atau keberlanjutan yang bisa dicapai dengan meningkatkan peminat. tercapainya keberlanjutan ini juga didukung dengan upaya membangun citra (image) STEKPI menjadi “top of mind” sebagai sekolah teknopreneur dalam masyarakat. Juga dengan penyesuaian kurikulum dan proses pembelajaran di STEKPI. ● Tahun 2013 – Tahun 2020: tercapainya kualitas terbaik bagi prodi manajemen dan akuntansi serta dimulainya ekspansi atas terjadinya peningkatan peminat. Selain itu juga STEKPI mulai membangun the entry barrier dalam basisnya sebagai sekolah teknoprenur agar daya saing dan keunggulan dibandingkan dengan perguruan tinggi lain dapat dicapai. ● Tahun 2015 – Tahun 2020: STEKPI memiliki jaringan internasional baik dalam bentuk kerjasama atau afiliasi dengan institusi atau perusahaan, serta akreditasi oleh akreditor internasional.

3.2 PETA STRATEGI Berdasarkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai melalui tahapan‐ tahapan peta jalan tersebut, maka disusun strategi dan rencana STEKPI hingga Tahun 2012 dengan menggunakan metode Balanced Scorecard yang melihat empat perspektif dalam menyusun sasaran strategis yaitu 16




perspektif finansial, perspektif pelanggan, perspektif proses internal, dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Peta strategi STEKPI hingga tahun 2012 digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.1 Peta Strategi STEKPI

3.3 BALANCED SCORECARD Sasaran‐sasaran tahunan Balanced Scorecard dituangkan dalam bentuk IKU (Indikator Kinerja Utama) / KPI (Key Performance Indicator) pada setiap Direktur/Kepala/Manajer. Tiap Direktur/Kepala/Manajer hingga Ketua Program Studi menurunkan target‐target tersebut menjadi sasaran tahunan yang menjadi IKU tiap Unit Kerjanya. Kegiatan yang dilakukan oleh Unit Kerja disusun setiap tahun dan harus sejalan dengan IKU STEKPI yang ingin dicapai. 17




Tabel 3.1 Balanced Scorecard STEKPI Perspektif

Pelanggan

Sasaran Strategis1

IKU1

Target1

Inisiatif Strategis1

● Kepuasan Mahasiswa, Lulusan, Orangtua Mahasiswa, dan masyarakat

● Hasil survey kepuasan mahasiswa

● Adanya ● Menetapkan mata perhitungan baku kuliah yang harus biaya operasional menggunakan mutakhir dengan caracara baru menggunakan (persiapan sblm metoda ABC msk kelas, e learning, tugas berbentuk projek, dll.) ● Mempopulerkan cara memberi feedback pd mahasiswa.

● Kepuasan lulusan dgn tersedianya jumlah pemberitahuan lapangan pekerjaan baru

● Jumlah ● Menjalin hubungan pemberitahuan dengan 100% dari jumlah perusahaan lulusan ● Jumlah peserta career fair > 35 perusahaan

● Kepuasan layanan ● Menyatakan puas ● Menyusun sistem bidang kesehatan, atau tidak puas mengenai komputer, secara terbuka pendapat penggunaan fasilitas mahasiswa secara ekstra otomatik ● Menurunnya keluhan ● Adanya ukuran warga STEKPI pelayanan

● Menetapkan berbagai ukuran keberhasilan pelayanan dan menyebarkan informasi tersebut pada warga STEKPI

18


● Peningkatan ketangguhan mahasiswa



● Penyediaan kelas siap pakai berdasarkan kriteria yang ditetapkan

● Mempertahankan tingkat kesiapan ● Pemeliharaan, overhaul, saat ini, kecuali penggantian alat peralatan yang harus diperbaharui

● Kepuasan orang tua dengan sampainya informasi tentang prestasi putranya

● 100% orang tua mahasiswa mulai ● Menyiapkan sistem yang otomatik angkatan 2009 berhak mendapatkan informasi prestasi tiap semester

● Jumlah mahasiswa yg mengikuti kegiatan P3M (proyek & konsultansi)

● 10% mahasiswa akuntansi sebagai konsultan pajak. ● 15 mahasiswa lain dalam kegiatan proyek lainnya

● Jam belajar mahasiswa mandiri

● Tahun 1=6 jam/hr ● Tahun 2=8 jam/hr ● Pengembangan sistem konseling ● Tahun 3=10 (PA) jam/hr

● Menggalang kerjasama dengan berbagai pihak di luar STEKPI

● Kesiapan mahasiswa ● 10% dr capaian dalam menghadapi Tahun 2010 kuliah ● Peningkatan minat dan jumlah mahasiswa

● Jumlah peminat yg datang ke STEKPI

● Reputasi positif ● Data kinerja yang tersedia dan dan “Top of

● Peningkatan sebesar 20% dari ● Program marketing Tahun 2010 dan publisitas yang konsisten ● Jumlah dokumen dan data sesuai dengan 19


Mind”

Proses Internal


dikumpulkan untuk akreditasi dan EPSBED


kebutuhan ● Kerjasama dengan EPSBED dan semua unit dan akreditasi A pada membentuk komite Tahun 2013 penilai kinerja yang terdiri atas mahasiswa

● Sistem Pembelajaran

● Inovasi baru dalam pembelajaran

● 5 inovasi baru

● Kompetisi inovasi pembelajaran

● Metode Pembelajaran dengan active learning

● Jumlah mata kuliah yang menggunakan metoda active learning

● 35% dari yg ditargetkan

● Pelatihan dengan insentif

● Persiapan bahan ajar

● Jumlah bahan ajar yang memenuhi syarat tersedia di website

● 40% bahan ajar tersedia di website (2010: 10%)

● Pelatihan dengan insentif

● Pengkayaan peneliti

● Jumlah inisiatif untuk ● Jumlah proposal meneliti yang siap sebanyak 25

● Diskusi dan pembahasan hasil penelitian dan proposal penelitian

● Pengembangan ● Bertambahnya ● 10 proyek jaringan jumlah kerjasama kerjasama dengan ● Bertambahnya ● 25 MOU (dalam institusi/pihak jumlah mitra bidang penelitian lain kerjasama (MOU) atau pengabdian dlm bidang penelitian masyarakat) atau pengabdian masyarakat.

● Mengumpulkan informasi tentang kegiatan yang akan dibiayai oleh lembaga mitra dan menyusun proposal

● Pengembangan ● Rumusan kurikulum kurikulum 2010 ● Kesesuaian / terdefinisinya sasaran kurikulum untuk semua mata

● Pembentukan tim penyiapan kurikulum dan masa transisi (2010) ● Pembentukan

● Desain dasar tingkat universitas dan fakultas pada Tahun 2010 ● Sasaran

20




kuliah

kurikulum untuk kurikulum yang semua mata menunjang kuliah 2010=15% ketangguhan ● Kurikulum baru yang ● 20% dari ● Diskusi dgn sudah mendapatkan matakuliah yang anggota industrial advisory board pengakuan dari ditargetkan praktisi ● Student Practical Experience

● Jumlah mahasiswa yang mendapatkan pengalaman

● 50% angkatan ● Membentuk tim 2009 Manajemen terlibat ● Keterlibatan 35% mahasiswa akuntansi sebagai konsultan pajak

● Proses ● Bertambahnya SDM pengembangan STEKPI dengan kualitas SDM kemampuan yang STEKPI memadai

● Pemenuhan 100% program SDM berdasarkan rencana jangka panjang

● Proses dasar SDM

● Proses Pemasaran ● Proses peraturan dan kebijakan

● Jumlah gagasan yang diperoleh dari mahasiswa, orang tua, karyawan, alumni, industri dan industrial advisory board ● Informasi kegiatan yang tersedia di website & monitor dalam rangka penyediaan informasi bagi semua pihak

● 20 dokumen berisi peraturan dan kebijakan baru.

● Pembentukan tim evaluasi kinerja yg beranggotakan mahasiswa

● Seluruhnya tersedia untuk 1 bulan kedepan

● Perencanaan dan evaluasi bulanan

● Kecepatan

● Menurunannya

● Otomatisasi dan

● Proses

21


Pengintegrasi an dan otomatisasi sistem informasi

Finansial

● Efisiensi seluruh kegiatan.


pengambilan keputusan dan penurunan penggunaan kertas


keluhan karyawan sebanyak 75% dan penggunaan kertas (formulir) menurun 50%

penggunaan finger print.

● Mengukur efisiensi ● Biayabiaya ● Adanya setiap kegiatan operasional/mahasis perhitungan baku wa menurun atau biaya operasional tetap. mutakhir dengan ● Penurunan Biaya menggunakan Pelaksanaan metoda ABC Pembelajaran

● Pemanfaatan aset ● Peningkatan Penerimaan (revenue) Pembelajaran ● Kesiapan Teknologi ● Kesiapan Dosen

● Kesiapan Karyawan

● Kesiapan Pemasaran ● Kesiapan Organisasi dan Budaya

● Jumlah dosen yang berpartisipasi dalam penyiapan bahan ajar, active learning, peningkatan ketangguhan mahasiswa

● 50% dosen lama ● Pelatihan berpartisipasi ● 100% dosen baru mendapat sertifikat

● Evaluasi kinerja SDM

●100% Karyawan ● Pelatihan, dievaluasi dan bimbingan 50% nya konseling oleh mengikuti atasan konseling dengan atasannya ● 25 peraturan ● Audit (khususnya terpampang di audit internal website & mengkaji hal ini) pemuktahiran minimum 4 kali

● Kelengkapan peraturan di website

22




23




BAB 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU / KINERJA 4.1 KOMITMEN MUTU / KINERJA MANAJEMEN Komitmen Mutu / Kinerja Manajemen dibuktikan dalam keseriusan pimpinan untuk menyusun, menetapkan dan menerapkan sistem manajemen mutu yang dapat terlihat dalam kebijakan mutu, sasaran mutu dan rencana kerja, serta penyediaan sumber daya yang dibutuhkan sesuai dengan yang ditetapkan. Untuk meningkatkan mutu dan kepuasan mahasiswa, dosen, karyawan dan pimpinan itu sendiri. Kebijakan dan sasaran yang ingin dicapai memperlihatkan bahwa STEKPI menyadari pentingnya memenuhi kepuasan pelanggan dan stakeholder. Kebijakan mutu dan sasaran mutu disosialisasikan kepada seluruh personil yang bekerja di STEKPI dan pencapaiannya dievaluasi setiap periode tertentu dalam Rapat Tinjauan Manajemen untuk merencanakan peningkatan pada periode berikutnya. KEBIJAKAN MUTU STEKPI: “Universitas menghasilkan lulusan yang kompeten dalam bidang keilmuannya; memiliki nilai‐nilai integritas, kebersamaan, kemandirian, keunggulan, inovasi berkelanjutan; serta berjiwa entrepreneur.”

INDIKATOR KINERJA UTAMA DAN SASARAN MUTU STEKPI: 1. Adanya perhitungan baku biaya operasional mutakhir dengan menggunakan metoda ABC. 2. 10% dana penelitian yang berasal dari pihak eksternal dipergunakan untuk STEKPI 3. Mendapatkan dana penelitian dari pihak eksternal 400% dari tahun 2010 4. 10% peningkatan jumlah jam belajar mandiri mahasiswa. 5. Mencapainya minimal 2 penelitian/dosen/tahun *) 6. 10 orang dosen mengambil S3 dan 12 orang dosen lulus sertifikat professional *) 7. Menyediakan angka kecepatan penyerapan lulusan *) 8. Mendapatkan hasil survei kepuasan mahasiswa di tahun 2011 *) 9. Mencapai kesepakatan MoU dengan 25 lembaga dan 10 proyek kerjasama.

23




10.Minimum 50% mahasiswa Manajemen dan 35% mahasiswa Akuntansi terlibat dalam Proyek Penelitian sebagai Peneliti Yunior.*) 11.Adanya penghargaan kepada mahasiswa berprestasi baik akademik atau non‐akademik. 12.35% mata kuliah menerapkan Active Learning.*) 13.Melaksanakan kegiatan pengabdian pada masyarakat yang melibatkan dosen dan mahasiswa sebanyak minimum 3 (tiga) kegiatan.*) 14.100% informasi mengenai mahasiswa mulai angkatan 2009 tersampaikan kepada orangtua. 15.Melakukan 5 (lima) inovasi sistem pembelajaran.*) 16.100% Prosedur Kerja lulus audit internal.*) 17.100% kelas siap pakai. 18.20% minat calon mahasiswa ke STEKPI meningkat. 19.Jumlah pengumuman lowongan kerja tersedia 100% dari jumlah lulusan dengan minimal 35 perusahaan peserta career fair. 20.40% bahan ajar tersedia di Website. 21.100% informasi kegiatan STEKPI tersedia di Website selama 1 bulan ke depan. 22.Minimal 10 kelemahan sistem manajemen dapat dilaporkan. 23.100% Karyawan dievaluasi dan 50% nya mengikuti konseling dengan atasannya. 24.Tersedianya semua jadwal kegiatan setiap unit kerja. Catatan: *)Merupakan Sasaran Mutu

4.2 PERSYARATAN UMUM Sistem Manajemen Mutu / Kinerja mencakup dokumentasi, penerapan, pemeliharaan, dan perbaikan yang berkesinambungan atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktifitas STEKPI. Urutan proses yang ada dan hubungan kerja antar bagian dalam Sistem Manajemen Mutu STEKPI dapat dilihat pada Gambar 4.1. Untuk menjamin peningkatan yang berkesinambungan, setiap saat sistem ini dikaji ulang secara periodik dan dapat diperbaiki.

24




Gambar 3.1 Gambar Hubungan Proses Bisnis STEKPI

25


4.3



PERSYARATAN DOKUMENTASI

4.3.1 UMUM Manual Mutu ini menjelaskan dengan singkat struktur dokumentasi yang digunakan dalam sistem dan aktivitas yang dilakukan, untuk menjamin pencapaian sasaran STEKPI melalui perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses yang efektif. Berdasarkan Manual Mutu ini, dokumentasi Sistem Mutu yang berlaku di STEKPI terdiri dari 3 tingkat (level), yang secara efektif diterapkan oleh semua unit kerja yang terkait. Hirarki dokumen adalah: · Tingkat I ‐ Manual Mutu Uraian secara garis besar tentang sistem manajemen dan menjadi basis referensi permanen untuk penerapan, pemeliharaan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu · Tingkat II – Prosedur Kerja Uraian proses utama yang terkait dengan setiap bagian Manual Mutu. Prosedur juga mencakup uraian pekerjaan dan tanggung jawab individu untuk menjamin dan mengendalikan mutu di STEKPI. Prosedur‐prosedur ini harus diterapkan dalam pelaksanaan setiap kegiatan yang berhubungan. · Tingkat III ‐ Instruksi Kerja Menjelaskan setiap langkah kerja atau tugas tertentu secara rinci. Instruksi Kerja dapat juga dilengkapi dengan Formulir, Ketentuan serta Rekaman.

4.3.2 MANUAL MUTU Manual Mutu diterbitkan oleh Pusat Penjaminan Mutu & Akreditasi STEKPI, yang bertanggung jawab atas administrasi semua ‘SALINAN TERKENDALI’ Manual Mutu. Manual Mutu didistribusikan secara elektronik melalui fasilitas website dengan memberikan hak akses kepada yang berkepentingan.

26




Kepala Perwakilan Manajemen (MR) akan meninjau Manual Mutu dan akan mengadopsi isinya untuk memenuhi persyaratan – persyaratan internal. Pemegang Manual Mutu yang terdaftar diminta untuk merekomendasikan peningkatan / perubahan yang bisa dilakukan pada Manual Mutu. Revisi Manual Mutu ini akan dilakukan per bab, mekanismenya sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen. Index revisi akan dinyatakan sesuai dengan tanggal terkait pada bagian Sejarah Revisi.

4.3.3 PENGENDALIAN DOKUMEN Prosedur Pengendalian Dokumen ditetapkan untuk memastikan bahwa semua dokumen yang berhubungan dengan Standar ISO 9001 : 2008 yang mempengaruhi mutu produk dan pelayanan, dapat dikendalikan. Sebelum diterbitkan dan di‐upload, semua dokumen sistem mutu yang dikendalikan harus disetujui dan disahkan terlebih dahulu oleh personil yang berwenang. Perubahan terhadap dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh fungsi/ organisasi yang sama dengan yang melakukan tinjauan dan persetujuan awal, kecuali bila secara khusus dilakukan penunjukan lain. Bilamana dapat dilakukan, perubahan diidentifikasikan pada dokumen atau lampirannya yang sesuai. MR membuat suatu daftar induk dokumen yang mengidentifikasikan status revisi terakhir dokumen, yang dimaksudkan untuk mencegah pemakaian dokumen yang tidak sesuai dan / atau yang kadaluarsa. Pengendalian ini juga harus memastikan bahwa : a. terbitan dokumen terkait yang sesuai tersedia di semua tempat kegiatan yang perlu bagi berfungsinya sistem mutu secara efektif; b. dokumen yang tidak berlaku dan / atau kadaluarsa segera disingkirkan dari semua tempat penerbitan atau pemakaian, atau dipastikan dengan cara lain terhadap pemakaian yang tidak dimaksudkan;

27




c. dokumen kadaluarsa apa pun yang disimpan untuk keperluan hukum dan / atau pemeliharaan pengetahuan teridentifikasi secara memadai. Referensi: Prosedur Pengendalian Dokumen.

4.3.4 PENGIDENTIFIKASIAN DOKUMEN Nama singkatan untuk setiap jenis dokumen sistem mutu STEKPI adalah sebagai berikut: 1. Manual Mutu = MM 2. Prosedur Kerja = PK 3. Instruksi Kerja = IK 4. Ketentuan = KT 5. Formulir = FR Format penomoran standar untuk semua dokumen sistem mutu STEKPI adalah sebagai berikut:

28




Singkatan unit kerja adalah sebagai berikut: 1. STEKPI = STEKPI 2. Pimpinan = KETUA 3. Direktorat Akademik = DIRAK 4. Direktorat Sumber Daya = DIRSD 5. Pusat Penjaminan Mutu dan Akreditasi = PPMA 6. Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat = P3M 7. Perpustakaan = PERPUS 8. Program Studi = PS 9. Kelompok Keahlian = KK 10.Administrasi Akademik dan Registrasi Mahasiswa = ADAK 11.Kemahasiswaan dan Alumni = KMHS 12.Pelayanan Karir = KARIR 13.Keuangan = KEU 14.Sumber Daya Manusia = SDM 15.Umum dan Logistik = UMLOG 16.Sistem dan Jaringan TI = SEJATI 17.Penjaringan Mahasiswa = PENJAWA

4.3.5 PENGENDALIAN REKAMAN / CATATAN MUTU Rekaman / Catatan Mutu adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti dilaksanakannya perbaikan. Pengendalian Rekaman / Catatan Mutu di tiap unit kerja diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari untuk demontrasi mutu proses. Catatan‐catatan tersebut digunakan untuk menganalisa ‘trend’ mutu sebagaimana juga dapat digunakan untuk monitoring tindakan perbaikan dan pencegahan. Rekaman / Catatan Mutu harus mudah diidentifikasi, disimpan dan dipelihara dengan baik untuk mencegah kerusakan dan kehilangan. Setiap Pejabat Struktural bertanggung jawab untuk mengendalikan Rekaman / Catatan Mutu yang berhubungan dengan implementasi sistem manajemen mutu di area tanggung jawabnya masing‐masing.

29




Referensi: Prosedur Pengendalian Rekaman / Catatan Mutu.

30




BAB 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG Kualifikasi, wewenang, tugas dan tanggung jawab, dan hubungan antar personil yang mengatur, melaksanakan dan memverifikasi proses yang ditetapkan diatur dalam Job Description tiap Direktur/Kepala/Manajer. Tanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara sistem mutu didelegasikan kepada perwakilan manajemen yang ditunjuk oleh Ketua sebagai Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan Akreditasi. Kepala Pusat Penjamin Mutu dan Akreditasi ini dipimpin oleh seorang Manager Representative (MR) yang memiliki tanggung jawab dalam memimpin, mengkoordinasi, mengevaluasi, dan melakukan monitoring atas implementasi kebijakan kualitas pembelajaran serta seluruh kegiatan dan administrasi pendukungnya di lingkungan STEKPI. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam tanggung jawabnya, Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan Akreditasi STEKPI menyelenggarakan fungsi : 1. Merumuskan kebijakan peningkatan kualitas pembelajaran dan administrasi pendukungnya di lingkungan STEKPI 2. Merencanakan, memantau dan memastikan sistem pengendalian internal organisasi berjalan efektif 3. Melaksanakan audit mutu internal 4. Mengatur implementasi external audit 5. Menyusun rekomendasi peningkatan mutu berkelanjutan penelitian/ pusat studi 6. Mengurus akreditasi program studi dari nasional dan internasional 7. Meningkatkan keterpaduan dan koordinasi antar unit kerja dalam rangka peningkatan kualitas pembelajaran 8. Meningkatkan kualitas pembelajaran internal melalui pelaksanaan kerjasama dengan pihak external terkait 9. Meningkatkan dan pembinaan tenaga internal auditor STEKPI dalam upaya melakukan peningkatan kapasitas sumber daya manusia 10.Melaksanakan tugas dan kegiatan lain yang ditetapkan oleh Atasan 31




5.2 KOMUNIKASI INTERNAL Komunikasi internal yang berhubungan dengan sistem dan prosedur serta peningkatannya dilakukan melalui rapat rutin dan tidak rutin, ataupun melalui jaringan komunikasi elektronik yang tersedia di dalam lingkungan STEKPI yang melibatkan unit‐unit kerja yang terkait dengan proses yang bersangkutan.

5.3. REVIEW OLEH MANAJEMEN Rapat tinjauan manajemen dipimpin oleh Ketua, dan dilaksanakan untuk memonitor efektifitas sistem mutu. Tujuan Rapat Tinjauan Manajemen : · Menjamin pelaksanaan sistem mutu terpelihara dan dikembangkan secara berkesinambungan sesuai dengan ISO 9001 versi 2008. · Mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan; · Meninjau efektifitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang diambil. Semua catatan yang berhubungan dengan Rapat Tinjauan Manajemen dipelihara sebagai bagian Rekaman oleh Pusat Penjaminan Mutu & Akreditasi. Masukan review harus mencakup informasi berikut : a. Hasil audit mutu internal dan eksternal b. Umpan balik dari pelanggan c. Kinerja proses dan pencapaian sasaran mutu d. Status tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan e. Tindak lanjut terhadap hasil management review sebelumnya f. Perubahan ‐ perubahan yang berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu g. Rekomendasi untuk perbaikan

32




Keluaran review harus mencakup tindakan untuk : a. Perbaikan terhadap sistem manajemen mutu dan semua proses yang terkait b. Perbaikan terhadap produk jasa yang berhubungan dengan persyaratan pelangan c. Kebutuhan sumber daya Referensi: Prosedur Tinjauan Manajemen

33



: 21 Desember 2010 : 28 Januari 2011 : MMSTEKPIPPMA06/R1

BAB 6. PROSES‐PROSES UTAMA 6.1

PROSES PENDIDIKAN

6.1.1 PENDAHULUAN Pedoman proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan agar semua pelaksanaan kegiatan akademik dan pembelajaran dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pedoman ini mencakup perencanaan dan pengembangan proses yang dibutuhkan, mulai dari kegiatan pengembangan kurikulum, kegiatan pelayanan administrasi akademik, kegiatan pembelajaran dan kegiatan mahasiswa, sampai dengan kegiatan evaluasi pembelajaran dan mahasiswa. Penanggung jawab agar proses pendidikan berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Direktur Akademik, Kepala Program Studi, Ketua Kelompok Keahlian, Manajer Administrasi Akademik & Registrasi Mahasiswa, Manajer Kemahasiswaan & Alumni, serta Manajer Pelayanan Karir.

6.1.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses pendidikan berjalan dengan baik, maka perlu direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses pendidikan. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses pendidikan. · Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu Referensi: Prosedur Penyempurnaan Silabi, SAP, Bahan Ajar Prosedur Penugasan Dosen Prosedur Pengisian FRS & PRS 34




Prosedur Pengendalian Kehadiran Dosen di Kelas Prosedur Pembuatan dan Pengumpulan Soal Ujian Prosedur Pelaksanaan Ujian Prosedur Pengolahan Hasil Ujian dan data Nilai Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan Prosedur Pelayanan Beasiswa Eksternal Prosedur Pegajuan Skripsi dan Sidang Prosedur Penilaian Kinerja Dosen Prosedur Evaluasi Akademik Mahasiswa Prosedur Pelaksanaan Penelitian Prosedur Pengembangan SDM

6.2

PROSES PENEMUAN (PENELITIAN)

6.2.1 PENDAHULUAN Pedoman proses ini mempunyai tujuan untuk memacu para dosen dan mahasiswa dalam melakukan kegiatan penelitian yang berdaya guna bagi masyarakat, sebagai perwujudan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Serta memastikan agar proses penemuan (penelitian) dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penanggung jawab agar proses penemuan (penelitian) berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Kepala Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, Direktur Akademik, dan Ketua Kelompok Keahlian.

6.2.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses penemuan (penelitian) berjalan dengan baik, maka perlu direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses penemuan (penelitian). 35


· ·



Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses penemuan (penelitian). Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu

Referensi: Prosedur Pelaksanaan Penelitian

6.3

PROSES PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

6.3.1 PENDAHULUAN Pedoman proses ini mempunyai tujuan untuk memacu para sivitas akademik STEKPI dalam merangkai berbagai aktivitas sebagai perwujudan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan kontribusi STEKPI terhadap masyarakat. serta memastikan agar proses Pengabdian kepada Masyarakat dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penanggung jawab agar proses pengabdian kepada masyarakat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Kepala Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, Direktur Akademik, dan Ketua Kelompok Keahlian.

6.3.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses pengabdian kepada masyarakat berjalan dengan baik, maka perlu direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses pengabdian kepada masyarakat. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses pengabdian kepada masyarakat. 36


·



Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu

Referensi: Prosedur Pelaksanaan Penelitian

37




BAB 7. PROSES‐PROSES PENDUKUNG 7.1

PROSES UMUM DAN LOGISTIK

7.1.1 PENDAHULUAN Proses ini bertujuan agar sarana dan prasana dapat dipergunakan sesuai kriteria untuk menerapkan dan memelihara Sistem Mutu. Proses ini mencakup penetapan, penyediaan, serta pemeliharaan sarana prasarana yang dibutuhkan. Penanggung jawab agar proses umum dan logistik dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Direktur Sumber Daya serta Manajer Umum dan Logistik

7.1.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses umum dan logistik berjalan dengan baik, maka perlu ditetapkan, disediakan dan dipelihara sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian persyaratan pelayanan kegiatan akademik, termasuk: · Bangunan, tempat kerja, perlengkapan kerja dan fasilitas perlengkapan perkuliahan yang diperlukan untuk menunjang kelancaran kegiatan akademik. · Pelayanan pendukung, termasuk transportasi dan keamanan Perlu juga direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses umum dan logistik. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses umum dan logistik. · Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu 38




Referensi: Prosedur Permohonan Penggunaan Barang/Jasa Prosedur Pengadaan Barang/Jasa

7.2

PROSES PEMASARAN, PROMOSI, DAN HUMAS

7.2.1 PENDAHULUAN Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan kegiatan pemasaran, promosi, dan humas telah dilaksanakan sesuai dengan program yang disepakati. Penanggung jawab agar proses pemasaran, promosi dan humas dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Direktur Sumber Daya serta Manajer Penjaringan Mahasiswa.

7.2.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan pelaksanaan kegiatan pemasaran, promosi dan humas berjalan dengan baik, maka perlu ditetapkan dan diatur bentuk program kegiatan yang tepat sasaran, serta kegiatan admisi yang bentuk serta pelaksanaannya harus sesuai rencana yang telah disusun. Perlu juga direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses pemasaran, promosi dan humas. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses pemasaran, promosi dan humas. · Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu

39




Referensi: Prosedur Kegiatan Admisi Prosedur Kegiatan Registrasi Mahasiswa Baru

7.3

PROSES SUMBER DAYA MANUSIA

7.3.1 PENDAHULUAN Proses ini bertujuan agar penetapan, penyediaan, pengembangan serta evaluasi sumber daya manusia dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku. Penanggung jawab agar proses sumber daya manusia dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Direktur Sumber Daya serta Manajer Sumber Daya Manusia

7.3.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses sumber daya manusia berjalan dengan baik, maka perlu direncanakan, ditetapkan dan dikembangkan proses‐proses serta sistem yang dibutuhkan dalam hal perencanaan, penilaian kinerja, penggajian, serta pengembangan sumber daya manusia secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses sumber daya manusia. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses sumber daya manusia. · Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu

40




Referensi: Prosedur Rekrutasi Prosedur Seleksi Karyawan Fungsional Prosedur Seleksi Karyawan Non‐Fungsional Prosedur Pengembangan SDM Prosedur Penanganan Karyawan Bermasalah Prosedur PHK Putus Kontrak Prosedur PHK Pengunduran Diri Prosedur PHK Pensiun Prosedur Penilaian Kinerja Dosen

7.4

PROSES PERPUSTAKAAN

7.4.1 PENDAHULUAN Proses ini bertujuan untuk memastikan kegiatan perpustakaan terlaksana dengan baik guna menunjang terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Penanggung jawab agar proses layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Kepala Perpustakaan.

7.4.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses perpustakaan berjalan dengan baik, maka perlu direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses perpustakaan. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses perpustakaan. · Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu 41




Referensi: Prosedur Pelayanan Perpustakaan Prosedur Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka

7.5

PROSES KEUANGAN

7.5.1 PENDAHULUAN Proses ini bertujuan agar administrasi keuangan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penanggung jawab agar proses administrasi keuangan dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Direktur Sumber Daya serta Manajer Keuangan.

7.5.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses keuangan berjalan dengan baik, maka perlu direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang berkaitan dengan anggaran dan proses lain yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses keuangan. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses keuangan. · Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu

Referensi: Prosedur Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran Prosedur Permohonan Realokasi Anggaran Prosedur Pelaksanaan Pembayaran Prosedur Pelaporan Anggaran 42


7.6



PROSES TEKNOLOGI INFORMASI

7.6.1 PENDAHULUAN Proses teknologi informasi mempunyai tujuan untuk menunjang layanan di semua unit kerja agar dapat dilaksanakan dengan baik. Penanggung jawab agar proses teknologi informasi dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Direktur Sumber Daya serta Manager Sistem dan Jaringan TI. S.5 Layan an Teknologi Informasi 7.6.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan proses teknologi informasi berjalan dengan baik, maka perlu direncanakan dan dikembangkan proses‐proses yang dibutuhkan secara konsisten dengan proses‐proses sesuai persyaratan Sistem Mutu, dengan cara menetapkan: · Sasaran mutu dan IKU / KPI · Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi dan kebutuhan lain yang spesifik untuk keberlangsungan proses teknologi informasi. · Kebutuhan untuk verifikasi, pemantauan, pemeriksaan dan pengujian kegiatan proses teknologi informasi. · Rekaman yang dibutuhkan untuk bukti memenuhi persyaratan Sistem Mutu

Referensi: Prosedur Pemeliharaan Sistem Informasi

43




BAB 8. PROSES‐PROSES MANAJEMEN 8.1

PROSES PENGENDALIAN

8.1.1 PENDAHULUAN Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan agar (i) setiap dokumen yang berkaitan dengan sistem mutu diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang sebelum digunakan, (ii) setiap dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem mutu serta perubahannya tersedia pada pihak yang membutuhkannya, (iii) setiap dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan lagi, serta (iv) pendistribusian dan pengarsipan dokumen dikendalikan oleh petugas yang telah ditentukan. Telah ditunjuk sebagai penanggung jawab agar proses pengendalian dokumen dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Akreditasi.

8.1.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan pelaksanaan kegiatan pengendalian berjalan dengan baik, maka setiap jenis dokumen sistem harus dicatat terlebih dahulu dalam Formulir Daftar Koordinator Pengendali Dokumen, membuat penomoran/pengkodean dokumen sistem mutu, serta ditandatangani oleh pejabat/personil yang berwenang sebelum semua dokumen sistem mutu diterbitkan, dan jika terdapat usulan perubahan pada dokumen sistem mutu, maka harus atas persetujuan Rapat Tinjauan Manajemen. Selain itu, untuk memastikan agar proses pengendalian dokumen dilakukan sesuai dengan ketentuan, maka semua dokumen yang berhubungan dengan mutu semua unit kerja, mutu produk, dan penerapan sistem mutu ISO‐9001 di STEKPI harus dokumentasikan dalam catatan mutu yang dipelihara oleh seorang penanggungjawab penyimpanan dokumen pada masing‐masing unit kerja. Referensi: Prosedur Pengendalian Dokumen Prosedur Pengendalian Rekaman / Catatan Mutu

44


8.2



PROSES PENGUKURAN DAN ANALISA

8.2.1 PENDAHULUAN Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan agar semua proses yang tertulis di dalam dokumen sistem mutu telah dilaksanakan, diukur, dan dinilai sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Telah ditunjuk sebagai penanggung jawab agar proses pengukuran dan analisa dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Akreditasi. 8.2.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan pelaksanaan kegiatan pengukuran dan analisa berjalan dengan baik, maka manajemen puncak dituntut untuk melakukan evaluasi sistem mutu secara berkala dan berkesinambungan guna meninjau sasaran mutu, menetapkan parameter analisis, serta membuat rencana dan strategi yang berhubungan dengan kebijakan dan sasaran mutu. Selain itu, untuk memastikan agar proses pengukuran dan analisa dilakukan sesuai dengan ketentuan, maka perlu dilakukan verifikasi atas pelaksanaan dan efektifitas penerapan sistem mutu di STEKPI. Untuk itu perlu disusun suatu Rencana Tahunan Audit Mutu Internal yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan. Referensi: Prosedur Pemantauan Sasaran Mutu Prosedur Audit Mutu Internal Prosedur Tinjauan Manajemen

45


8.3



PROSES PENINGKATAN TERUS‐MENERUS

8.3.1 PENDAHULUAN Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan agar semua proses yang tertulis di dalam dokumen sistem mutu telah dilaksanakan, dan jika terjadi kekurangan dan ketidaksesuaian yang terjadi pada proses secara keseluruhan dapat diatasi, diperbaiki dan dicegah untuk tidak terulang kembali. Telah ditunjuk sebagai penanggung jawab agar proses pengukuran dan analisa dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya jika diperlukan adalah Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Akreditasi. 8.3.2 KEBIJAKAN PROSES Untuk memastikan pelaksanaan kegiatan peningkatan terus‐menerus berjalan dengan baik, maka perlu diambil langkah‐langkah atau tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap kekurangan dan ketidaksesuaian sistem mutu yang terjadi terutama dalam proses perkuliahan, penelitian, dan layanan. Selain itu, untuk memastikan bahwa proses peningkatan terus‐menerus ini dilakukan sesuai dengan ketentuan, maka perlu ditunjuk seorang penanggungjawab untuk me‐review ketidaksesuaian yang terjadi dan menentukan batas waktu penanganannya. Referensi: Prosedur Penanganan Keluhan & Ketidaksesuaian Prosedur Pemantauan Sasaran Mutu Prosedur Tindakan Perbaikan & Pencegahan

46

R1

Recommend Documents