Projektmenedzsment eszközök Projektirányítás számítógéppel

Moduláris korszerű szakmai gyakorlatok informatika területre

Projektmenedzsment eszközök – Projektirányítás számítógéppel I/13. évfolyam tanulói jegyzet

A TISZK rendszer továbbfejlesztése – Petrik TISZK TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósult meg.

Moduláris korszerű szakmai gyakorlatok informatika területre • programozási projektfeladatok TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

Projektmenedzsment eszközök – Projektirányítás számítógéppel Programozási projektfeladatok I/13. évfolyam tanulói jegyzet

A kiadvány a TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 azonosító számú projekt keretében jelenik meg.

Szerző: Szabó László Lektor: Balogh Zoltán

Borító és tipográfia: Új Magyarország Fejlesztési Terv Arculati kézikönyv alapján

A mű egésze vagy annak részletei – az üzletszerű felhasználás eseteit ide nem értve – oktatási és tudományos célra korlátozás nélkül, szabadon felhasználhatók.

A tananyagfejlesztés módszertani irányítása: Observans Kft. Budapest, 2009. Igazgató: Bertalan Tamás Tördelés: Király és Társai Kkt. • Cégvezető: Király Ildikó

Tartalomjegyzék Bevezetés.............................................................................................................................................................................. 5 1. Az MS Project szoftver alapfunkcióinak áttekintése...................................................................... 6 Próbaverzió letöltése és telepítése....................................................................................................................................... 6 A program indítása és felülete............................................................................................................................................. 6 Az MS Office Project menüje és parancsgombjai............................................................................................................... 6 Alapbeállítások.................................................................................................................................................................. 14 2. Tevékenységek felvétele.................................................................................................................................. 17 A Projekt kezdetének és végének megadása..................................................................................................................... 18 Naptár beállítása................................................................................................................................................................ 18 Tevékenységlista felvétele.................................................................................................................................................. 19 3. Kapcsolatok megadása....................................................................................................................................... 22 4. WBS-szerkezet létrehozása............................................................................................................................. 24 5. Egyszerű szerkesztési lehetőségek – tevékenységek..................................................................... 28 Ismétlődő tevékenységek................................................................................................................................................... 28 Tevékenység törlése, mozgatása........................................................................................................................................ 30 6. Egyszerű szerkesztési lehetőségek – mezők, határidők, korlátok........................................ 32 Egyéni mezők létrehozása............................................................................................................................................. 32 Határidők és korlátok beállítása.................................................................................................................................... 34 7. Kritikus út lekérdezése..................................................................................................................................... 36 Kritikus út megjelenítése................................................................................................................................................... 37 8. Erőforrások hozzárendelése ÉS KIHASZNÁLTSÁGA.............................................................................. 39 Erőforráslap nézet..............................................................................................................................................................40 Erőforrások hozzárendelése ikonnal.................................................................................................................................. 41 Erőforrások kihasználtsága................................................................................................................................................ 42 Erőforrások munkáinak áttekintése az Erőforrás kihasználtsága nézet használatával.................................................. 42 9. Grafikonok................................................................................................................................................................. 45 Erőforrás grafikon nézet.................................................................................................................................................... 45 Erőforrásterhelés-diagram megjelenítési módjának beállítása.........................................................................................46 10. Naptárak és munkarendek............................................................................................................................... 47 Alapnaptár.......................................................................................................................................................................... 47 Naptár hozzárendelése tevékenységhez vagy ismétlődő altevékenységhez...................................................................... 48 Naptár hozzárendelése összefoglaló ismétlődő tevékenységhez....................................................................................... 49 11. Arányos és fix költségek................................................................................................................................... 51 Költségek............................................................................................................................................................................ 51 Arányos költségek......................................................................................................................................................... 52 Fix költségek................................................................................................................................................................. 53 12. Költségtáblák, jelentések............................................................................................................................... 54 Nézet/Jelentés/Költségek............................................................................................................................................... 54 Nézet/Jelentések............................................................................................................................................................ 55 Áttekintő jelentések....................................................................................................................................................... 56

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

3

Hozzárendelési jelentések.............................................................................................................................................. 56 Munkaterhelési jelentések............................................................................................................................................. 57 13. Mintaprojekt készítése....................................................................................................................................... 58 A Mintaprojekt kiírása....................................................................................................................................................... 58 Mintaprojekt megoldási lépései......................................................................................................................................... 59

4

Projektmenedzsment eszközök • tanulói jegyzet

I/13. évfolyam

Bevezetés Napjainkban a projektek korát éljük. A projektmenedzsment és a hálótervezés viszonylag fiatal ágai a menedzsmenttudománynak, a XX. század első felének végén jelentek meg. A híres-hírhedt amerikai atombomba előállítására irányuló összetett tudományos-hadászati kutatási program, a Manhattan-projekt viselte először a projekt nevet – ez volt a módszertan a szervezeti működésében. A szisztematikus tervezés minden célra irányuló gazdasági tevékenység elvégzése esetében javítja a hatékonyságot, ám mindezek mellett egy gyorsan változó szervezeti környezetben – mely a globalizált piacgazdaság egyre inkább természetes velejárója – rendkívül fontossá vált olyan technikák kidolgozása, amelyek javítják a szervezetek rugalmasságát, alkalmazkodási képességét. A személyi számítógépek elterjedésével párhuzamosan felmerült az igény olyan szoftverekre, amelyek megkönnyítik a projektek tervezését, irányítását, ellenőrzését és értékelését. E szoftvereknek az egyik leggyakrabban használt és legsokrétűbben alkalmazható tagját – az MS Projectet – ismerheti meg a tanulói jegyzetből. A Microsoft Project 2003 vagy 2007 program jól felhasználható egy projekt szerteágazó feladatainak áttekintésében, ütemezésében és a döntések előkészítésében. Már az előkészítő munkától kezdve jelentős szerephez juthat a program, majd a feladatok lebontásánál, rendszerezésénél, a részfeladatok, a részt vevő szervezetek és a résztvevők kapcsolatainak meghatározásánál, a felelősségi és hatáskörök tisztázásánál is alkalmazható. További hasznos funkciója a projekt résztvevői közötti információcsere támogatása. A tanulói jegyzet felépítése: Cél –– Az MS Project kezelőfelületének és alapvető komponenseinek megismerése. Követelmény –– Tudja feltelepíteni, és használatba venni az MS Project programot! –– Ismerje az MS Project program munkakörnyezetét, igazodjon el a program funkcióiban. Jelmagyarázat Ikon

Jelentés A témakör célmeghatározása. Figyelmesen olvassa el, így megismeri a témakör fókuszpontjait.

Az ikon fontos, jól megjegyzendő, megtanulandó ismereteket jelez.

Az ikon mellett olyan gondolatébresztő, kérdéseket, felvetéseket, problémákat talál, amelyek megválaszolásával elmélyülhet a témában. Az ikon a házi feladatot, otthoni munkát jelöli.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

5

1. Az MS Project szoftver alapfunkcióinak áttekintése Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– az iskolai vagy az otthoni számítógépen üzembe tudja helyezni az MS Project programot, –– megismerje a program munkakörnyezetét, igazodjon el a program funkcióiban, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a program kezeléséhez.

Próbaverzió letöltése és telepítése Próbaverzió az ingyenesen letölthető, de csak korlátozott ideig és/vagy funkcióval használható program, amelynek célja, hogy bemutassa, megismertesse a programot a leendő felhasználókkal. A Microsoft Project weboldala: http://trial.trymicrosoftoffice.com/trialhungary/product.aspx?re_ MS=oo&family=project&culture=huHU A weboldalon programmal kapcsolatos számos információt és segítséget találhat.

A program indítása és felülete A program alapértelmezetten a Start menü/Minden program/Microsoft Office/Microsoft Office Project 2003 vagy 2007-re kattintva lehet elindítani. De indíthatjuk dokumentumirányítással a Windows Intézőből is. A programcsomag MPM típusú háló segítségével ábrázolja a modellt, az ütemezési eredményeket vonalas ütemtervben, Gantt-diagramon ábrázolja. Az erőforrások és a költségek ábrázolására terhelési és költségalakulási görbéket, valamint ezek táblázatos alakját alkalmazza.

Az MS Office Project menüje és parancsgombjai A felhasználó támogatása kiemelt szerepet kap végig a program kezelése során. Az F1 gomb megnyomásával minden folyamatra kiterjedő segítséget kaphatunk a kezelhetőségről, a programtulajdonságokról.

6


I/13. évfolyam

1. ábra. A Súgó használata

A programban a megnyitástól kezdődően a munka végéig segítséget kaphatunk a Súgóból.

2. ábra. A program kezelése

A program kezelését segíti egy, a program működését bemutató, oktató terület, amely szintén az F1 gomb megnyomásával hívható elő. A képernyő felépítése hasonló a többi Office programéhoz, így tartalmazza a címsort, a menüsort, az eszköztárat, a beviteli és az állapotsort.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

7

3. ábra. A képernyő felépítése

A leggyakrabban használt parancsok elérhetőek egyrészt a menüből, másrészt közvetlenül gombokkal is kiadhatók.

8


I/13. évfolyam

4. ábra. Beállítások – Testreszabás

Az Eszközök/Beállítások menüponttal felhozható Testreszabás/Eszköztárak lapon lehet beállítani, hogy mely gombok legyenek láthatók az MS Office Project ablak parancssávjában.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

9

5. ábra. Beállítások – Parancsok

A parancssávban nem fér el az összes gomb. A látható gombokon felüli gombok az Eszköztár beállításai gombbal tehetők láthatóvá, és az ezek közül kiválasztott gombok a ritkán használt gombok helyett beemelhetőek a folyamatosan látható gombok közé.

6. ábra. Beállítások – Eszköztár

10


I/13. évfolyam

További segítséget nyújt a program kezeléséhez a Projektkézikönyv. A kézikönyv elérését szolgáló navigátorgombokra támaszkodva, mindig arra a feladatra vonatkozó eljárási szabályokat lehet megtekinteni, amelyeket használni kívánunk.

7. ábra. A Projektkézikönyv tematikus navigátorgombjai

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

11

8. ábra. A Projektkézikönyv kiválasztott részének megjelenítése

Ha nem szeretnénk, hogy a Tevékenység munkaablak és a Tevékenység útmutató minden indításkor megjelenjen, akkor a 2003 verzióban az Eszközök menü Beállítások/Általános és Felület fülnél kell beállítani a kapcsolókat, a 2007-es verzióban pedig a Nézet menüben található az Útmutató bekapcsolása parancs.

9. ábra. Tevékenység munkaablak beállítása

12


I/13. évfolyam

Mivel általában sokat használjuk a különböző nézeteket, a program elindítása után érdemes még a Nézet menü/Nézet sávot bekapcsolni, így gyorsabb a váltás a különböző nézetek között.

10. ábra. Nézet menü/Nézet beállítása PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

13

Alapbeállítások Az alapbeállításokat az Eszközök/Beállítások paranccsal végezhetjük el. A Nézet fülön kiválaszthatjuk az alapértelmezett nézetet, a dátum formátumát, a pénznemet, az elhelyezését, és a különböző szerkezeti beállításokat oldhatjuk meg.

11. ábra. Eszközök/Beállítások

A Számítás fülön célszerű az automatikus számítást bekapcsolni.

A Naptár lapon megadhatjuk a projekt időüteménél a munkanapokat és a munkaidőt.

14


I/13. évfolyam

12. ábra. Eszközök/Beállítások

Oldja meg az alábbi feladatokat! 1. Indítsa el a gyakorlati PC-re telepített MS Project programot! 2. Állítsa be a Gombok megjelenését két sorban! 3. Állítsa be, hogy a következő indításkor a Tevékenység munkaablak ne jelenjen meg! 4. Kapcsolja be a Nézet sávot! 5. Állítsa be alapértelmezett nézetnek a hálódiagramot! 6. Változtassa meg a dátumforma megjelenését! 7. Állítsa be, hogy a pénznem esetében ne jelenjenek meg tizedes jegyek! 8. Oldja meg, hogy az autószűrő ne legyen bekapcsolva az új projekteknél! 9. Oldja meg, hogy az ütemezési egység tizedes tört legyen! 10. Oldja meg, hogy az időtartam beviteli egysége órában legyen megadva! 11. Állítsa be, hogy a megjelenésben a hivatkozás színe legyen piros, a megtekintett hivatkozás színe pedig legyen kék! 12. Állítsa be, hogy a számítási mód legyen automatikus! 13. A felhasználónevet állítsa át a saját nevére! 14. Az időegység megjelenítésében a hetek jelzése legyen: h! 15. A helyesírás ellenőrzésnél hiba esetén mindig legyen javaslat!

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

15

Telepítse fel az MS Project programot az otthoni PC-re! Oldja meg az alábbi feladatokat! Milyen hardver- és szoftverkövetelmények kellenek az MS Project program futtatásához? CPU: ......................................................... RAM: ....................................................... HDD: . ...................................................... Operációs rendszer: . ................................ Hány napig használhatja az MS Project próbaverzióját? ........................................... Honnan tudja letölteni az MS Project próbaverzióját? ............................................... Milyen lépéseket kell megtenni az MS Project telepítéséhez? .................................................................. .................................................................. .................................................................. Honnan tudja elindítani a programot? ........................................................................................................................................... Hogyan lehet új gombokat felvenni a parancssávba? ........................................................................................................................................... Hogyan lehet megadni a projekt nevét, adatait? ........................................................................................................................................... Hogyan lehet megváltoztatni a helyi beállításokat? ........................................................................................................................................... Hajtsa végre az otthoni gépén is a gyakorlaton elvégzett beállításokat, majd állítsa ismét alapértelmezettre őket!

16


I/13. évfolyam

2. Tevékenységek felvétele Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– megismerje az adatbeviteli lehetőségeket, a projekthez rendelhető adattípusokat, valamint azok módosítási lehetőségeit, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az adatkezelés területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat az adatok kezeléséhez. A projekt tervezése során a főtevékenységeket altevékenységekre kell bontani, és így kell hozzárendelni az erőforrásokat. Az adatok bevitelét kezdhetjük a projekt tulajdonságainak és jellemzőinek – mint a projekt címe, tárgya és egyéb jellemzői – bevitelével. Ezt megtehetjük a Fájl menü/Tulajdonságok adatlapon:

13. ábra. Fájl menü/Tulajdonságok. Projekttulajdonságok megadása

Az itt megadott projektnév fog szerepelni a projektről nyomtatott minden dokumentumon.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

17

A Projekt kezdetének és végének megadása

14. ábra. Projekt/Projekt adatai. A projekt kezdetének megadása

A 14. ábrán az előre haladó ütemezés esete látható, azaz amikor a projekt kezdete egy kitűzött időpont, a projekt vége pedig csak a projekt összes tevékenységének ütemezése után adódik. Ebben az esetben itt csak a projekt kezdeti dátuma adható meg, a vége nem, mert az a program által számított érték. Az ilyen ütemezés során a program minden tevékenység kezdetét a lehetséges legkorábbi időpontra teszi. Az aktuális dátum és az állapotdátum a projekt végrehajtásának követése során játszanak szerepet.

Naptár beállítása A Naptár mezőben a projektre alkalmazott naptár választható ki. Általában a Standard alapértelmezett beállítást érdemes választani. Ez 8 órás munkanappal számol. A projektnaptár lesz a projekt minden tevékenységének és erőforrásának is az alapértelmezett naptára. Ha azonban szükséges, egyedileg rájuk szabott naptár is rendelhető hozzájuk. A Prioritás-fontosság mezőben a projekt tevékenységeinek alapértelmezett prioritása adható meg szintszámmal. Az 500-as szintszám közepesnek számít. A prioritással befolyásolható, hogy az automatikus újraütemezés melyik tevékenységet részesítse előnyben a korábbi ütemezés szerint egyidejűleg azonos erőforrásokért versenyző tevékenységek közül.

18


I/13. évfolyam

Tevékenységlista felvétele Gantt-diagram nézetben a tevékenységeket fel tudjuk vinni a programba. A többi Office programnál már megszokott módon egérrel a táblázatos formában kialakított tevékenység neve alatti cellába klikkelve a billentyűzetről a tevékenységek bevihetőek vagy akár Excel-táblából bemásolhatóak. Mellette azonnal jellemző tulajdonságokat – mint időtartam, kezdési és befejezési dátum stb. – tudunk felvinni.

15. ábra. Tevékenységek felvitele

Vegyük fel a következő feladatlistát és a hozzárendelt időtartamokat a Gantt-nézetben! A projekt kezdési dátuma: 2009. február 16. Sorszám

Megnevezés

Időtartam

1.

Helyzetfelmérés

2.

Technológia-fejlesztés

25 nap

3.

Betanítás

22 nap

3.1

Középvezetők felkészítése

2 nap

3.1.1

Középvezetők betanítása

2 nap

3.2

Végrehajtó részleg betanítása

6 nap

3.2.1

Első kurzus indítása

6 nap

3.2.2

Második kurzus indítása

2 nap

3.2.3

Utolsó csoport indítása

2 nap

3.3

Ellenőrző részleg betanítása

2 nap

3.3.1

Első csoport oktatása

2 nap

3.3.2

Második csoport oktatása

2 nap

4.

A technológia bevezetése

30 nap

Logikai kapcsolat

6 nap

Megoldás Vegyük fel a Tevékenység neve oszlopba a tevékenységlistát.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

19

16. ábra. Tevékenység nevének felvétele

A tevékenységeket a Tevékenység adatai lapon is felvihetjük ShiftF2 vagy a Szokásos eszköztáron látható ikonra kattintva vagy dupla kattintással a tevékenység nevén. Az időtartamok mértékegységeit le lehet rövidíteni, melyek megtalálhatóak az Eszközök/Beállítások/ Szerkesztés fülön, 17. ábra.

20


I/13. évfolyam

17. ábra. Rövidítések beállítása

Ebben a listában nem található az „eltelt nap” (rövidítése: enap vagy en), melynek jelentése 24 óra folyamatos időmúlás. Ez akkor nagyon fontos, ha a munkanaptárban 8 órás munkaviszony van megadva, a tevékenység ideje viszont eltelt napra van állítva, ami 24 órát jelöl nem pedig 8 órát. Hasonlóan létezik eltelt hét vagy hónap. Alapértelmezett kezdésnek a napi dátumot állítja be a program, de ez természetesen megváltoztatható, a Kezdés/Befejezés oszlopban vagy a Projekt/Projektadatoknál.

18. ábra. Projekt kezdő dátumának megadása

Az ütemezés alapja a kezdés vagy a befejezés dátuma lehet.

Vegye fel a mintafeladat feladatlistáját és a hozzárendelt időtartamokat Gantt-nézetben!

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

21

3. Kapcsolatok megadása Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– megismerje a kapcsolatok felvételének lehetőségeit, a projekthez rendelhető kapcsolatokat, valamint azok módosítási lehetőségeit, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a kapcsolatok területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a kapcsolatok kezeléséhez. A projekt tervezése során a tevékenységeket a végrehajtás mentén kapcsolatokkal kell ellátni, amelyek biztosítják a végrehajtás sorrendiségének egységét. A Projekt/Tevékenység adatai ablakban a Megelőzők lapon vehetők fel a tevékenységek kapcsolatai.

19. ábra. Tevékenységek kapcsolatainak felvétele

A mintafeladatban a Középvezetők betanítása tevékenységet a második sorban álló Technológia-fejlesztés tevékenység előzi meg. A Tevékenység sorban jelöljük ki a Középvezetők betanítása tevékenységet. A tevékenység alatt lévő cellára kattintva legördíthetővé válik a tevékenységlista. Válasszuk ki a Technológia-fejlesztést. Állítsuk be a kapcsolat jellegét, amely ebben az esetben Kezdés-Kezdés jellegű. Most az eltérés mezőben adjunk meg 5 napot.

22


I/13. évfolyam

Kapcsolatokat a szokásos eszközsoron is létrehozhatunk, megszakíthatunk.

törölhetünk vagy

Folytassuk az előző feladatot! Adja meg az összes kapcsolatot!

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

23

4. WBS-szerkezet létrehozása Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– megtanulja kialakítani a projekt hierarchikus szerkezetét, vagyis –– váljon képessé a munkalebontási szerkezet létrehozására, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a WBS-szerkezet területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a WBS kezeléséhez. Ha a tevékenységnek adott kódformátumra van szüksége, kapcsolódó WBS-kódok rendelhetők hozzá, attól függően, hogy a projekt hierarchiájában hol helyezkednek el. A tevékenységeket, főtevékenységeket hierarchikusan tudjuk megadni és ábrázolni a programban ezzel is könnyebbé téve a projekt átlátását. Ennek módja: a Formázás eszközsoron található Kihúzás, Behúzás, Altevékenység megjelenítése, elrejtése gombokkal vagy a Projekt menü/Szerkezet paranccsal.

20. ábra. A tevékenységek, főtevékenységek hierarchikus ábrázolása

Hozza létre a feladatfelbontási szerkezetet! Jelenítse meg a szerkezeti kódot!

24


I/13. évfolyam

Megoldás

21. ábra. A Tanárok felkészítése tevékenység alárendelése a Betanítás főtevékenység alá

Ha már létrejön egy szerkezet, akkor az alábontott tevékenységeket nem szabad meggondolatlanul törölni a listából, mert vele együtt az alárendelt folyamatokat is töröljük!

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

25

22. ábra. Kapcsolatok felvitele

Az alábontott tevékenységeket a szoftver összefoglaló tevékenységeknek nevezi. Ha a Tevékenység adatlapot megnyitjuk, már a címsora is megváltozik Összefoglaló tevékenység adataira. Ha szeretnénk egy tevékenységet mérföldkőként kezelni, akkor meg kell nyitnunk a Tevékenység adatai ablakot!

26


I/13. évfolyam

23. ábra. Tevékenység megjelölése mérföldkőként

A Tevékenység adatai/Speciális lapon az Általános fülhöz hasonlóan felvihetők a név, az időtartam, a tevékenységkorlátok és a WBS-kód.

24. ábra. Tevékenység lap/Speciális rendszerfül

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

27

5. Egyszerű szerkesztési lehetőségek – tevékenységek Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– megismerje az egyszerű szerkesztési lépéseket, így az ismétlődő tevékenységek felvitelét, a tevékenységek mozgatását, törlését, új tevékenység beszúrását, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a tevékenységek területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a tevékenységek kezeléséhez. Ha a tevékenységnek adott kódformátumra van szüksége, kapcsolódó WBS-kódok rendelhetők hozzá, attól függően, hogy a projekt hierarchiájában hol helyezkednek el.

Ismétlődő tevékenységek Vannak olyan tevékenységek, amelyek a projektben visszatérők lehetnek, például a havi zárás. A visszatérő tevékenységeket a projektben taszkoknak hívjuk. Taszkokat a Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek paranccsal hozhatunk létre:

25. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek

28


I/13. évfolyam

26. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek tulajdonságai

Szúrjon be a Betanítási pont elé egy Ellenőrzési pont rekurzív tevékenységet, amely minden hét kedden 2 óra hosszat fog tartani! Megoldás

27. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek tulajdonságai

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

29

28. ábra. Rekurzív tevékenység

Mivel példánk nem tartalmaz ilyen kapcsolatot, törölje ki a létrehozott tevékenységet!

Tevékenység törlése, mozgatása Tevékenység törlését a Delete gombbal vagy a helyi menüből vagy a Szerkesztés/Törlés paranccsal lehet végrehajtani A taszkokat fogd és vidd technikával vagy a kivágás/másolás funkcióval lehet mozgatni. Tevékenység beszúrása: Tevékenységet beszúrhatunk az Insert gomb lenyomásával vagy a Beszúrás menü/Új tevékenység paranccsal vagy a helyi menüből. Szúrja be a Humánerőforrás-részleg betanítása tevékenység elé 4 nappal a Szoftver tesztelése tevékenységet! Majd a tesztelést követően szúrja be a Tesztelés dokumentálása tevékenységet, ennek időtartama legyen 1 nap!

30


I/13. évfolyam

Megoldás

29. ábra. Tevékenység beszúrása

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

31

6. Egyszerű szerkesztési lehetőségek – mezők, határidők, korlátok Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– megismerje az egyszerű szerkesztési lépéseket, így a mezők, határidők, korlátok felvitelét, törlését, beszúrását, módosítását, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a mezők, határidők, korlátok területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a mezők, határidők, korlátok kezeléséhez. A tevékenységekre korlátok alkalmazhatók, amelyek a tevékenység kezdési és befejezési dátumának számítása során figyelembe vett megszorításokat jelentik.

Egyéni mezők létrehozása Szúrjon be egy oszlopot oda, ahová a telephelyeket vesszük fel! Megoldás Először fel kell venni a telephely nevét, amelyhez az Eszközök menü/Testreszabás/Mezők parancsot alkalmazzuk:

30. ábra. Eszközök menü/Testreszabás/Mezők A Típusnál a Szöveg lehetőséget kell választani.

32


I/13. évfolyam

31. ábra. Mezők testre szabása

Hajtsa végre az átnevezést, majd adja meg névnek azt, hogy telephely. Ezután az Értéklista gombra kattintva megadhatjuk a telephelyeket.

32. ábra. Átnevezés, majd névmegadás

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

33

33. ábra. Telephelyek megadása

Határidők és korlátok beállítása Amikor beállítja a kezdési és befejezési dátumot egy tevékenységhez a programban, az azt jelenti, hogy nem szeretné annak a tevékenységnek a megadottnál korábbi kezdését vagy befejezését. Azokra a tevékenységekre alkalmazhatók, amelyek a tevékenység kezdési és befejezési dátumának számítása során figyelembe vett megszorításokat jelentik. A Határidő és Korlát típusát is a Tevékenység adatai/Speciális lapon lehet beállítani.

34. ábra. Tevékenység adatai/Speciális

34


I/13. évfolyam

35. ábra. A Korlát típusának beállítása

Állítsa be a Szoftver tesztelése tevékenység határidejét! Legyen 2009. 03. 30! Megoldás A Szoftver tesztelése tevékenységre kettőt kell kattintani a Gantt-nézetben, és a Speciális lapon a Határidőt be kell állítani a kívánt dátumra.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

35

7. Kritikus út lekérdezése Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– a témakör végére képes legyen meghatározni a projekt hosszát, azaz azon tevékenységek sorozatát (de lehet akár egyetlen tevékenység is), amely a projekt számított befejezési dátumát határozza meg, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a projekt hosszának meghatározása területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a projekt hosszának meghatározásához. A kritikus úton lévő tevékenységek és a hozzájuk rendelt erőforrások figyelésével biztosíthatja a projekt terv szerinti befejezését. A program számos lehetőséget nyújt a kritikus út lekérdezésével kapcsolatban. A kritikus utat lekérdezhetjük: –– jelentésből, –– szűréssel, –– oszlop beszúrásával. Kérdezzük le a kritikus utat az előző példánkban! Megoldás 1. A Projekt/Szűrés alapja/Kritikus út parancsot lehet használni.

36. ábra. Kritikus út meghatározása

36


I/13. évfolyam

2. Használhatunk autószűrőt is. A kritikus utat lekérdezhetjük a Projekt/Szűrés alapja/További szűrők/Kritikus szempont kiválasztásával, majd a Kijelölés gombra kattintva is. Szűrést nem csak tevékenységen végezhetünk, hanem erőforrásokon is, ehhez viszont valamelyik erőforrásnézetben – Erőforrás kihasználtsága/Erőforrás lap – kell elvégeznünk a szűrést vagy a Szűrés/További szűrők parancsnál a Szűrők kapcsolónál az Erőforrást kell beállítani. Házi feladat Szűrje le azokat a tevékenységeket, amelyek a Külső telephelyen vannak és kritikusak!

Kritikus út megjelenítése A határidők betartásához fontos, hogy a kritikus utat is figyelemmel kísérje. (Kritikus út: azon tevékenységek sorozata, amelyeket az előirányzott határidőre el kell végezni ahhoz, hogy a projekt határidőre elkészüljön. A kritikus úton lévő tevékenységek mindegyike kritikus tevékenység.) Annak ellenőrzésére, hogy a projektterven végzett változtatások a kritikus utat nem érintik-e károsan, a kritikus utat és a kritikus tevékenységeket többféleképpen is megtekintheti. A kritikus út valamennyi tevékenység környezetében való megjelenítése 1. Kattintson a Nézet menü További nézetek parancsára. 2. Kattintson a Részletes Gantt, majd az Alkalmaz gombra. Csak a kritikus tevékenységek megjelenítése 1. A Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. Kattintson a Kritikus mezőre a Szűrő mezőben

.

Ha ismét meg szeretné jeleníteni az összes tevékenységet, a Szűrő mezőben válassza a Minden tevékenység lehetőséget. A kritikus tevékenységeket egy csoportba is összefoghatja. Mutasson a Projekt menü Csoportosítás pontjára, majd kattintson a Kritikus parancsra. A kritikus út megjelenítése a Gantt-diagram varázslóval 1. A Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. Kattintson a Gantt-diagram varázsló gombra. 3. A kritikus út formázásához kövesse a Gantt-diagram varázsló utasításait. Alapértelmezés szerint a kritikus tevékenység Gantt-sávjai (Gantt-sáv: a Gantt-diagram nézet diagramrészében látható grafikai elem, mely egy tevékenység időtartamát szemlélteti) és kapcsolati vonalai (kapcsolati vonal: a Gantt- és a hálózati diagramokon a két tevékenység között látható, azok egymástól való függőségét jelző vonal) pirosak.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

37

A kritikus út jelen formázása csak az aktuális fájl Gantt-diagram nézetére vonatkozik. Az Eszközök menü Szervező parancsa segítségével azonban a Gantt-diagram nézetek formátumát más fájlokra másolhatja. (Szervező: több lapból álló párbeszédpanel, amelyen egyéni nézeteket, táblázatokat, szűrőket, csoportosítási definíciókat, naptárakat, jelentéseket, űrlapokat, eszköztárakat, leképezéseket, mezőattribútumokat és VBA-modulokat másolhat más dokumentumba vagy más felhasználóhoz.) A formátum megváltoztatása a sáv stílusán vagy az egyes sávok formázásán végzett minden korábbi módosítást felülír. Több kritikus út megjelenítése 1. Kattintson az Eszközök menü Beállítások parancsára, majd a Számítás fülre! 2. Jelölje be a Több kritikus út számítása négyzetet! A teljes kritikus út megjelenítése több projektben 1. Jelölje be a Beszúrt projektek számítása összefoglaló tevékenységként négyzetet! Ez az eljárás csak konszolidált projektben érvényes. (Konszolidált projekt: egy vagy több beszúrt projektet [más néven alprojektet] tartalmazó projekt. Az alprojektek összeköttetést tarthatnak fenn forrásprojektjükkel, emellett egymással is összeköthetők. A konszolidált projekt másik neve főprojekt.) Ha nincs konszolidált projektje, először hozza létre azt.

38


I/13. évfolyam

8. Erőforrások hozzárendelése ÉS KIHASZNÁLTSÁGA Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– a témakör végére legyen képes a projekt igényeitől függően eltávolítani vagy kicserélni a projekt egy-egy tevékenységéhez hozzárendelt erőforrásokat, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az erőforrás-hozzárendelés meghatározása területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat az erőforrás hozzárendelése meghatározásához. –– a témakör végére legyen képes az egyes erőforrások hozzárendelésének nyomon követésére azok hatékony terheléselosztásának megvalósítása érdekében, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az egyes erőforrások hozzárendelésének nyomon követése területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat az erőforrások hozzárendelésének nyomon követése meghatározásához. Az erőforrás-hozzárendelés módosítása segíthet például a túlterhelés vagy alulterhelés csökkentésében, a költségek ellenőrzésében, a hatékonyság növelésében és a minőség javításában. A projekttevékenységek végrehajtásához erőforrásokra van szükség, amelyekkel megadhatja, hogy ki vagy mi szükséges az adott ütemezett tevékenység végzéséhez. Az erőforrások hozzárendelésével a következő célokat érheti el: –– nyomon követheti az egyes személyek vagy eszközök által végzett munkát, felhasznált anyagmennyiséget; –– biztosíthatja a projekt elszámolhatóságát és átláthatóságát; –– pontosabban meghatározhatja az ütemtervben a tevékenységek időtartamát és várható befejezési dátumát; –– figyelemmel kísérheti, hogy mely erőforrásokból van túl kevés vagy túl sok; –– számításba veheti az erőforrások idejét és költségét.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

39

Erőforráslap nézet Az erőforrásokat az Erőforráslapon adhatjuk meg:

37. ábra. Erőforrások megadása

Alap kitöltésekor ügyelni kell arra, hogy a név után elsőként a típust adjuk meg, ugyanis ha nem ezzel kezdjük, hanem előbb állítjuk be a többi opciót, akkor ha a végén megadni kívánt típus eltér az alapértelmezettől, törlődnek az előtte megadott adatok! Vegye fel az alábbi erőforrásokat és hozzárendelt költségeket! Oktató 1

3 000,00 Ft/ó

Oktató 2

3 000,00 Ft/ó

Programozó

5 000,00 Ft/ó

Rendszergazda

2 500,00 Ft/ó

Elemző

3 000,00 Ft/ó

Megoldás:

38. ábra. Erőforráslap kitöltése

40


I/13. évfolyam

Ekkor az erőforrás még nincs hozzárendelve a tevékenységhez! Gantt-diagram nézet, Erőforrás nevei oszlopnál a Tevékenységek sorában gördítsük le a cellát, és válasszuk ki az erőforrásokat.

39. ábra. Erőforráslap kitöltése

Erőforrások hozzárendelése ikonnal Eszközök/Erőforrások hozzárendelése – Alt+F10 vagy a már ismert Tevékenység adatai lap Erőforrások regiszter fülön.

40. ábra. Erőforrások hozzárendelése ikonnal

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

41

41. ábra. Erőforrások hozzárendelése a Tevékenység adatai lapon

Erőforrások kihasználtsága A projekt egyik legfontosabb mutatója az erőforrások kihasználtsága. A sikeresség egyik feltétele az erőforrások optimális kihasználtsága. Ennek megfelelően képet kell kapnunk az erőforrások kihasználtságának állásáról, legfőként az erőforrások túlterheltségéről, mivel ez inkább veszélyezteti a projekt végrehajthatóságát. Éppen ilyen túlterhelési esetek kimutatására alkalmas az erőforrás-diagram nézet.

Erőforrások munkáinak áttekintése az Erőforrás kihasználtsága nézet használatával A Nézet menüben kattintson az Erőforrás kihasználtsága parancsra! Az Erőforrás kihasználtsága nézet táblázatos részén megtekintheti az erőforrások nevét és az azokhoz rendelt tevékenységeket. Az időskála területen megtekintheti, miként van elosztva a munka a kiválasztott időtartományban.

42


I/13. évfolyam

42. ábra. Erőforrások kihasználtsága

A túlterhelt erőforrások számos erőforrásnézetben, többek között az Erőforrás kihasználtsága nézetben is vörös színnel jelennek meg, illetve megjelenik a felkiáltójel. A munkaórákat a Tevékenység kihasználtsága lapon is módosíthatjuk, valamint egy erőforrás kijelölése után a Hozzárendelés ikonra kattintva is kitörölhetjük az adatokat.

43. ábra. Tevékenység kihasználtsága

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

43

Az általános lapon is adhatunk meg adatokat: Az összes hozzárendelés erőforrásként való megjelenítése. Az Erőforrás kihasználtsága nézetet beállíthatja úgy is, hogy az összes erőforrás-hozzárendelést és azok munka-hozzárendeléseinek százalékos értékeit egy időskálán jeleníti meg. Ez az összes hozzárendelést erőforrás szerint jeleníti meg, és bemutatja, milyen mértékben kerülnek hozzárendelésre az erőforrások a tevékenységekhez az idő függvényében. 1. A Nézet menüben kattintson az Erőforrás kihasználtsága parancsra. 2. Kattintson a Formátum menü Részletek stílusa parancsára. 3. Mezők listában kattintson a Százalékos terhelés elemre, majd kattintson a Megjelenítés parancsra. 4. Tekintse meg a nézet időskála-területét: –– A nézet időskála-területe vörös színnel jeleníti meg az erőforrás túlterhelését a hozzárendelés százalékos értékét, így azonnal látható, mikor válik egy erőforrás túlterheltté.

44. ábra. Erőforrás túlterheltsége

Állapítsa meg, hogy a feladatban vannak-e túlterhelt erőforrások!

44


I/13. évfolyam

9. Grafikonok Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– a témakör végére legyen képes az Egyes erőforrások kihasználtsága lapon kívül grafikusan is elemezni az erőforrások kihasználtságát, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az egyes erőforrások hozzárendelésének nyomon követése területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat az erőforrások hozzárendelésének nyomon követése meghatározásához. Az erőforrások kihasználtságát grafikonokon keresztül is nyomon követhetjük. A túlterhelt erőforrásokat a grafikonok pirossal jelzik.

Erőforrás grafikon nézet A projekt tervét az erőforrás szemszögéből vizsgálva kiderülhet, hogy a projekt ütemezése nem reális, mert egyes erőforrásokat túlterheltek. Éppen ilyen túlterhelési esetek kimutatására alkalmas az erőforrás diagram nézet. Az erőforrások leterheltségét az Erőforrás kihasználtsága lapon kívül grafikusan is megtekinthetjük, ehhez válasszuk az Erőforrás grafikon nézetet:

45. ábra. Erőforrás grafikon nézet

Egy erőforrás-diagram nézetben egyszerre csak egy erőforrás terhelése látható, de a bal oldali vízszintes görgetősávon lehet lapozni, hogy éppen melyik erőforrás terhelése látszódjék, a jobb oldali vízszintes görgetősávval pedig a diagram az időskálán mozgatható.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

45

46. ábra. Erőforrás grafikon nézet

Erőforrásterhelés-diagram megjelenítési módjának beállítása Formátum/Sávstílusok

47. ábra. Erőforrás grafikon megjelenítési módjának beállítása

46


I/13. évfolyam

10. Naptárak és munkarendek Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– a témakör végére az egyes Erőforrások kihasználtsága lapon kívül naptárnézetben is képes legyen elemezni az erőforrások kihasználtságát, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az egyes erőforrások hozzárendelésének időbeli nyomon követése területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a erőforrások hozzárendelésének időbeli nyomon követése meghatározásához. A tevékenységek ütemezése a projektszoftverben lévő alapnaptár szerint történik. A naptárban olyan jellemzők állíthatók be, mint a hét kezdő napja, az üzleti év kezdete, a napi munkaidő alapértelmezés szerinti kezdete és vége, a napi, a heti vagy a havi munkanapok száma. Előfordulhat viszont, hogy némely napokat egyedileg kell munkanapnak vagy munkaszüneti napnak kijelölni vagy a napon belüli munkarendet meghatározni. Ez tevékenységnaptár létrehozásával lehetséges. Amennyiben a munkaidőhöz és a szabadidőhöz egyedi és meghatározott kivételeket szeretne definiálni, létrehozhat tevékenységnaptárt.

Alapnaptár Az alapnaptár ötnapos munkarendre és 8 órás munkanapokra, szombati és vasárnapi pihenőnapokra van beállítva. Eszközök/Munkaidő módosítása menü

48. ábra. Alapnaptár

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

47

Elsőként az Erőforrás nézetben a naptár típusát kell megadni:

49. ábra. Naptár típusa

Saját egyéni naptár létrehozása:

50. ábra. Egyéni naptár

Naptár hozzárendelése tevékenységhez vagy ismétlődő altevékenységhez 1. A Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. A Tevékenység neve mezőben jelölje ki a tevékenységet, amelyhez naptárt szeretne rendelni. 3. Kattintson a Tevékenység adatai gombra, majd a Speciális fülre. 4. A Naptár mezőben kattintson a tevékenységgel használni kívánt naptárra. 5. Bejelölheti az Ütemezés az erőforrásnaptárak figyelembevétele nélkül jelölőnégyzetet is, ebben az esetben a tevékenységnaptár az erőforrásnaptárakat nem veszi figyelembe.

48


I/13. évfolyam

51. ábra. Naptár hozzárendelése

Ha azt szeretné, hogy a Microsoft Office Project 2003 figyelmen kívül hagyja az erőforrásnaptárakat, akkor a tevékenységek ütemezése akkor is megtörténik, ha a hozzájuk rendelt erőforrások saját naptáraiban szabad idő található.

Naptár hozzárendelése összefoglaló ismétlődő tevékenységhez 1. A Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. A Tevékenység neve mezőben jelölje ki az összefoglaló ismétlődő tevékenységet, amelyhez naptárt szeretne rendelni. 3. Kattintson az Ismétlődő tevékenység adatai elemre. 4. Az Ismétlődő tevékenység adatai párbeszédpanelen a Naptár mezőben kattintson a naptárra, amelyet az összefoglaló ismétlődő tevékenységhez szeretne rendelni. 5. Bejelölheti az Ütemezés az erőforrásnaptárak figyelembevétele nélkül jelölőnégyzetet is, ebben az esetben a tevékenységnaptár az erőforrásnaptárak adatait felülírja.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

49

52. ábra. Naptár hozzárendelése

Ha azt szeretné, hogy a Microsoft Office Project 2003 figyelmen kívül hagyja az erőforrásnaptárakat, akkor a tevékenységek ütemezése akkor is megtörténik, ha a hozzájuk rendelt erőforrások saját naptáraiban szabad idő található.

Hozzon létre egyéni naptárat!

50


I/13. évfolyam

11. Arányos és fix költségek Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– a témakör végére képessé váljon arra, hogy meghatározza a projekt teljes költségét (arányos és fix költségek), –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a projekt arányos és fix költségei területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a projekt arányos és fix költségeinek nyomon követése meghatározásához. Az MS Office Project egy olyan felfogást érvényesít, amely szerint minden költségelem valamely tevékenységhez köthető. A tevékenység és a költség kapcsolata kétféle lehet. A tevékenység költsége vagy abból adódik, hogy 1. a tevékenységhez fel kell használni valamilyen erőforrást (arányos költségek), 2. vagy a tevékenység erőforrás felhasználása nélkül is közvetlen költséggel jár (fix költségek).

Költségek Amikor a tevékenységekhez erőforrásokat rendelünk, költségek merülnek fel. Az elemi tevékenységek költségének összegzésével jön létre a teljes költség. Tehát egy tevékenységhez erőforrásköltséget és fix tevékenységköltséget rendelhetünk hozzá. A teljes költség meghatározásához a költségek összegzésére van szükség. A tényleges költségadatokat a tervezés pillanatában még nem ismerhetjük, így a projekttervben nem adunk meg erőforrásköltséget. De pontosíthatjuk a költségadatokat azzal, hogy előkalkulált fix adatokat adunk meg, és meghatározhatjuk azt is, hogy mikor vegye figyelembe a program ezeket a költségeket: –– A projekt kezdésekor: ebben az esetben a teljes fix költség a tevékenység kezdéséhez van ütemezve. A munkafolyamat nyomon követése során a tevékenység összes fix költsége a tevékenység kezdésekor merül fel. –– A projekt befejezéskor: a teljes fix költség a tevékenység befejezéséhez van ütemezve. A munkafolyamat nyomon követése során a tevékenység összes fix költsége csak a tevékenység befejezésekor merül fel. –– Arányosan: a fix költség a tevékenység teljes időtartamán egyenletesen oszlik meg. A munkafolyamat nyomon követése során mindig a tevékenység befejezettségének mértékével arányos költség terheli a projektet. A költségkezelés kiemelt része a projektnek. A költségek felmerülési módja igen fontos lesz a nyomon követés során. A MS Project alapértelmezésként arányosan osztja el a fix költségeket, de ez a munkamenet során megváltoztathatjuk.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

51

Arányos költségek Az arányos költségeket az Erőforráslap nézetben adhatjuk meg:

53. ábra. Nézet/Erőforráslap

Egy erőforráshoz többféle díjtáblát adhatunk meg.

54. ábra. Projekt/Erőforrás adatai

52


I/13. évfolyam

Fix költségek Ha szükséges egyszeri költség megadása a tevékenységekhez, akkor a Gantt-diagram nézetben új oszlopot beszúrva a Fix költségre kattintva adhatjuk meg. Lehetőség van a fix költség felmerülésének beszúrására is.

55. ábra. Fix költség megadása

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

53

12. Költségtáblák, jelentések Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– a témakör végére képessé váljon arra, hogy költségtáblákat és jelentéseket készítsen, –– megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a költségtáblák és jelentések készítése területén, –– megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat a költségtáblák és jelentések nyomon követéséhez. A projekt pénzügyi helyzetének áttekintése a projekt minden szakaszában fontos feladat. Akár az elemi tevékenységek, akár a csoportszintű tevékenységek összes költsége megjeleníthető a Költségtábla nézetben. A projekt készültségi fokáról a jelentésekből tájékozódhatunk. A program ötféle alapértelmezett költségjelentést tartalmaz:

Nézet/Jelentés/Költségek

56. ábra. Költségjelentések

A beépített jelentések formátuma megváltoztatható, a Szerkesztés gombbal átszerkeszthetjük, testre szabhatjuk őket. Figyelem: a jelentések csak nyomtathatóak, fájlba nem menthetők csak képként.

54


I/13. évfolyam

57. ábra. Jelentések testreszabása

Nézze meg az egyéb jelentési lehetőségeket!

Nézet/Jelentések

58. ábra. Jelentések

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

55

Áttekintő jelentések Nézet/Jelentések/Áttekintés –– Projekt összefoglalása –– Felső szintű tevékenységek –– Kritikus tevékenységek –– Mérföldkövek –– Munkanapok

59. ábra. Nézet/Jelentések/Áttekintő jelentések

Hozzárendelési jelentések –– –– –– ––

Ki mit tesz? Ki mikor mit tesz? Feladatlista Túlterhelt erőforrások

60. ábra. Nézet/Jelentések/Hozzárendelési jelentések

56


I/13. évfolyam

Munkaterhelési jelentések –– Tevékenység –– Erőforrás

61. ábra. Nézet/Jelentések/Munkaterhelési jelentések

Készítse el a költségjelentéseket! Próbálja ki a jelentések szövegméretének, oldalbeállításának átállításait!

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

57

13. Mintaprojekt készítése Ennek a témakörnek az a célja, hogy –– egy konkrét példán keresztül összefoglalva, áttekintő módon megismerje az MS Project szoftver használatát. A projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai.

A Mintaprojekt kiírása A mintaprojekt egy autóiparban érdekelt nagyvállalat bővítésére irányuló projekt megtervezése. A projekt neve: „Új osztály” A projekt célja: a vállalat új ügyfélszolgálati iroda kialakítása, felszerelése és beindítása. A projekt tervezett időtartama: 2 hónap. Az osztályt a vállalat egy külön e célra korábban átadott épületében alakítják ki. A projekt az alábbi tevékenységeket tartalmazza: –– Az új osztály berendezése – bútorok és informatikai eszközök beszerzése –– Logisztika – meglévő személyzet és eszközpark áttelepítése –– Bővítés – új munkatársak felvétele –– Informatikai hálózat kialakítása, csatlakoztatása a már meglévő informatikai vállalati hálózathoz –– Marketing – az új részleg megnyitásához kapcsolódó reklám- és marketingtevékenység A projekttevékenység lebonyolításában az alábbi személyek érintettek: –– Kovács András– vállalatvezető –– Geréb Ferenc – az ügyfélszolgálati és szervizosztály vezetője –– Magyar Gabriella – a vállalat műszaki osztályának vezetője –– Balogh Zoltán – a vállalat IT-osztályának vezetője –– Gergely Csaba – a vállalat marketingosztályának vezetője –– Nagy Tamás, Róna Zsuzsanna – az ügyfélszolgálati osztály dolgozói –– Tas Ferenc és Szabó Zoltán – a vállalat műszaki osztályának dolgozói –– Antal Attila, Sári Éva – a vállalat IT-osztályának dolgozói –– Lóránt Lenke– logisztikai szakértő

58


I/13. évfolyam

Mintaprojekt megoldási lépései 1. Vegye fel a tevékenységeket Gantt-diagram nézetben! 2. A főtevékenységeket bontsa altevékenységekre! 3. Jelenítse meg a WBS-kód oszlopot a Tevékenység neve oszlop előtt! 4. Hozzon létre egy Tevékenységtípus nevű mezőt, melyben Informatika, Épületkivitelezés, Beszerzés és Egyéb kategóriákba sorolja a tevékenységeket! 5. Készítsen menüben is megjelenő szűrőt, amivel a későbbiekben az Informatika tevékenységet jeleníti meg. A szűrő neve: Informatika legyen! 6. Adja meg az egyes tevékenységekre szánt időtartamot a következő táblázat lapján! Tevékenység neve

Időtartam

Irodabútorok beszerzése

14

Műszaki és informatikai eszközök beszerzése

21

Irodabútorok leszállítása

2

Irodák berendezése

6

Meglévő eszközpark áttelepítése Személyzet áttelepítése

10 5

Új munkatársak felvétele

20

Új informatikai eszközök telepítése

10

Hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai hálózatához Marketing- és reklámtevékenység Ügyfélszolgálat megnyitása

4 40 1

7. Kapcsolja össze a tevékenységeket az alábbiak szerint: –– Az irodabútorok leszállítása csak azok beszerzése után indulhat. –– Az irodák berendezése a bútorok leszállítása után kezdődjön. –– A meglévő eszközpark áttelepítése az irodák berendezése után indulhat. –– Az új informatikai eszközök telepítése a meglévő eszközpark áttelepítése után indulhat. –– A hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai hálózatához csak azután történhet, hogy befejeződött az informatikai eszközök telepítése. –– A személyzet áttelepítése kövesse az Új informatikai eszközök telepítése tevékenységet. –– Az ügyfélszolgálati és szervizosztály megnyitására a személyzet áttelepítése után kerülhet sor. –– A műszaki és informatikai eszközök beszerzését úgy ütemezzük, hogy annak befejeződése 5 nappal korábban történjen meg, mint ahogyan a meglévő eszközpark áttelepítése befejeződik. –– Az új munkatársak felvétele egy időben fejeződjék be a meglévő munkatársak áttelepítésével. –– A részleg megnyitásához csatlakozó marketing- és reklámtevékenységeknek legkésőbb új osztály megnyitásakor be kell fejeződniük. –– A részleg megnyitásához csatlakozó marketing- és reklámtevékenység kezdődjön el az Ügyfélszolgálati és szervizosztály megnyitása tevékenység előtt 40 nappal, és az osztály megnyitásának napján fejeződjön be.

PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

59

8. Szúrjon be egy Informatikai hálózat tesztelése tevékenységet a Hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai hálózatához tevékenység után, az Informatikai hálózat tesztelése után pedig egy Teszteredmények dokumentálása tevékenységet! 9. A hálózat tesztelésére 5 napot, míg a dokumentálásra 3 napot szánjon. Állítsa be ezeket a jellemzőket a tevékenységre! 10. Rendelje az előbb beszúrt két tevékenységet az Informatikai tevékenységtípushoz! 11. Az Informatikai hálózat tesztelése az Hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai tevékenységgel azonos napon kezdődhet! 12. A dokumentálás a tesztelés befejezését megelőző második napon kezdődjön! 13. Az Új munkatársak felvétele tevékenység kapcsolatát módosítsa a következők szerint:

- Legkorábban a Személyzet áttelepítése tevékenység kezdete előtt 20 nappal kezdődjön! - Legkésőbb a Személyzet áttelepítése tevékenység befejezését követő 10. napon fejeződjön be! - Ha szükséges, szúrjon be új tevékenységeket is!

14. Az Irodák berendezése tevékenység befejeztével mondhatja azt, hogy az Épület kivitelezése kész! Jelölje ezt mérföldkővel! 15. Az előbb létrehozott mérföldkőre állítson be a jelenlegi időpontjánál két héttel későbbi dátumra határidőt! 16. Az Ügyfélszolgálati megnyitása tevékenységet alakítsa mérföldkővé! 17. Vigye fel az erőforrások adatait a következő táblázat alapján: Erőforrás neve

Típus

Alapdíj Ft/óra

Túlóradíj Ft/óra

Kovács András

Munka

9 000

15 000

Geréb Ferenc

Munka

6 000

10 000

Magyar Gabriella

Munka

6 000

10 000

Balogh Zoltán

Munka

6 000

10 000

Gergely Csaba

Munka

6 000

10 000

Nagy Tamás

Munka

2 000

3 000

Róna Zsuzsanna

Munka

2 000

3 000

Tas Ferenc

Munka

2 000

3 000

Szabó Zoltán

Munka

2 000

3 000

Antal Attila

Munka

6 000

10 000

Sári Éva

Munka

6 000

10 000

Lóránt Lenke

Munka

7 000

12 000

Szállítmányozó cég

Anyag

250 000

Irodabútorok beszerzési költségei

Anyag

2 300 000

Számítógépek beszerzési költségei

Anyag

7 500 000

60


Használati költség Ft

I/13. évfolyam

Hálózatépítés anyagköltsége

Anyag

900 000

Szoftverköltség

Anyag

5 600 000

18. Rendelje az erőforrásokat a tevékenységekhez a következők szerint! Irodabútorok beszerzése Magyar Gabriella Irodabútorok beszerzési költségei Műszaki és informatikai eszközök beszerzése Balogh Zoltán Számítógépek beszerzési költsége Irodabútorok leszállítása Külső cég Irodák berendezése Tas Ferenc Szabó Zoltán Meglévő eszközpark áttelepítése Külső cég Személyzet áttelepítése Nagy Tamás Róna Zsuzsanna Új munkatársak felvétele Geréb Ferenc Új informatikai eszközök telepítése Antal Attila Szoftverköltség Hálózat csatlakoztatása Antal Attila Hálózattelepítés anyagköltsége Informatikai hálózat tesztelése Sári Éva Teszteredmények dokumentálása Sári Éva Részleg megnyitásához csatlakozó marketing- és reklámtevékenységek Gergely Csaba 19. Végezzen kézi erőforrás simítást Sári Éva erőforrásra vonatkozóan, nap részletességgel! 20. Rögzítse az alaptervet! PETRIK TISZK

TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011

61

21. Állapotdokumentumként állítsa be a projekt jelenlegi kezdési dátumához képest 1 hónappal későbbi dátumra! 22. Az Irodabútorok beszerzése tevékenységet jelölje késznek még a Műszaki és informatikai eszközök beszerzését 30% a-ban késznek! 23. Az Irodák berendezése 1 munkanappal tolódik, és a korábban tervezettnél 2 nappal tovább tart. Jelölje ezt a terven! 24. Az összes állapotdátumig el nem készült tevékenységet ütemezze át! 25. Nyomtassa ki a projektet úgy, hogy a Gantt-diagramtól balra a szerkezeti kód – WBS-oszlopa jelenjen meg, és a lábléc legyen a fájl neve!

62


I/13. évfolyam

Nemzeti Fejlesztési Ügynökség ÚMFT infovonal: 06 40 638 638 [email protected] • www.nfu.hu

Projektmenedzsment eszközök Projektirányítás számítógéppel

Recommend Documents