Prospectbeheer : Te exporteren adressen
2
Inhoudstafel
1. Inleiding: Te exporteren adressen
p3
2. Wat verstaan we onder een gekwalificeerd adres?
p4
2.1 Particulier=eindklant 2.2 Bestuurder verbonden aan een bedrijf 2.3 Fleet manager verbonden aan een bedrijf
3. Hoe wordt een relatie gelegd eindklant/fleetmanager p5
tussen
een
bedrijf
en
3.1 Vanuit de fiche van een bedrijf 3.2 Vanuit de fiche van een particulier
4. Hoe leest men de tabel met de ‘te exporteren adressen’?
p7
5. Hoe gaat u te werk bij de dagelijkse controle van de adressen? p8 Opmerking: Speciale functies
6. Wie contacteren wanneer u vragen heeft m.b.t. deze applicatie? P11
CRM Enablement
6/08/2007
3
1. Inleiding : Te exporteren adressen
Het menu onder ‘Prospectie’ is uitgebreid met een nieuw onderdeel, met name ‘Te exporteren adressen’.
…
Het gaat hier om een nieuwe tabel die elke verkoper een overzicht geeft van de nieuwe prospecten die door hem/haar zijn aangemaakt. Via de kleuraanduiding wordt aangegeven of een adres gekwalificeerd is of niet, waarbij logischerwijze ‘rood’ aangeeft dat het adres niet in orde is. Dagelijks worden de gekwalificeerde adressen uitgeladen en naar BMW Group Belux verzonden.
CRM Enablement
6/08/2007
4
2. Wat verstaan we onder een gekwalificeerd adres ?
Een adres kan als gekwalificeerd bestempeld worden als alle noodzakelijke gegevens voorhanden zijn. Hierbij onderscheiden we drie scenario’s:
2.1 Particulier = eindklant o o o o o o o
titelcode naam voornaam volledig adres minstens 1 geldig contactmedium (telefoon/gsm/email) huidige wagen en vervangingstermijn interesse wagen
2.2 Bestuurder verbonden aan een bedrijf Voor de bestuurder ⇒ o titelcode o naam o voornaam o volledig adres o minstens 1 geldig contactmedium (telefoon/gsm/email) o huidige wagen en vervangingstermijn o interesse wagen Voor het bedrijf ⇒ o titelcode o naam o volledig adres o 1 telefoonnummer
2.3 Fleet manager verbonden aan een bedrijf Voor de fleetmanager ⇒ o titelcode o naam o voornaam Voor het bedrijf ⇒ o titelcode o naam o volledig adres o 1 telefoonnummer
CRM Enablement
6/08/2007
5
3. Hoe wordt een relatie gelegd tussen een bedrijf en eindklant/fleetmanager ? 3.1 Vanuit de fiche van een bedrijf In deze fiche gaat u naar de knop ‘Prospect’ en selecteert u ‘Contactpersonen’.
Hierdoor opent u onderstaand venster (Prospect Relation List).
Het aanklikken van het pijltje zal u toegang geven tot het volgende venster van waaruit u de contactpersoon kan selecteren.
CRM Enablement
6/08/2007
6
Nadat u de contactpersoon heeft toegewezen kan u in de kolom ‘Fleet Manager’ een vinkje geactiveerd worden waardoor u aangeeft dat de betrokkene deze specifieke functie uitoefent. Dit laatste kan enkel daar aangegeven worden.
3.2 Vanuit de fiche van een particulier Ook hier kan via de knop ‘Prospect’ naar de tabel contactpersonen (Prospect Relation List) gegaan worden en de relatie tot een bedrijf vastgelegd worden.
CRM Enablement
6/08/2007
7
4. Hoe leest men de tabel met de ‘te exporteren adressen’ ?
Eerst en vooral is het belangrijk om weten dat de tabel die u opent, samengesteld is op basis van een aantal criteria. Met andere woorden u krijgt een lijst van adressen die geselecteerd zijn op basis van volgende filters : o o o
‘Verkoper’ – filter : enkel uw eigen adressen ‘Aangemaakt sinds’ – filter : enkel adressen aangemaakt sinds 01/01/2007* ‘Locatie’ – filter : uw verkoper code is verbonden aan een locatie * aangezien de opstart slechts in juli heeft plaats gevonden worden enkel de nieuw aangemaakte adressen vanaf de datum van opstart genomen
Deze filters vindt u eveneens terug helemaal bovenaan het venster (zie foto hieronder). De tabel zelf bestaat uit verschillende kolommen en daar kan men volgende informatie in terugvinden : o o o o o o o o o
Type prospect : Nr. : Contact van bedrijf : Niet verzenden : Naam : Adres : Plaats : Aantal opmerkingen : Exportstatus :
CRM Enablement
bedrijf – man - vrouw nummer prospect prospect nummer bedrijf waarvan particulier contact is aanvinken = tijdelijk blokkeren voor verzending naam van bedrijf of persoon straatnaam – nummer – bus gemeente telling aantal ontbrekende noodzakelijke gegevens te vervolledigen of klaar voor transfer
6/08/2007
8
5. Hoe gaat u te werk bij de dagelijkse controle van de adressen ?
Het systeem gaat automatisch controleren of een adres al dan niet als gekwalificeerd kan beschouwd worden. Hierbij betekent logischerwijze dat zwarte lijnen in orde zijn en dat de rode nog dienen vervolledigd te worden om de verzending mogelijk te maken.
Uw aandacht zal zich dus moeten toespitsen op de adreslijnen die in het rood staan. Door de lijn te selecteren en onderaan te klikken op ‘Kaart dossier’ komt u in de fiche van de prospect terecht (zie schermen hieronder). Eenzelfde resultaat verkrijgt u door het pijltje met de cursor te plaatsen op de adreslijn waarvan u het dossier wilt inkijken en twee keer snel achter elkaar te klikken op de linkerknop van uw muis.
Zoals u weet, wordt in elke prospect fiche in de grijze blok in de linker kantlijn steeds opgegeven welke gegevens ontbreken die maken dat er (nog) geen sprake is van kwalificatie.
CRM Enablement
6/08/2007
9
Eens u de aanpassingen heeft gedaan en de fiche opnieuw verlaat zal het systeem opnieuw controleren of alle noodzakelijk gegevens voorhanden zijn. Is dit het geval dan kleurt de lijn zwart, anders zal ze rood blijven.
U moet weten dat elke avond alle gekwalificeerde adressen zullen uitgelezen worden. Enkel de rode lijnen blijven in de tabel staan tot u de nodige aanvullingen doet.
Gelieve te noteren dat volgende scenario’s geen aanleiding kunnen geven tot een geldige verzending en zodoende in de tabel zullen blijven staan:
1) bedrijf zonder enige relatie tot een eindklant of fleet manager (onafhankelijk van kwalificatie) 2) als in een relatie bedrijf & eindklant één van beide partijen niet gekwalificeerd zijn 3) als in een relatie bedrijf & fleet manager één van beide niet gekwalificeerd zijn
CRM Enablement
6/08/2007
10
Opmerking: Speciale functies
Niet verzenden Deze functie geeft u de mogelijkheid om een dossier tijdelijk tegen te houden in het geval dat dit al zou gekwalificeerd zijn maar waarbij u verkiest eerst nog te vervolledigen. Door op de prospectlijn in de kolom ‘Niet Verzenden’ een vink te plaatsen blokkeert u tijdelijk de verzending. Voorbeeld
U hebt een offerte gemaakt voor een persoon waarvan u weet dat deze voor een bedrijf werkt. Deze man wenste echter de gegevens van het bedrijf nog niet te communiceren maar u weet dat hij zal terugkomen en dan een offerte op naam van de firma laten maken.
Annuleren voor verzending Onderaan in het scherm vindt u de knop ‘Functies’ . Wanneer u deze selecteert, verschijnt ‘annuleren voor verzending’. Als u deze functie gebruikt dan zal de adreslijn waarop u staat uitgesloten worden voor verzending en zodoende ook uit de lijst verdwijnen. Voorbeeld
U hebt voor de creatie van de SA3 prijskaarten een fictieve prospect aangemaakt en deze is in de lijst verschenen. Natuurlijk moet deze niet gekwalificeerd en doorgezonden worden.
CRM Enablement
6/08/2007
11
6. Wie contacteren wanneer u vragen heeft m.b.t. deze applicatie ?
Indien u vragen heeft met betrekking tot dit programma kan u steeds contact opnemen met de Navision Helpdesk op het nummer 03/890.98.40 of u kan hen een bericht sturen op het adres :
[email protected].
CRM Enablement
6/08/2007
