Procedure financiële crisis versie d.d. 5 juli 2013

Procedure financiële crisis versie d.d. 5 juli 2013

Procedure financiële crisis MN (versie d.d. 5 juli 2013)

1

Inhoudsopgave 1. Inwerkingtreding procedure ........................................................................................................... 3 2. Acties bij inwerkingtreding procedure ............................................................................................ 4 3. Dreiging acute financiële crisis ........................................................................................................ 5 4. Doel crisisteam ................................................................................................................................ 5 5. Mandaat crisisteam ......................................................................................................................... 5 6. Samenstelling crisisteam ................................................................................................................. 5 7. Subteams ......................................................................................................................................... 6 8. Locatie meeting crisisteam .............................................................................................................. 6 9. Crisismap ......................................................................................................................................... 7 10. Agenda........................................................................................................................................... 7 11. Communicatie ............................................................................................................................... 7 12. Sturingsinformatie ......................................................................................................................... 8 13. Geplande opdrachten tot betaling ................................................................................................ 8 14. Beleid ten aanzien van depositotegenpartijen ............................................................................. 8 15. Openstellen van fondsen............................................................................................................... 8 16. Gelijke behandeling van opdrachtgevers ...................................................................................... 9 17. Plaats ten opzichte van het Investment Committee ..................................................................... 9 18. Rol crisisplannen opdrachtgevers ................................................................................................. 9 19. Centrale schijf ................................................................................................................................ 9 20. Einde procedure .......................................................................................................................... 10 21. Toetsing ....................................................................................................................................... 10 22. Bewaren van documenten .......................................................................................................... 10 23. Eigenaarschap en wijziging van de procedure ............................................................................ 10 Appendix 1: Definitie financiële crisis ............................................................................................... 11 Appendix 2: Communicatiematrix..................................................................................................... 12


2

1. Inwerkingtreding procedure De bevoegdheid om een crisis uit te roepen is binnen MN belegd bij het Crisis Management Team (CMT). Dit team wordt voorgezeten door de voorzitter van de Hoofddirectie. Een financiële crisis is een specifiek soort crisis, waarvan het uitroepen ook door de voorzitter van het CMT dient plaats te vinden. Voor dit type crisis is gezien de geheel eigen aard en uitdagingen die hierbij horen een separate procedure ontwikkeld: de procedure financiële crisis. Bij inwerkingtreding komt het financiële crisisteam in actie. De procedure financiële crisis treedt in werking wanneer de voorzitter van het CMT (indien beschikbaar is dit de voorzitter van de Hoofddirectie): a) Besluit dat er sprake is van een financiële crisis; en b) Akkoord gaat met de in onderhavige procedure voorgestelde werkwijze. Toelichting ten aanzien van ad a): De voorzitter van het CMT besluit in samenspraak met de Directeur Fiduciair Management dat er sprake is van een financiële crisis na een voorstel hiertoe door de Directeur Fiduciair Management, die zich op zijn beurt eventueel laat adviseren door het Investment Committee. De voorzitter van het CMT geeft hierbij zo snel mogelijk aan wat de aanleiding is geweest om tot deze vaststelling te komen. Hij informeert de Directeur Fiduciair Management over zijn besluit. In Appendix 1 wordt verder ingegaan op wat MN verstaat onder een financiële crisis en welke criteria behulpzaam kunnen zijn bij het vaststellen van het feit of er sprake is van een financiële crisis. Het is niet wenselijk om deze bepaling volledig te laten afhangen van vooraf vastgelegde criteria. De in Appendix 1 genoemde criteria dienen daarom als leidraad. Het Investment Committee heeft een monitorfunctie voor wat betreft de in Appendix 1 genoemde criteria, in het bijzonder voor de integrale financiële stressindicatoren. Eenieder kan het vermoeden van een financiële crisis direct bij de Directeur Fiduciair Management of de plaatsvervangende voorzitter van het Investment Committee kenbaar maken; wanneer hieraan geen gehoor wordt gegeven kan de aandrager van het advies gemotiveerd escaleren bij de voorzitter van de Hoofddirectie. Toelichting ten aanzien van ad b): Doel van onderhavige procedure is om voor het geval van een financiële crisis een leidraad te bieden. De procedure kan daarmee worden gezien als een voorstel aan de voorzitter van het CMT. Gezien diens eindverantwoordelijkheid dient deze eerst expliciet akkoord te gaan met hetgeen in deze procedure gesteld wordt. Hij is bevoegd om andere keuzes te maken, bijvoorbeeld ten aanzien van de samenstelling van het financiële crisisteam. Procedure financiële crisis MN (versie d.d. 5 juli 2013)

3

De voorzitter van het financiële crisisteam (volgens voorstel is dat de Directeur Fiduciair Management) houdt in het vervolgtraject na inwerkingtreding van de procedure nauw contact met de voorzitter van het CMT over de voortgang. Wanneer het CMT zelf actief is vanwege een andere calamiteit, dan heeft het CMT in conflicterende situaties voorrang boven het financiële crisisteam.

2. Acties bij inwerkingtreding procedure Bij inwerkingtreding van de procedure financiële crisis worden de volgende acties genomen: 1. De voorzitter van het financiële crisisteam (Directeur Fiduciair Management of plaatsvervanger) geeft aan de secretaris aan binnen welke termijn hij het financiële crisisteam bijeen wil roepen. Deze bijeenkomst dienst uiterlijk binnen een dagdeel plaats te vinden. 2. De secretaris informeert namens de voorzitter het financiële crisisteam over de bijeenkomst. Dit doet hij in eerste instantie omwille van de snelheid via sms en de email-distributielijst en direct daaropvolgend nogmaals door na te bellen. Daarbij benoemt hij kort de reden voor het uitroepen van een financiële crisis. Indien blijkt dat een teamlid niet beschikbaar of bereikbaar is, contacteert hij de vooraf aangewezen vervanger. Indien de aangewezen vervanger ook niet beschikbaar of bereikbaar is, wijst de voorzitter een andere vervanger aan, welke vervolgens wordt gecontacteerd. 3. De secretaris informeert namens de voorzitter de Manager Operations (van de unit Beleggingen) dat de procedure in werking is getreden. Hij wijst de Manager Operations daarbij op diens verantwoordelijkheid om betalingen stop te zetten zoals bepaald in sub 4 van dit artikel. 4. De Manager Operations annuleert zodra hij geïnformeerd is over de inwerkingtreding van de procedure financiële crisis alle al in het systeem geplande opdrachten tot betaling voor latere valutadagen en ziet erop toe dat er geen nieuwe opdrachten worden geplaatst. Hij informeert de betreffende klantenteams en het subteam Sturingsinformatie over de geannuleerde betalingen. (Zie verder het bepaalde in artikel 13). 5. De secretaris informeert namens de voorzitter de secretaris van het Investment Committee, de leden van de Hoofddirectie, de Managing Director UK, de Directeur Risk, de Directeur Compliance en de Business Continuity Manager dat de procedure in werking is getreden. Dit gebeurt in eerste instantie telefonisch. Daarbij benoemt hij kort de reden voor het uitroepen van een financiële crisis. De secretaris schakelt bij voorkeur voor zijn taken zelf secretariële ondersteuning in, zodat hij zo snel mogelijk voor andere taken beschikbaar is. Zodra de secretaris zich ervan vergewist heeft dat hij zijn taken naar behoren in werking heeft gezet, voegt hij zich bij het financiële crisisteam. Procedure financiële crisis MN (versie d.d. 5 juli 2013)

4

3. Dreiging acute financiële crisis De voorzitter kan de personen die zitting zouden hebben in het crisisteam bij inwerkingstelling van de procedure financiële crisis ook al bijeen roepen in anticipatie op een dreigende acute financiële crisis. Hierbij wordt de procedure financiële crisis niet in werking gesteld en wordt ook de term financiële crisisteam formeel nog niet gebruikt; er is immers geen sprake van een crisis. Doel van een dergelijke bijeenkomst is om waar mogelijk alvast voor te sorteren op de consequenties van het eventueel op een later moment in werking treden van de procedure financiële crisis. Maatregelen om risico’s te mitigeren kunnen al worden getroffen.

4. Doel crisisteam Het primaire doel van het financiële crisisteam is het aansturen van de portefeuilles van de opdrachtgevers in crisistijd. Daarbij staat het waardebehoud van de portefeuilles voorop. Onder aansturing wordt ook de werking van key systemen en processen verstaan.

5. Mandaat crisisteam Het mandaat van het financiële crisisteam is een afgeleide van het CMT en bestaat uit: 1. Multidisciplinair overleg en informatiedeling; 2. Inventariseren acties; 3. Besluitvorming acties. De voorzitter is besluitvormend voor zover het de algemene aansturing van het crisisteam betreft. De Hoofddirectieleden die zitting hebben in het financiële crisisteam zijn formeel besluitvormend voor acties binnen hun eigen unit; 4. Communicatie ten aanzien van de ontstane crisissituatie.

6. Samenstelling crisisteam Het financiële crisisteam bestaat uit de volgende functionarissen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Directeur Fiduciair Management Directeur Pensioenen & Verzekeringen Directeur Beleggingen Directeur Klantrelaties Manager Client Portfolio Management Manager Treasury Woordvoerder

Het financiële crisisteam wordt ondersteund door een secretaris. Deze rol wordt ingevuld door de Executive Assistant van de Directeur Fiduciair Management. Wanneer deze niet beschikbaar is, wijst de voorzitter van het financiële crisisteam hiervoor een andere medewerker aan.


5

Waar nodig kan het financiële crisisteam om ondersteunende diensten vragen, onder andere op het gebied van catering. De Directeur Fiduciair Management wordt bij afwezigheid vervangen door de Directeur Beleggingen. De overige leden van het financiële crisisteam zijn zelf verantwoordelijk voor het vooraf informeren van de Directeur Fiduciair Management van hun plaatsvervangers bij afwezigheid. Het financiële crisisteam wordt voorgezeten door de Directeur Fiduciair Management. Bij afwezigheid van de Directeur Fiduciair Management wordt het financiële crisisteam voorgezeten door zijn plaatsvervanger. Indien zowel de Directeur Fiduciair Management als de plaatsvervanger afwezig zijn, wijzen de overige leden van het financiële crisisteam een voorzitter aan uit hun midden. De voorzitter kan naar eigen inzicht anderen als lid van het financiële crisisteam toevoegen. Andere leden van het financiële crisisteam kunnen hiertoe bij de voorzitter voorstellen doen. De voorzitter kan naar eigen inzicht toehoorders bij vergaderingen van het financiële crisisteam uitnodigen. Andere leden van het financiële crisisteam kunnen hiertoe bij de voorzitter voorstellen doen. De voorzitter van het financiële crisisteam is er verantwoordelijk voor dat er goede schriftelijke verslaglegging van de vergaderingen van het financiële crisisteam plaatsvindt. Uitwerking van de verslagen van de vergaderingen van het financiële crisisteam vindt binnen 24 uur plaats. Verslagen worden in ieder geval gezonden naar de leden van het financiële crisisteam, de Hoofddirectie, de Managing Director UK, de Directeur Risk, de Directeur Compliance en de Business Continuity Manager.

7. Subteams Het crisisteam kent een smalle bezetting. Ondersteunend hieraan kunnen subteams worden ingezet. De volgende subteams treden in ieder geval in werking: 1. Subteam Opdrachtgevers 2. Subteam Sturingsinformatie 3. Subteam Communicatie

(voorzitter: Directeur Klantrelaties) (voorzitter: Manager Client Portfolio Management) (voorzitter: Woordvoerder)

De voorzitters van de subteams zijn de schakels met het financiële crisisteam. De voorzitters van de subteams betrekken bij hun subteams wie zij daarvoor noodzakelijk achten.

8. Locatie meeting crisisteam De standaardlocatie voor een meeting van het financiële crisisteam is de Boardroom met kamernummer Z10.23 in de Zilveren Toren, Prinses Beatrixlaan 15, 2595 AK Den Haag. Indien een alternatieve locatie noodzakelijk blijkt, wordt gekozen voor een ruimte met goede conference call faciliteiten en voldoende stopcontacten. Procedure financiële crisis MN (versie d.d. 5 juli 2013)

6

In de ruimte van het financiële crisisteam wordt een mobiele Bloomberg-terminal ingeregeld, eventueel door gebruik van remote login. Op dezelfde verdieping als het financiële crisisteam bijeenkomt worden ruimtes voor de subteams ingericht. De standaardindeling hiervoor is: Subteam Opdrachtgevers: Subteam Sturingsinformatie: Subteam Communicatie:

Z10.04 Z10.05 Z10.09

De genoemde ruimtes kunnen door resp. het financiële crisisteam en de subteams gegeven de crisissituatie direct worden opgeëist. Buiten kantoortijden komt het financiële crisisteam in beginsel telefonisch bij elkaar. Hiervoor heeft zij een eigen vast conference call nummer ter beschikking, te weten: 010-2991000. De leden beschikken over de toegangscodes.

9. Crisismap In het hoofdkantoor van MN te Den Haag wordt een crisismap bewaard. Deze bevat in ieder geval het meest recente contactoverzicht en tien exemplaren van deze procedure. Deze map wordt bij het uitroepen van een financiële crisis ter beschikking gesteld aan de voorzitter van het financiële crisisteam.

10. Agenda De agenda van de eerste bijeenkomst van het financiële crisisteam na het uitroepen van een crisis bevat in ieder geval de volgende punten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Inventariseren aanwezigen Reden uitroepen crisis Opdrachtgevers Sturingsinformatie Communicatie Actie- en besluitenlijst Volgende bijeenkomst

11. Communicatie Zoals bepaald in artikel 5 valt de communicatie ten aanzien van de ontstane crisissituatie binnen het mandaat van het financiële crisisteam. De woordvoerder, die zitting heeft in het financiële crisisteam, speelt daarbij een coördinerende en adviserende rol spelen en is daartoe ook voorzitter van het subteam Communicatie. Procedure financiële crisis MN (versie d.d. 5 juli 2013)

7

In Appendix 2 is een communicatiematrix opgenomen met richtlijnen ten aanzien van de te volgen communicatie met de diverse stakeholders. Daarbij zijn middel, frequentie, verantwoordelijke en de rol van opdrachtgevers benoemd. Ten aanzien van communicatie met deelnemers (van de corporate opdrachtgevers) en pers is de afstemming met opdrachtgevers van groot belang. Bij veel vragen van de pers zal het zo zijn dat er doorverwezen moet worden naar opdrachtgevers zelf. De woordvoerder coördineert bij het inwerkingtreden van de procedure het opstellen van een Q&A die voor de communicatie met verschillende stakeholders kan worden benut. In anticipatie op een mogelijke crisis kan eventueel al in een eerder stadium voorbereidend werk voor een Q&A worden verricht.

12. Sturingsinformatie Accurate sturingsinformatie is cruciaal voor goede besluitvorming. Hiertoe bestaat het subteam Sturingsinformatie, welke via de Manager Client Portfolio Management in verbinding staat met het financiële crisisteam. Voor het delen van informatie staan een gezamenlijke schijf en mailbox ter beschikking.

13. Geplande opdrachten tot betaling Zoals bepaald in artikel 2 van deze procedure worden bij inwerkingtreding van de procedure door het Manager Operations alle al in het systeem geplande opdrachten tot betaling voor latere valutadagen geannuleerd en wordt er door hem op toegezien dat er geen nieuwe opdrachten worden geplaatst. Daarbij worden door hem de betreffende klantenteams en het subteam Sturingsinformatie geïnformeerd over de geannuleerde betalingen. In het subteam Sturingsinformatie en waar nodig in het financiële crisisteam zelf wordt overlegd welke betalingen wanneer mogen worden uitgevoerd. De norm daarbij is om opdrachten tot betaling pas op de valutadag zelf te plaatsen. In zeer kritieke situaties is de norm om opdrachten tot betaling pas laat op de dag te plaatsen. Wanneer bekend is dat een tegenpartij failliet is of uitstel van betaling heeft aangevraagd wordt door Operations geen betaling aan deze tegenpartij gedaan. De afdeling Juridische en Fiscale Zaken kan bij het vaststellen van een faillissement of aanvraag van uitstel van betaling een ondersteunende rol spelen. Er wordt geen continue monitoring van de afdeling Juridische en Fiscale Zaken verwacht.

14. Beleid ten aanzien van depositotegenpartijen Treasury volgt ook wanneer deze procedure in werking is getreden het beleid ‘Limieten Tegenpartijen’. Dit beleid biedt in hoofdstuk 3 een leidraad voor uitzonderlijke situaties.

15. Openstellen van fondsen Indien noodzakelijk kan het financiële crisisteam besluiten om fondsen open te stellen, ook wanneer Procedure financiële crisis MN (versie d.d. 5 juli 2013)

8

dit in een normale situatie niet gebruikelijk zou zijn. Hierbij kan een goede waardebepaling lastig zijn. In een dergelijk geval kan de Manager Operations (van de unit Beleggingen), waar nodig in overleg met het financiële crisisteam, een uitspraak doen over tegen welke koersen er in- en uitgestapt kan worden.

16. Gelijke behandeling van opdrachtgevers Bij elke ondernomen actie wordt het principe van gelijke behandeling van opdrachtgevers in acht genomen.

17. Plaats ten opzichte van het Investment Committee Het Investment Committee blijft separaat functioneren naast het financiële crisisteam. Visie op de assetallocatie en andere sturingsinstrumenten in de portefeuille blijft het domein van het Investment Committee. Uiterlijk één dag na de inwerkingtreding van de procedure financiële crisis komt het Investment Committee bijeen. Vanaf dat moment wordt door het Investment Committee zelf steeds opnieuw beoordeeld wanneer volgende bijeenkomsten van het Investment Committee gewenst zijn gedurende de verdere periode dat de procedure financiële crisis in werking is.

18. Rol crisisplannen opdrachtgevers De afdeling Account Management is verantwoordelijk voor het bijhouden van een overzicht van eventuele crisisplannen van opdrachtgevers zelf. MN draagt proactief zorg voor goede afstemming tussen crisisplannen van opdrachtgevers en haar eigen procedure en werkt aan het voorkomen van conflicterende bepalingen. Deze afstemming is onderdeel van de reguliere werkzaamheden.

19. Centrale schijf Het financiële crisisteam beschikt over een centrale schijf waarop relevante documenten worden bijgehouden. Dit betreft in ieder geval: -

-

de laatste versie van deze procedure; voorbereidende plannen gemaakt naar aanleiding van specifieke crises; een overzicht van de contactgegevens van de leden van het financiële crisisteam en hun vervangers; de eventuele eigen crisisplannen- en procedures van opdrachtgevers, afspraken die met opdrachtgevers zijn gemaakt op het gebied van onderlinge afstemming in geval van crisis en contactgegevens van opdrachtgevers (zie artikel 15); verslagen van meetings van het financiële crisisteam.

Daarnaast biedt de schijf de mogelijkheid om snel documenten te delen, bijvoorbeeld bij het opleveren van sturingsinformatie. Toegang tot deze schijf hebben de leden van het financiële


9

crisisteam en andere relevante betrokkenen. Indien nodig kan via het Service Office snel toegang aan anderen worden verleend.

20. Einde procedure De procedure financiële crisis eindigt wanneer de voorzitter van het CMT vaststelt dat er geen sprake meer is van een financiële crisis en tevens van mening is dat het verantwoord is om terug te keren naar de normale operatie. Hij besluit hiertoe in samenspraak met de voorzitter van het financiële crisisteam die zich op zijn beurt eventueel laat adviseren door het Investment Committee. De secretaris informeert namens de voorzitter het financiële crisisteam, de Hoofddirectie, de Managing Director UK, de Directeur Risk, de Directeur Compliance en de Business Continuity Managerdat de procedure is beëindigd. Na het beëindigen van de procedure vindt een evaluatie plaats, waarbij wordt bekeken in hoeverre de procedure heeft gefunctioneerd en hoe deze kan worden verbeterd.

21. Toetsing Eenmaal per jaar wordt de procedure financiële crisis getoetst onder verantwoordelijkheid van de Hoofddirectie in overleg met Corporate Risk Management, Compliance en Internal Audit.

22. Bewaren van documenten De secretaris draagt er zorg voor dat alle aan de crisis en het financiële crisisteam gerelateerde correspondentie en beslissingen vastgelegd worden en per crisis in een separaat dossier op een centrale locatie worden bewaard.

23. Eigenaarschap en wijziging van de procedure De Hoofddirectie is eigenaar van deze procedure. De procedure kan alleen gewijzigd worden door goedkeuring van de Hoofddirectie. Het CRCC, het RCC Vermogensbeheer, het RCC Pensioenen & Verzekeringen en de leden van het financiële crisisteam worden geïnformeerd over een wijziging.


10

Appendix 1: Definitie financiële crisis Over de definitie van een financiële crisis bestaat geen officiële internationale overeenstemming. De diverse definities die de ronde doen liggen evenwel in elkaars verlengde. De waarschijnlijk meest geciteerde definitie van een financiële crisis is van Goldsmith 1, te weten “een scherpe, korte, ultra-cyclische verslechtering van alle of de meeste van de volgende groep financiële indicatoren – korte termijn rentes, activa (aandelen, onroerend goed, land) prijzen, bedrijfsfaillissementen en faillissementen van financiële instellingen”. Anderen definiëren een financiële crisis als een situatie waarbij het aanbod van geld (sterk) wordt overtroffen door de vraag naar geld. Dit leidt ertoe dat liquiditeit snel verdampt omdat beschikbaar geld wordt teruggetrokken van banken, hetgeen banken dwingt activa te verkopen. In deze beschrijving wordt een financiële crisis derhalve geassocieerd met een run op de banken. Tot enkele decennia geleden, werd een financiële crisis gelijk gesteld met een bankencrisis. Tegenwoordig kan het ook de vorm van een fiscale of valutacrisis hebben. In dat geval is er geen sprake van een run op de banken, maar van een run op een land en/of regio. In alle gevallen blijft evenwel de vraag van welke intensiteit en geografische reikwijdte de problemen moeten zijn om als financiële crisis betiteld te worden. De gemene deler van de verschillende bovenstaande definities is dat er sprake is van een extreme mate van risicoaversie. MN herformuleert een financiële crisis dan ook als een situatie van snel toenemende en extreme risicoaversie onder participanten in financiële markten. Een additioneel criterium dat MN hanteert is dat er in beginsel sprake moet zijn van een mondiaal ‘systemic event’; met andere woorden, in een financiële crisis is de geografische reikwijdte mondiaal. Uitzonderingen hierop zijn die landen-/regionale crises die in potentie dekkingsgraden van opdrachtgevers naar in hun noodplannen gedefinieerde kritieke niveaus kunnen brengen. Of hiervan sprake kan zijn dient door de afdeling Client Portfolio Management te worden aangegeven. Verder hanteert MN dagelijks beschikbare in de markt gangbare integrale financiële stressindicatoren.

1

Goldsmith, R.W. (1987). Premodern Financial Systems: A Comparative Study. Cambridge University Press.


11

Appendix 2: Communicatiematrix Doelgroep

Middel

Frequentie

Verantwoordelijke

Rol opdrachtgevers

Interne medewerkers

Mail, intranet, bijeenkomsten

Om de paar dagen of zo vaak als nodig

Directeur Fiduciair Management

-

Hoofddirectie

Verslagen meetings, mail

Dagelijks


-

CRCC

Verslagen meetings, mail



-

RvC

Mail, naar behoefte telefonisch


Voorzitter Hoofddirectie

-

Opdrachtgevers

Telefonisch, mail, schriftelijk

Bij uitroepen crisis, daarna minimaal om de paar dagen contact

Directeur Account Management (NL en UK), waarbij het hoofdkantoor de te volgen lijn uitzet

-

Deelnemers (alleen corporate opdrachtgevers)

Website opdrachtgevers, telefonisch bereikbaar (Q&A), evt. schriftelijk

Kort na uitroepen crisis, updates waar nuttig

Opdrachtgevers zelf/P&V

In afstemming

DNB

Gebeurt in beginsel door opdrachtgevers zelf, MN ondersteunt waar nodig

Leidend

AFM

Mail, schriftelijk, telefonisch

Zo vaak als nodig

Compliance (coördinatie)

In afstemming

Pers

Persbericht, telefonisch, per mail, indien nodig persconferentie of interviews (schrijvende pers, radio, tv)

Naar behoefte

Woordvoerder

In afstemming, veel vragen naar verwachting doorverwijzen naar opdrachtgevers


12

Procedure financiële crisis versie d.d. 5 juli 2013

Recommend Documents