Queen’s Medical Center, National Public Radio, Worldspan, and Others
Your IT Project Has Been Backlogged TUGAS MATAKULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Dosen: Dr. Ir. Arief Imam Suroso, MSc.CS DISUSUN OLEH : Kelompok 4 Andi Setiawan (P056110733.40E) Andi Yoshendy (P05611074 3.40E) Ernawati Surjana (P056110833.40E) Paraden Aritonang (P056110913.40E) Rendika Aprizkiaji (P056110933.40E) Rizqi Suci Lestari (P056110953.40E) Todo M. T Napitupulu (P056100973.37E)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR DESEMBER 2011
Pertanyaan no. 1 Kasus di dalam bacaan menyebutkan bahwa perubahan lingkungan bisnis atau prioritas bisnis dapat mengakibatkan proyek yang sedang berjalan menjadi usang sebelum sempat di selesaikan. Apa pilihan-pilihan yang dimiliki oleh CIO yang ada pada situasi dimana ia harus menyelesaikan proyek IT yang bermasalah? Backlog akan selalu ada karena business-users selalu ingin menggunakan aplikasi yang baru dan lebih maju, dan punya pengetahuan dan pandangan apa-apa saja aplikasi yang mereka butuhkan. Lalu didukung pula teknologi informasi yang makin bergerak cepat dan business-user mengingikan teknologi itu dan mereka ingin mendapatkanny secara cepat. Hal inilah yang dapat menjadi masalah di kemudian hari. Ketika proyek sedang berjalan, CIO harus menyelesaikan pekerjaan tersebut seperti diutarakan Bob Holstein: “Seorang CIO yang telah menetapkan tujuan bahwa proyek akan diselesaikan tapi pada kenyataan tidak selesai, artinya ia telah melakukan “bunuh diri atas karirnya”. Tapi selalu ada permintaan baru dari orang-orang yang pada akhirnya akan menjadi daftar backlog dari seorang CIO. Pada dasarnya ada dua jenis backlog yang keduanya sangat berbeda: 1. Backlog of desire: aplikasi yang sangat diinginkan oleh user 2. Backlog of commitment: proyek yang telah disetujui tapi belum dijalankan Seorang CIO harus memberi perhatian kepada kedua jenis backlog di atas. Apakah Anda sebagai CIO akan tetap menjalankan dan menyelesaikan proyek atau menghentikan seluruhnya? Apakah alasan CIO untuk mendukung pilihan-pilihan yang diambil tersebut? Sebelum menentukan pilihan untuk tetap menjalankan dan menyelesaikan proyek atau menghentikan seluruhnya, hal yang penting dilakukan adalah: 1. CIO harus mengetahui prioritas dari organisasi. Selanjutnya CIO harus memastikan kolega di dalam organisasi (user) memahami dan setuju dengan prioritas tersebut. 2. CIO harus memastikan bahwa seluruh proyekt IT harus sinkron dengan inisiatif dan prioritas bisnis. Setelah kedua hal dipenuhi maka CIO dapat menentukan pilihannya dengan mempertimbangkan hal ini sebelum mengambil keputusan: 1. Jangan terburu-buru dan melanjutkan setiap backlog hanya untuk memenuhi janji/deliverable. Hal ini jika dilakukan maka akan berakibat CIO dapat kehilangan pekerjaan. 2. Jangan pernah masuk ke “crash mode” dimana CIO menekan staff IT untuk bekerja overtime untuk menyelesaikan proyek, atau membayar extra time dari konsultan untuk memenuhi deadline. 3. Pelajari setiap permintaan untuk menjalankan proyek, pilihlah permintaan mana yang tepat untuk dieksekusi, dengan melihat pada pertimbangan di atas.
1 | H a l
Pertanyaan no. 2 Apakah Anda setuju dengan pernyataan: “Application backlog bukanlah suatu problem yang harus diselesaikan, tapi suatu kondisi yang harus dihadapi”. Mengapa atau mengapa tidak? Application backlog dapat diartikan sebagai: akumulasi waktu tambahan yang diperlukan supaya aplikasi teknologi informasi dapat dijalankan sesuai dengan rencana atau desain. Kami setuju dengan pernyataan tersebut. Ada dua hal yang mendasari mengapa bisa terjadi backlog Proses bisnis, terutama yang berorientasi kepada kepentingan pelanggan (customer) berkembang dengan pesat. Hal ini berkaitan dengan kepentingan perusahaan/organisasi untuk memenangkan persaingan bisnis. Di sisi lain teknologi informasi berkembang pesat, dimana tujuan utamanya mendukung efisiensi dan pertumbuhan bisnis Kombinasi kedua faktor tersebut merupakan potensi terjadi backlog. Proses bisnis yang berkembang pesat, membuat ketergantungan kepada teknologi informasi (information communication and technology –ICT) sangat tinggi. Implementasi aplikasi ICT yang baru, sangat mungkin tertunda karena pada saat aplikasi tersebut akan di-implementasikan, business-user merasa bahwa ia memerlukan spesifikasi yang lebih tinggi, yang berbeda dengan perencanaan awal. Pada kondisi ini, terjadilah ketidaksesuaian antara rencana dengan proses implementasi, yang merupakan backlog yang harus dihadapi bersama antara business user, eksekutif ICT (CIO atau Manager IT) dan top eksekutif perusahaan. Jika memang hal ini memang benar, maka hal-hal apa saja yang bisa dilakukan oleh CIO / Manager IT untuk membuat situasi dan keadaaan lebih dapat dikendalikan? Berikan beberapa saran yang spesifik Berikut ini kami sajikan beberapa saran yang dapat dilakukan oleh CIO untuk mengendalikan proses aplikasi supaya menghindarkan atau meminimalkan potensi terjadinya application backlog 1. Dapatkan persetujuan dan kepemilikan dari business-user atas perencanaan aplikasi Stephen Rood, CIO Strategic Technology, memberi manajer bisnis “saham/andil” dalam menentukan perangkat tambahan untuk proyek yang mereka butuhkan dan sedang dalam proses pengerjaan. Setiap tahun, masing-masing departemen mendapat alokasi waktu dari system developer untuk peningkatan sistem. Jika kepala pabrik memiliki lima proyek, Rood menghitung jam untuk masing-masing proyek dan biasanya melaporkan bahwa ia hanya memiliki sumber daya untuk hanya dua dari lima proyek itu. "Jika mereka ingin melakukan yang ketiga, saya tidak mengatakan ‘tidak’," kata Rood, tetapi departemen harus membayar/mengalokasikan budget untuk jasa konsultan/kontraktor. "Dengan demikian, hal itu memberi mereka rasa kepemilikan atas proyek," katanya.
2 | H a l
2. Jadilah Voice of Reason CIO harus secara taktis dan bijaksana “membumikan” antusiasme user pada saat mengajukan atau mengusulkan sistem baru, jika tidak maka potensi backlog bisa terjadi dan sulit dikendalikan. Ken Kudla, CIO dan VP pada The Queen's Medical Center di Honolulu, selalu menjelaskan kepada manajemen senior alasan mengapa suatu proyek memiliki kelemahan dari perspektif biaya atau perspektif teknologi. “Lalu kita duduk sebagai sesama VP dan berbicara tentang cost-benefit lalu memutuskan setuju atau tidak setuju," kata Kudla. "Dengan demikian, pengambilan keputusan bukan hanya keputusan atau satu suara dari CIO semata." 3. Jangan langgar aturan Setiap manajer bisnis memiliki proyek yang harus segera diselesaikan. Meskipun CIO cenderung ingin menunjukkan bahwa ia adalah orang yang suka membantu, bukan ide yang tepat menempatkan permintaan baru ke depan proyek yang sudah terjadwal. "Jika proyek tidak memenuhi kriteria sebagai proyek dengan prioritas tinggi, saya tidak akan melakukan analisa ulang atas prioritas yang telah terjadwal dengan sumber daya TI yang ada," kata Bob Holstein, CIO dari National Public Radio. Dia juga tidak akan membuat sembarang janji kepada siapa pun tentang proyek-proyek TI mereka. "Komitmen akan terjadi pada saat saya menetapkan tanggal deliverables dan menunjuk manajer proyek," katanya.
3 | H a l
Pertanyaan no. 3 Susan Power pada Worldspan mengatakan bahwa dia mengatasi masalah backlog terkait perkembangan aplikasi IT dari users dalam dunia bisnis adalah dengan memposisikan Organisasi IT sebagai sumberdaya yang harus digunakan dan diberdayakan dengan cara yang tepat sebagaimana sumberdaya lainnya yang dimiliki perusahaan. Bagaimana pendapat anda mengenai pendekatan solusi ini?? Kami sepakat dengan pendekatan yang dilakukan oleh Susan Power dalam menempatkan atau memandang posisi organisasi teknologi informasi (IT atau TI) dalam mengatasi permasalahan diatas. Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Dalam penerapannya, rencana strategis IT senantiasa diselaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan IT dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena banyak orang yang belum menyadari peranan atau andil departemen IT di perusahaan. Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya: 1. Minimize risk Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi. 2. Reduce costs. Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Dengan cara: eleminasi proses, simplifikasi proses, dan integrasi proses. 3. Add Value. Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. 4. Create new realities. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, eloyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. Dilihat dari pentingnya peranan IT sebagai tulang-punggung yang memberikan support bagi operasional perusahaan serta tuntutan yang tinggi akan perkembangan penerapan IT, maka dapat tergambarkan besarnya kemungkinan masalah pekerjaan yang tertunda (backlog) di department IT akan muncul kepermukaan. 4 | H a l
Dengan menyadari hal ini, maka pendekatan yang dilakukan dengan memposisikan IT sebagai sumberdaya yang harus diberdayakan dengan cara yang tepat, sejajar dengan sumberdaya lainnya, akan menghasilkan integrasi antar berbagai sumberdaya dalam satu kesatuan perusahaan untuk menghasilkan solusi yang baik dan bersinergi Dengan cara pandang ini maka toleransi akan tuntutan pengembangan IT akan sejalan dengan usaha department IT dalam mengembangkan sistem sesuai dengan tuntutan perusahaan dengan skala prioritas. Apakah IT memang seperti sumberdaya lainnya? IT merupakan sebuah sumberdaya dalam sebuah perusahaan dan perlu difungsikan secara strategis. Dengan menempatkan IT sebagai sumberdaya yang strategis, maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan dimana semua proses bisnis menjadi efisien dan tentunya presisi guna menghasilkan keputusan yang tepat. Peranan teknologi informasi bagi perusahaan sangatlah penting. Dengan kondisi saat ini, dimana persaingan dan fluktuasi dunia bisnis yang tinggi sehingga penerapan IT bukan hanya sebagai supporting tools saja, tetapi menjadi strategic resource, dimana fungsi dan perannya lebih komprehensif dan lebih luas terkait pada visi, misi dan tujuan perusahaan. Namun seringkali penerapan IT menjadi gagal karena banyak proyek IT yang selalu tertunda (backlog) dan berlarut-larut sehingga telah menghabiskan banyak dana tetapi tidak membuahkan hasil. Struktur organisasi bisnis dan proses manajemen yang baik juga merupakan kunci sukses keberhasilan penerapan IT, sehingga faktor leadership menjadi tantangan sekaligus hambatan pada banyak perusahaan karena terkadang eksekutif puncak tak memiliki visi terhadap investasi IT-nya. Dapat disimpulkan perusahaan yang membutuhkan efisiensi dan akurasi dalam sisi informasi haruslah menempatkan IT sebagai sumberdaya strategis untuk meningkatkan dan mengembangkan bisnisnya.
5 | H a l
Pertanyaan no. 4 Apakah aspek yang membedakan IT dengan area lain di perusahaan seperti marketing atau finance? Perbedaan utama terletak pada karakteristik Information Technology (IT). IT selalu berkembang sangat pesat, dari sistem lama ke sistem yang lebih baru, baik softwarenya maupun hardwarenya. Sebagai contoh pada era tahun 80-an program yang dipakai masih menggunakan sistem operasi DOS dan media penyimpanan datanya hanya menampung sedikit data . Transfer data ke sistem atau network lain yang saling berjauhan masih lambat dan tidak praktis , teknologi tersebut menjadi sangat ketinggalan dan tidak efisien. Pada era tahun 90-an sudah digunakan sistem operasi Windows dan media penyimpanannya lebih kecil ukurannya tapi dapat menampung lebih banyak data serta kemudahan Internet untuk mentransfer data lebih banyak dan lebih cepat. Pada era tahun 2000-an yang IT lebih mobile dan lebih maju, sehingga hal yang disebutkan diatas menjadi barang usang. Bila suatu perusahaan ingin mengejar kebutuhan untuk meng-up-grade atau menambah sistem yang dipakai, akan selalu tertinggal karena dalam waktu yang singkat muncul sistem baru yang lebih maju. Sementara jika perusahaan tersebut tetap bertahan dengan sistem lama apalagi bertahan dalam jangka waktu panjang, maka perusahan kalah bersaing dengan perusahan lain yang sistemnya lebih maju dan efisien, selain mereka akan kesulitan untuk menjalin networking dengan klien ataupun perusahaan kompetitor. Perbedaan lainnya pada hubungan kerja. Divisi lain dalam perusahaan menjalankan fungsinya dengan mengandalkan perkembangan sistem IT, serta mendapatkan manfaat kemudahan dan efisiensi dari perkembangan teknologi IT. Oleh karena itu tuntutan untuk selalu menggunakan sistem atau teknologi baru atau meng up grade sistem yang sudah ada, seperti menjadi suatu keharusan. Sedangkan dari divisi IT untuk pengembangannya sangat bergantung pada kemampuan keuangan perusahaan, sementara divisi lain dalam menjalankan fungsinya sebagian besar bergantung pada sistem administrasi dan data yang dikembangkan dan dikelola oleh Divisi IT. IT sebagai strategic resources bagi sebuah perusahaan memegang peran yang cukup unik dimana peranannya mencakup seluruh proses bisnis dari hulu hingga hilir. IT bisa menjadi bagian penting dalam proses marketing, operation, dan finance guna menciptakan winning system yang efektif dan efisien. Oleh karena itu pengembangan IT dalam sebuah organisasi mutlak harus terus dikembangkan untuk menciptakan value bagi organisasi agar memiliki daya saing yang kuat.
6 | H a l
Daftar Pustaka http://www.cio.com/article/164400/Project_Management_Battling_the_Backlog tanggal 14 Desember 2011
Diakses
http://iniputri.blog.uns.ac.id/files/2010/05/paper-manajemen-dan-ti.pdf Diakses tanggal 12 Desember 2011 http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan/ tanggal 12 Desember 2011
Diakses
7 | H a l
