Projekttervezés alapjai
Kósa András László Közéletre Nevelésért Alapítvány
2011. július 25-28. Szelídi-tó
A stratégiai tervezés folyamata
Külső környezet elemzése
Küldetés
Stratégiai célok
megfogalmazása
kialakítása
Stratégiai akciók (projektek) meghatározása
Belső környezet elemzése
Szervezet és környezet 1. szint: Tág környezet (gazdasági, társadalmi, politikai, technológiai, ökológiai, szabályozói környezet) 2. szint: Működési környezet (régió, kistérség, település, partnerek-versenytársak)
3. szint: Belső környezet (pénzügyi, technológiai, emberi erőforrások, kultúra, szervezeti struktúra stb.)
A működési környezet vizsgálata • Kistérségi tendenciák vizsgálata – gazdasági szféra – állami-önkormányzati szféra – civil szféra
• Aktuális áramlatok • Tevékenység illeszkedése a környezetbe • Szövetségek, kapcsolatok, hálózatok a kistérségben
A belső környezet vizsgálata • Emberi erőforrások • Pénzügyi erőforrások • Fizikai erőforrások • Technológiai erőforrások • Hírnév, elismertség
A belső környezet vizsgálata • Emberi erőforrások (alkalmazottak és önkéntesek száma, képzettsége, tapasztalata, rugalmasan hasznosítható képességeik, tanulási képességük, elkötelezettsége) • Pénzügyi erőforrások (meglévő és elérhető pénzek, a belső források likviditása) • Fizikai erőforrások (mennyisége, színvonala, korszerűsége, bővíthetősége) • Technológiai erőforrások (alkalmazott módszerek, eljárások, szervezeti működés, döntéshozatal, fejlesztési lehetőségek, szolgáltatások minősége) • Hírnév, elismertség (kapcsolatok színvonala, a szervezet általános megítélése, a szervezet szolgáltatásainak ismertsége és megítélése)
A GYELV-mátrix Belső, befolyásolható Erősség
Pozitív
− Magkompetenciák kulcsterületeken − Ismertség − Tapasztalat, know-how Gyengeség
Negatív
− Elavult eszközpark − Instabil pénzügyi helyzet − Kevés önkéntes
Külső, nem befolyásolhat ó
Lehetőség − Új igény megjelenése − Új szövetségek − Javuló gazdasági helyzet (több támogatás) Fenyegetés − Új alternatíva megjelenése − Hatalom visszaélése − Elkeseredett társadalom
Az elemzés eredménye Külső környezet
Belső környezet
Makro környezet
Erőforrás vizsgálat
Mikro környezet
GYELV analízis
Kulcs sikertényezők
Alapvető képességek
Potenciális sikerterületek (tervezés alapjai)
Célok hierarchiája Misszió - vízió
Kulcsterületek Stratégiai célok (hosszú távú) Stratégiai akciók, rész célok, projektek (rövid távú) Feladat- és ütemtervek (Ki? Mit? Mikorra?)
Projektek ismérvei, tulajdonságai • Megvalósítandó célja, elvárt eredménye van • Megvalósításához tervvel rendelkezik (feladat + ütemterv = munkaterv) • Meghatározott határidőre, meghatározott erőforrásokból kell megvalósítani (anyagi, személyi, infrastrukturális) • Egyszeri, nem ismétlődő • Ideiglenes szervezet • Bizonytalan, kockázatos
A jó célmeghatározás elvei • a cél mindig egy konkrét területre vonatkozzék, legyen egyszerű és világosan megfogalmazott • a cél az eredményre vonatkozzék, ne pedig a cselekedetre • a cél legyen mérhető, vagyis legyen egyértelműen eldönthető, hogy elértük-e vagy sem • a célhoz mindig hozzátartozik a határidő és a végrehajtásért felelős személy • a cél jelentsen kihívást, vagyis követeljen jelentős erőfeszítést, ugyanakkor legyen elérhető • a cél legyen elfogadható azok számára, akik részt vesznek a megvalósításában
A jó célmeghatározás elvei Reális Elérhető Mérhető Elosztható Konkrét
Projektek folyamatának tervezése Feladatterv (a cél eléréséhez szükséges feladatok) – A kulcsterületek, feladatcsoportok meghatározása – A cél lebontása kiadható feladatokká – Feladatlista • • • •
Ki? Mit? Mikorra? Mi az előfeltétele?
Erőforrás és idő tervezés • Az erőforrás típusok meghatározása (emberi, pénzügyi, fizikális, információs) • Az egyes feladatok megvalósításához szükséges erőforrások meghatározása • A szükséges, de hiányzó erőforrások számbavétele, előteremtésük lehetőségei • Költségvetés készítése (min., opt.) • Munkaterv véglegesítése, időterv elkészítése (pl. Gantt diagram)
Feladatterv
Ellenőrzés formája Előfeltétel Megvalósítás időigénye Anyagi erőforrás igény Infrastruktúra igény Határidő Felelős személy Feladat meghatározása
Egyszerű példa Gant diagramra Feladat
Szakemberekkel konz. pályázat írás tematika öszszeállítás eszközök beszerzése csoportok szervezése Hirdetés első foglalkozás
Időtartam
