Versie 3, d.d. 3 augustus 2011
Protocol vertrouwelijke agendering, toegang tot agenda’s en distributie van vergaderbundels 1. Aanleiding De directie heeft op 26 maart 2008 besloten de agenda’s van de directievergaderingen in het BIS voor alle medewerkers van Delfland open te stellen. Daarnaast heeft de directie de procedure voor beheer van de gebruikersgroepen Aan en CC bij agenda’s in het BIS en de distributie van papieren vergaderbundels vastgesteld. Door diverse ontwikkelingen, zoals de omvorming van het Breed Management-overleg (BMO) naar Delfland managementteam (DMT), de toetsingsprocedure van bestuurlijke voorstellen en de instelling van de rekeningcommissie, dient het beleid op een aantal punten bijgesteld te worden. Geheimhouding van stukken en het verhandelde tijdens de bestuurlijke vergaderingen is geregeld in artikelen 371 en 432 Waterschapswet, artikel 45 Reglement van Orde Verenigde Vergadering, artikel 34 Verordening Vast Adviescommissies Delfland en artikel 13 Verordening op de rekeningcommissie. Het protocol gaat onder meer in op de wijze waarop met vertrouwelijke stukken binnen de organisatie omgegaan wordt. Het is een richtlijn voor de vaststelling van agenda’s, de wijze van agendering van agendapunten (openbaar en vertrouwelijk), distributie van vergaderbundels en afsprakenlijsten / besluitenlijsten / notulen. Leeswijzer In het protocol worden na een aantal opmerkingen van algemene aard, de agendering en distributie per soort vergadering (portefeuillehoudersoverleg, vergadering van het college van dijkgraaf en hoogheemraden, vergaderingen van Verenigde Vergadering, agendacommissie, rekeningcommissie en vergadering van DMT) uitgewerkt. 2. Algemeen Toegang tot agenda’s In het Bestuurlijk Informatie Systeem (verder genoemd BIS) zijn de vergaderstukken van de volgende overleggen voor alle medewerkers opengesteld: - Portefeuillehoudersoverleggen (verder te noemen PFO); - College van dijkgraaf en hoogheemraden (verder te noemen D&H); - Commissies van de Verenigde Vergadering (Verenigde Vergadering wordt verder afgekort als VV); - VV-vergadering; - Informatieve VV; - DMT. Medewerkers kunnen de agenda’s, gekoppelde voorsteldocumenten, bijlagen en afsprakenlijsten c.q. besluitenlijsten c.q. notulen raadplegen met uitzondering van stukken die vertrouwelijk in BIS gekoppeld zijn. Wanneer is een voorstel of bijlage vertrouwelijk? In beginsel zijn alle voorstellen inclusief bijlagen en brieven voor alle vergaderingen openbaar. In BIS worden voorstellen en bijlagen alleen vertrouwelijk gekoppeld indien daarvoor een gegronde reden is. Voorbeelden zijn: - Een stuk voldoet aan de vereisten voor vertrouwelijkheid volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur (zie met name artikel 10 en 11 WOB); - Gespreksverslagen van niet openbare externe bestuurlijke overleggen; - Adviezen voor niet openbare externe bestuurlijke overleggen; - Voorstellen die betrekking hebben op onderhandelingen met derden of een nog niet voltooide aanbesteding of betrekking hebben op de bepaling van de strategische positie van Delfland; - Stukken die zuiver interne aangelegenheden die niet openbaar gemaakt kunnen worden, betreffen. Een voorbeeld van de laatste categorie is een besluit over een medewerker. 1 2
Dit artikel gaat in op de geheimhouding door het algemeen bestuur Dit artikel gaat in op de geheimhouding door het dagelijks bestuur
1
Versie 3, d.d. 3 augustus 2011
Vertrouwelijke voorstellen en bijlagen worden alleen verstuurd aan de medewerkers die de informatie functioneel nodig hebben. Door wie de informatie verstrekt wordt, is afhankelijk van wijze van binnenkomst van de brief of samenstelling van de voorstellen, bijlagen en brieven. De eindbeslissing aan wie de vertrouwelijke informatie wordt versterkt, ligt bij het desbetreffende sector- respectievelijk programmahoofd. 3. PFO Beslissing over vertrouwelijke agendering van voorstellen Het sector- c.q. programmahoofd, vanuit hun integrale verantwoordelijkheid voor een voorstel, beslist of een voorstel c.q. bijlage openbaar dan wel vertrouwelijk in BIS worden gekoppeld. Toegankelijkheid in BIS en DMS van vertrouwelijke stukken Stukken die in BIS vertrouwelijk zijn gekoppeld, moeten alleen zichtbaar voor de volgende medewerkers: - Medewerkers die in BIS bij de desbetreffende agenda in de gebruikersgroep Aan; - Medewerkers die als betrokkenen bij het agendapunt staan vermeld; - De steller die bij het agendapunt staat vermeld; - Een gemachtigde van de sector van de steller (bijvoorbeeld managementassistenten); - Parafanten die voorstel voorgelegd krijgen via BIS; - De sectorcontrollers; - Beheerder van de agenda. In DMS zijn de stukken die vertrouwelijk gekoppeld zijn alleen toegankelijk voor de steller, registratuur en BIS. Distributie van vergaderbundels - Vergaderbundels worden verstrekt aan medewerkers vermeld in de groep Aan; - Voor alle overige medewerkers zijn voorstellen en bijlagen met een niet vertrouwelijk karakter raadpleegbaar in BIS. Distributie afsprakenlijsten - Het verhandelde over een vertrouwelijk agendapunt wordt in een vertrouwelijke afsprakenlijst opgenomen. De vertrouwelijke afsprakenlijst wordt alleen verstuurd aan medewerkers vermeld in de groep Aan en de steller; - De afsprakenlijsten PFO / hyperlink naar de afsprakenlijsten PFO worden gemaild aan de deelnemers van het overleg, stellers van vergaderstukken en de CC-leden; - De afsprakenlijsten PFO worden vertrouwelijk ter kennisname voor de D&H-vergadering geagendeerd. Toevoegen medewerkers aan vergaderingen Het verzoek om een medewerker toe te voegen wordt ingediend via zijn leidinggevende via een mailbericht aan
[email protected] of de bestuursassistent die de portefeuillehouder ondersteunt. Het verzoek wordt verwerkt door de beheerder van de agenda. Verwijderen medewerkers Medewerkers die uit dienst gaan, worden verwijderd uit de groepen Aan en CC. Medewerkers die een andere functie krijgen, worden indien van toepassing, verwijderd uit de groepen Aan en CC. De teamleider van deze medewerker dient daartoe een verzoek in via een mailbericht aan
[email protected] of de bestuursassistent die de portefeuillehouder ondersteunt. De beheerder van de agenda past dit vervolgens in BIS aan. 4. D&H Beslissing over vertrouwelijke agendering van voorstellen Het sector- c.q. programmahoofd, vanuit hun integrale verantwoordelijkheid voor een voorstel, beslist of een voorstel c.q. bijlage openbaar dan wel vertrouwelijk in BIS worden gekoppeld. Tijdens de bespreking van de concept D&H-bundel bepaalt de dijkgraaf in overleg met de secretaris-directeur of een agendapunt definitief op de openbare of vertrouwelijke 2
Versie 3, d.d. 3 augustus 2011
agenda wordt geagendeerd. De steller, teamleider en sector c.q. programmahoofd worden hierover via de toets geïnformeerd. Toegankelijkheid in BIS en DMS van vertrouwelijke stukken Stukken die in BIS vertrouwelijk zijn gekoppeld, zijn alleen zichtbaar voor de volgende medewerkers: - De steller die bij het agendapunt staat vermeld; - Medewerkers die als betrokkenen bij het agendapunt staan vermeld; - Een gemachtigde van de sector van de steller (bijvoorbeeld managementassistenten); - Parafanten die voorstel voorgelegd krijgen via BIS; - Beheerder van de agenda. In DMS zijn de stukken die als vertrouwelijk zijn gekoppeld alleen toegankelijk voor de steller, registratuur en BIS. Medewerkers die voorstellen toetsen voorafgaande aan een D&H-vergadering hebben toegang tot alle stukken die aan een D&H-vergadering zijn gekoppeld. Dit betekent dat deze medewerkers ook toegang hebben tot de vertrouwelijke voorstellen en bijlagen, met uitzondering van die voorstellen die vanwege de aard van het voorstel niet in BIS worden gekoppeld. Distributie hardcopy voorstellen, notities en bijlagen Voorstellen en bijlagen die op papier bij team bestuur worden aangeleverd en die vanwege de aard niet in BIS vertrouwelijk gekoppeld kunnen worden, worden slechts aan de deelnemers van de vergadering vertrouwelijk verstrekt. Deze documenten worden in principe voor sluiting van de vergadering weer ingenomen, tenzij D&H anders beslist. Distributie agenda’s - De concept openbare en vertrouwelijke D&H-vergaderbundel worden verstrekt aan de dijkgraaf, de secretaris en de medewerkers die voorstellen toetsen; - De openbare en vertrouwelijke D&H-vergaderbundel worden verstrekt aan de deelnemers van beide onderdelen van het overleg. Dit zijn de dijkgraaf en hoogheemraden, de secretaris, de teamleider communicatie en crisisbeheersing en de bestuursadviseur; - Uit oogpunt van papierbesparing zijn voorstellen en bijlagen met een niet vertrouwelijk karakter voor DMT-leden raadpleegbaar in BIS; - Voor alle overige medewerkers zijn voorstellen en bijlagen met een niet vertrouwelijk karakter eveneens raadpleegbaar in BIS. Verwijderen medewerkers of aanpassing rechten van medewerkers in BIS - Medewerkers die toetsen en uit dienst gaan, wordt de toegang tot alle D&H-voorstellen ontzegd. Het hoofd van deze medewerker dient daartoe een verzoek in via een mailbericht aan
[email protected]. De beheerder van de agenda past dit vervolgens in BIS aan; - De rechten van een medewerker die toets niet langer uitvoert, maar niet uit dienst gaat, worden met betrekking tot de D&H-vergadering overeenkomstig aangepast. Het hoofd van deze medewerker dient daartoe een verzoek in via een mailbericht aan
[email protected]. De beheerder van de agenda past dit vervolgens in BIS aan. Distributie afspraken- en besluitenlijsten - De concept openbare besluitenlijst D&H wordt aan D&H voorgelegd ter goedkeuring, waarna de concept openbare besluitenlijst wordt verstuurd aan de VV en op intranet wordt geplaatst. - De dag na de D&H-vergadering wordt de concept openbare besluitenlijst verstrekt aan DMT (op papier en via de email) en aan managementassistenten (via de email). - De vertrouwelijke besluitenlijst D&H wordt aan D&H versterkt via de vertrouwelijke D&Hbundel van de eerstvolgende D&H-vergadering. - De dag na de D&H-vergadering wordt de vertrouwelijke besluitenlijst aan DMT (op papier en via de email) verstrekt, met uitzondering van de vertrouwelijke besluitenlijst die vanwege de aard van de inhoud niet vertrouwelijk gekoppeld kan worden in BIS. Deze besluitenlijst wordt slechts aan de D&H-leden tijdens de D&H-vergadering uitgereikt en voor het einde van de vergadering ingenomen. De medewerkers die de informatie uit de vertrouwelijke besluitenlijst die vanwege aard van de inhoud niet gekoppeld kan worden 3
Versie 3, d.d. 3 augustus 2011
-
in BIS, functioneel nodig hebben, worden hierover afzonderlijk door de bestuursadviseur geïnformeerd. De vastgestelde besluitenlijsten worden voorzien van handtekeningen gearchiveerd. De vertrouwelijke besluitenlijst die vanwege de aard van de inhoud niet in BIS gekoppeld kan worden, wordt alleen gearchiveerd in DMS.
VV Beslissing over vertrouwelijke agendering van voorstellen Het sector- c.q. programmahoofd, vanuit hun integrale verantwoordelijkheid voor een voorstel, beslist of een voorstel c.q. bijlage openbaar dan wel vertrouwelijk in BIS worden gekoppeld. De openbare en vertrouwelijke VV- en commissieagenda’s worden vervolgens door de griffier voorbereid. Het college stelt in haar vergadering de openbare en vertrouwelijke VVagenda vast. N.B.: het kan voorkomen dat D&H in haar vergadering besluit een voorstel over te hevelen naar de openbare VV-agenda. De VV-agenda wordt na de commissiebehandeling besproken in de agendacommissie. Distributie vergaderbundels - De openbare en vertrouwelijke VV-vergaderbundel wordt verstrekt aan de VV-leden (inclusief de D&H-leden), plaatsvervangende VV-leden, de secretaris, de griffier en de secretarissen van de commissies; - Voor alle overige medewerkers zijn voorstellen en bijlagen met een niet vertrouwelijk karakter raadpleegbaar in BIS en op internet. Distributie notulen De openbare en vertrouwelijke notulen van de commissie- en VV-vergaderingen worden verstuurd aan de VV-leden (inclusief D&H-leden), plaatsvervangende VV-leden, de secretarisdirecteur en de sector- cq programmahoofden. 5. Rekeningcommissie Vertrouwelijke agenda De vergaderingen van de rekeningcommissie zijn besloten. Dit betekent dat alle werkzaamheden rond de rekeningcommissie vertrouwelijk plaatsvinden en dat alle stukken vertrouwelijk worden geagendeerd in BIS. De agenda wordt door de voorzitter en de secretaris voorbereid. De vastgestelde agenda wordt verspreid onder de VV-leden. Distributie vertrouwelijke vergaderbundels - De leden van de rekeningcommissie, de secretaris, de secretaris-directeur en de bestuursassistent die de rekeningcommissie ondersteunt ontvangen de vertrouwelijke vergaderbundel. - De vertrouwelijke vergaderbundel is niet raadpleegbaar voor alle medewerkers. Distributie vertrouwelijke notulen - De vertrouwelijke notulen van de vergadering van de rekeningcommissie, waarbij de secretaris en de secretaris-directeur niet aanwezig zijn, worden verstuurd aan de leden van de rekeningcommissie; - De vertrouwelijke notulen van de vergadering van de rekeningcommissie, waarbij de secretaris en de secretaris-directeur aanwezig zijn, worden verstuurd aan de leden van de rekeningcommissie, de secretaris en de secretaris-directeur; - De vastgestelde openbare besluitenlijst van de rekeningcommissie wordt naar de VV gestuurd. 6. Agendacommissie Vertrouwelijke agenda De vergaderingen van de agendacommissie zijn besloten. De agenda wordt door de voorzitter en de griffier voorbereid.
4
Versie 3, d.d. 3 augustus 2011
Distributie vergaderbundels - De leden van de agendacommissie, de secretaris-directeur en de griffier ontvangen de vergaderbundel. De vergaderbundel wordt niet raadpleegbaar in BIS opgenomen; - De agenda van de agendacommissie is niet raadpleegbaar voor alle medewerkers. Distributie notulen De notulen van de vergadering van de agendacommissie worden met een reguliere zending per post verstuurd aan de leden van de Verenigde Vergadering, de secretaris-directeur en de griffier. 7. DMT Beslissing over vertrouwelijke agendering van voorstellen Het sector- c.q. programmahoofd, vanuit hun integrale verantwoordelijkheid voor een voorstel, beslist of een voorstel c.q. bijlagen openbaar dan wel vertrouwelijk in BIS wordt gekoppeld. Tijdens de bespreking van de concept DMT-bundel bepaalt de secretaris-directeur of een agendapunt definitief wordt geagendeerd en op welke wijze. Distributie vergaderbundels - De DMT-leden, hoofd P&O en de notulist van de DMT-vergadering ontvangen de vergaderbundel van de DMT-vergadering; - Voor alle overige medewerkers zijn voorstellen en bijlagen met een niet vertrouwelijk karakter raadpleegbaar in BIS. Distributie besluitenlijsten - De besluitenlijst van de DMT-vergaderingen wordt verstuurd aan de DMT-leden. - De vastgestelde besluitenlijst wordt ter kennisname vertrouwelijk geagendeerd op de D&H-vergadering, dit om te voorkomen dat de DMT-besluitenlijst op internet wordt gepubliceerd. - Medewerkers kunnen op intranet de vastgestelde DMT-besluitenlijst raadplegen.
5
