PERENCANAAN
Tujuan Instruksional Memberikan pemahaman kepada mahasiswa mengenai perencanaan, proses pembuatan rencana dan tingkat rencana organisasi serta hambatan-hambatan dalam perencanaan.
Materi Pembahasan MEMBUAT RENCANA YANG BERHASIL HIERARKI RENCANA ORGANISASI 1. Perencanaan Strategis 2. Rencana Taktis ∼ Manajemen Berdasarkan Tujuan (Management by Objective) 3. Rencana Operasional. ∼ Rencana penggunaan tunggal ∼ Rencana tetap ∼ Anggaran KRITIK TERHADAP PERENCANAAN HAMBATAN DALAM PERENCANAAN YANG EFEKTIF MENGATASI HAMBATAN PERENCANAAN
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan pembuatan keputusan untuk masa depan spesifik yang dikehendaki manajer bagi organisasi mereka. Perencanaan adalah memilih tujuan dan mengembangkan metode atau strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan bukan peristiwa tunggal, dengan awal dan akhir yang jelas. Perencanaan adalah proses berkesinambungan yang mencerminkan dan menyesuaikan dengan perubahan lingkungan organisasi. Perencanaan adalah salah satu cara terbaik meningkatkan kinerja organisasi dan individu. Perencanaan mendorong orang bekerja lebih giat (usaha intensif), bekerja keras dalam waktu lama (ketekunan), terlibat langsung dalam pencapaian tujuan (perilaku terarah), memikirkan cara terbaik melakukan pekerjaan (strategi penugasan) Dan perusahaan yang memiliki perencanaan akan memperoleh keuntungan lebih besar dan tumbuh lebih cepat daripada yang tidak memiliki perencanaan. Namun, perencanaan juga memiliki perangkap. Perusahaan yang terpaku pada rencana,
mungkin
mengalami
keterlambatan
beradaptasi
terhadap
perubahan
lingkungan. Perencanaan didasarkan pada asumsi masa depan, dan jika asumsi itu salah, kemungkinan rencana tersebut gagal. Perencanaan juga bisa mengalami kegagalan jika pembuat rencana terpisah dari pelaksanan rencana tersebut.
MEMBUAT RENCANA YANG BERHASIL 1. Menetapkan Tujuan Karena perencanaan adalah menentukan dan mengembangkan metode atau strategi untuk mencapai tujuan, maka langkah pertama adalah menyusun tujuan. Tujuan penting karena memberikan arah, memfokuskan usaha, pedoman bagi rencana dan keputusan serta untuk evaluasi kemajuan yang dicapai. Untuk mengarahkan perilaku dan meningkatkan usaha, tujuan harus spesifik (specific), dapat diukur (measurable), dapat dicapai (attainable), relistis (realistic) dan tepat waktu (timely) serta dikaitkan dengan kompensasi.
2. Mengembangkan Komitmen untuk Mencapai Tujuan Komitmen terhadap tujuan tidak otomatis. Jika karyawan tidak memperdulikan tujuan, tujuan tidak akan mendorong mereka untuk bekerja lebih baik. Untuk mendapatkan komitmen seluruh karyawan terhadap tujuan dapat dengan penetapan tujuan secara partisipasif, mempublikasi tujuan atau dengan membuat manajer puncak menunjukkan dukungan terhadap tujuan karyawan. 3. Mengembangkan Rencana Kerja yang Efektif Rencana kerja menyusun langkah-langkah, sumber daya, dan periode waktu yang tepat untuk mencapai tujuan 4. Menelusuri Kemajuan Ada dua metode dari langkan menelusuri kemajuan ini: Menyusun tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek dapat memberikan motivasi dan penghargaaan sambil menunggu pencapaian tujuan jangka panjang yang masih lama. Mengumpulkan
dan
memberikan
umpan
balik
secara
teratur
yang
memungkinkan manajer dan karyawan menelusuri kemajuan pencapaian tujuan dan membuat penyesuaian dalam usaha, pengarahan, dan strategi. 5. Mempertahankan Fleksibilitas Terkadang rencana kerja dipahami dengan buruk sehingga tujuan tidak tercapai. Ketika rencana gagal, lebih baik membatalkan rencana dan memulai yang baru, daripada meneruskannya sampai benar-benar hancur. Ada beberapa metode untuk menjaga fleksibilitas, yaitu: Pendekatan berdasarkan pilihan, yaitu terbuka pada pilihan dengan membuat investasi kecil secara bersama dalam beberapa pilihan rencana. Kemudian meningkatkan investasi pada pilihan investasi yang memberikan hasil lebih baik sambil mengurangi investasi yang lain. Pendekatan berdasarkan pengetahuan, dimana rencana kerja diuji terusmenerus, diubah dan ditingkatkan seiring kemampuan perusahaan mempelajari cara yang lebih baik untuk mencapai tujuan. Karena manfaatnya terus meningkat, perencanaan berdasarkan pengetahuan juga mendorong seringnya penilaian dan revisi dari tujuan-tujuan organisasi.
HIERARKI RENCANA ORGANISASI Perencanaan akan berjalan lancar apabila tujuan dan rencana tindakan di tingkat bawah dan menengah mendukung tujuan dan rencana kerja di organisasi puncak.
Perencanaan Strategis Perencanaan strategis adalah proses menetapkan sasaran dan merumuskan strategi berdasarkan sasaran tersebut. Manajemen puncak bertanggung jawab dalam mengembangkan perencanaan strategis jangka panjang yang menjelaskan keseluruhan rencana perusahaan yang menjelaskan bagaimana perusahaan akan melayani pelanggan dan memposisikan dirinya terhadap para pesaing untuk beberapa tahun ke depan atau bahkan dekade. Perencanaan strategis dimulai dengan menciptakan visi dan misi. Pengembangan visi dan misi perusahaan penting untuk kesuksesan perusahaan. Visi adalah suatu pernyataan dari tujuan/ alasan perusahaan atas keberadaannya. Pernyatan visi harus singkat. Pernyataan visi juga harus abadi, memberi inspirasi, jelas, dan konsisten dengan keyakinan dan nilai-nilai perusahaan secara keseluruhan. Misi merupakan lanjutan visi, adalah tujuan yang lebih spesifik, yang menyatukan keseluruhan perusahaan, memperlebar dan menantang organisasi, dan memiliki batas akhir dan kerangka waktu. Misi merupakan bagian yang relatif permanen dari ciri-ciri organisasi dan dapat berfungsi mempersatukan dan memotivasi anggota organisasi. Saat misi tercapai, misi baru harus ditetapkan. Namun misi baru tersebut harus tetap tumbuh dari visi organisasi, yang tidak berubah oleh waktu. Perusahaan dapat menyusun misi dengan empat cara: Target, menyusun target yang jelas, target khusus dan mengarahkan dengan tepat. Musuh Umum, perusahaan berjanji untuk mengalahkan salah satu lawan perusahaan. Model Penugasan, perusahaan berusaha meniru karakteristik dan pelaksanaan perusahaan lain yang berhasil. Transformasi-Internal, tujuan perusahaan untuk mencapai perubahan dramatis sehingga tetap kompetitif di dalam pasarnya.
Pengembangan visi dan misi perusahaan penting untuk kesuksesan. Studi menunjukkan, perusahaan dengan pernyataan misi yng luas, dalam hal keuangan lebih baik daripada perusahaan dengan misi yang ambisius atau tanpa misi sama sekali.
Proses perencanaan strategis dapat dilihat melalui bagan berikut ini.
Formulasi Tujuan Analisis Tujuan dan Strategi saat ini Analisis Lingkungan: Kesempatan, Ancaman
Analisis Sumber Daya Kekuatan, Kelemahan Identifikasi Kesempatan Strategis Pengambilan Keputusan Strategis Pelaksanaan Strategi Evaluasi dan Penendalian Strategis
Bagan 1. Proses Perencanaan Strategis Perencanaan strategis dan proses manajemen yang lebih lengkap sudah dibahas di pertemuan sebelumnya, pada pembahasan strategi organisasi.
Rencana Taktis Manajemen menengah bertanggung jawab mengembangkan dan menghasilkan rencana taktis. Rencana taktis khususnya bagaimana perusahaan akan menggunakan sumber daya, anggaran, dan tenaga kerja untuk mengerjakan tujuan khusus dalam misinya. Jika perencanaan dan tujuan strategis digunakan untuk memfokuskan upaya perusahaan selama beberapa tahun ke depan, perencanaan dan tujuan taktis digunakan untuk tindakan langsung, upaya, dan perhatian dalam kurun waktu yang relatif singkat, misalnya 1 tahun. Manajemen berdasarkan tujuan (MBO) adalah suatu teknik manajemen yang sering digunakan untuk mengembangkan dan menghasilkan rencana taktis.
Manajemen Berdasarkan Tujuan (Management by Objective) Merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker. MBO dimulai dari penetapan tujuan, pelaksanaan, dan diteruskan dengan evaluasi. Tujuan MBO adalah mendorong partisipasi bawahan, memperjelas dan mengkomunikasikan tujuan, serta yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut. MBO dimulai dari asumsi positif terhadap manusia. Menurut teori X dan Y manusia dapat dilihat dalam dua jenis karakteristik. Karakteristik X mengganggap pada dasarnya manusia tidak menyukai kerja, sehingga harus dipaksa untuk bekerja. Karakteristik Y menganggap pada dasarnya manusia suka bekerja, ingin mencapai sesuatu, dapat mendorong dan mengarahkan diri sendiri. MBO dimulai dengan asumsi manusia mempunyai karakteristik Y dan bertujuan memanfaatkan karakteritik tersebut secara optimal dengan memberi lingkungan yang mendukung. Berikut adalah daftar langkah yang lazim dalam menyusun MBO: 1. Tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan dirumuskan. 2. tujuan utama dialokasikan ke sejumlah divisi dan unit departemen. 3. Para unit manajer secara bersama-sama menyusun tujuan terperinci bagi unit-unit mereka dengan para manajernya. 4. Tujuan terperinci disusun bersama-sama dengan seluruh anggota departemen. 5. Rencana tindakan, yang mendefinisikan cara mencapai tujuan, dirinci dan dimintakan persetujuan para manajer dan karyawan. 6. Rencana tindakan tersebut diimplementasikan. 7. Kemajuan ke arah tujuan dikaji secara berkala, dan didapat umpan balik. 8. Keberhasilan pencapaian tujuan diperkuat dengan imbalan berbasis kinerja.
MBO memiliki keunggulan sebagai berikut: 1. Tujuan individu dan departemen dapat disesuaikan dengan tujuan perusahaan. 2. Karyawan akan lebih termotivasi dan kinerja akan meningkat. 3. Membantu munculnya ide-ide baru. 4. Khususnya di perusahaan besar, mencegah orang hilang di dalam sistem. Karena secara rutin diperiksa oleh atasan, karyawan berbakat atau malas akan terpantau. 5. Adanya dialog antara manajer dan bawahan, yang akan memperbaiki hubungan kerja.
MBO juga memiliki kerugian, yaitu: 1. Lingkungan yang dinamis membuat MBO sulit menjadi pegangan. Jika sasaran harus terus menerus disusun maka tidak ada waktu bagi karyawan untuk bekerja. 2. MBO melibatkan terlalu banyak pekerjaan administratif yang menghabiskan energi. 3. Manajer sering malas memberi umpan balik mengenai prestasi kerja karyawan. 4. Manajer dan karyawan terkadang menghadapi kesulitan mencapai kesepakatan dalam tujuan. Apabila karyawan dipaksa untuk menerima tujuan yang tidak mereka inginkan, komitmen tujuan dan usaha akan melemah. 5. Organisasi yang mekanis dan nilai-nilai yang ada juga dapat menghambat MBO. 6. Karena MBO menitik beratkan pada tujuan yang mudah diukur, karyawan mungkin melalaikan bagian penting yang tidak diukur pada pekerjaan mereka.
Rencana Operasional Manajer tingkat yang lebih rendah bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana operasional, yang merupakan rencana harian untuk memproduksi atau mengantarkan produk dan jasa organisasi. Rencana operasi mengatur perilaku, usaha, dan prioritas operasi karyawan dalam rentang waktu singkat. Ada tiga jenis perencanaan operasional. 1. Rencana penggunaan tunggal berhubungan dengan peristiwa khusus dan hanya satu kali terjadi. Contohnya adalah program, rencana sekali pakai untuk serangkaian aktivitas yang besar dan proyek, bagian dari program dengan cakupan lebih kecil.. 2. Rencana tetap adalah perencanaan yang digunakan berulang kali untuk mengatasi peristiwa yang sering terjadi. Ada tiga jenis rencana tetap: ∼ kebijakan, rangkaian tindakan umum yang harus diambil pada situasi tertentu atau pedoman dalam pengambilan keputusan. ∼ prosedur, rangkaian langkah khusus yang harus diambil dalam peristiwa tertentu atau untuk mencapai tujuan tertentu. ∼ aturan dan peraturan, rincian bagaimana tindakan tertentu harus dilaksanakan, apa yang harus dan tidak boleh dikerjakan. 3. Anggaran, perencanaan kuantitatif yang mendorong manajer memutuskan bagaimana mengalokasikan dana yang tersedia untuk mencapai tujuan perusahaan.
KRITIK TERHADAP PERENCANAAN Meskipun perencanaan yang baik terbukti dapat meningkatkan kinerja organisasi, tetapi beberapa ahli memberikan beberapa kritikan tehadap perencanaan. Kritik tersebut adalah: 1. Perencanaan dapat menciptakan kekakuan. Perencanaan formal menentukan sasaran yang harus dicapai dalam periode tertentu, asumsinya adalah lingkungannya tidak akan berubah. Bila asumsi keliru, manajer mungkin akan mendapat kesulitan. Memaksakan langkah tindakan tertentu ketika lingkungan berubah dapat menjadi malapetaka. 2. Rencana tidak dapat disusun dalam lingkungan yang dinamis. Kebanyakan organisasi berada dalam lingkungan dinamis dan sulit diramal. Mengelola organisasi dalam kondisi seperti ini membutuhkan fleksibilitas, dan itu dapat berarti tidak terikat pada rencana formal. 3. Rencana formal tidak dapat menggantikan intuisi dan kreativitas. Organisasi yang sukses lazimnya merupakan hasil visi inovatif seseorang. Usaha perencanaan formal mencakup lazimnya mencakup investigasi menyeluruh terhadap kemampuan dan peluang organisasi serta analisis mekanistik yang menurunkan visi tersebut menjadi rutinitas terprogram. 4. Rencana memusatkan perhatian para manajer pada persaingan sekarang, bukan kelangsungan hidup masa datang. Perencanaan formal cenderung fokus pada bagaimana cara terbaik memanfaatkan peluang bisnis yang ada di dalam industri dan umumnya tidak memungkinkan penciptaan dan penemuan kembali industri. Akibatnya rencana formal dapat menimbulkan kesalahan yang mahal ketika pesaing memimpin industri. 5. Perencanaan formal memperkuat sukses yang bisa menjurus ke kegagalan. Sulit untuk mengubah atau mengganti rencana yang telah terbukti sukses. Tetapi setiap rencana hanya sesuai untuk situasi lingkungan tertentu. Rencana yang sukses di masa lalu sangat mungkin akan menyebabkan kegagalan bila tetap diterapkan pada saat ini di mana situasi lingkungan bisnis telah banyak berubah.
HAMBATAN DALAM PERENCANAAN YANG EFEKTIF Perencanaan mempunyai kemungkinan hambatan, antara lain: ∼ Tujuan yang tidak tepat. Misalnya jika perencanaan hanya menekankan pada segi kuantitas, dan melupakan kualitas. Atau perusahaan hanya menekankan pada hasil penjualan atau produksi tanpa melihat kepuasan karyawan. ∼ Sistem balas jasa yang tidak tepat. ∼ Lingkungan yang kompleks dan dinamis. ∼ Keengganan fokus pada tujuan baru dengan melepaskan tujuan yang lain. Keinginan mencapai semuanya, sehingga enggan untuk fokus pada satu tujuan. ∼ Keengganan untuk berubah. Ketidak pastian terhadap hasil perubahan juga dapat mengakibatkan timbulnya keengganan tersebut. ∼ Keterbatasan-keterbatasan. Sumber daya organisasi memiliki keterbatasan untuk mendukung perencanaan. ∼ Anggota organisasi yang tidak memahami lingkungan eksternal akan cenderung untuk menolak perubahan. ∼ Tidak memahami organisasi. Perencanaan membutuhkan koordinasi yang baik dengan bagian organisasi yang lain. ∼ Tidak percaya diri. Anggota organisasi harus yakin dirinya dan organisasi memiliki kemampuan menjalankan rencana tersebut untuk mencapai tujuan.
MENGATASI HAMBATAN PERENCANAAN ∼ Memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. ∼ Komunikasi dan partisipasi. ∼ Konsitensi tujuan yang lebih tinggi dengan yang lebih rendah, tujuan antar bagian atau departemen , revisi dan perbaikan perencanaan. ∼ Sistem balas jasa yang tepat. ∼ Membantu individu menetapkan tujuan. ∼ Mengatasi keenganan untuk berubah. Misalnya dengan melibatkan dalam proses perencanaan dan penetapan tujuan, penyebaran informasi mengenai perencanaan, manfaat, konsekuensi dan persyaratan untuk kesuksesan perencanaan.
