PŘÍLOHA č. 14a) příruček pro žadatele a příjemce OP VaVpI Výklad pravidel způsobilosti výdajů Prioritní osy 1 a 2
Verze č. 4.5 Účinnost od 1. 9. 2015
SEZNAM ZMĚN Část Kap. 1. Způsobilé výdaje
Změny v textu oproti verzi 4.4 Doplnění 4. odstavce – doplnění výkladu, že doporučení či maximální procentuální výše z celkových způsobilých výdajů stanovených v Pravidlech způsobilých výdajů jsou vztaženy k předpokládaným celkovým způsobilým výdajům ke dni vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
OBSAH 1. A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q. R. S. 2. 3. 4.
VERZE 4.5
Způsobilé výdaje .......................................................................................... 3 Časová způsobilost výdajů ........................................................................ 4 Problematika pronájmu nemovitostí, jakožto nakupované služby .............. 6 Výstavba parkovacích míst ........................................................................ 7 Omezení výše způsobilých výdajů v rámci položky 1 způsobilých výdajů . 7 Outsourcing hlavních aktivit projektu ......................................................... 8 Osobní výdaje na zaměstnance zařazené do projektu .............................. 9 Výdaje vynaložené na plnění ze strany spřízněných osob ...................... 13 Pořízení techniky, přístrojového vybavení a technologického vybavení .. 14 Pořízení fotovoltaických článků, vynaložení nikoliv nezbytných výdajů ... 14 Provozní výdaje přiřazované k projektu metodou full cost ....................... 15 Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku ........................ 16 Cestovné ................................................................................................. 18 Vnitrofakturace......................................................................................... 19 Skladové ceny ......................................................................................... 19 Daň z přidané hodnoty ............................................................................. 20 Služby a poplatky..................................................................................... 20 Aktivace majetku...................................................................................... 20 Způsobilost výdajů při ukončení projektu ................................................. 21 Nákup použitého zařízení ........................................................................ 21 Nezpůsobilé výdaje .................................................................................... 22 Metoda klíčování způsobilých a nezpůsobilých stavebních výdajů ............ 24 Společné inženýrské sítě ........................................................................... 26
2 / 26
Výklad pravidel způsobilosti výdajů – Prioritní osy 1 a 2 1. Způsobilé výdaje Způsobilé výdaje musí být vynaloženy na stanovený účel a v rámci období stanoveného v Rozhodnutí, a dále musí být:
v souladu s příslušnými předpisy ES a ČR;
v souladu s pravidly způsobilých výdajů pro programy spolufinancované z Fondů EU na programové období 2007-2013 vydanými Ministerstvem pro místní rozvoj;
v souladu se zněním textu jednotlivých výzev OP VaVpI;
v souladu s dalšími pravidly stanovenými ŘO OP VaVpI.
Podmínkou způsobilosti výdaje je, že všechny úkony, které se k tomuto výdaji váží, byly uskutečněny po zahájení projektu a zároveň po 1. 1. 20081 (např. vystavení objednávky, podpis smlouvy, zahájení výběrového řízení, vystavení daňového dokladu, dodání předmětného plnění, úhrada). Výdaje vynaložené na základě smluv nesplňující výše uvedenou podmínku jsou způsobilé pouze po předchozím schválení ŘO OP VaVpI (zejm. výdaje na základě smluv na dlouhodobá plnění). Výdaje vynaložené na základě pracovní smlouvy uzavřené před zahájením projektu a zároveň před 1. 1. 2008 mohou být uznány za způsobilé pouze za předpokladu, že práce byla provedena až po zahájení projektu a zároveň po 1. 1. 2008, nicméně pracovní náplň vztahující se k projektu musí být ošetřena výslovně dodatkem k takové pracovní smlouvě, případně jiným adekvátním způsobem odpovídajícím vnitřním předpisům žadatele / příjemce / partnera. Objem způsobilých výdajů stanovený v rozpočtu předložené projektové žádosti je podkladem pro stanovení výše dotace. Dotace vyčíslená v Rozhodnutí nesmí být překročena, zmenšení je však přípustné (např. v důsledku úspor při výběrových řízeních). Veškeré doporučené či maximální procentuální výše z celkových způsobilých výdajů uvedené v Pravidlech způsobilosti výdajů pro danou Výzvu jsou vztaženy k předpokládaným celkovým způsobilým výdajům projektu ke dni vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Obdobné pravidlo platí i pro doporučené či maximální procentuální výše z celkových způsobilých výdajů zařaditelných do určité kategorie. ŘO OP VaVpI si ponechává pravomoc změnit rozpočet, z kterého se limity vypočítávají. Pro vyloučení pochybnosti se uvádí, že ŘO OP VaVpI budou schváleny pouze takové způsobilé výdaje, které byly vynaloženy v souladu s pravidly hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Zvláštní pozornost bude věnována zejména způsobilosti příspěvků na mzdové náklady realizačního týmu s ohledem na celkovou kvalitu řízení projektu. Za nedílnou součást kvalitního řízení projektu se považuje řádné a včasné 1
pro výzvu 3.2 až po 1. 1. 2015.
VERZE 4.5
3 / 26
plnění všech povinností a podmínek souvisejících s realizací projektu (mimo jiné i předkládání veškerých nezbytných náležitostí a dokumentace v požadované kvalitě a termínu). ŘO OP VaVpI doporučuje žadatelům / příjemcům a jejich partnerům, aby:
ceny za externí dodávky a služby nestanovovali paušálně, neboť v případech, kdy bude ŘO OP VaVpI posuzovat způsobilost konkrétního výdaje, bude ze strany kontrolovaného subjektu velmi obtížně doložitelné, že konkrétní paušální výdaj je skutečně nezbytný, hospodárný, účelný atd.;
v rámci jedné smlouvy oddělovali ceny pro jednotlivé části poptávaného plnění, neboť v případě, kdy při kontrole ŘO OP VaVpI zjistí, že část smluveného plnění není způsobilá, a nebude moci jednoznačně oddělit část ceny odpovídající nezpůsobilým činnostem/výdajům, bude ŘO OP VaVpI nucen prohlásit za nezpůsobilou celou zakázku bez ohledu na její výši.
Celkové náklady projektu jsou součtem způsobilých a nezpůsobilých výdajů projektu (včetně nezpůsobilé DPH). Doplňující informace: Vzhledem k omezenému prostoru v dokumentu „Pravidla způsobilosti výdajů OP VaVpI“ uvádíme na tomto místě pouze výčet doplňujících podmínek a povinností žadatele/příjemce, které souvisejí se způsobilostí výdajů. A. Časová způsobilost výdajů S ohledem na skutečnost, že výdaje projektů jsou, resp. mají být financovány z veřejných prostředků ve výši až 100 % z OP VaVpI, a skutečnost, že předkladatelé projektů nejsou schopni zrealizovat předkládané projekty za vlastní prostředky, resp. prostředky pocházející z jiných zdrojů než OP VaVpI, a v neposlední řadě i skutečnost, že hospodárnost výdajů lze u některých činností jen velmi obtížně posoudit ex post, stanoví tímto ŘO OP VaVpI časovou způsobilost výdajů následovně: 1) Výdaje vzniklé před podáním Projektové žádosti V tomto období jsou pro výzvy 1.1, 1.2 a 2.2 způsobilé pouze výdaje na přípravu projektu. Pro výzvu 3.2 je možné v tomto období realizovat veškeré způsobilé výdaje a to nejdříve od 1. 1. 2015. Přípravou projektu se pro účely OP VaVpI rozumí činnosti související s přípravou Projektové žádosti, včetně všech příloh (tj. např. včetně nákladů na získání územního rozhodnutí/stavebního povolení), včetně výběrových řízení na dodávky, služby a stavební práce, které jsou součástí způsobilých výdajů projektu, a to až do okamžiku vydání Rozhodnutí (nebo do data zahájení realizace projektu – viz bod 2). VERZE 4.5
4 / 26
Součástí přípravy projektu se rozumí i případné pořízení pozemků, na nichž bude projekt realizován. Součástí přípravy projektu jsou rovněž výdaje na podpůrné činnosti související se způsobilostí výdajů při přípravě projektů (např. zpracování znaleckého posudku pro stanovení maximální výše způsobilých výdajů na pozemek), pokud tyto výdaje na tyto činnosti nejsou určeny ŘO OP VaVpI jako nezpůsobilé. Součástí přípravy projektu jsou rovněž i výdaje na přípravu projektu ve formě příspěvků na mzdy realizačního týmu projektu (ve výjimečných případech i členů výzkumného týmu). U stavebních prací může být již před vydáním Rozhodnutí uzavřena smlouva s dodavatelem/dodavateli. Zároveň však stále platí podmínka časové způsobilosti výdajů, tj. že do doby vydání Rozhodnutí (nebo do data zahájení realizace projektu – viz bod 2) jsou způsobilé pouze výdaje na přípravu projektu a stavební práce mohou být zahájeny (rozumí se první záznam ve stavebním deníku) až po vydání Rozhodnutí (nebo po zahájení realizace projektu – viz bod 2). U velkých projektů (ve smyslu čl. 39 – 41 obecného nařízení č. 1083/2006) lze do způsobilých výdajů před vydáním Rozhodnutí o poskytnutí dotace zahrnout i způsobilé výdaje nad rámec kapitoly 1 a položky 2.1, a to za předpokladu současného splnění následujících podmínek:
Tyto výdaje vznikly a budou uhrazeny po 1. 1. 2011.
Velký projekt je schválen ze strany ŘO OP VaVpI, tj. žadateli bylo vydáno Vyrozumění o schválení Projektové žádosti na národní úrovni ze strany ŘO OP VaVpI. V případě, že toto Vyrozumění bude vydáno po 1. 1. 2011, budou výdaje nad rámec kapitoly 1 a položky 2.1 způsobilé až po datu uvedeném na tomto Vyrozumění.
2) Výdaje vzniklé od podání Projektové žádosti do vydání Rozhodnutí2 V tomto období jsou pro výzvy 1.1, 1.2 a 2.2 způsobilé výdaje na přípravu projektu (viz výše - bod 1). Pro výzvu 3.2 je možné v tomto období realizovat veškeré způsobilé výdaje a to nejdříve od 1. 1. 2015. V případě, kdy datum zahájení realizace projektu předchází datu vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace, je v období od data zahájení realizace projektu již možné realizovat veškeré způsobilé výdaje bez dalších časových omezení. 2
Rozumí se do konce měsíce, ve kterém bylo vydáno Rozhodnutí.
VERZE 4.5
5 / 26
3) Výdaje vzniklé od vydání Rozhodnutí V tomto období je možné realizovat veškeré způsobilé výdaje bez dalších časových omezení. B. Problematika pronájmu nemovitostí, jakožto nakupované služby Není relevantní pro výzvu 3.2, pronájem nemovitostí je v rámci této výzvy nezpůsobilý. V rámci projektů je možno uhradit způsobilé výdaje spojené s pronájmem nemovitostí po dobu trvání projektu. Nájem může být způsobilý za následujících podmínek: 1) a) Nájem bude sjednán na dobu určitou, a to minimálně odpovídající době sledované udržitelnosti, 1) b) v případě, kdy je předmětem projektu výstavba (či rekonstrukce) prostor pro realizaci VaV aktivit a je nutné (či účelné) dočasně realizovat VaV aktivity souvisejících s projektem v pronajatých prostorech, musí být tento nájem sjednán pouze na dobu nezbytně nutnou. 2) Nájemné musí vždy odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, stanoveným zejména znaleckým posudkem (viz Pravidla pro výběr dodavatelů v rámci OP VaVpI – příloha č. 2 této příručky). U dlouhodobého nájmu trvajícího minimálně po dobu sledované udržitelnosti (viz bod 1a) bude nutné, aby ze strany příjemce bylo posouzeno a zdůvodněno, že je tato varianta ekonomicky výhodnější, než jiné varianty (výstavba, rekonstrukce, koupě). Žadatel/příjemce bude muset doložit, jakým způsobem zajistí financování tohoto pronájmu v období po ukončení projektu, nejméně však po dobu sledované udržitelnosti. 3) Pokud dochází k úpravám na pronajaté nemovitosti3, je nutné aby: a) hradil výdaje s tím spojené pronajímatel (tyto pak nejsou součástí způsobilých výdajů), nebo b) hradil výdaje nájemce (příjemce) s tím, že budou součástí způsobilých výdajů projektu. Poté je nutnou součástí nájemní smlouvy souhlas pronajímatele s těmito úpravami (případně lze nahradit dodatečným souhlasem pronajímatele) a způsob vypořádání zůstatkové hodnoty případného technického zhodnocení4. K tomu může dojít po skončení nájmu, případně za doby trvání nájmu, ve formě slevy na 3 4
Viz též § 667 Občanského zákoníku. Dle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.
VERZE 4.5
6 / 26
nájemném odpovídající za dobu trvání nájmu zůstatkové hodnotě technického zhodnocení stanovené k okamžiku skončení nájemní smlouvy. Způsobilými výdaji nebudou náklady nájemce či pronajímatele na uvedení předmětu nájmu do původního stavu po skončení doby nájmu. 4) Pokud je v souvislosti s realizací projektu využívána pouze část prostor, musí být částka účtovaná v Projektové žádosti v odpovídajícím poměru. V takovém případě musí výpočet uvádět skutečné roční nájemné pro žadatele/příjemce, dobu využívání pro projekt, poměrnou část využívanou v rámci projektu a výsledné způsobilé výdaje na nájemné. Pokud je nájem ekonomičtější ve srovnání s odpovídající investicí, může být jedním z důvodů pro prolomení 20% limitu na start-up grant. C. Výstavba parkovacích míst Není relevantní pro výzvu 3.2, výstavba parkovacích míst je v rámci této výzvy nezpůsobilá. Výdaje spojené s výstavbou parkovacích míst pro účely projektu budou výdaji způsobilými pouze do výše, která bude nezbytně nutná pro výstavbu omezeného počtu parkovacích míst. Tímto omezeným počtem je míněn minimální počet parkovacích míst vypočtený pro danou infrastrukturu v daném místě na základě Kapitoly 14.1 Odstavné a parkovací plochy České technické normy ČSN 73 61 10. V případě, že bude takto vypočítaný počet z jakéhokoliv důvodu pro projekt nedostačující, hradí si žadatel/příjemce výdaje na „další“ parkovací místa z vlastních zdrojů. D. Omezení výše způsobilých výdajů v rámci položky 1 způsobilých výdajů Není relevantní pro výzvu 3.2.
Příprava projektu Doporučená výše způsobilých výdajů v rámci položky 1 dokumentu Pravidla způsobilosti výdajů pro běžné i velké projekty prioritních os 1 a 2 OP VaVpI činí 6 % celkových způsobilých výdajů projektu. V náležitě zdůvodněných případech lze tuto výši přesáhnout, nicméně konečné schválení tohoto navýšení podléhá souhlasu ŘO OP VaVpI. Tato položka v sobě zahrnuje také výdaje na služby externích dodavatelů (expertů a poradců) spojené s kompletací Projektové žádosti vzniklé před vydáním Rozhodnutí. Pro tyto služby je Řídicím orgánem OP VaVpI stanoven následující limit v závislosti na velikosti projektu: VERZE 4.5
7 / 26
v rámci projektu s rozpočtem celkových výdajů do 500 mil. Kč je možné za způsobilé výdaje považovat výdaje na služby expertů a poradců spojené s kompletací Projektové žádosti v maximální výši 4 člověkoměsíců; v rámci projektu s rozpočtem celkových výdajů od 500 mil. Kč (včetně) do 1,1 mld. Kč je možné za způsobilé výdaje považovat výdaje na služby expertů a poradců spojené s kompletací Projektové žádosti v maximální výši 6 člověkoměsíců; v rámci projektu s rozpočtem celkových výdajů od 1,1 mld. Kč (včetně) je možné za způsobilé výdaje považovat výdaje na služby expertů a poradců spojené s kompletací Projektové žádosti odpovídající 14 člověkoměsícům. V případě, že žadatel / příjemce vynaloží tyto výdaje na základě veřejné soutěže, je nutné v zadávacích podmínkách zohlednit požadavek na vyčíslení objemu člověkoměsíců nezbytných pro poskytnutí služeb a uvedení výše sazeb. Sazby za člověkoměsíce musí být v místě a čase obvyklé. Člověkoměsíc je objem práce vykonán jednou osobou za 21 pracovních dnů, tj. 168 hodin. Omezení se nevztahuje na zaměstnance žadatele/partnera. E. Outsourcing hlavních aktivit projektu Aktivity, které představují hlavní a nedílnou součást projektu, nelze řešit v rámci projektu na základě dodavatelského vztahu (outsourcing). Veškeré takto vynaložené výdaje se považují pro potřeby OP VaVpI za nezpůsobilé, pokud není dále uvedeno jinak. Za hlavní aktivity se považují zejména výzkumné aktivity a řízení projektu (viz zejména kapitoly II. Výzkumné programy, III. Klíčoví pracovníci, zaměstnanci, politika rozvoje lidských zdrojů a V. Management v Technickém popisu projektu). Znamená to tedy, že hlavní aktivity projektu musí být realizovány vnitřními kapacitami žadatele / příjemce, resp. partnera, a do rozpočtu se budou promítat zejména jako osobní výdaje na vlastní zaměstnance. Na základě dodavatelského vztahu mohou být řešeny pouze dílčí, doplňkové a podpůrné aktivity, např. právní služby, nikoliv však např. příprava monitorovacích zpráv. Výdaje vynaložené v rámci činností spadajících mezi hlavní aktivity projektu na externí subjekty v rámci přípravy projektu (zpracování Projektové žádosti, apod.) jsou způsobilé pouze za předpokladu, že byly / budou zároveň dodrženy podmínky pro způsobilost výdajů na přípravu projektu (viz též bod D výše).
VERZE 4.5
8 / 26
F. Osobní výdaje na zaměstnance zařazené do projektu Není relevantní pro výzvu 3.2, osobní náklady jsou v rámci této výzvy nezpůsobilé. Zaměstnanci, na jejichž mzdové/osobní výdaje má být poskytnut příspěvek, musí být evidovaní v projektu jako členové realizačního nebo vědeckého týmu podle aktivity, za kterou budou vykazovány nároky na příspěvek (tj. budou muset doložit i doklady, které po členech týmu ŘO OP VaVpI vyžaduje). Není možné akceptovat v rámci způsobilých výdajů projektu mzdové/osobní výdaje zaměstnance, který nemá v rámci projektu uzavřenou pracovní smlouvu/dohodu o pracovní činnosti/dohodu o provedení práce (případně dodatek ke stávající smlouvě/dohodě) na určitou část úvazku/určitý počet hodin. Není tedy možné v rámci způsobilých výdajů projektu proplatit pouze odměny bez toho, aby měl zaměstnanec v centru určitou část úvazku. Příspěvek na mzdové náklady členů vědeckého týmu před zprovozněním infrastruktury bude způsobilým výdajem za předpokladu schválení ŘO VaVpI na základě žadatelem / příjemcem řádně zdůvodněné potřeby provádět způsobilé činnosti vědeckými pracovníky pro potřeby centra v době, kdy v připravovaném centru není možno provádět výzkum. Způsobilé výdaje vykazované pro účely příspěvku na mzdové náklady by měly být založeny na fixních jednotkových osobních výdajích na zaměstnance (hodina / měsíc dle pracovní smlouvy). Přiměřené odměny mohou být ve způsobilých výdajích zahrnuty pouze za mimořádných okolností a s příslušným odůvodněním. Způsobilým výdajem je mzda za dny prokazatelně odpracované na projektu včetně příslušného podílu na ročním nároku dovolené.5 Aby byly osobní výdaje na zaměstnance způsobilé, je nezbytné, aby byla splněna podmínka, že součet jeho pracovních úvazků u všech zaměstnavatelů nepřesáhl 1,26 úvazku a zároveň výše úvazku v rámci všech projektů OP VaVpI7 nepřesáhla 1,0 úvazku. Jak v případě přesahu součtu pracovních úvazků u všech zaměstnavatelů, který nebude povolen ŘO OP VaVpI (viz poznámka pod čarou č. 5), tak v případě přesahu úvazku v rámci všech projektů OP VaVpI, bude nezpůsobilý pouze přesah úvazků 5
Náhrada za dovolenou dle § 222 odst. 2 zákoníku práce není způsobilým výdajem. Dle § 217 zákoníku práce určuje zaměstnanci dobu čerpání dovolené zaměstnavatel a jeho povinností je v rámci projektu postupovat hospodárně. Proplácení náhrad za dovolenou dle §222 odst. 2 zákoníku práce je považováno za nehospodárné. 6 Platí pro všechny pracovní závazky nejpozději od 1. 11. 2014. Přesah úvazků nad výši 1,2 je povolen pouze ve výjimečných případech u objektivně prokazatelných klíčových pracovních pozic výzkumných a vědeckých pracovníků (v rámci projektu OP VaVpI) a to do maximální výše 1,5 úvazku. Příjemce je povinen doložit seznam pracovníků, kterých se navýšení daného limitu bude týkat, včetně konkrétního zdůvodnění, v nejbližší monitorovací zprávě a aktualizace tohoto seznamu pak pravidelně předkládat v rámci následujících monitorovacích zpráv. 7 Včetně úvazků v projektech a grantech realizovaných v souvislosti s realizací projektů OP VaVpI, a to bez ohledu na to, zda je úvazek hrazen ze způsobilých výdajů či nikoliv. VERZE 4.5
9 / 26
nad příslušnou výše uvedenou hranici8. Toto platí také pro dále uvedené výjimky (manažerská pozice, lékaři nebo vysokoškoláci – nelékaři s pracovním úvazkem ve zdravotnickém zařízení) a příslušné výše úvazků. Výše úvazku v rámci všech projektů OP VaVpI může být vyšší než-li 1,0 a to pouze za předpokladu, že se jedná o pracovníka na manažerské pozici (ředitel centra či výzkumný ředitel, nikoliv vedoucí výzkumného programu), a to až do výše 1,2 úvazku. Zároveň platí, že součet všech pracovních úvazků u všech zaměstnavatelů může dosáhnout až výše 1,5 úvazku9, a to pouze u lékařů nebo vysokoškoláků – nelékařů s pracovním úvazkem ve zdravotnickém zařízení, kteří jsou zároveň vázáni alespoň částečným úvazkem ve výzkumných týmech v rámci projektů OP VaVpI. A to výhradně u pracovníků, kteří z podstaty své práce souběžně zajišťují tři okruhy činností – péči o pacienty, oborově akreditovanou výuku a výzkumné záměry.
Výše příspěvku odpovídá přepočtu veškerých osobních výdajů na zaměstnance na/za příslušný kalendářní měsíc (tj. součet všech pracovních poměrů v rámci projektu). Pokud se jedná o zkrácený pracovní úvazek (včetně dohod konaných mimo pracovní poměr), budou osobní náklady na zaměstnance s tímto zkráceným úvazkem přepočteny na plný úvazek pro účely stanovení výše příspěvku na mzdové náklady10. Pokud se zvýší úvazek stávajícího zaměstnance nad úvazek 1,0 a toto navýšení mzdy je hrazeno ze start-up grantu, musí takové navýšení (v souladu např. se zákoníkem práce) odpovídat kvalitativně jiné činnosti v rámci projektu (příklad: 1 úvazek = výzkum + výuka, řízení projektu aj. – max. navýšení o 0,2 úvazku). Ze start-up grantu je však možné hradit maximálně mzdu do výše úvazku rovna 1,0 (včetně zaměstnanců, kteří jsou na manažerských pozicích v centru). Za stejných podmínek (tj. zejména s ohledem na procentuální výši příspěvku a zaměstnance splňující podmínky) budou mezi způsobilé výdaje zařazeny i další povinné náklady zaměstnavatele na zaměstnance11, tj. zejména odpovídající část odvodu do fondu kulturních a sociálních potřeb, resp. jeho ekvivalentu (např. sociální 8
Budou sečteny úvazky u všech zaměstnavatelů s tím, že úvazek financovaný z OP VaVpI, bude počítán jako poslední a v případě, že jeho část přesáhne uvedenou hranici, bude tento přesah nezpůsobilý. 9 Platí pro všechny pracovní závazky nejpozději od 1. 11. 2014. Žadatel/příjemce je povinen doložit seznam pracovníků, kterých se navýšení daného limitu bude týkat, včetně konkrétního zdůvodnění v rámci Přepracované projektové žádosti resp. v nejbližší monitorovací zprávě a aktualizace tohoto seznamu pak pravidelně předkládat v rámci následujících monitorovacích zpráv. 10 Podrobný postup pro rozpočítání způsobilé a nezpůsobilé části mzdových nákladů upravuje Příručka pro příjemce. 11 Povinnými výdaji se rozumí výdaje, jejichž výši nemůže příjemce ovlivnit – nejedná se tedy např. o odvod do sociálního fondu dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů, jehož výši si stanoví vysoká škola vlastním předpisem. VERZE 4.5
10 / 26
fond dle § 27 zákona č. 341/2005 Sb., o veřejných výzkumných institucích, ve znění pozdějších předpisů) a na výdaje na zákonné úrazové pojištění zaměstnanců. Tyto další povinné náklady na zaměstnance však nebudou započítávány do superhrubé mzdy, na základě níž se stanoví procentuální výše příspěvku na mzdové/osobní výdaje.
Další podmínkou, kterou je při posuzování způsobilosti nutno zohlednit je povinnost, aby tým v novém centru byl skutečně týmem novým, nikoliv týmem „přestěhovaným“ z Prahy. V prvé řadě pracovníci centra musejí mít místo výkonu práce v centru lokalizovaném v regionu Konvergence. Dále je nezbytné, aby nové centrum mělo na konci projektu minimálně 50 % nových pracovníků (tj. tým v novém centru nesmí sestávat z více než 50 % ze stávajících pracovníků z kteréhokoliv pracoviště v Praze nebo jinde v ČR), musí se tedy jednat o novou kvalitu. Pro tyto případy bude rozhodujícím parametrem počet nových absolventů graduovaných v průběhu realizace projektu a následně zaměstnaných v centru, nebo počet pracovníků ze zahraničí (navrátilci ze zahraničí, nebo cizinci) zaměstnaných v centru. Tím bude možné dokladovat, že se jedná o skutečně novou kvalitu a nikoliv o pouhé přestěhování a redistribuci výzkumných kapacit v rámci ČR. Současně je požadována přímá vazba projektu na zvolený region a prokázání přínosu pro tento region. Projekt musí tedy dodržet podmínku, aby nové Centrum mělo k datu ukončení realizace projektu minimálně 50% nových pracovníků, tj. minimálně 50% hodnoty FTE u indikátoru 071700 musí k datu ukončení realizace projektu tvořit noví pracovníci. Pokud projekt končí v průběhu roku, stává se základnou pro výpočet 50% nových pracovníků adekvátní podíl hodnoty FTE za počet měsíců realizace v posledním kalendářním roce projektu. Zásadním pravidlem pro posouzení způsobilosti výdaje z hlediska umístění je místo realizace projektu (např. umístění infrastruktury, místo výkonu práce určené v pracovní smlouvě). Pokud příjemci/partnerovi (partnerům) vznikají investiční náklady v regionech Konvergence a příjemce/partner nemá žádné pracoviště se zaměstnanci ve způsobilém regionu (tj. jedná se o investici na zelené louce realizovanou výzkumnou organizací dosud činnou pouze v Praze), je nutné vycházet z podmínek stanovených v PD, PPŽ oddíl 4.9. „Vystěhování kapacit VaV z Prahy“. Pokud takto definovanému příjemci/partnerovi vznikají neinvestiční náklady v regionech Konvergence, je možné uznat tyto neinvestiční náklady (část mzdových nákladů a provozních nákladů) pouze za předpokladu, že k jejich vzniku došlo průkazně ve způsobilém regionu. V takovém případě je nezbytné, aby pracovník byl zaangažován na pracovišti ve způsobilém regionu nejméně polovičním úvazkem. Pokud není stanoveno ŘO OP VaVpI v odůvodněných případech12 jinak, nejsou
12
Zejména výdaje v přípravné fázi projektu, při vývoji infrastruktury před jejím zprovozněním apod.
VERZE 4.5
11 / 26
mzdové a jiné provozní náklady vztahující se k pracovníkovi, který má místo pracoviště mimo regiony Konvergence, způsobilé13.
Způsobilost mzdových výdajů spojených s přípravou projektových/grantových žádostí jiných14 projektů/grantů do jiných dotačních programů Mzdové/osobní výdaje spojené s přípravou projektových/grantových žádostí jiných projektů/grantů do jiných dotačních programů jsou způsobilé pouze za předpokladu, že výzkumný grant/program přímo souvisí s projektem podpořeným v rámci OP VaVpI a že příjemce prokáže přímou souvislost s konkrétními výzkumnými aktivitami, které jsou součástí projektu podpořeného z OP VaVpI. Za způsobilé nebudou uznány například mzdové výdaje spojené s přípravou projektové žádosti do OP VK, kde příjemce neprokáže přímou souvislost s projektem podpořeným z OP VaVpI, mezinárodního grantu, jehož výzkumné aktivity neodpovídají výzkumným programům podpořeným z OP VaVpI, apod. K prokázání přímé souvislosti mezi jiným projektem/grantem a projektem OP VaVpI slouží příloha č. 42 - Přehled podaných žádostí o projekt/grant, ve které příjemce mj. popíše vazbu projektu/grantu na projekt OP VaVpI. Vazba může být prokázána např. prostřednictvím členů realizačního týmu, přístrojového vybavení, projektové žádosti OP VaVpI, odděleného účetnictví15 nebo monitorovacích indikátorů. Dále v dané příloze příjemce uvede celkový počet odpracovaných hodin jednotlivých zaměstnanců za dané monitorovací období na jednotlivých jiných projektech/grantech. Podrobnou evidenci odpracovaných hodin si příjemce eviduje v rámci výkazů práce svých zaměstnanců jak pro účely administrativní kontroly16, tak pro účely případné kontroly na místě. Přílohu č. 42 dokládá příjemce od 1. 8. 2015 s každou monitorovací zprávou. Příjemce není oprávněn nárokovat si mzdové výdaje spojené s přípravou projektových/grantových žádostí jiných projektů/grantů do jiných dotačních programů jak v rámci daného projektu/grantu, tak zároveň i v rámci projektu OP VaVpI. V tomto případě by docházelo k dvojímu financování téhož mzdového výdaje.
13
Bez ohledu na to, zda jde o náklad příjemce či partnera. Termín jiných projektových/grantových žádostí je zde uveden ve významu projektových/grantových žádostí mimo OP VaVpI (např. příprava grantových přihlášek pro GAČR, příprava projektů do Norských fondů, příprava projektů TAČR a dalších projektů, příprava nových projektů do soutěží o účelové dotace, příprava nových VaV projektů, příprava a řízení studentských VaV projektů, příprava dokumentace pro vydání Rozhodnutí k projektům OP VK u partnera projektu apod.). 15 Projekty/granty musí být účtovány pod projekt OP VaVpI, ale např. na jinou zakázku. 16 Pokud má ŘO OP VaVpI v rámci administrativní kontroly monitorovací zprávy/žádosti o platbu jakékoli pochybnosti, je oprávněn si tyto výkazy práce od příjemce vyžádat. 14
VERZE 4.5
12 / 26
Za nezpůsobilé výdaje, s výjimkou výjimečných a řádně odůvodněných případů17, jsou považovány výdaje na přípravu projektových žádostí/grantů, které byly vyřazeny při kontrole18 formálních náležitostí a kontrole přijatelnosti19. G. Výdaje vynaložené na plnění ze strany spřízněných osob Výdaje, které žadatel/příjemce, resp. jeho partner vynaloží na plnění, jež jsou mu (resp. projektu) poskytovány ze strany spřízněných osob, se pro účely OP VaVpI nepovažují za způsobilé, pokud nebude příjemci ŘO OP VaVpI na základě příslušného odůvodnění ze strany subjektu vynakládajícího výdaje udělena výjimka z pravidel způsobilosti.. Subjekt vynakládající tyto výdaje je povinen informovat ŘO OP VaVpI o skutečnosti, že má být realizováno plnění ze strany spřízněné osoby, a to s přiměřeným předstihem před uzavřením smlouvy. Pokud tuto informační povinnost nesplní, ŘO OP VaVpI výdaje neuzná. Pro vyloučení pochybností se uvádí, že výdaje vynaložené na plnění poskytnuté projektu spřízněnými osobami mohou být způsobilé, pokud je tato spřízněná osoba jedním z partnerů projektu, a jedná se o činnosti, které v rámci projektu má realizovat tento partner. ŘO OP VaVpI výslovně upozorňuje, že je připraven uznávat pouze výdaje, které budou mít reálný dopad na podporované regiony soudržnosti (tj. zejména nikoliv operace spočívající pouze v majetkových převodech). Za spřízněnou osobu se považuje jakákoli osoba (fyzická či právnická), která je k danému subjektu, resp. jeho statutárnímu orgánu (či alespoň jednomu členu kolektivního statutárního orgánu/alespoň jednomu statutárnímu zástupci), osobou blízkou a/nebo s ním ekonomicky propojenou osobou. Za ekonomicky propojené osoby se považují veškeré subjekty, které by se pro účely ověření statusu malého a středního podniku posuzovaly společně (viz např. příloha č. 1 nařízení (ES) č. 800/2008, ve znění pozdějších předpisů). Pro potřeby OP VaVpI se nicméně okruh těchto subjektů rozšiřuje i o veškeré subjekty, které jsou propojeny prostřednictvím fyzické osoby či skupiny fyzických osob jednajících společně, bez ohledu na to, zda „svou činnost nebo část své činnosti vykonávají na stejném relevantním trhu nebo na sousedních trzích“ (viz čl. 3 odst. 3 přílohy č. 1 nařízení (ES) č. 800/2008, ve znění pozdějších předpisů). 17
Např. příjemce neměl při podání projektové/grantové žádosti jiného projektu/grantu do jiného dotačního programu možnost nápravy formálního pochybení, kterého se dopustil. 18 Pokud kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti ještě neproběhla, jsou mzdy považovány za způsobilé. V případě, že je následně žádost o projekt/grant při kontrole vyřazena, jsou veškeré výdaje považovány za nezpůsobilé (tzn. i ty již dříve označené za způsobilé), pokud se nejedná o výjimečný a řádně odůvodněný případ (viz poznámka pod čarou č. 18). 19 Prokázání splnění požadavků na formální náležitosti a přijatelnost projektové/grantové žádosti jiného projektu/grantu do jiných dotačních programů bude kontrolováno od 1. 8. 2015 v rámci administrativní kontroly MZ a může být i předmětem případné kontroly na místě. VERZE 4.5
13 / 26
H. Pořízení techniky, přístrojového vybavení a technologického vybavení Pořízení techniky, přístrojového vybavení a technologií je v rámci OP VaVpI způsobilým výdajem, za předpokladu, že se jedná o zařízení používané přímo v souvislosti se schváleným projektem a k účelu naplnění výzkumných aktivit centra. Pořízení počítačů a notebooků (tabletů) – celkový počet přístrojů pořízených pro účely realizace projektu nesmí překročit celkový počet FTE členů realizačního a vědeckého týmu (cílová hodnota indikátoru 110300 v posledním roce realizace). Při koupi je nutné dodat doklad o zařazení do majetku centra, ze kterého bude patrné, pro kterou osobu je zařízení pořizováno a nese odpovědnost za takto pořízený majetek. Do celkového počtu se nezapočítávají přístroje, které jsou přímo napojené na přístrojové vybavení a jsou nezbytné pro fungování takovéhoto přístroje (toto se dokládá prohlášením při pořízení). Při pořizování přístrojového vybavení a technologií jsou v rámci OP VaVpI způsobilým výdajem i nevyhnutelně poskytnuté zálohy20 dodavatelům. Tyto zálohy musí být smluvně ošetřeny v kupní smlouvě, příp. smlouvě o dílo a jejich výše by měla být adekvátní nákladům vzniklých dodavateli při plnění předmětu smlouvy. Za nezpůsobilé výdaje se považují veškeré výdaje na zařízení a techniku, které neslouží k naplnění výzkumných aktivit centra, např. úklidová technika, zahradní technika, fotovoltaické články. I.
Pořízení fotovoltaických článků, vynaložení nikoliv nezbytných výdajů
Není relevantní pro výzvu 3.2, pořízení fotovoltaických článků je v rámci této výzvy nezpůsobilé. Fotovoltaické články mohou být považovány za způsobilé výdaje do výše 100 % při současném dodržení obou níže uvedených podmínek: energie vytvořená těmito články bude použita výlučně pro potřeby a účely projektu (v žádném případě ne pro obchod či např. zásobování jiných budov s projektem nesouvisejících), pořízení fotovoltaických článků musí mít přímou souvislost s výzkumným záměrem projektu (např. při výzkumu zlepšení účinnosti fotovoltaických panelů). V případě, že by žadatel/příjemce uvažoval o pořízení fotovoltaických panelů, např. ve formě fotovoltaické střešní krytiny, a zároveň nedodržel výše uvedené podmínky, bude za způsobilý výdaj považována pouze část těchto výdajů ve výši pořízení 20
V případě realizace nákupu zařízení zařazeného v investiční kapitole rozpočtu v cizí měně, je třeba brát ohled na možné kurzové rozdíly a nárokovat si u zálohy nižší přepočtenou částku s ohledem na možný vývoj kurzu. Při nárokování celého přepočtu by v době zaúčtování pořízení majetku mohlo dojít ke kurzovému zisku; tento výdaj ve výši zisku se považuje za výdaj neinvestiční, a tudíž by mohlo dojít k porušení rozpočtové kázně. VERZE 4.5
14 / 26
standardní krytiny (ŘO si může vyžádat znalecký posudek, dokládající náklady na běžnou krytinu za účelem posouzení výše způsobilých výdajů). Zbylé výdaje jsou výdaji nadbytečnými a tudíž i nezpůsobilými, neboť jejich vynaložení není pro úspěšnou realizaci projektu nezbytně nutné. Obdobně bude postupováno u všech nadbytečných výdajů. J. Provozní výdaje přiřazované k projektu metodou full cost Není relevantní pro výzvu 3.2, provozní výdaje jsou v rámci této výzvy nezpůsobilé. Nepřímé provozní výdaje mohou být způsobilé pouze za předpokladu, že příjemce konzistentně uplatňuje a má jednoznačně stanovenou vlastní metodiku pro přiřazení nepřímých nákladů k projektu, která je certifikována ŘO OP VaVpI. Metodika vykazování skutečných nepřímých nákladů bude certifikována pouze příjemcům OP VaVpI, tzn. pouze úspěšným žadatelům. Pro více informací viz Příloha č. 10 této příručky. Žadatel v rozpočtu může uvést provozní náklady, které lze projektu přiřadit přímo (energie, nájem), ostatní provozní náklady, které budou k projektu přiřazeny metodou full cost, uvede v rozpočtu v objemu odpovídajícímu kvalifikovanému odhadu. U nepřímých provozních výdajů vzniklých v roce 2010 je po schválení na 8. jednání Monitorovacího výboru OP VaVpI dne 22. 6. 2011 umožněna výjimka z výše uvedeného postupu. Příjemce může předložit v podkladech pro vyúčtování v rámci žádosti o platbu nepřímé provozní výdaje vzniklé v roce 2010 a související s projektem i bez certifikované metodiky jejich vykazování ze strany ŘO OP VaVpI prostřednictvím nezávislého externího subjektu. Doporučený postup je následující: 1) Příjemce předloží bez zbytečného prodlení metodiku, podle které v roce 2010 přiřazoval nepřímé provozní výdaje na daný projekt, 2) ŘO OP VaVpI tuto metodiku posoudí. 3) Příjemce nejpozději v rámci poslední žádosti o platbu za rok 2011 předloží v rámci podkladů pro vyúčtování i nepřímé provozní výdaje vzniklé v roce 2010, které s projektem souvisí. U nepřímých provozních výdajů vzniklých nejdříve v roce 2011 je po schválení perrollam Monitorovacím výborem OP VaVpI ke dni 27. 10. 2011 umožněno postupovat po přechodné období dle níže uvedených postupů. Nepřímé provozní výdaje budou považovány za způsobilé za podmínky, že externí auditor ověří soulad interní metodiky full cost s Přílohou č. 10 Příručky pro žadatele VERZE 4.5
15 / 26
a Příručky pro příjemce. Posouzení ověření souladu interní metodiky full cost s Přílohou č. 10 předloží příjemce s první monitorovací zprávou po ukončení účetního období, v rámci něhož byly nepřímé náklady poprvé vykázány. Nepřímé náklady se vykazují jedenkrát ročně po ukončení účetního období. V případě ukončení realizace projektu v průběhu kalendářního roku, je možné nepřímé náklady vykázat i za poměrnou část roku v závěrečné žádosti o platbu. Přechodné období končí dnem, ke kterému bude vydaná Směrnice pro hodnocení interních metodik pro vykazování skutečných nepřímých nákladů projektů VaV pro OP VaVpI zpracovaná auditorem vybraným v rámci veřejné soutěže Řídícím orgánem OP VaVpI. Vykazování způsobilých nepřímých nákladů v režimu přechodného období bude možné maximálně ještě v rámci účetního roku, ve kterém bude tato Směrnice vydána, a to za podmínky, že výše zmíněné ověření souladu interní metodiky full cost s Přílohou č. 10 externím auditorem bude předcházet vydání Směrnice. Po ukončení přechodného období bude již soulad metodik full cost s výše uvedenou Směrnicí a Přílohou č. 10 u všech příjemců dotace ověřován tímto jediným vybraným auditorem. Jediný auditor bude po skončení přechodného období hodnotit soulad/nesoulad metodik s Přílohou č. 10 u příjemců dotace, kteří do té doby metodu full cost v projektech OP VaVpI neaplikovali; bude ale také posuzovat metodiky full cost aplikované příjemci dotace v přechodném období na základě již vydaných posudků auditorů příjemců. V případě, kdy jediný auditor shledá metodiku aplikovanou příjemcem dotace v přechodném období jakožto nevhodnou, může dát v rámci rovného přístupu ke všem metodikám příjemců dotace a zkvalitnění celého systému závazná doporučení pro úpravu/vylepšení již aplikovaných metodik. Příjemce dotace bude muset svoji metodiku pro následující účetní období upravit dle doporučení jediného auditora. V opačném případě budou nepřímé náklady příjemce dotace v následujících obdobích považovány za nezpůsobilé. Závěry jediného auditora však nebudou zpochybňovat výdaje vykázané příjemcem dotace na základě metodiky full cost aplikované v přechodném období, pokud tyto výdaje splňovaly pravidla způsobilosti OP VaVpI platná v přechodném období. K. Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku Není relevantní pro výzvu 3.2, odpisy dlouhodobého majetku jsou v rámci této výzvy nezpůsobilé.
VERZE 4.5
16 / 26
Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku používaného pro účely projektu jsou způsobilým výdajem za dobu realizace projektu pouze za předpokladu, že nákup takového majetku není součástí způsobilých výdajů na projekt. Příjemce není oprávněn nárokovat si na jeden majetek zároveň jeho vstupní/pořizovací cenu a příslušné odpisy. V tomto případě by docházelo k dvojímu financování téhož předmětu. Příjemce rovněž není oprávněn nárokovat si odpisy dlouhodobého hmotného nemovitého majetku, jehož nákup sice není součástí způsobilých výdajů na projekt, ale tato nemovitost se používá pouze na přechodnou dobu do doby přesunu realizace projektu do nemovitosti, na jejíž pořízení byla / má být poskytnuta dotace v rámci daného projektu. V případě, že majetek bude uplatněn jako způsobilý výdaj v rámci projektu prostřednictvím odpisů, je nezbytné, aby byl dlouhodobý hmotný/nehmotný majetek, ke kterému se odpisy vztahují, používán přímo v souvislosti se schváleným projektem a aby bylo možné klasifikovat druh daného majetku jako způsobilý v rámci OP VaVpI. Účetní jednotky, které ze zákona neodpisují daný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek, nemohou uplatnit odpisy jakožto způsobilý výdaj projektu. Pro účely posuzování způsobilosti výdajů se za způsobilý výdaj považuje daňový odpis (vypočtený ze způsobilé vstupní ceny majetku) maximálně do výše poměrné části ročních odpisů stanovené s přesností na měsíce či dny připadající na dobu realizace projektu. Pokud se majetek využívá pro realizaci projektu pouze z části, uvedené odpisy se zahrnou do způsobilých výdajů pouze v alikvotní části. Pro výpočet způsobilých odpisů bude vstupní cena majetku snížena tak, že obsahuje pouze způsobilé výdaje. Výpočet odpisu Pro účely způsobilosti jsou odpisy odvozovány od daňových a nikoliv účetních odpisů. Vstupní cena21, která je základem pro výpočet daňových odpisů, je pro účely způsobilosti upravena způsobem, aby obsahovala pouze způsobilé položky. Vymezení pojmu hmotný a nehmotný majetek a jeho ocenění pro účely zákona o daních z příjmu a stanovení daňových odpisů je upraveno prostřednictvím § 26 a § 32a zákona č. 586/1992 Sb. U majetku, který nedosahuje limitů pro vstupní cenu majetku daných zákonem o daních z příjmu, je za daňově uznatelný považován odpis účetní v souladu s § 24 odst. 2 písm. v) zákona. 21
Vstupní cena majetku pro účely výpočtu daňových odpisů je blíže definována v zákoně o daních z příjmů č. 586/1992 Sb., v platném znění. VERZE 4.5
17 / 26
U hmotného majetku má daná účetní jednotka možnost zvolit si rovnoměrný odpis (§31) nebo zrychlený odpis (§32) v souladu s platnou legislativou. Doba odpisování pro hmotný majetek je stanovena prostřednictvím § 30 a přílohy č. 1 k zákonu č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. U nehmotného majetku jsou doba a způsob odpisování pro jednotlivé druhy majetku stanoveny prostřednictvím § 32a zákona č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Příjemce není oprávněn měnit zvolenou metodu výpočtu daňových odpisů v průběhu odpisování. Pro účely způsobilosti aplikuje příjemce zvolenou metodu výpočtu daňových odpisů na vstupní cenu majetku obsahující pouze způsobilé výdaje. L. Cestovné Ve výzvě 1.2. PO2 je způsobilým výdajem projektu tuzemské i zahraniční cestovné, které je doloženo dle pravidel OP VaVpI, vykázáno a zaúčtováno v souladu s platnou legislativou a vnitřními směrnicemi příjemce. Ve výzvě 1.1 PO1 a výzvy 2.2. PO2 je způsobilým výdajem pouze zahraniční cestovné, které je doloženo dle pravidel OP VaVpI, vykázáno a zaúčtováno v souladu s platnou legislativou a vnitřními směrnicemi příjemce. Není relevantní pro výzvu 3.2, cestovní náhrady jsou v rámci této výzvy nezpůsobilé. Závazný seznam způsobilých výdajů je definován v příloze jednotlivých výzev OP VaVpI a zároveň tvoří součást Přílohy č. 1 Příruček pro žadatele a příjemce – Pravidla způsobilosti výdajů OP VaVpI. Cestovní náhrady musí souviset s efektivním provedením projektu, být pro něj nezbytné a souviset s osobami příjemce pomoci, které jsou zapojeny do realizace projektu. Mezi výdaje související s provedením pracovních cest patří zejména náhrady: Jízdních výdajů, - Jízdné všemi druhy veřejných dopravních prostředků22, včetně výdajů na letenky23, výdajů na autotaxi (ve výjimečných a odůvodněných případech při zahraniční pracovní cestě) a jízdného při cestách do zahraničí, nákup předplacených jízdenek, - Náhrada za použití vlastních osobních motorových vozidel pracovníků při pracovních cestách a služebních motorových vozidel, Výdajů za ubytování – za způsobilou částku je obvykle možné považovat výdaje do částky 100 EUR/osoba/noc (v případě jiné měny částka odpovídající 22 23
V případě vlaku a autobusu je způsobilým výdajem pouze 2. třída a nižší. V případě letenek je způsobilým výdajem pouze tzv. „economy class“.
VERZE 4.5
18 / 26
ekvivalentu 100 EUR). Při překročení této částky je vyžádáno doložení průzkumu trhu hotelových služeb v dané oblasti, zejména je pak tento průzkum vyžadován u hotelů 3* a výše, jako podklad pro posouzení způsobilosti. Stravovacích výdajů (stravné a zahraniční stravné) – dle § 163 zákona č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů Nutných vedlejších výdajů (např. nezbytné pojištění při zahraničních cestách, parkovné, poplatky spojené s pracovní cestou) M. Vnitrofakturace Náklady vzniklé s realizací projektu na úrovni instituce a jejich vedení na základně vnitrofakturace a analytické vedení v účetnictví nezakládá možnost nárokovat tyto náklady u ŘO jakožto způsobilý výdaj, jelikož: nedochází k výdaji, ale pouze k nákladu; po provedení vnitrofakturace vzniká pro příjemce výnos. Tento výnos by se mohl do budoucna stát ziskem pro příjemce. Tvorba zisku z dotace je nepřípustná24. N. Skladové ceny Příjemce je oprávněn nárokovat v rámci projektu výdaje za zboží a materiál, který byl nakoupen na sklad organizace a následně byl pro potřeby projektu vyskladněn a to za předpokladu dodržení následujících bodů: Naskladnění a platba byla realizována po datu 1.1.200825 Ke zboží musí být přiřazena jediná faktura Účtování o skladových zásobách je v organizaci prováděno metodou FIFO a tudíž je vždy známá cena, za kterou bylo zboží/materiál vydávané ze skladu nakoupeno. Způsobilým výdajem bude pouze cena, za kterou bylo zboží/materiál nakoupen, nikoliv průměrná skladová cena. Zboží/materiál byl nakoupen pro účely projektu Dané výdaje nesmí být původně financovány z veřejných zdrojů (zvláště pokud byly financovány z jiného grantu, z prostředků státního rozpočtu (např. u v.v.i. které byly před změnou statusu na vvi příspěvkovými organizacemi, či u fakultních nemocnic apod.) či jinak byly již v minulosti vykázány státnímu rozpočtu bez vztahu k projektu OP VaVpI.
24
Pokud bude vnitrofaktura pouze dokladem k přefakturování relevantní části nákladu fakturovaného externím dodavatelem, lze tuto část při naplnění všech podmínek způsobilosti považovat za způsobilou. 25
V případě výzvy 3.2 po datu 1. 1. 2015.
VERZE 4.5
19 / 26
O. Daň z přidané hodnoty DPH je způsobilým výdajem projektu, pokud se vztahuje k věcným plněním, která jsou v rámci OP VaVpI považována za způsobilá, a zároveň pouze pokud příslušné právní předpisy neumožňují vynaloženou DPH získat zpět. Postup nárokování DPH jakožto způsobilého výdaje je popsán v příručce pro příjemce. Nezpůsobilá část DPH, která je příjemcem/partnerem odvedená finančnímu úřadu v rámci plnění v režimu přenesené daňové povinnosti (stavební práce a montážní práce), se nezapočítává do celkových nákladů projektu. DPH u dodavatelských faktur, které nejsou z nějakého důvodu plně uhrazeny (pozastávky, odložená splatnost atd.), je způsobilým výdajem pouze uhrazená část a pouze alikvotní část DPH, vztahující se ke způsobilému výdaji. Více o způsobilosti DPH v Příloze č. 1 Příručky pro žadatele a příjemce OP VaVpI – Pravidla způsobilosti výdajů pro příslušnou prioritní osu. P. Služby a poplatky Telekomunikační služby nejsou v rámci výzvy 3.2 způsobilé. Následující výklad nezahrnuje veškeré možné služby a poplatky, ale jedná se o příklady. 1) Telekomunikační služby Podmínkou je používání výhradně pro účely realizace projektu. Tuto skutečnost dokládá příjemce čestným prohlášením v době uzavření smlouvy s poskytovatelem služeb a zároveň má příjemce povinnost vést podrobné výpisy hovorného pro účely případné kontroly na místě. Rozsah telekomunikačních služeb závisí na typu centra a jeho technického vybavení. Mezi telekomunikační služby patří např. připojení k internetu, služby mobilních operátorů i provoz pevných linek (za předpokladu jednotlivé fakturace od poskytovatele služeb, přímé přiřazení k projektu). Počet telefonních přístrojů pořízených pro účely realizace projektu nesmí překročit celkový počet FTE členů realizačního a vědeckého týmu. Při koupi je nutné dodat čestné prohlášení, že přístroj bude užíván pouze pro účely realizace projektu. Toto omezení se týká i telekomunikačních služeb, které jsou k telefonním přístrojům poskytovány (při úvazku do 0,5 je způsobilým výdajem pouze poměrná částka za služby dle úvazku, případně je třeba doložit vysvětlení). Q. Aktivace majetku Příjemce je oprávněn nárokovat v rámci projektu výdaje vynaložené na stroje a zařízení, které si pořídil vlastní činností a zařadil do majetku centra - aktivoval.
VERZE 4.5
20 / 26
Jedná se stroje a zařízení, které nelze nakoupit a/nebo jejich výroba je hospodárnější. Způsobilé výdaje je třeba uplatňovat průběžně, po provedení aktivace majetku v účetnictví příjemce/partnera v investičních kapitolách rozpočtu. Příjemce/partner dokládá výdaje na pořízení aktivovaného majetku stejným způsobem jako ostatní výdaje (např. mzdy – pracovní smlouva, výměr, rozpis osobních výdajů, nákup materiálu – kupní smlouva, faktura, doklad o úhradě atd.) R. Způsobilost výdajů při ukončení projektu Není relevantní pro výzvu 3.2, v rámci této výzvy musí veškeré výdaje vzniknout do data ukončení realizace projektu. S ukončením projektu a jeho administrací vznikají nezbytné výdaje i po datu ukončení realizace projektu. Jedná se především o náklady (níže uvedené), které vznikly v době realizace a jsou věcně způsobilé, jen platba proběhla až po ukončení realizace projektu nejpozději do doby předložení závěrečné žádosti o platbu. Jedná se o: Osobní výdaje – náklady, které vznikly za poslední měsíc realizace projektu a jsou vyplaceny zaměstnancům a dalším institucím jsou způsobilým výdajem. Provozní výdaje – výdaje v rozsahu nezbytně nutném pro realizaci projektu (viz příloha č.1a), 1b), 1c) a 1n) příručky pro příjemce OP VaVpI) za poslední měsíc realizace projektu jsou způsobilým výdajem.
S. Nákup použitého zařízení Nákup použitého zařízení je způsobilým výdajem pouze za splnění následujících podmínek: - pořizovací cena použitého zařízení je nižší než výdaje na obdobné nové zařízení; - zařízení je oceněno znaleckým posudkem (nesmí být starší než 6 měsíců před datem registrace Projektové žádosti) vyhotoveným znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, ve znění pozdějších předpisů, - způsobilým výdajem je pořizovací cena, maximálně však do výše ceny zjištěné znaleckým posudkem; - současný či některý z předcházejících vlastníků zařízení neobdržel v posledních pěti letech před registrací Projektové žádosti dotaci z veřejných zdrojů na nákup daného použitého zařízení, což by v případě spolufinancování nákupu ze strany Fondů EU vedlo k duplicitě podpory.
VERZE 4.5
21 / 26
2. Nezpůsobilé výdaje Nezpůsobilé výdaje projektu jsou výdaje, které nelze hradit z OP VaVpI, nebo které nelze hradit z veřejných prostředků obecně. Tyto výdaje hradí vždy žadatel ze svých prostředků. Nezpůsobilými jsou např. výdaje, které nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu, nebo nejsou pro jejich dosažení nezbytné. Dále se jedná o výdaje, které nejsou přiměřené, nejsou vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti a efektivnosti, nebo v souladu s evropskou nebo českou legislativou. Úplnější výčet nezpůsobilých výdajů je uveden níže. Dotaci nelze v žádném případě poskytnout na tyto výdaje:
jakýkoli výdaj, který zcela zřetelně nesouvisí s projektem nebo který není možno doložit písemnými doklady; zařízení a technika, které neslouží k naplnění výzkumných aktivit centra, např. úklidová technika, zahradní technika, fotovoltaické články; činnosti, které již v rámci jiných programů národních či Iniciativ Společenství financovaných z ERDF či jiných programů financovaných Evropskou unií podporu dostávají; výdaje nesplňující principy hospodárnosti, účelnosti a efektivity; výdaje vzniklé mimo časový rámec způsobilosti; přímé daně (kromě daně z příjmu, která je součástí příspěvku na mzdy), daň z nemovitosti, daň dědická, darovací, silniční, daň z převodu nemovitosti; výdaje na interní audit příjemce; úroky z úvěrů a půjček; clo (hrazené žadatelem); odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku pořízeného z dotace26; poplatky (výpis z katastru nemovitostí, výpis z obchodního rejstříku apod.) bez přímé vazby na projekt; rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; dary; alkoholické nápoje a tabákové výrobky výdaje na právní spory vzniklé v souvislosti s určitým projektem, např. výdaje na uhrazení soudního poplatku, na pořízení důkazů, na právní zastoupení v případě sporu;
26
Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku používaného pro účely projektu jsou způsobilým výdajem za dobu trvání projektu pouze za předpokladu, že nákup takového majetku není součástí způsobilých výdajů na projekt. Příjemci/partnerovi bude umožněno nárokovat si jako způsobilý výdaj odpisy majetku, který nebyl pořízen z dotace a bude užíván pro projekt (tj. majetek, který si organizace pořídila z nedotačních zdrojů), resp. poměrnou část odpisů takového majetku, odpovídající jeho využití pro účely projektu. Pro účely posuzování způsobilosti výdajů se za způsobilý výdaj považuje daňový odpis (vypočtený ze způsobilé vstupní ceny majetku) maximálně do výše poměrné části ročních odpisů stanovené s přesností na měsíce připadající na dobu realizace projektu. Pokud se majetek využívá pro realizaci projektu pouze z části, uvedené odpisy se zahrnou do způsobilých výdajů pouze v alikvotní části. VERZE 4.5
22 / 26
pokuty a penále, případně další sankční výdaje; manka a škody; nedobytné pohledávky; výdaje, které jsou součástí likvidace společnosti; splátky finančního leasingu, kdy předmět finančního leasingu není sám způsobilým výdajem; nájemné, kdy je žadatel vlastníkem nemovitosti nebo ji užívá zdarma; část pořizovací ceny přesahující cenu zjištěnou znaleckým posudkem nebo přesahující cenu v místě a čase obvyklou; u zaměstnanců, kteří se na realizaci projektu podílejí, alikvotní část osobních nákladů, která neodpovídá pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu; ostatní sociální výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (např. příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím, příspěvky na rekreaci apod.); odstupné; peněžitá pomoc v mateřství; dodatečné výdaje na externí služby závislé na úspěchu poskytnuté služby (tzv. success fee).
Nezpůsobilé výdaje musí být vždy v projektu uvedeny, protože jsou součástí celkových nákladů projektu, podle nichž se projekty rozřazují mezi běžné a velké. Způsobilé výdaje
Nezpůsobilé výdaje
Celkové náklady
Příkladem nezpůsobilých výdajů jsou zejména: osobní náklady pracovníka, který je zapojen do aktivit projektu, přímo se podílí na cílech projektu, ale je placen z jiných zdrojů než OP VaVpI. Pak je třeba celé tyto náklady zahrnout do nezpůsobilých výdajů; část superhrubé mzdy, pokud tato překročí limity uvedené ve výzvě (např. při superhrubé mzdě 90 tis. Kč bude nezpůsobilá část činit 10% z 90 tis. Kč, tj. 9 tis. Kč); výdaje zaměstnavatele za zaměstnance, které nejsou ze zákona výdaji obligatorními, např. Sociální fond u vysokých škol; DPH u níž je nárok na odpočet u finančního úřadu (výši určuje koeficient, který stanovuje FÚ). Platí pravidlo, že jakýkoliv výdaj, který přímo souvisí s projektem, je třeba v rozpočtu uvést. Dle možností jeho financování z OP VaVpI buď jako způsobilý, nebo jako nezpůsobilý. Ve výzvě může být stanovena maximální výše celkových nákladů.
VERZE 4.5
23 / 26
3. Metoda klíčování způsobilých a nezpůsobilých stavebních výdajů27 Není relevantní pro výzvu 3.2, stavební výdaje jsou v rámci této výzvy nezpůsobilé. A) Postup výpočtu Při výpočtu poměru způsobilých a nezpůsobilých stavebních výdajů je nutné postupovat v následujících krocích: 1) Vymezení celkové plochy /resp. plochy nejmenšího uceleného stavebního objektu/ a celkových stavebních výdajů na tuto plochu. Za daný ucelený stavební objekt28 příjemce musí být schopen samostatně vyčíslit finanční plnění. 2) Určení m2, které se přímo váží k vybudování jiných účelových prostor a tyto vymezit jako absolutně nezpůsobilé (ve vztahu k výpočtu poměru budou považovány za nezpůsobilé výdaje). 3) Určení -m2, které se neváží na vybudování jiných účelových prostor a prostor sdílených – a tyto vymezit jako absolutně způsobilé (ve vztahu k výpočtu poměru budou považovány za způsobilé). 5) Kategorizace celkové plochy na jednotlivé druhy ploch: a. pro účely projektu b. mimo účel projektu – jiný účel c. společné /sdílené/ prostory 6) Aplikace výpočtového indexu v souladu s Pravidly ZV na společné /sdílené prostory/ v souladu s Pravidly ZV. Je rovněž umožněn zjednodušený postup s ohledem na nastavení fakturace vůči dodavateli v případě, kdy příjemce není schopen vymezit jednotlivé stavební položky rozpočtu ve vztahu k absolutně ZV a absolutně NZV a aplikuje index společných prostor na celý ucelený stavební objekt resp. nejmenší ucelený stavební objekt. Při vytvoření poměru mezi způsobilými výdaji (ZV) a nezpůsobilými výdaji (NZV) musí být posuzovány plochy užitné čisté (PUČ). Index způsobilosti společných prostor = (plochy absolutně ZV/(plochy absolutně ZV + plochy absolutně NZV)). Na plochy prostor jako např. chodby, technické zázemí, WC, šatny a další plochy, které přímo souvisí s nezpůsobilými plochami, se budou společné
27
V případě projektů s Rozhodnutím vydaným od 1. 1. 2013 se následující postupy vztahují i na související činnosti (AD, BOZP, TDI). 28 Rozuměno též inženýrský objekt, provozní soubor, apod. VERZE 4.5
24 / 26
náklady rozpočítávat dle výše uvedeného indexu. Index bude vykazován v procentech s přesnosti na dvě desetinná místa (např. 95,35 %).29 B) Výkaznictví poměrově určených výdajů Dokladování způsobilých výdajů bude probíhat standardním způsobem dle Příručky pro příjemce a jejích dalších příloh (zejména č. 15). Pokud nebude možné prokázat, že se daný výdaj váže pouze k absolutně způsobilým částem stavby, bude tento výdaj způsobilý pouze poměrně; pokud se bude týkat pouze nezpůsobilých výdajů, bude celý nezpůsobilý. Konkrétní způsob nelze obecně stanovit, bude záležet na dohodě mezi ŘO a příjemcem a zároveň na nastavení fakturace mezi příjemcem a dodavatelem/dodavateli. C) Vztah poměrově určených výdajů k monitorovacím ukazatelům Do monitorovacích indikátorů lze zahrnout pouze takové prostory, které se vážou na způsobilé výdaje. Z pohledu zacílení nelze do způsobilých výdajů zařadit volnočasové prostory, ubytovací a stravovací kapacity. 1) Pokud se výše uvedené prostory budou v projektovém záměru objevovat, je nutné je odpovídajícím poměrem vyřadit ze způsobilých výdajů a o příslušné metry čtvereční ponížit monitorovací indikátory. 2) Pokud se v projektovém záměru takovéto prostory neobjevují, pak bude celá rekonstruovaná budova zahrnuta do příslušného monitorovacího indikátoru a náklady spojené s rekonstrukcí bude možné (při splnění podmínek způsobilosti) považovat v plné výši za způsobilé (vč. komunikačních ploch, schodišť, WC, šaten, apod.). D) Přepočítání indexu způsobilosti společných prostor Přepočítání indexu je příjemce povinen provést nejpozději v době, kdy bude mít hotovou dokumentaci skutečného provedení stavby (k ukončení stavby/k předčasnému užívání stavby) a dodá veškeré dodatky ke smlouvě. Při změně indexu je příjemce povinen oznámit podstatnou změnu v projektu. 30 V rámci oznámení o podstatné změně v projektu příjemce provede porovnání původního stavu indexu a přepočítaného stavu indexu a vyčíslí rozdíl. Řídicí orgán změnu posoudí a následně vyhodnotí a schválí vzniklou úsporu/ ztrátu.
29
Použije se pro přepočítávání indexů a pro nově vydávaná Rozhodnutí, současně platné indexy s daným počtem desetinných míst dle schválených Technických popisů projektů zůstávají v platnosti. 30 Resp. v případě změny indexu ve prospěch příjemce se nejedná o povinnost, ale o možnost. Pokud index zůstane beze změny, je tato skutečnost uvedena jako informativní změna v rámci ZMZ. VERZE 4.5
25 / 26
Po schválení podstatné změny Řídicím orgánem je příjemce povinen 31 zohlednit změnu přepočteného indexu v nejbližších podkladech pro vyúčtování žádosti o platbu se znaménkem +, - jako přepočet stavebních výdajů. Tento rozdíl je příjemce povinen vrátit na zvláštní účet projektu a to neprodleně po schválení dotčeného vyúčtování ze strany ŘO. O této skutečnosti je příjemce informován emailem od svého projektového/finančního manažera. V případě, že bude v projektu obsaženo více stavebních objektů, je příjemce povinen v případě změny indexu oznámit podstatnou změnu32 nejpozději po dokončení poslední stavební zakázky (rozumí se po obdržení dokumentace o skutečném zaměření stavby).
4. Společné inženýrské sítě33 Není relevantní pro výzvu 3.2, stavební výdaje – inženýrské sítě jsou v rámci této výzvy nezpůsobilé. Při realizaci projektu příjemce vypočítá způsobilost a nezpůsobilost budovaných společných inženýrských sítí následovně: -
-
Pomocí jednotlivých částí stavebního projektu stanoví hodnoty příkonů, spotřeby a dalších hodnot v závislosti na budované inženýrské síti vztažených na realizovaný projekt. Dále stanoví celkové hodnoty těchto jednotlivých přípojek na celou realizaci přípojky jako celek (včetně do budoucnosti uvažovaných částí). Poměr způsobilosti na konkrétních inženýrských sítích se pak spočítá jako poměr těchto dvou hodnot.
Při vytvoření poměru mezi způsobilými výdaji (ZV) a nezpůsobilými výdaji (NZV) musí být posuzovány jednotlivé příkony, spotřeby34. Index způsobilosti společných inženýrských sítí = (příkon, spotřeba potřebná na projektu)/(příkon spotřeba celková na budované přípojce). Index bude vykazován v procentech s přesností na dvě desetinná místa.
31
Resp. v případě změny indexu ve prospěch příjemce se nejedná o povinnost, ale o možnost. Resp. v případě změny indexu ve prospěch příjemce se nejedná o povinnost, ale o možnost. 33 Pouze v případě relevantnosti uvedeno v TA. 34 U silnoproudých rozvodů se budou posuzovat příkony k jednotlivým budovám, u přípojek vodovodu spotřeba podle počtu osob a například spotřeb jednotlivých instalovaných přístrojů (pokud takové v projektu jsou), přípojka splaškové kanalizace podle výpočtu vodovodní spotřeby (stočné), přípojka teplovodu dle jednotlivých bilancí připojovacích budov. U ostatních médií se bude postupovat individuálně v konzultaci s řídícím orgánem. 32
VERZE 4.5
26 / 26
