Provoz datových schránek

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Provoz datových schránek Bakalářská práce

Vedoucí práce: JUDr. Hana Kelblová, Ph.D.

Jana Laštůvková

Brno 2011

Zadání práce

Tímto prohlašuji, že jsem závěrečnou práci na téma: „Provoz datových schránek“ vypracovala samostatně s použitím literatury a jiných zdrojů, které zde uvádím. V Brně dne 18. května 2011

_________________

Děkuji vedoucí práce paní JUDr. Haně Kelblové, Ph.D. za odborné vedení, cenné rady a připomínky při zpracování této práce. Dále zaměstnancům KHS JMK za jejich ochotu a poskytnuté materiály, zejména panu Břetislavu Doležalovi, panu Ing. Davidu Křivánkovi a panu Ing. Janu Vymazalovi.

Abstract Laštůvková, J. The operation data boxes. Bachelor thesis. Brno: MENDELU, 2011. The work deals with the operation data boxes. First, the reader is familiar with the development of computerization in the Czech Republic and comparison between other European Union countries. Then followed chapters are closely related to the data box – an electronic signature, circulation, registration and storage of documents. The core of thesis is itself a treatise on the data boxes. Legislative, technical and economic problems are discussed. All work is dealt with both generally and also applied to the Station regional hygiene in Brno, which has set up a data box under the law. Keywords Data boxes, electronic signature, computerization, public administration, records management.

Abstrakt Laštůvková, J. Provoz datových schránek. Bakalářská práce. Brno: MENDELU, 2011. Práce pojednává o provozu datových schránek. Nejprve je čtenář obeznámen s vývojem elektronizace v České republice a porovnáním mezi ostatními státy Evropské unie. Poté následují kapitoly úzce související s datovými schránkami – elektronický podpis, oběh, evidence a úschova dokumentů. Jádro práce tvoří samotné pojednání o datových schránkách. Rozebrána je problematika legislativní, technická i ekonomická. Celá práce je jednak řešena v obecné rovině a jednak aplikovaná na úřad Krajské hygienické stanice se sídlem v Brně, jenž má datové schránky zřízeny ze zákona. Klíčová slova Datové schránky, elektronický podpis, elektronizace, veřejná správa, spisová služba.

Obsah

6

Obsah 1

Úvod

2

Cíl práce a metodika

3

10

2.1

Cíl práce ...................................................................................................10

2.2

Metodika ..................................................................................................10

Literární přehled

12

3.1

Vývoj eGovernmentu v ČR.......................................................................12

3.2

Příprava dokumentu pro práci s datovou schránkou..............................14

3.2.1

Formáty dokumentu ........................................................................14

3.2.2

Forma dokumentu ...........................................................................15

3.2.3

Elektronický podpis .........................................................................15

3.2.4

Časové razítko ................................................................................. 20

3.3

Datové schránky ......................................................................................21

3.3.1

Legislativa ........................................................................................21

3.3.2

Zřízení a přístup do datové schránky ............................................. 22

3.3.3

Aktivace a přihlášení do datové schránky ...................................... 25

3.3.4

Posílání a přijímání datových zpráv ............................................... 26

3.3.5

Konverze dokumentů...................................................................... 27

3.4

4

9

Uchování dokumentů ............................................................................. 28

3.4.1

Uchování dokumentů v datové schránce........................................ 28

3.4.2

Datový trezor a jiné aplikace na uchování dokumentů .................. 29

3.4.3

Spisová služba ................................................................................. 29

Vlastní práce

31

4.1

Příprava na datové schránky ...................................................................31

4.2

Práce s datovou schránkou ..................................................................... 33

4.2.1

Oběh dokumentu ............................................................................ 33

4.3

Specifické problémy související se zavedením datových schránek........ 36

4.4

Ekonomický pohled na problematiku .................................................... 36

Obsah

5

7

4.4.1

KHS JMK ........................................................................................ 36

4.4.2

Stát .................................................................................................. 38

Zhodnocení a možnosti zvýšení efektivnosti elektronizace

40

5.1

Zhodnocení elektronizace veřejné správy v obecné rovině.................... 40

5.2

Zhodnocení institutu datových schránek obecně....................................41

5.3

Zhodnocení datových schránek na KHS JMK........................................ 44

5.3.1 5.4

Výsledky ankety .............................................................................. 44

Možnosti zvýšení efektivnosti elektronizace .......................................... 44

5.4.1

Doporučení pro KHS JMK.............................................................. 46

6

Závěr

47

7

Literatura

48

8

Přílohy

51

Seznam obrázků a tabulek

8

Seznam obrázků Obr. 1 Obr. 2

Zpráva s elektronickým podpisem a asymetrickým šifrováním (podle Budiše, 2008)

18

Doba zničení zpráv uložených v datové schránce (podle Budiše, Hřebíkové, 2010; vlastní úprava)

28

Obr. 3

Ověření platnosti elektronického podpisu v programu Adobe Reader (KHS JMK) 32

Obr. 4

Údaje v doručence zprávy (KHS JMK)

33

Obr. 5

Filtrace zpráv v datové schránce (KHS JMK)

36

Seznam tabulek Tab. 1

Sazby za odesílání datových zpráv včetně DPH 20 % (podle České pošty, 2010 a; vlastní úprava) 24

Tab. 2

Sazby, které platí stát České poště za provoz datových schránek včetně DPH 20 % (podle Smejkala, 2009; vlastní úprava)

24

Tab. 3

Varianty datového trezoru a jejich zpoplatnění s DPH 20 % (podle České pošty, 2010 b; Datový trezor a další služby, 2011; vlastní úprava) 29

Tab. 4

Platby certifikační autoritě za elektronický podpis (KHS JMK; vlastní úprava)

37

Tab. 5

Náklady v roce 2009 a 2010 (KHS JMK; vlastní úprava)

38

Tab. 6

Vyčíslení za 14 měsíců provozu (vlastní práce)

38

Úvod

9

1 Úvod Datové schránky jsou tématem velice aktuálním a také hojně diskutovaným, a to nejen mezi odborníky, ale i v rámci široké veřejnosti. I publicita byla poměrně dobře rozpracována, alespoň co se týče základních údajů o datových schránkách. Snad každý zná postavičku Egona a přirovnání jeho orgánů a tělesných soustav k základním prvkům eGovernmentu. Pouze o tom však datové schránky nejsou. Je proto potřeba chápat tuto problematiku z širšího hlediska. Není to pouze záležitost datových schránek, ale rovněž elektronického podpisu, certifikátů, archivace dokumentu a dalších prvků, které musíme nutně uvažovat při elektronické formě komunikace. Na vstupu v režimu datových schránek se musí dokument připravit, musí mít určité formální i obsahové náležitosti. Na výstupu vznikají zase jiné problémy, a to archivace těchto dokumentů. Proto ve své práci věnuji několik kapitol také těmto tématům. Zavedení komunikace přes datové schránky je výrazným mezníkem v oblasti veřejné správy, a nejen tam. Navíc je tato komunikace striktně dána zákonem, tj. mezi úřady navzájem a od úřadů směrem k občanům, jež mají zřízenou datovou schránku na žádost, je to jediná možná komunikace. Možná i proto mají datové schránky nejen množství příznivců, ale také početnou skupinu odpůrců. Rozhodně se zde však nedá upřít určitá snaha o zjednodušení komunikace s úřady a mezi nimi. Navíc je tu tlak neustálého vývoje technologií, které se stávají již každodenní součástí běžného života. Bylo by tudíž nesmyslné takovému technologickému vývoji a pokroku bránit. Ovšem se zavedením datových schránek vzniká také nesmírné množství problémů, objevují se nová rizika, která jsou s takovou formou komunikace spojena. Podstata mé práce bude tvořena zejména diskusí ohledně datových schránek, jejich zavedení, fungování, právního zakotvení a také problémů, které jsou s nimi spojeny a jejich možného řešení. Celá tématika bude aplikována na Krajskou hygienickou stanici se sídlem v Brně, která si musela datové schránky aktivovat ze zákona. Je otázkou, zda byly datové schránky pozitivním krokem, který opravdu usnadní komunikaci, ušetří peníze a zefektivní celý proces veřejné správy, nebo jsou jen megalomanskou akcí, která stála nespočetné peníze a nikam nepovede.


10

2 Cíl práce a metodika 2.1 Cíl práce Rozhodujícím cílem bakalářské práce je celkové zhodnocení elektronizace veřejné správy, zejména pak posílání dokumentů přes datové schránky, od přípravy tohoto administrativního procesu přes jeho zavedení po realizaci. Dílčí cíle je možno formulovat do následujících bodů: • zhodnotit přípravu elektronizace veřejné správy v obecné rovině a na konkrétním pracovišti (ekonomické náklady, pracovní zatížení, školení pracovníků apod.), • popsat úkony, kterými dokument prochází při korespondenci přes datovou schránku, • identifikovat případné nedostatky, se kterými se tento proces potýká, • posoudit, zda byla elektronizace (datové schránky) správným krokem z hlediska ekonomiky, zjednodušení administrativy a ušetření času pracovníků, • vyhodnotit úspěšnost zavádění datových schránek na zvoleném pracovišti; při řešení tohoto cíle využít také informace z orientační ankety mezi zaměstnanci, • podle možností navrhnout řešení existujících obtíží a kroky, které by tento proces zjednodušily a zefektivnily.

2.2 Metodika Práce bude členěna na dvě větší části. První bude věnována obecným zásadám elektronizace veřejné správy a posílání dokumentů přes datové schránky a dalším otázkám, které s touto problematikou souvisejí. Nejprve celkově popíši vývoj elektronizace v ČR, poněvadž krok k vytvoření elektronické komunikace prostřednictvím datových schránek nebyl rozhodně izolovanou záležitostí. Poté se již zaměřím na práci s dokumentem prostřednictvím datové schránky. Tedy jeho samotnou přípravu, odeslání, respektive přijmutí, až po jeho skartaci (uložení v archivu). V této části budu nejvíce čerpat z odborné literatury, případně elektronických zdrojů a zákonů definujících tuto problematiku. Druhá část, ve které budou využity teoretické podklady shromážděné v předchozím oddílu bakalářské práce, bude zaměřena na konkrétní aplikaci a zhodnocení tohoto procesu na Krajské hygienické stanici se sídlem v Brně. Na tomto pracovišti jsem řešila odbornou praxi v létě 2010 a získala jsem první podklady pro svou práci. Nejprve zde bude stručně popsán samotný úřad, následně budou rozpracovány informace zmíněné v obecné rovině v první části do konkrétního postupu na KHS JMK, bude tak možné získat specifické údaje,


11

problémy a zavedené metody na zmíněném pracovišti. Navíc zde udělám dotazníkové šetření. Získané informace mi jednak nastíní, jak sami zaměstnanci hodnotí problematiku využívání datových schránek, jak jsou s nimi spokojeni, kde oni sami, jakožto přímí účastnící tohoto kroku elektronizace, vidí nedostatky a obtíže, a jednak mi to pomůže při vlastním hodnocení procesu elektronizace a institutu datových schránek. V tomto oddílu, kromě již zmíněné ankety, mi budou nápomocny poskytnuté materiály, vzorové dokumenty a konzultace s pracovníky.


12

3 Literární přehled 3.1 Vývoj eGovernmentu v ČR Na začátek si dovolím citovat definici pojmu eGovernment: „Transformace vnitřních a vnějších vztahů veřejné správy pomocí informačních a komunikačních technologií s cílem optimalizovat interní procesy. Jejím cílem je pak rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti a zajištění větší otevřenosti veřejné správy ve vztahu ke svým uživatelům.“ (Budiš, Štědroň, 2008). Již během 90. let 20. st. nastal prudký rozvoj informačních technologií, počítač se stával běžnou součástí domácností, probíhala rovněž komercializace využívání služeb internetu. Tento technologický proces zasáhl také podniky a úřady. Vznikaly četné informační systémy, které se již propojovaly mezi jednotlivými organizacemi. Avšak každý ze systémů byl rozličný a pracoval dle jiných parametrů. V roce 1991 následkem tohoto informačního vývoje vznikla Komise vlády pro státní informační systém, snahou bylo sjednotit evidence, zavést centrální evidence = registry (Dubský 2007; Jašek a kol., 2007). Na začátku 90. let existovalo 6 hlavních evidencí – obyvatel, katastru nemovitostí, zpravodajských jednotek, živnostenského podnikání, obchodní rejstřík, územně identifikační evidence. Do budoucna se plánovalo tyto registry sjednotit, aby nedocházelo k duplicitě dat a občan mohl změny nahlásit pouze jednou (již zde můžeme pozorovat snahu o zjednodušení a zrychlení komunikace s úřady, jež plyne z definice uvedené výše). Plánuje se vytvořit několik základních registrů – r. obyvatel, r. územní identifikace nemovitostí, r. osob (registr právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci) a r. práv a povinností (působnost orgánů veřejné moci). V rámci toho se schválilo usnesení vlády č. 1085 z roku 2006, kde se stanovilo, že jednou poskytnutá data orgánům veřejné správy si mezi sebou jednotlivé orgány předají, aby nebyl občan nucen obcházet více úřadů (Jašek a kol., 2007). Další myšlenka ohledně vytvoření základních registrů se objevuje ve strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration) určena na léta 2007–2015. Na základě této strategie byl v roce 2009 přijat zákon o základních registrech s účinností od 1. července 2010. Ostrý provoz je však odložen až na rok 2012. Data do registrů mají být získávána z agendových informačních systémů. V registrech jsou uchovávány pouze aktuální informace. Při změně bude registr obsahovat pouze nový údaj, kdežto agenda celou historii (Budiš, Hřebíková, 2010). Činnost výše zmíněné Komise vlády nebyla příliš úspěšná, byla tak v roce 1993 zrušena a kompetence převedeny na Ministerstvo hospodářství. Opět se ale ve snaze o koordinaci informačních systémů a evidencí příliš nepokročilo,


13

vznikaly nové a nové úřady, jež přebíraly tyto úkoly (Úřad pro informační systém, Úřad pro veřejné informační systémy, Ministerstvo informatiky, nakonec Ministerstvo vnitra, případně některé úkony Ministerstvo průmyslu a obchodu). V roce 1999 se objevuje první možnost elektronické komunikace s úřady – jednalo se elektronické podávání žádosti o informace. Velký problém pomalého postupu bylo také nedostačující legislativní zakotvení, zejména nebyla upravena ochrana osobních údajů jako taková. Zákon byl přijat až v roce 2000 (zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů), společně s dalšími zákony týkající se této oblasti – zákon o elektronickém podpisu, o svobodném přístupu k informacím apod. (Jašek a kol., 2007). V roce 1999 vláda přijala strategický dokument Státní informační politika – cesta k informační společnosti. Oblasti úkolů byly informatizace veřejné správy, informační gramotnost a elektronický obchod (Budiš, Hřebíková 2010). V roce 2003 bylo zřízeno Ministerstvo informatiky, které převzalo dosavadní úkoly a programy (Dubský, 2007; Jašek a kol., 2007). V roce 2003 byl pod jeho vedením spuštěn Portál veřejné správy na základě zákona o informačních systémech (přijat rovněž v roce 2000, zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech). Předpoklad vytvořit virtuální úřad, přiblížit jej občanům, urychlit jejich komunikaci s úřady prostřednictvím dálkového přístupu ke službám. Portál veřejné správy se skládá ze tří sekcí: • informační sekce – novinky z veřejné správy a povinně zveřejňované informace, životní situace (jaké doklady a jaké úkony jsou potřeba pro konkrétní životní situace, dle jakých zákonů postupovat – cestovní doklady, manželství, nemocenské pojištění, stěhování apod.), adresář veřejné správy, zákony, atd., • transakční sekce – e-daně, podání, komunikace mezi úřady apod., • interní sekce – monitoring veřejné správy (Mates, Smejkal 2006). V tomto období byla rovněž vytvořena státní zakázka na vybudování struktury univerzálních kontaktních míst tzv. Czech POINT (Český Podací Ověřovací Informační Národní Terminál), zde je možné získat opisy z registrů a rejstříků, provádět konverzi atd., kontaktní místa fungují jako podací, ověřovací a informační centra. Tyto služby byly nabídnuty od 1. července 2008. V roce 2004 byl přijat další strategický dokument Státní informační a komunikační politika – eČesko 2006. V tomto programu byly rozpracovány body v rámci eEurope 2005, jež byla schválena Radou EU. Hovořilo se zde např. o vybavení odborných pracovníků čipy, zavedení nového bezvýznamového identifikátoru (rodné číslo je možné využívat pouze do roku 2053, navíc obnáší mnoho informací o daném občanovi), dokončení připojení všech vzdělávacích institucí k internetu, snížení povinnosti občana předkládat orgánům dokumenty v listinné podobě, a tudíž nutnost dostavit se osobně na úřad (Štědroň, 2007). Dalšími programy, týkajícími se této problematiky, jsou např. i2010 – Evropská informační společnost pro růst a zaměstnanost,


14

program IDA (orientován na zlepšení spolupráce a komunikace mezi veřejnou správou jednotlivých zemí) (Jašek a kol., 2007). Rozpracovává se zavedení biometrických prvků do dokladů. Do roku 2006 měl být takto zpracován obličej pro cestovní doklady, do roku 2008 pak ostatní údaje. V roce 2008 byl přijat zákon upravující komunikaci prostřednictvím datových schránek, tím byl učiněn další významný krok z hlediska elektronizace veřejné správy. V roce 2010 vláda schválila další strategický dokument, týkající se elektronizace – Digitální Česká republika. Nejen v České republice docházelo ke snaze implementovat technologický pokrok do veřejné správy. Evropská unie vydávala mnoho dokumentů, jež musely státy do svých zákonů zahrnout. Např. i občané ve Francii mohou podávat svá daňová přiznání elektronicky, v Belgii je zas umožněna elektronická fakturace, v Dánku je elektronická fakturace dokonce povinností, v mnoha dalších zemích existují dokumenty a zákony upravující doručování, archivaci v elektronické podobě apod. (Lidinský, 2008). Dalším možným krokem v elektronizaci jsou elektronické volby. Nejednalo by se, alespoň z počátku, o volbu přímo z domova, museli bychom se opět dostavit do volební místnosti. Zde však nebudeme házet volební lístek do urny, ale pomocí terminálu bychom se identifikovali a volili. Estonsko něco na bázi e-voleb již zrealizovalo. Každý občan totiž vlastní identifikační karty (obdoba občanského průkazu), v roce 2005 tak mohli poprvé hlasovat elektronicky. Na své kartě měli 2 certifikáty, jeden pro identifikaci, druhý pro vytvoření elektronického podpisu, občan se tedy autentizoval a poté podepsal svůj hlas. Poslaný hlas kvůli dodržení principů voleb byl ještě zašifrován veřejným klíčem a podepsán elektronickým podpisem (Lidinský, 2008). Hovoří se rovněž o zavedení elektronických čipů, nahrazujících občanské průkazy. U nás by se mohlo něco podobného objevit již v roce 2012. Diskuse se vedla o údajích, jež by byly na čipech uloženy, byla snaha zminimalizovat údaje o občanovi, průkaz s čipem tak měl být pouze jakýsi prostředek identifikace, s odkazem na údaje uložené v registrech (Peterka, 2010).

3.2 Příprava dokumentu pro práci s datovou schránkou 3.2.1

Formáty dokumentu

Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, uvádí ve své příloze 3 všechny povolené formáty, které může mít dokument, jenž se připojuje k datové zprávě (resp. zde nazýváno příloha datové zprávy). Jedná se o tyto formáty: Pdf, PDF/A, xml, fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg, png, tiff, mpegl, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx, v rámci novely přidány docx, pptx a edi.


15

Jsou zde téměř všechny důležité formáty programů, se kterými běžný uživatel pracuje, formáty obrazových souborů, textových i zvukových. Zákon říká, že formát může být jakýkoliv počítačový formát, pokud není spustitelný (exe) nebo komprimovaný (zip, bin). Vyloučeny jsou také formáty obsahující vir či škodlivý kód. Kromě samotné přílohy musí být datová schránka schopna přenést i formáty elektronických podpisů a časových razítek. Formáty jako CER, CRT, DER, PK7, P7C a další. Pokud však budeme chtít dokument, který jsme vytvořili zkonvertovat (převést z digitální podoby do listinné), bude možné použít pouze formát PDF (verze 1.3 a vyšší). To je specifikováno ve Vyhlášce č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, v příloze 1 (Smejkal, 2009; Česká pošta, 2010 c). 3.2.2

Forma dokumentu

Úřední dopisy psané v textovém editoru mají svá specifika a požadavky na dodržení určité formy a struktury. Takový dokument by se měl řídit normou ČSN (ČSN 01 6910: 2007: Úprava písemností zpracovaných textovými editory). Norma má pouze doporučující charakter, není závazná. Tato norma popisuje správný způsob použití interpunkčních znamének, výčtů, tabulek, zápisu číslic, klade požadavky na psaní adres, zabývá se rovněž úpravou e-mailů apod. Např. považuje za správné použití stojatého písma o velikosti minimálně 10 b, jednoduchého řádkování. V záhlaví nebo zápatí mají být obsaženy informace o společnosti, v záhlaví pak adresát, datum a číslo jednací. Většina úřadů pro svou komunikaci však využívá již předem vytvořených šablon, které jim tak usnadňují práci. Dokument posílaný přes datovou schránku obsahuje rovněž tyto všechny náležitosti v daném vymezení normou, avšak nemůže obsahovat klasické úřední razítko nebo vlastnoruční podpis. Razítko je nahrazeno textem „otisk úředního razítka“, podpis pak jménem odpovědné osoby následující zkratkou „v. r.“. Zpráva posílaná přes datovou schránku musí být maximálně 10 MB velká (Neugebauer, 2009; Stáňa a kol., 2010). 3.2.3

Elektronický podpis

Zákon o elektronickém podpisu (zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně dalších zákonů) byl schválen v roce 2000, účinnosti nabyl k 1. říjnu stejného roku na základě implementace Směrnice Evropského parlamentu a Rady (Směrnice 1999/93/EC Evropského parlamentu a Rady, o zásadách společenství pro elektronické podpisy).


16

Tato směrnice se snažila, zejména díky rozvíjejícímu se internetovému obchodování a komunikaci, stanovit určité základní principy pro elektronické podpisy a další věcně související pojmy, jako např. certifikační služby. Největší důraz byl kladen na zavedení jednotné terminologie. Obecnější ráz směrnice je dán snahou o technologicky nezávislé pojetí, aby v případě nových technologických postupů bylo možné směrnici a z ní vycházející jednotlivá opatření konkrétních států ponechat beze změn a platná (Smejkal a kol., 2004; kol. autorů, 2002). Implementace této Směrnice byla možná různými způsoby, jednak vydáním zákona, tak jak to udělala i Česká republika a většina států EU, jednak komplexním pojetím – tedy aplikací principů Směrnice do celé legislativy a zároveň vydáním specifické právní normy (např. Rakousko, Německo), nebo pouze dílčími změnami, tam kde to je potřeba (např. Malta, Anglie) (Budiš, 2008). Stát musel však daná opatření provést do 19. července 2001. Zákon o elektronickém podpisu má 9 částí, v první z nich jsou definované klíčové pojmy (jako elektronický podpis, datová zpráva, poskytovatel certifikačních služeb atd.) dále jsou v první části rozebrány např. povinnosti poskytovatele certifikačních služeb, náležitosti kvalifikovaných certifikátů, či uznávaní zahraničních certifikátů. Druhá až pátá část obnáší zapracování konkrétních změn do jiných zákonů. Tento zákon byl prvotním krokem v rámci uzákonění elektronické komunikace a zrovnoprávnění elektronického dokumentu a úkonů spojených s ním s papírovým dokumentem. Zákon byl mnohokrát novelizován (kol. autorů, 2002; zákon o elektronickém podpisu). Na základě tohoto zákona bylo vydáno také nařízení vlády (s účinností od 1. října 2001, nařízení vlády č. 304/2001 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů), jenž měl upravovat tuto problematiku blíže pro orgány veřejné moci a samosprávné celky. Např. povinnost přijmout podání v elektronické podobě. Pro tento účel bylo nutné zřídit tzv. elektronické podatelny. Nařízení rozpracovalo, jakým způsobem se bude provádět doručování elektronickou cestou, předvolání a další úkony prováděné orgány veřejné moci nebo směrem k nim (Smejkal a kol., 2004; kol. autorů, 2002). Poslední právní normou k této tématice, o které se zmíním, je Vyhláška Úřadu pro ochranu osobních údajů. (Vyhláška Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 366/2001 Sb., o upřesnění podmínek stanovených v § 6 a § 17 zákona o elektronickém podpisu a o upřesnění požadavků na nástroje elektronického podpisu). Vyhláška konkretizuje § 6 – tedy způsoby doložení splněné povinnosti poskytovatelem certifikačních služeb, a dále např. požadavky, které musí splňovat nástroje elektronického podpisu (kol. autorů, 2002). Zákon rozlišuje několik druhů elektronických podpisů.


17

„Elektronickým podpisem se rozumí údaje v elektronické podobě, které jsou připojeny k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které umožňují ověřování totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě.“ Zde se jedná o obyčejný elektronický podpis. Takovýto podpis se používá např. u bankovních služeb. Je možná pouze vizuální kontrola, která je ovlivněna osobními charakteristikami kontrolujících (kontrola shody s podpisovým vzorem uloženém v PC atd.) (Smejkal, 2003). Dalším typem elektronického podpisu je zaručený elektronický podpis. „Zaručeným elektronickým podpisem je podpis, který splňuje následující požadavky: • je jednoznačně spojen s podepisující osobou, • umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, • byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, • je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoliv následnou změnu dat.“ Tento podpis jednoznačně dokáže identifikovat původce podpisu, zároveň zaručuje nepopíratelnost (tj. osoba nemůže popřít, že tento dokument vytvořila a podepsala) a také zaručuje integritu zprávy (tj. její neporušenost) (Smejkal, 2003). Nejbezpečnější forma zaručeného elektronického podpisu je jeho podložení kvalifikovaným certifikátem (viz níže). Zaručený podpis vzniká na bázi kryptografických metod. Rozlišujeme dvě základní metody. Symetrická metoda, která pracuje s jedním klíčem, jak pro šifrování, tak dešifrování. Prvním krokem, při takto šifrované komunikaci je předat tento jednotný klíč druhé straně, což nese poměrně velké riziko. Metoda zajišťuje důvěrnost zprávy, text dělá nečitelným a takto jej posílá. Prolomení této šifry pomocí počítačů založených na dnešních technologiích je poměrně časově náročné (pojem praktické nedešifrovatelnosti), není možné vyzkoušet všechny varianty klíčů v kratším čase než je doba stáří vesmíru (Budiš, 2008). Druhou metodou je asymetrická metoda. Tato metoda využívá dva klíče – soukromý a veřejný. Uživatel si vygeneruje pomocí příslušného programu dva klíče, veřejný klíč s potřebnými doklady předloží certifikační autoritě, která ověří, že veřejný klíč, patří tomu, kdo se za něj proklamuje a vydá mu platný certifikát. Uživatel si pak importuje tento získaný certifikát do operačního systému svého PC a může využívat tyto klíče v praxi. Data se zašifrují jedním z klíčů (soukromým) a dešifrují tím druhým (veřejným) (Smejkal a kol., 2004; Budiš, 2008). Tato zpráva však není zcela důvěrná, je posílána v otevřeném formátu, je pouze doloženo, kdo ji napsal a že nebyla narušena. Dokládá tak autorizaci zprávy. Toto je princip elektronického podpisu, který tuto metodu využívá. K zajištění důvěrnosti je potřeba navíc (kromě zašifrování soukromým klíčem odesílatele) zašifrovat zprávu veřejným klíčem příjemce


18

(adresáta) a připojit k ní certifikát, ten pak zprávu dešifruje svým soukromým klíčem, (který by neměl mít nikdo jiný k dispozici) (Budiš, 2008; Kunderová, 2001). Asymetrická metoda je však komplikovanější a její aplikace pomalejší než použití symetrické kryptografie. Proto se při elektronickém podpisu nešifruje soukromým klíčem celá zpráva, ale je použita hash funkce, kdy obsah dokumentu v binární podobě je hashováním převeden na kratší číslo, které je jednodušší pro zpracování. A na takto upravený dokument se poté aplikuje soukromý klíč odesílatele, případně pro zašifrování obsahu, tj. důvěrnost dokumentu, veřejný klíč adresáta. Při příjmu takovéto zprávy se nejprve spočte její otisk, poté se podpis dešifruje veřejným klíčem, získá se dešifrovaný otisk původní zprávy, oba získané otisky se porovnají (Budiš, 2008; Kunderová, 2001). Tuto komunikaci pro snadnější pochopení vykresluje obr. 1.

Obr. 1

Zpráva s elektronickým podpisem a asymetrickým šifrováním (podle Budiše, 2008)

Díky výše uvedenému postupu je elektronický podpis neustále diferentní. Záleží na dokumentu a na soukromém klíči. Je tak nepřenosný. Tím je pak umožněna kontrola integrity dokumentu (Smejkal, 2003). Hash funkce pro každý dokument je vždy stejně dlouhá (určena v bitech), na kódování se od 1. října


19

2010 používá algoritmus SHA-2, jenž má délku 224–512 b), dříve SHA-1 o délce 160 b (Stáňa a kol., 2010). Výhody elektronického podpisu jsou jednoznačné: • objektivní výsledek technologického procesu (na rozdíl od vlastnoručního podpisu, kde záleží na osobním momentálním stavu pisatele, na zdravotních a jiných okolnostech), • možnost ověření pravosti elektronického podpisu je daleko vyšší než u vlastnoručního, to je dáno již jeho nepřenositelností a specifikací pro každý jeden dokument, kontrola shody hash funkce – i nepatrná změna vstupních dat způsobí velkou změnu otisku, • hash funkce je pouze jednocestná (ze zprávy určíme otisk, avšak z otisku původní zprávu již nevyhotovíme), • elektronický podpis není možno tak snadno odcizit, napodobit. Existují však také určitá úskalí, mezi ně patří: • odcizení privátního klíče, • neoprávněné zkopírování dat vydavatelů certifikátů, • menší povědomí a důvěra v tento podpis (Smejkal, 2003; Stáňa a kol., 2010). Zákon rozlišuje dva druhy certifikátů: Obyčejným „certifikátem se rozumí datová zpráva, která je vydána poskytovatelem certifikačních služeb, spojuje data pro ověřování podpisů s podepisující osobou a umožňuje ověřit její totožnost.“ „Kvalifikovaným certifikátem, certifikát, který má náležitosti stanovené tímto zákonem, a byl vydán poskytovatelem certifikačních služeb, splňující podmínky stanovené tímto zákonem pro poskytovatele certifikačních služeb.“ Náležitosti kvalifikovaného certifikátu: • označení, že je vydán jako kvalifikovaný certifikát, • identifikace poskytovatele certifikačních služeb a podepisující osoby, • data pro ověřování podpisu, která odpovídají datům pro vytváření podpisu, jež jsou pod kontrolou podepisující osoby, • zaručený elektronický podpis poskytovatele certifikačních služeb, • číslo kvalifikovaného certifikátu, • počátek a konec platnosti certifikátu, • případné omezení certifikátu (rozsah a povaha použití) (kol. autorů 2002). Při výběru certifikátů bychom měli zohlednit certifikační politiku dané agentury. Dokument, který je určen pro obě komunikující strany. Jeho obsahem jsou dostupné nabídky služeb a podmínky jejich poskytování (kol. autorů, 2002).


20

Kvalifikované certifikáty jsou vydávány na základě písemné smlouvy. Žadatel se musí dostavit osobně, aby prokázal svou totožnost. Jsou vydávány většinou na 1–5 let (zejména v důsledku rychlého pokroku v informačních technologiích, kdy by byla data snadno prolomitelná a certifikát a elektronický podpis provozovaný na jeho podkladě by tak byl bezcenný). Poskytovatel musí okamžitě ukončit platnost certifikátu, pokud jej o to žadatel požádá či pokud tato osoba zemře nebo z jiných vážných důvodů. Dříve zneplatněný certifikát (tzv. revokace certifikátu) se pak objeví v tzv. CRL listu. Je proto nezbytné, aby účastníci této komunikace pravidelně sledovali CRL seznamy (dostupné na webových stránkách agentur). Tyto seznamy se obnovují v intervalech 6, 12 nebo 24 hodin, je proto nutné nejprve počkat na následující aktualizaci, a poté až kontrolovat platnost podpisu, resp. certifikátu (Smejkal a kol., 2004). Certifikační autorita (poskytovatel certifikačních služeb) má představovat jakéhosi nezávislého důvěryhodného prostředníka mezi dvěmi komunikujícími stranami. Stvrzuje, že certifikát patří osobě, která s ním disponuje (tedy spojuje jeho fyzickou identitu s elektronickou) (Budiš, 2008). V ČR existují 3 základní akreditované certifikační agentury s garancí státu. Jedná se o I. CA, CA PostSignum a CA eIdentity. I. CA agentura má jako jediná smlouvu s Microsoftem a je automaticky přednastavená v systému Windows jako důvěryhodný certifikát (Peterka 2009 a, b). První z nich byla tato akreditace udělena Úřadem pro ochranu osobních údajů s účinností od 18. března 2002, a to První certifikační agentuře, a. s. (I. CA) (Budiš, Štědroň, 2008). Zákon o elektronickém podpisu v § 11 přímo říká a tím konkretizuje typy použití podpisu a certifikátů také v rámci komunikace přes datové schránky: „V oblasti orgánů veřejné moci je možné používat pouze zaručené elektronické podpisy a kvalifikované certifikáty vydávané akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb.“ 3.2.4

Časové razítko

Definice časového razítka (kvalifikovaného časového razítka) se objevuje až v novele zákona o elektronickém podpisu v roce 2004. Do té doby nebyl pojem rozpracován. V novele zákona se říká: „Kvalifikovaným časovým razítkem je datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb, a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem. Kvalifikované časové razítko zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem.“ Zaručuje tak, že určitý dokument byl vytvořen a podepsán v konkrétním čase. Je důležité zejména při exspiraci certifikátu u elektronického podpisu, aby bylo možné dál tento dokument považovat za platný. (Dokazuje, že dokument vznikl v době, kdy byl certifikát ještě platný).


21

Kromě definice samotného pojmu se v novele upravují též náležitosti tohoto razítka a povinnosti kvalifikovaných poskytovatelů časových razítek. Ovšem není v zákoně nařízeno používat toto opatření orgánům veřejné moci – společně se zaručeným podpisem a kvalifikovanými certifikáty. Není tak potřeba při komunikaci prostřednictvím datové schránky (zákon o elektronickém podpisu). Časové razítko je stejně jako certifikát vydáván certifikační agenturou, u nás jsou to všechny tři výše zmíněné agentury (MVČR, 2010 a). Žadatel o časové razítko vyplní formulář a pošle hash data dokumentu, který chce opatřit časovým razítkem. Pokud jsou splněny všechny náležitosti, agentura vystaví dokument, kde sloučí hash hodnotu s konkrétním přesným časem. Tento dokument pošle zpět, dokument ještě stvrdí svým elektronickým podpisem (Budiš, 2008; Smejkal a kol., 2004).

3.3 Datové schránky Harmonogram zavádění běhu Informačního systému datových schránek: • 1. květen 2009: pilotní ověřování ISDS na vybraných úřadech • 1. červen 2009: testovací verze pro uživatele • 1. červenec 2009: start ISDS • 1. listopad 2009: poslední možnost aktivace datové schránky zřízené ze zákona (ostrý start datových schránek) • 1. leden 2010: možnost soukromoprávní komunikaci na bázi posílání výzev k zaplacení • 1. červenec 2010: soukromoprávní komunikace bez omezení (Informační systém datových schránek, 2009). 3.3.1

Legislativa

Pro účinné a efektivní fungování komunikace přes datové schránky bylo potřeba tuto komunikaci také nejprve právně zakotvit. Navíc orgány veřejné moci nemohou bez podpory legislativy zavést případné inovace do své činnosti (např. elektronickou komunikaci, na rozdíl od soukromoprávní komunikace, kde převažuje možnost vlastních úprav – převažuje dispozitivní charakter právních norem). Nejdůležitější právní normou zde představuje zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Zákon upravuje elektronické úkony orgánů veřejné moci navzájem, vůči fyzickým a právnickým osobám, a úkony směřující k orgánům veřejné moci, dále pak autorizovanou konverzi dokumentů. V zákoně jsou specifikovány jednotlivé typy datových schránek, oprávnění k přístupu k nim, zpřístupnění respektive znepřístupnění datové schránky apod. (Smejkal, 2009).


22

Zákon nabyl účinnosti dne 1. července 2009. Fakticky se však ostrý start datových schránek posunul až na 1. listopadu 2009. K zákonu bylo zpracováno mnoho vyhlášek, např. vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, pojednává zejména o přístupu do datové schránky a technických náležitostech s tímto úkonem spojené. Dále pak např. vyhláška č. 193/ 2009 Sb., o stanovení provádění autorizované konverze dokumentů, technický průvodce autorizované konverze (požadavky na vstup a výstup dokumentu). V důsledku tohoto zákona byly opět doplněny nebo pozměny paragrafy jiných zákonů, kterých se datové schránky mohou týkat. Jednalo se např. o úpravu správního řádu (zákon č. 500/2004 Sb., správní řád), z hlediska doručování bylo upraveno, že primárním postupem je použití datových schránek. Správní poplatky spojené s používáním datových schránek, např. za provedení konverze nebo za znovu poslání přístupových údajů byly zakomponovány do přílohy zákona o správních poplatcích (zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích) (Budiš, Hřebíková 2010). Kromě výše zmíněných zákonů a vyhlášek se Informační systém datových schránek řídí také provozním řádem ISDS, kvůli problematice datových schránek je rovněž vytvořena webová stránka se základními informacemi (www.datoveschranky.info). 3.3.2

Zřízení a přístup do datové schránky

V úvodu si dovolím citovat definici datové schránky: „Datová schránka je úložiště, které je určeno k • doručování orgány veřejné moci, • provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, • dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících osob a právnických osob.“ (Smejkal, 2009). Ze zákona rozlišujeme 4 typy datových schránek: • Fyzických osob, • Podnikajících fyzických osob, • Právnických osob, • Orgánů veřejné moci. Každý z těchto subjektů má právo na zřízení jedné takové datové schránky (vyjma orgánů veřejné moci, jež mohou v rámci svých územních pracovišť zřizovat další datové schránky stejného typu), ovšem někteří mohou disponovat více typy datových schránek (např. zároveň mít zřízenou datovou schránku fyzické osoby, i podnikající fyzické osoby), typ datových schránek tak závisí na


23

konkrétním účelu, k němuž je potřeba ji zřídit. V rámci komunikace je potom nezbytné rozpoznat, která z datových schránek jednoho subjektu je ta pravá. Datové schránky právnických osob a orgánů veřejné moci jsou zřizované ze zákona, a to do 90 dní od nabytí účinnosti zákona o datových schránkách, tedy do 28. září 2010 (nejedná se o aktivaci). Odlišné to však je u daňových poradců a advokátů, kde je uváděno „prvním dnem prvního měsíce třetího roku po dni nabytí účinnosti zákona.“ Některé publikace tak hovoří o 1. červenci 2012 jiné již o 1. lednu 2012. Do té doby je možné u těchto subjektů zřízení na žádost. Subjektům, jež vznikly až po nabytí účinnosti tohoto zákona, je datová schránka zřízena okamžitě po zapsaní do daného rejstříků či evidence. Fyzické osoby a podnikající fyzické osoby si musí podat žádost, aby jim byla datová schránka zřízena. Ministerstvo vnitra posuzuje podanou žádost a srovnává ji s údaji v informačních systémech veřejné správy, zejména s IS evidence obyvatel, v případě nedostatků vyzve žadatele o doplnění, následně do 3 pracovních dnů od podání žádosti pošle přihlašovací údaje. Tímto si Ministerstvo vnitra také aktualizuje a kontroluje své agendy, hlavně u subjektů, kde je zřízení ze zákona (Budiš, Hřebíková, 2010). Do Informačního systému datových schránek, jenž tvoří základní rozhraní, je více přístupových možností. Jedna z možností je využít webového klienta (prohlížeč) na adrese mojedatovaschranka.cz, zde je potřeba nainstalovat doplněk 602 XML Filler, druhou variantou je přístup z interních informačních systémů či systémů spisové služby. Rýsují se další možné aplikace a počítačové programy umožňující přístup do datových schránek, navíc se snaží o vstřícnější prostředí a více uživatelských možností. Jedním z takových aplikací je MojeSchránka od společnosti Webtica Software, není nutná instalace doplňku XML Filler, možnost přístupu z externích medií (USB), avšak není umožněno posílat dokument k jeho konverzi (Peterka, 2009 c). Pomocí speciálního doplňku se dá pracovat s datovými schránkami v Microsoft Outlook, dalším softwarem je např. Recomando, kde je časově neomezená archivace, či aplikace Multischránka, zde je archivace opět neomezená, je také rozpracováno třídění zpráv, práce s více datovými schránkami najednou, z nevýhod jmenuji např. neumožnění změny hesla. Tyto alternativní možnosti přístupu do datové schránky jsou nabízeny jednak zdarma (většinou pouze základní verze, či aplikace, které jsou ještě ve vývoji) nebo za poplatek (Bednář, 2009). Informační systém datových schránek je vymezen jako „informační systém veřejné správy, který obsahuje informace o datových schránkách a jejich uživatelích.“ Správcem tohoto systému je Ministerstvo vnitra, v rámci jeho působnosti mohu uvést např. oznámení uživatelům o doručení zprávy, případně o vadách doručení – schránka neexistuje, je znepřístupněna apod., připojení časového razítka k datové zprávě. Provozovatelem tohoto systému je Česká pošta, její kompetence jsou např. metodická a technická pomoc, zneplatnění přístupových údajů (Budiš, Hřebíková 2010). Obsah datové zprávy je při přenosu zašifrován a rozšifrován je až na výstupu, správce ani


24

provozovatel tak nevidí konkrétní obsahy zpráv, nýbrž pouze obálku datové zprávy. (Informace o odesílateli a příjemci) (Informační systém datových schránek, 2009). Zřízení datové schránky je u všech subjektů zdarma, práce s datovými schránkami pro orgán veřejné moci a vůči orgánu veřejné moci je nabízena zdarma, ostatním subjektům mezi sebou jsou služby zpoplatněny (od 1. ledna 2010 posílání faktur a obdobných záležitostí k zaplacení, od 1. července 2010 všechny typy dokumentů) (Informační systém datových schránek, 2009). Poplatky za provoz (veřejnoprávní komunikace) jsou hrazeny ze státního rozpočtu provozovateli (České poště), v rámci soukromoprávní komunikace hradí poplatky odesílatel. Tab. 1 Sazby za odesílání datových zpráv včetně DPH 20 % (podle České pošty, 2010 a; vlastní úprava)

Soukromoprávní komunikace (v Kč) Za každou jednu zprávu Paušálně dle počtu odeslaných zpráv Cena/měsíc 1–10 11–50 Nad 50

16,032 60 42 24

Tab. 2 Sazby, které platí stát České poště za provoz datových schránek včetně DPH 20 % (podle Smejkala, 2009; vlastní úprava)

Transakcí kumulativně (v mil.) 0–33 33–66 66–100 100–123 nad 123

Cena služby pro uživatele (v Kč) 18,048 16,032 14,016 12,001 9,984

K datu 28. ledna 2011 bylo sice již přeneseno 33 mil. zpráv, ale dle ustanovení ve smlouvě se mělo jednat pouze o zprávy poslané orgány veřejné moci, další případné dodatky – cena se mění až prvním dnem následujícího čtvrtletí, kdy bylo hranice dosaženo – odsunuly snížení ceny až na 1. duben 2011, cena poštovní datové zprávy bude totožná s cenou, jenž hradí stát (Peterka, 2011). Stát navíc platí paušální částku České poště, a to 15 mil. Kč/měsíc. V případě úmrtí, prohlášení za mrtvého, výkonu trestu odnětí svobody, výmazu podnikající osoby z konkrétního rejstříku nebo evidence a dalších vážných důvodů je datová schránka znepřístupněna. Datová schránka je rovněž znepřístupněna pokud je to datová schránka zřízena na žádost a subjekt o to požádá (taková datová schránka může být opětovně na žádost do 3


25

pracovních dnů zpřístupněna, pokud ovšem subjekt již datovou schránku měl znepřístupněnou 2krát za rok, je možná aktivace až za rok od posledního znepřístupnění), na 1 hodinu je datová schránka znepřístupněna v případě zadání 5krát špatného hesla. Znepřístupnění provádí Ministerstvo vnitra. Datová schránka, jež je znepřístupněna, může být zrušena (nikoli však všechny datové schránky), u fyzických osob uplynutím 3 let od úmrtí, u podnikající fyzických osob a právnických osob uplynutím 3 let od výmazu, u orgánu veřejné moci 3 roky od zrušení. Zrušena být však nemůže datová schránka fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, jenž zažádá o znepřístupnění (Budiš, Hřebíková, 2010). 3.3.3

Aktivace a přihlášení do datové schránky

Přístupem do informačního systému datových schránek nedochází automaticky k aktivace schránky, nejsou tak doručovány dokumenty, je nutné zvolit ikonu „Aktivace datové schránky“ a poté ještě potvrdit (Informační systém datových schránek, 2009). Aktivace datové schránky ze zákona byla možná až 1. listopadu 2010, u datových schránek zřízené na žádost je aktivace nutná do 15. dne následujícím po dni doručení přístupových údajů (Smejkal, 2009). Pro přihlášení do datové schránky jsou potřebné přihlašovací údaje, ty zasílá Ministerstvo vnitra, skládají se z přihlašovacího jména a hesla. U přihlášení uživatel rovněž opíše kód, jenž mu vygeneruje systém. Po prvním přihlášení je uživatel vyzván ke změně hesla, a zpočátku vždy po 90 dnech (dnes již dobrovolné). Nová hesla musí být vždy odlišná a nesmí být shodná s přihlašovacím jménem, musí obsahovat nejméně 1 velké písmeno, 1 malé písmeno a 1 číslici, musí mít 8–32 znaků. Přihlášení je možné více zabezpečit použitím přihlašovacího certifikátu spolu s přihlašovacími údaji. Tento certifikát se zaregistruje v ISDS. V případě ztráty přístupových údajů, jejich odcizení, či při jiných závažných okolnostech Ministerstvo vnitra po oznámení uživatele znepřístupní tyto údaje a vystaví nové. Pokud však jsou údaje opětovně zaslány během 3 let, je vybírán poplatek 200 Kč (Budiš, Hřebíková, 2010). K přístupu do datové schránky jsou oprávněny: • hlavní subjekty (primárně oprávněné),

do schránky fyzické osoby, ta fyzická osoba pro niž byla zřízena do schránky podnikající fyzické osoby, ta podnikající fyzická osoba do schránky právnické osoby, statutární orgán nebo jeho člen do schránky orgánu veřejné moci, vedoucí

• administrátor, • pověřené osoby.


26

Primárně oprávněné subjekty určují další uživatele, kterým jsou pak samostatně zaslány přístupové údaje. Administrátor se stanoví zejména pro výkon běžné správy datové schránky, může dále delegovat pravomoci a určovat další pověřené osoby. Pověřené osobě lze přidělit práva: • číst zprávy, • číst zprávy určené do vlastních rukou, • vytvářet a odesílat datové zprávy, • prohlížet seznam dodaných zpráv i doručenek. Pověřené osoby smí práva pouze vykonávat, nikoliv dále delegovat. V systému je vidět, která osoba je přihlášena a jaké má pravomoci (Smejkal, 2009). 3.3.4

Posílání a přijímání datových zpráv

Datová schránka je sice u orgánu veřejné moci určena jako primární způsob komunikace, avšak není možné posílat všechny typy dokumentů. Některé dokumenty, které datová schránka nepřipustí k odeslání, jsou jmenovány v kapitole 3.2.1 Formáty dokumentu, k dalším patří např. ty, co obsahují tajné informace, dále ty, jež nemají číslo jednací a potom ty, jejichž povaha to neumožňuje (např. trojrozměrné předměty nelze převést do elektronické podoby apod.) (Informační systém datových schránek, 2009). Při komunikaci orgánů veřejné moci navzájem není možné využít datové schránky v případech, kdy se doručuje na místě, při doručování orgánu veřejné moci fyzickým osobám, podnikajícím fyzickým osobám, nebo právnickým osobám, lze doručovat, jen pokud je datová schránka zřízena, a pokud není doručováno na místě nebo veřejnou vyhláškou. V případě, že chceme napsat novou zprávu, klikneme na ikonu v ISDS „Nová zpráva“, nejprve je nutné vybrat adresáta, jemuž je zpráva určena, je potřeba zadat typ datové schránky, IČ, případně název organizace, ID schránky, je také možnost využít samostatný odkaz, který vede na Portál veřejné správy nebo na informační systém ARES a tam dohledat adresáta. Následně musíme vyplnit obálku datové zprávy, již máme vyplněnou kolonku „adresát“, kolonku „odesílatel“ generuje systém automaticky, ještě musíme vyplnit kolonku „věc“, „čísla jednací“, případně určit zda je dokument určen do vlastních rukou, nakonec vložíme přílohu v požadovaném formátu, případně i elektronický podpis a kvalifikované časové razítko. Po odeslání zprávy nám systém automaticky oznámí čas dodání zprávy (tj. okamžik, kdy byla zpráva dodána do adresátovy schránky, bez ohledu na to, jestli se s ní seznámil) v sekci odeslaných zpráv. Po jejím doručení (adresát, jenž má práva nakládat s dokumentem se přihlásil do schránky), se doplní rovněž čas doručení. V případě, že posíláme dokument orgánu veřejné moci, považuje se dokument za doručený okamžikem dodání do datové schránky


27

(jedná se o tzv. podání, dodání = doručení). V případě, že dokument posílá orgán veřejné moci fyzické osobě, podnikající fyzické osobě nebo právnické osobě, je dokument považován za doručený, okamžikem, kdy se do schránky přihlásí kompetentní osoba. Pokud však se tato osoba nepřihlásí ve lhůtě 10 dní, nastává fikce doručení a to posledním dnem této lhůty (Budiš, Hřebíková, 2010). Osoba se může domáhat určení neúčinnosti doručení. U komunikace fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby navzájem je okamžik doručení brán až posláním potvrzení odesílateli. V ISDS si uživatel může nastavit zasílání upozornění o příchodu nových zpráv, toto upozornění je možné posílat zdarma na e-mail nebo za poplatek pomocí mobilních služeb formou sms, jedna sms stojí 3 Kč. V případě odesílání dokumentů přes datovou schránku mohou nastat určité komplikace nebo přímo vady doručení. Mohu uvést např. neopatření dokumentu posílaného orgánem veřejné moci zaručeným elektronickým podpisem, nedodržení způsobů doručení, často u fyzických osob, jež mají schránku zřízenou na žádost, a orgánu veřejné moci to není známo. Pokud však osoba jinak poslaný dokument (listinou formou) přijme, je považován za doručený. Vadou je rovněž doručení do jiné datové schránky, pokud osoba vlastní více typů (Budiš, Hřebíková, 2010). 3.3.5

Konverze dokumentů

Autorizovaná konverze je rovněž upravena v zákoně o elektronických úkonech a dále vyhláškou o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. Konverzí se rozumí: „Úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.“ (Smejkal, 2009). Dle zákona tedy rozlišujeme dva druhy konverzí. V případě konverze dokumentu do listinné podoby je třeba donést data na CD, či jiném nosiči, nebo poslat tyto dokumenty z datové schránky do úložiště pro konverzi. Konverze se provádí pomocí tiskárny se zákonem definovanými minimálními technickými požadavky. V opačném případě, se konverze provádí pomocí skeneru, opět zákonem dané funkční parametry. Rozlišujeme také konverzi z moci úřední a konverzi na žádost. Z moci úřední provádí konverzi v rámci své působnosti orgány veřejné moci. Konverzi na žádost provádějí kontaktní místa veřejné správy tzv. Czech POINT. Zde je potřeba mít dokument v elektronické podobě opatřen platným elektronickým podpisem. Ne vždy je však konverze proveditelná, např. jedná-li se o dokument jedinečný (občanský průkaz), neobsahující elektronický podpis (u konverze na


28

žádost), jehož povaha to neumožňuje (zvukový záznam), jsou-li provedené změny, pak se konverze také neprovede. Provedení konverze se dokládá ověřovací doložkou, ta se u obou typů konverze nepatrně odlišuje (Budiš, Hřebíková 2010). Ověřovací doložka u dokumentu konvertovaného do podoby datové zprávy obsahuje např. údaje o subjektu, jenž provedl konverzi, údaje o výstupu, potvrzení shody se vstupem, datum vyhotovení. U konverze do podoby listinné je dále potřeba např. údaje o elektronickém podpisu nebo časovém razítku a o jejich vydavatelích, pokud jim byl dokument opatřen. Provedení autorizované konverze je úkon zpoplatněný, jedná se o 36 Kč/A4 včetně DPH 20 % (Smejkal, 2009; Budiš, Hřebíková 2010).

3.4 Uchování dokumentů Většina subjektů musí příslušné dokumenty ze zákona uchovávat. Nejen pro potřeby daňové či účetní. Doba uložení činí přitom řádově roky, je třeba proto správně vybrat vhodné úložiště. 3.4.1

Uchování dokumentů v datové schránce

Datová schránka neslouží jako trvalé úložiště datových zpráv. Ve složce je uložena povětšinou 90 dní a poté zničena, závisí na době přihlášení osoby oprávněné nebo zda byl uplatněn institut fikce doručení (Budiš, Hřebíková, 2010). Jednotlivé situace znázorňují následující časové osy na obr. 2. 0–10 dní

Odeslání zprávy

Dodání zprávy

0–10 dní

Odeslání zprávy

Dodání zprávy

90 dní

Přihlášení oprávněné osoby = doručení zprávy Libovolná doba

Doručení zprávy uplatněním fikce

Zničení zprávy

90 dní

Přihlášení oprávněné osoby

Zničení zprávy

Obr. 2 Doba zničení zpráv uložených v datové schránce (podle Budiše, Hřebíkové, 2010; vlastní úprava)

Je potřeba hledat jiné alternativy uložení, je samozřejmě možné uložení na vlastní disk počítače či externí nosič dat (CD, DVD), kde jsou data ovšem pouze uložena, nelze s nimi provádět nějaké další třídění, či jiné operace a nemají přímé napojení na systém datových schránek ani garanci důvěryhodnosti.


3.4.2

29

Datový trezor a jiné aplikace na uchování dokumentů

Datový trezor je poskytován jako dodatečná služba. Jeho využití je možné od 15. července 2010. Slouží jednak k uložení zpráv, jež by byly po 90 dnech v datové schránce vymazány, jednak k jejich filtraci a třídění dle odesílatele. Zprávy jsou do datového trezoru přesunuty automaticky po vypršení 90 dnů. Zřízení je provedeno na kontaktních místech (Czech POINT). Česká pošta garantuje důvěryhodnost a zabezpečení zpráv uložených v trezoru. Je několik verzí této aditivní služby dle kapacity uložených zpráv (Česká pošta, 2010 b, Datový trezor a další služby, 2011). Tab. 3 Varianty datového trezoru a jejich zpoplatnění s DPH 20 % (podle České pošty, 2010 b; Datový trezor a další služby, 2011; vlastní úprava)

MINI 100 zpráv

PLUS EXTRA 500 zpráv 5 000 zpráv 1 440 Kč/rok 6 480 Kč/rok 57 600 Kč/rok

Kromě datového trezoru, jenž je nabízen Českou poštou, existují i jiné možnosti archivace, např. v případě pořízení aplikace k přímé obsluze datových schránek, zmíněné v kapitole 3.3.2, aplikace jako Recomendo nebo Multischránka. 3.4.3

Spisová služba

Z důvodu elektronizace veřejné správy a dalším novým zákonům upravující tuto tématiku musel být upraven i zákon o spisové službě (zákon č. 190/2009 Sb., o archivnictví a spisové službě). Některé subjekty mohou zvolit dle zákona mezi listinou a elektronickou formou spisové služby, jiným je ze zákona přikázáno přejít na elektronickou spisovou službu. Rozhodné datum pro přejití na elektronickou verzi byl 1. červenec 2010. V zákoně se však také hovoří o přechodném období, elektronická spisová služba nemusí tak do 30. června 2012 splňovat veškeré požadavky stanové tímto zákonem. Přístup do datové schránky může pak být přímo z elektronické spisové služby. Problematiku výkonu spisové služby blíže upravuje i vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Popisuje důkladně oběh dokumentu organizací, náležitosti, jež musí dokument při přijmutí obsahovat a další věci (Budiš, Hřebíková, 2010). Každý přijatý dokument prochází přes podatelnu. Jak už jsem zmínila výše, v rámci elektronizaci byly zřízeny i elektronické podatelny pro příjem elektronických dokumentů (v zákoně o elektronickém podpisu). Pro ně musely být zřízeny odpovídající technologie a určeni pracovníci (Neugebauer, 2009). Organizace je navíc povinna zveřejnit na svých webových stránkách informace o specifikách elektronického podání – webová adresa podatelny, zda je určena pro veškeré zprávy nebo jen omezeně, technické parametry přijímaných dokumentů (Mates, Smejkal, 2006).


30

Výhody elektronické podatelny jsou: • rychlost předání a snadnější autentizace, • nízké náklady na provoz, • vazba na spisovou službu, • dálkový přístup (Lidinský, 2008). Tyto přijaté dokumenty se evidují v elektronickém spisovém systému, eventuelně u listové spisové služby v podacím deníku. V případě zpracování elektronického dokumentu pracovníci na podatelně nejprve zkontrolují, zda dokument má platný elektronický podpis, či neobsahuje škodlivý vir (Mates, Smejkal, 2006; Štědroň, 2007). Při evidenci musí mít dokumenty dle vyhlášky o podrobnostech spisové služby tyto náležitosti: • pořadové číslo a datum doručení (zpráva je přístupna el. podatelně), • adresa odesílatele, číslo jednací odesílatele • počet listů, stručný obsah dokumentu – „Věc“, • označení útvaru původce, způsob vyřízení, • spisový znak, skartační znak a skartační lhůta • jednoznačný identifikátor (např. shoda s technologickými parametry, zda bylo odesláno potvrzení o doručení apod.) (Bittner a kol., 2005). Takto zaevidovaný dokument se předá příslušnému útvaru ke zpracování. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k uložení, datum a podpis zaměstnance, jenž dokument vyřizoval. Dokument se předá do spisovny, tam pověřený zaměstnanec zkontroluje jeho úplnost a uloží jej. Ve spisovně je uložen po dobu skartační lhůty. Dokumenty uložené ve spisovně je možné si vypůjčit, ohledně toho je vedena Kniha výpůjček (Neugebauer, 2009; Štědroň, 2007; Bittner a kol., 2005). Po uplynutí skartační lhůty je předán dokument do skartačního řízení. Původce určí skartační komisi, vždy je členem pracovník pověřený vedením spisovny, ta sestaví skartační návrh. Dokument se posoudí dle svého skartačního znaku. Rozlišují se 3 skartační znaky: • znak A – archiválie – dokument bude trvale uložen do archívu, • znak S – skart, stoupa – dokument se po uplynutí skartační doby skartuje, • znak V – výběr – posouzení, poté zařazení do archívu nebo zničení. Následně je sepsán skartační protokol, protokol o provedení skartačního řízení. Protokol obsahuje soupis dokumentů, jenž byly ohodnoceny jako archiválie, (místo uložení, určení jejich kategorie) a dokumenty, které jsou určené ke skartaci (Bittner a kol., 2005). Tímto je práce s dokumentem ukončena.

Vlastní práce

31

4 Vlastní práce Krajská hygienická stanice (KHS) JMK je správním úřadem, specializovaným orgánem veřejné správy na úseku zdravotnictví, jeho hlavním úkolem je ochrana veřejného zdraví. Řídí se proto hlavně zákonem č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a dále speciálními zákony jako např. stavebním zákonem nebo zákonem o odpadech. Po vstupu ČR do EU musí mimo jiné přijímat směrnice či jiné přímo aplikovatelné právní normy. Tento úřad je podřízen Ministerstvu zdravotnictví, které je jeho zřizovatelem, dále hojně spolupracuje se živnostenskými úřady, stavebními úřady, úřadem ombudsmana a jinými pracovišti, angažovanými v této oblasti. KHS JMK je organizačně členěna na úseky, odbory a oddělení. Úsek odborný se dále člení na 5 odborů – Odbor hygieny obecné a komunální, O. hygieny výživy a předmětů běžného užívání, O. hygieny dětí a mládeže, O. hygieny práce a O. protiepidemický. Úsek správní pak na oddělení právní, oddělení personální, kontrolní a dokumentační. Poslední úsek je úsek ekonomicko-provozní, který je dále členěn na oddělení ekonomické a oddělení provozní a organizační. Taková struktura je obdobná i u ostatních hygienických stanic v dalších krajích ČR. Kromě svého centrálního pracoviště má KHS JMK i územní pracoviště v Blansku, Břeclavi, Hodoníně, Vyškově a Znojmě. KHS JMK je tedy typem orgánu veřejné moci. Má proto zřízenou datovou schránku typu Orgánu veřejné moci, která se zřizuje ze zákona. Orgán mohl aktivaci ponechat až na 1. listopad 2009, aktivoval si ji však už o pár dní dříve, a to 23. října 2009. KHS JMK, jak už jsem zmínila výše, má více územních pracovišť, mohla si tak zřídit pro každé pracoviště speciálně další datovou schránku, avšak organizace této možnosti nevyužila, má tedy pouze jednu datovou schránku. Hlavním důvodem, bylo složitější administrativní zajištění a problémy ostatních úřadů, či osob se správným výběrem datové schránky.

4.1 Příprava na datové schránky Pro komunikaci s datovou schránkou organizace nezajistila žádnou povinnou účast na možných školeních, bylo pouze na jednotlivých pracovnících, zda navštíví četné semináře nebo jiné kursy pořádané v rámci této tématiky. Z několika rozhovorů mi bylo potvrzeno, že se někteří zaměstnanci z vlastní iniciativy a na vlastní náklady těchto seminářů zúčastnili. První zaškolování bylo prováděno až s provozem datových schránek (nikdo prý dlouho nevěřil, že se komunikace přes datové schránky uplatní). Pro práci s datovou schránkou nebyli vyčlenění žádní noví pracovníci, či oddělení. Přístup do datové schránky měli pracovníci stávající spisovny, která s datovými schránkami, respektive s dokumenty souvisí. Později dostali

Vlastní práce

32

přístupové údaje i další pracovníci (podatelna, IT oddělení, ředitel atd.). Celkově má dnes do datových schránek přístup 14 lidí. Jako orgán veřejné moci museli pracovníci při psaní dokumentů využívat zaručený elektronický podpis doložený kvalifikovaným certifikátem. Organizace však již díky zavedení elektronických podatelen (v roce 2001, ze zákona) těmito podpisy disponovala. Elektronické podpisy se jen rozšířily více lidem, ze 3 na 14. Certifikát byl opatřen od autority PostSignum. V rámci organizace IT oddělení nainstalovalo na klíčových počítačích Adobe Reader, jenž je schopen otevřít PDF dokument a určit platnost elektronického podpisu na přijatých dokumentech. Následující obrázek obr. 3 ukazuje informace, jež se zobrazí, pokud je dokument podepsán platným elektronickým podpisem. Kontrolující se dozví, kdo dokument podepsal, že dokument nebyl od podpisu změněn, že je podpis platný a další specifika o podpisu.

Obr. 3

Ověření platnosti elektronického podpisu v programu Adobe Reader (KHS JMK)

Aktualizace systému datových schránek nyní rovněž umožňuje ověřit jakoukoli zprávu přímo využitím služby Ověření datové zprávy, jež je nabízena každému bez zpoplatnění v hlavním panelu. Uživatel pouze vyhledá zprávu (musí ji mít uloženou na disku) a počká na ověření systémem. Tím by se mělo dokázat, že datová zpráva prošla systémem neporušena a ani následně nebyla změněna. (Informační systém datových schránek navíc sám garantuje autenticitu časovým razítkem a elektronickou značkou v rámci celé datové zprávy.) Kvůli zřízení datové schránky byly na webových schránkách doplněny údaje o ID datové schránky a další náležitosti pro tuto formu komunikace.

Vlastní práce

33

4.2 Práce s datovou schránkou V lednu 2010 ředitel, vedoucí správního úseku a vedoucí IT oddělení zpracovali dokument, který prováděl pracovníky základními podmínkami a principy práce s datovými schránkami. Tento dokument byl poslán všem osobám, jež přímo pracovaly s datovými schránkami, rovněž vedoucím oddělení. Pracovníci také dostávali e-maily a jiné materiály od vedení (Příloha 1). Pracovníci se do datové schránky přihlašovali nejprve přes prohlížeč a server mojedatovaschranka.cz, nevyužívali tak žádnou placenou aplikaci nabízenou komerčními firmami. Oprávněnou osobou, jako vedoucí orgánu, byl ředitel KHS JMK, administrátorem byl stanoven vedoucí IT oddělení, jenž řešil i případné problémy ostatních uživatelů. Ostatní pověřené osoby měly přístupny všechna práva. K přihlášení používaly pouze jméno, heslo a vygenerovaný řetězec, přihlašování na bázi certifikátu již nepoužívaly. Žádný z pracovníků rovněž nevyužívá možnost zasílat si upozornění o doručené zprávě na e-mail či na mobilní telefon formou sms, toto upozornění jim přišlo zcela zbytečné, poněvadž pracují s datovou schránkou denně a v případě orgánu veřejné moci je za okamžik doručení považováno již podání. O této skutečnosti se píše i v samotné datové chránce. Obr. 4 uvádí doručenku, konkrétně záložku Události, ve které má uživatel přesně napsán čas podání, čas dodání a doručení a upozornění, že u orgánu veřejné moci je čas dodání roven času doručení.

Obr. 4

Údaje v doručence zprávy (KHS JMK)

4.2.1

Oběh dokumentu

Organizace již od roku 2006 vede spisovou službu v elektronické podobě. Tato spisová služba však byla vyvinuta přímo IT oddělením, byla proto vysoce přizpůsobena tamějším podmínkám. Umožňovala však pouze vést záznamy o přijatých a odeslaných dokumentech, nikoli už možnost jejich samotné archivace. Tato interní spisovka byla součástí emailového klienta rovněž vytvořeného pracovníky KHS JMK.

Vlastní práce

34

Přijetí datové zprávy I.

II. III.

IV. V. VI.

Pracovníci na datových schránkách dokument zaevidují a přiřadí podací číslo, takto zaevidovaný dokument přepošlou vedoucímu oddělení pomocí spisové služby, nebo jej vytisknou a s obálkou datové zprávy pošlou vnitřní poštou. Vedoucí přidělí dokument do spisu nebo vytvoří nový spis, záznam o tom provede ve spisovce, může delegovat úkol mezi své pracovníky na oddělení. Dokument se vyřídí, pokud dokument doposud vytištěn nebyl, je vytištěn, pracovník většinou potřebuje zprávu sebou – jedná často v terénu (kontroly, řešení podnětů a stížností). Celý spis je pracovníky oddělení uzavřen (v tištěné podobě) a fyzicky předán do spisovny. Pracovníci spis zaevidují a uschovají. Po vypršení skartační lhůty proběhne skartace dokumentu případně jeho archivace. Odeslání datové zprávy

I.

II. III. IV. V.

Pracovník sepíše ve Wordu dokument, zaeviduje vytvoření dokumentu ve spisovce, pokud disponuje možností převodu do PDF formátu, dokument převede, další potřebné přílohy, např. protokol, je potřeba naskenovat (skener má v organizaci pouze IT oddělení), nakonec pracovník pošle vše prostřednictvím e-mailu do spisovny. Pracovníci ve spisovně dokument převedou do PDF, pokud již v tomto formátu není a opatří jej elektronickým podpisem. Podepsaný dokument se opět vrátí k původnímu zpracovateli a ten potvrdí, že pracovník ve spisovně dokument žádným způsobem nezměnil. Dokument je předán na podatelnu a poslán datovou schránkou. Je vytvořen rovněž spis v tištěné podobě, případně dokumenty přidány do již existujícího spisu v téže věci a po jeho uzavření je spis uložen do spisovny.

Od 1. ledna 2011 přešla organizace na nový typ spisové elektronické služby. Spisová služba je od firmy ICZ, a. s. Uživatelům jsou přiděleny „role“ a tím různé kompetence. Jedná se např. o roli: • referent – provádí běžnou práci s dokumenty a spisy, • sekretariát – administrativní činnost, • vedoucí – přiděluje dokumenty a spisy referentům, kontroluje a schvaluje, • výpravna – eviduje a vypravuje dokumenty k externím subjektům, umožňuje také např. vyvěsit dokument na webovou úřední desku úřadu, • podatelna – eviduje přijaté dokumenty, pracovníci mají přístup do rozhraní datové schránky,

Vlastní práce

35

• spisovna – archivuje, zapůjčuje a vyřazuje spisy, • administrátor – spravuje systém. Spisová služba umožňuje přístup přímo do datových schránek a také archivaci dokumentů (doposud uložen jeden dokument). Pro přihlášení je potřeba zadat jméno organizace a heslo. Donedávna se pracovníci ještě museli jednou za 90 dní přihlašovat přes webové rozhraní pro povinnou změnu hesla. Nyní je tato možnost volitelná. Spisová služba není doposud plně funkční (to má být dle zákona až k 1. červenci 2012), přístup do ní má v organizaci přibližně 70 lidí, kromě pracovníků ve spisovně a podatelně, rovněž vedoucí všech oddělení a další osoby. I vzhledem k neúplné funkčnosti všech modulů a funkcí působí spisovna řadu problémů: • není možný individuální přístup (celé oddělení se přihlašuje z pozice vedoucího), • všichni pracovníci vidí všechny spisy a dokumenty, kvůli hromadnému přístupu není možné pouze omezené zobrazování příslušných spisů, • spisovna dokumentuje zcela všechny úkony pracovníků prováděné s dokumentem, přibývá více práce, pracovník musí dokumentovat jednotlivé kroky, s kým se jednalo, jakým způsobem apod., • občas se spisovna zablokuje a nelze s ní několik hodin pracovat, • pracovníci ji vidí jako velice komplikovanou aplikaci, která není vyhovující potřebám KHS JMK (přitom tato spisovna byla určena pro všechny krajské hygienické stanice v ČR jednotně), • problémy s posíláním dílčích stanovisek, celý spis musí být nejprve uzavřen a poslán celý, tím „zmizí“ ze seznamu, pracovník si tak musí zapsat, že dokument poslal k dílčímu stanovisku. Domnívám se však, že poté co bude spisovna plně funkční, bude užitečným a efektivním nástrojem pro zpracování, evidování a archivaci dokumentů v organizaci. Organizace ovšem také přijímá a odesílá dokumenty i jinou formou než prostřednictvím datové schránky, takové dokumenty nejsou povětšinou konvertovány do elektronické formy a po organizaci jsou rozesílány vnitřní poštou. Archivovány jsou také pouze v tištěné formě. Tento způsob zákon umožňuje až do konce června 2012, poté je nařízeno vést zcela funkční spisovou službu a archivovat vše elektronicky, budou se tak muset všechny dokumenty převádět do elektronické podoby. To shledávám jako velmi neefektivní, neboť bude potřeba vybavit pracoviště více technologickými zařízeními – zejména skenery, toto převádění navíc bude stát zbytečné náklady navíc.

Vlastní práce

36

4.3 Specifické problémy související se zavedením datových schránek • Chaotické požadavky na příjem/odeslání dokumentů – zejména z počátku zavedení fungování datových schránek, neustále kolovaly z MVČR, vedení a IT oddělení nové podmínky a nové zásady, kterými se mají pracovníci řídit. Tyto procesní předpisy se několikrát měnily a opravovaly, to uvádělo pracovníky do nejistoty: jak dokument správně označit, jak jej připravit na odeslání, aby byl v pořádku, které všechny dokumenty posílat, v jakém formátu apod., • neuznávání elektronického podpisu některých pracovišť – opět zejména z počátku fungování datových schránek, některé hlavně územní pracoviště KHS JMK neuznávaly elektronické podpisy, zejména proto, že elektronický podpis neměl každý v organizaci, a tudíž dokument vytvořil někdo jiný, než jej následně podepsal, tyto problémy trvaly do doby, než ředitel obeznámil tyto subjekty, že osoby, jež podepisují dokument, jsou zmocněny činit tak v rámci celé organizace, • menší technické problémy při přechodu na novou spisovou službu, • při povinnosti změny hesla každých 90 dní se stávalo, že někteří oprávnění uživatelé DS tuto věc opomněli, problémy pak řešilo IT oddělení, • neustálá potřeba aktualizací doplňku XML Filler – aktualizace neproběhly občas úspěšně a pracovník tak neměl přístup k „plné“ verzi systému, • poněkud problematické vyhledávání osob adresátů (je třeba zadat skutečné jméno adresáta; možnost hledání jen dle prefixu), • před zavedením možnosti filtrace zpráv, znázorňuje obr. 5, velké problémy s vyhledáním správného dokumentu, uživatel musel projít celý seznam; zasílání podnětů na MV ohledně prosby o doplnění.

Obr. 5

Filtrace zpráv v datové schránce (KHS JMK)

4.4 Ekonomický pohled na problematiku 4.4.1

KHS JMK

Celý projekt datových schránek byl hrazen ze státního rozpočtu. Organizace neplatila nic za zřízení, přístupové údaje ani za využívání datových schránek.

Vlastní práce

37

Vzhledem k tomu, že se jedná o orgán veřejné moci, netýká se jej ani soukromoprávní komunikace, která by byla zpoplatněna. Úřad má rozpočet stanoven Ministerstvem zdravotnictví (neustálé snižování sumy rozpočtu), může si jen v rámci některých kapitol dovolit převod určitých částek (např. z kapitoly mzdy na provozní náklady), úřad je tak prakticky limitován tímto daným rozpočtem, i z toho důvodu nevyužívá žádné aditivní zpoplatněné služby nabízené Českou poštou (např. datový trezor). Rovněž byl vydán příkaz z Ministerstva zdravotnictví, který omezuje nákup informační technologie. Organizace si tak ani v případě přebytku v rozpočtu nemohla dovolit nakoupit více zařízení potřebných k provozu datových schránek – např. dokoupení PC, skenerů, softwaru umožňující převod dokumentu do PDF apod. Úřad nedostává ani žádné prostředky z fondů EU. Co se týče dalších povinností a úkonů spojených se zavedením a využíváním datových schránek, organizace musela přejít na novou spisovou službu. Předchozí elektronická spisová služba, jež byla vyvinuta IT oddělením, nestála téměř nic, maximálně vyšší mzdové ohodnocení pracovníků a případné odměny. Nová spisová služba byla přidělena a hrazena Ministerstvem zdravotnictví, konkrétní částku organice neví. Navíc zavedení přístupových údajů pro dalšího pracovníka je rovněž zpoplatněno a ne každý jimi doposud disponuje. Další finanční výdaje se týkaly zakoupení a prodlužování kvalifikovaných certifikátů. Tyto výdaje si organizace hradí sama ze svého rozpočtu. Tab. 4

Platby certifikační autoritě za elektronický podpis (KHS JMK; vlastní úprava)

Rok Částka bez DPH Částka s DPH 20 %

2009 1 710 Kč 2 050 Kč

2010 3 420 Kč 4 104 Kč

Rozdíl mezi oběmi roky je dán rozšířením počtu osob disponujících elektronickým podpisem, do zavedení datových schránek to byly 3 pracovníci, se zavedením se počet zvýšil na 14 lidí. Prodlužování certifikátů je potřeba provádět každý rok. Pro rok 2009 a 2010 byla částka za 1 certifikát 190 Kč bez DPH, od 1. listopadu 2010 se částka zvýšila na 330 Kč bez DPH. Pro rok 2011 bude tak při stejném počtu osob částka o navýšení ceny vyšší. (Cena za službu je však stále nejnižší s porovnáním s dalšími dvěmi certifikačními autoritami). Organice zavedením datových schránek ušetřila do určité míry na poštovních službách. Největší část korespondence přes datovou schránku tvoří komunikace se stavebními úřady. U komparace nákladů na papír a tonerů za jednotlivé roky vidíme, že se náklady na papír snížily se zavedením datových schránek, to by potvrzovalo splnění jednoho z cílů tohoto systému. Náklady na toner se sice zvýšily, ale organizace prováděla jejich renovaci.

Vlastní práce Tab. 5

38

Náklady v roce 2009 a 2010 (KHS JMK; vlastní úprava)

Náklady Poštovní služby Papír Toner 4.4.2

2009 (v Kč) 428 790,25 273 000,25 295 000,25

2010 (v Kč) 227 842,25 164 000,25 326 000,25

Stát

Stát platí paušálně měsíčně 15 mil. Kč České poště, avšak ze státního rozpočtu jde fakticky jen 15 %, zbytek je hrazen z fondů EU. Za dobu ostrého provozu do konce roku 2010, tedy za 14 měsíců, stát zaplatil paušálně 210 mil. Kč. Z toho 15 % tvoří 31,5 mil. Kč. Stát dále hradí cenu každé jedné přenesené zprávy, která byla do konce března 2011 stanovena výší 18,048 Kč včetně DPH. V prosinci 2010 tedy něco více než rok po zavedení datových schránek se počet odeslaných datových zpráv vyšplhal na 30 mil. Stát tak zaplatil za všechny přenesené zprávy okolo 541 mil. Kč. (Počet soukromoprávních zpráv přenesených prostřednictvím poštovní datové zprávy, které si hradí uživatelé sami, bylo pouze okolo 2000, proto je při výpočtu neuvažuji). Dohromady tak za rok provozu zaplatil stát přibližně 573 mil. Kč. Při uvažování ceny jednotlivých typů dopisů (obyčejný dopis 10 Kč, doporučený dopis 26 Kč, doporučený dopis do vlastních rukou s dodejkou až 38 Kč) a celkového množství poslaných datových zpráv nám vyjde při průměrné ceně jednotlivých dopisů přibližně 25 Kč, suma 750 mil. Kč. Stát tak ušetřil za rok rozdíl obou sum, tedy přibližně 177 mil. Kč. V případě snížené ceny za jednu datovou zprávu na 9,984 Kč včetně DPH 20 %, a obdobných ostatních proměnných (za den se dle statistik přenese 100 tisíc zpráv, což činí něco kolem 36 mil. zpráv ročně), by tak úspora činila přibližně 360 mil. Kč za rok. Koncový uživatel ušetří 100 % nákladů na poštovní komunikaci, jež by šla nahradit komunikací datovou schránkou. Souhrnné údaje uvádí tabulka tab. 6. Tab. 6

Vyčíslení za 14 měsíců provozu (vlastní práce)

Položka 1 zpráva Paušální částka Všechny zprávy Běžné dopisy Úspora

Cena s DPH 20 % (v mil. Kč) 18,048 9,984 31,500 31,500 541,500 359,500 750,500 750,500 177,000 360,500

Nesmíme opomenout ale také počáteční investice na projekt, ty se uvádějí v částce okolo 430 mil. Kč. Důležitá je tak doba návratnosti této investice. Při

Vlastní práce

39

úsporách přibližně 177 mil. ročně a více, by se investice mohla do tří let navrátit a poté by již vznikaly úspory. I další projekty získaly možnost čerpat finance ze strukturálních fondů EU. Zmíním například projekt kontaktních míst Czech POINT, jenž byl realizován v rámci operačního programu Integrovaný operační program, prioritní osy 2 – Zavádění ICT v územní veřejné správy, celkový rozpočet byl 451 696 226 Kč, z toho z EU 383 941 792 Kč. Možnost čerpání na roky 2009 a 2010 (Fondy Evropské unie). Projekty týkající se registrů a zavedení elektronických spisových služeb jsou taktéž podporovány OP Integrovaným operačním programem, v rámci prioritní osy 1 – Modernizace veřejné správy. Dalším projektem byl projekt vycházející ze strategie Smart Administration, a to projekt týkající se vzdělávání úředníků a zaměstnanců veřejné správy, projekt byl realizován pomocí OP Lidské zdroje a zaměstnanost, čerpání probíhá od roku 2009 až do roku 2012. Dotace je ve výši 25 009 680 Kč (MVČR, 2010 b).


40

5 Zhodnocení a možnosti zvýšení efektivnosti elektronizace 5.1

Zhodnocení elektronizace veřejné správy v obecné rovině

Elektronizace veřejné správy je rozhodně přínosným krokem a také krokem nevyhnutelným. Při bližším pohledu na tento proces v České republice, vidíme, že rychlejší růst a implementování těchto možností do veřejné správy nastalo v 90. letech 20. století. To rozhodně souvisí s rozvojem internetu a vývojem hospodářství v ČR. Důležitým pozitivním bodem zavedení elektronizace v ČR je možnost využívání podpory z EU, projekty jsou mnohdy finančně velice náročné. Elektronizace veřejné správy však není jednoduchou záležitostí, i proto je spojena s některými úskalími. Mohu jmenovat např. problematické změny zákonů, které se často velmi rychle a nesourodě měnily, způsobovaly tak okruhu lidí, jenž jimi byl vázán, a nejen jim, značné komplikace. Např. aktuální návrhy se týkají možností vyjmutí menších obcí z povinnosti zavedení datových schránek a souvisejících služeb, dále např. změna rozhraní Portálu veřejné správy, zrušením transakční části, jež se stává kvůli zavedení datových schránek neefektivní atd. (Jungová, 2011). Občané často nevěděli, co je tedy závazné, co musí, co nemají, co se kde změnilo. Navíc tato změna zákonů musela být provedena v komplexní rovině, neboť například institut elektronického podání musel být zakomponován do více zákonů. Samozřejmě nejde hned vše změnit a mít na první pokus vše dobře legislativně upravené, je přirozené, že jsou v této oblasti časté novely a doplňky. Elektronizace veřejné správy měla umožnit její větší efektivitu, rychlost, finanční úspory, ušetření administrativní činnosti úředníků a rovněž změnit dosavadní oběh lidí, za oběh dokumentů. Z toho vyplývají další nedostatky. Rychlost přenosu informací se upřít nedá, finanční úspora by se časem také měla projevit, investice jsou totiž velmi vysoké a chvíli potrvá, než se vrátí. Usnadnění práce úředníků už není tak jednoznačné. Např. co se týče elektronické spisové služby, (jež mají díky zavedení datových schránek některé subjekty povinné), tam úředník dělá každou činnost v podstatě dvakrát, nejprve fyzicky a poté vše krok po kroku administrativně zápisem do spisové služby. Spisová služba je dle mě spíše nastavena pouze na práci s elektronickými dokumenty, ovšem dokumenty v listinné formě nevymizí (alespoň ne v nejbližší době). Také je problém s informační gramotností úředníků, ti nejsou zvyklí pracovat s takovými aplikacemi, proto je jejich práce pomalá a tak méně efektivní. Tento problém, jak sem zmínila výše, se snažil řešit projekt financovaný s EU, zaměřený na vzdělanost. Poslední přínos elektronizace se týkal změny v oběhu lidí na dokumenty. To je bezesporu krásná idea, ovšem


41

v některých ohledech vidím nedostatky. Určitě je dobrým nápadem zavést centrální registry, aby si úředníci vše mezi sebou předali, nebo resp. vyhledali v registrech a ušetřili tím práci svou a běžných občanů, kteří pak nemusí chodit po více úřadech. Kde vidím problém, je to, že při snaze o méně dokumentů v listinné podobě, např. získáme rozhodnutí, nebo jiný závazný dokument v elektronické formě a nepředpokládám, že při dostavení se na daný úřad např. s CD, nebo jiným nosičem dat, by nám jej úředníci všude bez problému přijali a pracovali s tím jako s listinným dokladem. Samozřejmě je tu konverze dokumentů, kde si tyto získané elektronické dokumenty můžeme převést do listinných a pak s nimi manipulovat, ale to dle mě už trochu snižuje onu myšlenku eliminace listinných dokumentů. Poslední problém, který zastřešuje celou problematiku elektronizace, je stálá nedůvěra v elektronické dokumenty, i přesto, že je elektronická forma dokumentu zrovnoprávněná s listinnou. Na jednu stranu je to pochopitelné, občané i úředníci jsou zvyklí odedávna pracovat s dokumenty v listinné formě. Tato nedůvěra se ale musí co nejdříve odstranit, poukázat na výhody elektronické komunikace z hlediska její bezpečnosti. Např. možnost použití elektronického podpisu je daleko bezpečnější a důvěryhodnější než použití vlastnoručního. Eliminovat nebezpečí, které skýtá internet jako kanál této formy komunikace. Organizace při Evropské komisi hodnotila vývoj elektronizace veřejné správy v zemích Evropské unie a i ostatních státech Evropy (rok 2006). Hodnotilo se 24 bodů, které byly rozděleny na služby pro občany a služby pro firmy. Česká republika se umístila na posledních příčkách. V hodnocení získala nejvyššího stupně pouze v několika málo hodnocených bodech. Např. daňové přiznaní, služby sociálního zabezpečení, veřejné zakázky (Budiš, Hřebíková, 2010; Dubský, 2007). Z uvedené tabulky v příloze (příloha 2) vidíme, že v elektronizaci veřejné správy nejsou úspěšné jen vyspělé severské nebo západní země, ale že se daří i nově přistupujícím zemím EU východní Evropy. Co se týče hodnocených služeb, na maximálním stupni byly nejčastěji u států služby týkající se daní či zasílání údajů statistickému úřadu, lépe si vedly služby určené pro firmy než pro běžné občany. V dalších letech (hodnocení z roku 2010) se v elektronizaci výrazně posunula Itálie, Portugalsko, Irsko a Lotyšsko (Steiner, 2011). V této části nutno podotknout, že je rovněž podstatné vytvořit dostatečnou stranu poptávky, aby se mohly rozvíjet nabízené služby. Důležitým faktorem je dostupnost internetu a schopnost pracovat s PC. Elektronizace je procesem dlouhotrvajícím, v ČR navíc i z hlediska hodnocení s okolními zeměmi procesem v jeho počátku, proto není pochyb o tom, že bude přibývat více služeb a jiných záležitostí, které se budou moci provádět elektronicky. V březnu a dubnu tohoto roku např. občané mohli provést Sčítání lidu elektronickou formou.

5.2 Zhodnocení institutu datových schránek obecně Pozitiva související se zavedením datových schránek:


42

• rychlejší komunikace v garantovaném prostředí ISDS, • 96 % všech zpráv bylo doručeno přihlášením (nenastal tedy institut fikce doručení), • 100 000 zpráv se systémem přenese denně (Česká pošta, 2010 c), • obdoba datových schránek se profiluje v Německu – tzv. e-Postbrief (http://www.epost.de/privatkunden.html), • bylo umožněno vyzkoušení si demo verze, vydána příručka, vytvořena webová stránka, řešící jednotlivé funkce datových schránek a také nabízející odpovědi na nejčastější dotazy, • semináře nabízené zdarma úředníkům a institucím ve veřejné správě (pořádané spolu s Institutem pro místní správu Praha a MV), zpoplatněné pro fyzické osoby a právnické osoby, • rozhraní je jednoduše jasně řešeno, navíc vždy doplněno nápovědou většinou přímo u zobrazené aplikace – uživatel tak jasně ví, co má dělat a jak to dělat, bez toho aby předtím nastudoval odbornou literaturu či navštěvoval nějaké kursy, • možnost ověření, zda datová zpráva byla opravdu přenesena systémem, využití zejména při dalším použití dokumentu a dosvědčení, že dokument byl přenesen a na disku následně nezměněn, • kontrola evidencí a rejstříků – zachycení tzv. mrtvých organizací, změna údajů, • úspory na poštovních službách. Problémy, které se provozem napravily – zejména pro pohodlí a bezpečnost uživatele: • zavedení aplikace adresář – nejčastější datové schránky, • zavedení filtrace zpráv, • umožnění neomezené platnosti hesla, • doména – MV až v nedávné době začalo skupovat ostatní podobné domény, které by mohly svádět některé hackery. Přetrvávající problémy a nedostatky: • název domény – nejednoznačný, poněkud dlouhý, • komplikované přihlašovací jméno, které nejde změnit, • aktualizace doplňku XML Filler (jde vyřešit použitím jiné aplikace umožňující práci s datovou schránkou), • nutnost přejít na kompletně elektronickou formu spisové služby (rok 2012) – radikální snaha o zrušení dokumentů v listinné formě,


43

• neúspěch zavedení poštovní datové zprávy (přeneseno asi jen 2000 zpráv) – problém vidím ve vysoké ceně, podnikatelé nejspíše využívají jiný kanál pro komunikaci, • změna resortního vedení – počátek datových schránek a také velkou propagaci má na svědomí Ivan Langer (jako ministr vnitra), vystřídáno úřednickou vládou – odpovědnou osobou Martin Pecina, poté odpovědný Radek John – redukce finančních toků na eGovernment, snaha o zpoplatnění režimu datových schránek i pro orgán veřejné moci (dnes nový ministr vnitra Jan Kubice), v rámci střídání se měnily i preference a stupeň publicity. Kromě těchto konkrétních problémů týkajících se datových schránek je možno aplikovat i obecné problémy zmíněné výše – informační gramotnost, zmatenost a změna zákonů, konzervativnost lidí. Někteří autoři zmiňují jako další možný problém fikci doručení, která nastává po 10 dnech. V článku „Datové schránky, zkrátí nám naše dovolené?“ (Peterka, 2009 d) polemizuje, zda není 10 dní málo, zda se tak nebudeme moci „vzdát své dovolené“, nebo i na dovolené hledat přístup k datové schránce, abychom se podívali, co nám došlo. S tímto bych příliš nesouhlasila, i doposud při listinné formě komunikace, existuje fikce doručení, která má rovněž stejný počet dní, naopak si myslím, že realizací datových schránek má občan možnost i mimo svůj domov zjistit, zda mu bylo něco doručeno a přečíst si to, přinejmenším, může mít nastavenu funkci sms upozornění (a mobilní telefon má dnes už téměř každý). Jiní hovoří o problémech souvisejících s bezpečím ISDS. Už výše jsem psala, že tato forma komunikace je daleko bezpečnější, umožňuje přenášet data zašifrovaná a opatřená elektronickým podpisem. Nejrizikovější složka systému je sám uživatel – jeho nepozornost (např. při vstupu na jinou stránku podobné oficiální doméně, nešetrném zacházení s přihlašovacími údaji). Ale i zde již existuje možnost částečné zvýšené ochrany – aplikace Kernun – umožňující dva principy hesla. Klient napíše heslo – může být zneužito, avšak aplikace jej přepočítá a interně zadá ostré heslo, které umožňuje přístup do systému (Peterka, 2009 e). Najdou se samozřejmě i tací občané, i z řad autorů, kteří vidí zavedení datových schránek a další možnosti elektronizace jako celkově negativní. Např. Dolejš (2010) a Dolejš, Filipová (2010) uvádějí, že všechny projekty týkající se elektronizace byly neúnosně drahé, až předražené a někdy zcela zbytečně investované částky. Hovoří, že elektronizace stála český stát již něco přes 500 mld. Kč. Tuto částku srovnávají např. s dostavbou českých dálnic, nebo dostavbou elektrárny Temelín. Také hovoří, že projekty na to, že jsou již dlouho diskutované a implementované, jsou pořád ve fázi nedokončenosti. Jediný dobrý a úspěšný projekt, který má opravdu smysl je dle nich Czech POINT.


44

5.3 Zhodnocení datových schránek na KHS JMK Pozitiva: • ušetření poštovného, nákladů na papír, • rychlejší forma komunikace s vybranými úřady. Negativa: • problémy s uznáváním elektronického podpisu, • problémy se souvisejícími povinnostmi – elektronická forma spisové služby, • dokumenty přijaté se pro samotnou práci stejně tisknou a poté se s nimi pracuje. Organizace sice ušetří na poštovních službách, ale tento orgán přijímá velké množství listinných dokumentů. Nemyslím si tak, že zavedením datových schránek se vyřeší veškerá problematika listinné formy dokumentů. Některé organizace, konkrétně i Krajská hygienická stanice se sídlem v Brně, nemohou zcela vyřadit listinnou formu. Tyto orgány komunikují více s fyzickými osobami, jež nemají zřízení datové schránky jako povinnost. Samotné zavedení datových schránek instituci nepohoršilo, ale v její činnosti se téměř nic nezměnilo a neusnadnilo. Navíc kvůli změně zákona o zavedení elektronické spisové služby, jim roste administrativní činnost. 5.3.1

Výsledky ankety

Anketa byla rozeslána 30 různým pracovníkům organizace (ve vzorku tázaných byli jednak pracovníci podatelny, spisovny a dále náhodní ostatní pracovníci). Návratnost činila 17 vyplněných dotazníků. Nejedná se tak o reprezentativní vzorek, výsledky slouží pouze jako orientační pohled na tuto problematiku uvnitř úřadu. U jednotlivých zaměstnanců se pohled na zavedení datových schránek liší. Někteří jej vidí jako přínosnou věc pro organizaci, která jim zjednodušila činnost, jiní naopak tento systém v oblibě nemají a vidí na něm dost nedostatků. Zaměstnanci odpovídali např., že společnost není připravena na institut datových schránek (objevuje se hlavně oblast soudnictví), že to stálo hodně peněz, že je potřeba více vybavení a také více pracovní síly. Je to tedy opravdu individuální. I když mají zaměstnanci pro práci s datovými schránkami v organizaci stejné podmínky, každý je vnímá jinak. Ti, kteří měli kladný vztah k datovým schránkám, také více využívají další možnosti elektronizace – např. elektronické daňové přiznání, elektronické Sčítání lidu apod. Anketu uvádím do přílohy (Příloha 3).

5.4 Možnosti zvýšení efektivnosti elektronizace ČR se v rámci hodnocení mezi státy neumístila příliš vysoko, naopak okupovala spodní příčky. I to naznačuje, že na elektronizaci veřejné správy v ČR je potřeba


45

zapracovat a zvýšit její efektivnost. Jako možnosti zvýšení efektivnosti elektronizace, datových schránek a vyřešení některých problémů považuji: • učení se od druhých států, získávání zkušeností – většina států v Evropě má elektronizaci na vyšší úrovni, je proto vhodné se od nich poučit a některé věci aplikovat i zde v ČR. Aplikace by byla jednodušší tím, že u jiných zemí jsou to již ověřené a fungující mechanismy. Nemusela by být taková častá změna zákonů, dodatečné vyhlášky, změna provozních řádů, protože tyto problémy již provozem zjistili a vyřešili v daných zemích. Navíc země jako Rakousko (jež se umístilo na prvních příčkách v hodnocení) má s Českou republikou společné základy výstavby veřejné správy a jejího fungování. • Místo vydávání zákonů a vyhlášek, kterými si vláda vynucuje respektování a dodržování daných institutů, by byla lepší dohoda a spolupráce. Např. při zavedení datových schránek bylo ze zákona přikázáno jejich povinné zavedení a používání u orgánu veřejné moci, kam spadají jednak velké subjekty, aglomerace, jednak však také malé obce. Pro tyto obce není zavedení datových schránek, či jiné nástroje realizace elektronizace příliš efektivní. Je finančně náročné zajistit např. spisovou službu a další technické vybavení a navíc se v obci téměř všichni znají a na úřad to nemají daleko, někdy je možné vyřizovat věci i mimo pracovní hodiny. • Navrhnout rozhraní jednotlivých online dostupných služeb jednoduché a přehledné, občané pak získají větší důvěru a ochotu využívat tyto služby. • Větší možnosti vzdělání a informování úředníků a běžných občanů – v práci jsem uvedla, že úřad nevyužil žádného semináře, či kurzů, které by se daným tématem zabývaly. Tomu není jinak ani v případě dalších úředníků, Holá a Lučanová (2011) ve svém článku analyzovaly úspěch elektronizace mezi úředníky. Většina úředníků nastudovala problematiku datových schránek a jiných projektů sama. Autorky dále uvádějí, že úředníci jsou si se zavedením datových schránek na jednu stranu vědomi finančních úspor, které představují poštovní služby, na druhou stranu však uvádějí rostoucí výdaje za papír, toner a technickou vybavenost. • Je třeba získat dané úředníky a občany pro elektronizaci, ukázat jim výhody, přehledně jim vše vysvětlit, umožnit ukázky. Motivovat pracovníky k používání nových technologií. Zatím se projevuje poměrně negativní nebo lhostejný postoj pracovníků, což je přirozené, pokud pracovníci nerozumějí daným věcem, vidí je složitě, pak je těžké získat si jejich důvěru a loajalitu k dalším možnostem prohlubování elektronizace. V příloze je graf dokládající nedůvěru občanů ve veřejnou správu (Příloha 4). Možnosti seminářů a kursů tu jsou, v případě úředníků jsou dokonce poskytovány zdarma, je tedy nezbytné zajistit, aby co nejvíce lidí se těchto seminářů zúčastnilo. (Ty by měly být, co nejvíce jednoznačné a názorné). • Nesnažit se o eliminaci listinné formy komunikace, a „zelektronizovat“ vše co se dá. Potřeba správně vynaložit výdaje, tam kde je to hospodárné a efektivní. V příloze je graf monitorující výši plýtvání výdaji mezi členy EU


46

(Příloha 5). Listinná forma je zatím nepostradatelnou formou komunikace. Musíme zohlednit občany, kteří nemají možnost přístupu k PC, nemají znalosti k jeho ovládání, na straně druhé právě zmíněné malé obce, nebo náš úřad, jenž je více přizpůsoben pro komunikace v listinné formě. Je lépe ponechat tyto dvě formy vedle sebe delší dobu, postupně přecházet na tu elektronickou, a jen tam a u těch subjektů, kde se to vyplatí. I sám vrchní ředitel sekce pro informatiku a eGovernment uvádí v poskytnutém rozhovoru, že je iluzorní představa úřadu fungujícího bez papírů (Jungová, 2011). Nerozumím pak prosazení novely zákona o archivnictví a spisové službě, kde se požaduje přechod na úplnou elektronickou formu spisové služby a archivace dokumentů při využívání přenosu dokumentů datovými schránkami a to již rokem 2012. 5.4.1

Doporučení pro KHS JMK

• Povinně participovat na seminářích, kursech, ať zpětně k problematice datových schránek, nebo k aktuální tématice nové spisové služby a jiných projektů v rámci elektronizace. • I v rámci organizace připravit prezentaci, povídání o dané tématice, ta by dokládala, že je projekt pro organizaci přínosný, nebo alespoň neztrátový. V prezentaci (např. ohledně datových schránek) bych uvedla obecné principy fungování, představila celý systém v rámci ukázek, vyzdvihla výhody tohoto systému – ekonomické i administrativní či jiné pro danou organizaci, nechala prostor na dotazy a připomínky, uvedla další možnou dostupnou literaturu; po nějaké době bych pomocí statistických studií doložila údaje dokazující výhodnost projektu (např. v rámci čtvrtletních, ročních intervalech). • Navrhovala bych aktuální řešení případných problémů nebo nesrozumitelností, tím by se vyřešila řada problémů; někteří pracovníci by zjistili, že jejich práce byla předtím chybná, že lze se systémem pracovat efektivněji a rychleji, pokud ví, jak a kdy mají které funkce použít, kde je hledat.

Závěr

47

6 Závěr Samotný proces elektronizace je ve svém zvýšeném tempu teprve v začátcích a bude rozhodně pokračovat. Shledávám jej jako krok vpřed k efektivnější veřejné správě. Musíme samozřejmě kalkulovat s obtížemi a nedostatky, které jsem nastínila ve své práci. Lze předpokládat, že se tyto nedostatky však časem odstraní a systémy budou fungovat bez problémů a s důvěrou uživatelů. Všechny projekty týkající se elektronizace stály ohromné množství peněz. Někteří je i z tohoto důvodu odmítají. Ale doufejme, že můžeme hovořit o projektech, které budou návratné a budou investicí do budoucna české veřejné správy a růstu společnosti jako celku. Je zřejmé, že není třeba zavést v elektronické formě všechny služby a hned, je důležité postupovat rozvážně a v jednotlivých krocích, zohledňovat nejen stránku ekonomickou, ale také zda mají investice význam pro společnost, pro lepší fungování veřejné správy. I z toho je patrné, že se nesmí nic uspěchat. U jednotlivých projektů je potřeba zvážit veškeré dopady – technické, sociální, právní, ekonomické atd. Je potřeba připravit na každý projekt zázemí, i v tom je nedostatek zavedení datových schránek. Systém datových schránek se vybudoval bez potřebných základů. Chybělo pořádné ukotvení v zákoně, zohlednění ve všech korespondujících předpisech, chyběla pořádná technická vybavenost jednotlivých úřadů a zejména chyběla připravenost lidí na takovýto nový systém a nové zacházení s dokumenty. To je potřeba všechno napravit co nejdříve, aby datové schránky byly oprávněným a úspěšným koridorem komunikace ve veřejné správě. Na úplný závěr bych chtěla podotknout, že jsou vždy dvě strany téže věci – pozitivní i negativní. Záleží na tom, jaký pohled chceme vidět. Pokud jsme zastánci elektronizace a jednotlivých projektů, najdeme si takové materiály a důkazy, které jejich úspěch podpoří. Naopak pokud jsme jejich odpůrcem, použijeme takové materiály, které vypíchnou chyby a nedostatky systému. Myslím, že elektronizace veřejné správy je správným a nezastavitelným krokem, který potřebuje získat více důvěry a více času než se stane běžnou součástí našich životů.

Literatura

48

7 Literatura Monografie: BITTNER, I., BOSÁKOVÁ D., KUNTOVÁ, O., MATOUŠKOVÁ, M., NEZDAROVÁ, L., ŠEVČÍK, R., ŠTROBLÍKOVÁ, A. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3. aktualiz. a přeprac. vyd. Praha: Linde Praha, a. s., 2005. 305 s. ISBN 80-7201-549-4. BUDIŠ, P. Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi. 1. vyd. Olomouc: ANAG, spol. s. r. o., 2008. 157 s. ISBN 978-80-7263-465-1. BUDIŠ, P., HŘEBÍKOVÁ, I. Datové schránky. 1 vyd. Olomouc: ANAG, spol. s. r. o., 2010. 287 s. ISBN 978-80-7263-617-4. BUDIŠ, P., ŠTĚDROŇ, B. Elektronické komunikace. 1. vyd. Slovakia: Magnet Press, 2008. 110 s. ISBN 978-80-89169-11-5. DUBSKÝ, Z. Veřejná správa v EU. Dobrá správa a e-Governance. 1. vyd. Ústí nad Labem: Univerzita Jana Evangelisty Purkyně, 2007. 60 s. ISBN 97880-7044-908-0. JAŠEK, R., DOLEJŠOVÁ, M., ROSMAN, P. Informační technologie ve veřejné správě. 1. vyd. Zlín: Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně, 2007. 183 s. ISBN 978-807318-607-4. KOLEKTIV AUTORŮ. Elektronický podpis. Přehled právní úpravy, komentář k prováděcí vyhlášce k zákonu o elektronickém podpisu a výklad základních pojmů. Olomouc: ANAG, spol. s. r. o., 2002. 141 s. ISBN 807263-125-X. KUNDEROVÁ, L. Úvod do komunikačních technologií. Brno: Konvoj, 2001. 51 s. ISBN 80-7302-020-2. LIDINSKÝ, V. eGovernment bezpečně. Praha: Grada Publishing, a. s., 2008. 145 s. ISBN 987-80-247-2462-1. MATES, P., SMEJKAL, V. E-government v českém právu. Praha: Linde Praha, a. s., 2006. 244 s. ISBN 80-7201-614-8. NEUGEBAUER, T. Nová pravidla písemné a elektronické komunikace. 1. vyd. Kralice na Hané: Computer Media, 2009. 136 s. ISBN 978-80-7402-011-7. SMEJKAL, V. Datové schránky v právním řádu ČR. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů s komentářem. 1. vyd. Praha: ABF, a. s., 2009. 176 s. ISBN 978-80-86284-78-1. SMEJKAL, V. a kol. Právo informačních a telekomunikačních systémů. 2. aktualiz. a rozš. vyd. Praha: C. H. Beck, 2004. 770 s. ISBN 80-7179-765-0. SMEJKAL, V. Elektronický podpis jako nástroj pro zvýšení bezpečnosti informačních systémů. Brno: Vutium, 2003. 30 s. ISBN 80-214-2447-8. STÁŇA, J., URBANOVÁ, L., VEBER, P. Moderní administrativa ve veřejné správě. 1. vyd. Praha: Institut pro místní správu Praha, 2010. 124 s. ISBN 978-8086976-20-4.

Literatura

49

ŠTĚDROŇ, B. Úvod do eGovernmentu. Právní a technický průvodce. 1. vyd. Praha: Úřad vlády České republiky, 2007. 172 s. ISBN 978-80-87041-25-3. Informační systém datových schránek, základní informace; verze 3.0, červenec 2009. Ministerstvo vnitra, 2009. 46 s. Odborné články: DOLEJŠ, R. Průšvih zvaný datové schránky. Ekonom. 2010. č. 40. s. 44–48. ISSN 1210-0714. DOLEJŠ, R., FILIPOVÁ, H. Otesánek eGON. Ekonom. 2010. č. 23. s. 14–18. ISSN 1210-0714. HOLÁ, J., LUČANOVÁ, K. Spokojený občan i úředník? Veřejná správa. Roč. 22, č. 6/2011. s. 8–9. ISSN 1213-6581. JUNGOVÁ, I. Bezpapírový úřad je iluze. Veřejná správa. Roč. 22, č. 6/2011. s. 12– 13. ISSN 1213-6581. STEINER, J. Veřejné služby online pro více občanů. Veřejná správa. Roč. 22, č. 6/2011. s. 26. ISSN 1213-6581. Významná legislativa: Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně dalších zákonů Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů Zákon č. 190/2009 Sb., o archivnictví a spisové službě Internetové zdroje: BEDNÁŘ, V. Software pro datové schránky: jde to i komfortně. [online] 1. 12. 2009 [cit. 2011-02-12]. Dostupné z www: ČESKÁ POŠTA. Poštovní datová zpráva. [online] 2011 a [cit. 2011-03-06]. Dostupné z www: ČESKÁ POŠTA. Datový trezor. [online] 2010 b [cit. 2011-02-18]. Dostupné z www: ČESKÁ POŠTA. Česká pošta a datové schránky. [online] 2010 c [cit. 2011-02-12]. Dostupné z www:

Literatura

50

MINISTERSTVO VNITRA. EGovernment. Přehled kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb a jejich kvalifikovaných služeb. [online] 2010 a [cit. 2011-02-06]. Dostupné z www: MINISTERSTVO VNITRA. Efektivní veřejná správa. Vzdělávání v eGovernmentu. [online] 2010 b [cit. 2011-03-28]. Dostupné z www: PETERKA, J. Datové schránky: pracujeme s epodpisy, II. [online] 3. 9. 2009 a [cit. 2011-02-06]. Dostupné z www: . PETERKA, J. Datové schránky: pracujeme s epodpisy, III. [online] 10. 9. 2009 b [cit. 2011-02-06]. Dostupné z www: . PETERKA, J. Stalo se: Rýsuje se první alternativní klient k datovým schránkám. [online] 20. 7. 2009 c [cit. 2011-02-12]. Dostupné z www: PETERKA, J. Datové schránky: zkrátí nám naše dovolené? [online] 5. 5. 2009 d [cit. 2011-03-28]. Dostupné z www: PETERKA, J. Kernun proti útokům na datové schránky. [online] 4. 12. 2009 e [cit. 2011-03-28]. Dostupné z www: < http://www.lupa.cz/clanky/kernunproti-utokum-na-datove-schranky/> PETERKA, J. Nové elektronické průkazy: budou přínosem nebo noční můrou. [online] 31. 8. 2010 [cit. 2011-03-02]. Dostupné z www: PETERKA, J. Datové schránky: kdy zlevní odesílané zprávy. [online] 11. 2. 2011 [cit. 2011-03-06]. Dostupné z www: Datový trezor a další služby. [online] 2011 [cit. 2011-02-06]. Dostupné z www: Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. Strategie realizace Smart Administration v období 2007–2015. [online] [cit. 2011-03-30]. Dostupné z www: <www.mvcr.cz/soubor/modernizace-dokumenty-strategiepdf.aspx> Fondy Evropské unie. Zakládání nových kontaktních míst Czech POINT. [online] [cit. 2011-03-28]. Dostupné z www:

Přílohy

51

8 Přílohy Seznam příloh: Příloha 1:

Návod na převod dokumentu do PDF a jeho poslání datovou schránkou (KHS JMK)

Příloha 2: Výsledky hodnocení států a služeb v procesu elektronizace (vlastní práce; výchozí data dle Diviše a Hřebíkové, 2010) Příloha 3: Otázky ankety a její vyhodnocení (vlastní výzkum) Příloha 4: Hodnocení důvěry státu ve veřejnou správu (dle dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby) Příloha 5: Hodnocení plýtvání zdroji státy EU (dle dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby)

Přílohy

Příloha 1 Návod na převod dokumentu do PDF a jeho poslání datovou schránkou (KHS JMK)

52

Přílohy

53

Příloha 2 Výsledky hodnocení států a služeb v procesu elektronizace (vlastní práce; výchozí data dle Diviše a Hřebíkové, 2010)

Pořadí 1. 2.–3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.–11. 12.– 13. 14.–15. 16. 17. 18. 19.–21.

22. 23. 24. 25. 26.–27.

Stát Rakousko Estonsko Malta Švédsko Velká Británie Francie Finsko Dánsko Itálie Slovinsko Irsko Španělsko Portugalsko Nizozemsko Belgie Německo Maďarsko Litva Česká republika Kypr Řecko Lucembursko Slovensko Rumunsko Polsko Lotyšsko Bulharsko

Počet služeb dle dosaženého stupně max -1 -2 -3 -4 N/A 17 2 1 0 0 4 19 0 3 1 0 1 15 5 2 0 0 2 14 3 4 0 0 3 13 3 4 0 0 4 16 5 2 1 0 0 12 4 3 1 0 4 11 7 2 1 0 3 13 3 2 2 1 2 13 5 5 1 0 0 10 7 4 1 0 2 14 1 6 2 0 1 13 2 7 1 0 1 11 2 7 3 0 1 9 3 8 2 0 2 10 3 7 3 0 1 9 3 11 1 0 0 9 5 3 6 0 1 8 3 4 7 1 1 5 6 9 4 0 0 5 4 10 4 0 1 5 1 15 3 0 0 4 2 9 8 0 1 2 7 7 7 1 0 4 1 12 6 1 0 2 7 7 5 3 0 0 8 8 8 0 0

Pozn. hodnoceno 24 služeb mezi 27 státy EU

Přílohy

54

Příloha 2 Pokračování

Pořadí 1. 2. 3. 4.–5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.–13.

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

Počet zemí dle dosaženého stupně max -1 -2 -3 -4 N/A Daně z přidané hodnoty (F) 23 3 1 0 0 0 Daňové přiznání (F) 23 2 2 0 0 0 Celní deklarace (F) 21 4 2 0 0 0 Daňové přiznání (O) 22 2 2 1 0 0 Zasílání údajů 19 5 2 0 0 1 statistickému úřadu (F) Sociální pojištění 18 6 1 1 0 1 zaměstnanci (F) Veřejné zakázky (F) 17 5 4 1 0 0 Zdravotní pojištění (O) 5 2 6 2 0 12 Hledání práce (O) 12 9 5 1 0 0 Rodinné přídavky (O) 9 2 11 1 0 4 Změna trvalého bydliště 9 3 10 2 0 3 (O) Založení nové společnosti 11 5 8 3 0 0 (F) Oznámení na policii (O) 10 5 11 1 0 0 Osobní certifikáty (O) 9 5 9 3 0 1 Řidičské průkazy (O) 4 8 13 0 0 2 Přihlašování na vysoké 10 6 4 7 0 0 školy (O) Veřejné knihovny (O) 11 5 3 7 1 0 Pomoc v nezaměstnanosti 9 2 13 3 0 0 (O) Cestovní pasy (O) 3 10 14 0 0 0 Podpora studentů (O) 7 3 10 6 0 1 Registrace automobilů (O) 3 4 8 8 0 4 Žádost o stavební povolení 3 1 17 7 2 0 (O) Environmentální povolení 4 4 9 8 2 0 (F) Zdravotní služby (O) 1 1 1 15 2 6 Služba

Vysvětlivky: (O) – kategorie občané (F) – kategorie firmy N/A – v dané zemi není relevantní (např. zdravotní pojištění v severských zemích)

Přílohy

55

Příloha 3 Otázky ankety a její vyhodnocení (vlastní výzkum)

Anketa – datové schránky a elektronizace veřejné správy 1) Shledáváte institut datových schránek obecně přínosným pro společnost? Ano Ne Pokud ne proč? 2) Shledáváte datové schránky přínosné pro vaši organizaci? Ano Ne Pokud ne proč? 3) Věděl jste o DS před jejich samotným zavedením ve vaši organizaci? (např. z TV, rádia, internetu, novin, seminářů) Ano Ne 4) Má dle vás systém datových schránek jednoduché uživatelské rozhraní? Ano Ne 5) Má systém nějaké nedostatky? Ano Ne Pokud ano jaké? 6) Změnila se vám zavedením datových schránek pracovní náplň? Ano Ne Pokud ano pak se – Zjednodušila Ztížila 7) Využíváte sám jako běžný občan možnosti elektronické komunikace a eslužeb (e-daňové podání, e-výpisy z rejstříků, e-formuláře, e-Sčítání lidu)? Ano Ne 8) Podáváte vy sami jako běžný občan podněty či jiné dokumenty v elektronické podobě na elektronické podatelny orgánů? Ano Ne Číslo Ano otázky Počet %

Ne Počet %

1

10

58,8

7

41,2

2

11

64,7

6

35,3

3 4

9 15

52,9 88,2

8 2

47,1 11,8

5

9

52,9

8

47,1

6 7 8

5 8 3

29,4 47,1 17,6

12 9 14

70,6 52,9 82,4

Hlavní důvody Nepřipravenost, určeno jen pro menšinu, zvýhodnění mladší generace, výjimky v soudnictví Další pracovní síla, velká investice, nové technologie

Další technologie, velká investice, chyby, stejné využití papíru a tiskárny 4 zjednodušila, 1 ztížila

-

Přílohy

56

Příloha 4 Hodnocení důvěry státu ve veřejnou správu (dle dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby)

Příloha 5 Hodnocení plýtvání zdroji státy EU (dle dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby) Pozn. stupnice – 1 – veřejnými výdaji je plýtváno až 6 – veřejné výdaje vydány za nezbytné zboží a služby

Provoz datových schránek

Recommend Documents