Petunjuk Singkat Komputerisasi Dengan Software WAYout Toko Basic

Petunjuk Singkat Komputerisasi Dengan Software WAYout Toko Basic

Quick Start Guide Toko Basic

Petunjuk singkat komputerisasi dengan Software WAYout Toko Basic Pendahuluan Terima kasih atas kepercayaan Anda memilih software WAYout menjadi solusi komputerisasi usaha Anda. Berikut adalah gambaran global apa saja tahapan‐tahapan yang harus dilakukan dalam proses peralihan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi : 1. Input data barang ke dalam data barang di program WAYout sampai mencapai sekitar 80% dari total seluruh item barang, maka proses pencetakan nota langsung dari komputer sudah bisa berjalan efektif. Dalam proses input data barang, stok awal di masukkan 0 dan harga beli juga bisa di masukkan 0 saja dulu, yang penting harga jual nya saja di isikan terlebih dahulu. 2. Input data customer & vendor (suplier) bisa dilakukan seiring dengan penggunaan sehari‐hari di tambahkan satu per satu saat pencetakan nota customer & entry / input nota pembelian dari vendor tertentu. 3. Melatih kebiasaan penggunaan / penerapan sistem komputerisasi ini dengan cara pencetakan nota penjualan langsung dari komputer, tanpa proses memasukkan kembali nota manual yang sudah di buat. Untuk toko yang sangat padat transaksinya hal ini dapat di capai dengan cara menambah jumlah komputer yang terhubung dengan jaringan jika di rasa perlu. Selain dari nota penjualan yang langsung di cetak dari komputer, kewajiban lain yang harus dilakukan adalah entry / input semua nota pembelian barang ke komputer. Software WAYout akan secara otomatis akan melakukan perhitungan stok masuk & keluarnya yang akan menghasilkan daftar stok barang, kartu stok, kartu utang & piutang, laporan omset penjualan, pembelian dan lain‐lain (masih banyak yang tidak di uraikan dulu di sini, untuk menyederhanakan pembelajaran). 4. Jika semua transaksi penjualan & retur sudah berhasil dimasukkan ke komputer 100% dan pembelian & returnya juga sudah berhasil 100% di masukkan, barulah Anda siap memasuki tahap berikutnya, yaitu perhitungan stok / stok opname. Carilah waktu yang memungkinkan yang biasanya bisa dilakukan di hari libur untuk melakukan stok opname ini. Kemudian masukkan masukkan hasil perhitungan stok opname ini melalui menu penyesuaian stok. Sekali posisi stok fisik dan komputer sudah sama dan semua kebiasaan Anda sudah 100% memasukkan semua nota baik pembelian & retur maupun penjualan & returnya, di jamin stok barang komputer anda akan menjadi acuan terhadap stok fisik dan akurasi nya bisa di jamin 100%, karena bisa di lacak semua posisi perhitungannya dengan melihat kartu stok masing barang.


Page 1

Quick Start Guide Toko Basic 5. Sampai tahapan ini barulah Anda akan merasakan manfaat luar biasa dari software WAYout. Banyak sekali laporan‐laporan yang dihasilkan yang sangat menunjang peningkatan omset usaha, misalnya : profit margin (keuntungan / laba kotor), omset penjualan, omset dan quantity per item barang, kartu stok, kartu utang & piutang, dll. Jika sistem komputerisasi sudah berjalan dengan baik, proses kerja akan menjadi sangat cepat sehingga waktu yang tersisa masih lebar untuk kesempatan peningkatan omset dan sangat memungkinkan pengembangan usaha juga dengan membuka outlet‐outlet cabang.

Menjalankan Program Berikut akan di jelaskan secara singkat bagaimana cara menjalankan program WAYout. Nama File Utama Program : BscStore.Exe, (lokasi standart : .\WAYOUT\BASIC) Icon di Desktop : Basic Store

Jalankan program dengan cara double klik mouse pada Icon Basic Store di desktop, kemudian akan ditampilkan window Login Pemakai sebagai berikut :

Login, pilih salah satu nama pemakai yang sudah di input terdahulu, tekan salah satu huruf depan saja untuk menampilkan nama login tersebut. Catatan : Login hanya bisa di lakukan untuk pemakai tersebut jika masih belum on line (dalam pemakaian jaringan) atau belum di buka di window lain (multitasking), jika tidak akan diperlukan reset login untuk pemakai tersebut. Password, masukkan password untuk login pemakai tersebut sesuai yang sudah di input terdahulu. Reset, pilih tombol ini untuk mereset semua pemakai yang sedang on line. Gunakan tombol reset ini hanya dalam keadaan banyak pemakai yang tercatat on line akan tetapi sudah tidak on line, biasanya di sebabkan oleh listrik padam atau komputer server hung, jaringan terputus, dsb. Untuk proses reset ini diperlukan password admin. Quick Start Guide Toko Basic

Page 2

Quick Start Guide Toko Basic Tanggal, masukkan sesuai dengan tanggal berjalan saat ini. Klik tombol OK untuk melanjutkan, setelah itu akan di tampilkan window untuk proses verifikasi database sebagai berikut :

1. Periksa Cepat, untuk secara cepat melakukan proses pengecekan data stok terhadap mutasinya apakah sudah benar ataukah tidak. 2. Periksa Semua, untuk melakukan pemeriksaan stok secara keseluruhan sampai semua stok multi gudang serta utang piutang apakah sudah sesuai dengan semua mutasinya ataukah tidak. Pastikan setiap hari ada melakukan minimal 1 x pengecekan dengan pilihan no. 2 ini sehingga data Anda selalu terjamin akurasinya. 3. Lanjut Tanpa Verifikasi Data, untuk melanjutkan masuk ke program tanpa melakukan proses verifikasi. Setelah itu program akan masuk ke layar utama dan menampilkan menu pada baris paling atas. Software WAYout di bagi menjadi 4 kelompok menu secara garis besar dengan fungsi sbb : 1. File, untuk input & edit semua file master seperti : barang, customer, vendor, dll 2. Transaksi, untuk pembuatan nota penjualan, input pembelian, pembayaran nota & proses tutup periode 3. Laporan, untuk melihat semua hasil transaksi yang dilakukan mulai dari data barang, kartu stok, stok minimum, harga history, history barang per item, laporan penjualan, pembelian, profit margin, pencetakan surat jalan dll. 4. Utility, untuk melakukan penambahan pemakai, backup data, restore data, perbaikan data jika ada kerusakan, setting konfigurasi program, invoice, password admin, dll.


Page 3


Menu : File 1. Masukkan data Barang dengan cara pilih menu : File, Barang. a. Jika menggunakan Jenis Barang, silahkan masukkan terlebih dahulu jenis‐jenis barang dengan cara klik pada bagian [Jenis]. Klik [Tambah] untuk menambah jenis barang.

b. Untuk memasukkan data barang klik [Tambah] pada halaman [Barang] seperti pada gambar dibawah ini :


Page 4


Pada Baris Satuan, masukkan satuan barang yang digunakan misalnya : DOS / 24 KTK / 12 PCS Artinya : 1 DOS isinya 24 KTK dan 1 KTK isinya 12 PCS (3 Satuan Barang), jika barang tersebut hanya 2 satuan, maka diisi dengan cara : DOS / 24 KTK / 0 Artinya : 1 DOS isinya 24 KTK (2 Satuan Barang), jika barang tersebut hanya 1 satuan, maka diisi dengan cara : CRT / 0 / Artinya : 1 DOS adalah satuan terkecil yang digunakan. Jadi masukkan dengan angka 0 untuk satuan terkecil setelah tanda ‘/’ Dengan menggunakan multi satuan, maka dapat dimasukkan harga jual yang bertingkat juga untuk masing‐masing satuan, sehingga customer yang membeli dengan satuan yang lebih besar akan mendapatkan harga yang lebih murah dibandingkan yang membeli dengan satuan yang lebih kecil. Selain itu manfaat dari penggunaan multi satuan adalah pada daftar stok barang akan ditampilkan jumlah stok barang sesuai dengan satuannya masing‐masing dari yang paling besar sampai satuan terkecilnya, sehingga memudahkan dalam proses stok opname.

Catatan : Untuk awal komputerisasi, disarankan data barang yang dimasukkan minimum ± 80% dari total barang yang ada dengan catatan semua barang‐barang utama / fast moving sudah termasuk didalamnya. Tujuannya adalah agar pembuatan nota penjualan dapat berjalan lancar dan cepat. 2. Masukkan data Customer dengan cara pilih menu : File, Customer. a. Jika menggunakan wilayah customer, silahkan masukkan terlebih dahulu wilayah‐ wilayah customer dengan cara klik pada bagian [Wilayah]. Klik [Tambah] untuk menambah wilayah customer.


Page 5

Quick Start Guide Toko Basic b. Untuk memasukkan data customer klik [Tambah] pada halaman [Customer] seperti pada gambar dibawah ini : Jika menggunakan Batas Kredit, maka pada baris ini untuk memasukkan batas kreditnya, klik Entry Limit, maka akan diminta password administrator. Tujuannya adalah agar tidak semua orang bisa memasukkan batas kredit customer karena ini sangat penting terhadap keamanan piutang customer. Catatan : Jika Batas Kredit diaktifkan akan tetapi belum diisi nilai batas kreditnya, maka untuk customer tersebut tidak bisa dibuat nota kredit. Untuk awal komputerisasi, data customer dapat diisi secara bertahap sesuai dengan keperluan karena hanya memerlukan waktu yang sangat singkat untuk memasukkan data 1 customer yang pada saat itu diperlukan untuk pembuatan nota.

3. Demikian juga untuk data Vendor, Sales, dan Expedisi dapat dimasukkan dengan cara bertahap sama dengan data Customer. 4. Masukkan data Gudang dengan cara pilih menu : File, Gudang. Gudang : *) Toko, artinya pengeluaran barang standart yang digunakan adalah dari Toko. 5. Waktu yang diperlukan untuk mengisi data barang, customer dan vendor adalah tergantung dari banyaknya data yang akan dimasukkan dan biasanya diperlukan waktu lebih dari 1 hari bahkan bisa sampai 1 bulan sebelum anda dapat mulai membuat nota langsung dari komputer. Demi keamanan data yang sudah dimasukkan anda harus melakukan Backup Data, dengan cara


Page 6

Quick Start Guide Toko Basic memilih menu : Utility, Backup. Silahkan pilih media backupnya apakah harddisk komputer, atau flashdisk kemudian klik tombol [OK]. Disarankan agar anda memiliki backup baik di harddisk komputer maupun flashdisk. Proses backup juga dapat dilakukan pada saat setiap kali keluar dari program akan ada pertanyaan untuk melakukan proses Backup Data, silakan klik tombol [OK] untuk menjalankan proses backup nya. 6. Jika semua data barang yang dimasukkan sudah 80% dari total seluruh data barang, maka anda sudah siap untuk membuat nota penjualan dari komputer dengan cara memilih menu : Transaksi, Penjualan, Invoice Penjualan sebagai berikut : a. Masukkan [Customer], dengan mengetikkan beberapa huruf awalan nama customer saja, maka akan ditampilkan daftar customer yang ada sesuai dengan awalan yang sudah diketikkan. b. Isi [Posing Stok] dengan gudang tempat barang tersebut akan diambil untuk nota yang akan dibuat. c. Masukkan item barang yang akan dijual ke dalam daftar yang sudah disiapkan dengan cara cukup mengetikkan beberapa kata yang mewakili nama barang tersebut, akan ditampilkan daftar barang yang dimaksud. d. Untuk menyimpan transaksi dan memotong stok barangnya, pilih tombol [Tutup] atau [Print], bedanya adalah jika tombol [Print] langsung cetak nota tapi jika [Tutup] hanya menyimpan saja tanpa proses cetak nota. e. Gunakan tombol [Simpan] hanya untuk menyimpan sementara draft nota tersebut karena nota tersebut masih belum lengkap, mungkin masih ada data barang yang belum ada di file barang atau masih memerlukan proses koreksi harga jual dan sebagainya. Proses [Simpan] belum memotong stok dan belum menambah piutang customer tersebut karena masih bersifat draft belum final. Untuk mengambil kembali draft yang sudah pernah disimpan gunakan tombol [Ambil], masukkan nama file draft yang ada. Pilih [Cetak Draft] hanya untuk keperluan persiapan barang dan mengecek ketersediaan stok barang (jika stok komputer belum berjalan sempurna) sebelum nota tersebut final di tutup atau di print.


Page 7


7. Demikian juga untuk proses Retur Penjualan, Pembelian, dan Retur Pembelian semua harus dimasukkan sesuai dengan operasional yang terjadi di toko. Apabila semua transaksi dimasukkan, maka stok barang akan terupdate terus, sehingga jika stok awal barang yang dimasukkan sudah benar sesuai dengan kondisi fisiknya, maka daftar stok yang ada dikomputer dengan yang fisiknya pun akan selalu terupdate dengan benar. 8. Kemudian semua transaksi nota yang sudah dibuat, apabila belum lunas, dapat dilakukan pembayaran dengan memilih menu : Transaksi, Pembayaran Penjualan, Invoice Penjualan sebagai berikut :


Page 8

Quick Start Guide Toko Basic a. Pada daftar ini hanya ditampilkan nota yang sudah [Jatuh Tempo] dan [Belum Lunas] saja. Untuk menampilkan yang belum jatuh tempo, lepas tanda cawang pada field [Jatuh Tempo]. Demikian juga untuk menampilkan nota yang sudah lunas, lepas tanda cawang pada field [Belum Lunas]. b. Untuk melakukan pembayaran pilih tombol [Enter] saja pada nota yang dipilih dari daftar, atau anda dapat pilih tombol [No Invoice] pada bagian Pembayaran untuk melakukan pembayaran dengan cara memasukkan nomor nota. c. Untuk proses koreksi pembayaran yang telah dilakukan pilih tombol [Ctrl+Enter] pada bagian Koreksi, demikian juga untuk melakukan koreksi dengan cara memasukkan nomor nota pilih tombol [No Invoice] pada bagian Koreksi. d. Pilih tombo [Print] untuk mencetak daftar tagihan. 9. Demikian juga untuk pembayaran nota Retur Penjualan, Pembelian dan Retur Pembelian. 10. Untuk proses pengeluaran barang berdasarkan invoice yang sudah dibuat, silahkan pilih menu : Transaksi, Stok Gudang, Mutasi Stok Invoice sebagai berikut :

a. Masukkan [No. Invoice] dari nota penjualan yang akan dilakukan pengeluaran barangnya. b. Pilih [Posting Stok] sesuai dengan gudang sumber barang untuk nota penjualan tersebut. c. Jika pengeluaran barang tersebut lebih dari 1 gudang yang berbeda, maka silahkan ganti nama Gudangnya pada bagian [Gudang] didaftar dengan cara mengetikkan nama [Gudang] nya.


Page 9

Quick Start Guide Toko Basic d. Pilih [Cek Stok] untuk memastikan jumlah stok gudangnya cukup. e. Pilih [Posing] untuk proses pengeluaran barang dari gudang tersebut, yang akan dilanjutkan dengan pertanyaan untuk mencetak bukti pengeluaran barang dari masing‐ masing gudang. 11. Proses mutasi stok antar gudang dapat dilakukan dengan cara memilih menu Transaksi, Stok Gudang, Transfer Stok sebagai berikut : a. Masukkan nama [Gudang] di sebelah kiri dengan tempat sumber barang dan masukkan nama [Gudang] di sebelah kanan sebagai tempat tujuan pemindahan barang. b. Masukkan Item barang yang akan ditransfer pada daftar yang sudah disiapkan. c. Pilih tombol [Posting] untuk melakukan proses transfer stok barang tersebut. d. Pilih tombol [Print] untuk mencetak surat jalan bukti pengeluaran dan pemasukan barang untuk masing‐masing gudang.

12. Pada setiap akhir bulan harus dilakukan proses Tutup Periode, dengan cara pilih menu Transaksi, Tutup Periode. Pilih tombol [OK], untuk memulai proses Tutup Periode. Tujuannya adalah untuk menyisihkan data‐data penjualan yang sudah lunas sehingga unjuk kerja komputer akan stabil dari waktu ke waktu meskipun sudah digunakan selama 10 tahun atau pun lebih, kecepatan akses data dalam proses pembuatan nota akan tetap sama seperti saat dimulai nya proses komputerisasi. Demikian petunjuk singkat pemakaian Software WAYout, silahkan lihat menu dan laporan pendukung lainnya yang sudah dirancang untuk mendukung keperluan informasi sebuah toko.


Page 10


Pertanyaan pada umumnya Pertanyaan Jawaban ¾ Bagaimana cara setting penggunaan Multi ¾ Setting workgroup dari control panel harus User dengan jaringan LAN menggunakan nama yang sama. ¾ Setting folder [WAYOUT] untuk share untuk Read & Write ¾ Setelah terhubung dari komputer Client, map network drive [WAYOUT] dari komputer server menjadi drive W:\ atau Y:\ atau Z:\, dll ¾ Apakah nota penjualan dapat di cetak ulang ? ¾ Ya, nota penjualan dapat di cetak ulang tanpa mengurangi stok double dan menambah piutang double, fasilitas ini di siapkan sebagai antisipasi jika kertas cetak habis / tersangkut saat pencetakan. ¾ Pilih Menu : Laporan, Penjualan, View Invoice, ¾ Bagaimana cara cetak ulang nota penjualan ? Print. ¾ Apakah nota penjualan bisa di koreksi jika ada ¾ Nota penjualan yang sudah di cetak tidak dapat di koreksi lagi. kesalahan akan tetapi sudah di cetak ? ¾ Lakukan Retur Penjualan, melalui menu : ¾ Bagaimana cara koreksi nota penjualan ? Transaksi, Penjualan, Retur Penjualan. Catatan : Anda tidak perlu mengetik ulang isi nota penjualan yang mau di retur, tekan tombol Ambil, Penjualan, Masukkan nomor nota nya atau ambil dari daftar. Tutup / Print retur tersebut untuk membatalkan nota yang akan di koreksi tersebut. Setelah itu lakukan penjualan kembali, melalui menu : Transaksi, Penjualan, Invoice Penjualan, sekali lagi anda tidak perlu mengetik ulang, tekan tombol Ambil, Penjualan, Masukkan nomor notanya atau ambil dari daftar. Koreksi bagian yang akan di koreksi dan jika sudah benar Tutup / Print nota yang sudah dikoreksi (nomor nota sudah berbeda). ¾ Pada saat retur penjualan apakah bisa ¾ Ya, tentu saja bisa. Masukkan nomor invoice nya pada saat proses tutup Retur Penjualan, langsung potong nota penjualannya ? otomatis sisa nota tersebut akan di potong dengan nota retur nya. Quick Start Guide Toko Basic

Page 11

Quick Start Guide Toko Basic ¾ Bagaimana jika sudah tidak ada nota yang bisa ¾ Retur Penjualan bisa juga di tutup dengan cara kembali uang, pilih Uang Tunai artinya tidak di di potong ke returnya karena sudah lunas potongkan pada nota penjualan. semua ? ¾ Apa yang harus di lakukan jika terjadi Error ¾ Kerusakan data dapat terjadi jika komputer Data Corrupted, Cancel, Ignore ? Mengapa mati karena listrik padam pada saat program bisa terjadi ? masih berjalan atau komputer hung dan terputusnya jaringan secara tiba‐tiba. Cara perbaikannya, masuk ke menu : Utility, Perbaikan & Reindex Database. Catatan : pastikan sebelum nya semua user sudah Log Off atau RESET semua user dan hanya 1 komputer saja yang masuk program untuk melakukan proses perbaikan. ¾ Pada saat masuk program di tulis Maaf, Login ¾ Setiap login pemakai masuk ke program harus tersebut sedang on line, apa yang harus di keluar dari program secara normal, apabila lakukan ? Mengapa terjadi ? belum keluar, maka login tersebut akan tercatat online. Jadi ini biasa terjadi jika login tersebut memang sedang aktif digunakan di komputer lain dalam jaringan, jika sudah dipastikan tidak ada, periksa window multitasking windows, apakah sudah ada juga, jika masih belum ada juga berarti terakhir kali login tersebut digunakan tidak keluar secara normal, bisa di akibatkan oleh listrik padam, komputer hung, dan lain‐lain. Untuk mengatasinya, komputer akan menawarkan untuk lakukan Reset Login tersebut, silahkan pilih Yes untuk reset login tesebut dan untuk mereset semua login, tekan tombol Reset pada sebelah kanan window login. Proses Reset semua memerlukan password admin. ¾ Backup sangat penting untuk dilakukan secara ¾ Apa manfaat dari Backup ? berkala karena hanya Anda yang memiliki dan bertanggung jawab pada data anda. WAYout hanya bertanggung jawab pada software anda, akan tetapi tidak bertanggung jawab terhadap data. Oleh karena itu backup wajib anda lakukan sendiri yang berfungsi sebagai data cadangan apabila ada kerusakan oleh virus ataupun kehilangan data. Jangan pernah sepelekan hal ini sekalipun anda belum pernah kehilangan data selama bertahun‐tahun.


Page 12

Quick Start Guide Toko Basic ¾ Sebaiknya backup di lakukan pada harddisk ¾ Sebaiknya backup ke mana saja ? tempat program di gunakan & media external lain seperti hard disk lain, harddisk komputer lain dalam jaringan serta FlashDisk. ¾ Kapan harus dilakukan backup total ? Directory ¾ Backup harian cukup dilakukan pada harddisk & apa saja yang perlu di backup ? flashdisk saja. Backup total di sarankan minimal 1 x dalam 1 bulan ke media seperti CD atau DVD. Directory yang di backup adalah semua isi directory [.\WAYOUT\BASIC] lengkap beserta semua sub directory nya. ¾ Pertanyaan lainnya ? ¾ Silahkan hubungi kami di : http://www.wayoutsoft.com/support/


Page 13

Petunjuk Singkat Komputerisasi Dengan Software WAYout Toko Basic

Recommend Documents