Smlouva o poskytnutí grantu z prostředků Finančního mechanismu EHP v rámci programu FNNO
PŘÍLOHA IV Postupy pro veřejné zakázky OBSAH
1
Základní ustanovení
2
2
Varianty postupu při zadávání VZMR
2
3
Postup dle Varianty I.
3
4
Postup dle Varianty II.
3
5
Postup dle Varianty III.
4
5.1 Zadávací dokumentace
4
5.2 Výzva k podání nabídek
7
5.3 Podávání nabídek
9
5.4 Hodnotící komise
9
5.5 Posouzení a hodnocení nabídek
9
5.6 Přidělení veřejné zakázky
10
5.7 Námitky
10
5.8 Uzavření smlouvy
10
5.9 Zrušení VZMR
11
6
Výjimky
11
7
Jiné povinnosti zadavatele
11
1. Základní ustanovení Příjemce nebo partner Projektu (dále „zadavatel“) je povinen v případě jakékoli zakázky postupovat v souladu s platnou legislativou. Předmětem zakázky je úplatné poskytnutí dodávek nebo služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Jakákoliv zakázka, zadaná v rámci Projektu ze strany zadavatele, je považována za veřejnou zakázku, bez ohledu na její předpokládanou hodnotu. Pokud předpokládaná hodnota zakázky dosáhne nebo přesáhne finanční limit pro podlimitní veřejné zakázky, dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, je zadavatel povinen postupovat dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění. Pokud je předpokládaná hodnota zakázky nižší než finanční limit pro podlimitní veřejné zakázky, dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, jedná se o tzv. veřejnou zakázku malého rozsahu (dále „VZMR“) a zadavatel je povinen postupovat dle následujících pokynů této Přílohy. Pokud interní předpisy zadavatele stanovují pro postupy dle této Přílohy přísnější požadavky, a ty nejsou v rozporu s touto Přílohou, je zadavatel povinen řídit se těmito vlastními interními předpisy. V případech a situacích neupravených touto Přílohou se postupuje individuálně, a to vždy s předchozím souhlasem Zprostředkovatele. Zadavatel je při zadávání VZMR, bez ohledu na její výši, povinen dodržovat následující základní principy:
princip hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti
princip transparentnosti
princip rovného zacházení a zákazu diskriminace
princip proporcionality
2. Varianty postupu při zadávání VZMR Zadavatel je povinen při zadávání VZMR postupovat v souladu se základními principy, uvedenými v předchozím bodě, jednou z níže uvedených variant postupu, v závislosti na předpokládané hodnotě VZMR bez DPH. Předpokládaná hodnota VZMR se posuzuje za celou zakázku, a to i v případě, kdy do vyúčtování Projektu vstupuje pouze její část.
Hodnota VZMR (bez DPH) Varianta I.
nedosáhne 200.000 Kč
Varianta II.
rovna nebo vyšší než 200.000 Kč, ale nedosáhne 500.000 Kč
Varianta III.
rovna nebo vyšší než 500.000 Kč, ale nedosáhne finanční limit pro podlimitní veřejné zakázky dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.
2
Zadavatel je povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení předmětu zakázky na menší zakázky. Předmět zakázky tedy nesmí být účelově rozdělen s cílem vyhnout se povinnostem vyplývajícím z překročení stanovených limitů. Předpokládaná hodnota nemůže být stanovena prostým odhadem, ale musí být podložena průzkumem trhu či předchozími zkušenostmi. U stavebních zakázek musí být předpokládaná hodnota doložena rozpočtem, u dodávek a služeb musí být předložena kalkulace ceny. Pro určení předpokládané hodnoty VZMR, která je rozdělena do částí, je rozhodující součet předpokládaných hodnot všech jejich částí v průběhu posledních dvanácti měsíců od vyhlášení dané veřejné zakázky. Zadavatel vždy předem sečte předpokládané hodnoty stejných či obdobných VZMR, které hodlá v průběhu 12 měsíců vyhlásit. Podle toho, do jaké varianty tento součet spadá, pak zadavatel všechny tyto VZMR zadá v režimu příslušné varianty, i když jednotlivě limitu pro povinnost postupu v příslušné variantě nedosahují (například zadavatel plánuje zadat dvě obdobné VZMR s předpokládanými hodnotami 150.000 Kč a 125.000 Kč; zadavatel tak bude při zadání obou postupovat dle Varianty II., neboť jejich součet je vyšší než 200.000 Kč). Pokud se nepředvídatelně vyskytne potřeba vyhlásit další VZMR se stejným či obdobným předmětem plnění jako VZMR, kterou či které již zadavatel v uplynulých 12 měsících vyhlásil, a tuto VZMR tak zadavatel nemohl předem do součtu předpokládaných hodnot zahrnout, přičemž připočtením této VZMR se již součet dostává do povinnosti postupovat dle přísnější varianty, je zadavatel povinen u této nové VZMR již použít postup dle přísnější varianty. To znamená, že pokud např. zadavatel vyhlásil jednu či více VZMR v souhrnné hodnotě 350.000 Kč (tedy s povinností postupu dle Varianty II.) a následně, před uplynutím 12 měsíců, vyhlásí VZMR na stejné plnění, kterou předem nepředvídal, opět v hodnotě 350.000 Kč, tak u této nové VZMR již musí být použit postup dle Varianty III., jelikož součet předmětných VZMR za období posledních dvanácti měsíců je 700.000 Kč. Pokud by bylo zjištěno, že zadavatel nedodržel postupy pro výběr dodavatele dle této Přílohy, veškeré náklady dané zakázky budou považovány za nezpůsobilé. 3. Postup dle Varianty I Zakázky dle Varianty I musí být zadávány, při dodržování principů uvedených v bodě 1 této Přílohy, na základě informovanosti o trhu. Zadavateli se doporučuje provést porovnání minimálně dvou nabídek (např. porovnáním ceníků dostupných na internetu, využitím e-mailové poptávky/nabídky) a případně toto porovnání uchovat jako součást dokumentace Projektu. Zakázku je možné zadat formou objednávky a následné faktury nebo příslušného účetního dokladu. 4. Postup dle Varianty II V případě zakázek dle Varianty II, zadavatel zajistí ověření informace o cenách na trhu alespoň u tří zájemců (fax, e-mail, ceníky, telefon, apod.). Výběr nejvhodnější nabídky, v souladu s principy uvedenými v bodě 1 této Přílohy, zadavatel doloží vyčerpávajícím písemným záznamem.
3
Tyto dokumenty se stanou součástí dokumentace Projektu, kterou zadavatel uschovává. Na základě tohoto postupu je možné zakázku zadat pouze formou objednávky a následné faktury. Zadavateli se doporučuje objednávku doplnit, s přihlédnutím k principu proporcionality, o konkrétní požadavky a podmínky zadavatele. 5. Postup dle Varianty III Zakázky dle Varianty III musí být zadány formou výzvy k podání nabídek nejméně pěti zájemcům. Zadavatel musí současně uveřejnit výzvu k podání nabídek na webu (případně na profilu) zadavatele. Výsledkem této VZMR je uzavření závazné smlouvy. Postupy pro VZMR v rámci Varianty III jsou dále specifikovány v bodech 5.1 až 5.9 této Přílohy. 5.1 Zadávací dokumentace Zadavatel je povinen zpracovat zjednodušenou zadávací dokumentaci (dále ZD). Tato musí obsahovat následující náležitosti:
určení typu veřejné zakázky (zda se jedná o dodávku, stavební práce či službu)*
identifikace zadavatele
přesné vymezení předmětu plnění a požadavků zadavatele
předpokládanou hodnotu zakázky
kvalifikační předpoklady
hodnoticí kritéria, jejich váhu a způsob hodnocení
lhůtu a místo pro předkládání nabídek
místo plnění zakázky
informaci, že se jedná o VZMR dle zákona č. 137/2006 Sb. (§ 12, odst. 3), o veřejných zakázkách, která je zadávána mimo režim tohoto zákona při dodržení zásad uvedených v § 6 uvedeného zákona
povinnost vítězného dodavatele spolupůsobit při výkonu kontroly Projektu ve stejném rozsahu, jaký je definován pro Příjemce v článku 13 Přílohy III Smlouvy
povinnou publicitu FM EHP 2009 – 2014
V ZD se nedoporučuje stanovovat příliš mnoho formálních požadavků na zpracování nabídek. Nabídka nesmí být vyloučena z dalšího hodnocení z důvodu nedodržení čistě formálních požadavků (např. číslování listů, povinnost řazení jednotlivých částí nabídek apod.). * Upozorňujeme, že v případě dodávek se nesmí jednat o pořízení dlouhodobého majetku. Také upozorňujme, že stavební práce mohou mít pouze charakter opravy nebo údržby, nikoliv rekonstrukce či modernizace, tedy nikoliv charakter zhodnocení dlouhodobého majetku.
4
Požadované kvalifikační předpoklady V ZD je potřeba jasně vymezit kvalifikační předpoklady uchazečů, při splnění následujících náležitostí. Posuzuje se splnění či nesplnění stanovených kvalifikačních předpokladů. Při nesplnění musí být nabídka vyřazena. Vyčíslitelný kvalifikační předpoklad musí mít 3 složky: CO se má prokázat, JAK se má prokázat a jaká je MINIMÁLNÍ ÚROVEŇ daného předpokladu. Například, pokud je kvalifikačním předpokladem „požadavek na seznam referenčních zakázek za poslední 3 roky“, tak z popisu v ZD musí být jasné, že se prokazují reference (CO), prokazují se doložením osvědčení vydaného zadavatelem referenční zakázky (JAK) a MINIMÁLNÍ ÚROVEŇ je např. 4 reference. Pokud se nejedná o vyčíslitelný kvalifikační předpoklad, pak má pouze 2 složky: CO a JAK. Musí být stanoveno, že uchazeč nesmí být veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek (viz § 53 odst. 1 písm. j) zákona č. 137/2006 Sb.), jinak bude jeho nabídka vyřazena. Vždy musí být stanoven alespoň jeden kvalifikační předpoklad (například požadavek na předložení výpisu z obchodního rejstříku, je-li v něm uchazeč zapsán, ne starší než 90 dnů). Při podpisu smlouvy je u vítěze potřeba originál nebo úředně ověřená kopie výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné evidence, je-li v ní tento uchazeč zapsán. Jednoznačné zadání VZMR Zadání VZMR v ZD musí být dostatečně podrobné a přesné. Charakteristiku VZMR a předmět plnění není možné následně měnit ani kvalitativně ani kvantitativně. V případě, že je změna ZD nevyhnutelná, je nutné VZMR zrušit. Technické, obchodní a platební podmínky budoucí smlouvy Obchodní podmínky nebo požadavek na jejich stanovení uchazečem musí být uveden v ZD, nebo v jejích přílohách – nejčastěji v návrhu smlouvy. Existují 3 možné varianty stanovení obchodních podmínek:
minimalistická varianta – v ZD je uvedeno, že uchazeč má povinnost do nabídky, či návrhu smlouvy, který bude součástí nabídky začlenit vyjmenované obchodní podmínky, jejich parametry však stanoví sám uchazeč.
maximalistická varianta – zadavatel stanoví závazné obchodní podmínky v ZD, nebo v návrhu smlouvy, který je přílohou ZD a uchazeč musí tyto podmínky akceptovat.
kompromisní varianta – zadavatel stanoví konkrétní obchodní podmínky v ZD, nebo v návrhu smlouvy, který je přílohou ZD, s ustanovením, že případné změny těchto podmínek či jejich doplnění ze strany uchazeče nesmí omezovat či vylučovat práva zadavatele.
Do obchodních podmínek musí být uvedena povinnost vítězného dodavatele spolupůsobit při výkonu finanční kontroly dle § 2 e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a při výkonu kontroly Projektu ze strany Zprostředkovatele, případně dalších subjektů, dle bodu 13.3 Přílohy III Smlouvy. Smlouva musí být uzavřena v souladu s návrhem v nabídce a po celou dobu její platnosti by neměla být měněna. Přípustné jsou pouze nezbytné změny, ukotvené v oboustranně schválených dodatcích.
5
Hodnoticí kritéria a způsob jejich hodnocení Doporučuje se, aby základním principem stanovení hodnoticích kritérií byla ekonomická výhodnost nabídky. Jedná se o kritéria, podle kterých je hodnoceno nabízené plnění či podmínky jeho realizace, nikoliv uchazeč samotný. Hodnoticí kritéria musí splňovat následující podmínky:
Pokud není nabídka hodnocena dle kritéria nejnižší nabídkové ceny, musí být dílčí hodnoticí kritéria a jejich stupeň významu (váha) stanovena tak, aby vyjadřovala vztah užitné hodnoty a ceny.
Vzhledem k tomu, že hodnoticí kritéria se mohou vztahovat pouze k nabízenému plnění veřejné zakázky a ne k uchazeči, nelze za hodnoticí kritéria stanovit kvalifikační předpoklady či jiné požadavky na uchazeče (např. reference, počet pracovníků pro záruční servis, obrat atd.);
Nepřípustným dílčím hodnoticím kritériem jsou také smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností uchazeče (smluvní sankce, smluvní pokuta, úroky z prodlení, odstupné, aj), nebo platební podmínky (např. splatnost faktur, aj.)
Každé kritérium musí mít předem stanovenou svoji váhu, která vyjadřuje důležitost daného kritéria vzhledem k ostatním kritériím (tj. např. 60 % z 100 %) a způsob přidělování bodů. Součet všech vah je 100 %. Kritérium cena musí mít, je-li to umožněno charakterem VZMR, stanovenou váhu min. 60 %. Pokud zadavatel nestanoví jinak, je při hodnocení nabídkové ceny rozhodná: i)
cena bez DPH, je-li zadavatel plátcem DPH a zároveň mu v případě předmětné zakázky (přijatého plnění) vzniká nárok na odpočet DPH na vstupu
ii)
cena včetně DPH, je-li zadavatel neplátcem DPH nebo je-li plátcem DPH a zároveň mu v případě předmětné zakázky (přijatého plnění) nevzniká nárok na odpočet DPH na vstupu.
Pokud některý dodavatel není plátcem DPH, jeho nabídková cena musí být vždy stanovena jako celková cena, za kterou dodavatel dané plnění poskytne. V ZD musí být také předem definován způsob přidělování bodů, tedy popis způsobu jakým budou jednotlivá kritéria hodnocena. Jedná-li se o vyčíslitelné kritérium, pak se doporučuje přidělovat body na základě následujících vzorců:
u kritérií, kde nejvýhodnější nabídka má nejnižší hodnotu (např. cena):
100* (nejvýhodnější nabídka / hodnocená nabídka) * váha kritéria vyjádřená desetinným číslem
u kritérií, kde nejvýhodnější nabídka má nejvyšší hodnotu (např. záruka)
100* (hodnocená nabídka / nejvýhodnější nabídka) * váha kritéria vyjádřená desetinným číslem
Jedná-li se o nevyčíslitelné kritérium, pak musí být v ZD jednoznačně popsáno a specifikováno, co a jak bude v rámci daného kritéria hodnoceno (není-li to zřejmé z charakteru kritéria, pak je vhodné uvést také to, co zadavatel preferuje – například u kvality, designu, apod.) a způsob přidělování bodů tomuto kritériu. Ve Zprávě o průběhu VZMR je potřeba uvést zdůvodnění hodnocení u všech nevyčíslitelných kritérií. Je-li to možné, doporučuje se volit vyčíslitelná kritéria.
6
Zadavatel by měl již v ZD stanovit, jakým způsobem bude určena vítězná nabídka v případě, že dojde k bodové rovnosti nejvýše hodnocených nabídek. Při rovnosti bodů nejvýše hodnocených nabídek bude za výhodnější nabídku považována ta s nižší cenou. Losování je nepřípustné. ZD musí být v souladu s Výzvou k podání nabídek a po vyhlášení ji není možné měnit. Při zjištění chyby v ZD (věcné, nikoliv formální), která by mohla odradit potenciální uchazeče, nebo by vedla k nejasnosti ohledně termínu k podání nabídek, případně pokud je ZD v nesouladu s Výzvou k podání nabídek, musí být VZMR zrušeno a vyhlášeno znovu. Za správnost a úplnost ZD zodpovídá VŽDY zadavatel. Nedílnou součástí ZD (pokud je to relevantní) je projektová dokumentace, která nesmí být v rozporu se ZD. ZD musí být podepsána zadavatelem a datována nejpozději dnem zveřejnění Výzvy k podání nabídek. 5.2 Výzva k podání nabídek Zadavatel je povinen vyzvat k předložení nabídek nejméně pět dodavatelů, o kterých má informace, že jsou schopni plnění VZMR dodat řádně a včas. Zadavatel je povinen zároveň zveřejnit Výzvu k podání nabídek (dále „Výzva“), společně se ZD, na svých webových stránkách (ve vhodné sekci - např. aktuality), případně na svém profilu. ZD musí být k dispozici všem potenciálním uchazečům po celou dobu vymezenou pro podávání nabídek. ZD může být zasílána poštou, elektronicky, vyzvednut v sídle/ provozovně zadavatele nebo být jako součást Výzvy zveřejněna. Nedoporučuje se určit pouze osobní předávání (z důvodu rizika diskriminace zahraničních dodavatelů). Pokud je to relevantní, zadavatel může poskytnutí ZD zpoplatnit, ovšem pouze do výše přiměřených nákladů souvisejících s poskytnutím ZD (kopírování, poštovné apod., nikoliv náklady na samotné zpracování ZD). Veškeré požadované platby by měly být umožněny i bankovním převodem. Úplatné poskytnutí ZD je považováno za přímý výnos Projektu, ve smyslu bodu 12.4 Přílohy III Smlouvy. Při výběru dodavatele je nutné uplatňovat základní principy uvedené v bodě 1 této Přílohy, s následujícím vysvětlením: Princip transparentnosti je dodržen zejména při splnění následujících bodů:
Evidence a archivace veškeré dokumentace k VZMR (včetně uchovávání obálek od doručených nabídek).
Pořízení a archivace písemné dokumentace o všech významných úkonech souvisejících s výběrem dodavatele (např. komunikace s uchazeči, odůvodnění jakýchkoliv rozhodnutí apod.).
Vypracování srozumitelné ZD, která je při vyhlášení úplná a dále se neupravuje.
Přesně stanovené lhůty ve Výzvě i ZD.
Srozumitelný a vyčerpávající popis hodnoticích kritérií v ZD.
Srozumitelný a neměnný způsob hodnocení nabídek, popsaný v ZD.
7
Srozumitelný a vyčerpávající popis hodnocení ve Zprávě o průběhu VZMR, včetně uvedení hodnot parametrů u všech hodnocených nabídek, vzorců, výpočtů a odůvodnění přiděleného počtu bodů u eventuálních nevyčíslitelných kritérií.
Evidence veškerých číselně vyjádřitelných kritérií.
Princip zákazu diskriminace je dodržen zejména při splnění následujících bodů:
V ZD ani v jejích přílohách nesmí být uvedeny obchodní značky. Pokud nelze předmět plnění jiným způsobem specifikovat, je možné ve výjimečných případech značku / název konkrétního dodavatele uvést, ale pouze jako příklad a do ZD je pak nutné uvést větu následujícího nebo obdobného znění: „Jsou-li v ZD nebo jejích přílohách uvedeny konkrétní obchodní názvy, jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu a zadavatel umožňuje i jiné technicky a kvalitativně srovnatelné řešení“.
Nesmí docházet k diskriminaci z hlediska regionálního vymezení. V ZD nelze stanovit, že dodavatel či požadované reference musí / nesmí být z určité oblasti.
Nesmí docházet k diskriminaci z hlediska velikost firmy. V ZD nesmí být požadován určitý minimální počet zaměstnanců firmy. Dodavatel může k realizaci zakázky využít i subdodavatelů s tím že zadavatel může omezit míru subdodávek. Zadavatel může požadovat seznam osob, které se budou podílet na realizaci zakázky a stanovit minimální kvalifikaci, kterou musí plnit – bez požadavku na pracovněprávní vztah k dodavateli.
Obrat a jiné ekonomické požadavky není možné stanovit jako kvalifikační předpoklady. Zadavatel však může požadovat čestné prohlášení uchazeče o ekonomické a finanční způsobilosti plnit zakázku.
V ZD nelze požadovat od uchazečů certifikáty systému řízení jakosti (ISO) či jiné certifikáty v oblasti ochrany životního prostředí a bezpečnosti práce.
V rámci VZMR není přípustné klást nepřiměřené požadavky na počet a hodnotu referencí, výši jistoty, výši pojištění odpovědnosti za škodu, apod. Požadavek na reference nesmí být spojován s požadavkem na historii uchazeče – zadavatel může uvést, že reference nesmí být starší než 5 let, nelze však stanovit, že uchazeč musel v každém z předchozích pěti let realizovat obdobnou zakázku. Požadavek na pojištění nelze uvádět jako kvalifikační předpoklad, může se však jednat o obchodní podmínku.
Princip rovného zacházení je dodržen zejména při splnění následujících bodů:
Každý uchazeč musí mít k dispozici stejné množství informací, včetně odpovědí na dotazy položené jiným uchazečem. Zásadně nepřípustné je poskytovat informace jednotlivým uchazečům telefonicky.
ZD musí být poskytnuta každému, kdo si ji vyžádá.
O případných změnách v ZD musí zadavatel písemně informovat všechny uchazeče, a zároveň změny uveřejnit na webu (případně na profilu) zadavatele. Dle charakteru změny zadavatel rozhodne, zda se jedná o změnu, která nebude
8
mít vliv na lhůtu pro předložení nabídek, nebo bude vyžadovat prodloužení lhůty pro předložení nabídek, nebo zda se jedná o změnu, která si vyžádá zrušení VZMR.
Každý uchazeč musí mít možnost prohlédnout si místo realizace VZMR, pokud to vyžaduje charakter zakázky.
Pokud zadavatel umožní doplnění neúplných / nejasných nabídek, musí toto doplnění umožnit všem uchazečům bez rozdílu.
5.3 Podávání nabídek Dodavatelům je poskytnuta lhůta minimálně 10 kalendářních dní od publikace/odeslání Výzvy k podání nabídek. Kratší lhůta je možná pouze v případě využití e-tržiště. Nabídky musí být doručeny zadavateli stanoveným způsobem nejpozději v den a hodinu, které jsou uvedeny ve Výzvě. Každý uchazeč může podat pouze jednu nabídku. Zadavatel je povinen přijmout a hodnotit nabídku uchazeče, který nebyl na seznamu vyzvaných dodavatelů. 5.4 Hodnotící komise Komise jmenovaná zadavatelem otevírá a hodnotí nabídky. Komise musí mít minimálně tři členy, z nichž minimálně jeden je zástupcem zadavatele a zároveň předsedou komise. Současně se jmenováním členů komise, zadavatel jmenuje minimálně jednoho náhradníka. Minimálně jeden člen komise musí disponovat potřebnými odbornými znalostmi pro posouzení nabídek, pokud to předmět VZMR vyžaduje. Jednání komise je důvěrné, členové komise musí podepsat Prohlášení o nepodjatosti a důvěrnosti. 5.5 Posouzení a hodnocení nabídek Nabídky podané po uplynutí lhůty se nehodnotí. Otevírání obálek musí být zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek a mohou se ho zúčastnit zástupci uchazečů, kteří předložili hodnocené nabídky. Samotné posouzení kvalifikačních předpokladů a hodnocení musí již proběhnout bez uvedených zástupců. Komise nabídky otevře a nejprve zkontroluje, zda jsou nabídky zpracovány v požadovaném jazyku a zda je návrh smlouvy podepsán oprávněnou osobou. Dále posoudí splnění kvalifikačních předpokladů a také, zda jsou nabídky v souladu s případnými požadavky zadavatele uvedenými v ZD nebo ve Výzvě. Případné nedostatky je nutné písemně vypořádat. U posouzení kvalifikačních předpokladů může zadavatel požadovat objasnění předložených informací či dokladů nebo předložení dalších informací či dokladů. Při posuzování a hodnocení nabídek může zadavatel od účastníků požadovat písemné vysvětlení. U nedostatků, které je možné objasnit/doplnit/vysvětlit, je doporučeno tuto možnost vždy využít. Pokud zadavatel vyzve uchazeče k doplnění nabídek, musí zachovat rovný přístup a umožnit doplnění všem v minimální lhůtě 3 pracovních dní od vyzvání k
9
doplnění. Při doplňování nesmí dojít ke změně technického plnění, ceny a dalších hodnocených parametrů nabídky. V případě nedoplnění nabídky ve stanovené lhůtě musí být nabídka vyřazena z hodnocení. Vyloučení nabídky musí být odůvodněno ve Zprávě o průběhu VZMR. U nabídek, kde není jediným hodnoticím kritériem cena, komise nabídky hodnotí v souladu s hodnoticími kritérii uvedenými v ZD. Přidělené body se zapisují do hodnoticí tabulky. Každý hodnotitel může hodnotit samostatně, nebo komise přidělí bodové ohodnocení, na základě konsenzu členů komise. Hodnotící komise popíše postup hodnocení nabídek ve Zprávě o posouzení a hodnocení nabídek. Tato zpráva je následně podepsána všemi členy hodnotící komise, stává se součástí dokumentace k VZMR a může být přiložena k Zprávě o průběhu VZMR. 5.6 Přidělení veřejné zakázky Zadavatel je povinen vybrat dodavatele dle svých předem stanovených kritérií. Po ukončení hodnocení zadavatel přidělí veřejnou zakázku dodavateli vybranému hodnotící komisí a zpracuje Zprávu o průběhu VZMR. Zadavatel bez zbytečného prodlení informuje vybraného dodavatele o rozhodnutí o přidělení veřejné zakázky. Současně je toto oznámení zasláno i ostatním uchazečům, kteří podali nabídku a je také zveřejněno na webu (případně na profilu) zadavatele. 5.7 Námitky Námitky vůči výsledku VZMR nejsou brány v úvahu. 5.8 Uzavření smlouvy Vybraný dodavatel je v rámci oznámení o rozhodnutí o přidělení zakázky vyzván k uzavření smlouvy. Pokud vítěz odmítne smlouvu uzavřít, nebo neposkytne do 15 dnů od odeslání oznámení o výsledku dostatečnou součinnost, může zadavatel oslovit dodavatele, který se umístil druhý v pořadí (obdobně s třetím v pořadí). Smlouva má být uzavřena do 15 dnů ode dne doručení oznámení o přidělení zakázky. Smlouva musí být uzavřena ve shodě s podmínkami VZMR; nabízené plnění tedy musí být kvantitativně i kvalitativně shodné s nabídkou. Jakékoliv navýšení ceny oproti vysoutěžené ceně nebude považováno za způsobilý náklad Projektu. V odůvodněných případech je povolen dodatek ke smlouvě na vícepráce, avšak maximálně v součtu do výše 20% původní hodnoty smlouvy. Zadavatel je povinen ve smlouvě zavázat dodavatele k plnění následující povinnosti: Dodavatel je povinen poskytnout součinnost při výkonu finanční kontroly všem oprávněným osobám, zejména zástupcům Zprostředkovatele, partnera vykonávajícího roli Zprostředkovatele FNNO, Ministerstva financí ČR, územních finančních orgánů, Nejvyššího kontrolního úřadu, Kanceláře Finančních mechanismů, Výboru Finančního mechanismu EHP, Rady auditorů ESVO, Úřadu norského generálního auditora a Ministerstva zahraničních věcí Norska a také právnickým nebo fyzickým osobám pověřeným k výkonu kontroly ze strany výše uvedených subjektů.
10
5.9 Zrušení VZMR Zadavatel je v stanovených případech oprávněn zrušit VZMR, nejpozději však do uzavření smlouvy s dodavatelem. Zadavatel musí zrušit VZMR bez zbytečného odkladu, pokud:
ve stanovené lhůtě nebyly podány žádné nabídky, nebo byly ve stanovené lhůtě podány pouze nabídky nesplňující požadavky zadavatele, nebo byli z účasti v řízení vyloučeni všichni uchazeči
byly zjištěny vážné nesrovnalosti nebo chyby ve Výzvě nebo v ZD
smlouvu odmítl uzavřít i třetí nejlépe hodnocený uchazeč
Zadavatel může zrušit VZMR bez zbytečného odkladu, pokud:
se v průběhu řízení vyskytly důvody zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval (tyto musí mít původ v objektivní skutečnosti)
vítězný dodavatel, popřípadě druhý nejlépe hodnocený uchazeč, odmítl uzavřít smlouvu nebo neposkytl zadavateli k jejímu uzavření dostatečnou součinnost.
Zadavatel je povinen odeslat písemné oznámení o zrušení zadávacího řízení spolu s důvody do 2 pracovních dnů po rozhodnutí o zrušení VZMR všem osloveným dodavatelům a uveřejnit tuto informaci rovněž na webu (případně na profilu) zadavatele. 6. Výjimky Postupy dle této Přílohy IV se nevztahují na zakázky, které byly zahájeny dříve, než se zadavatel mohl seznámit s pravidly platnými pro VZMR dle této Přílohy IV. Zároveň musí pro tyto zakázky platit, že plnění realizované v rámci Projektu představuje pouze část z celkového plnění dané zakázky. Nicméně, i v případě zakázek dle předchozího odstavce je zadavatel povinen dodržet zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace a rovněž svoje interní předpisy pro VZMR. Dodržení těchto pravidel je Zprostředkovatel oprávněn posoudit v rámci kontroly způsobilosti příslušných nákladů Projektu. 7. Jiné povinnosti zadavatele Zadavatel je povinen uchovat dokumenty související s realizací všech VZMR v souladu s právními předpisy ČR, minimálně však po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena Závěrečná zpráva o programu FNNO ze strany Kanceláře finančních mechanismů. Příjemce je povinen informovat Zprostředkovatele o všech VZMR, u kterých vzniká povinnost postupovat dle Varianty III, předem a také v závěrečné zprávě o realizaci Projektu.
11
V případě, že si to Zprostředkovatel vyžádá, je Příjemce povinen umožnit Zprostředkovateli účast v roli pozorovatele na všech procesech zadávacího řízení VZMR v rámci Projektu a k tomuto účelu mu včas poskytnout všechny potřebné podklady.
12
