PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I.
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I.
Munkahelyén a következ
G
ESETFELVETÉS-MUNKAHELYZET projekt feladattal bízták meg: Ön a projektmenedzser, akinek
YA
feladata a projekt definiálása. Melynek legfontosabb feladatai: célok kit!zése, keretek meghatározása (figyelembe véve a költség, id , min ség egyensúlyát), feladatok kiosztása. Kommunikációs utak és ellen rzési folyamatok meghatározása, valamint a projektszabályzat elkészítése.
-
Elemzési szakasz módszerei M!helymunka Ötletelés Célfa
KA
SWOT elemzés
AN
A következ kérdésekre kell választ adnunk:
Problémafa -
Elemzési szakasz tevékenységei
Partnerség kialakítása Helyzetelemzés
N
Probléma meghatározása Célok meghatározása
M U
Stratégiai alkotás
SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM
PROJEKT ELEMEZÉS MÓDSZERTANA Elevenítsük fel a projekt életciklusát!
1
AN
YA
G
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I.
1. ábra. A projekt életciklusa1
KA
Az elemzés/el készítés szakaszhoz tartozik a programozás és koncepcióalkotás. Ismerjük meg az elemzési módszerekkel, tevékenységekkel! Az elemzés f célja a résztvev k kiválasztása, helyzetelemzés, a problémák feltárása, célok,
M U
N
stratégiai irányok kit!zése.
1 Forrás: dr. Sedivi Lászlóné Balassa Ildikó: Projekttervezés-, és menedzsment alapfogalmak http://www.kepzesevolucioja.hu/dmdocuments/4ap/7_1143_tartalomelem_001_munkaanya g_091231.pdf 2
AN
YA
G
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I.
1. M!helymunka
KA
2. ábra. A PCM egyszer!sített modell szakaszainak módszerei2
A m!helymunka célja a sikeres munkavégzéshez szükséges feladatok meghatározása és ehhez szükséges kompetenciák meghatározása. A m!helymunka eredményét táblázatos megtalálható.
Összegy!jtik
M U
problémákat.
N
formába adják meg, amelyben a munkakör-munkafeladat és kapcsolatrendszere is a
szükséges
eszközök,
anyagok
listáját,
elvárásokat,
2. Ötletroham
Az elemzési szakasz els
lépése a problémák elemzése, azonban az adott helyzetet
mindenki más szemmel nézi, ezért érdemes munkacsoportok, érdekcsoportok összehozása
(workshop) során ötletbörzét (brain bstorming) tartani.
2 Forrás: dr. Sedivi Lászlóné Balassa Ildikó: Projekttervezés-, és menedzsment alapfogalmak http://www.kepzesevolucioja.hu/dmdocuments/4ap/7_1143_tartalomelem_001_munkaanya g_091231.pdf 3
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I. A brain storming célja minél több használható elképzelés összegy!jtés. Mindenki mondja a magáét kritika nélkül, amikor szép számmal összegy!ltek az elképzelések, akkor kezd dik az ötletek értékelése. Az értékelés mindig kollektív és konszenzusra törekv , ezzel lesz nagyobb a motiváló hatása. A brain storming a csoportos alkotástechnikai módszerek közé tartozik. A brain storming azon a pszichológiai tényen alapul, hogy a csoportmunka alkalmával a résztvev k – azáltal, hogy látják és hallják egymás ötleteit- az asszociáció révén sokkal kreatívabbak. Így sokkal több ötletet képesek produkálni, mint egyénileg külön-külön.
G
Jó eredményt csak az ember, módszer és a technika megfelel kombinációjával érhetünk el.
YA
Csoportok fejl dése: -
Forming (tájékozódás): egymás megismerése,
-
Storming (Strukturálódás): Értékek, normák ütközése; konfliktus-kezelés kidolgozása; kompromisszum-keresés,
Norming (Munkafázis): együttm!ködés és feladatorientáció,
-
Performing (eredmények felmutatása),
-
Adjourning(felbomlás és újraszervez dés)
AN
-
További csoportos alkotástechnikai módszerek:
Heurisztikus nominál csoport módszer (NCM) egy olyan csoportos eljárás, amely alkalmas
KA
vélemények összegy!jtésére és az ítéletek csoportosítására az ésszer!sítés és a kreativitás növelése érdekében bonyolult, nem strukturált problémák esetén. -
ORGOPLAN egy olyan csoportos módszer, amely arra szolgál, hogy adott témáról egyénileg kialakított véleményeket összegy!jtsük. Akkor alkalmazzuk, ha a problémák
N
közül a fontosakat ki akarjuk emelni, vagy a megfelel
álláspontokat ki akarjuk sz!rni,
illetve elvetni úgy, hogy ez ne okozzon sért dést. Cél a mérvadó személyek bevonása a döntés-el készítés folyamatába, ily módon a tervezés demokratizmusának biztosítása. METAPLAN módszer a csoportdinamizmuson alapuló kötetlen módszer. A fantáziát, a
M U
-
képzelettársítást, a rendszerezetten megjelen kötetlen fantáziaserkent
ötlethalmaz gerjeszti. Alapelve, hogy
módszert (brain storming) ötvöz egybe vizuális megjelenít
eszközzel (rendez tábla).
-
635 módszer lényege, hogy 6 f s team jön létre, melyben minden tag 3-3 javaslatot felír egy papírra, majd a többi tagnak továbbadnak 6 fordulón keresztül, így 108 ötlet gy!lik össze.
-
Delphi típusú módszer, személytelenül benyújtott írásos módszer szintén, ahol a problémával kapcsolatosan kérdéssort küldenek a résztev knek és azt kitöltve visszaküldik. Rekurzív tevékenység, mivel többször is ismétl dhet a megkérdezés.
4
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I. -
A
szinektikai
(összeillesztés)
adottságokkal rendelkez
módszerben
5-7
kiváló
szakképzettség!,
egyéni
képzettség! személy munkacsoportot alkot. A team munka
hosszú ideig, esetenként több hétig is eltarthatnak. A probléma sokoldalú vizsgálata és teljes megértése után „elidegenítés” következik. Ez más területekr l vett analógiák segítségével történik. A szóképekkel folytatott játékból „n ki” az új megoldás. Ezt addig formálják, amíg gyakorlatilag alkalmazhatóvá nem válik.
3. Probléma-elemzés (problémafa) A probléma-elemzésénél els ként a problémák körét keressük, majd az ok-okozat
G
összefüggéseit elemezzük és végül egy probléma-fa szerkezettel ábrázolhatjuk. Minden feltárt problémát értékelni kell. Ha a probléma ok, akkor az alsó szintre kerül. A probléma feltárására az el bb említett brainstorming összejövetelkor feltárhatjuk. A következ
M U
N
KA
AN
YA
egy mintafeladat problémafáját tekintheti meg:
ábrán
3. ábra. Problémafa
4. Célok meghatározása A problémafa valamely fennálló helyzet negatív aspektusait mutatja meg, míg a célok elemzése a kívánatos jöv beni helyzet pozitív aspektusait. Ez magában foglalja a problémák, célok formájában történ
újrafogalmazását, tehát az ún. ”cél-fa” a probléma-fa tükörképe.
Az ok és okozati viszonyt az eszközök és célok viszony váltja fel. A hasonló területekhez kapcsolódó célok csoportosításra kerülnek és közös név alatt szerepelnek. Nézzük meg az el z ábra cél-fa ábráját! 5
AN
YA
G
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I.
5. SWOT-analízis
KA
4. ábra. Cél-fa
A tervezéshez elengedhetetlen, hogy a vállalat felmérje a reális lehet ségeit, problémáit, küls és bels tényez it. Ilyen módszer a SWOT-analízis (magyar: GYELV-elemzés), melynek
M U
N
végeredményeként egy olyan táblázatot kapunk, mely segíti az értékelést.
6
AN
YA
G
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I.
5. ábra. SWOT-analízis
A SWOT-analízis, els
két területe - az er sségek és a gyengeségek - a vállalat bels
vállalkozást körülvev
KA
tulajdonságaira kérdez rá, addig a második kett
- azaz a lehet ségek és a veszélyek - a
környezet vizsgálatát célozza. Er sségeink és gyengeségeink bels
tényez k, ezért befolyásolni tudjuk ket, azonban a veszélyek és a lehet ségek, olyan küls adottságokat jelentenek, amelyekre csak a legritkább esetben tudunk hatással lenni, ezeket
N
nem tudjuk igazából irányítani.
Hangsúlyos szabály még, hogy egy tényez , egy jellemz
nem kerülhet fel két terület alá,
tehát minden tényez r l el kell tudnunk dönteni, hogy vállalatunk melyik "oldalát" jellemzi
M U
valójában. -
strengths er sségek:
bels
tényez ,
olyan
pozitív
dolgok,
amelyekkel
jobb
eredményeket érhetünk el
-
weaknesses gyengeségek: szintén bels
tényez : problémás területei a vállalatnak, de
léteznek eszközök, amelyekkel megoldhatók,
-
opportunities lehet ségek: küls adottság, nem tudjuk befolyásolni ket, viszont fontos figyelembe venni és építeni rá.
-
threats veszélyek: szintén olyan küls
tényez , amit nem tudunk befolyásolni,
kockázatot jelentnek a vállalatnak.
7
PROJEKTMENEDZSMENT ELEMZÉS, TERVEZÉS MÓDSZERTANA I. 1. feladat: Webes felület készít i a szervizelés és ügyfélszolgálat területén kívánják tevékenységeiket korszer!síteni. A beruházás jelent s volumen! költséget jelent, a cégvezetés SWOT elemzést végzett miel tt a fejlesztési projekt megkezdéséhez a végs döntést meghozná. Készítse el a SWOT elemzés táblázatát! Megoldás: Er sségek
Gyengeségek
G
Tevékenységünk gyenge pontja a cég marketing stratégiája. A vezet i elemzések az elmúlt évek
eddigi tevékenységeivel, illeszkedik a kialakított üzleti
gazdasági mutatóival azt igazolják, hogy az
stratégiához.
értékesítési stratégiánkat javítani kell.
A cég munkatársai fejlesztési projektek megvalósításában
A beruházás megtérülése nagyban függ attól, hogy a
nagy tapasztalattal rendelkeznek.
YA
A fejlesztés teljes mértékben összhangban van a cég
marketing tevékenységet milyen mértékben tudjuk felfejleszteni.
Lehet ségek
megrendelés érkezett. Azt remélhetjük, hogy a
A beruházás sikere múlhat a beszerzésre kerül technikai eszközök min ségén. A veszély
AN
Az elmúlt id szakban ügyfeleinkt l egyre több
Veszélyek
bekövetkezésének valószín!sége minimálisra
szolgáltatások min ségének magas színvonalon tartása,
csökkenthet a beszerzés körültekint
esetleg javítása er síti ezt a tendenciát. A lehet ség kihasználást a partnerkapcsolatok er sítésével katalizálhatjuk.
el készítésével, egy olyan eljárás lefolytatásával,
amely biztosítja a magas szolgáltatást és min ségi
6. Stratégiaelemzés
KA
terméket biztosító beszállító kiválasztásával.
Az elemzési szakasz utolsó fázisa a stratégiaelemzés. Cél az elemzés során feltárt er sségek és lehet ség építése, a gyengeségek és veszélyek kockázatának csökkentése. A stratégia olyan cél-csoportokat tartalmaz, amelyeket be lehet illeszteni valamely projekt programjába, és er források függvényében. A stratégia áttekinti a különböz
N
a rendelkezésre álló id
beavatkozások megvalósíthatóságát, ami a projekt fókuszának elmozdulásával járhat. Ebb l
M U
következik, hogy miután a stratégia kiválasztás megtörténik, a projekt célja és átfogó célkit!zései többé-kevésbé rögzítettek. A stratégiában egyszerre van jelen a küls
környezethez való alkalmazkodás és az annak
alakítására irányuló akciók. A stratégiakészítés a gazdasági bukás elkerülésének, a kockázat csökkentésének a
legfontosabb eszköze.
KOCKÁZAT ELEMZÉS Azt olvashattuk az el bb, hogy a stratégiakészítés a kockázat csökkentésének legfontosabb eszköze. Mi a kockázat, meg tudjuk válaszolni?
8
