Mekanisme:
Purchase Order
Tanggal Diterbitkan:
30 Maret 2015
Tanggal Penutupan:
04 Mei 2015 (35 hari setelah tanggal diterbitkan)
Waktu Penutupan:
17.00 WIB
Perihal:
Request for Quotation (RFQ) Nomor 003 Pengadaan Aplikasi “Online Document Work Flow , Data Center, DRC & Call Center “
Referensi:
Multi-Stakeholder Forestry Programme (MFP3)
Mulai tahun 2003, Indonesia telah mengembangkan Sistem Verifikasi Legalitas Kayu (SVLK) melalui serangkain proses yang melibatkan multi pihak. SVLK adalah persyaratan untuk memenuhi legalitas kayu/produk yang dibuat berdasarkan kesepakatan para pihak (stakeholder) kehutanan yang memuat standard, kriteria, indikator, verifier, metode verifikasi dan norma penilaian. SVLK merupakan perangkat wajib dalam tata laksana pengelolaan hutan dan produknya, yang saat ini diatur melalui Peraturan Menteri Kehutanan P.43/Menhut-II/2014 jo P.95/Menhut-II/2014 beserta Perdirjen Bina Usaha Kehutanan No.P.5/VI-BPPHH/2014. Terkait dengan kebutuhan tersebut maka perlu dibangun sebuah Sistem Informasi Legalitas Kayu (SILK) berbasis web guna memenuhi kebutuhan akan informasi dan perijinan terkait kegiatan ekspor kayu dan produk kayu. Kegiatan ekspor diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan atas permintaan dari negara lain yang belum dapat diperoleh dari sumber di dalam negara tersebut baik untuk keperluan produksi, industri maupun konsumsi masyarakat. Dalam hal pelaksanaan kegiatan ekspor kayu dan produk kayu diperlukan sebuah pengakuan bahwa kayu yang di ekspor tersebut adalah kayu asli (original) dari negara pengekspor. Maka dari itu dibuatlah sebuah sistem penerbitan dokumen V-Legal yang dikelola oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Sampai dengan tahun 2014 Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (dahulu Kementerian Kehutanan) telah memiliki sebuah sistem penerbitan V-Legal yang dilakukan secara elektronik yang berbasis web dengan alamat url : http://silk.dephut.go.id. Sistem penerbitan V-Legal secara elektronik yang ada saat ini telah memiliki fungsi-fungsi dasar penerbitan V-Legal dan fitur-fitur yang menunjang kegiatan penerbitan V-Legal. Pada tahun 2015 sistem elektronik V-Legal ini akan dikembangkan lagi agar penggunaannya semakin baik dan optimal.
1
Bagi Anda tertarik untuk berpartisipasi dalam pengadaan jasa ini silakan dipelajari dan respon untuk Request for Quotation (RFQ) untuk kegiatan diatas. Setiap pertanyaan mengenai RFQ dapat dilakukan secara tertulis melalui email paling lambat 2 hari sebelum tanggal penutupan sebagaimana disebutkan di atas kepada Hanggar Irawan, Finance Manager dialamat email:
[email protected]. Jika perusahaan atau lembaga anda tertarik untuk mengikuti tender pengadaan jasa tersebut silakan kirimkan penawaran kepada kami. Penawaran harus diterima oleh kantor MFP3 paling lambat 10 April, 2015, jam 17.00 WIB sebagaimana disebutkan pada bagian atas surat pengantar ini. Penawaran harus diserahkan dalam format pdf (disarankan) atau format elektronik lainnya kepada:
[email protected] dan salinan cetak (hard copy) ke alamat berikut ini: Hanggar Irawan, Finance Manager Multi-stakeholder Forestry Programme Dipo Business Center, Lantai 9 Unit B Jl. Jend. Gatot Subroto Kav 50-52 Jakarta 10260, INDONESIA
Terima kasih atas minat Anda dalam kegiatan MFP3.
Hormat kami,
Smita Notosuseno Direktur Program
2
REQUEST FOR QUOTE (RFQ)
No. RFQ
RFQ-MFP3-O1-003
Jenis Pengadaan
Terbatas
Tanggal RFQ
30 Maret 2015
Output terkait
1
Output Leader
Stepi Hakim
Waktu untuk merespon
35 hari kalender dari tanggal RFQ
Jenis Pekerjaan Periode Pelaksanaan Lingkup Pekerjaan
Pengadaan Aplikasi “Online Document Work Flow , Data Center, DRC & Call Center “
Mei 2015 sampai dengan April 2016 Layanan Infrastruktur a. Web App Server Untuk mendukung Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal mandiri secara elektronik, service provider perlu menyediakan server Web Application dengan spesifikasi yang cukup untuk mendukung performansi yang dibutuhkan. Sistem operasi yang dipergunakan adalah Linux sehingga lebih terjaga dari kerentanan virus dan malware. Web Application Server dikonfigurasi dalam sebuah sistem cluster untuk menjaga ketersediaan (availability) akses apabila terjadi permasalahan pada salah satu server (Automatic Fail Over). Perangkat mode clustering juga mempunyai fungsi sebagai load banner, sehingga beban akses dari pengguna bisa terbagi rata diantara beberapa server Web Application.
b.
Database Server Server database sebagai bagian dari infrastruktur Sistem Pelayanan Penerbitan Dokumen V-Legal ini mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan data (storage device). Database yang akan dipergunakan untuk sistem ini adalah MySQL dengan Operating System (O/S) Linux. Database Server ini akan dikonfigurasi dalam sebuah sistem cluster untuk menjaga ketersediaan (availability) akses apabila terjadu permasalahan pada salah satu server (Automatic Fail Over).
c.
File Storage Server Menyediakan layanan tempat penyimpanan data e-filling berupa file dokumen atau image yang diupload oleh pengguna jasa atau penerbit Dokumen V-Legal. Dimana jumlah data yang diupload sangat banyak dengan gambaran sebagai berikut : 3
bahwa aplikasi membatasi ukuran upload file maksimum 1 MB, per pengajuan Dokumen V-Legal dibutuhkan minimum 2 dokumen pendukung, setiap penerbitan Dokumen V-Legal yang telah ditandatangani juga wajib diupload dan terbit lebih dari 3.000 Dokumen V-Legal per harinya. File storage ini nantinya juga harus dapat menyimpan file arsip elektronik selama 3 tahun. d.
High Performance Connection Penyedia jasa menyediakan koneksi dedicated internet dengan bandwidth minimum sebesar 5 MBps ke internasional dengan perbandingan 1:1 dan dedicated ke IIX dengan bandwidth minimum sebesar 10 MBps. Tujuannya agar dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh para pengguna Dokumen V-Legal secara online.
e.
DRC dan Data Center Server dan perangkat bagi service provider perlu memiliki Data Recovery Center (DRC) sehingga menjamin ketersediaan (availability) dan keamanan system database (security).
f.
Network Firewall Dari aspek keamanan (security), untuk menjaga Sistem Pelayanan Penerbitan Dokumen V-Legal mandiri, service provider harus menggunakan firewall untuk pengamanan sistem dari ancaman dan kerentanan. Firewall jaringan minimal memiliki feature sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Network attack detection Denial of service (DoS) and distributed denial of service (DDos) protection TCP reasssembly for fragmented packet protection Brute force attack mitigation SyN cookie protection Zone-based IP spoofing Malformed packet protection
Kemampuan dari firewall telah teruji dengan memenuhi sertifikasi keamanan sebagai berikut : 1) EAL4 dan EAL4+ dari Common Criteria 2) FIPS 140-2 : Level 2 dari US Government 3) ICSA firewall (dari ICSA) dan VPN Availabilitas dari Network Firewall juga lebih terjaga dengan dikonfigurasinya dua firewall yang ada dalam suatu sistem cluster. Layanan Jaringan a. Jaringan ke Secondary V-Legal Server (Pusdatin) Penyediaan fasilitas koneksi jaringan ke V-Legal Server Sekunder di Pusdatin Kementerian Kehutanan RI berfungsi untuk melakukan kegiatan database synchronize dari server V-Legal utama ke server V-Legal Sekunder yang berlokasi di gedung utama Kementerian Kehutanan sebesar 1 Mbps. Hal ini dimaksudkan selain 4
sebagai backup juga untuk mempermudah pihak Kementerian Kehutanan dalam melakukan kegiatan pengolahan data secara offline apabila dibutuhkan. Sinkronisasi database ini dilakukan dengan sistem scheduler minimal dilakukan sehari sekali, artinya data yang tersedia di V-Legal Server sekunder ini adalah data V-Legal H-1 dan bukan data real time sehingga tidak mengganggu kegiatan operasioanl harian yang menggunakan server V-Legal utama. Layanan Operasional a.
Network Monitoring System Ketersediaan Sistem Informasi Legalitas Kayu perlu dimonitor setiap saat, hal ini dilakukan sebagai antisipasi terjadinya permasalahan dan deteksi dini apabila permasalahan terjadi. Sistem yang perlu dimonitor adalah server-server environment Sistem Informasi Legalitas Kayu. Untuk keperluan monitoring tersebut, Service Provider menyediakan aplikasi NMS yang memiliki feature sebagai berikut : 1)
Monitoring availabilitas dan performansi terhadap : Java application server Web server Collaboration server Aplikasi email Server database Server autentikasi Infrastruktur virtual Hardware Operating system Proses dan log
2) 3) 4) 5) 6) b.
Penjadwalan, menjalankan, melaporkan dan menerima peringatan (alert) pada skrip Windows, Linux atau UNIX yang bisa dikustomisasi Peringatan (alert) yang proaktif dan berkorelasi Kemudahan dalam menghasilkan, kustomisasi dan membagikan laporan performamsi dan kapasitas Konsol monitor even terpusat Ceklis utilisasi/performansi koneksi jaringan
Layanan Call Center Layanan Call Center adalah salah salah satu komponen penting yaitu untuk memberikan pelayanan terbaik dalam operasional aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu (SILK) ini. Layanan Call Center menyediakan fungsi interaksi dan bantuan bagi pengguna aplikasi dalam menjalankan aplikasi ini. Layanan in berguna untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, menampung pengaduan dan sebagai pintu untuk memberikan bantuan teknis bagi pengguna.
5
Adapun fitur-fitur teknis yang disediakan service provider adalah sebagai berikut : 1)
2)
3)
4) 5)
6)
7)
IVR (Interactive Voice Response), merupakan fitur yang disediakan berupa jawaban suara yang sudah terprogram berdasarkan atas pilihan pengguna. Fitur ini akan terintegrasi dengan aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu. 2CTI (Computer Telepony Integration), merupakan fitur yang mengintegrasikan sistem telepon dengan desktop agent, sehingga agen bisa memberikan pelayanan terbaik sesuai dengan informasi di layar komputer agen. ACD (Automatic Call Distribution) with Skillsets, merupakan fitur distribusi panggilan secara otomatis kepada agen yang sudah ditetapkan sesuai dengan pilihan pemanggil. Call Greeting, merupakan fitur salam pembuka untuk menunjukkan identitas penyedia layanan. Call Waiting, merupakan fitur untuk menangani antrian panggilan telepon jika semua agen sedang online. CRS (Call Recording System), setiap panggilan yang masuk otomatis akan disimpan di dalam sistem history, sehingga dapat digunakan kembali untuk evaluasi ke depan. Silent Monitoring, fitur ini berguna bagi supervisor untuk mendengarkan pembicaraan agen dengan pengguna.
8)
Coaching, merupakan fitur yang disediakan untuk membantu agen menyelesaikan permasalahan tanpa diketahui oleh lawan bicaranya.
9)
CCMS (Call Center Management System), merupakan dashboard khusus yang disediakan untuk melihat performansi dari call center.
Untuk fitur non teknis yang disiapkan, maka service provider perlu memiliki sebagai berikut: 1)
Call Center sudah dilengkapi dengan prosedur eskalasi untuk permasalahan yang tidak bisa diselesaikan oleh Call Center.
2)
1 agent Call Center dengan waktu pelayanan 24 jam selama 7 hari dalam seminggu. Periodic report untuk call center, yang berisi jumlah call masuk, abandoned, disconnected beserta durasi total percakapan. Pelayanan call center yang sudah terintegrasi dengan layanan customer support untuk penyelesaian permasalahan lebih lanjut.
3) 4)
Layanan Aplikasi a.
Penerapan Secure Socket Layer (SSL) Certificates Dengan berkembangnya teknologi komunikasi melalui internet, maka diperlukan juga keamanan yang maksimum untuk pengamanan data-data yang ada di server. Salah satu jenis keamanan yang dapat diterapkan adalah Secure Socket Layer (SSL). 6
Sistem Informasi Legalitas Kayu akan menggunakan Thawte dalam penerapan SSL. Thawte merupakan perusahaan pertama yang memiliki Certificate Authority dan sudah berdiri selama 17 tahun dimana tidak seperti perusahaan sejenis lainnya, bisnis utama dari Thawte adalah digital certificates. Dengan diterapkannya SSL, maka alamat web SILK akan berubah dari http://xxxx menjadi https://xxxx dan datadata yang masuk akan dienksripsi terlebih dahulu sehingga lebih terjamin keamanannya. b.
Integrasi dengan INATRADE menggunakan ebMS Sistem Informasi Legalitas Kayu akan mengacu pada skema ASW (ASEAN Single Window) dimana data-data dari Sistem Informasi Legalitas Kayu akan dikirimkan ke INSW (Indonesia National Single Window) melalui sistem INATRADE. Dan sesuai dengan ASEAN Technical Working Group maka format yang dipakai adalah ebMS (ebXML Messaging Services) yang menggunakan bahasa pemrograman ebXML (ebussiness eXtensible Markup Language). Dengan dasar di atas, maka untuk implementasi integrasi Sistem Informasi Legalitas Kayu dengan sistem INATRADE, maka akan digunakan Hermes Messaging Gateway dimana untuk proses pengiriman data dijamin keamanan dan kehandalannya. Hermes merupakan teknologi open source yang dapat di kustomisasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user).
Layanan Jasa a.
Layanan Call Center Layanan Call Center 24 jam sebagai fungsi interaksi dan bantuan bagi pengguna SILK dalam menjalankan aplikasi ini. Layanan ini berguna untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, menampung pengaduan dan sebagai pintu untuk memberikan bantuan teknis penerbitan Dokumen V-Legal bagi pengguna.
Layanan Pemeliharaan dan Peningkatan Fungsi (Aplikasi) a. Modul Dashboard Monitoring Penyediaan modul ini akan digunakan oleh Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan (BUK) Kementerian Kehutanan untuk memantau keseluruhan implementasi kegiatan SILK. b. Modul Pelaporan Eksportir Dapat digunakan oleh eksportir untuk melakukan pengisian realisasi ekspor dan juga dapat digunakan oleh pihak Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan (BUK) Kementerian Kehutanan dalam rangka pelaporan kegiatan ekspor kayu. c. Modul Reporting LIU Dapat digunakan oleh LIU untuk melihat data yang telah diolah menjadi berbagai jenis bentuk/format pelaporan sesuai kebutuhan LIU. d. Modul e-Filling
7
Dapat digunakan oleh LIU untuk menyimpan data/arsip hardcopy V-Legal yang diterbitkan oleh para LVLK, maka Service Provider perlu menyediakan storage yang dapat menyimpan data selama 3 tahun untuk kebutuhan arsip LIU. e. Web Mobile Diharapkan dengan Web Mobile ini dapat digunakan/difungsikan oleh Customs Luar Negeri yang digunakan untuk melakukan validasi Dokumen V-Legal. f.
Management User Seiring berkembangnya sistem SILK, maka sistem pun akan bertambah banyak seperti beberapa instansi pemerintah (kementerian lain), Competent Authority, bahkan khalayak umum. Dengan latar belakang seperti itu menuntut sistem aplikasi bisa membedakan dan membuat pengaturan user dalam hal ini menyangkut otoritas dari masing-masing user tersebut.
g. SILK Sebagai Pusat Informasi Dalam rangka memfasilitasi Licensing Information Unit (LIU) sebagai pusat informasi SVLK, sistem SILK akan dilengkapi dengan penambahan fitur-fitur yang berfungsi untuk mensupport SILK sebagai pusat informasi SVLK yang berisi semua hal terkait dengan SVLK yang disajikan dalam 2 (dua) bahasa, yaitu Inggris dan Indonesia. h.
Alerting System Alerting system digunakan untuk memberikan peringatan kepada user LVLK ataupun eksportir dimana masa berlaku sertifikat yang dimiliki akan habis. Peringatan akan diberikan 1 bulan sebelum masa berlaku habis. Sistem juga harus memberikan pula Laporan terpisah untuk Sertifikasi yang akan jatuh tempo dengan query pencarian lama hari (masa berlaku tinggal “n” hari)
i.
Dashboard versi Portait Informasi penerbitan V-Legal dan Deklarasi Ekspor akan ditampilkan dalam sebuah Sistem Dashboard dengan bentuk vertikal (Portrait) dan bersifat RealTime. Dashboard ini akan ditempatkan di lobby utama Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Tampilan dashboard akan disesuaikan dengan kebutuhan publik.
j.
Pemeliharaan Modul Deklarasi Ekspor Modul Deklarasi Ekspor ini terdiri dari beberapa Sub Modul utama diantaranya: 1) List IKM (Industri Kecil Menengah) yang di dapat dari hasil verifikasi Kementerian Perdagangan bersama dengan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. 2) Registrasi IKM dalam rangka pembuatan Hak Akses dilampirkan dengan dokumen resmi IKM dalam bentuk e-Filling. 3) Formulir penerbitan Deklarasi Ekspor dengan elemen-elemen data standar yang telah ditentukan. 4) Pencetakan Deklarasi Ekspor sesuai standar yang berlaku. 5) Pengiriman informasi data Deklarasi Ekspor ke Sistem INSW. 6) Fasilitas pembatalan Deklarasi Ekspor.
8
7) Menu dan Laporan Deklarasi Ekspor. k.
Pemeliharaan Modul Rekomendasi Impor Modul ini akan segera terbangun dan di pelihara oleh vendor pemenang.
l. Pemeliharaan dan Bug Fixing Perbaikan sistem (bug fixing) ataupun penambahan fungsi baru yang berhubungan dengan perubahan/penambahan kebijakan/ peraturan baru di lingkup yang berkaitan dengan sistem ini, termasuk pemeliharaan dan operasional sistem aplikasi penerbitan Dokumen V-Legal dan Dokumen Deklarasi Ekspor secara keseluruhan.
Capaian
Qualifikasi dan Pengalaman
Masa Transisi (jika ada)
Monthly reports on database maintenance and its constraints Customer satifaction reports (per month) 100 % Alih Teknologi dengan Pendamping yang di tunjuk oleh pemberi kerja, meliputi, aspek : o Aplikasi & Database : Source Code, Framework, Scripting, Metodologi, Database Structure o Netwrok Design : Netowork Topology, Intranet & Extranet, Bandwidth Usage dan Management. o XML Scheme untuk ASW / INSW pada server INATRADE Security Assessment : o External & Internal Penetration Testing, o Vulnerability Assessment o Web Application Testing, Physical Security o Policy Review o Source Code Review o Memliki Tanda Daftar Rekanan MFP3 yang hingga saat ini masih berlaku. Bidang Usaha : Jasa Pemasok Barang dan Jasa Lainnya. Sub Bidang Usaha & Kualifikasi : Alat/peralatan/suku cadang : Komputer Kualifikasi minimal B Aplikasi Komputer, kualifikasi minimal B Teknologi Informasi, kualifikasi minimal B o Peserta pernah bekerja sama dengan principal pemegang merk. o Hardware yang di tawarkan oleh peserta termasuk dalam Quadrant Leader Gartner dan telah / pernah mempunyai pengalaman kepada klien. o Mengetahui Skema data ASW (Asean Single Window) dan INSW (Indonesia National Single Window) melalui system INATRADE. o Dalam 3 tahun terakhir, peserta memiliki pengalaman Mendesign, Membangun, Meng Implementasikan Aplikasi berbasis web dengan skala menengah besar. o Dan Aplikasi telah di implemetasikan pada satu instansi /perusahaan, baik pemerintah maupun swasta nasional/internasional. o
Vendor Pemenang dan Vendor Existing harus bekerja sama baik, dalam masa transisi perpindahan vendor pemeliharaan selama 1 bulan.
9
Lampiran 1: Formulir Aplikasi
Formulir Aplikasi Lelang Pengadaan Aplikasi “Online Document Work Flow , Data Center, DRC & Call Center “ 1. IDENTITAS PERUSAHAAN Alamat Telpon/Fax Email Kontak Person
: : : :
2. LEGALITAS PERUSAHAAN Akta Notaris Izin Kemenkumham Domisili Perusahaan HO SIUP TDP NPWP
: : : : : : :
3. RINGKASAN PROFIL PERUSAHAAN Sejarah Singkat Visi dan Misi Lingkup Layanan Susunan Pengurus
: : : :
4. AKREDITASI YANG DIMILIKI Jenis Akreditasi
Nomor Akreditasi
Masa Berlaku
PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB Saya, yang bertanda tangan di bawah ini, bertanggung jawab bagi lembaga verifikasi pengaju penawaran dalam proyek ini, menyatakan bahwa informasi yang dicantumkan dalam formulir ini benar dan akurat.
Nama depan dan nama belakang: Posisi: Tanda tangan & cap: Tanggal dan waktu:
10
11
