Eglise Réformée Néerlandaise à Paris (Nederlandse Protestantse gemeente te Parijs)
Plaatselijke Regeling ten behoeve van het leven en werken van de Eglise Réformée Néerlandaise à Paris Deze Plaatselijke Regeling is vastgesteld op de kerkenraadsvergadering van 18 oktober 2012 na bespreking door de gemeente op de buitendag van 23 september. De Regeling is op 20 november 2012 naar de classis Dordrecht gestuurd
Inhoud Inleiding 1. De kerkenraad samenstelling ambtsdragers werkgroepen/contactpersonen 2. De werkwijze van de kerkenraad 3. Gemeentevergaderingen 4. Beleid en evaluatie 5. Verkiezing van ambtsdragers opvolging ambtsdragers de stemming predikanten 6. De kerkdiensten algemeen doop, zegening, avondmaal 7. De vermogensrechtelijke aangelegenheden – eredienst 8. De vermogensrechtelijke aangelegenheden – diaconaal 9. Communicatie
Inleiding Voor de kerkelijke organen is de Eglise Réformée Néerlandaise à Paris (ERN) de Protestantse Gemeente te Parijs, ressorterend onder de classis Dordrecht van de Protestantse kerken in Nederland (PKN). De kerkorde van de PKN is voor haar bepalend behalve voor de financiële en beheersaspecten voor welke de Franse wet van toepassing is. Gezien de bijzondere situatie van de ERN is door de classis Dordrecht wat betreft het vervullen van bepaalde voorwaarden uit de kerkorde ontheffing verleend. De ERN is een regionale gemeente die leeft vanuit en rondom het Woord van God als oorsprong, grond, vreugde en hoop van het leven. Vanuit haar roeping legt zij zich toe op het bieden van een ontmoetingsplaats waar ruimte is voor het ervaren van God en voor ontmoeting met elkaar. De ERN ziet zich voluit geplaatst in Frankrijk en haar regio Parijs. Daar is zij een oecumenische gemeenschap gebaseerd op de Nederlandse Protestantse traditie en in verbondenheid met de Protestantse Kerken van Nederland. De gemeenschap verbindt permanent in Frankrijk wonende opeenvolgende generaties van Nederlandse emigranten, Nederlanders die tijdelijk, lang of kort, in Parijs en omgeving wonen of verblijven, en Fransen en anderen die zich door huwelijk of anderszins met haar verbonden voelen. De Nederlandse taal en achtergrond spelen een belangrijke, zij het niet exclusieve rol. Vanuit de kleinschaligheid van de gemeente en haar organisatie, speelt zij in op mogelijkheden die zich voordoen. Het accent van de ERN ligt op het scheppen van gemeenschap. De gemeente wil een ontmoetingsplaats zijn waar gemeenteleden en bezoekers zich thuis voelen en waar aandacht is voor mensen zodat zij hun verhaal kunnen vertellen en naar dat van anderen kunnen luisteren. Iedere betrokkene – groot en klein, leden en niet-leden, bekenden en vreemdelingen – kan met zijn of haar eigen wensen en mogelijkheden meedoen aan wat er toe doet: elkaar en God te ontmoeten door samen te vieren, te leren, te zorgen en te dienen.
§ 1. De kerkenraad Samenstelling De ERN kent door haar samenstelling een platte structuur. De gemeente heeft minder dan 200 leden. De kerkenraad geeft leiding aan het leven en werken van de gemeente. De kerkenraad wordt daarin bijgestaan door ad hoc te benoemen commissies. De kerkenraad bestaat uit de volgende ambtsdragers en heeft geen moderamen:
2
predikant ouderling scriba ouderling-beheer ouderling- financiën
1 1 1 1
ouderling-diaconie ouderling-jeugdzaken ouderling-communicatie ouderling algemene zaken Totaal
1* 1 1 1 8
Vanwege de kleine bezetting van de kerkenraad en het feit dat tijdens de zondagse erediensten naast een ouderling van dienst regelmatig weinig andere ambtsdragers aanwezig kunnen zijn, zijn erin afwijking van Ord. 4.6.3 geen aparte diakenen benoemd, maar heeft in overeenstemming met Ord. 4.6.4 één van de ouderlingen de zorg voor de diaconie. Die is dus diaken en ouderling tegelijkertijd. De classis heeft deze constructie in eerdere versies van de Plaatselijke Regeling aanvaard. De financiële en beheerstaken, buiten die voor diaconie, worden uitgevoerd door een aparte Association Cultuelle volgens de Franse wet. De scriba van de kerkenraad, de ouderling-beheer en de ouderling-financiën worden traditiegetrouw gekozen in het Bureau van de Raad van Bestuur van de Association Cultuelle de l’ERN (ACERN). De eerste als President en de tweede als Penningmeester. De predikant heeft een arbeidsovereenkomst met deze Association. Ambtsdragers De ambtsperiode van alle ambtsdragers (uitgezonderd de predikant) is vier jaren. De ouderlingen blijven hun taak vervullen tot de nieuwe ouderling is bevestigd met een maximum periode van zes maanden. Herverkiezing is tweemaal mogelijk. De ambtsperioden zijn zo bepaald, dat niet alle leden gelijktijdig aftreden. Iedere ouderling draagt medeverantwoordelijkheid voor de Dienst van Woord en Sacrament. De medeverantwoordelijkheid uit zich in de specifieke taak van 'ouderling van dienst' volgens het rooster dat wordt opgesteld in de kerkenraadsvergadering. Naast de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid heeft iedere ouderling een specifieke taak hem/haar toebedeeld, die in de kerkenraad tot gezamenlijk beleid wordt gemaakt. Een nadere omschrijving van de taken van elke ouderling en veranderingen in de taken van andere ouderlingen worden opgenomen in de taakomschrijving als geformuleerd door de kerkenraad bij de vervulling van een vacature. Werkgroepen / contactpersonen 1. Een of meer gemeenteleden hebben de zorg voor het bijhouden van het gastenboek, het doorgeven van daarin vermelde verzoeken voor Kerkbrief-abonnementen, en het jaarlijks coördineren van de kerstgroet aan gasten. 2. Twee of meer gemeenteleden dragen zorg voor de samenstelling en de verspreiding van de Kerkbrief. De predikant heeft de eindverant-woordelijkheid voor de inhoud. 3. De werkgroep liturgie adviseert de kerkenraad over de vorm en inhoud van de eredienst en liturgie, en kan helpen bij de voorbereiding van erediensten. 4. De werkgroep internet draagt zorg voor het beheer en het onderhoud van de website van de gemeente. De ouderling-communicatie’ is contactpersoon vanuit de kerkenraad. 5. Een gemeentelid coördineert het rooster voor kosters, oppas en de leiding van de kindernevendiensten 6. Een gemeentelid draagt de zorg voor de gastpredikantenvoorziening. 7. Een gemeentelid draagt de zorg voor het bijhouden van het register van de leden van de gemeente.
3
§ 2. De werkwijze van de kerkenraad De kerkenraad geeft leiding aan het leven en werken van de gemeente. Er is geen moderamen. De kerkenraad is zo klein dat 4 ouderlingen in het moderamen zouden zitten en twee ouderlingen niet, wat het hele idee van moderamen onnuttig maakt. Men zou ook kunnen beweren dat het moderamen uit de gehele kerkenraad zou bestaan. De kerkenraad kiest jaarlijks uit zijn midden een voorzitter en een scriba. De voorzitter leidt de vergadering. Bij diens afwezigheid, of bij zaken die hem/haar als persoon betreffen, wordt de leiding door een andere ouderling overgenomen, die speciaal voor die gelegenheid door de kerkenraad wordt aangewezen. De scriba kan als ouderling gekozen worden ter vervanging van de vorige scriba. Op elk moment kan de kerkenraad overgaan tot herverdeling van taken en dat geldt ook voor de taken van scriba. De voorzitter en de scriba samen kunnen namens de kerkenraad spreken. Geen van beiden zal uit zijn of haar functie een beslissing nemen of een voorstel aan de kerkenraad doen zonder de ander er in gekend te hebben. De kerkenraad vergadert in de regel eenmaal per maand, uitgezonderd augustus. Voor deze vergaderingen wordt een rooster opgesteld. Naar behoefte kunnen extra vergaderingen worden uitgeschreven. De vergaderingen worden in de Kerkbrief aangekondigd. De vergadering kan alleen besluiten nemen als ten minste de helft van de ouderlingen aanwezig is. De voorlopige agenda van de vergaderingen van de kerkenraad wordt opgesteld door de scriba na overleg met de voorzitter. Deze voorlopige agenda met de nodige stukken wordt minstens een week voor de vergadering door de scriba toegestuurd aan de leden. De kerkenraad stelt de agenda vast en beslist welke discussiepunten eventueel verwezen kunnen worden naar een volgende vergadering. De kerkenraad kan gemeenteleden uitnodigen een bepaalde vergadering, gedeeltelijk of in het geheel, bij te wonen. De kerkenraad bepaalt de voorwaarden van deelname aan het gesprek. Van de vergadering wordt een schriftelijk verslag opgesteld (notulen) door de scriba, dat in de eerstvolgende vergadering door de kerkenraad wordt vastgesteld. Van elke vergadering wordt door de scriba verslag gedaan in de Kerkbrief. Alle correspondentie gericht aan de kerkenraad, de ERN of de Association Cultuelle van de ERN (ACERN), met uitzondering van wat betreft beheer, financiën en diaconie, dient bij voorkeur aan de scriba gericht te zijn, en indien ergens anders aangekomen, dient vlug aan de scriba doorgestuurd te worden. De scriba is verantwoordelijk voor de post die uitgaat in naam van de kerkenraad en tekent de uitgaande post. Wanneer de scriba dit niet kan doen, kan de voorzitter het doen na overleg en met copie aan de scriba. De scriba licht de kerkenraad in over de ingekomen en uitgaande stukken. Het lopend archief van de kerkenraad berust bij de scriba. De ACERN, verantwoordelijk voor de financiën en het beheer, heeft een eigen archief. Net als de diaconie. Alle correspondentie naar en van de kerkenraad is eigendom van de kerkenraad. De kerkenraad neemt alleen beslissingen, in normale omstandigheden, na overleg en discussie in de kerkenraadsvergadering. E-mail kan wel gebruikt worden voor het uitwisselen van informatie. Als er een noodsituatie is, en onmiddellijk beslissen noodzakelijk is, kan die beslissing genomen worden door enkelen en kan later in de kerkenraadsvergadering het geval besproken worden en achteraf goedgekeurd worden. Ook is het mogelijk een bepaalde ambtsdrager van te voren op te dragen bepaalde beslissingen te nemen over een bepaald onderwerp vooruitlopend op beslissingen van de kerkenraad. 4
Bij staking (gelijkheid) van stemmen wordt de beslissing verdaagd naar de volgende vergadering, tenzij een zaak onmiddellijk besluit vereist. Staken de stemmen dan opnieuw, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Het kerkelijk seizoen loopt van september (waarbij de Rentrée in september als inleiding van het seizoen geldt) tot en met augustus. De Buitendag, meestal op Hemelvaartsdag of anders in mei, is vaak de gelegenheid waarop de Association Cultuelle van de ERN haar jaarlijkse Assemblee Generale houdt, die de boeken goedkeurt en het budget van het lopende jaar vaststelt.
§ 3 Gemeentevergaderingen In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft, dat de kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort, belegt de kerkenraad een bijeenkomst met de leden van de gemeente, die wordt aangekondigd in de kerkbrief voorafgaande aan de bijeenkomst, en afgekondigd tijdens de kerkdienst op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan. In deze berichtgeving vooraf maakt de kerkenraad kenbaar over welke zaak hij de gemeente wil horen. De kerkenraad kan consultatiebijeenkomsten organiseren voor belangstellenden over een bepaald onderwerp. Dit zijn vergaderingen met een klein aantal personen, minder dan 20. Een kerkenraadslid is dan de leider van de bijeenkomst. De kerkenraad kan gemeentevergaderingen beleggen op eigen initiatief of naar behoeften ingebracht door leden van de kerk over zaken die met het leven van de kerk te maken hebben. De gemeentevergadering kiest zijn eigen voorzitter en de secretaris. Deze voorzitter en secretaris rapporteren aan de kerkenraad. De scriba van de kerkenraad maakt het verslag voor de kerkbrief over de discussie van het onderwerp in de kerkenraad. Er is geen quorum vereist voor een gemeentevergadering. Gemeentevergaderingen hebben een raadgevende functie. De kerkenraad is niet verplicht de adviezen op te volgen. Voor alle vergaderingen waarin om opinies gevraagd worden dienen alle stukken die in de vergadering aan de orde komen, minstens twee weken van te voren aan de leden te worden toegestuurd .
5
§ 4. Beleid en evaluatie De kerkenraad stelt een vierjaarlijks beleidsplan op. Daarin wordt aangegeven wat de gemeente – en de kerkenraad als haar vertegenwoordiging – belangrijk acht en worden voornemens verwoord. Het beleidsplan wordt samen met de gemeente opgesteld en ter instemming voorgelegd op een gemeentebijeenkomst waarna de kerkenraad het vaststelt. Jaarlijks wordt een werkplan opgesteld. Daarbij vindt afstemming plaats metde Raad van Bestuur van de ACERN met het oog op de financiële haalbaarheid van het werkplan. Het werkplan wordt jaarlijks ter instemming op de Rentrée in september aan de gemeente voorgelegd. Na afloop van het seizoen wordt de uitvoering en evaluatie van het werkplan beschreven in een jaarverslag van de gemeente. Belangrijke bouwstenen daarvoor zijn het jaarlijkse werkverslag van de predikant, het diaconaal verslag en het verslag van de Raad van Bestuur van de ACERN. Het jaarverslag wordt door de kerkenraad opgesteld. Hierbij worden de uitkomsten van het evaluatiegesprek met de predikant betrokken. Door jaarlijks het jaarverslag in de kerkenraad te evalueren wordt bevorderd dat het werkplan en het beleidsplan van de gemeente ook richting geven aan het werk van en in de gemeente. Het jaarverslag wordt aan de gemeente beschikbaar gesteld en toegezonden aan de classis Dordrecht en de Stichting Vrienden van de Kerk van Parijs.
§ 5. Verkiezing van ambtsdragers De opvolging van ambtsdragers. De verkiezing van ambtsdragers vindt plaats volgens het rooster van aftreden. Ten minste drie maanden voor het ontstaan van een vacature wordt hier in de Kerkbrief melding van gemaakt. De kerkenraad geeft hierbij een uitnodiging tot het doen van aanbevelingen (KO Ord. 3-6-3). Na kennisneming van de ingekomen aanbevelingen voor de verkiezing van ouderlingen stelt de kerkenraad voor elke vacature afzonderlijk een kandidaat – of zo mogelijk een dubbeltal vast. Tenminste een maand voordat de verkiezing plaats heeft, maakt de kerkenraad de beschikbare kandidaten bekend in de Kerkbrief. De stemming Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen kunnen worden, wordt tot stemming overgegaan. In dat geval wordt de uitnodiging om te stemmen tenminste een maand voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraad gedaan. De stemming geschiedt schriftelijk op een gemeentebijeenkomst, of door middel van stembusverkiezingen. Stemgerechtigd zijn de belijdende leden en de doopleden die de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt. Gastleden worden in dit geval gelijkgesteld met de leden. Verkozen wordt diegenen, op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald. Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot. De volmachten zijn schriftelijk en ondertekend en worden van te voren aan de kerkenraad getoond.
6
Verkiezing predikanten De verkiezen van een predikant geschiedt met inachtneming van het in Ord. 3.4 gestelde. De kandidaatstelling met het oog op de verkiezing geschiedt door de kerkenraad, op voordracht van de Beroepingscommissie. De uitnodiging om te stemmen wordt tenminste een maand voordat de verkiezing plaats heeft door de kerkenraad gedaan. De stemming geschiedt schriftelijk op een gemeentebijeenkomst. Stemgerechtigd zijn de belijdende leden en de doopleden die de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt. Gastleden worden in dit geval gelijkgesteld met de leden. De leden van de ACERN worden beschouwd als leden. Wie verder nog leden zijn wordt bepaald door de kerkenraad. Alleen personen permanent in Frankrijk wonend kunnen lid zijn. Verkozen wordt diegenen, op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen heeft behaald. Als er drie kandidaten zijn en geen enkele bij de eerste verkiezingsronde een meerderheid achter zich krijgt, zal degene met de minste stemmen als niet gekozen worden beschouwd en zal er een tweede ronde worden gehouden. Als er twee candidaten zijn zal degene die de meerderheid van de stemmen krijgt als gekozen worden beschouwd. Als er één candidaat is zal er ook een verkiezing worden gehouden. De keuze zal zijn tussen wel of niet. De kandidaat zal als gekozen worden beschouwd wanneer deze tweederde of meer positieve stemmen krijgt. Beroeping, benoeming en contract predikant Bij geen geldige bezwaren beroept de kerkenraad de gekozen kandidaat. De kerkenraad beschrijft in een beroepsbrief wat de gemeente en de predikant elkaar verschuldigd zijn en wat de taak van de predikant in de gemeente is. In die beroepsbrief staat ook dat de verbintenis met de predikant een feit zal worden na ondertekening van de overeenkomst tussen de ACERN als werkgever en de predikant als werknemer van de ACERN. De beroepsbrief wordt ondertekend door de voorzitter en de scriba van de kerkenraad. Na het ontvangen van de beroepsbrief zal de kandidaat-predikant de kerkenraad laten weten het beroep aan te nemen vooropgesteld dat er overeenkomst kan worden bereikt over de modaliteiten van het contract met de ACERN en vanzelfsprekend approbatie van de classis is verkregen. De Raad van Bestuur van de ACERN bepaalt volgens de statuten de condities van de contracten met werknemers. De predikant zal de modaliteiten bespreken met de President en de Penningmeester van de ACERN. Het contract heeft normaliter een aanhangsel waarin allerlei details over vergoedingen worden beschreven. Het contract zal worden getekend door de Predikant en de President, Penningmeester en Sectretaris van de Raad van Bestuur van de ACERN. § 6. De kerkdiensten Algemeen De zondagse vieringen vormen de kern en het uitgangspunt voor het gemeente-zijn: de gemeente wordt rondom het Woord bepaald bij haar bijzonderheid als kerkelijke gemeenschap. De gemeente ziet als haar roeping een gemeente van Christus te zijn, waarin individuen rondom het Woord van God tot een gemeenschap van gelovigen worden verzameld. De gemeente leeft van dat Woord en is zo onderweg naar Gods toekomst. De wekelijkse kerkdiensten van de gemeente worden volgens een door de kerkenraad vastgesteld rooster gehouden om 09h45 in de Eglise Luthérienne de la Trinité, 172 Boulevard Vincent Auriol te Parijs. Op elke tweede en vierde zondag van de maand is er een zogenaamde ‘korte’ dienst, die om 10h45 dient te zijn beëindigd. 7
Doop, Door de Heilige Doop worden mensen in de Gemeente van Christus opgenomen. Zowel de doop van zuigelingen als die van volwassenen is een volledige doop. De zuigelingendoop vindt enige tijd na de geboorte plaats. Dit is een feestelijke gebeurtenis, waarbij ook gevoelens van dankbaarheid en vreugde een rol spelen. Aan deze gevoelens wordt in gebeden, liederen en gedichten uitdrukking gegeven. De doop wordt als teken van Gods liefdevolle genade aan kinderen bediend, wanneer wij als gemeente in geloof rondom kinderen staan die bij ons zijn. Het thema van het verbond van God wordt gezien vanuit de samenhang van generaties, waar kinderen voluit bij horen. Bij deze doop zijn het de ouders die in geloof hun kinderen naar de doopvont brengen. Op grond van hun geloof wordt het kind gedoopt. Bij de bediening van de doop van zuigelingen kunnen belijdende leden en doopleden de doopvragen beantwoorden. De doop is een waardevol en bijzonder moment aan het begin van een mensenleven. Na de doop ontvangt de baby dan ook de zegen als teken van Gods nabijheid. De kerkelijke liturgie biedt kinderen na de zuigelingendoop de gelegenheid om als ze ouder zijn hun doop te beamen vanuit hun eígen geloof. Deze openbare belijdenis is de individuele beaming van de doop, verbonden met de doopgedachtenis van heel de gemeente. Het belijden van het geloof en het uiten van de wens gedoopt te worden wordt bij een volwassendoop door de dopeling zelf uitgesproken, als basis van de wens gedoopt te worden. De doop is zo een zichtbaar teken van het persoonlijke geloof. Ook oudere kinderen kunnen de wens gedoopt te worden zelf uitspreken en zo actief bij hun doop betrokken zijn. Bij de volwassendoop wordt voornamelijk verwezen naar het Bijbelse verlangen van navolging van de Heer en de vernieuwing van het leven. Hierin spelen aspecten mee als de gaven van de Geest en het getuige van Christus zijn.
Kinderzegen Ouders die de doop in het bijzonder zien als een doop op persoonlijke belijdenis van de dopeling, kunnen er voor kiezen om de keuze voor de doop over te laten aan hun kind. Dit kan dit op latere leeftijd doen, wanneer hij of zij mondig genoeg is om zelf zijn of haar geloof te belijden (dat kan in de vorm van een kinderdoop, vanaf ongeveer zes jaar; maar ook als volwassendoop). Een ritueel om hierbij in het midden van de gemeente toch aandacht te geven aan de vreugde en blijdschap rondom de geboorte is de ‘kinderzegen’. Uitgangspunt hierbij is het verlangen van ouders dat hun kind na geboorte in het midden van de gemeente wordt gezegend. Het kind wordt zo als ‘geloofsleerling’ in de gemeente opgenomen om het zo toe te leiden tot de doop. De kinderzegen is een zegenend gebaar als een belofte aan het begin van je weg door het leven. Avondmaal Zesmaal per jaar vindt een dienst van Schrift en Tafel plaats, waarin het Heilig Avondmaal wordt gevierd. Oecumene en gastvrijheid kenmerken de kerkdiensten van de ERN vanuit het dankbare besef dat zij zelf gaven van God zijn: onze eenheid wortelt in de eenheid die God ons geeft en onze gastvrijheid gaat terug op Jezus Christus in wie God zelf ons als zijn kinderen aanvaardt. In de nodiging voor de maaltijd wordt dan ook nadrukkelijk rekening gehouden met het oecumenische karakter van de ERN. Er wordt gebruik gemaakt van de volgende tekst: “De Heer heeft zijn tafel bereid voor wie op Hem vertrouwen en Hem van harte liefhebben. Christus nodigt ons in de kring van zijn tafelgenoten om dankbaar en gelovig met de lofprijzing van zijn kerk in te stemmen en brood en wijn uit zijn hand te ontvangen. Iedereen, jong en oud is welkom, ongeacht kerkelijke afkomst.” 8
§ 7. De vermogensrechtelijke aangelegenheden Alles wat met vermogensrechtelijke aangelegenheden te maken heeft gebeurt volgens de statuten van de Association Cultuelle de l’ERN binnen het kader van de Franse wet en regelgeving. Voor zover de Franse wet het toelaat wordt het beheer gevoerd in harmonie met de ordinanties van de PKN. De Eglise Réformée Néerlandaise à Paris (Nederlandse Protestantse gemeente te Parijs) zelf is de facto een vereniging volgens de wet van 1901. De Franse wet, die geen kerken erkend, heeft bij de wet van 1905 een mogelijkheid geschapen voor kerkgenootschappen om een Association Cultuelle op te richten voor het beheer van de financiën om de eredienst mogelijk te maken. Giften aan een Association Cultuelle kunnen tot op een bepaalde hoogte van het belastbaar inkomen worden afgetrokken bij overlegging van een door de Association Cultuelle verstrekt ’reçu fiscale’. De wet van 1905 bepaalt de voorwaarden waaraan een Association Cultuelle moet voldoen. Ten eerste bepaalt deze wet dat alleen geld mag worden uitgegeven voor wat de eredienst betreft, dus diaconiegelden vallen daar niet onder. Ten tweede moet iedere Association Cultuelle statuten opstellen die bij de ‘prefecture’ moeten worden ingediend, op basis waarvan de belastingvrijstelling wordt verleend. De statuten bepalen hoe de Association functioneert. Het beleid van de Association Cultuelle de l’ERN wordt bepaald door een jaarlijkse ledenvergadering die de Raad van Bestuur kiest, de begroting bepaalt en de uitvoering controleert. De vereniging beheert het bezit van de kerk en regelt alle financiële kwesties. De president van de Association, die normaal in de kerkenraad de portefeuille beheerszaken heeft, vertegenwoordigt de Association en dus de gemeente in vermogensrechtelijke aangelegenheden. Het verschil met de situatie in Nederland is dat het financiële beleid wordt bepaald door de leden van de kerk, en dat de predikant werknemer is van de Association. Om moeilijkheden tussen twee beleidsinstanties te voorkomen is het traditie dat de leden van de vereniging, die terzelfder tijd leden zijn van de kerk, de kerkenraadsleden als bestuur van de Association kiezen. Binnen de Association bestaat er een groep mensen die collectief het College van Kerkrentmeesters genoemd wordt. Deze groep die benoemd en geleid wordt door de ouderling-financiën heeft een uitvoerende taak en is geen beleidsinstantie.
Begroting, jaarrekening De penningmeester van de Association Cultuelle legt elk jaar vóór 1 mei de voorlopige begroting voor het lopende jaar, de financiële verantwoording over het afgelopen jaar en de balans voor aan de kerkenraadsleden in een speciale vergadering waarin zij optreden als bestuur van de Association Cultuelle. Vóór de vaststelling worden de stukken gecontroleerd door twee door de KR als Kascommissie benoemde gemeenteleden. Het Raad van Bestuur van de Association Cultuelle legt de jaarrekeningen met het advies van de Kascommissie en het budget voor het lopende jaar ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering . Dit gebeurt meestal op de jaarlijkse Buitendag die in de regel op Hemelvaartsdag wordt gehouden. De Algemene Ledenvergadering stelt de jaarrekening en het budget vast, verleent decharge aan de penningmeester en het bestuur betreffende het door hen gevoerde beheer. De stukken waarover de Assemblee Generale wordt gevraagd te beslissen worden een maand van te voren aan de leden beschikbaar gesteld.
9
§ 8. De vermogensrechtelijke aangelegenheden – diaconaal De kerkenraad kent in afwijking van Ord. IV.6.4 geen aparte diakenen, maar heeft in overeenstemming met Ord. IV.6.5 een van de ouderlingen specifiek diaconale taken toegewezen. Deze ouderling werkt samen met de penningmeester. De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de gemeente, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting. Uitgaven worden in overleg met de ouderling diaconie afgehandeld. De boekhouding wordt verzorgd door de boekhouder van de ACERN. De ouderling voor de diaconie legt elk jaar vóór 1 mei de ontwerpjaarrekening en het financiële verslag van de diaconie over het laatst-verlopen kalenderjaar aan de kerkenraad voor. De gemeente wordt daarna in de gelegenheid gesteld commentaar en suggesties te geven. Elk jaar overlegt de kerkenraad over het collecterooster van het komende kalenderjaar. § 9 Communicatie De Kerkbrief is het kerkblad van de ERN, dat 10 keer per jaar verschijnt in een oplage van ca. 250 exemplaren. Het is de belangrijkste communicatie en informatiebron van de ERN die alle voor gemeenteleden noodzakelijke informatie, mededelingen en oproepen dient te bevatten. De predikant is de eindverantwoordelijke voor de inhoud van de Kerkbrief. De redactie kan gedelegeerd worden aan een gemeentelid. De kerkbrief komt tien keer per jaar uit, elke maand met dubbelnummers voor december-januari en juli-augustus. De verschijningsdatum is de laatste zondag van de maand voor de maand er op. Op deze datum wordt de Kerkbrief aan de in de kerk aanwezige lezers uitgedeeld, en daarna per post aan de overige lezers toegezonden. Naast de Kerkbrief wordt gebruik gemaakt van een website. De informatie die hierop wordt gepubliceerd is zowel voor gemeenteleden, als voor bezoekers en geïnteresseerden. De “werkgroep internet” draagt zorg voor het beheer en het onderhoud van de website van de gemeente. De ouderling ‘communicatie’ is contactpersoon vanuit de kerkenraad. Wanneer speciale omstandigheden het nodig maken wordt er per e-mail een nieuwsbrief verspreid door de ouderling-communicatie. Deze doet dat na overleg met de voorzitter en scriba van de kerkenraad.
10
