Příručka pro účastníky projektu CzechAccelerator Žádost o platbu -

Projekt CzechAccelerator 2011 - 2014

Příručka k žádosti o platbu

Číslo Platnost od: vydání/aktualizace: 6. 6. 2013 2/1

Příručka pro účastníky projektu CzechAccelerator 2011–2014 - Žádost o platbu -

INVESTICE

DO

V AŠÍ

1/24

BUDOUCNOS TI




Obsah Obsah....................................................................................................................................................... 2 Vyplnění a odeslání Žádosti o platbu ...................................................................................................... 3 Způsobilost výdajů............................................................................................................................... 4 Zaokrouhlování v ŽOPL ........................................................................................................................ 4 Vzor Žádosti o platbu........................................................................................................................... 4 Rozpis financování ................................................................................................................................... 5 Přílohy ŽOPL ............................................................................................................................................ 6 Číslování a řazení listinných příloh ŽOPL ............................................................................................. 7 Soupiska účetních dokladů ...................................................................................................................... 8 Účetní doklady..................................................................................................................................... 8 Náležitosti účetních dokladů ........................................................................................................... 8 Zápis vybraných účetních dokladů .................................................................................................... 11 Úhrady účetního dokladu .................................................................................................................. 13 Pravidla pro dokládání úhrad účetních dokladů ............................................................................... 14 Platba platební kartou ................................................................................................................... 16 Platba přes platební portály .......................................................................................................... 16 Zápočet .......................................................................................................................................... 17 Zádržné .......................................................................................................................................... 17 Úhrada třetí osoby......................................................................................................................... 17 Potvrzení od dodavatele ................................................................................................................... 17 Určení výše způsobilých výdajů dle provedené úhrady .................................................................... 18 Rozpočet ŽOPL ....................................................................................................................................... 20 Prohlášení příjemce dotace ................................................................................................................... 22 Na co si dát pozor aneb nejčastější chyby při podání ŽOPL .................................................................. 23

INVESTICE

DO

V AŠÍ

2/24

BUDOUCNOS TI




Vyplnění a odeslání Žádosti o platbu Co je to Žádost o platbu? Žádost o platbu (dále jako „ŽOPL“) je formulář, který se vyplní a společně s povinnými listinnými přílohami (souvisejícími doklady, fakturami, letenkami, programy akcí apod.) odešle na centrálu CzechInvestu (dále jako „CI“) do Prahy, nebo se osobně doručí. Na základě formuláře a příloh probíhá finanční a věcná kontrola, která předchází proplacení dotace. ŽOPL je třeba podat nejpozději do 8 týdnů od ukončení pobytu v destinaci. Přesné datum je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci. Jak zpracovat Žádost o platbu? Formulář si stáhněte do svého PC a vyplňte dle pokynů uvedených v tomto dokumentu. ŽOPL musí být podepsána osobou oprávněnou jednat za společnost. Podpis musí být úředně ověřen. Pokud ŽOPL podepsala jiná osoba než je uvedena v obchodním/živnostenském rejstříku, musí být s přílohami ŽOPL doložen také originál plné moci s úředně ověřeným podpisem zmocnitele opravňující k podpisu Žádosti o platbu. Za datum podání ŽOPL se považuje den, kdy je ŽOPL odeslána poštou, externí zásilkovou službou nebo osobně doručena na recepci CI. Doporučujeme archivovat doklad o odeslání zásilky – např. podací lístek. Dříve než začnete připravovat ŽOPL, kontaktujte svého účetního a aktivně ho zapojte do přípravy. Doporučujeme doklady, např. faktury a výpisy z běžného účtu, průběžně shromažďovat a vytvářet jejich kopie. Jak probíhá doplnění a opravy v ŽOPL? Komunikace mezi Vámi a PM bude probíhat elektronicky. Pokud budou v ŽOPL nalezeny nedostatky, zašle Vám projektový manažer (dále jako „PM“) e-mailem výzvu k odstranění nedostatků. Termín pro odstranění nedostatků uvede ve v emailu. Po odstranění nedostatků odešlete novou verzi ŽOPL a vyžádané listinné přílohy na centrálu CI do Prahy. Před vypršením lhůty je možné prostřednictvím e-mailu požádat PM o prodloužení lhůty pro odstranění nedostatků, ve kterém budou uvedeny důvody. PM Vaši žádost posoudí. Pokud shledá Vaši žádost jako oprávněnou, zašle Vám potvrzující zprávu s náhradním termínem. ŽOPL lze podat až po ukončení Vašeho pobytu, tzn., že platby jsou prováděny zpětně za již vynaložené prostředky doložené řádnými doklady.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

3/24

BUDOUCNOS TI




Způsobilost výdajů Datum uskutečnění zdanitelného plnění (případně datum vystavení u zálohových nebo některých zahraničních faktur) u všech účetních dokladů, datum vystavení objednávek, musí být po datu způsobilosti výdajů uvedeném ve Smlouvě o spolupráci a zároveň před datem ukončení realizace projektu stanoveným Smlouvou o spolupráci. Datum úhrady dokladů musí být po datu způsobilosti výdajů uvedeném ve Smlouvě o spolupráci a před datem podání ŽOPL uvedeném ve Smlouvě o spolupráci. Způsobilost jednotlivých výdajů naleznete v Příručce způsobilých výdajů pro účastníky projektu CzechAccelerator.

Zaokrouhlování v ŽOPL Do formuláře se nevyplňují částky v CZK, které jsou uvedeny v haléřích. Pokud je taková částka uvedená např. na faktuře nebo výpisu z účtu, je třeba částku zaokrouhlit na celé koruny dolů a do ŽOPL uvést tuto zaokrouhlenou částku. Toto pravidlo se netýká zahraničních faktur, kde se fakturované částky píší do ŽOPL i s desetinnými místy.

Vzor Žádosti o platbu

Zde doplňte identifikační údaje o projektu.

Zde doplňte identifikační údaje o Vaší společnosti.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

4/24

BUDOUCNOS TI




Údaje slouží pro komunikaci mezi Účastníkem a CI. Číslo účtu, na který bude zaslána dotace.

Uveďte i kód banky.

Na úvodní straně formuláře ŽOPL uveďte identifikační údaje o projektu, účastníkovi a údaje o osobě, kterou je možné v případě potřeby kontaktovat ohledně ŽOPL. Dále doplňte údaje o bankovním účtu, na který Vám bude poskytnuta dotace. (K tomuto číslu účtu musí být doložena smlouva o vedení účtu.) Do oddílu „Termíny realizace“ zapište termín zahájení (první den způsobilosti výdajů), datum skutečného nástupu do centra, datum ukončení pobytu v centru a datum ukončení projektu (skutečné datum návratu či datum uvedené v bodě 4.2 Smlouvy o spolupráci).

Rozpis financování

Uvádějte pouze součet položek 2.1 až 2.5/2.6, nikoli i 1.1 a 1.2. INVESTICE

DO

V AŠÍ

5/24

BUDOUCNOS TI




Přílohy ŽOPL Co je příloha ŽOPL? Kopie smlouvy o bankovním účtu. Kopie účetních dokladů a dokladů o úhradě, které jsou čitelné (faktury, účtenky, výpisy z účtu, stvrzenky o platbě kartou atd.). Kopie cestovních příkazů a souvisejících dokladů (pokud hradil zaměstnanec společnosti výdaje v souvislosti se zahraniční služební cestou jiným způsobem, než bezhotovostně z účtu společnosti, musí být doložen cestovní příkaz zaměstnance a rozpis cestovních nákladů). Mezi povinné náležitosti cestovních příkazů patří: jméno a příjmení zaměstnance, datum a čas zahájení a ukončení cesty, datum vyplacení zálohy – pokud byla vyplacena, finanční vypořádání se zaměstnancem. Kopie kupních smluv, objednávky (pokud jsou, k dispozici jako samostatný doklad). Kopie smluv s vyslanými zaměstnanci, případně plné moci k zastupování během pobytu. Plná moc – pokud ŽOPL podepisuje jiná osoba než je uvedená v OR. Dokumentace k výběrovým řízením dle Pravidel pro výběr dodavatelů. Fotografická dokumentace povinné publicity realizovaného projektu. Závěrečná monitorovací zpráva včetně vyhodnocení ukazatelů. Nemusíte dokládat originály dokumentů, stačí čitelné kopie. INVESTICE

DO

V AŠÍ

6/24

BUDOUCNOS TI




Číslování a řazení listinných příloh ŽOPL Listinné přílohy ŽOPL (tj. konkrétní Vámi doložené dokumenty) se číslují do pravého horního rohu, kam se zapíše odpovídající číslo dle zapsaného účetního dokladu v Soupisce účetních dokladů v ŽOPL (např. UC1, UHR1). Z důvodu rychlejší administrace Vaší ŽOPL doporučujeme, abyste přílohy řadili následujícím způsobem: Ke každému účetnímu dokladu přiřaďte příslušnou kopii účetního dokladu a dokladu o úhradě, za tyto dokumenty dále zařaďte příslušnou objednávku (pokud je objednávka k dispozici), smlouvu, dodací list, předávací protokol, případně další dokumenty týkající se konkrétního účetního dokladu (tzn., fakturu č. 1 označte UC1, k tomu přiložte úhradový doklad s označením UHR1, dále přiložte dodací list s označením UC1 atd.). Stejným způsobem zařazujte a označujte další účetní doklady (UC2, UHR2 atd.). Poté přiložte další dokumenty vztahující se k projektu (např. smlouvu o vedení účtu, fotodokumentaci povinné publicity, výkaz práce poradce, vstupenky na akce, výstup ze služby/poradenství, palubní vstupenky, letenky aj.).

Zde zapište přílohy dokládané k ŽOPL. Vysvětlivky: Název pole Poř. č.

Popis Doplňte pořadové číslo přílohy dle pořadí v ŽOPL, začněte od 1 a postupujte dále (1, 2, 3,…).

Poř. číslo účetního Doplňte označení účetního dokladu (UC1, UC2, UC3 apod.), aby bylo dokladu zřetelné, k jakému účetnímu dokladu se doložená příloha vztahuje. Název dokumentu

Do názvu dokumentu uveďte jasnou identifikaci. Urychlí se kontrola žádosti o platbu (např. faktura za ubytování v hotelu Belvedere v období od 1. 7. 2013 do 30. 9. 2013, nebo faktura VS 1122).

Počet listů

Uvádí se počet listů, nikoli stran. (pozn.: dávejte pozor při oboustranném tisku).

Datum odeslání

Uvádějte skutečné datum odeslání příloh.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

7/24

BUDOUCNOS TI




Do tabulky zapište veškeré přílohy, které dokládáte společně s formulářem ŽOPL . Přílohy zapisujte postupně dle pořadí souvisejících účetních dokladů zapsaných v ŽOPL. Na závěr zapište ostatní dokumenty týkající se projektu (smlouva o bankovním účtu, atd.). Všechny nově doložené přílohy musí být zapsány v soupisce příloh ŽOPL s aktuálním datem jejich odeslání. V seznamu přitom zůstávají uvedeny všechny doložené starší přílohy. Smlouva o bankovním účtu, na který má být zaslána dotace musí být vždy doložena a zapsána v soupisce příloh. V případě, že žadatel od podpisu smlouvy o bankovním účtu změnil název společnosti, je nutné doložit písemné prohlášení o tom, že číslo účtu společnosti zůstalo i po změně názvu společnosti stejné. Místo smlouvy o bankovním účtu lze akceptovat i potvrzení banky o vedení účtu. Schovávat doklady se vyplácí! Schovávejte si palubní vstupenky, účtenky, objednávky, emailová potvrzení apod. Dokládejte vyúčtovací faktury k zálohovým a naopak, dokládejte všechny strany faktur/dokladů. V případě vyžádání nových příloh doložte pouze tyto „nové“ přílohy, dokládání nadbytečných/nesouvisejících/duplicitních dokladů prodlužuje kontrolu ŽOPL

Soupiska účetních dokladů Soupiska účetních dokladů slouží pro identifikaci jednotlivých účetních dokladů, které si v ŽOPL nárokujete. Ke každému dokladu se vyplňuje tabulka účetního dokladu a úhrady účetního dokladu.

Účetní doklady Co je to účetní doklad? Účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace. V případě projektu CzechAccelerator se může se jednat o fakturu, účtenku, vstupenku na akci, apod. Kontrola účetního dokladu probíhá z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky. Věcná stránka se týká prověření správnosti údajů na účetním dokladu, formální stránka se zaměřuje na úplnosti náležitostí účetního dokladu.

Náležitosti účetních dokladů Veškeré doklady splňují náležitosti účetního dokladu dle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo daňového dokladu dle § 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, pokud tyto doklady byly vystaveny plátcem daně. INVESTICE

DO

V AŠÍ

8/24

BUDOUCNOS TI




Co musí obsahovat účetní doklad, aby byl způsobilý v rámci projektu CzechAccelerator? a) označení účetního dokladu (faktura, zálohová faktura, paragon apod.) b) obsah účetního případu a jeho účastníci (předmět plnění, dodavatel, odběratel) c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství a měnu d) okamžik vyhotovení účetního dokladu (datum vystavení) e) okamžik uskutečnění účetního případu (DUZP) f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (pozn.: v projektu CzechAccelerator 2011 – 2014 není vyžadováno) Jak zapsat doklady do soupisky v ŽOPL? Zde zapíšete jednotlivé účetní doklady.

Vysvětlivky: Název pole

Popis

Pořadové číslo

Doplňte číslo dle pořadí dokladu v ŽOPL, pokud se jedná o UC 1, uveďte pořadové číslo 1 atd.

VS

Doplňte variabilní symbol uvedený na dokladu (faktuře/objednávce/vstupence/smlouvě). U zahraničních faktur VS nebývá, v konkrétních případech se použije číslo samotného dokladu nebo jiná, alternativní identifikace.

Číslo rozpočtové položky

Uveďte číslo rozpočtové položky dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci (tj. 2.1, 2.2, … 2.5).

Dodavatel

Uveďte název dodavatele (celý název) uvedeného na faktuře.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

9/24

BUDOUCNOS TI




Předmět plnění

Zde uveďte předmět plnění dle faktury. Fakturovaná služba musí být v souladu s náklady, které lze uplatnit dle Smlouvy o spolupráci a jejích příloh nebo dle Příručky způsobilých výdajů.

DUZP

Datum uskutečnění zdanitelného plnění. V případě zálohových faktur zapište datum vystavení faktury. Také u zahraničních faktur bývá často pouze datum vystavení, v tomto případě ho použijte jako DUZP. V případě akcí (seminářů, veletrhů, výstav apod.) použijte jako DUZP datum konání této akce, pokud je na dokladu uvedeno. Pokud ne, použije se datum objednání této služby. U vícedenní akce se za DUZP považuje první den konání akce. DUZP nesmí mít dřívější datum, než první den způsobilosti výdajů, které je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci a zároveň musí být před datem ukončení pobytu v destinaci (stanovené ve Smlouvě o spolupráci).

Datum podpisu Doplňte datum podpisu objednávky/smlouvy s dodavatelem služeb, pokud objednávky/smlouvy je objednávka k dispozici. V opačném případě pole proškrtněte. Měna účetního dokladu

Zapište měnu nárokovaného účetního dokladu (měna faktury, objednávky apod.).

Cena v měně účetního dokladu

Vyplňte celkovou cenu účetního dokladu v měně účetního dokladu.

Celkem uhrazeno v Kč

Musí být větší nebo rovno způsobilým výdajům (v Kč).

Způsobilé výdaje v Kč

Způsobilé výdaje se zaokrouhlují na celé CZK dolů. Doplňte částku účetního dokladu bez DPH a jiných nezpůsobilých poplatků (poplatek za vystěhování, pozdní úhradu faktury, minibar, prádelnu apod.). DPH není způsobilým výdajem v případě, že lze uplatnit nárok na její odpočet dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Pozn. Letecká přeprava je od DPH osvobozena.

Nezpůsobilé výdaje v Kč

Do tohoto pole uveďte částku nezpůsobilých výdajů. Částku nezpůsobilých výdajů získáte, když od částky „Celkem uhrazeno v Kč“ odečtete částku „Způsobilé výdaje v Kč“. Důvod, z jakého jsou nárokovány nižší způsobilé výdaje, než je celková částka, musí být vždy uveden v „Poznámce“. Do poznámky tedy uvádějte údaje o DPH a jiných konkrétních poplatcích.

Poznámka

Slouží pro zapsání důležitých informací k faktuře – např. z jakého důvodu je nárokována nižší částka oproti fakturované, zdůvodnění části nezpůsobilých výdajů apod.

Poznámka (poslední řádek)

Uvádí se zde další doplňující informace či způsob úhrady – platba kartou na internetu apod.

Do ŽOPL se nezapisuje záloha na předodletové školení! Záloha bude vypořádána v rámci proplacení dotace.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

10/24

BUDOUCNOS TI




Zápis vybraných účetních dokladů 1. Vyúčtovací (konečná) a zálohová faktura Ke každé zálohové faktuře musí být doložena vyúčtovací faktura. Pokud má vyúčtovací faktura kladnou hodnotu, zapisuje se do ŽOPL jako běžná faktura. V případě, že vyúčtovací faktura zní na 0,- Kč, tak se do ŽOPL nezapisuje, ale je nezbytné ji přiložit v papírové formě k příslušné zálohové faktuře a zapsat ji jako přílohu tohoto účetního dokladu. Přesto, že na zálohové faktuře není DPH vyčísleno, způsobilé výdaje se o něj ponižují. Zálohová faktura se do Soupisky účetních dokladů zapisuje jako samostatný účetní doklad, kde v Poznámce je třeba uvést, že se jedná o zálohovou platbu. Datem zdanitelného plnění je datum vystavení zálohové faktury (nikoli datum vystavení daňového dokladu k přijaté záloze). Pokud příjemce nedoloží závěrečnou fakturu nebo pokud byla zálohová faktura zaplacena před datem přijatelnosti způsobilých výdajů, nelze považovat zálohovou fakturu za způsobilý výdaj. 2. Zahraniční faktura Celková cena zahraniční faktury musí být uvedena i s desetinným místy. 3. Cestovní náklady 1) V případě, že byly nárokované výdaje na letenky a ubytování hrazeny z účtu společnosti, není třeba dokládat cestovní příkazy. Cestovní výdaje (letenky, ubytování) potom zapište jednotlivě jako standartní účetní doklad. 2) Pokud nelze použít první pravidlo pro zápis cestovních nákladů (např. placení ubytování zaměstnancem v hotovosti), je potřeba zapsat doklady jako cestovné a je nutné doložit cestovní příkaz. V tomto případě uveďte v soupisce účetních dokladů ve formuláři jako variabilní symbol např. C10-12/2013 (cestovné říjen až prosinec 2013), datum zdanitelného plnění je v případě cestovného datum ukončení pracovní cesty, dodavatelem je příjemce dotace. K doloženému cestovnímu příkazu je dále potřeba doložit Rozpis cestovních nákladů a smlouvu s vyslaným zaměstnancem. Tento formulář naleznete na: http://www.czechaccelerator.cz/ke-stazeni/zadosto-platbu-balicek-pro-ucastniky/. Nezpůsobilé výdaje není třeba do cestovního příkazu zapisovat. Přepočet cestovních nákladů v zahraniční měně: pokud byla zaměstnanci vyplacena záloha na služební cestu podle § 183 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, způsobilé výdaje se přepočítávají kurzem České národní banky ke dni vyplacení zálohy v ostatních případech se způsobilé výdaje podle § 184 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce přepočítávají kurzem České národní banky ke dni nástupu na služební cestu. INVESTICE

DO

V AŠÍ

11/24

BUDOUCNOS TI




Je tedy nutné doložit cestovní příkaz? ANO

NE

Zaměstnanec hradil výdaje v hotovosti nebo ze svého soukromého účtu.

Jak zapsat do ŽOPL?

Výdaje hradil jednatel ze soukromého účtu. *

Jak zapsat do ŽOPL?

JAKO CESTOVNÉ *

Výdaje byly hrazeny z účtu společnosti.

JEDNOTLIVĚ JAKO KAŽDÝ JINÝ DOKLAD

Pokud hradí jednatel výdaje ze soukromého účtu, je nutné doložit vypořádání finanční transakce mezi jednatelem a žadatelem (firmou).

Rada pro účastníky: Dokladování cestovních výdajů je snazší, pokud je odběratelem služeb na faktuře Vaše společnost, ne jednotlivec. Výdaje hraďte z účtu společnosti. Používejte potvrzení od dodavatele. Ubytujete se v komerčním ubytovacím zařízení. Dokládání a zápis cestovného Pokud je nutné zapsat doklady jako cestovné, musí vedle cestovního příkazu doložit žadatel ještě Rozpis cestovních nákladů. Formulář Rozpis cestovních nákladů (k dispozici na http://www.czechaccelerator.cz/kestazeni/zadost-o-platbu-balicek-pro-ucastniky/) musí být podepsaný příjemcem dotace. Do cestovního příkazu stačí uvést pouze výdaje související se způsobilými výdaji projektu (ubytování, popřípadě letenky). 4. Zádržné a) zádržné v cizí měně - pokud se jedná o zádržné v cizí měně, uveďte do pole Celkem uhrazeno v Kč skutečně uhrazenou částku přepočtenou na Kč. Do poznámky uveďte způsob výpočtu. b) zádržné v Kč - pokud se jedná o zádržné v Kč, je zapotřebí do pole Celkem uhrazeno v Kč uvést částku i se zádržným (tzn. pole „Celkem uhrazeno v Kč“ a „Cena v měně účetního dokladu“ se budou rovnat). Celková uhrazená cena (v Kč) musí být vyšší nebo rovna způsobilým výdajům v Kč. 5. Dobropis Dobropis se do formuláře nezapisuje samostatně, vždy musí být zapsán u konkrétní faktury. a) pořadí Faktura – úhrada – dobropis - dobropis bude zohledněn pouze v poli Způsobilé výdaje (způsobilé výdaje budou o dobropis poníženy). V poli Celková cena účetního dokladu a Celkem uhrazeno v Kč zůstane původní hodnota účetního dokladu. Slovo dobropis uveďte v poznámce. V „Úhradách účetního dokladu“ bude uvedena skutečná úhrada, tj. úhrada celé původní faktury, bez ohledu na dobropis. b) pořadí Faktura – dobropis - úhrada - dobropis bude zohledněn v poli Celková cena účetního dokladu, Celkem uhrazeno (v Kč) a Způsobilé výdaje (původní hodnoty účetního dokladu budou o dobropis poníženy). V poznámce bude uvedeno, že se jedná o dobropis. V Úhradách účetního dokladu bude vyplněna pouze skutečná úhrada (částka dobropisu zde nebude zahrnuta). INVESTICE

DO

V AŠÍ

12/24

BUDOUCNOS TI




Úhrady účetního dokladu Úhrada může být provedena v hotovosti, bezhotovostním převodem nebo zápočtem. V případě jiného způsobu úhrady než výše uvedeného, bude průkaznost úhrady posouzena individuálně. Účetní doklady musí být prokazatelně proplaceny dodavateli, aby bylo možné zahrnout položku do způsobilých výdajů. Doklad o úhradě musí splňovat náležitosti účetního dokladu dle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví s výjimkou data vystavení dokladu a podpisových záznamů odpovědných osob. Za označení účetního dokladu se považuje určení, o který z výše uvedených druhů dokladů se jedná. Pokud je tímto dokladem výpis z účtu, musí splňovat rovněž náležitosti dle § 7 zákona č. 297/2006 Sb., o platebním styku a sdělení České národní banky č. 9/2004 k § 7 zákona. Jak zapsat úhradu do soupisky v ŽOPL?

Oddíl pro zápis úhrady účetního dokladu

Vysvětlivky: Název pole

Popis

Pořadové číslo

Pokud je účetní doklad hrazen více úhradami, zapište jednotlivé úhrady dle jejich pořadí. (Pokud se např. jedná o 2 úhrady k UC 1 zapište jako pořadové číslo úhrady 1a a 1b nebo 1.1 a 1.2). Číslo úhrady musí odpovídat číslu účetního dokladu (číslo UC x).

Datum

Doplňte datum úhrady z příslušného úhradového dokladu.

Číslo úhradového dokladu

Vychází z účetnictví nebo interního číslování (např. VBU11/2011).

Způsob úhrady

Dle provedené úhrady zapište způsob úhrady hotovostně či bezhotovostně.

Měna

Doplňte měnu úhrady (nikoli měnu účetního dokladu).

Zaplacená částka v měně úhrady

Zapište uhrazenou částku v měně úhrady.

Kurz

U úhrad v cizí měně uveďte kurz ČNB ke dni úhrady. Kurz se zaokrouhluje na tři desetinná místa. U úhrad v CZK políčko proškrtněte.

Zaplacená částka v Kč

Pokud je faktura hrazena v cizí měně, tak se do tohoto pole doplní částka cizí měny přepočtená kurzem ČNB ke dni úhrady. Pokud je faktura hrazena v CZK,

INVESTICE

DO

V AŠÍ

13/24

BUDOUCNOS TI




tak se zde doplní částka z dokladu o úhradě. Zaplacená částka v měně účetního dokladu

Je-li faktura vystavená v cizí měně a úhrada probíhá v jiné měně, je zapotřebí, aby se „Zaplacená částka v měně účetního dokladu“ rovnala „Ceně v měně účetního dokladu“.

Pravidla pro dokládání úhrad účetních dokladů

Způsoby dokládání úhrady Hotovostní

Příjmový pokladní doklad Paragon Dobírka (zde postačuje doklad o zaplacení zboží, který při jeho předání vystavuje Česká pošta nebo kurýrní služba – ten by měl být předkládán spolu s fakturou) Výdajový pokladní doklad Poštovní poukázka

Bezhotovostní

Výpis z bankovního účtu (i elektronická verze)

Zápočet

Dohoda o zápočtu Jednostranný zápočet potvrzený písemně druhou stranou Pozn.: dohoda o zápočtu musí být uzavřena v souladu s obč. nebo obch. zákoníkem

INVESTICE

DO

V AŠÍ

14/24

BUDOUCNOS TI




Náležitosti dokladů o úhradě Doklady o hotovostní úhradě

1) Identifikace obou smluvních stran (pokud to charakter dokladu nevylučuje) 2) Variabilní symbol/číslo účetního dokladu (pokud se doklad vztahuje k faktuře, pokud ne, potom předmět plnění) 3) Částka a měna úhrady 4) Datum úhrady 5) VPD musí obsahovat razítko i podpis dodavatele. V případě, že dodavatel nemá razítko (např. zahraniční dodavatel nebo mala firma) je možné akceptovat doklady prokazující úhradu i bez razítka.

Výpis z účtu

1) Identifikace banky 2) Číslo bankovního účtu, z kterého je úhrada provedena (pokud se neshoduje s číslem účtu uvedeným v Žádosti o platbu, na který má být zaslána dotace, je nutné doložit identifikaci majitele účtu – první stranu výpisu z bankovního účtu, smlouvu o bankovním účtu nebo potvrzení o majiteli bankovního účtu 3) Číslo účtu dodavatele (shodné s č. ú. na faktuře) nebo jeho úplný název; pokud provedla úhradu třetí osoba, je nutno doložit, z jakého právního titulu 4) Variabilní symbol/číslo účetního dokladu 5) Částka a měna převodu (v případě úhrady částky v zahraniční měně z bankovního účtu v jiné měně je potřeba, aby na VBÚ byla uvedena i uhrazená částka v zahraniční měně, v opačném případě je nutné doložit avízo o zahraniční platbě) 6) Den odepsání částky z účtu

Dohoda o zápočtu 1) 2) 3) 4) 5)

Identifikace obou smluvních stran Variabilní symbol/číslo účetního dokladu Částka a měna, která je předmětem zápočtu dle jednotlivých faktur Datum podpisu druhé smluvní strany Podpisy a razítka obou smluvních stran. V případě, že dodavatel nemá razítko (např. zahraniční dodavatel nebo mala firma) je možné akceptovat doklady prokazující úhradu i bez razítka.

V případě faktury s uvedením úhrady „hotově“ je požadováno doložení úhrady. Toto se nevztahuje na případy, kdy je zcela evidentní, že je doklad vystaven proti složení hotovosti. V případě platby na základě smlouvy (a podobné příklady, kdy není vystavena faktura) je nutné jako variabilní symbol použít kód jednoznačně identifikující platbu (např. číslo smlouvy nebo jinou alternativní identifikaci). V případě platby více faktur najednou jednou úhradou, je nutné doložení variabilních symbolů všech faktur (např. avízem o provedené platbě) a zároveň doložení všech faktur z úhrady – tj. i nesouvisejících s projektem, aby bylo možné zkontrolovat, že byly všechny řádně zaplaceny. V těchto a podobných komplikovaných případech doporučujeme konzultaci s odpovědným pracovníkem CI. INVESTICE

DO

V AŠÍ

15/24

BUDOUCNOS TI




V případě platby v jiné měně, než uvedené na faktuře, je nutné doložit přesnou výši původní měny (např. faktura v Kč placena v EUR – nutno doložit, kolik Kč tvoří platba v EUR). Tyto skutečnosti jsou standardně uvedeny na avízu o provedené platbě. Důrazně doporučujeme dokládat tento doklad v případech platby v jiné měně.

Platba platební kartou V případech úhrady dokladu prostřednictvím platební karty je tuto úhradu možné uznat při doložení následujících dokladů: a/ výše účetního dokladu do 35.000Kč včetně DPH Co musíte doložit? kopie účtenky (tj. stvrzenka o úhradě kartou) daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ koncové číslo platební karty; 2/ částka; 3/ dodavatel; v případě, že bankovní výpis neobsahuje všechny tři identifikační znaky, je nutné doložit platbu potvrzením od dodavatele. b/ výše účetního dokladu nad 35.001Kč včetně DPH Co musíte doložit? kopie účtenky (tj. stvrzenka o úhradě kartou) daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ koncové číslo platební karty; 2/ částka; 3/ dodavatel) u účetních dokladů nad 35.001Kč vč. DPH je třeba doložit navíc potvrzení od dodavatele (při platbě kartou není uváděn variabilní symbol dokladu, z tohoto důvodu je vyžadováno potvrzení od dodavatele jako podpůrný doklad) k doložení vazby na variabilní symbol. Platba kartou na internetu Co musíte doložit? daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ částka; 2/ dodavatel) Na bankovních výpisech musí být i ostatní náležitosti: den odepsání částky z účtu, číslo majitele účtu a identifikace banky.

Platba přes platební portály V případě platby přes platební bránu (např. PayU, PaySec, PayPal) je nutné doložit výpis z bankovního účtu. Pokud bankovní výpis nebude obsahovat veškeré požadované údaje, je možné doložit výpis z účtu na platební bráně, příp. další podpůrné dokumenty (např. potvrzení od dodavatele).

INVESTICE

DO

V AŠÍ

16/24

BUDOUCNOS TI




Zápočet Úhrada zápočtem je možná. Musí jít buď o oboustranný zápočet, nebo o jednostranný, který byl druhou stranou potvrzen. V úhradách se zapíše datum podpisu druhé smluvní strany dohody o zápočtu. K zápočtu je však nutno předložit Dohodu o oboustranném zápočtu nebo obdobný dokument. Na dokumentu musí být uvedeny smluvní strany, identifikace faktury, částka a měna, datum podpisu druhé smluvní strany, podpisy obou smluvních stran. Tyto dokumenty stačí v prosté kopii se jménem, funkcí, podpisem a razítkem obou stran. Na straně dodavatele musí zápočet potvrdit statutární zástupce. Pokud zápočet nepodepíše statutární zástupce, ale např. osoba odpovědná za zaúčtování, je nutné přiložit plnou moc podepsanou statutárním zástupcem opravňující danou osobu k podpisu zápočtu. Faktury, které nejsou předmětem způsobilých výdajů, ale jsou zahrnuty do zápočtu, není třeba dokládat.

Zádržné Fakturu, která nebyla uhrazena celá z důvodu zádržného, lze akceptovat pouze v případě, že zádržné nemá vliv na vlastnictví majetku (tj. majetek nesmí přecházet na příjemce až v okamžiku úhrady zádržného). Smlouvu o zádržném je nutno přiložit k faktuře. Neuhrazené zádržné nelze zahrnout do způsobilých výdajů.

Úhrada třetí osoby V případech, kdy závazek (případně část závazku) příjemce uhradí třetí osoba, je požadováno doložení z jakého právního titulu byl závazek takto uhrazen.

Potvrzení od dodavatele Chybějící náležitosti dokladů lze doplnit přiložením potvrzení od dodavatele o uhrazení fakturované částky. Potvrzení musí obsahovat název dodavatele a příjemce dotace, identifikaci platby dle faktury (VS), datum, částku, měnu a vyjádření o zaplacení celé částky (popřípadě způsob úhrady). Toto potvrzení musí podepsat osoba oprávněná jednat za firmu dodavatele (jméno, funkce a razítko). Samotný doklad o úhradě (bankovní výpis, pokladní doklad) nemůže být nahrazen pouze potvrzením od dodavatele. Formulář je k dispozici na http://www.czechaccelerator.cz/ke-stazeni/zadost-oplatbu-balicek-pro-ucastniky/. Lepší je mít s sebou potvrzení v destinaci pokud víte, že doklady nebudou dostačující (k dispozici je také na http://www.czechaccelerator.cz/ke-stazeni/zadost-o-platbu-balicek-proucastniky).

INVESTICE

DO

V AŠÍ

17/24

BUDOUCNOS TI




Určení výše způsobilých výdajů dle provedené úhrady Faktura v Kč, úhrada v Kč

Způsobilým výdajem je zaplacená částka v Kč bez DPH (v případě neplátce včetně DPH).

Faktura v Kč, úhrada v cizí měně

Způsobilým výdajem je částka v Kč vypočtena jakou součin částky v cizí měně užité k platbě a kurzu ČNB v den úhrady. Výsledná částka v Kč se tak zpravidla liší od částky fakturované.

Faktura v zahraniční měně, úhrada ve stejné zahraniční měně

Způsobilým výdajem je částka získaná součinem zaplacené částky bez DPH a kurzu ČNB ke dni úhrady. Způsobilým výdajem je celá zaplacená částka bez DPH (neplátce včetně DPH). Je nutné jasně identifikovat, kolik zahraniční měny bylo placeno. Způsobilým výdajem je celá zaplacená částka. V případě, že faktura obsahuje nezpůsobilé výdaje, vypočítávají se způsobilé výdaje jako součin způsobilé částky v zahraniční měně a kurzu úhrady dle výpisu z bankovního účtu.

Faktura zahraniční měně, úhrada v Kč

Tento případ nastává nejčastěji, kdy má plátce účet v EUR, ale hradí fakturu znějící např. na USD. Způsobilým výdajem je částka získaná součinem zaplacené částky bez DPH (v případě neplátce včetně DPH) a kurzu ČNB ke dni úhrady a to cizí měny, na kterou zní devizový účet (např. v případě eurového účtu jde o EUR). Je nutná identifikace, kolik zahraniční měny bylo reálně placeno, tj. např. pokud faktura zní na USD, ale je placena v EUR, tak je třeba doložit, kolik USD představuje zaplacená částka v EUR. Částka zahraniční měny může být doložena avízem o provedené platbě, výpisem z účtu (pokud je tam uvedena), apod.

Faktura v zahraniční měně, úhrada v jiné zahraniční měně

Příklad č. 1 Faktura v zahraniční měně, úhrada v jiné zahraniční měně Celková cena faktury je 1 095,63 GBP Způsobilé výdaje jsou 932,45 GBP Poř. číslo

Datum úhrady

Částka úhrady

Kurz

Částka v CZK

1

4. 6. 2008

2 220,07 USD

15,950

35 410

35 410 Kč/1 095,63 = 32,319 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 32,319 * 932,45 = 30 135 CZK způsobilé výdaje

INVESTICE

DO

V AŠÍ

18/24

BUDOUCNOS TI




Způsob přepočtu ZV v případě, že je faktura hrazena více úhradami: Příklad č. 2 Faktura v zahraniční měně, úhrada ve stejné zahraniční měně Celková cena faktury je 10 000 USD. Způsobilé výdaje jsou 8 403 USD. Poř. číslo

Datum úhrady

Částka úhrady

Kurz

Částka v CZK

1

7. 12. 2011

5 000 USD

18, 953

94 765

2

14. 12. 2011

5 000 USD

19, 733

98 665

Součet úhrad v CZK 94 765 + 98 665 = 193 430 CZK 193 430/10 000 = 19, 343 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 19, 343 * 8 403 = 162 539 CZK způsobilé výdaje

Příklad č. 3 Faktura v zahraniční měně, část úhrady ve stejné zahraniční měně, část úhrady v Kč Celková cena faktury je 10 000 USD. Způsobilé výdaje jsou 8 403 USD. Poř. číslo

Datum úhrady

Částka úhrady

Kurz

Částka v CZK

1

7. 12. 2011

5 000 USD

18, 953

94 765

2

12. 12. 2011

97 085 CZK

1,000

97 085

Součet úhrad v CZK 94 765 + 97 085 = 191 850 CZK 191 850/10 000 = 19, 185 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 19, 185 * 8 403 = 161 211 CZK způsobilé výdaje

Při úhradě faktur je nutné vždy doložit zaplacení celé faktury. Poplatek nemusí být způsobilý výdaj Zapište do poznámky účetního dokladu.

DPH není ZV bankovní poplatky nejsou ZV

výdaje za minibar, prádelnu atd. nejsou způsobilé rebooking letenky není ZV

INVESTICE

DO

V AŠÍ

19/24

BUDOUCNOS TI




Rozpočet ŽOPL Část pro informace o rozpočtu Žádosti o platbu.

Částky se uvádějí v „celých CZK“ – způsobilé výdaje se zaokrouhlují na celé koruny dolů, výše dotace se vypočte z celkových způsobilých výdajů dle příslušné % míry podpory a zaokrouhlí se ve formuláři automaticky na celé CZK dolů. Vysvětlivky: Název pole

Popis

Způsobilé výdaje (náklady) v CZK

Uveďte celkovou vynaloženou částku na položku nárokovanou v ŽOPL.

Max. výše podpory dle Smlouvy o spolupráci a jejích příloh

V nepředvyplněných částech (rozpočtové položky 2.5 a 2.6) vyplňte max. možnou výši podpory pro danou rozpočtovou položku dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

20/24

BUDOUCNOS TI




Požadovaná dotace v CZK

Na základě míry podpory v % dle Smlouvy o spolupráci, příp. dle max. výše podpory (stanovené v příloze č. 3 Smlouvy o Spolupráci) uveďte požadovanou částku dotace na vynaložený výdaj na danou položku.

Soukromé financování

Uveďte prostředky vynaložené na projekt z vlastních zdrojů. Účastník uvede pouze prostředky v souladu s rozpočtovými položkami 2.1 až 2.6 dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci. Neuvádí se výdaje, na jejichž spolufinancování se nepodílí veřejné prostředky z projektu CzechAccelerator 2011 – 2014.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

21/24

BUDOUCNOS TI




Prohlášení příjemce dotace

Součástí Žádosti o platbu je seznam prohlášení, která svým podpisem stvrzuje osoba oprávněná jednat za společnost.

Úředně ověřený Podpis osoby oprávněně jednat za společnost a razítko.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

22/24

BUDOUCNOS TI




Na co si dát pozor aneb nejčastější chyby při podání ŽOPL Schovávat si všechny účtenky, palubní vstupenky, objednávky apod. DUZP nesmí mít dřívější datum, než je datum způsobilosti výdajů, které je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci a zároveň nesmí být před datem ukončení pobytu v destinaci (stanovené ve Smlouvě o spolupráci). K vyúčtovacím fakturám dokládejte také zálohové faktury, pokud byly vystaveny (pokud např. z důvodu platby kartou na internetu byla vystavena pouze vyúčtovací faktura, je dobré tuto informaci rovnou uvést např. do poznámky UC). Způsobilým výdajem je částka bez DPH (plátce DPH si nesmí do způsobilých výdajů zahrnout DPH ani v případě, kdy se jedná o zahraniční faktury). Faktura musí obsahovat předmět plnění v souladu se způsobilými výdaji projektu. Variabilní symboly u vstupenek: jako VS zapište číslo vstupenky (např. u Eventbrite to bývá čárový kód), jako DUZP zapište datum konání akce (pokud je na dokladu uvedeno). U vícedenní akce se za DUZP považuje první den konání akce. Zápis cestovného Doložte kopie pracovních či jiných smluv s vyslanými zaměstnanci. Bankovní poplatky nejsou způsobilým výdajem. Doložte smlouvu o vedení účtu, na který je zaslána dotace. Pokud je faktura vystavena v CZK, do ŽOPL se zapisuje částka zaokrouhlená na celé koruny směrem dolů. Stejně tak částka způsobilých výdajů. Naopak v případě faktur vystavených v cizí měně se zapisuje cena včetně desetinných míst tak, jak je uvedeno na dokladu. Bankovní výpisy mohou být i elektronické (nikoli printscreen), ale je nutné na nich specifikovat název žadatele nebo číslo jeho účtu, název příp. logo banky, datum úhrady, variabilní symbol (pokud je), částku a měnu úhrady a číslo účtu nebo celý název dodavatele. Pokud byl výdaj placen: a. kartou u obchodníka, je nutné doložit stvrzenku o platbě kartou a v případě úhrady vyšší než ekvivalent 35 000 CZK také potvrzení od dodavatele (z důvodu chybějícího variabilního symbolu) b. kartou přes internet, je třeba doložit daňový doklad a bankovní výpis (na obou dokladech musí být identifikace dodavatele). Výkaz práce poradce je třeba doložit ke každé faktuře. Účetní doklady musí být čitelné a mít všechny náležitosti. Z potvrzení dodavatele o zaplacení faktury musí být patrné, kdy jaká úhrada za dané ubytování proběhla. V soupisce příloh k ŽOPL musí být uvedeny všechny doložené listinné přílohy (faktury, objednávky, smlouvy, fotodokumentace apod.). Na dokladech musí být u částky vždy uvedena měna. V seznamu příloh by měly být všechny přílohy zapsány tak, aby je bylo možné rychle identifikovat.

INVESTICE

DO

V AŠÍ

23/24

BUDOUCNOS TI




Změna letenky (rebooking) není způsobilý výdaj. Výdaje za ubytování je možné uznat způsobilými v případě doložení standardního účetního dokladu. Účastník musí doložit řádný účetní doklad se všemi náležitostmi vystavený ubytovacím zařízením. Při využití nekomerčních ubytovacích služeb tak hrozí krácení způsobilých výdajů. Výdaje za minibar, prádelnu apod. nejsou způsobilým výdajem. Pro urychlení kontroly vaší ŽOPL je vhodné takovéto výdaje hradit zvlášť tak, aby nebyly účtovány na vámi doloženém dokladu. (Je tedy dobré domluvit se v hotelu například na oddělené fakturaci).

INVESTICE

DO

V AŠÍ

24/24

BUDOUCNOS TI

Příručka pro účastníky projektu CzechAccelerator Žádost o platbu -

Recommend Documents