Praktické zkušenosti s řízením programů / projektů a doporučení pro ČMSS Únor 2012
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Úvod Pojmy a klíčové principy Vazby PM/PgM/PfM na strategii Úroveň zralosti organizace v oblasti PM IBM standardy a metodiky Aplikace standardu – metodiky v organizaci Zavedení PMO Shrnutí
Skutečnosti…. 41% projektů nepřinese očekávanou obchodní hodnotu a návratnost investic (ROI) Pouze 34% softwarových projektů je považováno za úspěšné Více než 70% z funkcí v softwaru jsou používány jen zřídka nebo nikdy 28% softwarových projektů je nadbytečných a zbytečně plýtvají cenné lidské zdroje, čas a peníze Mezi nejčastější důvody neúspěchu je považováno projektové řízení, plánování a komunikace Standish survey, Winning new products-Robert Cooper, Wikipedia, Harvard Business School
3
Pojmy a klíčové principy • Projektový manažment • Programový manažment • Portfolio manažment
Projektový management •
•
•
•
Základné pojmy projektového manažmentu – Čo je projektový manažment – Čo je projekt – Kto je projektový manažér – Základné stupne vývoja projektu PM v organizácii – Strategicky prínosný, perspektívny projekt – Projekt verzus bežná práca – Projekt a organizačná štruktúra Vonkajšie väzby manažmentu projektov – Projekt a životný cyklus produktu – Projektový „trojimperatív“ – Projekt verzus Program Vnútorné väzby manažmentu projektov – Procesy projektového manažmentu verzus procesy výroby produktu – Hierarchická štruktúra činností projektu – Premenné projektovej kontroly
Čo je projekt? • Projekt – je jednorazová náročná, zložitá úloha, ktorá: – – – –
je dočasná (2 hodiny, 1 týždeň, 3 mesiace, 6 rokov – po dosiahnutí cieľa končí) má definovaný cieľ (cieľ, výstup, výsledok, ...) má začiatok a koniec má pridelené / obmedzené zdroje ľudské, materiálne, IT, – finančné, ...)
Projektový manažment • Aplikácia znalostí a techník (metód), ktoré nám umožnia zrealizovať projekt: – Na čas – V rámci rozpočtu – Podľa zadania
• Je to aplikácia, nielen znalosť • Znalosti nestačia – treba ich vedieť aplikovať! Rozsah projektu
Kvalita
Časový plán
Náklady
Projektový prístup, Projektovo orientovaná organizácia • Projektový prístup – projekt je definovaný časom, rozpočtom a výsledkom (kvalitou) – projekt má zadávateľa – zákazníka – organizácie sa orientujú na zákazníkov • interní zákazníci • externí zákazníci
– zákaznícky prístup zvyšuje kvalitu, efektivitu – zapracovaním projektového prístupu do manažmentu organizácie sa postupne vyvinul procesný prístup (založení na identifikovaní a jasnom popise aktivít a k nim prislúchajúcich zákazníkov)
• Projektovo orientovaná organizácia – – – – –
projektový manažment ako základný organizačný princíp spoločnosti s rozvojom technológií nárast počtu projektov (úloh) silnejúca konkurencia – tlak na rýchle a netradičné zmeny nárast ponuky nad dopytom – tlak na inovačné projekty Out sourcing – nárast počtu projektovo orientovaných organizácií
Faktory úspechu projektov • Kritériá (faktory) úspechu – – – – –
Správne definovaný cieľ (zameranie) – důležité je vědět CO má projekt vyrobit Projekt musí mať „sponzora“ (s autoritou, silou, ...) Projekt musí mať rozpočet Chcieť uspieť (snaha o dosiahnutie cieľa) Podpora manažmentu (vrcholového manažmentu)
– Žiadne technické zručnosti – Žiadne drahé vybavenie – Žiadne detailné odborné znalosti
=> => =>
dajú sa nakúpiť, naučiť
=> sú dôležité pre dodanie výstupu projektu, ale nie sú kľúčovými faktormi úspechu
Kvalita v projektoch Dvě dimenze: 1.Kvalitný produkt (výstup projektu) – Tvorba jedinečného produktu šitého na mieru zadávateľa. – Každý zákazník má iné potreby. – Každý zadávateľ očakáva inú zmenu.
2.Kvalitný priebeh – Štandardizácia postupov, metód, techník. – Stanovenie štandardov vedie k znižovaniu náhodilosti a neurčitosti. – Priebeh, resp. postup ešte nemusí viesť k vytvorení identického produktu.
IBM 7 KĽÚČOV K ÚSPECHU • Vyhodnotenie zdravia projektu v danom čase • Stanovenie nápravných opatrení • Nástroj pre komunikáciu o stave projektu – – – –
Zákazníkovi Sponzorovi Líniovému manažérovi Tímu
Základem řízení kvality je komunikace.
PROGRAMOVÝ MANAŽMENT • • • • • • •
Čo je program? Programový manažment, Oblasti programového riadenia Projektový manažment, Programový manažment a Portfólio manažment Programový manažment a organizačné plánovanie Životný cyklus programu a organizácia Programová kancelária Funkcie programovej kancelárie
Čo je program? • Skupina súvisiacich projektov • Riadenie projektov je koordinované • Cieľom je dosiahnutie prínosov, ktoré realizujú strategickú / organizačnú zmenu (na rozdíl od projektu, kde cílem je konkrétní výstup resp. úloha) • Prínosy nie je možné dosiahnuť realizáciou iba jednotlivých projektov • Rozsiahle • Množstvo zainteresovaných strán
Programový manažment, Oblasti programového riadenia • Programový manažment – Riadenie programu projektov – Riadenie očakávaní, požiadaviek, zdrojov, závislostí a časových konfliktov medzi jednotlivými projektmi – Realizácia stratégie
• 3 kľúčové oblasti pre riadenie programov – Manažment prínosov – Manažment zainteresovaných strán – Riadenie programu
Životný cyklus programu a organizácia
POROVNANIE PROJEKTOVÉHO A PROGRAMOVÉHO MAN. Projekt
Program
Úč čel
Špecifický taktický cieľ
Strategický cieľ, Strategická/ organizačná zmena
Perspektíva
Sponzorujúca organizácia
Sponzorujúca organizácia
Rozsah
Ohraničený, určený začátek a konec
Široký, vyvíjajúci/meniaci sa v čase Ohraničený kontextem strategické zmeny
Výstup
Unikátný produkt nebo slu ba
Realizované prínosy, ktoré umo nia dosiahnutie strategickej zmeny
Časový horizont
Dočasný, do okam iku dosiahnutia cieľa
Dlouhodobý, do okam iku implementácie stratégie
Organizácia
Projekt rôznej veľkosti, mô e ma subprojekt
Rozsiahla OŠ, mnoho projektov
Kĺ ĺúč čové procesy
Plánovanie a implementácia, riadenie aktivít
Definovanie projektov v súlade zo stratégiou Riadenie projektov konzistentne s organizačnými procesmi
Sponzor
Projektový sponzor nebo programový mana er
Vlastník strategických cieľ ľov
Líder
Projektový mana er, konzultant nebo tím líder
Programový mana ér nebo mana ér dané obchodní/strategické oblasti
Programový manažment a organizačné plánovanie
Projekt IT Strategie
Kým je definované? Kde je BUSINESS pohled?
PORTFOLIO MANAGEMENT • Portfolio Management je businessový pohled na projekty a/nebo programy, které sdílejí společné specifické vlastnosti, a jsou vnímány jako skupina pro účely řízení. • Portfolia mohou být buď taktická nebo strategická v závislosti na jejich konkrétním poslání.
PORTFOLIO – PROGRAM – PROJEKT
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Úvod Pojmy a klíčové principy Vazby PM/PgM/PfM na strategii Úroveň zralosti organizace v oblasti PM IBM Standardy a metodiky Aplikace standardu – metodiky v organizaci Zavedení PMO Shrnutí
Okolí programu
Riadenie procesu strategickej zmeny
Business case programu/projektu
Od projektu k přínosům • Přínosy jsou realizovány používáním výstupu projektu v praxi, tedy v provozu
Životný cyklus projektu a životný cyklus produktu
Dodavatel projektu realizuje pouze produkt…
Strategicky přínosný, perspektivní projekt • Mnoho organizácií vyčerpáva svoje zdroje prípravou stratových projektov, ktoré: – Nemôžu obstáť v konkurencii – Majú nepriaznivý pomer nákladov, času a výstupov projektu – Môžu byť úspešné, ale ich prínosy pre organizáciu sú bezvýznamné
Systém řízení projektového portfolia • Systém řízení projektového portfolia je prostředek, kterým je portfolio plánováno, řízeno a kontrolováno. Klíčové prvky řízení systému projektového portfolia jsou: 1.Obchodní pravidla, podle nichž působí portfolia, včetně odkazů na politiky zděděné z obchodní jednotky 2.Plány popisující jak portfolio povede k dosažení obchodních cílů. 3.Příslušné záznamy, které pomáhají řídit stav a události.
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Úvod Pojmy a klíčové principy Vazby PM/PgM/PfM na strategii Úroveň zralosti organizace v oblasti PM IBM Standardy a metodiky Aplikace standardu – metodiky v organizaci Zavedení PMO Shrnutí
VYZRÁLOST / DOSPĚLOST SYSTÉMU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ V ORGANIZACI • Existují různé modely hodnocení vyspělosti PM procesů – OPM3 – Organizational Project Management Maturity Model – IBM Project Management Maturity Guide – CMMI Capability Maturity Model Integration
Definice vyspělosti procesů Typicky je definováno 5 úrovní vyspělosti (zralosti) procesů: • Úroveň 1: Nedefinovaný proces – Proces je vykonáván ad hoc nebo chaoticky, není dokumentován. 16% 5 Úspěch projektu závisí na úsilí a kompetenci 4% 4 zaměstnanců. • Úroveň 2: Řízený proces – Jsou vytvořeny základní 36% 3 procesy projektového řízení zaměřené na sledování 33% nákladů, plánu a funkcionality. Procesy se liší projekt od 2 projektu. 2% 1 • Úroveň 3: Definovaný proces – Procesy jsou Organizace dokumentovány a standardizovány na úrovni celé organizace. Všechny projekty používají schválenou a v případě potřeby upravenou sadu procesů. • Úroveň 4: Statisticky řízený proces – Kvalita procesu a výsledného produktu/služby je měřena, vyhodnocována a kontrolována. • Úroveň 5: Optimalizovaný proces – Kontinuální zlepšování procesů je umožněno kvantitativním měřením Zdroj CMMI (SEI Maturity Profile): Rozdělení do úrovní na vzorku 1700 kvality. organizací (prosinec 2006) 30
Přínosy zvyšování vyspělosti projektových procesů při vývoji SW
Úrove 3
Z úrovně 2 na 3 Typické p ínosy *
Fáze 3 Optimalizace / zlepšení
Sní ení náklad na vývoj Sní ení pozdních dodávek Zvýšení produktivity Sní ení chyb Zvýšení spokojenosti klienta
15% 25% 25% 20% 5%
Úrove 2 Fáze 2 Z úrovně 1 na 2 Typické p ínosy *
Optimalizace / zlepšení
Sní ení náklad na vývoj Sní ení pozdních dodávek Zvýšení produktivity Sní ená chyb Zvýšení spokojenosti klienta
Stabilizace Fáze 1 Optimalizace / zlepšení
Úrove 1 Okamžité priority & „quick wins“
Klíčové procesy a nástroje
Životní cyklus vývoje
*Zdroje: 1. Studie - Software Engineering Institute 2. Projektové zkušenosti IBM
31
20% 25% 35% 30% 5%
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Úvod Pojmy a klíčové principy Vazby PM/PgM/PfM na strategii Úroveň zralosti organizace v oblasti PM IBM Standardy a metodiky Aplikace standardu – metodiky v organizaci Zavedení PMO Shrnutí
World Wide Project Management Methodology - WWPMM
WWW PMM definuje JAK plánovat a řídit projekty: •WWPMM pomáhá definovat PM systém, sbírku plánů, postupů a záznamů, které řídí všechny projektové aktivity a popisují současný stav a historii projektu. •Generické šablony jsou k dispozici ke stažení z WWPMM portálu a pomocí různých PM nástrojů. •V kombinaci s vhodnými nástroji v oblasti business/technického řízení poskytuje komplexní prostředí pro řízení projektů
WWPMM je široký, robustní a integrovaný přístup k řízení projektů •
IBM’s PM method (WWPMM) řídí konzistenci a kvalitu se zaměřením na tři oblasti nejlepších praktik – – –
•
Work Domains – poskytují detailní návod jak provádět a řídit konkrétní druhy PM aktivit –
•
PM musí rozumět, jak řídit v oblasti 13 domén (např. řízení změn, komunikace, řízení rizik, řízení zdrojů, řízení dodavatelů, řízení kvality,…)
Work Products - ověřitelné výstupy, které se používají při řízení projektů – –
•
Work Domains Work Products Work Patterns
Metodiky IBM definuje 51 PM výstupů, které mohou být použity v praxi Standardy, vzory a návody „JAK“ ve formě portálového nástroje
Work Patterns - série kroků, jejichž cílem je splnění cílů projektového řízení a nebo se používají v reakci na konkrétní projektové situace – –
Zahrnuje 39 různých procesních kroků pře sedm fází Ekvivalent k Standard Operating Procedure (SOP)
Pracovní prostředí projektového a programového manažera
IBM PM Metodika
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Úvod Pojmy a klíčové principy Vazby PM/PgM/PfM na strategii Úroveň zralosti organizace v oblasti PM IBM Standardy a metodiky Aplikace standardu – metodiky v organizaci Zavedení PMO Shrnutí
APLIKÁCIA VYBRANÉHO ŠTANDARDU • Štandard PM => Adaptácia => Základný model 0-tej úrovne - Firemná praktika • Model 0-tej úrovne - definícia – – – –
Zjednodušenie, prispôsobenie štandardu PM pre potreby organizácie Univerzálnosť (80-90% sa zachováva) Minimálna množina nástrojov Úplná procesná logika PM • Procesný model a riadiaci cyklus
• Model 0-tej úrovne - obsah – – – –
Štandardy – normatívne pravidlá Formuláre / šablóny Metodické odporúčania – techniky Príklady - ukážky
APLIKÁCIA VYBRANÉHO ŠTANDARDU • Procesy 0-tého modelu PM a Metodické artefakty (šablóny) – Definovaný životný cyklus – Zodpovedná rola • • • • • • • • • • • • • •
F01 Zadanie projektu – kontrolný zoznam F02 Žiadosť o odsúhlasenie zadania projektu F03 Plán projektu a kvality F04 Zloženie projektového tímu F05 Žiadosť o povolenie začať projekt / fázu F06 Príkaz na začatie projektu / fázy F07 Zápis z rokovania F08 Register rizík / otvorených problémov / požiadaviek na zmenu F09 Správa o stave projektu F10 Žiadosť o schválenie zmien v pláne projektu / fázy F11 Nariadenie / schválenie zmien v pláne projektu / fázy F12 Preberací / odovzdávací protokol dokumentov / výstupov F13 Záverečná správa fázy / projektu F14 Príkaz na uzatvorenie fázy / projektu
POUŽITIE V PRAXI • Postup zavedenia 0-tého modelu do firmy – – – – –
Audit stávajúcich praktík PM Úprava PM v organizácii na základe auditu a základného 0-tého modelu Zavedenie tohto modelu do praxe Definovanie vlastníka modelu a procesu jeho údržby Vyhodnocovanie fungovania zavedeného modelu v organizácii a jeho ďalší rozvoj na vyššiu úroveň
• Základné techniky a metódy projektového manažmentu – 0-tý model predstavuje procesný rámec PM – Metodické odporúčania – súbor znalostí, podpora špeciálnych činností, techniky • Odkazy na základné techniky PM – treba vybrať vždy vhodné techniky pre daný projekt, situáciu – – – – –
Dekompozícia prác: Metoda logického rámca, WBS, CSF Časové plánovanie: Metódy sieťového plánovania – CPM, PERT, Ganttov diagram Plánovanie nákladov Identifikácia a analýza rizík: RIPRAN, Brainstorming, SWOT, Kauzálny rozklad, Ishikawov diagram Metódy hodnotenia stavu projektu: EVA, C/SCSC
Důležité je vybrat metodiku, uvést ji do praxe a postupně zvyšovat úroveň. Jedním ze způsobů je zavedení programové kanceláře
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Úvod Pojmy a klíčové principy Vazby PM/PgM/PfM na strategii Úroveň zralosti organizace v oblasti PM IBM Standardy a metodiky Aplikace standardu – metodiky v organizaci Zavedení PMO Shrnutí
Programová kancelář (PMO) Typ programové kanceláře závisí na její roli (úloze) v rámci společnosti a úrovni vyspělosti procesů v oblasti projektového řízení. Role PMO: •Administrativní •Standardizační •Podpůrná •Výkonná řídící
Typy programové kanceláře • Typ 1 – Standardizace projektového řízení – Poskytuje metodiky, nástroje a procesy PM • Typ 2 – Podpora projektů – Poskytuje podporu pro projekty a manažery v rámci společnosti • Typ 3 – Podpora viditelnosti řízení – Zajišťuje reporting managementu – Podporuje nápravná opatření • Typ 4 – Plně výkonné řízení projektů – Sledování a řízení projektů – Rozhoduje a přijímá opatření
Funkce programové kanceláře
Zahájení procesu vytvoření PMO (typ 4) Day 1 1
DEFINE THE CHARTER
2
DEFINE COMPLETION CRITERIA & SCOPE
3
INITIATE PLANNING
4
SEGMENT THE WORK
4a
IDENTIFY DEPENDENCIES
5
DEVELOP STRUCTURE & GOVERNANCE
5a
PREPARE STAFFING PROFILES
5b SECURE RESOURCES 6
PREPARE PMO PROCESSES & TOOLS
7
CONDUCT PMO KICK-OFF
8
ENABLE EFFECTIVE TEAMS
Day 5
Day 10
Day 15
Day 20
Day 25
Day 30
Shrnutí • Portfolio management a program management je nástrojem pro realizaci strategické změny • Projektové řízení je nástrojem pro kvalitní realizaci projektu • Je nutné nastavit metodiku projektového a programového řízení – – – –
Asessment vyspělosti PM / PgM v organizaci Výběr metodiky Aplikace metodiky Vytvoření PMO – formálního útvaru
• PMO je útvar, který v rámci organizace zodpovídá za řízení programů a zlepšování úrovně vyspělosti IBM je dlouhodobě světovým vůdcem v oblasti projektového řízení. Můžeme Vám pomoci aplikovat nejlepší praktiky projektového a programového řízení do Vaší společnosti
