Príručka pre prijímateľa SL2014

SL2014 Hlavná aplikácia Centrálny informačný a komunikačný systém

Príručka pre prijímateľa SL2014 verzia 1 18.04.2016

Varšava, január 2015

Vypracovalo: Ministerstvo rozvoja Varšava, 2016

Strana 2 z 195

Obsah Úvod .................................................................................................................................................................................................................................................. 8 1.

Prihlásenie do systému............................................................................................................................................................................................................ 10

1.1.

Dôveryhodný profil ePUAP (týka sa iba prijímateľov z Poľska) ........................................................................................................................................... 13

1.2.

Platný certifikát ePUAP (týka sa iba prijímateľov z Poľska) ................................................................................................................................................. 13

1.3.

Prihlasovacie meno a heslo ................................................................................................................................................................................................. 14

2.

Navigácia a grafické usporiadanie SL2014 .............................................................................................................................................................................. 18

2.1.

Jazykové verzie .................................................................................................................................................................................................................... 18

2.2.

Veľkosť písma ...................................................................................................................................................................................................................... 19

2.3.

Filtrovanie ............................................................................................................................................................................................................................ 20

2.4.

Správca stĺpcov .................................................................................................................................................................................................................... 21

2.5.

Moje údaje........................................................................................................................................................................................................................... 22

2.6.

Panel s nástrojmi ................................................................................................................................................................................................................. 25

2.7.

Výber funkcií v tabuľke ........................................................................................................................................................................................................ 25

2.8.

Aktualizácia zostávajúceho času práce................................................................................................................................................................................ 25

3.

Obrazovka Projekty ................................................................................................................................................................................................................. 26

3.1.

Hlavné prvky obrazovky ...................................................................................................................................................................................................... 27

3.2.

Karty .................................................................................................................................................................................................................................... 28

3.3.

Moje údaje........................................................................................................................................................................................................................... 28

3.4.

Návrat na zoznam projektov ............................................................................................................................................................................................... 29

3.5.

Prehľad zoznamu kontrol .................................................................................................................................................................................................... 30

Strana 3 z 195

4.

Harmonogram platieb ............................................................................................................................................................................................................. 32

4.1.

Registrácia čiastkového harmonogramu ............................................................................................................................................................................. 32

4.2.

Tvorba čiastkového harmonogramu ................................................................................................................................................................................... 34

4.3.

Tvorba a odosielanie súhrnného harmonogramu ............................................................................................................................................................... 44

4.4.

Odoslanie súhrnného harmonogramu ................................................................................................................................................................................ 45

4.5.

Opätovné odoslanie súhrnného harmonogramu ................................................................................................................................................................ 48

4.6.

Verzie harmonogramu......................................................................................................................................................................................................... 48

5.

Verejné obstarávania (netýka sa programového postupu konkurencieschopnosti) .............................................................................................................. 49

5.1.

Hlavná obrazovka ................................................................................................................................................................................................................ 50

5.1.1.

Zoznam obstarávaní ........................................................................................................................................................................................................ 50

5.1.2.

Informácie o obstarávaní................................................................................................................................................................................................. 51

5.1.3.

Informácie o zmluve ........................................................................................................................................................................................................ 55

5.2.

Odoslanie informácií o obstarávaní/zmluve ....................................................................................................................................................................... 58

5.3.

Opätovné odoslanie informácií o obstarávaní/zmluve ....................................................................................................................................................... 60

5.4.

Filtrovanie údajov ................................................................................................................................................................................................................ 60

5.5.

Odosielanie správ ................................................................................................................................................................................................................ 63

6.

Databáza personálu ................................................................................................................................................................................................................. 64

6.1.

Hlavná obrazovka ................................................................................................................................................................................................................ 65

6.2.

Zamestnanci projektu .......................................................................................................................................................................................................... 65

6.3.

Plánovaný čas práce ............................................................................................................................................................................................................ 70

6.3.1.

Odoslanie informácií o personále a plánovanom čase práce .......................................................................................................................................... 74

6.3.2.

Protokol o prevzatí .......................................................................................................................................................................................................... 75

Strana 4 z 195

6.3.3.

Odoslanie protokolu o prevzatí ....................................................................................................................................................................................... 80

6.4.

Opätovné odoslanie informácií o personále/protokole o prevzatí ..................................................................................................................................... 81

6.5.

Filtrovanie údajov ................................................................................................................................................................................................................ 82

7.

Čiastkové žiadosti o platbu ...................................................................................................................................................................................................... 85

7.1.

Zobrazenie zmluvy/rozhodnutia ......................................................................................................................................................................................... 86

7.2.

Registrácia čiastkovej žiadosti o platbu ............................................................................................................................................................................... 93

IDENTIFIKÁCIA ŽIADOSTI ................................................................................................................................................................................................................. 95 PROJEKT ......................................................................................................................................................................................................................................... 100 VECNÝ PRIEBEH ............................................................................................................................................................................................................................. 103 VECNÝ PRIEBEH REALIZÁCIE PROJEKTU......................................................................................................................................................................................... 104 UKAZOVATELE VÝSTUPU ............................................................................................................................................................................................................... 106 UKAZOVATELE VÝSLEDKU .............................................................................................................................................................................................................. 108 PROBLÉMY VYSKYTUJÚCE SA POČAS REALIZÁCIE PROJEKTU ........................................................................................................................................................ 109 KARTA PLÁNOVANÝ PRIEBEH REALIZÁCIE ..................................................................................................................................................................................... 110 FINANČNÝ POKROK ....................................................................................................................................................................................................................... 111 VÝKAZ DOKUMENTOV ................................................................................................................................................................................................................... 112 VÝDAVKY ÚČTOVANÉ PAUŠÁLNE .................................................................................................................................................................................................. 131 VRÁTENIA/OPRAVY ....................................................................................................................................................................................................................... 134 ZDROJE FINANCOVANIA VÝDAVKOV ............................................................................................................................................................................................. 138 FINANČNÝ POKROK ....................................................................................................................................................................................................................... 140 PRÍJEM ........................................................................................................................................................................................................................................... 142 INFORMÁCIE .................................................................................................................................................................................................................................. 143

Strana 5 z 195

PRÍLOHY ......................................................................................................................................................................................................................................... 144 7.3.

Obsluha žiadosti ................................................................................................................................................................................................................ 147

7.3.1.

Kontrola správnosti ....................................................................................................................................................................................................... 147

7.3.2.

Podanie čiastkovej žiadosti o platbu ............................................................................................................................................................................. 150

7.3.3.

Overenie podpisu žiadosti ............................................................................................................................................................................................. 156

7.3.4.

Uloženie žiadosti ........................................................................................................................................................................................................... 147

7.3.5.

Tlač čiastkovej žiadosti o platbu .................................................................................................................................................................................... 157

7.3.6.

Upravovanie čiastkovej žiadosti o platbu ...................................................................................................................................................................... 157

7.3.7.

Odstránenie čiastkovej žiadosti o platbu ...................................................................................................................................................................... 159

7.3.8.

Opätovné podanie/doplnenie/oprava čiastkovej žiadosti o platbu .............................................................................................................................. 160

7.3.9.

Zobrazenie verzie žiadosti ............................................................................................................................................................................................. 161

7.3.10.

Potvrdenie doručenia žiadosti ....................................................................................................................................................................................... 163

8.

Súhrnná žiadosť o platbu pre projekt .................................................................................................................................................................................... 166

8.1.

Vytvorenie žiadosti o platbu pre projekt........................................................................................................................................................................... 167

8.2.

Zásady vypĺňania žiadosti o platbu pre projekt ................................................................................................................................................................. 170

8.3.

Obsluha žiadosti o platbu pre projekt ............................................................................................................................................................................... 172

9.

Korešpondencia s kontrolórom ............................................................................................................................................................................................. 173

9.1.

Priečinky schránky elektronickej pošty ............................................................................................................................................................................. 175

9.1.1.

Príprava listu .................................................................................................................................................................................................................. 176

9.1.2.

Odoslanie správy ........................................................................................................................................................................................................... 180

9.1.3.

Ukladanie pracovných verzií .......................................................................................................................................................................................... 184

9.1.4.

Aktualizácia schránky .................................................................................................................................................................................................... 184

Strana 6 z 195

9.1.5.

Upravovanie dokumentov ............................................................................................................................................................................................. 184

9.1.6.

Odstraňovanie dokumentov.......................................................................................................................................................................................... 184

9.1.7.

Podpísanie listu ............................................................................................................................................................................................................. 184

9.1.8.

Priraďovanie čísel listom ............................................................................................................................................................................................... 189

9.1.9.

Overenie elektronického podpisu ................................................................................................................................................................................. 192

9.1.10.

Odpoveď na list/správu ................................................................................................................................................................................................. 193

9.1.11.

Tlač ................................................................................................................................................................................................................................ 194

10.

Korešpondencia so spoločným sekretariátom/riadiacim orgánom (v prípade projektov TP) .......................................................................................... 194

Strana 7 z 195

Úvod Na základe uzatvorenej zmluvy o poskytnutí finančného príspevku ste povinný využívať v rámci procesu zúčtovania realizovaného projektu SL2014 (ďalej tiež: systém). Vďaka systému je možné, okrem iného predkladať žiadosti o platbu, viesť korešpondenciu s inštitúciou zodpovednou za ich overenie, príp. poskytovať údaje nevyhnutné na realizáciu vášho projektu.

Zmluva o poskytnutí finančného príspevku uzatvorená medzi riadiacim orgánom (RO) a vedúcim partnerom, ako aj partnerská zmluva obsahujú ustanovenia, ktoré spresňujú rozsah záležitostí a činností, na ktorých realizáciu sa povinne využíva SL2014 a poukazujú na povinnosť používať Príručku SL2014 pre prijímateľa. Prosíme, aby ste sa pred začatím práce v systéme oboznámili s týmto návodom. Pripomíname, že v SL2014 vedúci partner a partneri projektu: 

pripravujú čiastkové žiadosti o platbu a odosielajú ich príslušnému kontrolórovi,



registrujú informácie o čiastkovom harmonograme platieb v projekte,



registrujú informácie o vykonávanom verejnom obstarávaní a informácie o uzatvorených zmluvách a vybraných dodávateľoch,



registrujú informácie o personáli projektu,



vedú korešpondenciu s príslušným kontrolórom v oblasti realizovaného projektu a na žiadosť kontrolóra predkladajú potrebné informácie a elektronické verzie dokumentov.

Okrem toho výlučne vedúci partner:

1



pripravuje celkové žiadosti o platbu pre projekt a odosiela ich SS (alebo RO v prípade projektov TP),



odovzdáva súhrnný harmonogram platieb v rámci projektu,

1

V prípade programu Poľsko – Slovensko znamená SS spoločný technický sekretariát.

Strana 8 z 195



vedie celú korešpondenciu so SS (alebo RO v prípade projektov TP) týkajúcu sa realizovaného projektu a na žiadosť SS/RO predkladá potrebné informácie a elektronické verzie dokumentov.

Táto Príručka pre prijímateľa je návodom na prácu v SL2014, ktorého cieľom je priblížiť funkcie SL2014 používateľom oprávneným zo strany prijímateľov (oprávneným v okamihu uzatvorenia zmluvy v rámci zoznamu tzv. oprávnených osôb, ktorý tvorí neoddeliteľnú súčasť tejto zmluvy). Skôr ako začnete pracovať v SL2014, uistite sa, že máte správnu verziu návodu a počítačové vybavenie, ktoré používate, má: 

pripojenie k sieti Internet;



nainštalované jeden z týchto internetových prehliadačov: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome v najnovšej stabilnej verzii (nie staršej ako dve verzie dozadu);



zapnutú obsluhu technológie Java Script, tzv. „cookie“ a vypnuté blokovanie automaticky otváraných okien v internetovom prehliadači;



nainštalovanú najnovšiu verziu doplnku Flash Media Player.

Čo znamenajú jednotlivé zápisy? Pole je povinné – pole musí byť vyplnené, aby systém správne zaznamenal údaje. Pole je nepovinné – pole nemusí byť vyplnené, aby systém správne zaznamenal údaje. Pole sa nedá upravovať – nemáte možnosť zmeniť hodnotu v poli.

Strana 9 z 195

1. Prihlásenie do systému Pred začatím práce sa uistite, že ste dostali správu potvrdzujúcu vytvorenie vášho účtu v systéme. V správe nájdete tiež aktuálnu internetovú adresu SL2014. Ak používate inú ako poľskú jazykovú verziu a správa bola zaslaná v poľskom jazyku, nižšie uvádzame preklad: „Vážené dámy a vážení páni, v súvislosti s realizáciou projektu v rámci zmluvy [č. zmluvy] bolo pre vás vytvorený účet v Aplikácii na spracovanie žiadostí o platbu. Aplikácia je dostupná na adrese: https://sl2014.gov.pl V prípade otázok alebo technických problémov, kontaktujte, prosím, e-mailom vecného administrátora inštitúcie – [e-mailová adresa]. Správa bola vygenerovaná automaticky – prosíme vás, aby ste na ňu neodpovedali.”

V súvislosti so skutočnosťou, že na účel zúčtovania realizovaného projektu budete mať prístup k osobným údajom, ktorých správcom je minister zodpovedný za regionálny rozvoj, vám bolo udelené Oprávnenie na spracovanie osobných údajov v súbore centrálny informačný a komunikačný systém. Do vašej schránky bola zaslaná správa obsahujúca uvedené Oprávnenie s týmto znením: „MINISTERSTVO ROZVOJA

OPRÁVNENIE

Konajúc na základe splnomocnenia, ktoré mi udelil minister rozvoja na základe článku 37 zákona z 29. augusta 1997 o ochrane osobných údajov (Z. z. z roku 2014, polož. 1182, v znení neskorších predpisov), týmto splnomocňujem pána/pani [meno a priezvisko oprávnenej osoby] na spracúvanie osobných údajov v rozsahu súboru: Centrálny informačný a komunikačný systém určený na podporu realizácie operačných programov v rámci realizácie projektu [č. projektu] zo dňa [dátum uzatvorenia zmluvy]. Toto splnomocnenie vám ukladá povinnosť:  oboznámiť sa s predpismi, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov, platnými v členskom štáte, na ktorého území sa spracúvajú osobné údaje a Pravidlami bezpečnosti informácií spracúvaných v hlavnej aplikácii centrálneho informačného a komunikačného systému a dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov uvedených v týchto dokumentoch;

Strana 10 z 195



zachovať dôvernosť spracúvaných osobných údajov, s ktorými sa oboznámite, a spôsobov ich ochrany, a to rovnako v období vykonávania práce, ako aj po ukončení vykonávania práce [Názov prijímateľa].

Platnosť tohto splnomocnenia sa končí v okamihu odňatia prístup k hlavnej aplikácii centrálneho informačného a komunikačného systému. na základe splnomocnenia správcu údajov Varšava, [dátum vydania splnomocnenia] Váš identifikátor na účely evidencie osôb oprávnených spracúvať osobné údaje uvedenej v zákone z 29. augusta 1997 o ochrane osobných údajov je: [č. identifikátora]. Identifikátor sa nepoužíva na prihlasovanie alebo prácu v hlavnej aplikácii centrálneho informačného a komunikačného systému.”

Prihlásenie do systému: 

vyberte odkaz, ktorý je uvedený v správe o vytvorení účtu

alebo 

otvorte priamo jeden z webových prehliadačov: 

Mozilla Firefox



Google Chrome



Internet Explorer

a zadajte adresu https://sl2014.gov.pl/FLogin/FStartup.aspx Pozor! Jazykovú verziu prihlasovacej stránky môžete vybrať v ľubovoľnom okamihu. Na tento účel je potrebné vybrať príslušný jazyk z rozbaľovacieho zoznamu, ktorý sa nachádza v pravom hornom rohu stránky.

Strana 11 z 195

UPOZORNENIE! Skôr ako začnete pracovať v SL2014, uistite sa, či používate aktuálnu verziu prehliadača – SL2014 zaručuje správne zobrazenie údajov v najnovších stabilných verziách (t. j. v aktuálnych verziách a dvoch predchádzajúcich verziách) prehliadačov spomenutých vyššie.

Strana 12 z 195

1.1.

Dôveryhodný profil ePUAP (týka sa iba prijímateľov z Poľska)

Základnou metódou prihlasovania do systému je v prípade poľských prijímateľov verifikácia pomocou elektronickej platformy služieb verejnej správy ePUAP.

1.2.

Platný certifikát ePUAP (týka sa iba prijímateľov z Poľska)

Ďalšou metódou prihlasovania do systému, ktorá je dostupná len pre poľských prijímateľov, je využitie platného elektronického podpisu. Do SL2014 sa môžete prihlásiť pomocou platného certifikátu prostredníctvom funkcie Platný certifikát.

Strana 13 z 195

1.3.

Prihlasovacie meno a heslo

Ak ste prijímateľ, ktorý nie je z Poľska, alebo prihlásenie do systému pomocou dôveryhodného profilu nie je možné v dôsledku nedostupnosti platformy ePUAP, je v systéme dostupná alternatívna prihlasovacia cesta pomocou funkcie Prihlasovacie meno a heslo. . Prvé prihlásenie do systému Zadajte svoje prihlasovacie meno – je to vaše číslo PESEL (rodné číslo). Ak ste zahraničný prijímateľ, zadajte do poľa Prihlasovacie meno svoju e-mailovú adresu uvedenú v zozname oprávnených osôb, ktorý je súčasťou zmluvy/rozhodnutia

o

poskytnutí

finančného

príspevku. Po zadaní hodnoty do poľa Login vyberte funkciu Zaslať heslo.

Prvé prihlásenie do SL2014 Systém

Strana 14 z 195

vás

bude

informovať,

že

na

adresu

elektronickej pošty, ktorú ste uviedli v žiadosti o pridelenie prístupu pre oprávnenú osobu, zaslal správu obsahujúcu prístupové heslo do systému. Skontrolujte si elektronickú poštu a prečítajte správu. Do aktualizácie SL2014 môže byť správa zaslaná v poľskom jazyku, nižšie je uvedený jej preklad“ „Vážené dámy a vážení páni, pre váš účtu v Aplikácii na spracovanie žiadostí o platbu bolo vygenerované toto prístupové heslo: xxxxxx Odkaz pre aktiváciu hesla do systému: zzzzzz Aplikácia

je

dostupná

na

adrese

https://szkol.sl2014.gov.pl Automaticky vygenerovaná správa – neodpovedajte na ňu.”

Strana 15 z 195

Prvé prihlásenie do SL2014 Po

výbere

hypertextového

odkazu

uvedeného

v zaslanej správe (odkaz na aktiváciu) zadajte v otvorenej prihlasovacej stránke opätovne svoje prihlasovacie

meno

a

dočasné

heslo,

ktoré

vygeneroval systém. Heslo nájdete v tej istej správy zaslanej zo systému.

Vždy po vygenerovaní hesla vás systém požiada, aby ste ho počas prihlasovania zmenili. Heslo musí spĺňať niekoľko požiadaviek bezpečnosti a musí: 

sa začínať písmenom a mať od 8 do 16 znakov,



obsahovať veľké aj malé písmená a čísla alebo špeciálne znaky;

Strana 16 z 195



sa líšiť od posledných 12 hesiel.

Prvé prihlásenie do systému Počas prvého prihlasovania vás systém požiada, aby ste sa oboznámili so zásadami bezpečnosti vrátane ustanovení

o

spracovaní

osobných

údajov

a s informáciou o využívaní súborov cookies. Do aktualizácie SL2014 sa môžu zásady zobrazovať v poľskom jazyku. V prílohe k tejto príručke však nájdete ich preklad do angličtiny. UPOZORNENIE: Aby ste sa mohli prihlásiť do systému, musíte súhlasiť s podmienkami používania. Ak ste všetky údaje vyplnili správne, prihlásite sa do systému a budete môcť začať pracovať. Ďalšie prihlásenie Zadajte prihlasovacie meno a heslo a potom vyberte funkciu Spojiť.

Strana 17 z 195

2. Navigácia a grafické usporiadanie SL2014 Po úspešnom prihlásení do systému môžete začať prácu spojenú s riadením vášho projektu. Úvodná obrazovka obsahuje informácie o všetkých projektoch, ktoré realizujete. Ak na úvodnej obrazovke nie sú zobrazené projekty, ktoré realizujete, informujte o tejto skutočnosti vecného administrátora v SS (a v prípade projektu TP administrátora v RO). Údaje administrátora nájdete v časti Moje údaje (kapitola 2.5).

Z bezpečnostných dôvodov sa v systéme monitoruje čas práce každého používateľa. Systém používateľa automaticky odhlási po uplynutí 20 minút nečinnosti. Údaje, ktoré ste do toho okamihu neuložili, stratíte! Na úvodnej obrazovke môžete využiť mnohé praktické funkcie, ktoré sú opísané nižšie.

2.1.

Jazykové verzie

Jazykovú verziu systému môžete zmeniť v ľubovoľnom okamihu. Z rozbaľovacieho zoznamu dostupného v pravom hornom rohu môžete vybrať jednu z jazykových verzií, ktoré sú v systéme k dispozícii.

Strana 18 z 195

Pozor! Spomedzi jazykových verzií zaregistrovaných v systéme majú poľská a anglická verzia horizontálnu povahu, t. j. sú spoločné pre viaceré programy. Terminológia používaná vo vykonávacích dokumentoch daného programu sa môže trochu líšiť od poľskej a anglickej jazykovej verzie použitej v systéme, ale nemalo by to pre vás znamenať žiadne problémy pri práci v SL2014. Vždy, keď sa v SL2014 alebo tejto príručke uvádza: 

čiastková žiadosť o platbu – znamená to žiadosť o platbu, ktorú predkladá každý partner projektu príslušnému kontrolórovi (v programe Južný Baltik sa tento dokument nazýva Partner Progress Report),



žiadosť o platbu – znamená to žiadosť o platbu, ktorú predkladá vedúci partner spoločnému sekretariátu (alebo RO v prípade projektu TP). V programe Južný Baltik sa tento dokument nazýva Project Progress Report),



úloha – v programe Južný Baltik to znamená work package,

2.2.

Veľkosť písma

Kedykoľvek počas práce môžete zmeniť veľkosť písma používaného v systéme. Na výber máte tri hodnoty.

Strana 19 z 195

V pravom hornom rohu obrazovky sú dostupné symboly troch rozmerov písma. Po kliknutí na vybraný symbol sa zmení veľkosť zobrazovaného písma.

2.3.

Filtrovanie

Projekty môžete vyhľadávať podľa vybraných kritérií. Mechanizmus filtrovania je v celom systéme podobný, nie je potrebné používať špeciálne znaky, ako napríklad „%“ alebo „*“. Systém vyhľadáva údaje napr. v textových poliach tak, že hľadá konkrétnu frázu na ľubovoľnom mieste daného textu/poľa. Ak

chcete

využiť

možnosť

filtrovania

na obrazovke, vyberte funkciu Filtrovať

Strana 20 z 195

údajov

V otvorenom okne Nastavenia filtra môžete zadať parametre vyhľadávania podľa svojho výberu. Výber potvrďte funkciou OK.

Ak sú údaje na obrazovke vyfiltrované, systém o tom informuje

pomocou

špeciálneho

hlásenia

zobrazeného nad tabuľkou.

Filter vypnete pomocou funkcie Zrušiť filter

2.4.

Správca stĺpcov

Zoznam stĺpcov viditeľných na úvodnej obrazovke je možné rozšíriť. Môžete pridať/odstrániť stĺpce týkajúce sa tzv. auditových údajov, t. j. informácie o tom, kto a kedy vytváral alebo upravoval údaje v danom projekte.

Strana 21 z 195

Ak chcete rozšíriť zoznam zobrazených stĺpcov, vyberte funkciu Viditeľnosť stĺpcov

V otvorenom okne Viditeľnosť stĺpcov môžete vybrať stĺpce, ktoré sa zobrazujú v zozname. Označte začiarkávacie políčko vedľa názvu vybraného stĺpca a potvrďte svoj výber pomocou funkcie Prijať.

2.5.

Moje údaje

Kedykoľvek môžete zobraziť svoje údaje zaregistrované v systéme.

Strana 22 z 195

Svoje údaje si môžete prezrieť pomocou funkcie Moje údaje

V otvorenom okne Moje údaje môžete skontrolovať svoje

údaje

zadané

zmluvy/rozhodnutia

do o

systému

na

poskytnutí

základe

finančného

príspevku, máte prístup aj k e-mailovej adrese vecného administrátora (v SS alebo RO), s ktorým je potrebné

sa

skontaktovať

v

prípade

výskytu

problémov pri práci v systéme alebo chýb systému. Okno zatvoríte pomocou funkcie Zatvoriť.

Strana 23 z 195

Ak sa do systému prihlasujete pomocou funkcie Login a heslo, môžete zmeniť používané prístupové heslo pomocou funkcie Zmeniť heslo.

V otvorenom okne Zmena hesla musíte zadať aktuálne a nové heslo. Zmenu hesla potvrdíte pomocou funkcie Zmena hesla.

Strana 24 z 195

2.6.

Panel s nástrojmi

V tabuľke, ktorá obsahuje informácie o vašich projektoch, je k dispozícii panel s nástrojmi, ktoré zodpovedajú funkciám spojeným s modulmi dostupnými v SL2014.

2.7.

Výber funkcií v tabuľke

V celom systéme môžete funkciu dostupnú v tabuľke vybrať dvomi spôsobmi: 

Vyznačenie danej položky v tabuľke ľavým tlačidlom myši a následne výber príslušnej funkcie z panelu s nástrojmi



Vyznačenie danej položky v tabuľke pravým tlačidlom myši a následne výber príslušnej funkcie z kontextovej ponuky

Dostupnosť danej funkcie v ľubovoľnej tabuľke v systéme závisí od konkrétneho prípadu, napr. stav žiadosti alebo typ dokumentu.

2.8.

Aktualizácia zostávajúceho času práce

Ako už bolo spomenuté, systém z bezpečnostných dôvodov používateľa automaticky odhlási po uplynutí 20 minút nečinnosti.

Strana 25 z 195

Po prihlásení je na ľavej strane obrazovky dostupné počítadlo zobrazujúce čas zostávajúci do konca pracovnej relácie:

Ak bude do konca ostávať menej ako minúta, vzhľad počítadla sa zmení:

Kedykoľvek môžete predĺžiť čas práce znovu na 20 minút pomocou funkcie Aktualizovať

.

3. Obrazovka Projekty Obrazovka Projekty je centrálnym miestom vášho projektu, vďaka ktorému máte prístup k vybraným kartám, ktoré zodpovedajú rôznym funkciám systému. Ak chcete prejsť na túto obrazovku, vyberte funkciu Prejsť na projekt

Strana 26 z 195

Vzhľad obrazovky Projekty sa líši v závislosti od toho, či zastupujete vedúceho partnera alebo partnera projektu. Obrazovka Projekty pre vedúceho partnera obsahuje naviac karty Žiadosti o platbu a Korešpondencia, ktoré nie sú prístupné pre partnera projektu. Slúžia na realizáciu úloh vedúceho partnera, predkladanie žiadostí o platbu pre projekt a na vedenie korešpondencie so SS (alebo RO v prípade projektov TP).

3.1.

Hlavné prvky obrazovky

Obrazovka Projekty je rozdelené na dva hlavné prvky. Horná časť obsahuje informácie o prijímateľovi a názve projektu. V dolnej časti sa nachádzajú karty zodpovedajúce jednotlivým funkciám systému (ktoré sme opísali v ďalšej časti tejto Príručky):

Strana 27 z 195

3.2.

Karty

Môžete prejsť na ďalšie karty na obrazovke. Urobíte to kliknutím na tlačidlo, ktoré zodpovedá názvu danej funkcie. Partneri projektu nemajú prístup ku kartám Žiadosti o platbu a Korešpondencia. Partneri projektu realizujú svoje úlohy týkajúce sa prekladania čiastkových žiadostí o platbu a vedenia korešpondencie pomocou kariet Čiastkové žiadostí o platbu a Korešpondencia EÚS.

3.3.

Moje údaje

Môžete zobraziť svoje údaje zaregistrované v systéme.

Strana 28 z 195

Podrobný opis obrazovky Moje údaje a funkcií dostupných prostredníctvom tejto obrazovky je uvedený v bode 2.5 Moje údaje.

3.4.

Návrat na zoznam projektov

Ak sa chcete vrátiť na zoznam projektov, vyberte funkciu Návrat na zoznam projektov

Strana 29 z 195

3.5.

Prehľad zoznamu kontrol

Ak chcete zobraziť zoznam kontrol zaregistrovaných v rámci projektu, vyberte funkciu Zobraziť zoznam kontrol

Strana 30 z 195

Funkcia je dostupná tiež z úrovne zoznamu projektov.

Strana 31 z 195

4. Harmonogram platieb V súlade s ustanoveniami zmluvy o poskytnutí finančného príspevku odovzdávajú partneri projektu informácie o plánovaných výdavkoch v rámci projektu. Informácie týkajúce sa plánovaných výdavkov v rámci projektu musia obsahovať obdobie štyroch najbližších štvrťrokov. Tieto údaje musíte prvýkrát vyplniť bezodkladne po podpísaní zmluvy o poskytnutí finančného príspevku/partnerskej zmluvy. Informácie uvedené vyššie sa musia aktualizovať vždy, keď bude potrebné skorigovať údaje uvedené v aktuálne platnej verzii harmonogramu, ako aj po skončení každého vykazovaného obdobia (vtedy sa bude vyžadovať tiež doplnenie nasledujúceho štvrťroku do harmonogramu). Údaje z tohto modulu slúžia RO na prípravu prognóz výdavkov pre Európsku komisiu, preto je dôležité, aby boli dôveryhodné a vždy aktuálne.

4.1.

Registrácia čiastkového harmonogramu

Na účel registrácie čiastkového harmonogramu označte svoj projekt a vyberte funkciu Prejsť na harmonogram.

Strana 32 z 195

Obrazovka, na ktorej sa nachádzajú údaje týkajúce sa vášho harmonogramu, je rozdelená na tri časti 

Harmonogram – tabuľka obsahujúca číslo verzie vášho harmonogramu a jeho stav,



Podrobné údaje – tabuľka obsahujúca podrobné údaje harmonogramu, t. j. rozdelenie na štvrťroky/mesiace a finančné hodnoty,

Strana 33 z 195



Všeobecné informácie z karty zmluvy – časť, ktorú nie je možné upravovať, predstavujúca na uľahčenie finančné údaje z aktuálnej verzie vašej zmluvy zadanej do systému.

4.2.

Tvorba čiastkového harmonogramu

Ak chcete začať vytvárať čiastkový harmonogram, vyberte funkciu Vytvoriť harmonogram

, ktorá je dostupná pre každého z partnerov projektu. Po výbere funkcie sa

automaticky vytvorí karta Súhrnný harmonogram a karty s čiastkovými harmonogramami partnerov. Súhrnný harmonogram zobrazuje v režime na čítanie údaje zhrnuté z čiastkových harmonogramov. Každý z partnerov projektu má vlastnú kartu, na ktorej zadáva čiastkové harmonogramy. Ak čiastkový harmonogram vytvára partner projektu, vidí iba súhrnný harmonogram a svoj vlastný čiastkový harmonogram. Ak čiastkový harmonogram vytvára vedúci partner, vidí súčasne súhrnný harmonogram, svoj vlastný čiastkový harmonogram, ako aj čiastkové harmonogramy ostatných partnerov.

Strana 34 z 195

Po výbere tejto funkcie systém otvorí tabuľku v časti Podrobné údaje viditeľnú v tejto časti obrazovky. Je potrebné prejsť na príslušnú kartu (t. j. s príslušným číslom partnera podľa zaregistrovanej zmluvy). Zobrazí sa tiež časť Všeobecné informácie z karty zmluvy, ktorú nie je možné upravovať, a tzv. auditové polia, v ktorých sú zobrazené informácie týkajúce sa osôb, ktoré vytvorili a/alebo upravovali danú verziu harmonogramu.

Strana 35 z 195

Položky do podrobnej tabuľky môžete začať pridávať pomocou funkcie Pridať

V otvorenom okne Pridať štvrťrok zadávate podrobné údaje.

Strana 36 z 195

Pole Rok vypĺňa SL2014 automaticky so zohľadnením obdobia realizácie vášho projektu uvedeného v zmluve. V okamihu doplnenia ďalších riadkov sa pole aktualizuje o nasledujúce obdobie. Pole Štvrťrok prepojené s poľom Rok vypĺňa SL2014 automaticky so zohľadnením obdobia realizácie vášho projektu uvedeného v zmluve. V okamihu doplnenia ďalších riadkov sa pole

aktualizuje

o

nasledujúci

štvrťrok

v

kombinácii

s príslušným rokom. V tomto poli môžete využiť funkciu rozdelenia daného štvrťroka prostredníctvom označenia začiarkávacieho políčka. RO to však nevyžaduje. Systém automaticky doplní názvy mesiacov v danom štvrťroku. V dôsledku toho budú finančné údaje zadávané na úrovni mesiacov, a nie štvrťrokov. Ak sa v rámci daného štvrťroku nachádzajú mesiace, ktoré sa skončili,

je

zablokované.

Strana 37 z 195

upravovanie

hodnôt

pre

tieto

mesiace

Zadajte plánovanú hodnotu všetkých výdavkov v projekte vo vykázanom časovom intervale. Zadajte plánovanú celkovú hodnotu oprávnených výdavkov v projekte vo vykázanom časovom intervale. Zadajte

plánovanú

hodnotu

požadovaného

finančného

príspevku, o ktorý sa chcete uchádzať, rozdelenú na preddavok a náhradu, v súlade s pravidlami a lehotami na predkladanie žiadostí o platbu uvedenými v zmluve o poskytnutí finančného príspevku a programových dokumentoch. Pozor!

Strana 38 z 195

V programoch Interreg sa preddavky neposkytujú. Po vyplnení údajov v okne uložte údaje pomocou funkcie Uložiť.

Zadávanie údajov môžete prerušiť pomocou funkcie Zrušiť.

Strana 39 z 195

Po uložení štvrťroka sú údaje viditeľné v tabuľke. Teraz môžete:

Strana 40 z 195



Upravovať daný štvrťrok prostredníctvom funkcie Upraviť



Odstrániť štvrťrok prostredníctvom funkcie Odstrániť



Pridať ďalší štvrťrok prostredníctvom funkcie Pridať

Ku každému harmonogramu môžete pripojiť jednu prílohu. Môže to byť iný dokument, obrázok alebo sken. Momentálne sa pripájanie dokumentov k zaregistrovanému harmonogramu nevyžaduje.

Strana 41 z 195

Kedykoľvek počas práce môžete harmonogram uložiť, aby ste nestratili to, čo ste už stihli urobiť a mohli v práci pokračovať v inom termíne.

Na tento účel vyberte funkciu Uložiť harmonograme.

Strana 42 z 195

, ktorá je dostupná v

SL2014 v špeciálnom bloku Výsledok overenia zobrazenom nad tabuľkou oznámi alebo zobrazí výstrahu, ktoré údaje v harmonograme sú nesprávne alebo vyžadujú dodatočnú pozornosť.

Po úprave údajov vyberte opäť funkciu Uložiť. Ak harmonogram nebude obsahovať chyby, SL2014 zobrazí hlásenie o uložení údajov.

Strana 43 z 195

Harmonogram môžete:



Upravovať – pomocou funkcie Upraviť



Odstrániť – pomocou funkcie Odstrániť



Vytlačiť – pomocou funkcií Tlač



Rozšíriť o ďalší štvrťrok – pomocou funkcie Pridať

Pozor! Po uložení čiastkového harmonogramu informujte o tejto skutočnosti vedúceho partnera. Umožní mu to začať s prípravou súhrnného harmonogramu a odovzdať ho SS (alebo RO v prípade projektu TP).

4.3.

Tvorba a odosielanie súhrnného harmonogramu

Funkcia tvorby a zasielania súhrnného harmonogramu je dostupná výhradne pre vedúceho partnera. Po zobrazené harmonogramu má vedúci partner priebežný prehľad o

Strana 44 z 195

stave prípravy čiastkových harmonogramov. V časti Podrobné údaje sú zobrazené: 

karta Súhrnný harmonogram obsahujúci údaje zo všetkých uložených čiastkových harmonogramov,



karty Partner 1, Partner 2, Partner n obsahujúce údaje, ktoré zaregistrovali jednotliví partneri.

Vedúci partner registruje informácie týkajúce sa svojho čiastkového harmonogramu tak, že prejde na kartu Partner 1. Po vyplnení údajov v súlade s kapitolou 4.2 a uistení sa, že ostatní partneri tiež vyplnili svoje čiastkové harmonogramy, vedúci partner odošle súhrnný harmonogram SS(alebo RO v prípade projektov TP).

4.4.

Odoslanie súhrnného harmonogramu

Po vyplnení údajov všetkými partnermi odošle vedúci partner projektu súhrnný harmonogram SS (alebo RO v prípade projektu TP). Urobíte to pomocou funkcie Odoslať, ktorá sa nachádza na karte Súhrnný harmonogram. Pozor! Ak niektorý z partnerov upravuje svoj čiastkový harmonogram, vedúci partner nebude mať v tom čase možnosť odoslať súhrnný harmonogram SS (alebo RO v prípade projektu TP). Odoslanie súhrnného harmonogramu bude možné po ukončení úpravy čiastkového harmonogramu.

Strana 45 z 195

Po výbere funkcie Odoslať

vás systém informuje o dôsledkoch

tohto kroku. Vaše čiastkové harmonogramy tvoriace súhrnný harmonogram sa nebudú dať upravovať ani odstrániť. Môžete sa rozhodnúť súhrnný harmonogram neodoslať pomocou funkcie Zrušiť. Po výbere OK sa harmonogram odošle SS (alebo RO v prípade projektu TP)

Strana 46 z 195

SL2014 vás bude informovať o odoslaní harmonogramu zobrazením špeciálneho hlásenia na obrazovke.

Váš harmonogram (príslušná verzia) nebude viac možné upravovať a získa status Odoslaný. Jediná

funkcia

dostupná

harmonogram je Tlač

Strana 47 z 195

pre

tento

4.5.

Opätovné odoslanie súhrnného harmonogramu

Môže sa stať, že vám bude súhrnný harmonogram vrátený na opravu. Po vrátení súhrnného harmonogramu je možné upravovať čiastkové harmonogramy, na základe ktorých bol súhrnný harmonogram vytvorený. Možné je tiež opätovné odoslanie daného harmonogramu SS (alebo RO v prípade projektov TP).

4.6.

Verzie harmonogramu

Systém automaticky priradí číslo ďalším verziám súhrnného harmonogramu platieb. Ak váš súhrnný harmonogram schváli SS/RO, každý partner môže vytvoriť ďalšiu verziu svojho čiastkového harmonogramu pomocou funkcie Vytvoriť harmonogram. Ďalšia verzia harmonogramu sa vytvára na základe predchádzajúcej schválenej verzie. Na uľahčenie tvorby nového harmonogramu SL2014 spustí novú verziu s údajmi uvedenými v poslednom schválenom harmonograme. Ak sa v rámci predchádzajúcej verzie harmonogramu nachádzali štvrťroky/mesiace, ktoré sa skončili, je upravovanie hodnôt pre tieto polia zablokované. Harmonogram, ktorý vytvoríte, je nezávislý dokument predkladaný v rámci vášho projektu. Aktualizujete údaje, ktoré obsahuje, a tak vytvárate novú verziu vždy , keď je potrebné opraviť údaje uvedené v aktuálne platnej verzii harmonogramu, ako aj po skončení každého vykazovaného obdobia.

Strana 48 z 195

5. Verejné obstarávania (netýka sa programového postupu konkurencieschopnosti) Verejné obstarávania je funkcia systému, ktorá umožňuje zber všetkých údajov týkajúcich sa verejných obstarávaní v rámci realizovaného projektu a zmlúv uzatvorených v

rámci týchto obstarávaní a ich dodávateľov. Ak máte povinnosť uplatňovať predpisy v oblasti verejného obstarávania a hodnota zákaziek a súťaží presahuje prah stanovený vo vašej krajine (napr. v Poľsku 30 000 EUR podľa článku 4 ods. 8 zákona o verejnom obstarávaní (Z. z. z roku 2004 č. 19 polož. 177 v znení neskorších predpisov)), pomocou tejto funkcie predložíte potrebné informácie. V rámci modulu Verejné obstarávania sa musia registrovať výhradne ukončené obstarávania (t. j. v rámci ktorých bol vybraný dodávateľa a podpísaná zmluva týkajúca sa verejného obstarávania). Ak máte v úmysle požiadať kontrolóra, aby vykonal kontrolu ex-ante verejného obstarávania, využite modul Korešpondencia EÚS a zašlite kontrolórovi potrebné dokumenty na overenie. Informácie o obstarávaniach ukončených pred podpísaním zmluvy o poskytnutí finančného príspevku musíte zadať bezodkladne po získaní prístupu do systému, na druhej strane informácie o prebiehajúcom obstarávaní musíte zaregistrovať bezodkladne po jeho ukončení a uzatvorení zmluvy s dodávateľom. Bez uvedenia informácie o zmluve podpísanej s dodávateľ nemôžete v čiastkovej žiadosti o platbu zúčtovať výdavky spojené s predmetným obstarávaním. Pozor! 

Vedúci partner a partneri projektu registrujú individuálne informácie o uskutočnených výberových konaniach, každý vo vlastnej réžii.



Informácie o verejnom obstarávaní sa v SL2014 odosielajú SS, nie kontrolórom. Kontrolóri majú možnosť zobrazenia informácií, ktoré odoslali partneri.

Strana 49 z 195

5.1.

Hlavná obrazovka

Obrazovka, ktorú vidíte, je rozdelená na tri hlavné časti: 

Zoznam obstarávaní



Informácie o obstarávaní



Informácie o zmluve

5.1.1.

Zoznam obstarávaní

Táto časť obsahuje čísla verejných obstarávaní zaregistrovaných v systéme. Ak označíte daný riadok, máte možnosť zobraziť podrobné informácie o danom obstarávaní v ostatných častiach a o zaregistrovaných zmluvách, ktoré s ním súvisia.

Strana 50 z 195

Ak chcete začať pridávať informácie o obstarávaní, vyberte funkciu Pridať obstarávanie

5.1.2.

, ktorá je dostupná na políčku s názvom opisovanej časti.

Informácie o obstarávaní

Informácie o obstarávaní zaregistrujte po ukončení výberového konania (t. j. po výbere dodávateľa a podpise zmluvy týkajúcej sa verejného obstarávania). Keď vyberiete funkciu Pridať obstarávanie, systém zobrazí tieto polia: Pole sa vypĺňa automaticky podľa činností, ktoré vykonávate vy alebo SS (alebo RO v prípade projektov TP)

Strana 51 z 195

Pole sa vypĺňa automaticky podľa dátumu odoslania (alebo opätovného odoslania v prípadoch opísaných nižšie) informácií o obstarávaní.

Do tohto poľa zadajte dátum začiatku verejného obstarávania. V prípade druhov obstarávania, pri ktorých sa predpokladá oznámenie o vyhlásení obstarávania – dátum uverejnenia oznámenia v príslušnej publikácii. V prípade druhov obstarávania, pri ktorých sa nepredpokladá oznámenie o vyhlásení obstarávania – napr. dátum doručenia pozvánky na predkladanie ponúk dodávateľom a súťažných podkladov, alebo dátum doručenia pozvánky na rokovanie dodávateľovi Príslušný dátum môžete vybrať z kalendára alebo ho zadať manuálne vo formáte RRRR-MM-DD. Do tohto poľa zadajte číslo oznámenia o obstarávaní uverejneného v príslušnej publikácii v súlade s platnými vnútroštátnymi predpismi (napr. Vestník verejného obstarávania v Poľsku). V ostatných prípadoch (napr. ak nie je povinnosť uverejniť oznámenie) zadajte spisovú značku, ktorú predmetnému výberovému konaniu pridelil obstarávateľ. Môžete zadať maximálne 250 znakov, pričom to nemôžu byť iba špeciálne znaky. Vyberte hodnotu z rozbaľovacieho zoznamu, ktorý obsahuje druhy obstarávania.

Vyberte hodnotu z rozbaľovacieho zoznamu, ktorý obsahuje rôzne postupy verejného obstarávania. Partneri pracujúci v inej ako poľskej jazykovej verzii musia zo zoznamu vybrať názov postupu verejného

Strana 52 z 195

obstarávania, ktorý najlepšie zodpovedá použitému postupu. Zadajte výšku odhadovanej hodnoty predmetného obstarávania v euro.

Ak príslušné obstarávanie presahuje limity Únie ustanovené v smernici Európskeho parlamentu a Rady 2014/24/EÚ z 26. februára 2014 o verejnom obstarávaní, ponechajte v tomto poli predvolenú hodnotu, t. j. začiarknuté políčko. V opačnom prípade zrušte začiarknutie tohto políčka. K informáciám o obstarávaní musíte priložiť elektronické verzie dokumentov, ktoré umožnia vykonať overenie vášho postupu. Elektronické verzie dokumentov sa musia vytvárať samostatne pre každý druh dokumentu, t. j. samostatne súťažné podklady, samostatne otázky k súťažným podkladom, atď. Je potrebné vyhýbať sa vytváraniu jedného súboru (napr. skenu), ktorý obsahuje rôzne druhy dokumentov. Priložené súbory musia byť jasne a zrozumiteľne označené (napr. oznámenie o obstarávaní, zmena oznámenia, súťažné podklady), čo rozhodne uľahčí prácu kontrolóra (alebo RO v prípade projektu TP). Len takto zoskupené dokumenty sa musia prikladať k informáciám o obstarávaní. Partneri z Poľska musia k informáciám o obstarávaní priložiť elektronické verzie týchto dokumentov: 

oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania a zmene oznámenia (ak nastala) – jeden komplet obsahujúci samostatne oznámenie a samostatne oznámenie o zmene oznámenia),



súťažné podklady spolu s prílohami a zmeny súťažných podkladov (ak nastali) a otázky k súťažným podkladom spolu s odpoveďami – (jeden komplet obsahujúci samostatne súťažné podklady s prílohami, samostatne zmeny súťažných podkladov a samostatne otázky k súťažným podkladom spolu s odpoveďami)

Strana 53 z 195

Na podrobnostiach týkajúcich sa spôsobu predkladania uvedených dokumentov sa môžete vždy dohodnúť s príslušným kontrolórom (pomocou modulu Korešpondencia EÚS). Kontrolóra kontaktujte najmä v prípade, ak nebudete schopný/-á predložiť uvedené dokumenty v elektronickej forme (napr. vzhľadom na zlú kvalitu alebo veľkosť súborov). V takom prípade bude nevyhnutné dohodnúť sa na forme, v ktorej doručíte tieto dokumenty na kontrolu. Partneri, ktorí nie sú z Poľska, sa musia s príslušným kontrolórom dohodnúť na tom, či a aké dokumenty budú priložené k informáciám o obstarávaní. Z bezpečnostných dôvodov systém umožňuje pripájať iba špecifikované typy súborov, napr. je zakázané prikladať spustiteľné súbory, ako napríklad .exe alebo .com. Ak formát súboru nebude správny, SL2014 vás o tom bude informovať prostredníctvom príslušného hlásenia na obrazovke. Maximálna veľkosť prílohy je 20 MB, preto, pokiaľ je to možné, pamätajte počas prípravy skenov dokumentov na niekoľko užitočných pokynov: 

namiesto farebne skenujte dokument v odtieňoch sivej



naskenovaný dokument konvertujte na súbor pdf (prípadne jpg, png) – vďaka tomu bude jeho rozmer menší.

Ku každej informácií o obstarávaní môžete priložiť maximálne tri súbory, preto bude dobrým riešením vytvoriť tzv. balík, t. j. spojiť viaceré dokumenty do jedného súboru (napr. pomocou nástroja 7-ZIP alebo RAR), pričom pamätajte na maximálnu veľkosť prílohy.

Po výbere funkcie Prehľadávať

Strana 54 z 195

a označení súboru na miestnom disku.

5.1.3.

Informácie o zmluve

Po odoslaní informácií o obstarávaní podľa opisu v bode 9.2 Odoslanie informácií o obstarávaní/zmluve je možné pridať informácie o zmluve v rámci daného obstarávania. Ak ste v rámci jedného verejného obstarávania podpísali viac ako jednu zmluvu s dodávateľom, musíte zaregistrovať informácie o každej z nich. Je potrebné vybrať funkciu Pridať zmluvu. Systém zobrazí tieto polia: Pole sa vypĺňa automaticky podľa činností, ktoré vykonávate vy alebo SS (alebo RO v prípade projektov TP)

Pole sa vypĺňa automaticky podľa dátumu odoslania (alebo opätovného odoslania v prípadoch opísaných nižšie) informácií o obstarávaní SS (alebo RO v prípade projektov TP).

Pole sa vypĺňa automaticky podľa dátumu vypovedania danej zmluvy (po zrušení zmluvy).

V tomto poli uveďte číslo zmluvy. Môžete zadať maximálne 250 znakov, pričom to nemôžu byť iba špeciálne znaky.

Uveďte dátum podpísania predmetnej zmluvy. Príslušný dátum môžete vybrať z kalendára alebo ho zadať manuálne vo formáte RRRR-MM-DD. Zadajte finančnú hodnotu danej zmluvy.

Strana 55 z 195

V tomto poli uveďte názov dodávateľa predmetnej zmluvy. Môžete zadať maximálne 250 znakov, pričom to nemôžu byť iba špeciálne znaky. V rámci danej zmluvy môžete zadať viacerých dodávateľov. Vyberte hodnotu z rozbaľovacieho zoznamu podľa krajiny, z ktorej pochádza daný dodávateľ.

Zadajte č. DIČ daného dodávateľa. Ak je predmetný dodávateľ z Poľska, SL2014 vám pomôže, aby ste neurobili chybu, a obmedzí toto pole na 10 číslic a overí správnosť údajov, ktoré ste zadali. Ak to bude zahraničný dodávateľ, môžete zadať maximálne 25 znakov. K informáciám o zmluve musíte priložiť elektronické verzie dokumentov, ktoré umožnia vykonať overenie vášho postupu. Elektronické verzie dokumentov sa musia vytvárať samostatne pre každý druh dokumentu, t. j. samostatne zmluva, samostatne dodatky, samostatne každá súťažná ponuka atď. Je potrebné vyhýbať sa vytváraniu jedného súboru (napr. skenu) obsahujúceho rôzne druhy dokumentov. Priložené súbory musia byť jasne a zrozumiteľne označené (napr. zmluva, dodatok č. 1, súťažná ponuka č. 1, protokol, vyhlásenia), čo rozhodne uľahčí prácu kontrolóra (alebo RO v prípade projektu TP). Len takto zoskupené dokumenty sa musia prikladať k informáciám o zmluve. Partneri z Poľska prikladajú k informáciám o zmluve elektronické verzie týchto dokumentov: 

Zmluva s dodávateľom a dodatky k zmluve (ak boli uzatvorené) – jeden balík obsahujúci samostatne naskenovanú zmluvu s dodávateľom a samostatne dodatky,

Strana 56 z 195



Súťažné ponuky predložené v rámci konania – jeden balík obsahujúci samostatne naskenovanú každú ponuku,



Protokol hodnotiacej komisie spolu s prílohami – jeden balík obsahujúci samostatne protokol a samostatne prílohy.

Na podrobnostiach týkajúcich sa spôsobu predkladania uvedených dokumentov sa môžete vždy dohodnúť s príslušným kontrolórom (pomocou modulu Korešpondencia EÚS). Kontrolóra kontaktujte najmä v prípade, ak nebudete schopný/-á predložiť uvedené dokumenty v elektronickej forme (napr. vzhľadom na zlú kvalitu alebo veľkosť súborov). V takom prípade bude nevyhnutné dohodnúť sa na forme, v ktorej doručíte tieto dokumenty na kontrolu. Partneri, ktorí nie sú z Poľska, sa musia s príslušným kontrolórom dohodnúť na tom, či a aké dokumenty budú priložené k informáciám o obstarávaní. Z bezpečnostných dôvodov systém umožňuje prikladať iba špecifikované typy súborov, napr. je zakázané prikladať spustiteľné súbory, ako napríklad .exe alebo .com. Ak formát súboru nebude správny, SL2014 vás o tom bude informovať prostredníctvom príslušného hlásenia na obrazovke. Maximálna veľkosť prílohy je 20 MB, preto, pokiaľ je to možné, pamätajte počas prípravy skenov dokumentov na niekoľko užitočných pokynov: 

namiesto farebne skenujte dokument v odtieňoch sivej



naskenovaný dokument konvertujte na súbor pdf (prípadne jpg, png) – vďaka tomu bude jeho rozmer menší.

Ku každej informácií o obstarávaní môžete priložiť maximálne tri súbory, preto bude dobrým riešením tiež archivácia viacerých dokumentov do jedného súboru (napr. pomocou nástroja 7-ZIP alebo RAR),

Strana 57 z 195

pričom pamätajte na maximálnu veľkosť prílohy.

Po výbere funkcie Prehľadávať

5.2.

a označení súboru na miestnom disku.

Odoslanie informácií o obstarávaní/zmluve Po vyplnení údajov v časti, ktorá sa týka obstarávania/zmluvy, ich musíte pred odoslaním SS (alebo RO v prípade projektov TP) uložiť.

Na tento účel vyberte funkciu Uložiť, hornej časti danej sekcie.

Strana 58 z 195

ktorá sa nachádza v

Ak budú informácie obsahovať nesprávne údaje, systém v špeciálnom bloku Výsledok overenia zobrazenom nad sekciou presne uvedie, ktoré údaje sú nesprávne.

Po úprave údajov vyberte opäť funkciu Uložiť. Ak informácie nebudú obsahovať chyby, SL2014 údaje uloží. Uložené môžete:

Strana 59 z 195



Upravovať – pomocou funkcie Upraviť



Odstrániť – pomocou funkcie Odstrániť



Vytlačiť – pomocou funkcie Tlač



Odoslať inštitúcii – pomocou funkcie Odoslať

Po výbere funkcie

Odoslať vás systém bude informovať

o dôsledkoch tohto kroku. Vaše informácie nebudete môcť upravovať ani odstrániť. Môžete sa rozhodnúť neodoslať informácie SS (alebo RO v prípade projektov TP) pomocou funkcie Zrušiť. Ak vyberiete funkciu OK, informácie sa odošlú. Vaše informácie o obstarávaní/zmluve viac nebude možné upravovať a stav konania/stav zmluvy sa zmení na hodnotu odoslané/odoslaná. Jedinou dostupnou funkciou je Tlač Poslať správu

a

.

Ak budete chcieť vykonať zmeny informácií po ich odoslaní, požiadajte SS (alebo RO v prípade projektov TP) o vrátenie informácií. Využite možnosť viesť korešpondenciu v rámci modulu Verejné obstarávania (pozri bod 5.5).

5.3.

Opätovné odoslanie informácií o obstarávaní/zmluve

Môže sa stať, že vaše informácie vám budú vrátené na opravu. Vrátené informácie môžete upraviť a znovu odoslať. Môžete ich tiež odstrániť a vytvoriť úplne nové.

5.4.

Filtrovanie údajov

Údaje môžete vyhľadávať na obrazovke podľa kritérií, ktoré vyberiete. Ak chcete využiť možnosť filtrovania údajov, vyberte funkciu Filtrovať

Strana 60 z 195

V otvorenom okne Nastavenia filtra, ktoré obsahuje všetky polia z obidvoch častí, môžete zadávať parametre podľa vlastného výberu a svoj výber potvrdiť funkciou OK.

Strana 61 z 195

Ak sú údaje na obrazovke vyfiltrované, systém vás o tom informuje pomocou špeciálneho hlásenia zobrazeného nad časťou Zoznam obstarávaní.

Strana 62 z 195

Filter vypnete pomocou funkcie Zrušiť filter

5.5.

Odosielanie správ

Systém umožňuje odoslanie správy SS (alebo RO v prípade projektov TP). V rámci modulu Verejné obstarávania je možné viesť korešpondenciu výhradne s SS (alebo RO v prípade projektov TP) bez potreby prejsť do modulu Korešpondencia zodpovedného za celú korešpondenciu v rámci projektu. Túto možnosť môžete využiť po výbere funkcie Poslať správu

.

Strana 63 z 195

6. Databáza personálu Databáza personálu je funkcia systému, ktorá umožňuje zber všetkých údajov týkajúcich sa osôb zapojených do práce v rámci projektu, okrem iného formy zapojenia alebo jeho rozsahu. Vedúci partner a partneri projektu registrujú individuálne informácie o zamestnanom personáli, každý vo vlastnej réžii. Vedúci partner má v režime na čítania prístup k údajom, ktoré zaregistrovali ostatní partneri. Ak sú v rozpočte projektu, ktorý realizujete, zohľadnené kategórie výdavkov Personálne výdavky (t. j. personál v projekte účtujete na základe skutočne vynaložených výdavkov, a nie zjednodušených metód), ste povinný/-á vypĺňať databázu personálu v súlade s pokynmi uvedenými nižšie. V databáze sa musia nachádzať údaje osôb zapojených do realizácie úloh alebo činností v rámci projektu, ktoré vykonávajú osobne, t. j. najmä osôb zamestnaných na základe pracovného pomeru alebo vykonávajúcich úlohy alebo činnosti v rámci projektu na základe občianskoprávnej zmluvy, samostatne zárobkovo činných osôb, fyzických osôb vykonávajúcich hospodársku činnosť, spolupracujúcich osôb a dobrovoľníkov. Plánovaný čas práce musí byť vyplnený vopred za celé obdobie zapojenia. Je to povinné, pokiaľ podľa záväzných predpisov danej krajiny, ktoré sa týkajú oprávnenosti výdavkov spojených so zamestnaním projektového personálu, existujú limity týkajúce sa zapojenia danej osoby (napr. v Poľsku je podľa Usmernení týkajúcich sa oprávnenosti výdavkov potrebné pred zapojením osoby do projektu overiť, či súhrnné pracovné zapojenie danej nepresahuje 276 hodín mesačne). Overenie splnenia tejto podmienky nie je možné bez vyplnenia plánovaného času práce v celom období zapojenia. Pamätajte tiež na to, že ak vopred nevyplníte plánovaný čas práce za celé obdobie zapojenia, bude na pridanie ďalšieho obdobia zapojenia po odoslaní informácií inštitúcii potrebné požiadať inštitúciu, aby personál vrátila na vašu úroveň. Údaje o personáli sa musia zadávať priebežne od začiatku zapojenia danej osoby do projektu, avšak najneskôr pred predložením čiastkovej žiadosti o platbu obsahujúcej výdavky daného personálu. Pozor! 

Údaje o personáli sa musia vyplniť v SL2014 pred predložením žiadosti o platbu obsahujúcej personálne výdavky kontrolórovi (alebo RO v prípade projektu TP).

Do databázy zadávajte iba údaje personálu účtovaného v rámci priamych výdavkov.

Strana 64 z 195

Nezadávajte tam údaje osôb účtovaných pomocou zjednodušených metód

6.1.

Hlavná obrazovka

Obrazovka, ktorú vidíte, je rozdelená na tri hlavné časti: 

Personál projektu (vrátane časti, ktorá slúži na navigáciu medzi zapojenými osobami – Zoznam zamestnancov),



Plánovaný čas práce,



Protokol o prevzatí.

Plánovaný čas práce a Protokol o prevzatí obsahuje naviac časť, ktorá slúži na navigáciu medzi jednotlivými obdobiami – Obdobie zamestnania

6.2.

Zamestnanci projektu

Sekcia obsahuje identifikačné čísla osôb doteraz zaregistrovaných v systéme (PESEL pre poľských občanov). Po vyznačení daného riadku máte možnosť zobraziť podrobné informácie o danej osobe v ostatných sekciách.

Strana 65 z 195

Ak chcete začať pridávať informácie o osobe, vyberte na úrovni sekcie Zoznam zamestnancov funkciu Pridať,

ktorá je dostupná v políčku s názvom predmetnej sekcie.

Po výbere funkcie Pridať systém zobrazí tieto polia: Pole sa vypĺňa automaticky podľa činností, ktoré vykonávate vy alebo SS (alebo RO v prípade projektov TP).

Pole sa vypĺňa automaticky podľa dátumu odoslania (alebo opätovného odoslania v prípadoch opísaných nižšie) informácií o personáli.

Pole je viditeľné iba vtedy, ak SS alebo RO v prípade projektov TP, vráti informáciu o personáli na opravu. Automatické vypĺňanie systémom, podľa dátumu vrátenia informácií.

Strana 66 z 195

Vyberte príslušnú hodnotu z rozbaľovacieho zoznamu.

Zadajte č. PESEL danej osoby. Ak je osoba z Poľska, SL2014 vám pomôže, aby ste neurobili chybu; obmedzí toto pole na 11 číslic a overí správnosť údajov, ktoré ste zadali. V prípade občanov iných krajín, ktorí nemajú číslo PESEL, je potrebné uviesť identifikátor používaný v danej krajine. Uveďte meno danej osoby. Môžete zadať max. 50 znakov.

Uveďte priezvisko danej osoby. Môžete zadať max. 50 znakov.

Je to textové pole. Môžete zadať max. 3000 znakov. V tomto poli môžete uviesť dodatočné informácie o spôsobe zapojenia danej osoby do projektu, napr. na základe pridelenie dodatočných úloh, príp. v rámci dobrovoľníctva.

Strana 67 z 195

Pomocou funkcie Pridať pracovnú pozíciu

môžete zadať viaceré rozsahy údajov pre rôzne pracovné pozície, ktoré vykonáva daná osoba zapojená do projektu. Údaje

týkajúce sa formy zapojenia, rozsahu času práce alebo obdobia vyplňte v kontexte danej pracovnej pozície. Je to textové pole. Môžete zadať max. 250 znakov. Aby sa predišlo chybám, systém zmení znaky, ktoré ste zadali, na veľké písmená.

Vyberte príslušnú hodnotu z rozbaľovacieho zoznamu. Môžete vybrať z týchto hodnôt: 

Iná forma zapojenia;



Zmluva;



Služobné preradenie;



Pracovný vzťah;



Samostatná zárobková činnosť;



Zmluva o dielo;



Dohoda o vykonaní práce;

Uveďte dátum zapojenia danej osoby do práce na projekte na uvedenej pracovnej pozícii v rámci vybranej formy zapojenia (t. j. napr. dátum podpísania zmluvy, dátum služobného preradenia). Príslušný dátum môžete vybrať z kalendára alebo ho zadať manuálne vo formáte RRRR-MM-DD.

Strana 68 z 195

Uveďte dátum začiatku a konca práce danej osoby na projekte na uvedenej pracovnej pozícii. Pamätajte na to, aby uvedené obdobie zahŕňalo celé obdobie zapojenia do projektu.

Príslušné dátumy môžete vybrať z kalendára alebo ich zadať manuálne vo formáte RRRRMM-DD. Pozor! Dátum v poli „od“ nemôže byť skorší ako Dátum zapojenia. V opodstatnenom prípade vyznačte toto pole a v dodatočnom poli uveďte konkrétnu číselnú hodnotu. Zapojenie na neúplný rozsah pracovného času uveďte vo forme bežného zlomku. Pozor! Pole nie je možné upravovať a systém ho automaticky vyplní hodnotou označené, ak ste v poli Forma zapojenia vybrali hodnotu Pracovný pomer. Ani toto pole nie je možné upravovať a systém ho automaticky vyplní hodnotou neoznačené, ak ste v poli Forma zapojenia vybrali hodnotu Zmluva o dielo. V opodstatnenom prípade vyznačte toto pole a v dodatočnom poli uveďte konkrétnu číselnú hodnotu. Pozor! Toto pole nie je možné upravovať a systém ho automaticky vyplní hodnotou neoznačené, ak ste v poli Forma zapojenia vybrali hodnotu Zmluva o dielo.

Po vyplnení údajov týkajúcich sa danej osoby musíte pred zadaním podrobných informácií o plánovanom čase práce uložiť údaje o tejto osobe pomocou funkcie Uložiť.

Strana 69 z 195

6.3.

Plánovaný čas práce

Po uložení informácií o personáli je možné vyplniť podrobné informácie o plánovanom čase práce danej osoby. Ak má daná osoba viac ako jednu pracovnú pozíciu, musíte vyplniť údaje týkajúce sa každej z nich – pomocou výberu príslušného tlačidla v časti Zamestnanci projektu. Pozor! 

Blok Plánovaný pracovný čas je dostupný, ak je hodnota v poli Forma zapojenia iná ako Zmluva o dielo.



Nezabudnite vopred vyplniť plánovaný čas práce za celé obdobie zapojenia.

Strana 70 z 195

Aby ste mohli zadať údaje týkajúce sa iného obdobia zapojenia danej osoby, musíte vybrať príslušný riadok v sekcii Obdobie zamestnania. Vybrané obdobie bude zvýraznené.

Strana 71 z 195

Vyberte funkciu Upraviť

.

Systém zobrazí tieto funkcie:



Vyplniť údaje

Pomocou tejto funkcie môžete vyplniť údaje v celej sekcii. V samostatne otvorenom okne systém umožňuje špecifikovať plánovaný čas práce danej osoby v dňoch a hodinách – predvolene sú nastavené všetky pracovné dni vo vybranom období (t. j. bez sobôt a nedieľ).

Strana 72 z 195



v dňoch

Pokiaľ daná osoba nebude zapojená do práce na projekte kontinuálne, po výbere tejto funkcie môžete postupne v kalendári špecifikovať, v ktorých dňoch bude daná osoba vykonávať prácu na projekte. Po zatvorení kalendára (kliknite kdekoľvek mimo tabuľky s dňami) môžete upravovať hodiny práce danej osoby vo vybraných dňoch. Pozor! Pamätajte na to, aby bol počet naplánovaných hodín pre každý vybraný deň väčší ako nula.



Uložiť

Po výbere tejto funkcie sa vyplnené údaje uložia.



Zrušiť

Pomocou tejto funkcie môžete zrušiť vyplnenie údajov a doterajšiu prácu v tejto sekcii.



Odstrániť údaje

Funkcia umožňuje odstrániť údaje zadané pre dané obdobie, napr. ak sú nesprávne vyplnené.

Strana 73 z 195

6.3.1.

Odoslanie informácií o personáli a plánovanom čase práce Po vyplnení údajov v časti týkajúcej sa personálu a plánovaného času práce je možné informácie zaznamenané v systéme:



Upravovať – pomocou funkcie Upraviť



Odstrániť – pomocou funkcie Odstrániť



Vytlačiť – pomocou funkcie Tlač



Odoslať inštitúcií – pomocou funkcie Odoslať

Okrem toho môžete využiť funkciu Poslať správu

, ktorá je

obdobná ako tá opísaná v module Korešpondencia, na odoslanie správy SS (alebo RO v prípade projektov TP) Po výbere funkcie

Odoslať vás systém bude informovať

o dôsledkoch tohto kroku. Vaše informácie nebudete môcť upravovať ani odstrániť. Môžete sa rozhodnúť informácie neodoslať pomocou funkcie Zrušiť. Ak vyberiete funkciu OK, informácie sa odošlú.

Strana 74 z 195

Vaše informácie o personáli sa nebudú dať viac upravovať. Pole Stav získa hodnotu odoslané a Dátum odoslania vyplní systém automaticky. Jediné dostupné funkcie sú Tlač, personál

6.3.2.

a Poslať správu

Pridať nový

.

Protokol o prevzatí

Po uložení informácií o personáli môžete okrem informácií o plánovanom čase práce zadať tiež podrobné údaje týkajúce sa protokolov o prevzatí prác. Ak má daná osoba viac ako jednu pracovnú pozíciu, musíte vyplniť údaje týkajúce sa každej z nich – pomocou výberu príslušného tlačidla v časti Zamestnanci projektu. Pozor!

 Blok Protokol o prevzatí je nedostupný, ak ste pre danú pracovnú pozíciu v poli forma zapojenia vybrali hodnotu pracovný pomer alebo služobné preradenie, a zároveň ste vyplnili údaje v bloku plánovaný čas práce. 

Blok Protokol o prevzatí je tiež nedostupný, ak ste v bloku Zamestnanci projektu v poli rozsah pracovného úväzku vybrali pre danú pracovnú pozíciu hodnotu označené.



Uistite sa u svojho kontrolóra, či máte v prípadoch uvedených vyššie povinnosť registrovať informácie o plánovanom čase práce, príp. tiež o protokole o prevzatí.

Strana 75 z 195

Aby ste mohli zadať údaje týkajúce sa iného obdobia zapojenia danej osoby, musíte vybrať príslušný riadok v časti Obdobie zamestnania. Vybrané obdobie bude zvýraznené.

Vyberte funkciu Upraviť

.

Strana 76 z 195

Systém zobrazí tieto funkcie:



Vyplniť údaje

Pomocou tejto funkcie môžete automaticky vyplniť údaje obdobiami zo sekcie Plánovaný čas práce. Automaticky vyplnené údaje je možné upravovať.



v dňoch

Po výbere tejto funkcie môžete postupne v kalendári špecifikovať, v ktorých dňoch bola daná osoba zapojená do práce na projekte. Po zatvorené kalendára (kliknite kdekoľvek mimo tabuľky s dňami) môžete upravovať hodiny práce danej osoby vo vybraných dňoch. Takáto možnosť registrácie informácií o prevzatí práce sa musí použiť napr. pri vyúčtovaní rámcových zmlúv, keď sa so zamestnancom uzatvára zmluva o dielo na dlhšie časové obdobie, ale práca na projekte sa vykonáva napr. raz za štvrťrok – napr. v prípade hodnotenia projektov expertmi. V takom prípade vyznačíte konkrétne dni, v ktorých daný zamestnanec vykonával prácu.

Strana 77 z 195



Prehľadávať

Ak sa rozhodnete zhromažďovať protokoly o prevzatí prác mimo systému v samostatnom súbore xls, môžete ho importovať priamo do systému. Vzor takého súboru si vyžiadajte od SS. Musíte pamätať na to, že štruktúra tohto súboru sa nedá meniť, pretože by to znemožnilo jeho bezproblémový import do systému. Po výbere tejto funkcie vyberte súbor na svojom disku a vyberte Otvoriť. Ak už sekcia obsahuje nejaké ručne vyplnené údaje, import súboru spôsobí ich odstránenie – budete o tom informovaný/-á v špeciálnom hlásení.



Uložiť

Po výbere tejto funkcie sa vyplnené údaje uložia.



Zrušiť

Pomocou tejto funkcie môžete zrušiť vyplnenie údajov a doterajšiu prácu v tejto sekcii. 

Odstrániť údaje

Strana 78 z 195

Funkcia umožňuje odstrániť údaje zadané pre dané obdobie, napr. ak sú nesprávne vyplnené.

Sekcia okrem toho obsahuje tri polia: Pole sa vypĺňa automaticky podľa činností, ktoré vykonávate vy alebo SS (alebo RO v prípade projektov TP)

Pole sa vypĺňa automaticky podľa dátumu odoslania (alebo opätovného odoslania v prípadoch

opísaných nižšie) protokolu o prevzatí. Pole je zobrazené iba vtedy, ak SS (alebo RO v prípade projektov TP) vráti Protokol o prevzatí na opravu. Automatické vypĺňanie systémom, podľa dátumu vrátenia informácií.

Strana 79 z 195

6.3.3.

Odoslanie protokolu o prevzatí Po vyplnení údajov v časti týkajúcej sa protokolu o prevzatí je možné informácie uložené v systéme:



Upravovať – pomocou funkcie Upraviť



Odoslať SS (alebo RO v prípade projektov TP) – pomocou funkcie Odoslať

Funkcia Odoslať pre protokol o prevzatí je dostupná výhradne po predchádzajúcom odoslaní informácií o personáli a plánovanom období jeho zamestnania

Okrem toho môžete využiť funkcie Poslať správu

a Tlač

dostupné v sekcii Zamestnanci projektu. Pamätajte na to, že protokol, ktorý tvoríte a odosielate, sa týka vybraného obdobia. Za ďalšie obdobie musíte vytvoriť ďalší protokol a odoslať ho samostatne.

Strana 80 z 195

Po výbere funkcie

Odoslať vás systém bude informovať

o dôsledkoch tohto kroku. Protokol nebudete môcť upravovať ani odstrániť. Môžete sa rozhodnúť protokol neodoslať pomocou funkcie Zrušiť. Ak vyberiete funkciu OK, protokolu sa odošle.

Váš

protokol

nebude

možné

upravovať.

Pole Stav získa hodnotu odoslané a Dátum odoslania vyplní systém automaticky. Jediné dostupné funkcie sú Tlač personál

a Poslať správu

, Pridať nový

v sekcii Zamestnanci

projektu.

6.4.

Opätovné odoslanie informácií o personáli/protokole o prevzatí

Môže sa stať, že vaše informácie alebo protokol vám budú vrátené na opravu. Vrátené informácie môžete upraviť a znovu odoslať. Môžete ich tiež odstrániť a vytvoriť úplne nové.

Strana 81 z 195

6.5.

Filtrovanie údajov

Údaje môžete vyhľadávať na obrazovke podľa kritérií, ktoré vyberiete. Ak chcete využiť možnosť filtrovania údajov, vyberte funkciu Filtrovať

V otvorenom okne Nastavenia filtra, ktoré obsahuje väčšinu polí z obidvoch sekcií, môžete zadávať parametre podľa vlastného výberu a svoj výber potvrdiť funkciou OK.

Strana 82 z 195

Strana 83 z 195

Ak sú údaje na obrazovke vyfiltrované, systém vás o tom informuje pomocou špeciálneho hlásenia zobrazeného nad sekciou Zoznam zamestnancov.

Filter vypnete pomocou funkcie Zrušiť filter

Strana 84 z 195

7. Čiastkové žiadosti o platbu Projekt, ktorý vykonávate, sa realizuje v rámci partnerstva, čo sa odráža na spôsobe jeho vyúčtovania aj obehu dokumentov. Každý partner projektu (tiež vrátane vedúceho partnera) musí na účely získania náhrady vzniknutých výdavkov predložiť v informačnom systéme čiastkovú žiadosti o platbu príslušnému kontrolórovi. Následne vedúci partner na základe schválených čiastkových žiadostí o platbu vypracuje žiadosť o platbu pre celý projekt a predloží ju SS alebo RO v prípade projektov TP. V tejto kapitole sa dozviete, ako správne vyplniť a predložiť čiastkovú žiadosť o platbu. Úplne od začiatku pamätajte na to, akým spôsobom budete svoj projekt vyúčtovávať. Mimoriadnu pozornosť venujte finančnej dokumentácii a všetkým požiadavkám 2

ustanoveným v zmluve o poskytnutí finančného príspevku a záväzným v Programovej príručke . Akékoľvek pochybnosti týkajúce sa toho, ako vykázať výdavok vo výkaze dokumentov a pod., objasníte spolu s vaším kontrolórom. Umožní vám to správne zúčtovať realizovaný projekt.

Každá čiastková žiadosť o platbu sa predkladá v kontexte danej verzie zmluvy/dodatku, preto venujte mimoriadnu pozornosť tomu, aby bola pripravovaná žiadosť o platbu priradená k správnej verzii zmluvy. Aby boli akékoľvek zmeny v projekte pre vás viditeľné počas prípravy čiastkovej žiadosti o platbu, musia byť do systému zadané pred začatím jej vypĺňania/dopĺňania.

Čiastkové žiadosti o platbu predkladá vedúci partner, ako aj partneri projektu. Vedúci partner a partneri projektu majú v rámci svojej obrazovky Projekty prístup ku karte Čiastkové žiadosti o platbu.

2

V prípade programu Poľsko – Slovensko rozumieme pod pojmom Programová príručka Príručku pre prijímateľa.

Strana 85 z 195

7.1.

Zobrazenie zmluvy/rozhodnutia

Údaje z podpísanej zmluvy zadáva do systému pracovník SS (alebo RO v prípade projektov TP). Predstavujú základ pre vyplnenie čiastočnej žiadosti o platbu, ktorú budete predkladať. Zmluvu uzatvorenú s RO môžete zobraziť v systéme. Všimnite si, prosím, že spôsob uloženia informácií o vašej zmluve je iný ako v papierovej verzii. V systéme boli zaregistrované predovšetkým informácie o schválenom projekte a základné informácie o zmluve (dátum uzatvorenia, inštitúcia zodpovedná za uzatvorenie zmluvy, overenie výdavkov atď.). Všimnite si tiež, že spôsob uloženia informácií, najmä vzhľadom na rozpočet projektu (úloh, kategórií výdavkov, paušálov) je iný ako v schválenej žiadosti o poskytnutie finančného príspevku. Sú to tie isté informácie, avšak predstavené v inom usporiadaní, na účel zabezpečenia efektívnejšieho (zrozumiteľnejšieho, prehľadnejšieho) zúčtovania vášho projektu s využitím SL2014 a monitorovania pokroku v jeho realizácii.

Ak chcete zobraziť zmluvu, vyberte funkciu Zobraziť zmluvu

viditeľnú v riadku s verziou zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, ktorú chcete zobraziť.

V samostatnom okne prehliadača sa otvorí ukážka vašej zmluvy. Formulár zmluvy pozostáva z kariet Projekt spolu, Partner 1, Partner 2, Partner n. Každá z kariet pozostáva zo sekcií, ktoré môžeme rozdeliť na dve skupiny: sekcie obsahujúce spoločné údaje pre celý projekt a sekcie obsahujúce údaje špecifické pre daného partnera. Spoločné sekcie sú: 

Všeobecné informácie,



Charakteristika projektu,



Vecný rozsah,



Klasifikácia projektu.

Sekcie špecifické pre partnera sú: 

Miesto realizácie projektu,

Strana 86 z 195



Informácie o prijímateľovi,



Zdroje financovania výdavkov,



Finančný rozsah,



Zoznam merateľných ukazovateľov projektu.

Ak chcete zobraziť súhrnné údaje týkajúce sa celého projektu – nájdete ich na karte Projekt spolu. Na druhej strane údaje jednotlivých partnerov sa nachádzajú pod príslušnými kartami zmluvy (Partner 1, Partner 2, Partner n). Prvým viditeľným prvkom je sekcia Všeobecné informácie, v ktorej sa nachádzajú základné informácie o vašom projekte, ako číslo zmluvy, dátum jej podpísania a jeho názov. Všimnite si finančné hodnoty v poliach Hodnota spolu, Oprávnené výdavky alebo Finančný príspevok, keďže predovšetkým na tieto hodnoty je potrebné odvolávať sa pri realizácii a zúčtovaní projektu ako celku. Údaje o rozpočte jednotlivých partnerov nájdete na príslušných kartách zmluvy.

Strana 87 z 195

Strana 88 z 195

Ďalšími prvkami sú Charakteristika projektu a Miesto realizácie projektu, ktoré sú predstavené v tabuľke.

Ďalším prvkom zmluvy je sekcia Informácie o prijímateľovi, kde sú zobrazené údaje vedúceho partnera. Na kartách jednotlivých partnerov (vrátane karty vedúceho partnera) nájdete obdobný výkaz informácií a údaje osôb, ktoré každý partner určil na vykonávanie činností súvisiacich s realizáciou projektu.

Ďalšou časťou zmluvy je blok Zdroje financovania výdavkov zobrazujúci sumy výdavkov vo vašom projekte v rozdelené na rôzne zdroje financovania:

Strana 89 z 195

Na kartách partnerov nájdete informácie o zdrojoch financovania jednotlivých častí projektu realizovaných týmito partnermi. Ústredným bodom je tabuľka Vecný a finančný rozsah, v ktorej je podrobne opísaný počet a druh úloh realizovaných vo vašom projekte a kategórie výdavkov rozdelené na rôzne druhy výdavkov. Vyplnená tabuľka predstavuje základ pre údaje nachádzajúce sa v každej čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú vytvoríte. Výdavky vo vašom projekte sa môžu účtovať pomocou dvoch metód – skutočne vzniknuté výdavky alebo zjednodušené metódy. Podrobné informácie na túto tému nájdete v platnej Programovej príručke.

Strana 90 z 195

Strana 91 z 195

Posledným prvkom zmluvy sú bloky Klasifikácia projektu a Zoznam merateľných ukazovateľov projektu obsahujúca ukazovatele výstupu a výsledku, ktoré deklarovali partneri. Pomocou nich kontrolóri a SS (alebo RO v prípade projektov TP) overia vecný pokrok dosiahnutý vo vašom projekte. Ukazovatele sú rozdelené do troch samostatných kategórií (kľúčové – netýkajú sa vášho projektu, špecifické pre program a projekt), čo je podrobne opísané v ďalšej časti tejto Príručky, ktorá sa týka čiastkovej žiadosti o platbu.

Strana 92 z 195

Dôkladne skontrolujte vašu zmluvu zadanú do systému. V prípade eventuálnych nepresností sa skontaktujte s administrátorom v SS (alebo RO v prípade projektov TP).

7.2.

Registrácia čiastkovej žiadosti o platbu

Ak chcete začať vytvárať čiastkovú žiadosť o platbu, je potrebné prejsť na kartu Čiastkové žiadosti o platbu. Vyberte funkciu Vytvoriť

Aby ste mohli vytvoriť žiadosť o platbu, vyberte na obrazovke Projekt funkciu Vytvoriť žiadosť o platbu

Strana 93 z 195

zobrazenú v tabuľke.

Systém zobrazí prázdnu kartu čiastkovej žiadosti o platbu. Vaším prvým krokom bude vyplnenie bloku Identifikácia žiadosti, a teda určenie, o aký typ žiadosti ide a za aké obdobie ju predkladáte.

Strana 94 z 195

IDENTIFIKÁCIA ŽIADOSTI

Strana 95 z 195

Pole: ŽIADOSŤ ZA OBDOBIE OD (…) DO (…) Žiadosti o platbu sa v programoch Poľsko – Sasko a Poľsko – Slovensko predkladajú štvrťročne a v programe Južný Baltik polročne.

Frekvencia odosielania žiadosti o platbu bola stanovená v zmluve o poskytnutí finančného príspevku a Programovej príručke. Skontrolujte harmonogram predkladania žiadosti o platbu uvedený vo vašej zmluve. Ak je čiastková žiadosť o platbu, ktorú registrujete, prvou v rámci projektu, v poli od sa automaticky vyplní dátum začiatku realizácie projektu uvedený v zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Ak je to ďalšia čiastková žiadosť o platbu, systém automaticky vyplní v poli od prvý kalendárny deň nasledujúci po dátume uvedenom v poli Žiadosť za obdobie do špecifikovanom v predchádzajúcej žiadosti o platbu. Príslušný dátum môžete vybrať z kalendára alebo ho zadať manuálne vo formáte RRRR-MM-DD. V čiastkovej žiadosti o platbu za dané obdobie sa môžu nachádzať výdavky z predchádzajúcich období, ak to umožňuje Programová príručka (taká situácia môže nastať napr. v prípade pozitívneho výsledku postupu na podávanie sťažností). Ak vznikne potreba predložiť dodatočnú čiastkovú žiadosť o platbu, ktorá sa bude časovo prekrývať s inou, systém vás bude o takej situácii informovať, nezablokuje však možnosť takúto žiadosť uložiť. Bez vyplnenia polí v položke Žiadosť za obdobie od (…) do (…) nemôžete pokračovať v ďalšej registrácii žiadosti.

Pole: STAV ŽIADOSTI Toto pole sa vypĺňa automaticky v závislosti od toho, čo sa bude diať s vašou žiadosťou. V okamihu vytvárania, pred jej odoslaním kontrolórovi, systém priradí hodnotu Pripravuje sa. Po odoslaní čiastkovej žiadosti o platbu sa táto hodnota zmení na Odoslaná.

Strana 96 z 195

Pole: ČÍSLO ŽIADOSTI Číslo vašej žiadosti priradí kontrolór potom, ako ju odošlete na overenie. Toto pole sa vyplní automaticky hodnotou, ktorú zadal pracovník overujúci vašu žiadosť.

Pole: DRUH ŽIADOSTI O PLATBU

Predložením čiastkovej žiadosti o platbu žiadate o náhradu vzniknutých výdavkov a predkladáte informácie o vecnom pokroku dosiahnutom pri realizácii projektu. V systéme máme tieto druhy žiadostí: 1.

Žiadosť o zálohu – táto možnosť sa netýka projektov realizovaných v rámci programov Interreg, nevyberajte ju,

2.

Žiadosť o refundáciu – vyberiete, ak vám už v rámci projektu vznikli výdavky a žiadate o ich refundáciu,

3.

Žiadosť zúčtujúca zálohy – táto možnosť sa netýka projektov realizovaných v rámci programu Interreg, nevyberajte ju,

4.

Referenčná žiadosť – vyberiete, ak ste povinní predložiť informácie o vecnom pokroku projektu (bez žiadania o náhradu vzniknutých výdavkov),

5.

Žiadosť o záverečnú platbu – vyberiete, ak je registrovaná čiastková žiadosť o platbu poslednou žiadosťou v rámci zúčtovania vášho projektu.

Jednotlivé druhy žiadosti vyberiete začiarknutím políčka pri danej žiadosti. Pamätajte na to, že zároveň môžete: 

uchádzať sa o náhradu výdavkov, ako aj predkladať žiadosť o záverečnú platbu (označíte Žiadosť o refundáciu aj Žiadosť o záverečnú platbu),



spájať všetky druhy žiadostí o platbu s referenčnou žiadosťou, pokiaľ sa ostatné druhy navzájom nevylučujú (označíte Referenčná žiadosť a iný/iné

Strana 97 z 195

druhy žiadostí). UPOZORNENIE! Nemôžete vytvoriť ďalšiu čiastkovú žiadosť platbu, ak ste už predložili Žiadosť o záverečnú platbu a tú schválil kontrolór.

Keď vyplníte polia v časti Identifikácia žiadosti, vyberte funkciu Potvrdiť Registráciu žiadosti o platbu môžete zrušiť pomocou funkcie Zrušiť Bude to mať za následok vymazanie hodnôt zadaných v bloku Identifikácia žiadosti.

Strana 98 z 195

Po uložení údajov v bloku Identifikácia žiadosť systém zobrazí kartu čiastkovej žiadosti o platbu s rozdelením na tieto bloky: BLOK Projekt – tu zadávate základné informácie o projekte. Špecifikujete v ňom vzniknuté výdavky a sumu požadovanú v danej žiadosti o platbu (pre zálohy

Strana 99 z 195

a náhradu), BLOK Vecný priebeh – tu opisujete vecný stav realizácie projektu, BLOK Finančný pokrok – tu opisujete realizáciu projektu z finančného hľadiska, napr. vyplnením „Výkazu dokumentov“, BLOK Informácie – tu nájdete všetky vyhlásenia, ktoré ste povinný/-á predložiť spolu so žiadosťou, BLOK Prílohy – tu prikladáte skeny akýchkoľvek dokumentov vyžadovaných v súlade s uzatvorenou zmluvou o poskytnutí finančného príspevku a Programovou príručkou alebo týmto návodom.

PROJEKT Polia, ako: Číslo zmluvy/rozhodnutia, Názov prijímateľa, Názov projektu, Operačný

program,

Prioritná

os,

Podrobný cieľ a Podaktivita (ak sa vyskytuje) sa vypĺňajú automaticky údajmi z vašej zmluvy.

Pole: VÝDAVKY SPOLU Uveďte celkovú sumu výdavkov vzniknutých vo vykazovanom období, a to oprávnených, ako aj neoprávnených – je to súčet všetkých výdavkov, ktoré vám vznikli v danom vykazovanom období. Hodnoty je potrebné zadávať s presnosťou do dvoch desatinných miest. Systém v tomto poli automaticky vyplní sumu zodpovedajúcu údajom, ktoré ste zadali vo

Strana 100 z 195

Výkaze dokumentov v rámci bloku Finančný pokrok. Ak účtovné dokumenty uvedené vo Výkaze dokumentov zahŕňajú všetky výdavky spojené s projektom, ktoré vznikli v danom vykazovanom

období

(plus

prípadne

výdavky

prenesené

z predchádzajúcich

vykazovaných období alebo vrátené v dôsledku postupu na predkladanie sťažností), hodnota, ktorú vyplnil systém by mala byť správna a nemala by sa meniť. Pole je povinné, ak ste v položke Druh žiadosti o platbu vybrali Žiadosť o refundáciu. Ak ste v poli Druh žiadosti o platbu nevybrali vyššie uvedenú položku, pole nie je povinné a nedá sa upravovať. Pole: OPRÁVNENÉ VÝDAVKY V poli je špecifikovaná výška oprávnených výdavkov, ktoré vám vznikli v danom zúčtovacom období. Systém v tomto poli automaticky vyplní sumu zodpovedajúcu údajom uvedeným v bloku Finančný pokrok, opísanom v ďalšej časti Príručky. Pole je povinné, ak ste v položke Druh žiadosti o platbu vybrali Žiadosť o refundáciu. Ak ste v poli Druh žiadosti o platbu nevybrali jednu z vyššie uvedených položiek, pole nie je povinné a nedá sa upravovať. Pole: FINANČNÝ PRÍSPEVOK V tomto poli je špecifikovaná suma finančného príspevku zodpovedajúca oprávneným výdavkom uvedeným v žiadosti. Systém v tomto poli automaticky vyplní sumu zodpovedajúcu údajom, ktoré ste zadali v bloku Finančný pokrok, opísanom v ďalšej časti Príručky.

Strana 101 z 195

Pole je povinné, ak ste v položke Druh žiadosti o platbu vybrali Žiadosť o refundáciu. Ak ste v poli Druh žiadosti o platbu nevybrali vyššie uvedenú položku, pole nie je povinné a nedá sa upravovať. Pamätajte: pole Finančný príspevok sa vzťahuje na hodnotu finančného príspevku uvedeného v zmluve/schválenej žiadosti o poskytnutie finančného príspevku, a nemôže presiahnuť tam uvedenú sumu. Ostatné sumy, ktoré nie sú súčasťou finančného príspevku, sú tzv. vlastný vklad, ktorý bude v tabuľke zdrojov financovania priradený k príslušnému druhu verejných finančných prostriedkov – ak je prijímateľom napr. obec, alebo k súkromným finančným prostriedkom, ak je prijímateľom podnikateľ. Pole: ŽIADANÁ SUMA VRÁTANE V tomto poli je uvedená celková hodnota žiadanej sumy refundácie a zálohy. Uvedené pole sa vypĺňa automaticky ako súčet hodnôt z polí: - záloha, - refundácia. Pole: ZÁLOHA Toto pole nevypĺňajte, zálohy sa v programoch Interreg nepoužívajú. Pole: REFUNDÁCIA Ak žiadate o refundáciu vzniknutých výdavkov, uveďte ich celkovú hodnotu s presnosťou do dvoch desatinných miest.

Strana 102 z 195

Pole je povinné, ak ste v položke Druh žiadosti o platbu vybrali Žiadosť o refundáciu. Ak ste v poli Druh žiadosti o platbu nevybrali vyššie uvedenú položku, pole nie je povinné a nedá sa upravovať. Hodnota v poli musí byť zaokrúhlená v súlade s matematickými zásadami.

VECNÝ PRIEBEH

V rámci bloku Vecný priebeh vypĺňate tieto karty: Vecný priebeh realizácie projektu – tu opisujete stav realizácie jednotlivých úloh, na ktorých sa zúčastňujete, v súlade s ustanoveniami zmluvy o poskytnutí finančného príspevku a schválenou žiadosťou o poskytnutie finančného príspevku.

Strana 103 z 195

Ukazovatele výstupu – na tejto karte uvádzate počet vytvorených výstupov vo vzťahu k danému zúčtovaciemu obdobiu. Systém zobrazí informácie a hodnoty týkajúce sa ukazovateľov výstupu v súlade so stavom uvedeným vo vašej karte zmluvy o poskytnutí finančného príspevku.

Ukazovatele výsledku – na tejto karte špecifikujete výsledky aktivít dosiahnuté vďaka realizácii projektu, ktoré vznikli po jeho ukončení (a v dôsledku realizácie projektu) a ktoré majú priamy vplyv na sociálno-hospodárske prostredie. Systém zobrazí informácie a hodnoty týkajúce sa naplánovaných výsledkov v súlade so stavom uvedeným na vašej karte zmluvy o poskytnutí finančného príspevku. Problémy vyskytujúce sa počas realizácie projektu – na tejto karte opisujete problémy, s ktorými ste sa stretli počas realizácie projektu (ak sa vyskytli). Plánovaný priebeh realizácie – na tejto karte uvádzate aktivity, ktoré budete realizovať v nasledujúcom vykazovanom období.

VECNÝ PRIEBEH REALIZÁCIE PROJEKTU

V tejto časti musíte opísať stav realizácie úloh predpokladaných v projekte a uvedených vo vašej zmluve. Na tento účel uveďte predmetnú úlohu a použite funkciu Upraviť

Strana 104 z 195

Systém zobrazí okno obsahujúce polia, ako napríklad Úloha (jej názov) a Stav realizácie (pole s opisom). Pole: NÁZOV ÚLOHY je pole, ktoré sa nedá upravovať, je vypĺňané automaticky názvom úlohy uvedeným v zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Pole: STAV REALIZÁCIE v tomto poli musíte opísať stav realizácie danej úlohy. Ak realizácia úlohy prispela k dosiahnutiu ukazovateľov špecifikovaných v projekte, je potrebné výrazne označiť, ako aj opísať zrealizované úlohy. Do tohto poľa môžete zadať opis obsahujúci maximálne 4 000 znakov, pričom to nemôžu byť iba špeciálne znaky.

Strana 105 z 195

UKAZOVATELE VÝSTUPU

Ukazovatele výstupu špecifikujú materiálne výsledky (napr. zrealizované služby, zakúpené vybavenie, postavenú cestu, a pod.), ktoré vznikli v období realizácie projektu. Systém zobrazí tabuľku z týmito stĺpcami: POR. Č. – automaticky priraďovaná radová číslovka. Pole sa nedá upravovať. Názov ukazovateľa – systém zobrazí v ďalších riadkoch názvy ukazovateľov uvedených vo vašej zmluve. Pole sa nedá upravovať.

MERNÁ JEDNOTKA – systém priradí ukazovateľom príslušné jednotky podľa systémového slovníka. Pole sa nedá upravovať.

Strana 106 z 195

CIEĽOVÁ HODNOTA – systém zobrazí hodnotu, ktorú ste uviedli v zmluve. Pole sa nedá upravovať. HODNOTA DOSIAHNUTÁ POČAS VYKAZOVANÉHO OBDOBIA – v tomto poli uveďte hodnotu ukazovateľa, ktorú ste dosiahli vo vykazovanom období, za ktoré predkladáte žiadosť o platbu. Vyplňte hodnoty s presnosťou do dvoch desatinných miest.

HODNOTA DOSIAHNUTÁ OD ZAČIATKU REALIZÁCIE (KUMULATÍVNE) – v tomto poli systém automaticky zobrazí úroveň realizácie ukazovateľa so zohľadnením všetkých doteraz predložených žiadostí o platbu spolu s aktuálnou žiadosťou. Pole je možné upravovať – môžete zmeniť hodnotu, ktorú vyplnil systém, pokiaľ nastane opodstatnená zásadná potreba, napr. ak ste v predchádzajúcich čiastkových žiadostiach o platbu uviedli chybnú hodnotu. STUPEŇ REALIZÁCIE (%) – v tomto poli sa uvádza percentuálna úroveň realizácie daného ukazovateľa, kumulatívne od začiatku realizácie projektu. Pole sa nedá upravovať.

Strana 107 z 195

UKAZOVATELE VÝSLEDKU Ukazovatele výsledku sa týkajú priamych a okamžitých výsledkov dosiahnutých vďaka realizácii projektu, ktoré nastali po jeho ukončení (a v dôsledku realizácie projektu). Tieto ukazovatele opisujú zmeny situácie prijímateľa, jeho okolia alebo medzi konečnými príjemcov. Systém zobrazí tabuľku z týmito stĺpcami: POR. Č. – automaticky vypĺňaná radová číslovka. Pole sa nedá upravovať. Názov ukazovateľa – systém zobrazí v ďalších riadkoch názvy ukazovateľov uvedených vo vašej zmluve. Pole sa nedá upravovať.

MERNÁ JEDNOTKA – systém priradí ukazovateľom príslušné jednotky podľa systémového slovníka. Pole sa nedá upravovať. VÝCHODISKOVÁ HODNOTA – údaje v stĺpci sa vyplnia automaticky hodnotami uvedenými vo vašej zmluve. Východisková hodnota ukazovateľa je hodnota pred začiatkom realizácie projektu. Pole sa nedá upravovať.

CIEĽOVÁ HODNOTA – systém zobrazí hodnotu, ktorú ste uviedli v zmluve. Pole sa nedá upravovať. HODNOTA DOSIAHNUTÁ V DÔSLEDKU REALIZÁCIE PROJEKTU – ak je zadávaná čiastková žiadosť o platbu žiadosťou o záverečnú platbu, uveďte v tomto poli konečnú hodnotu ukazovateľa dosiahnutú v okamihu predkladania tejto žiadosti. Pole: STUPEŇ REALIZÁCIE (%) – v tomto poli sa uvádza percentuálna úroveň realizácie daného ukazovateľa, kumulatívne od začiatku realizácie projektu. Pole sa nedá upravovať.

Strana 108 z 195

PROBLÉMY VYSKYTUJÚCE SA POČAS REALIZÁCIE PROJEKTU

V tejto časti žiadosti v krátkosti opíšte prípadné problémy vzniknuté počas realizácie projektu v období, na ktoré sa vzťahuje daná čiastková žiadosť o platbu. Okrem toho opíšte úlohy plánované na realizáciu, ktoré sa nezrealizovali v danom období, spolu s uvedením dôvodov, prečo ste sa vzdali ich realizácie, alebo externých príčin, ktoré znemožnili ich vykonanie.

Ak je to vaša žiadosť o záverečnú platbu, a nesplnili ste ukazovatele uvedené v projektovej žiadosti, uveďte a opíšte príčiny tejto skutočnosti. Do poľa môžete zadať maximálne 4 000 znakov, pričom to nemôžu byť iba špeciálne znaky.

Strana 109 z 195

KARTA PLÁNOVANÝ PRIEBEH REALIZÁCIE

Táto časť žiadosti musí obsahovať opis vášho akčného plánu v rámci ďalšej realizácie projektu a úloh, ktoré sú v ňom naplánované do času predloženia ďalšej čiastkovej žiadosti o platbu. Ak vo vykazovanom období, za ktoré sa predkladá čiastková žiadosť o platbu, neboli zrealizované všetky naplánované aktivity, opíšte, prosím, aké aktivity vykonáte v nasledujúcom vykazovanom období, aby ste zabezpečili správnu a včasnú realizáciu projektu. Do poľa môžete zadať maximálne 4 000 znakov, pričom to nemôžu byť iba špeciálne znaky.

Strana 110 z 195

FINANČNÝ POKROK

V rámci bloku Finančný pokrok vypĺňate údaje na týchto kartách:

Výkaz dokumentov – tu zadávate podrobné informácie týkajúce sa výdavkov vzniknutých v danom vykazovanom období. Výdavky účtované paušálne – tu uvádzate výdavky vzniknuté v danom vykazovanom období, ktoré boli vo vašej zmluve uvedené ako výdavky účtované

Strana 111 z 195

paušálne.

Vrátania/opravy – hodnoty uvedené na tomto mieste znížia/zvýšia kumulatívne hodnoty v tabuľke Finančný pokrok. Zdroje financovania výdavkov – tu opisujete výdavky vzniknuté v rámci predkladanej čiastkovej žiadosti o platbu rozdelené na rôzne zdroje financovania. Zúčtovanie záloh – tu sa zúčtujú doteraz poskytnuté zálohy. Netýka sa programov Interreg. Finančný pokrok – tu sa nachádza automaticky vypĺňaná tabuľka, v ktorej sú predstavené súhrnné informácie o všetkých sumách výdavkov v rámci projektu. Príjem – tu špecifikujete druh príjmu a jeho výšku, ak bol počas realizácie projektu vytvorený (v období, za ktoré predkladáte čiastkovú žiadosť o platbu).

VÝKAZ DOKUMENTOV Počas realizácie projektu je veľmi dôležité, aby ste zbierali všetky dokumenty, ktoré s ním súvisia. Preto musíte dôsledne zhromažďovať všetky vyžadované materiály tak, aby ste úspešne absolvovali proces overenia vašej čiastkovej žiadosti o platbu. Budete ich musieť predložiť – všetky alebo vzorku – v závislosti od rozhodnutia kontrolóra spolu s čiastkovou žiadosťou o platbu, aby vám bol vyplatený priznaný finančný príspevok Doklady potvrdzujúce správnosť a oprávnenosť výdavkov uvedených v čiastkovej žiadosti o platbu sú uvedené v platnej Programovej príručke. Každý účtovný dokument musí byť označený spôsobom, ktorý ho jednoznačne priraďuje ku konkrétnemu projektu – napr. pečiatka alebo opis obsahujúci takúto informáciu. Má to zabrániť pokusom využiť ten istý doklad na získanie náhrady výdavkov vo viac ako jednom projekte. Špecifické požiadavky týkajúce sa spôsobu označovania dokumentov môžete konzultovať s vaším kontrolórom. Vo Výkaze dokumentov uveďte faktúry (alebo iné dokumenty s ekvivalentnou dôkaznou hodnotou) uhradené v plnej výške, ktoré dokumentujú oprávnené a neoprávnené výdavky vzniknuté v období, ktorého sa týka daná čiastková žiadosť o platbu. Ak predkladáte výdavky z predchádzajúcich období, na ktoré sa vzťahovali predchádzajúce čiastkové žiadosti o platbu, doplňte príslušnú poznámku do poľa Poznámky. Mohlo sa stať, že počas overovania vašej predošlej čiastkovej žiadosti o platbu kontrolór zistil nesprávne výdavky a úplne alebo čiastočne ich vylúčil z danej žiadosti. Ak ste podali sťažnosť a tá bola uznaná, máte možnosť opätovne predložiť tieto výdavky v ďalšej čiastkovej žiadosti o platbu. Takéto výdavky musia byť vykázané v posledných riadkoch tabuľky spolu s príslušnou poznámkou v poli Poznámky.

Strana 112 z 195

Pamätajte na to, že pokiaľ kontrolór vylúčil iba časť výdavku alebo len niektoré položky predmetnej faktúry, a v konečnom dôsledku boli tieto uznané za správne (v dôsledku pozitívneho vyriešenia vašej sťažností), uveďte v nasledujúcej žiadosti o platbu iba hodnoty zodpovedajúce častiam výdavku, ktoré boli predtým spochybnené. Vytvorenie a odoslanie žiadosti o platbu nebude ťažké, ak budete dbať o prehľadnosť a poriadok v celej projektovej dokumentácii.

Polia na karte Výkaz dokumentov môžete vyplniť dvomi spôsobmi: 

importom súboru .xls (odporúčané),



ručným zadaním každého dokumentu do systému.

UPOZORNENIE Údaje vo Výkaze dokumentov sa v systéme vypĺňajú v mene EUR. Ak vaše výdavky vznikli v iných menách, vyžaduje sa ich prepočet na euro podľa výmenného kurzu, ktorý používa EK v mesiaci, v ktorom sa výdavky predkladajú kontrolórovi na overenie (čl. 28 psím. b) nariadenia EÚS). Vzhľadom na uvedené, a tiež s cieľom predísť neskorším pochybnostiam počas overovania vašej čiastkovej žiadosti o platbu, odporúčame, aby ste výkaz dokumentov vyplnili v súbore .xls, v súlade

Strana 113 z 195

s pokynmi uvedenými v ďalšej časti. Import súboru Je to optimálna, odporúčaná forma zadávania informácií o dokumentoch potvrdzujúcich vzniknuté výdavky.

Ak

sa

rozhodnete

vytvoriť

výkaz

dokumentov týmto spôsobom (t. j. mimo systému v samostatnom súbore .xls), budete môcť priebežne počas

prebiehajúceho

vykazovaného

obdobia

dopĺňať do výkazu ďalšie položky, a následne jednorazovo importovať celý výkaz do systému počas prípravy čiastkovej žiadosti o platbu.

Musíte pamätať na to, že štruktúra tohto súboru sa nesmie upravovať, pretože by to znemožnilo bezproblémový import výkazu späť do systému. Overeným postupom je, že vyplníte jednu položku vo výkaze ručne a následne súbor exportujete. Vďaka tomu budete poznať spôsob vypĺňania súboru, logiku označovania určených polí, atď. Upozornenie Súbor exportovaný zo systému obsahuje zoznamy možností, ktoré obsahujú názvy kategórií výdavkov a názvy výdavkov, ktoré sú v súlade s hodnotami uvedenými v zmluve o poskytnutí finančného príspevku, pre ktorú sa čiastková žiadosť o platbu vytvára. V prípade zmien v rozpočte projektu (doplnenie nových úloh, zmeny názvov výdavkov, využitie nových kategórií výdavkov) sa bude vyžadovať opätovný export vzoru výkazu zo systému.

Strana 114 z 195

Ak vaše výdavky nevznikli v euro, postupujte podľa návodu, ktorý je uvedený na konci tejto kapitoly.

Vzor súboru získate pomocou funkcie Export súboru

Zobrazí sa samostatné okno, v ktorom vyberiete, či chcete súbor uložiť na miestny disk alebo ho chcete hneď otvoriť.

Strana 115 z 195

Výkaz importujete pomocou funkcie Import zo súboru xls.

Po výbere funkcie Prehľadávať

označíte súbor

xls, ktorý chcete importovať. Aby sa údaje načítali do tabuľky v systéme, musíte potvrdiť.

Polia uvedené vo výkaze, ktoré boli vyplnené pomocou importu súboru xls alebo boli zadané ručne, sú úplne identické. Nižšie sme opísali spôsob vypĺňania výkazu dokumentov priamo v systéme, spolu s opisom jednotlivých prvkov. Údaje sa do výkazu zadávajú prostredníctvom pridávania ďalších položiek podľa úloh, ktoré realizujete v rámci projektu.

Strana 116 z 195

Pomocou funkcie Pridať začnite zadávať údaje do výkazu pre vybranú úlohu naplánovanú v projekte a uvedenú vo vašej zmluve

Strana 117 z 195

V otvorenom okne Výkaz dokumentov začnite zadávať údaje pre vybranú úlohu. Systém bol navrhnutý tak, aby vám uľahčil spojenie dokumentu s konkrétnou úlohou. Dokument môže byť uvedený pri viacerých úlohách. V takom prípade je potrebné vykonať príslušné rozdelenie súm (najmä v poli oprávnené výdavky) tak, aby nedošlo k zdvojeniu hodnôt, ktoré predkladáte na zúčtovanie.

Pole: Č. DOKUMENTU V tomto poli uveďte číslo dokumentu, ktorý potvrdzuje vynaloženie finančných prostriedkov v rámci projektu, ktoré mu pridelil vystavovateľ. Pole: DIČ VYSTAVOVATEĽA DOKUMENTU/RODNÉ ČÍSLO Pole zložené z dvoch prvkov – rozbaľovací zoznam Druh identifikátora obsahujúci tieto hodnoty:

Strana 118 z 195



DIČ



Rodné číslo



Zahr. č.



Neuplatňuje sa

a podrobné pole, ktoré musíte vyplniť stanoveným spôsobom v závislosti od výberu v poli Druh identifikátor: 

DIČ – týka sa poľských subjektov – ak je vystavovateľom subjekt, ktorý vykonáva hospodársku činnosť, uveďte číslo DIČ vystavovateľa dokumentu, ktorého číslo bolo uvedené v poli Č. dokumentu;



PESEL – týka sa poľských občanov, ak je vystavovateľom dokumentu súkromná osoba, ktorá nevykonáva hospodársku činnosť, uveďte jej číslo PESEL;



Zahr. č. – zahraničné číslo, týka sa zahraničných subjektov – ak je vystavovateľom dokumentu zahraničný subjekt, uveďte jeho identifikátor – môžete vyplniť maximálne 25 znakov;



Neuplatňuje sa – nič nevypĺňate, podrobné pole sa v takom prípade nedá upravovať.

V prípade hodnôt DIČ a PESEL vám systém pomôže, aby ste neurobili chybu a overí správnosť vyplnených údajov. Pozor! V prípade, ak sa vyplnené informácie o výdavku týkajú zúčtovania výdavkov na služobnú

Strana 119 z 195

cestu pracovníka, je potrebné uviesť č. DIČ prijímateľa. Obdobne treba postupovať v prípade, ak sa na potvrdenie vynaloženia výdavku predkladajú informácie týkajúce sa transakcie vykonanej kreditnou kartou (a nie faktúrou). Pole: OPRAVNÁ FAKTÚRA Začiarknite políčko, ak je dokument uvedený vo výkaze opravným dokumentom pre iný dokument uvedený vo výkaze. Opravnú faktúru uveďte bezprostredne za opravovaným dokumentom. Ak sa opravná faktúra týka dokumentu uvedeného v predchádzajúcej žiadosti o platbu, uveďte ju na začiatku výkazu. V poli poznámky uveďte číslo dokumentu, ktorého sa daná oprava týka. Opravnú faktúru musíte uviesť v prvej žiadosti o platbu po získaní tejto faktúry. Pole: ÚČTOVNÉ ALEBO EVIDENČNÉ ČÍSLO V tomto poli uveďte účtovné alebo evidenčné číslo dokumentu, ktoré pridelila osoba vedúca účtovnú evidenciu alebo účtovné knihy. Pole: DÁTUM VYHOTOVENIA DOKUMENTU V tomto poli uveďte dátum vyhotovenia dokumentu. Príslušný dátum môžete vybrať z kalendára alebo ho zadať manuálne vo formáte RRRR-MM-DD.

Strana 120 z 195

Pole: DÁTUM PLATBY V tomto poli uveďte dátum úhrady vyplývajúcej z predloženého účtovného dokumentu. Príslušný dátum môžete vybrať z kalendára alebo ho zadať manuálne vo formáte RRRR-MMDD. Ak bola úhrada vykonaná vo viac ako jednom termíne, systém umožňuje pridať ďalšie dátumy úhrady pomocou ikony políčka,

alebo špecifikovať rozmedzie dátumov po začiarknutí

ak sa dátum úhrady nachádza v špecifikovanom časovom intervale.

Po vyplnení viac ako jedného dátumu úhrady je dostupná funkcia, ktorá umožňuje odstránenie ktoréhokoľvek zo zadaných dátumov úhrady Pole: NÁZOV TOVARU ALEBO SLUŽBY V tomto poli uveďte názov tovaru alebo služieb priradený k príslušnej položke v predkladanom účtovnom dokumente. Ak sa výdavky týkajú jedného druhu sortimentu, sú oprávnenými výdavkami a na všetky položky z faktúry sa vzťahuje rovnaká sadzba DPH, môžete uviesť súhrnný názov bez prepisovania všetkých položiek z faktúry. V prípade, ak sa v rámci jedného účtovného dokladu vyskytnú rôzne sadzby – rozdeľte položky z dokumentu do skupín podľa sadzieb DPH a každú skupinu uveďte v samostatnom riadku s tým, že údaje uvedené v položke Č. dokumentu, Dátum vyhotovenia dokumentu a Dátum/dátumy platby budú obsahovať rovnaké informácie vo všetkých riadkoch týkajúcich sa daného účtovného dokumentu.

Strana 121 z 195

Upozornenie! Každá položka nákladov musí byť opísaná spôsobom, ktorý umožňuje overenie jeho charakteru a významu pre projekt. Preto musia byť opisy jednotné v celom projekte (tá istá štruktúra opisu) a musia obsahovať nasledovné zložky: charakter nákladov (napr. cesta do..., nákup..., odmena za...), subjekt (koho/čoho sa týkajú napr. meno a priezvisko personálu, názov produktu / služby), cieľ (napr. uskutočnenie analýzy xyz, s cieľom účasti na udalosti ...), a v prípade cestovných alebo meetingových nákladov aj lokalizáciu a dátum. Príklad 1: Pracovná cesta (charakter) Pani X (subjekt) s cieľom účasti na projektovej akcii (cieľ) v .... dňa 14. júna 2016 (miesto udalosti a dátum), Príklad 2: nákup (charakter) počítača (subjekt) s cieľom monitorovania projektu (cieľ), Príklad 3: tlač (charakter) 500 informačných letákov (subjekt) súvisiacich s projektovou udalosťou (cieľ), ktorá sa konala v …. dňa 14. júna 2016 (miesto udalosti a dátum). Príklad 4: osobné náklady (charakter) týkajúce sa pani/pána X (subjekt) za obdobie jún 2016 (dátum). Pole: ČÍSLO ZMLUVY V tomto poli máte k dispozícii zoznam zmlúv, ktoré ste do systému zadali pre váš projekt v rámci funkcie Verejné obstarávania. Vyberte príslušné číslo zmluvy, pre ktorú vznikol výdavok uvedený vo výkaze. V prípade, ak sa dokument, ktorý ste uviedli, netýka zmluvy s dodávateľom vybraným v rámci verejného obstarávania, môžete pole vyplniť hodnotou Neuplatňuje sa. Ak chcete zaregistrovať faktúru, ktorá sa týka Čísla zmluvy, ktorá sa nenachádza v zozname, uistite sa, že informácia o zmluve bola zaregistrovaná v časti systému, ktorá sa týka verejného obstarávania a bola odoslaná SS (alebo RO v prípade

Strana 122 z 195

projektov TP). Pole: SUMA DOKUMENTU S DPH V tomto poli uveďte sumu s DPH, na ktorú je vystavený dokument uvedený vo výkaze. Upozornenie! Dokument môže obsahovať aj položky, ktoré sa netýkajú projektu alebo nepredstavujú oprávnené projektové náklady. Bez ohľadu na to je potrebné vykázať hodnotu celého dokumentu. Pole: SUMA DOKUMENTU BEZ DPH V tomto poli uveďte sumu bez DPH, na ktorú je vystavený dokument uvedený vo výkaze (rozdiel medzi hodnotami s DPH a bez DPH môže vyplývať výlučne z výšky dane DPH). Ak registrujete dokument, ktorý nie je faktúrou s DPH, musí sa suma dokumentu bez DPH rovnať sume dokumentu s DPH. Pole: KATEGÓRIA NÁKLADOV – NÁZOV NÁKLADOV V tomto poli máte k dispozícii zoznam kombinácií kategórie výdavkov, ku ktorej je priradený nákladov výdavku v súlade s tým, ako to bolo pre príslušnú úlohu uvedené v zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Pamätajte na to, že na výber sú k dispozícii iba tie položky, ktoré aktuálne platia pre tú verziu zmluvy, na základe ktorej vytvárate žiadosť o platbu. Vyplňte pole výberom jednej z dostupných hodnôt.

Strana 123 z 195

Ak sa dokument uvedený vo výkaze týka viacerých kombinácií hodnôt v poli kategória výdavkov – nákladov výdavku, môžete pridať ďalšie položky pomocou funkcie Pridať Pamätajte na to, že pre každú pridanú kombináciu hodnôt kategória výdavkov – názov výdavku je povinné vyplnenie samostatných súm v poliach: výdavky spolu, oprávnené výdavky, vrátane DPH, Finančný príspevok.

Po pridaní viac ako jednej kombinácie kategória výdavkov – názov výdavku je k dispozícii funkcia na odstránenie

ktoréhokoľvek zo zadaných súborov

údajov priradených k danej kombinácii. Pole: VÝDAVKY SPOLU V tomto poli uveďte sumu výdavkov, ktorá zahŕňa oprávnené aj neoprávnené výdavky a zodpovedá hodnote, ktorú ste predtým vybrali v poli Kategória výdavku – názov výdavku. Pole: OPRÁVNENÉ VÝDAVKY V tomto poli uveďte iba sumu oprávnených výdavkov (spolu s DPH, ak DPH predstavuje oprávnený výdavok) zúčtovaných danou žiadosťou o platbu, ktorá zodpovedá hodnote, ktorú ste predtým vybrali v poli Kategória výdavku/Názov výdavku.

Strana 124 z 195

Pole: VRÁTANE DPH V tomto poli uveďte sumu DPH, ktorá sa týka iba oprávnených výdavkov, ktoré ste uviedli v predchádzajúcom poli, a ak samotná DPH predstavuje oprávnený výdavok. V prípade neoprávnenosti DPH ponechajte predvolenú hodnotu „0,00“. Pole: FINANČNÝ PRÍSPEVOK Hodnotu v tomto poli systém vypočíta na základe oprávnených výdavkov, ktoré ste uviedli pre danú položku vo výkaze a miery finančného príspevku (chápanej ako podiel finančného príspevku a oprávnených výdavkov) špecifikovanej pre danú kombináciu Kategória výdavku/Názov výdavku v zmluve o poskytnutí finančného príspevku v rámci danej úlohy. Hodnota, ktorú systém vypočíta, sa zaokrúhli v súlade s matematickými zásadami. Obvykle túto hodnotu nemusíte meniť. Ak je to však potrebné, môžete ju upraviť (najmä v prípade žiadosti o záverečnú platbu, keď hodnota, ktorú vypočítal systém, spôsobí prekročenie hodnoty finančného príspevku uvedeného v zmluve o poskytnutí finančného príspevku pre danú kombináciu Kategória výdavku/Názov výdavku). Pole: KATEGÓRIA PODLIEHAJÚCA LIMITOM V tomto poli máte k dispozícii zoznam kategórií výdavkov, pri ktorých ste povinný/-á monitorovať pokrok pri realizácii v rámci vášho projektu, podľa toho, ako to bolo uvedené v zmluve o poskytnutí finančného príspevku (napr. výdavky vzniknuté mimo územia Spoločenstva – tzv. pravidlo 20 %). Ak sa jeden dokument uvedený vo výkaze týka viacerých kategórií výdavkov, môžete pridať

Strana 125 z 195

ďalšie položky pomocou funkcie Pridať Pamätajte na to, že pre každú pridanú kategóriu výdavkov je nevyhnutné vyplniť samostatné hodnoty v poli výdavky v rámci limitu.

Po pridaní viac ako jednej kategórie je k dispozícii funkcia na odstránenie ktoréhokoľvek zadaného súboru údajov (kategória podliehajúca limitom – výdavky v rámci limitu). Pole: VÝDAVKY V RÁMCI LIMITU V tomto poli uveďte sumu výdavkov, ktorá súvisí s kategóriou výdavkov, ktorú ste uviedli v predchádzajúcom poli a ktorú ste povinní monitorovať na základe ustanovení zmluvy o poskytnutí finančného príspevku. Pole sa nedá upravovať, ak v poli Kategória podliehajúca limitom nebola vybraná žiadna iná dostupná kategória výdavkov ako predvolená hodnota Neuplatňuje sa. Pole: POZNÁMKY V poli môžete uviesť doplňujúce informácie vo forme opisu, objasnenia týkajúce sa konkrétneho dokumentu uvedeného vo výkaze, ktoré kontrolórovi umožnia efektívnejšie hodnotenie a jeho schválenie. Do Poznámok povinne uveďte vaše číslo partnera v projekte v takomto formáte „Partner n“, kde „n“ zodpovedá vášmu číslu na karte zmluvy o poskytnutí finančného príspevku. Tento údaj sa musí nachádzať úplne na začiatku. V poli musíte uviesť taktiež informácie, ako:

Strana 126 z 195



Vhodné objasnenie, pokiaľ ste vykonali zmeny hodnoty finančného príspevku, ktorú automaticky vyplnil systém,



Výška uloženej finančnej opravy, o ktorú ste znížili oprávnené výdavky, ak ste takéto zníženie vykonali sám/sama,



V prípade opravnej faktúry informáciu o čísle faktúry, ktorej sa daná oprava týka,



Informácia, či výdavok vznikol v rámci programovej zásady predkladania ponúk.



Informácia, či bol celý daný výdavok alebo jeho časť opätovne predložená na refundáciu v súvislosti s pozitívnym výsledkom vašej sťažnosti.



Informácia o výmennom kurze, ktorý sa použil na prepočet výdavku vzniknutého v inej mene ako EUR na EUR (v prvom riadku výkazu).

Môžete zadať maximálne 600 znakov. Pole: PRÍLOHA V poli môžete priložiť naskenovaný dokument uvedený v rámci výkazu. Z bezpečnostných dôvodov systém umožňuje pripájať iba špecifikované typy súborov, napr. je zakázané prikladať spustiteľné súbory, ako napríklad .exe alebo .com. Ak formát súboru nebude správny, SL2014 vás o tom bude informovať prostredníctvom príslušného hlásenia na obrazovke. Maximálna veľkosť prílohy je 20 MB, preto, pokiaľ je to možné, pamätajte počas prípravy skenov dokumentov na niekoľko užitočných pokynov: 

namiesto farebne skenujte dokument v odtieňoch sivej

Strana 127 z 195



naskenovaný dokument konvertujte na súbor pdf (prípadne jpg, png) – vďaka tomu bude jeho rozmer menší.

Dobrým riešením bude tiež archivácia viacerých dokumentov do jedného súboru, pričom pamätajte na maximálnu veľkosť prílohy. Ak chcete importovať prílohu do systému, vyberte funkciu Prehľadávať

. Po výbere

súboru z miestneho disku potvrďte import. Po priložení môžete dokument odstrániť a zobraziť

.

Upozornenie K pôvodnej verzii žiadosti o platbu neprikladajte elektronické verzie dokumentov potvrdzujúcich vynaloženie výdavkov. Na základe výkazu, ktorý ste vyplnili, kontrolór vyberie vzorku výdavkov na kontrolu. O vybranej vzorke budete informovaný/-á prostredníctvom modulu Korešpondencia. Kontrolór zároveň odošle vašu žiadosť o platbu na doplnenie a bude vás informovať, v akej forme musíte predložiť uvedené dokumenty kontrolórovi (v elektronickej alebo papierovej forme). Elektronické verzie dokumentov je potrebné priložiť ku konkrétnym položkám z Výkazu dokumentov, ktoré určil kontrolór vo vybranej vzorke. Ak sa dokument, ktorý požaduje kontrolór, netýka konkrétnej položky z Výkazu dokumentov, je ho potrebné priložiť na karte Prílohy. Návod na prepočet výkazu dokumentov na euro (pre prijímateľov, ktorým vznikli výdavky nielen v euro). Činnosti opísané nižšie je potrebné vykonávať v hárku MS Excel (mimo SL2014 – v exportovanom súbore).

Strana 128 z 195

Najprv vyplňte výkaz v tej mene, v ktorej výdavky skutočne vznikli. Dodržiavajte pri tom predpisy/usmernenia záväzné vo vašom programe. V prípade pochybností kontaktujte príslušného kontrolóra. Keď je už výkaz, ktorý ste vytvorili, pripravený na import do systému, je potrebné prepočítať zadané číselné hodnoty na euro v súlade s výmenným kurzom, ktorý používa EK v mesiaci, v ktorom sa výdavky predkladajú na overenie kontrolórovi (článok 28 písm. b) nariadenia EÚS). Na tento účel postupujte podľa tohto návodu: 1.

Prvý hárok súboru, ktorý vypĺňate, nazvite „EUR“ a druhý „iná mena“,

2.

V hárku EUR kliknite na tlačidlo Vybrať všetko

3.

Prejdite na hárok „iná mena“ a kliknite na tlačidlo Vybrať všetko

4.

Do poľa X3 zadajte výmenný kurz, ktorý má slúžiť na prepočet hodnoty na euro a do poľa Y3 názov meny, z ktorej budete prepočítavať výdavky na

a na klávesnici stlačte tlačidlo Ctrl a písmeno c.

a stlačte tlačidlo Ctrl a písmeno v.

euro (PLN, SEK, DKK atď.). Ak vám v danom vykazovanom období vznikli výdavky vo viacerých menách iných ako euro, v poli X4 uveďte výmenný kurz pre menu X, v poli X5 pre menu Y atď.). Názvy týchto mien uveďte aj v stĺpcoch Y4, Y5 atď. 5.

Vráťte sa do hárku „EUR“ a v poli L4 zadajte vzorec, ktorý vydelí hodnotu uvedenú v poli L4 hárku „iná mena“ hodnotou v poli X3 tohto hárku. Použite absolútny odkaz na bunku X3 ($X$3). Konečné forma vzorca musí vyzerať takto „=ZAOKR('iná mena'!L4/'iná mena'!$X$3;2)“.

6.

Skopírujte tento vzorec do všetkých buniek v stĺpcoch L, M, R, S, T, W pre tie výdavky, ktoré chcete prepočítať na euro pomocou kurzu uvedeného v poli X3 hárku „iná mena“). Môžete označiť viacero buniek naraz, použite klávesové skratky opísané v bodoch 2 a 3. Uložte súbor.

7.

3

Ak vám vznikli výdavky vo viacerých menách iných ako euro, v poli L[číslo riadku] zadajte vzorec „=ZAOKR('iná mena'!L[číslo riadku]/'iná mena'!$X$4;2)“ pre menu definovanú v poli Y4 hárku „iná mena“. Zopakujte krok 6 pre výdavky prepočítavané v mene v poli Y4 hárku „iná mena“. V prípade potreby tieto kroky zopakujte pre ostatné meny.

3

Číslo riadku, do ktorého bola zadaná informácia o výdavku vzniknutom v mene špecifikovanej v poli Y4 hárku „iná mena“

Strana 129 z 195

8.

Teraz môžete vypočítať hodnotu dofinancovania. Za týmto účelom vpíšte do každého riadka v stĺpci U funkciu „=ZAOKR(S[číslo riadka]*[%dofinancovania];2)”. V zásade platí, že použité percento dofinancovania má byť zhodné s percentom stanoveným v potvrdenej žiadosti o dofinancovanie pre úlohu, v rámci ktorej je účtovaný výdavok.

9.

Znovu vyznačte všetky bunky v hárku „EUR“ kliknutím na tlačidlo Vybrať všetko

a na klávesnici stlačte tlačidlo Ctrl a písmeno c.

10. Na ľubovoľnom mieste vyznačenej oblasti kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Prilepiť špeciálne a potom vyberte Hodnoty. 11. Uložte súbor na miestny disk pod názvom „Výkaz dokumentov_INÉ MENY a EUR“ a zatvorte súbor. Návod uvedený vyššie dodržiavajte aj v prípade, ak bude výkaz výdavkov obsahovať výdavky vzniknuté v euro aj v inej mene. Pre výdavky vzniknuté v euro uveďte výmenný kurz = 1. Takto vytvorený výkaz bude možné importovať do systému. Verzia výkazu s viditeľnými vzorcami (uložená v kroku 6) sa musí priložiť k žiadosti o platbu v bloku Prílohy.

Strana 130 z 195

VÝDAVKY ÚČTOVANÉ PAUŠÁLNE V tejto časti nájdete informácie týkajúce sa výdavkov spojených s výdavkami účtovanými paušálne, pokiaľ sa s takou možnosťou vo vašom projekte počítalo. Podrobnosti na túto tému nájdete v platnej Programovej príručke. Výdavky v rámci projektu sa môžu zúčtovať pomocou týchto druhov paušálu: paušálne sumy alebo paušálne sadzby. Ak v súlade s vašou zmluvou účtujete výdavky pomocou jedného z paušálov uvedených vyššie, rozsah údajov opísaný nižšie závisí od druhu vybraného paušálu. Tabuľka Výdavky účtované paušálne obsahuje údaje zhodné so zmluvou zaregistrovanou v systéme.

Aby ste mohli začať upravovať daný riadok, vyznačte ho a následne vyberte funkciu Upraviť. Po výbere tejto funkcie systém zobrazí okno Výdavky účtované paušálne. Údaje uvedené v okne závisia od druhu paušálu, ktorý upravujete.

Strana 131 z 195

Pole: DRUH PAUŠÁLU Systém zobrazí v ďalších riadkoch druhy paušálov uvedených vo vašej zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Pole sa nedá upravovať. Pole: NÁZOV PAUŠÁLU Systém zobrazuje v ďalších riadkoch názvy paušálov zodpovedajúce danému druhu paušálu v súlade s vašou zmluvou o poskytnutí finančného príspevku. Pole sa nedá upravovať. Pole: PAUŠÁLNA SADZBA (%) Ak upravujete riadok týkajúci sa Paušálnej sadzby, v tomto poli systém automaticky priradí percentuálnu sadzbu, ktorá zodpovedá danej Paušálnej sadzbe uvedenej vo vašej zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Pole sa nedá upravovať. Pole: OPRÁVNENÉ VÝDAVKY Ak sa upravovaný riadok týka paušálnej sumy a vy ste zrealizovali ukazovatele, ktoré musíte dosiahnuť podľa zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, uveďte sumu oprávnených výdavkov, ktorá sa týka paušálnej sumy uvedenej v zmluve. Ak sa upravovaný riadok týka paušálnej sadzby, uveďte hodnotu oprávnených výdavkov stanovenú podľa Programovej príručky. V prípade paušálnej sadzby týkajúcej sa personálnych výdavkov sú základom výpočtu hodnoty oprávnených výdavkov ostatné skutočné (priame) oprávnené výdavky. V prípade paušálnej sadzby týkajúcej sa nepriamych výdavkov sú základom výpočtu hodnoty oprávnených výdavkov skutočné oprávnené personálne výdavky alebo hodnoty paušálu na personálne výdavky (v závislosti

Strana 132 z 195

od toho, aký spôsob zúčtovania personálnych výdavkov bol stanovený vo vašej zmluve). Pole: FINANČNÝ PRÍSPEVOK Hodnotu v tomto poli systém vypočíta na základe oprávnených výdavkov, ktoré ste uviedli pre danú položku a miery finančného príspevku špecifikovanej pre daný Názov paušálu v zmluve o poskytnutí finančného príspevku v rámci danej úlohy. Hodnota, ktorú systém vypočíta, sa zaokrúhli v súlade s matematickými zásadami. Obvykle túto hodnotu nemusíte meniť. Ak je to však potrebné, môžete ju upraviť (najmä v prípade žiadosti o záverečnú platbu, keď hodnota, ktorú vypočítal systém, spôsobí prekročenie hodnoty finančného príspevku uvedeného v zmluve o poskytnutí finančného príspevku pre daný paušál ). Pole: KATEGÓRIA PODLIEHAJÚCA LIMITOM V tomto poli máte k dispozícii zoznam kategórií výdavkov, pri ktorých ste povinný/-á monitorovať pokrok pri realizácii v rámci vášho projektu. Informácia o limitoch vyžadujúcich monitorovanie sa nachádza v zmluve o poskytnutí finančného príspevku v SL2014 (limit sa môže týkať najmä výdavkov vzniknutých mimo územia Európskej únie – tzv. zásada 20 %). Ak sa paušál uvedený v tabuľke týka viacerých kategórií výdavkov, môžete pridať ďalšie položky pomocou funkcie Pridať Pamätajte na to, že pre každú pridanú kategóriu výdavkov je nevyhnutné vyplniť samostatné hodnoty v poli výdavky v rámci limitu.

Po pridaní viac ako jednej kategórie je k dispozícii funkcia na odstránenie

Strana 133 z 195

ktoréhokoľvek zadaného

súboru údajov (kategória podliehajúca limitom – výdavky v rámci limitu). Pole: VÝDAVKY V RÁMCI LIMITU V tomto poli uveďte sumu výdavkov, ktorá súvisí s kategóriou výdavkov, ktorú ste uviedli v predchádzajúcom poli a ktorú ste povinný/-á monitorovať na základe ustanovení zmluvy o poskytnutí finančného príspevku. Pole sa nedá upravovať, ak ste v poli Kategória podliehajúca limitom nevybrali žiadnu inú dostupnú kategóriu výdavkov ako je predvolená hodnota Neuplatňuje sa.

VRÁTENIA/OPRAVY Táto časť čiastkovej žiadosti o platbu obsahuje tabuľku, v ktorej môžete vykonávať opravy kumulatívnych hodnôt v tabuľke Finančný pokrok. V tabuľke Finančný pokrok sa vykazujú kumulatívne hodnoty, ktoré automaticky počíta systém. Ak ste v predošlých predložených žiadostiach nesprávne priradili výdavok k úlohe, kategórii výdavkov, kategórii podliehajúcej limitom, alebo ste nesprávne priradili sumu výdavku, môže byť potrebné vykonať príslušnú opravu kumulatívnych hodnôt. Hodnoty zadané so znakom „-“ znížia kumulatívne hodnoty. Hodnoty zadané bez znaku „-“ zvýšia kumulatívne hodnoty. Okrem toho, ak ste v predchádzajúcich čiastkových žiadostiach o platbu zúčtovali výdavky, ktoré podľa aktuálnej zmluvy nemajú byť zúčtované, bude na účel správneho predstavenia finančného pokroku potrebné vykonať príslušné zníženia výdavkov zúčtovaných v predchádzajúcich žiadostiach (napr. boli zistené neoprávnené výdavky v rámci projektu, v dôsledku čoho bol podpísaný dodatok k zmluve, ktorým sa znižuje suma kategórie výdavkov o zistené nezrovnalosti). Ak máte pochybnosti týkajúce sa opodstatnenosti registrácie položky v tejto tabuľke, kontaktujte kontrolóra.

Strana 134 z 195

Položky do tabuľky môžete začať pridávať pomocou funkcie Pridať. Keď vyberiete túto funkciu, systém zobrazí okno Vrátenia/opravy obsahujúce informácie opísané nižšie. Aby ste mohli upravovať riadok, ktorý ste predtým pridali, označte riadok, ktorý chcete upravovať, a vyberte funkciu Upraviť. Môžete tiež odstrániť riadok, ktorý ste predtým pridali. Označte riadok, ktorý chcete odstrániť, a vyberte funkciu Odstrániť. Ak nastanú okolnosti, v dôsledku ktorých bude nevyhnutné zaregistrovať zníženie kumulatívnych súm v tabuľke Finančný pokrok, uveďte v tomto poli číslo čiastkovej žiadosti o platbu, v ktorej je potrebné opraviť údaje. V tomto poli vyberte úlohu, v ktorej chcete opraviť údaje.

Strana 135 z 195

Ak ste v predchádzajúcom poli vybrali úlohu, ktorá sa podľa zmluvy o poskytnutí finančného príspevku účtuje pomocou skutočne vzniknutých výdavkov, v tomto poli vyberte kombináciu Kategória výdavkov – Názov výdavku, ktorá vyžaduje opravu. V prípade potreby opravy paušálne účtovaných výdavkov v tomto poli vyberte príslušný Názov paušálu. Upozornenie! Nezabúdajte na to, že úprava paušálu na osobné výdavky má za následok príslušnú úpravu paušálu na administratívne výdavky. Ak opravujete položku týkajúcu sa Kategórie výdavkov – Názvu výdavku, môžete v tomto poli uviesť číslo účtovného dokumentu, ktorého sa daná oprava týka. Na účel zachovania náležitého kontrolného záznamu (audit trail) sa vyžaduje, aby ste opravu priradili k príslušným účtovným dokumentom uvedeným v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú ste vybrali. V tomto poli uveďte celkovú hodnotu výdavkov (oprávnených aj neoprávnených ), o ktorú chcete skorigovať vybranú Úlohu a kombináciu Kategória výdavkov – Názov výdavku alebo Názov paušálu v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú ste vybrali. Ak chcete znížiť kumulatívne sumy, zadajte hodnoty so znakom „-“. Hodnoty zadané bez znaku „-“ zvýšia kumulatívne hodnoty. V tabuľke Finančný pokrok sa v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú vypĺňate, skorigujú o uvedenú hodnotu kumulatívne výdavky spolu pre vybranú rozpočtovú položku vášho projektu.

Strana 136 z 195

V tomto poli uveďte hodnotu oprávnených výdavkov, o ktorú chcete skorigovať vybranú Úlohu a kombináciu Kategória výdavkov – Názov výdavku alebo Názov paušálu v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú ste vybrali. Ak chcete znížiť kumulatívne sumy, zadajte hodnoty so znakom „-“. Hodnoty zadané bez znaku „-“ zvýšia kumulatívne hodnoty. V tabuľke Finančný pokrok sa v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú vypĺňate, skorigujú o uvedenú hodnotu oprávnené výdavky spolu pre vybranú rozpočtovú položku vášho projektu. V tomto poli uveďte hodnotu finančného príspevku, o ktorú chcete skorigovať vybranú Úlohu a kombináciu Kategória výdavkov – Názov výdavku alebo Názov paušálu v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú ste vybrali. Ak chcete znížiť kumulatívne sumy, zadajte hodnoty so znakom „-“. Hodnoty zadané bez znaku „-“ zvýšia kumulatívne hodnoty. V tabuľke Finančný pokrok sa v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú vypĺňate, skoriguje o uvedenú hodnotu kumulatívny finančný príspevok pre vybranú rozpočtovú položku vášho projektu. Ak ste v korigovanom účtovnom dokumente alebo položke týkajúcej sa paušálu v čiastkovej žiadosti o platbu, ktorú ste vybrali, nesprávne priradili sumu výdavku v rámci stanoveného limitu a je ju potrebné opraviť, môžete v tomto poli vybrať správnu kategóriu podliehajúcu limitom. Pomocou tohto poľa môžete skorigovať hodnotu výdavkov podliehajúcich limitom pre kategóriu vybranú v predchádzajúcom poli. Do tohto poľa zadajte hodnotu výdavkov, o ktorú chcete skorigovať vybranú kategóriu podliehajúcu limitom v označenej čiastkovej žiadosti o platbu. Ak chcete znížiť kumulatívne sumy, zadajte hodnoty so znakom „-“.

Strana 137 z 195

Hodnoty zadané bez znaku „-“ zvýšia kumulatívne hodnoty. V dôsledku vykonaných zmien sa oprávnené výdavky v tabuľke Finančný pokrok žiadosti o platbu, ktorú vypĺňate, skorigujú o uvedenú hodnotu – kumulatívne pre vybranú kategóriu podliehajúcu limitom. Ak sa korigovaná položka uvedená v tabuľke týka viacerých kategórií výdavkov, môžete pridať ďalšie položky pomocou funkcie Pridať. Pamätajte na to, že pre každú pridanú kategóriu výdavkov je nevyhnutné vyplniť samostatné hodnoty v poli výdavky v rámci limitu.

Po pridaní viac ako jednej kategórie je k dispozícii funkcia na odstránenie

ktoréhokoľvek zadaného

súboru údajov (kategória podliehajúca limitom – výdavky v rámci limitu). V tomto poli v krátkosti odôvodnite nevyhnutnosť vykonania opravy. Môžete zadať maximálne 600 znakov.

ZDROJE FINANCOVANIA VÝDAVKOV Táto časť čiastkovej žiadosti o platbu obsahuje informácie týkajúce sa súm výdavkov vo vašom projekte, v rozdelení na rôzne zdroje financovania. Údaje v tabuľke musia znázorňovať situáciu, ktorá nastane po refundácii vzniknutých výdavkov. Každý zdroj financovania sa delí na výdavky spolu a oprávnené výdavky. Hodnoty v tabuľke musia odzrkadľovať situáciu v zúčtovacom období, za ktoré sa predkladá čiastková žiadosť o platbu. Napríklad prijímateľovi, ktorý je jednotkou územnej samosprávy, realizujúcemu projekt spolufinancovaný zo zdrojov EFRR, vznikli v zúčtovacom období výdavky vo výške 120

Strana 138 z 195

EUR, z toho 100 EUR boli oprávnené výdavky. Zároveň sa uchádza o náhradu 80 % vzniknutých oprávnených výdavkov. Preto v tabuľke zdroje financovania: - v poli prostriedky spoločenstva výdavky spolu uvedie: 80 - v poli prostriedky spoločenstva oprávnené výdavky uvedie: 80 - v poli rozpočet jús spolu uvedie: 40 - v poli rozpočet jús oprávnené výdavky uvedie: 20. V poli suma výdavky spolu systém vypočíta 120 a v poli suma oprávnené výdavky – 100. V tabuľke je potrebné uviesť zdroje financovania výdavkov vykázaných vo Výkaze dokumentov a tabuľke Výdavky účtované paušálne. Oprávnené výdavky v tejto tabuľke musíte znížiť o príjem, ktorý ste vykázali v žiadosti o platbu, tak, že ho proporcionálne odpočítate od všetkých zdrojov, z ktorých boli výdavky financované. Vlastný vklad sa musí proporcionálne rozdeliť podľa zdrojov, z ktorých boli vynaložené výdavky. Tabuľka obsahuje tieto položky:

Strana 139 z 195

FINANČNÝ POKROK Táto časť čiastkovej žiadosti o platbu sa vypĺňa automaticky. Obsahuje výkaz finančných údajov zo zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, kumulatívnych údajov od začiatku realizácie projektu a súm vykázaných v aktuálnej čiastkovej žiadosti o platbu, v rozdelení na výdavky spolu, oprávnené výdavky a finančný príspevok. Systém predstavuje tiež percentuálnu mieru realizácie projektu, vypočítanú ako pomer sumy kumulatívnych oprávnených výdavkov k hodnote oprávnených výdavkov uvedených v zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Tieto údaje sú predstavené pre jednotlivé položky týkajúce sa skutočne vzniknutých, ako aj paušálne účtovaných výdavkov, špecifikovaných vo finančnom rozsahu v zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Dostupné sú tiež zhrnutia v rámci jednotlivých úloh, ako aj celého projektu.

Strana 140 z 195

Strana 141 z 195

PRÍJEM Táto časť čiastkovej žiadosti o platbu obsahuje informácie týkajúce sa príjmu. V tabuľke uveďte príjem, ktorý nebol zohľadnený v okamihu podpísania zmluvy o poskytnutí finančného príspevku na projekt, a o ktorý sa musia znížiť oprávnené výdavky v čiastkovej žiadosti o platbu, v súlade s čl. 65 ods. 8 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 1303/2013 zo 17. decembra 2013. Príjem je výraz uvedený v nariadení, preto sa používa aj v systéme. V praxi však treba pamätať na to, že sumy, ktoré zadáte, musia zohľadňovať všetky príjmy, ktoré budú vytvorené počas realizácie projektu (spojené napr. s prípravou pozemkov na investície (príjem z predaja kovového šrotu získaného počas demolácie budovy alebo z predaja dreva pochádzajúceho z výrubu stromov). V prípade, ak ku vzniku príjmu prispeli oprávnené aj neoprávnené výdavky, v tabuľke uveďte časť príjmu, ktorá zodpovedá pomeru oprávnených výdavkov k výdavkom spolu, ktoré prispeli k vzniku príjmu. Položky do tabuľky môžete začať pridávať pomocou funkcie Pridať Po výbere tejto funkcie systém zobrazí okno Pridať príjem, v ktorom vypĺňate údaje týkajúce sa príjmu.

Ak ste v dôsledku realizácie projektu získali príjem, v poli uveďte zdroj príjmu a krátky opis okolností vzniku príjmu. Môžete zadať maximálne 700 znakov.

Strana 142 z 195

V tomto poli uveďte sumu, o ktorú je potrebné v súvislosti so získaním príjmu znížiť oprávnené výdavky v čiastkovej žiadosti o platbu.

V tomto poli uveďte sumu, o ktorú je potrebné v súvislosti so získaním príjmu znížiť finančný príspevok v čiastkovej žiadosti o platbu. Táto hodnota musí byť vypočítaná ako súčin sumy príjmu, ktorá znižuje oprávnené výdavky a podielu finančného príspevku a oprávnených výdavkov uvedených v zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Hodnota v poli musí byť zaokrúhlená v súlade s matematickými zásadami.

INFORMÁCIE Táto časť žiadosti je venovaná akýmkoľvek vyhláseniam a informáciám, ktoré sa týkajú súladu realizácie projektu s politikami Spoločenstva. Na základe predvoleného nastavenia systém potvrdí, že projekt sa realizuje v súlade s pravidlami politík Spoločenstva. V prípade nedodržiavania politík EÚ (t. j. zrušenie začiarknutia zobrazeného políčka) je potrebné niekoľkými vetami opísať, na čom boli založené prípadné odchýlky a uviesť prijaté nápravné opatrenia. Môžete uviesť maximálne 4000 znakov.

Strana 143 z 195

Prečítajte si vyhlásenie v tejto časti žiadosti, pretože si musíte byť vedomý/-á zodpovednosti, ktorá sa týka uvedenia

nepravdivých

informácií,

v

súlade

s príslušnými právnymi úpravami platnými vo vašej krajine. V tejto časti vypĺňate informácie o mieste uchovávania celej dokumentácie súvisiacej s projektom. V tomto poli uveďte presnú adresu. Informácie musíte vyplniť v prvej žiadosti. V tých nasledujúcich bude pole vyplnené

hodnotou

z predchádzajúcej

žiadosti.

Pamätajte na aktualizáciu tejto informácie v prípade, ak sa zmení.

PRÍLOHY Posledná časť čiastkovej žiadosti obsahuje blok venovaný všetkým prílohám k vašej žiadosti. Prvý blok Faktúry je určený na prikladanie dokumentov vyžadovaných v procese zúčtovania výdavkov. Ak výdavky zúčtované v čiastkovej žiadosti o platbu vznikli v inej mene ako euro, na tomto mieste bloku treba priložiť pôvodný výkaz dokumentov v súbore .xls (vyplnený v menách, v ktorých výdavky vznikli – je uvedený v bode 6 Návodu na prepočet výkazu dokumentov na euro). Druhý Prevzatie/vykonanie prác je určený na prikladanie dokumentov potvrdzujúcich vykonanie prác v rámci projektu. Ak počas overovania vašej žiadosti kontrolór požiada o

Strana 144 z 195

predloženie dokumentov potvrdzujúcich vykonanie prác v rámci projektu, budete môcť priložiť ich elektronické verzie v tomto bloku. Tretí blok Iné dokumenty je určený na ostatné dokumenty, ktoré od vás vyžaduje inštitúcia. Z bezpečnostných dôvodov systém umožňuje pripájať iba špecifikované typy súborov, napr. je zakázané prikladať spustiteľné súbory, ako napríklad .exe alebo .com. Ak formát súboru nebude správny, SL2014 vás o tom bude informovať prostredníctvom príslušného hlásenia na obrazovke. Maximálna veľkosť prílohy je 20 MB, preto, pokiaľ je to možné, pamätajte počas prípravy skenov dokumentov na niekoľko užitočných pokynov: 

namiesto farebne skenujte dokument v odtieňoch sivej



naskenovaný dokument konvertujte na súbor pdf (prípadne jpg, png) – vďaka tomu bude jeho rozmer menší.

Dobrým riešením bude tiež archivácia viacerých dokumentov do jedného súboru, pričom pamätajte na maximálnu veľkosť prílohy.

Faktúry Ak chcete importovať prílohu do systému, vyberte funkciu Prehľadávať

.

Po označení súboru na miestnom disku potvrďte import . Potvrďte druh priložených dokumentov začiarknutím políčka Pripájam faktúry alebo účtovné dokumenty s ekvivalentnou dôkaznou hodnotou spolu s dokladmi o úhrade.

Strana 145 z 195

Po pripojení dokumentov ich môžete odstrániť (aj všetky naraz) alebo zobraziť prostredníctvom funkcií dostupných v tabuľke: 

Odstrániť



Odstrániť všetky



Náhľad

Prevzatie/vykonanie prác Funkcie dostupné v tejto časti sú obdobné ako v časti Faktúry. Okrem toho musíte vyplniť textové polia Názov dokumentu, Č. dokumentu, Dátum dokumentu a Krátky opis.

Iné dokumenty Funkcie dostupné v tejto časti sú identické ako v časti Prevzatie/vykonanie prác. Ak v rámci projektu využívate paušál na priame personálne výdavky, k prvej čiastkovej žiadosti o platbu priložte na tomto mieste naskenované vyhlásenie s

Strana 146 z 195

týmto obsahom: „V súvislosti s použitím paušálnej sadzby na priame personálne

výdavky

................................

v

týmto

rámci

projektu

potvrdzujem

č.

skutočné

zapojenie personálu do realizácie vzhľadom na každé vykazované obdobie.“ Vyhlásenie musí byť podpísané partnerom alebo osobou oprávnenou konať v mene partnera. V tejto časti musíte priložiť tiež naskenované podpísané vyhlásenie týkajúce sa oprávnenosti DPH. V tejto časti sa riaďte programovými pravidlami, ktoré sa na vás vzťahujú.

7.3.

Obsluha žiadosti

SL2014 poskytuje veľa možností súvisiacich s obsluhou vašej čiastkovej žiadosti o platbu. Tieto funkcie sú opísané nižšie.

7.3.1.

Uloženie žiadosti

Kedykoľvek počas práce na tvorbe žiadosti ju môžete uložiť tak, aby ste nestratili to, čo ste už stihli urobiť a mohli pokračovať v práci v inom termíne. Na tento účel vyberte funkciu Uložiť

, ktorá je dostupná vo formulári žiadosti.

Počas ukladania systém vždy kontroluje správnosť údajov, ktoré ste zadali, a pokiaľ nechýbajú údaje potrebné na uloženie samotnej žiadosti, formulár sa uloží a budete mať k nemu prístup prostredníctvom obrazovky Projekt.

Strana 147 z 195

7.3.2.

Kontrola správnosti

Kedykoľvek počas procesu tvorby čiastkovej žiadosti o platbu máte možnosť overiť prostredníctvom funkcie Overiť Pozor! Pamätajte na to, že spustením tejto funkcie sa čiastková žiadosť o platbu neuloží.

Strana 148 z 195

správnosť údajov, ktoré zadávate.

Ak po jej spustení SL2014 nezistí žiadne chyby, budete o tom informovaný/-á príslušným hlásením.

Ak systém zistí, že vo vašej žiadosti sú chyby spojené s nesprávnym vyplnením údajov, alebo sú údaje neúplné, bude vás o tom informovať. Vo formulári sa zobrazí dodatočný blok, tzv. Výsledok overenia, v ktorom systém presne a prehľadne zobrazí tabuľku so zoznamom chýb. Výberom položky v tejto tabuľke v stĺpci Opis môžete prejsť na konkrétne miesto v žiadosti, ktoré je potrebné opraviť.

Strana 149 z 195

7.3.3.

Podanie čiastkovej žiadosti o platbu

Po vytvorení čiastkovej žiadosti o platbu je ju potrebné predložiť kontrolórovi, ktorý ju overí. Urobíte to pomocou funkcie Podať žiadosť

Strana 150 z 195

Keď vyberiete túto funkciu, SL2014 overí správnosť vašej žiadosti, podobne ako v procese, ktorý je opísaný v bode 7.3.1 Overenie správnosti. Ak systém nezistí žiadne chyby, musíte žiadosť pred odoslaním kontrolórovi podpísať. SL2014 umožňuje podpísať žiadosti o platbu prostredníctvom dôveryhodného profilu ePUAP, platného certifikátu alebo neplatného certifikátu. Prijímatelia, ktorí nie sú z Poľska, budú môcť využiť iba možnosť podpísania žiadosti neplatným certifikátom. Bez podpísania nie je možné žiadosť odoslať kontrolórovi. Po výbere funkcie Podať žiadosť systém zobrazí zoznam dostupných variantov podpísania žiadosti: 

Podpísanie dokumentu pomocou ePUAP – iba PL

Strana 151 z 195



Podpísanie dokumentu pomocou platného certifikátu – iba PL



Podpísanie dokumentu pomocou neplatného certifikátu – všetci prijímatelia

Po označení vybraného variantu potvrdíte svoj výber pomocou funkcie OK.

ePUAP – iba PL

Strana 152 z 195

Platný certifikát – iba PL

Neplatný certifikát SL2014 – všetci partneri Túto možnosť musí vždy vybrať partner, ktorý nie je z Poľska. Partneri z Poľska budú využívať túto možnosť odoslania

čiastkovej

žiadosti

o

platbu,

ak

z technických dôvodov nebude možné podpísanie dokumentu pomocou ePUAP. SL2014 vtedy zobrazí príslušné hlásenie viditeľné na obrazovke. Vtedy môžete pokus o podpis prerušiť, alebo využiť možnosť

podpísania

žiadosti

neplatným

certifikátom SL2014. V takom prípade vyberte OK.

Strana 153 z 195

V prípade výberu neplatného certifikátu vyzerá overenie podpisu trochu inak. Systém odošle na vašu

e-mailovú

adresu

uvedenú

v

zozname

oprávnených osôb, ktorý je súčasťou zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, špeciálny kód, pomocou ktorého žiadosť podpíšete.

Skopírujte autorizačný kód z prijatej správy.

Strana 154 z 195

Po zadaní príslušného kódu a potvrdení funkciou OK systém zobrazí hlásenie o podpísaní žiadosti a jej odoslaní kontrolórovi.

Strana 155 z 195

7.3.4.

Overenie podpisu žiadosti

Potvrdenie elektronického podpisu môžete získať tak, že vyberiete príslušnú žiadosť a následne použijete funkciu Overiť podpis

Keď vyberiete túto funkciu, SL2014 zobrazí informáciu o elektronickom podpise (zodpovedajúcu danému podpisu) Ukážková obrazovky na overenie podpisu neplatným certifikátom SL2014 vyzerá takto:

Strana 156 z 195

7.3.5.

Tlač čiastkovej žiadosti o platbu

Kedykoľvek počas práce na tvorbe žiadosti môžete vytlačiť uložený formulár pomocou funkcie Tlač. Systém vytvorí súbor vo formáte PDF, ktorý môžete zobraziť a vytlačiť.

Ak formulár žiadosti nebol ukladaný alebo bol obsah žiadosti po poslednom uložení upravovaný, nie je možné formulár vytlačiť.

7.3.6.

Upravovanie čiastkovej žiadosti o platbu

Kedykoľvek máte možnosť upraviť skôr uloženú žiadosť, ktorú ste neodoslali kontrolórovi. Upravovať môžete žiadosti so stavom Pripravuje sa, Opravuje sa.

Na tento účel najprv vyberte a označte žiadosť, ktorú chcete upravovať a potom vyberte funkciu Upraviť žiadosť

dostupnú na obrazovke Projekt [Číslo projektu].

V rámci úprav máte možnosť upravovať celú kartu žiadosti, a to vrátane zmeny údajov v bloku Identifikácia žiadosti. Úprava údajov týkajúcich sa poľa Druh žiadosti o platbu má za následok zablokovanie karty žiadosti. Ak sa chcete znovu vrátiť k upravovaniu karty žiadosti, musíte vybrať funkciu Schváliť, alebo funkciu Zrušiť,

aby ste sa vrátili na kartu vo forme pred úpravami poľa Druh žiadosti o platbu.

Strana 157 z 195

aby ste potvrdili vykonané zmeny

Ak úprava poľa Druh žiadosti o platbu znamenala zrušenie výberu predtým označenej žiadosti, po výbere funkcie Potvrdiť systém zobrazí výstražné hlásenie informujúce o tom, že rozsah údajov, ktorý bol spojený s druhom žiadosti, ktorého začiarknutie ste zrušili, nebude k dispozícii na úpravy na aktualizovanej karte žiadosti, a údaje, ktoré tam boli zadané, budú stratené.

V takom prípade máte možnosť vybrať funkciu OK, pričom po jej výbere systém zobrazí zmenenú kartu žiadosti, alebo vybrať funkciu Zrušiť, ktorá umožní návrat k upravovaniu časti Identifikácia žiadosti a opätovný výber druhu žiadosti.

Ak úpravy údajov na karte žiadosti neboli potvrdené uložením celej karty žiadosti pomocou funkcie Uložiť pomocou funkcie Späť

bude mať za následok zobrazenie hlásenia o strate neuložených údajov.

Strana 158 z 195

, pokus o návrat na obrazovku Projekt [Číslo projektu]

Máte možnosť potvrdiť zatvorenie žiadosti po výbere možnosti ÁNO, alebo sa vrátiť na kartu žiadosti na účel jej uloženia a opätovne ju zatvoriť po výbere možnosti NIE.

7.3.7.

Odstránenie čiastkovej žiadosti o platbu

Kedykoľvek môžete odstrániť predtým uloženú žiadosť, ktorú ste neodoslali kontrolórovi. Môžete odstrániť žiadosti so stavom Pripravuje sa alebo verzie žiadosti so stavom Opravuje sa.

Na tento účel najprv vyberte a označte žiadosť, ktorú chcete odstrániť a potom vyberte funkciu Odstrániť

dostupnú na obrazovke Projekt [Číslo projektu].

Po výbere funkcie Odstrániť je potrebné potvrdiť operáciu pomocou funkcie OK, vtedy systém odstráni danú žiadosť zo systému, alebo zrušiť proces odstraňovania žiadosti pomocou funkcie Zrušiť.

Strana 159 z 195

7.3.8.

Opätovné podanie/doplnenie/oprava čiastkovej žiadosti o platbu

Môže sa stať, že žiadosť, ktorú ste odoslali kontrolórovi, vám bude vrátená na účel jej opravy alebo doplnenia (napr. elektronickými verziami dokumentov potvrdzujúcich vzniknuté výdavky). Ak sa tak stane, máte k nej prístup z úrovne obrazovky Projekt. Systém ju odlíši pomocou stavu potrebné opravy zobrazeného na tejto obrazovke v riadku, ktorý zodpovedá danej žiadosti.

Ak chcete začať žiadosť opravovať, použite funkciu Upraviť žiadosť.

Ak použijete túto funkciu, vytvorí sa nová verzia žiadosti so stavom Opravuje sa. Opravovaná

žiadosť obsahuje všetky údaje z predchádzajúcej verzie žiadosti so stavom Potrebné opravy, s výnimkou údajov zo zmluvy, ktoré sa mohli zmeniť, ak boli upravované od okamihu predloženia predchádzajúcej verzie žiadosti. Opravu žiadosti môžete začať po prijatí výsledku overenia od kontrolóra, ktorý obsahuje výkaz chýb , ktoré je potrebné opraviť alebo vecí, ktoré je potrebné doplniť. Pokiaľ kontrolór ešte nepredložil výsledok overenia, pri pokuse o úpravu sa zobrazí hlásenie:

Strana 160 z 195

Všetky funkcie a proces tvorby a odoslania opravenej čiastkovej žiadosti o platbu sú obdobné ako v prípade prvého vytvorenia a odoslania formulára.

7.3.9.

Zobrazenie verzie žiadosti

Systém v rôznych momentoch práce vytvára ďalšie verzie čiastkovej žiadosti o platbu. Deje sa to vtedy, keď napríklad podávate žiadosť znovu kontrolórovi po vrátení na opravu alebo vtedy, keď kontrolór opraví vašu žiadosť bez toho, aby vám ju vrátil. Pomocou funkcie Zobraziť žiadosť si môžete pozrieť každú verziu žiadosti, ktorá bola vytvorená

.

Strana 161 z 195

Ak je to jediná verzia príslušnej žiadosti, systém ju otvorí v režime na čítanie. Ak je verzií danej žiadosti viac, systém otvorí okno s Verzie žiadosti so všetkými verziami na výber. Okrem toho môžete zmeniť zobrazované stĺpce a rozšíriť zobrazenie o údaje z auditu (napr. Kto vytvoril, Kedy vytvoril, atď.) pomocou funkcie Viditeľnosť stĺpcov

Strana 162 z 195

7.3.10.

Potvrdenie doručenia žiadosti

Potvrdenie o doručení vašej žiadosti kontrolórovi môžete zobraziť a vytlačiť zo systému. V súlade s opisom v bode 7.3.2 Podanie čiastkovej žiadosti o platbu obsahuje každá verzia žiadosti o platbu kontrolný súčet a platnú časovú známku. Ak chcete zobraziť potvrdenie prijatia dokumentu doručeného v elektronickej forme, na obrazovke Projekt vyberte funkciu Potvrdenie prijatia

.

Strana 163 z 195

Systém vytvorí súbor vo formáte PDF, ktorý môžete zobraziť a vytlačiť. Výtlačok je momentálne dostupný iba v poľskej jazykovej verzii.

Strana 164 z 195

Strana 165 z 195

8. Súhrnná žiadosť o platbu pre projekt Ako už bolo spomenuté, váš projekt sa realizuje vo forme partnerstva, čo sa odráža na spôsobe jeho vyúčtovania aj obehu dokumentov. V kapitole 7 Príručky ste našli opis vypĺňania a predkladania čiastkovej žiadosti o platbu. V tejto kapitole sa dozviete, ako vyplniť a predložiť žiadosť o platbu pre projekt. Pozor! Táto kapitola je určená výhradne osobám, ktoré vedúci partner oprávnil pracovať v systéme. Ak ste osoba, ktorú vedúci partner oprávnil pracovať v systéme, v rámci svojej obrazovky Projekt máte prístup ku karte Žiadosti o platbu.

Strana 166 z 195

8.1.

Vytvorenie žiadosti o platbu pre projekt

Každý vedúci partner má v rámci svojej obrazovky Projekt prístup ku karte Žiadosti o platbu.

Ak chcete začať vytvárať žiadosť o platbu pre projekt, vyberte funkciu Vytvoriť žiadosť o platbu

.

Strana 167 z 195

zobrazenú v tabuľke.

Po vyplnení údajov v časti Identifikácia žiadosti (bolo to opísané v kapitole 7.2 Registrácia čiastkovej žiadosti o platbu) SL2014 zobrazí okno predstavujúce zoznam schválených čiastkových žiadostí o platbu.

Pozor! Zobrazené okno bude obsahovať iba tie čiastkové žiadosti o platbu schválené kontrolórmi, pri ktorých sa budú dátumy uvedené v poli Žiadosť za obdobie od … do… uvedené počas ich registrácie nachádzať v období, za ktoré sa predkladá žiadosť o platbu pre projekt. Uveďte, prosím, ktoré čiastkové žiadosti o platbu majú byť súčasťou žiadosti o platbu pre projekt. Svoj výber potvrďte pomocou funkcie Vybrať. Systém následne zobrazí žiadosť o platbu pre projekt doplnenú o údaje zo schválených čiastkových žiadostí, na základe ktorých bola vytvorená. Upozornenie! Ak chcete, aby boli v súhrnnej žiadosti o vykonanie platby zohľadnené čiastkové žiadosti zahŕňajúce predošlé účtovné obdobia (napr. niektorý z partnerov nepodával v predchádzajúcom účtovnom období hlásenie a následne podal žiadosť o vykonanie platby za 2 obdobia), musíte adekvátne rozšíriť rozsah údajov v poli Žiadosť za obdobie od ... do ...

Strana 168 z 195

Čiastkové žiadosti, ktoré nebudú zohľadnené v danej žiadosti o platbu pre projekt, sa budú môcť zahrnúť do nasledujúcich žiadostí o platbu – pokiaľ sa ich obdobie „od“ a „do“ bude nachádzať v období „od“ a „do“ súhrnnej žiadosti.

Strana 169 z 195

8.2.

Zásady vypĺňania žiadosti o platbu pre projekt

Žiadosť o platbu pre projekt, ktorú vytvárate, je už vyplnená údajmi zo schválených čiastkových žiadostí, na základe ktorých bola vytvorená. Napriek tomu, že funkcie SL2014 vám umožňujú upravovať všetky polia žiadosti o platbu, NEROBTE žiadne zmeny vo finančných údajoch. Sumy výdavkov schválili kontrolóri počas overenia čiastkových žiadostí o platbu, a preto musia byť v nezmenenej výške odzrkadlené v súhrnnej žiadosti. Preskúma to SS (alebo RO v prípade projektov TP) počas overovania vašej žiadosti o platbu pre projekt. Postupujte, prosím, v súlade s usmerneniami uvedenými nižšie: 1.

Karta Projekt – na tejto karte nerobte žiadne zmeny,

2.

Karta Vecný priebeh: 2.1. Vecný priebeh realizácie projektu – systém zobrazí opisy, ktoré uviedli jednotliví partneri v schválených čiastkových žiadostiach o platbu, pričom pred každým bude uvedený názov partnera. Opis vecného priebehu môžete upraviť tak, aby sa viac týkal projektu ako celku, a nie jeho jednotlivých častí. Upozornenie! Zabezpečte preklad opisu do poľského a slovenského jazyka. 2.2. Ukazovatele výstupu a výsledku – stav realizácie ukazovateľov uvedených v projekte overujú príslušní kontrolóri. Na tejto karte nerobte zmeny, 2.3. Problémy vyskytujúce sa počas realizácie projektu – systém zobrazí opisy, ktoré uviedli jednotliví partneri v schválených čiastkových žiadostiach o platbu, pričom pred každým bude uvedený názov partnera. Opis môžete upraviť tak, aby sa viac týkal projektu ako celku, a nie jeho jednotlivých častí, Upozornenie! Zabezpečte preklad opisu do poľského a slovenského jazyka. 2.4. Plánovaný priebeh realizácie – systém zobrazí opisy, ktoré uviedli jednotliví partneri v schválených čiastkových žiadostiach o platbu, pričom pred každým bude uvedený názov partnera. Opis môžete upraviť tak, aby sa viac týkal projektu ako celku, a nie jeho jednotlivých častí,

Strana 170 z 195

Upozornenie! Zabezpečte preklad opisu do poľského a slovenského jazyka. 3.

Karta Finančný pokrok – na tejto karte nerobte žiadne zmeny,

4.

Karta Informácie – na tejto karte nerobte žiadne zmeny,

5.

Karta Prílohy – na tejto karte nerobte žiadne zmeny,

Upozornenie! Ak si v priebehu vypĺňania súhrnnej žiadosti o vykonanie platby všimnete chybu/nezrovnalosť v údajoch prenesených z potvrdených čiastkových žiadostí o vykonanie platby (ktoré nepostrehol príslušný kontrolór), kontaktujte kompetentného administrátora v centrálnom sekretariáte. Môže totiž dôjsť k tomu, že bude potrebné vykonať modifikáciu údajov v potvrdenej čiastkovej žiadosti o vykonanie platby a opätovné vytvorenie súhrnnej žiadosti o vykonanie platby.

Strana 171 z 195

8.3.

Obsluha žiadosti o platbu pre projekt

Realizácia činností spojených s obsluhou žiadosti o platbu pre projekt v SL2014 prebieha obdobne ako v kapitole 7.3, ktorá opisuje obsluhu čiastkovej žiadosti o platbu.

Strana 172 z 195

9. Korešpondencia s kontrolórom V rámci SL2014 boli implementované riešenia, ktoré umožňujú vedenie korešpondencie a výmenu dokumentov s inštitúciami zodpovednými za overenie žiadostí o platbu. Tento prvok systému pripomína svojím fungovaním štandardnú schránku elektronickej pošty, ak však využívate tento modul systému, máte vždy istotu, že vaše listy a správy sa vždy doručia správnemu adresátovi. Rozsah tejto korešpondencie a dokumentov predkladaných v rámci systému bol špecifikovaný v zmluve/rozhodnutí o poskytnutí finančného príspevku. Partneri projektu vedú počas jeho realizácie a zúčtovania korešpondenciu v systéme s príslušnými kontrolórmi. Vedúci partneri zase vedú dodatočnú korešpondenciu so SS (alebo RO v prípade projektov TP).

Korešpondencia, ktorú vediete, prebieha výlučne v kontexte daného projektu, prístup k tejto časti systému máte prostredníctvom obrazovky Projekt Na účel vedenia korešpondencie s kontrolórom je potrebné prejsť na kartu Korešpondencia EÚS. Môžete to urobiť dvomi spôsobmi: 

označiť svoj projekt ľavým tlačidlom myši a potom na paneli s nástrojmi vybrať funkciu Prejsť na korešpondenciu



označiť svoj projekt pravým tlačidlom myši a potom z kontextovej ponuky vybrať funkciu Prejsť na korešpondenciu

Strana 173 z 195

Následne prejdite na kartu Korešpondencia EÚS.

Strana 174 z 195

9.1.

Priečinky schránky elektronickej pošty

V module Korešpondencia EÚS máte prístup k trom priečinkom, ktoré zodpovedajú rôznym dokumentom 

Prijaté – obsahuje dokumenty, ktoré vám poslal kontrolór,



Odoslané – obsahuje všetky listy a správy, ktoré ste odoslali kontrolórovi,



Pracovné kópie – obsahuje pracovné kópie dokumentov, ktoré boli vytvorené, uložené, ale neboli neodoslané kontrolórovi.

V rámci tejto karty máte možnosť: 

neobmedzenej navigácie medzi priečinkami



výberu jednotlivých funkcií:

Strana 175 z 195



Pripraviť list



Nová správa



Uložiť



Aktualizovať



Upraviť



Odstrániť



Podpísať



Priradiť číslo



Overiť podpis



Odpovedať

Jednotlivé funkcie a ich dostupnosť v závislosti od priečinka a druhu dokumentu sú opísané v ďalšej časti Príručky. Zobrazenie v module Korešpondencia EÚS je rozdelené na dva hlavné prvky: 

Zoznam dokumentov – tabuľka dostupná v priečinku, samostatná pre každý priečinok,



Blok zobrazenia – dostupný po označení daného dokumentu v tabuľke, zobrazujúci jeho obsah.

9.1.1.

Príprava listu

Systém vám umožňuje poslať kontrolórovi oficiálny list, ktorý sa podpisuje elektronicky prostredníctvom dôveryhodného profilu ePUAP alebo platného certifikátu, a tiež pomocou neplatného certifikátu (v prípade partnerov, ktorí nie sú z Poľska).

Strana 176 z 195

Ak chcete začať vytvárať list, vyberte funkciu Pripraviť list

Strana 177 z 195

V otvorenom okne List musíte vyplniť povinné polia (ich názov je uvedený tučným písmom). Časť údajov vyplní automaticky systém a nemusíte ich

už

vypĺňať

sú to polia so sivým podfarbením.

Strana 178 z 195

–

V tomto nepovinnom poli môžete uviesť číslo listu, ktoré určíte – maximálne 50 znakov.

Ak máte kancelársky systém pre korešpondenciu, môžete do tohto nepovinného poľa zadať číslo, ktoré ste určili – maximálne 50 znakov.

Toto textové pole slúži na špecifikáciu témy vášho listu. Môžete zadať maximálne 500 znakov.

Do tohto poľa zadajte hlavný obsah listu – maximálne 30 000 znakov.

Ku každému listu môžete pripojiť jednu prílohu. Môže to byť iný dokument, obrázok alebo sken. Z bezpečnostných dôvodov systém umožňuje pripájať iba špecifikované typy súborov, napr. je zakázané prikladať spustiteľné súbory, ako napríklad .exe alebo .com. Ak formát súboru nebude správny, SL2014 vás o tom bude informovať prostredníctvom príslušného hlásenia na obrazovke. Maximálna veľkosť prílohy je 20 MB, preto, pokiaľ je to možné, pamätajte počas prípravy skenov dokumentov na niekoľko užitočných pokynov: 

namiesto farebne skenujte dokument v odtieňoch sivej

Strana 179 z 195



naskenovaný dokument konvertujte na súbor pdf (prípadne jpg, png) – vďaka tomu bude jeho rozmer menší.

Dobrým riešením bude tiež archivácia viacerých dokumentov do jedného súboru, pričom pamätajte na maximálnu veľkosť prílohy.

Po výbere funkcie Prehľadávať

priložíte súbor. Posledným prvkom okna sú tri funkcie dostupné úplne dole: Podpísať

–

po

jej

výbere

sa

otvorí

okno

na podpísanie listu; bez podpísania listu nemôžete dokument odoslať. Táto funkcia je opísaná v ďalšej časti Príručky, v bode 6.1.7 Podpísanie listu.

Uložiť – po jej výbere sa váš list uloží v priečinku Pracovné kópie. Zatvoriť – po jej výbere sa okno zatvorí a neuložia sa žiadne údaje.

9.1.2.

Odoslanie správy

SL2014 umožňuje poslať kontrolórovi správu týkajúcu sa prebiehajúcej korešpondencie. Vďaka tejto forme výmeny informácií môžete túto funkciu využiť na vedenie prípadnej pracovnej korešpondencie s tútorom vášho projektu v inštitúcii vykonávajúcej kontrolu prvého stupňa.

Strana 180 z 195

Správu môžete začať vytvárať po výbere funkcie Vytvoriť správu

Strana 181 z 195

V otvorenom okne Správa musíte vyplniť dve povinné polia – Téma a Obsah.

Toto textové pole slúži na špecifikáciu témy vašej správy. Môžete zadať maximálne 500 znakov.

Do tohto poľa zadajte hlavný obsah správy – maximálne 30 000 znakov.

Strana 182 z 195

Ku každej správe môžete pridať jednu prílohu. Môže to byť iný dokument, obrázok alebo sken. Z bezpečnostných dôvodov systém umožňuje prikladať iba špecifikované typy súborov, napr. je zakázané prikladať spustiteľné súbory, ako napríklad .exe alebo .com. Ak formát súboru nebude správny, SL2014 vás o tom bude informovať prostredníctvom príslušného hlásenia na obrazovke. Maximálna veľkosť prílohy je 20 MB, preto, pokiaľ je to možné, pamätajte počas prípravy skenov dokumentov na niekoľko užitočných pokynov: 

namiesto farebne skenujte dokument v odtieňoch sivej



naskenovaný dokument konvertujte na súbor pdf (prípadne jpg, png) – vďaka tomu bude jeho rozmer menší.

Dobrým riešením bude tiež archivácia viacerých dokumentov do jedného súboru, pričom pamätajte na maximálnu veľkosť prílohy.

Po výbere funkcie Prehľadávať

priložíte súbor. Posledným prvkom okna sú tri funkcie dostupné úplne dole:

Uložiť – po jej výbere sa vaša správa uloží v priečinku Pracovné kópie.

Odoslať – po jej výbere sa správa odošle kontrolórovi Zatvoriť – po jej výbere sa okno zatvorí a neuložia sa žiadne údaje.

Strana 183 z 195

9.1.3.

Ukladanie pracovných verzií

Keď otvoríte správu/list, ak ste vyplnili všetky povinné polia, ale z nejakého dôvodu ho nechcete odoslať kontrolórovi, môžete dokument uložiť. Po výbere funkcie Uložiť, dostupnej v okne na vytvorenie listu/správy, sa dokument uloží do priečinka Pracovné kópie.

9.1.4.

Aktualizácia schránky

Počas vašej práce v SL2014 (jednotlivej relácie) systém neaktualizuje vašu poštovú schránku – môžete to urobiť samostatne pomocou funkcie Aktualizovať

9.1.5.

Upravovanie dokumentov

Dokumenty vo vašej schránke môžete upravovať, ale iba tie, ktoré sa nachádzajú v priečinku Pracovné kópie.

Na tento účel vyberte v bloku zobrazenia príslušnej správy/dokumentu funkciu Upraviť

a následne sa list alebo správa otvorí v režime úprav. Na tejto úrovni môžete

využiť, okrem iného funkciu na podpísanie listu opísanú v bode 9.1.7 Podpísanie listu. Obdobne sa môžu podpísaný list alebo bežná správa nachádzajúce sa v priečinku Pracovné kópie odoslať pomocou funkcie Odoslať.

9.1.6.

Odstraňovanie dokumentov

Dokumenty môžete z vašej schránky odstraňovať, ale iba tie, ktoré sa nachádzajú v priečinku Pracovné kópie.

Na tento účel vyberte v bloku zobrazenia príslušnej správy/dokumentu funkciu Odstrániť

. Systém vás požiada, aby ste tento krok potvrdili (môžete ho zrušiť pomocou

funkcie Zrušiť). Urobíte to pomocou funkcie OK. Následne bude dokument odstránený zo systému a nebude ho možné obnoviť.

9.1.7.

Podpísanie listu

SL2014 umožňuje podpísať list prostredníctvom dôveryhodného profilu ePUAP, platného certifikátu alebo neplatného certifikátu SL2014.

Strana 184 z 195

Proces podpísania listu je možné spustiť vo fáze tvorby listu, ako aj prostredníctvom úprav listu uloženého v priečinku Pracovné kópie. Ak chcete list podpísať, po vyplnení všetkých povinných polí vyberte funkciu Odoslat‘.

Systém zobrazí zoznam s ponukou dostupných možností: 

Podpísanie dokumentu pomocou ePUAP



Podpísanie dokumentu pomocou platného certifikátu



Podpísanie dokumentu pomocou neplatného certifikátu

Po označení vybraného variantu potvrdíte svoj výber pomocou funkcie OK.

Strana 185 z 195

ePUAP – iba PL Po výbere možnosti ePUAP vás SL2014 presmeruje na stránku ePUAP a zobrazí výzvu na podpísanie dokumentu. Vyberte funkciu Podpísať pomocou dôveryhodného profilu.

Platný certifikát – iba PL Môžete vybrať možnosť „Podpísanie dokumentu pomocou platného certifikátu“.

Strana 186 z 195

Neplatný certifikát – všetci partneri Túto možnosť musí vždy vybrať partner, ktorý nie je z Poľska. Partneri z Poľska budú využívať túto možnosť odoslania listu, ak z technických dôvodov nebude možné podpísať dokument pomocou ePUAP. SL2014 vtedy zobrazí príslušné hlásenie viditeľné na obrazovke. Vtedy môžete pokus o podpis prerušiť, alebo využiť možnosť podpísania žiadosti neplatným certifikátom. V takom prípade vyberte Zrušiť.

Strana 187 z 195

V prípade výberu neplatného certifikátu vyzerá overenie podpisu trochu inak. Systém odošle na vašu

e-mailovú

adresu

uvedenú

v zozname

oprávnených osôb, ktorý je súčasťou zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, špeciálny kód, pomocou ktorého žiadosť podpíšete. Skopírujte autorizačný kód z prijatej správy.

Po zadaní príslušného kódu a potvrdení funkciou OK systém zobrazí hlásenie o podpísaní listu a jeho odoslaní kontrolórovi.

Strana 188 z 195

Môžete tiež podpísať list, ktorý bol predtým uložený medzi pracovnými kópiami. V bloku zobrazenia

príslušného listu vyberte Odoslať

9.1.8.

Priraďovanie čísel listom

V rámci SL2014 dostávate tiež korešpondenciu a správy od kontrolóra. Aby sme vám uľahčili riadenie a obeh tejto korešpondencie a správ, v systéme bola implementovaná funkcia umožňujúca priradiť a upraviť číslo pre listy, ktoré zaslal kontrolór, nachádzajúce sa v priečinku Prijaté, v súlade s riešeniami a pravidlami uplatňovanými v inštitúcii, ktorú zastupujete.

Strana 189 z 195

Ak chcete priradiť/upraviť predtým priradené číslo, vyberte funkciu Priradiť/upraviť číslo.

Strana 190 z 195

Zobrazené okno obsahuje tri polia, ktoré je možné vyplniť. Musíte vyplniť aspoň jedno z polí: 

Číslo listu



Registratúrne číslo

V tomto nepovinnom poli môžete uviesť číslo listu, ktoré určíte – maximálne 50 znakov.

Ak máte kancelársky systém pre korešpondenciu, môžete do tohto poľa zadať číslo, ktoré ste určili – maximálne 50 znakov.

Strana 191 z 195

Textové pole, v ktorom môžete uviesť akékoľvek informácie týkajúce sa listu, ktorý zaslal kontrolór. Môžete zadať maximálne 500 znakov.

9.1.9.

Overenie elektronického podpisu

Potvrdenie elektronického podpisu môžete získať tak, že v bloku zobrazenia listu vyberiete funkciu Overiť podpis Keď vyberiete túto funkciu, SL2014 zobrazí informáciu o elektronickom podpise

Strana 192 z 195

9.1.10.

Odpoveď na list/správu

Listy alebo správy, ktoré sa nachádzajú v priečinku Prijaté, môžete využiť na rýchlu prípravu odpovede. Ak chcete využiť túto funkciu, v bloku zobrazenia vyberte funkciu Odpovedať

Systém zobrazí okno List/správa identické s formulárom určeným na tvorbu týchto dokumentov. Okrem toho je v rámci otvoreného formulára viditeľný obsah posledného listu/správy a v poli Téma sa automaticky vyplní hodnota „ODP: “ a hodnota poľa Téma uvedeného dokumentu.

Strana 193 z 195

9.1.11.

Tlač

Dokumenty nachádzajúce sa v priečinku Prijaté a Odoslané môžete vytlačiť. Ak chcete využiť túto funkciu, v bloku zobrazenia vyberte funkciu Tlač Po výbere tejto funkcie systém vygeneruje Ukážku daného dokumentu pred tlačou a na tejto úrovni ho môžete uložiť na miestny disk alebo vytlačiť.

10. Korešpondencia so spoločným sekretariátom/riadiacim orgánom (v prípade projektov TP) Funkcia určená na vedenie korešpondencie so spoločným sekretariátom (SS) alebo riadiacim orgánom (RO) je dostupná výlučne pre vedúceho partnera. Na účel prípravy korešpondencie je potrebné využiť možnosť Prejsť na korešpondenciu a potom vybrať kartu Korešpondencia.

Strana 194 z 195

Realizácia činností spojených s obsluhou korešpondencie so SS (alebo RO v prípade projektov TP) prebieha v SL2014 obdobne ako v kapitole 6, ktorá opisuje obsluhu korešpondencie s kontrolórom. Upozornenie! Nezabúdajte na to, že korešpondencia musí byť vyhotovená v poľskom a slovenskom jazyku.

Strana 195 z 195