Podmínky pro online nabídky I. Přehled: 1.1. MOL Plc. a její pobočky (dále jen „Poptávající“) v rámci systému eSourcing vytvořily a udržují elektronické rozhraní (dále jen: „eBidding“ nebo "Systém"), které umožňuje Poptávajícím a Nabízejícím spravovat své procesy v online elektronickém nabídkovém prostředí. Vzhledem k výše uvedenému Poptávající vyzívá na podaní otevřených nebo uzavřených Nabídek (dále jen „Výběrové řízení“) v systému eBidding a (pozvaní) Nabízející s potvrzenou registrací mohou také spravovat své Nabídky týkající se dodávaných materiálů/výrobků nebo poskytovaných služeb definovaných ve Výběrovém řízení. 1.2. Žádosti o Nabídku i Nabídky jsou předkládány elektronicky nahráním potřebných údajů a dokumentů do systému. 1.3. Aby se Nabízející mohli podílet na aktuálním Výběrovém řízení, musí potvrdit svou registraci v systému eSourcing podle ustanovení Kapitoly II. 1.4. Definice: 1.
2. 3.
4. 5. 6.
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
14.
Poptávající: MOL Plc (1117 Budapest, Október Huszonharmadika u. 18., registrační číslo společnosti: 01-10-041683) a / nebo její pobočky (společně také nazýváni jako skupina MOL). Aktuální seznam poboček MOL Plc je k dispozici na webových stránkách http://molgroup.info/en/online-bidding-tc. Výběrové řízení: Proces zadávání zakázek zahájený Poptávajícím v systému na základě žádosti o nabídku. Žádost o Nabídku: představuje pozvání k Výběrovému řízení v systému vytvořené Poptávajícím, které obsahuje alespoň následující informace o dodávkách materiálů / výrobků nebo služeb poskytovaných Nabízejícími: množství, kvalita, dodací adresa, termín. Nabízející: osoba, která vyplnila / podepsala tento dokument Předpis: představuje aktuální předpis s názvem „Podmínky pro online nabídky“. Pobočky: Společnost nebo právnická osoba, která je přímo, nebo nepřímo kontrolována MOL Plc., nebo je přímo nebo nepřímo kontrolována společností nebo subjektem, který je přímo nebo nepřímo kontrolován MOL Plc. „Kontrola“ se rozumí vlastnictví nebo kontrola nad více než padesáti procenty (50%) hlasovacích práv dané společnosti nebo subjektu nebo schopnost přímo ovlivňovat více než padesát procent (50%) hlasovacích práv uplatnitelných na valném shromáždění dané společnosti nebo subjektu, které se vztahují na všechny, nebo skoro všechny, záležitosti; a / nebo právo zvolit nebo odvolat statutární orgán dané společnosti nebo subjektu, který má většinu hlasovacích práv na meetingu statutárních orgánů, které se vztahují na všechny, nebo skoro všechny, záležitosti nebo právo ovlivnit danou společnost nebo subjekt na základě smlouvy nebo jiného právního vztahu. Elektronická aukce (e-aukce): Elektronická aukce (dále jen e-aukce) je nabídkový proces, jehož cílem je definovat nabídkové ceny. Uživatelské jméno: ID vydaný v systému eSourcing při registraci. Heslo: znaky potřebné pro přístup k systému eSourcing. Uživatelský účet: Přístup k systému určený individuálním Uživatelským jménem, Heslem a e-mailovou adresou Nabízejícího. Systém eBidding nebo Systém: Systém v rámci systému eSourcing, který slouží k řízení procesů elektronického zadávání zakázek eSourcing: databáze dodavatelů Nabídka / Cenová nabídka / Podrobná cenová nabídka / Nabídka ceny: nabídkové dokumenty požadované od Nabízejících během procesu zadávání zakázek, které obsahují technické, obchodní a cenové údaje týkající se předmětu procesu zadávání zakázek. Strany: Poptávající a Nabízející
II. Potvrzení registrace:
1
2.1. Nabízející je povinen potvrdit své Uživatelské jméno(a) získané při registraci v systému eSourcing a registrovanou e-mailovou adresu (dále jen „Uživatelský účet“) v souladu s těmito ustanoveními, aby byla správně potvrzena identita Uživatelského účtu a Nabízejícího. 2.2. Nabízející je povinen pro účely potvrzení registrace nahrát naskenovanou verzi níže uvedených, řádně podepsaných dokumentů: 1. 2. 3. 4. 5.
Výpis z obchodního rejstříku (ne starší než 30 dní, není certifikováno) Řádně podepsaný a (případně) orazítkovaný vzor tohoto Předpisu s názvem: „Podmínky pro online nabídky“ Řádně podepsaný a (případně) orazítkovaný vzor prohlášení potvrzující e-mailovou adresu(y) a jméno(a) Nabízejícího (Příloha č. 1) Podpisové vzory osob, které podepsaly výše uvedené dokumenty (případně v zemi, kde je Nabízející registrován k podnikání) Řádně podepsané a (případně) orazítkované oprávnění osob, které se účastní Výběrového řízení jménem Nabízejícího (volitelné) (Příloha č. 1)
2.3 Nabízející prohlašuje a zaručuje, že poskytnuté údaje a nahrané při registraci jsou pravdivé a platné. Nabízející je povinen oznámit Poptávajícímu jakékoli změny týkající se údajů a dokumentů nahraných a poskytnutých při registraci. Nabízející musí nahlásit výše uvedené změny do 15 dnů, ale nejpozději souběžně s Nabídkou předloženou v daném Výběrovém řízení, a navíc se Nabízející zavazuje provést novou registraci, nebo v případě potřeby aktualizovat svou dřívější registraci. Nabízející je odpovědný za případné škody vzniklé ze změny údajů. V případě porušení výše uvedených povinností si Poptávající vyhrazuje právo vyloučit Nabízejícího ze systému eBidding, nebo odstranit jeho registraci v systému eSourcing (primární Uživatelský účet). 2.4. V případě, že si Nabízející registroval více e-mailových adres a Uživatelských jmen, takže má více než jeden účet, je nutno potvrdit sekundární Uživatelský účet (účty) v souladu s dodatkem č. 1, aby se mohl účastnit v procesu Výběrového řízení. Účelem sekundárního Uživatelského účtu(ů) je umožnit Poptávajícímu komunikovat s vyhrazeným zástupcem Nabízejícího ve Výběrových řízeních o specifických záležitostech. První registrovaný Uživatelský účet je považován za primární adresu a obecný kontakt Nabízejícího (Klíčový uživatel). Nabízející je oprávněn udržovat (vypisovat, smazat atd.) sekundární Uživatelský účet(y) prostřednictvím svého primárního Uživatelského účtu. Uživatelský účet(y) zaručuje(í) přístup pouze k aktuálním Výběrovým řízením, ke kterým byl Nabízející pozván. 2.5. Nabízející prohlašuje, že uchová své Heslo v utajení, a že přijme veškerá nezbytná opatření, aby Heslo znal pouze zástupce nebo zmocněná osoba Nabízejícího, a že zabrání zveřejnění těchto informací neoprávněnými osobami. Navrhovatel nese odpovědnost za používání Hesla a za jeho uchování v tajnosti. Nabízející potvrzuje, že Poptávající identifikuje Nabízejícího v systému eBidding na základě Hesla a Uživatelského jména. V důsledku toho je každé prohlášení, nahrání nebo stažení dokumentu osobou (která je identifikována Heslem) považováno za právně účinné prohlášení učiněné jménem Nabízejícího nebo jeho zástupce. Nabízející je povinen neprodleně informovat Poptávajícího v případě, že si všimne čehokoli podezřelého v souvislosti se zneužitím, neoprávněným přístupem nebo chybou týkající se Hesla. 2.6. Každé prohlášení, nahrání nebo stažení provedené v systému eBidding Nabízejícím je registrováno v IT systému. V případě jakéhokoli sporu uznává Nabízející existenci registrovaných údajů a přijímá ji jako důkaz. 2.7. Po potvrzení registrace je Nabízející oprávněn účastnit se a předložit Nabídku v otevřeném procesu, nebo v těch uzavřených Výběrových řízeních, ke kterým jej Nabízející pozval. 2.8. Pokud došlo ke změnám dokumentů přijatých Nabízejícím při registraci (např. změny obsahu aktuálního Předpisu), platí, že pokud si chce Nabízející uchovat svou registraci, je povinen přijmout na žádost Poptávajícího změněné podmínky registrace. III. Žádost o Návrhy / Předpisy výběrového řízení:
2
3.1. Navrhovatel může získat uživatelskou příručku a technické podmínky systému eBidding na webových stránkách http://mol.hu/en/about-mol/supplier-center/supplier-database-and-e-biddingsystem. Nabízející prohlašuje, že si přečetl návod a požadavky, a přijímá je jako povinné. 3.2. V případě uzavřených postupů zajišťování zdrojů si Poptávající vyhrazuje právo pozvat pouze ty Nabízející, které si Poptávající vybere (dle vlastního uvážení). Kromě toho platí, že pouze vybraní Nabízející mohou vidět a získat přístup k zadávací dokumentaci konkrétního Výběrového řízení. 3.3. Poptávající si vyhrazuje právo zrušit, změnit nebo prodloužit lhůtu postupu zajišťování zdrojů. Poptávající není zodpovědný za následky zrušení nebo změny. Změny jsou neoddělenou součástí Žádosti o Nabídku a pozdější smlouvy. 3.4. Poptávající vylučuje jakoukoli povinnost uzavřít smlouvu. Na základě výše uvedeného není Poptávající povinen podepsat smlouvu ani s vítězem Výběrového řízení, ani s jakýmkoli dalším Nabízejícím. Poptávající si vyhrazuje právo odmítnout všechny předložené Nabídky. Poptávající si vyhrazuje výlučné právo vybrat vítězného Nabízejícího. 3.5. Všechny nabídky předložené ve Výběrovém řízení Nabízejícími se považují za závazné a neodvolatelné od termínu pro předložení Nabídek až do data vypršení doby platnosti Nabídek stanovené při Výběrovém řízení. Nabízející může až do ukončení Výběrového řízení změnit nebo zrušit svou Nabídku. Nabízející nesmí po uzavření Výběrového řízení modifikovat vyplněné údaje ani nahrané dokumenty, s výjimkou případu, kdy je požádán Poptávajícím, aby tak učinil s ohledem na chybějící údaje. Závaznost Nabídky Nabízejícího zaniká, pokud Poptávající prohlásí, že nemá v úmyslu podepsat smlouvu s žádným Nabízejícím. 3.6. Nabízející prohlašuje a zavazuje se, že se zdrží jakéhokoli druhu nekalého jednání nebo jednání narušujícího hospodářskou soutěž, a to se zvláštním ohledem na jakékoliv tajné dohody, smlouvy nebo falešné smluvní transakce mezi Nabízejícími. Nabízející prohlašuje, že mu bylo umožněno přečíst a pochopit Etický kodex obchodních partnerů společnosti MOL Group na adrese http://molgroup.info/en/about-mol-group/ethical-behaviour . 3.7. Platí hlavní zásada, že Nabízející nemají žádné informace o totožnosti ostatních Nabízejících ve Výběrových řízeních. V případě elektronické aukce mohou Nabízející vidět předložené cenové nabídky ostatních Nabízejících anonymně. 3.8. Pokud Poptávající Nabídku přijal v době její platnosti, Nabízející se zavazuje uzavřít smlouvu v souladu s Nabídkou v co nejkratší možné době, nebo přijmout objednávku předloženou na základě Nabídky. Pokud vítězný Nabízející smlouvu nepodepíše, nebo svým vlastním zaviněním nepřijme objednávku v časovém rámci stanoveném při Výběrovém řízení, je Poptávající oprávněn podepsat smlouvu nebo předložit objednávku druhému nejlepšímu Nabízejícímu. Kromě toho je Poptávající oprávněn zrušit Výběrové řízení a vydat novou Žádost o Nabídku. 3.9. Nabízející nemůže žádat Poptávajícího o vrácení peněz ani náhradu škody za přípravu Nabídky. Náklady a škody vzniklé v důsledku účasti ve Výběrovém řízení a přípravy Nabídky nese výhradně Nabízející. 3.10. Pokud Nabízející poruší předpisy týkající se procesu zadávání zakázek, Poptávající si vyhrazuje právo smazat registraci Nabízejícího v systému eSourcing a vyloučit jej z aktuálního Výběrového řízení. Zejména v následujících případech je Poptávající oprávněn uplatňovat výše uvedená práva: 1. 2. 3. 4. 5.
Nabízející nebo jeho zástupce závažným způsobem poruší Etický kodex společnosti MOL Group (k dispozici pod odkazem v odstavci 3.6.), nebo Nabízející poruší povinnost mlčenlivosti, ke které se zavázal v aktuálním Předpisu, nebo Nabízející poškodí dobré jméno a obchodní pověst Poptávajícího, nebo Nabízející závažným způsobem nebo opakovaně poruší některou ze svých povinností stanovených při Výběrovém řízení nebo v tomto Předpisu, nebo Nabízející je v platební neschopnosti nebo proti němu bylo zahájeno likvidační řízení.
IV. Kontaktní údaje:
3
4.1. Pravidla elektronických oznámení (prostřednictvím e-mailu a systému eBidding): E-mailovou adresu (adresy) Nabízejícího poskytující komunikaci v rámci systému eBidding lze nalézt v Příloze č. 1. 4.2. Strany se dohodly, že odeslaná a stažená potvrzení, dokumenty a upozornění v systému eBidding nebo zaslaná elektronicky (e-mailem) se poskytují Nabízejícímu a Poptávajícímu bez podpisu oprávněné osoby a bez identifikace jakéhokoli druhu. Toto Strany chápou a potvrzují. Strany vzájemně prohlašují, že během postupů zajišťování zdrojů budou následující dokumenty přijímat jako řádně podepsané a vypracované písemně (pokud nebude prokázán opak): e-maily, dokumenty nahrané do systému / nebo stažené ze systému, prohlášení učiněná vyplněním dotazníků. To znamená, že odesílatel i obsah odesílaných dokumentů se považují za autentické. 4.3. Podle pravidel tohoto aktuálního Předpisu nemohou Strany tvrdit, že e-maily, dokumenty nahrané do systému / nebo stažené ze systému nebo prohlášení učiněná vyplněním dotazníků nesplňují požadavky písemných dokumentů vytvořených jménem právnické osoby, s výjimkou případu, kdy se prokáže, že k využití těchto pravidel došlo s podvodným nebo jinak nezákonným úmyslem. 4.4. Pokud se vyskytne námitka týkající se identity odesílatele nebo obsahu výše (4.3.) uvedených dokumentů, pak má odesílatel nebo osoba, která nahrála / stáhla zprávu, povinnost prokázat, že obsah nebo odesílatel e-mailu nebyl odeslán odesílatelem, nebo že nahraný / stažený obsah nebyl odeslán s příchozím obsahem. 4.5. Nabízející prohlašuje, že v době podpisu tohoto aktuálního Předpisu přijímá systém eBidding a elektronický poštovní systém jako bezpečný a vhodný. Strany potvrzují, že v případě výskytu jakékoliv hrozby pro bezpečnost systému budou neprodleně informovat druhou stranu. Strany nesou odpovědnost za škody způsobené v důsledku pozdního oznámení. Potenciální škody způsobené útoky proti systému, prováděné nebo iniciované z podnětu třetí strany, se považují za události způsobené „vyšší mocí“. 4.6. Jakékoli prohlášení může být považováno za doručené druhé straně, když se pro druhou stranu stane přístupným. Dokumenty nahrané do systému a stažené ze systému eBidding se považují za doručené v okamžiku nahrání/stažení. 4.7. Nabízející prohlašuje, že jeho zástupce nebo zmocněná osoba(-y) poskytující Nabídky v systému má (mají) autorizaci (Příloha č. 1), která může zmocnit zástupce nebo pověřenou osobu(-y) k uzavření dohody o přepravě nebo poskytování služeb jménem Nabízejícího. Na základě výše zmíněného Nabízející potvrzuje, že Nabídka zahrnuje povinný závazek (závazná nabídka) předložený v procesu Výběrového řízení. V. Utajení a ochrana osobních údajů: 5.1. Pokud v aktuálním Výběrovém řízení nejsou přijatelné rozdílné podmínky, Nabízející prohlašuje, že jakýkoliv druh reklamních, obchodních a dalších informací, údajů, skutečností a dokumentů, které Poptávající nebo některá z jeho dceřiných společností, zaměstnanec nebo zplnomocněný zástupce poskytne při zadávání zakázek na služby nebo produkty v průběhu nabídkového řízení, a to písemně nebo ústně, bude považovat za důvěrné. S veškerými těmito důvěrnými informacemi je třeba zacházet jako s obchodním tajemstvím, a je zakázáno předávat je třetím osobám, nebo je použít pro jiné účely, než pro předkládání nabídek Poptávajícímu bez předběžného písemného souhlasu Poptávajícího. 5.2. Závazek utajení v odstavci 5.1. se nevztahuje na následující informace: (i) Informace, které jsou veřejné, nebo informace, které se stanou veřejnými bez zavinění prohlašujícího, nebo (ii) Informace, které byly prohlašujícímu prokazatelně známé i před zveřejněním, nebo (iii) Informace, které byly předány prohlašujícímu třetí stranou, která není povinna zachovávat mlčenlivost, nebo (iv) Informace, jejichž zveřejnění je povinné. 5.3. Výše popsaný závazek utajení neskončí dříve, než za 3 roky po zveřejnění.
4
5.4. Nabízející prohlašuje, že použije všechny dokumenty, specifikace a další informace poskytnuté pro Výběrové řízení Poptávajícího pouze pro účely nabízení, a třetím osobám je poskytne pouze s předchozím souhlasem Poptávajícího. Práva na jakékoli informace zveřejněné Poptávajícím jsou vyhrazena. 5.5. Nabízející umožňuje Poptávajícímu zpracovávat a uchovávat jeho údaje poskytnuté při registraci a při aktuálních Výběrových řízeních pro své procesy zajišťování zdrojů. Poptávající se zavazuje zpracovávat přijaté informace důvěrně, v souladu s pravidly stanovenými v odstavcích 5.1 až 5.3. 5.6. Poptávající informuje Nabízejícího, že IT pozadí systému eSourcing je provozováno společností eeeBid Kft (sídlo: H-1051 Budapest, Nador Street 23). Nabízející tímto povoluje společnosti eeeBid Kft. ukládat a zpracovávat údaje Nabízejícího v souladu s odstavcem 5.5. 5.7. Nabízející se zavazuje informovat všechny své zaměstnance, oprávněné osoby a všechny, kdo se účastní Výběrového řízení, o důvěrnosti, a uložit jim povinnost zacházet s těmito informacemi jako s důvěrnými. ***** Tímto přijímáme požadavky aktuálního předpisu pro „Podmínky online nabízení“ (včetně příloh):
Datum: Jméno Nabízejícího: Sídlo: IČ: DIČ: Registrace společnosti:
Zástupce: Jméno: Titul: Podpis:
Přílohy: Příloha 1: Prohlášení o e-mailové adrese a autorizaci
5
Příloha č.1:
Prohlášení o e-mailové adrese a autorizaci
Níže podepsaný, ………………………………………………… jako ………………………………………………………společnosti (Sídlo: ………………………………………………………………………. IČO:………………………………………………………..DIČ: ……………………………..) jako oprávněný zástupce prohlašují, že naše společnost má v úmyslu registrovat se v systému eSourcing s e-mailovou adresou:
Primární e-mailová adresa: ………………………………… Primární uživatelské jméno: (Níže uvedené řádky lze vyplnit volitelně. V případě potřeby lze doplnit další listy.) Sekundární e-mailové adresy: e-mailová adresa
Uživatelské jméno
Předmět zakázky, pro který je sekundární e-mailová adresa platná.
2. 3.
(Níže uvedené řádky lze volitelně vyplnit, nebo v případě potřeby přidat další listy.) V případě, že výše uvedené e-mailová adresa(-y) nepatří zástupci Nabízejícího, nebo v průběhu obchodního styku zastupuje Nabízejícího jiný zaměstnanec, níže podepsaný dává níže uvedeným osobám pravomoc zastupovat Nabízejícího v systému e-Bidding. Zástupce Jméno
Jméno matky
Adresa
1. 2.
Datum:
Podpis: …………………………………………….
6
Uživatelské jméno
