Projektzárási használati útmutató Tartalomjegyzék
I. Projektzárási dokumentáció minimális tartalma: ....................... 2 A Kifizetési kérelem és Záró Projekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) nyomtatott változata (5. számú melléklet) ........................................ 2 Teljesítési igazolás (6. számú melléklet) ........................................... 2 Tanácsadási dokumentum nyomtatott változata (7. számú melléklet) ... 2 Tanácsadási dokumentum elektronikus változata (8. számú melléklet) . 3 Tanácsadó számlája (9. számú melléklet) ......................................... 3 Pénzügyi teljesítés igazolása (10. számú melléklet) ............................ 4 Változás bejelentési nyilatkozat (11. számú melléklet) ........................ 5 Köztartozás-mentességet igazoló dokumentum (12. számú melléklet) Hiba! A könyvjelző nem létezik. II. Hiánypótlás ............................................................................... 6 III.A támogatás folyósításának feltételei ...................................... 6 IV.Általános Forgalmi Adó ............................................................. 6 V. Elektronikus felület használati útmutató ................................... 8 Kifizetési Kérelem kitöltési segédlet: ................................................ 9 Záró Projekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) kitöltési segédlet: ............ 11
Jelen Útmutató célja a NYDOP-1.2.1. Vállalati tanácsadás című program keretében megvalósuló projektek pénzügyi elszámolásaival kapcsolatos szabályok rögzítése. A program keretében előlegigénylésre, illetve időközi kifizetési igénylésre nincs lehetőség. Kifizetési kérelem benyújtására egyszer van lehetőség a projektzárási dokumentáció benyújtása keretében. A Projektzárási dokumentációt egy eredeti és egy digitális példányban, postai úton kell eljuttatni a Támogatás Közvetítő részére legkésőbb a támogatási szerződés megkötésétől számított 6 hónapon belül, de legfeljebb a tanácsadó számlájának pénzügyi teljesítését követő 30 napon belül. I. Projektzárási dokumentáció minimális tartalma: •
A honlapon kitöltött Kifizetési kérelem és Záró Projekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) nyomtatott változata (5. számú melléklet) Kérjük, ügyeljen arra, hogy az utoljára véglegesített adatlapot cégszerűen aláírva juttassa el a Támogatás Közvetítő részére. A próbanyomtatásból származó adatlap benyújtása esetén a projektzárási dokumentáció egy alkalommal hiánypótolható.
•
Teljesítési igazolás (6. számú melléklet) Eredetivel megegyező a pályázó által hitelesített másolat. A teljesítési igazolást a pályázó szervezet állítja ki a tanácsadási tevékenység lefolytatására vonatkozóan. A teljesítésigazolás minimális tartalmi elemei:
•
o
A pályázó szervezet neve, címe, adószáma
o
A támogatási szerződésben nevesített akkreditált tanácsadó szervezet neve, címe, adószáma
o
A Támogatási szerződésben szereplő tanácsadás tárgyának megnevezése
o
A tanácsadási tevékenység teljesítésének igazolása
o
A tanácsadási tevékenység díja
o
tanácsadási tevékenység keretében teljesített tanácsadási órák száma
o
A teljesítés igazolás kiállításának dátuma
o
A pályázó szervezet hivatalos képviselőjének aláírása
o
Az akkreditált tanácsadó szervezet hivatalos képviselőjének aláírása
Tanácsadási dokumentum eredeti nyomtatott változata (7.a számú melléklet) 2
Kérjük, ügyeljen arra, hogy a tanácsadói dokumentum mind a pályázó szervezet, mind a tanácsadó szervezet által cégszerűen aláírva kerüljön benyújtásra. A dokumentációt keltezéssel kell ellátni. •
Tanácsadási dokumentum számú melléklet)
elektronikus
változata
(7.b
Kérjük, ügyeljen arra, hogy a tanácsadói dokumentum elektronikus változata a beadott papír alapú tanácsadási dokumentum digitalizált változata legyen melyet a pályázó szervezet, illetve a tanácsadó szervezet egyaránt cégszerűen aláírt. •
Tanácsadó számlája (8. számú melléklet) A Címzett a hatályos jogszabályok (2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról, 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről) szerint a Címzett nevére kiállított számlák hitelesített, másolati példányát köteles a kifizetési igénylések részeként benyújtani. Az eredeti számla példányán cégszerű aláírással kell a teljesítést igazolni (külön teljesítésigazolási dokumentáció esetén is), illetve a számla záradékolásaként rá kell vezetni a projektazonosítót és a „támogatás elszámolására benyújtásra került”, illetve „A számla ellenértékéből a NYDOP-1.2.1-10-2010-0001. sz. projekt keretén belül nyújtott támogatás ……. ,- Ft.”szöveget. A Címzett által hitelesített számlamásolatnak ezen információkat már tartalmaznia kell. A tanácsadó által kiállított számla minimális tartalmi elemei: o
Szerepel a számlán a SZÁMLA kifejezés.
o
Tartalmazza azonosítóját
o
Megfelel az ÁFA törvény számlákra vonatkozó formai követelményeinek, azaz szerepel rajta
a
Címzettel
kötött
tanácsadói
szerződés
a) a számla sorszáma, b) a számla kibocsátásának kelte, c) szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma, d) a vevő neve, címe, valamint közösségi adószáma ennek hiányában adószáma -, ha a vevő az adó fizetésére kötelezett, e) Közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén a vevő közösségi adószáma, f) a teljesítés időpontja,
3
g) a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához, h) a szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége, i) a szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi, egységre vetíthető - adó nélkül számított, egységára, j) szolgáltatás adó nélkül számított ellenértéke összesen, k) a felszámított adó százalékos mértéke, l) az áthárított adó összege összesen, m) a számla végösszege, n) a fizetés módja és határideje, o Az eredeti számlákon a Támogatási Szerződés Címzettjének „a teljesítést igazolom” vagy az „átvettem” felirat alatt cégszerű aláírással (aláírás és amennyiben jogszabály vagy az aláírási címpéldány szerint szükséges cégbélyegző) kell igazolnia a teljesítést, azaz a vásárolt termék átvételét, használatbavételét, o az eredeti számlákon fel kell tüntetni a projekt azonosító számát valamint, o az eredeti számlákra rá kell vezetni, hogy „Támogatás elszámolására benyújtásra került.”, o a fentieket tartalmazó eredeti számláról készített másolatra rá kell vezetni a következő szöveget: „A másolat az eredetivel megegyező.” A számlamásolatnak az eredeti számlán szereplő információkat már tartalmaznia kell. o (ha releváns) idegen nyelvű számla esetében – a fentieken túlmenően – a Címzett általi magyar nyelvű fordítás csatolása szükséges (a számlán elegendő a főbb megnevezések lefordítása, ill. a dátumokhoz kapcsolódó megnevezés fordítása). Szállítói finanszírozású számla nem nyújtható be. •
Pénzügyi teljesítés igazolása (9. számú melléklet) Az a bizonylat, megtörténtét.
mely
bizonyítja
a
pénzügyi
teljesítés
A Pénzügyi teljesítést igazoló bizonylat lehet bankkivonat, banki igazolás, elektronikus bankkivonat, vagy kiadási pénztárbizonylat melyek másolatát a Címzett által hitelesítve kell benyújtani.
4
•
Köztartozás-mentességet igazoló dokumentum (10. számú melléklet) – 30 napnál nem régebbi EREDETI példánya A pályázó szervezetnek igazolni szükséges, hogy nincsen fennálló köztartozása. Ennek igazolását a pályázó szervezet kétféleképpen teheti meg: 1. Amennyiben a pályázó korábban regisztrálta magát a NAV köztartozásmentes adózói adatbázisába, úgy a letölthető dokumentumok között szereplő köztartozás-mentességi nyilatkozat (Köztartozás-mentességi nyilatkozat NAV adatbázisban szereplőknek) kitöltésével igazolhatja köztartozás-mentességét. Köztartozásmentes adózói adatbázis: http://www.nav.gov.hu/magyar_oldalak/nav/adatbazisok/k oztartozasmentes/egyszeru_lekerdezes/egyszeru_lekerdeze s_lekerdezes a pályázó nem szerepel a NAV 2. Amennyiben köztartozásmentes adózói adatbázisában, úgy a pályázó szervezetnek a Nemzeti Adó- és Vámhivataltól a „KÉRELEM együttes adóigazolás kiadásához” című nyomtatvánnyal igényelnie szükséges egy papír alapú együttes adóigazolást, mely a szervezet köztartozás-mentességét bizonyítja. A kérelem az alábbi linken igényelhető: http://www.nav.gov.hu/ Továbbá ki kell töltenie egy, a letölthető dokumentumok között szereplő köztartozás-mentességi nyilatkozatot (Köztartozás-mentességi nyilatkozat NAV adatbázisban NEM szereplőknek), melyet a fenti együttes adóigazolással egyetemben kell benyújtania. Felhívjuk a figyelmüket, hogy a NAV által kiállított eközokirat a projekt keretében nem alkalmas a köztartozás mentesség igazolására.
•
Ügyfél-elégedettséget mérő kérdőív (11. számú melléklet) A https://www.tanacsadastamogatas.hu/nydop/mellekletek weboldalról letölthető kérdőív kitöltött cégszerűen aláírt eredeti példánya.
•
Változás bejelentési nyilatkozat (12. számú melléklet) A https://www.tanacsadastamogatas.hu/nydop/mellekletek weboldalról letölthető nyilatkozat minta kitöltött cégszerűen aláírt eredeti példánya.
5
II.Hiánypótlás Ha a benyújtott Projektzárási dokumentáció hiányos, hibás és/vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem támasztja alá kellő mértékben a támogatás igénylését, akkor a Támogatás Közvetítő valamennyi kifogás megjelölésével egy alkalommal hiánypótlást kér. Ezt követően a Címzettnek pótolnia kell a hiányt. A hiánypótlás teljesítésére a hiánypótló levélben meghatározott határidő, de legfeljebb a levél kézhezvételétől számított 15 nap áll a Címzett rendelkezésére. Az elkésetten teljesített hiánypótlás az értékelés során nem vehető figyelembe. A hiánypótlás során kizárólag a Támogatás Közvetítő által előírt hiányosságok pótlása és hibák javítása lehetséges. Azon tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem befogadhatóak, a Támogatás Közvetítő elutasítja. Amennyiben a pályázó a hiánypótlást a megadott határidőre nem, vagy nem megfelelően teljesíti, a pályázat elutasításra kerül. III. A támogatás folyósításának feltételei A támogatás nem folyósítható:
IV.
•
Ha a Projektzárási dokumentáció a hiánypótlást követően sem felel meg a formai, tartalmi elvárásoknak
•
ha a Címzett ellen a Cégközlönyben közzétett módon csőd-, felszámolási, végelszámolási, hivatalbóli törlési eljárás indult vagy végrehajtási, adósságrendezési eljárás van folyamatban;
•
támogatáshalmozódás esetén,
•
ha a Címzettnek a kifizetési igénylés pénzügyi teljesítésekor lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása van.
Általános Forgalmi Adó
A továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a Címzett a Projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. A levonható ÁFA nem elszámolható költség még abban az esetben sem, ha a Címzett ténylegesen nem él a levonás, illetve a visszaigénylés lehetőségével. A hatályos magyar áfatörvény jogviszonyban is irányadóak.
rendelkezései
a
támogatási
Amennyiben a támogatási szerződés megkötésekor hatályos ÁFAszabályozás a támogatási szerződés hatálya alatt változik, a hatályos szabályozás a támogatási szerződés ÁFÁ-ra vonatkozó rendelkezéseit a Szerződő Felek minden külön nyilatkozata, szerződésmódosítása nélkül módosítja. Amennyiben az ÁFA mértéke csökken, vagy a Címzettnek
6
ÁFA-levonási jogosultsága keletkezik a Projekt vonatkozásában, a támogatás összege is arányosan csökken. Amennyiben az ÁFA mértéke nő, a támogatás összege nem növelhető, amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik. Amennyiben a Címzettet a támogatási szerződés szerint megillető támogatás az ÁFA összegét nem foglalja magában, a Projekthez kapcsolódó ÁFA-fizetési kötelezettség a Címzettet terheli.
7
V. Elektronikus felület használati útmutató A Projektzárási dokumentáció elektronikus felülete két adatlapból tevődik össze. A kifizetési kérelemből és a Záró Projekt Előrehaladási Jelentésből (ZPEJ). A kifizetési kérelem és a ZPEJ kitöltését a pályázó menüből lehet elvégezni. Először a Megtekintés és Nyomtatás oszlopban lévő „Pályázati adatlap kitöltése” gombra kattintva kezdheti meg. A rendszer a „Következő”, az „Előző” és a „Kész” gombra kattintva automatikusan menti a kitöltött pályázati adatlapot. (Figyelem! A rendszer csak a hibátlanul kitöltött oldalakat menti el)
Az alábbi oldalak kitöltése szükséges a teljes Projektzárási dokumentáció kitöltéséhez: Lépések: • •
Kifizetési Kérelem Záró Projekt Előrehaladási Jelentés
Amennyiben nem kívánja a teljes projektzárási dokumentációt egyszerre kitölteni, úgy van lehetőség az adatlapok kitöltésének folytatására. A már hibátlanul kitöltött oldalakat elmenti a rendszer, amelyek visszanyerhetőek a „módosítás” oszlopban található ikonra kattintva.
A „Megtekintés és Nyomtatás” oszlopban lévő „Projektzárási dokumentáció” gombra kattintva megtekintheti a kitöltött pályázati
8
adatlapját ellenőrzés céljából. Próbanyomtatást is végezhet a „Próbanyomtatás” gombra kattintva. A „Beadás" gomb megnyomásával adhatja be pályázatát elektronikus módon. Figyelem az projektzárási dokumentáció egyszer adható be a rendszerbe, javításra ezt követően nincs lehetőség! Figyelem! A projektzárási dokumentációt postai úton is el kell juttatni a Támogatás Közvetítő részére a kötelezően csatolandó mellékletekkel! Kifizetési Kérelem kitöltési segédlet: 1.1. Cég hivatalos neve: A cégkivonatban szereplő hivatalos szervezeti megnevezés. 1.2. Azonosító száma: A regisztrációkor a rendszer által generált pályázati azonosítószám. (Pl: NYDOP0000XXXX) 1.3. Székhely címe és adatai Irányítószám: irányítószáma.
A
szervezet
cégkivonat
szerinti
székhelyének
Település: A szervezet cégkivonat szerinti székhelyének településmegnevezése. Utca, házszám: A szervezet cégkivonat szerinti székhelyének címe (utca, házszám, emelet). Telefonszám: A szervezet központi telefonszáma. Bankszámlaszám: A pályázó szervezet cégkivonatban tárolt pénzforgalmi jelzőszáma, melyre a támogatás összege utalható. E-mail cím: Egy működő email cím. A rendszer minden levelet erre a címre fog küldeni. Érdemes ide a kapcsolattartó e-mail címét megadni. Kapcsolattartó neve: Azon személy megnevezése, amely az esetleges tisztázó kérdésekre választ tud adni a Támogatás Közvetítő részére. 1.4. Szerződéses adatok Támogatási szerződés megkötésének időpontja: A Támogatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támogatási szerződés megkötésének a napja a szerződés keltezése alapján. Az elvárt dátumforma: 2011-11-11 Tanácsadói megbízási szerződés megkötésének időpontja: Az Akkreditált Tanácsadó és a Pályázó Szervezet között megkötött tanácsadói szerződés megkötésének a napja a szerződés keltezése alapján. Az elvárt dátumforma: 2011-11-11 9
Tanácsadás kezdete: A tanácsadási tevékenység megkezdésének tényleges dátuma, amely nem lehet korábbi, mint a Támogatási szerződés hatályba lépésének napja, amely megegyezik a tanácsadási szerződés hatálybalépésének napjával. Az elvárt dátumforma: 2011-11-11 Tanácsadás vége: A tanácsadási tevékenység befejezésének tényleges dátuma, amely nem lehet későbbi, mint a Támogatási szerződés hatályba lépésének napjától számított 4 hónap. Az elvárt dátumforma: 2011-11-11 1.5. Pénzügyi adatok Támogatási szerződés szerinti tanácsadási díj: A Támogatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támogatási szerződésben nevesített teljes projektösszeg. Támogatás összege: A Támogatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támogatási szerződésben nevesített támogatás összege. Önrész összege: A Támogatás Közvetítő és a Pályázó Szervezet között megkötött támogatási szerződésben nevesített önrész összege. 1.6. Igénylési adatok Számla megnevezése: szereplő megnevezése.
Az
értékesített
szolgáltatás
számlán
Számlaszám: A számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja. Kiállítás dátuma: A számla kiállításának dátuma. Teljesítés dátuma: A számlán szereplő teljesítés dátuma. Nettó összeg: A számlán szereplő teljes nettó összeg értéke. Áfa tartalom: A számlán szereplő teljes ÁFA tartalom. Bruttó összeg: A számlán szereplő teljes bruttó összeg. Kifizetés dátuma: A számla kiegyenlítésének dátuma. Kifizetés módja: Átutalással, Készpénzzel Kifizetés bizonylata: Átutalás esetén a bankszámlakivonat száma, mely a bankszámlakivonatot kétséget kizáróan azonosítja. Megjegyzés: A megjegyzések.
pénzügyi
teljesítésre
vonatkozó
esetleges
10
Záró Projekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) kitöltési segédlet: 1. A jelentés azonosító adatai Projektazonosító szám: A regisztrációkor a rendszer által generált pályázati azonosítószám. (Pl: NYDOP0000XXXX) Címzett neve: A pályázó szervezet hivatalos szervezeti megnevezés.
cégkivonatában
szereplő
Jelentés tárgyát képező időszak: Kezdő dátum: A jelentés tárgyát képező időszak kezdő dátuma a projekt tényleges megkezdésének dátuma, , amely nem lehet korábbi, mint a Támogatási szerződés hatályba lépésének és a tanácsadói megbízási szerződés hatályba lépésének időpontja. Záró dátum: A ZPEJ benyújtásának időpontja. Jelentés tárgyát képező időszak: Kérjük megadni a projekt megvalósításának tényleges kezdetét és befejezését. A projekt tényleges befejezésének dátuma nem lehet későbbi, mint a jelentés tárgyát képező időszak záró dátuma. A jelentés kitöltéséért felelős személy: Azon személy megnevezése, mely az esetleges tisztázó kérdésekre választ tud adni a Támogatás Közvetítő részére. 2. Rövid, közérthető megvalósulásáról
összefoglalás
a
tanácsadás
Kérjük, adjon rövid, összefoglalót a projektje megvalósulásáról. A kitöltésnél kérjük, tartsa be a maximális 1000 karakterszámot. Kérjük, hogy az összefoglalóban a ténylegesen lefolytatott szolgáltatásra is térjen ki. 3. A projekt megvalósításának lépései Amennyiben a tanácsadási tevékenység több résztevékenységre osztható, úgy minden résztevékenység kezdő és befejező dátumát kérjük megadni a résztevékenység megnevezésével.
11
4. Szakmai beszámoló A „Szakmai beszámoló” elnevezésű rovatban a teljes projekt megvalósulására vonatkozó részletes szöveges beszámolót kérünk maximum 4000 karakterben, minimálisan a következő tartalommal: 1. A tanácsadási folyamat, illetve a tanácsadási tevékenységek ismertetése 2. A tanácsadásban résztvevő szakértő(k)/tanácsadó(k) megemlítése, szerepének rövid bemutatása 3. A tanácsadás outputjának (a csatolt dokumentációnak) az ismertetése 4. A tanácsadási értékelése
tevékenység
és
a
leszállított
dokumentum
•
összhangban volt-e a pályázatban leírtakkal
•
szakmailag megfelelőnek minősült-e
•
hozzájárult-e, illetve várhatóan hozzá fog-e járulni a pályázatban kitűzött célok teljesüléséhez
•
értékarányosnak minősült-e
5. A tanácsadó cég és a tanácsadó(k) értékelése •
szakmailag megfelelő volt-e
•
hatékonyan és rugalmasan dolgozott-e együtt Önnel a projekt során
•
az Ön igényeinek, elvárásainak milyen mértékben felelt meg
5. Megjegyzés: A projekt megvalósítására vonatkozó esetleges megjegyzések.
12
