PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE finanční podpory v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU pro prioritní osu 1a a 1b

PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE finanční podpory v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU pro prioritní osu 1a a 1b Oblasti intervence 1.1a a 1.1b Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě VÝZVA ČÍSLO 07 – ČASOVĚ UZAVŘENÁ ELEKTRONIZACE SLUŽEB VEŘEJNÉ SPRÁVY Verze příručky 1.2 ze dne 5. 10. 2012

OBSAH Základní legislativa ............................................................................................................................... 3 Pojmy .................................................................................................................................................... 4 Úvod ..................................................................................................................................................... 6 Kapitola – Typy projektů a oprávnění žadatelé .................................................................................. 10 4. 1. Definice strategických projektů ........................................................................................................ 10 4. 2. Oprávnění žadatelé ......................................................................................................................... 10 5. Kapitola – Co předchází žádosti o podporu ....................................................................................... 11 5. 1. Projektový záměr ............................................................................................................................. 11 5. 2. Studie proveditelnosti a analýza nákladů a přínosů ........................................................................ 11 5. 3. Monitorovací indikátory .................................................................................................................... 12 6. Kapitola – Rozpočet projektu .............................................................................................................. 13 7. Kapitola – Způsobilost výdajů ............................................................................................................. 14 7. 1. Způsobilost výdajů - obecně ............................................................................................................ 14 7. 2. Způsobilé výdaje prioritní osy 1, Výzva č. 07 .................................................................................. 14 7. 3. Nezpůsobilé výdaje .......................................................................................................................... 15 8. Kapitola – Projektový tým ................................................................................................................... 17 9. Kapitola – Vyhlášení výzvy a předkládání žádostí o udělení podpory ............................................... 18 9. 1. Přílohy žádosti o finanční podporu .................................................................................................. 18 9. 2. Seznam příloh .................................................................................................................................. 19 9. 3. Způsob podání žádosti .................................................................................................................... 19 10. Kapitola – Příjem žádostí, jejich hodnocení a výběr projektů ............................................................. 20 10. 1. Hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí .......................................................................... 20 10. 2. Hodnotící proces pro strategické projekty ................................................................................... 21 10. 3. Vydání Registračního listu a Stanovení výdajů na financování akce OSS ................................. 26 11. Kapitola – Rozpočtování ..................................................................................................................... 28 12. Kapitola – Realizace projektu ............................................................................................................. 29 12. 1. Povinnosti příjemců ..................................................................................................................... 29 12. 2. Vedení účetnictví ......................................................................................................................... 30 12. 3. Archivace ..................................................................................................................................... 30 12. 4. Informování o projektu, propagace projektu ................................................................................ 30 12. 5. Výběr dodavatelů ......................................................................................................................... 31 12. 6. Změny projektu ............................................................................................................................ 36 12. 7. Monitorování postupu projektů .................................................................................................... 37 12. 8. Způsob proplácení a žádosti o platbu .......................................................................................... 38 12. 9. Závěrečné vyhodnocení akce ...................................................................................................... 39 12. 10. Kontroly projektu .......................................................................................................................... 39 12. 11. Odstoupení od projektu ............................................................................................................... 43 12. 12. Nesrovnalosti ............................................................................................................................... 43 12. 13. Stížnosti a odvolání ..................................................................................................................... 44 13. Přílohy ................................................................................................................................................. 45 14. Seznam zkratek .................................................................................................................................. 46 1. 2. 3. 4.

Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012

Strana 2 (celkem 46)

1.

Základní legislativa

Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, Nařízení Evropského parlamentu a rady (ES) č. 1080/2006 ze dne 5. července 2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999, Nařízení Komise (ES)č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby – usnesení vlády č. 757/2007 Usnesení vlády č. 927/2007 o zřízení Grémia pro regulační reformu a efektivní veřejnou správu, Usnesení vlády č. 536/2008 o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration, Usnesení vlády č. 854/2008 ke Strategii rozvoje služeb pro informační společnost Metodika finančních toků a kontroly programů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a Evropského rybářského fondu Metodická příručka způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007–2013 Vyhláška č. 560/2006 Sb., Vyhláška MF č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem, Vyhláška MF č. 165/2008, kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


2.

Pojmy

Etapa: Etapou projektu se rozumí technicky, finančně a časově nezávislá fáze projektu, která je logicky kontrolovatelná. Projekt může, ale nemusí být rozdělen do jednotlivých etap. Kontrola: Kontrola je důležitou součástí řídící práce. Jde o činnost, při které se ověřuje, zda skutečný stav odpovídá stavu žádoucímu a zda existují (a jak se naplňují) opatření k dosažení souladu mezi skutečným stavem a stavem žádoucím. Směřuje k objektivnímu zajištění plnění závazků vyplývajících z právního aktu a k dodržování obecně závazných předpisů pro používání veřejných prostředků. Prověřuje účinnost, efektivnost, hospodárnost a účelovost použití veřejných prostředků a stav v nakládání s majetkem a závazky. Zajišťuje, že budou přijata opatření na odstranění zjištěných nedostatků a příčin jejich vzniku. Nesrovnalost: Pojem nesrovnalost („irregularity“) je pro účely ochrany finančních zájmů EK a zacházení s prostředky poskytnutými ze souhrnného rozpočtu Evropských společenství definován v Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti. „Nesrovnalostí“ se rozumí porušení právních předpisů Společenství vyplývající z jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu Evropských společenství, a to započtením neoprávněného výdaje do rozpočtu Společenství. Nesrovnalosti představují porušení pravidel ES nebo českých právních norem, a to úmyslné i z nedbalosti. Právní akt: Jedná se o dokument poskytující peněžní prostředky příjemci. Je vydáván příslušným zprostředkujícím subjektem, popř. jinou OSS do jehož působnosti spadá daný projekt a který rozhoduje o poskytnutí finančních prostředků. Je vydáván na celkovou dobu uskutečňování daného projektu a obsahuje zejména označení příjemce dotace, účel, na který jsou finanční prostředky poskytovány, výši pomoci ze strukturálních fondů, popř. státního rozpočtu, časový harmonogram plnění projektu a podmínky užití finančních prostředků, resp. podmínky, které je nutné dodržet po poskytnutí finančních prostředků. Další náležitosti právního aktu stanoví zákon č. 218/2000 Sb., rozpočtová pravidla, v platném znění. Příkladem právního aktu v případě organizačních složek státu je Stanovení výdajů na financování akce OSS. Příjemce: Příjemci podpory jsou subjekty zodpovědné za zajištění realizace projektů. Příjemci připravují vlastní projekty, které realizují, a to buď vlastními silami, nebo ve spolupráci s partnery, nebo prostřednictvím externího dodavatele, případně kombinací těchto variant. Řídící orgán: Řídícím orgánem operačního programu je subjekt odpovědný za řízení a implementaci OP. V případě IOP je jím MMR. Řídící orgán může výkon některých činností delegovat na zprostředkující subjekty. Závěrečné vyhodnocení akce: Jedná se o pojem vycházející z financování programů reprodukce majetku. V termínu, daném v právním aktu o poskytnutí podpory, předkládá příjemce tuto zprávu MVČR, která obsahující náležitosti dané vyhláškou č, 560/2006 Sb.



Zprostředkující subjekt: Zprostředkující subjekt je subjekt, na který Řídící orgán deleguje výkon některých svých činností. Rozsah delegovaných činností je stanoven formou písemné dohody mezi Řídícím orgánem a Zprostředkujícím subjektem. Pro prioritní osu 1.1 – Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě – Cíl Konvergence je zprostředkujícím subjektem Ministerstvo vnitra ČR (MVČR). Žádost o finanční podporu: Žádost o finanční podporu je dokument, ať již v papírové či elektronické formě, který je předkládán v rámci vyhlášené výzvy. Žádost o platbu: Žádosti o provedení platby zasílá příjemce příslušnému řídícímu orgánu/zprostředkujícímu subjektu. Žádosti jsou zasílány v intervalech, které stanoví právní akt o poskytnutí podpory. Žádost musí být doložena potřebnými doklady (zaplacené faktury, výpisy z účtů). Žadatel: Žadatel o finanční podporu je subjekt, který předkládá svou projektovou žádost k hodnocení za účelem získání podpory ze strukturálních fondů, resp. z IOP. Po vydání právního aktu se z žadatele stává příjemce.



3.

Úvod

Tato příručka má za úkol provést žadatele a posléze příjemce finanční podpory procesem vytvoření, podání žádosti a následně realizace projektu tak, aby tyto kroky byly v souladu s legislativou Evropských společenství a České republiky, jako i s pravidly upravujícími celou oblast příjmu pomoci ze strukturálních fondů EU v programovém období 2007 – 2013. Příručka je určena výhradně oprávněným subjektům vyjmenovaným v ve výzvě. Pro zodpovězení jakýchkoliv dotazů, týkajících se přípravy a podání projektových žádostí, realizace projektů, jejich monitorování, vyúčtování obdržené podpory a dalších otázek, které Vám pomohou naplnit prostřednictvím bezchybné realizace kvalitních projektů cíle definované v IOP, jsou Vám k dispozici pracovníci odboru strukturálních fondů MV ČR a pracovníci věcného gestora pro zodpovídání dotazů technického rázu. Kontakty jsou uvedeny v textu výzvy a v této PPŽP. Informace o IOP a podporovaných aktivitách Cílem IOP je modernizace a zefektivnění činnosti a procesů v oblasti veřejné správy a navazujících veřejných služeb a územního rozvoje jako předpokladu pro vytvoření moderní občanské společnosti a zvýšení konkurenceschopnosti regionů a ČR jako celku. Číslo prioritní osy/oblasti intervence

Název prioritní osy/oblasti intervence

1a

Modernizace veřejné správy – Cíl Konvergence

1.1a 1b

Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě Modernizace veřejné správy – Cíl Regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost

1.1b 2

Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě Zavádění ICT v územní veřejné správě – Cíl Konvergence

2.1 3

Zavádění ICT v územní veřejné správě Zvýšení kvality a dostupnosti veřejných služeb – Cíl Konvergence

3.1

Služby v oblasti sociální integrace

3.2

Služby v oblasti veřejného zdraví

3.3

Služby v oblasti zaměstnanosti

3.4 4a

Služby v oblasti bezpečnosti, prevence a řešení rizik Národní podpora cestovního ruchu – Cíl Konvergence

4.1a 4b

Národní podpora cestovního ruchu Národní podpora cestovního ruchu – Cíl Regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost

4.1b 5

Národní podpora cestovního ruchu Národní podpora územního rozvoje – Cíl Konvergence

5.1

Národní podpora využití potenciálu kulturního dědictví

5.2

Zlepšení prostředí v problémových sídlištích

5.3 6a

Modernizace a rozvoj systémů tvorby územních politik Technická pomoc – Cíl Konvergence

6.1a

Aktivity spojené s řízením IOP

6.2a 6b

Ostatní náklady technické pomoci IOP Technická pomoc – Cíl Regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost

6.1b

Aktivity spojené s řízením IOP

6.2b

Ostatní náklady technické pomoci IOP



Globálním cílem Integrovaného operačního programu (dále jen IOP) je prostřednictvím zefektivnění fungování veřejné správy a veřejných služeb podpořit socioekonomický růst ČR a zvýšit kvalitu života občanů. Splnění tohoto cíle bude v programovém období 2007 – 2013 finančně podpořeno z jednoho ze strukturálních fondů EU – Evropského fondu pro regionální rozvoj (ERDF), a to až do výše 85 % z celkových způsobilých veřejných výdajů. Zbylých 15 % způsobilých veřejných výdajů bude uhrazeno z národních veřejných zdrojů ČR. Za část implementace IOP odpovídá Ministerstvo vnitra ČR jako Zprostředkující subjekt pro: Prioritní osu 1a – Modernizace veřejné správy v oblasti Cíle Konvergence, Prioritní osu 1b – Modernizace veřejné správy v oblasti Cíle Regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost, Projekty v rámci IOP se budou realizovat zejména na území Cíle Konvergence, což představuje území celé ČR kromě hlavního města Prahy, a také částečně na území Cíle Regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost, což je naopak výhradně území hlavního města Prahy. Globálním cílem prioritních os 1a, 1b je modernizace ústřední státní správy prostřednictvím rozvoje informační společnosti. Specifickými cíli prioritních os 1a, 1b je zlepšit úroveň služeb elektronické veřejné správy, zvýšit využívání internetu občany pro komunikaci s veřejnou správou a snížit administrativní zatížení občanů, podnikatelů a veřejného sektoru. Podporované aktivity/operace prioritní osy 1a a 1b se zaměřují na: a) Vytváření, rozvoj a údržba celostátních základních a dalších relevantních registrů veřejné správy včetně systému bezpečného a chráněného přístupu: vytvoření čtyř základních registrů veřejné správy (registr územní identifikace a katastru nemovitostí, registr osob, registr obyvatel, registr práv a povinností) jako platformy pro sdílení dat ve veřejné správě, vytváření dalších registrů veřejné správy podle společenské potřeby v návaznosti na funkcionality základních registrů, projekty podporující komunikaci základních a dalších registrů veřejné správy navzájem a s dalšími relevantními informačními systémy veřejné správy, projekty se zaměřením na zajištění vysoké míry bezpečnosti a ochrany datových registrů, projekty se zaměřením na vytvoření jednotného systému identifikace, autentifikace a autorizace pro systém registrů veřejné správy a dalších informačních systémů veřejné správy; b) Budování komunikační infrastruktury veřejné správy: výstavba datových sítí pro potřeby služeb veřejné správy a veřejných služeb, projekty řešící vybudování komplexních standardizovaných informačních a komunikačních systémů, sítí a infrastruktur ve veřejné správě s důrazem na plnou interoperabilitu a vzájemné propojení s již existujícími systémy orgánů veřejné správy, a to pouze pro nekomerční využití, projekty, které se zaměří na zajištění vysoké míry zabezpečení komunikační infrastruktury veřejné správy; c) Vybudování přístupových míst pro komunikaci s informačními systémy veřejné správy: vytvoření centrálního místa pro zpřístupnění všech zveřejňovaných a veřejně přístupných informací ve veřejné správě prostřednictvím Portálu veřejné správy, přímá i nepřímá integrace jednotlivých portálů popř. jednotlivých aplikací používaných ve veřejné správě do Portálu veřejné správy, zřizování tzv. kontaktních míst veřejné správy – zapojování regionálních a místních pracovišť k tzv. Czech Point, (zejména zajištění technického a technologického vybavení), zabezpečování komunikačního rozhraní pro práci s elektronickými systémy veřejné správy;



d) Elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend v oblasti justice, bezpečnosti, daňové a celní správy, kultury, vzdělávání, zdravotnictví, dopravy, zaměstnanosti, sociální péče, hospodářství a archivnictví: služby elektronické veřejné správy (eGovernment) poskytované prostřednictvím moderních informačních a komunikačních technologií (ICT) na národní úrovni s provázaností na úroveň mezinárodní, regionální i místní, digitalizace vybraných datových zdrojů, jejich zpřístupňování (vč. ochrany a zpřístupnění publikovaných digitálních dokumentů), dlouhodobého ukládání včetně podpory vybavení Národní digitální knihovny, Národního datového úložiště a regionálních datových úložišť vzájemně propojených, nástroje na zpřístupňování archiválií v rámci projektu „Otevřená minulost“ spojené s vytvořením pravidel upravující technickou stránku poskytování těchto archiválií veřejnosti pomocí prostředků ICT, realizace transakcí (podání např. formulářů, výkazů …) elektronickou cestou s orientací na občany a podnikatele, elektronizace výkonu jednotlivých agend ve veřejné správě s orientací na zaměstnance veřejné správy (úředníky), zavádění elektronické spisové služby (document management), aktivity související s podporou informačního managementu, znalostních systémů veřejné správy a budování kompetenčních a znalostních center, propagace poskytování služeb elektronické veřejné správy s důrazem na bezpečný, transparentní, rychlý a jednoduchý přístup ke službám poskytovaným orgány veřejné správy. Výzva je otevřena pro následující aktivity prioritní osy 1a a 1b podle PD IOP: a) Vytváření, rozvoj a údržba celostátních základních a dalších relevantních registrů veřejné správy včetně systému bezpečného a chráněného přístupu: b) Budování komunikační infrastruktury veřejné správy: c) Vybudování přístupových míst pro komunikaci s informačními systémy veřejné správy: d) elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend v oblasti justice, bezpečnosti, daňové a celní správy, kultury, vzdělávání, zdravotnictví, dopravy, zaměstnanosti, sociální péče, hospodářství a archivnictví: Další informace k prioritní ose 1a a 1b Zdůvodnění podpory: nedostatečné využívání moderních ICT ústřední veřejnou správou neznalost a nízká míra využívání metod a modelů fungování (eGovernment) z hlediska back-office i front-office neefektivní investování do rozvoje ICT v ústřední státní správě nerozvinutý management a marketing služeb veřejné správy a veřejných informačních služeb špatná infrastrukturní vybavenost pro šíření vysokorychlostního připojení k internetu velký podíl dosud nedigitalizovaných dat roztříštěné, nejednoznačné a nepopsané datové zdroje nejednotné a izolované datové registry chybějící definice podmínek a standardů pro sdílení dat mezi orgány veřejné správy malá nabídka služeb na úrovni interakcí a transakcí páteřní komunikační infrastruktura včetně „poslední míle“ není plošně realizována nedostatečné zabezpečení informačních sítí a služeb nedůvěra uživatelů v zabezpečení služeb ICT funkce aplikačního SW nejsou dostatečně integrovány, malá typovost používaných produktů nedostatečná koordinace a standardizace rozvoje informatizace nedostatečná informovanost veřejnosti o možnostech, které jim eGovernment nabízí nedostatečná počítačová gramotnost Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Globální cíl: Modernizace ústřední státní správy prostřednictvím rozvoje informační společnosti Specifické cíle: zlepšit úroveň služeb elektronické veřejné správy zvýšit využívání internetu občany pro komunikaci s veřejnou správou snížit administrativní zatížení občanů, podnikatelů a veřejného sektoru Veřejná podpora: Není poskytována veřejná podpora. Podpora je poskytována orgánům územní veřejné správy, které své služby neposkytují na ekonomické bázi; výkon veřejné činnosti nemá charakter ekonomické činnosti. Typ podpory: Individuální (strategické) projekty.



4.

Kapitola – Typy projektů a oprávnění žadatelé

Typ projektu má přímý vliv na způsob hodnocení a výběru. Projekty podávané v této výzvě mají charakter tzv. strategických projektů.

4. 1.

DEFINICE STRATEGICKÝCH PROJEKTŮ

Jedná se o projekty, jejichž realizací je podmíněno naplnění základní cílů v oblasti definované strategií Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (EVS). Strategické projekty identifikuje Grémium náměstků pro regulaci a reformu veřejné správy na základě doporučení Stálého výboru pro koordinaci Smart Administration, jejich seznam schvaluje vláda ČR svým usnesením (Usnesení vlády č. 536/2008 o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration). Projekty jsou meziresortního či nadresortního charakteru, na jejich realizaci se bude v řadě případů podílet několik subjektů, které jsou z kompetenčního hlediska v rovnocenném postavení. Projekty především v oblasti ICT vykazuji vysokou míru komplexnosti a vzájemné provázanosti, jejich úspěšné řešení předpokládá efektivní řízení SA jako celku, využití jednotné metodologie a standardů projektového řízení. Projekty jsou vzájemně provázány a implementace určitých projektů podmiňuje realizaci dalších projektů z této oblasti. Všechny aktivity realizované v této výzvě jsou specificky určené v programovém dokumentu IOP a jejich realizace je esenciálně nezbytná pro úspěšnou realizaci strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby.

4. 2.

OPRÁVNĚNÍ ŽADATELÉ

O finanční podporu v rámci oblastí intervence IOP implementovaných Ministerstvem vnitra ČR mohou žádat výhradně subjekty, které jsou v Programovém dokumentu IOP uváděné jako oprávnění žadatelé, a to na základě výzvy k předkládání žádostí o podporu, zpracované odborem strukturálních fondů MV ČR a vyhlašované na webových stránkách www.strukturalni-fondy.cz/iop/vyzvy a www.mvcr.cz, složka Evropská unie – Strukturální fondy. Žadatelé jsou oprávněni žádat o finanční podporu na projektové záměry uvedené v příloze usnesení vlády ČR ze dne 14. května 2008 č. 536 o strategických projektových záměrech pro čerpání prostředků ze Strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration – příloha ke strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. Oprávněnými žadateli v rámci výzvy č. 07 IOP jsou organizační složky státu a jimi zřizované příspěvkové organizace, vyjmenované v usnesení vlády č. 536/2008, a dále ty projektové záměry, které nebyly předložené ve výzvě č. 03 ZS MV ČR, vyhlášené 3. 12. 2008, do doby jejího uzavření 15. 1. 2010. V rámci této výzvy nejsou přijatelné projektové záměry uvedené ve výzvě IOP ZS MV ČR č. 03 vyhlášené dne 3. 12. 2008, které byly do výzvy č. 03 předloženy ke dni jejího uzavření, tj. do 15. 1. 2010. V případě projektových záměrů, u nichž je uveden jako gestor nebo spolupracující resort pojem „všechny resorty“ se za oprávněného žadatele považují ústřední orgány státní správy vyjmenované v zákoně č. 2/1969 Sb., (kompetenční zákon) ve znění pozdějších předpisů, jimi zřizované příspěvkové organizace, popřípadě jimi zřizované / řízené organizační složky státu. Organizační složka státu, jmenovitě uvedená v usnesení vlády, může podat projekt prostřednictvím zřízené příspěvkové organizace nebo zřízené/řízené organizační složky státu. V takovém případě uvede příspěvková organizace (tj. žadatel) informaci o zřizovateli (= OSS) do projektové žádosti - např. v rámci bodu Popis projektu. V rámci této výzvy jsou oprávněnými žadateli: Organizační složky státu a jimi zřizované příspěvkové organizace.



5.

Kapitola – Co předchází žádosti o podporu

5. 1.

PROJEKTOVÝ ZÁMĚR

První a nejdůležitější věcí v celém procesu přípravy žádosti o podporu je vždy kvalitní projektový záměr. Potenciální žadatel musí mít jasnou představu o tom, jaký projekt se má uskutečnit. Projekt musí být realizovatelný, odpovídat situaci a možnostem žadatele, být dostatečně efektivní a udržitelný. Žadatel musí vycházet z analýzy situace a na jejím základě definovat potřeby, jejichž naplnění je cílem projektu. Po stanovení cíle projektu, vstupů, nástrojů a aktivit projektu je nutné zvážit technické, finanční, personální a časové požadavky pro úspěšnou realizaci projektu a srovnat je s možnostmi, kterými žadatel disponuje. Teprve poté, co má ujasněnu ucelenou strategii či záměr, by měl žadatel zjistit možnosti podpory svého potenciálního projektu. Za tímto účelem může žadatel hledat informace na webových stránkách a následně konzultovat svůj záměr s pracovníky odboru strukturálních fondů MV ČR a v otázkách věcného zaměření výzvy a jednotlivých projektů s pracovníky Programové kanceláře ministerstva vnitra. Důležitým faktorem je mít vždy svůj projekt provázaný na strategický dokument, z něhož výzva vychází (tedy především Integrovaný operační program, usnesení vlády ČR č. 757/2007 Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby, usnesení vlády ČR č. 536/2008 Strategické projekty pro čerpání prostředků ze Strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration – příloha ke strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby a usnesení vlády č. 854/2008 ke Strategii rozvoje služeb pro informační společnost v České republice na období 2008 - 2012). Kontaktní osoby pro výzvu: Kontaktní osoba – pro přípravu žádosti o finanční podporu: Ministerstvo vnitra ČR – Odbor strukturálních fondů Mgr. Hana Mottlová e-mail: [email protected] Kontaktní osoba – Útvar hlavního architekta (pro získání Stanoviska): Ministerstvo vnitra ČR – Útvar hlavního architekta Denisa Hrabáková e-mail: [email protected].

5. 2.

STUDIE PROVEDITELNOSTI A ANALÝZA NÁKLADŮ A PŘÍNOSŮ

Součástí přípravy projektu a následně povinnou přílohou žádostí o podporu musí být i studie proveditelnosti, která slouží jako nástroj ke zdůvodnění projektu z ekonomického, právního a technického hlediska ve vazbě na konkrétní cíle dané prioritní osy a oblasti intervence IOP. Součástí této studie bude rovněž Analýza nákladů a přínosů (tzv. CBA). Studie proveditelnosti slouží poskytovateli podpory jako podklad k posouzení realizovatelnosti projektu a ověření jeho smysluplnosti; pro žadatele o podporu představuje jeden z klíčových nástrojů samotného projektového řízení. Smyslem studie je provést všestrannou analýzu projektového investičního záměru, resp. jeho variant. Proto musí obsahovat analýzu současného stavu, odhad budoucího vývoje řešené oblasti a návrh možných věcných variant řešení (včetně varianty nulové – projekt se nebude realizovat) včetně analýzy případných změn parametrů projektu, stability cílů projektu a jeho následné udržitelnosti. Z pohledu žadatele o podporu je ve studii proveditelnosti důležitý i odhad možných rizik a jejich dopad na uvažované varianty. Analýza rizik a z ní vytvořená mapa rizik poslouží realizátorovi projektu také při sestavování a vedení projektového týmu. Studie proveditelnosti musí: poskytnout hodnotitelům a poskytovateli dotace veškeré informace, které jsou nezbytné pro posouzení a ohodnocení projektu, zejména ve vazbě na všechna výběrová kritéria, informovat o záměru z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


prokázat, že pro samotný projekt, o jehož podporu se žádá, byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta, prokázat správnost odhadu a reálnost plánovaného rozpočtu, prokázat udržitelnost projektu a schopnost jeho financování ze strany žadatele po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů. Osnova studie proveditelnosti a CBA je uvedena v příloze č. 1 této Příručky. Osnova studie proveditelnosti a CBA je závazná.

5. 3.

MONITOROVACÍ INDIKÁTORY

Při tvorbě projektové žádosti si musí žadatel také ujasnit kvantifikované cíle svého projektu – monitorovací indikátory. Měřitelným parametrem realizace projektů je plnění monitorovacích indikátorů výstupu a monitorovacích indikátorů výsledku. Žadatel o podporu si při tvorbě projektové žádosti zvolí z katalogu indikátorů ty, které se vztahují k příslušné projektové aktivitě, a zadá cílovou hodnotu, k jejímuž naplnění se realizací projektu zavazuje. Přehled indikátorů pro prioritní osu 1a, 1b a její jednotlivé aktivity je uveden v příloze č. 02 této příručky. Vykazovat plnění indikátorů bude příjemce podpory v pravidelných hlášeních o pokroku a monitorovacích zprávách.



6.

Kapitola – Rozpočet projektu

Kromě výstižného slovního popisu projektu je nutné zaměřit se i na důslednou přípravu projektového rozpočtu, který musí být přiměřený plánovaným aktivitám, jasně a logicky strukturovaný a přehledný. Rozpočet musí odpovídat obsahové náplni a rozsahu projektu a respektovat případná omezení stanovená legislativními a metodickými dokumenty. Rozpočet musí mít takovou strukturu, aby bylo možné posoudit přiměřenost výdajů, úplnost a relevanci jednotlivých položek rozpočtu ve vztahu k aktivitám projektu i rozpočtu jako celku. Rozpočet projektu uvedený ve studii proveditelnosti musí navazovat (může být detailnější) na záložku Potřeby uvedenou v systému Benefit7+ a nesmí být v rozporu. V záložce Potřeby v Benefit7+ se dále vyplňují sumarizované položky jednotlivých druhů způsobilých výdajů z rozpočtu a jejich vazba na rozlišení druhů výdajů programového financování ISPROFIN. Podrobný rozpočet dle položek je povinnou součástí žádosti o financování. Může být součástí Studie proveditelnosti nebo ho lze přiložit jako samostatnou přílohu k žádosti o finanční podporu. Vzor rozpočtu je uveden v příloze Příručky č. 1. U žadatelů, kteří mají nárok na odpočet DPH na vstupu, se výdaje u položek rozpočtu uvádějí bez DPH. Ostatní žadatelé uvádějí výdaje včetně DPH.



7.

Kapitola – Způsobilost výdajů

7. 1.

ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ - OBECNĚ

Způsobilost výdajů projektu je podmíněna dodržením principů uvedených v této kapitole. Podrobná pravidla způsobilosti výdajů a příklady jejich aplikace jsou uvedeny v Pravidlech způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007 – 2013, která byla schválena usnesením vlády ČR č. 61/2007, a v navazující Metodické příručce způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007 – 2013, která je k dispozici na www.strukturalni-fondy.cz/rps/pravidla-zpusobilosti-vydaju-pro-obdobi-2007-2013. Výdaje na realizaci projektu lze uhradit z přidělené podpory až do výše 85 % rozpočtu celkových způsobilých výdajů za předpokladu, že rozpočtované prostředky splňují následující principy: hledisko hospodárnosti – výdaj musí být co nejnižší, vynaložen ve správné době a zároveň protihodnota musí být získána v přiměřené kvalitě a dostatečné kvantitě.hledisko účelnosti – výdaj musí mít přímou vazbu na projekt a být pro jeho realizaci nezbytný, hledisko efektivnosti – je nutné usilovat o maximalizaci poměru mezi vstupy a výstupy projektu, hledisko časové – výdaj byl skutečně uhrazen nejdřív po 1. 1. 2007, přičemž projekty nesmějí být dokončeny před vydáním Stanovení výdajů na financování akce OSS; dokladování a zaplacení výdaje: výdaje musí být identifikovatelné, prokazatelné (tzn. prokazatelně zaplaceny příjemcem), definitivní a příjemce podpory je musí kdykoliv doložit účetními doklady, které v souladu s požadavky legislativních předpisů musí být zachycené v účetnictví nebo v daňové evidenci příjemce. Plnění těchto základních principů je podmínkou tzv. způsobilosti výdajů, tj. pouze výdaje splňující podmínky způsobilosti mohou být proplaceny z finančních prostředků přidělených v rámci podpory. Výdaj, na který se vztahuje přiznaná podpora z této výzvy, nelze uplatnit v jiném dotačním programu financovaném z veřejných zdrojů EU a ČR. Maximální výše finanční podpory (příspěvek ze strukturálních fondů EU) na způsobilé výdaje jednoho projektu je 255.000.000,- Kč. Výdaje pořízené před datem vyhlášení výzvy je možné financovat (viz způsobilost výdajů po 1. 1.2007), avšak je nutné prokázat dodržení všech pravidel, která jsou součástí výzvy 07. Z tohoto důvodu lze doporučit financovat jen výdaje, které vzniknou až po vyhlášení výzvy.

7. 2.

ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PRIORITNÍ OSY 1, VÝZVA Č. 07

Způsobilými výdaji v rámci prioritní osy 1, výzva č. 07 jsou: pořízení dlouhodobého hmotného majetku, pořízení dlouhodobého nehmotného majetku, pořízení drobného hmotného a nehmotného majetku, nezbytné stavební úpravy související s pořízením nebo rozšířením informačních systémů do výše 10% celkových způsobilých výdajů nezbytný nákup pozemků související s pořízením nebo rozšířením informačních systémů do výše 10% celkových způsobilých výdajů výdaje na nákup služeb bezprostředně souvisejících s realizací projektu, projektová dokumentace, odborné studie, posudky a analýzy, jejichž vyhotovení je nezbytné pro realizaci projektu (vč. studie proveditelnosti) do 5 % celkových způsobilých výdajů projektu, osobní náklady a cestovní náhrady (mzdy, platy či odměny zaměstnanců pracujících na projektu, resp. obligatorní výdaje zaměstnavatele za zaměstnance pracující na daném projektu), režijní náklady bezprostředně související s realizací projektu, náklady na nezbytnou publicitu projektu, daň z přidané hodnoty u neplátců DPH, daň z přidané hodnoty u plátců DPH, pokud nemají nárok na odpočet DPH na vstupu. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Výdaje musí souviset s pořizováním a rozšiřováním informačních systémů za použití informačních a komunikačních technologií. Informačními a komunikačními technologiemi (ICT) se rozumí hardwarové a softwarové prostředky pro sběr, přenos, ukládání, zpracování, distribuci a zabezpečení dat, včetně projektů pro jejich implementaci, resp. tvorbu. Mezi hardwarové (technické) prostředky patří zejména servery, stacionární a přenosné personální počítače, tiskárny, komunikační a síťová zařízení (především vysílače, směrovače, přepínače) a další specializovaná koncová zařízení (myš, tablet, scanner, kamera, PDA, mobilní telefon apod.). Mezi softwarové (programové) prostředky patří základní software (operační systém, databázový systém, komunikační systém) a aplikační software. Osobní náklady Základními způsobilými výdaji v oblasti osobních nákladů jsou mzdové náklady – hrubá mzda, plat nebo odměna z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (např. dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti) zaměstnanců pracujících na projektu (popř. její alikvotní část odpovídající počtu hodin odpracovaných na projektu) včetně zákonných náhrad/příplatků např. za práci přesčas, práci ve svátek, pokud zaměstnanec vykonával v tomto časovém období práce přímo s projektem související, odměn a prémií, apod. Dále jsou způsobilým výdajem zákonem stanovené obligatorní výdaje zaměstnavatele za zaměstnance pracujícího na daném projektu, popř. jejich alikvotní část odpovídající pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu, za předpokladu, že splňují základní principy způsobilosti výdajů, jsou placeny v souladu s platnými právními předpisy a představují pro příjemce skutečný výdaj na daný projekt. Pro dodržování hlediska přiměřenosti musí osobní náklady odpovídat cenám práce v místě, v čase a v daném oboru obvyklým. Regionální statistiky ceny práce najdete na http://portal.mpsv.cz/sz/stat/vydelky; zdrojem dat pro nepodnikatelskou sféru je Informační systém o platech, který je spravován Ministerstvem financí (www.mfcr.cz/isp). Pro adekvátní pracovní zařazení pracovníků – členů projektových týmů a vytvoření jejich pracovních náplní lze využít Kartotéku typových pozic, kterou najdete na webových stránkách Integrovaného systému typových pozic www.istp.cz. Příjemce podpory musí vždy při vzniku, změně a zániku pracovně právních vztahů členů projektového týmu postupovat v souladu s platnou legislativou. Výdaje, které v kategorii osobních nákladů nejsou způsobilými výdaji, jsou zejména: mzdové náklady zaměstnanců příjemce podpory, kteří se na realizaci projektu nepodílí, u zaměstnanců, kteří se na realizaci projektu podílí, alikvotní část osobních nákladů, která neodpovídá pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu, ostatní výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (např. příspěvky na penzijní připojištění, dary, apod.). Způsobilost výdajů z hlediska místa realizace Podpora v rámci prioritní osy 1a, 1b se týká projektů, realizovaných na území celé České republiky.

7. 3.

NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE

Jedná se o kategorie výdajů, které nelze hradit z přidělené podpory. Tyto výdaje, pokud vzniknou, musí být uhrazeny z vlastních zdrojů příjemce. Nezpůsobilými výdaji v rámci prioritní osy 1, výzva č. 07 jsou: výdaje bez přímého vztahu k projektu, výdaje nesplňující principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, úroky z úvěrů, výdaje partnerů, výdaje na stavební práce za částku převyšující 10 % celkových způsobilých výdajů projektu, výdaje na nákup pozemků za částku převyšující 10 % celkových způsobilých výdajů projektu, nákup staveb a použitého zařízení, daň z přidané hodnoty, pokud existuje zákonný nárok na její odpočet ve smyslu zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a jiné daně, splátky půjček a úvěrů, sankce a penále, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


výdaje na záruky, pojištění, úroky, bankovní poplatky, kursové ztráty, celní a správní poplatky. Pokud budou v rámci projektu realizovány i nezpůsobilé výdaje, je nutné je v žádosti o projekt uvést a explicitně označit jako nezpůsobilé. Tyto výdaje nebudou zahrnuty do požadované výše podpory. Z těchto důvodů důrazně doporučujeme konzultovat žádost o platbu před jejím oficiálním podáním se zprostředkujícím subjektem – Ministerstvo vnitra ČR – Odbor strukturálních fondů. Detailněji o procesu proplácení prostředků viz kapitola12.8. Projekty vytvářející příjmy Projektem vytvářejícím příjmy se rozumí jakýkoliv projekt, jehož předmětem je poskytování služeb za úhradu nebo prodej výrobků, například: zahrnující investici do infrastruktury, za jejíž používání se účtují poplatky, obsahující jakékoliv poskytování služeb za úplatu. U projektů vytvářejících příjmy se způsobilé výdaje snižují o tyto příjmy při podání žádosti o podporu, pokud jsou známy, nejpozději však v okamžiku podání poslední žádosti o platbu. Způsobilé výdaje na projekty vytvářející příjmy nepřevýší současnou hodnotu nákladů, po odečtení současné hodnoty čistého příjmu z investice za konkrétní referenční období, na investice do infrastruktury nebo jiné projekty, u kterých lze příjmy předem objektivně odhadnout. Pokud nejsou pro spolufinancování způsobilé veškeré investiční náklady, přiděluje se čistý příjem v poměrné výši na způsobilé a nezpůsobilé části investičních nákladů. Pokud není objektivně možné odhadnout příjmy předem, odečtou se příjmy vytvořené do pěti let od ukončení projektu od vykázaných výdajů. Podrobnosti uvádí metodika EK – GŘ pro regionální politiku 07/0074/03-CZ „Doporučení pro COCOF K POKYNŮM K ČL. 55 NAŘÍZENÍ RADY (ES) Č. 1083/2006: PROJEKTY VYTVÁŘEJÍCÍ PŘÍJMY ze dne 18. 6. 2008“. Pravidla pro projekty vytvářející příjmy se vztahují na projekty, jejichž celková výše způsobilých 1 výdajů je větší než 1 milion euro. Výklad k výpočtu příjmů je uveden v příloze Příručky č. 09.

1

Nařízení Rady (ES) č. 1341/2008



8.

Kapitola – Projektový tým

Nezbytným pro úspěšnou realizaci projektu je vybudování kvalitního projektového týmu. Doporučujeme, abyste jeho sestavení co do počtu a profesního zaměření věnovali velkou pozornost. Pro práce spojené s realizací samotného projektu a s jeho administrací (především monitorování a finanční řízení) budete potřebovat pracovníky – členy projektového týmu, kteří se budou věnovat této činnosti na plný nebo částečný pracovní úvazek. Osobní náklady vynaložené na práci projektového týmu jsou způsobilým výdajem za podmínek obecně platných pro způsobilost výdajů (viz výše).



Kapitola – Vyhlášení výzvy a předkládání žádostí o udělení podpory

9.

Výzva 07 je vyhlášena od 13. 11. 2009 Výzva je zveřejněna na webových stránkách Ministerstva vnitra a na webových stránkách www.strukturalnifondy.cz, potenciální žadatelé se o jejím vyhlášení dovědí buď z tisku, internetu nebo jsou přímo osloveni. Výzva 07 je otevřena do 15. 2. 2010. Výzva je časově uzavřená což znamená , že hodnocení žádostí bude probíhat po termínu ukončení jejich příjmu. Forma žádosti Žádost o finanční podporu (žádost) se vyplňuje do standardního elektronického formuláře, který je dostupný na webových stránkách www.eu-zadost.cz. V případě dotazů k vyplňování žádosti se mohou žadatelé obracet na kontaktní osoby uvedené v této příručce. Postup pro zpracování a podání elektronické žádosti je podrobně uveden v příloze č. 10 této příručky. Žádost musí být odevzdána také v tištěné podobě, kterou žadatel získá výtiskem finalizované sestavy vyplněného formuláře projektové žádosti zpracované v aplikaci Benefit7+. Tu musí podepsat statutární zástupce žadatele nebo jím pověřená osoba (v takovém případě je třeba doložit i pověření pro tuto osobu k tomuto úkonu). Kromě tištěné žádosti předloží žadatel ještě dvakrát první dvě strany projektové žádosti, tj. po vytištění projektové žádosti ještě dvakrát vytiskne stránku č. 1 a 2 nebo je dvakrát okopíruje. Stránky budou sloužit jako předávací protokol o převzetí žádosti podatelnou MV ČR při osobním doručení žádosti. U žádostí předložených po uzávěrce zašle MV ČR žadateli jen Dopis o vyřazení žádosti z důvodu nesplnění termínu včetně podané žádosti.

9. 1.

PŘÍLOHY ŽÁDOSTI O FINANČNÍ PODPORU

K tištěné žádosti musí být přiloženy všechny povinné přílohy, které jsou upřesněny v příloze č. 03 této PPŽP. Listy výtisku žádosti je třeba pevně spojit, tj. podepsaná žádost musí být sešita a přelepena páskou v levém horním rohu nebo jiným obdobným způsobem zamezujícím neoprávněnému nakládání s žádostí. Páska musí být označena podpisem (případně podpisem a razítkem) představitele žadatele oprávněného jednat jeho jménem na první a/nebo poslední straně žádosti. Za pevné spojení není považována kroužková vazba či vazba do hřbetu. Přílohy žádosti o finanční podporu: se předkládají v jednom vyhotovení, jsou originálem nebo úředně ověřenou kopií, musí být očíslovány podle seznamu příloh uvedeného v žádosti Benefit7+ a podle tohoto seznamu seřazené. Počet stran příloh musí souhlasit s údajem o počtu stran uvedeném v seznamu příloh. Žadatel je též povinen předložit spolu se žádostí o dotaci žádost Benefit a všechny povinné přílohy, nahrané na CD. Přílohy, které žadatel dodává nad rámec povinných příloh žádostí, připojí za poslední povinnou přílohu a při číslování bude pokračovat od posledního čísla povinné přílohy. Přílohy, u nichž je vyžadován podpis žadatele, musí být statutárním zástupcem žadatele nebo jím pověřenou osobou řádně podepsány. Přílohy žadatel přikládá též v elektronické podobě k žádosti v IS Benefit7+.. Pokud charakter či rozsah příloh neumožňuje jejich pevné svázání v nerozebíratelném vyhotovení formátu A4, použije žadatel jiný obdobný postup odpovídající charakteru příloh a současně zamezující neoprávněnému nakládání s nimi. Pokud charakter či rozsah příloh neumožňuje přiložení totožných verzí příloh k elektronické i listinné podobě žádosti, přiloží tyto žadatel pouze k listinné formě žádosti, a to buď v tištěné podobě, nebo na nosiči dat.



9. 2.

SEZNAM PŘÍLOH

Přehled povinných příloh předkládaných spolu se žádostí o finanční podporu je uveden v příloze č. 3 této Příručky pro žadatele a příjemce a v IS Benefit7. Po vyplnění jej musí žadatel vytisknout. V případě, že některá příloha není relevantní, žadatel do formuláře v IS Benefit7+ uvede k příslušné žádosti informaci, že tato příloha není pro daný projekt relevantní a proč.

9. 3.

ZPŮSOB PODÁNÍ ŽÁDOSTI

Listinná podoba žádosti (včetně příloh) musí být doručena na oficiální adresu vyhlašovatele v zalepené obálce doporučenou poštou nebo předána osobně kontaktní osobě vyhlašovatele. Osobní podání budou přijímána na Odboru strukturálních fondů v pracovní dny v době mezi 9:00 a 16:00 hod. Adresa pro poštovní doručení – Oficiální adresa vyhlašovatele: Ministerstvo vnitra ČR Odbor strukturálních fondů Nad Štolou 3 170 34 Praha 7 – Letná Kontaktní adresa vyhlašovatele pro osobní doručení žádostí: Ministerstvo vnitra ČR Odbor strukturálních fondů Jindřišská 34 110 00 Praha 1 e-mail: [email protected] Na obálku dále uveďte: 1) Označení výzvy ve formátu: “Výzva č. 07 IOP – Elektronizace služeb veřejné správy”; 2) název projektu; 3) na obálku uveďte „NEOTVÍRAT“; 4) plný název a adresa žadatele. Všechny uvedené náležitosti lze automaticky vygenerovat prostřednictvím BENEFIT7 – „Štítek na obálku“, který žadatel nalepí na obal, se tiskne jako samostatná první strana po finalizaci projektové žádosti.

Způsob doručení: Osobní doručení (na sekretariát OSF v pracovní dny mezi 9:00 a 16:00) Doručení poštou Rozhodným okamžikem je doručení, nikoli odeslání projektové žádosti. Rizika plynoucí ze zvoleného způsobu doručení nese žadatel. Příjem žádostí probíhá v pracovní dny po celou dobu od vyhlášení výzvy do konečného termínu uvedeného ve výzvě k předkládání projektů. Doporučujeme neodkládat odevzdání žádosti na poslední dny příjmu. Žádosti doručené po stanoveném datu budou zamítnuty.



10.

Kapitola – Příjem žádostí, jejich hodnocení a výběr projektů

Fáze posouzení projektové žádosti: posouzení obecných kritérií přijatelnosti, posouzení projektu podle specifických kritérií přijatelnosti, kontrola formálních náležitostí, věcné hodnocení žádosti, provedení ex-ante analýzy rizik projektu, kontrola ex-ante na místě posouzení výběrovou komisí rozhodnutí o přidělení prostředků. Upozornění: Nebude-li projektová žádost v souladu s výzvou, Příručkou, nesplní-li kritéria přijatelnosti, kritéria formálních náležitostí a neprojde-li úspěšně věcným hodnocením a ex-ante analýzou rizik a kontrolou ex-ante na místě, bude z procesu hodnocení vyřazena.

10. 1.

HODNOCENÍ PŘIJATELNOSTI A FORMÁLNÍCH NÁLEŽITOSTÍ

Po odevzdání žádosti obdrží žadatel do 2 pracovních dnů potvrzení o převzetí žádosti podepsané příslušným pracovníkem odboru strukturálních fondů. Po ukončení výzvy začíná běžet lhůta pro zpracování formálního hodnocení a hodnocení přijatelnosti, v rámci níž může být žadatel osloven pracovníkem OSF s požadavkem o doplnění žádosti tak, aby mohla být postoupena k dalšímu hodnocení. Obecná kritéria přijatelnosti: žádost se vztahuje pouze na jednu oblast intervence IOP, projekt je svým zaměřením v souladu s cíli a aktivitami příslušné oblasti intervence, projekt odpovídá pokynům nastaveným v příslušné výzvě, projekt respektuje minimální a maximální hranici celkových způsobilých výdajů a povolené období v případě, že tyto hranice byly pro danou oblast intervence případně příslušnou výzvu stanoveny, projekt nemá negativní vliv na žádnou z horizontálních priorit IOP, žadatel splňuje definici příjemce u příslušné oblasti intervence, vymezenou v příslušné výzvě. Specifická kritéria přijatelnosti: projekt je svým zaměřením v souladu s cíli Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration) Požadovaná dotace se vztahuje pouze ke způsobilým výdajům stanoveným pro příslušnou oblast podpory. Projekt je v souladu s pravidly veřejné podpory pro příslušnou oblast podpory. V projektu jsou popsána všechna zadávací řízení, pokud s nimi projekt počítá. Uvedený popis zadávacích řízení nevykazuje rozpor s příslušnou legislativou. Kontrola formálních náležitostí: Pokud žádost splní všechna kritéria přijatelnosti, provede odbor strukturálních fondů MV ČR (OSF MV) kontrolu formálních náležitostí, při které se zjišťuje zda: žádost byla podána v předepsané formě (v elektronické podobě, vytištěná, počet výtisků), tištěná žádost je podepsána statutárním zástupcem žadatele, v žádosti jsou vyplněny všechny předepsané a požadované údaje, jsou doloženy všechny povinné přílohy a ty jsou v požadované formě (včetně očíslování), povinné přílohy obsahově splňují příslušné náležitosti Verze elektronické i tištěné žádosti jsou (dle kontrolního znaku ) shodné. V případě, že projekt nesplňuje všechny formální náležitosti nebo nelze vyhodnotit kritéria přijatelnosti (např. kvůli chybějícím dokumentům), vyzve OSF MV žadatele k doplnění nebo opravě chybějících náležitostí. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Pracovník OSF může vyzvat žadatele k doplnění nejvýše dvakrát u kontroly přijatelnosti a nejvýše dvakrát u kontroly formálních náležitostí. Žadatel je povinen dodat nebo opravit formální náležitosti a doplnění pro posouzení přijatelnosti do 5 pracovních dnů od potvrzení převzetí výzvy k doplnění. Pokud žadatel ve stanoveném termínu neprovede nápravu, je vyřazen z dalšího postupu administrace a je mu zaslán dopis s doručenkou, oznamující tuto skutečnost, s uvedením výčtu nesplněných kritérií přijatelnosti nebo formálních kritérií, včetně odůvodnění. Po provedení kontroly přijatelnosti a formálních kritérií následuje provedení hodnocení kvality projektu (udělení bodů externími hodnotiteli), které je popsáno v následující kapitole. Následuje provedení ex-ante analýzy rizik projektu a v případě, že analýza rizik poukáže na možné zvýšené riziko projektu, provede OSF MV kontrolu na místě. Více o kontrolách na místě je uvedeno v kapitole Kontroly a Nesrovnalosti. Následně je projekt předložen k posouzení výběrové komisi. Na základě výstupů z výběrové komise rozhodne ředitel OSF o konečném přidělení finančních prostředků a je vydán právní akt o poskytnutí podpory

10. 2.

HODNOTÍCÍ PROCES PRO STRATEGICKÉ PROJEKTY

Po vyhodnocení kritérií přijatelnosti a formálních náležitostí je projekt předložen externím hodnotitelům, kteří obodují projekt z hlediska výběrových kritérií schválených Monitorovacím výborem IOP, která jsou uvedena v následující tabulce. Skupiny a VÝBĚROVÁ kritéria

Maximální počet bodů

1. Zdůvodnění projektu

10

Zdůvodnění projektového záměru - jaké jsou cíle projektu, jak je doložena potřeba jejich plnění; posuzuje se analýza stávající situace, kterou projekt řeší, a cílový stav, kterého má být projektem dosaženo. Hodnotitel oboduje, do jaké míry je doložena potřebnost (nutnost) realizace projektu a jeho hlavní přínosy vzhledem k cílům uvedeným ve výzvě. Hodnocení je prováděno pomocí pětistupňové škály s využitím následujících slovních popisů a odpovídajícím počtem bodů:

5

velice přesvědčivé – 5bodů přesvědčivé – 4 bodů průměrně přesvědčivé – 3 body málo přesvědčivé – 2 body nepřesvědčivé – 0 bodů Vazba na tematickou strategii (SA) – posuzuje se, nakolik přispívá projekt k naplnění cílů strategie SA (viz kapitola 2.2) a na ni navazující strategické dokumenty Hodnotitel oboduje jak silnou vazbu má projekt na cíle strategie SA pomocí následujících popisů a bodového ohodnocení:

5

Silná vazba – 5 bodů Značná vazba – 4 body Průměrná vazba – 3 bodů Slabá vazba – 2 body Úplně chybí souvislost či vazba na strategii –0 bodů



2. Kvalita projektu

53

Umístění projektu v Hexagonu (viz kapitola 1.1 – strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby, usnesení vlády 757/2007) – hodnotí se zakotvenost projektu v posledním vrcholu Hexagonu veřejné správy, kterým jsou technologie, a jeho vazba na ostatní související vrcholy; posuzuje se systematičnost přístupu projektu k řešené problematice Hodnotí se kolik vrcholů hexagonu (viz kapitola 1.1) je projektem ovlivněno, minimálně musí mít projekt pozitivní vliv na vrchol „technologie“. Čím více vrcholů je příznivě ovlivněno, tím vyšší hodnocení musí být přiděleno (vysoce preferována je komplexnost přístupu k řešení problému).

13

Pozitivní vliv na všechny vrcholy – 13 bodů Pozitivní vliv na 5 vrcholů – 12 bodů Pozitivní vliv na 4 vrcholy – 11 bodů Pozitivní vliv na 3 vrcholy – 9 bodů Pozitivní vliv na 2 vrcholy – 8 bodů Pozitivní vliv na 1 vrchol – 5 bodů Volba klíčových aktivit – posuzuje se míra souladu obsahu a formy aktivit projektu s cíli Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby Posuzuje se logika naplánovaných aktivit, do jaké míry aktivity plánované v projektu povedou k naplnění strategického (nebo více strategických) nebo globálního cíle strategie SA.

7

Přispívá silně – 7 bodů Přispívá značně – 6 bodů Přispívá průměrně – 5 bodů Přispívá málo – 2 body Nepřispívá (chybí souvislost či vazba na strategii) – 0 bodů Provázanost projektu s OP LZZ - posuzuje se, zda realizace projektu IOP počítá s doplňkovým, navazujícím projektem podpořeným z OP LZZ a jaká je očekávaná synergie využití obou OP k dosažení cíle Projekt předpokládá navazující aktivitu (aktivity) financované z OPLZZ a navazující plánovaná aktivita logicky souvisí.

5

Předpokládá se aktivita z OPLZZ a vazba projektu IOP a OPLZZ je logická – 5 bodů Předpokládá se aktivita z OPLZZ ale vazba je nejasná – 2 body Nepředpokládá se navazující či doplňující aktivita – 1 bod Kvantifikace cílových hodnot – hodnotí se výše a přiměřenost objemu plánovaných hodnot monitorovacích indikátorů a vhodnost/správnost zvolených procesů vedoucích k jejich dosažení a udržení Hodnotí se nakolik zvolný (é) Indikátor (y) vyjadřuje(í) výstup a výsledek projektu z věcného hlediska, a dále se hodnotí reálnost zvolené hodnoty indikátoru.

8

Indikátor je věcně správný a hodnota reálná – 8 bodů Indikátor je věcně správný ale hodnota nepřesná (neodpovídá potenciál projektu) – 6 bodů Indikátor není věcně správný (nevyjadřuje věcně náplň projektu) Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


– 0 bodů Ekonomický dopad - posuzuje se přínos projektu k eG a jeho následný ekonomický dopad pro daný resort resp. pro řešenou problematiku. Přínos je posuzován ve smyslu definice eGovernmentu uvedeného v kapitole 1.4. Příručky pro hodnotitele2. Hodnotitel posoudí do jaké míry má projekt přínos ke zvýšení kvality služeb předkladatele projektu za současného snížení nákladů. Posuzuje zda došlo k nasazení ICT a současně i k reorganizaci práce (pracovních postupů) a osvojení nových schopností na straně úřadu (jeho pracovníků) za účelem zvýšení kvality poskytovaných služeb. U zvýšení kvality je třeba přihlédnout např. zda dojde ke zvýšení rychlosti poskytování služeb, inovativnosti (nové služby), zda dojde k redukci administrativní zátěže (občan, firmy). Provádí se na základě Analýzy nákladů a přínosů, která je přílohou výzvy.

7

Maximální pozitivní přínos – 7 bodů Střední přínos – 6 bodů Malý přínos – 3 body Žádný přínos – 0 bodů Technické parametry řešení – posuzuje se kvalita nabízeného technického řešení, kompatibilita se souvisejícími stávajícími či plánovanými technologiemi. Návrh řešení vede maximálně k naplnění cíle projektu (je účelná pro jeho potřeby) a je kompatibilní s technologiemi využitými v jiných projektech, na které tento projekt navazuje či se kterými souvisí (v případě že předložený projekt navazuje pouze na jeden další projekt a současně neexistuje žádný další návazný, se bere v úvahu pouze návaznost na tento jeden projekt a jeho technologie).

7

Navržená technologie je účelná a kompatibilní se všemi navazujícími ostatními projekty – 7 bodů Navržená technologie je účelná ale nenavazuje na

technologie využité v jiných navazujících projektech –3 body Navržená technologie není účelná pro plnění účelu projektu – 0 bodů Projekt má systémovou, resp. národní povahu a týká se podpory na celém území státu, to je v rámci cíle Konvergence i RKaZ

6

Projekt má systémovou povahu a týká se celého území ČR – 6 bodů Projekt má systémovou povahu ale týká se jen určitého regionu (části území ČR) – 3 bodů Projekt nemá systémovou povahu – 0 bodů 3. Řešení realizace projektu

32

2

Definice E-Governmentu: využití informačních a komunikačních technologií veřejnou správou (ve veřejné správě) kombinované s organizační změnou a novými schopnostmi za účelem zlepšení veřejných služeb a demokratického procesu a posílení podpory veřejným politikám (policy). E-government umožňuje realizovat lepší a efektivnější veřejnou správu, zlepšuje rozvoj a implementaci veřejných politik a napomáhá veřejnému sektoru vypořádat se s požadavkem poskytování lepších služeb při nižších nákladech. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Projektový tým a jeho začlenění v org. struktuře příjemce – posuzují se odborné kvality, profesní struktura, přiměřená velikost projektového týmu Členové týmu jsou odborně vybaveni, mají zkušenosti v relevantních oborech pro projekt a jejich struktura, počet a zapojení v aktivitách projektu jsou odpovídající jejich odbornosti a plánovaným výstupům projektu.

6

Odborná vybavenost je vysoká, počet členů a jejich zapojení je odpovídající – 6 bodů Odborná vybavenost členů dostatečná, některé aktivity projektu nejsou pokryty odborníky (jejich zapojení nepokrývá dostatečně aktivity projektu) – 3 body Odborná vybavenost členů nedostatečná, nepokryty aktivity projektu – 0 bodů Finanční náročnost projektu – posuzuje se přiměřenost požadovaného finančního objemu vzhledem k obsahu a rozsahu projektu

8

Rozpočet je přiměřený (ceny odpovídají cenám obvyklým) – 8 bodů Rozpočet je podhodnocený a neodpovídá plánovaným aktivitám nebo nadhodnocený a cenová kalkulace neodpovídá cenám obvyklým – 0 bodů Partnerství – reálnost a vhodnost zapojení partnerů, počet partnerů při přípravě a realizaci projektu, role partnerů3

5

Projekt má partnera, jehož know-how (přínos) pro realizaci projektu je pozitivní – 5 bodů Do projektu není zapojen partner a jeho neúčast nemá negativní vliv na realizaci projektu – 4 body Do projektu je zapojen partner ale jeho účast představuje riziko – 0 bodů Identifikace rizik a návrhy opatření na jejich zmírnění, eliminaci či řešení Rizika jsou identifikována a navržená zmírnění/odstranění jsou adekvátní – 5 bodů

opatření

5

k jejich

Rizika jsou identifikována a pouze některá navržená opatření k jejich zmírnění/odstranění jsou adekvátní – 3 bodů Jen některá rizika jsou identifikována a pouze některá navržená opatření k jejich zmírnění/odstranění jsou adekvátní - 2 Rizika nejsou identifikována a navržená opatření k jejich zmírnění/odstranění nejsou adekvátní - 0 Udržitelnost projektu - posuzuje se navrhovaný postup vedoucí k udržení aktivit a výstupů i po skončení projektu (hledisko finanční a institucionální, příp. legislativní)

8

Navržený postup umožní dlouhodobou udržitelnost projektu (5 – 10 let) – 8 bodů Navržený postup umožní střednědobou udržitelnost projektu 5 let – 6 bodů

3

Partnerem není v žádném případě myšlen dodavatel. Jedná se o úřady, které na základě usnesení vlády č. 536/2008 o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration mají dánu spolupráci na projektech. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


4. Horizontální kritéria rovné příležitosti – hodnotí se zda má projekt pozitivní či neutrální dopad

5 2,5

projekt má pozitivní dopad na rovné příležitosti – 2,5 bodů projekt má neutrální dopad na rovné příležitosti – 2 body udržitelný rozvoj - hodnotí se zda má projekt pozitivní či neutrální dopad

2,5

projekt má pozitivní dopad na udržitelný rozvoj – 2,5 bodů projekt má neutrální dopad na udržitelný rozvoj – 2 body C e l k e m:

100

(5. Bodové zvýhodnění vyplývající z IPRM + 10 % z dosažených bodů) U oblasti intervence 1.1a a 1.1b bude hodnoceno nulovým počtem bodů (přichází v úvahu pouze pokud je žadatelem město/obec) Po přidělení bodů externími hodnotiteli provede pracovník OSF ex-ante analýzu rizik projektu dle předem stanovených kritérií (viz níže). Při ex-ante analýze rizik jsou vyhodnocovány následující skupiny a podskupiny kritérií: 1) Technická rizika realizace Riziko technických problémů při realizaci projektu Riziko nesprávnosti resp. nedosažitelnosti plánovaných indikátorů Riziko nesouladu uskutečněného/probíhajícího zadávacího řízení s platným zákonem o veřejných zakázkách resp. s interními předpisy příjemce. 2) Finanční rizika realizace Riziko nedostatečného finančního krytí projektu: Riziko nezpůsobilosti výdajů Riziko dvojího financování Riziko nedovolené veřejné podpory Riziko neplnění Podmínek právního aktu 3) Dokladová rizika realizace Riziko neúplnosti dokladů 4) Časová rizika realizace Riziko nezrealizování projektu v plánovaném termínu Riziko změny projektu Riziko ukončení projektu před vydáním právního aktu 5) Organizační rizika realizace Riziko organizačního nezvládnutí realizace projektu a nedostatečný projektový tým 6) Rizika udržitelnosti Udržitelnost projektu vzhledem k poptávce po výstupu projektu Finanční riziko udržitelnosti 7) Jiná rizika. V případě, že analýza rizik poukáže na možné zvýšené riziko projektu, provede OSF kontrolu na místě. V takovém případě se postupuje v souladu s kapitolou 12.10. Výsledkem provedených ex-ante kontrol mohou být případná doporučení neposkytnout finanční podporu, případně sdělení o nenaplnění cíle projektu. V takovém případě obdrží žadatel do 10 pracovních dnů od obdržení výsledku kontrol oznámení o vyřazení z další administrace projektů na základě výsledků ex-ante Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


kontroly. Na základě provedených ex-ante kontrol můžou být upraveny rovněž způsobilé výdaje projektu včetně krácení. Následně je projekt předložen k posouzení výběrové komisi. Projekty, které dosáhly hranice 65 bodů včetně a více, jsou doporučeny výběrové komisi ke schválení, které dosáhly hranice méně než 65 bodů jsou doporučeny k zamítnutí. Po zasedání výběrové komise rozhodne ředitel OSF na základě jejích závěrů o konečném přidělení finančních prostředků. Žadatelům, jejichž projekt byl zamítnut, zašle OSF do dvou pracovních dnů od rozhodnutí o přidělení prostředků dopis o zamítnutí projektu.

10. 3.

VYDÁNÍ REGISTRAČNÍHO LISTU A STANOVENÍ VÝDAJŮ NA FINANCOVÁNÍ AKCE OSS

Pro projekty předložené MV ČR je platným právním aktem Stanovení výdajů na financování akce OSS a platné jsou Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS. Pro projekty předložené jinou OSS než MV ČR je právním aktem Dopis ředitele odboru a jsou platné Podmínky Dopisu ředitele odboru. Tyto dokumenty jsou přílohou PPŽP č. 13 a 14 Projekty předložené MV ČR OSF na základě výstupu z výběrové komise zašle OPF písemnou žádost o Registraci projektu (§12 zákona č. odst. 5) 218/2000 Sb.) a následně o vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS. OPF vystaví Registrační list (RL) ve třech paré a Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS (Podmínky) ve třech paré a tyto dokumenty zašle na OSF. OSF zašle tyto dokumenty žadateli, který zkontroluje ve lhůtě 5 pracovních dnů od obdržení dokumentace správnost údajů na Registračním listu a podepíše prohlášení, že se seznámil s Podmínkami a že údaje uvedené v Podmínkách týkající se projektu jsou úplné a správné. Toto prohlášení je uvedeno jako součást Podmínek v jejich závěru. Žadatel svým podpisem doložky čestného prohlášení v závěru Podmínek potvrdí souhlas s Podmínkami a Registračním listem. Projekty předložené jinou OSS než je MV ČR Obsah vzoru Podmínek Stanovení výdajů na financování akce OSS uvedený v příloze této příručky použije správce kapitoly, do jejíž působnosti patří jiná OSS než MV při vydávání vlastních Podmínek žadateli. OSF na základě výstupu z výběrové komise zašle na adresu žadatele dopis ředitele OSF informující o schválení žádosti o finanční podporu, a dále žádost o podepsání Podmínek Dopisu ředitele odboru. Následně OSF, po obdržení podepsaných Podmínek Dopisu, zašle OSS Dopis ředitele odboru s Podmínkami stanovujícími realizaci projektu. OSS si vydává Registrační list (RL) a Stanovení výdajů na financování akce OSS. Žadatel zasílá jednu kopii RL a Stanovení výdajů na financování akce OSS na vědomí OSF MV.

Je nanejvýš nutné, aby se žadatel seznámil důkladně s textem těchto Podmínek, neboť neplnění ustanovení Podmínek jde na vrub kapitoly, která v rámci projektu porušila některé ustanovení ve vztahu k projektu. Vzorové Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS jsou přílohou PPŽP č. 14. Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS (Podmínky) jsou platné, i když je příjemce nepodepíše. Vzor Podmínek je přílohou této příručky. Příjemce po kontrole registračního listu a podpisu Podmínek zašle všechny tyto dokumenty zpět na OSF.



Rámcový harmonogram administrace žádosti o financování projektu od příjmu projektu po vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS Aktivita

Lhůta

Příjem projektů

Příjem projektů probíhá v termínech stanovených výzvou

Vystavení potvrzení o převzetí žádosti

do 2 pracovních dnů od převzetí žádosti

Posouzení přijatelnosti projektu*

do 5 pracovních dnů od data uzavření výzvy

Kontrola formálních náležitostí*

2 pracovní dny od ukončení kontroly přijatelnosti projektu

Hodnocení externích hodnotitelů

15 pracovních dnů (v případě, že se shodnou) od ukončení kontroly formálních náležitostí

Ex-ante analýza rizik

5 pracovních dnů po ukončení hodnocení projektu/kontroly formálních náležitostí

Ex-ante kontrola

10 pracovních dnů po ukončení ex-ante analýzy rizik

Schvalování projektů – výběrovou komisí

výběrová komise zasedá do 20 pracovních dní od ex-ante kontroly

Zaslání Oznámení žadatelům / Dopis

2 pracovní dny od rozhodnutí o přidělení prostředků

Vystavení a odeslání RL a návrhu Podmínek ke kontrole žadateli (i uvnitř jiné OSS než MV)

5 pracovních dnů od doručení Seznamu projektů doporučených k poskytnutí dotace

Kontrola vystaveného RL a Podmínek ze strany OSF – jiné OSS než MV

10 pracovních dní

Vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS/Dopisu ředitele odboru**

do 20 pracovních dnů od obdržení kompletní písemné žádosti OSF o vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS s potvrzenými údaji RL a podepsaným prohlášením v Podmínkách žadatelem

Vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS jiných než MV**

do 30 pracovních dní od obdržení Dopisu ředitele odboru s Podmínkami Dopisu ředitele

*V případě, že je žadatel vyzván k doplnění informací, prodlužuje se lhůta o pět pracovních dní od potvrzení převzetí výzvy k doplnění. **V případě projektů, schvalovaných Ministerstvem financí ČR se může lhůta pro vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS lišit.

V případě, že se bude v rámci výše uvedených kroků žádat o podklady k doplnění, lhůty se tímto prodlužují. V případě projektů nad 100 milionů Kč (individuální akce), prodlužují se lhůty vzhledem ke schvalování projektů Ministerstvem financí v souladu s §§. 12 a 13 zákona 218/2000. Sb., o rozpočtových pravidlech. MF má na schválení projektů po obdržení podkladů od OSF 15 dnů.



11.

Kapitola – Rozpočtování

1) Projekty, jejichž realizace v roce n je schválena, nebo alespoň připravena ke schválení V tomto případě OSS odpovědná za realizaci projektu (příjemce) zabezpečí narozpočtování prostředků odpovídajících podílu evropského spolufinancování (na příjmech a výdajích) ve své rozpočtové kapitole a zároveň narozpočtuje podíl připadající na národní spolufinancování (výdajová strana rozpočtu). Správce kapitoly si nechá prostřednictvím OSF MV ČR od ŘO (dle vyhlášky č. 165/2008 Sb., kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání) odsouhlasit výši výdajů, které mají být kryty z rozpočtu Evropské unie. Podíl SR musí být zajištěn v rámci výdajů kapitoly bez požadavků na navýšení výdajů. 2) Projekty, o jejichž realizaci se rozhodne až v průběhu roku n (příp. po ukončení rozpočtových prací v roce n-1*) V případě, že se jedná o projekty, o jejichž realizaci se při přípravě návrhu státního rozpočtu neuvažuje, ale o jejich realizaci se rozhodne až v průběhu roku n* (příp. po ukončení rozpočtových prací v roce n1*), se postupuje podle § 24 odst. 4 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech. Na základě toho ministr financí souvztažně navýší příjmy a výdaje v dané výši s tím, že v rozpočtu dané kapitoly musí být zároveň vyčleněn podíl SR. Podíl SR si vždy zabezpečí kapitola, ve které se prostředky vydávají (příjemce). V případě nedostatečné výše prostředků musí kapitola zajistit tento podíl přesuny v rámci svého rozpočtu. V případě víceletých projektů si v příštím roce již příjemce zabezpečí narozpočtování prostředků jak evropského tak národního spolufinancování ve své rozpočtové kapitole. *Rokem n je aktuální rok, na který se provádí rozpočtování; rokem n-1 se rozumí rok přípravy návrhu státního rozpočtu. Prostředky jsou čerpány vždy na základě vydaného Stanovení výdajů na financování akce OSS. Takto čerpané prostředky budou ze strany příjemce pravidelně vyúčtovávány (po ukončení etapy/ projektu) formou Zjednodušené Žádosti o platbu a jejích příloh. Zjednodušená Žádost o platbu bude předkládána vždy do dvaceti pracovních dnů po ukončení etapy/projektu. Způsob předkládání Zjednodušené Žádostí o platbu a popis jejich administrace je uveden v kapitole 12 této PPŽP.



12.

Kapitola – Realizace projektu

Podmínky poskytnutí finančních prostředků na realizaci projektu zavazují příjemce k řadě povinností, vyplývajících především z platné legislativy ES a ČR. Je vhodné, aby podmínkám poskytnutí finančních prostředků věnoval žadatel zvýšenou pozornost již před přípravou projektu a neodkládal seznámení se s nimi na později, např. na realizaci projektu.

12. 1.

POVINNOSTI PŘÍJEMCŮ

Příjemce finančních prostředků má povinnost realizovat projekt v souladu se schválenou verzí projektu a při dodržení příslušných právních předpisů ES a ČR a dále se musí řídit postupy uvedenými v PPŽP pro tuto výzvu. Příjemce musí: zajišťovat řádnou realizaci projektu dle Stanovení výdajů na financování akce OSS/Dopisu ředitele odboru; zajišťovat efektivní řízení projektu a jeho rizik v souladu s vydanou dokumentací; zajišťovat přípravu zadávací dokumentace, zadávání veřejných zakázek v souladu s příslušnými právními předpisy, pravidly danými v této Příručce, jenž jsou uvedeny v kap. 12.5 (případně interními předpisy upravujícími postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, jsou-li tato pravidla přísnější než pravidla daná Příručkou) a realizaci smluv uzavřených s vybranými dodavateli; uchovávat minimálně do 31. 12. 2021 doklady související s plněním zakázky a umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu těchto dokladů; ověřovat faktury a jejich proplácení dodavatelům; Příjemce je povinen vést účetní evidenci o příjmech a výdajích s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů). Pokud je to možné, mělo by být účetnictví vedeno v elektronické formě.zajišťovat zavedení a udržování adekvátního vnitřního kontrolního systému, včetně finanční kontroly po celou dobu realizace projektu; předkládat ZS – odboru strukturálních fondů MV ČR – žádosti o platby na standardních formulářích, přičemž musí doložit, že uváděné náklady odpovídají podmínkám, na které je poskytnutí finančních prostředků vázáno a které jsou uvedeny v Podmínkách Stanovení výdajů/Podmínkách Dopisu ředitele; veškeré platební nároky musí být podloženy potvrzenými fakturami, nebo pokud to nelze provést, účetními dokumenty rovnocenné důkazní hodnoty; v průběhu realizace a v době udržitelnosti vést dokumentaci o projektu, která bude dostatečnou pomůckou pro audit zaměřený na finanční toky; zajišťovat neustálou dostupnost dokladů o projektu pro účely kontroly prováděné oprávněnými osobami a umožnit kontrolám vstup do svých objektů a na svoje pozemky minimálně do 31. 12. 2021; oznamovat všechny změny a skutečnosti, které mají vliv nebo souvislost s plněním závazku plynoucího ze Stanovení výdajů/Dopisu ředitele před jejich uskutečněním; to se netýká nepředvídatelných situací způsobených force majeure, které má žadatel povinnost hlásit neprodleně; plnit povinnosti spojené s monitorováním, tj. zejména podávání monitorovacích zpráv a hlášení o pokroku; zajišťovat publicitu projektu v souladu s příslušnými pravidly pro publicitu; zajistit udržitelnost projektu po dobu 5 let od jeho ukončení; zajistit spolufinancování projektu – tzn. minimálně 15 % způsobilých výdajů (podíl spolufinancování z národních veřejných prostředků) a financování případných nezpůsobilých výdajů, pokud při pro realizaci projektu vzniknou; postupovat v souladu s vyhláškou 560/2006 Sb.; na základě právního aktu zajistit registraci v ISPROFIN a s tím související kroky. plně a prokazatelně naplnit účel projektu naplnit monitorovací indikátory stanovené ve Stanovení výdajů/Dopisu ředitele zamezit dvojímu financování projektu



nesmí majetek získaný z finančních prostředků projektu během realizace projektu ani po dobu pěti let po jeho ukončení bez písemného souhlasu ZS prodat, převést či pronajmout jinému subjektu a k tomuto majetku nesmí být po tuto dobu zřízeno věcné břemeno, ani nesmí být předmětem zástavního práva. Doporučujeme příjemcům sjednat pojištění majetku pořízeného z finančních prostředků poskytnutých z IOP. Pojištění je vhodné zejména pro případ, kdy v průběhu realizace projektu nebo v období 5 let od ukončení jeho realizace dojde ke zničení nebo poškození majetku pořízeného z dotace. Příjemce nebude schopen naplnit účel projektu a zachovat po stanovené období výsledky realizace projektu a bude povinen vyplacenou dotaci vrátit. Pojištění majetku však není povinné a náklady na pojištění majetku nejsou způsobilé.

12. 2.

VEDENÍ ÚČETNICTVÍ

Příjemce je povinen vést účetní evidenci o příjmech a výdajích s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů). Pokud je to možné, mělo by být účetnictví vedeno v elektronické formě. Příjemci musí kontrolním orgánům poskytovat účetní a další údaje o projektu. Účetní záznamy musí být chráněny a uchovány v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

12. 3.

ARCHIVACE

Příjemci jsou povinni uchovávat veškeré dokumenty související s projektem (účetní písemnosti, projektovou dokumentaci, inventurní soupisy hmotného majetku, veškeré související potvrzení a průvodní materiály apod.) v písemné podobě, na technických nosičích dat anebo mikrografických záznamech. Všechny uvedené dokumenty musí příjemce archivovat na jednom místě a uchovávat je v termínu stanoveném Podmínkami, tj. dokumenty a doklady týkající se výdajů a nezbytné pro audit je nutné uchovávat minimálně do 31. 12. 2021. Originály všech dokladů souvisejících s příslušným projektem IOP budou uloženy u příjemce. V souladu s předpisy EU se účetní záznamy o operacích musí v co největší míře uchovávat v elektronické formě. Tyto záznamy musí být dány Komisi k dispozici na zvláštní žádost pro účely vykonání písemně doložených kontrol. Příjemci musí zajistit neustálou dostupnost dokladů o projektech pro účely kontroly prováděné oprávněnými osobami.

12. 4.

INFORMOVÁNÍ O PROJEKTU, PROPAGACE PROJEKTU

Povinnost příjemců provádět informační a propagační opatření vychází z Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 8 a 9 (tzv. Prováděcí nařízení), kde je kromě jiného stanovena odpovědnost příjemců, pokud jde o informační a propagační opatření pro veřejnost. Závazná pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření, kterými se musí příjemci řídit, jsou v příloze č. 4 této Příručky. Součástí provádění propagačních aktivit je povinnost příjemce respektovat náležitosti vztahující se k předepsaným povinným logům Evropské unie a IOP. Tyto povinnosti jsou popsány rovněž ve zmíněné příručce, loga v různých formátech jsou k dispozici na www.strukturalni-fondy.cz/iop. Hlavními principy při realizaci propagace je povinnost použití loga IOP, loga EU (vlajky) s identifikaci (nápisem) Evropské unie, fondu z nějž je projekt hrazen (Evropský fond pro regionální rozvoj) a prohlášením Řídicího orgánu Integrovaného operačního programu „Šance pro Váš rozvoj“. Toto jsou povinné náležitosti dané nařízením Komise a jejich nedodržení má vliv na způsobilost výdajů a výstupy z kontrol na místě orgánů, které je vykonávají.



12. 5.

VÝBĚR DODAVATELŮ

Upozornění: Níže uvedené postupy se týkají všech zadávacích výběrových řízení, která byla vyhlášena po datu revize příručky. Zadávací a výběrová řízení vyhlášená před datem revize příručky budou posuzována dle předchozího znění této příručky. Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu je žadatel/příjemce povinen postupovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění. Zadávání veřejných zakázek, které nespadají do režimu zákona (zakázky malého rozsahu), se u projektů organizačních složek státu a jejich příspěvkových organizací řídí „Závaznými postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007-2013“, které byly schváleny Usnesením vlády ČR ze dne 12. ledna 2009 č. 48, ve znění pozdějších aktualizací. Aktuální verze je přílohou č. 16 této Příručky.. Informace o vypsání veřejných zakázek, které jsou spolufinancovány ze strukturálních fondů, je rovněž nutné zveřejňovat v předstihu na webových stránkách MV ČR, popřípadě příjemců, nejedná-li se o útvar MV. V případě, že žadatel provede výběrové řízení v rámci projektu před vydáním právního aktu o poskytnutí podpory, je povinen dodat OSF dokumentaci ke kontrole. Dále předkládá žadatel/příjemce ke kontrole dokumentaci týkajících se zadávacích řízení, která jsou plánována. V případě provedení výběrových řízení po datu vydání Stanovení výdajů, předkládá tuto dokumentaci až k Žádosti o platbu. Stanoviska OSF k zadávacímu řízení však nenahrazují případná stanoviska orgánu dohledu (ÚOHS) a nezbavuje zadavatele zodpovědnosti za dodržování zákona a dalších předpisů a pravidel. Příjemce je povinen uchovávat veškerou dokumentaci spojenou se zadáváním zakázek. A) Postup pro zadávání veřejných zakázek dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách: Při zadávání veřejných zakázek je žadatel/příjemce povinen při realizaci projektu uskutečňovat zadávání veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Žadatel/příjemce je povinen vybrat dodavatele pro realizaci projektu v souladu se zákonem o veřejných zakázkách a průběh výběru dodavatele náležitě dokladovat dle platného zákona. Každý zadavatel je povinen v souvislosti se zadáváním veřejné zakázky dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Žadatel/příjemce je povinen uzavírat smlouvy či objednávky s dodavateli zboží, prací a služeb výhradně v písemné podobě. Výdaje žadatele/příjemce uskutečněné bez písemné smlouvy nejsou způsobilé, s výjimkou případů, kdy takové písemné ujednání uzavřít nelze. Žadatel/příjemce je povinen zabezpečit (např. formou smluvního ustanovení), aby smluvní dodavatel vyhotovil a žadateli/příjemci odevzdal účetní doklady za každou dodávku v potřebném počtu stejnopisů, aby žadatel/příjemce byl schopen splnit svoji povinnost prokázat způsobilé výdaje. Zadavatel nesmí rozdělit předmět zakázky, aby došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené v ustanovení § 12 zákona. OSF poskytuje při přípravě zadávací dokumentace odborné konzultace. Cílem spolupráce OSF s příjemcem je ověřit, že zadávací řízení proběhlo nebo proběhne v souladu s podmínkami programu a platnými předpisy. Pokud se bude jednat o zadávací řízení podle zákona o veřejných zakázkách a toto zadávací řízení bude zahájeno žadatelem po podání žádosti o podporu, má žadatel/ příjemce povinnost předložit zadávací dokumentaci ke konzultaci OSF 10 pracovních dní před zveřejněním ZŘ nebo před odesláním výzvy uchazečům a pozvat OSF jako pozorovatele na zasedání hodnotící komise nejpozději 7 kalendářních dnů před jeho konáním. Žadatel/příjemce je rovněž povinen předložit OSF zápis z jednání komise a smlouvu s dodavatelem. OSF se jednání hodnotící komise může zúčastnit jako pozorovatel.



Zadavatel je povinen informovat OSF o změnách, které nastaly v průběhu zadávacího řízení nebo realizace zakázky prostřednictvím hlášení o pokroku, resp. monitorovací zprávy. V případě, že subjekt zvažuje podání žádosti o podporu, doporučujeme konzultovat zadávací dokumentaci s OSF. V rámci zadávacích řízení musí být dodržena pravidla publicity programu IOP, tj. písemné materiály (zadávací dokumentace u zadávacích řízení zahájených po předložení žádosti o podporu) týkající se zadávacího řízení musí být označeny symbolem Společenství a informací o finanční spoluúčasti Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj v rámci Integrovaného operačního programu a prohlášením Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“; blíže viz příloha č. 4 Příručky. Kontrolované části dokumentace před konáním zadávacího řízení: formát, obsah předběžného oznámení, způsob uveřejnění předběžného oznámení nebo výzvy z hlediska zákona o veřejných zakázkách; odůvodnění veřejné zakázky dle § 156 zákona o veřejných zakázkách zvolený druh zadávacího řízení dle zákona o veřejných zakázkách, zadávací dokumentace, technické specifikace zadávací dokumentace s ohledem na zákaz uvádění konkrétních výrobků a výrobců apod., formát a obsah předběžného oznámení Kontrolované části zadávací dokumentace již zrealizovaného zadávacího řízení: oznámení nebo výzvu o zahájení zadávacího řízení dle § 26 zákona o veřejných zakázkách; jmenování/rozhodnutí zadavatele o složení hodnotící komise (popř. komise pro otevírání obálek), pozvánky na jednání hodnotící komise (komise pro otevírání obálek) včetně pozvánky pro OSF, zpráva o posouzení a hodnocení nabídek, která obsahuje: – protokol o otevírání obálek dle § 73 zákona o veřejných zakázkách, – podepsaná prohlášení o nepodjatosti dle § 74 odst. 7 zákona o veřejných zakázkách a o mlčenlivosti všech členů komise, náhradníků a pozorovatelů (z dokumentace by mělo být zřejmé, že všichni členové komise a náhradníci byli seznámeni s povinností zachovávat mlčenlivost o věcech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své funkce dle § 75 odst. 6 zákona o veřejných zakázkách), – prezenční listiny a protokoly ze všech jednání komise, zápis z posuzování a hodnocení nabídek dle § 80 zákona o veřejných zakázkách, doklad o předání všech dokumentů souvisejících s činností hodnotící komise zadavateli, rozhodnutí zástupce (statutárních orgánů) zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, oznámení zadavatele uchazečům (oznámení o vyloučení, o výběru nejvhodnější nabídky apod.) veškerá korespondence zadavatele, týkající se případných dotazů, odvolání a námitek účastníků zadávacího řízení, uzavřená smlouva s vítězným uchazečem včetně příloh a písemná zpráva zadavatele (zákon č. 137/2006 Sb., §82 a § 85), vítězná nabídka za účelem kontroly uzavřené smlouvy s dodavatelem, nabídky vyloučených/vyřazených uchazečů; nabídky uchazečů, jejichž námitka byla zamítnuta, resp. všech, kteří byli zamítnutou námitkou dotčeni. OSF si může kdykoliv vyžádat další doplňující dokumentaci ke kontrole. Finanční limity pro zadávání veřejných zakázek Finanční limity pro zadávání veřejných zakázek stanovuje Nařízení vlády č. 447/2011 Sb., s účinností od 1. ledna 2012, kterým se mění Nařízení vlády č. 77/2008 Sb., o stanovení finančních limitů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek. Žadatelé a příjemci musí u všech zadávacích řízení zahájených po 1. 1. 2012 postupovat podle této právní úpravy. Veřejné zakázky vyhlášené po 1. 1. 2010 a před 1. 1. 2012 se řídí Nařízením vlády č. 474/2009 Sb.



Finanční limity pro jednotlivé kategorie zadavatelů a druhy veřejných zakázek stanoví hranici mezi nadlimitní a podlimitní veřejnou zakázkou; stanovený limit představuje nejnižší hodnotu nadlimitní veřejné zakázky. Finanční limity jsou uvedeny v tabulce bez DPH. Finanční limity platné od 1. 1. 2012

Nadlimitní VZ

zadavatel

VZ na dodávky

VZ na služby

VZ na stavební práce

Česká republika a státní příspěvkové organizace

3 256 000 Kč

3 256 000 Kč

125 265 000 Kč

územně samosprávné celky, příspěvkové organizace, jiné právnické osoby dle § 2 odst. 2 písm. d) zákona, a dotovaný zadavatel

5 010 000 Kč

5 010 000 Kč

125 265 000 Kč

sektorový zadavatel

10 021 000 Kč

10 021 000 Kč

125 265 000 Kč

zadavatelé uvedení v § 2 odst. 2 nebo § 2 odst. 6 zákona, v případě VZ v oblasti obrany nebo bezpečnosti

10 021 000 Kč

10 021 000 Kč

125 265 000 Kč

≥ 1 000 000

≥ 1 000 000

≥ 3 000 000

podlimitní VZ VZ malého rozsahu

< 1 000 000

< 1 000 000

< 3 000 000

B) Postup pro zadávání veřejných zakázek, které nespadají do režimu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů: Žadatelé/příjemci, kteří nejsou zadavateli veřejných zakázek podle zákona o veřejných zakázkách, jsou povinni při výběru dodavatele pro realizaci projektu postupovat v souladu se Závaznými postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, v programovém období 2007-2013 (dále „Závazné postupy“), které byly schváleny usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 ve znění pozdějších aktualizací. Závazné postupy (viz příloha č. 16)) představují základní minimum v oblasti zadávání zakázek nespadajících pod působnost zákona č. 137/2006 Sb., které musí žadatelé/příjemci podpory plně respektovat.



Limity a pravidla pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Vymezení kategorií zakázek malého rozsahu a zakázek s vyšší hodnotou 1. Zakázky malého rozsahu 1. kategorie představují zakázky na služby a na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota nedosahuje 200 000 Kč bez daně z přidané hodnoty, a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nedosahuje 500 000 Kč bez daně z přidané hodnoty. Zakázky 1. kategorie lze realizovat formou přímého nákupu (dle bodu 12.1 Závazných postupů). 2. Zakázkami malého rozsahu 2. kategorie (dle bodu 12.2 Závazných postupů) se rozumí zakázky na služby a na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo převyšuje 200 000 Kč bez daně z přidané hodnoty, a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo převyšuje 500 000 Kč bez daně z přidané hodnoty, avšak nedosahuje finančního limitu k zakázkám malého rozsahu, stanoveného v § 12 odst. 3 ZVZ. 3. Zakázky s vyšší hodnotou 1. kategorie (dle bodu 13.1 Závazných postupů) představují zakázky, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo převyšuje finanční limit k zakázkám malého rozsahu, stanovený v § 12 odst. 3 ZVZ, avšak nedosahuje finančního limitu stanoveného prováděcím právním předpisem k § 12 odst. 1 ZVZ pro veřejného zadavatele – Českou republiku. 4. Zakázkami s vyšší hodnotou 2. kategorie (dle bodu 13.2 Závazných postupů) se rozumí zakázky, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo přesahuje finanční limit stanovený prováděcím právním předpisem k § 12 odst. 1 ZVZ pro veřejného zadavatele – Českou republiku. 5. Ke dni vydání této Příručky pro žadatele a příjemce finanční limit k zakázkám malého rozsahu, stanovený v § 12 ZVZ činí v případě zakázek na dodávky a služby 1 000 000 Kč bez daně z přidané hodnoty a v případě zakázek na stavební práce 3 000 000 Kč bez daně z přidané hodnoty. 6. Ke dni vydání této Příručky pro žadatele a příjemce finanční limit stanovený prováděcím právním předpisem k § 12 odst. 1 ZVZ pro veřejného zadavatele – Českou republiku činí v případě zakázek na dodávky a služby 3 256 000 Kč bez daně z přidané hodnoty a v případě zakázek na stavební práce 125 265 000 Kč bez daně z přidané hodnoty. Postup zadávání zakázek 1. Postup pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu obou kategorií je uveden v Závazných postupech pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikace zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013. Příjemci finanční podpory jsou veřejnými zadavateli podle zákona č.137/2006 Sb., a proto musí postupovat při zadávání zakázek malého rozsahu v souladu s výše uvedenými Závaznými postupy. V případě zadávání podlimitních a nadlimitních zakázek postupují žadatelé/příjemci podle příslušných ustanovení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a v souladu s § 2 nařízení vlády č. 77/2008 Sb. (stanovujícím finanční limity pro jednotlivé velikostní kategorie veřejných zakázek). Pokud zadavatel obdrží námitku od dodavatele, je povinen přezkoumat ji v plném rozsahu do 15 pracovních dnů. Rozhodnutí zadavatele o vyřízení námitky musí obsahovat odůvodnění a musí být prokazatelným způsobem doručeno dodavateli, jenž námitku podal. Dodatečná lhůta pro doplnění nabídky nesmí být kratší než 3 pracovní dny (viz bod 7.2.2, 7.2.3, 7.3.2 a 7.3.3 Závazných postupů). Zadavatel musí respektovat výsledek hodnocení a uzavřít smlouvu s vítězným uchazečem (článek 8 Závazných postupů). Zadavatel je oprávněn zrušit výběrové řízení v souladu s článkem 12 Závazných postupů. Zadavatel může zrušit výběrové řízení, pokud byla podána jenom jedna nabídka nebo pokud byly všechny nabídky kromě jedné vyřazeny na základě bodu 11.4 písm. a) Závazných postupů, neboť nemožnost porovnání nabídky je důvodem hodným zvláštního zřetele. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Zadavatel je vždy povinen posuzovat pouze vhodné nabídky dodavatelů. Za vhodné nelze považovat nabídky nepřijatelné dle § 22 odst. 1 písm. a) až f) zákona o veřejných zakázkách, to je nabídky: nevhodné, kterými jsou nabídky nesplňující požadavky zadavatele na předmět plnění zakázky; které nesplnily zadávací podmínky z hlediska jiných požadavků zadavatele než na předmět veřejné zakázky; u kterých uchazeč neprokázal splnění kvalifikace (pokud byla pro danou kategorii zakázky vyžadována); které jsou v rozporu s platnými právními předpisy; které obsahují upravené podmínky plnění v rozporu s požadavky zadavatele nebo neodůvodněnou mimořádně nízkou nabídkovou cenu (rozhodne zadavatel); nebo které byly podány po uplynutí lhůty pro podání nabídek. OSF poskytuje při přípravě zadávací dokumentace odborné konzultace. Cílem spolupráce OSF s příjemcem je ověřit, že výběrové řízení proběhlo, nebo proběhne v souladu s podmínkami programu a platnými předpisy. Pokud výběrové řízení bude zahájeno po vyhlášení výzvy k předkládání projektů, žadatel/příjemce je povinen předložit zadávací dokumentaci ke schválení OSF 10 pracovních dní před zveřejněním zadávacího řízení, nebo před odesláním výzvy uchazečům. Dále je povinen zaslat OSF prokazatelně písemnou pozvánku (elektronicky, nebo listinně) na jednání hodnotící komise, probíhá-li toto jednání po podpisu Rozhodnutí, a to nejpozději 7 kalendářních dnů před jeho konáním. Žadatel/příjemce je rovněž povinen předložit OSF zápis z jednání komise a smlouvu s dodavatelem. OSF se jednání hodnotící komise může zúčastnit jako pozorovatel. Zadavatel je povinen informovat OSF o změnách, které nastaly v průběhu výběrového řízení nebo realizace zakázky prostřednictvím hlášení o pokroku, resp. monitorovací zprávy. O průběhu výběrového řízení musí zadavatel uchovávat dokumentaci pro kontrolu ze strany OSF či dalšího orgánu, a to zejména (viz článek 14 Závazných postupů): doklady o zahájení výběrového řízení – text výzvy, resp. oznámení o zahájení výběrového řízení; zadávací dokumentace, pokud byla vypracována jako samostatný dokument rozhodnutí zadavatele o složení hodnotící komise (komise pro otevírání obálek), resp. jmenování pověřené osoby zadavatele; písemné prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti ve vztahu k veřejné zakázce text nabídek předložených uchazeči na základě výzvy či podaného oznámení; zápis (protokol) o posouzení a hodnocení podaných nabídek; rozhodnutí zadavatele o přidělení zakázky; smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem; text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku. Na vyžádání kontrolního orgánu je zadavatel povinen předložit: - relevantní písemné odůvodnění ke stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky` - podrobné odůvodnění hodnocení, ze kterého bude jednoznačně vyplývat, že zásady 3E byly dodrženy, pokud ve výběrovém nebo zadávacím řízení nebyla vybrána nabídka s nejnižší nabídkovou cenou (bez ohledu na stanovený způsob hodnocení); - podrobné odůvodnění zvoleného způsobu hodnocení z hlediska zásad 3E u veřejných zakázek, kde má dílčí hodnotící kritérium „nabídková cena“ menší váhu než 70 %; - obdobné odůvodnění jako v předchozí odrážce, pokud ze zadávacího nebo výběrového řízení byl(i) vyloučen(i) uchazeč(i) s nejnižší nabídkovou cenou, ačkoli příslušné předpisy upravující zadávání zakázek zadavateli umožňovaly tohoto uchazeče (tyto uchazeče) vyzvat k doplnění nebo upřesnění nabídky o skutečnosti, které byly předmětem vyloučení; - dokumentaci ke kontrole výběrového nebo zadávacího řízení před uzavřením smlouvy. Upozornění: Níže uvedené postupy se vztahují na všechna zadávací/výběrová řízení a dle těchto postupů budou posuzována. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


POVINNOSTI DODAVATELE (ZHOTOVITELE) Následující povinnosti doporučujeme zakotvit ve smlouvě s dodavatelem nebo je zajistit formou čestného prohlášení: Zhotovitel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. Zhotovitel je povinen archivovat originální vyhotovení smlouvy včetně jejích dodatků, originály účetních dokladů a dalších dokladů vztahujících se k realizaci předmětu této smlouvy po dobu 10 let od zániku této smlouvy, minimálně však do roku 2021. Po tuto dobu je zhotovitel povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektů provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním této smlouvy. Zhotovitel je povinen všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace opatřit vizuální identitou projektů dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příloha č. 4 této Příručky pro žadatele a příjemce). Zhotovitel prohlašuje, že ke dni nabytí účinnosti této smlouvy je s těmito pravidly seznámen. V případě, že v průběhu plnění této smlouvy dojde ke změně těchto pravidel, je zadavatel povinen o této skutečnosti zhotovitele bezodkladně informovat. V případě, že žadatel provede výběrové řízení v rámci projektu před schválením Stanovení výdajů je povinen dodat OSF dokumentaci ke kontrole. V případě provedení výběrových řízení po datu schválení Stanovení, předkládá tuto dokumentaci bezprostředně po ukončení výběrového řízení, nejpozději s Monitorovací zprávou, resp. s Hlášením o pokroku OSF. Stanoviska OSF k zadávacímu řízení však nenahrazují případná stanoviska orgánu dohledu (ÚOHS) a nezbavuje zadavatele zodpovědnosti za dodržování zákona. Zakázky musejí splňovat principy transparentnosti, nediskriminaci a rovného zacházení. Zadavatel musí při zadávání veřejných zakázek dodržovat také zásady hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených prostředků dle (§2 písm. m), n) a o) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů). Uplatní-li příjemce vůči dodavateli smluvní pokuty či penále, je povinen o této skutečnosti informovat OSF prostřednictvím Oznámení o změnách v projektu bezprostředně po jejich vzniku.

Zakázky musejí splňovat principy EU transparentnosti, nediskriminaci a rovného zacházení.

12. 6.

ZMĚNY PROJEKTU

Příjemce je povinen neprodleně oznámit poskytovateli podpory – OSF MV ČR všechny změny a skutečnosti, které mají vliv na plnění Stanovení výdajů na financování akce OSS a Podmínek, nebo skutečnosti s tím související. Příjemci – OSS nesmí provést změnu Stanovení výdajů bez předchozího souhlasu OSF. Podstatné změny musí příjemce písemně nahlásit před jejich samotnou realizací, s výjimkou nepředvídatelných situací způsobených force majeure, jako jsou povodně apod., které hlásí neprodleně. Pro Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


žádost o změnu slouží formulář Oznámení o změnách v projektu, jenž je přílohou č. 06 této Příručky. Stručný popis změny uvede příjemce také v nejbližší Monitorovací zprávě. Poskytovatel podpory navrhovanou změnu posoudí a případně schválí. V případě projektů MV ČR po jejím schválení požádá OPF o změnu Stanovení výdajů na financování akce OSS. Změnu Stanovení výdajů na financování akce OSS lze vydat do termínu stanoveného pro předložení Zprávy pro závěrečné vyhodnocení akce. Za nepodstatné změny projektu se považuje např.: změna manažera projektu, kontaktních údajů kromě názvu a adresy příjemce apod. nákladové a termínové změny etap projektu, pokud nezpůsobí přesun čerpání/vyúčtování nákladů mezi ročními alokacemi programu (přesun předložení žádosti o platbu nebo části plánované sumy platby přes 31. srpen daného roku) a neovlivní délku trvání projektu. přesuny mezi rozpočtovými položkami do výše 20% výchozí položky při nepřekročení celkového rozpočtu projektu Za podstatné změny projektu se považují např.: jakákoli změna, která má dopad do závazně stanovených termínů, parametrů a finanční bilance uvedených ve vydaném Stanovení výdajů na financování akce OSS, změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu a jeho indikátory, změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, změny termínů ukončení realizace projektu a závěrečného vyhodnocení akce, finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení čerpání SR a SF v letech přesuny mezi rozpočtovými položkami nad 20% výchozí položky při nepřekročení celkového rozpočtu projektu změny struktury financování projektu z jednotlivých zdrojů, změny, které by ovlivnily hodnocení projektu, změny sídla nebo názvu příjemce, změny účtu projektu/příjemce změna statutárního zástupce

12. 7.

MONITOROVÁNÍ POSTUPU PROJEKTŮ

Příjemce je povinen pravidelně předkládat informace o stavu realizace projektu. Děje se tak vždy po ukončení etapy prostřednictvím hlášení o pokroku, etapových a závěrečných monitorovacích zpráv. Frekvence předkládání monitorovacích zpráv bude uvedena v Právním aktu každého konkrétního projektu. Hlášení o pokroku je příjemce povinen předkládat poskytovateli podpory – OSF – přičemž periodicita je stanovena na frekvenci jednou za šest měsíců. Zprávy bude příjemce zadávat elektronicky do webové žádosti Benefit7 a zároveň je odevzdává v tištěné podobě. A. hlášení o pokroku (1x za 6 měsíců) slouží pro průběžné hlášení o postupu realizace projektu. Hlášení o pokroku jsou předkládána žadatelem jednou za šest měsíců (k poslednímu dni šestého měsíce), a to od měsíce následujícího po měsíci, ve kterém došlo k podepsání právního aktu o poskytnutí podpory. Hlášení není k příslušnému termínu předkládáno, pokud je k danému termínu předkládána monitorovací zpráva projektu (viz níže). Pokud by měla monitorovací zpráva být vypracována jeden měsíc před/po hlášení o pokroku, hlášení o pokroku se nepředkládá. Příjemce předkládá hlášení o pokroku do pátého pracovního dne od ukončení sledovaného období. Jako rozhodné se bere datum podání. B. monitorovací zprávy (MZ) předkládá příjemce po ukončení etapy projektu (etapy nadefinuje žadatel při tvorbě žádosti do IS Benefit7+) a celkovém ukončení projektu. Etapovou monitorovací zprávu příjemce předkládá vždy do dvaceti pracovních dnů po ukončení etapy, závěrečnou monitorovací zprávu příjemce předkládá do dvaceti pracovních dnů po ukončení realizace projektu. Jako rozhodné se bere datum podání. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Příjemce do MZ vyplňuje údaje potřebné ke zhodnocení pokroku projektu, tedy především číselné údaje o naplňování závazných a monitorovacích indikátorů a stručný pokrok v implementaci projektu. Upozornění: Příjemce je povinen na žádost MV poskytnout dodatečně požadované informace o průběhu realizace a po ukončení realizace projektu. Termínem ukončení realizace akce se rozumí den podpisu předávacího protokolu nebo obdobného dokumentu oběma smluvními stranami při převzetí předmětu smlouvy.“ 10 měsíců po ukončení realizace projektu obdrží příjemce dopis od OSF, ve kterém bude vyzván k vyplnění Hlášení o udržitelnosti. Příjemce je povinen Hlášení o udržitelnosti vyplnit a zaslat ho zpět OSF ve lhůtě 20 dnů. Následující Hlášení o udržitelnosti budou zasílána po dvanácti měsících. V případě, kdy OSF neukončí administraci MZ za etapu n a příjemce je povinen předložit MZ za etapu n+1, založí v Benefitu7 Zjednodušenou žádost o platbu za etapu n+1 a předloží ji na OSF pouze v pracovní tištěné verzi. Tím je splněna povinnost předložit MZ do 20 pracovních dní od ukončení etapy/projektu. Dokud nebude MZ za etapu n schválena či zamítnuta, nebude možné MZ za etapu n+1 finalizovat a tedy načíst do Monitu7+, tzn. předložit ji v elektronické verzi. MZ za etapu n+1 příjemce finálně uloží až po schválení či zamítnutí MZ za etapu n a poté MZ za etapu n+1 předloží ve finální tištěné i elektronické verzi. OSF informuje příjemce po schválení MZ za etapu n, že může finálně uložit MZ za etapu n+1 a předat ji na OSF. Stejný postup se aplikuje v případě předkládání Hlášení o pokroku. Postup pro vyplnění MZ/HoP v IS Benefit7 naleznete v příloze příručky č. 11. Informace vyžadované v těchto zprávách naleznete v příloze příručky č. 5.

12. 8.

ZPŮSOB PROPLÁCENÍ A ŽÁDOSTI O PLATBU

Předkládání Zjednodušené žádosti o platbu Zjednodušenou žádost o platbu zasílá příjemce odboru strukturálních fondů vždy do 20 pracovních dnů od ukončení etapy nebo realizace projektu. Zjednodušenou žádost o platbu předkládá příjemce v elektronické a tištěné verzi. Elektronickou verzi vyplňuje v IS Benefit7+ (návod na vyplnění viz Příloha č. 12 Příručky). Žádost musí být doložena spolu s monitorovací zprávou a potřebnými doklady (jejich výčet je definován na konci vzoru Monitorovací zprávy – viz příloha č. 5). Jako rozhodné pro tištěnou verzi se bere datum podání. V případě, kdy OSF neukončí administraci ZŽoP za etapu n a příjemce je povinen předložit ZŽoP za etapu n+1, založí příjemce v Benefitu7 Zjednodušenou žádost o platbu za etapu n+1 a předloží ji na OSF pouze v pracovní tištěné verzi. Tím je splněna povinnost předložit ZŽoP do 20 pracovních dní od ukončení etapy/projektu. Dokud nebude ZŽoP za etapu n schválena či zamítnuta, nebude možné ZŽoP za etapu n+1 finalizovat a tedy načíst do Monitu7+, tzn. předložit ji v elektronické verzi. ZŽoP za etapu n+1 příjemce finálně uloží až po schválení či zamítnutí ZŽoP za etapu n a poté ZŽoP za etapu n+1 předloží ve finální tištěné i elektronické verzi. OSF informuje příjemce po schválení ZŽoP za etapu n, že může finálně uložit ZŽoP za etapu n+1 a předat ji na OSF. Přílohy předkládané ke Zjednodušené žádosti o platbu (ZŽoP) K první Žádosti o platbu je povinen žadatel předložit: doklady ke stavebnímu projektu dle stavebního zákona č. 183/2006, Sb., v platném znění – stavební povolení nebo jeho obdoba (je-li relevantní), schématický zákres stavby se slovním popisem s jasným zobrazením části stavby, která je součástí projektu (např. půdorys, bokorys apod.), (je-li relevantní), Monitorovací zprávu a její přílohy (MZ a její přílohy je dále součástí každé následující ZŽoP). Administrace žádostí o platbu Příjemce dotace nejdříve uhradí veškeré náklady projektu z vlastních zdrojů, ale v rámci administrace žádosti o platbu nedochází k převodu peněz ze SF do kapitoly příjemce. K tomuto převodu dochází až po zahrnutí projektu do Souhrnné žádosti a při následné refundaci prostředků ze strany PCO do kapitoly příjemce. Pracovník OSF provede dokladovou kontrolu předložené Zjednodušené žádosti o platbu a jejích příloh (vč. Monitorovací zprávy), která se zaměřuje zejména na: Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


kontrolu způsobilosti výdajů projektu, doložení povinných příloh ke zjednodušené žádosti o platbu (včetně jejich správnosti), oprávněnost příjemce, oprávněnost dodavatele (v případě že bylo provedeno výběrové řízení, tzn. soulad s tendrovou dokumentací), náležitosti dokladů dle zákona o účetnictví, zákona o dani z příjmu, případně zákona o DPH, zda jsou fakturační podmínky dohodnuty a plněny tak, aby byla doložena účelovost faktur včetně specifikace jednotlivých způsobilých výdajů – tj. předmět fakturace je v souladu s projektem, z faktury je patrné, že se jedná o fakturaci vztahující se k projektu, předložené přílohy k účetním dokladům, předložený doklad o vedení odděleného účetnictví, úhrady faktur dle výpisu z bankovního účtu projektu (datum, částka, účet), příp. jiných účtů dokládajících zaplacení předložených dokladů, věcnou a časovou způsobilost výdajů vzhledem k předmětu a termínům projektu, příp. jednotlivých etap, zda byly ve stanoveném termínu předloženy všechna hlášení o pokroku za danou etapu/projekt. naplňování indikátorů V případě, že pracovník OSF zjistil v průběhu kontroly nedostatky v ZŽoP, vyzve příjemce k odstranění nedostatků (elektronicky). Pracovník OSF ve výzvě uvede lhůtu pro odstranění nedostatků (maximálně 10 pracovních dnů). V případě, že příjemce neodstraní nedostatky v termínu, jsou výdaje, jichž se to týká, automaticky po uplynutí lhůty považovány za nezpůsobilé. V případě, že pracovník OSF zjistí v Zjednodušené žádosti o platbu nebo podpůrné dokumentaci nedostatky, které povedou ke krácení, vyznačí nezpůsobilé výdaje v Soupisce faktur a Kontrolním listu. Pokud má být na základě analýzy rizik v souladu s Metodikou pro výběr vzorku pro interní kontrolu na místě provedena v rámci kontroly žádosti o platbu kontrola na místě, je provedena po provedení dokladové kontroly po stránce věcné i finanční. Pracovník OSF dále připraví Dopis o výsledku ověření žádosti o platbu, součástí dopisu je případně seznam výdajů, které byly posouzeny jako nezpůsobilé. Takové výdaje budou vyjmuty z režimu spolufinancování ze strukturálních fondů a budou hrazeny z vlastních zdrojů příjemce. Do dvou pracovních dnů od schválení všech v tomto bodě zmíněných dokumentů, zajistí pracovník OSF zaslání Dopisu o výsledku ověření žádosti o platbu příjemci.

12. 9.

ZÁVĚREČNÉ VYHODNOCENÍ AKCE

Příjemce po dokončení projektu v termínu stanoveném ve Stanovení výdajů předloží v souladu s vyhláškou č. 560/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů na MV vyplněný formulář „Zpráva pro závěrečné vyhodnocení akce“ (příloha č. 7) Po provedení kontroly údajů a v případě, že uvedené údaje jsou v pořádku, je poskytovatelem dotace vydána Zpráva pro závěrečné vyhodnocení akce, jejíž jedno paré příjemce obdrží.

12. 10. KONTROLY PROJEKTU Povinností příjemce je poskytnout spolupráci při kontrolách, které jsou jednotlivé instituce povinny, respektive oprávněny, vykonávat. Jsou to: Ministerstvo vnitra ČR, Ministerstvo pro místní rozvoj – Řídící orgán IOP, Ministerstvo financí, Evropská komise, OLAF, Evropský účetní dvůr, Nejvyšší kontrolní úřad ČR. U příjemce může být dále proveden audit Ministerstva financí – Auditního orgánu a pověřeného subjektu auditního orgánu (PAS) – Odbor interního auditu a kontroly MMR. V souladu s § 13a zákona o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., provádějí tyto auditní subjekty následující kroky: při zahájení auditu u příjemce předkládá auditor pověření k vykonání auditu; Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


po vykonání auditu má příjemce právo být seznámen s návrhem zprávy, vypracované auditním subjektem, a zaujmout písemné stanovisko, které se stává součástí této zprávy; příjemce má ze zákona pro podání svého stanoviska lhůtu min. 5 dní, není-li lhůta dohodnuta delší. Kontrolovaná osoba (příjemce) má dále povinnost informovat o přijatých nápravných opatřeních orgán veřejné správy, jehož zaměstnanec audit vykonal. Dále vykonává u příjemce tzv. Monitorovací návštěvu zástupce odboru strukturálních fondů. Monitorovací návštěvu oznamuje příjemci pracovník OSF. Při oznámení sdělí příjemci účel návštěvy, termín návštěvy a pracovníky, kteří se návštěvy zúčastní. Zároveň informuje příjemce, že jde o monitorovací návštěvu, nikoliv veřejnosprávní kontrolu na místě. Pracovník OSF zajistí vyhotovení zápisu z monitorovací návštěvy do pěti pracovních dnů od realizace návštěvy. Na základě závěrů z monitorovací návštěvy v případě zjištění nedostatků navrhne pracovník OSF vykonání veřejnosprávní kontroly na místě. Kontroly z hlediska realizace projektu Kontrola projektů na místě je realizována v režimu veřejnosprávní kontroly dle příslušných ustanovení zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, resp. zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole. V rámci veřejnosprávní kontroly jsou realizovány následující typy kontrol na místě: Předběžná kontrola je vykonávána před vydáním Stanovení výdajů na financování akce OSS o poskytnutí dotace v rámci procesu hodnocení na základě ex ante analýzy rizik projektu. Fyzická kontrola na místě je vykonávána za účelem ověření informací, uvedených v žádosti o podporu a ověření schopnosti žadatele realizovat projekt v souladu předloženou žádostí o podporu. Průběžná kontrola je vykonávána v období od vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS do ukončení projektu. Kontrola na místě je vykonávána zejména za účelem ověření informací uvedených v Monitorovacích zprávách, žádostech o platbu, zpravidla v rámci autorizace žádosti o platbu. Následná kontrola je vykonávána po ukončení projektu v monitorovacím období v rámci ex post monitoringu projektu. Tato kontrola je vykonávána za účelem ověření dodržování podmínek Stanovení výdajů na financování akce OSS po ukončení realizace projektu. Příjemce je seznámen s plánem uskutečnit u něj kontrolu nejpozději dva pracovní dny před zahájením kontroly. Za tímto účelem obdrží Oznámení o kontrole podepsané vedoucím kontrolní skupiny. Kontrolní skupina bude mít k provedení kontroly příslušné pověření. Realizace kontroly na místě Při zahájení kontroly na místě proběhne úvodní schůzka se statutárním zástupcem příjemce nebo jím písemně pověřenou osobou. Během ní seznámí vedoucí nebo člen kontrolní skupiny příjemce s předmětem kontroly, jejím průběhem a předloží příjemci Pověření všech členů kontrolní skupiny, požádá o vytvoření podmínek k provedení kontroly a předloží příjemci k podpisu Poučení kontrolované osoby (ve dvou vyhotoveních, jedno vyhotovení si ponechává kontrolovaná osoba tzn. příjemce, druhé vedoucí kontrolní skupiny). Na závěr kontroly vyplní vedoucí kontrolní skupiny nebo pověřený člen Protokol. Protokol se vypracuje ve dvou číslovaných stejnopisech, z nichž č. 1 si ponechává MV, č. 2 obdrží příjemce. V případě, že kontrola na místě odhalí nedostatky, jsou součástí protokolu zjištění a opatření k nápravě s termínem do kdy musí kontrolovaná osoba nedostatky odstranit. Příjemce potvrzuje seznámení s obsahem protokolu a převzetí protokolu svým podpisem. Protokol obsahuje termín, do kdy může kontrolovaná osoba podat proti Protokolu písemné a zdůvodněné námitky. Lhůta je zpravidla pět pracovních dnů ode dne seznámení s protokolem. Tuto lhůtu je možné po dohodě s vedoucím kontrolní skupiny prodloužit. Odmítne-li se kontrolovaná osoba seznámit s Protokolem, ztrácí oprávnění uplatnit písemné a zdůvodněné námitky, jestliže se s Protokolem seznámí, ale odmítne ho podepsat, běží jí od tohoto dne lhůta pro podání námitek. Tyto skutečnosti i s datem zaznamená vedoucí nebo člen kontrolní skupiny do protokolu. Protokol je zpravidla dokončen a předán kontrolované osobě osobně na místě. V případě potřeby lze Protokol také dokončit a odevzdat příjemci k podpisu později, nejdéle však do 20 pracovních dnů od Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


ukončení realizace kontroly na místě, a to bez zbytečných průtahů. Protokol lze zaslat poštou. V tomto případě vedoucí kontrolní skupiny zajistí podpis protokolu příjemcem. Hlavními oblastmi, na které se kontroly zaměřují, jsou: V případě ex-ante kontroly: ověření realizovatelnosti projektu, ověření udržitelnosti projektu, ověření správnosti údajů v žádosti o dotaci, kontrola dvojího financování, ověření stavu realizace projektu, kontrola výběrových řízení. provádění výběrových řízení v souladu se zákonem 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s interními akty příjemců; zvláštní důraz bude kladen na ta výběrová řízení, která již byla realizována před samotným vydáním Stanovení výdajů na financování akce OSS, Na základě provedených ex-ante kontrol můžou být upraveny způsobilé výdaje projektu. V případě interim kontroly: dvojí financování příjmy z projektu veřejnou podporu provádění výběrových řízení v souladu se zákonem 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s interními akty příjemců; zvláštní důraz bude kladen na ta výběrová řízení, která byla realizována po vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS, Skutečný stav projektu, Dodání služeb/zboží v souladu s právním aktem, Fyzický pokrok, Pravidla publicity, Kontrola účetnictví (účty související s projektem) a vedení odděleného účetnictví. V případě ex-post kontroly: Dvojí financování Příjmy z projektu Veřejnou podporu Skutečný stav projektu, Dodání služeb/zboží v souladu s právním aktem, Fyzický pokrok, Pravidla publicity, Kontrola účetnictví (účty související s projektem) a vedení odděleného účetnictví.

Práva kontrolovaného subjektu Požadovat po kontrolorovi (kontrolní skupině) předložení písemného oprávnění ke kontrole (služební průkaz/průkaz kontrolora, pověření ke kontrole), požadovat po kontrolorovi (kontrolní skupině) předání zprávy o kontrole – protokol/zápis z kontroly, doložit své námitky k protokolu/zápisu buď přímo na místě vyjádřením do protokolu nebo do 5 pracovních dní od seznámení se s protokolem/zápisem nebo od jeho doručení poštou, nestanoví-li kontrolní pracovník lhůtu delší, být informován o termínu plánované kontroly minimálně 2 pracovní dny předem, vyžádat si náhradní termín pro kontrolu na místě, požadovat od kontrolorů potvrzení o případném převzetí dokladů, kontrolované subjekty a jejich zaměstnanci nejsou povinni poskytnout součinnost v případech, kdy by poskytnutí ohrozilo bezpečnost nebo kdy by jejím splněním porušily zákonem výslovně uloženou Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


povinnost mlčenlivosti. Povinnosti kontrolovaného subjektu Vytvořit podmínky pro provedení kontroly, osobně se jí zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh, neprodleně sdělit kontrolujícímu subjektu výhrady k navrženému termínu kontroly a navrhnout mu náhradní termín pro provedení kontroly ne delší než sedm kalendářních dnů od původně navrženého termínu kontroly, seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, které se vztahují ke kontrolovaným objektům a které jsou tyto osoby povinny v průběhu kontroly dodržovat, předložit kontrolní skupině na vyžádání dokumenty o kontrolách jak fyzických, tak finančních, které provedly jiné kontrolní orgány a které mají vztah ke kontrole projektu financovaného z IOP, umožnit kontrolní skupině vstup na pozemek, do každé provozní budovy, místnosti a místa včetně dopravních prostředků a přepravních obalů, přístup k účetním písemnostem, záznamům a informacím na nosičích dat v rozsahu nezbytně nutném pro dosažení cíle kontroly; tato povinnost se rovněž týká obydlí, které kontrolovaný subjekt užívá pro podnikatelskou činnost spojenou s předmětem projektu, předložit kontrolní skupině ve stanovených lhůtách vyžádané doklady a poskytnout informace k předmětu kontroly, uchovávat právní akt o poskytnutí podpory včetně Podmínek a veškeré účetní doklady týkající se poskytnuté pomoci v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění, spolu s veškerou projektovou dokumentací minimálně do roku 2021, v nezbytném rozsahu, odpovídajícím povaze její činnosti a technickému vybavení, poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly, přijmout opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou a ve stanovené lhůtě o přijatých nápravných opatřeních písemně informovat kontrolujícího. Práva kontrolních pracovníků Nestanoví-li zvláštní zákon jinak, jsou kontroloři oprávněni: Vstupovat do objektů, zařízení a provozů, na pozemky a do jiných prostor kontrolovaných osob, pokud souvisí s předmětem kontroly (s výjimkou, pokud je obydlí použito k podnikání, musí být zaručena nedotknutelnost obydlí); požadovat na kontrolovaných osobách, aby ve stanovených lhůtách předložily originální doklady a další písemnosti, záznamy dat na paměťových médiích prostředků výpočetní techniky, jejich výpisy a zdrojové kódy programů, vzorky výrobků nebo zboží (dále jen doklady), týkají-li se předmětu kontroly; zajišťovat v odůvodněných případech originální doklady, jejich převzetí musí kontrolované osobě potvrdit (na základě předávacího protokolu) a ponechat ji kopie převzatých dokladů; pořizovat si kopie originálních dokladů; zaznamenat všechny závažné skutečnosti, které nastaly během kontroly, i formální nedostatky, které byly během kontroly odstraněny; v případě pochybností o předložených dokladech, vztahujících se ke konkrétní operace, požadovat písemné potvrzení o tom, že předložené doklady jsou kompletní; požadovat na kontrolované osobě poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech nezbytných k provedení kontroly; osoba, která se podílela na zhotovení staveb, dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo veřejné podpory); v zájmu odborného posouzení věci přizvat do kontrolní skupiny například odborného konzultanta, znalce či tlumočníka (osoba přizvaná). Povinnosti kontrolních pracovníků Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Nestanoví-li zvláštní zákon jinak, jsou kontroloři povinni: Nepřijmout žádný pokyn, který by ohrozil nebo znemožnil objektivní výkon finanční kontroly; při provádění kontrol zvolit co nejrychlejší a nejefektivnější postup; zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly a nezneužít znalostí těchto skutečností; při realizaci kontroly spolupracovat výhradně s pověřenými zaměstnanci kontrolované osoby; vrátit neprodleně převzaté doklady kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich držení; izuální techniky k zajištění skutečnosti a s pořizováním kopií dat na vlastní paměťové nosiče. Uzavření kontroly na místě Kontrolovaná osoba může ve stanovené lhůtě uplatnit písemné a zdůvodněné námitky. O námitkách rozhoduje vedoucí kontrolní skupiny, vyhoví-li námitkám v plném rozsahu nebo ministr, není-li námitkám vyhověno v plném rozsahu.. Pokud příjemce jako kontrolovaná osoba překročil lhůtu pro uplatnění námitek, vedoucí kontroly písemně sdělí, že stanovená lhůta pro podání námitek byla překročena a že námitky pokládá za bezpředmětné. Proti Rozhodnutí o námitkách se nelze odvolat. Kontrola je ukončena uplynutím lhůty pro podání námitek, vzdáním se práva podat námitky, odmítnutím seznámení se s Protokolem nebo dnem doručení Rozhodnutí o námitkách kontrolované osobě. Předání/zaslání Rozhodnutí o námitkách kontrolované osobě se provede do 30 pracovních dní od podání námitek.

12. 11. ODSTOUPENÍ OD PROJEKTU Příjemce může odstoupit od projektu na základě svého písemného prohlášení. Toto prohlášení příjemce zasílá na stanovené kontaktní místo (podatelnu MV ČR) prostřednictvím formuláře Oznámení o změně v projektu, který je přílohou této příručky č. 6. V případě, že již byly v souvislosti s projektem příjemci vyplaceny finanční prostředky, jedná se o neoprávněně použité prostředky dle zákona 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, ve znění pozdějších předpisů, které je příjemce povinen vrátit. Za tímto účelem obdrží příjemce oznámení o výši neoprávněně použitých prostředků s výzvou k vrácení prostředků na účet MV. Stanovená lhůta je zpravidla 30 kalendářních dnů. Pokud byla příjemci před odstoupením vyplacena dotace či její část, bude se rozhodovat, zda se jedná o porušení rozpočtové kázně či nikoli. V případě podezření na porušení rozpočtové kázně bude případ postoupen na příslušný finanční úřad. V opačném případě OSF příjemce vyzve, aby ve stanovené lhůtě vrátil vyplacené prostředky na účet MV ČR. Pokud tak příjemce neučiní, předá OSF záležitost příslušnému finančnímu úřadu. Během procesu hodnocení kvality projektu může na základě písemného oznámení svou žádost vzít zpět také žadatel. ZS v takovém případě hodnocení zastaví ke dni podání žádosti.

12. 12. NESROVNALOSTI Nesrovnalostí se rozumí porušení předpisů ES nebo předpisů ČR, které upravují použití prostředků z rozpočtu EU nebo veřejných zdrojů ČR, v jehož důsledku jsou, nebo by mohly být dotčeny veřejné rozpočty ČR nebo rozpočet EU formou neoprávněné výdajové položky. Tzn. jedná se o každé porušení podmínek, za kterých byly prostředky z rozpočtu EU poskytnuty ČR, a každé porušení podmínek, za kterých byly tyto prostředky a prostředky národních veřejných rozpočtů převedeny dále příjemcům. Bude-li mít ZS podezření na nesrovnalost vztahující se ke konkrétnímu projektu, přeruší do vyřešení věci administraci projektu. Jestliže se prokáže, že k nesrovnalosti došlo a jedná se o porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, předá ZS věc k dalšímu řízení příslušnému finančnímu úřadu. Ten může příjemci vyměřit odvod za porušení rozpočtové kázně a případně i penále za prodlení. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1; Oblast podpory: 1.1a a 1.1.b Výzva č. 07 – kontinuální Verze – 1.2; Platnost od: 5. 10. 2012


Jestliže dojde k porušení právního aktu před vyplacením peněžních prostředků a nejedná se o nesrovnalost, rozhoduje o dalším postupu ZS a v závislosti na závažnosti porušení krátí peněžní prostředky před jejich vyplacením. V případě podezření na nesrovnalost v podobě podezření na porušení rozpočtové kázně dle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů; a jedná se o podezření na spáchání trestního činu, oznámí tuto skutečnost pracovník OSF na policejní orgán či státní zastupitelství. ŘO IOP může s odkazem na zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, neproplatit část výdajů, které považuje za nezpůsobilé, a to i v případě, kdy podezření na nesrovnalost není potvrzeno ze strany ÚOHS, ÚFO či soudu. Pokud ÚFO podezření na porušení rozpočtové kázně nepotvrdí, stejně tak pokud ÚOHS nepotvrdí podezření na porušení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ŘO IOP tímto není vázán a může trvat na svých zjištěních, resp. zjištěních jiných příslušných kontrolních či auditních orgánů, a stanovisku, že k nesrovnalosti došlo.

12. 13. STÍŽNOSTI A ODVOLÁNÍ Zákonná úprava stížností je obsažena v § 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění. Kdokoli může podat stížnost poukazující na nevhodné chování úředních osob nebo na nesprávný postup ZS jestliže se ho toto jednání přímo dotýká. Jakýkoli podnět na ověření správného, objektivního, transparentního a nediskriminačního postupu musí vždy ZS a ŘO řádně prošetřit. Podá-li stížnost osoba, která nebyla předmětem stížnosti sama dotčena, bude takové podání ZS brát pouze jako podnět k výkonu dohledu či kontroly nebo jako podnět ke zlepšení činnosti a k odstranění nedostatků. Obdobným způsobem bude postupovat i v případě přijetí anonymního podání, tj. pokud stěžovatel zašle podání bez podpisu či s podpisem, ale bez uvedení adresy pro doručování. Stížnost lze podat písemně, ústně, prostřednictvím technických prostředků (např. fax, dálnopis) nebo elektronicky. Pokud nelze ústní stížnost vyřídit ihned, sepíše o ní ZS písemný záznam. Ze stížnosti musí být patrné, kdo ji podává, které věci se týká a co se navrhuje. Stížnost musí obsahovat především náležitosti, které jsou třeba pro její vyřízení. Jestliže tyto náležitosti postrádá, vyzve ZS stěžovatele k jejich doplnění v přiměřené lhůtě. Současně stěžovatele poučí, že pokud nejasnosti, které by bránily dalšímu postupu, neodstraní, stížností se dále nebude zabývat. Stížnost se podává u orgánu, proti jehož činnosti je zaměřena. ZS řádně prošetří všechny skutečnosti uvedené ve stížnosti a stížnost vyřídí do 60 dnů ode dne, kdy mu byla doručena. Stanovenou lhůtu lze překročit jen tehdy, nelze-li v jejím průběhu zajistit podklady potřebné pro vyřízení stížnosti. V této lhůtě také písemně vyrozumí stěžovatele o vyřízení stížnosti. Stížnost se považuje za vyřízenou dnem, kdy je vyrozumění o vyřízení stížnosti vypraveno či předáno k poštovní přepravě. Jestliže stěžovatel nesouhlasí se způsobem vyřízení stížnosti, může požádat o přešetření věci. Žádost o přešetření může stěžovatel podat: 1) orgánu, který vyřizoval stížnost, ten posoudí obsah po věcné a formální stránce a z hlediska nových skutečností. Shledá-li důvod ke změně svých předchozích závěrů, vyrozumí o tom stěžovatele. V opačném případě oznámí stěžovateli, že neshledal důvody ke změně již učiněných závěrů a předá stížnost k přešetření nadřízenému správnímu orgánu. V případě ZS může stěžovatel podat žádost o prošetření odboru interního auditu a supervize MV. V případě ZS je pro tyto účely nadřízeným orgánem ŘO2) nadřízenému orgánu, ten je povinen řádně prošetřit všechny skutečnosti uvedené ve stížnosti, a to bez zbytečného odkladu. Způsob vyřízení stížnosti závisí na obsahu stížnosti. V případě, že stěžovatel poté, co nadřízený orgán stížnost prošetřil a potvrdil výsledky předchozího šetření, podá znovu stížnost shodného obsahu a nebudou-li shledány důvody ke změně výsledků předchozího vyřízení, bude stížnost založena bez dalšího šetření. Stěžovatel bude o tomto postupu informován.



13.

Přílohy

1) a) Osnova studie proveditelnosti b) Analýza nákladů a výnosů (CBA) c) Vzorový rozpočet 2) Indikátory pro oblast intervence 1.1a, 1.1b. 3) a)-b) Povinné přílohy k žádosti o finanční podporu, Vzor pověření 4) Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření a manuál vizuální identity IOP 5) a) - j) Vzor Zjednodušené žádosti o platbu a jejích příloh - monitorovací zprávy a její přílohy (soupiska faktur, pracovní výkazy, rozpis mzdových nákladů, vzor hlášení o pokroku, podpisové vzory, změna příloh MZ, přehled pracovních cest, rekapitulace mezd s komentářem, Vzor seznamu účtů používaných příjemcem v souvislosti s realizací projektu IOP) 6) Oznámení o změně v projektu 7) Limity a pravidla zakázek malého rozsahu Aktuální znění přílohy č. 7 je obsahem Příručky pro žadatele a příjemce, kapitola 12.5 7) Zpráva pro Závěrečné vyhodnocení akce 8) Seznam projektových záměrů dle usnesení vlády č. 536/2008 9) EK – GŘ pro regionální politiku 07/0074/03-CZ „Doporučení pro COCOF K POKYNŮM K ČL. 55 NAŘÍZENÍ RADY (ES) Č. 1083/2006: PROJEKTY VYTVÁŘEJÍCÍ PŘÍJMY ze dne 18. 6. 2008 10) a) - b) Příručka vytvořením žádosti v aplikaci Benefit7+ 11) Příručka pro vyplnění Monitorovací zprávy/Hlášení o pokroku v IS Benefit7 12) Příručka pro vyplnění Zjednodušené žádosti o platbu v IS Benefit7 13) a) - b) Stanovní výdajů na financování akce OSS/Dopis ředitele OSF 14) a) - b) Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS/ Podmínky Dopisu ředitele OSF, c) Stanovení výdajů – podmínky, d) Rozhodnutí o poskytnutí dotace – podmínky, e) Dopis ředitele – schválení projektu. 15) Postup při porušení Podmínek 16) Závazné postupy pro zadávání zakázek nespadajících pod ZVZ 17) Informace o vlastnické a ovládací struktuře 18) Metodika útvaru hlavního architekta



14.

Seznam zkratek

CBA

Analýza výnosů a nákladů (angl. zkratka)

PCO

Platební a certifikační orgán

ČR

Česká republika

DMS

Dokument management system

DPH

Daň z přidané hodnoty

EKIS

Ekonomický informační systém

ERDF

Evropský fond pro regionální rozvoj

ES

Evropská společenství

EU

Evropská unie

FÚ

Finanční útvar

HW

Hardware

ICT

Informační a komunikační technologie (angl. zkratka)

IOP

Integrovaný operační program

IRR

Vnitřní výnosové procento (angl. zkratka)

IS

Informační systém

HoP

Hlášení o pokroku

MF

Ministerstvo financí

MV ČR

Ministerstvo vnitra České republiky

MZ

Monitorovací zpráva

NPV

Čistá současná hodnota (angl. zkratka)

NUTS

Klasifikace územních jednotek (franc. zkratka)

OLAF

Evropský úřad pro potírání podvodných jednání

OPF

Odbor programového financování MV ČR

OSF

Odbor strukturálních fondů

OSS

Organizační složka státu

PO

Příspěvková organizace

PPŽP

Příručka pro žadatele a příjemce

RL

Registrační list

SR

Státní rozpočet

SW

Software

ZS

Zprostředkující subjekt

ZŽoP

Zjednodušená žádost o platbu



PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE finanční podpory v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU pro prioritní osu 1a a 1b

Recommend Documents