Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK krok za krokem

Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK

krok za krokem ver. 2.0

Přemysl Březovič, Jihomoravský kraj email: [email protected] prosinec 2015

Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK (Protikorupční portál JMK)

Registr smluv Jihomoravského kraje je registrem smluv (včetně jejich případných dodatků) a objednávek, kterými jsou realizovány veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce v hodnotě nad 50 tis. Kč bez DPH. V registru smluv jsou ukládány také faktury vztahující se k těmto smlouvám a objednávkám. Dodatky smluv a faktury se vkládají k již vytvořeným součástem registru, tj. přímo ke smlouvě či objednávce vložené do registru při jejich uzavření/vystavení. Technické záležitosti Registru smluv Jihomoravského kraje řeší odbor kancelář ředitelky Krajského úřadu Jihomoravského kraje - [email protected]. Odborné záležitosti Registru smluv Jihomoravského kraje řeší odbor investic Krajského úřadu Jihomoravského kraje - [email protected].

1. Přihlášení do Registru smluv Jihomoravský kraj a jeho PO mají zřízen jednotný portál, který je součástí tzv. Protikorupčního portálu a kde se smlouvy, objednávky, faktury, ale i veřejné zakázky zveřejňují pomocí aplikace E-ZAK od firmy QCM. - přihlaste se do systému v na stránkách https://zakazky.krajbezkorupce.cz/

-

přihlašovací jméno a heslo Vám bylo zasláno, v případě, že ho nemáte, obraťte se prosím na pracovníka Jihomoravského kraje, Přemysla Březoviče: [email protected] tel. 541 65 8879

2

Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK (Protikorupční portál JMK) 2. Zveřejnění smlouvy, objednávky či faktury do Registru -

po přihlášení do systému EZAK klikneme na volbu v levém panelu Nové zadávací řízení

-

vyplníme název objednávky – dle zvyklostí každé organizace a necháme zvolenou možnost „Veřejná zakázka (nadlimitní, podlimitní, malého rozsahu)“

-

vybereme druh „zboží“ – dodávky, služby nebo stavební práce a vyplníme stručný popis - tato položka musí být vyplněna

3

Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK (Protikorupční portál JMK) -

vyplníme cenu smlouvy, objednávky, faktury bez DPH – nepoužívejte mezery ani tečky oddělující tisíce! podle předpokládané hodnoty = VZ malého rozsahu, druh zadávacího řízení = Registr smluv necháme zatrženou možnost „uveřejnit výsledek přímého zadání (evidence VZ)“ necháme zrušený elektronické podpis pro zadavatele

-

vyplníme datum nákupu (uskutečnění zdanitelného plnění), příp. uzavření smlouvy (čas není důležitý) a klinout na Uložit

-

dále vložíme naskenovanou smlouvu (případně objednávku) + fakturu/y – v části Veřejné dokumenty – přidat veřejný dokument

4


-

klikneme na Procházet a z PC vybereme příslušný soubor dále vyplníme pole Název dokumentu + necháme zatržené možnosti Aktuální a Předchozí verze můžeme ještě vybrat kategorii (typ) dokumentu – ale jde spíš o kosmetickou věc klikneme na Uložit

pozn.: Dokumenty skenujte v odstínech šedé nebo černobíle s rozlišením 150 -200 DPI – vetší rozlišení či plnobarevnost zbytečně zabírá místo na serveru

5


dále přidáme firmu, s kterou byla smlouva či objednávka sjednána – v sekci Oprávněné osoby – přiřadit organizaci

-

pomocí vyhledávacích polí si najdeme naše dodavatele – VYHLEDÁVAJETE NEJLÉPE POUZE POMOCÍ IČ, nepoužívejte další pole (např. email nebo Druh aktivit dodavatele) – protože vyhledávací algoritmus poté vyhledává pomocí průniku parametrů a nic nenajde vybereme (lze zatrhnout více možností najednou) a ještě MUSÍME zvolit důvod přiřazení organizace – pak možnost Přiřadit organizaci

-

-

organizaci.

pokud nenaleznete dodavatele, musíte ho vytvořit (založit) – klikněte v levém menu na Katalog organizací

6


-

musíme dodavatele založit do katalogu – funkce Založit nového dodavatele. Je potřeba znát aspoň IČ a kontaktní email vyplníme IČ, klikneme na načíst z ARES a potom doplníme kontaktní email organizace (pokud nelze zjistit dodavatelův email, vyplňte buď svůj nebo nějaký smyšlený – např. [email protected] – bohužel bez vyplněného emailu Vás to nepustí)

pokud máte přiřazeného dodavatele a vyplněny všechny údaje a vloženou naskenovanou smlouvu, objednávku či fakturu – tuto akci ukončíme – v sekci Informace o veřejné zakázce

7


vyplníte konečnou cenu (dle faktury) bez DPH a DPH, datum podepsání smlouvy a uzavřete

-

ještě nemáte vyhráno, nyní Vám přibyla u zakázky úplně dole sekce „Plnění smlouvy na základě veřejné zakázky“ - pokud se rozchází skutečně uhrazená cena s částkou, na kterou byla uzavřena smlouva (např. různé služby dle provedených prací) - doplňte i skutečně uhrazenou cenu (plnění smlouvy může probíhat i ve více letech a celkově uhrazená cena se tak může skládat z více let, doplňte tedy pro dané roky patřičné částky) až bude smluvní vztah plně ukončen (tj. zaplaceno a dodáno a předáno dílo/zboží) – ukončete plnění smlouvy pomocí textu - změnit

-

8


tím, že ukončíte plnění smlouvy, dojde k zařazení do archivu

3. Vyhledávání v Registru smluv -

obecný přehled Vašich zakázek – do systému musíte být přihlášení –menu Veřejné zakázky využívejte dané Filtry – např. filtr Uživatel pokud pak budete chtít najít archivovanou smlouvu – musíte si ve přehledu Veřejné zakázky upravit Filtr podle stavu archivu

-

nebo podrobnější filtrování na hlavní stránce EZAKu pomocí rychlého filtru „registr smluv“

9


nebo pomocí funkce Vyhledávání – kde v poli Druh zadávacího řízení vybereme „registr smluv“

4. Dodatečné opravy a nastavení v Registru smluv -

A) pokud potřebujete smazat omylem zveřejněný dokument (např. špatná faktura atd.) – musíte si u příslušné zakázky nastavit právo k mazání – Oprávněné osoby za zadavatele – nastavit oprávnění

10


vyberete si pak možnost mazat veřejný dokument atp., poté dáte dole možnost Uložit

-

poté Vám přibyde možnost mazat veřejný dokument – např. objednávku

-

B) pokud potřebujete u již zveřejněné smlouvy opravit např. předpokládanou hodnotu nebo datum nákupu – musíte vytvořit Interní opravný formulář v sekci Formuláře

-

ve formuláři opravíte potřebný údaj, uložíte, poté se musíte vrátit zpět k zakázce 11


vytvoří se opravný formulář, který musíte zveřejnit pomocí ikony oka

-

abyste zveřejnili formulář, použijte tlačítko Obejít elektronický podpis – tím se ihned přepíší požadované údaje

-

C) pokud se Vám nezobrazuje možnost Nové zadávací řízení – kliknutím na položku Detail uživatele – poté vpravo nahoře Upravit. Je nutno mít zatrženou možnost Smí zakládat veřejné zakázky

12

Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK krok za krokem

Recommend Documents