„Projekt SEPIe Datový sklad a analytická nadstavba“
MIS manažerský informační systém
pro vedoucí zaměstnance resortu MV (konference)
Ing. Petr Pechar (vedoucí řešitelského týmu), Praha, 27.11.2013
Úvod V rámci realizace projektu SEPIe od 11/2011 do 9/2012 bylo modernizováno Manažerské výkaznictví (apl. Business Workplace) implementací tzv. Datového skladu s analytickou nadstavbou. Pozn. Tento krok byl logickým vyústěním automatizace ekonomických procesů zabezpečujících resort MV.
CÍL PROJEKTU Zajistit poskytování manažerských informací pro podporu řízení ekonomiky MV ČR vedoucími zaměstnanci resortu.
Vize řešení Vytvořit informační systém určený pro podporu řídících procesů. Systém musí vedle sběru, verifikace a integrace dat umožnit vedoucímu zaměstnanci zejména: A.) Prezentaci a expertní interpretaci dlouhodobě sledovaných informací • monitorování (ekonomických) ukazatelů významných pro chod jím řízeného útvaru, • hodnocení stavu podle definovaného pravidla, • v maximální možné míře využívat grafické výstupy, B.) Rychlou a uživatelsky intuitivní analýzu dat pro řešení ad hoc úkolů a problémů, Prezentovat informaci v souladu s hierarchickou strukturou řízení resortu MV a v rozsahu pravomocí a odpovědností které vedoucí zaměstnanec vykonává a za které je hodnocen.
Jak vize dosáhnout? Etapa 1 – realizace projektu SEPIe (do 30.9.2012) • identifikací dlouhodobě sledovaných informací, pochopení důvod jejich sledování a způsobu jejich hodnocení (pravidla) vedoucími zaměstnanci, • implementací datového skladu napojeného na EKIS, • implementací analytických nástrojů pro tvorbu reportů nad daty (zejména typu dashboard pro manažera), • zpřístupněním reportů prostřednictvím portálu, • jmenováním a proškolení analytika útvaru – jako podpory vedoucího zaměstnance, školitele a garanta za čistotu dat. Etapa 2 – užívání a postupný rozvoj systému (po 30.9.2012) • rozšířením zdrojových oblastí EKIS, • napojením a integrací dalších IS.
Architektura MIS Analytik útvaru
Manažer
Mobilní přístup
Analytik Uživatel EKIS
Portál Navigace v portálu
Rozhraní
Analýzy
Dashboardy
Formátované výkazy Typy reportů
Dotazy (Query)
Expert dat. skladu
Datový sklad Datový sklad a analytická nadstavba
EKIS I.
Soubory Title Finance: FI-GL, FI-AP, FI-AR Controlling: CO-CCA Logistika: MM, PUR, DM, AM Správa nemovitostí Správa dokumentů
Title HR – systemizace
Zdrojové systémy
Poznámky k architektuře Systémy MIS: • datový sklad - Systém SAP NetWeaver Business Warehouse, • analytické nástroje - SAP BusinessObjects,
• prezentační vrstva - SAP NW Portál.
Extrahovaná ekonomická data ze systému EKIS (oblasti): • rozpočet, • finanční účetnictví, • controlling, • majetek, • správa dokumentů,
• správa nemovitostí.
Poznámky k tvorbě dashboardů Vytvořené reporty pro manažery typu dashboard musí mít přídavnou hodnotu: • • • •
hodnocení vybraných dat podle stanoveného kritéria (pravidla), vizuální interpretaci vybraných dat a jejich vývoj (v čase), kvalitní věcná nápověda, snadné intuitivní ovládání.
Určitému typu přídavné hodnoty bude pro rychlou orientaci vedoucího zaměstnance přiřazen určitý typ dashboardu včetně jeho grafického vyjádření.
Typ reportu – vymezení a hodnocení
Typ reportu – vývoj v čase
Typ reportu - monitorování
Typ reportu – simulace
Ukázka analytického reportu
Podmínky nasazení MIS na útvary Kvalitní data na které je možné se spolehnout a správně je vyhodnotit • čištění datového zdroje a jeho správné nastavení pro potřeby analýzy (např. číselníky, povinné položky…) a metodicky správné užívání zdrojového systému výkonnými zaměstnanci (např. postup vkládání dat). • souladu vložených dat s organizační strukturou.
Klíčová role analytika útvaru při zajištění • • • •
kvalitních a věrohodných dat pro manažerské dashboardy, tvorbě ad hoc analýz pro vedoucího zaměstnance, školení vedoucího zaměstnance, přenášení požadavků vedoucího zaměstnance na úpravu reportů i celého manažerského systému.
Model nasazení MIS na útvary
Problémy z 1. etapy realizace MIS • Nepodařilo se nám s dostatečným předstihem zapojit gesční, řídící a uživatelské útvary do definice zadání projektu – informací a ukazatelů (včetně jejich způsobu hodnocení). • V důsledku toho jsme často naráželi na paradigma vedoucích zaměstnanců „Na analýzu ekonomických dat mám podřízeného zaměstnance a bez výhrady mu důvěřuji“. • Nedostatečné vyplnění dat ve zdrojovém systému pro potřeby jejich vyhodnocení analytikem nebo vedoucím zaměstnancem v MIS – bílé zóny. • Nedostatečná integrace změn položek a jejich interpretace ve zdrojovém systému na MIS. • Napojení výkonných dat na obecnou organizační strukturu na úroveň nižší než účetní okruh (ÚO).
Dotazy
Děkuji za pozornost Autor: ing. Petr Pechar e-mail:
[email protected] tel.: 974 849 617 mobil: 603 190 596
