Web Ordering System at
PT Phapros Tbk
# a case study #
By Mr. Wresni Catur Somatmojo Pullman Hotel – Central Park
SEKILAS PHAPROS Pharmaceutical Processing Industry berlokasi di Jalan Simongan No.131 Semarang,
sebelumnya bernama NV Kian Gwan Handel Maatscapy, didirikan oleh Prof. Liem Wie hok pada 21 Juni 1945. Produk pertama : Livron B-plex (11-Des-1954)
2
Saat ini Phapros memproduksi lebih dari 217 item obat, 208 di antaranya adalah obat hasil pengembangan sendiri dan salah satu produk unggulan Phapros yang menjadi pemimpin pasar di katagorinya adalah Antimo
3
Sebagai perusahaan yang sangat berkomitmen tinggi terhadap standar kualitas, Phapros telah mendapatkan :
Sertifikat CPOB sejak tahun 1990 Sertifikat ISO 9001 pada 1999 (ISO 9001 versi 2008) Sertifikat ISO 14001 pada 2001 (ISO 14001:2004) Sertifikat OHSAS 18001:2007 pada 2010
4
a case study
PT Phapros Tbk Web Ordering System
5
Latar Belakang PT Phapros dengan Qad Appl dan Rajawali Nusindo sebagai Distributor mempunyai Aplikasi Distribusi sendiri, yang mana transaksi informasi datanya masih sendiri-sendiri. Permasalahan timbul saat Purchase Order dari Nusindo muncul dan Phapros harus melakukan entry data di QAD Ent APP. Demikian pula dengan Rajawali Nusindo tidak dapat mengetahui secara langsung perjalanan Purchase Ordernya saat dalam proses pemenuhan di Phapros
6
Tujuan Proyek Aplikasi • Cost-Efektiveness • Mendapatkan data informasi real time • Otomasi sistem
Ta r g e t P e n g e m b a n g a n n y a Purchase Order (SP = Surat Pesanan) • Entry data di ganti ke upload data. • Purchase Order Konfirm melalui web • Tanggal kedatangan Barang dan Shipper Konfirm melalui web • Posting Penjualan melalui web • Cetak Faktur melalui web
7
QXTEND QAD QXtend
QAD Enterprise Applications
adalah salah satu produk Ad-on QAD Appl, keunggulannya dapat berintegrasi dengan sistem lain untuk memperluas dan meningkatkan kebutuhan bisnis
8
Qad Appl Qxtend adalah jembatan antara web service database dan QAD Appl database. Distributor dapat melakukan Konfirmasi SP atau create SO dengan MODEL WEB yang simple tapi tidak mengurangi esensi operational data di Qad Appl. 9
Contoh penggunaan Qxtend (kasus : Surat Pesanan Online) Qxtend untuk otomasi dan koneksi data pada dua sistem yang berbeda (PH dan RN)
Keuntungan : • Data yang masuk di QAD Ent App adalah langsung dari Nusindo • Tidak melakukan double entry data • Data tersaji langsung untuk monitoring, karena adanya proses otomasi
10
Proses Implementasi
Qxtend Start Implementasi Close Implementasi
19 Juli 2010 April 2011
Proses ini bisa dilihat sebagai awal suatu proses perubahan dari komitmen untuk menjalankan yang sudah direncanakan sebelumnya dan diterapkan kedalam strategi Tekhnologi Informasi.
11
Mapping Proyek Qxtend Permintaan Phapros : Qxtend Web base
•Web model menggunakan “Public Network”. •Program web aplikasi JAVA. •Otomasi create Sales Order oleh distributor (PT Nusindo) •Otomasi create kas cabang oleh admin dep. akuntansi di cabang
12
Project Investmen NO 1 2
3 4 5 6 7
DESCRIPTION Business Process Mapping Program Development - Sales Order SO entry, SO batch upload, SO Unapproved report - Shipper confirm Shipper confirm entry - Alokasi sd Shipper report - Cetak faktur + pajak Selling-out and Data Stock - Selling out upload - Data stock cabang upload - Omset – Stock Omset – Stock Phapros report Sub Dist data upload Cash Transaction Cash Transaction entry - Laporan Cash Cabang (Acct Balance Detail) Web Server Database building QAD QXtend building Installation and Testing/Simulation QAD QXtend Administration Training Live Support
Total : 60 days
QAD QXtend Software Requirements: - QAD Applications 2009 SE or later - PROGRESS OpenEdge 10.1C or later - Apache Tomcat Application Server 5.5.20 or later - JAVA JDK 1.5.0 or later - Telnet Server (Linux/Unix platform) or Georgia Softworks Telnet (Windows platform)
QAD QXtend Hardware Requirements: - O/S can be Windows-based or Linux/Unixbased - Minimum Memory = 3 Gbytes - Minimum free space for HDD = 100 Gbytes 13
Schedule
14
Hasil yang didapat saat ini Pengurangan kesalahan-kesalahan proses Pengurangan langkah-langkah pekerjaan Pengurangan biaya Peningkatan moral kerja pegawai Pelayanan yang lebih baik kepada customer Data pendukung untuk manajemen dalam pengambilan keputusan • Peningkatan kontrol dan pengawasan • Akses informasi yang real time • • • • • •
15
CONTINUES IMPROVEMENT PROCESS • Verifikasi PO yang sebelumnya tidak ada • Monitoring kegagalan yang sebelumnya tidak ada
create SO,
• Shipper Confirm dan Create Invoice / post, yang sebelumnya tidak ada
16
Sukses Implementasi Kesuksesan tersebut tergantung pada beberapa hal, tergantung siapa yang mendefinisikannya. •Sudut pandang manajer proyek / konsultan implementasi sistem informasi tersebut sukses jika telah menyelesaikan proyek tersebut tepat waktu dan sesuai dengan biaya yang sudah dianggarkan.
•Sudut pandang Perusahaan/ penggunan sistem informasi, kesuksesan didefinisikan sebagai sistem tersebut bisa mencapai hasil yang maksimal bagi bisnis mereka. Markus dan Tanis (2000)
17
[email protected]
18
