Prodi Teknik Informatika PROSEDUR PENJADWALAN KULIAH

FTIK/Prodi Teknik Informatika PROSEDUR PENJADWALAN KULIAH

No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman

: : : :

02 1 2009 1 dari 16

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR PENJADWALAN KULIAH

DIBUAT OLEH

MENYETUJUI

Tim SOP Prodi IF

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T Ka Prodi Teknik Informatika



: : : :

02 1 2009 2 dari 16

DAFTAR ISI

1.

Pendahuluan ................................................................................................................. 3

2.

Maksud dan Tujuan ....................................................................................................... 3

3.

Definisi........................................................................................................................... 3

4.

Referensi........................................................................................................................ 4

5.

Prosedur Operasional.................................................................................................... 3

6.

Petunjuk Operasional .................................................................................................. 10

7.

Daftar Dokumen .......................................................................................................... 13

8.

Daftar Distribusi .......................................................................................................... 14



: : : :

02 1 2009 3 dari 16

1.

Pendahuluan Penjadwalan kuliah adalah suatu kegiatan perancangan berupa pengalokasian sumber daya baik ruang, mata kuliah yg ditawarkan, kelas maupun tenaga pengajar (dosen tetap, dosen layanan dan dosen luar biasa) untuk menjalankan proses belajar mengajar dalam jangka waktu satu semester. Penjadwalan kuliah diperlukan guna mewujudkan suasana akademik yang kondusif. 2.

Maksud dan Tujuan 2.1. Maksud Maksud dari pembuatan SOP ini adalah untuk membuat prosedur penjadwalan kuliah. 2.2. Tujuan Tujuan dari prosedur ini adalah untuk : a. memudahkan program studi (prodi) dalam menyusun jadwal perkuliahan guna mewujudkan suasana akademik yang kondusif. b. lebih terorganisir sehingga akan memperlancar proses belajar mengajar.

3.

Definisi Rektorat Dosen Layanan

: :

Dosen Luar Biasa Berita Acara ahan (BAP)

Perkuli- :

Surat Tugas

:

Aktifitas Kantor

:

Rektor dan Pembantu Rektor I (PR I) Dosen yayasan yang berada di luar prodi yang bersangkutan Dosen yang bukan sebagai dosen yayasan (selain dosen tetap) Berkas yang menunjukan adanya proses belajar mengajar yang berisi mata kuliah yg diampu, kelas, ruangan, materi setiap pertemuan, nama mahasiswa, NIM mahasiswa dan paraf mahasiswa. Setiap pertemuan harus selalu dibawa ke kelas dan diisi oleh mahasiswa. Dan sebagai bahan evaluasi dosen apakah materi yang diajarkan sesuai SAP atau tidak. Surat yang menunjukkan bahwa seorang dosen mendapat tugas untuk mengajar di semester yang akan berlangsung Informasi mengenai waktu-waktu yang harus dipenuhi dosen tetap di luar waktu mengajar sebagai kewajiban dalam menjalankan aktifitas kantornya.

4.

Referensi a. Buku Panduan Universitas b. Buku Kepegawaian UNIKOM

5.

Prosedur Operasional Prosedur Penjadwalan Kuliah adalah langkah-langkah yang dilakukan ketika akan menyusun jadwal kuliah pada semester yang akan berlangsung. Prosedur ini dilengkapi dengan Flow Map (Alir Dokumen), untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1, Gambar 2, Gambar 3, dan Gambar 4.



: : : :

02 1 2009 4 dari 16

Penjadwalan Kuliah (1) Sekretaris Prodi Penetapan Penugasan Mengajar

Dosen Layanan/LB

Daftar Matakuliah yg ditawarkan sudah diisi yg sesuai

2

Jadwal Kuliah yg tidak disetujui

Data jadwal

Daftar Matakuliah yg ditawarkan sudah diisi yg sesuai

Penjadwalan

Ya Bentrok?

A1

Tidak Penyimpanan ke dlm File Excel

Jadwal.xls

Pencetakan Jadwal Jadwal Ruang Print out Jadwal Hari Print out Jadwal Kelas

Konfirmasi Pemberitahuan Jadwal Bentrok

Tetap

Print out BAP, ST dan Aktifitas Kantor

Status Dosen? Layanan

LB

Print out Surat Tugas

Print out BAP dan ST 1

A1 : Arsip Daftar Matakuliah yang ditawarkan yg sudah diisi yg sesuai

Gambar 1. Flowmap Penjadwalan Kuliah

Print out Surat Tugas



: : : :

02 1 2009 5 dari 16

Penjadwalan Kuliah (2) Ketua Prodi

Sekretaris Prodi

Rektorat

1

Jadwal Kuliah

Penggabungan Hasil Penjadwalan

Pengesahan

Jadwal Kuliah yg sah Jadwal Kuliah

Jadwal Kuliah yg sah

Jadwal Kuliah yg sah

Persetujuan Jadwal Kuliah yg tidak disetujui

Setuju?

Ya

Tidak 2

Jadwal Kuliah yg tidak disetujui

Jadwal Kuliah yg disetujui

Pengesahan Jadwal Kuliah yg disetujui dan sah Jadwal Kuliah yg disetujui dan sah 3

Penggandaan

Jadwal Kuliah yg disetujui dan sah

Fotocopy Jadwal Kuliah yg disetujui dan sah

A2

A2 : Arsip Jadwal Kuliah di Rektorat



: : : :

02 1 2009 6 dari 16

Gambar 3. Flowmap Penjadwalan Kuliah (Lanjutan)

Penjadwalan Kuliah (3) Sekretaris Prodi

Sekretariat Prodi Jadwal Kuliah yg disetujui dan sah

3

Jadwal Kuliah yg disetujui dan sah

Pemilahan Jadwal Kuliah

Dosen Tetap

Berita Acara Perkuliahan Surat Tugas (BAP) (ST) Aktifitas Kantor (AK)

Berita Acara Perkuliahan Surat Tugas (BAP) (ST) Aktifitas Kantor (AK)

Tabel Ruang Tabel Hari Tabel Kelas

Penggandaan

Berita Acara Perkuliahan Surat Tugas (BAP) (ST) Aktifitas Kantor (AK) Fotocopy BAP Fotocopy Surat Tugas (ST) Fotocopy Aktifitas Kantor (AK)

A3

A3 : Arsip Jadwal Kuliah

Gambar 3. Flowmap Penjadwalan Kuliah (lanjutan)

Dosen Luar Biasa

Berita Acara Perkuliahan Surat Tugas (BAP) (ST)



: : : :

02 1 2009 7 dari 16

Penjadwalan Kuliah (4) Sekretaris Prodi

Direktorat ICT

Jadwal.xls

Jadwal.xls

Unggah Jadwal Kuliah

Unggah Jadwal Kuliah ke situs UNIKOM

Situs Prodi

Jadwal.xls

Display Jadwal Kuliah

Mahasiswa

Display Jadwal Kuliah

Unduh Jadwal Kuliah

Jadwal.xls

Gambar 4. Flowmap Penjadwalan Kuliah (lanjutan) 6.

Petunjuk Operasional Rektorat 1. Menerima hasil pencetakan jadwal kuliah 2. Memeriksa jadwal kuliah benar atau tidak dari prodi 3. Menyerahkan jadwal kuliah yang harus diperbaiki ke Sekretaris Prodi 4. Menyerahkan jadwal kuliah yang sudah disetujui dan disahkan ke Sekretaris Prodi.



: : : :

02 1 2009 8 dari 16

Ketua Prodi 1. Menerima hasil penjadwalan yg telah dilakukan Sekretaris Prodi 2. Mengesahkan jadwal kuliah sebelum diserahkan ke Rektorat Sekretariat Prodi 1. Memisahkan tabel ruang, tabel hari dan tabel kelas dari jadwal kuliah yang sudah disetujui 2. Menggandakan Berita Acara Perkuliahan (BAP) sebanyak 16x, Surat Tugas (ST) 2x, dan Aktifitas Kantor 2x. 3. Menyerahkan BAP, ST, dan Aktifitas Kantor ke masing-masing dosen pengampu mata kuliah. 4. Mengarsipkan BAP, ST dan AK Dosen Sekretaris Prodi 1. Membuat penjadwalan kuliah dari daftar matakuliah yang ditawarkan sudah diisi yg sesuai. 2. Jika terdapat jadwal yang bentrok maka akan diinformasikan ke dosen yang bersangkutan dan meminta kesediaan jadwal mengajar yang baru. 3. Jika tidak bentrok maka akan dicetak jadwal dengan ketentuan jika dosen tetap maka akan dicetak BAP, Surat Tugas dan Aktifitas Kantor, jika dosen layanan maka akan dikirim data mengajar ke Sekretariat Prodi dosen yang bersangkutan berada, dan jika dosen luar biasa maka akan dicetak BAP, dan Surat Tugas. 4. Menyerahkan hasil pencetakan jadwal kuliah (dosen tetap dan dosen luar biasa) ke Rektorat. 5. Menerima jadwal kuliah yang harus diperbaiki dari Rektorat. 6. Lakukan langkah no 2 sampai dengan 5 hingga jadwal kuliah tidak ada lagi perubahan dan sebelum perkuliahan dimulai. 7. Menerima jadwal kuliah yang sudah disetujui dan disahkan Rektorat. 8. Menyerahkan jadwal kuliah yang sudah disetujui dan sah kepada Sekretariat Prodi untuk digandakan dan disebarkan ke masing-masing dosen pengampu mata kuliah. 9. Menyerahkan file dalam bentuk softcopy kepada Direktorat ICT untuk diunggah (Upload) ke situs UNIKOM. 10. Mengunggah jadwal kuliah ke situs prodi Dosen Tetap 1. Menerima BAP (asli + 16 salinan), Surat Tugas (asli) dan Aktifitas Kantor (asli) dari Sekretariat Prodi. Dosen Layanan 1. Menerima konfirmasi adanya jadwal bentrok melalui telepon atau secara langsung. 2. Menerima Surat Tugas. Dosen Luar Biasa


1. 2.


: : : :

02 1 2009 9 dari 16

Menerima konfirmasi adanya jadwal bentrok melalui telepon atau secara langsung. Menerima Surat Tugas (asli) dan BAP (asli + 16 salinan)

Direktorat ICT 1. Menerima file jadwal kuliah setiap prodi. 2. Mengunggah jadwal kuliah setiap prodi ke situs UNIKOM. Mahasiswa 1. Melihat jadwal kuliah melalui situs prodi atau situs UNIKOM. 2. Mengunduh (download) file jadwal kuliah dari situs prodi. 7.

Daftar Dokumen No 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Nama Dokumen Fungsi Berita Acara Perku- Alat kontrol dosen liahan (BAP) pengampu mata kuliah terhadap materi yang diajarkan dengan SAP Surat Tugas Alat untuk mengontrol dosen apakah mengajar sesuai dengan isi surat tugas atau tidak Aktifitas Kantor Alat kontrol dosen dalam menjalankan aktifitas kantor selain jam mengajar Tabel Ruang Alat kontrol prodi dalam melihat jadwal dan beban setiap ruang yang digunakan pada proses perkuliahan Tabel Hari Alat kontrol prodi dalam melihat jadwal per hari setiap ruang yang digunakan pada proses perkuliahan Tabel Kelas Alat kontrol prodi dalam melihat jadwal per kelas

Penanggung Jawab PR I

Rektor

Rektor

Ketua Program Studi

Ketua Program Studi

Ketua Program Studi


8.

Daftar Distribusi a. Ketua Prodi b. Sekretaris Prodi c. Sekretariat Prodi d. Rektorat e. Dosen Tetap f. Dosen Layanan g. Dosen Luar Biasa h. Direktorat ICT i. Mahasiswa


: : : :

02 1 2009 10 dari 16


9.


: : : :

02 1 2009 11 dari 16

Format Dokumen a. Berita Acara Perkuliahan

Berita Acara Perkuliahan Semester ………… Tahun Akademik …… Nama Dosen NIP Jurusan No

Nam a Mata Kuliah

Total SKS / Minggu SKS Wajib Kelebihan SKS

sks

SMT

Kelas/ program

Jurusan

Ruang

Materi yang Dibahas

BAP diserahkan ke Petugas pada : Hari : …………………………………. Tanggal : ………………………………….

Perhatian : 1 Tidak diperkenankan menambah / mengurangi / mengubah jadwal kuliah/ praktikum di atas tanpa seijin Pembantu Rektor I Bidang Akademik. 2

Waktu Mengajar Hari Jam

: : : Pengesahan oleh Wakil Mahasiswa Nam a Mahasiswa NIM Tanda Tangan

Jam : …………….

Petugas,

Dosen,

Mengetahui Pembantu Rektor I

( ……………………………....) Nam a Jelas

(Nam a Dosen) NIP.

(Nam a PR I) NIP.

Perubahan harus melalui surat resmi yang ditujukan ke PR I dan hanya dapat dilaksanakan setelah ijin resm i secara tertulis, disetujui oleh PR I dengan tembusan ke Rektor, PR II, Dekan, Kajur dan Bendahara UNIKOM

Tembusan : 1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Yth. Pembantu Rektor II 3. Yth. Dekan Fakultas ybs. 4. Yth. Ketua Jurusan ybs. 5. Para Dosen di Jurusan ybs. 6. Bendahara UNIKOM.



: : : :

02 1 2009 12 dari 16

7. Arsip.

b. Surat Tugas TUGAS MENGAJAR SEMESTER …………… TAHUN AKADEMIK …………… Nam a Dosen NIP Jurusan NO

NAMA MATA KULIAH

SKS

SEMEST ER

: : : KELAS/PROG

JURUSAN

HARI

WAKTU MENGAJAR WAKTU

Total SKS / Minggu SKS Wajib Kelebihan SKS Rektor, Perhatian : 1 Tidak diperkenankan menambah/mengurangi/mengubah jadwal kuliah/ praktikum di atas tanpa seijin Pembantu Rektor I Bidang Akademik. 2

Perubahan harus melalui surat resmi yang ditujukan ke PR I dan hanya dapat dilaksanakan setelah ijin resmi secara tertulis, disetujui oleh PR I dengan tembusan ke Rektor, PR II, Dekan, Kajur dan Bendahara.

3

Tunjangan kelebihan mengajar dibayarkan sesuai dengan penugasan di atas

Tembusan : 1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Yth. Pembantu Rektor II 3. Yth. Dekan Fakultas ybs. 4. Yth. Ketua Jurusan ybs. 5. Para Dosen di Jurusan ybs.

Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto NIP. 4127 70 00 001

RUANG


6. Bendahara UNIKOM. 7. Arsip.


: : : :

02 1 2009 13 dari 16



: : : :

02 1 2009 14 dari 16

c. Aktifitas Kantor

TUGAS MENGAJAR DAN AKTIVITAS KANTOR DOSEN TETAP SEMESTER ……………..TAHUN AKADEMIK ……………….. Nama Dosen

:

NIP

:

Jurusan

:

NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

WAKTU 07.00 07.45 08.30 09.15 10.00 10.45 11.30 12.15 13.00 13.45 14.30 15.15 16.00 16.45 17.30 18.15 19.00 19.45 20.30 21.15 -

SENIN

SELASA

RABU

KAMIS

JUMAT

SABTU

07.45 08.30 09.15 10.00 10.45 11.30 12.15 13.00 13.45 14.30 15.15 16.00 16.45 17.30 18.15 19.00 19.45 20.30 21.15 22.00

Perhatian : 1 Tidak diperkenankan menambah/mengurangi/mengubah jadwal kuliah / praktikum di atas tanpa seijin Pembantu Rektor I Bidang Akademik. 2

Perubahan harus melalui surat resmi yang ditujukan ke PR I dan hanya dapat dilaksanakan setelah ijin resmi secara tertulis, disetujui oleh PR I dengan tembusan ke Rektor, PR II, Dekan, Kajur dan Bendahara.

3

Tunjangan kelebihan mengajar dibayarkan sesuai dengan penugasan di atas Rektor,

Tembusan : 1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Yth. Pembantu Rektor II 3. Yth. Dekan Fakultas ybs. 4. Yth. Ketua Jurusan ybs. 5. Para Dosen di Jurusan ybs. 6. Bendahara UNIKOM. 7. Arsip.

Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto NIP. 4127 70 00 001



: : : :

02 1 2009 15 dari 16

d. Tabel Ruang TABEL RUANG NAMA RUANG JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA JAM 07.00 07.45 08.30 09.15 10.00 10.45 11.30 12.15 13.00 13.45 14.30 15.15 16.00 16.45 17.30 18.15 19.00 19.45 20.30 21.15 -

H A R I SENIN

SELASA

RABU

KAMIS

JUMAT

SABTU

07.45 08.30 09.15 10.00 10.45 11.30 12.15 13.00 13.45 14.30 15.15 16.00 16.45 17.30 18.15 19.00 19.45 20.30 21.15 22.00

Tembusan : 1. Yth. Rektor 2. Yth. Pembantu Rektor I 3. Yth. Pembantu Rektor II 4. Yth. Dekan Fakultas Teknik 5. Yth. Kepala BAAK 6. Arsip.

Bandung, dd/mm/yy Ketua Jurusan

Nam a Ketua Jurusan NIP.



: : : :

02 1 2009 16 dari 16

e. Tabel Hari

TABEL HARI NAMA HARI Halam an

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA JAM

NA M A RUA NG

07.00 - 07.45 07.45 - 08.30 08.30 - 09.15 09.15 - 10.00 10.00 - 10.45 10.45 - 11.30 11.30 - 12.15 12.15 - 13.00 13.00 - 13.45 13.45 - 14.30 14.30 - 15.15 15.15 - 16.00 16.00 - 16.45 16.45 - 17.30 17.30 - 18.15 18.15 - 19.00 19.00 - 19.45 19.45 - 20.30 20.30 - 21.15 21.15 - 22.00 Tembusan : 1. Yth. Rektor 2. Yth. Pembantu Rektor I 3. Yth. Pembantu Rektor II 4. Yth. Dekan Fakultas Teknik

Bandung, dd/mm/yy Ketua Jurusan

…..


5. Yth. Kepala BAAK 6. Arsip.


: : : :

02 1 2009 17 dari 16

Nam a Ketua Jurusan NIP.


f.


: : : :

02 1 2009 18 dari 16

Tabel Kelas

TABEL KELAS

KELAS NO

KDMK

MATA KULIAH

Total SKS

SKS

HARI

WAKTU

RUANG

DOS EN

Prodi Teknik Informatika PROSEDUR PENJADWALAN KULIAH

Recommend Documents