PREZENTAČNÍ TECHNIKY 3 SEBEPREZENTACE A KOMUNIKOVÁNÍ PŘED PUBLIKEM „Umění prezentace je jedna ze základních dovedností manažera.“ Jde o vyjednávání s vnějšími partnery (public relations, komunikace s médii, oblast veřejné správy, politická sféra) a na druhé straně o vyjednávání uvnitř podniku, firmy, instituce, jako je ovlivňování, přesvědčování a motivování pracovníků. Do vnější komunikace patří také marketingová komunikace (výzkum, reklama) a mezinárodní vztahy. Efektivní a charismatická prezentace se dá do jisté míry naučit. Jde o to, pochopit, jak to funguje, co je nezbytné, abychom přesvědčili a ovlivnili naši cílovou skupinu podle vlastního záměru, aby se publikum identifikovalo s úkoly, které jim zadáme. Sebeprezentace může mít také podobu představování (např. nový člen v týmu se musí představit na poradě). Komunikování před širším publikem je specifickou formou sebeprezentace (např. přednáška, představení projektu, návrh na výroční zprávu…apod.) Z psychologického hlediska jde o to, mluvit o tom, co je nám blízké, s čím máme zkušenost. Tím dáváme do prezentace sami sebe a máme šanci své publikum zaujmout.
1
Příprava prezentace • Rozhodnutí o účelu prezentace • Promyšlení tématu prezentace • Sbírání podkladů • Posouzení psychologické stránky prezentace, publika • Nácvik prezentace Rozhodnutí o účelu Jasně si vymezíme v podobě formulované věty, o čem chceme publikum přesvědčit nebo jen informovat. Musíme brát v úvahu kontext situace, zda je naše prezentace součástí větší akce (konference, seminář) a v jakou denní dobu se bude prezentace odehrávat. Před obědem a v pozdních odpoledních hodinách pozornost posluchačů klesá. Seznámíme se s místem prezentace, zda budou posluchači sedět či stát a v jaké míře můžeme použít audiovizuální pomůcky. Promyšlení tématu Základním předpokladem zajímavosti projevu pro publikum je vhodnost tématu. Zjistit, jestli bude dané téma posluchače zajímat. Zvážit složení publika, čím ho upoutáme. Může pomoci demografická charakteristika: věk, pohlaví, vzdělání, povolání, bydliště. Psychologické aspekty: je proslov zaměřen na lidské potřeby a přání. Jde o běžnou prezentaci či intelektuální projev?
2
Sbírání podkladů Literatura: uvádět odkazy na zdroje (poznámky pod čarou, citace) nutno uvádět jméno autora, jméno knihy, rok vydání a ISBN. (např. v bakalářské práci) Média: časopisy, noviny, rozhovory (nové informace z oboru, Marketing a media) a internet (některé informace jsou povrchní, hodnotnější informace jsou placené). Naše vlastní zkušenosti, pozorování (přináší hodnotu v podobě dokladování a konkretizování, průzkumy, statistiky). Jak vyhledávat podpůrné materiály Zvolíme si, co hledáme a podle jakého systému budeme hledat: podle názvu a umístění podniků, příklady, vyprávění, statistiky (možnost téma zobecňovat a dokládat), pozor na zastaralé statistické údaje. Obrazové dokumenty: schémata, grafy, fólie a audiovizuální pomůcky, citace, ankety. Posouzení psychologické stránky prezentace První dojem ovlivní to, jak budou posluchači dále vnímat. Pozor na neverbální signály. Získat si sympatie posluchačů, např. udržovat oční kontakt. Vnímat své posluchače a přizpůsobit se. Umění zaujmout. Nácvik prezentace Zvyšuje sebevědomí. Říci si nahlas, co jsem napsal(a) ověřuje znalost tématu a časovou frekvenci projevu. Není dobré učit se celý projev nazpaměť. Je dobré být flexibilní a připravený na ovlivnění chování z druhé strany (od posluchačů). 3
Sdělení by mělo dávat smysl nejen nám samotným, ale i posluchačům. Při přípravě proslovu si ujasnit hlavní myšlenky a to, co je rozvíjí. Jako pomůcka slouží kartičky a z toho vytvoříme osnovu hlavních myšlenek, cca 4-5 bodů. Další myšlenky a souvislosti pak vytvoří strukturu projevu. Časové uspořádání prezentace: chronologický přehled, např. vývoj podniku od r. Prostorové uspořádání: vysvětlujeme zleva doprava, anebo shora dolů. Příčina, proces, účinek: pořadí je na nás, ale nejčastěji uvádíme příčinu nějakého procesu, pak popíšeme proces a nakonec, co je jeho účinkem. Problém a řešení: tato struktura už není tolik variabilní, končit problémem není dobré! Motivační následnost: podle A.H. Monroe: 1. Pozornost – mluvčí získává pozornost 2. Potřeba – mluvčí vyvolá potřebu změny 3. Uspokojení – mluvčí prezentuje, jak toto řešení uspokojí potřebu změny 4. Představa – na příkladu mluvčí ukazuje, jak dané řešení vypadá 5. Akce – mluvčí naznačuje, jaká akce vede k dosažení cíle, oné potřeby. Podobný model se uplatňuje např. v marketingové komunikaci (model AIDA podle E.K. Stronga ). Uspořádání podle tématických celků Pokud nelze uplatnit uvedené modely, jedeme podle celků. Např. Je pět způsobů, jak zvýšit prodej…ale ten pátý je pro nás nejpřijatelnější… 4
Nebo: Existují dva základní přístupy myšlení- filosofické, analytické, začněme tedy…analytickým přístupem.
Vlastní provedení projevu Mluvčí musí vyvinout úsilí, aby udržel pozornost ke svému projevu. Neměl by upadnout do stereotypů a tím se vyvarovat obav z případného neúspěchu. Pokud má řečník k tématu vztah většinou nemá obavy. Pokud o tématu nic moc neví, je nutné, aby se připravil, vyzkoušel si projev nanečisto. Je vhodné personifikovat publikum, vnímat je jako jedince nikoliv jako skupinu či masu lidí. Představit si, že mluvíme k jednomu člověku a my děláme všechno proto, abychom udrželi jeho pozornost. Nezačínat ich formou, tedy já…zaměřte se na posluchače. Např. Vítám Vás, doufám, že jste dobře naladěni…apod. Nezaměřujte se na slova, ale spíše na myšlenky, ty Vás musí vést! Představte se publiku, pokud Vás neznají. Uveďte strukturu Vašeho projevu. Např. mé téma je rozsáhlé, rozdělil jsem jej do tří částí. Upoutejte pozornost o Vašem tématu. Začněte např. vtipnou příhodou, uvolněte napětí očekávání. Vyzdvihněte důležitost a zajímavost tématu pro Vaše publikum. Nepoužívejte fráze typu, nechci Vás déle zdržovat, neomlouvejte se hned v úvodu. 5
6
