N_SAS / VŠFS / LS 2014 / PS Přednáška č. 9+10
Spisová služba
Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba – obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy
Hlavní teze:
Ad část I: Spisová služba (SSL) – obecný základ: SSL nebyla v ústředních úřadech státní správy jednotná V 60. letech 20. stol. za podpory tehdejšího Ústavu státní správy mj. snahy o vytvoření nového systému SSL – viz publikace Fr. Cigánka „SSL ve státní správě a v hospodářství“ (1967) v historicky 1. archivním zákoně o SSL jen obecně (§6 zákona č. 97/1974 Sb.) speciální legislativní úprava SSL až zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě + v prováděcí vyhlášce č. 646/2004 Sb. - obecný základ: ZoA = zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v plném znění jako zákon č. 329/2012 Sb. VoSSL = vyhláška MV č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu SSL
1
-
výkon SSL: „výkonem SSL je zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“ (§2 ZoA)
-
„určení původci“ = subjekty, které jsou povinny podle §63, odst. 1 ZoA vést SSL: - VPP podle §3, odst. 1 ZoA mimo ÚSC (+ mimo jejich organizací) a notářů: OSS ozbrojené síly + bezpečnostní sbory SPO SP VŠ školy (mimo MŠ, výchovná, ubytovací a stravovací zařízení) zdravotní pojišťovny v. v. i. PO zřízené zákonem -kraje -hl. m. Praha -obce s pověřeným OÚ, obce se stavebním nebo matričním úřadem -městská část Prahy nebo statutárního města s přenesenou působností
- určení původci
- výkon SSL v plném rozsahu (všichni kromě viz níže) všechna příslušná ustanovení v ZoA a ve vyhlášce č. 259/2012 Sb. - výkon v omezeném rozsahu (subjekty podřízené VÚSC, obce bez pověřené působnosti) ne povinnost vydat spisový a skartační řád + ne ustanovení ZoA o umístění spisovny
- určení původci s plným rozsahem vedení SSL: vykonávají SSL v elektronické podobě (ERMS) - určení původci s omezeným rozsahem vedení SSL: vykonávají SSL buď: 2
- v elektronické podobě (viz Národní standard pro ERMS), nebo - v listinné podobě.
-
Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií mají a/ veřejnoprávní původci (VPP) - §3, odst. 1) ZoA: OSS ozbrojené síly + bezpečnostní sbory SPO SP ÚSC + jejich OS + jimi zřízené PO VŠ školy (mimo MŠ, výchovná, ubytovací a stravovací zařízení) zdravotní pojišťovny v. v. i. PO zřízené zákonem b/ soukromoprávní původci (SPP) - §3, odst. 2) ZoA:
obchodní společnosti a družstva, s výjimkou bytových (viz dokumenty podle přílohy č. 1 zákona č. 309/2009 Sb.) politické strany a hnutí občanská sdružení odborové organizace + organizace zaměstnavatelů církve + náboženské společnosti profesní komory nadace + nadační fondy obecně prospěšné společnosti notáři 3
-
Praktická podoba SSL - manuálně vedená automatizovaná kombinace obou systémů
-
Kvalitní SSL = 3 hlavní pilíře: 1/ jednoznačná identifikace dokumentů 2/ důsledné zachycení a sledování pohybu dokumentů 3/ centralizace vedení SSL
-
Spisový řád a SSL + povinnost jeho vydání pro „určené původce“!
-
Spisový a skartační plán a SSL
Podání – úkon směřující vůči OVM, musí respektovat procesní pravidla podle příslušné legislativy (např. správní řád). „orgány veřejné moci“ (OVM) – podle zákona č. 300/2008 Sb. (instituce, jejichž prostřednictvím stát jedná a které mají určité zákonné kompetence – výkon veřejné správy, moc zákonodárnou a soudní): -organizační složky státu (OSS) -územní samosprávné celky - ÚSC (obce a kraje) -soudy a státní zastupitelství -Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy -zdravotní pojišťovny -Český rozhlas, Česká televize -samosprávné komory zřízené zákonem (Hospodářská komora apod.) -notáři a soudní exekutoři
4
Ad část II: Hlavní fáze SSL: 1/ Příjem: tzv. podací místo – podatelna – všechna podání (ať jsou doručena různým způsobem) – e-maily (tzv. centrální adresa X osobní schránka – evidence úředních!)
2/ Třídění:
podléhají evidenci zvláštní evidence (utajované informace, ekonomické dokumenty) bez evidence (časopisy, noviny, prospekty aj. – popsat v normě!) podání na jméno (úřední X osobní potřeba!)
3/ Označování a evidence: Označování (provádí se na dokument) X evidence – zapisování (sleduje se život dokumentu v průběhu jeho vyřizování) způsoby označování: a/identifikace jednoznačným identifikátorem (buď generován ze systému VT / podoba čárového kódu, nalepovaného na dokumenty v papírové podobě) + musí být spojen s dokumentem b/ Č. j. = základní evidenční údaj spisu základní tvar – NA 2934/2009 další varianty – tzv. korespondenční značka (často u odesílané pošty – „naše značka“) tzv. spisová značka = čj. + označení útvaru / referenta + spisový znak c/ spisový znak – zařazuje dokument do věcné skupiny – viz spisový plán označování – tzv. podací razítko (co obsahuje) evidence – nejzákladnější informace o dokumentu v průběhu jeho vyřizování je prováděna: centrálně decentralizovaně centrálně s decentralizovaným zapisováním údajů
5
evidenční pomůcky: 1/ základní: podací deník, podací protokol 2/ další (související): rejstříky, doručovací knížky, sběrné archy, zvl. evidence – např. pro ekonomické dokumenty
4/ Oběh a vyřizování dokumentů – jako řízený proces -
vytváření spisů
-
priorace dokumentů
-
vyřizování spisů : referátník (spisová obálka)
5/ Odesílání -
podepisování – podpisový řád
-
role podatelny
6/ Definitivní vyřízení a uzavření spisů: -
způsoby vyřízení:
čistopisem průpisem (více adresátům) záznamem na dokument
-
okamžik vyřízení (uzavření) spisu je rozhodný pro běh skartační lhůty!
-
spis se označí skartačními znaky a skartačními lhůtami (viz spisový a skartační plán!)
7/ Ukládání dokumentů:
příruční registratury centrální spisovna (ot. centrální n. decentralizované SSL) specializované spisovny 6
správní archiv (§69 ZoA) -
věcné ukládání: podle útvarů nebo spisových znaků (viz spisový a skartační plán!)
Ad část III: Další související problémy - spisová rozluka (§22 VoSSL) → při zrušení určeného původce: 1/ uzavřené spisy s uplynulou skart. lhůtou: do skartačního řízení 2/ uzavřené spisy s neprošlou skart. lhůtou: do spisovny právního nástupce 3/ neuzavřené spisy s neprošlou skart. lhůtou: předají se novému určenému původci (právnímu nástupci) k vyřízení
-
vedení SSL v mimořádných situacích (§26 VoSSL) → náhradní evidence
-
správní řád: používání tzv. sběrného archu
-
tzv. komerční spisovny + koncesovaná živnost „správa dokumentů“
7
